Normas Generales Del Sistema de Contabilidad

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

1.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

RESOLUCION MINISTERIAL N#801-81-EFC76, de 17SET1981

El establecimiento de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad Gubernamental responde a la necesidad de sealar la responsabilidad que compete a los funcionarios encargados del proceso de la informacin contable, en relacin a la aplicacin de los procedimientos de registro contable, el uso de formularios pre-numerados, comprobacin de la documentacin sustentatoria, del control previo interno, del valor monetario actualizado de los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar mediante pruebas de comprobacin la utilidad y la confiabilidad de la informacin financiera y presupuestaria de la entidad.

El Sistema Administrativo de Contabilidad, comprende el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas.Las normas establecidas por el Sistema son las siguientes: 01 Metodologa Contable.02 Uso de formularios pre-numerados.03 Documentacin sustentatoria.04 Verificacin interna.OS Valuacin y depreciacin del activo fijo.06 Conciliacin de saldos.

1.- METODOLOGIA CONTABLE

CONCEPTO.- Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicacin de sus normas, acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir informacin expresada en unidades de las operaciones financieras ejecutadas. OBJETIVO.- Establecer por escrito procedimientos de autorizacin, ejecucin, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las tcnicas y procedimientos contables, as como en el ordenamiento, significado y mecanismos de las cuentas.Acciones a desarrollarLas Direcciones Generales de Administracin u Oficina que hagan sus veces en las entidades comprendidas en la presente norma, debern adecuar sus procedimientos contables, a lo establecido por el Sistema de Contabilidad Gubernamental integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas. ACCIONES A DESARROLLAR: debern ser previamente aprobados por la mxima autoridad de la entidad o por funcionario a quien sta designe. ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia. Pblica; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas. MECANISMOS DE CONTROL: Se propiciar la actualizacin contable de las normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas.

2.- USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

A. CONCEPTO.- La pre-numeracin consiste en asignar al formulario una numeracin correlativa en original y copias, en forma simultnea a su impresin.

B. OBJETIVO.- Mantener registros de operaciones especficas para evitar el uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

C. ACCIONES A DESARROLLAR.-

1. Se establecer el uso permanente de registros y formularios pre-numerados que sustenten toda operacin financiera o administrativa que incida contablemente.2. Se aperturar , registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones y subsidios.

3. En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresin y distribucin de los formularios se coordinar con la Central de Procesamiento Automtico de Datos.

4. Se aperturar, un Registro de Control de Datos Pre-numerados a cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia.

5. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las caractersticas sealadas por cada sistema administrativo.

6. En caso de requerir la modificacin o sustitucin de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Pblicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no pblicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por Subvenciones y Subsidios.

E. MECANISMOS DE CONTROL.

1. Los registros y la emisin de formularios se debern controlar mediante la implementacin de los mecanismos ms apropiados; siendo responsable de su deterioro o extravo, el encargado de su custodia.

2. Las entidades efectuarn verificaciones posteriores de la numeracin correlativa.3.- DOCUMENTACION SUSTENTATORIA

A. CONCEPTO.- Documentacin sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operacin o transaccin con los datos suficientes para su anlisis.

B. OBJETIVO.- Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.


1. Las Direcciones Generales de Administracin u Oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, debern reflejar en los manuales de los procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustentan toda operacin financiera o administrativa que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elemento de evidencia.

2. Los documentos sustentatorios sern archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronolgico y/o correlativo procurando su fcil acceso y explotacin. La documentacin sustentatoria se mantendr archivada durante el perodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes.

3. Se organizar y mantendr debidamente actualizado el archivo de la documentacin sustentatoria de las operaciones que efecten las entidades con fondos pblicos.

4. La documentacin sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los organismos competentes, as como la que deba permanecer en la institucin se ordenar siguiendo un orden correlativo y/0cronolgico, que asegure su conservacin y facilite su utilizacin posterior.

5. Se aplicar la categora de la clasificacin de seguridad, segn las denominaciones que se asigne a los documentos en funcin de su naturaleza y las restricciones que es necesario imponer en su difusin.

