• En el casco antiguo de Nueva York hay una notaría que desde hace varios años no deja de aumentar su volumen de trabajo. Sin embargo, el tener cada vez un mayor número de clientes trae serios problemas al Notario Carlos Y es que lo volúmenes actuales de documentos que se manejan cada día puede suponer un caos de papeles que ralentice todos los procesos del día a día.

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad

Caso de Éxito Notaria La Calidad es Sinónimo de Exito

LA NOTARIA QUE ACABO CON EL CAOS DOCUMENTAL

• En un principio, las actas, certificados, testamentos, pólizas y herencias se archivaban manualmente en carpetas físicas, que se guardaban en armarios. Cuando tenían necesidad de buscar y recuperar documentos, se dirigían al archivo para hacer esta tarea manualmente.

• A medida que el número de clientes comenzó a incrementarse, la desorganización y dificultad en consultar información en los documentos empezó a ser visible, tornándose inmanejable.

Era necesaria una reestructuración de toda la mecánica de los procesos documentales, de modo que el equipo decidió apostar por OfficeGemini y sus herramientas DOKMEE.

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad.

Caso de Éxito Notaria La Calidad es Sinónimo de Exito

LA SOLUCION DE SOFTWARE

• La solución de software presentada utiliza tecnología de vanguardia, y en conjunto con las mejores prácticas proveen a las Notarías y a los estudios de abogados la mejor forma de trabajar y salvaguardar los documentos.

• El acceso a las mismas puede ser en una estación de la oficina a través de la Web. Además de poseer la capacidad de ser utilizadas a través de los Dispositivos Móviles, permitiendo una mayor accesibilidad y disponibilidad de servicio.

Caso de Éxito Notaria La Calidad es Sinónimo de Exito

LA NOTARIA QUE ACABO CON EL CAOS DOCUMENTAL

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad

• Cambió su manera de trabajar con los documentos.

• Modificación el flujo de trabajo.

• Adecuado su enorme cartera de clientes con total comodidad:

•

o Los papeles públicos se digitalizaban y archivaban de forma electrónica.

o Se economizo enormemente el tiempo que se invertía en la búsqueda y organización de toda aquella información.

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad.

Caso de Éxito Notaria La Calidad es Sinónimo de Exito

LA NOTARIA QUE ACABO CON EL CAOS DOCUMENTAL

• La notaría GANO. Al confiar su gestión documental a una empresa especializada en su implantación en este ámbito, se convirtio también en una de las primeras en adaptarse e innovar, modificando el ecosistema de la oficina.

• Al abandonar el modelo jurásico por la innovación tecnológica, se pudo dinamizar su trabajo con el papel y mejorar la velocidad de respuesta a sus clientes.

• Esto supuso, sin lugar a dudas, un importante ahorro económico y de tiempo que permitió lidiar con cada vez más clientes que necesitaban sus servicios.

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad.

Caso de Éxito Notaria La Calidad es Sinónimo de Exito

LA NOTARIA QUE ACABO CON EL CAOS DOCUMENTAL

• Registra y permite el seguimiento de cada uno de los documentos y expedientes que intervienen en un proceso notarial.

• Provee al notario y a los demás Usuarios información inmediata de los documentos trabajados en el proceso notarial, con la capacidad de administrar los documentos digitales relacionados en cada proyecto.

Características del Sistema

• Control de cada uno de los procesos notariales

• Administración de documentos notariales por proyecto

• Panel de Administración para control de gestores/abogados

• Procesos de Auditoria de los Documentos Digitales.

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad.

Características Control Documentos

Notariales La Calidad es Sinónimo de Exito

Nuestra Era Digital

Diseño Normalizado de Documentos.

Controlar Uso y Circulación.

Simplificar Procedimientos.

En la Toma de Decisiones.

Disponibilidad en las Crisis.

Información rápida, efectiva y exacta.

Visualización dentro y fuera de empresa.

Reducción de Costos.

Productos: Gestión Documental.

Digitalización.

WEB - Mobile.

Cloud.

Certificados Digitales.

Sello de Tiempo.

Soluciones: Contabilidad.

Legal.

Salud.

RRHH.

Educación.

Y mas….

Servicios: Gestión de Documentos Físicos y Digitales.

Digitalización de Documentos.

Hosting de Imágenes.

Captura de Datos OCR – ICR.

Consultoría: Elaboración Programa Control Documentario - PCD.

Desarrollo Proyectos Gestión Documental.

Implantación Línea Producción Valor Legal.

Certificación SGS - Idoneidad Técnica.

Digitalización y Gestión Documental Una Solución para cada Necesidad

Soluciones

Herramientas Claves

• Directorio de Lotes Centralizado

• Opciones de Limpieza de Documentos

• OCR de Texto Completo

• Indexación Automática - Reconocimiento de Zonas - Validación de bases de Datos.

• Separación de Documentos Automática

• Modulo de Reportes - Productividad y la viabilidad de los proyectos

• Diferentes formatos, compresión y opciones para archivos planos para su exportación de documentos fuera de Dokmee Capture.

Todo lo Necesario para Digitalizar Técnicamente un Documento

Digitalización de Documentos Producto - DOKMEE Capture

Rendimiento Optimo para altos volúmenes.

Inmediato aumento de Productividad y Rentabilidad.

Principales Características

• OCR de Texto Completo.

• Importación y Exportación Documentos.

• Visualización Documentos / Acceso Web.

• Seguridad del Documento.

• Manejo de email - Envío / Recepción de

Documentos por Correo Electrónico - Integración

Outllok.

• Integración Sharepoint, Lotus y Otros.

• Impresión Documentos desde DOKMEE –

Integración con Multifuncionales / Escáneres.

• Flujo de Trabajo. (Workflow).

• Auditoría.

• Y Mucho MAS …

Socialmente responsables con el medio ambiente.

Gestión Documental Producto DMS - DOKMEE Enterprise - WEB

Gerencia del Documento - La Evolución sin FIN !

Gestión Documental para Notarios,

Abogados y Procuradores La Calidad es Sinónimo de Exito

CONSULTE SIN COMPROMISO