SISTEMA DE GESTION DE SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADLA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA EL MANEJO DE LA PROPIEDAD DEL PROPIEDAD DEL

CLIENTECLIENTE

Versión: 1

Fecha: 06-09

PROPÓSITO PROPÓSITO

Definir los lineamientos para el manejo de los bienes suministrados por los clientes para el desarrollo de los servicios y productos del Municipio de Pereira.

Numeral 7.5.4 de la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP

1000:2009

Numeral 7.5.4 de la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP

1000:2009

Versión: 1

Fecha: 06-09

POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN

La información o documentos personales del cliente tiene un carácter de confidencialidad, por lo cual el servidor público responsable del trámite o actividad con la propiedad del cliente, debe garantizar la confidencialidad y su uso exclusivo para el trámite en relación.

Los servidores públicos que manejen propiedad del cliente son responsables de su conservación y adecuado almacenamiento.

Si se presenta alguna perdida, deterioro o inconveniente en la entrega de la propiedad del cliente se debe levantar una acción preventiva o correctiva según el caso.

La información o documentos personales del cliente tiene un carácter de confidencialidad, por lo cual el servidor público responsable del trámite o actividad con la propiedad del cliente, debe garantizar la confidencialidad y su uso exclusivo para el trámite en relación.

Los servidores públicos que manejen propiedad del cliente son responsables de su conservación y adecuado almacenamiento.

Si se presenta alguna perdida, deterioro o inconveniente en la entrega de la propiedad del cliente se debe levantar una acción preventiva o correctiva según el caso.

Versión: 1

Fecha: 06-09

DEFINICIÓNDEFINICIÓN

Propiedad del Cliente: Es propiedad del cliente toda aquella información, documentos u objetos que sean suministrados por los clientes externos para la realización de los procesos y que a su vez sean devueltos por no requerir la conservación de los mismos en la entidad.  Ej: Proyectos presentados por la comunidad o entidades, informes presentado por las entidades, fotocopia de documentos personales, documentos y/o bienes suministrados por otros procesos, entre otros.  Nota. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.

Propiedad del Cliente: Es propiedad del cliente toda aquella información, documentos u objetos que sean suministrados por los clientes externos para la realización de los procesos y que a su vez sean devueltos por no requerir la conservación de los mismos en la entidad.  Ej: Proyectos presentados por la comunidad o entidades, informes presentado por las entidades, fotocopia de documentos personales, documentos y/o bienes suministrados por otros procesos, entre otros.  Nota. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.

Versión: 1

Fecha: 06-09

PASOS PARA GARANTIZAR EL PASOS PARA GARANTIZAR EL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL

CLIENTECLIENTEIdentifique cual es la información, documentos o bienes que se necesitan del cliente para la utilización en el proceso o en la ejecución de un proyecto o programa específico. Reciba la información, documentos o bienes, verifique su estado, si cumple con los requisitos necesarios para su utilización (si se encuentran defectos o algún inconveniente comunicarlo al cliente), informe al cliente en cuanto tiempo son devueltos.

Identifique cual es la información, documentos o bienes que se necesitan del cliente para la utilización en el proceso o en la ejecución de un proyecto o programa específico. Reciba la información, documentos o bienes, verifique su estado, si cumple con los requisitos necesarios para su utilización (si se encuentran defectos o algún inconveniente comunicarlo al cliente), informe al cliente en cuanto tiempo son devueltos.

Versión: 1

Fecha: 06-09

PASOS PARA GARANTIZAR EL PASOS PARA GARANTIZAR EL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL

CLIENTECLIENTERegistre adecuadamente los bienes recibidos, identifique si en su proceso ya se tiene un formato que permita registrar la información documentos o bienes recibidos o de lo contrario diligencie el formato REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE.

Marque o identifique la información, documentos o bienes de tal manera que puedan ser reconocida para archivarlo o si estos recorre varios puestos de trabajo o si son estregados al propietario.

Tenga organizado el espacio o archivo para almacenar los documentos o bienes que no se devuelven.

