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ONTRAPLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA – PETIC AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO 2019-2022 REV. 5.0 GRUPO DE GESTIÓN DE TIC Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Enero 2021. Elaborado por: Juan Carlos Ramirez Valderrama, Asesor TI Dirección General, CIO Agencia Nacional del Espectro Dabeiba Amparo Reina, Profesional Especializado Karley Lamk, Profesional Especializado Sergio Carreño, Profesional Especializado Eduing Osvaldo Díaz Barbosa, Contratista Gobierno Digital Grupo de TIC Jeizon Quintero, Contratista Sistema de Información Grupo de Gestión de TIC Leonardo Barreto, Contratista Servicios Tecnológicos Grupo de Gestión de TIC Nicolas Sanchez, Contratista Arquitecto Empresarial Grupo de Gestión de TIC Gerardo Moreno, Contratista Arquitecto de Información Grupo de Gestión de TIC Edgar Orlando Bernal, Contratista Gestión Operativa Grupo de Gestión de TIC Angelica Bautista, Contratista Apoyo seguridad informática Grupo de Gestión de TIC Revisado por: Miguel Felipe Anzola Espinosa – Director General Aprobado por: Comité de Dirección
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ONTRAPLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA – PETIC
AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO
2019-2022
REV. 5.0
GRUPO DE GESTIÓN DE TIC Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Enero 2021.
Elaborado por: Juan Carlos Ramirez Valderrama, Asesor TI Dirección General, CIO Agencia Nacional del
Espectro
Dabeiba Amparo Reina, Profesional Especializado
Karley Lamk, Profesional Especializado
Sergio Carreño, Profesional Especializado
Eduing Osvaldo Díaz Barbosa, Contratista Gobierno Digital Grupo de TIC
Jeizon Quintero, Contratista Sistema de Información Grupo de Gestión de TIC
Leonardo Barreto, Contratista Servicios Tecnológicos Grupo de Gestión de TIC
Nicolas Sanchez, Contratista Arquitecto Empresarial Grupo de Gestión de TIC
Gerardo Moreno, Contratista Arquitecto de Información Grupo de Gestión de TIC
Edgar Orlando Bernal, Contratista Gestión Operativa Grupo de Gestión de TIC
Angelica Bautista, Contratista Apoyo seguridad informática Grupo de Gestión de TIC
Revisado por: Miguel Felipe Anzola Espinosa – Director General
Aprobado por: Comité de Dirección
Contenido 1 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 3
1.1 Objetivo general ...................................................................................................................... 3
1.2 Objetivos específicos ........................................................................................................... 3
2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 3
3 MARCO NORMATIVO .................................................................................................................. 5
4 RUPTURAS ESTRATÉGICAS .......................................................................................................... 6
5 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ........................................................................................... 7
6. Estrategia de TI ............................................................................................................................ 7
6.1 Entorno ................................................................................................................................ 8
6.2 Organización ........................................................................................................................ 9
6.3 Misión del área de TI ........................................................................................................... 9
6.4 Visión del área de TI ............................................................................................................ 9
6.5 Políticas de TI..................................................................................................................... 10
6.6 Uso y Apropiación ............................................................................................................. 10
6.7 Sistemas de Información ................................................................................................... 11
6.8 Servicios tecnológicos ....................................................................................................... 15
6.9 Gestión de Información ..................................................................................................... 19
6.10 Gobierno de TI ................................................................................................................... 19
6.11 Análisis financiero ............................................................................................................. 23
7 Entendimiento Estratégico ........................................................................................................ 23
7.1 Modelo Operativo ............................................................................................................. 23
8 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TI ............................................................................................. 27
8.1 Lineamientos y principios .................................................................................................. 27
8.2 Estructura de actividades estratégicas .............................................................................. 28
8.3 Alineación con el sector .................................................................................................... 29
8.4 Plan de proyectos e iniciativas .......................................................................................... 30
8.5 Indicadores ........................................................................................................................ 35
8.6 Proyección del presupuesto .............................................................................................. 36
9 Plan de comunicaciones ............................................................................................................ 36
ANEXO 1 ............................................................................................................................................ 38
ANEXO 2. Sistemas de información ................................................................................................... 46
ANEXO 3 Diagrama de Infraestructura ............................................................................................. 53
1 OBJETIVOS
1.1 Objetivo general
Establecer la hoja de ruta del modelo de transformación digital de la implementación, el
uso y la apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la
Agencia Nacional del Espectro, durante los próximos cuatro años.
1.2 Objetivos específicos
1.2.1 Analizar el estado actual de la ANE respecto a la gestión y prestación de los servicios
de tecnología, la infraestructura y el talento humano asignado que permita
establecer la línea base para la planeación.
1.2.2 Definir la misión, visión y estrategia de tecnologías de la información y
comunicaciones, asegurando su alineación con la estrategia institucional y sectorial.
1.2.3 Definir el portafolio de proyectos e iniciativas que permitan mejorar la capacidad
de la prestación del servicio de tecnología al menos en un 50% sobre los indicadores
definidos como líneas base y cumplir con la normatividad aplicable por el Gobierno
Nacional en cuanto a Gobierno Digital y Arquitectura TI Colombia medidas por el
instrumento MIPG e índice de gobierno digital al final del periodo de planeación.
1.2.4 Definir los indicadores de cumplimiento asociados al portafolio de proyectos
propuesto, así como a la gestión de tecnologías de la información.
1.2.5 Apoyar la gestión, planeación, atribución, vigilancia y control del espectro
radioeléctrico, siguiendo los lineamientos estratégicos de la ANE y desarrollando
iniciativas que permitan tener un modelo de gestión, planeación, vigilancia y control
del espectro eficiente, que permitan divulgar y formar a la comunidad en temas de
espectro y que permitan una gestión organizacional óptima.
2 ALCANCE
El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la ANE se define
en un horizonte de cuatro años, con actualizaciones anuales de acuerdo con los avances
logrados, los cambios en la estrategia de la entidad, cambios en la normatividad aplicable y
avances en el sector TIC.
Para ello, el PETIC de la ANE definirá iniciativas en el marco de arquitectura empresarial en
cada uno de sus dominios:
- Estrategia TI: Alineación de la gestión de TI y de todas las iniciativas con el Plan
Estratégico Institucional y Sectorial. Para ello se desarrollarán e implementarán
el Plan Estratégico de TI, los modelos AS-IS (estado actual) y TO-BE (estado
deseado) de la arquitectura empresarial, así como sus arquitecturas intermedias
y las mejores prácticas asociadas a este dominio. Se espera avanzar en al menos
un 70% hacia el modelo TO-BE (estado deseado) al final del periodo de
planeación.
- Gobierno TI: Implementación de mejores prácticas de gobierno TI para la
adopción de políticas y metodologías alineadas con la estrategia. El objetivo es
implementar mejores prácticas de gestión de proyectos, gestión financiera y de
proveedores de TI, así como implementar la gestión por procesos para las TIC
en la organización.
- Información: Diseñar los servicios de información requeridos asegurando el
cumplimiento de su ciclo de vida y la capacidad de analizar la información
relevante para la organización. Se busca especialmente definir el tratamiento
de documentos electrónicos, levantar el catálogo de componentes de
información e identificar fuentes únicas de información, para lograr
intercambiar información que se considere relevante con otras entidades en el
marco de interoperabilidad y establecer el uso de herramientas de inteligencia
artificial para establecer modelos predictivos.
- Sistemas de Información: Desarrollo de sistemas de información y su establecer
una arquitectura permitiendo la adopción dinámica en la organización. El
alcance incluye el desarrollo del catálogo de sistemas de información y de sus
arquitecturas asociadas, así como la definición de metodologías y ambientes
para el desarrollo, prueba e implementación de sistemas de información
incluyendo su proceso de gestión del cambio. Adicionalmente se definirá el ciclo
de vida de los sistemas de información.
- Servicios tecnológicos: Prestar los servicios tecnológicos acordes a las
necesidades de la organización, implementando mejores prácticas y controles
que permitan ser eficientes y eficaces para asegurar la infraestructura
tecnológica. Se incluye la implementación de la mesa de servicio incluyendo la
gestión de sus niveles de servicio, el catálogo de servicios tecnológicos
incluyendo aquellos servicios a implementar en la nube, con sus respectivas
políticas de adopción, la gestión de la disponibilidad y plan de capacidad, así
como la implementación de la función de operación de TI.
- Uso y apropiación: Definir las estrategias para un asegurar el uso, adopción y
apropiación de los sistemas de información implementados, así como un
proceso adecuado de gestión del cambio. El alcance incluye la gestión del
cambio, de adopción de TI y el modelo de transformación digital de la Entidad,
incluyendo planes de formación continua.
Este PETIC cuenta con el apoyo de la alta dirección de la entidad, facilitando la consecución y
gestión de recursos y mejorando la capacidad de adopción de las iniciativas a desarrollar. Esto
se evidencia en la inclusión del proceso de Gestión TICs dentro del mapa de procesos de la
entidad, elevando la función de TI más allá del ambiente meramente operativo y definiendo un
esquema estratégico para la ANE.
Igualmente, las iniciativas propuestas impactarán todos los procesos de la entidad, llevándolos
a una evolución escalonada dependiendo de su grado de madurez y capacidades
organizacionales.
Por último, el alcance del plan se encuentra enfocado en el cumplimiento de las metas de
Gobierno Digital, Arquitectura TI Colombia, Ley de Archivo, transformación digital e inteligencia
artificial y otra normatividad que le aplica a la entidad. Por lo tanto, los proyectos de impacto
directo a la misión de la entidad son limitados, teniendo en cuenta también la capacidad
organizacional de ejecución, los recursos humanos y financieros disponibles y los tiempos de
contratación y trámite de vigencias futuras.
3 MARCO NORMATIVO
GOBIERNO DIGITAL
Norma Asunto
Decreto 1008 del 14 de junio de 2018
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Conpes 3920 – Big Data
Aumentar el aprovechamiento de datos en Colombia, mediante el desarrollo de las condiciones para que sean gestionados como activos para generar valor social y económico.
