NORTE DE SANTANDER DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO · 2020. 2. 1. · Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal...

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Código: F-DE-PE05-04 Versión: 05

COMUNICACION INTERNA Página 1 de 66

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Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal Oficina 311. Cúcuta - Norte de Santander. Teléfonos: 5892105 Ext. 240 Email: [email protected]

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Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI

Versión 02

GOBIERNO DIGITAL

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD DE NORTE DE SANTANDER

CARLOS ARTURO MARTINEZ GARCIA Director

LAURY LISBETH PAEZ PARADA

Coordinador Jurídica y Control Disciplinario

JOSE TRINIDAD URIBE Coordinador Salud Pública

JOSE ANTONIO GUTIERREZ Coordinador Atención en Salud

CARMEN ELENA SEPULVEDA AYALA

Coordinadora Recursos Financieros

HENRY GIOVANNI MANTILLA BLANCO Coordinador Recursos Humanos

MARÍA VICTORIA GIRALDO RUIZ

Coordinadora de Planeación

MARICELA VILLEGAS GUISAO Líder de Sistemas de Información

Enero de 2020

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad, tanto las organizaciones públicas como privadas establecen

estrategias con ventaja competitiva con el objetivo de mantenerse en el tiempo o

mercado, logrando a mediano y largo plazo alcanzar la visión y las metas

propuestas.

Tecnología y Sistemas de Información hoy en día juega un papel importante

en la planeación estratégica ya que permiten contribuir al mejoramiento de los

procesos y a la toma decisiones dentro de la organización. Cualquier Entidad debe

contar con personal idóneo y capacitado y una infraestructura tecnológica

adecuada con el objeto de lograr resultados en pro de la organización y,

específicamente el sector público en pro de la comunidad.

El presente trabajo se desarrolló en el Instituto Departamental de Salud de Norte

de Santander, analizando la situación actual de la infraestructura tecnológica con

que cuenta la Entidad y se estableció una estrategia en pro del logro de los

objetivos estratégicos de la Entidad en aras de mejorar los procesos haciendo uso

de la optimización y de las tecnologías.





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1. SITUACION ACTUAL

RESEÑA HISTÓRICA

En 1975, en Norte de Santander se creó, mediante la figura de contrato de

integración tripartito (Ministerio, Gobernación y la Beneficencia) el Servicio

Seccional de Salud, como órgano de dirección del Sistema de Salud a nivel

departamental, dependiendo administrativamente del Departamento y técnica y

normativamente del Ministerio de Salud, debiendo adoptar, adecuar y desarrollar

para el cumplimiento de las políticas, planes y programas nacionales, las

formulaciones que al respecto le fueran formuladas por el mismo.

Mediante el Decreto 000041 expedido por el Gobernador del Departamento

el 6 de Enero de 1999, se creó la Secretaria Departamental de Salud, en

cumplimiento de los requisitos del Sistema de Seguridad Social en Salud. (IDS,

2019)

Mediante acta se asignaron a la Secretaria de Salud del Departamento las

funciones que en virtud del contrato de reestructuración venía desempeñando el

Servicio Seccional de Salud, mientras se suscribe el convenio de

descentralización con el Ministerio, bajo la dependencia técnica y administrativa de

este último, conforme a las políticas y planes nacionales de salud que señale para

estos efectos. (IDS, 2019)





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Finalmente, el 18 de Julio de 2003, la Asamblea departamental de Norte de

Santander expide la Ordenanza 018, mediante la cual se crea el INSTITUTO

DEPARTAMENTAL DE SALUD DE NORTE DE SANTANDER, como un

establecimiento público del orden departamental, con personería jurídica,

patrimonio propio, autonomía administrativa y financiera, ente que funciona

plenamente en la actualidad. Ente de Dirección Departamental de Norte de

Santander, que contribuye a crear condiciones de acceso de la población a los

servicios de salud, como un servicio público a cargo del Estado. (IDS, 2019).

MISIÓN

“El Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander en virtud de la ley 100

de 1993 y la ley 715 de 2001 contribuirá a crear condiciones de acceso de la

población a los servicios de salud, como un servicio público a cargo del estado y a

mejorar y mantener la calidad de vida de los habitantes del Departamento,

mediante la dirección, coordinación, asesoría, vigilancia y control de los actores

del Sistema de Seguridad Social en Salud, de tal forma que los servicios se

presten con criterios de equidad, integridad, participación, eficiencia, oportunidad y

calidad” (IDS, 2019)

VISIÓN

“Ser el ente de Dirección Departamental de Salud participe del desarrollo social,

líder del aseguramiento de toda la población al Sistema General de Seguridad





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Social en Salud, con especial énfasis en la población pobre y vulnerable.” (IDS,

2019)

Ilustración 1 Organigrama con SI

Fuente. Organigrama Institucional tomado de www.ids.gov.co

PROPÓSITO DE LA EMPRESA IDS

Su objetivo primordial es dirigir, coordinar y vigilar el sector salud y el Sistema

General de Seguridad Social en Salud en el territorio del Departamento Norte de

Santander”. (IDS, 2019)






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PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE

El IDS presta sus servicios a la Población en general con el fin de contribuir en la

creación de condiciones de acceso de la población a los servicios de salud en el

departamento Norte de Santander, principalmente a la población pobre y

vulnerable de la región, con la prestación de servicios de salud para mejorar y

mantener su calidad de vida de la población nortesantandereana.

De acuerdo a los procesos misionales se resalta los servicios que ofrece:

SALUD PÚBLICA COLECTIVA: Diseña estrategias que permiten el

fortalecimiento y mejoramiento continuo del proceso de salud pública en el

Departamento Norte de Santander, logrando el desarrollo operativo y

funcional del Plan de Salud Pública Departamental.

ATENCIÓN EN SALUD: Realiza estudios e investigaciones tendientes a

promover el desarrollo integral de los planes, programas y proyectos

destinados a desarrollar vigilancia en la prestación de servicios de salud del

Departamento y vigilar por los recursos de la población pobre asegurada

con subsidios a la demanda.

VIGILANCIA Y CONTROL: Vigila y controla el cumplimiento de la

normatividad legal vigente que regula el Sistema General de Seguridad

Social en Salud, mediante el seguimiento continuo a los actores e

involucrados en el sistema, con el fin de garantizar la Salud Pública del

departamento Norte de Santander.

CONTROL DE VECTORES: Desarrolla estrategias y acciones de

promoción, prevención, y vigilancia y control de las ETV (Enfermedades de

Transmisión por Vectores) en todo el departamento de Norte de Santander.





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LABORATORIO DE SALUD PUBLICA COLECTIVA: Desarrolla acciones

técnico administrativas realizadas en atención a las personas y el medio

ambiente con propósitos de vigilancia de eventos de interés en salud

pública, vigilancia y control sanitario, gestión de la calidad e investigación.

ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES QUE CABE RESALTAR EN EL IDS

De acuerdo a los procesos misionales y al cumplimiento de las competencias, en

diciembre de 2016 el Ministerio de Salud y la Protección Social posicionó al

Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander en el cuarto lugar por el

cumplimiento de los lineamientos y entrega oportuna del Plan Territorial de Salud.

A nivel institucional y tecnológico, después de tres años de gestión técnica y

financiera se resalta que en diciembre de 2015, se adquirió un software de gestión

documental que permite dar cumplimiento a la norma, evitando sanciones y

hallazgos administrativos ante los entes de control, pero lo más importante,

permitió agilizar los procesos de manera más eficientes, ya que el sistema realiza

seguimiento a las actividades; generando fluidez en los documentos de

correspondencia y que logra llegar directamente a los interesados para realizar

dichos procedimientos y dar una respuesta a corto plazo.

SISTEMAS DE INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS Y GRUPOS

FUNCIONALES

Cuenta con cinco grupos funcionales: salud pública, atención en salud, financiera,

recursos físicos y recursos humanos, también cuenta con 4 dependencias:

Planeación y Sistemas de Información, Control Interno, Participación Social y

Jurídica y Control disciplinario. En las tablas siguientes se relacionan los sistemas

de información de las dependencias y grupos funcionales.





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Tabla 1. Dependencias, grupos funcionales y sistemas de información

DEPENDENCIA

S Y GRUPO

S FUNCIONALES

SISTEMAS DE INFORMACION

SIEP DOCUMENTAL

SIVIGILA PASIVOCOL 4.0

WINSISVAN SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE

SYSTB

APLICATIVO COP LINEA BASE VERSION 3

sistema de información DKD – Auditor

TNS BD DE QUEJAS

SOFTWARE AREA AMBIENTE- LABORATORIO

Grupo de Salud Pública

Gestión Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos

Usado por la línea de vigilancia en salud publica Archivos planos correspondiente a la notificación de los eventos de interés en salud pública, que se envían semanalmente al INS. Archivos xls.

Es un programa usado por la línea de Nutrición- herramienta que sirve de apoyo para llevar a cabo la vigilancia nutricional y ayuda a recolectar información sobre aspectos nutricionales sobre desnutrición y obesidad en la población en general y realizar un seguimiento individual del niño, adulto y la gestante en las etapas críticas de su desarrollo.

Consolida toda la información generada por acciones realizadas en los municipios, permitiendo la Inspección Vigilancia y control a establecimientos de Interés Sanitario, las acciones de Promoción y prevención, las actividades de Gestión, la vigilancia epidemiológica y el Censo de Establecimientos de interés sanitario.

Sistema de información usado por la línea de tuberculosis permite la recepción y control de los pacientes de tuberculosis del departamento, y la generación de los diferentes informes por fechas, mensuales, trimestrales y anuales, entre otros informes de estudio interno.

Usado por la línea de salud bucal que permite registrar la Historia COP (cariados, obturados, perdidos). Odontograma de pacientes de 12-25-35-45-55-65 años que asisten por primera vez en el año.

Permite recolectar, consolidar y validar la información de los servicios prestados a la población pobre no asegurada (PPNA) generando Glosas, Consolidación RIPS Autorizaciones no pos y la Consolidación de facturación.

Permite realizar el control de inventario de los medicamentos, registrar las compras, salidas, traslados, reintegros, generar a Contabilidad, Recalcular Inventario y Regenerar a Contabilidad

Permite la recepción y procesamiento de muestras, para llevar el control de resultados de los análisis de aguas y alimentos del departamento.

Fuente. Elaboración propia basado en el Inventario de Software (Sistemas de Información IDS, 2019)





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Tabla 2. Dependencias, grupos funcionales y sistemas de información (Continuación)

DEPENDENCIA

S Y GRUPO

S FUNCIONALES


SIEP DOCUMENTAL



SYSTB APLICATIVO COP LINEA BASE VERSION 3


TNS BD DE QUEJAS


Grupo de Recursos Financieros Gestión

Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos

Permite llevar el control financiero y la presentación de informes ante entes de control, cuenta con los módulos de presupuesto, tesorería y contabilidad.

