Sistema AIDAOficina Arxiver en Cap

Arxiu Municipal de Barcelona

AdministracióIntegral deDocuments iArxius

Versió digitalitzada núm. 1Data d’actualització: 15 d’abril de 2002

Cita bibliogràfica: htt://www.bcn.es/arxiu

El Sistema Municipal d’Arxius

OFICINA DE L’ARXIVER EN CAP

Comissiód’Avaluació i

Accés

Comissiód’Avaluació i

Accés

Grups deTreball del

sistema AIDA

Grups deTreball del

sistema AIDA

ConsellsAssessors

ConsellsAssessors

Coordinació de lespolítiques de difusió

Coordinació de lespolítiques de difusió

Coordinació ArxiusMunicipals de Districte

Coordinació ArxiusMunicipals de Districte

Coordinació Arxius deGestió

Coordinació Arxius deGestió

ArxiuHistòric de la

Ciutat

ArxiuHistòric de la

Ciutat

ArxiuMunicipal

Administratiu

ArxiuMunicipal

Administratiu

Xarxa d’ArxiusMunicipals de

Districte

Xarxa d’ArxiusMunicipals de

DistricteArxius Municipals CentralsArxius Municipals Centrals

Arxius de GestióArxius de Gestió

ÒRGANS ASSESSORS ÒRGANS TÈCNICS ARXIU MUNICIPAL

Què és el sistema AIDA

n Un sistema de gestió integral de ladocumentació per a tot el cicle de vida delsdocuments.

n Un sistema que permet el tractament dequalsevol document, independentment delseu suport.

n Un sistema que normalitza el tractamentarxivístic en qualsevol nivell d’arxiu.

Procés d’elaboració. Primera fase: 1987-1991

n Projecte d’Ordenació d’Arxius de la Ciutat elaborat enel període transcorregut entre els mesos d’abril de1987 i abril de 1988.

n Durant un any, un equip d’arxivers va dur a terme unarecollida sistemàtica de dades, per tal de permetre unaanàlisi exhaustiva de la situació de la documentació ales oficines i òrgans de l’administració municipal, iconseqüentment elaborar un primer pla d’actuació acurt i mig termini en el marc de la formalització d’unapolítica arxivística municipal.

1/3

Procés d’elaboració. Primera fase: 1987-1991

n La informació del Projecte, recollida en quatre volums,va propiciar l’inici d’una actuació planificada queconstitueix un punt de referència ineludible en totes lesactuacions dutes a terme fins el 1998.

n Elaboració dels primers instruments normatius,fonamentalment les Normes reguladores del’organització i funcionament del sistema municipald’arxius (1990), la Instrucció relativa als ArxiusMunicipals de Districte (1991) i el Reglament de l’ArxiuMunicipal que van permetre recuperar la capacitatd’operar sobre tot el patrimoni documental municipal,més enllà de les dependències orgàniques delsdiferents serveis. 2/3

Procés d’elaboració. Primera fase: 1987-1991

n L’Arxiu Municipal és format per l’Arxiu Històric de laCiutat, l’Arxiu Municipal Administratiu i la xarxa d’ArxiusMunicipals de Districte.

n La integració dels arxius de gestió de les oficines enaquest plantejament va configurar el denominat SistemaMunicipal d’Arxius, impulsat per l’Oficina de l’Arxiver enCap en tant que servei central que garanteix unaactuació concertada i homogènia en tots els òrgans del’administració municipal de Barcelona.

3/3

Segona fase: 1992-2000. La definició iconfiguració

n 1. La definició dels instruments del sistema.n 2. El desenvolupament i implantació del

sistema.

1/3

1. La definició dels instruments delsistema.

n El quadre d’organització de fons.n Els quadres de classificació de la

documentació.n El mètode de descripció documental.n La metodologia d’avaluació, valoració, i el

calendari de conservació y acceso.

2/3

2. El desenvolupament i la implantació delsistema

n El procés d’implantació del Quadre deClassificació Uniforme de Documents en elsarxius de gestió.

n L’aplicació de la informàtica en el tractamentde la documentació activa.

n L’elaboració d’un programa informàtic per a lagestió integral de la documentació.

n L’aprovació de la Instrucció sobre el Sistemad’Administració Integral de la Documentació idels Arxius (AIDA).

