OFICINA SIN PAPEL, OFICINA SIN PAPEL, UNIVERSIDAD CON MEMORIAUNIVERSIDAD CON MEMORIADEPARTAMENTO DE GESTION DOCUMENTAL DEPARTAMENTO DE GESTION DOCUMENTALMISINMISINHacerpartedelplanestratgiconacional Hacerpartedelplanestratgiconacional desarrollandoprogramasdediseoe desarrollandoprogramasdediseoe implementacindemodelosparala implementacindemodelosparala gestin documental. gestin documental. Liderarlaorganizacin,conservaciny Liderarlaorganizacin,conservaciny consultadelpatrimoniodocumentalde consultadelpatrimoniodocumentalde launiversidadylaptima launiversidadylaptima administracin y gestin de los archivos.administracin y gestin de los archivos. VISINVISINPromover la aplicacin archivstica en la Promover la aplicacin archivstica en la Universidad Cooperativa de Colomia. Universidad Cooperativa de Colomia. !acilitar la comprensin de la importancia !acilitar la comprensin de la importancia de los documentos como lengua"e de los documentos como lengua"e natural de la administracin, testimonio natural de la administracin, testimonio y #uente para el conocimiento y y #uente para el conocimiento y desarrollo de la comunidad educativa y desarrollo de la comunidad educativa y el sector solidario. el sector solidario. $rganizacin de %rchivos& $rganizacin de %rchivos&' (ectora (ectora' )ecretara *eneral )ecretara *eneral' %rchivo Central %rchivo Central' La Comuna La Comuna' !acultad de )ociologa !acultad de )ociologa' Comuna +Historias Laorales, Comuna +Historias Laorales,-igitalizacin de series documentales& -igitalizacin de series documentales&' (esoluciones (esoluciones' %cuerdos %cuerdos' Historias Laorales Historias Laorales' Convenios ConveniosLOGROS EN FASES LOGROS EN FASES ANTERIORESANTERIORESJUSTIFICACINJUSTIFICACIN.nlaUniversidade/isteunasentida .nlaUniversidade/isteunasentida necesidaddeestalecermecanismosde necesidaddeestalecermecanismosde controlsistematizados0uegaranticenel controlsistematizados0uegaranticenel 1u"oadecuadoyoportunodelas 1u"oadecuadoyoportunodelas comunicaciones,mediantela comunicaciones,mediantela implementacindeunso#t2are implementacindeunso#t2are especializado, 0ue integre los procesos y especializado, 0ue integre los procesos y permitaelseguimiento,controldelas permitaelseguimiento,controldelas comunicacionesylaconservacindel comunicacionesylaconservacindel patrimoniodocumentaldela patrimoniodocumentaldela Universidad.Universidad.OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL-isponer de las Unidades de Correspondencia y-isponer de las Unidades de Correspondencia y %rchivocomoinstrumentosparala%rchivocomoinstrumentosparala modernizacindelagestinadministrativa,modernizacindelagestinadministrativa, utilizandolosarchivosorganizadoscomoutilizandolosarchivosorganizadoscomo recursos3sicosdein#ormacin0uerecursos3sicosdein#ormacin0ue garanticenelmane"oadecuadodelasgaranticenelmane"oadecuadodelas comunicacionesen#ormatodigitalcomunicacionesen#ormatodigital minimizando el 1u"o y trazailidad del #ormatominimizando el 1u"o y trazailidad del #ormato papelencadadependenciayproporcionandopapelencadadependenciayproporcionando unservicior3pidoye4cazalinteriordelaunservicior3pidoye4cazalinteriordela Universidadalmismotiempo0ueserecopilaUniversidadalmismotiempo0ueserecopila y preserva la 5emoria 6nstitucional. y preserva la 5emoria 6nstitucional. OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOSESPECIFICOS6nstitucionalizar y centralizar la 6nstitucionalizar y centralizar la administracin, mane"o, recoleccin y administracin, mane"o, recoleccin y custodia custodia de la documentacin de los de la documentacin de los di#erentes archivos de gestin y vitales di#erentes archivos de gestin y vitales con ayuda con ayuda de las nuevas tecnologas.de las nuevas tecnologas.-igitalizacin de %rchivos.-igitalizacin de %rchivos.