OBLIGACIONES NOTARIALES

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CARRERA: ABOGACÍA Y NOTARIADO FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES CURSO: DERECHO NOTARIAL II CENTRO UNIVERSITARIO DE CHIMALTENANGO OCTAVO SEMESTRE 2015 CATEDRÁTICO: Lic. ANGEL ROBERTO TEPÁZ GÓMEZ __________________________________________________________________________________________________________________

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FUENTE: El presente material ha sido elaborado por el Licenciado BONERGE AMÍLCAR MEJIA ORELLANA, Catedrático y ex Decano la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales de la Universidad de San Carlos de Guatemala. El presente trabajo es exclusivamente para uso didáctico, prohibida su reproducción total o parcial, sin autorización del autor – Lic. ANGEL ROBERTO TEPÁZ GÓMEZ – Copyright, Chimaltenango, 2015

OBLIGACIONES NOTARIALES

I. OBLIGACIONES DEONTOLÓGICAS

Son las obligaciones que el notario debiera cumplir en el desempeño de su actividad profesional. A decir verdad, el verdadero profesional del derecho, tiene la obligación de observar una conducta intachable en cada momento de su vida, pues es considerado un ejemplo en la comunidad. Por lo tanto no se puede pensar que se va a comportar de manera diferente al hacer su trabajo y otra al estar con su familia. Estas obligaciones las encontramos contenidas en el Código de ética profesional, que no son más que normas establecidas por el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, con la esperanza de que todos sus agremiados las cumplan. PROBIDAD, DECORO, PRUDENCIA, LEALTAD, INDEPENDENCIA, VERACIDAD, JURIDICIDAD, EFICIENCIA, SOLIDARIDAD, BUENA FE, FIDELIDAD. Considero en forma personal, que con las facilidades de los tiempos modernos, y la comercialización de la educación, cualquiera puede ser Abogado y Notario, pero no cualquiera puede llamarse “PROFESIONAL”.

II. OBLIGACIONES NOTARIALES DE HABILITACION, IDONEIDAD Y PERMANENCIA

INTRODUCCION Están conformadas por las circunstancias personales que deben residir en el candidato a ejercer el ministerio notarial, así como las obligadas acciones que se deben ejecutar para estar en la posibilidad de recibir del Estado, la sabrá que remozada y con fuerte vitalidad circula y se transmite en el momento sublime en que se le otorga todo poder fedatario, para lanzarse a la noble, alta y gravísima responsabilidad de conferir certeza superior a todo cuanto autoriza, mediante la imposición de la firma notarial -y el sello en algunos supuestos concretos-, para que sepan todos que de la ingeniería notarial, se erigen los documentos edificados en tierra firme y sostenidos por los pilares fundamentales que sostienen toda la ingeniería notarial que con sobriedad y pulcritud se yergue sólida y desafiante ante toda acción que pretenda conculcarla, contradecirla o desmoronarla. ENUMERACIÓN: A) Ser guatemalteco de origen; B) Ser mayor de edad; C) Ser del estado seglar; D) Estar domiciliado en la República, E) Haber obtenido el título facultativo en la Universidad o la incorporación correspondiente; F) Registrar en el Registro Electrónico de Notarios –creado por acuerdo O41-002 del Presidente del Organismo Judicial del Archivo General de Protocolos-, la firma y sello correspondientes; G) Ser notoriamente honrado; H) Carecer de impedimentos para ejercer; l) Carecer de incompatibilidades e inhabilitaciones para ejercer.

