o 3 O1.2oo8-EO

~de c?~ 8J~GV10........Lima, O7 ABR. 2008

Visto,el OficioW 154-2008-ME/SG-OTD,de la Jefa de la Oficinade TrámiteDocumentario;y,

CONSIDERANDO:

Que,el artículo62, numeral62.3de la Ley W 27444,Ley del ProcedimientoAdministrativoGeneral,establecequecadaentidades competentepararealizartareasmaterialesinternasnecesariasparaeleficientecumplimientodesumisióny objetivos;

Que,es necesarioorientarlasaccionesarchivísticasconcernientesa la transferenciade acervodocumentariode los organismos,institucionesy/o unidadesorgánicasen procesode extinción,desactivacióny fusión a las dependenciasabsorbentesdel MinisteriodeEducación;

Que,medianteel documentode visto,la Jefade la Oficinade TrámiteDocumentarioproponela aprobaciónde las Normasparala Transferenciade AcervoDocumentariode lasunidadesorgánicasen procesode extinción,desactivacióny fusión a las dependenciasabsorbentesdelMinisteriode Educación;

Deconformidadcon la LeyW 27444,Leydel ProcedimientoAdministrativoGeneral,el DecretoLeyW 25762,LeyOrgánicadelMinisteriode Educación,modificadaporla LeyN°26510Yel DecretoSupremoW 006-2006-ED,Reglamentode Organizacióny FuncionesdelMinisteriode Educación,modificadoporel DecretoSupremoW 001-2008-ED;

SERESUELVE:

Artículo Unico.- Aprobarla DirectivaW 10-2008-ME/SG/OTD-AC:"NormasparalaTransferenciade AcervoDocumentariode las unidadesorgánicasen procesode extinción,desactivacióny fusióna lasdependenciasabsorbentesdel Ministeriode Educación";lamismaqueformaparteintegrantedelapresenteResolución.

Regístresey comuníquese

Eco.ASABEDOFERNANDEZCAlIETEROSecretario General

. Ministerio deEdUCIci6n

, .

"Afto de las Cumbres Mundiales en el Perú"

o 3 01 -2008-EDMINISTERIO DE EDUCACiÓN

Oficina de Trámite DocumentarioArchivo Central

DIREC"fMA N° O1 O -2008-ME/SG/OTD-AC

NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE ACERVO DOCUMENTARIODE LAS UNIDADES ORGÁNICAS EN PROCESODE EXTINCiÓN, DESACTIVACIÓN yFUSiÓN A LAS DEPENDENCIASABSORBENTES DEL MINISTERIO DE EDUCACiÓN

OBJETIVO

Orientar las acciones archivfsticas concernientes a la Transferencia de AcervoDocumentario de los organismos, instituciones y/o unidades orgánicas en proceso deextinción, desactivación y fusión a las dependencias absorbentes del Ministerio deEducación

FINALIDAD

1.- Proporcionar a las unidades orgánicas, un instrumento técnico que les permitagarantizar una transferencia uniforme del acervo documental.

2.- Facilitar la ubicación de la documentación administrativa reduciendo los plazosde atención.

3.- Salvaguardar la integridad y conservación del Patrimonio Documental deacuerdo a normas establecidas por el Archivo General de la Nación.

4.- Dar a conocer al sucesor sobre el sustento de la documentación que refleja lasoperaciones y situación administrativa,operativa y económica - financiera de lasdependencias absorbidas, en armonfa a los principios de integridad,transparencia y rendición de cuentas, posibilitando la continuidad de losservicios o de la actividad.

5.- Permitir que las experiencias acumuladas por la gestión saliente retroalimenteala nueva gestión.

11I BASE LEGAL

. Ley W 28044 - Ley General de Educación.Ley W 27444 - Ley del ProcedimientoAdministrativo GeneralLey W 27783 - Ley de Bases de la Descentralización.Ley W 25323 - Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento DecretoSupremo W 008-092-JUS.

.

.

.

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.,

o 3 O1-2008-ED

. Ley W 28296- Ley General del PatrimonioCultural de la Nación.

. DL W 19414 - "Ley de Defensa, Conservación e Incremento del PatrimonioDocumental de la Nación" y su Reglamento DS W 022-75-ED..

. Resolución Ministerial W 067-83-ED - Aprueba el Reglamento de Archivo delMinisterio de Educación.

. Resolución Ministerial W 581-86-ED - "Normas Complementarias yProcedimientos para la foliación de documentos".

. Resolución de Secretaría General W 192-2001-ED - Aprueba la Directiva W025-2001-ME/SG-OTD "Normas para la Transferencia de DocumentosAdministrativos de los Archivos de Gestión al Archivo Central del Ministerio deEducación".

. Resolución Jefatural W 073-85-AGN-J - Aprueba las Normas Generales delSistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.

. Resolución Jefatural W 153-92-AGN/J - Aprueba Directiva W 001-92-AGN/DNDA, Normas Complementarias para la Transferencia del AcervoDocumental en los Organismos Públicos en Proceso de Desactivación, FusiónyPrivatización.