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica, Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Pblicas. Igualmente, esta forma alcanza a las entidades no pblicas, en lo referente a la documentacin sustentatoria sobre los fondos pblicos recibidos en calidad de subvencin o subsidios.

E. MECANISMOS DE CONTROL.

1. Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armona con las disposiciones legales vigentes.

2. La mxima autoridad ejecutiva deber proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentacin, protegindola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc, estando bajo responsabilidad del rgano de documentacin y archivo el manejo de la referida documentacin.

4 VERIFICACIN INTERNA

A. CONCEPTO.- Conjunto de medidas que se toman en el anlisis de las operaciones antes de su autorizacin y que se ejerce como una funcin inherente al proceso de direccin y gerencia.

B. OBJETIVO.- Sealar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable, mediante mtodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.


1. Las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, orientarn sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad.

2. Para cumplir con lo establecido, se deber sealar en los manuales de procedimiento, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operacin.

3. Se aplicar el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes:

a. Verificacin de la correcta emisin de los documentos que sustentan cada operacin contable comprobando la veracidad de los datos, su exactitud y visacin de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento.

b. Aplicar la normatividad vigente en el anlisis del contenido o naturaleza de la operacin.

c. Constatar que los datos consignados en la operacin estn debidamente respaldados con documentos sustenta torios.

d. Verificar la autenticidad de la informacin mediante pruebas de correccin.

e. Aplicar principios tcnicos de acuerdo a la naturaleza de la operacin.

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas.

E. MECANISMOS DE CONTROL.-

1. Los Sistemas de Contabilidad aplicados en las entidades referidas en el alcance, guardarn armona con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.

2. Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases debern estampar sus firmas y el sello correspondiente debiendo ser dichas operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecucin.

3. Dejar constancia escrita del control efectuado.

4. En la autorizacin, el responsable utilizar sellos restrictivos que impidan la duplicidad de la operacin.

5 VALUACIN Y DEPRECIACIN DEL ACTIVO FIJO

A. CONCEPTO.- Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso.La valuacin, es una operacin administrativa contable, referida a la determinacin del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan con documentos sustentatorios. Se vala para establecer una referencia monetaria que sirva para realizar, posteriormente, operaciones contables. El valor de los bienes adems sirve como elemento de juicio para incluirlos o no como parte del sistema activo fijo.La depreciacin, est referida a la prdida o disminucin del valor monetario del bien respectivo debido al uso, a la accin del tiempo, a la obsolescencia u otros, y su registro tiene el propsito de mantener una provisin para sustituir o reemplazar el bien.

B. OBJETIVO.- Tener informacin real, referencial y lo actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo.


1. Se deber considerar en relacin con la valuacin, control contable, mtodos y porcentajes de depreciacin, lo prescrito en las disposiciones vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro.

2. En la determinacin del valor de un bien material a considerarse como activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que aumentan el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a la gestin del ejercicio. Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control fsico de bienes que forman parte del patrimonio, guardarn correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondientes del Libro Mayor.

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central, Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedad de Beneficencia Pblicas; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas.

E. MECANISMOS DE CONTROL.- 1. La valuacin de los bienes deber efectuarse con participacin de personal, de contabilidad y de abastecimiento.

2. El Contador General o funcionario que haga sus veces, deber dar conformidad a la valuacin de los bienes del activo fijo.

3. El mtodo y los porcentajes de depreciacin que se aplique a los bienes del activo fijo, se efectuarn teniendo en cuenta la actualizacin de las normas que se dicten al respecto.

6 CONCILIACIN DE SALDOS

A. CONCEPTO.- La conciliacin de saldos consiste en la realizacin de acciones relacionadas entre s y dispuestas en forma permanente o en perodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible y existente.

B. OBJETIVO.- Asegurar a travs de pruebas de comprobacin y verificacin de saldos, la utilidad y confiabilidad de la informacin financiera producida.


1. Las Jefaturas de las Centrales Contables de los organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma, debern establecer la metodologa y las fichas de ejecucin de las conciliaciones de saldos pertinentes, as mismo debern disponer las prcticas de prueba de comprobacin de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.