Decreto 2573 de 2014
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno Digital, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 415 de 2016
Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función pública, Decreto Número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de os lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones
Conpes 3072 – Agenda de conectividad
Busca masificar el uso de las Tecnologías de la Información y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y el gobierno, y socializar el acceso a la información, siguiendo los lineamientos establecidos en el Plan nacional de Desarrollo 1998 – 2002 “Cambio para Construir la Paz”
Resolución 3564 de 2015 Mintic
Por el cual se reglamentan los artículos 2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11 y 2.1.1.2.2.2 y el parágrafo del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto 1081 de 2015
Ley 790 de 2002
Por la cual se expiden disposiciones para adelantar el programa de renovación de la administración pública y se otorgan unas facultades Extraordinarias al Presidente de la República
Decreto 3816 de 2013
Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública.
GOBIERNO ABIERTO
Norma Asunto
Ley 57 de 1985
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Ley 1712 de 2014
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 103 de 2015
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Ley 1757 de 2015
Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.
Decreto 1081 de 2015
Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República
Resolución 3564 de 2015 Mintic
Por el cual se reglamentan los artículos 2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11 y 2.1.1.2.2.2 y el parágrafo del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto 1081 de 2015
Decreto 3816 de 2013
Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública.
TRÁMITES Y SERVICIOS
Norma Asunto
Ley 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1250 de 1995
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración pública.
Conpes 3292 de 2004
Proyecto de racionalización y automatización de trámites.
Ley 962 de 2005
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Decreto 19 de 2012
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Decreto 3816 de 2013
Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública.
Conpes 3975 11 de agosto de 2019
Política de transformación digital y IA en Colombia
4 RUPTURAS ESTRATÉGICAS
Estrategia
Transformar la ANE en una organización altamente eficiente por medio de TIC.
Vincular a todas las áreas en la estrategia de TIC
Gobierno
El gobierno de TI como articulador de la gestión
La gestión de TI como proceso
Información
La información es un activo central para la organización
Gestión de la información orientada a su disponibilidad, calidad y pertinencia
Sistemas de información
Sistemas de información que soporten y mejoren los procesos de la ANE
Manejo de ambientes independientes para los sistemas de información
Definir procesos formales para desarrollo, pruebas y aceptación de sistemas de
información por parte de terceros.
Servicios tecnológicos
La infraestructura híbrida: local, nube privada y nube pública con un adecuado
gobierno y arquitectura
Gestión preventiva de la plataforma de TI
Uso y apropiación
La gestión del cambio como proceso de apropiación de TI
Entrenamiento continúo focalizado en las necesidades de la ANE y en nuevas TIC
5 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Este numeral presenta un análisis de la situación de las TIC en la ANE, enfocado en los seis
dominios de la Arquitectura TI Colombia. Para realizar este análisis fue necesario levantar la
totalidad de la información sugerida por la Guía Técnica G.ES.06 “Guía Cómo Estructurar el
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información”, pues la misma no se encontraba
documentada.
5.1 Estrategia de TI
En el pasado, el área de TI en la ANE no había sido concebida como un área estratégica,
simplemente era un área de soporte para la ofimática. El Plan de Sistemas 2014-2018
existente antes del presente documento, no contemplaba una misión o visión para el área,
así como tampoco una alineación con la estrategia institucional. Como consecuencia y desde
finales de 2015, la Dirección General de la entidad ha decido reenfocar las actividades de
esta área, buscando aprovechar realmente los beneficios de las tecnologías de la
información y las comunicaciones en la ejecución de la misión de la entidad.
Adicionalmente, debido a los requerimientos de cumplimiento de los decretos expedidos
por el Ministerio de Tecnologías de la Información, fue necesario dar mayor prioridad a las
TIC y apoyar más la gestión del Grupo de Transformación Digital y Gestión de TIC.
Consecuentemente, se generó este nuevo proceso de planeación estratégica, en el cual por
primera vez se definen aspectos como la misión y la visión del área, el entendimiento
organizacional y del entorno, entre otros. Todos los aspectos mencionados son cruciales
para el alineamiento de la estrategia organizacional y la estrategia de TI, permitiendo
aportar al desarrollo de la misión y alcanzar los objetivos estratégicos de la Entidad y la
visión.
En la segunda revisión de la estrategia de TI, una vez obtenidos varios objetivos planteados
inicialmente que se detallarán más adelante, la misma adopta una línea de mejora
significativa en el área, pues los nuevos aportes realizados durante los dos periodos
anteriores en los cuales se volcó hacia la misionalidad de la ANE, requieren de una
transformación interna para soportar y continuar aportando nuevas capacidades a la
Entidad, como lo es la capacidad de arquitectura empresarial.
5.2 Entorno
La Agencia Nacional del Espectro como entidad adscrita al Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, es junto con la CRC, RTVC, Canal Trece y Red 4-72, parte
del sector de Comunicaciones del Gobierno Nacional. Al ser este sector quien abandera las
iniciativas de Gobierno Digital y de uso de las TIC para la mejora en la eficiencia del Estado,
debe ser el primero en implementar sus propias directrices. Sin embargo, en los últimos
años el sector en su conjunto se ha rezagado frente a otros, quienes han priorizado el uso
de las TIC y han alcanzado los mayores puntajes en las evaluaciones realizadas por el DAFP,
como lo son los sectores de Relaciones Exteriores, del Deporte y Recreación, Función Pública
y Estadísticas, quienes conforman el top 5, de acuerdo con Índice GEL 2015 y 20161
desarrollado por Función Pública y compartido por MinTIC.
Por lo anterior, el Ministerio TIC ha decidido impulsar la implementación de las iniciativas
de Gobierno Digital y de Arquitectura TI Colombia, generando diferentes espacios de
capacitación, reuniones de seguimiento, planes de acción focalizados y brindando apoyo a
las diferentes entidades. Lo anterior buscando liderar el escalafón en el mediano plazo de
la implementación de Gobierno Digital. La ANE, aunque se encuentra bien ubicada dentro
de su sector, tiene múltiples oportunidades de mejora especialmente en los aspectos de
Información y Seguridad y Privacidad de la Información. También debe reforzar el trabajo
en los aspectos de TIC para Gobierno Abierto para mantener los buenos resultados y, ante
el inminente despliegue de un primer trámite en la Entidad, asegurar el cumplimiento
completo de los requerimientos de éste.
Adicionalmente la ANE, si bien es una Entidad encargada de la gestión técnica, planeación y
vigilancia y control del espectro radioeléctrico en Colombia, debe mejorar los servicios que
ofrece al sector y las relaciones con los diferentes proveedores de servicio. Este sector se
caracteriza por su rápida evolución y es necesario que la organización se ajuste para poder,
por ejemplo, adelantar en menor tiempo los estudios técnicos requeridos por el MinTIC para
la asignación o modificación de permisos de uso del espectro radioeléctrico, ser más
1 Índice GEL: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-14713.html
proactiva en su modelo de vigilancia y control o apoyar el uso e implementación de nuevas
tecnologías para el desarrollo de su misión y el crecimiento sostenible en el país.
5.3 Organización
La ANE es una organización de reciente creación, tiene apenas once (11) años de creada y
se ha caracterizado por ser reconocida en diferentes ámbitos como un referente en la
gestión técnica del espectro radioeléctrico. Como tal, también busca ser un referente dentro
de su sector en la implementación y desarrollo de tecnologías que mejoren su gestión y que
cumplan con los lineamientos establecidos por el gobierno.
La misión de la organización es la siguiente:
“Administrar de manera eficiente el espectro radioeléctrico por medio de la planeación,
atribución, vigilancia y control del mismo; la generación y divulgación del conocimiento; la
gestión internacional y el relacionamiento con los grupos de interés, a través de un equipo
humano competente y de herramientas tecnológicas idóneas.”
La visión de la organización es:
“La ANE en el 2022 será referente nacional e internacional, siendo una entidad técnica, innovadora, influyente en grupos de interés y orientada a la ciudadanía en materia de espectro, reconocida por su transparencia al disponer sus datos al público a través de la utilización de tecnologías de vanguardia.”
Como se observa, la organización es eminentemente técnica y tiene dentro de sus ejes
fundamentales la aplicación de tecnologías. Esto concuerda con la importancia que se le
adjudica al área de Gestión TIC en el Comité Institucional, del cual más del 85% de sus
integrantes opinan que es una función estratégica para la ANE de acuerdo con la encuesta
realizada2.
5.4 Misión del área de TI
Apoyar la transformación digital, divulgación del conocimiento, gestión, atribución y control
del espectro radioeléctrico, brindando herramientas tecnológicas, asesoría, soporte e
innovación en y para la operación eficiente de la ANE, liderando y estableciendo
lineamientos de Gobierno Digital, Arquitectura TI Colombia y de Gestión Documental de
acuerdo con el Archivo General de la Nación.
5.5 Visión del área de TI
2 Encuesta realizada al Comité de Desarrollo Institucional. Ver Anexo 1.
Ser un área líder e innovadora en la gestión de TIC en el sector, gracias a la adopción de las
mejores prácticas y tecnologías, así como ser considerada un área de importancia
estratégica para la ANE.
5.6 Políticas de TI
Las políticas de TI eran ad-hoc, no existía un documento formal, aprobado y socializado a
toda la entidad. Durante 2017 y 2018 se desarrollaron y divulgaron las políticas (llamadas
Lineamientos) tanto de TIC como de Seguridad y Privacidad de la Información. Mismas que
se encuentran vigentes y en constante evolución. En el 2019 se estableció la resolución 793
de adopción de un sistema de gestión de seguridad de la información en el cual se
consolidan los lineamientos de seguridad y privacidad de la información. Así mismo, se
encuentran políticas compiladas en el documento “LINEAMIENTOS DE USO DE LAS
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (TIC)”.
