http://wwwadministraciondeoficinas.blogspot.com

First Issue October, 2011 E-MAGAZINE

La Oficina Verde

Imagen Profesional

Cómo Armar un Plan de Negocios

Nuestros Datos Siempre a Mano

Objetos del Deseo

officeadmagazine@gmail.com

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Bienvenido/as Tienes en tus manos la primera edición escrita de nuestro Blog, Administración de Oficinas, Hoy (wwwadministraciondeoficinas.blogspot.com); el cual se ha convertido en un recurso de consulta educativa, para todos aquellos que estudian las carreras de Secretariado, Sistemas/Dirección/Administración de Oficinas, o ejercen funciones relacionadas con éstas áreas. Los temas que conforman esta emisión escrita están relacionados a aspectos de interés general, y han surgido de las inquietudes externadas por mis estudiantes, tanto en mis cursos en la Universidad, como en los Seminarios y Talleres que imparto de manera particular.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

Ya que el conjunto de funciones claves y estratégicas, para el desarrollo de los procesos de negocios o administrativos, que se desarrollan, diariamente, en el Área de Oficinas es muy complejo; se hace necesario el que las Organizaciones cuenten con un personal calificado que pueda dar respuestas efectivas a sus requerimientos y sobre todo, que aporten, con su desempeño, al logro de los objetivos de las mismas; aspectos en los cuales la capacitación, actualización continua y la gestión del conocimiento, juegan un papel importante.

Esta Emisión Escrita es, además, una nueva versión de los tantos Boletines y Folletos Informativos que hemos estado realizando desde el 2002; por lo que esperamos recibir de ustedes todo su apoyo para así convertirnos en una guía de referencia objetiva, clara, efectiva y oportuna; sobre temas concernientes a la Gestión y Administración de las Oficinas y sus Sistemas, en general; al mismo tiempo les exhortamos a visitar nuestro Blog y a participar de las actividades promovidas por la A s o c ia c i ón Do m i ni c an a d e S e c r et a r ia s y As i st e n te s Empresariales (Adosae) y en otras páginas amigas; todas las cuales están dirigidas al fortalecimiento del Área de Oficinas y el Crecimiento Personal de sus miembros.

Gracias y Bienvenido/as.

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First Issue October, 2011 E-MAGAZINE

Contenido

Page 4 SUMARIO

Page 5 CONTENIDO

Page 6 Del Secretariado a la Administración de Oficinas

Page 7 La Oficina Verde

Page 8 Invitaciones

Page 9 Imagen Profesional

Page 12 Cómo Armar un Plan de Negocios

Page 13 El Poder de una Marca Socialmente Responsable

Page 14 Technology: Esas Marcas...

Page 15 Las Reuniones en Línea

Page16 Nuestros Datos Siempre a Mano

Page 17 Objetos del deseo

Page18 TIPS

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Del Secretariado

a la Administración de Oficinas

videntemente, los tiempos han cambiado, y con ellos las tendencias en los procesos de negocios y administrativos, lo que ha llevado a los ejecutivos actuales a plantearse la necesidad de contar con un profesional capaz de satisfacer de manera muchos más efectiva esas necesidades, surgidas a raíz de estos

cambios.

Así mismo, esta necesidad es la que ha delimitado el proceso de desarrollo y la lógica evolución de la Carrera Secretarial, la cual se presenta ahora más orientada hacia aspectos gerenciales y organizativos, los cuales están sustentados en la Tecnología de la Información y las Telecomunicaciones.

Hoy en día, las funciones del personal de oficinas se enmarcan en el Área de la Administración del

Conocimiento, disciplina que conjuga una serie de Sistemas, los que permiten, a su vez, una mejor planificación, organización, ejecución y control de todas las tareas que en éstas se realizan, ahora, desde un punto de vista mucho más estratégico y enfocado a la consecución de los objetivos de la Organización.

La indiscutible importancia de la Información, para las organizaciones debido, entre otras cosas, a su capacidad de generar conocimientos útiles, ser un apoyo al proceso de toma de decisiones, mantener fluidos los canales de comunicación, internos y externos; se materializa cuando, a través de ésta se logran alcanzar ventajas competitivas y comparativas por sobre los competidores.