2. Para sustentar la informacin que se remita al rgano correspondiente se aplicarn los procedimientos siguientes en su caso:

a. Arqueo de fondos y valores.

b. Conciliaciones bancarias.

c. Conciliacin de cuentas por cobrar.

d. Inventarios fsicos de todos los bienes materiales.

e. Conciliacin de las cuentas de enlace.

f. Conciliacin del marco legal del presupuesto.Una verificacin de saldos facilita la localizacin de errores y la adopcin de medidas de correccin o ajustes.

3. El establecimiento de estos procedimientos de comprobacin y conciliacin exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarn de acuerdo por lo normado por los sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes.

4. Es condicin indispensable para realizar la verificacin de saldos que sta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables.

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas, Instituto Peruano de Seguridad Social, Sociedad de Beneficencia Pblica; Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Pblicas.

E. MECANISMOS DE CONTROL.- Los funcionarios responsables supervisarn las funciones de verificacin de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las tcnicas o procedimientos empleados.

2.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIAEl Sistema Nacional de Tesorera es el sistema administrativo que regula la administracin de los fondos pblicos en las entidades del sector pblico. Esto, sin importar el origen o fuente de financiamiento de dichos fondos. El SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112) y por la Ley General del Sistema Nacional de Tesorera (Ley N 28693) y las Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico.Normativa vigente que regula el Sistema Nacional de Tesorera SNT:La Ley General del Sistema Nacional de Tesorera.NGT-1: UNIDAD DE CAJAA. CONCEPTO.- La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos Financieros de la entidad y ponerlos a disposicin de la Tesorera.

B. OBJETIVOS.-

1. Formar la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras.

2. Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos.

3. Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos.


1. Las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el Principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento, diferentes a tesoro Pblico ser aplicado en las etapas de programacin y de registro respectivamente, mediante informacin a la Direccin General del Tesoro Pblico de los ingresos y egresos de la entidad.

2. En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director General de Administracin, o quien haga sus veces, debern centralizar el manejo de los recursos financieros.

D. ALCANCE.- Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno Central,Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.

E. MECANISMOS DE CONTROL.- Se verificar la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorera o quien haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la entidad.

NGT-02 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PBLICO A TRAVS DE SUB-CUENTAS

Los recursos asignados por el Tesoro Pblico se utilizarn exclusivamente a travs de sub-cuentas de la cuenta nica del Tesoro Pblico.

A. CONCEPTO.- Sub-cuenta del Tesoro Pblico, es aquella que se apertura en el Banco de la Nacin como parte de la cuenta nica NOOO-OO456 del Tesoro, para uso de fondos del Tesoro Pblico.

B. OBJETIVO.- Evitar presiones financieras al Tesoro Pblico debido a la dispersin controlada de fondos y desconcentrar la funcin de pago hacia las entidades que mantienen relacin directa con el beneficiario o acreedor del Estado.


1. Las Sub-cuentas se denominarn con el nombre institucional, seguido de un cdigo establecido por la Direccin General del Tesoro Pblico.

2. Las sub-cuentas no podrn recibir abonos, slo cargos.

3. No se autorizar la apertura de cuentas corrientes para el manejo de fondos del Tesoro Pblico.

D. ALCANCE.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejan fondos del Tesoro Pblico.

E. MECANISMOS DE CONTROL.- Se constatar la utilizacin de recursos asignados por el Tesoro Pblico a travs de sub-cuentas autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.

NGT-03 FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS

El movimiento de fondos mediante manejo de cuentas y sub cuentas bancarias, debe ser autorizado por el nivel competente de la entidad.

A. CONCEPTO.- La facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas bancarias, consiste en autorizar a uno o ms funcionarios a asumir la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin.

B. OBJETIVO.- Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad. Acciones a desarrollar.

1. En las Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per, el Director General de Administracin, el Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarn ante el Banco de la Nacin durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulares y/o suplentes, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo de fondos.

2. La vacancia de funcionarios autorizados ser comunicada al Banco de la Nacin dentro de la veinticuatro horas de producido el caso.

3. El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico, ser comunicada a dicha Direccin General, para su autorizacin al Banco de la Nacin.