3/3

Tercera fase: aprovació Instrucció sistemad’Administració Integral de la Documentació i dels Arxius(AIDA).

n La configuració definitiva del sistema AIDA va ser l’any1998 mitjançant l’aprovació de la Instrucció relativa alsistema d’Administració Integral de la Documentació idels Arxius de l’Ajuntament de Barcelona.

n Aquesta instrucció és una compilació de part lesnormes que per al tractament i gestió de ladocumentació municipal s’havien anat elaborant des de1990, suposant la materialització jurídica i normativadels instruments bàsics del sistema.

1/4

Tercera fase: aprovació Instrucció sistemad’Administració Integral de la Documentació i dels Arxius(AIDA).

n La consideració del sistema de gestió integralde la documentació com una part substancialdel conjunt de polítiques i procediments delmodel de gestió administrativa general del’Ajuntament.

n La consideració de l’Oficina de l’Arxiver en Capcom l’òrgan encarregat de la definició de lestècniques i metodologies per al tractament de ladocumentació en tot el seu cicle de vida.

2/4

Tercera fase: aprovació Instrucció sistemad’Administració Integral de la Documentació i dels Arxius(AIDA).

n La creació de la figura de l’arxiver itinerant, adscrit al’Oficina de l’Arxiver en Cap, que s’encarrega de laimplantació del sistema AIDA en els arxius de gestióde qualsevol nivell de l’administració municipal.

n La definició dels criteris bàsics per a l’organitzaciódels arxius de gestió: formació d’expedients,classificació, eliminació, transferències, incorporacióde noves tecnologies i validació dels documentselectrònics, informàtics i telemàtics.

3/4

Tercera fase: aprovació Instrucció sistemad’Administració Integral de la Documentació i dels Arxius(AIDA).

n La creació dels Grups de Treball, per tal degarantir una homogeneïtat en el tractamenttècnic de la documentació i el desenvolupamentde nous mètodes i tècniques arxivístiques.

n La consideració del Quadre d’Organització deFons, el Mètode de Descripció Documental i elCalendari de Conservació i Accés com ainstruments bàsics del sistema.

4/4

Estructura base AIDA

Quadre d’Organització

de Fons

Mètode de Descripció

Documental

Calendaride Conservació

i Accés

Quadre d’Organització de Fons

FonsAdministració

Municipal

FonsAdministracióInstitucional

Fons PrivatsCol· leccionsFactícies de Documents

1.FonsMedievals iModerns

2. Fons delsAntics PoblesAgregats

3.FonsContemporanis

1.Consorcis

2.Empreses

3.Patronats

4.Etc.

1. Personals

2.Familiars

3.Empreses

4.Patrimonials

5.Associacions

6. Etc.

1.Figuratius iinconogràfics

2.Imatge

3.Sonors

4.Impresos icol·leccionshemerogràfiques

En procés d’estudiEn procés d’estudi

Mètode de Descripció Documental: Inici

n 1999. Creació d’un grup de treball ad hoc.n Representació de tots els sectors tècnics de l’Arxiu

Municipal (gravats, fotografies, fons orals, documentstradicionals, documents electrònics, plànols...).

n Anàlisi de la norma ISAD(G).n Estudi d’adaptació a la norma ISAD(G): ampliació de

camps i rebuig d’altres no obligatoris (es mantenen elssis camps essencials de la Norma i definició de la resta).

n Resultats: Nova norma que inclou tots els tipus dedocuments, tot el cicle de vida dels documents i tots elsnivells de descripció, amb l’objectiu d’elaborar unanorma homogènia i uniforme de descripció.

1/3

Mètode de Descripció Documental:Objectius n Superar l’existència de diferents tradicions de

descripció.n Integrar els diferents formats de descripció en ús,

tant manuals com informatitzats, per a diferentsfons i tipus de documents.

n Resoldre les diferents necessitats de descripció irecuperació de la informació que es plantegen enels arxius de gestió, els intermedis i els històrics.

n Adequar, en aquells aspectes essencials, el mètodede descripció AIDA a la norma ISAD(G).

2/3

Mètode de Descripció Documental:Resultat final

n Creació d’una estructura estàndard dedescripció organitzada en 4 àrees, 22 camps i86 subcamps.

n Establiment dels camps i subcamps essencialsi comuns per a tots els formats de descripció.

n Inclusió en tots els formats de descripció els 6elements essencials que contempla la ISAD(G):codi de referència, títol, productor, dates, nivellde descripció i volum de la unitat documental.