En la actualidad, las ventajas estratégicas se generan con la creación de aspectos diferenciadores a partir de insumos cotidianos pero que satisfagan, eficazmente, las necesidades de los clientes.

En este aspecto la Administración de Oficinas se constituye en un factor de gran importancia, ya que agrupa en su estructura a todos colaboradores de oficinas, organizando sus funciones en cuatro áreas esenciales: Administración de los Sistemas Organizacionales de Oficina; Administración de los Sistemas Automatizados de Información; Gestión de las Relaciones con los Clientes y la Cadena de Abastecimiento y la Gestión de la Imagen Corporativa..

Estos son sólo algunos de los elementos que marcan la evolución del Área Secretarial; la cual abarca no sólo su rol dentro de las Organizaciones; sino también, la oferta curricular de las Universidades; la cual es muy variada y actualizada; acorde a las necesidades del mercado.

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Son muchos los ejecutivos que buscan desarrollar un ambiente de trabajo sostenible, que al tiempo que

incentive la creatividad y aumente e l d e s e m p e ñ o d e s u s

colaboradores, contribuya con el saneamiento del medio

ambiente; para lo cual trasladan a este espacio

los valores personales que definen su estilo de vida eco-amigable. En estos casos es bueno recordar que no todos comparten el mismo compromiso con relación al medio ambiente y nuestra responsabilidad e n ase g u rar a l as fu t u ras generacio nes un e cosi s tema sustentable; por lo que si estos valores ambientales no forman parte de las políticas de la empresa; es bueno comenzar a integrarlos a la cultura organizacional de manera paulatina, para así evitar fricciones.

e esta forma, existen técnicas muy sencillas que pueden ser implementadas sin causar inconvenientes entre los miembros de una oficina:

1. Propicie actividades recreativas y juegos para incentivar las prácticas de reciclaje .

2. Incentive la eliminación del uso de Desechables. Un gran porcentaje del desperdicio generado en e l mundo, corresponde a los productos desechables de único uso; o sea, aquellos que no son reutilizable ( c o m o p l a t o s y v a s o s higiénicos). Elimine el uso de estos desechables incentivando la utilización de artículos de larga duración.

3. C am b i e e l s i s t e m a d e i luminación por uno de consumo mínimo.

4. Utilice buscadores (en Internet) con fondos negro. Los fondos negros consumen menos energía.

5. Programe rutas y horarios de t r a n s p o r t e , p a r a s u s mensajeros, de tal manera que el consumo de combustibles pueda ser controlado y hasta reducido.

6. Normalice, a través de Manuales d e P r o c e d i m i e n t o s Eco-sostenibles, el uso de su Estructura Tecnológica, con el fin de minimizar los desperdicios que éstas generan.

7. R e c i c l e l o s desperdicios y utilice materiales reciclables y reciclados.

L Recomendaciones

Cuando fotocopie o imprima, use ambos lados del papel. Cancele las subscripciones a impresos que

les sean innecesarias. Desarrolle campañas comunitarias dirigidas a incentivar actividades de reciclaje en el entorno de su empresa.

Cuando considere comprar una nueva fotocopiadora, trate de elegir aquellas que utilicen cartuchos de tinta reciclables.

Un estudio realizado por el Dr. Maoshing Ni,

autor del libro “Los Secretos de la Longevidad”;

apunta que la jardinería es una de las actividades

más comunes y que contribuye a la longevidad

de sus practicantes. Según el autor , sus aportes

son muy variados: como ejercicio incentiva el

estiramiento de los músculos; como disciplina

requiere paciencia, y por último, le brinda

tranquilidad y alegría a los que la practican.

Estos estudios también muestran que los que

practican la jardinería regularmente, como

hobby presentan menor propensión a sufrir

enfermedades cardíacas u osteoporosis.

El concepto de Oficinas “ecológicamente amigables o ecoambientalmente amigables”, ha crecido de manera sostenida a lo largo de los últimos años, llevando a la aplicación de una serie de acciones que van desde la disminución del uso de papel; a través del incentivo del documentos transmitidos digitalmente,

monitores de alta tecnología, utilización de aplicaciones compartidas y administración automatizada de todo el proceso de

información; hasta llegar al propio diseño y construcción de edificios y oficinas en total armonía con el ambiente.