4. Para la apertura de nuevas cuentas y sub-cuentas ser requisito indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad.

5. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Pblicas lo efectuarn a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico.

6. El Banco de la Nacin no tramitar ninguna transaccin de las entidades que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.

E. Mecanismos de Control.- Se verificar que la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin recae en funcionarios que no ejercen labores de:

1. Manejo de Ingresos de Caja.

2. Registros en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad.

3. Proceso de control previo.

NGT-04 APERTURA DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS.

La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar bajo la denominacin o nombre oficial de la entidad y en el menor nmero posible de acuerdo a las normas vigentes sobre el particular y en funcin estricta a sus necesidades.

RDN 008-89-EF/77.15.01Art. 1ro.- La Norma General de Tesorera 04 es aplicable para el caso de la apertura de cuentas corrientes en moneda extranjera que se obtenga por donacin o endeudamiento y en concordancia con las Normas Cambiarias que emita el Banco Central de Reserva al respectoArt. 2do. Cuando se trate de recursos en moneda extranjera a favor del Tesoro Pblico, la Direccin General del Tesoro Pblico podr aperturar en el Banco de la Nacin una o varias cuentas corrientes y subcuentas bancarias en moneda extranjera de acuerdo al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 132-87-EF.

A. Concepto.- La apertura de cuentas y subcuentas bancarias es la accin que le corresponde efectuar a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de cheques.

B. Objetivo.

1. Permitir un mejor control del movimiento de fondos.

2. Evitar la dispersin incontrolada de fondos.

C. Acciones a desarrollar.

1. La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar exclusivamente en el Banco de la Nacin.2. No se proceder a la apertura de cuentas bancarias a plazo fijo, por ningn concepto, con fondos del Tesoro Pblico.3. Los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica, Empresas Pblicas y Seguro Social del Per, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria especfica para el manejo de fondos del Tesoro Pblico, de la que no se podr trasladar fondos o otras cuentas corrientes.4. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, para la apertura de cuenta y/o subcuentas bancarias, solicitarn la autorizacin correspondiente a la Direccin General del Tesoro Pblico, nicamente por intermedio del Director General de Administracin, o quien haga sus veces en la Oficina Central de la entidad.5. La Direccin General del Tesoro Publico autorizar la apertura de las cuentas corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, que considere pertinentes en funcin a la naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante.6. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria por cada fuente de financiamiento diferente a Tesoro Pblico.7. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria para encargos que pudieran tener de otras entidades, por fondos diferentes a Tesoro Pblico.8. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que recibieran prstamos y/o donaciones, podrn solicitar la apertura de cuentas corrientes bancarias especificas, si los respectivos contratos o convenios as lo establecieran.9. Ninguna oficina del Banco de la Nacin proceder a la apertura de cuentas corrientes de entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, si no estn autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.

E. Mecanismos de control. Se mantendrn debidamente archivadas las solicitudes de apertura de cuentas y subcuentas bancarias.

(*) Modificada por R.D. N 008-89-EF/77.15.01

NGT-05 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

Se utilizar el Fondo para Pagos en Efectivo para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales.

A. Concepto.- El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carcter nico, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Pblico de monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

B. Objetivo.- Racionalizar el uso de dinero en efectivo.


1. Su manejo ser centralizado en el encargado nico de cada Oficina Giradora, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos en efectivo.

2. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harn como parte del Fondo para pagos en Efectivo, asignado al encargado nico.3. Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo de operaciones de gastos menudos.4. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.5. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos; as como, el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados.6. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o mediante rbrica de los documentos sustentatorios del gasto.7. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega, a la Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74- EF/73.15).8. La Resolucin de la Direccin General de Administracin aprobatoria del Fondo para Pagos en Efectivo, deber contener:a) Nombre del funcionario encargado nico de su manejo.b) Nombre de los funcionarios de oficinas distantes de la Oficina Giradora a cuyo nombre se giren cheques para el Fondo.c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado nico.d) El monto mximo del Fondo, segn sea variable o fijo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. e) El monto mximo de cada pago en efectivof) El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente norma.g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.9. Se informar peridicamente al Tesoro Pblico del movimiento del Fondo, mediante el envo del Formato de Relacin de Giros (T-7).