3/3

Calendari de Conservació i Accés:Característiques

n Aplega els terminis de conservació de lessèries documentals.

n “Fiscalitzat” per la Norma de Conservació.n S’estructura a partir del Quadre de

Classificació.n Inclou el mètode de mostreig a utilitzar.n Inclou el tipus d’accés a la documentació.

1/2

Calendari de Conservació i Accés:Instruments d’avaluació

Comissió d’Avaluació i Accés Oficina de l’Arxiver en Cap

1. Fitxa descriptiva per a l’estudi de la documentació.2. Norma de Conservació.3. Calendari de Conservació.4. Acta d’Eliminació.5. Informe de mostreig.6. Segones eliminacions.

2/2

Els Grups de treball del sistema AIDA

n 1998. Es creen els grups de treball a partir de lapromulgació a la Gaseta Municipal, de laInstrucció que regula el sistema AIDA.

OBJECTIUS* Establir un tractament tècnic homogeni.* Donar suport a les especificitats que es puguin derivar dels diferents arxius.

1/5

Principals trets dels grups de treball

n Són creats per l’Arxiver en Cap atenent leslínies d’actuació arxivística.

n Totes les obligacions i responsabilitats estanregulades per una circular on s’indica el règimde sessions, la forma de nomenament, etc.

n Elaboració d’actes de les diferents reunionsdels grups de treball.

n En cada grup de treball estan representats totsels sectors de l’Arxiu Municipal .

2/5

Composició dels grups de treball

n Arxius Centrals Municipals (procedentsd’arxius de gestió de les àrees centrals,d’organismes autònoms, empreses, patronats,etc.).

n Arxius Municipals de Districte (procedents delsdeu districtes).

n Arxiu Municipal Administratiu.n Arxiu Històric de la Ciutat.n Oficina de l’Arxiver en Cap.

3/5

Els primers grups de treballManteniment

ProgramesInformàtics

AIDA

Accés a la Documentació

Quadre de Classificació Uniforme de Documents

Avaluació i Tria

Grup ad hoc del Mètode de Descripció Documental

Dinamitzaciói Acció

Cultural

4/4

La coordinació dels grups de treball

n Un dels membres del cada grup de treball,és nomenat coordinador i responsable delseguiment de la feina, així com de convocarals membres a les diferents reunions.

n Tots els coordinadors dels grups de treballes reuneixen cada X temps amb l’Arxiver enCap, per tal d’informar.

5/5

Els 10 grups de treball actuals1

InnovacióTecnològica

3 Quadred’Organització

de Fons

4 Avaluaciói Accés

2Acció Cultural i Comunicació

AccésAvaluació

i Tria

Quadre de Classificació Uniforme

de Documents

Dinamització i Acció

Cultural

Manteniment Programes

Informatització

+ =

ampliació competències

mateixes funcions

ampliació competències

+

+

=

=

==

1/2

Els 10 grups de treball actuals

5Pla de

Qualitat

8Conservació

10Consell

RedaccióArxiBar

9Observatori

Projectes WEB

6Descripció

7Formació

i Reciclatge

2/2

Grup de Treball d’InnovacióTecnològica

n Elaboració de normes i criteris per a ladigitalització dels documents.

n Elaboració dels requeriments per aldesenvolupament i implantació del programariAIDA.

n Identificació de les necessitats tecnològiquesa l’Arxiu Municipal: programari, connexions imaquinari.

Grup de Treball Quadre d’Organitzacióde Fons

n Elaboració i manteniment del Quadre d'Organitzacióde Fons.

n Elaboració i manteniment del Quadre de ClassificacióUniforme.

n Estudi i anàlisi de funcions i competències del’administració municipal.

n Control dels codis d’identificació dels quadres declassificació.

n Establiment d’unes normes per a l’elaboració dequadres de classificació.

Grup de Treball d’Avaluació i Accés

n Manteniment del Manual de Procediment aprovat per laComissió de Tria i Eliminació (CTE).

n Tipificar els tipus de mostreig a utilitzar en cada sèriedocumental objecte d’eliminació.

n Elevar propostes d’avaluació de sèries documentals i desessions monogràfiques a la CTE.

n Aplegar legislació sobre accés i estudiar la problemàticaen relació al lliure accés-restricció.

n Confegir la relació d’accessibilitat de les sèriesdocumentals municipals.