III. OBLIGACIONES ESCRITURARIAS

INTRODUCCIÓN La función notarial debe prodigar fe inquebrantable en el tenedor del documento notarial, quien debe gozar de ese patrimonio común, cual es et tesoro de la fe pública, formado por el valor inagotable de la investidura jurídica del notario, que hace posible que todo cuanto redacta en ejercicio de su ministerio, sea cierto y verdadero. El notario debe procurar de no apartarse jamás ni perder de vista que su ejercicio profesional es un bien de suprema utilidad, del cual, provienen efectos inmediatos, mediatos y de futuro alcance, que ahuyentan toda clase de discordias y de esa consecuencia, el notario se convierte en dispensador de los procesos de pacificación. Basta un buen consejo y una acertada y sabia inmediación, para impedir, evitar, suspender y extinguir debates judiciales, que muchas veces se originan en una defectuosa intervención notarial en los documentos Por él autorizados. El notario latino de cuyo sistema Guatemala forma parte no agota su cometido con redactar documentos y cobrar honorarios, gastos y tributos. En la ingeniería notarial escrituraria -escrituración-, el notario guatemalteco anticipa su función mucho antes de proceder a la redacción de la escritura pública, remontándose al momento aquel en que recibe la fe pública mediante el registro de firma y sello en el Archivo General de Protocolos, dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial. Por disposición legal, antes de escriturar el notario debe tener aptitud, competencia y legitimación para cartular, que se recoge en el Código de Notariado Artos: 2,3 y 4. La clasificación que se presenta en el siguiente numeral, tiene aplicación para la mayoría de escrituras públicas, por supuesto que existen algunas escrituras, en que su aplicación


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es mínima, tal el caso de las razones de legalización de firmas, protocolizaciones, transcripción de actas notariales de otorgamiento de testamentos cerrados. CLASIFICACIÓN: Para su comprensión, estudiaremos el tema de las obligaciones notariales escriturarias, mediante la clasificación de: a) pre-escriturarias, anteriores, preliminares o previas; b) simultáneas, presentes o coetáneas y c) pos escriturarias, posteriores, finales o de gestión.

IV. OBLIGACIONES NOTARIALES PREESCRITURARIAS, ANTERIORES, PRELIMINARES O PREVIAS Constituyen todas las exigencias legales que el notario debe observar ANTES DE ESCRITURAR, es decir, los deberes que Ia ley impone al notario para que pueda proceder, con competencial, legitimación y validación jurídicas, a la escrituración, sin cuya observancia se acomete gravemente contra la seguridad jurídica y fe pública documental, en desmedro de los intereses protegidos por los usuarios del- servicio notarial y en perjuicio de la sociedad en general. ENUMERACIÓN:

A) PAGAR derecho de apertura de protocolo. en la Tesorería del Organismo -Arto. 11 del Código de

Notariado- Por el monto de Q56.00 (se incluye el IVA)

B) ESCUCHAR al usuario, recibiendo atentamente la voluntad querida.

C) INTERPRETAR, apropiadamente la voluntad del usuario y Tamizar la misma con el ordenamiento jurídico

aplicable.

D) IDENTIFICAR a los otorgantes cuando no son conocidos del notario, por los medios legales: Documento

Personal de Identificación, cédula de vecindad (mientras legalmente se permita), pasaporte, dos testigos de

E) conocimiento conocido, por el notario o por ambos medios, cuando lo considere conveniente. Art. 29,

numeral 4 del código de Notariado.

F) LEGITIMAR LAS CONDICIONES DE PROCEBILIDAD del acto o contrato, mediante la confrontación de

los documentos de identificación y los títulos según la naturaleza del acto o contrato, resolviendo las

irregularidades que resultaren y proponiendo los modos alternos de solución.

G) ACONSEJAR al usuario de las formas legales más convenientes para instrumentar su voluntad expresada,

a fin de que la escritura pública contentiva de esa voluntad goce de la fuerza, ejecutoriedad y eficacia,

semejante a la de una sentencia pasada en autoridad de cosa juzgada.

Mediante el cumplimiento de esta obligación preliminar, el notario comunica al usuario que si lamentablemente el litigio aconteciera por cualquier razón, quien deba resolverlo, no debe apelar a más medios probatorios, sino al único y exclusivo que dimana de la escritura pública producido bajo tierra firme y portentosa columna y pilares construidos con materia prima de fe pública.

H) ASESORAR con imparcialidad y ADVERTIR los efectos de la voluntad a instrumentar en la con

fundamento en la ley, en los criterios registrales, administrativos y notariales vigentes a la fecha del

otorgamiento. Arto. 29, numeral 11 del Código de Notariado-.

