Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión

Guadalinfo Impulsa Aceleradora

Jesús Feás Muñoz

Emprendedor, Consultor y Formador

Experto en TIC’s

Aplicaciones web.

Asesoramiento y consultoría web a emprendedores.

E-learning. Formación.

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NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICADAS A LA GESTIÓN EMPRESARIAL

3 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial

¿Qué vamos a ver hoy?

• Herramientas de gestión empresarial de software libre: ERP, CRM

• Aplicaciones de Google

• El sistema GTD

• Big Data


HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE SOFTWARE LIBRE: ERP Y CRM

Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial


Definición de ERP y CRM

• ERP (Enterprise Resource Planning)

– Sistema de gestión de la información que automatiza las prácticas de negocio.

• CRM (Customer Relationship Management):

– Sistema informático de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.


Características de un ERP

• Objetivos -> Productividad, eficiencia

– Optimizar los procesos y el uso de los recursos.

– Acceder y compartir información. Mejores decisiones

– Eliminar datos y operaciones innecesarios.

– Minimizar los errores.

• Compuestos por varios módulos independientes interconectados: producción, ventas, logística, contabilidad, proyectos, almacenes, nóminas…


Características de un ERP

• Configurable.

• Base de datos centralizada.

• Adaptación a la empresa. La empresa también se adapta al ERP.

• Sistema complejo y difícil de implementar.

• No es un sistema de gestión.


Algunos sistemas ERP


Análisis inicial para implementar un ERP

• http://openerpspain.com/como-realizar-el-analisis-inicial-para-implantar-un-erp/

Pasemos a los CRM…


http://openerpspain.com/como-realizar-el-analisis-inicial-para-implantar-un-erp/

















Características de un sistema CRM

• Gestiona las ventas y los clientes.

• Funcionalidades:

– Automatización y promoción de ventas.

– Informes, dashboards e indicadores claves de negocio.

– Seguimiento de campañas de marketing.

– Gestión de oportunidades de negocio.

– Predicción y proyección de ventas.


Ventajas de un sistema CRM

• Las de los ERP.

• Mejor uso de la información sobre los clientes.

• Mayor control del proceso de venta.

• Motivación de los empleados. ¿Helpdesk?

• Mejor servicio al cliente -> fidelización.

• Mejor planificación.

• Mejor segmentación. Nichos. Clientización.


Algunos sistemas CRM


• Web ERP-CRM adaptado a la ley española.

• Linux, Apache, Mysql, PHP.

• Licencia GNU General Public Licence.

• Simple de desarrollar, instalar y usar.

• Versiones: – DoliWamp (Windows)

– DoliMamp (Mac)

– Dolibarr (Linux)


Funcionalidades principales

• Gestión de usuarios, grupos y permisos.

• Gestión de productos y servicios.

• Gestión comercial.

• Gestión financiera.

• Gestión de proyectos.

• Gestión de terceros y CRM.

• Gestión documental.

• Gestión de contratos.

• Gestión de intervenciones.

• Gestión de registro y agenda.

• Gestión de RRHH.

• Gestión de miembros.


Otros módulos

• Generación de PDFs.

• Importación y exportación de datos.

• Emailing.

• Control de impuestos.

• Integración con Paypal, Paybox, Click to dial, Skype, Gravatar…

• Integración con Prestashop, Magento, OSCommerce…


¿Quién lo usa?

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Para la gestión de almacenes de elementos no inventariables.

Para optimizar procesos específicos en áreas financiera, contable y administrativa.

Para optimizar el proceso comercial offline y online con Prestashop.

Para integrar a todas las franquicias y gestionar la venta offline y online con Prestashop.


Vamos a manejarlo


http://pixima.com.es/demos/dolibarr/htdocs/

Vamos a manejarlo

• Dar de alta clientes y proveedores con sus correspondientes contactos.

• Introducir productos y servicios en categorías.