. Resolución de Contraloría W 373-2006-CG - Aprueba la Guía Técnica deProbidad Administrativa "Transferencia de Gestión".

IV ALCANCE

La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento en los organismos, institucionesy/ounidades orgánicas consideradas en el proceso de transferencia por extinción,desactivacióny fusión a las dependencias absorbentes del Ministerio de Educación

DISPOSICIONES ESPECIFICAS

5.1.- Las unidades orgánicas absorbidas, deberán organizar e inventariar el archivofísico y actualizar los registros correspondientes del acervo documentario a sertransferido, con la finalidad que la nueva administración pueda asumir susfunciones y asegurar la continuidad del servicio.

5.2.- La Transferencia de documentos es un procedimiento archivístico que consisteen el traslado de los documentos administrativosentre niveles de archivo.

Los documentos deben ser transferidos debidamente organizados (clasificados,ordenados e inventariados),conformando series documentales.

5.3.- La Transferencia Documental se efectuará aplicando los siguientes procesostécnico archivísticos:

a) Organización Documental.- que consiste en:

Clasificación y Ordenamiento.

En la clasificación se identificarán las series documentales y seestablecerán criterios uniformes. Entiéndase por serie documental alconjunto de documentos que tienen características comunes; el mismotipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente sonarchivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

.(o 3 O1-2008-ED

b) El ordenamiento de las series documentales se efectuará aplicando elsistema más conveniente (numérico, cronológico, alfabético o unacombinación de ellos).

Asimismo, el acervo documental deberá ser foliado en concordancia conla Resolución Ministerial W 581-86-ED - "Normas Complementarias yProcedimientospara la foliación de documentos".

Los expedientes deberán ser instalados en la unidad de archivamiento(cajas) en sentido perpendicularal fondo de la caja, separando las seriesdocumentales mediante señalizadores que indique los datos, tal comose puede apreciaren el Anexo 01

c) Descripción Documental, proceso que consiste en elaborarinstrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar ycontrolar las series documentales.

El inventario es una herramienta descriptiva necesaria en todatransferencia documental donde se registran las series documentalesproducidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de susfunciones. Ver Anexo 02.

Se recomienda elaborar el Inventario en el Programa Excel utilizandocomo Fuente Arial, Estilo de Fuente Normal y tamaño 10, a fin dehomogenizar la información.

El referido Inventarioestará compuesto por:a). Expedientes Concluidos.- Se considera la documentación que haconcluido su trámite.b). Expedientes en Proceso.- Se considera los Expedientesque para lafecha de corte no hayan sido concluidos, los mismos que se deberáindicar la cantidad de folios en el rubro "Observaciones".c). Expedientes pendientes.- Se considera los Expedientes queteniendo un plazo establecido para su finalización no han podidoconcluirse para la fecha de corte, los mismos que se deberá indicar lacantidad de folios en el rubro "Observaciones".

Las Unidades de Archivamiento serán rotuladas indicando el fondodocumental, la sección (órgano de dirección y unidad orgánica), seriesdocumentales, año y el correlativo de la Unidad de Archivamiento. VerAnexo 03.

d) Conservación Documental, en este proceso se utilizarán cajas comounidades de conservación para mantener la integridad física del soportey del texto de los documentos, tal como se indica en el Anexo 04.

5.4.- Asimismo, se deberá hacer un back up en dos (02) copias de las bases de datosque manejen las dependencias absorbidas, con la finalidad de preservar lainformación, los mismos que deberán adjuntarse a los Inventarias deTransferencia.

..

o 3 O1 _200S-ED

5.5.- Cada dependencia deberá elaborar sus Inventarias de TransferenciaDocumental por separado.

5.6.- Concluida la organización, foliacióne inventariadodel ArchivoActivoy Pasivo, yuna vez que el ArchivoCentral emita su aprobación, la Comisión procederá aelaborar el Acta de Entrega y Recepción del acervo documental respectivo.

5.7.- Al término de la suscripción del Acta Final, las dependencias absorbidas,deberán remitir una copia de los Inventarias de Transferencia Documental alOrgano de Administración de Archivos - Archivo Central del Ministerio deEducación a fin de llevar un control de la documentación a transferirse y serremitidos al Archivo General de la Nación en cumplimiento de normas vigentes.

VI DISPOSICION FINAL

Los casos no resueltos en la presente Directiva, serán absueltos por el Archivo Centraldel Ministeriode Educación.

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA

l. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1. INFORMACiÓN GENERAL

. SECTOR Nombre del Sector a dondecorresponda la documentación

. ORGANO DE DIRECCiÓN Consignar el nombre de laDirección Nacional u Oficinasuperior del cual depende.

. UNIDAD ORGANICA Consignar el nombre dela Unidad, Area o Equiporesponsable del envío.

. NIVEL DE ARCHIVO Archivo de Gestión

. FECHA DE TRANSFERENCIA : Consignar el día, mes y añode envío.