I) EXAMINAR Y CALIFICAR LA REPRESENTACIÓN en las hipótesis correspondientes, requiriendo la

documentación fehaciente que acredite la representación que Se pretenda hacer valer, emitiendo un juicio

de calificación -Art .29, numeral 5 del Código de Notariado.

J) INFORMAR MONTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y SU DESGLOCE EN SUBTOTALES en las que

se incluyen impuestos –timbres fiscales, lVA, impuesto notarial-, tasas -aranceles de los Registros: de la

Propiedad, civil, Mercantil, de Poderes- y contribuciones especiales -agua, luz.

Cabe recordar que en el Diario de Centro América específicamente el 22 de mayo de 2002, fue publicado el Acuerdo 12-2002 de la Corte suprema de Justicia, por medio del cual se regulan las TARIFAS ESPECÍCAS que el Archivo General de Protocolos, cobra por los servicios que en el artículo 1 se especifican.


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K) PACTAR HONORARIOS libremente con el usuario y Oe un Porcentaje, reservando el cobro total de

honorarios para cuando esté finalizada la función notarial.

V. OBLIGACIONES NOTARIALES SIMULTÁNEAS, PRESENTES O COETANEAS

Se aglutinan en este grupo, los diferentes compromisos que el notario debe observar durante la elaboración de la escritura pública, a partir del número de orden del instrumento hasta escribir la última palabra de la misma. ENUMERACIÓN:

A) REDACTAR en los conceptos regulados en el Art. 29, Numeral 7 del Código de Notariado; “La redacción

fiel, concisa y clara del acto o contrato”.

B) VERIFICAR LA LICITUD DEL ACTO O CONTRATO. Hasta antes de firmar la escritura pública, el notario

está obligado a reexaminar la procedencia de la misma, en atención a la revisión de la ley de modo que si

en ese momento previo a la escrituración auscultara la más mínima duda, esté a tiempo de negar su

actuación notaria.

C) TRANSCRIBIR ACTUACIONES en los términos regulados en el Art. 29 del Código de Notariado.

D) LEER LA ESCRITURA PÚBLICA, Así lo ordena el Arto. 29 del Código de Notariado numeral 10: “La fe de

haber leído el instrumento a los interesados y su ratificación y aceptación”.

Se trata de una lectura clara, pausada, Capaz de garantizar el cien por ciento de comprensión de parte del usuario, confirmando de manera permanente y mediante el lenguaje oral corporal, confirmando la correspondencia entre lo redactado y la voluntad del usuario.

E) UNIDAD DEL ACTO: En la legislación patria, únicamente es exigible para la instrumentación de

testamentos y donaciones por causa de muerte, así se colige del texto legal del Art. 42, numeral B del

Código de Notariado: "Que el testador, los testigos, Ios intérpretes en su caso y el notario, firmen el

testamento en el mismo acto." sin embargo, es deber notarial, que las firmas de cualesquiera escrituras

públicas se produzcan en un solo momento, con el propósito de alejar toda embestida de falsearos que

atente gravemente contra la pureza, certeza y seguridad jurídicas que devienen de la escritura pública.

VI. OBLIGACIONES NOTARIALES POSTESCRITURARIAS, POSTERIORES, FINALES O DE GESTIÓN

Conforman este grupo todas aquellas obligaciones que nacen con ocasión de haber autorizado la escritura pública, corno actividades post escriturarias consistentes en testimonios, avisos, endosos y la gestión del documento, que finalizan con la entrega del testimonio y copia de avisos, en su caso, al interesado. Como se coligen, son obligaciones de cumplimiento posterior a la autorización de la Escritura. ENUMERACIÓN

A) RAZONAR "los títulos y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra, modificación, en virtud de

los instrumentos que hubiere autorizada." -Art.36 del Código de Notariado, parte conducente.

B) PAGAR LOS TRIBUTOS respectivos, a que estuviere afecto el acto o contrato escriturado y cuyo dinero ha

sido recibido ce parte del usuario o sus representantes para ese exclusivo fin. Caso contrario, el notario

estaría invadiendo la esfera de la acción del derecho penal, incurriendo en la comisión de delitos.