5.7 Uso y Apropiación
El uso y apropiación de TI se midió mediante una encuesta realizada a los directivos y
coordinadores de la entidad vía electrónica. Los resultados se pueden ver en el anexo 1, de los
cuales se concluye que:
- Las directivas de la ANE son conscientes de la importancia y utilidad de las TIC
en la organización, sin embargo, la percepción que tienen de cómo están
aportando actualmente a los objetivos, se centra en la solución de
inconvenientes ofimáticos en vez de un apoyo efectivo a su gestión.
- Se ha desarrollado, divulgado y retroalimentado la planeación de TI, los roles y
responsabilidades de esta, los servicios que presta.
- No se ha divulgado la misión y visión, en general, su articulación con la
organización.
- Los proyectos de TI se perciben como aislados del concepto organizacional y
limitados a entregar soporte.
- Los directivos son informados del cumplimiento de Gobierno Digital, los temas
del marco de Arquitectura TI Colombia, así como la visión disponible del
concepto de Arquitectura Empresarial.
- Se tiene claridad del aporte que puede hacer Gobierno Digital y Arquitectura TI
Colombia para el desempeño de la organización.
Debido a lo anterior, las diferentes áreas han iniciado el trabajo en forma conjunta para
desarrollar soluciones con el área de TI, resultando en una serie soluciones para establecer
sistemas de información transversales y evitar aplicaciones redundantes o que no se explotan
como debieran, así como otras que no cumplen con criterios básicos de Gobierno Digital y
Arquitectura TI Colombia.
Existe una gran oportunidad para desarrollar soluciones basadas en TI, pues es una organización
abierta a las tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre y cuando sea un
proceso co-creativo y no una imposición.
5.8 Sistemas de Información
Los sistemas de información en la ANE no se encontraban debidamente identificados y
documentados, proceso que se realizó para el adecuado desarrollo de este documento, el cual
arrojó como gran conclusión que el área de TI la mayoría de los sistemas que se usan en la
organización, así como su función y su arquitectura.
El detalle de los sistemas de información se encuentra en el Anexo 2, sin embargo, se exhibe en
el siguiente gráfico la clasificación general de estos sistemas.
Tabla No.1. Ejercicio de Arquitectura Empresarial de 2017
En general se concluyó que los sistemas de información eran silos independientes que realizan
funciones muy específicas y que no cuentan con una arquitectura estándar, encontrando todo
tipo de bases de datos, lenguajes de programación y sistemas operativos. Esto genera no solo
una nula administración, por no contar con personal capacitado en toda la variedad de
herramientas, sino también un alto riesgo de no prestación del servicio pues se desconoce el
aspecto técnico de estos sistemas.
Es común que los sistemas de información no cumplieran con las necesidades reales de la
entidad, sean incompletos o incluso no se adapten a la organización lo que degenera en su
desuso. Las áreas desarrollaban sus propios sistemas y no contaban con el Grupo de Gestión de
TIC, sino apenas tangencialmente, llevando a tener una arquitectura inmanejable.
Se recomendó primero que todo, definir una arquitectura estándar que cumpla con las
capacidades y requisitos de la organización, sobre la cual se deben regir en adelante todos los
esfuerzos e implementaciones.
Adicionalmente se recomendó revisar todos los sistemas de información con las áreas
involucradas, permitiendo evaluar su capacidad y pertinencia para la organización y, con base
en ello, desarrollar un plan de mejora y/o cambio, el cual debe estar articulado con la nueva
arquitectura definida, las necesidades de las diferentes áreas y los lineamientos de Gobierno
Digital, Arquitectura TI Colombia y otros aspectos de cumplimiento que apliquen en cada caso.
Lo anterior enmarcado en un concepto holístico de sistemas de información, que propenda por
ver el todo de las necesidades de la organización y evite el fenómeno de islas de información
del cual actualmente se padece.
Avances a 2018
Como parte del proceso de transformación del Grupo de Gestión de TIC, se desarrollaron entre
otras, las siguientes macro actividades:
1. Se definió la arquitectura Microsoft como la arquitectura estándar de la Entidad para todas
sus necesidades de sistemas de información. Ésta se debe cumplir salvo excepciones
debidamente analizadas, y todos los sistemas de información deberán paulatinamente
migrar a este nuevo esquema.
2. Se atendieron numerosas necesidades de las áreas misionales y de soporte de la Entidad,
entre ellas:
a. SIRCE – Sistema Integrado de Reporte de Conformidad Electromagnética. Este
sistema de información permitió que el único trámite que se inscribió ante el DAFP,
naciera digital, permitiendo así facilitar el cumplimiento de la Resolución 754 de
2016 por parte de los PRST.
b. HORUS – BPM. Este sistema ha permitido la automatización de los procesos de:
i. Correspondencia
ii. PQRSD
iii. Investigaciones
iv. Monitoreo del espectro
v. Visitas técnicas
Lo que a su vez ha permitido mejorar la eficiencia en la ejecución de estas
actividades y ha permitido tener trazabilidad y control de la operación. Esta
iniciativa continuará abordando otros procesos que, de acuerdo con las
necesidades, se requieran automatizar.
c. ERP. Este sistema permite tener una nómina automatizada, un control al flujo
contractual, la mejora de los procesos de la gestión financiera, un módulo de
gestión de activos y la implementación de varios trámites internos de autoservicio
para los funcionarios.
d. Intranet. Además de ser el canal de comunicación interno de la Entidad, este
sistema permite tener centralizado y digitalizado el Sistema Integrado de Gestión,
la gestión de planes de mejora y de riesgos, así como de indicadores. Cuenta
además con calendario de eventos de la Entidad y acceso al módulo de autoservicio
del ERP.
e. HelpPeople Service Desk y PRTG Monitor. Son sistemas propios de TI que permiten
la gestión de los diferentes procesos de tecnología de forma digital, como el servicio
a los usuarios, hasta monitorear la disponibilidad de toda la plataforma tecnológica
de la Entidad, incluyendo estaciones, sondas, servidores y otro servicios.
Tabla No. 2 Sistemas de Información Vigencia 2018
En la anterior figura se puede evidenciar el cambio versus el estado al iniciar la ejecución del
Plan Estratégico de TI 2017-2020. Se dejan de ver archivos de Excel, o de Access, o sistemas
mono propósito como OCS Manager o Actisoft, y se pasa a tener sistemas de información
integrados.
Es muy importante resaltar que estos avances han contado con la colaboración irrestricta de las
áreas impactadas, quienes han aportado recursos de toda índole para lograr llevar a cabo estos
procesos de cambio de la mano del Grupo de Gestión de TIC.
Avances a 2019
Como parte del proceso de transformación e integración de Arquitectura Tecnológica el Grupo
de Gestión de TIC, se desarrollaron entre otras, las siguientes macro actividades:
1. Se atendieron numerosas necesidades de las áreas misionales y de soporte de la Entidad,
entre ellas:
a. Página web de la Entidad: Este es un canal de comunicaciones externo de la Entidad
y centraliza la información a ser entregada a los ciudadanos y partes interesadas
externas.
b. SIRCE: Actualización de funcionalidades del Sistema Integrado de Reporte de
Conformidad Electromagnética. Este sistema de información se ajustó para
establecer nuevas funcionalidades e implementar tramites en línea para realizar
proceso de registro automático de los PRST.
c. Sistema de Información Integral del Espectro: sistema de información que renovó
la gestión del cuadro de bandas de atribuciones de frecuencias bajo la arquitectura
de TI de la Entidad.
Avances a 2020
Como parte del proceso de transformación e integración de Arquitectura Tecnológica el Grupo
de Gestión de TIC, se desarrollaron entre otras, las siguientes macro actividades:
2. Se atendieron numerosas necesidades de las áreas misionales y de soporte de la Entidad,
entre ellas:
a. Sistema de Gestión de Ocupación del Espectro: Por medio de la articulación con el
equipo de Gestión y Planeación y el Grupo de Transformación Digital y Gestión TICS
para colocar en funcionamiento el sistema de información en modalidad SaaS del
sistema de información de ocupación del espectro.
b. Horus: Actualización de funcionalidades del sistema de BPMn para mejorar las
funcionalidades de los sistemas de vigilancia y control.
c. SIRCE: ajuste de funcionalidades para el cumplimiento de la normatividad de la
Resolución 774.
d. Planea: actualización de licenciamiento del sistema de información de aprendizaje
del espectro planea.
e. SOC/NOC: implementación de centro de seguridad de operaciones para realizar
análisis 7x24 de la infraestructura y sistemas de información para asegurar la
identificación y mitigación de vulnerabilidades. Así mismo, el centro de monitoreo
de la infraestructura de red.
f. Comunicaciones Unificadas: implementación de la plataforma de comunicaciones
unificadas, la cual permite la integración de funcionalidades de comunicación por
medio del uso de tecnologías de VoIP y demás funcionalidades de interconexión con
infraestructura para conectarse a las extensiones y poder utilizar conexiones via
internet.
g. Arquitectura Empresarial Fase 2: implementación de la actualización de la
arquitectura empresarial (Arquitectura de Negocio y Arquitectura de TI) y la
implementación de capacidad analítica por medio del modelamiento de
información y la estructuración de tableros de control a través de POWERBI y la
construcción de la infraestructura analítica.
h. Tableros de Control PowerBi: diseño de tableros de control para temas de
indicadores de gestión de la entidad, indicadores de Transformación Digital y
Gestión TICS e indicadores Financieros.
i. SGDEA (Sistemas Gestión Electrónico de Archivo): sistema que permite tener el
repositorio de Gestión documental de forma electrónica para cumplir con los
lineamientos del Archivo General de la Nación.
5.9 Servicios tecnológicos
5.9.1 Estrategia y gobierno
El Grupo de Gestión de TIC es el encargado de administrar centralizadamente los servicios
tecnológicos en general, siendo su único responsable y contando en ocasiones con
administración por parte del proveedor del servicio. Esta co-administración era en
ocasiones no coordinada y genera casos en los que los administradores del proveedor
realizan tareas que no son de conocimiento del Grupo. Hoy, los proveedores tienen un
acceso limitado al soporte de sus sistemas de información y requieren siempre un proceso
de control de cambios antes de desplegar una nueva versión.
