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OFICINA ASESORA DE PLANEACION INFORME DE GESTIÓN 2018

Versión: 06 11/12/2013 Página 1 de 11

Bogotá D.C., Enero 28 de 2019

PLANEACION ESTRATEGICA 2015-2018 INFORME DE GESTIÓN 2018

Contenido 1 OBJETO DEL INFORME: ........................................................................................................ 1

2 MARCO ESTRATEGICO: ........................................................................................................ 1

3 ALCANCE: ................................................................................................................................ 1

4 RESULTADOS: ........................................................................................................................ 2

4.1 CUMPLIMIENTO A LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS AÑO 2018: .................................. 2

4.2 CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN POR DEPENDENCIAS AÑO 2018 ....................... 4

5 CUMPLIMIENTO DE EJECUCION PRESUPUESTAL DEL AÑO 2018 .................................. 5

6 ACTUALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL: ............................................ 7

7 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA ............................................................................................... 8

1 OBJETO DEL INFORME:

Dar a conocer el cumplimiento del plan estratégico y las prioridades estratégicas del Archivo General de la Nación para la vigencia 2018. Complementariamente se presenta en el informe el nivel de avance a las tareas que impactan el desarrollo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG2.

2 MARCO ESTRATEGICO:

La estructura del Plan Estratégico Institucional se desarrolla en cuatro ejes estratégicos, con veintiún retos o prioridades estratégicas (dos menos respecto a la definición inicial en el Plan Estratégico Institucional), soportadas por seis proyectos de inversión inscritos en el Departamento Nacional de Planeación - DNP.

Proyectos Estratégicos AGN 2018

3 ALCANCE: La información contenida en el presente informe recoge lo ejecutado en la vigencia 2018, respecto a :.

• La ejecución de la Gestión Estratégica y la ejecución presupuestal entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2018.

▪ Cumplimiento de las metas del Plan de Acción por Dependencias de la vigencia 2018. ▪ Los resultados en la actualización de los Mapas de Riesgos por Procesos.

GESTION DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL

MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN DEL

SNA

MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO

RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN EN EL AGN

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS

INSTALACIONES DEL AGN

MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA

LA CREACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES

FINANCIERAS PÚBLICAS LIQUIDADAS

IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

EN COLOMBIA

APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Archivos de Derechos

Humanos y Derecho

Internacional

EJES ESTRATEGICOS

PROYECTOS PROYECTOS



4 RESULTADOS:

4.1 CUMPLIMIENTO A LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS AÑO 2018: El indicador de avance al cumplimiento de las metas de las Prioridades Estratégicas para la vigencia 2018 se ilustra a continuación (recuadro derecho de las gráficas), así como el avance acumulado de la meta para el cuatrienio (recuadro izquierdo de la gráfica).Ver Anexo 1.

El cumplimiento de la prioridad estratégica número uno permite la elaboración de las TRD y TVD, cuya consulta está en línea a nivel nacional, teniendo en cuenta que hay definidos sesenta y un (61) términos de series y subseries agrupados así: diez dependencias de apoyo y en las gobernaciones para las Secretarías de Salud y Educación. Esto a su vez acelera los tiempos de convalidación y facilita la consulta en línea de los grupos de valor. Por otro lado, se amplió la cobertura de entidades atendidas a través de capacitación en temas de gestión documental TRD, Programa de Gestión Documental – PGD, con el fin de que las entidades se apropien de la política archivística del país. Con el cumplimiento de las prioridades estratégicas se fortaleció la gestión del patrimonio documental por cuanto puso a disposición del público en la web más de 20 millones de imágenes, ampliando el acervo y la oferta a los investigadores y así dar cumplimiento a la misionalidad del AGN. Se garantizó la protección de nuevos fondos documentales históricos. Se intervino más de 8 millones de documentos logrando mantener el acervo documental en condiciones de preservación y se hicieron restauración de fondos. Se optimizó la consulta de los investigadores a fondos nuevos. En este cuatrienio se terminó la descripción de 62 fondos de la sección colonia.

Ilustración 1Avance Prioridades Estratégicas AGN – 2018 Eje Modernización archivos públicos

Ilustración 2 Avance Prioridades Estratégicas AGN – 2018 Eje Gestión del patrimonio documental



Mediante la aplicación móvil ArchiApp el Archivo General de la Nación incorporó nuevas funcionalidades para acercar al ciudadano a la entidad, a los eventos, las noticias, las publicaciones y a la normatividad. La aplicación cuenta con una exposición diaria de tesoros documentales que conforman el patrimonio documental colombiano, así mismo con un lector de código QR el cual permite conocer documentos custodiados por el AGN de 6 entidades. Se implementaron servicios para población con enfoque diferencial de los cuales se destacan; implementación de señalética en braille para la sede principal del AGN, diez documentos históricos en formato Braille, doscientos libros digitalizados para población con discapacidad, se dispuso la plataforma “Centro de Relevo” que cuenta con un intérprete en línea para transmitir el mensaje de lengua de señas a voz y viceversa, en tiempo real, lo que permite facilitar la comunicación. Así mismo se implementó en la Sala de Investigación el software JAWS que convierte todo el contenido de la pantalla en sonido para que las personas con discapacidad visual puedan navegar en la plataforma del AGN. Frente al tema de alianzas el AGN las ha realizado con FENASCOL y FUMDIR con el fin de aunar esfuerzos para desarrollar conjuntamente actividades, proyectos, planes y acciones con un enfoque diferencial, de tal forma que contribuyan al mejoramiento en temas de inclusión. Con respecto a la modernización del laboratorio del AGN se logró fortalecer el trabajo en equipo a partir del entendimiento de los procesos físico - químicos y biológicos degradantes y el trabajo interdisciplinario, implementando metodologías y materiales de vanguardia a nivel mundial, como son las técnicas y materiales japoneses, mediante los cuales el laboratorio de restauración ha promovido la producción intelectual, realizando tratamientos cada vez más eficaces y amigables con el medio ambiente.

