SISTEMA DE GESTION DE SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADLA CALIDAD

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO AUDITORIA AUDITORIA

INTERNA INTERNA

Versión: 11

Fecha: 05-12

Aplica a las auditorias internas de

SGC, SCI y SySO

Aplica a las auditorias internas de

SGC, SCI y SySO

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA

Tiene como propósito establecer el procedimiento para planificar y desarrollar el programa de auditorias internas de calidad, orientado a verificar si el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, Sistema de Control Interno -SCI y el Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional – SySO, es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos establecidos por la entidad y a evaluar su implementación y eficacia para alcanzar los objetivos establecidos.

CUMPLE CON EL NUMERAL 8.2.2 DE LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009 y MECI, NUMERAL 4.5.5 DE LA NORMA OHSAS

18001:2007

Versión: 11

Fecha: 05-12

¿QUÉ ES UNA AUDITORIA ¿QUÉ ES UNA AUDITORIA INTERNA ?INTERNA ?

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el nivel en que se cumplen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el nivel en que se cumplen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

Versión: 11

Fecha: 05-12

POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN

•La Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico será la encargada en conjunto con el Proceso Control de Verificación y Evaluación de elaborar el Plan de Auditoria.

•Para la selección del equipo auditor se debe tener en cuenta la Matriz de Perfiles para Auditores.

•Se realizara reunión de apertura y de cierre para cada proceso.

•Se deberá llevar un control sobre la información que deben entregar los auditores.

•La Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico será la encargada en conjunto con el Proceso Control de Verificación y Evaluación de elaborar el Plan de Auditoria.

•Para la selección del equipo auditor se debe tener en cuenta la Matriz de Perfiles para Auditores.

•Se realizara reunión de apertura y de cierre para cada proceso.

•Se deberá llevar un control sobre la información que deben entregar los auditores.

Versión: 11

Fecha: 05-12

POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN•Los informes, listas de chequeo y reportes se deben entregar en los 6 días hábiles siguientes al desarrollo de la auditoria y cuando se cambie las condiciones de la auditoria se debe detallar en el Plan de Auditoria hora, fecha y se debe incluir una nota dando las razones de dichos cambios.

•El auditor deberá verificar que los criterios, es decir, lo que debe hacer la entidad sea lo que se evidencia, al ser lo que se hace, para determinar que el sistema es adecuado.

•Se dispondrá de expertos técnicos cuando sea apropiado para el objetivo particular del plan de auditoria

•En las auditorias de segunda parte se utilizaran los documentos del contratista, excepto las actas de apertura y de cierre que serán en los formatos del Municipio de Pereira.

•Los informes, listas de chequeo y reportes se deben entregar en los 6 días hábiles siguientes al desarrollo de la auditoria y cuando se cambie las condiciones de la auditoria se debe detallar en el Plan de Auditoria hora, fecha y se debe incluir una nota dando las razones de dichos cambios.

•El auditor deberá verificar que los criterios, es decir, lo que debe hacer la entidad sea lo que se evidencia, al ser lo que se hace, para determinar que el sistema es adecuado.

•Se dispondrá de expertos técnicos cuando sea apropiado para el objetivo particular del plan de auditoria

•En las auditorias de segunda parte se utilizaran los documentos del contratista, excepto las actas de apertura y de cierre que serán en los formatos del Municipio de Pereira.

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 1: Planeación de la ETAPA 1: Planeación de la AuditoriaAuditoria

Se realiza la planificación anual Se realiza la planificación anual

Se elabora el Plan de Auditoria Se elabora el Plan de Auditoria

Notificar a los auditores y auditados

Notificar a los auditores y auditados

Realizar Reunión de Apertura en Reunión de apertura con el Comité

Coordinador de Gestión y Control y en otra reunión con el equipo

auditor, explicando la metodología, ratificando Objetivo, Alcance y

confirmando el Plan de Auditoria

Realizar Reunión de Apertura en Reunión de apertura con el Comité

Coordinador de Gestión y Control y en otra reunión con el equipo

auditor, explicando la metodología, ratificando Objetivo, Alcance y

confirmando el Plan de Auditoria

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 1: Planeación de la AuditoriaETAPA 1: Planeación de la Auditoria

Identificar los Criterios de Auditoria sobre las cuales se basará la

Auditoría teniendo en cuenta el estado del proceso o subproceso a

auditar y los resultados de Auditorias anteriores.

Identificar los Criterios de Auditoria sobre las cuales se basará la

Auditoría teniendo en cuenta el estado del proceso o subproceso a

auditar y los resultados de Auditorias anteriores.

Elaborar las Listas de Chequeo con base en los Criterios de Auditoria

establecidos.

Elaborar las Listas de Chequeo con base en los Criterios de Auditoria

establecidos.

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 2: Ejecución de la Auditoría ETAPA 2: Ejecución de la Auditoría

El auditor realiza una reunión de apertura en el proceso

asignado.

El auditor realiza una reunión de apertura en el proceso

asignado.

Se da inicio a la auditoria, se lleva registro en las listas de

chequeo de las Conformidades, No conformidades y

Observaciones que se tengan.