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejen fondos del Tesoro Pblico.

E. Mecanismos de control.

1. Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del Fondo.2. El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.3. Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobacin o modificacin del Fondo.

NGT-06 USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

Se utilizar el Fondo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales.

A. Concepto.- El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

B. Objetivo.- Racionalizar el uso de dinero en efectivo.


1. Su manejo ser centralizado en el encargo nico de cada Tesorera, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorera y requieren efectuar pagos en efectivo.2. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Tesorera, lo harn como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado al encargado nico.3. Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.4. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.5. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos menudos, as como el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados.6. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o rbrica de los documentos sustentatorios del gasto.7. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega a la Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la entidad.8. La Resolucin aprobatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, deber contener:a) Nombre del funcionario encargado nico de su manejo.b) Nombre de los funcionarios u oficinas distantes de la Tesorera, a cuyo nombre se giran cheques para el Fondo.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas, Empresas Pblicas y Seguro Social del Per, y al Gobierno Central e Instituciones Pblicas para fondos que no sean del Tesoro Pblico.


1. Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del fondo.2. El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.3. Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o similares, de aprobacin o modificacin del Fondo.

NGT-07 REPOSICION OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO PARA CAJA CHICA

Se repondr oportunamente el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo para Caja Chica previa documentacin sustentatoria debidamente autorizada.

A. Concepto.- La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado, en su caso, en las Normas Generales de Tesorera NGT-05 y NGT-06, previa verificacin de la documentacin sustentatoria.

B. Objetivo.- Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.


1. Su oportuna reposicin se har mediante solicitud escrita que formular el custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que hagan necesarias nuevas habilitaciones.2. En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes Nos. 19350 y 19463, la solicitud de reposicin estar acompaada del formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74-EF/73.15).3. La unidad correspondiente proceder, previa verificacin, a reponer el Fondo dentro de las 48 horas de recibida la solicitud de reposicin.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades del Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per.


1. Se verificar la existencia de solicitudes de reposicin del Fondo.2. Se verificar el cumplimiento del plazo establecido para la reposicin del Fondo.NGT-08 ARQUEOS SORPRESIVOS

Se realizarn arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, adems de los arqueos habituales de operacin.

A. Concepto.- Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros est de acuerdo con la existencia de fondos y valores.

B. Objetivo.- Determinar la correccin y oportunidad de las operaciones y registros.


1. Se realizarn arqueos sorpresivos y simultneos de todos los fondos y valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder de los cobradores o agentes.2. Se levantarn Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su conformidad o disconformidad, las que sern firmadas por los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo.3. Se comunicar por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad, con la celeridad necesaria para la accin correctiva correspondiente.4. Los arqueos sorpresivos se efectuarn por lo menos una vez al mes.5. En los manuales y otros documentos administrativos se deber fijar los cargos que tienen responsabilidad para la realizacin de los arqueos.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.


1. El rgano Interno de Control de la entidad, efectuar arqueos y adems revisar las actas de arqueo efectuadas por la administracin.2. En el caso de organismos obligados a llevar la Contabilidad Gubernamental Integrada, el saldo deber estar de acuerdo con el que figura en el Parte Diario de Fondos y en el Formato de Relacin de Giros (T-7), para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo.3. Se verificar en los Manuales de Organizacin y Funciones y de Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos sorpresivos.4. Se verificar la existencia de Actas de arqueos.

NGT-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS

La transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de oficina o dependencia ser efectuada sin el giro de cheques.

A. Concepto.- La transferencia de fondos consiste en el traslado de recursos financieros de una cuenta a otra mediante Cartas-Ordenes.

B. Objetivo.- Lograr un adecuado uso de las cuentas corrientes bancarias.


1. Se cursarn Cartas-Ordenes al Banco de la Nacin para transferir fondos de una cuenta a otra.2. Cuando se trate de fondos de Tesoro Pblico podr transferirse fondos a otras cuentas slo cuando se trate del pago de una obligacin directa de la subcuenta hacia una cuenta corriente. En este caso procede el giro de cheques.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.