Respecto a la dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital se esta construyendo una estructura tecnológica y organizativa que brinde soporte al modelo de gestión y preservación de la información digital. El objetivo a conseguir a futuro es que todo el acervo documental custodiado en papel en el AGN pueda estar descrito y digitalizado y de esta manera ser consultado y accedido junto a la información nacida digital. Con la herramienta SISNA toda la información que presenta está abierta a todo tipo de público. De igual manera cuenta con otras ventajas como: • Se actualiza en tiempo real. • Permite cruzar datos y verlos gráficamente en un tiempo real. • Admite verificar en qué aspectos el AGN debe fortalecer su presencia para un mejor cumplimiento

de la política archivística

Ilustración 3Avance Prioridades Estratégicas AGN – 2018 Eje Modernización y homogenización del SNA



• Es una plataforma interactiva que además de entregar datos generales al usuario, le permite llegar a datos específicos navegando a través de los indicadores.

Frente al Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE, la Subdirección de Tecnologías del AGN ha venido trabajando en la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, la generación de lineamientos técnicos para la aplicación de tecnología en los archivos, en temas de gestión documental electrónica, digitalización y preservación a largo plazo. Respecto a ampliar la cobertura del SNA se realizaron atenciones en temas de asistencia técnica, capacitación, inspección y vigilancia y conceptos técnicos y contó con 5.418 asistentes virtuales a capacitación mediante la Plataforma Virtual. Del Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, se logró 1.551 entidades censadas en el cuatrienio Frente a la prioridad estratégica Sistema de Información de Archivos de Derechos Humanos. Implementación de la política de archivos de DDHH, se atendieron directamente a más de 6.500 personas en capacitación sobre Derechos Humanos y Archivos y se dieron alrededor de 100 visitas focalizadas a entidades del Estado. Se desarrolló el Acuerdo 04 de 2015 y la Circular 1 de 2017.

Se adquirió una sede en la ciudad de Funza Cundinamarca en la que se habilitaron espacios de trabajo para 170 personas frente a la parte operativa, se desarrolló un montaje industrial de 8.000 m2 de área para albergar 60 kilómetros lineales de archivos cumpliendo con ley de conservación de archivos. Esta infraestructura es única en Latinoamérica en su tipo con un diseño ajustado a la preservación del documento, cumpliendo criterios de ahorro de eficiente de energía y con bajos costos de mantenimiento. 4.2 CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN POR DEPENDENCIAS AÑO 2018 El año cerró con 7.309 actividades (de un inicial de 7.321) resultado de la reprogramación de los Planes de Acción por Dependencias de la Dirección General, la Oficina Asesora de Planeación y del Grupo de Compras y Adquisiciones.

Tabla 1 Consolidado cumplimiento de lo programado trimestral y de la Meta Anual

Los datos de cumplimiento se interpretan como se indica a continuación de acuerdo al siguiente reglaje de semaforización de resultados: Cumplimiento en nivel superior al 90% para el acumulado del trimestre respecto a la Meta anual.

ENE - MAR ABR - JUN JUL - SEPT OCT - DIC

94,0% 92,1% 90,1% 90,8% 96,3%

87,4% 86,4% 88,7% 90,2% 91,2%

97,7% 91,4% 83,0% 81,2% 96,9%

95,8% 93,8% 94,0% 98,7% 98,7%

92,2% 94,9% 88,2% 84,6% 97,8%

98,8% 99,0% 94,9% 97,8% 98,7%

91,9% 87,4% 91,8% 92,4% 94,3%

CONSOLIDADO DICIEMBRE 2018

SECRETARIA GENERAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIRECCION GENERAL

SUBD SATPA

SUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SUBD TIADE

SUBD DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

CUMPLIMIENTO DE LO PROGRAMADO POR TRIMESTREDEPENDENCIAS CUMPLIMIENTO

TOTAL

Ilustración 4 Avance Prioridades Estratégicas AGN – 2018 Eje Fortalecimiento institucional



Cumplimiento en nivel entre el 60% y el 89.9% para el acumulado del trimestre respecto a la meta

anual. Cumplimiento en nivel inferior al 60% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual. La información de ejecución de cumplimiento del Plan de Acción por Dependencias para la vigencia 2018 indica un resultado de cumplimiento de la meta anual del 96,3% respecto a un avance esperado del 100%. 5 CUMPLIMIENTO DE EJECUCION PRESUPUESTAL DEL AÑO 2018 El total del presupuesto asignado para la vigencia fiscal 2018 fue de $27.019 millones, se ejecutaron compromisos en un 98,71% y en obligaciones el 89,40% quedando por debajo de la meta en 10,60% La distribución de la ejecución del presupuesto desde la obligación fue: (i) gastos de funcionamiento del 97,75% e (ii) inversión el 83,13%.

En la siguiente tabla se muestra la ejecución presupuestal por cada uno de los proyectos inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación – DNP

PROYECTO

APROPIACIÓN VIGENTE

CDP %

COMPROMISO %

OBLIGACION

%

Implantación del sistema nacional de archivos en Colombia.

7.960,93 7.869,26 98,85% 7.869,26 98,85% 7.765,76 97,55%

Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble para la creación y puesta en funcionamiento del archivo intermedio de las entidades financieras públicas liquidadas. Región Bogotá D.C.

2.675,70 2.648,84 99,00% 2.648,84 99,00% 983,12 36,74%

Preservación del patrimonio documental colombiano.

1.700,00 1.694,40 99,67% 1.694,40 99,67% 1.692,99 99,59%

Renovación e implementación de tecnologías de la información en el archivo general de la Nación

1.520,00 1.504,78 99,00% 1.504,78 99,00% 1.323,43 87,07%

Aplicación sistema integral nacional de archivos electrónicos nacional

900,00 899,67 99,96% 899,67 99,96% 799,76 88,86%

Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del archivo general de la Nación

660,00 624,09 94,56% 624,09 94,56% 250,21 37,91%

TOTAL GENERAL 15.416,63 15.241,04 98,86% 15.241,04 98,86% 12.815,28 83,13%

Tabla 3 Detallado de ejecución de Gastos de Inversión - Fuente: SIIF Nación, Cifras en millones de pesos.

En lo que respecta a los ingresos por concepto de ventas de servicios se refiere (proyectos y capacitaciones en materia archivística), durante la vigencia 2018 se obtuvo el siguiente:

Tabla 4Resultado ingresos facturados vigencia 2018, fuente SIIF Nación. Cifras en millones de pesos

Los ingresos facturados en la vigencia fueron de $7.947 millones frente a la meta de ingresos aforados de $7.206 mostrando unos excedentes de $741 millones.