%plicacin de 7uevas 8ecnologas para el %plicacin de 7uevas 8ecnologas para el desarrollo de las actividades.desarrollo de las actividades.RESULTADOS RESULTADOS ESPERADOSESPERADOSMETAS RESPONSABLE TIEMPOADQUISICIN DE SOFTWARE PARA DIGITALIZACIN, INDIZACIN Y RECUPERACIN DE INFORMACINDepartament !e "#"tema", Departament !e $e"t#%n !&'menta( ) Se&retar#a Genera(I per*! !e +,,-ELABORACIN E INSTITUCIONALIZACIN POR MEDIO DE ACTO ADMINISTRATI.O, DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES Y ARC/I.0STICOSDepartament !e Ge"t#%n D&'menta( ) Se&retar#a Genera( I per*! !e +,,-CONFORMACIN DE COMIT1S IDONEOS EN CADA DEPENDENCIA PARA DETERMINAR IMPORTANCIA DE DOCUMENTOS Y DEFINIR SU DESCARTE2Departament !e $e"t#%n !&'menta( ) 3e4e" !e !epen!ena" I per*! !e +,,-INCLUIR EN LA E.ALUACIN DE DESEMPE5O EL ITEM DE CAPACITACION EN GESTIN DOCUMENTALDepartament !e Ge"t#%n D&'menta( ) 6e4e" !e !epen!ena" II per*!+,,-METODOLOGIA Y PLAN METODOLOGIA Y PLAN DE TRABAJODE TRABAJOImplement!"#n$!p!"t!"#n%&'(eImplement!"#n$!p!"t!"#n%&'(e elmne)&*elS&+t,(e$n-e.&%elmne)&*elS&+t,(e$n-e.&% p(&!e*"m"ent&%/ p(&!e*"m"ent&%/Le.ntm"ent&*e*"0n#%t"!&%*elLe.ntm"ent&*e*"0n#%t"!&%*el 1-)& *&!-mentl $ %-% !(!te(2%t"!%,1-)& *&!-mentl $ %-% !(!te(2%t"!%, "n.ent("&%, !-*(&% *e !l%"3!!"#n $"n.ent("&%, !-*(&% *e !l%"3!!"#n $ t'l%*e(eten!"#np(e%t'le!e(t'l%*e(eten!"#np(e%t'le!e( p(&!e%&%$p(&!e*"m"ent&%pl"!n*&p(&!e%&%$p(&!e*"m"ent&%pl"!n*& ln&(mt"."**le0l."0ente$ln&(mt"."**le0l."0ente$ pe(m"t"( el !&nt(&l $ l !&n%-lt e3!4pe(m"t"( el !&nt(&l $ l !&n%-lt e3!4 *e l&% *&!-ment&%/ *e l&% *&!-ment&%/PLAN DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO ARC5IVOARC5IVO.laoracin de 6nventarios. .laoracin de 6nventarios.-igitacin de la in#ormacin registrada en los !ormatos de-igitacin de la in#ormacin registrada en los !ormatos de 6nventarios para #acilitar su consulta. 6nventarios para #acilitar su consulta.%limentacin de las ases de datos sore los inventarios%limentacin de las ases de datos sore los inventarios elaorados de documentos reciidos por trans#erencias. elaorados de documentos reciidos por trans#erencias..liminacin de documentos de acuerdo a los Cuadros de.liminacin de documentos de acuerdo a los Cuadros de Clasi4cacin y a las 8alas de (etencin -ocumental.Clasi4cacin y a las 8alas de (etencin -ocumental. -igitalizacin de documentos para la conservacin-igitalizacin de documentos para la conservacin permanente de los mismos. permanente de los mismos.(ecepcin de documentos con su respectivo soporte #sico(ecepcin de documentos con su respectivo soporte #sico y magntico de trans#erencias documentales al archivoy magntico de trans#erencias documentales al archivo central. central.(elacin y entrega de suministros para las dependencias(elacin y entrega de suministros para las dependencias 0ue lo solicitan. 0ue lo solicitan.%poyo para la aplicacin de tcnicas archivsticas en las%poyo para la aplicacin de tcnicas archivsticas en las dependencias 0ue lo soliciten. dependencias 0ue lo soliciten..stalecer rutas 0ue cumplan con tiempos y controlen el.stalecer rutas 0ue cumplan con tiempos y controlen el 1u"o documental para1u"o documental paraserseraplicados al 9or:1o2 0ueaplicados al 9or:1o2 0ue contiene el so#t2are. contiene el so#t2are.;. ;. 6denti4car la correspondencia 6nterna y ./terna6denti4car la correspondencia 6nterna y ./terna mediante un rtulo 0ue permitamediante un rtulo 0ue permitallevarllevarel control delel control del volumen documental entrante y saliente en la Universidad. volumen documental entrante y saliente en la Universidad..)eguimiento estadstico a las dependencias sore la)eguimiento estadstico a las dependencias sore la correspondencia enviada nacional e internacional paracorrespondencia enviada nacional e internacional para determinar los costos 0ue implica. determinar los costos 0ue implica.PLAN DE TRABAJO PLAN DE TRABAJO ARC5IVOARC5IVO