La Tecnología en Iluminación LED es

un solución eco ambiental a la

iluminación de espacios, con la

ventaja de que consume menos

energía.

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Invitaciones La Organización de Eventos es una de las funciones que se ha sumado al nuevo rol de las S e c r e t a r i a s c o m o Administradoras de Oficinas; y en este aspecto debe conocer el protocolo de procedimientos que rigen las diferentes áreas que le conforman dentro de las que están la Gestión de Invitaciones. Como reglas generales, las Invitaciones Empresariales: Deben ser enviadas por lo

menos 15 días antes del evento. En este caso debe ser flexible y de ser necesario llamar con anticipación a sus invitados, para que pongan en agenda con tiempo su actividad.

Por lo general en los sobres de invitaciones no se ponen títulos profesionales (doctor-ingeniero-licenciado) pero de ser necesario; recuerde usar el mismo formato en todos y nunca abreviarlos.

Aunque las impresoras nos permiten imprimir sobres con gran calidad; tienden a generar mucho desperdicio el cual se evita con el uso de etiquetas.

Las etiquetas deben estar acordes con el sobre en color y tamaño.

Confeccione un control de reparto que le permita asegurarse de la entrega de las éstas y darle seguimiento a la conf i rmaci ón d e asistencia.

No olvide incluir en el texto de la invitación, quién invita, motivo, tipo de reunión, fecha completa, horario, lugar, tipo de vestimenta, modo de confirma-ción.

Referencias Cruzada

s

Cuando retire

un

documento del Ar

chivo no

olvide colocar

en su

lugar, una nota donde

indique, entre

otras

cosas: hora y f

echa del

retiro, quien lo

retiró,

asunto y destino

del

documento.

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Fa

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Las empresas actuales tienen que crear valor a partir de factores que antes no eran considerados como estratégicos, como es el caso de la Imagen de sus colaboradores que aunque clave para el desarrollo de la Imagen Corporativa no pasaba de ser un elemento más.

Es por esto que las Empresas se han

trazado el propósito de cuidar la

percepción que los clientes internos,

externos y mixtos tienen de ésta por

medio de políticas que delimitan el

vestuario profesional dentro del un

diseño cuidadosamente establecido.

De manera general, el profesional actual debe elegir, cuidadosamente, su estilo dependiendo del tipo de empresa y la función que realice. En el caso de la Ejecutiva Moderna, la forma de vestir no la dicta la moda sino su rango y la empresa en la que se desempeña, por lo tanto, luego de conocidos los parámetros de vestuario de la empresa, debe elegir, cuidadosamente su estilo.

Las empresas formales se inclinan por un atuendo bien estructurado, en líneas rectas y colores oscuros. Mientras que en las empresas más creativas, el atuendo suele ser informal, lo cual debe ser tomado en consideración ya que se trata de coordinar estilos y diseños para crear una idea positiva del negocio en los diferentes tipos de público.

Imagen Profesional “Como te ven, te tratan”. Este es un dicho popular que, al igual que todos los dichos populares, refleja una gran sabiduría por cuanto expresa la importancia de la apariencia personal, de manera general, en el ámbito social.

El profesional, a través de su imagen, proyectará seguridad y confianza, pero además, las personas que entren en contacto con éste podrán percibir la eficiencia, credibilidad, seguridad, calidad y autoridad que éste posee.

Ahora, cuando se trata de la Imagen de un Profesional, ésta pasa de ser un asunto, meramente individual o personal, para convertirse en parte de la estructura de posicionamiento corporativo de la empresa, por lo tanto debe ser trabajada estratégicamente. La Imagen Personal, es muchísimo más que la Apariencia o la forma de vestir; éstas son sólo su conducto, su medio de aproximación social.

a fomentar una buena imagen, tanto personal como profesional y corporativa; sin olvidar, los aspectos relacionados a la salud.

Finalmente, otro aspecto importante de la Imagen Profe-sional lo constituye el Aseo. Mantener las más elementales normas de higiene contribuye

No siempre contaremos con una segunda oportunidad para crear una buena prime-ra impresión.