APR. VIGENTE

VALOR VALOR % META

MES %

DÉFICIT O

SUPERÁVIT

%

VALOR % META

MES %

DÉFICIT O

SUPERÁVIT

%

VALOR % META

MES %

DÉFICIT O

SUPERÁVI

T %

GASTOS DE FUCIONAMIENTO 11.603 11.429 98,50% 97,39% 1,11% 11.429 98,50% 100,00% -1,50% 11.341 97,75% 100,00% -2,25%

SERVICIOS PERSONALES 8.833 8.816 99,81% 8.816 99,81% 8.816 99,81%

GASTOS GENERALES 2.595 2.484 95,70% 2.484 95,70% 2.396 92,32%

TRANSFERENCIAS 175 129 73,82% 129 73,82% 129 73,82%

GASTOS DE INVERSIÓN 15.417 15.241 98,86% 100,00% -1,14% 15.241 98,86% 100,00% -1,14% 12.815 83,13% 100,00% -16,87%

TOTAL 27.019 26.670 98,71% 98,89% -0,18% 26.670 98,71% 100,00% -1,29% 24.157 89,40% 100,00% -10,60%

DESCRIPCION

EJECUCION CDP EJECUCION COMPROMISO EJECUCIÓN OBLIGACIÓN

Tabla 2 Informe consolidado de ejecución del presupuesto vigencia 2018 - Cifras en millones de pesos. Fuente: SIIF Nación

98,5098,86 98,71

97,75 83,13

89,40

FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN EJECUCIÓN TOTAL

COMPROMISOS VS OBLIGACIONES

% EJECUCIÓNCOMPROMISOS

% EJECUCIÓN OBLIGACIONES



4 AVANCES EN LA APLICACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DEL ESTADO – MIPG2:

Luego de la emisión del decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 y con el fin de continuar con la aplicación de sus políticas dentro de la planeación institucional, resultado del autodiagnóstico sugerido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la revisión de aspectos descritos en la guía de implementación del modelo se relacionan las actividades planeadas para el Archivo General de la Nación durante la vigencia 2018 (figura 2), arrojando un resultado de 7.321 actividades (disminuido en 12 actividades resultado de reprogramaciones aplicadas a la planeación inicial) las cuales arrojan el balance mostrado en las gráficas 3 y 4 siguientes (con corte a septiembre 30 de 2018).

ACTIVIDADES Y/O OBLIGACIONES PRODUCTOS O EVIDENCIAS P/E

En

ero

Feb

rero

Marz

o

Ab

ril

Mayo

Ju

nio

Ju

lio

Ag

osto

Sep

tiem

bre

Octu

bre

No

vie

mb

re

Dic

iem

bre

Total

Planeado

---------------

Total

Ejecutado

Planeación Institucional 1 1 2Fortalecimiento Organizacional y simplif icación

de procesos2 1 1 1

Transparencia, acceso a la información pública

y lucha contra la corrupción3 1 1

Transparencia, acceso a la información pública

y lucha contra la corrupción4 2 2 2 3 1

Planeación Institucional 5 1 2 2 1

Gestión del conocimiento y la innovación 6 1Seguimiento y evaluación del desempeño

Institucional7 3 3 2 3 2 2 3 2 2 3 2 2

Gobierno Digital - GEL 8

Planeación Institucional 1Fortalecimiento Organizacional y

simplificación de procesos2 1

Transparencia, acceso a la información

pública y lucha contra la corrupción3 1

Transparencia, acceso a la información

pública y lucha contra la corrupción4 2 1 3 3 1

Planeación Institucional 5 1Gestión del conocimiento y la

innovación6 1

Seguimiento y evaluación del

desempeño Institucional7 3 3 2 3 2 2 2 3 2

Gobierno Digital - GEL 8

Estadísticas # 23 12 12 12 12 12 12 12 12 12

Indicadores # 28 28 28 28 28 28 28 28 28 28

Indices # 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2. Continuar fortaleciendo la Plataforma Estratégica de la

entidad alineada con el MIPG

INTERRELACIÓN:

GAGD

1. Benchmarking del Plan Estratégico Sectorial (nov) y alineación con el plan Estratégico del AGN para la

siguiente vigencia (Nov y Dic).

2. Validación de la documentación del Proceso de Gestión Estratégica asi: Caracterización y objetivos (Mar),

procedimientos, guias y manuales (Abr y nov).

3. Publicación de información estadística oficial del AGN (Feb y Ago)(16)

4. Actualización de los Mapas de Riesgos por Procesos incluido el componente de "corrupción" y el

cumplimiento a metas estratégicas (Mar, abr y may) y publicación en GESDOC; publicación del Mapa de

Riesgos Institucional actualizado (Jun). Validación del Procedimiento de Gestión del Riesgo (incluida validación

y actualización de la Política) (Jul). Seguimiento a la socialización del Mapa de Riesgos Institucional por los

líderes de dependencia (Jun).

- Identif icar los riesgos asociados al deterioro, perdida de los documentos en custodia del Archivo Central.

5. Definición del plan de acción para la siguiente vigencia. Considera reunión de socialización (Sep), taller de

valoración de incidencias en DOFAs (Oct), consolidación de DOFAs por subdirección y grupos y ratif icación

del presupuesto siguiente vigencia (Oct y Nov) y elaboración de Planes de Acción siguiente vigencia (Nov y

Dic).

6. Socialización de la Información de la plataforma estratégica, consolidación de información a ser socializada

(jun) y eventos de socialización presenciales o virtuales (tercer trimestre)

7. Consolidación de la información de ejecución del Plan de Acción (15), Modelado de los archivos de

consolidación de la ejecución del PAD (feb) y publicación de semaforización de resultados (mensual) y

elaboración del informe de resultados (trimestral) incorporando resultados de MIPG en la gestión (18). En

enero se consolida la información de la vigencia anterior para el INFORME DE GESTION.