E. Mecanismos de control.- Se verificar que se encuentran debidamente archivadas las copias de las cartas-rdenes cursadas al Banco de la Nacin para la transferencia de fondos de una cuenta a otra.

NGT-10 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS

Todo cheque girado, as como el traslado de fondos de un lugar a otro, demandar la toma de medidas de seguridad, cindose a requisitos y condiciones pre-establecidas.

A. Concepto.- Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos.

B. Objetivo.- Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.


1. Los titulares y/o suplentes revisarn cuidadosamente y visarn los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan.2. No se autorizar la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada.3. Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilizacin del rotulado protector de cheques.4. Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por motivos significativos, la entidad reforzar sus medidas de seguridad.

D. Alcance. Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.


1. Se verificar que el encargado de los depsitos o retiros de fondos bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables.2. Se verificar la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.

NGT-11 CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD

Slo se aceptar cheques girados a nombre de la entidad por la recepcin de ingresos que no sean en efectivo.

A. Concepto.- Cheques a nombre de la entidad son aquellos que identifican nominativamente a la entidad como nica beneficiaria del monto girado.

B. Objetivo.- Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.


1. La recepcin y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo medidas de seguridad pre-establecidas.2. Los cheques aceptados por la entidad sern inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depsito: PARA SER DEPOSITADO EN LA CUENTA CORRIENTE N........ DEL BANCO DE LA NACION, indicando tambin el nombre de la entidad.3. Los cheques sern depositados en el Banco de la Nacin al siguiente da til de su recepcin.4. Los cheques de montos significativos, es preferible estn previamente certificados por el Banco contra el cual se giran.


E. Mecanismo de control.- El Organo Interno de Control de la entidad, revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

NGT-12 CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES

Se evitar el cambio de cheques personales por cualquier concepto y circunstancia.

A. Concepto.- Cambiar un cheque personal significa hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad.

B. Objetivo.- Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles.

C. Acciones a desarrollar.- La norma incluye a cheques de personas que laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a sta.


E. Mecanismos de control.- El Organo Interno de Control de la entidad, revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

NGT-13 USO DEL SELLO FECHADOR "PAGADO"

Todo documento original que sustente un desembolso llevar un sello que indique la palabra "PAGADO".

A. Concepto.- El sello fechador "PAGADO" es el instrumento de control que, estampado en un documento, indica el haberse cancelado una obligacin.

B. Objetivo.- Prevenir la duplicidad de presentacin del comprobante para un nuevo pago.

C. Acciones A Desarrollar.

1. El sello resaltar la palabra "PAGADO" y tendr espacios para anotar la fecha y el nmero del cheque girado, nmero de subcuenta o cuenta corriente y Banco.2. La entidad aplicar el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de girar el cheque.3. Este acto ser en forma simultnea a la cancelacin por el acreedor.4. No se archivar como documento fuente contable de egreso ningn documento que no tenga dicho sello.

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades de Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.

E. Mecanismos De Control.- Se verificar que todo documento original que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada la palabra "PAGADO" y la fecha de cancelacin del mismo.

NGT-14 CONCILIACIONES DE SUB-CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO PUBLICOCONCEPTO:Consiste en determinar la concordancia de los saldos, segn libros, de las subcuentas bancarias componentes de la cuenta nica N 000-004456 del Tesoro Pblico a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nacin, a la misma fecha.OBJETIVO:Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.ACCIONES A DESARROLLARAbarcan conciliaciones bancarias mensuales, donde se deber presentar la conciliacin actualizada del antepenltimo mes de la subcuenta de presupuestos anteriores. Estas conciliaciones sern firmadas por el Tesorero y el Contador General.ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejan Fondos del Tesoro Pblico.MECANISMOS DE CONTROL: El rgano Interno de Control de la entidad examinar las conciliaciones bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso. Las conciliaciones bancarias sern archivadas siguiendo un orden correlativo y cronolgico.