Aún hay servicios tecnológicos a los cuales el Grupo no les brinda ninguna administración
pues son cajas negras que, a pesar de haberlos analizado y buscado información sobre ellos,
no se tiene control y conocimiento. Cabe aclarar que, a pesar de tener esas cajas negras,
históricamente, el Grupo es quien responde porque esos servicios funcionen, aún sin la
capacidad de administrarlos.
Todos los servicios tecnológicos sobre los cuales se ha venido tomando control, cuentan con
sus respectivos contratos de mantenimiento, buscando proveer la disponibilidad y
capacidad requerida por la organización. También se realizan actualizaciones y ampliaciones
según se requiera, siempre contando con las respectivas garantías de funcionamiento.
No se tenía una política definida de disponibilidad de los servicios tecnológicos, esta se da
ad-hoc al igual que el soporte a usuarios y la administración. En este momento ya se cuenta
con Acuerdos de Nivel de Servicio con las áreas, se tiene un procedimiento de gestión de
requerimientos que pueden ser clasificados como incidentes y de problemas, los cuales ya
están implementados o están en proceso de implementación. Igualmente se cuenta con las
herramientas de monitoreo de la disponibilidad e indicadores medidos al respecto.
Sin embargo, no se cuenta con planes de continuidad ni de recuperación de desastres
definidos, aunque si se tiene un documento al respecto.
5.9.2 Administración de sistemas de información
La administración de los sistemas de información de la entidad se realiza de manera
centralizada por parte de los funcionarios de la ANE del Grupo de Gestión de TIC y en
algunos casos compartida con otros funcionarios. Éstos se encuentran alojados en el único
centro de datos de la entidad que se encuentra en las instalaciones de la Entidad.
Si bien se cuenta con un ambiente virtualizado para los sistemas de información,
propendiendo por su mayor disponibilidad, eficiencia y eficacia ante fallos del hardware
subyacente, no se cuenta con centro de datos alternos que permitieran alojar los sistemas
de información ante una contingencia mayor o un desastre. Algunos de los sistemas de
información se encuentran alojados en la nube en forma de software como servicio (SaaS).
Por otra parte, ya hay una definición clara de responsabilidades, dentro del Grupo de TI se
ha fortalecido el personal que soporta la administración de sistemas de información. Es por
ello por lo que se está adelantando el proceso de asignación de responsables de sistemas
de información para asegurar la cobertura en cuanto a la administración, gestión y
operación. Adicionalmente, los sistemas de información misionales que se encontraban
fuera de la órbita del Grupo de Gestión de TIC ya forman parte del catálogo de sistemas de
información y son administrados por el Grupo.
La administración aún puede mejorar si se obtienen los recursos dedicados a ello, ya se
realizan tareas rutinarias de prevención, como la actualización controlada de los servidores
mediante el proceso de gestión de cambios. De cualquier forma, aún los ingenieros dedican
buena parte de su tiempo a resolver los problemas que surjan más que a prevenir o
proponer alternativas de mejora en la administración de los sistemas de información. Esto
se espera cambiar con varios proyectos propuestos para las siguientes vigencias, enfocados
en migración gradual de servicios a la nube y renovación de infraestructura local.
Ya se cuenta con ambientes de pruebas y producción para los sistemas más críticos,
permitiendo tener una mejor gestión y control ante cualquier cambio en producción.
Adicionalmente se emplea un proceso de gestión del cambio que ha reducido el impacto de
despliegues fallidos.
5.9.3 Infraestructura
En el anexo 3 se encuentra un diagrama de la infraestructura de la entidad. En general se
cuenta con tres (3) servidores físicos y una (1) SAN que soportan los diferentes servidores
virtuales, los cuales tienen más de cinco años de uso.
En cuanto a equipos de telecomunicaciones se puede ver un diagrama en el anexo 4. Los
equipos activos de red fueron cambiados en 2018 debido a la obsolescencia tecnológica de
los anteriores y se desplegó una nueva capacidad de conexión inalámbrica que mejoró
significativamente la conectividad y cobertura.
Los equipos de protección perimetral fueron renovados en la vigencia de 2019 y se
encuentran en óptimas condiciones de operación en una configuración de alta
disponibilidad. Sin embargo, debido al continuo despliegue de nuevos servicios y al
crecimiento del número de conexiones en la red, para la vigencia 2019 se adquirió una
solución basada en hiperconvergencia que permita realizar el proceso de aprovisionamiento
de infraestructura con mayor eficiencia y que soporte las necesidades establecidas por la
Entidad.
La telefonía se basa en tecnología IP propietaria de Siemens, la cual requiere de diferentes
niveles de licenciamiento dependiendo de la funcionalidad que se requiera. Así mismo, en
2020 se integró una solución de comunicaciones unificadas para complementar la solución
actual.
5.9.4 Conectividad
La organización cuenta con una red WAN que conecta 66 puntos, estos puntos no cuentan
con personal en sitio por lo que su administración es exclusivamente remota.
Adicionalmente no son ubicaciones propias de la Agencia, son en su mayoría estaciones de
policía, bases militares u otras entidades estatales o privadas que prestan un espacio para
la instalación de servicios requeridos por la ANE.
Cuenta así mismo con un canal de Internet de 100 MB 1:1 con redundancia del mismo
proveedor, el cual soporta la navegación de los funcionarios y contratistas, así como todo el
tráfico hacia y desde los servidores en el centro de datos. Tanto el canal de internet como
la red WAN son proveídas por ETB bajo un contrato marco de Colombia Compra Eficiente y
Claro mediante un contrato directo de prestación de servicios. Adicionalmente se cuenta
con una red GPRS de 72 puntos (estaciones de medición de campos electromagnéticos), las
cuales no son gestionadas por el Grupo de Gestión de TIC, sino por la Subdirección de
Vigilancia y Control.
La conectividad local incluye una red 10/100/1000 que se encuentra configurada en dual
stack IPv4 e IPv6, como parte del proceso de transición de servicios a IPv6. Adicionalmente
se cuenta con diferentes redes inalámbricas que son administradas por medio de una
consola central y que permite una gestión ágil y un monitoreo de su funcionamiento.
5.9.5 Servicios de operación
Los servicios de operación de infraestructura se encuentran todos soportados en contratos
con fabricantes o representantes de estos, quienes brindan soporte, mantenimiento y
actualización (en los casos que así se requiera) a la infraestructura de la ANE. Dichos
contratos son renovados anualmente y se encuentran bajo gestión y presupuesto del grupo
de Gestión de TIC.
Por el contrario, los servicios de operación de aplicaciones no cuentan todos con contratos
de soporte y mantenimiento, en especial aquellos que están próximos a ser reemplazados
y que en su momento se dejó de pagar el soporte a los desarrolladores o fabricantes. Los
sistemas misionales ya cuentan en su mayoría con contratos de soporte y mantenimiento
(salvo los mencionados anteriormente). La Entidad ha comprendido la necesidad de contar
con estos contratos siempre y se ha logrado en las últimas vigencias, tener la apropiación
de recursos suficientes.
Los servicios informáticos en algunos casos no cuentan con contratos de soporte (Windows
y servicios asociados como AD, SQL Server, MYSQL) pues no se cuenta con recursos
suficientes para ello y se considera que se mitiga al tener personal capacitado en
herramientas Microsoft. Sin embargo, al tener sistemas o plataforma nuevas como
Sharepoint 2016, y ser la plataforma Microsoft la plataforma por defecto de la Entidad, se
hace necesario buscar la apropiación para tener soporte.
Los demás servicios informáticos cuentan con contratos de soporte, como lo son el correo
electrónico, telefonía, antispam y antivirus, seguridad perimetral, servicios de impresión,
entre otros.
Todos los servicios mencionados son administrados por el Grupo de Gestión de TIC
exclusivamente y con apoyo de los proveedores o representantes de ellos en los casos en
los que se requiera.
5.9.6 Mesa de servicios especializados
Ya se cuenta con una mesa de servicios especializados totalmente implementada, los casos
de soporte los atienden los ingenieros de mesa de servicio y se escala según necesidad a un
ingeniero o contratista del grupo.
En conclusión, los servicios tecnológicos de la ANE se encuentran en un estado mixto,
cuentan algunos con contratos de soporte, se encuentran documentados hasta cierto
punto, con un gran avance en la gestión de los sistemas misionales, pues para el Grupo de
Gestión de TIC ya no se tienen sistemas aislados de su esfera de conocimiento.
Es indispensable asegurar la continuidad en la documentación de todos los servicios
tecnológicos, así como garantizar que los mismos se encuentren respaldados por contratos
de soporte y mantenimiento que permitan mejorar su disponibilidad, calidad y pertinencia.
Adicionalmente es necesario revisar y mejorar los procesos, procedimientos y políticas de
administración de los diferentes tipos de servicios tecnológicos, asegurando su
cumplimiento con miras a continuar evolucionando de la cultura reactiva a una cultura de
prevención y de proposición de mejora.
Los servicios tecnológicos para administrar se han distribuido en tres (3) contratistas y dos
(2) funcionario para apoyo en sistemas de información y gestión de infraestructura, lo cual
ha posibilitado desarrollar otras actividades para asegurar la disponibilidad de la
infraestructura. Así mismo, con la implementación del proyecto de SOC/NOC se ha realizado
monitoreo 7x24 de la infraestructura y con la implementación de horas de Microsoft se
realiza la verificación de los servicios y el ajuste de la plataforma que apoya. Así mismo, la
mesa de servicios apoya con un profesional de nivel tres para soportar actividades de
gestión de servidores.
5.10 Gestión de Información
La organización cuenta con una arquitectura de información definida en su etapa inicial, la
Entidad en la vigencia de 2019 tomó la decisión de iniciar la definición del proceso de capacidad
analítica de la Entidad. Es común tener fuentes de la información teniendo en cuenta que este
activo debe identificarse, clasificarse y valorarse teniendo en cuenta las fuentes difieren y por
tanto, se debe realizar un proceso de conciliación y/o cruce que permita asegurar la calidad de
la misma, el gobierno de datos actualmente está en proceso de identificación y definición. En
consecuencia, no existe un plan de calidad de datos, así como tampoco flujos de información
definidos que permitan gestionarla adecuadamente.