8. Incorporar dentro del SIG para toma de decisiones la mecánica de gestión de los PAD. Definición de

parametrización y alcance (Blueprint primer tirmestre), aplicación de desarrollos y pruebas (segundo

trimestre), puesta en producción (tercer trimestre), implementación (cuarto trimestre)

2

1 2

2

59

38

Tabla 5Aplicación de políticas del MIPG en los Planes de Acción por Dependencias

Tabla 6Distribución en los aportes de las actividades del PAD 2018 a las

Dimensiones del MIPG



Nota: Es importante clarificar que al momento de realizar la alineación de las actividades del Plan de Acción por Dependencias 2018 con el MIPG 2, no se había incorporado en el mismo la política “17. Mejora Normativa”. 6 ACTUALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL:

Conforme a lo definido en el plan anticorrupción y de atención al ciudadano para la vigencia 2018, se definió iniciar la actualización del Mapa de Riesgos por Procesos durante el primer trimestre del año a fin de incorporar la valoración de los riesgos al cumplimiento de las metas a las prioridades estratégicas definidas para el cuatrienio. Para este fin se tomó como parámetros los aspectos indicados en la “DE-G-01_GUIA_METODOLOGICA_GESTION_RIESGO_V4” en donde se fortalece la mecánica de valoración de la probabilidad de materialización de riesgo soportada a partir de la frecuencia de ocurrencia de las causas identificadas y se mejora la valoración a los controles con los dos parámetros nuevos (evidencias documentadas y frecuencia de aplicación del control).

Tabla 8Mejoras a valoración de causas y controles de los mapas de riesgos por procesos del AGN

A diciembre 31 se ha avanzado con un 79% de actualización desde la información suministrada por las respecto a los procesos en los cuales se comportan como líderes o aportantes.

SUB DIRECCION GRUPO PROCESO 2018

Oficina de Control Interno EVALUACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL 95GESTIÓN CONTRACTUAL 10

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA 10GESTION JURIDICA 10

Oficina Asesora de Planeación DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 95Subdirección del Sistema Nacional de Archivos GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 95Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 95Grupo de Inspección y Vigilancia GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 95Grupo de Archivos Etnicos y Derechos Humanos GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 95

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA 95GESTION DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA 95

Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL 95Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de Información GESTION DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA 95Grupo de Sistemas GESTION DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA 95Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL 95Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL 95Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL 95Grupo de Organización, Descripción y Reprografía ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL 95Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL 95Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS 10Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS 95Grupo de Asistencia Técnica Archivística GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS 95

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 10GESTIÓN CONTRACTUAL 10

Grupo de Archivo y Gestión Documental GESTION DOCUMENTAL 95Grupo de Gestión Financiera GESTION FINANCIERA 95Grupo de Compras y Adquisiciones GESTIÓN CONTRACTUAL 95Grupo de Gestión Humana GESTION HUMANA 95Grupo de Recursos Físicos GESTION DE RECURSOS FISICOS 95

Oficina Asesora JurídicaDirección General

Subdirección del Sistema Nacional

de Archivos

Secretaría General

Secretaría General

Subdirección de Tecnologías de la

Información Archivística y

Documento Electrónico

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y

Documento Electrónico

Subdirección de Gestión del

Patrimonio Documental

Subdirección de Asistencia Técnica

y Proyectos Archivísticos

Tabla 7Aplicación de actividades del PAD 2018 al MIPG2 clasificado por Dimensión y Política

Tabla 9Actualización Mapa de Riesgos por Procesos a 2018



7 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA En la siguiente tabla se resume la información que se reporta ante el SUIT acumulado en el año 2018 . Consolidado información estadística misional – SUIT – 2018

Descripción Unidad de

Medida TOTAL 2018

Visitas Guiadas Atendidas # 249

Usuarios # 6.257

Consultas en Sala - Notariales Usuarios # 3.423

Consultas # 7.496

Fotocopias con Autenticación (Notariales) Usuarios # 1.347

Cantidad copias # 12.934

Consultas en Sala - Fondos Históricos Usuarios # 2.001

Consultas # 15.773

Fotocopias Simples Usuarios # 1.763

Cantidad copias # 43.902

Consultas en Sala - Publicaciones Catalogadas Usuarios # 6.256

Consultas # 10.614

Consultas vía WEB (Suministro de información apoyada por el Grupo de Sistemas)

Consultas # 1.938.939

Expedición de Carnets Nuevos Usuarios # 280

Préstamos o alquiler de Auditorios, Salas de Exposición y Salas Alternas

Cantidad # 338

Capacitaciones a Entidades en Materia Archivística *

Cantidad eventos # 172

Cantidad Entidades

# 2.279

Cantidad Asistentes

# 9.104

Transferencias Documentales Metros Lineales # 494

Entidades # 13

Cantidad de Certificaciones de Convalidación

Entidades # 27

Certificaciones TRD

# 19

Certificaciones TVD

# 8

Asistencias Técnicas

Cantidad asistencias

# 1.406

Cantidad Entidades

# 876

* Incluye información de capacitaciones virtuales

ELABORADO POR: Jennifer Mariet Otero Villa – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación. APROBADO POR: Edgar Ramiro Serrano. Cargo y Dependencia: Jefe Oficina Asesora de Planeación Fecha de aprobación: 29 de enero de 2019



ANEXO 1 CUMPLIMIENTO DE LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS POR EJES - VIGENCIA 2018

Eje - MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

*1 Acumuladas entre TRD y PGD

Eje - GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

PRIORIDADES DEPEND

(1) Elaborar y publicar un banco

terminológico de series y subseries

documentales comunes en la

administración del estado

Colombiano.

TIADE

SGPDFortalecer y actualizar 96%

- Instructivo de consulta del banco terminológico de series comunes a la administración del Estado Colombiano.

- Sesenta y cuatro (64) fichas de identificación, descripción y valoración de nuevos términos de series y subseries documentales

- Sesenta y un (61) términos de series y subseries convalidados por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, para su

publicación definitiva en web

- Se habilita el acceso a el banco terminologico atraves del l ink http://banter.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.php y se realiza el manual

de despliege y configuracion técnica del banco terminológico

2018 - EJEC2018 - META

Total 800 entidades

capacitadas, asistidas o con

seguimiento (*1)

(a) 1.166 entidades con capacitación

(b) 318 entidades con Asistencias Técnicas

TOTAL: 1.484 entidades106%

Total 1.400 entidades

capacitadas, asistidas o con

seguimiento (*1)

(3) Promover el desarrollo del PGD en

4.400 entidades.