Se da inicio a la auditoria, se lleva registro en las listas de

chequeo de las Conformidades, No conformidades y

Observaciones que se tengan.

Les recuerdo el objetivo y alcance de la auditoria,

verificar el plan de auditoria para confirmar la asistencia del personal

a auditar en las horas establecidas

¿Cómo desarrollan las actividades?

Veamos los documentos y registros.

POLITICA DE OPERACIÓN .

Para conservar la independencia y asegurar la objetividad e imparcialidad los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Las Auditorias deben ser desarrolladas de acuerdo al Plan de Auditoria del SGC, SCI y SySO, el cual debe considerar el estado y la importancia de los procesos, así como los resultados de auditorias previas.

POLITICA DE OPERACIÓN .

Para conservar la independencia y asegurar la objetividad e imparcialidad los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Las Auditorias deben ser desarrolladas de acuerdo al Plan de Auditoria del SGC, SCI y SySO, el cual debe considerar el estado y la importancia de los procesos, así como los resultados de auditorias previas.

Presentar a los auditados los resultados y conclusiones de la

auditoria haciendo un balance de la auditoria, (aspectos positivos,

hallazgos encontrados y conclusiones).

Presentar a los auditados los resultados y conclusiones de la

auditoria haciendo un balance de la auditoria, (aspectos positivos,

hallazgos encontrados y conclusiones).

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 3: Información de la ETAPA 3: Información de la

AuditoríaAuditoría Elaborar el informe de la

auditoria

Elaborar el informe de la auditoria

Enviar el Informe de Auditoria al Líder del

Proceso

Enviar el Informe de Auditoria al Líder del

Proceso

Entregar la lista de chequeo en digital y copia del informe de

Auditoría en medio físico y digital a la Dirección Operativa de

Direccionamiento Estratégico.

Entregar la lista de chequeo en digital y copia del informe de

Auditoría en medio físico y digital a la Dirección Operativa de

Direccionamiento Estratégico.

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 3: Información de la ETAPA 3: Información de la

AuditoríaAuditoría Elaboración de los reportes de

no conformidad y acción de mejora con base en el informe

de auditoria

Elaboración de los reportes de no conformidad y acción de

mejora con base en el informe de auditoria

Control Interno Revisa y Consolida las AC y AP en el

Plan de Mejoramiento del SGC y lo publica en el servidor

Control Interno Revisa y Consolida las AC y AP en el

Plan de Mejoramiento del SGC y lo publica en el servidor

Entregar los reportes diligenciados de no

conformidad y acción de mejora a Control Interno

Entregar los reportes diligenciados de no

conformidad y acción de mejora a Control Interno

El auditado deberá reunirse con el auditor con el fin de que este verifique que las acciones planteadas son

pertinentes al igual que las fecha de cierre de los respectivos hallazgos.

Versión: 11

Fecha: 05-12

NOTA:

Para el establecimiento de las fechas de implementación de las actividades propuestas en el Correctivo y Acción Correctiva o preventiva, se debe tener en cuenta los tiempos establecidos en el ítem 3.3 del procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

ETAPA 4: Conclusión de la ETAPA 4: Conclusión de la Auditoria.Auditoria.

Elaboración del informe consolidado de todo el Municipio de Pereira

Elaboración del informe consolidado de todo el Municipio de Pereira

Se realiza reunión de cierre general con el Comité

Coordinador de Gestión y Control y el equipo auditor,

donde se hace la presentación del informe general de la

auditoria.

NOTA: Si es necesario se pueden realizar varias

reuniones.

Se realiza reunión de cierre general con el Comité

Coordinador de Gestión y Control y el equipo auditor,

donde se hace la presentación del informe general de la

auditoria.

NOTA: Si es necesario se pueden realizar varias

reuniones.

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 5: Evaluación de los ETAPA 5: Evaluación de los Auditores.Auditores.

Los Auditores serán evaluados por los lideres

de proceso

Los Auditores serán evaluados por los lideres

de proceso

Se recolectan los datos y se realiza el respectivo análisis,

para establecer el plan de mejoramiento

Se recolectan los datos y se realiza el respectivo análisis,

para establecer el plan de mejoramiento

Se informa los resultados de la evaluación a los

Auditores

Se informa los resultados de la evaluación a los

Auditores

Versión: 11

Fecha: 05-12

ETAPA 6: Seguimiento a las ETAPA 6: Seguimiento a las acciones establecidasacciones establecidas

Los seguimientos lo hará Control Interno después de que ha

transcurrido el plazo acordado para el cierre de las acciones

correctivas o preventivas

Los seguimientos lo hará Control Interno después de que ha

transcurrido el plazo acordado para el cierre de las acciones

correctivas o preventivas

Realizar seguimiento a las acciones planteadas por el auditado en las fechas previstas para el cierre de las mismas y

de su eficacia

Realizar seguimiento a las acciones planteadas por el auditado en las fechas previstas para el cierre de las mismas y

de su eficacia

Versión: 11

Fecha: 05-12

RECUERDA!!!RECUERDA!!!

LAS AUDITORIAS SON UNA OPORTUNIDAD PARA MEJORAR!!!!

Versión: 11

Fecha: 05-12