C) EXTENDER O COMPULSAR COPIA SIMPLE LEGALIZADA al usuario, con las formalidades que para el

efecto ordena la ley.

D) EXTENDER O COMPULSAR TESTIMONIO con la observancia de los requisitos exigidos por la ley,

mediante fotocopias de la Escritura pública, completándola con una hoja de papel bond, en la que se

asiente la razón final o engrose o bien, mediante la transcripción de la Escritura pública en hojas de papel

bond.


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E) REMITIR TESTIMONIO ESPECIAL de La escritura pública dentro de los veinticinco días hábiles siguientes

al otorgamiento, al ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS o a los JUECES DE PRIMERA INSTANCIA

CIVIL, EN LOS DEPARTAMENTOS.

F) PRESENTAR EL TESTIMONIO A LOS REGISTROS, cuando así proceda, previo el pago de los tributos a

que haya lugar.

G) AVISAR a la Administración Tributaria del Estado, a las oficinas catastrales, municipales, entidades

administrativas y entidades privadas, en cuanto tengan relación con el acto o contrato documentado, con

fiñes diversos: tributarios, cobros, actualización de bases de datos.

H) ENTREGAR TESTIMONIO REGISTRADO Y DEMÁS DOCUMENTACIÓN al usuario, en los que consten

las operaciones registrales y administrativas correspondientes.

VII. OBLIGACIONES FRENTE AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

Art. 78 del código de Notariado: "Al Archivo General de Protocolos, dependencia de !a presidencia del organismo Judicial, le corresponde registrar ros mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los notarios del país y los protocolos que en él se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del notario respectivo... ." ENUMERACIÓN

A) Registrar en el Registro Electrónico de Notarios –creado por Acuerdo 041/2002 del Presidente del

organismo Judicial-, Del Archivo General de protocolos-, la firma y sello correspondientes, para recibir todo

poder fedatario para ejercer el ministerio notarial -Art. 26;

B) Contribuir a la conservación de los protocolos y encuadernación de los testimoniales especiales obran en el

Archivo -Art. 11-

C) Entregar el protocolo en los casos de inhabilitación -Art. 26-;

D) Entregar el protocolo en los supuestos de ausencia de la República, por más de un año -Art. 27-;

E) Dar aviso firmado por el notario que se ausentará y el notario depositario, en las hipótesis de ausencia de

la República por menos de un año -Art. 27-

F) Remitir testimonio especial de cada escritura pública, dentro de los 25 días hábiles siguientes al

otorgamiento –Arts.37,literal a), 66, 70,71 y 100-;

G) Avisar de los instrumentos públicos cancelados -Art. 37, literal b)-;

H) Remitir aviso trimestral -Art. 37,literal c)-;

I) Remitir la totalidad de los testimonios especiales con los timbres notariales respectivos -Art. 37-;

J) Avisar las modificaciones que sufran los instrumentos, a fin de que el Archivo ponga la anotación marginal

respectiva -Art. 81, numeral g-;

K) Presentar el protocolo y sus comprobantes para su inspección y revisión- Arts. 85 y 86;

L) Evacuar las audiencias que en materia de sanciones, le fueren conferidas -Art. 100-;

M) Modificar firmar, sello o firma y sello en el Registro Electrónico de Notarios -creado por Acuerdo 041/002 del

Presidente del organismo Judicial del Archivo General de Protocolos-, la firma y sello correspondientes,

para recibir todo poder fedatario para ejercer el ministerio notarial - Arts.:: 2y 77,numeral 5-;

N) Pagar Q1 17.60: "Por el registro de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de los

mismos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones;" -Arts.:: 78, 81, numeral B del


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Código de Notariado; 1704 del Código Civil y 1, literal f), 3 y 5 del Acuerdo 12-2002 de la corte suprema de

Justicia-.

Ñ) Pagar las tarifas específicas por los servicios gravados -Arts.:: 1, 3 y 5 del Acuerdo 12- 2002 de La corte suprema de Justicia-.

O) Avisar de cada protocolización de documentos provenientes del extranjero -Art. 40 de la Ley del Organismo

Judicial-;

P) Pagar multas por avisos extemporáneos de traspaso -Art. 38 del Código de Notariado-.

