Objeto: Gestionar y controlar digitalmente, el flujo de las cuentas de cobro de los contratistas persona natural de la ESAP en el sistema Gestasoft.

Recomendaciones del Manual

En el presente manual, encontrará una serie de pasos que debe tener en cuenta ejecutar en el siguiente orden:I. Si tiene personas a cargo (dependencia económica) realice los pasos

explicados en el punto 3.II. Gestione o actualice su información básica (cuenta bancaria, si es

declarante, datos de ubicación, etc.) realizando los pasos definidos en el punto 4.1.

III. Validar la información del contrato, según los pasos definidos en el punto 4.3.

IV. Crear/modificar la cuenta de cobro teniendo en cuenta los pasos definidos en el punto 4.4.

V. Para ver los estados por los que puede pasar su cuenta de cobro, ir a la última página.

2.Acceso AcademUsoft

• Ingrese El Usuario y la Contraseña Asignados , dada por la Oficina de Sistemas e Informática , teniendo en cuenta los valores numéricos para cada carácter. Tenga en cuenta una vez ingrese, cambiar la contraseña.

3. Personas a cargo (dependencia económica)

• Una vez ingresado al sistema, diríjase a el Botón Talento Humano en caso de tener personas a cargo, si no tiene omita este paso y continúe con el numeral 4.

Aquí puede cambiar la contraseña

3.1 Ingreso de Datos (Personas a cargo – T H )

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2

3

4

Tener encueta las pestañas señaladas y diligencie respectivamente cada una de ellas

UNA VEZ SE DILIGENCIE LAS CASILLAS REQUERIDAS NO OLVIDE HACER CLICK EN REGISTRAR

Es importante informe en que Empresa o Institución se encuentra la persona a cargo, o el nombre del Contador

que lo certificó.

4. Contratación Contratista

4.1 Diríjase al botón Datos

• Recuerde que si no sabe a que régimen pertenece el RUT lo informa

Al momento de ingresar la información donde encuentre este icono es importante buscar los datos con la ayuda de este y seleccionar dando clic encima de la información.

Tenga en cuenta que debe tener actualizada su actividad principal en el RUT.

• En el espacio de Teléfono ingrese el N°de la Oficina a la que pertenece y la Extensión correspondiente de esta .

Al momento de ingresar la información donde encuentre este icono es importante buscar los datos con la ayuda de este y seleccionar el resultado.

Una vez se diligencie las casillas requeridas no olvide hacer click en registrar y volver

4.2 Validación información del Contrato

• Al ingresar en esta ventana diríjase al botón Buscar, con el fin de listar los contratos en ejecución o finalizados.

4.3 Validación información del Contrato

• Seleccione su Numero de Cto. Vigente Y prosiga con el Botón Ver

• Verifique la información que aparece en cada uno de los Iconos: Datos (cuantía, fechas de inicio, fin, firma, objeto, ciudad), Personas(nombre del supervisor), Adiciones, Documentación (los debidos soportes como Contrato, acta de inicio, designación de supervisión, Cdp, Registro presupuestal, adiciones en caso de tenerlas) ya que puede ser devuelta la cuenta de cobro en caso de no tener los soportes.

• En caso de inconsistencia en la información o en los documentos envié correo detallando la situación a los siguientes correos :gestasoft@esap.edu.co copia a mesadeayuda@esap.edu.co

Una vez finalizada la verificación , Volver

4.4 Creación, modificación y control de la Cuenta de Cobro

• Seleccione su Numero de Cto. Y prosiga con Botón Cuentas De Cobro

Pulse en Agregar para realizar la Cuenta de Cobro del mes a cobrar.

En caso de no tener cuentas de cobro gestionadas saldrá “no se encontraron registros”, si ya tiene cuentas de cobro gestionadas saldrá el listado para que pueda seleccionar y ver las cuentas de cobro.

• Recuerde especificar en el campo “Tipo de Pago” si le pagaran el mes completo o los días laborados (no mayor a 30). En la próxima hoja se explicará cómo gestionar esta información.