Grupo de Recursos Humanos

Permite llevar la Historia Laboral de los Funcionario

Permite llevar la nómina y un control con los contratos que celebra la entidad.

Grupo de Recursos Físicos

Permite realizar el control de inventario de los recursos físicos de la entidad






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Tabla 3. Dependencias, grupos funcionales y sistemas de información (Continuación)

DEPENDENCIA

S Y GRUPO

S FUNCIONALES


SIEP DOCUMENTAL



SYSTB APLICATIVO COP LINEA BASE VERSION 3


TNS BD DE QUEJAS


Grupo de atención en salud

Gestión Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos

Participación Social y Comunicaciones

Relación de quejas, tutelas, traslados por competencia, derechos de petición radicados ante la coordinación de vigilancia y control.

Jurídica -Control Disciplinario

Control interno

Planeación y Sistemas






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DEPARTAMENTALIZACIÓN DEL IDS

La departamentalización del IDS es por funciones, de acuerdo a la Ordenanza 018

y a las exigencias impartidas en el Acuerdo 0019 del 29 septiembre de 2003.

Las divisiones facilita el cumplimiento de objetivos de la entidad,

convirtiendo a los trabajadores en expertos y haciéndose cada vez más eficientes

en la ejecución de estos. Además, se debe tener en cuenta que facilita la

comunicación interdepartamental para la retroalimentación y toma de decisiones.





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Ilustración 2 Departamentalización IDS

Fuente. Elaboración propia basado en (IDS, 2019)





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Acontinuación se relaciona las funciones, las actividades y la importancia de

cada uno de las dependencias y grupos funcionales. www.ids.gov.co






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Tabla 4 Grupos y dependencias del Instituto Departamental de salud

DEPENDENCIAS Y

GRUPOS

FUNCION O RESPONSABILIDAD ACTIVIDADES QUE REALIZA IMPORTANCIA


Su propósito principal es diseñar estrategias que permitan el fortalecimiento y mejoramiento continuo del proceso de salud pública en Norte de Santander, logrando el desarrollo operativo y funcional del Plan de Salud Pública Departamental.

Adoptar, difundir, implantar y ejecutar la política de salud pública formulada por la Nación. Garantizar la financiación y la prestación de los servicios de laboratorio de salud pública directamente o por contratación. Ejecutar las acciones de inspección, vigilancia y control de los factores de riesgo del ambiente que afectan la salud humana, y de control de vectores y zoonosis de competencia del sector salud, en coordinación con las autoridades ambientales del Departamento de conformidad a la normatividad vigente.

Cumplir con uno de los objetos misionales de la institución

Grupo de

Recursos Financieros

Su propósito principal es la coordinación, ejecución, asesoría y control de las actividades

de orden financiero tendientes a promover el desarrollo integral de los recursos financieros, presupuestales y contables de la Entidad.

Prestan el apoyo operativo, técnico y asesorar para la toma de decisiones financieras se realizan operaciones de contabilidad, ingresos y pagos con los recursos del gobierno nacional y departamental y manejo presupuestal.

Apoyo a la parte directiva en la toma de decisiones financieras


Su propósito fundamental es establecer políticas y estrategias orientadas a la gestión y administración del talento humano del Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander, asegurando la competencia y procurando el bienestar y la satisfacción de los usuarios internos y externos, para el adecuado desarrollo de la entidad.

Manejo del personal de planta y contratista de prestación de servicios, seguridad en el trabajo y efectuar las acciones para el bienestar del talento humano

Apoyo a la dirección para contar con el recurso humano apropiado, idóneo y garantizar los perfiles adecuados para la elaboración de las tareas asignadas.


Su objetivo principal es realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral de los recursos físicos de la Entidad

Control de inventarios y activos fijos Revisión y seguimiento a los procesos de contratación Asegurar el funcionamiento de las instalación físicas de la entidad

Apoya para el correcto funcionamiento de la entidad


Su propósito principal es realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral de los planes, programas y proyectos destinados a desarrollar vigilancia en la prestación de servicios de salud del Departamento.

Adoptar, difundir, implantar, ejecutar y evaluar la Política de PSS, formulada por la Nación Organizar, dirigir, coordinar y administrar la red de IPS en el dpto. Vigilar el cumplimiento de las normas técnicas dictadas por la Nación para la construcción de obras civiles, dotaciones básicas y mantenimiento integral de las IPS y de los centros de bienestar del anciano.

Cumplir con uno de los objetos misionales de la institución





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Tabla 5 Grupos y dependencias del Instituto Departamental de salud (Continuación)

DEPENDENCIAS Y

GRUPOS FUNCION O RESPONSABILIDAD ACTIVIDADES QUE REALIZA IMPORTANCIA


Su compromiso consolidar la participación social en salud a través de redes de organizaciones sociales que influyen de manera positiva en las políticas públicas orientadas a intervenir los Determinantes Sociales de la Salud

Realizar seguimiento permanente a las Instituciones prestadoras de los servicios de salud del departamento. Atender las PQRSD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias) de la entidad. Organizar, controlar y mejorar las comunicaciones internas y externas de la Entidad

Servir como una herramienta de empoderamiento que le da a la comunidad un papel activo y de corresponsabilidad, facilitando y fortaleciendo la construcción de alianzas intersectoriales con la sociedad civil, en busca del bien común.

Jurídica y Control Disciplinario

Su objetivo principal es realizar asesoría y asistencia jurídica directamente al Director y funcionarios de las dependencias del Instituto.

Dar respuesta a todo proceso en contra de la Entidad Consolidar los procesos de todas la dependencias Dar seguimiento a la trazabilidad de los procesos Apoyar jurídicamente las ESE del departamento

Apoyar a la dirección en toda las acciones jurídicas y al cumplimiento de la norma

Control interno

Su propósito principal es asesorar y aplicar métodos de control, evaluación y seguimiento al Sistema de Control Interno, de manera independiente, posibilitando la búsqueda de la igualdad, eficiencia, eficacia, celeridad, calidad y economía de los diferentes procesos encaminados al cumplimiento de objetivos y metas previstos en la misión del Instituto

Realizar auditorías internas. Dar seguimiento al cumplimiento de las normas, procesos y procedimientos de la Entidad Apoyar la toma de decisiones con los resultados de las auditorías

Apoyar a la dirección para que los procesos y procedimientos de realicen de manera eficaz, eficiente y efectiva

Planeación y Sistemas de Información

Su propósito principal es organizar el desarrollo y ejecución de los propósitos y objetivos institucionales mediante la formulación de planes.

Acompañar a la dirección en la toma de decisiones Proponer y acompañar la realización de proyectos

Orientar a las áreas estratégicas de la institución en la realización de las metas misionales en cumplimiento de los lineamientos nacionales y departamentales en salud

Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud

Organismo de apoyo a la Entidad, conformada por diferentes actores del Sistema de Seguridad Social en Salud

Acompaña, asesora y vigila las acciones realizadas en la Entidad Aporta como un ente de control

COMITÉ DIRECTIVO

Organismo de apoyo a la Entidad Recomendar, proporcionar directrices y asesorar a la dirección para el cumplimento de los objetivos y metas de la Entidad.

Aporta conocimiento técnico y profesional a la toma de decisiones.

DIRECTOR Representación legal y administrativa de la Entidad y con la Junta Directiva es la máxima autoridad.

Es el ordenador del gasto y responsable de la toma de decisiones y su aplicación.

Dirige el rumbo de la Entidad

JUNTA DIRECTIVA Junto al director es la máxima autoridad en la Entidad

Mantener la unidad de objetivos e interés de la Entidad en torno de la misión y objetivos institucionales, identificar las expectativas de los usuarios, definir las estrategias, asignar recursos, adoptar y adaptar normas de eficiencia y calidad.

Define el rumbo de la Entidad





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1.1. Descripción de los sistemas de información.

De acuerdo a Kenneth Laudon & Jane Laudon (Management Information Systems,

2014, pág. 18) existen tres dimensiones para los sistemas de información:

Organización, administración y tecnología de la información.

Desde el punto de vista organizacional el IDS se ha focalizado en la parte

operacional y a mandos medios, sin embargo, no ha proporcionado sistemas de

información que aporte a la gerencia de nivel superior, de manera que le permita

tomar mejores decisiones estratégicas para el logro de los objetivos misionales.

Ilustración 3 Niveles del IDS

Fuente. Elaboración propia basada en Management Information Systems (Laudon

& Laudon, 2014, pág. 19)

A continuación se relaciona los sistemas de información por cada grupo

funcional y dependencia del IDS:





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Tabla 6 Descripción de los Sistemas de Información

Nombre de la herramienta tecnológica

Aplicación web o de escritorio

Ubicación de la herramienta tecnológica

Dependencia (s) responsable (s) de la administración

Módulos

Herramienta administrada por:

¿Requiere licencia? (SI o NO)

Entidad que gestiona

(Cuando aplique)

Propósito de la herramienta o solución tecnológica

Observaciones Por otra Entidad

Propia

SIEP DOCUMENTAL

Web Servidor SIEP en

Sistemas de Información

Todas las dependencias y grupos funcionales

1. Radicación 2. Digitalización 3. Entradas 4. Salidas 5. Comunicaciones internas

X NO

Permite la Gestión Documental y de Procesos, permitiendo gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando el manejo de papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

No se ha implementado las salidas ni las comunicaciones internas

SIVIGILA Web

Servidor Entidad Externa

Salud Pública Colectiva

Vigilancia de Salud Pública

X NO Instituto

Nacional de Salud

Sistema Nacional de Vigilancia en Salud Pública (SIVIGILA) se generan archivos planos correspondientes a la notificación de los eventos de interés en salud pública, que se envían semanalmente al INS.

El sistema es instalado en los 40 municipios del departamento y

en las diferentes UPGD públicas y privadas de cada

municipio.

PASIVOCOL 4.0 Web Servidor Entidad

Externa Recursos Humanos Cálculo X NO

Ministerio de Hacienda y

Crédito Público

Herramienta tecnológica para el seguimiento y actualización de los cálculos actuariales de las Entidades Territoriales

Fuente. Elaboración propia


http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/sivigila/Paginas/descarga-el-software.aspx




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Tabla 7 Descripción de los Sistemas de Información (Continuación)





Módulos




(Cuando aplique)



Propia

WINSISVAN Escritorio Equipo terminal en

Salud Pública (Nutrición)


Nutrición X SI

Herramienta que sirve de apoyo para llevar a cabo la vigilancia nutricional tanto de los niños desde su nacimiento hasta los 5 años de edad, y de los 5 a 19 años de edad. Ayuda a recolectar información sobre aspectos nutricionales sobre desnutrición y obesidad en la población en general y realizar un seguimiento individual del niño, adulto y la gestante en las etapas críticas de su desarrollo.

Cada municipio cuenta con este

Software, licencia e información para su funcionamiento que permite el reporte

parcial de la información

nutricional del municipio.

SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE

Web

Servidor Ambiente en Salud

Pública(Ambiente)


1. establecimientos de Interés Sanitario. 2. Promoción y prevención. 3. Gestión 4. Vigilancia epidemiológica. 5. Censo de Establecimientos de interés sanitario.

X NO

Se consolida la información generada por las acciones realizadas en los municipios bajo la jurisdicción de las oficinas sanitarias de salud ambiental en el Departamento

Los privilegios de acceso al sistema están definidos por tres tipos de usuarios: Técnico: Registra la información Profesional: Consulta la información consolidada Administrador: Registra y consulta información y Usuarios.



http://186.115.153.108/salud_ambiental/




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Módulos




(Cuando aplique)



Propia

SYSTB Web

Equipo terminal en Salud Pública (Tuberculosis)


TBC X NO

1. Recepción y seguimiento a los pacientes de tuberculosis del departamento. 2. Generación de los libros de pacientes sensibles, fármaco resistente, quimio profilaxis, autorizaciones, sintomáticos respiratorios, laboratorio, control de autorizaciones de farmacia y bodega de medicamentos en las respectivas IPS.

El acceso está restringido según los permisos que se le asignen a los usuarios, con el fin de establecer que módulos se pueden ejecutar. De igual manera, si se autoriza para ser trabajado desde otro punto con acceso a internet.

APLICATIVO COP LINEA BASE VERSION 3

Escritorio Equipo terminal en

Salud Pública (SOVA)


ORAL X SI Ministerio de Salud y Protección Social

Historia COP cariados, obturados, perdidos. Odontograma de pacientes de 12-25-35-45-55-65 años que asisten por primera vez en el año. Información que se genera mensual de los 40 municipios del Dpto.

El equipo debe tener instalado ACCESS VERSION 2003

sistema de información DKD - Auditor

Web Servidor Virtual Atención en Salud

1. Glosas 2. Consolidación RIPS 3. Autorizaciones no pos 4. Consolidación de facturación

X NO

Permite recolectar, consolidar y validar la información de los servicios prestados a la población pobre no asegurada (PPNA)



http://186.28.231.29/APLICACION%20DEL%20IDS/IDS%202015-2/




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Módulos




(Cuando aplique)



Propia

TNS Escritorio Servidor TNS en

Sistemas de Información

Recursos Financieros Recursos Humanos Recursos Físicos Salud Pública Colectiva

1. Contabilidad 2. Tesorería 3. Presupuesto 4. Nómina 5. Almacén 6. Activos Fijos 7. Contratación

X SI TNS SAS

El Sistema Contable y Administrativo Integrado VISUAL TNS Sector Oficial permite el análisis administrativo financiero de la Entidad que apoya la toma de Decisiones

BD DE QUEJAS Escritorio Equipo terminal en

Participación Social(SAC)


SAC X NO

Herramienta que consolida la información de las PQRSD (Peticiones, quejas, Reclamos y Sugerencias) de la entidad para aportar a la transparencia y acceso a la información pública


Escritorio Equipo terminal en

Salud Pública (Laboratorio)


1. Aguas 2. Alimentos

X SI

Permite la recepción y procesamiento de muestras, para llevar el control de resultados de los procedimientos

El equipo debe tener instalado ACCESS VERSION 2003






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De acuerdo al punto anterior se puede evidenciar que sólo el sistema de

información de Gestión Documental SIEP Documental interactúa en todas las

dependencias y grupos funcionales y le sigue el TNS que apoya varias grupos

funcionales de los procesos de apoyo y el único grupo funcional que se encuentra

fortalecido con sistemas de información independientes es Salud Pública.

En todas las dependencias y la mayoría de grupos funcionales no cuentan con

sistemas de información que permita realizar y apoye la toma de decisiones de

sus secciones funcionales, éstas cuentan con herramientas de ofimática para el

ejercicio de sus labores.

Además, no se encuentra centralizada las bases de datos ni en servidores,

dependen de equipos ubicados en las diferentes secciones y algunos son equipos

terminales.

Ilustración 4 Infraestructura tecnológica actual






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A continuación se visualiza que los sistemas de información representados

por diferentes colores y ninguno se repite de manera vertical, lo que evidencia que

ninguno interactúa entre ellos, implicando que cuando se requiera un informe

institucional para toma de decisiones estratégicas se deba recurrir a diferentes

bases de datos y posteriormente unificar manualmente con herramientas de

ofimática.

Tabla 10 Módulos de los Sistemas de Información utilizados por cada

dependencia y grupo


Grupo de Salud

Pública

Grupo de Recursos

Financieros

Grupo de Recursos

Físicos


Grupo de atención en

salud

Dependencia Participación

Social y Comunicaciones

Dependencia Jurídica y

Control Disciplinario

Dependencia Control interno

Dependencia Planeación y Sistemas de Información

SIEP DOCUMENTAL

3. Entradas

1. Radicación

2. Digitalización 3. Entradas

SIVIGILA La sección

de Vigilancia

PASIVOCOL 4.0

La sección de nómina

WINSISVAN La sección de nutrición

SEGURIDAD SANITARIA Y

DEL AMBIENTE

La sección de

ambiente

SYSTB La sección

de tuberculosis

APLICATIVO COP LINEA

BASE VERSION 3

La sección de salud

oral

DKD – Auditor

1. Glosas 2. Consolidación

RIPS 3.Autorizaciones

no pos 4. Consolidación

de facturación

TNS 5.Almacén 1.Contabilidad 2. Tesorería 3.Presupuesto

5.Almacén 6.Activos Fijos

4. Nómina 5. Contratación

BD DE QUEJAS

La sección del

SAC

AREA AMBIENTE-

LABORATORIO

1. Aguas 2.Alimentos






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Igualmente, se evidencia que todos son aplicaciones son aplicaciones

utilizadas al 100% por la sección específica para la cual fue desarrollada, a

excepción del Software SIEP DOCUMENTAL que tiene pendiente de

implementación los módulos de Salida y Comunicaciones Internas.

1.2. Cadena de Valor

Dado que el IDS es una entidad prestadora de servicios de salud, a cargo del

estado y a mejorar y mantener la calidad de vida de los habitantes del

Departamento, mediante la dirección, coordinación, asesoría, vigilancia y control

de los actores del Sistema de Seguridad Social en Salud; se hace el análisis de

las 5 Fuerzas competitiva y cadena de valor de Porter con el homólogo Instituto

Departamental de Salud de Nariño (IDSN) por ser una entidad de naturaleza

similar.

Tabla 11 Fuerzas de Porter IDS VS IDSN

Ventajas competitivas IDS IDSN

Liderazgo de bajo costos La naturaleza del IDS es prestar el servicio de Salud pública, vigilancia en Salud y atención a la Comunidad para la población menos favorecida y vulnerable de Norte de Santander.

Direcciona el mejoramiento de la calidad, seguridad y acceso en la atención en salud, desarrollando acciones de inspección, vigilancia y control, asistencia técnica y articulación intersectorial, basados en la promoción de la salud.

Fuente. Elaboración propia basado en (IDS, 2019) y (IDSN, 2019)





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Tabla 12 Fuerzas de Porter IDS VS IDSN (Continuación)

Ventajas competitivas IDS IDSN

Diferenciación Ofrece el servicio a la población de Norte de Santander y la zona fronteriza, de tal forma que los servicios se presten con criterios de equidad, integridad, participación, eficiencia, oportunidad y calidad.

Ofrecer el servicio con calidad, seguridad y acceso a la población Nariñense y zona fronteriza.

Concentrase en el nicho de mercado

Servicio a la población en Salud pública, vigilancia y control y atención a la Comunidad.

Servicio a la población en seguridad y acceso en la atención en salud, vigilancia y control, asistencia técnica.

Fortalecer la intimidad de los clientes y proveedores

Usuarios: tienen el derecho a Salud pública, vigilancia en Salud y atención a la Comunidad de una forma subsidiada con calidad a la población de norte Santander y zona fronteriza. Proveedores: gobernación. Nación

Usuarios: tienen el derecho a Salud pública, vigilancia en Salud y atención a la Comunidad de una forma subsidiada con calidad a la población de Nariño. Proveedores: gobernación. Nación

Fuente. Elaboración propia basado en (IDS, 2019) y (IDSN, 2019)

El Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander, es un ente

único departamental con funciones establecidas por el gobierno central; en su

misión, visión y valores no tiene competitividad directa en el departamento, pero

se puede ver como una entidad de referenciación temporal por su situación

fronteriza con relación a los otros IDS del país. Desde esta perspectiva podemos

analizar las 5 fuerzas de Porter.





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LAS 5 FUERZAS DE PORTER:

1. La posibilidad de amenaza ante nuevos competidores

Para el IDS no existe amenaza de competidores en el mercado, ya que la

Gobernación del departamento Norte de Santander expidió la Ordenanza 018 de

2003 creando un único ente de control y vigilancia para el sector salud y el

Sistema General de Seguridad Social en Salud con jurisdicción en todo el

departamento, con personería jurídica, patrimonio propio y con autonomía

administrativa y financiera.

Política gubernamental: Está asociada con los lineamientos del gobierno

central y departamental. El IDS de Norte de Santander cuenta con un Plan

Territorial de Salud- PTS dentro del gobierno departamental, avalado por el

Ministerio de Salud y Protección Social, el cual es un instrumento de política

pública donde se define la actuación articulada entre actores y sectores públicos,

privados y comunitarios, para que durante el respectivo período de gobierno se

avance hacia el logro de la visión en salud. En la actualidad, se han desarrollado

directrices e implementado estrategias que permita apoyar a los hermanos del

país vecino Venezuela

Diferenciación: El IDS de Norte de Santander, ofrece un servicio

diferenciador, ya que es un ente único con las funciones de asesorar, dirigir

coordinar y vigilar el sector salud en el Departamento Norte de Santander; por esta





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razón no puede tener amenaza de competidores; y es el único que está liderando

las funciones de apoyo fronterizo en lo referente en salud.

El IDSN es un referenciador ya que como instituto descentralizado y de

frontera se pueden apoyar en estrategias para la atención de la población fortuita

por el desplazamiento constante por la frontera y las herramientas tecnológicas

utilizadas de apoyo para el logro de la misión.

2. Poder de la negociación de los proveedores.

Tanto para el IDS como el IDSN, se obtiene los recursos por el nivel central

(Ministerio de Salud y la Protección social) y a nivel departamental (por la

respectiva gobernación del departamento), con los cuales, de acuerdo a la

destinación específica de los recursos se realiza contrataciones aplicando la Ley

80 de 1993, en las diferentes modalidades licitación pública, directa o menor

cuantía. Para los casos de suministro de medicamentos, infraestructura

tecnológica, dotación y elementos de oficina se compite y gana el que ofrezca a

cabalidad lo exigido en la ficha técnica con calidad y precio y para los casos de

prestación de servicios profesionales y técnicos es de forma directa.

Se adiciona a esta fuerza de Porter la cooperación que permite integrar el

apoyo de organismos como la Defensa Civil, Cruz Roja y demás organismos de

apoyo que se consolidan esfuerzos con el propósito de ayudar a los hermanos

fronterizos. Igualmente, existen otro tipo de organizaciones como el SENA, la

ESAP, las diferentes secretarías de la Gobernación que a través de convenios





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interadministrativos se establecen actividades de cooperación mutua para el logro

de los objetivos comunes.

3. Poder de negociar con los compradores

Al referirnos al poder de negociación con los compradores; en el caso del IDS y el

IDSN, los servicios ofrecidos son gratuitos; para acceder a éstos no se requiere

que el usuario pague; ya que se encuentran subsidiados por el gobierno; pretende

garantizar en forma integral y con calidad la prestación de los servicios de salud a

la población no afiliada.

Por lo anterior, no existe un poder de negociación de compradores, ya que

el servicio es gratuito y producido al interior de los Institutos de IDS y del IDSN,

por los funcionarios y/o contratistas; los usuarios del servicio no tienen necesidad

de buscar el servicio en otro lugar con costo, ni aumentar su desempeño para que

le sea prestado el servicio por el IDS.

4. Amenaza de ingresos por productos sustitutos.

Por la naturaleza y capacidad del instituto, actualmente no existe otro ente que

tenga las funciones similares o parecidas al IDS en el departamento; ya que

cuenta con un recurso establecido por el estado y éste no podrá ser asignado a

otro ente para que haga funciones del IDS con similares características; por lo

tanto no hay amenaza de ingreso en el departamento de sustituto privado o

público que ofrezca los servicios de Prestación de Servicios, Salud Pública,

Vigilancia y Control, Servicio de Atención a la Comunidad SAC; ya que no existe





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diferenciación de productos, ventajas de costos, economía de escala. Los

productos ofrecidos a los usuarios son gratuitos, por esta razón no hay por qué

reducir costos, ni diferenciación de producto; de igual manera sucede con el IDSN

que tiene igual naturaleza que el IDS, en el departamento de Nariño.

La Política Gubernamental: El IDS y el IDSN están sujeto a la ley y

reglamentaciones que modifiquen su naturaleza, en la prestación de servicios

Inversión de capital: Para continuar siendo una entidad de referenciación, el

gobierno deberá aumentar el presupuesto asignado al IDS de Norte de Santander,

para que siga prestando atención en salud y salud pública y pueda apoyar a la

zona fronteriza de Venezuela.

5. La rivalidad entre los competidores:

En nuestro caso el IDS, no compite con otras entidades similares, por lo tanto no

tendremos como resultado: que existan una cantidad de competidores más grande

y que todos estén equilibrados, que el crecimiento de la industria sea mucho más

lento, que los costos y el almacenamiento sean más elevados, que el producto no

llegue a los clientes o no pueda diferenciar realmente su utilidad, que se tengan

que buscar nuevas estrategias con costes mucho más elevados, que el mercado

se sature, que existan competidores muy diversos.

Por no contar con rivales, sino entidades de referenciación, las estrategias

que implemente el IDS, son para lograr los objetivos propuestos de acuerdo al





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Plan Territorial de Salud y los respectivos planes anuales. Los IDS existentes en

el país, se apoyan y colaboran teniendo en cuenta que tienen igual misión.

Como lo comenta David Allen (2008) se puede incluir complementos de

cooperación al análisis, ya que en el caso particular del IDS, no tenemos rivales de

negocio; como se mencionó se puede complementar en este momento la labor del

IDS con la colaboración de la Defensa Civil, que se está apoyando en la frontera a

Venezuela.

CADENA DE VALOR

Se analizan las actividades de la entidad del IDS e IDSN a través del modelo de

cadena de valor con el fin de identificar las ventajas competitivas.

Ilustración 5 Cadena de Valor

Fuente. Tomada de (webyempresas, 2016)





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Con relación a la cadena de valor de los Institutos Departamentales de

Salud en el país en éste caso el del IDS y del IDSN, se observa la evolución

tecnológica del IDSN, ya que cuentan con sistemas de información robustos:

cuentan con un Sistema de Información que integra las diferentes secciones de

salud pública y prestación de servicios desarrolladas en módulos que le permite

generar reportes para la toma de decisiones como el SIIS (Sistema de Información

Integral en Salud), en donde se encuentra los reportes de AIEPI, Salud Sexual y

reproductiva, Accidente de Trabajo, COP Salud Oral, RIPS, Resolución 4505,

enfermedades Crónicas y Tamizajes Salud Mental (Instituto Departamental de

Salud de Nariño, 2017), igualmente, cuenta con otros módulos para el acceso de

los municipios y su respectiva alimentación como SIVEFRONTERA para el manejo

de la población volátil fronteriza con Ecuador, IAMI – AIEPI, AIEPI, CRUE, RIPS y

SIG.

Las estrategias del IDS deben estar orientadas a mejorar el servicio de

salud, logrando aprobación del gobierno central que le permita actualizar la

infraestructura tecnológica en donde se incluye SI, hardware y manejadores de

base de datos robustos.

Tabla 13 Cadena de Valor IDS Vs. IDSN

Actividades Primarias IDS IDSN

Logística de entrada Recibe Insumos: Medicamentos, vacunas, Sillas de Rueda, Camillas y elementos de oficina

Recibe Insumos: vacunas, Medicamentos y elementos de oficina

Logística de salida Análisis de información y depuración de la misma. Reportes e informes departamentales

Análisis de información y depuración de la misma. Reportes, informes y estadísticas departamentales

Mercadeo: Prensa, radio, pagina Web Prensa, pagina Web

Servicio Servicio de salud pública y Prestación de servicios a la población nortesantandereana y desplazados de Venezuela

Servicio de salud pública y Prestación de servicios a la población nariñense.





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Tabla 14 Cadena de Valor IDS Vs. IDSN (continuación)

Actividades de Apoyo IDS IDSN

Administración y gerencia Infraestructura no es propia y con necesidades de mejoramiento

Infraestructura Propia

Recursos humanos Funcionarios y Contratistas Funcionarios y Contratistas

Tecnología Ausencia de Sistemas de Información y los existentes no integrados.

Se puede observar los SI por módulos permitiendo resultados de búsqueda de manera eficiente, Organizada y centralización de los SI; manejo de intranet.

Abastecimiento Falta adquisición de Tecnología de vanguardia. Mantenimiento y reparación de los bienes de tres sedes: principal, Laboratorio y Control de Vectores sobre demanda

Cuenta con infraestructura Tecnología robusta de acuerdo a la necesidad de cada dependencia. Mantenimiento y reparación de los bienes establecidos anualmente


Una necesidad para el IDS es unificar los sistemas de información, el hardware y

hacer que se centralice la información en la oficina de sistemas; cómo podemos

observar a excepción de un sistema de información cada uno está siendo

manejado desde cada dependencia o grupo, manejados de manera individual lo

que indica que se tienen sistemas aislados.

Unificar los sistemas hacen más confiables los procesos, ayudando a dar

respuestas de forma casi inmediata, haciendo más eficiente y eficaz el trabajo en

la organización, logrando satisfacción en el servicio a la comunidad.





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Estos sistemas aislados pueden ser sustituidos por nuevo sistema orientado

a procesos en que sobre una base tecnológico de hardware, software, base de

datos, sistemas gestores y redes conectados a una infraestructura tecnológica en

que no van a ver asilamientos sino una integralidad distribuidos por niveles o la

integración de éstos

1.3. DOFA

A continuación se establecen las oportunidades, brechas e iniciativas basadas en

la matriz DOFA.

Tabla 15 Matriz DAFO

Debilidades Amenazas

Ausencia de Sistemas de información en

grupos funcionales y dependencias

Falta de integración de los SI existentes.

Demora o información incompleta para la

toma de decisiones

Se debe garantizar recurso humano idóneo

y capacitado

No se le da la importancia a los SI

Ausencia de herramientas colaborativas

como la Intranet

Disminución de los recursos financieros del orden nacional y departamental.

El Plan Anual de Adquisiciones, no cubre las necesidades básicas en la adquisición de los bienes y servicios.

Fortaleza Oportunidades

Ser un entidad pública

Adecuada gestión administrativa para

obtener apoyo departamental y nacional

Capital humano e intelectual

Recursos asignados al grupo de salud publica

Apoyo de asesoría como de Min TIC, DAFP y ESAP

El IDS cuenta con infraestructura de red






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Estrategias:

Como estrategias basadas en la DAFO se puede establecer las siguientes:

D2 D3 F2: Realizar la gestión ante el soporte técnico de cada uno de los

software para realizar una integración de ellos, ya que entre ellos se

complementan y de ésta manera se realiza la integración y unificación de

criterios mejorando la eficiencia y efectividad, que se podría reflejar en la

oportunidad de los informes y de información unificada para la toma de

decisiones.

D4 02: Se puede establecer contacto con el Min TIC para recibir

capacitación y/u orientación para aplicar la Ley

D1 F2 A1: Establecer alianzas estratégicas con entidades públicas como el

SENA y universidades para establecer convenios para pasantes y/o

practicantes de las Universidades para implementar SI.

D5 O2: Apoyar en entidades como la ESAP y SENA para concientizar a la

parte directiva de la importancia de las Tecnologías y Sistemas de

Información para mejorar la gestión administrativa y estratégica para tomar

mejores decisiones de manera oportuna y veraz en beneficio de la

comunidad.

D6 O3: Aprovechar la infraestructura tecnológica para implementar la Intranet

1.4. Tecnologías adecuadas para las necesidades del IDS

A continuación se relaciona las tecnologías que se consideran apropiadas para las

necesidades de la Entidad.





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Tabla 16 Tecnologías de solución para el IDS

Descripción Componentes

Infraestructura TI Estado actual del IDS Necesidades Tecnología Propuesta

Plataformas computacionales que se utilizan para proveer servicios que conectan a los empleados, clientes y proveedores en un entorno digital coherente, entre ellos las grandes mainframes, las computadoras medianas, las computadoras de escritorio, las laptop y los dispositivos móviles portátiles.

Plataformas de sistemas operativos

Servidores: Windows server 2012 R2 Computadores: Windows XP, Vista, 7, 8 y 10

Actualizar los sistemas operativos de los equipos de escritorio, que proporcione nuevas herramientas administrativas para el control tanto de hardware como de software Unificar las características Estaciones de trabajo

Virtualización de servidores Unificar la adquisición del software a través de convenios de integración para disminuir los costos y de empresas de desarrollo.

Plataformas de Hardware

Servidor: Con gran capacidad de procesamiento y DD Computadores: Intel, Celeron, Pentium III y Pentium IV, Core i3, i5 e i7

Las plataformas de Internet se traslapan y deben estar relacionadas con la infraestructura de redes general de la empresa, además de sus plataformas de hardware y software

Plataforma de Internet

Tiene un canal dedicado con una capacidad de 25Mb, para para conectar 300 usuarios en red. Servicio de correo electrónico limitado.

Centralizar la administración de las aplicaciones. Actualizar la plataforma del correo electrónico que proporcione mayor capacidad de almacenamiento a los usuarios.

Administrar las aplicaciones, tanto para usuarios internos como para usuarios externos.

Implementar intranet Cuentas de correo como por ejemplo con Gmail. App móvil para que el usuario tenga una alternativa diferente a la página web para acceder a los servicios prestados por el IDS

Gestionan los datos corporativos, además de proveer herramientas para analizarlos.

Gestión de Almacenamiento de Datos

Los sistemas de información son sistemas descentralizados y sin copia de respaldo automáticas.

Centralizar las aplicaciones de la entidad. Backups de toda la información crítica.

ERP, que permita integrar los diferentes procesos del IDS. Contingencia de un centro alterno que tenga archiving toda la plataforma, adquisición de tecnología en pro del medio ambiente contribuyendo al impacto ecológico

Fuente. Elaboración propia basado en (Laudon & Laudon, 2014)





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Tabla 17 Tecnologías de solución para el IDS (Continuación)

Descripción Componentes

Infraestructura TI Estado actual del IDS Necesidades Tecnología Propuesta

Soluciones empresariales, suites empresariales o suites de negocios electrónicos para hacer que sus sistemas de administración de relaciones con el cliente, administración de la cadena de suministro y empresariales funcionen en estrecha cooperación unos con otros, y se enlacen con sistemas de los clientes y proveedores

Consultores o integradores de sistemas

Actualmente no existe un sistema que integre las aplicaciones de la entidad.

Integrar las aplicaciones para optimizar los procesos misionales de la entidad que aporte a la toma de decisiones.

El IDS requiere un SAP Business Suite, Oracle e-Business Suite y la suite Microsoft Dynamics (orientada a compañías medianas), servicios Web además de una arquitectura orientada al servicio (SOA).

Servicios de telecomunicaciones que proporcionan conectividad de datos, voz y video a los empleados, clientes y proveedores.

Redes/ Telecomunicaciones

La red institucional no cuenta con cableado certificado y se encuentra con cable UTP Cat.5E para la conectividad para datos, voz y video.

Actualizar la plataforma de red para utilizar nuevos servicios en pro de la Entidad.

Migrar la red a IPv6

Ofrecen herramientas a nivel empresarial, como la planificación de recursos empresariales, la administración de relaciones con el cliente, la gestión de la cadena de suministro y los sistemas de administración del conocimiento que comparten todas las unidades de negocios

Aplicaciones de software empresariales

El IDS cuenta con aplicaciones de diferentes desarrolladores No existen herramientas empresariales e integradoras.

Unificar la información en una plataforma de acuerdo a las directrices de gobierno digital

Software middleware como es el caso de BEA o Microsoft, para integrar los diferentes sistemas de aplicaciones existentes en el IDS.

Fuente. Elaboración propia basado en (Laudon & Laudon, 2014)

1.4.1 Dependencias a mejorar





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Tabla 18 Dependencias y grupos a mejorar

DEPENDENCIAS

Y GRUPOS ACTIVIDADES QUE SERÁN AFECTADAS VALORACIÓN


Adoptar, difundir, implantar y ejecutar la política de salud pública formulada por la Nación. Ejecutar las acciones de inspección, vigilancia y control de los factores de riesgo del ambiente que afectan la salud humana, y de control de vectores y zoonosis de competencia del sector salud, en coordinación con las autoridades ambientales del Departamento de conformidad a la normatividad vigente.

Podrá contar con una infraestructura tecnológica y sistemas de información integrados que le proporcionará información oportuna para la toma de decisiones en cuanto a las medidas a tomar tanto para ejecutar la política de salud como las acciones de inspección.

Grupo de Recursos Financieros

Prestan el apoyo para asesorar para la toma de decisiones financieras.

En la realización de informes podrá integrar información operativa de los diferentes procesos con el fin de apoyar con mayores argumentos a la dirección. Se podrá contar con herramientas que procese la información de los diferentes módulos y generar información precisa, veraz y oportuna


Adoptar, difundir, implantar, ejecutar y evaluar la Política de PSS, formulada por la Nación.

Podrá contar con una infraestructura tecnológica y sistemas de información integrados que le proporcionará información oportuna para la toma de decisiones en cuanto a las medidas a tomar tanto para ejecutar la política nacional como las acciones de evaluación.


Organizar, controlar y mejorar las comunicaciones internas y externas de la Entidad

Con la nueva plataforma mejorará el acceso de la información pública al ciudadano, internamente con procesos oportunos y externamente con la implementación de App institucional

Jurídica y Control Disciplinario

Consolidar los procesos de todas la dependencias Dar seguimiento a la trazabilidad de los procesos

Infraestructura tecnológica y sistemas de información integrados que le proporcionará información oportuna para consolidar y dar seguimiento a la trazabilidad

Control interno Realizar auditorías internas. Proporcionar herramientas que permitan un mayor control y seguimiento a las acciones realizadas, evitando procesos manuales.

Planeación y Sistemas de Información

Acompañar a la dirección en la toma de decisiones.

Contar con un Sistema de Información Integrado de las áreas estratégicas con el fin de apoyar en la toma de decisiones. Contar con herramientas tecnológicas que permita aportar a los procesos misionales. Garantizar la continuidad del negocio con tecnología y sistemas de información como un cableado estructurado, copias espejos, integración de SI y copias de seguridad.

COMITÉ DIRECTIVO

Recomendar, proporcionar directrices y asesorar a la dirección para el cumplimento de los objetivos y metas de la Entidad.

Información oportuna, veraz y confiable para el apoyo a la toma de decisiones.

DIRECTOR Mejorar la toma de decisiones Con un SI fortalecido tecnológicamente permite tomar decisiones con un mayor grado de satisfacción y que refleje verdaderos beneficios.

JUNTA DIRECTIVA

Definir las estrategias, asignar recursos, adoptar y adaptar normas de eficiencia y calidad.






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1.4.2 Representación gráfica de la nueva infraestructura y el vínculo que ésta

realiza a la totalidad de áreas que compone la empresa.

Ilustración 6 Infraestructura Ecosistema IDS

Fuente: Elaboración propia basado en (Laudon & Laudon, 2014, pág. 176)

IT

INFRAESTRU

CTURE

ECOSYSTEM

- IDS

Internet Platforms:

Microsoft IIS, .NET,

Java

Computer Hardware Platforms:

Lenovo,

HP, DELL,

IBM

Sistemas de Información:

Windows Server ,

Windows Professional

Enterprise Software Applications:

Microsoft,

Oracle,

Netwoking Telecomunications:

Cisco,

Microsoft,

IBM

Consultants and System Integratos:

HP,

IBM

Data Management and Storage:

SQL Server,

MySQL,

Apache,

Oracle





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Ilustración 7 Nueva infraestructura tecnológica


1.4.3. Priorización de las iniciativas de sistemas de información

De acuerdo al proceso de priorización a las iniciativas de implementación de

sistemas de información descritas, se obtuvo que de las tecnologías propuestas

por cada uno de los componentes de infraestructura TI se pueden resumir en

cuatro (4) propuestas:

ADQUIRIR SERVICIOS DE VIRTUALIZACIÓN DE SERVIDORES (CLÚSTER

DE REPLICACIÓN DE MÁQUINAS VIRTUALES)

Implica utilizar software para crear máquinas virtuales, que emulen Host físicos.





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CARACTERÍSTICAS VIRTUALIZACIÓN:

Se caracterizan por evitar el uso indebido de los servidores o la infrautilización de

los mismos y permite aumentar el a aprovechamiento del hardware, se ahorra

energía, espacio, capacidad de refrigeración y administración debido a que se ha

reducido el número de servidores físicos también brinda las siguientes

características:

Aislamiento: las máquinas virtuales son totalmente independientes, entre sí

y con el hypervisor. Por tanto un fallo en una aplicación o en una máquina virtual

afectará únicamente a esa máquina virtual. El resto de máquinas virtuales y el

hypervisor seguirán funcionando normalmente

Seguridad: cada máquina tiene un acceso privilegiado (root o administrador)

independiente. Por tanto, un ataque de seguridad en una máquina virtual sólo

afectará a esa máquina.

Flexibilidad: podemos crear las máquinas virtuales con las características

de CPU, memoria, disco y red que necesitemos, sin necesidad de “comprar” un

ordenador con esas características. También podemos tener máquinas virtuales

con distintos sistemas operativos, ejecutándose dentro de una misma máquina

física.

Agilidad: la creación de una máquina virtual es un proceso muy rápido,

básicamente la ejecución de un comando. Por tanto, si necesitamos un nuevo

servidor lo podremos tener casi al instante, sin pasar por el proceso de compra,

configuración, etc.





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Portabilidad: toda la configuración de una máquina virtual reside en uno o

varios ficheros. Esto hace que sea muy fácil clonar o transportar la máquina virtual

a otro servidor físico, simplemente copiando y moviendo dichos ficheros que

encapsulan la máquina virtual.

Recuperación rápida en caso de fallo: si se dispone de una copia de los

ficheros de configuración de la máquina virtual, en caso de desastre la

recuperación será muy rápida, simplemente arrancar la máquina virtual con los

ficheros de configuración guardados. No es necesario reinstalar, recuperar

backups y otros procedimientos largos que se aplican en las máquinas físicas.

VENTAJAS

La mayoría de los servidores funcionan a menos del 15 % de su capacidad, lo que

causa la expansión de servidores y aumenta la complejidad. Gracias a la

virtualización de servidor, se abordan estas ineficiencias mediante la ejecución de

varios sistemas operativos como máquinas virtuales en un único servidor físico.

(vmware, 2017).

La virtualización de servidores, le permite al IDS aumentar la eficiencia y

agilidad de la gestión de los datos y menores interrupciones de operatividad;

también permite implementación de cargas de trabajo más rápida, aumento del

rendimiento de las aplicaciones y disponibilidad superior.

ACTUALIZACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA EN

HARDWARE Y CABLEADO ESTRUCTURADO PROTOCOLO IPV6





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Adquisición de tecnología en pro del medio ambiente contribuyendo el impacto

ecológico, adquiriendo tecnología que trabajan con sensores para medir la energía

y utilizarla de manera racional.

CARACTERÍSTICAS IPv6:

La principal característica que diferencia al IPv6 del IPv4 es un mayor espacio de

dirección. Asimismo, IPv6 mejora la capacidad en Internet en numerosos

aspectos, como se lo explica (Oracle, s.f.) en su artículo definiendo los siguientes

aspectos:

Más direcciones: “El tamaño de direcciones IP pasa de 32 bits en IPv4 a

128 bits en IPv6, para permitir más niveles en la jerarquía de direcciones. Aparte,

IPv6 proporciona muchos más sistemas IPv6 con direcciones”.

Configuración automática de direcciones y detección de red cerca: “El

protocolo ND (Neighbor Discovery, descubrimiento de vecinos) de IPv6 facilita la

configuración automática de direcciones IPv6. La configuración automática

consiste en la capacidad de un host de IPv6 de generar automáticamente sus

propias direcciones IPv6, cosa que facilita la administración de direcciones y

supone un ahorro de tiempo” (Oracle, s.f.).

Simplificación del formato del encabezado: “El formato del encabezado de

IPv6 prescinde o convierte en opcionales determinados campos de encabezado

de IPv4. Pese al mayor tamaño de las direcciones, este cambio hace que el

encabezado de IPv6 consuma el mínimo ancho de banda posible. Aunque las

direcciones IPv6 son cuatro veces mayores que las direcciones IPv4, el

encabezado de IPv6 sólo tiene el doble de tamaño que el encabezado de IPv4”

(Oracle, s.f.).





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VENTAJAS:

Las ventajas de cambiar la red a IPv6 permitirá al IDS: más direcciones IP,

flexibilidad, escalabilidad, movilidad y confianza.

IPv6 es un habilitador de nuevos servicios y por tanto de nuevas

oportunidades de negocio para IDS; impactará no solo en la red de datos, sino en

todo lo relacionado con IP: sistemas, servicios, aplicaciones, herramientas gestión,

monitorización, seguridad, costos.

Los dispositivos pueden enviar y recibir datos entre sí, como los contenidos

de multimedia en los casos de videoconferencias.

Implementación de un ERP

Para la integración y unificación de los Sistemas de información existentes,

proporcionando una arquitectura de información empresarial que permita

posteriormente una implementación nuevas herramientas, incluyendo la Intranet y

herramientas como App para el acceso a los servicios.

CARACTERÍSTICAS DE UN ERP

Son Integrales: “Permiten controlar diferentes procesos de la compañía

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí,

es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente” (Oracle,

s.f.).

Modulares: “Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de

departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que

comparten y que se genera a partir de sus procesos” (Oracle, s.f.).





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Adaptables: “Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de

cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de

los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.” (Oracle,

s.f.).

VENTAJAS

Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se

encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los

requerimientos del cliente, dado que el IDS tiene once (11) sistemas de

información implementados (SYSTB, SIVIGILA, TNS, WINSISVAN, AREA

AMBIENTE, SIEP DOCUMENTAL, LABORATORIO, PQRS, LINEA BASE,

PASIVOL y DK AUDITORES), de manera independiente; por lo tanto se requiere

implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), el cual

está conformado por una suite de módulos de software integrados y una base de

datos central común.

Permitirá centralizar la información e integrar los procesos misionales,

unificando los sistemas haciendo más confiables, ayudando a dar respuestas de

forma inmediata, haciendo más eficiente y eficaz el trabajo en la organización,

logrando satisfacción en el servicio a la comunidad.

Estos sistemas aislados deben ser sustituidos por nuevo sistema orientado




integración de éstos

Adquirir servicios cloud computing





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Para disminuir gastos de infraestructura y contar como plan de contingencia

respaldo de la información crítica.

Cloud Computing es un modelo que marca tendencia global en todas las

empresas privadas y públicas, incursionándolas a un mayor nivel tecnológico y

permitir el logro de los objetivos misionales del instituto.

Es sin dudas SaaS: Software as a Service - Software como un Servicio. El

propuesto en donde el proveedor y administrador de la nube instala en su

infraestructura algún tipo de software o aplicación (es decir lo monta en la nube),

varios usuarios de este software dejan de ser compradores del mismo y se

vuelven usuarios de la nube pues el administrador se encarga de “compartir” la

herramienta entre los diversos usuarios que pagaran simplemente por el uso, sin

tener que hacer inversión ni en licencias ni en dispositivos computacionales que

soporten la a .- Aplicaciones “a la carta”. El internauta puede en todo momento

decidir qué aplicaciones usar y elegir entre aquellas que son gratuitas y las que no

lo son. En el caso de las aplicaciones de pago, el coste irá en función de diversas

variables, como el servicio contratado, el tiempo que se ha usado ese servicio, el

volumen de tráfico de datos utilizado, etc.

CARACTERÍSTICAS CLOUD COMPUTING:

Accesibilidad: “Gracias a las nuevas tecnologías, las aplicaciones en cloud están

“libres” en la red y disponibles para los usuarios, que podrán acceder a ellas

mediante PC, portátiles o incluso desde teléfonos móviles” (Alcocer, s.f.).

Asignación de recursos en modo multiusuario: “A diferencia de las

aplicaciones de software tradicionales, en el cloud computing el proveedor tiene

una única aplicación que abre a todos los usuarios que desean utilizarla,

estableciendo unos recursos de acceso y prestaciones distintos para cada usuario.





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Al ser aplicaciones multiusuario, puede hacer miles de internautas utilizando la

misma herramienta a la vez, cada uno con las mismas o distintas prestaciones”

(Alcocer, s.f.).

Elasticidad y escalabilidad: “Las aplicaciones en cloud son totalmente

elásticas en cuanto a su rapidez de implementación y adaptabilidad. Además, son

totalmente escalables, es decir, hoy podemos estar utilizando solo un 10% del

total de la aplicación y mañana podemos acceder al 80% de la misma con total

normalidad y rapidez, con tan solo comunicarlo a nuestro proveedor y modificar

nuestra tarifa de suscripción” (Alcocer, s.f.).

Supervisión del servicio: “Los sistemas en cloud controlan y optimizan el

uso de los recursos de manera automática, por lo que el uso de estos puede

seguirse, controlarse y notificarse, lo que aporta transparencia tanto para el

proveedor como para el consumidor del servicio utilizado” (Alcocer, s.f.).

Seguridad: “Cuando se habla de “aplicaciones en internet”, no se debe

entender que nuestros datos están sueltos en la red. Quizás este es el mayor

miedo que tienen las empresas y por eso creo que es conveniente explicarlo”

(Alcocer, s.f.).

Los datos, cuando están en aplicaciones en cloud, se alojan en DATA

CENTERS, empresas específicamente dedicadas a la custodia y salvaguarda de

datos de empresas de todo tipo: bancos, entidades financieras, gobierno,

multinacionales, pymes, personas como vosotros o como yo…. Son empresas que

cuentan con todas las medidas de seguridad necesarias, tanto físicas como de

software, de forma que no haya jamás una pérdida de información ni de integridad

de los datos.





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Migrar el correo a la nube, utilizando la suite que ofrecen los proveedores

(telefonía, chat, videoconferencia, archiving, procesadores de texto, grafico,

hoja de cálculo), en el caso de Google o Microsoft.

Implementar un portal para administrar las aplicaciones basadas en web -

ERP, desde el host del proveedor que permitan el acceder, gestionar,

tramitar tanto para usuarios internos como para usuarios externos,

contribuyendo a las directrices de Gobierno en línea como son los datos

abiertos.

Para dar prioridad se establecieron los siguientes criterios de selección:

Tabla 19 Criterios de selección

Adecuación estratégica (30%) Impacto económico (30%) Viabilidad (40%)

Criterios de

selección

Alineación con

objetivos estratégicos

Magnitud de la

oportunidad

Alianzas estratégicas

Capacidad de generar satisfacción

Costo/beneficio

Cumplimiento de la

normatividad vigente

Desarrollo técnico

del proyecto

Despliegue técnico del proyecto

Inversión

10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 20%

Fuente. Basado en Matriz de priorización

De acuerdo a la actividad anterior, se definió las preguntas para identificar el nivel

de ponderación, las cuales se encuentran enmarcadas dentro de tres dimensiones

y responden a criterios definidos para cada dimensión, la información detallada se

encuentra en la siguiente tabla:





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Tabla 20 Nivel de ponderación.

Dimensión Criterio Pregunta que identifica el nivel de ponderación

Adecuación estratégica

1.1 Alineación con los objetivos estratégicos

¿Qué tan alineada esta la iniciativa con los objetivos estratégicos?

1.2 Magnitud de la oportunidad

¿En cuánto mejora los tiempos de entrega de información confiable para la toma de decisiones?

1.3 Alianzas estratégicas

¿Esta iniciativa permite generar alianzas estratégicas con otras entidades públicas?

Impacto

2.1 Capacidad de generar satisfacción

¿Cuál es el impacto previsto en la satisfacción de los usuarios aplicando esta iniciativa?

2.2 Costo/beneficio ¿Esta iniciativa tiene una relación costo/beneficio sólida?

2.3 Cumplimiento de la normatividad vigente

¿Permite dar cumplimiento a todas las normas vigente para la entidad?

Viabilidad

3.1 Desarrollo técnico del proyecto

¿Qué cantidad de recursos humanos o técnicos son requeridos?, ¿Cuál es la duración del desarrollo?, ¿Qué habilidades requiere del equipo desarrollador?

3.2 Despliegue técnico del proyecto

¿Qué cantidad de recursos humanos o técnicos son requeridos?, ¿Cuál es el costo de capital para despliegue?, ¿Cuáles son los costos operaciones después de implementado?

3.3 Inversión ¿Puede la entidad financiar o gestionar la inversión? ¿En cuánto tiempo se obtendría los recursos para realizar la inversión?


Después de realizar la calificación por cada uno de los cuatro (4) integrantes en el

del grupo a través del instrumento de Excel, se obtuvieron unos resultados que

están detallados en la siguiente tabla:





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Tabla 21 Ponderación total

Iniciativas

Analista 1

Analista 2

Analista 3

Analista 4 Total

ponderado Prioridad

Valoración Valoración Valoración Valoración

Adquirir servicios de Virtualización de servidores (Clúster de

replicación de máquinas virtuales ) 2,1 5,1 2,7 2,3 3,3

4 Actualización de la infraestructura

tecnológica y cableado estructurado protocolo IPv6

5,6 4,2 9 5,7 6,27 1

Implementación de un ERP para la consolidación y unificación de los

Sistemas de información existentes 5,4 8,1 4,8 6 6,10

2 Adquirir servicios cloud computing

para disminuir gastos de infraestructura.

1,9 1,2 9 6 4,03 3


Los cuales fueron organizados por orden de prioridad, como está ilustrado

en la tabla de prioridades:

Tabla 22 Prioridades

Iniciativas Prioridad

Actualización de la infraestructura tecnológica y cableado estructurado protocolo IPv6 1

Implementación de un ERP para la consolidación y unificación de los Sistemas de

información existentes 2

Adquirir servicios cloud computing para disminuir gastos de infraestructura. 3

Adquirir servicios de Virtualización de servidores (Clúster de replicación de máquinas

virtuales ) 4






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2. PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES - PETI

A continuación se detalla las actividades de planificación teniendo en cuenta la

situación actual, en donde se plantea la situación futura y el plan a ejecutar.





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Tabla 23 Actividades de planificación - PETI

Situación actual Situación futura Plan

Aplicaciones

De acuerdo a los niveles de la

pirámide de los sistemas de

información, no existen

aplicaciones en el nivel superior,

los existentes se encuentran

distribuidos así:

Mando Medio:

TNS

SYSTB

WINSISVAN

APLICATIVO COP LÍNEA BASE

VERSION 3

Mando operacional:

SIEP Documental

SIVIGILA

PASIVOCOL 4.0

TNS

DKD Auditor

SEGURIDAD SANITARIA Y

DEL AMBIENTE: BD DE

QUEJAS

AREA AMBIENTE

LABORATORIO

Se requiere implementar un sistema de

planificación de recursos empresariales

(ERP), el cual está conformado por una

suite de módulos de software integrados y

una base de datos central común.

Permitirá centralizar la información e

integrar los procesos misionales,

unificando los sistemas haciendo más

confiables, ayudando a dar respuestas de

forma inmediata, haciendo más eficiente y

eficaz el trabajo en la organización,

logrando satisfacción en el servicio a la

comunidad.

Implementar un portal para administrar las

aplicaciones basadas en web - ERP,

desde el host del proveedor que permitan

el acceder, gestionar, tramitar tanto para

usuarios internos como para usuarios

externos, contribuyendo a las directrices

de Gobierno en línea como son los datos

abiertos.

- Integración de las aplicaciones a través de un ERP, unificando e

integrando los procesos misionales del IDS.

- Podrá contar con una infraestructura tecnológica y sistemas de

información integrados, que le proporcionará información precisa,

veraz y oportuna para la toma de decisiones en cuanto a las medidas a

tomar tanto para ejecutar la política de salud como las acciones de

inspección.

- En la realización de informes podrá integrar información operativa de

los diferentes procesos con el fin de apoyar con mayores argumentos a

la dirección.

- Con la nueva plataforma mejorará el acceso de la información pública

al ciudadano, internamente con procesos oportunos y externamente

con la implementación de App institucional.

- Proporcionar herramientas que permitan un mayor control y

seguimiento a las acciones realizadas, evitando procesos manuales y

de procesos.

- Con un SI fortalecido tecnológicamente permite tomar decisiones con

un mayor grado de satisfacción y que refleje ventaja competitiva como

ente referenciador.

Ver Ilustración 7 Nueva infraestructura tecnológica






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Tabla 24 Actividades de planificación - PETI (continuación)

Situación actual Situación futura Plan

Infraestructura


Servidores: Windows server 2008 R2,

Computadores: Windows XP, Vista, 7, 8

y 10

Plataformas de Hardware Servidores:

Tecnología IBM superior a 8 años, con

capacidad de HD limitada ,

Computadores: Intel, Celeron, Pentium

III y Pentium IV, Core i3, i5 e i7

Virtualización de servidores (Clúster de

replicación de máquinas virtuales)

Hardware y cableado estructurado

protocolo IPv6

Virtualización de servidores (VmWare)

Migración de la red IPv4 a IPv6

Organización

Desde el punto de vista organizacional

el IDS se ha focalizado en la parte

operacional y a mandos medios

Cuenta con cinco grupos funcionales:

salud pública, atención en salud,

financiero, recursos físicos y recursos

humanos; también cuenta con 4

dependencias: Planeación y Sistemas

de Información, Control Interno,

Participación Social y Jurídica y Control

disciplinario.

Tendrá un sistema de información integral,

que apoyara a la gerencia y demás áreas

de la organización de manera que le

permita tomar mejores decisiones

estratégicas para el logro de los objetivos

misionales.

Implementación inteligencia de negocio para directivos y

coordinadores de las diferentes áreas, especialmente

Atención en Salud, Salud Pública y Planeación.






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A continuación se describen y desarrollan las fases para la elaboración de un plan

estratégico, basado en El Plan Estratégico de Sistemas de Información (Cynertia

Consulting, 2010)

Fase 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización

El IDS es una entidad referenciadora, que como instituto descentralizado y de

frontera se apoya en estrategias para la atención de la población fortuita por el

desplazamiento constante por la frontera y las herramientas tecnológicas

utilizadas de apoyo para el logro de la misión.

El eje central de un proceso de desarrollo organizacional es la planeación

estratégica, que permite tomar decisiones en situaciones futuras altamente

variables, determinando herramientas que identifiquen la manera más efectiva de

lograrlo.

Los conceptos de planeación y gerencia estratégica trascienden más allá de

los simples procesos financieros y productivos y se convierte en un factor esencial

para la toma de decisiones y además incluye dos conceptos nuevos e igual de

decisivos, la evaluación y el control gerencial.

El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones del IDS, es permitir

que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de

competencia a través de la participación de un mayor número de operadores

económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar

durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para

realizar compras coordinadas.





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Fase 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de

información

Revisando las necesidades actuales del IDS y con el interés de identificar los

requisitos visionamos de una manera estratégica, apoyándonos de la matriz

DAFO (Debilidades, Oportunidades, Fortaleza y Amenazas), Ver tabla 13 Matriz

DAFO

Tabla 25 Estado actual de los sistemas de información

Gestionar Diseñar Comprar Producir Vender

Dirigir

Controlar

TNS SYSTB TNS SYSTB

WINSISVAN

SYSTB

DK AUDITORES

COP LINEA BASE

DK AUDITORES

Ejecutar

SIEP DOCUMENTAL

TNS SIEP DOCUMENTAL

SIVIGILA

SIVIGILA

DK AUDITORES PASIVOL

PASIVOL

SEGURIDAD SANITARIA Y DEL

AMBIENTE

DK AUDITORES

BD PETICIONES QUEJAS

RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Fuente. Elaboración propia.

En la competencia Gestionar del IDS se encuentran ubicados la mayoría

de los sistemas de información en los niveles de control y ejecución; en menor

proporción la competencia Producir en los niveles de control y ejecución; por lo

tanto las actividades que realiza el Instituto permiten conocer evaluar e identificar





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necesidades en el logro de objetivos, para lo cual se requiere la intervención de

los directivos del IDS y que a su ayuden a involucrar a las personas que se

necesitan para la implementación de la estrategia.

Al revisar los componentes Gestionar y Producir identifican las mejoras

que el Instituto necesita; en el mando superior, involucrándose para la toma de

decisión en la integración de estos sistemas de información ubicados en los

niveles de control (mandos medios) y Ejecución (operativo).

Fase 3. Determinar el estado actual de los sistemas de información

El estado actual de los sistemas de información en el IDS: SIVIGILA,

PASIVOCOL, WINSISVAN, SYSTB, COP, TNS, SIEP Documental, Quejas,

Ambiente, DKD y Laboratorio; son sistemas descentralizados y sin copia de

respaldo generando inconsistencia de datos, no generan reportes consolidados e

integrales que permita la toma de decisiones de la alta gerencia de manera

oportuna y veraz.

Tabla 26 Estado actual de los sistemas de información

Componentes Infraestructura TI

Estado actual del IDS Necesidades


Servidores: Windows server 2008 R2 Computadores: Windows XP, Vista, 7, 8 y 10

Actualizar los sistemas operativos tanto de los servidores como equipos de escritorio, que proporcione nuevas herramientas administrativas para el control tanto de hardware como de software Unificar las características Estaciones de trabajo conectados y/o a la nube

Plataformas de Hardware

Servidores: Tecnología IBM superior a 8 años, con capacidad de HD limitada Computadores: Intel, Celeron, Pentium III y Pentium IV, Core i3, i5 e i7

Plataforma de Internet

Tiene un canal dedicado con una capacidad de 25Mb, para para conectar 300 usuarios en red y 4 servidores con obsolescencia de TI, e incluye el servicio de correo electrónico.

Centralizar la administración de las aplicaciones. Actualizar la plataforma del correo electrónico que proporcione mayor capacidad de almacenamiento a los usuarios.

Administrar las aplicaciones, tanto para usuarios internos como para usuarios externos.






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Tabla 27. Estado actual de los sistemas de información- Continuación

Componentes Infraestructura TI

Estado actual del IDS Necesidades

Gestión de Almacenamiento de Datos

Los sistemas de información: SIVIGILA, PASIVOCOL, WINSISVAN, SYSTB, COP, TNS, SIEP Documental, Quejas, Ambiente, DKD y Laboratorio; son sistemas descentralizados y sin copia de respaldo.

Centralizar las aplicaciones de la entidad. Backus de toda la información crítica.

Consultores o integradores de sistemas

Actualmente no existe un sistema que integre las aplicaciones de la entidad.

Integrar las aplicaciones para optimizar los procesos misionales de la entidad que aporte a la toma de decisiones.

Redes/ Telecomunicaciones

La red institucional no cuenta con cableado certificado y se encuentra con cable UTP Cat.5E para la conectividad para datos, voz y video.

Actualizar la plataforma de red para utilizar nuevos servicios en pro de la Entidad.

Aplicaciones de software empresariales

El IDS cuenta con aplicaciones de diferentes desarrolladores No existen herramientas empresariales e integradoras.

Unificar la información en una plataforma de acuerdo a las directrices de gobierno en línea


Fase 4. Análisis de los sistemas de información

Una vez conocidos los requisitos que demanda los sistemas de información del

IDS; y determinado el estado actual de estos, se realiza el análisis para identificar

los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar.

Para lo anterior se realizó el análisis a los siguientes cuatro niveles:

Análisis estratégico de los SI

El IDS Tiene once (11) Sistemas de Información: (SYSTB, SIVIGILA, TNS,

WINSISVAN, AREA AMBIENTE, SIEP DOCUMENTAL, LABORATORIO, PQRS,

LINEA BASE, PASIVOL y DK AUDITORES), de manera independientes; se

sugiere implementar un sistema de planificación de recursos empresariales ERP,

como conjunto de sistemas de información gerencial que permite integrar un





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conjunto de sistemas de información de las operaciones misionales de la entidad,

especialmente las que tienen que ver con la producción, logística, inventario,

contabilidad, seguimiento en la contratación de bienes y servicios, Vigilancia y

control, seguimiento en la prestación del servicio en salud. La administración de

cualquier empresa y tiene posibilidades de configuración y que permite

personalizar la solución para el caso en particular del Instituto, el cual está

conformado por una suite de módulos de software integrados y una base de datos

central común, permitiendo la comunicación e intercambio de información entre las

diferentes áreas del IDS y evitará la redundancia y duplicidad de la información

causando beneficios como:

Cubrir todas las áreas funcionales del IDS, a través de un conjunto de

paquetes o aplicaciones, cada uno diseñado para cubrir las exigencias

de cada área funcional del Instituto, de tal manera que crea un flujo de

trabajo entre los distintos usuarios.

Automatizar e integrar la mayoría de los procesos de la entidad.

Tener datos y prácticas comunes a lo largo de toda la entidad.

Acceso a la información en tiempo real.

Coordinar los objetivos estratégicos de la entidad en cumplimiento de su

misión.