Q) Enviar los expedientes concluidos tramitados en sede notarial -Art. 7 del o. 54-77 del Congreso-.

R) Enviar los expedientes concluidos de rectificación de área de bienes inmueble urbanos- Art. 1 5 del Dto.

12s-83 del Jefe de Estado-.

S) Enviar los expedientes concluidos de rectificación de área de bienes inmueble urbanos- Art. 15 del Dto.

125-83 del Jefe de Estado-

T) Remitir el expediente de identificación de tercero concluido. -Art. 498 del código Procesar civil y Mercantil-;

U) Remitir el expediente de proceso sucesorio, salvo que Ios herederos decidieren hacer la partición -A 422

del Código Procesal Civil y Mercantil-;

VIII. OBLIGACIONES DIFUSAS

Bajo esta denominación se aglutinan Ios deberes formales del notario, que debe cumplir ante el soporte físico documental, o ante propio documento notarial, otras veces como obligaciones notariales provocadas por ciertas actuaciones y finalmente, frente a la administración pública en general. Por ahora, refirámonos únicamente a las más importantes que regula el código de Notario, sin perjuicio que obligaciones notariales se encuentran diseminadas en las diferentes leyes que integran el ordenamiento jurídico guatemalteco -Ver Ley del Organismo Judicial, Código Civil, Ley de Armas y Municiones, etc.-.

a. ABRIR y CERRAR PROTOCOLO -Art. 12 del código de Notariado-.

b. OBSERVAR las formalidades que deben llenarse en el Protocolo- Art. 13 del Código de Notariado-.

c. SALVAR los testados y entrerrenglonaduras al final del documento y antes de las firmas -Art. 14 del

Código de Notariado-.

d. ELABORAR EL ÍNDICE DEL PROTOCOLO -Art. 15 del Código de Notariado-.

e. AGREGAR AL FINAL del tomo respe4ctivo del Protocolo, los ATESTADOS respectivos -Art. 17 del

Código de Notariado.

f. EMPASTAR EL PROTOCCLO dentro de los treinta días siguientes al cierre -Art. 1 B del Código de

Notariado-.

g. FACILITAR LA CONI3ULTA de las escrituras matrices por cualquier persona que tenga interés,

salvo las excepciones de rigor -Art. 22 del Código de Notariado-.

h. EXTENDER TESTIMONICS y SUMINISTRAR INFORMACIÓN a los solicitantes, de los Protocolos

que tuviere en su poder por las razones legales -Art.27 del Código de Notariado-

i. PRESENTAR COPIA del aviso sellado por el Archivo, al funcionario de la Dirección General de

Migración, para que le permitan salir del país -Art. 27 del Código de Notariado-.

j. PAGAR MULTA de Q5.00 A Q50.00 por omisión de las formalidades no esenciales de los

instrumentos públicos -Art. 33 del código de Notariado-.


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k. PONER RAZON AL MARGEN DE LA ESCRITURA MATRIZ, razón de haber autorizado otras que

la adicionen, aclaren, modifiquen o rescindan. -Art. 35 del Código de Notariado-.

l. COMUNICAR al Registrador General de la propiedad, dentro de los quince días siguientes a la

autorización de testamentos -Art. 4s del código de Notariado-.

m. TOMAR RAZON EN EL PROTOCOLO de cada acta de auténtica de firmas, dentro de un término

de ocho días -Art. 59 del código de Notariado-.

i. EXPEDIR TESTIMONIO O COPIA SIMPLE LEGALIZADA a los otorgantes, sus herederos o

cesionarios o a cualquier persona que lo solicite, excepto los casos regulados en Ia ley -Art. T3 del

código de Notariado-.

n. NUMERAR, FIRMAR y SELLO previamente registrados -Art. 77, numeral 5 del Código de

Notariado-.

o. DAR AVISO AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA DEL DOMICILIO para los efectos de reposición

de protocolo -Art. 90 del Código de Notariado-.

p. ACUDIR AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA CIVIL, para los efectos de enmienda de protocolo -

Art. 96 del Código de Notariado-.

“ID Y ENSEÑAD A TODOS”

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