2. DESCRIPCiÓN GENERAL DE DOCUMENTOSA TRANSFERIR

Consignar sucintamente las series documentales a transferirse

3. METROS LINEALES DE LOS DOCUMENTOSA TRANSFERIRSE

Consignar la cantidad de documentos que se transfieren tomando como unidadde medida el metro lineal.

4. DE LA OFICINA REMITENTE

. APELLIDOS Y NOMBRESCARGO ACTUAL

Consignar de manera claralos apellidos, nombres y cargoactual del responsable de laremisión.

5. DE LA OFICINA RECEPTORA

. APELLIDOS Y NOMBRESCARGO ACTUAL

Consignar de manera claralos apellidos, nombres y cargoactual del responsable de larecepción.

. ..

..

o 3 O1 -2008-ED

11. INVENTARIODE REGISTRO

6. NUMERO DE ORDEN Se indicará la numeracióncorrelativa que se le asignaráa la unidad de archivamiento(caja, paquete, archivador depalanca)

7. DESCRIPCiÓN DE LA SERIE Describir detalladamente lasseries documentales quecontiene cada unidad dearchivamiento.

8. FECHAS EXTREMAS Indicar el año correspondientede las series documentales dela fecha mas antigua a lamas reciente .

9. UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO Colocar un aspa "X"identificando la modalidad deunidad de archivamientoutilizada.

10. UBICACiÓNTOPOGRAFICA Dejar en Blanco(para uso del Archivo Central)

11. OBSERVACIONES Anotar aclaraciones que seannecesarias para la mejorcomprensión de ladocumentación a transferirse.Asimismo, consignar la foliaciónde cada serie documental

NOTA

1.- Las páginas deberán numerarse consecutivamente iniciándose con el número uno elque será seguido de la preposición "de" y a continuación el número total de las páginasdel inventario.

2.- Todas las páginas del Inventario de Registro deberán estar visadas por el Jefe de laUnidad Orgánica productora de la documentación. .

..-

o 3 O1-2008-ED

Anexo 01

Ubicación de los Excedientes en las unidades de archivamiento

SeñalizaciónSe indica la seriedocumental

Tapa

....".

r.............

)............

documentación

o~o o

........"

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:::~<.......

........

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:::.::::::.~,::::.......................

.

Anexo 02o 3 O1 -2008-ED

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1) INFORMACiÓN GENERAL

SECTOR:

ORGANODE DIRECCI6N

UNIDAD ORGANICA

NIVEL DE ARCHIVO

FECHA DE TRANSFERENCIA

2) DESCRIPCiÓNGENERAL DE DOCUMENTOSA TRANSFERIRSE

3) METROS LINEALES DE DOCUMENTOSA TRANSFERIRSE

4) DE LA OFICINA REMITENTE 5) DE LA OFICINA RECEPTORA

~NVENTARIO DE REGISTRO- lfl \\'"ét:

\' .rJ.t"ag.lael

" -":I..' J:¡

6) NUMERO DE

\2'A:9 j 8) FECHAS9) UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO

10) UBICACiÓNORDEN 7) DESCRIPCiÓN DE LA SERIE DOCU/

EXTREMAS CAJAS PAQUETESArchivador TOPOGRAFICA 11) OBSERVACIONES- de Palanca

Q

Q¡.....4.J-.)OO(J)Imo

6) NUMERO DEORDEN

8) FECHASEXTREMAS CAJAS

9) UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO

Archivadorde Palanca

PAQUETES

10) UBICACiÓNTOPOGRAFICA

Pago 1 de 1

11) OBSERVACIONES

QCoA.:)

Q.....

I~OOQ)I

mo

6) NUMERO DEORDEN

8) FECHASEXTREMAS CAJAS

9) UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO

Archivadorde Palanca

PAQUETES10) UBICACiÓNTOPOGRAFICA

Pago 1 de 1

11) OBSERVACIONES

owo......

I""OO(J)I

mCJ

. ""

j.

ANEXO 03

Modelo de Rotulado de las Unidades de Archivamiento

o 3 O 1 -2008-ED

Símbolo o Escudode la entidad

Fondo

SecciónÓrgano de DirecciónUnidad Orgánica

SeriesDocumentales

Año

COITelativo dela Unidad deArchivamiento

.111.....

MINISTERiO DE EDUCAGON .....

REPA'::UCJ. SLPUU

Ministerio de Educaciól1 ...

SecciónOficina de Gestión

de Proyectos .....

AdministraciónUnidad de Tesorería

Series Documentales

. Comprobantes dePago

. Recuperos

. Fondos de Garantía

Año.....

2007.....

Caja N°

1....

--o 3 O1 -2008-ED

Anexo 04

Especificaciones de la caja archivera de cartón corruQadopara acervo documental

Tapa

'"Eo.....N

¡

1............

>~::::::...........

ú'? "?;" :::.~:::::_,<:_._'oS' __

Agarradera

Orificio de ventilación

Las especificaciones técnicas son las siguientes:

Cajas de cartón corrugado con tapa, de cartón no recicladoCapacidad de apilamiento de aproximadamente45 KI.Medida de 31 x 39 x 27