230%

(a) 1.285 entidades con capacitación

(b) 558 entidades con Asistencias Técnicas

TOTAL: 1.843 entidades

13 certificaciones de convalidación de TRD (Centro Nacional de Memoria Histórica; Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca; Defensoría

del Pueblo; Fondo Adaptación; Fondo de Garantías de Instituciones Financieras; Gobernación de Atlántico; Ministerio de Justicia y del Derecho;

Ministerio de Relaciones Exteriores) y 6 certificaciones de convalidación de TVD (Caja de Retiro de las Fuerzas Militares; Empresa de

Telecomunicaciones de Armenia S.A. E.S.P.; Empresa de Telecomunicaciones de Calarcá S.A. E.S.P.; Empresa de Telecomunicaciones de Caquetá S.A.

E.S.P.; Empresa de Telecomunicaciones de Maicao S.A. E.S.P.; Empresa de Telecomunicaciones de Tolima S.A. E.S.P; Agencia Nacional de

Infraestructura; Contraloría Municipal de Bello; Corporación Nacional para la Reconstrucción de la Cuenca del Río Páez y Zonas Aledañas-

Corporación Nasa Kiwe; Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias; Superintendencia Financiera de

Colombia)

(2) Promover el desarrollo de Tablas

de retención documental en 4.400

entidades.

SATPA

SNA

SATPA

SNA

PRIORIDADES DEPEND

(4) Lograr transferencias secundarias

de 5.000 metros lineales de nuevos

fondos documentales.

SGPDSIN

(pendiente nivelar saldo por 1,647 mts) NA

(6) Intervenir 8 millones de

documentos, incrementando la meta

cuatrienal en un 390%.

SGPD 2.000.000 102%

Intervención de:

1.915.693 folios por funcionarios

116.751 folios por contratistas

---------------------

2.032.444 Total

(7) Describir 40 fondos del acervo

histórico.SGPD 10 110%

Once (11) fondos documental con descripción concluída

Aduanas-cartas

Ministerio de Hacienda

Rentas de Aguardientes de la Sección Republica

Policía Nacional de la Sección República)

Fondo General Amadeo Rodríguez Vergara

Fondo Juan Friede

Empleados Varios Sección República

Renta de Aguardientes Correspondencia Consular

Correspondencia Sanclemente

Colección “Correspondencia Departamentos Varios” de la sección República del Archivo General de la Nación

Ministerio de Gobierno

(8) Implementar sistema de

autenticación electrónica de Archivos

Notariales.

DIRECCION NA

(9) Desarrollo de aplicaciones móviles

para el acceso a fondos

documentales.

(A partir de 2016 - fortalecimiento de

la Aplicación Móvil)

TIADE

• Soporte y mantenimiento a las

funcionalidades ya existentes y agregar 2

funcionalidades mas.

• Lanzamiento oficial ArchiApp

86%

Infraestructura Tecnológica:

- Reuniones de trabajo para indicar el proceso de elaboración de back up en el servidor plesk de la aplicación y asesoramiento para la carga de

imágenes de la aplicación

- Actividades de soporte y mantenimiento de la Archiapp.

Data / Contenidos

- Lanzamiento oficial de la aplicación movil Archiapp, en el marco de los 150 años de los archivos

- Se socializo los desarrollos de las nuevas actualizaciones para las pantallas externas correspondientes a la aplicación: *1.actualización del

splash de inicio.*actualización de interfaz gráfica de usuario para imagen del día. *actualización del menú principal completamente responsivo

para cualquier dispositivo móvil con iconos más pequeños. *Actualización de pantalla fondos documentales y * actualización de la pantalla de

login

- Renovación de la membresia de la archiapp en apple y playstore.

(10) Implementación de servicios para

población con enfoque diferencial.SGPD Población Hipo-acústica 98%

-Taller de lectura y nota de prensa para personas en condición de discapacidad visual

- Realización de siete mesas de trabajo con el INCI para revisar la propuesta del atlas en termoformado y/o en relieve, Sensoroteca y Archivos

Sonoros y cuatro talleres dirigido a personas ciegas y público en general e impresión de certificaciones de asistencia en Brail le.

- Taller: “Concientización sobre la población con discapacidad auditiva “ el cual fue dictado en Lengua de Señas Colombiana LSC y siete talleres

dirigidos a población en condición de discapacidad auditiva en el marco de la FILBO 2018.

- Taller con enfoque diferencial en Lengua de Señas colombiana dirigido a 70 personas (50 jóvenes) pertenecientes al SENA

- Talleres con Enfoque Diferencial dirigido a 22 militares retirados en condición de discapacidad física ( 17 con prótesis, 3 en sil las de rueda y 2

con muletas); "Sello en lacre" para 30 niños, niñas y adolescentes; "Nuevas Masculinidades” con enfoque diferencial dirigido a 80 estudiantes

provenientes del SENA

- Mesa de trabajo con el INSOR respecto a los videos (Visión – Misión del AGN) y adaptarlos a los estándares de las personas con discapacidad

auditiva.

- Dos funcionarios adelantaron capacitación de la Lengua de Señas Colombiana - LSC con INSOR (80 horas)

- Recorrido guiado y taller piloto de paleografía dirigido a niños, niñas y adolescentes

- Taller sensibil ización cuyo tema central fue sensibil ización acerca de las personas sordas, dirigido a 40 mujeres

(11) Modernizar el laboratorio de

conservaciónSGPD

• Cambio de mentalidad a partir de un Plan de

Formación Interna del Grupo para generar

conocimiento.

• Seis casos de éxito al respecto,

documentados (trabajo académico)

• Una publicación científica de uno de los

casos de éxito

100%

6 Trabajos académicos: a) Tomo cabildo de Buga, b) tratamiento de planos del siglo XIX en Drafting Cloth (tela de algodón aprestada) c)

intervención del plano "La Novillera" problemática intervenciones con cintas pegantes, d) se concluyen los procesos de intervención del Atlas de

Lesage e) el plano de la hacienda del Rhin y f) los tratamientos de conservación de soportes en papel periódico con alto grado de acidez (análisis

de resultados)

- La publicación especializada , relacionada con el caso de estudio de planos elaborados con la técnica drafting cloth esta finalizada al 100% y se

publicará en la revista Codice de la Universidad de la Salle.