• Uno de los clientes tiene la consideración de cliente principal por lo que se le concede un descuento del 10% en todos los productos de la empresa. A este cliente, además, nunca se le cobrará la elaboración de presupuestos.


Vamos a manejarlo

• Inserte una nota privada en este cliente principal indicando la excepción a la elaboración de presupuestos.

• Configure la aplicación para que todos los clientes puedan recibir las principales notificaciones del sistema.

• Cree una cuenta de usuario externo para el contacto correspondiente al cliente que ha categorizado como cliente principal.


Vamos a manejarlo

• El día 30/03/2014 uno de los clientes que ha dado de alta anteriormente le pide presupuesto para la compra de 1000 sillas. Dada la cantidad solicitada se decide incluirle un descuento del 5%.

• El cliente aprueba el presupuesto el día 10/04/2014 y hace entrega de 1000 € en concepto de anticipo. Genere el correspondiente pedido y la factura de anticipo correspondiente.

• La entrega del pedido se realiza en dos partes: – El día 25/04/2014 se entregan 500 sillas que han salido del almacén 1. – El día 30/04/2014 se entrega el resto. La mercancía ha salido del almacén 2. Genere la nota de entrega correspondiente.


Vamos a manejarlo

• Realice la factura correspondiente a esta venta con fecha 01/05/2014. El pago se realizará a 30 días. Recuerde aplicar el anticipo que el cliente ya pagó.

• El cliente paga el 30% del importe total de la factura el día 01/06/2014. El resto será abonado mediante un cheque el día 15/07/2014.

• El día 17/07/2014 el cliente devuelve 100 sillas. Realice el correspondiente abono.

• Con motivo de la devolución programe en la agenda la llamada al cliente por parte de su comercial para el día 18/07/2014 a las 10:00 h. AM. A las 15:00 h. del mismo día, la tarea se confirma como realizada.


Vamos a manejarlo

• Registre en el sistema tres presupuestos, tres pedidos, tres envíos y tres facturas mediante la copia y posterior modificación de cualquiera de los documentos ya creados. Las fechas de todos estos documentos estarán comprendidas entre el 01/06/2014 y 31/12/2014.

• Eventos Reunidos, S.L. es un nuevo cliente que, el día 01/08/2014 le solicita presupuesto para que, a partir del día 01/09/2014, cada mes, le envíe 100 sillas. El día 02/08/2014 aprueba el presupuesto. Registre al cliente y genere el presupuesto y la factura recurrente a aplicar. Registre también las 4 facturas de 2014.


Vamos a manejarlo

• Visualice las estadísticas de los presupuestos, pedidos, envíos y facturas generados.

• Cree una cuenta de acceso a Dolibarr para alguno de los contactos de sus clientes y acceda al sistema identificado como ellos para visualizar la información y documentos que se comparten.

• Exporte los datos relativos a presupuestos, pedidos, envíos y facturas en formato CSV y abra los archivos resultantes en Excel, Calc o cualquier otra aplicación de gestión de hojas de cálculo.

• Visite las secciones “Impuestos” y “Márgenes”, ¿qué información puede visualizar y para qué decisiones puede usarla?


La oficina online

• Sistema online que proporciona funcionalidades para crear, colaborar, compartir, vincular y publicar objetos internos y externos.

• Objetos:

– Documentos, presentaciones.

– Proyectos, tareas, registro de horas, calendarios.

– Usuarios, clientes, contactos, emails

– Enlaces, notas y comentarios.


La oficina online

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• Presentación:

– https://www.youtube.com/watch?v=GIYEXsklXrQ

• Manual:

– https://archive.org/details/ManualFengOffice

– http://www.fengoffice.com/web/wiki/doku.php/es:home

– https://www.youtube.com/playlist?list=PL4HH3rNWOlTd5ffVqMyubMSUxhPoINC3z


https://www.youtube.com/watch?v=GIYEXsklXrQ

https://www.youtube.com/watch?v=GIYEXsklXrQ

https://archive.org/details/ManualFengOffice

http://www.fengoffice.com/web/wiki/doku.php/es:home

http://www.fengoffice.com/web/wiki/doku.php/es:home

https://www.youtube.com/playlist?list=PL4HH3rNWOlTd5ffVqMyubMSUxhPoINC3z

https://www.youtube.com/playlist?list=PL4HH3rNWOlTd5ffVqMyubMSUxhPoINC3z

¿Quién lo usa?