La Imagen está compuesta por una serie de factores familiares, educacionales, religiosos, filosóficos, políticos, culturales, sociales, afectivos, medioambientales que se transmiten, a través de las formas de expresión oral o escrita, el buen

comportamiento en sociedad, el respeto por las leyes, reglas y normas; y que dejan en el interlocutor una impresión que le permitirá crearse una idea, real o no, de quién es usted.

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o importando el tamaño de su negocio, cuando se tienen perspectivas de crecimiento, se debe tener en claro hacia dónde va y con qué cuenta.

Vivir al día, puede no resultar efectivo para todos. En el caso de los emprende-dores nóveles, la falta de planificación puede resultar en grandes pérdidas que, en los casos más extremos, lleven a la desaparición del que pudo haber sido un gran proyecto. Aunque usted crea que las estrategias son para grandes negocio, le puedo asegurar que no existe nada más agotador que depender de las bondades del entorno y esperar a que éste presente alguna oportunidad que usted pueda aprovechar. Las Estrategias son, en el caso de los negocios, esas indicaciones que marcarán la diferencia entre tener un emprendimiento sustentable o precipitarse hacia el fracaso inminente; por lo que no le tema a los Planes de Negocio ya que una de sus mejores características es, precisamente, su flexibilidad y capacidad de adecuación, dependiendo de las especificaciones del negocio y las necesidades del momento. PASOS PARA ELABORAR UN PLAN DE NEGOCIOS SENCILLO.

Una pare importante dentro de todo proyecto son los sistemas de Retroalimentación,, por lo que estos deben ser considerados dentro de todo Plan de Negocios. Es importante mantener una comunicación fluida con nuestro entorno, no sólo como parte de nuestro proceso de actualización, sino también para poder identificar nuevas necesidades del mercado y aprovechar las brechas que se puedan ir abriendo.

Cómo armar un Plan de Negocios

VISUALICE SU ORGANIZACIÓN. Primero que nada debe poner en papel la empresa que desea tener; para esto no puede dejar cabos sueltos. Diseñe toda su imagen corporativa: LOGO, MEMBRETE, ESLOGAN, MISIÓN, VISION, OBJETIVOS, VALORES Y FILOSOFÍA. Esto, además, le permite visualizar su empresa a futuro y determinar cuáles son sus perspectivas de crecimiento.

NORMALICE SUS PROCESOS. Es necesario estandarizar el negocio; establecer las políticas y guías de procedimientos que le regirán.

METAS-OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Se deben definir las metas del proyecto, ya sea en tiempo o en alcance; éstas, lógicamente, no son estáticas ni inmutables ya que en la medida en que sean comprobadas su viabilidad o no, irán cambiando para adecuarse a las nuevas necesidades.

ESTABLEZCA MEDIDAS Y ESTÁNDARES: Los patrones o estándares le permitirán no sólo establecer medidas de calidad en cuanto al negocio en general; sino también, servirán de apoyo al proceso de normalización y estandarización de los procedimientos. Establezca planes de acción por períodos mediante la elaboración de cronogramas ya sea por actividades o por objetivos. Lo importante de este aspecto es que puedan ser medibles y cuantificables, de tal manera que pueda ir identificando el progreso del proyecto.

COMUNÍQUECE: No sirve de nada tener un plan de negocios excelentemente estructurado, si sus relacionados y colaboradores no le conocen. La comunicación es un factor estratégico de vital importancia para las empresas. Mantener un flujo positivo de informaciones evita la generación de desperdicios innecesarios (duplicación de funciones, desconocimiento de la autoridad designada, chismes, rumores, conflictos); por lo que desde un principio se deben establecer los canales formales de comunicación y mantener su transparencia y fluidez.

PÓNGASE EN MARCHA: Una vez que tenga definido su negocio, transfiéralo a la realidad. Edifique su estructura en todos los órdenes y empiece a trabajar.

REVISE-CONTROLE: No importando el nivel de flexibilidad operativa de un negocio; la revisión del desempeño y el control de las funciones resultan necesarios para asegurar el éxito del mismo. En este punto es donde podremos determinar nuestras debilidades y corregirlas.

ACTUALÍCESE: Aunque para muchos lo que está bien no necesita arreglo; la actualización es uno de los resultados de las revisiones periódicas y nos permitirán mantener nuestra estructura en óptimas condiciones, para así dar una respuesta efectiva a las necesidades de nuestro mercado.