- Dentro del Plan de Capacitación interna se adelantaron las siguientes cuatro capacitaciones : (a) Análisis microbiológicos para documentos,

espacios y superficies - Criterios para la toma de muestras e interpretacion de resultados de laboratorio, (b) Tratamientos de conservación para

soportes documentales de audio y video, procesos y estándares de digitalización para audio y video, c) Métodos de análisis físico químicos,

cualitativos y cuantitativos aplicados a los soportes documentales, toma de muestras y la interpretación de resultados, d) Normatividad

aplicable a los procesos de conservación y restauración, principios y criterios de intervención para el patrimonio documental colombiano y

parámetros de calidad que deben cumplir los procesos de conservación y restauración.

2018 - EJEC2018 - META

(5) Digitalizar 20 millones de

imágenes, incrementando la meta

cuatrienal en un 390%.

3.132.457SGPD

2.401.524 imágenes desde papel

730.933 imágenes desde microfilm

-----------------

3.132.457 imágenes TOTAL

Nota: teniendo en cuenta que la meta de digitalización estaba se cumplió, se prioriza la descripción para poder subir a web, por lo tanto se iguala la

meta a lo ejecutado en 2018

6.284.985 imágenes (ancladas) entregadas a STIADE para ser subidas a la WEB

100%



Eje - MODERNIZACION Y HOMOGENIZACION DEL SNA

ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Y

ARCHIVOS ETNICOS

PRIORIDADES DEPEND

(18) Sistema de Información de

Archivos de Derechos Humanos.

Implementación de la política de

archivos de DDHH

SNA

Implementación de la política de archivos de

DDHH

Diseñar e implementar la política relacionada

con la gestión y administración de los

Archivos de Derechos Humanos, Derecho

Internacional Humanitario y Memoria

Histórica

• Continuación de la implementación del

Acuerdo 4 de 2015 (socializaciones,

capacitaciones, visitas, recolección de

información).

• Verificación del cumplimiento de la circular

1 de 2017 (visitas, recolección de información

a las entidades del SNARIV). Se incluye dentro

de las labores de Inspección y Vigilancia.

• Continuación de la implementación del

Protocolo de Gestión de Archivos de Derechos

Humanos, Memoria Histórica y Conflicto

(socializaciones, capacitaciones, visitas,

recolección de información).

• Participación en el Sistema Nacional de

Derechos Humanos.

• Comité de Archivos de Derechos Humanos

del SNA.

• Entrega de documento base para sistema

de Información de Archivos de Derechos

Humanos

100%

- Atención a visita de la Unidad e Víctimas para temas de archivos y Derechos Humanos. Reunión sobre READH defensoría del pueblo

- Reunión con la Secretaria de Transparencia para Atención a las entidades de la SIVJRNR y con la Fiscalía (dirección de justicia transicional y

Unidad de Busqueda de Personas dadas por Desaparecidas) General de la Nación en torno a la forma en la que se entregaran archivos para el

SIVJRNR

- Socialización del Acuerdo 004 de 2015 y el Protocolo de Gestión documental en la ciudad de Barranquilla

- Participación en la mesa técnica de archivos del Subcomité de Medidas de Satisfacción del SNARIV

- Asistencia técnia a la dirección de Justicia Transcicional de la Fiscalia con relación al manejo de discos ópticos

- Reuniones con el CNMH, comité de Archivos de DH, Universidad Nacional (Grupo de Investigación en Humanidades Digitales)

- Reunión de artículación con la Unidad de Busqueda de Personas Desaparecidas

- Inicio a la elaboración de propuesta de series comunes de archivos de Derechos Humanos y Derechos Internacional Humanitario (primera

versión de documento)

- Asistencia a la reunión plenaria del Subcomité de Medidas de Satisfacción del SNARIV y a la reunión de enlaces técnicos del SNARIV

-Reunión con el Archivo de Bogotá para iniciar trabajo conjunto de implementación del Protocolo en el Sistema Distrital de Archivos

-Realización de la capacitación en “Principios y fases de la organización de archivos e inventarios” dirigida a los delegados del Partido Centro

Democrático

(19) Diseño e implementación de la

política pública de archivos étnicos en

Colombia

SNA

Implementación

Acompañar a los grupos étnicos, en el

registro, la conformación y la protección de

sus archivos.

• Seguimiento a 6 comunidades de grupos

étnicos identificados en la creación,

conformación y protección de sus archivos.

• Inicio de la ruta de socialización y

concertación del documento de política como

los grupos étnicos, según la ruta legal

colombiana vigente en 2018.

• Consolidación de resultados de las

socializaciones y concertaciones.

• Presentación del documento socializado y

concertado

98%

- Actualización de los cuadros de seguimiento al acompañamiento que brinda el AGN a los grupos étnicos y programación de visita a la

parcialidad de Amoyá la Virginis del Gran Resguardo de Ortega Chaparral, reunión con los delegados del cabildo muisca de Bosa, Asitencia

técnica y capacitación a la Comunidad Piijao de Amoyá La Virginia del sur del Tolima y seguimiento al acompañamiento al Consejo Comunitario

Los Cardonales de Guacoche (Cesar)

- Envío de documento de política y recepción de comentarios.

- Consolidación de las observaciones presentadas por las subdirecciones del AGN al documento de política de archivos étnicos

- Reuniones con la dirección de poblaciones, el ICANH, el Ministerio del Interior y la Universidad Nacional de Colombia para establecer estrategias

de colaboración, con la Comisión Nacional de Comunicación de y para los Pueblos Indígenas para revisar el Plan de Televisión Indígena y reunión

con el representante legal de la Organización de Asociaciones Indígenas del Chocó.

- Revisión del documento de "Política de fortalecimiento de los oficios del Sector Cultura en Colombia".

- Visita archivo y capacitación en principios y fases de la organización documental de la comunidad Muisca de Bosa y primera Capacitación

Comunidad negra de la Boquilla /Cartagena).