Licitación de proveedores

Planeación, auditoría y seguimiento a la información

Gestionar las conexiones con las partes interesadas externas

Garantizar la integración de la información

Realiza seguimiento a los riesgos que puedan afectar el logro de los

resultados de los procesos de la entidad

Evalúa los resultados de los indicadores de gestión.





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Reducir tiempo, costos operativos en general y logrando un aumento

efectivo de los niveles de productividad

Genera reportes anuales de auditoría y de mejoramiento

Reportes personalizados del software y/o aplicaciones de la entidad

El ERP permitirá centralizar la información e integrar los procesos

misionales, unificando los sistemas haciendo más confiables, ayudando a dar

respuestas de forma inmediata, haciendo más eficiente y eficaz el trabajo en la

organización, logrando satisfacción en el servicio a la comunidad.

Estos sistemas aislados deben ser sustituidos por nuevo sistema orientado




integración de éstos.

La dirección General necesita de sistemas de información como un ERP

para la planificación de recursos de la organización, debido a que se constituye

como un programa de software concebido para gestionar de forma integrada las

funciones de la empresa, además de la utilización de una única base de datos:





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Tabla 28 Análisis estratégico de los sistemas de información – Procesos de mejora - Priorización

ÁREAS TI SISTEMAS INTEGRADOS PROCESOS DE MEJORA PRIORIZACIÓN

Todas las áreas del IDS Infraestructura Tecnológica

Actualización de la infraestructura tecnológica y cableado estructurado protocolo IPv6

- Garantizar la continuidad del negocio con tecnología y sistemas de información como un cableado estructurado, copias espejos, integración de SI y copias de seguridad.

Alto


Siep Documental Sivigila Winsisvan Seguridad Sanitaria Y del Ambiente SYSTB Aplicación Cop Línea Base V3 Almacén Área Ambiente Laboratorio

ERP

- Podrá contar con una infraestructura tecnológica y sistemas de información integrados que le proporcionará información oportuna para la toma de decisiones en cuanto a las medidas a tomar tanto para ejecutar la política de salud como las acciones de inspección. - En la realización de informes podrá integrar información operativa de los diferentes procesos con el fin de apoyar con mayores argumentos a la dirección. - Se podrá contar con herramientas que procese la información de los diferentes módulos y generar información precisa, veraz y oportuna. - Con la nueva plataforma mejorará el acceso de la información pública al ciudadano, internamente con procesos oportunos y externamente con la implementación de App institucional - Integración de los procesos misionales del IDS a través de la unificación del software. - Proporcionar herramientas que permitan un mayor control y seguimiento a las acciones realizadas, evitando procesos manuales. - Con un SI fortalecido tecnológicamente permite tomar decisiones con un mayor grado de satisfacción y que refleje verdaderos beneficios.

- Ver Ilustración 7 Nueva infraestructura tecnológica

Alto

Grupo de Recursos Financieros

Siep Documental TNS (Contabilidad, Tesorería Presupuesto)


Siep Documental TNS (Almacén Activos Fijos)


Siep Documental Pasivocol 4.0 TNS (Nomina y Contratación)


Siep Documental DKD-Auditor

Dependencia Participación Social y

Comunicaciones

Siep Documental BSD de quejas





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Dependencia Jurídica y Control Disciplinario

Siep Documental

Dependencia Control interno

Siep Documental

Dependencia Planeación y Sistemas

de Información

Siep Documental

Todas las áreas del IDS

Software como Servicio (SaaS

Adquirir servicios cloud

computing para disminuir gastos de infraestructura.

- Infraestructura tecnológica y sistemas de información integrados que le proporcionará un servicio oportuno de software o aplicación para consolidar y dar seguimiento a la trazabilidad.

- Convertir máquinas físicas que ejecuten S.O Windows en máquinas virtuales VMware.

- Crear un clon de una máquina física para la recuperación de desastres - “compartir” la herramienta entre los diversos usuarios - Sin licencias en dispositivos computacionales que soporten la aplicación - Autoservicio bajo demanda - Acceso Ubicuo a la Red. Se puede acceder a través de mecanismos

estándares que promueven el uso por plataforma de clientes delgados (teléfonos móviles, computadores portátiles, tabletas, ultrrabooks.

- Elasticidad rápida. Las funcionalidades “capabilities” se pueden proporcionar en forma rápida y elástica.

- Servicio Medido. Estos servicios en la nube controlan y optimizan el uso de recursos automáticamente potenciando la capacidad de medición en un nivel de abstracción apropiado al tiempo de servicio.

Medio

Todas las áreas del IDS Virtualización de servidores -

Vmware.

Virtualización de servidores (Clúster de replicación de

máquinas virtuales

- Infraestructura - Coste - Espacio – Flexibilidad - Disponibilidad - Control directo y desde cualquier parte del mundo - Seguridad en los datos - Se crean servidores virtuales, estaciones de trabajo Y almacenamiento. - Permite ejecutar múltiples S.O - Trabajan varias aplicaciones en el mismo servidor - Es eficiente en la utilización del Hardware existente.

Medio


En el análisis se identificó acciones de mejora, determinadas en base a las oportunidades identificadas en el IDS y se

agruparon en los aspectos de aplicaciones, infraestructura, organización y procesos.





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Al cualificar las oportunidades descritas en el plan nos permitió decidir la viabilidad y

priorización de la inversión de los recursos necesarios para el desarrollo; los aspectos

como:

Equipo de trabajo profesional, conformado por un director de proyecto y de

ingenieros calificados en las estrategias a implementar.

Ahorro de costes con la adquisición de licenciamiento para servidores virtuales

Contrato de soporte y mantenimiento 7x24 para el sistema ERP, que garantice su

funcionabilidad.

Adquisición de licenciamiento para la implementación de Cloud Computing

Existe riesgo de la disminución de presupuesto a cargo de la gobernación

Disminución en la contratación del capital humano especializado

Los riesgos inherentes al proceso de contratación

Falta de interés de la Dirección para involucrarse en el proyecto

Fase 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información

Para finalizar en esta etapa del proyecto de planificación estratégica se define la

estrategia y plan de sistemas. Los objetivos estratégicos los cuales agrupan las

acciones de mejora identificadas y cualificadas para que sean efectivos y se puedan

cumplir con respecto a la misión y visión del IDS, con propiedades “SMART”:

Específicos: Garantizar los procesos misionales a través de los sistemas de

información, de manera eficiente para la toma de decisiones; garantizar la

articulación de las áreas y los sistemas de información

Medibles: El logro del alcance propuesto en el proyecto





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Conseguibles: migración, implementación, de la nueva estrategia de TI, análisis de

los perfiles del capital humano para el manejo de los sistemas de información,

monitoreo constante del ERP.

Realistas: Los riesgos inherentes del proyecto, la falta de cooperación del personal,

el software implementado puede tener dificultad al implementarse en algunos

procesos, que el presupuesto asignado para el proyecto sea adecuado para el

desarrollo del proyecto. Dado que el presupuesto asignado por la gobernación

para el área de tecnología del IDS es limitado debido a la falta de fuentes de

financiación.

Acotados de tiempo: Que se desarrolle dentro del periodo comprendido de 2 – 5

años, Estimar la duración de las actividades, Estimar la duración de las actividades.

A continuación se desarrolla la estructura básica del plan de SI para el IDS en la Hoja

de ruta o cronograma del portafolio de proyectos de transformación.

Tabla 29 Hoja de ruta

Línea de acción Proyectos Fecha

Inicial

Fecha

Final

Objetivo

Infraestructura

Cableado estructurado

protocolo IPv6

2019

2022

Actualizar la infraestructura tecnológica y

cableado estructurado

Aplicación

Implementación de un

ERP

2019 2022 Integrar los sistemas de información misionales

de la entidad que aporta a la toma de

decisiones

Aplicación servicio Cloud

computing

2019 2021 Adquirir servicio de Cloud computing para

disminuir costos de infraestructura on site,

Aplicación

Servicio de

Virtualización

2019 2019 Virtualizar los servidores para mejorar su

rendimiento, productividad y seguridad en los

datos.

Organización Servicios conexos 2019 2020 Gestionar los entregables de cada uno de los

proyectos






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3. CONCLUSIONES.

A continuación se concluye por cada uno de los proyectos planteados:

Tabla 30 Conclusiones

Proyecto Conclusiones

IPv6

Infraestructura

Proveer Redes que mejoren la calidad, velocidad, confiabilidad, disponibilidad y seguridad aceptables, como medio

para la

Transmisión de datos e Información.

El cableado estructurado IPv4 actual, por su obsolescencia ha causado colisiones y pérdida de tiempo en los

procesos misionales, lo que optimizará recursos, tiempo y eficiencia con la nueva implementación del cableado

estructurado IPv6.

Implementación de

ERP

Aplicación

Los sistemas de información sirven para automatizar un gran número de procesos de negocios, por lo tanto es

importante realizar el análisis y el diseño de la infraestructura tecnológica que satisfaga las necesidades de la

organización y ayude a mejorar y optimizar los procesos.

Respecto a las política de adquisición de los componentes de los sistemas de información se concluye que la inversión

puede disminuir con la implementación del ERP

Migración Cloud

Computing

Aplicación

La computación en la nube proporciona un modelo de relación proveedor-consumidor en sustitución de la relación

“vendedor de tecnología de información usuario”. En la primera se compran y se venden servicios; mientras que, en

la segunda, los usuarios adquieren tecnología de un vendedor y deben desplegarla e integrarla en la infraestructura

existente.

El IDS deberá firmar un acuerdo de nivel de servicios (SLA) a cerca de: Integridad de datos, disponibilidad de los

datos, cumplimiento de estándares y regulaciones propias de su negocio, pérdida de datos, planes de continuidad del

negocio, tiempo de operación, costo de almacenamiento de datos, terminación del contrato y condiciones, propiedad

de los datos.

Virtualización de

Servidores

Aplicación

Cuando se gestionan los procesos en un entorno de virtualización las capacidades más importantes son: seguridad,

rendimiento/utilización y automatización.

La virtualización de servidores es una solución a muchos problemas que enfrenta actualmente el Instituto.

Organización

Involucrar de una manera activa a los directivos, para que las estrategias planteadas sean desarrolladas en pro de

la entidad.

Elaborar planes estratégicos que aprovechen la ventaja Referenciadoras con que cuenta la entidad, por ser el único

ente de la nación de este índole, que cuenta con información privilegiada con la cual puede potencializar proyectos

que aumenten los beneficios de la población nortesantandereana; y a su vez sirva como departamento modelo a

nivel nacional.

Promover los programas de capacitación especializada para los funcionarios de los diferentes niveles (superior,

medio y operativo), en el uso apropiado de las tecnologías de información y comunicaciones disponibles para

apoyar los procesos misionales.

La clave del éxito en esta nueva dimensión, será el cambio de actitud y una nueva forma de pensar.

La dirección se debe concientizar de la importancia de fortalecer la infraestructura tecnológica integrando los

sistemas de información, efectuar acciones para alinear las tecnologías y sistemas de información con los procesos

misionales de la entidad.






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