Como puede ver, un Plan de Negocios no tiene que ser complicado ni absolutamente técnico; basta con que le permita organizar de manera clara sus ideas para poder establecer los lineamientos necesarios para llevar adelante su proyecto.

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El Poder de una Marca Socialmente Responsable

En cualquier caso, lo impor-

tante es entender que existen

necesidades sociales que por

sí solos los individuos no son

capaces de satisfacer y las

políticas públicas no las alcanzan a

resolver; por lo que contar con el

apoyo de organizaciones

socialmente responsables resulta

en un respiro de confianza en un

mejor futuro.

ucho antes de que se empezara a hablar de Responsabilidad

Social Empresarial/Corporativa, las empresas inteligentes tenían dentro de sus programas de desarrollo, Proyectos Comunitarios, con el fin de mantener las buenas relaciones con el entorno en el que estaban establecidas; los cuales eran manejados por su Departamento de Relaciones Públicas. Con el surgimiento de una definición formal del concepto de RSE/C, lo que antes era considerado un punto clave que permitiría a las empresas mantener unas buenas relaciones con sus vecinos; pasó a ser estratégico y de un alcance mucho mayor. Se entiende por RSE/C la contribución activa y voluntaria que hacen las empresas para el mejoramiento social, económico y ambiental de su entorno y la sociedad en general y que, al mismo tiempo, contribuye a mejorar su situación competitiva y su valor agregado. Estas acciones no implican solamente el cumplimiento de la ley y dar respuestas a las necesidades sociales de su entorno inmediato; ya que conllevan un compromiso mucho más amplio que se expresa a través de actividades, sustentadas en valores morales y sociales que den como resultado la generación de una mejor calidad de vida para todos. Muchas son las empresas que, sin esfuerzo, han comprendido el papel que juegan en el desarrollo social de la nación y en proporcionar, a las presentes y futuras generaciones, alternativas para un mejor vivir; y lo establecen en su misión, lo definen en sus políticas y lo desarrollan a través de programas de alto impacto social. Aunque para muchos exista en este concepto un dilema ético subyacente, al tratar de precisarse la sinceridad y el desinterés en el desarrollo de estos proyectos, por parte de muchas organizaciones; es un hecho comprobado, que las empresas socialmente responsables gozan de una mayor aceptación entre los consumidores y reciben una mejor respuesta de parte de sus colaboradores, los cuales registran altas tasas de rendimiento y compromiso.

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Las Marcas Premium tienen un sexto sentido para identificar nichos de mercado claves o estratégicos, donde puedan desarrollar productos de alta calidad, basados en las características que las mantienen posicionadas en el gusto del público, agregándoles, así, ese toque de exclusividad que las hace tan atractivas.

Estas Marcas, por ejemplo, están asociadas al lujo, la velocidad, al concepto

de lo mejor en todo sentido; todo lo cual han transferido al mundo de la

Tecnología de la Información y las Comunicaciones.

ESAS MARCAS…

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La Comunicación es un factor estratégico para las organizaciones, y los gerentes deben seleccionar los canales y formatos que mejor satisfagan sus necesidades en este sentido; lógicamente, que en un mundo tan interconectado como en el que vivimos, debemos estar conscientes del papel preponderante que juegan las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en toda la sociedad.

La Computadora, que es considerada como

un dispositivo neurálgico dentro de la

Estructura Tecnológica de la Organización

moderna, pone a su alcance aplicaciones

que, bien utilizadas, le permitirán agregar

valor y desarrollar sólidas ventajas

competitivas.

aciendo un aparte de todo lo que significa la Internet 2.0 con sus Redes Sociales y el libre acceso a la información y los conocimientos, y

al hecho de que los Teléfonos Inteligentes, también nos facilitan la tarea de comunicarnos; nos enfocare-mos en aquellas aplicaciones que permiten la interco-municación directa de los usuarios con fines temáticos específicos, por medio de una transmisión simultánea y en tiempo real, de voz, imagen y dato. Las Reuniones en Línea son el paso siguiente al surgimiento de las Tele y Vídeoconferencias, las cuales han sido perfeccionadas gracias a las ventajas que ofrecen las tecnologías de la información y las comunicaciones, el Internet, y las aplicaciones desarrolladas por diversas empresas. En muchos casos, para la realización de Reuniones en Línea necesitaremos instalar un software de aplicación. Lo ideal es adquirir uno que cumpla con los requerimientos de la Organización o en su defecto, crear uno en su Departamento de Informática que responda a sus necesidades específicas; aún así, varias empresas de informática han puesto en la Red unos muy buenos que cumplen, efectivamente, con el propósito de propor-cionar una línea de información segura..