- Seguimiento a la Comunidad Nasa de Toribio y asistencia a convocatoria para la Política Pública de Comunicaciones Indígenas por MIntic y

Mincultura

- Reunión de seguimiento con la Unidad de Víctimas sobre las comunidades acompañadas en el marco de los Planes Integrales de ---Reparación

Colectiva - PIRC: Nasa Kite Kiwe, Nasa Toribio, Comunidades negras de Guacoche

- Capacitación a la Organización de Cabildos Indígenas del Chocó en Quibdó

-Reunión con el Instituto Colombiano de Antropologia e Historia - ICANH sobre actividades con grupos étnicos en el contexto de la

copnmemoración del Bicentenari 1819 - 2019

2018 - EJEC2018 - META

PRIORIDADES DEPEND

(12) Dotación de la infraestructura

tecnológica para el Archivo Nacional

Digital.

TIADE

Soporte y mantenimiento a la infraestructura

existente.

• Realizar análisis para la migración de las

imágenes de archidoc a Archivo Nacional

Digital

• Documentar el procedimiento de

transferencias electrónicas

• Brindar capacitación de uso a los usuarios

internos del Archivo Nacional Digital

• Lanzamiento oficial de Archivo Nacional

Digital

84%

Infraestructura Tecnológica

- Tareas de soporte y mantenimiento de la herramienta, así como de parametrización de funcionalidades y de herramientas para el funcionamiento

óptimo de la plataforma.

- Adquisción de dos (2) servidores para el servicio de Open Access. Estos servidores ya se encuentran instalados en el centro de cómputo. De igual

manera, se adquierieron 77 discos (internos) de 6 TB

- Propuesta de implementación en vigencias futuras (a nivel de información) y propuesta de crecimiento AND frente a infraestructura tecnologíca.

Arquitectura Tecnológica

- Entrega del Documento Técnico y Administración de la Plataforma del Archivo Nacional Digital

Data / Contenidos:

- Informe Final de los diagnósticos y análisis de los fondos documentales Sección Colonia, fondo documental mapas y planos, fondo Ajenos

Copiados con formato en imagen para determinar sus condiciones y su posterior inclusión en el AND.

- Socialización y capacitación del Proyecto de Archivo Nacional Digital al interior de la entidad

- Campañas en las redes institucionales, para que el público en general conozca el proyecto de Archivo Digital Nacional

- Memorando de seguimiento y avance implementación estratégica de Gobierno Digital para la vigencia 2018 (se socializa con las áreas

involucradas en la gestión)

- Informe de definición de la estructura del documento para el análisis de las colecciones digitales del AGN.

- Inicio construcción del procedimiento de transferencias electrónicas

- Se adelanta el dil igenciamiento de la matriz de autodiagnóstico definida por el DAFP para evaluar el nivel de madurez de la política dentro de la

entidad

- Procedimiento de transferencias electrónicas.

(14) SINAE implementados al final del

cuatrienioTIADE / SNA

Implementación infraestructura tecnológica

fase 2 Plan de preservación digital

• Guía Metodológica para la implementación

del plan de preservación a largo plazo

• Capacitaciones en gestión documental

electrónica.

61%

- Version final de los documentos "Análisis de las colecciones digitales" , "Expediente y documento electrónico" y "Estructura del Proyecto SINAE y

avances"

- Configuración y parametrización de la herramienta open acces, para la publicación del contenido del Archivo Nacional Digital

- Revisiones de la estructura para la elaboración del Acto administrativo sobre “Expediente y Documento Electrónico”.

- Consolidación de la información relacionada con el proyecto ADN según los estándares y protocolos establecidos por la entidad

- Primera parte del Acuerdo sobre Expediente y Documento Electrónico "Por medio del cual se desarrollan los artículos 11, 19, 21, 22, y 27 de la Ley

594 de 2000 o Ley General de Archivos y se establecen los criterios básicos para la gestión documental electrónica". Adelantos en cuanto a los

contenidos del Acuerdo

- Inicio del proyecto de integración de nuevos módulos y funcionalidades

- Consolidación del mapa del sitio de Observatorio único de la entidad

- Documento denominado "Instrumento de interoperabilidad"

(17) Implementación de plataforma

virtual de capacitaciónSNA

Desarrollo e implementación Fase 2: (Entrada

en operación)

SNA

• Ajuste de contenidos conforme al

procedimiento institucional de los cursos

"Elaboración del Inventario Documental",

"Tablas de Retención Documental" y

"Elaboración del Inventario Documental"

implementados en 2017

• Diseñar e implementar conforme al

procedimiento institucional el curso "Archivos

de Derechos Humanos en Colombia"

TIADE

• Estructura de contenido para (6) cursos

virtuales siguiendo metodología STIADE

(módulos, actividades, forma de evaluación)

• Diseño y Generación de piezas gráficas,

animaciones y objetos virtuales de

aprendizaje que apoyaran dichos contenidos

• Configuración, cargue de información y

material en la herramienta e-learning

• Unificación de metodologías para cargue de

contenidos

• Lanzamiento Oficial Plataforma E-learning

91%


- Formato unificado para el desarrollo de cursos virtuales, información de asistentes, descarga de notas de los cursos, descarga de bases de datos

de los estudiantes antiguos directamente desde el servidor SQL, crucigrama para el curso “Taller de elaboración de inventarios”, inscripción y

matriculas de estudiantes y docentes para los cursos, configuración de las fechas de activación de módulos, montaje de evaluaciones (curso PGD)

- Back up de todas las aulas que se encontraban en el ambiente virtual de aprendizaje e-learnig.

- Montaje nuevo tema para Moodle “New Learning | Premium Moodle Theme” y adecuación de un curso en el mismo.

- Servidor de la Herramienta e-learning habilitado bajo la plataforma Plesk e informe con los accesos, configuraciones y funcionamiento de la fase

II de la plataforma.

- Documento final de soporte, mantenimiento y administración técnica del aplicativo, de herramienta e-learning

Data / Contenidos:

- A través de la página web, intranet y medios sociales se l levo a cabo la difusión de la plataforma e-learning, para conocimiento del publico en

general

- Terminación de la estructura del curso de digitalización de documentos en papel y desarrollo de los contenidos.