Sin embargo, se tiene conciencia de la importancia de la información para la entidad y en ese
sentido existe una iniciativa de capacidad analítica articulada con la iniciativa de seguridad
respecto de esta la cual se ha venido desarrollando y formalizando, para lo cual ya se tiene un
Plan Estratégico la definición de la capacidad analítica y de Seguridad de la Información y una
serie de procedimientos, formatos y lineamientos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad
de la Información.
En conclusión, la gestión de la información y gobierno de datos es un aspecto gradual que se ha
venido desarrollando dentro del marco de referencia de arquitectura propuesto. Como tal, es
el primer dominio llamado a ser tratado e implementado en la vigencia de 2020, de aquí se
derivarán victorias tempranas que permitirán darle tracción a todo el proceso de Arquitectura
Empresarial. Por ello se definió un nuevo rol para un profesional en el organigrama de TI y se
planteó de acuerdo con el ejercicio de arquitectura empresarial, el desarrollo de la capacidad
analítica de la Entidad. En concordancia, en la vigencia de 2021 se implementará el repositorio
central de información institucional en herramienta web y se gestionará la aprobación de la
política de Gobierno de datos. Así como, se implementarán procedimientos de calidad de datos
para fortalecer la persistencia de los datos.
5.11 Gobierno de TI
Existe un esquema de gobierno formal de TI el cual se encuentra compuesto por tres niveles, en
donde las decisiones estratégicas son tomadas por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o el Comité Directivo, mientras que las decisiones de operación como la aprobación
de los procesos o procedimientos de TI son tomadas por el Comité Operativo de TIC y Seguridad
de la Información y las decisiones tácticas son tomadas por el Grupo de Gestión de TIC en su
grupo primario. En la Resolución 462 de 2019 se plasman las funciones de los Comités y el
detalle se puede ver en el documento Gobierno de TI – ANE.
Recurso Humano
El organigrama del Grupo de Gestión de TIC actual es el siguiente:
Director GeneralAsesor Dirección -
Coordinador del Grupo
Contratista de Gobierno Digital
Profesional especializado (Sistemas de Información y Uso y
apropiación)
Profesional especializado
(Seguridad de la Información)
Profesional especializado (Información)
Contratista (2) (Operación TI)
Coordinador de Mesa de Servicio
Analista de mesa de Servicio (3)
Coordinador:
- Funciones: Planear y ejecutar la estrategia de tecnología, garantizar la
disponibilidad de la infraestructura de TI, apoyar en la ejecución de proyectos
con componente tecnológico, asegurar la implementación de la estrategia de
Gobierno Digital, liderar la gestión documental de la entidad, aplicar iniciativas
innovadoras de TI.
- Perfil: Ingeniero de sistemas, con posgrado en sistemas de información y
administración de empresas y finanzas, certificado ITIL, conocimientos de
arquitectura empresarial, mejores prácticas ITIL, COBIT, TOGAF, PMI, ISO27000.
Profesional especializado (libre nombramiento):
- Funciones: Brindar soporte a usuario, administrar los sistemas de información
de la entidad, apoyar el desarrollo del PETIC, administrar las comunicaciones de
la entidad, implementar iniciativas de seguridad de TI.
- Perfil: Ingeniero de sistemas con experiencia en administración de sistemas
Windows y SQL server, conocimientos en administración de redes y solución de
problemas de usuario, conocimientos en seguridad de TI.
Profesional especializado (libre nombramiento):
- Funciones: Apoyar la gestión y cumplimiento de la estrategia de Gobierno
Digital, apoyar la implementación de las mejores prácticas de gestión
documental, coordinar proyectos de tecnología, apoyar el desarrollo del PETIC.
- Perfil: Ingeniero de sistemas con experiencia en gestión de proyectos,
conocimiento en la estrategia Gobierno Digital y conocimientos en gestión
documental.
Profesional especializado (provisional):
- Funciones: Brindar soporte a usuario, administrar los sistemas de información
de la entidad, apoyar el desarrollo del PETIC, administrar las comunicaciones de
la entidad
- Perfil: Ingeniero de sistemas con experiencia en administración de sistemas
Windows y SQL server, conocimientos en administración de redes y solución de
problemas de usuario
Las funciones detalladas de cada perfil se pueden consultar en el manual de funciones de la
entidad vigente para el año 2019. Las presentadas acá son el resumen de aquellas relacionadas
en el mencionado manual.
Atendiendo parte de las recomendaciones de anteriores revisiones del PETIC, se inició un plan
de formación para los funcionarios (ITIL, COBIT, PMI, ISO 27000) y se aportaron al equipo nuevas
capacidades en temas relacionados con seguridad y privacidad de la información. Sin embargo,
dada la continua evolución de la tecnología y las necesidades cada vez más exigentes, es
necesario continuar con el plan de entrenamiento para ampliar las habilidades de los
funcionarios y buscando mejorar su desempeño.
Adicionalmente, teniendo en cuenta que el Grupo de Gestión de TI tiene funciones asignadas
que van más allá de la gestión propia de tecnología, por ejemplo, el proceso de implementación
de un SGDEA para realizar un adecuado uso del modelo de gestión documental integral,
configuración y gestión de flujos documentales asociados al plan de gestión documental y las
TRD convalidadas por el archivo general de la nación. Como más adelante se evidenciará, se
continuará con el desarrollo y mejora de la gestión documental a partir de la generación de
algunos instrumentos archivísticos asociados al SGDEA, obteniendo mejoras en el proceso y los
procedimientos de archivo, así como la intervención archivística y la implementación del Sistema
de Gestión de Documento Electrónico de Archivo.
El equipo se ha visto reforzado con los siguientes perfiles, que son contratistas por prestación de
servicios:
- Un ingeniero para la administración de los servicios tecnológicos
- Un ingeniero para los sistemas de información
- Tres ingenieros de soporte a usuario y un profesional de mesa de servicio
- Un ingeniero para arquitecto empresarial
- Un profesional en arquitectura de información y analítica
- Un profesional para temas de calidad de datos
Sin embargo, una vez completado el ejercicio de arquitectura empresarial en su primera fase, se
identificó que, para generar las capacidades requeridas por la Entidad se necesita complementar
el equipo ya existente, para lo cual se recomendó la inclusión de diferentes perfiles, entre ellos:
- Un profesional para la gestión de la operación de seguridad de la información
- Un profesional analista funcional
Por otro lado, el mismo ejercicio recomendó como parte de las capacidades misionales la
inclusión de perfiles relacionados con gestión del conocimiento y análisis de procesos. Dado que
la coordinación del Grupo lideró la gestión de conocimiento interno, así como el desarrollo de
los ejercicios de innovación, además de que lidera la arquitectura empresarial, los dos perfiles
pueden ser parte del Grupo de Gestión de TIC y Seguridad y Privacidad de la Información.
Con ello se espera tener un rol más estratégico, con mejor apoyo a la organización y a las demás
áreas, así como con la capacidad de proponer mejoras e innovaciones. Esto debe ir acompañado
de una redefinición de las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del
equipo, modificando el manual de funciones y el seguimiento y evaluación de cada cargo.
En la segunda fase de Arquitectura Empresarial se identificó la necesidad de un profesional
responsable de Administrar y Gestionar la Bases de datos de la Entidad y fortalecer el ejercicio
del modelo de Seguridad y Privacidad de la Información a nivel de riesgos de seguridad digital.
5.12 Análisis financiero
Antes de 2016, el Grupo de Gestión de TIC no contaba con un presupuesto asignado para
proyectos, este dependía de cada una de las áreas y según su criterio y prioridades, teniendo
únicamente asignado el presupuesto de funcionamiento esencial. Para 2016 se asignó un
presupuesto por primera vez; para las vigencias 2017 en adelante se desarrolló un proyecto de
inversión llamado Fortalecimiento de la plataforma tecnológica, que se sustentó en la necesidad
de fortalecer la gestión de tecnología y de la información de la entidad. En el siguiente cuadro
se observa la ejecución 2017-2018 (aproximado) y el presupuesto 2019-2020, que incluye los
rubros de funcionamiento e inversión.
Inversión
2017 2018 2019* 2020* 2021
$ 1.875.265.254,91 $ 2.371.747.704,07 $ 2.968.765.167,50 $ 3.094.554.915 $ 3.100.000.000
Funcionamiento
2017 2018 2019* 2020* 2021
$1.026.439.294,56 $ 975.953.214,14 $ 422.185.434 $ 120.631.438 $ 350.000.000 *Valores proyectados, proyecto de inversión definido hasta 2020
Es necesario aclarar que el presupuesto realmente ejecutado a cargo del Grupo de Gestión de
TIC y Seguridad de la Información es significativamente superior, toda vez que ejecuta recursos
de otras áreas. Es así como la ejecución total (inversión más funcionamiento) de 2017 y 2018
fue:
Ejecución total
2017 2018 2019 2020
$ 3.798.835.904,47 $ 5.799.014.043,21 $ 4.741.576.094 $ 4.716.024.904,91
* En 2018 se incluyó Gestión Documental, Gestión y Planeación, Vigilancia y Control
Durante 2018 y 2019 se evidenció que durante las vigencias se van a asignando más recursos de
los presupuestados para el área, teniendo en cuenta los saldos generados por ahorro en las
contrataciones, lo cual beneficia la gestión realizada y permite adelantar necesidades que no
tenían presupuesto asignado. Por lo tanto, se incluirán principios financieros para asegurar que
las necesidades puedan proyectarse y adquirirse mediante los saldos disponibles.
En el 2020, se evidenció la inclusión de nuevos recursos por medio de presupuesto adicionado
de otros procesos y la inclusión de dos (2) nuevos convenios los cuales inyectaron más recursos
financieros para su ejecución y fortalecer la administración y sistemas de información de la
Entidad. Así mismo, se solicitaron vigencias futuras para conectividad para asegurar la
prestación del servicio y se mantuvieron las vigencias existentes conforme a los criterios de
operación establecidos.