NGT-15 FIANZA DE SERVIDORES

CONCEPTO: La fianza solvente y suficiente es aquella garanta que permite a la entidad resarcirse de una prdida sin demora y cubrir razonablemente las prdidas mximas estimadas en un perodo.OBJETIVO: Salvaguardar al mximo el manejo de los recursos pblicos.ACCIONES A DESARROLLAR: La entidad determinar los cargos especficos del personal obligado a tener fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.MECANISMOS DE CONTROL: Se verificar la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y perodo de la misma3.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Definicin.- El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica. Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto.SA.01 APLICACION DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA

En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro o administracin de bienes y/o servicios, se precisarn y aplicarn criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este ltimo cuando sea pertinente.

A. Concepto.- El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bienes y servicios (eficiencia), as como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccion y prioriz, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:

Cantidad: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminucin y, por consiguiente puede medirse o numerarse.

Calidad: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carcter, ndole, importancia o valor de algo.

Oportunidad: Condicin medida en trminos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento ms conveniente o sea puntual.

Lugar: Porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre algn evento; sitio que ocupa una cosa.

Costo: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmtica o algebraica mente, el precio de cada componente.

La aplicacin de tales criterios en todos los procesos tcnicos de Abastecimiento corresponde a todos los rganos de una entidad, en especial los de lnea o ejecutivos. El rgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones.

B. Objetivo o Finalidad.

Establecer mecanismos que garanticen la contribucin del Abastecimiento a la consecucin de resultados institucionales.Rodear de garantas y pautas de medicin el ejercicio de la funcin de Abastecimiento.

C. Acciones a desarrollar.1. Las funciones bsicas o generales de cada dependencia (tambin denominada rgano o unidad orgnica) y el planeamiento que realice para desempearlas, constituye requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios.

2. Al efecto, el rgano de Abastecimiento proporcionar a las dependencias usuarias los instrumentos (tambin denominadas documentos de gestin administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicacin de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

3. El rgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los rganos competentes, peridicamente conducir el ajuste (conciliacin o compatibilizacin) de las previsiones y solicitudes, con: a. Disponibilidad presupuestal.b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado.c. Disposiciones en materia de ausencia del Abastecimiento y,d. Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.

4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, el rgano de Abastecimiento suministrar los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.

5. El rgano de Abastecimiento establecer los perodos mnimos de anticipacin con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente.Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidades para el rgano de Abastecimiento.

6. A solicitud del rgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarn las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanacin paraliza el trmite.

7. El rgano de Abastecimiento, en coordinacin con el de Racionalizacin, propondr a la Alta Direccin las medidas de simplificacin de procedimientos para hacer ms econmicas la obtencin, el suministro, administracin, etc. de bienes y/o servicios.

8. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de lnea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin de la respectiva entidad las normas y orientaciones de poltica para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

D. Alcance.- La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica.

E. Mecanismos de Control.

1. El Director General de Administracin, o quien haga sus veces, verificar peridicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia y eficacia.

2. El rgano de Abastecimiento informar, peridicamente a la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces y al rgano de Control Interno, los casos de imprecisin u omisin de criterios de eficiencia y eficacia.

3. Al momento de realizar acciones de control y evaluacin de la gestin se tomarn en cuenta los casos frecuentes de imprecisin u omisin de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.

SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DEL ABASTECIMIENTO

El planeamiento, organizacin, direccin y control del Abastecimiento abarcar tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a travs de los procesos tcnicos.

A. Concepto.- El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una Organizacin social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y actividades complementarias para la operacin de dichos elementos en estado ptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplear la produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a travs de las distintas entidades que constituyen la Administracin Pblica.

Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos tcnicos, relativamente autnomos e interdependientes. Son procesos tcnicos, de abastecimiento: catalogacin, registro de proveedores, programacin, registro y control, adquisicin, recuperacin de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribucin y disposicin final.

Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando las fases del proceso administrativo.

En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que conforman una entidad pblica, de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la funcin no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el rgano de Abastecimiento,

B. Objetivo o Finalidad.- Imprimir unidad y racionalidad a la funcin de Abastecimiento.


1. En todas las entidades de la Administracin Pblica existir un rgano responsable, bsicamente de desarrollo y conduccin de los procesos tcnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El rgano se denominar Abastecimiento.