- Desarrollo del Curso Virtual de Preservación Digital, Documento Electrónico y Expediente Electrónicpo

- Documento final con los contenidos del curso de Digitalización Certificada de Documentos con Soporte Papel

- Curso virtual de Digitalización Certificada y curso virtual de Paleografía y Diplomática Iberoamericana (bajo la coordinación de la Dirección

General).

- Actualizacicón del curso virtual de Inventarios Documentales.

- Validación aplicación de los cursos virtuales sobre "Elaboración de inventario documental" y "Tablas de Retención Documental". Revisión ficha

técnica curso virtual PGD

- Curso virtual “Inducción para inspectores”.

- Curso de "Inducción para funcionarios del AGN"

- Curso "Fundamentos de gestión documental electrónica" que reemplaza al curso de "Archivos de Derechos Humanos en Colombia"

2018 - EJEC2018 - META

(a) 1.489 entidades con capacitación y/o seguimiento (SNA-GAD)

(b) 34 entidades con visita de Inspección y Vigilancia (SNA-GIV)

(c) 219 entidades con Asistencias Técnicas (SATPA-GATA)

TOTAL: 1.742 entidades

433 archivos de entidades censados


- Actividades de soporte y mantenimiento por requerimiento de las dependencias usuarias

Arquitectura Tecnológica:

- Análisis de las bases de datos del FURAG, IGA y capacitaciones para ajustes en el SISNA.

- Creación de la carpeta virtual “Fuentes con valor estratégico” que se alimenta con fuentes de información finales el SISNA y recopilación de

información sobre datos para ayudas, imágenes, datos de conexión a la ubicación definitiva de las fuentes.

Data / Contenidos:

- Líneas de información para el SISNA de las bases de datos del GIV en torno a estructura, formato y contenido.

- Bases de datos del FURAG, IGA y CAPACITACIONES (año 2014 a 2016) para actualizar en el sistema.

- Normalización, depuración y unificación de bases de datos de indicadores y capacitación.

- Actualizacion de base de datos de caracterizacion de entidades participantes en eventos de capacitacion y asistencia tecnica

- Unificación de formatos para la captura de información por evento

- Normalización y actualización de bases de datos con identificación de entidades nacionales y territoriales que son objeto de medición o

seguimiento por parte del SNA

- Instrumento para la verificación de indicadores y resultados de municipios y departamentos.

- Envío de información de datos para ayudas e indicadores para el Dahsboard de ingresos documentales

- Segundo informe de automatización del proceso de Asistencia Técnica Archivística y Conceptos Técnicos

- Inicio levantamiento de información para la automatización del informe de visita y de PMAs.

- En el mes de agosto se realizo el lanzamiento oficial de la Sistema de Información del SNA, a través de la página institucional

124%

SNA

• Puesta en operación de los procedimientos

de Comités Técnicos del SNA e Inspección y

Vigilancia.

TIADE

• Documento que contenga Análisis de

fuentes de información adicionales que harán

parte del SISNA

• Configuración y puesta en marcha de una

solución basada en búsqueda empresarial

para el SISNA

• Acceso a fuentes de información

adicionales a las 11 habilitadas

• Soporte y mantenimiento a la

infraestructura ya existente.

• Resultados de diagnóstico a nivel territorial

• Lanzamiento oficial SISNA

100%

349 entidades

Servicios de sensibilización, capacitación,

asistencia técnica, seguimiento, inspección y

vigilancia y traslados a entes de control, a 220

nuevas entidades por cada año, según sea el

caso o la necesidad de cada Entidad

(16) Censo Nacional de Archivos

implementado para 1.300 archivos del

orden nacional, departamental y

municipal

SNA(15) Ampliar la cobertura del SNA en

un 60% al final del cuatrienio

(13) SISNA implementados al final del

cuatrienio

SNA /

TIADE

SGPD

SNA

792%



Eje - FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Fin del documento.

PRIORIDADES DEPEND

(20) Adquisición, adecuación y

dotación de un inmueble para la

ampliación y mejoramiento de la

infraestructura del AGN para el

desarrollo y cumplimiento de sus

Objetivos Misionales.

SECRETARIAAdecuación física locativa de los módulos 7 y

8 76%

- Documentos técnicos para la adquisición de elementos de aislamiento entre módulos (considerando verificación normativa en materia de

Bioseguridad , salud ocupacional y ajuste de modelación teniendo en cuenta la ingenieria del proceso archivistico)

- Proceso de consultoría para diseño de las estructuras 7 y 8 iniciado (publicado en SECOP II)

- Cotización al Instituto Geográfico Agustín Codazzid el servicio de avalúo catastral de los inmuebles que conforman la Bodega Santander.

- Documento técnico para iniciar la construcción de la cimentación de las estructuras de los módulos 7 y 8, realizando la descripción de los items

preliminares de construcción en base al presupuesto entregado por la empresa consultora INTEC.

- Se suscribió acuerdo con la AGENCIA NACIONAL INMOBILIARIA VIRGILIO BARCO VARGAS para desarrollo de la venta de la bodega Santander y se

desarrolló: i) Comité operativo y fiduciario del acuerdo ii) Constitución del patrimonio autónomo ii i) Aspectos técnicos previos al 1er comité

operativo del Acuerdo y iv) Aspectos venta de la Bodega Santander-

- Planos del transelevador y búsqueda de cotizaciones en el mercado de la consultoría para la realización de los diseños complementarios del

módulo 7 de la sede Funza y elaborara el documento RFI técnico- económico para la adquisición del sistema tipo transelevador

-La Agencia Nacional Inmobiliaria Virgil io Barco Vargas, presentó la propuesta económica para el avaluó de la sede Santander.

-el GRF analizó la propuesta económica presentada por la Agencia Nacional Inmobiliaria Virgil io Barco Vargas, para realizar el avaluó de la Sede

Santander, dando su respectivo aval.

(21) Arrendamiento bodega gestión

de proyectos.SECRETARIA NA NA

(22) Terminar restauración casa anexa SECRETARIA NA NA(23) Planta temporal para gestión de

proyectosSECRETARIA NA NA

2018 - EJEC2018 - META

OFICINA ASESORA DE PLANEACION Versión: 06 INFORME DE ... · OFICINA ASESORA DE PLANEACION INFORME...

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