Revise que la información sea la correcta

Para la primera cuenta de cobro, digite el Número de Pago y el total de pagos.

-En caso de ser Pago por Días: En el calendario, seleccione la fecha inicial y la fecha fin, automáticamente se calcularán los días. Revise el campo “Valor a pagar en el periodo” que se calculará automáticamente cuando se gestione esta información.

-En caso de ser Pago Mes Completo: Seleccione el mes completo a pagar. Revise el campo “Valor a pagar en el periodo” que se calculará automáticamente cuando gestione esta información.

-Tener en cuenta los campos “Verificado en RUT” – “Pensionado”

-Al momento de ingresar Total Pagado recuerde que es la suma de todos los pagos en cuentas de cobro anteriores del contrato en ejecución, (esto solo se realizara una vez , en los siguientes cobros será automático ). Digitar sin separador de miles, utilice la coma si tiene centavos.

-El revisor de cuenta de cobro es la primera instancia que visa si la cuenta de cobro esta bien o no , puede ser el supervisor o a quien él delegue.

Y por ultimo click en Continuar

-Según la información gestionada en Datos del Contratista explicada en el punto 4.1, se llenarán los campos de Soy Declarante de Renta, Actividad, Datos básicos, cuenta bancaria, etc.

Una vez gestionada la información anterior ACEPTAR

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2

3

Si sus ingresos son superiores a los UVT’S indicados, debe chequear la opción.

4.5 Adición de Documentos

En caso de que desee cambiar algún dato en la cuenta de cobro o la declaración juramentada, click en MODIFICAR

Recuerde que la adición de Documentos, puede ser realizada si la cuenta de cobro está en estado Borrador o Devuelta a Contratista.

Documentos que se deben adjuntar obligatoriamente en todas las cuentas de cobro:

• Si tiene una planilla independiente para cada pago de parafiscales, debe seleccionar la respectiva clase de Documento.

• En caso de pagar en una sola planilla Salud,Pensión y Arl, debe seleccionar la clase de Documento Consolidado Parafiscales.

Es decir: 3 planillas: 1 planilla:Pago SaludPago Pensión Pago ARL

• Informe Actividades • Certificado de Cumplimiento • Cuenta de Cobro Anterior (si este pago es el No. 7

debe adjuntar la cuenta de cobro del pago No.6)

• AFILIACION ARL se adjunta únicamente en el cobro de la primera cuenta

• Los Certificados de personas a cargo, se deben adjuntar indicando la clase de Documento.

• Si usted tiene crédito de vivienda, estudiantil, medicina prepagada, cuenta AFC, adjunte el debido soporte.

• Para la ultima cuenta de cobro, debe adjuntar el paz y salvo entregado en el área de Almacén e Inventarios.

Consolidado Parafiscales

Al ingresar los Soportes Cuenta Cobro :

1. Seleccione clase de documento*

2. Click en Examinar y adjuntar el archivo en PDF

3. Una vez adjuntado CLICK en ENVIAR

4. Finalice en AGREGAR

Si adjuntó un soporte equivocado, puede seleccionarlo y dar click en el botón Eliminar.

*Según la clase de documento seleccionada, hay información a gestionar.

Por ultimo Volver

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FORMATO PDF

Al finalizar todos los pasos y si ya no tiene que realizar ninguna modificación, no olvide dar click en el Botón CAMBIAR ESTADO Y por ultimo Registrar.

Tenga en cuenta las recomendaciones para evitar devolución en la cuenta de cobro.

Si su cuenta de cobro tiene el estado Devuelta a Contratista, recuerde que en el histórico puede leer la observación del motivo de devolución, debe corregir su cuenta de cobro y finalmente cambiar el estado a Corregida.

• Una vez registrado se recomienda revisar constantemente el estado y el histórico en el que esta la cuenta de cobro, por si es devuelta.

Estados por los que puede pasar una cuenta de cobro: