1 INTERVENTORA DE FONDO EMPRENDER INSTRUCTIVO DE PAGOS DEL FONDO EMPRENDER FONADE JULIO DE 2015 2 Qu es el Instructivo de pagos del Fondo Emprender, cundo dedo usarlo? Presentacin El Instructivo de pagos es un documento que seala las normas, polticas y procedimientos para que los emprendedores beneficiados por el Fondo Emprender, hoy empresarios, puedan contar con una guaprocedimentalquelespermitaefectuarlostrmitesdepagosdesuproyecto,loscualesse adelantan a travs de la FIDUCIARIA. As mismo, se pretende a travs de este documento que todos los actores involucrados en los procesos del Fondo Emprender conozcan la operacin integral del mismo. Este documento es elaborado de forma conjunta entre las instituciones comprometidas en el proceso, el cual tiene como propsito contribuir al desarrollo y ejecucin del plan operativo, en procura de conservar los aspectos tcnicos de presentacin de los documentos: revisin, aprobacin y desarrollo de los pagos concernientes a los planes operativos. Finalmente, el manual busca ilustrar al emprendedor y a las Unidades de Emprendimiento sobre cada unadelasfasesdelproceso,conelfindequelospagosrelacionadosconlosplanesdenegocio cumplan con las condiciones y parmetros establecidos por el Fondo Emprender y las regulaciones deley,enespeciallasrelacionadasconlasobligacionesempresariales.Enelpresentemanual, encontrarn la seccin y polticas generales para los avances y la respectiva seccin de pagos. Objetivo Ofreceralosemprendedores,interventora,fiduciaria,lderesygestoresdelasUnidadesde Emprendimiento, asesores contables y otros usuarios de la plataforma www.fondoemprender.com, una gua didctica y de cumplimiento que oriente el proceso para la gestin, trmite de desembolsos y pagos. SECCIN AVANCES:En el leguaje del Fondo Emprender es importante aclarar que en la plataforma se pueden cargar tanto avances como pagos, los dos hacen parte integral del proceso de pagos, pero cada uno tiene su propio procedimiento, suministro de informacin y momentos diferentes.Avances: es el proceso previo al pago, donde los emprendedores debern cargar en la plataforma la documentacinquerespaldalatransaccinohechoeconmicoyqueserconfirmadaporla interventora. En este procedimiento se proceder a verificar: Informacin de los beneficiarios del pago Consistencias en los precios Cotizaciones Se avala la necesidad del bien o servicio a adquirir y la idoneidad del mismo para cada plan de negocios. 3 Procedimiento para cargue o subida de avance en la plataforma. Registro de Avances (Cotizaciones e Informacin), ruta en la plataforma:1.Mi plan de negocios Figura No. 1 Men principal 2.Pestaa empresa Figura No. 2 Pantalla principal de la plataforma Fondo Emprender perfil emprendedor. 3. Pestaa avance 4. Clic a mostrar en la actividad del plan operativo que encuentras a la izquierda 4 Figura No. 3 Pestaa del Plan operativo. 5. Clic a reportar avances en el mes donde tienes los recursos Figura No. 4 Pantallazo de solicitud de avances. Polticas generales para avances1-Al momento de enviar el avance,el emprendedor debeasegurarsede que losdocumentos solicitados para el mismo, correspondan a los definidos en el presente instructivo. 2-El formato permitido para los documentos subidos al sistema o cargados en la plataforma es de tipo .pdf. Subir o cargar documentos o informacin en un formato diferente al .pdf ser causal de rechazo. 5 3-Las facturas o documentos manuales deben ser diligenciados en bolgrafo con tinta de color negra, dado que a la hora de la impresin del documento facilita la legibilidad del mismo. 4-Los documentos que se suban o cargan en la plataforma deben corresponder al manuscrito o documento en original, con el fin de que ste sea legible en el momento de escanearlo. 5-Una vez el documento est cargado o subido a la plataforma, el emprendedor deber hacer clic en el botn enviar. ste proceso tiene como propsito de que el I nterventor pueda visualizar los documentos que soportan el pago y poder realizar la respectiva autorizacin. 6-Para vinculacin por prestacin de servicios, en el caso de los pensionados se les solicitar la acreditacin de tal calidad, y no estarn exentos de pagar el ARL y hacer el pago del aporte a la salud. 7-Las cotizaciones presentadas por el emprendedor, estn sujetas a la verificacin directa de la interventora, de acuerdo a los parmetros establecidos en esta gua. 8-Enlaseleccindelaubicacindelaempresa(arrendamiento),comprasdesemovientes, compras de maquinaria o compras de montos significativos y de alto impacto para la empresa o esenciales en el proceso se debe tener un aval de la respectiva unidad de emprendimiento, estesercargadoenelavance,yserrevisadopreviamenteporel interventorparapoder liberar el pago, recordar que este aval solamente es vlido si viene firmado por el subdirector o director del centro en caso que sea unidad de emprendimiento del SENA; de ser una Unidad de emprendimiento externa debe ir firmado por el coordinador o lder de la misma, adicional a lo anterior, este documento debe ser coherente en su contenido, ya que es una herramienta muy importante que soporta el proceso de compras. 9-Paratodoslosmontajesindustrialesserequiereunapliza(Unmontajeindustrialparael fondo emprender es una obra civil que es indispensable para el desarrollo de la actividad del plan de negocios, que NO podr ser utilizada con fines de vivienda del beneficiario, no se debe confundir montaje industrial con adecuaciones, esta ltima se distingue en que ya existe una estructura que se va ajustar a las necesidades del objeto del plan de negocios y es solo en estos casos que no debe superar el veinte por ciento (20%) del valor aprobado)Ejemplo: Estaciones pisccolas Invernaderos Galpones Beneficiaderos sin bodega Tenerpresentequeenlossiguientescasossedebesuscribirplizadecumplimientoy/o calidad mnimo por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Compra de maquinaria superior a los cinco millones de pesos Mcte. ($5.000.000.00). Montajesindustriales:estacinpisccola,viveros,galpones,invernaderos,sistemade tutorado, sistemas de riego, beneficiaderos. Adecuaciones que superen los cinco millones de pesos Mcte. ($5.000.000.00). Para contratos de suministros que impliquen cronogramas de entregas. Cotizaciones A continuacin se definen las caractersticas indispensables que debern tener las cotizaciones:Deber ser una cotizacin formal, en hoja membretada o con identificacin del cotizante y datosgeneralesdelaempresaquecotiza(telfono,fax,correoelectrnico,pginaweb, contacto, direccin del proveedor, etc.). 6 Deber estar dirigida a nombre de la empresa beneficiaria del Fondo Emprender. Deber describir el producto o servicio que est cotizando Deber indicar la vigencia o en su defecto no deber superar los 90 das despus de la fecha de emisin. Deber desglosar el IVA (si aplica). Preferiblemente, las cotizaciones debern estar firmadas por la empresa proveedora. Deber especificar tiempos de entrega. Deber especificar garantas aplicables. Deber especificar forma de pago. Sedeberevisarquelascotizacionesseancomparables,esdecirquetodascontengalos productos y/o servicios objeto del avance; adicionalmente deben tener precios vigentes. Nota: para los casos particulares, se aceptarn listas de precios; slo si contiene toda la informacin delproveedor,adicionalmentedebetenerfechaactualizadanosuperiora90dasydeberestar firmada por la empresa proveedora. Documentacin requerida para avances por tipo de actividad. Acontinuacinselistarladocumentacinrequeridapor cadaactividaddel planoperativoyque deber subir el emprendedor en la plataforma por la pestaa avances: 1. Arrendamiento Documentos soporte para el primer Avance: Certificado de libertad y tradicin del bien inmueble no mayor a 30 das. Aval de la Unidad de Emprendimiento, el cual debe certificar que el lugar es apto para laactividadproductivay/ocomercialdondesedesarrollarelobjetosocialdela empresa, y que el canon de arrendamiento es razonable (precios comerciales del sector). Este aval debe estar en papel membrete de la Unidad de Emprendimiento y debe estar firmado por el Asesor Tcnico u Operativo designado. En todo caso este aval tendr que ser firmado por el director o subdirector del centro de formacin correspondiente, y si se trata de una unidad de emprendimiento externa, este deber venir firmado por la persona designadaenlamisma,lacualdebeestarregistradaenelsistemadeinformacinde Fondo Emprender. Cdula de los arrendadores. Rut de los arrendadores. Uso de suelos (Certificado expedido por autoridad competente) 7 Contrato de arriendo y/o comodato. (Nota: evite cargar ms documentos ya que adems de innecesario sobrecarga la plataforma) En casos particulares se podr requerir: Concesin de agua en caso de aplicar y si ya est tramitada. Si el contrato de arrendamiento es con una inmobiliaria se podra solicitar el RUT del propietario y contrato de mandato, esto para efectos tributarios.Declaracin juramentada en los casos en que el predio este proceso de sucesin. Sana posesin del inmueble. Resolucin de adjudicacin. Contrato de Resguardo. Sisesuscribeuncontratoconunfuncionariopblico,incluirelactaoposesinde nombramiento. 2. Adecuaciones Nota: para poder solicitar avances para adecuaciones, previamente debi haber surtido el proceso de legalizacin del predio. Tres cotizaciones Aval por partede laUnidad de emprendimiento del rubro referido en el pago, el cual debe certificar las condiciones tcnicas mnimas requeridas para desarrollar la actividad empresarial, especificaciones tcnicas, capacidad del contratista, entre otras. Cuandoserequierarealizardosomsdesembolsosserequiereelcontratodeobra correspondientei. Pliza, para aquellas adecuaciones que superen una inversin de cinco millones de pesos Mcte. $5.000.000ii Recibo de satisfaccin de la obra realizada, emitido por el gestor tcnico de la Unidad de emprendimiento. 3. Montaje Industrial Nota: para poder solicitar avances para adecuaciones, previamente debi haber surtido el proceso de legalizacin del predio. Tres cotizaciones 8 Aval por partede laUnidad de emprendimiento del rubro referido en el pago, el cual debe certificar las condiciones tcnicas mnimas requeridas para desarrollar la actividad empresarial, las especificaciones tcnicas, la capacidad del proveedor, entre otras. Contrato,elcualdeberestarautenticadoporelproveedoryelemprendedorquien representalegalmentealaempresa.Endichocontratosedebernestipular:formade pago, garanta, condiciones de entrega, montaje e instalaciones, entre otros aspectos. PlizaencasodequesupereunainversindecincomillonesdepesosMcte, $5.000.000iii Recibo de satisfaccin de la obra realizada, emitido por el gestor tcnico de la Unidad de emprendimiento. 4. Maquinaria superior a Cinco millones de pesos Mcte. $5.000.000 COP: Tres cotizaciones Aval por partede laUnidad de emprendimiento del rubro referido en el pago, el cual debe certificar las condiciones tcnicas mnimas requeridas para desarrollar la actividad empresarial, las especificaciones tcnicas, la capacidad del proveedor, entre otras. Contrato,elcualdeberestarautenticadoporelproveedoryelemprendedor representante legal de la empresa. En dicho contrato se debern estipular: forma de pago, garanta, fecha y condiciones de entrega, montaje e instalacin, capacitacin del manejo de la maquinaria y clusula penal por incumplimiento. Pliza de cumplimiento y calidadiv

Nota:encasosparticularessepodrrequerirRegistromercantildelproveedoractualizadocon mnimo 30 das de expedicin.5. Maquinaria inferior a cinco millones de pesos Mcte. $5.000.000 COP: Tres cotizaciones En caso de que la maquinaria sea fabricada especficamente para la empresa e implique dosomsdesembolsossesolicitarcontrato,elcualdebercontenerlainformacin estipulada en los literales anteriores. Adicionalmente, este deber estar autenticado por elproveedoryelemprendedorquienrepresentalegalmentelaempresa.Endicho contrato se debern estipular: forma de pago, garanta, fecha y condiciones de entrega, montaje e instalaciones entre otros aspectos. 6. Equipos de cmputo: Tres cotizaciones Aval de la unidad de emprendimiento (cuando se trate de empresas de tecnologa que requieredeunequipoespecializado).Loanteriorparaverificarquecumplirconlas necesidades de la empresa. 9 Encasosespecficos,serequerircontrato,elcualdeberestarautenticadoporel proveedoryelemprendedorrepresentantelegaldelaempresa.Endichocontratose debernestipular:formadepago,plizadegaranta,fechaycondicionesdeentrega, montaje e instalaciones entre otros aspectos. 7. Herramientas: Tres cotizaciones de establecimientos comerciales reconocidos y especializados en la respectiva rama (ferretera, maquinaria agrcola o industrial, etc.) 8. Muebles y enseres: Tres cotizaciones Cuando se requiera de la fabricacin de muebles o enseres con especificidades tcnicas, se soportar mediante un contrato. ContratoencasodequelascomprassuperenloscincomillonesdepesosMcte. $5.000.000.00 Cuandosenecesiterealizardosomsdesembolsos,esnecesarioquesesuscribaun contrato.Elcualdeberestarautenticadoporelproveedoryelemprendedorquien representa legalmente la empresa. En dicho contrato se debern estipular: forma de pago, pliza de garanta, fecha y condiciones de entrega, montaje e instalaciones entre otros aspectos. 9. Software y licencias: Tres cotizaciones Elsoftwareoaplicativocontablenoseautoriza,exceptoquehayasidocontemplado dentro del plan negocios por el emprendedor y est aceptado por el evaluador. Para cuando se contrate el diseo y desarrollo de un software,programa o aplicativo se requiere el aval de la unidad de emprendimiento. Para el desarrollo de software, las cotizacionesque presenten los proveedores debern incluir plan de trabajo (fases), cronograma de actividades que indiquen fechas entrega y de avances. Cuando se necesite realizar dos o ms desembolsos, es necesario que exista un contrato, elcualdeberestarautenticadoporelproveedoryelemprendedorquienrepresenta legalmente la empresa. En dicho contrato se debern estipular: forma de pago, garanta, fecha y condiciones de entrega, montaje e instalaciones. PlizadecumplimientocuandoelmontosupereloscincomillonesdepesosMcte. $5.000.000 Nota: la adquisicin, diseo y/o desarrollo del software deber estar acompaado por la respectiva licencia de uso, documento que deber ser subido a la plataforma en la pestaa documentos legales. 10 10. Materia prima e insumos: Tres cotizaciones Cuandosenecesiterealizardosomsdesembolsos,esnecesarioquesesuscribaun contrato Cuando se realicen entregas parciales debe suscribirse un contrato. El cual deber estar autenticadoporelproveedoryelemprendedorrepresentantelegaldelaempresa.En dichocontratosedebernestipular:formadepago,garanta,fechaycondicionesde entrega, montaje e instalaciones. Certificacin por parte del gestor tcnico si se tratade alimento para animales, abono, semillas, plntulas.11. Empaques Tres cotizaciones Serequierecontrato,yaqueestossiempretienenespecificacionestcnicas,elcual deberestarautenticadoporelproveedoryelemprendedorrepresentantelegaldela empresa.Endichocontratosedebernestipular:formadepago,plizadegaranta, condiciones de entrega, montaje e instalaciones, entre otros aspectos. 12. Publicidad Tres cotizaciones Serequierecontrato,yaqueestossiempretienenespecificacionestcnicas,elcual deberestarautenticadoporelproveedoryelemprendedorrepresentantelegaldela empresa. En dicho contrato se debern estipular: forma de pago, garanta, condiciones de entrega, montaje e instalaciones, entre otros aspectos. 13. Reembolso por pago de servicios pblicos: Recibo o soporte pagado. Solicitud de reembolso. 14. Reembolso por pago de registro INVIMA: Planilla tarifaria con el valor resaltado Recibo de consignacin efectuado INVIMA diligenciado con el sello de cancelado por parte del banco. Solicitud de reembolso. Recibo o soporte pagado. 15. Adquisicin del Cdigo de Barras: 11 Factura. Solicitud de reembolso. Recibo o soporte pagado. 16. Pagos realizados a travs de cdigo de barras: Factura o recibo con soporte de cancelado. Solicitud de reembolso. 17. Registro sanitario: Planilla tarifaria. Recibo de consignacin debidamente diligenciado. Solicitud de reembolso. Recibo o soporte pagado. 18. Reembolso marcas: Certificado de consulta de antecedentes marcarios. Planilla o resolucin tarifaria. Solicitud de reembolso. Recibo o soporte pagado. 19. Nmina vinculacin laboral (mes 1): Planilla de nmina firmada por el contador. Contratos laborales. Copia de la cdula de los empleados. Hojas de vida. Afiliaciones a salud, pensin, ARL, caja de compensacin y dems que se exijan por la legislacin laboral vigente. Pre liquidacin de la planilla de pago de aportes a seguridad social. 20. Nmina vinculacin laboral (mes 2 y-siguientes): Pre-liquidacin Planilla de nmina firmada por el Contador de la empresa. 12 Pre liquidacin de la planilla de pago de aportes a seguridad social. Planilla de seguridad social del mes anterior pagado. En los casos en que se vaya a liquidar prestaciones sociales; anexar la liquidacin de las mismas, y en la planilla diligenciar la casilla correspondiente. Nota: En todos los casos, independiente del tipo de vinculacin del trabajador y de la fuente de los recursosconquesecancellanmina,(FondoEmprenderorecursospropiosdelemprendedor) siempresedebernanexartodoslossoportes,estoconelfindepoderhacerlaverificaciny homologacin de empleos. 21. Prestacin de servicios (mes 1): Contrato. Copia RUT. Copia de la cdula de ciudadana. Hojas de vida. Soportes de pago de aportes a la seguridad social como independiente con ARL. Afiliaciones a la seguridad social. Documento equivalente. 22. Prestacin de servicios (mes 2 y-siguientes): Pago de aportes la seguridad social del mes solicitado. Presentarelinformedeactividadesfirmadopor el contratistayquecontengaelvisto bueno del representante legal. El empresario deber subir a plataforma el documento equivalente. 23. Contador (mes 1): Sedebeanexartrespropuestas,nicamenteladelcandidatoelegidopresentarlossiguientes documentos Contrato de la prestacin del servicio. Copia del RUT. Copia de la cdula de ciudadana. Hojas de vida. Afiliaciones a la Seguridad Social. 13 Soportes de pago de aportes a la seguridad social como independiente con ARL. Tarjeta profesional. Certificado de antecedente disciplinario expedido por la Junta Central de Contadores Debereportaruninformedeactividadesdelmessolicitadoconlacontabilidady presentacin de informes contables al da. 24. Contador (mes 2 y siguientes) Contabilidad de la empresa al da (El Contador Pblico deber garantizar que los estados financierosbalancegeneral,estadoderesultados,librosoficiales,conciliaciones bancarias, pagos de declaraciones de renta y otros, no se encuentren atrasados). Nota: en caso de atraso del mes se procede automticamente a suspender los desembolsos. Pago de la seguridad social del mes solicitado. 25. Jornales: Planilla nmina de Jornales. Contrato de trabajo.Vinculacin al Sistema Integral de Seguridad Social. Cdula de ciudadana. Pago de la seguridad social del mes anterior. 26. Maquila: Contrato de maquila Elmaquiladordeberdemostrarelpagodeaportesalaseguridadsocialdesus empleados. 27. Importaciones: Tres cotizaciones del bien a importar.Tres cotizaciones de agentes aduaneros. Aval de la unidad de emprendimiento. Plandeimportacinfirmadoporelemprendedoryelgestordelaunidadde emprendimiento. 28. Animales, semillas y plntulas: Contrato. 14 Tres cotizaciones cuando se requiera. Aval de la unidad de emprendimiento. El aval debe indicar el concepto favorable sobre los bienes a adquirir, las especificaciones tcnicas y adecuadas para el cumplimiento del proyecto.Adems,debercontener:procedenciadelosanimales,raza,color,edad, pesos,condicionessanitarias;condicionesgenotpicasyfenotpicas;cantidadyvalor unitario. Certificacin de ICA. En el caso de las plntulas solo se necesita el aval de la Unidad de Emprendimiento. 29. Para todos los pagos parciales posteriores al primer pago de contratos: Avaldelaunidaddeemprendimientodeejecucindelcontratoodeentregaa satisfaccin. Otros avances Obligatorios: Pese a que los avances descritos a continuacin no hacen parte de los pagos, el no subir al sistema o cargue oportuno de los documentos en plataforma podr condicionar la aprobacin de los pagos por parte del interventor. 1.Actas de seguimiento Las actas de seguimiento de los asesores de la Unidad de Emprendimiento debern ser escaneadas y se subirn a la plataforma dentro de los treinta (30) das siguientes a la realizacin de la visita. 2.Informes para el Interventor Informes bimestrales ingresados por el emprendedor para constatar su gestin.3.Contratos de garanta mobiliaria e inventarios Comprobar el envo del contrato de garantas mobiliarias y los anexos de los inventarios de activos adquiridos con recursos del Fondo Emprender, indicando la fecha de envi a FONADE, nmero y el detalle del valor de los activos, segn ltima versin suministrada por FONADE. 4.Declaraciones tributarias Declaraciones de Retencin en la Fuente, Iva, Reteica, Industria y Comercio, CREE y Declaracin deRentadebensersubidasalaplataforma.Serevisarquelasdeclaracionestributariasestn presentadasypagadasdeacuerdoalcalendariotributarioestablecidoporlaDIANoelente competente. De no aplicar la presentacin o pago de una de stas declaraciones, se debe adjuntar por parte del emprendedor el certificado de no obligatoriedad para el periodo. Certificacin que deber estar emitido por el Contador de la empresa. 5.Eventos de comercializacin 15 Planilladevisitasrealizadasaclientespotenciales,cotizaciones,cartasdepresentacin,basesde datos de clientes, correos electrnicos, correspondencia enviada y todo lo que sustente la realizacin de una actividad de comercializacin. 6.Publicidad de logos Evidenciadedocumentacinypublicidaddondelosemprendedoreshayanincluidoloslogosdel SENA,FONADE,FONDOEMPRENDERyPresidenciadelaRepublica.Cuandosetratede convocatoriascerradassedebeincluirellogodelpatrocinadordelaconvocatoria(alcaldao gobernacin del departamento). 7.Eventos de mercadeo Evidenciadelagestinqueelemprendedorhaceparapromocionarsuempresa:tarjetasde presentacin, pgina Web, pendones, volantes, plegables, vallas, avisos publicitarios, participaciones en ferias y eventos, etc. 8.Contrapartidas Certificados expedidos por el SENA donde conste cada una de las contrapartidas ejecutadas, firmado por el director o subdirector del centro. Se certifica la participacin en eventos de sensibilizacin, pasantas y/o transferencias tecnolgicas. 9.Contabilidad Estadosfinancierosmensuales,librosoficialesimpresos,extractosyconciliacionesbancarias.Se deber revisar la cuenta del Encargo Fiduciario que debe conciliarse con la informacin que arroja el sistema web del Fondo Emprender, a travs de la ayuda de la pestaa seguimiento presupuestal de laplataforma.RevisarquetodoslosactivoscompradoscondinerodelFondoEmprenderse encuentrencontabilizadosyquelacuentaObligacionesGubernamentales,seaigualalvalor aprobadoporelFondoEmprender.Enelestadoderesultadossedebeconstatarquelosingresos coincidan con las ventas reportadas en plataforma y con lo declarado tributariamente. 10.Documentos legales Actadeconstitucinodocumentoprivado,certificadodeCmaradeComercio(revisarquela vigencia de la empresa sea superior a 3 aos, que el domicilio principal sea el mismo que aparece en el RUT y que el valor de los aportes sociales sea el mismo que comprometieron los emprendedores en el plan de negocios), RUT, Resolucin de Facturacin, certificado de registro de libros oficiales enCmaradeComercio,evidenciadeaperturadecuentabancaria,permisodeusodesuelos, certificado de bomberos, sanidad, certificado de instrumentos pblicos cuando el emprendedor es el dueodellocaldondesedesarrollarelobjetosocialdelaempresa,contratosdecomodatoo usufructo en caso de que no se tengan desembolsos por arrendamiento, cdigo de barras, registro de marcas o patentes. Para empresas de alimentos se requiere solicitar el Registro INVIMA y el BPM (Buenas Prcticas de Manufactura); para empresas agropecuarias el Certificado ICA; para empresas pisccolas el permiso para concesin de uso de aguas; para proyectos ganaderos el Registro de Marca; para empresas educativas se solicita la Resolucin ante Secretara de Educacin; para empresas de productos qumicos, pinturas, curtiembres, reciclaje, reproduccin de animales exticos se requiere LicenciaAmbiental o el permisodelaautoridadambiental; paraempresas deturismo el Registro Nacional de Turismo; para peluqueras o SPA el certificado de Bioseguridad; para empresas de Salud 16 (IPS, Fisioterapias) el manual de Bioseguridad; para empresas que transportan animales y madera se requiere permiso de movilidad. 11.Pestaa de Produccin Se encuentran los productos o servicios estipulados en el plan de negocios, adems de los adicionados a solicitud del emprendedor. A travs de la plataforma, en cada producto dar clic en mostrar, luego en Ver Avance, y all debe encontrar el informe de costos y gastos de produccin con las unidades producidas, informe de productos en proceso y productos terminados, inventario final, relacin de lasrdenesdepedidourdenesdeproduccin,cronogramadeproduccin,registrosproductivos dependiendo del tipo de empresa. Por ejemplo, en empresas ganaderas anexar plan sanitario, registro denacimientodeterneros,registrodeproduccindelecheeinventarioganadero;enempresas pisccolas: registro de siembra, muestreos, reproductores para cada estanque, etc. Revisar las casillas decantidadycostoslascualesdebenserdigitadasporelemprendedor.Enlacasillacostos,el emprendedor debe digitar los costos mensuales y en la casilla cantidad, la produccin mensual en unidades. 12.Pestaa de ventas Se encuentran los productos o servicios estipulados en el plan de negocios, adems de los adicionados a solicitud del emprendedor. A travs de la plataforma, en cada producto dar clic en mostrar, luego en Ver Avance y all el emprendedor deber anexar la primera y ltima Factura de cada mes (todas las facturas debern cumplir con la normatividad legal y tributaria) y una relacin detallada de todas lasFacturasdelmesdondesemuestreelnmerodelaFactura,lafecha,lacantidadvendida,el cliente,elvalor,elIVAyeltotal.Revisarlascasillasdeventaseingresoslascualesdebenser digitadas por el emprendedor. En la casilla ventas el emprendedor debe digitar las ventas mensuales en unidades y en la casilla ingresos, el subtotal de ventas mensuales antes de IVA. SECCIN PAGOS Despus de culminado los procesos de avance, y haber obtenido la respectivaaprobacin por parte delinterventor,continuaelprocesodepago.Procedimientoquedebecontenerlainformacin definitivayrequeridaporlaFIDUCIARIApararealizareldesembolsodelosrecursos,de conformidad con la normatividad tributaria y legal vigente. Aunque la documentacin soporte del pago es verificada por la interventora y la coordinacin de la interventora, el usuario final de esta documentacin es la FIDUCIARIA. Polticas de Carcter General para Pagos 1-Elemprendedordebesubirocargarlospagosenlaplataforma,sedebenverificarlos soportes documentales, validar que los soportes sean legibles y que tengan una resolucin deimagenalta, que a la horade la impresin (FIDUCIARIA), permita reflejar demanera claraelcontenidodelosmismos.SesugierequeelGestorempresarialverifiqueel procedimiento que el emprendedor adelanta. 17 Nota:Documentosmalescaneados,incompletosoilegiblessernrechazadosporla FIDUCIARIA. 2-Lasfacturasodocumentosmanualessedebendiligencienenbolgrafoconcolordetinta negra, dado que a la hora de la impresin del documento facilita la legibilidad del mismo. 3-El formato permitido para los documentos subidos o cargados en la plataforma deben ser en formado con extensin .pdf. El cargue o la subida de informacin en un formato diferente ser causal de rechazo. 4-Los documentos que se cargan o suban en la plataforma deben corresponder al manuscrito en original, con el fin de que ste sea legible en el momento de escanearlo. 5-Una vez el documento est cargado o subido a la plataforma, el emprendedor deber hacer clicenelbotnenviar,conelpropsitodequeelInterventorpuedavisualizarlos documentos soportes del pago y realizar la respectiva autorizacin. 6-Todos los meses se implementaran dos cortes para el cargue de pagos en la plataforma, en el primer corte del mes, se podr subir todo tipo de pagos, dando prioridad a los siguientes tipos de pagos: Salarios y honorarios ( causados)Reembolsos Arrendamientos Nota: si llega a existir rechazo de alguno de los pagos de los rubros priorizados, estos podrn ser subsanados en el siguiente corte del mismo mes. Los archivos cargados en el segundo corte, para los subsanes de los pagos rechazados en el primer corte, debern ser cargados en la plataforma con la siguiente estructura: Rechazo_Idpagorachazado_XXXXXXX.pdf En el segundo corte se aceptara todo tipo de pagos, excepto los descritos a continuacin: Salarios y honorarios ( causados)Reembolsos Arrendamientos Nota: si se cargan o suben pagos de este tipo, posterior al primer corte, estos sern rechazado, aduciendo a este manual. 7-El emprendedor debe tener presente las fechas de corte, con el fin de cargar los pagos con la suficienteanticipacin,yaqueestopermitirenelcasoqueexistaunainconsistencia,se pueda corregir y en lo posiblecargar el pago nuevamente. Estafecha decortemensual la podrn visualizar en la pgina del Fondo Emprender http://www.fondoemprender.com. 8-ElemprendedordebevalidarqueelclculodelIVAenlasfacturascorrespondaconlos porcentajesestablecidos.(Tenerpresentelanormatividadtributariavigenteapoyndose constantementeenelContadordelaempresa,contratadoparaasesoraralaempresa),el interventor deber rechazar el pago, si identifica la liquidacin errnea del mismo. 9-Las compras de bienes o servicios que tengan beneficios tributarios, deber indicarse en el cuerpo de la factura de manera explcita, su omisin generar el pago sin dichos beneficios, lo cual se traduce en reclamos posteriores por parte del proveedor y la causa de un reproceso. 10- Todoslospagosserealizarnalaempresacontratadaopersonanaturaldirectamente,no ser aceptado pagos a cuentas de terceros. 18 11- Para todas las compras superiores a cinco millones de pesos Mcte. $5.000.000, se requiere la suscripcin de un contrato.12- Para todas las compras, que incluyan ms de un (1) pago, se requiere la suscripcin de un contrato.13- Se solicita que los archivos que se envan para efectuar los pagos sean los autorizados por la Interventora,adicionalmentestosdebenserlegiblesylosdefinitivos;esdecir,nose adjunten todos aquellos que se han efectuado en forma parcial o que se devolvieron y fueron cambiados.14- Todos los pagos excepto nmina, jornales y reintegros, sin excepcin debe tener adjunto una copia delRegistronico Tributario RUT Actualizado con las actividades econmicas-CIIU-correspondientes. Lo anterior encumplimiento delaresolucin 139 deNov 21 de 2012.15- Entodosloscasoslosdocumentosquesoportenlospagosdebenserconsistentesconla informacindelosavances,paralocualsedebeverificarvalores,cuentas,artculoso servicios a adquirir, proveedor y dems: esto con el fin de no tener rechazos por la fiduciaria, esimportantetenerpresentequeenelregistrodelbeneficiarioquehaceelemprendedor, nunca debe incluir en la documentacin del proveedor el nmero de verificacin del NIT, estogeneraunrechazoinmediato,yelregistrodeestebeneficiarioesresponsabilidad exclusivadelemprendedor,elinterventornotieneaccesoaestainformacin,niparael ingreso,niparasuverificacin,si existe un rechazo por esta razn, ser atribuible al emprendedor. 16- Las empresas beneficiadas de la Ley de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta a la que hace referencia el artculo 4 de la ley 1429 de 2010 deben comprobar esta calidad mediantelapresentacinde:Certificadodecmaradecomercio,RUTycertificacin del representantelegaldelcontribuyente(PersonajurdicaoNatural)dondeindiquequees beneficiario de la mencionada ley porque cumple con todos los requisitos exigidos.17- Encasodecomprasdebienesoprestacindeserviciosaextranjerosqueresidanen Colombia se debe solicitar copia del pasaporte y cdula de extranjera, tener en cuenta que alrealizarunacompraaunextranjero,aldiligenciarelregistrodebeneficiarioenla plataforma, se deber registrar la cdula de extranjera sin digito de verificacin. Tiempos para la realizacin y aplicacin de un pago EnlatablaNo.01seobservanlostiemposmximosestablecidosenelprocesodesolicitudy aplicacin de pagos, estos tiempos pueden variar dependiendo de la aceptacin o no de los soportes suministradosporelemprendedorenelavancedelpago,deserrechazadoencualquieradelas instancias, se volver a contar nuevamente el tiempo de revisin y aprobacin por las partes. El seguimiento de la aprobacin o no aprobacin de los pagos est a cargo del emprendedor, la nica herramienta para consulta del estado de los mismos ser la plataforma del Fondo Emprender, esta informacin la podr observar en la pestaa de seguimiento presupuestal y luego en la sub pestaa presupuestos, donde encontrara adicional al estado, las razones del rechazo. * Tener en cuenta, que el pago despus de que es cargado por el emprendedor, comienza un proceso externo a l, este tiene un tiempo hasta de 7 das hbiles (esto en el caso que toda la documentacin cumpla con todos los requisitos). 19 Tabla No. 01 Tiempos en los procesos de solicitud y pagos AvancePago Das Hbiles123401234567 Avance del pago x Revisin de interventora xxx Cargue del pago X Aprobacininterventora(de cumplir con los requisitos) xx Aprobacincoordinacinde interventora(decumplirconlos requisitos) xx Aprobacinyaplicacindepago por parte de la fiduciaria xxx Nota: los das establecidos contarn a partir del siguiente da hbil siguiente a la aprobacin o cargue de la instancia anterior. **LasfechasdecierredepagoslaspuedeencontrarpublicadasenlapginawebdelFondo Emprender, en la pestaa noticias. (http://www.fondoemprender.com) Factura de venta Lafactura1esundocumentoconvalorprobatorioelcualseconstituyeenunttulovalor,queel vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionadosenlamisma.Paraefectostributarios,lafacturadebecontenermnimolosrequisitos contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario Requisitos de las facturas de venta a)Estar denominada expresamente como factura de venta. b)Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicioc)Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado. d)Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta. e)Fecha de su expedicin. f)Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. g)Valor total de la operacin.

1 Sobre la factura dice el artculo 773 del cdigo de comercio colombiano: Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. () 20 h)El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. i)Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j)Resolucin de facturacin DIAN vigente y legible. k)Encasodeencontrarsevencidalaresolucindefacturacindentrodelafactura,sedebe cargar en la documentacin del pago la nueva resolucin vigente. l)Parapagosconmsdeunafactura,cadafacturaindividualdebesertotalizadayconla discriminacin de impuestos liquidada. m)Losnoobligadosafacturar,sioptanporexpedirfacturas,debercumplircontodoslos requisitosdelartculo617delcdigotributario,exceptoresolucindefacturaciny discriminacin del IVA. n)Se recomienda que cuando un emprendedor compre bienes con tarifas de IVA diferenciadas, las bases de las mismas sean identificadas. o)Es importante que el proveedor identifique en la factura la tarifa de industria y comercio para la actividad econmica a la que pertenece con el fin de evitar inconvenientes en la aplicacin de la tarifa. Al momento de expedir la factura se debe contemplar los requisitos sealados en los literales a), b), d) y h), los cuales debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidoslosrequisitosdeimpresinprevia.Elsistemadefacturacindebernumerarenforma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora. Adicional a lo anterior, es importante que el emprendedor verifique los siguientes aspectos: Indicar la calidad tributaria (Gran Contribuyente, Rgimen Comn, si es Auto-retenedor de Renta, IVA o ICA). Actividad de Industria y Comercio, con su respectiva tarifa. Nmero y fecha (da/mes/ao) de la resolucin con la cual la DIAN otorga la autorizacin de la facturacin y el rango de numeracin autorizada (prefijo y numeracin),ya que esta cuenta con una vigencia de dos aos. Tener en cuenta que no deben tener tachaduras ni enmendaduras, y la sumatoria y el clculo de los valores debe ser correcto. Conrespectoalospagosparciales,sielsistemadeinventariosdelproveedornopermite hacerfacturasparciales,sedebehacerunacuentadecobroporelvalorinicialy posteriormente se legaliza el total a travs de factura de venta, la cual debe tener una nota aclaratoria donde especifique el valor pagado al inicio. 21 Deacuerdoconlaley1429del20102aesasempresasnoselesaplicalaretencinenla fuente, por tanto la factura deber decir que: el beneficiario se acoge a la ley 1429 del 2010, por tanto no aplicar la retencin en la fuente. (deben comprobar esta calidad mediante la presentacin del certificado de cmara de comercio o certificado de inscripcin en el RUT, donde conste la fecha de inicio de su actividad empresarial) Si no estn obligados a tener resolucin, indicar la norma. Modalidades de facturacin en pagos parciales El emprendedor deber ajustar su negociacin con los proveedores a las modalidades establecidas a continuacin. 1.Factura por cada uno de los desembolsos (Ejemplo: 50% al inicio y 50% restante contra entrega), si lo permite el sistema de facturacin del proveedor. 2.En caso de que el sistema de facturacin del proveedor no permita realizar facturacin parcial,sedebepresentarcuentadecobro3porelvalorinicialyposteriormentese legalizareltotalatravsdefacturadeventalacualdebetenerunanotaaclaratoria donde especifique el valor pagado al inicio. 3.Facturar el 100% del producto o servicio, pero solo se cancelar el porcentaje pactado en la negociacin, se debe tener en cuenta que en stos casos se descontar el valor total de las retenciones que le apliquen. Para la cancelacin del saldo final se deber realizar cuenta de cobro indicando el nmero de la factura. Documento equivalente a la factura Los documentos equivalentes aplican para compras del rgimen simplificados. Dado que la cuenta de cobro no cumple con todos los requisitos fiscales requeridos, el emprendedor deberdiligenciarundocumentoequivalente,debercontenerlosrequisitoscontempladosen artculo 3 del decreto 522 de 2003. ParaefectodeltrmiteantelaFiduciaria,sedeberpresentardocumentoequivalente,elcual deber especificar: Descripcindequesetratadedocumentoequivalenteeindicarclaramentequienesel deudor. Incluir en el documento equivalente numeracin.Fecha, ciudad, direccin y telfono donde se presta el servicio

2 El 29 de diciembre de 2010 el Gobierno Nacional promulg la Ley 1429 de 2010 o Ley de Formalizacin y Generacin de Empleo, que brinda beneficios e incentivos a los empresarios para disminuir los costos de formalizarse y apoyarlos en el crecimiento de sus negocios. 3 Nota a tener presente: la cuenta de cobro no tiene mayor validez como soporte contable y tampoco como soporte fiscal, es decir, que no constituye ttulo valor ni soporte de la deuda o pago, razn por la cual se debe elaborar el respectivo recibo de pago, la nota de contabilidad o el documento equivalente 22 Nombres y apellidos, con el nmero del RUT del vendedor o de quien presta el servicio. Una descripcin donde se especifique el servicio prestado o la venta efectuada (Este campo debe ser explcito, debe definir qu tipo de compra y servicio se refiere, para poder aplicar bien el tipo de retencin) Debern estar firmadas por el proveedor y aceptada por el emprendedor. El valor total del servicio prestado. Tener en cuenta que no deben tener tachaduras ni enmendaduras. Contratos Esobligatorialasuscripcindecontratosparaarrendamiento,adecuaciones,compradeanimales, compra de plntulas, semillas, honorarios, cuando el pago se realice en varios desembolsos, montajes industriales, cuando hay entregas parciales (ejemplo contrato de insumos o suministros) y en aquellos casos donde se requiera garantizar: especificaciones tcnicas, calidad, entrega oportuna, garanta del servicio/producto y funcionamiento ptimo con el fin de mitigar los riesgos incursos en el proceso de compra. Es obligatorio suscribir contratos que amparen las compras de maquinaria menores a cinco millones depesosMcte.($5.000.000.00),cuandoestasevayaamandarelaborarotengaunprocesode fabricacin o en su defecto el proveedor no le entregue de manera inmediata sin interesar que se trate de un primer y/o nico pago. Ahora bien, para compras de maquinarias superiores a cinco millones depesosMcte.($5.000.000.00)seexigeadicionalmentelaconstitucindegarantasoplizas4al cumplimientoycalidaddeproducto.Elresponsabledevalidarlaexistenciadedichaplizaesel interventor del plan de negocios. En caso de que la maquinaria no sea asegurable, el emprendedor deber justificar la razn y mediante un documento soportado con un aval tcnico de la unidad de emprendimiento.Elmontoaasegurardebersercomomnimoelveinteporciento(20%)delvalordel contrato, el interventor podr sugerir un valor mayor amparable.Loscontratosdebenserrevisadosporelgestorasignadoalproyectoyluegoporel interventor, la forma de pago y tiempos de entrega debe ser clara y especifica. Cuandosetratedepagosdeprestacindeservicios(exceptonmina)debervenir relacionadoelcontratoenelpago,ej.:Contratosdeobra,mantenimiento,servicios profesionales,etc.;cualquierinconsistenciaenlaformadepagoacordadaenrelacinal documento equivalente5 o factura significar un rechazo por parte de la fiduciaria. Elinterventordebevalidarlaconsistenciaenlosvaloresestablecidosenel contratoy los plasmados en el documento equivalente a la cuenta de cobro.

4 Para efectos del trmite del pago de las plizas a travs de la FIDUCIA, es suficiente con la presentacin de las mismas, es decir la pliza y el recibo de pago. 5Eldocumentoequivalentealafactura,esaqueldocumentosoportequereemplazaalafactura,enlasoperacioneseconmicas realizadasconnoObligadosafacturar.Eldocumentoequivalentepuedeserexpedidoporelvendedordelproductooservicio,o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningn momento puede reemplazar la factura si existe la obligacin legal de expedirla. 23 Estosdocumentosdebernestardebidamentefirmados,ydebenadjuntarseademsel documento equivalente a la cuenta de cobro para cada uno de los pagos. No se manejar el concepto de anticipos. Los pagos se debern dividir en pagos parciales, primer desembolso, segundo desembolso etc. Para quienes estn obligados a facturar remtase al numeral (Modalidades de facturacin en pagos parciales). Paraelcasodelaprestacindeservicioslaimagendelcontratodebeserincluidadentrodelos soportes que se suben a la plataforma con el fin de confirmar la descripcin dada en el documento de cobro. Se aclara que en los contratos suscritos entre los emprendedores y sus proveedores, no hay ningn vnculo laboral o econmico con el SENA y con FONADE, por tanto deber rechazarse todo contrato que contenga clusulas que los involucre. Contrato de mandato (Arrendamientos) Sobre el contrato de mandato, el Cdigo Civil Colombiano expresa lo siguiente: Art. 2142.- El mandato es un contrato en que una persona confa la gestin de uno o ms negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. Para el caso de arrendamientos a travs de inmobiliarias se requiere para el primer pago, el contrato dearrendamiento,elcontratodemandato(uncontratoapartedondeseespecificaquienesel propietario del bien inmueble), adems, anexar el Rut (actualizado) del propietario del bien y debe evidenciarseexpresamenteenlafacturaelnombreylosdatospersonalesdelpropietariodel inmueble, para que sobre este se efecten las retenciones a las que haya lugar. Es importante aclarar que el contrato de mandato NO es el contrato que suscribe la inmobiliaria con el dueo del inmueble para su administracin. Es un contrato aparte donde se especifica quien es el propietario del bien inmueble y por lo mismo el sujeto gravable en el caso de retenciones (Retefuente, Reteica, etc.). Planillas de nmina La liquidacin de la nmina deber hacerse de manera mensual, la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nmina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle. ParaefectosdeberhacerusodelFormatoplanilladenmina,archivodehojaExcelquesu interventor lder entrega en el acta de inicio.Estas debern especificar claramente: Nombre de la EMPRESA Nmero de identificacin NIT Periodo que se est pagando. Valor a girar en forma clara. 24 LosvaloresdiscriminadosenlasnminasdebenserigualalosvaloresdelasARLyde seguridad social calculados y reportados por el sistema PILA o el que exista en ese momento. ElContadorPblicodeberverificarlosvaloresdelanminaespecficamentecuandola empresa est inscrita en la ley 1429 de 2010, por efectos de las exenciones. Deben estar firmadas por representante legal y Contador Pblico de la empresa. Tener en cuenta que stos documentos no deben tener tachaduras ni enmendaduras. Es indispensable que se visualice todos los datos incluidos en las planillas de nmina en forma clara ylegiblesinquerequieraampliacindeldocumentoporelvisordeimagenoconfiguracinde impresora. NOTA: no se tramitarn pagos de nmina que no cumplan con las fechas establecidas, las respetivas afiliaciones al sistema de seguridad social y lo dispuesto en la normatividad laboral vigente. Contratistas independientes Cuando se realizan compras a personas naturales, es de gran importancia solicitarles una copia del RUT, pues este documento ser de gran utilidad para soportar costos y deducciones.Deacuerdoconelartculo177-2sedebeexigiryconservarlacopiadelRUTdelaspersonas naturales pertenecientes al rgimen simplificado, a las que se les haya realizado compras de bienes o servicios gravados con el impuesto a las ventas. De no exigirse o conservarse el RUT, los costos y gastos no sern aceptados fiscalmente. Adems de lo anterior, tener presente lo establecido en la reforma tributaria Ley 1607 de 2013 y el decreto reglamentario 0099 del 25 de enero de 2013, dado que a partir del 01 de abril de 2013, tanto los empleadores y/o contratistas debern aplicar la retencin en la fuente, bajo las siguientes reglas: Retencin en la fuente parapersonas naturales pertenecientesa lacategoradeempleados (art. 329 ET). RetencinenlafuenteparapersonasnaturalesNopertenecientesalacategorade empleados. Pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones y servicios Con el fin de poder soportar y cumplir con lo establecido en la norma se requiere que se adjunte con cadapagooabonolaCERTIFICACIONJURAMENTADAparadeterminarlacategoraenla cualsedebeclasificarparaaplicarlarespectivaretencinenlafuente.Elformatodeberser descargadodelapginadeFondoEmprender,enellink http://www.fondoemprender.com/Lists/HerramientasEmprendedores/DispForm.aspx?id=12&source=/SitePages/HerramientasEmprendedores.aspx Seguridad Social 25 Respecto a la obligacin de cotizar al Sistema General de Seguridad Social6, donde se involucre uncontratista que perciba honorarios, este est en la obligacin de realizar aportes a la seguridad social, definiendo entonces por ley que la base de cotizacin corresponder exactamente al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, no siendo viable por ello el cotizar actualmente sobre porcentajes inferiores a ese 40%. En el caso de no cumplir con este procedimiento, la ley obliga al contratante a reportarlo por evasor o en su defecto retener los valores por ese concepto. Adems, el costo del pago por el servicio contratado, el empresario no podr deducirlo de su declaracin de renta. Tener presente que la ley 1438 de 2011, en su artculo 123, asign a la Unidad Administrativa de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin SocialUGPP- Subdireccin de DeterminacindeObligacioneslafuncindeverificarelcumplimientodelosdeberesdelos empleadoresyotraspersonasobligadasacotizar(Independientes/Contratistas).LaUnidad Administrativa de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social (UGPP), previa solicitud de explicaciones, podr imponer, en caso de violacin a las normas contenidas en los artculos 161, 204 y 210 de la Ley 100 de 1993 por una sola vez, o en forma sucesiva, multas en cuanta hasta de mil (1.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garanta (Fosyga). Dicha entidad mediante la Resolucin 221 del 10 de mayo de 2012, delega dicha competencia en la Direccin de Parafiscales para iniciar las acciones de cobro coactivo Planillas de jornales (Formato planillade jornales, archivo dehojaExcel quesu interventor lder entregaenel actade inicio) Es indispensable que se visualice todos los datos incluidos en las planillas de nmina de jornales en forma clara y legible sin que requiera ampliacin de imagen o configuracin de impresora. Estas debern especificar claramente: El nombre de la EMPRESA. Nmero de identificacin NIT. El periodo que se est pagando. Deben estar firmadas por representante legal y contador pblico de la empresa. Tener en cuenta que no deben tener tachaduras ni enmendaduras

6 De acuerdo con lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de la Proteccin Social, significa que la base de cotizacin para los sistemas de salud y pensiones del contratista corresponder exactamente al 40% del valor bruto del contrato (forma mensual),porcentajesobreelcualsecalcularelmontodelapartequeensaludypensionesdebe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16.% del ingreso base, respectivamente. En este caso, si el ingreso base de cotizacin resulta inferior al salario mnimo legal mensual vigente, sobre este salario deber cotizarse, toda vez que en los sistemas de salud V pensiones no se puede cotizar sobre una base inferior a un (1) smlmv ni superior a veinticinco (25) smlmv. 26 NOTA: No se aplica la retencin hasta el monto mnimo establecido por la ley segn las tablas de retencin de salarios. Reembolsos de gastos (Formatoreembolsodegastos,colgadoenlapginadelFondoEmprender,enellink http://www.fondoemprender.com/Lists/HerramientasEmprendedores/DispForm.aspx?id=12&source=/SitePages/HerramientasEmprendedores.aspx Anexar el formato de reembolso firmado por el representante legal y Contador Pblico de la empresa, con el soporte del pago previamente realizado. La revisin y aprobacin de todos los soportes estn a cargo de la Interventora. Aplica para: Servicios pblicos, licencias, INVIMA, marcas, patentes, concesin de aguas y cdigos de barras.Para los reembolsos en trmites de licencia (INVIMA y Registro Patentes) se debe anexar la planilla tarifara, como el soporte de pago, esto debe ser validado por parte del interventor. Deben estar firmadas por representante legal y contador pblico. Compra de productos agropecuarios Enlacompradesemovienteseinsumosagrcolasoagropecuarios,sedebecelebraruncontrato teniendo en cuenta como mnimo los siguientes aspectos, es decir que se debe especificar: Identificacin del comprador y vendedor. Obligaciones de cada una de las partes. Objeto del contrato, iv) Valor del contrato. Forma de pago, vi) Domicilio de las partes. Debe venir firmado por el comprador y el vendedor. Lugar y tiempo de entrega. Clusula de incumplimiento. Clusula compromisoria. Adicionales que el emprendedor considere necesario. Anexar en el reporte de avance respectivo, el aval favorable del asesor o de un experto reconocido por la unidad de emprendimiento, que conceptu tcnicamente sobre la conveniencia y el estado de la compra de los semovientes para el ptimo resultado del plan de negocio, el responsable de dicha validacin debe ser el interventor. Para el caso de la compra de Semovientes es responsabilidad del proveedor verificar si cumple o no con lo dispuesto en el artculo 499 del estatuto tributario, de acuerdo al decreto 1794 del 21 de agosto 27 de 2013, dado que ni FONADE ni la FIDUCIARIA pueden evaluar este criterio reciben como vlido el documento ya sea factura o el documento equivalente acompaado de la cuenta de cobro que se remita para el cobro de semovientes. NOTA:Elavaldebecontenertodoslosrequisitos:(papelmembrete,firmadoporfuncionario autorizadoyconnmeroderadicado).En loscasos querequieragarantizar: razas,especie,edad, estado de gestacin (en caso de aplicar), estado de vacunas (en caso de aplicar), entrega oportuna y garanta del producto; con el fin de mitigar los riesgos incursos en el proceso de compra. Importaciones y exportaciones Se establece que todos los procesos de importaciones y exportaciones deben realizarse a travs de la contratacin de una agencia aduanera o SIA. DOCUMENTOS PARA PAGOS 1.Arrendamiento: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato.2.Arrendamiento con intermediario o administrador Factura o documento equivalente. Contrato.Contrato de mandato. RUT del administrador. RUT de propietario. 3.Adecuaciones: Factura o documento equivalente. Contrato.Copia RUT. 4.Montaje Industrial: Factura o documento equivalente. Contrato. Copia RUT. 28 5.Maquinaria superior a cinco millones de pesos Mcte. $5.000.000 COP: Factura o documento equivalente Contrato Copia RUT 6.Maquinaria inferior a cinco millones de pesos Mcte.$5.000.000 COP: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 7.Equipos de cmputo: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 8.Herramientas: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 9.Muebles y enseres: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 10.Software y licencias: Factura o documento equivalente Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 11. Materia prima e insumos: Factura o documento equivalente. 29 Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 12. Empaques Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 13.Material Publicitario Factura o documento equivalente Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 14. Reembolso de servicios pblicos: Solicitud de reembolso en formato establecido. Soporte pagado.15. Reembolso del INVIMA: Solicitud de reembolso en formato establecido. Soporte pagado.16. Adquisicin del Cdigo de Barras: Solicitud de reembolso en formato establecido. Soporte pagado.17. Pagos realizados a travs de cdigo de barras: Solicitud de reembolso en formato establecido. Soporte pagado.18. Registro sanitario: Solicitud de reembolso en formato establecido. Soporte pagado.19. Reembolso marcas: 30 Solicitud de reembolso en formato establecido. Soporte pagado.20. Nmina vinculacin laboralPlanilla de nmina. 21.Prestacin de serviciosFactura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato.Declaracin juramentada formato establecido. 22. Contador Pblico de la Empresa Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato.Declaracin juramentada formato establecido. 23.Jornales: Planillas de Nmina Jornales. 24. Maquila: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato. 25.Importaciones: Factura.Copia RUT. Contrato.26.Animales y plntulas: Factura o documento equivalente. 31 Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 27.Semillas: Factura o documento equivalente. Copia RUT. Contrato en caso de aplicar. 28. Seguros: Pliza. Copia RUT. 29. Para todos los pagos parciales posteriores al primer pago de contratos: Factura. Copia RUT. Contrato. Consideraciones generales para pagos Nocumplirconlasobligacionescontractualespuededarporterminadoelcontratoyuna recomendacin de reembolso de los recursos por parte de la interventora. Realizarconanticipacinlospagos,lepermitircontarcontiempoadicionalderequerir hacer un cambio o subsane. Todainconsistenciaquepresumafalsificacin,suplantacin,documentacin inconsistente y/o adulterada cargada o subida a la plataforma como soportes para las solicitudes de pago, sercausalparaponerenconocimientodelasautoridadescompetentes,lasuspensinde desembolsos y estudio para la terminacin anticipada del contrato de forma unilateral.