6 Entendimiento Estratégico
6.1 Modelo Operativo
6.1.1 Estructura del sector
La ANE hace parte del sector TIC del Gobierno Nacional, este sector lo conforman seis
entidades y en cabeza se encuentra el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones. Las entidades que conforman el sector son3:
Ministerio de TIC El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, según la Ley 1341 o Ley de TIC, es la entidad que se encarga de diseñar, adoptar y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dentro de sus funciones está incrementar y facilitar el acceso de todos los habitantes del territorio nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y a sus beneficios.
Agencia Nacional del Espectro La Agencia Nacional del espectro es la entidad encargada de realizar la planeación, atribución, vigilancia y control del Espectro Radioeléctrico en Colombia, así como brindar la asesoría técnica para la gestión eficiente del mismo y fomentar su conocimiento.
Radio Televisión de Colombia La RTVC gestiona contenidos de calidad y garantiza su disponibilidad y circulación, con el propósito de formar, informar, entretener y fortalecer la ciudadanía.
Comisión de Regulación de Comunicaciones
La Comisión de Regulación de Comunicaciones promueve la interacción y el empoderamiento de los agentes del ecosistema digital para maximizar el bienestar social
Red Postal de Colombia SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
3 Fuentes: http://www.computadoresparaeducar.gov.co/PaginaWeb/index.php/es/ ; http://www.4-72.com.co/Naturalezajuridicayobjetosocial ; https://www.crcom.gov.co/es/pagina/qui-nes-somos ; https://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/mision-vision-principios-y-valores ; http://www.antv.gov.co/index.php/la-antv/quienes-somos ; http://www.ane.gov.co/index.php/about-us/mision-y-vision ; http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-propertyvalue-540.html
creada bajo la forma de sociedad anónima. La sociedad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal. Su organización, funcionamiento y en general el régimen jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado conforme a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998, desarrollan sus actividades conforme a las reglas de derecho privado con las excepciones que consagre específicamente la ley.
Computadores para Educar Computadores para Educar es una asociación de entidades públicas, que genera oportunidades de desarrollo para los niños y jóvenes colombianos, mejorando la calidad de la educación, mediante la dotación de herramientas tecnológicas, la formación y acompañamiento a las comunidades educativas y la gestión ambiental de los equipos de cómputo en desuso.
6.2 Plan Estratégico Institucional
El plan estratégico de la ANE tiene cuatro iniciativas a saber:
1. Disponibilidad de Espectro
2. Uso legal del Espectro
3. Gestión de Conocimiento e Innovación
4. Transformación y aprendizaje organizacional
Cada una de estas cuatro iniciativas cuenta con una serie de proyectos asociados entre los
cuales se destacan:
1. Planeación y normatividad del espectro, que busca “Establecer e implementar
mecanismos que optimicen la atribución, planificación y uso eficiente del espectro
radioeléctrico, así como su normatividad.”. Dentro de sus objetivos se encuentra el
mantener actualizado el Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de Frecuencias –
CNABF, Crear los Cuadros de Características Técnicas de Red y realizar estudios de
compatibilidad y convivencia entre tecnologías utilizadas en bandas candidatas para las
IMT (Telecomunicaciones Móviles Internacionales).
2. Medidas y mecanismos de flexibilización y eficiencia en el uso del espectro, que busca
“Contar con un modelo mixto de administración del espectro en el país”. Dentro de sus
objetivos se encuentran el proponer el esquema de medidas y mecanismos de
flexibilización de la gestión y uso del espectro que promuevan su uso eficiente y
proponer bandas de frecuencia sobre las cuales se desplegarán los mecanismos de
flexibilización propuestos.
3. Mecanismos para gestionar el espectro de forma ágil y eficiente, que busca
“Implementar, establecer y proponer mecanismos que permitan que la administración
realice una gestión más eficaz del ERE, garantizando su uso eficiente y respondiendo de
manera ágil a las necesidades del sector TIC”. Dentro de sus objetivos se encuentran
mejorar las herramientas de gestión del espectro, generar propuestas y desarrollar
actividades para reducir los tiempos de respuesta en los procesos de asignación del
espectro, realizar estudios de ingeniería para establecer condiciones técnicas del uso
del ERE y soportar las actividades de planificación y brindar soporte para la actualización
de la información del espectro asignado.
4. Gestión de conocimiento en temas de espectro, que busca “Proveer a la comunidad
interesada, así como a los profesionales del sector TIC, formación en materia de espectro
radioeléctrico y divulgar los programas que lleva a cabo la ANE. Así mismo poner en
marcha proyectos de investigación en los temas de gestión, uso, vigilancia y control del
espectro radioeléctrico en Colombia.”. Dentro de sus objetivos se encuentra divulgar el
conocimiento sobre espectro radioeléctrico a la comunidad interesada, crear
mecanismos para impulsar la investigación en temas de interés para la gestión de la
Agencia Nacional del Espectro y divulgar los proyectos que realiza la Agencia Nacional
del Espectro.
5. Verificaciones técnicas de las estaciones de radiocomunicaciones y adelantamiento de
las actuaciones administrativas, que busca “Realizar las comprobaciones técnicas de las
emisiones e inspecciones de las estaciones que contemplan los planes anuales de
verificaciones y monitoreo, y adelantar las actuaciones y/o investigaciones a que haya
lugar”. Dentro de sus objetivos se encuentran el adelantar las actuaciones y/o
investigaciones administrativas correspondientes a las comprobaciones técnicas de las
emisiones e inspecciones realizadas por la entidad, adelantar las verificaciones en
campo que correspondan a los funcionarios (ingenieros) de la ANE y publicar las
mediciones de campos electromagnéticos que permiten informar a la comunidad sobre
los niveles de exposición que hay en su entorno.
6. Innovación tecnológica en la infraestructura de vigilancia y control del ERE, que busca
“Implementar acciones para la innovación tecnológica en la infraestructura para vigilar
el uso legal y adecuado del espectro radioeléctrico”. Dentro de sus objetivos se
encuentran Adquirir y actualizar las herramientas de medición necesarias para la
verificación del uso del espectro del servicio de televisión, adelantar los procesos de
contratación que pondrá en funcionamiento nuevas estaciones y su integración con el
sistema nacional de monitoreo, contratar el diseño de una aplicación que permita
censar el nivel de campo eléctrico y las coordenadas geográficas del dispositivo móvil,
asó como enviar información a la plataforma central de servicios y socializar los
procesos de vigilancia y control a la comunidad en general.
6.2.1 Alineación de TI con los procesos
En el anexo 5 se identificaron los sistemas de información y su relación con los diferentes
procesos de la entidad. Como allí se evidencia, existen múltiples sistemas de información
misionales, cada uno cumpliendo funciones específicas.
Estos sistemas de información han mejorado significativamente el apoyo a los diferentes
procesos de la organización, sin embargo, es necesario continuar con el despliegue de
soluciones robustas del estilo ERP o BPM que permita mejorar el apoyo a los procesos de
una forma integrada, interoperable y segura.
En la vigencia 2020 se realizó apoyo transversal a los procesos Planeación, Recursos
Financieros y Vigilancia y Control en la construcción de tableros de POWERBI, para mejorar
la visualización de la información y la generación de herramientas que permitan fortalecer
la toma de decisiones basadas en datos. Dentro del proyecto de Arquitectura Empresarial
se diseñaron casos de analítica enfocados a la parte misional y la estructuración de
visualización de tableros de POWERBI y la infraestructura implementada para realizar el
modelamiento de las soluciones de analítica. Así mismo, la gestión de uso y apropiación de
herramientas tecnológicas que en la vigencia tuvo 82 capacitaciones enfocadas a diversos
aspectos para asegurar la alineación y gestión de actividades de apoyo por parte de TI. Como
parte del proceso de operación se realizó acompañamiento a las áreas en la generación de
Streaming de contenidos y procesos de contratación en aras de afrontar los retos del trabajo
en la virtualidad y el teletrabajo autorizado para los funcionarios conforme a los
lineamientos del Gobierno Nacional.
Dentro del apoyo que se ha realizado a las áreas se está articulando la entrega de sistemas
de información desde la parte funcional y técnica para asegurar que las soluciones
tecnológicas cumplen con los requerimientos de las áreas funcionales. De igual forma se
trabajará en soluciones que apoyen los procesos a nivel transversal y permitan la mejora
continua de los mismos, de cara a las necesidades de la Entidad y a la identificación de
oportunidades de mejora con el uso de estos sistemas.
.
7 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TI
7.1 Lineamientos y principios
7.1.1 Transparencia: Todas las actividades realizadas por el Grupo de Gestión de TIC serán
transparentes de cara a la entidad y los demás interesados, atendiendo los reportes,
indicadores y avances de proyectos, así como cualquier proceso de verificación de la forma
más directa y soportada posible.
7.1.2 Calidad: El Grupo de Gestión de TIC velará por prestar servicios de calidad a los usuarios,
haciéndolos partícipes de su proceso de evaluación de la calidad y recibiendo
retroalimentación sobre las oportunidades de mejora, involucrándolas según su factibilidad
en las actividades del área.
7.1.3 Oportunidad: Los servicios prestados por el Grupo de Gestión de TIC se prestarán de manera
oportuna de acuerdo con las necesidades de la entidad y los interesados, siempre que esto
sea posible y no vaya en contra de los demás lineamientos adoptados.
7.1.4 Planeación: La planeación de las inversiones y gastos atribuibles al Grupo de Gestión de TIC
es la hoja de ruta del trabajo del Grupo. Cualquier adición de nuevos proyectos y su
consecuente presupuesto solo será admitida si al finalizar el último día hábil del tercer
cuatrimestre se cumple con todos los siguientes:
7.1.4.1 El presupuesto se encuentra disponible para ser ejecutado y no depende de
aprobaciones internas o externas.