Grup de Treball d’Acció Cultural iComunicación Planificar les activitats i els productes de difusió i les

estratègies de comunicació dels centres queconformen l’Arxiu Municipal.

n Fer el seguiment i coordinar el manteniment delprograma continuat d’activitats culturals.

n Impulsar propostes educatives que fomentin l’ús i elconeixement de l’Arxiu Municipal entre els escolars iels docents.

n Avaluar les activitats i els productes generats perl’acció cultural i educativa.

Grup de Treball Pla de Qualitat

n Actualització del catàleg de serveis i elaboracióde la proposta de nova Carta de Serveis.

n Seguiment, anàlisi i elaboració derecomanacions sobre les queixes rebudes.

n Seguiment de l’acompliment dels compromisospresos en la resposta a les queixes.

n Elaboració d’indicadors per recollir la gestió dela qualitat en la memòria anyal.

Grup de Treball de Descripció

n Gestionar i actualitzar el Mètode de Descripció i definir laseva futura vinculació amb les normes internacionals inacionals de descripció arxivística normalitzada.

n Assessorar en el projecte d’implantació del Mètode deDescripció tant a nivell de l’Ajuntament com ambempreses externes.

n Avaluar i proposar sistemes de normalització dellenguatge de descripció.

n Definir els criteris d’utilització de descriptors onomàstics,geogràfics i de matèries.

Grup de Treball de Formació iReciclatge

n Formular propostes, impulsar i organitzar cursos per alpersonal de l’Arxiu Municipal, tot vetllant pel reciclatgepermanent del personal.

n Coordinació de la participació en la formació externan Planificar i organitzar cursos bàsics d’arxivística per a

tot el personal municipal.n Mantenir actualitzats els instruments de formació

continuada (material pedagògic).

Grup de Treball de Conservació

n Estudi de l’estat de conservació dels fons. Tipificacióde la documentació que es retira de consulta ipriorització de la seva restauració i digitalització.

n Estudiar les causes de degradació de la documentació icercar solucions per aturar-les i erradicar-les.

n Formular polítiques comunes i elaborar plansd’actuació per als casos de situacions catastròfiques iposteriors tractaments, a més d’establir mesurespreventives.

Grup de Treball Observatori deprojectes WEB

n Disseny, manteniment i actualització del’estructura bàsica de la pàgina web.

n Revisió i suggeriments de continguts.n Seguiment de les estadístiques d’ús de la web

municipal.n Elaboració del Manual d’ús de la web.n Elaboració i seguiment del projecte Intranet.

Grup de Treball Consell de Redacciódel Butlletí de l’Arxiu Municipal

“ArxiBar”

n Selecció de continguts per a cada Butlletí.n Comunicació dels projectes, activitats,

ingressos i tractament dels fons dels diversoscentres de l’Arxiu Municipal.

n Informar de les publicacions i de les notíciesrellevants.

BIBLIOGRAFIA SOBRE ELSISTEMA AIDA

n Alberch, R.; Martínez,C. (1996) “La organización de los archivos de gestión enel Ayuntamiento de Barcelona”. XI Jornadas de Archivos Municipales.Aranjuez, pp.129-146.

n Alberch,R.;Martínez,C.;Moratalla,I.;Serchs,J.;Tarraubella,X.(1996).“El proyectode tratamiento integral de la documentación en el Ayuntamiento deBarcelona”. Tria. Revista de la Asociación de Archiveros de Andalucía, núm. 3,pp.195-211.

n Alberch i Fugueras, R. (1998). “La clasificación uniforme de documentos:ventajas y límites”, Boletín Anabad, núm. XLIX-2, pp.35-42.

n Alberch,R.; Martínez,C.;Tarraubella,X. “Análisis y diseño de gestión integral dearchivos. El proceso de elaboración del sistema AIDA en el Ayuntamiento deBarcelona”. Tria. Revista de la Asociación de Archiveros de Andalucía, núm. 6,pp.81-113.

n Tarraubella Mirabet, Xavier. “El mètode de descripció de l’Arxiu Municipal deBarcelona: un exemple de creació d’un sistema integrat i normalitzat dedescripció”. Lligall, Revista Catalana de Archivística de l’Associació d’Arxiversde Catalunya, núm. 17, pp.117-142.