Vamos a manejarlo


http://pixima.com.es/demos/dolibarr/htdocs/

http://pixima.com.es/demos/fengoffice

Conclusiones

• ¿Qué te parecen Dolibarr y/o FengOffice como sistemas de gestión para tu proyecto de negocio?

• ¿Echas de menos alguna funcionalidad?

• Si no vas a usar Dolibarr o FengOffice, ¿de qué manera vas a trabajar en tu empresa?


APLICACIONES DE GOOGLE



Google Drive: drive.google.com

• 15 Gb. de almacenamiento gratis. – Incluye:

• Gmail: mensajes y archivos adjuntos. • Drive: archivos de hasta 5 TB que hayas guardado en Drive, como PDF,

imágenes y vídeos. • Google Fotos: subidas como "Original".

– No cuentan: • Archivos creados de Google Docs. • Fotos subidas como “Alta calidad” (hasta 20148x2048px) • Archivos compartidos contigo.

• Sincronización con el PC y el smartphone. • Disponible sin conexión.


https://drive.google.com/

Google Drive: consejos para su uso

• No guardes todos lo nuevo ni borres lo antiguo; organiza. • Nombra los archivos de forma que al verlos en un listado, te

provean de suficiente información. • Usa un máximo de 4 niveles de carpetas. • Guarda inmediatamente los archivos nuevos en el lugar que le

corresponde. Puedes usar una carpeta temporal, separada de las demás, para los “Archivos para mirar” o “En proceso”.

• Cada archivo debe estar en un único sitio excepto si es una copia de seguridad.

• Decide quién debe acceder a los archivos y compártelos en consecuencia.

• Usa la herramienta para destacar y colorear carpetas.


Google Drive: consejos para su uso


Herramientas ofimáticas

• Creación colaborativa multidispositivo online de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos y Mapas.

• Límites: – Documentos: hasta 1,02 M. de caracteres y 50 MB. – Hojas de cálculo: 2 M. de celdas. – Presentaciones: 100 MB. las convertidas. – Otros: 5 TB.

• Conexión con otras aplicaciones: Gantter, Pixlr, Mindomo…

• Compartir con distintos permisos e inserción en web.


Hangouts: hangouts.google.com

• Aplicación multiplataforma de mensajería instantánea desarrollada por Google Inc.

• Unifica los servicios Google Talk, Google+ Messenger y Google+ Hangouts.

• Límites: – Chat: 100 personas. – Videollamada: 10 personas.

• Las conversaciones se guardan en la nube para sincronizarse entre varios dispositivos.

• Permite retransmitir en directo.


https://hangouts.google.com/

HERRAMIENTAS EN LA NUBE PARA SER MÁS PRODUCTIVOS: GTD



Principios de GTD

No recuerdes lo que tienes que hacer, almacénalo y hazlo.

Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial 44

Principios de GTD (Getting Things Done)

1. Recopilar:

– Capturar ideas, tareas, recordatorios, cosas que hacer.

– Todo va a la bandeja de entrada.

– No hagas nada más, sólo envía a la inbox.



2. Procesar:

– Sacar las tareas de la bandeja de entrada.

– ¿Requiere acción? Delégala o posponla.

– Si no requiere acción, archívala o elimínala.

– Si se puede hacer en 2 minutos, hazla ya.



3. Organizar en el calendario:

– Acciones próximas: “Escribir un informe” -> “Preguntar a X los requisitos del informe”.

– Proyectos: lo que requiere más de una acción. Revisar periódicamente.

– En espera: si es una acción delegada o a la espera de algo.

– Quizás: cosas para hacer que actualmente no son posible.



4. Revisar:

– Reasigna o mueve.

– Cada día, en cada momento libre.

– Prepara cada día al final del día anterior.

5. Hacer.


Trucos para listas de tareas

• (Sujeto +) Verbo + Predicado.

• Incluir fecha límite.

• Apuntar si depende de alguien o necesita de algo para realizarse.

• Subdivide.

Urgente No urgente

Importante Crisis Última hora

Tareas del trabajo

No importante

Interrupciones Emails Llamadas

Distracciones


Gmail: mail.google.com

• Gratuito.

• Puede usarse para cuentas midominio.com

• App móvil.

– Eliminar en vez de archivar.

– Vista de conversación.

– Confirmar acciones.

• Sorpresas en opciones de Configuración.


Ajustes generales

https://mail.google.com/

Gmail: extensiones

• Checker Plus: gestión del correo desde Chrome. • Gmail Meter: estadísticas de uso. • Activeinbox: GTD desde Gmail. • mxHero: navaja suiza para Gmail (autodestrucción,

programación, seguimiento…) • Cloudy: adjuntar ficheros desde Dropbox, Onedrive, Drive,

Facebook, Evernote… • Wisestamp: firmas personalizadas profesionales. • Postponer email: recordatorio para correos no procesados. • Rapportive: información avanzada de tus contactos. • Boomerang: programar el envío de correos.


https://chrome.google.com/webstore/detail/checker-plus-for-gmail/oeopbcgkkoapgobdbedcemjljbihmemj?hl=es



https://chrome.google.com/webstore/detail/gmail-meter/jfbklmjfigbohkochoomiljpcddghibm?hl=es




https://chrome.google.com/webstore/detail/activeinbox-for-gmail-and/oeehiifcaeengdofhogmkblhkmpephcj?hl=es

https://chrome.google.com/webstore/detail/mail2cloud-for-chrome-rev/ijhapcklhkanndjbdnhichfmolhiaekg

https://chrome.google.com/webstore/detail/cloudy-for-gmail/fcfnjfpcmnoabmbhponbioedjceaddaa

https://chrome.google.com/webstore/detail/wisestamp-email-signature/pbcgnkmbeodkmiijjfnliicelkjfcldg

https://chrome.google.com/webstore/detail/snooze-your-email-for-gma/pbmfoncgccdhoknelpglaacbgkclcape



https://chrome.google.com/webstore/detail/rapportive/hihakjfhbmlmjdnnhegiciffjplmdhin

https://chrome.google.com/webstore/detail/boomerang-for-gmail/mdanidgdpmkimeiiojknlnekblgmpdll

Gmail: consejos

• Mejorar la visualización: – Destacados – Vista de conversación.

• Organizar con: – Pestañas – Etiquetas (colores) – “Carpetas” – Borrado sencillo: older_than:1y

• Automatizar con Filtros • Revisar Labs y buscar extensiones.


Calendar: calendar.google.com

• Crear, compartir y publicar calendarios.

• Integración con otras aplicaciones.

• Vista superpuesta de calendarios.

• Control de asistencia a reuniones y etiquetar contactos.

• Compatibilidad con otros sistemas (ical, ics, csv)

• Varias formas de recordatorio.

• Añadir desde Gmail (botón Más)

• Incluir localizaciones (integración con Maps).

• Adjuntar archivos (integración con Drive)


https://calendar.google.com/

Calendar: gestión de tareas

• https://www.youtube.com/watch?v=xIsv2kZLxu8


https://www.youtube.com/watch?v=xIsv2kZLxu8

• Aplicación multidispositivo para organizar y compartir información mediante libretas, notas y etiquetas. Versiones Basic, Plus, Premium, Business

• Jerarquizar: pilas de libretas y subetiquetas • Notas: fotos, texto, voz, escritura manual… • Permite crear y gestionar tareas. • Extensión para Chrome y Firefox: Web Clipper. • Permite encriptar texto (versión escritorio). • Permite fusionar notas (versión escritorio). • Arrastrar y soltar documentos a notas (escritorio).


evernote.com

https://evernote.com/

• Algunos usos:

– Bloc de notas: ideas, sugerencias, recortes…

– Lista de la compra.

– Agenda de viaje.

– Manual de instrucciones.

– Guardar contraseñas.

– Organizar documentos.

– Plantillas de reuniones y calendarios.


If This, Then That: ifttt.com

• Servicio web gratuito que permite crear cadenas de eventos condicionales (“recetas”) usando como desencadenantes (“triggers”) y consecuencias (“acciones”) otros servicios web (“canales”).

• App móvil.


https://ifttt.com/

Algunos usos

• Apagar wifi y bluetooth cuando tengas poca batería.

• Guardar adjuntos de Gmail en Dropbox.

• Publicar automáticamente en redes sociales.

• Controlar dispositivos del hogar.

• Notificaciones de gangas y ofertas.


http://www.chicageek.com/7-recetas-ifttt-ahorrar-dinero-2387748/

Algunos canales


INTRODUCCIÓN AL BIG DATA



¿A qué nos referimos con BigData?

• Al almacenamiento de grandes cantidades de datos y a los procedimientos usados para encontrar patrones dentro de esos datos para la creación de informes estadísticos y modelos predictivos.

• Tipos de datos: – Estructurados: fechas, nombres, números… BD

– No estructurados: documentos, emails, imágenes…

– Semiestructurados: datos con metadatos.


Proceso de BigData


Captura

• Generados por personas: emails, mensajes, estados, hojas de cálculo, formularios…

• Por transacciones de datos: transferencias bancarias…

• Web: movimientos de ratón, tiempo en las páginas…

• Generados por máquinas: medidores, sensores, GPS, routers…

• Biométrica: escáners de retina, huella digital, lectores de ADN

Proceso de BigData


Transformación

•Extracción

•Transformación

•Carga en la base de datos

Proceso de BigData


Almacenamiento

•No SQL

•Clave-valor

•Grafo

•Orientado a columnas

Proceso de BigData


Análisis

• Asociación por causalidad: venta cruzada

• Minería de datos: estadística para predicciones

• Agrupación por similitud

• Análisis de texto

Proceso de BigData


Visualización

• Gráficos

• Tablas

• Cuadro de mando integral

• Infografías

Ejemplos de BigData

• Policía: 68% de acierto sobre crímenes futuros en una zona.

• T-Mobile: reducción de portabilidad en un 50% por conocer exactamente a cada cliente -> ofertas personalizadas.

• Wal-Mart: 10% más en ventas online por ofrecer resultados más relevantes en las búsquedas.

• Lyon: informes en tiempo real sobre el tráfico para prevenir atascos.

• Illustreets: aplicación para buscar vivienda.

Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial 68

Herramientas de SmallData

• Public Data.

• Consumer Barometer.

• Google Analytics.

• Survey Monkey.

• Mailchimp.

• Alexa.

• Similarweb.

• Google Trends.

• IBM Watson Analytics.

• Tranzlogic.

• InsightSquared.

• Qualtrics.


http://www.google.com/publicdata/directory?hl=es&dl=es



https://www.consumerbarometer.com/en/




https://www.google.com/intl/es/analytics/



https://es.surveymonkey.com/




http://mailchimp.com/

http://mailchimp.com/

http://www.alexa.com/

http://www.alexa.com/

https://www.similarweb.com/

https://www.similarweb.com/

https://www.google.es/trends/



http://www.ibm.com/analytics/watson-analytics



http://tranzlogic.com/

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http://www.insightsquared.com/

http://www.qualtrics.com/

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Gracias por vuestra atención

Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión

Small Business & Entrepreneurship

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