7.1.4.2 Las necesidades están claramente especificadas por escrito
7.1.4.3 Las vigencias futuras, de ser necesarias, deben estar aprobadas
7.1.4.4 El tiempo de ejecución deberá ser inferior a dos meses si no se tienen vigencias
futuras.
7.1.4.5 Existen recursos de TI disponibles para trabajar en el nuevo proyecto.
7.1.4.6 El área que está entregando los recursos aporta al menos un recurso a la
ejecución contractual, supervisión o estructuración del contrato.
7.1.5 Eficacia: El equipo del Grupo de Gestión de TIC propenderá por brindar servicios y
soluciones eficaces, teniendo en cuenta el contexto y la factibilidad de estas con los recursos
a disposición.
7.1.6 Servicio: El servicio al usuario será fundamental en todas las actividades realizadas por el
Grupo de Gestión de TIC, velando por tener siempre una buena actitud y una comunicación
fluida con los usuarios y los interesados.
7.1.7 Mejora continua: El Grupo de Gestión de TIC trabajará por la mejora continua en sus
actividades, tomando en cuenta la retroalimentación de las áreas, la implementación de
mejores prácticas de TI y el aprendizaje continuo en la prestación de los servicios a los
usuarios.
7.1.8 Recursos financieros disponibles: Los proyectos en cualquiera de las actividades
estratégicas serán definidos de acuerdo con la asignación de recursos prevista, sin embargo,
su alcance podrá variar según la disponibilidad real de los recursos requeridos en el tiempo.
7.1.9 Contexto sectorial: El plan estratégico de TI tiene en cuenta los lineamientos sectoriales, sin
embargo, ante la imposibilidad de acceso al plan estratégico del sector, el mismo se basa en
la información entregada por el Ministerio en las reuniones sectoriales.
7.1.10 Contexto organizacional: El Grupo de Gestión de TIC tiene también a su cargo la gestión
documental y la gestión del conocimiento e innovación de la entidad, por lo cual en el
desarrollo del plan estratégico se tiene en cuenta las necesidades, obligaciones y proyectos
asociados a esta función, así como el cumplimiento de la normatividad asociada. Esto en
adición al entendimiento organizacional y de necesidades misionales y de soporte que el
Grupo identifica y focaliza en este plan.
7.2 Estructura de actividades estratégicas
Las actividades estratégicas se encuentran enmarcadas en tres proyectos:
- Definición del PETIC y desarrollo de la arquitectura empresarial
- Implementación del PETIC vigente
- Actividad continua
Los dos primeros pertenecen a la iniciativa Fortalecimiento de la plataforma tecnológica,
que a su vez hace parte del proyecto de inversión Transformación y Aprendizaje
Organizacional.
El tercero, si bien no es un proyecto per se, se estructuró como tal con el fin de homogenizar
el plan de acción de la entidad. Este proyecto incluye todas las actividades que son rutinarias
dentro de la gestión de TI como el contratar los mantenimientos de las aplicaciones e
infraestructura, soporte, entre otros.
A pesar de las definiciones anteriores, cada una de las actividades a realizar en los tres
proyectos aportan en diferente medida a cuatro ejes considerados fundamentales en la
gestión de tecnología del sector público, por lo que se definió como actividades estratégicas
del Grupo de Gestión de TIC las siguientes:
7.2.1 Generación de valor TIC: Proponer, definir, desarrollar e implementar nuevas soluciones
basadas en TICs, en conjunto con las áreas misionales y de apoyo, que permitan mejorar la
disponibilidad, pertinencia y calidad de la información dentro y fuera de la organización,
mejorando los tiempos de ejecución, la trazabilidad y la pertinencia de los procesos de la
Organización incrementalmente durante los próximos cuatro años. Esto se logrará mediante
la automatización de al menos 5 procesos de la entidad y la implementación de al menos 3
soluciones de TIC que apoyen la misión u operación de la ANE.
7.2.2 Mejora en la operación de TIC: Esta actividad busca disminuir los tiempos de atención y
solución de incidentes, solicitudes y problemas relacionados con TIC en al menos 10% en el
primer año, e incrementalmente los siguientes tres años, así como apropiar mejores
prácticas de TI en los diferentes dominios de arquitectura.
7.2.3 Servicio al usuario de calidad: Esta actividad busca incrementar la satisfacción de los
usuarios con el servicio del Grupo de Gestión de TIC en un 50% al final de los cuatro años.
7.2.4 Cumplimiento: Con esta actividad se busca dar cumplimiento al manual de Gobierno Digital
y a la Arquitectura TI Colombia en los lineamientos asociados a las TIC, así como a la
normatividad asociada a la gestión documental de la entidad. Se buscará incrementar el
índice de Gobierno Digital, actualmente la entidad tiene un cumplimiento del 96% .. Con la
participación en el concurso de Máxima Velocidad se fortalece la alineación y cumplimiento
de los lineamientos impartidos por el Ministerio de Tecnologías.
7.3 Alineación con el sector
Durante todo el desarrollo de las actividades, proyectos e iniciativas planteadas, la Entidad
alineará sus procesos, procedimientos y arquitectura con la iniciativa de Arquitectura
Sectorial del Ministerio TIC, la cual se tiene planeada desarrollar durante el período 2017-
2022. Conforme a los ejercicios realizados de Arquitectura Empresarial y los lineamientos
recibidos en la nueva versión del Modelo de Arquitectura Empresarial.
De esta iniciativa sectorial se podrán generar nuevas iniciativas o proyectos, o se podrán
modificar los planteados en el PETIC de la ANE y la nueva Política de Gestión del Espectro
aprobada por el Ministerio de las TICS, garantizando en todo momento cumplir con los
lineamientos de interoperabilidad, racionalización de recursos y otros que surjan durante la
definición y desarrollo de la arquitectura en mención.
7.4 Plan de proyectos e iniciativas
El plan establecido está relacionado cada uno de los seis dominios, se basó en un diagnóstico
preliminar realizado durante el segundo semestre de 2016, en donde se evidenció en la
primera revisión una debilidad en varios dominios de la Arquitectura TI Colombia. A
continuación, se describe el plan de proyectos e iniciativas de tecnología que permitirán
mejorar el cumplimiento de cada uno de los seis dominios, haciendo énfasis no en el
cumplimiento per se, pues no basta con generar documentos para obtener resultados, sino
en la verdadera apropiación de las prácticas y directrices al interior de la ANE, así como
apoyar estratégicamente a la Entidad durante los próximos 4 años.
Es por ello por lo que el cumplimiento será medido en dos aspectos; logro entendido como
la generación del resultado esperado, bien sea un documento, una aplicación o una
combinación de entregables y proceso o apropiación, entendido como la implementación,
aplicación, seguimiento y mejora de los procesos, procedimientos, políticas y demás
artefactos desarrollados.
Finalmente es importante mencionar que el portafolio de proyectos definido se encontraba
inicialmente enfocado más en el cumplimiento de la normatividad aplicable y en la
construcción de los cimientos necesarios que permitieran generar posteriormente más
valor estratégico y misional. Los proyectos misionales, en esta segunda revisión, comienzan
a tener mayor preponderancia, si bien no son todos los requeridos por la Entidad, pues la
misma no cuenta ni con los recursos financieros ni con los recursos humanos suficientes
para poder suplir el gran espectro de necesidades misionales.
Lo anterior no significa que solo hasta terminar el lapso de esta planeación se tendrían en
cuenta los proyectos misionales, todo lo contrario, con la ejecución de este plan se espera
poder evaluar anualmente los avances y las nuevas capacidades obtenidas, que pueden
conllevar a la definición de nuevos proyectos misionales.
Como parte de esta evaluación anual se realizó esta segunda revisión del documento que
incluye los nuevos proyectos surgidos durante los procesos de planeación de la Entidad, así
como de necesidades identificadas posteriormente al desarrollo inicial del PETIC. En la
vigencia 2019 y 2020 se gestionó la revisión de Arquitectura Empresarial y se actualizó la
revisión de Marco de Arquitectura empresarial actualizado y los proyectos del PETIC y la
actualización de la misma para la vigencia 2021.
Cabe aclarar que el proyecto AVEL de TIC e Innovación se fusionó con el proyecto Portal de
Espectro Visible para hacer una implementación más integral, y el proyecto de Consulta de
Manual de Espectro se transformó en el proyecto de Cursos Virtuales PLANEA.
7.5 Indicadores
Para realizar el seguimiento al Plan Estratégico de TIC y a la Gestión de TIC, se definieron
seis indicadores fundamentales, a los que se suman, para cada uno de los proyectos
definidos en el PETIC, los indicadores del Proceso de Gestión de Proyectos definidos por la
entidad. Este conjunto de indicadores permitirá guiar la ejecución del PETIC y brindar alertas
tempranas que permitan corregir la ejecución en caso de ser necesario.
Los indicadores definidos son los siguientes:
Nombre Fórmula Fuente Info Responsable Periodicidad Meta
Porcentaje de cumplimiento de los ANS
Promedio de cumplimiento de los ANS pactados
Mesa de servicio, ANS firmados
Supervisor Mesa de Servicio
Mensual 100%
Porcentaje de disponibilidad de los servicios
Tiempo promedio de no disponibilidad de la infraestructura/ Tiempo total esperado de disponibilidad
Cuadro de disponibilidad
Apoyo en gestión de TI
Mensual 98%
Porcentaje de cumplimiento de presupuesto
Presupuesto ejecutado / Presupuesto disponible
Informes de ejecución financiera
Coordinador Grupo Gestión de TIC
Trimestral 93%
Porcentaje de iniciativas ejecutadas en tiempo
Iniciativas ejecutadas o en ejecución / Iniciativas planeadas en el periodo
Portafolio de iniciativas
Coordinador Grupo de Gestión de TIC
Anual 95%
Satisfacción de los usuarios
Promedio de satisfacción de los usuarios
Encuesta de satisfacción
Encargado Uso y Apropiación
Trimestral 90%
Tiempo de solución de incidentes de seguridad
Promedio en horas de resolución de los incidentes de seguridad
Registro de incidentes de seguridad
Encargado Seguridad y Privacidad de la Información
Mensual 4 horas
críticos y mayores
críticos y mayores detectados
Cumplimiento cronograma de mantenimientos infraestructura tecnológica de TI.