Por otro lado, tenemos los que se conocen como Multiplataformas que son aquellos software de aplicación que no sólo permiten la realización de una efectiva reunión en línea, sino que además, facilitan la realización de otras actividades como Conferencias, Presentaciones, Seminarios, etc., abarcando un amplio radio de espectadores simultáneos. Estos permiten a los usuarios no sólo interactuar de manera directa, sino también ver todo lo que el anfitrión/convocante, va mostrando en su pantalla, a través de la función de Escritorio Compartido.

Otras aplicaciones que facilitan la realización de reuniones en línea son:

El Servicio Voip (voz sobre proto-colo de internet).

Skipe Servicio de Mensajería Instantá-

nea. Cisco Webex Doodle (Gratuito)

Ventajas: Flexibilidad horaria. Ahorro de tiempo Ahorro de Dinero Optimización de la Comunicación Reducción del con-

sumo de materiales

Dispositivos Necesarios: Computador con conexión a Internet Auricular-Micrófono Una conexión de audio (Skipe-VoIP-o

línea telefónica) Cámara Web. Pantallas Amplificadores de sonido. Proyector de Datos

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Los discos externos han llegado a nuestras oficinas, no sólo a resolver las limitaciones de espacio de almacenamiento; estos nos proporcionan mayor seguridad, facilidad de traslado, facilidad de conexión y velocidad.

La Administración de la

Información es uno de los factores que alimenta la industria de las Tecnologías de Información. Hoy los volúmenes de datos que debemos

gestionar son cada vez más grandes, lo que hace necesario contar con fuentes de almacenamiento muchos más efectivas. Como resultado de esta necesidad tenemos los Discos Duros Portátiles o Externos; los cuales, además de lo anteriormente mencionado, incluyen entre sus ventajas:

Ser una opción a la hora de buscar de seguridad permitiendo guardar en ellos copias sobre informaciones sensitivas para la empresa.

Fácil instalación y manejo. Tamaño reducido lo que facilita su transporte y ubicación en cualquier pequeño

espacio.

A la hora de adquirirlos, lo usuarios deben tener en cuenta las necesidades que se buscan satisfacer con su compra; así también:

El sistema de conectividad; en este caso tenemos los USB 2.0 con una velocidad de transferencia de 60 mbps; los USB 3.0 llegan a alcanzar una velocidad diez veces superior a los anteriores.

Fuente de Energía: La mayoría de estos poseen una fuente propia de alimentación, la cual toman a través de un cable que se conecta al computador.

Tamaño: Estos llegan a pesar hasta un kilogramo, todo va a depen-der del modelo y de su capacidad de

almacenamiento; hay discos de 500gb que caben en un bolsillo y

pesan alrededor de 200 gramos, también los hay de 1 Terabyte que miden menos de 20 cms. y no pesan mucho más que los anteriores. Capacidad de almacenamiento: El volumen de los datos que usted maneja cotidianamente, es lo que determinará la capacidad del cual

deba adquirir, en el mercado los podemos encontrar desde 250 GB hasta 2 TB. Costo: Generalmente, el precio de estos dispositivos es inversamente proporcional a su capacidad de almacenamiento por gigabyte; o

sea, el precio por gigabytes es menor, mientras más cantidad de gigas tenga el dispositivo. El precio de venta al consumidor también dependerá del modelo y la marca.

Backup Automático: Muchos de estos dispositivos incluyen un software que automatiza la generación de copias de seguridad, el cual permite que el disco realice copias en tiempo real dependiendo de la periodicidad previamente programada.

siempre conmigo mi

datos

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Ampliando el sentido de lo que,

generalmente, se entiende como Tecnología

Ecológica, tenemos los siguientes

dispositivos los cuales, además de su

funcionalidad, agregan un toque

definitivamente elegante a cualquier

escritorio.

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Office Chic

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GRATIS

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