 

Registre adecuadamente los bienes recibidos, identifique si en su proceso ya se tiene un formato que permita registrar la información documentos o bienes recibidos o de lo contrario diligencie el formato REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE.

Marque o identifique la información, documentos o bienes de tal manera que puedan ser reconocida para archivarlo o si estos recorre varios puestos de trabajo o si son estregados al propietario.

Tenga organizado el espacio o archivo para almacenar los documentos o bienes que no se devuelven.

 Versión: 1

Fecha: 06-09

FORMATO REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL FORMATO REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTECLIENTE

Escribir el proceso o dependencia donde se realiza el trámite.

Escribir el proceso o dependencia donde se realiza el trámite.

Se hace firmar al cliente para confirmar la entrega y conformidad

con el uso de los bienes o documentos por parte del proceso

receptor.

Se hace firmar al cliente para confirmar la entrega y conformidad

con el uso de los bienes o documentos por parte del proceso

receptor.

Relacionar el nombre de la persona que entrega el bien o documento y

luego su numero telefónico  

¿Se devuelve al Cliente?: marcar con una X si el bien o documento

recibidos se devuelven al cliente o no.

Relacionar el nombre de la persona que entrega el bien o documento y

luego su numero telefónico  

¿Se devuelve al Cliente?: marcar con una X si el bien o documento

recibidos se devuelven al cliente o no.

Identificar que tramite se desarrollará con esta información.

Identificar que tramite se desarrollará con esta información.

Versión: 1

Fecha: 06-09

Funcionario que se hace responsable de los bienes y documentos recibidos en el transcurso del desarrollo del

tramite.

Funcionario que se hace responsable de los bienes y documentos recibidos en el transcurso del desarrollo del

tramite.

Registrar la fecha en que se recibe la propiedad del cliente.

Registrar la fecha en que se recibe la propiedad del cliente.Describa el tipo de bien o

documento que fue suministrado por el cliente, ejemplo: Fotocopia

de la Cedula de Ciudadanía, Proyecto de Inversión, entre otros. Si son DOCUMENTOS se establece si es un documento original o una

copia

Describa el tipo de bien o documento que fue suministrado por el cliente, ejemplo: Fotocopia

de la Cedula de Ciudadanía, Proyecto de Inversión, entre otros. Si son DOCUMENTOS se establece si es un documento original o una

copia

Registre la fecha en que hace entrega del bien o documento a su propietario, en caso de que el bien no se devuelva escriba No aplica o

su abreviación N.A.

Registre la fecha en que hace entrega del bien o documento a su propietario, en caso de que el bien no se devuelva escriba No aplica o

su abreviación N.A.

Registre el sitio donde será almacenado el bien o documento,

propiedad del cliente ya sea de forma permanente cuando este no se devuelve o transitoria mientras

este es devuelto a su dueño..

Registre el sitio donde será almacenado el bien o documento,

propiedad del cliente ya sea de forma permanente cuando este no se devuelve o transitoria mientras

este es devuelto a su dueño..

Describa el estado del bien o documento, puede ser en los

siguientes términos: buena, regular o malo.

Describa el estado del bien o documento, puede ser en los

siguientes términos: buena, regular o malo.

Si es un Documento la cantidad de hojas o folios y si en un bien la

cantidad con la unidad de media.

Si es un Documento la cantidad de hojas o folios y si en un bien la

cantidad con la unidad de media.

Haga firmar esta casilla del propietario del bien o documento

que recibe a conformidad.

Haga firmar esta casilla del propietario del bien o documento

que recibe a conformidad.

En este espacio se pueden hacer las anotaciones del manejo del

documento o el bien o si el cliente no vuelve por estos.

En este espacio se pueden hacer las anotaciones del manejo del

documento o el bien o si el cliente no vuelve por estos.

RECUERDA:

LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PUEDE INCLUIR LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y LOS DATOS

PERSONALES.

RECUERDA:

LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PUEDE INCLUIR LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y LOS DATOS

PERSONALES.

Versión: 1

Fecha: 06-09