Número de mantenimientos ejecutados/ Número de mantenimientos programados
Plan de mantenimientos infraestructura tecnológica
Coordinador Grupo de Gestión de TIC
Trimestral 95%
7.6 Proyección del presupuesto
Inversión
2017 2018 Rev 1.0 2019 Rev 2.0 2020 2021
$ 2.770.000.000 $ 4,817’348,375 $ 5.983.490.943 $ 3.094.554.915 $ 3.100.000.000
Funcionamiento
2017 2018 Rev 1.0 2019 Rev 2.0 2020 2021
$1,247’888,840 $ 1,225’345,945 $ 422.185.434 $ 120.631.438 $ 350.000.000
Es importante destacar que el presupuesto de funcionamiento se redujo significativamente
en la vigencia 2020, por lo que algunas actividades de rutina se verán aplazadas para la
vigencia 2021 o tendrán un alcance limitado, salvo que exista disponibilidad adicional de
recursos durante la vigencia. Y para la vigencia 2021 se redujo el presupuesto teniendo en
cuenta la proyección solicitada para lo cual se destinó 2.277.875.864 de inversión y
230.000.000 de funcionamiento y un presupuesto adicional para SGDEA por vigencias
futuras de 282.444.956.
8 Plan de comunicaciones
El plan de comunicaciones propuesto incluye dos líneas de comunicación, la sensibilización
a los funcionarios sobre qué es un PETIC y por qué es este importante para la ANE, y la
divulgación de los aspectos más relevantes del presente plan.
El horizonte de desarrollo de este plan no deberá superar los dos meses de ejecución, con
mensajes claros y puntuales siguiendo las recomendaciones del Grupo de Comunicaciones,
quienes serán fundamentales en este proceso.
PLAN DE COMUNICACIONES
Línea de Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Responsable Aprobador Audiencia
1. Divulgación del PETIC
Divulgar el Plan Estratégico de
TIC
Objetivos PETIC 2017-2022 Infografía
e-mail / cartelera
1 vez por objetivo Comunicaciones GTIC
Funcionarios y contratistas ANE
Proyectos e iniciativas Infografía
e-mail / cartelera
1 vez por grupo de iniciativas Comunicaciones GTIC
Funcionarios y contratistas ANE
Equipo TIC y sus responsabilidades Infografía
e-mail / cartelera 1 vez Comunicaciones GTIC
Funcionarios y contratistas ANE
ANEXO 1
ENCUESTA
ANEXO 2. Sistemas de información
Nombre del sistema Portal Institucional Agencia Nacional del Espectro (Página Web)
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Servicio de Información Digital
Objetivo del sistema Publicación de contenidos y comunicaciones de la entidad a la comunidad y sector en general.
Tipo Web con Base de Datos Central
Áreas usuarias Todas
Nombre del sistema CNABF - Cuadro Nacional de Atribuciones de Banda de Frecuencia
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional – Servicio de Información Digital
Objetivo del sistema Muestra la totalidad de los servicios de radiocomunicación del país y su compatibilidad con la descripción de servicios del Reglamento de Radiocomunicaciones de la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) de la cual forma parte la administración de Colombia.
Tipo Web con Base de Datos Central
Áreas usuarias Subdirección de Gestión y Planeación Subdirección de Vigilancia y Control del Espectro
Nombre del sistema Sistema de Monitoreo de Campos RNI – Wavecontrol
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del sistema Herramienta para monitorear en línea los niveles de campos electromagnéticos producidos por las antenas de telecomunicaciones a lo largo del territorio nacional.
Tipo Web con Base de Datos Central
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema Indicadores de eficiencia del Uso del Espectro
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional de Gestión
Objetivo del sistema Evaluar la eficiencia en el uso del espectro
Tipo Web con Base de Datos Central
Áreas usuarias Subdirección de Gestión y Planeación
Nombre del sistema Sistema de Monitoreo de Campos RNI
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Servicio de Información Digital
Objetivo del sistema Herramienta para monitorizar en línea los niveles de campos electromagnéticos producidos por las antenas de telecomunicaciones a lo largo del territorio nacional.
Tipo Web con Base de Datos Central
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control del Espectro
Nombre del sistema Consulta de Espectro en Línea
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del sistema Visualizar y consultar la disponibilidad de espectro en el país.
Tipo Web con base de datos central
Áreas usuarias Subdirección de Gestión y Planeación
Nombre del sistema Sistema de simulación en línea -SpectrumE
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional - Servicio de Información Digital
Objetivo del sistema Herramienta que permite simular las frecuencias a solicitar por parte de los operadores para las cubrimiento y comunicaciones punto a punto microondas.
Tipo Web con base de datos central
Áreas usuarias Subdirección de Gestión y Planeación
Nombre del sistema Cuadro general de contratos
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Apoyo
Objetivo del sistema Cuadro en Excel para relacionar las contrataciones de la entidad.
Tipo Hojas de Cálculo Excel
Áreas usuarias Grupo de Contratación, Subdirección de Soporte Institucional
Nombre del sistema Base de datos de visitas -DB Visitas
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del sistema Almacenar información relacionada con visitas de control técnico de espectro y PQRSD del uso clandestino de espectro (Mejorar el objetivo, validar con el SIS-INFO VISITAS)
Tipo Base de datos
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema Formularios de registro de visitas Grupo Control Técnico del Espectro – TES Avit
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del sistema Herramienta de registro de información referente a las verificaciones de control técnico del espectro radioeléctrico In Situ.
Tipo Web con Base de Datos Central
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema PQRS ANE
Servicio o componente Servicio de Tecnología
Categoría Apoyo
Objetivo del sistema Permitir a los ciudadanos interponer las PQRS y a los funcionarios administrar las mismas por medio de trazabilidad de los datos.
Tipo Web con Base de Datos
Áreas usuarias Todas las áreas
Nombre del sistema Certificados laborales
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Apoyo
Objetivo del sistema Generar los certificados laborales de los funcionarios de la entidad
Tipo BD
Áreas usuarias Todas las áreas
Nombre del sistema Consulta de expediente en línea
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Servicio de Información Digital
Objetivo del sistema Herramienta para realizar la consulta pública de los expedientes y el estado de las investigaciones.
Tipo Web con Base de Datos central
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema Cuadro General de Expedientes - VyC
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del Sistema Relacionar las investigaciones realizadas por el grupo jurídico del área de vigilancia y control.
Tipo Hoja de Cálculo en Excel
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema Software ARGUS
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del sistema Software de gestión de las estaciones remotas de monitoreo de espectro a nivel nacional.
Tipo Cliente/Servidor
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema Software ESCORPIO para el monitoreo del espectro radioeléctrico
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Misional
Objetivo del sistema Monitorear el espectro radioeléctrico a nivel nacional
Tipo Cliente Servidor
Áreas usuarias Subdirección de Vigilancia y Control
Nombre del sistema Actisoft
Servicio o componente Servicio de Tecnología
Categoría Apoyo
Objetivo del sistema
Software para el control de activos fijos, con el desde su incorporación hasta depreciación, traslados, mantenimientos, pólizas. En cualquier momento usted puede consultar de manera inmediata su inventario de act por cualquier: clasificación, ubicación, responsable, estado, factura, marca, ciudad, sucursal, unidad de negocio.
Tipo Web con base datos central
Áreas usuarias Subdirección de Soporte Institucional
Nombre del sistema Integra32
Servicio o componente Servicio de Tecnología
Categoría Servicio de Información
Objetivo del sistema Gestionar el control del acceso de los funcionarios de la ANE
Tipo Cliente / Servidor
Áreas usuarias Todas las áreas
Nombre del sistema OCS Manager
Servicio o componente Servicio de Tecnología
Categoría Servicio de Información
Objetivo del sistema Realizar el inventarios de los activos de hardware y software de TI.
Tipo Cliente / Servidor
Áreas usuarias Todas las áreas
Nombre del sistema Visor del Espectro (Test Monitor Planing)
Servicio o componente Sistema de Información
Categoría Sistema de Información Misional
Objetivo del sistema Contratado los módulos de ocupación del espectro, microondas, radiodifusión sonora.
Tipo Web en modalidad de SaaS
Áreas usuarias Gestión y Planeación del Espectro
Nombre del sistema 3CX
Servicio o componente Servicio de Tecnología
Categoría Servicio de Comunicaciones
Objetivo del sistema Sistema de Comunicaciones unificadas que complementa la plataforma de telefonía ip.
Tipo Web con infraestructura local
Áreas usuarias Todas las áreas
ANEXO 3 Diagrama de Infraestructura
ANEXO 4 Diagrama de Comunicaciones
ANEXO 5 Sistemas de Información vs Procesos
Sistemas de Información
Macroprocesos y Procesos
Gestión Estratégica Misional
Apoyo Evaluación y mejora
Dir
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Eval
uac
ión
in
de
pe
nd
ien
t
e
Portal Web X X X X X
CNABF X X
Sistema de Monitoreo RNI X
Indefi X
Sistema de Monitoreo de Campos X
Consulta Espectro en Línea X
Sistema de Simulación en Línea X
TES Avit X
ARGUS X
Integra 32 X
OCS Manager X
Planea X X
Sistemas UIT X
ICS Manager X X
Suite Office 365 X X X X X X X X X
X
X X
ERP
INTRANET
HORUS
POWER BI
SERVICEDESK
Visualyse
PRTG MONITOR
Cuadro Contratos
X
DB Visitas X
TES Integra X
Certificados laborales X
TES Integra X
Certificados laborales X
Cuadro Expedientes X
TES Integra X
Certificados laborales X
ESCORPIO X
TES Monitor X
Actisoft
X
Cuadro Expedientes X
X 2016 – Sistema en producción
2018 – Sistema en producción
2018 – Sistema dado de baja o usado como histórico