2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el rgano de abastecimiento, es recomendable que forma parte de la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado.

3. El nivel, denominacin genrica, estructuracin interna y cantidad de cargos que adopte dicho rgano, de la omplejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersin territorial de actividad de la entidad, etc.Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administracin o funcionario equivalente.

4. Con fines de racionalidad se agrupar el desempeo de los procesos tcnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captacin, clasificacin, conservacin, actualizacin y divulgacin de informacin para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a travs de:

a. La Catalogacin de bienes y de servicios.b. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios. c. La Programacin del Abastecimiento; y d. El Registro y Control en el Abastecimiento.

5. El rgano de Abastecimiento evitar duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razn a los intereses del Estado, la obtencin o adquisicin de bienes y de servicios. La misma regla se aplicar en acciones de recuperacin de bienes.

6. El rgano de Abastecimiento optimizar su intervencin en la movilizacin, utilizacin, conservacin y custodia de bienes y de servicios a travs de una de estrecha coordinacin y agrupacin de acciones para:

a. El almacenamiento, en todas sus formas:b. El mantenimiento c. La seguridad integral d. La distribucin racional de bienes y de servicios; ye. La disposicin final.

7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se constituya una dependencia por cada proceso tcnico en el rgano de Abastecimiento.

8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercana territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especializacin, u otras, hubiera necesidad de desconectar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgnicas especializadas, estas ltimas sujetarn su actuacin a las normas que formule o adece el rgano de Abastecimiento que opere a nivel central.

9. El rgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuar las normas tcnicas de carcter general y formular las que sean necesarias a las caractersticas institucionales. Tambin estudiar y propondr las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de abastecimiento.

10. Las normas formuladas por el rgano de Abastecimiento sern aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarn por el propio rgano a nivel central, por rganos desconcentrados, por los rganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones as lo exijan o aplique alguno de sus procesos tcnicos.



1. Se verificar su existencia, funciones y estructura del rgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la funcin.

2. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper la integridad de la funcin de Abastecimiento.

3. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper la integridad de la funcin de Abastecimiento.

4. Se revisarn las medidas de creacin de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomizacin o proliferacin de las unidades orgnicas dentro de la de abastecimiento.

5. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del rgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignar tareas de coordinacin, de liberacin, seleccin de alternativas o supervisin delegada.

SA.03 ACTUALIZACION y UTILIZACION DE INFORMACION PARA EL ABASTECIMIENTO

Los encargados de los usuarios de la funcin de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la informacin necesaria para orientar la aplicacin de los procesos tcnicos.

A. Concepto.- Informacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos. Para que sea confiable la informacin debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenmenos que ocurren en el momento presente. Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen obligatoriamente la informacin en toda accin de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas tcnicas de Sistema.


1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa.

2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades pblicas.


1. La informacin del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos tcnicos, tanto por el rgano responsable de esa funcin como de cualquier dependencia de una entidad pblica que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios.

2. La informacin de Abastecimiento se procesa, bsicamente, mediante los procesos tcnicos de catalogacin, programacin, registro de proveedores y, de registro y control.

3. Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin contenida de los instrumentos, tambin llamados documentos de gestin administrativa, para el abastecimiento; entre otros, los siguientes:

a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de serviciosb. Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios c. Plan de Obtencind. Cuadro de Adquisicine. Cuadro de Suministro f. Formularios de Estadstica del Abastecimiento (en la actualidad para Programacin, Adquisicin y Distribucin). g. Ficha de descripcin del bienh. Catlogo de bienes o de servicios i. Listados de Proveedores idneos j. Formulario de Evaluacin de Proveedores.k. Informes estadsticos del Abastecimiento l. Cuadros de Orientacin de Previsin y Distribucin n. Informes de verificacin peridica sobre estado y utilizacin.

4. El rgano de Abastecimiento adecuar, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas tcnicas emitidas por la Direccin Nacional de Abastecimiento, o las formularn cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendr plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para actualizacin y utilizacin de la informacin del Abastecimiento.

5. La Direccin General de Administracin o la que hace sus veces coordinar para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de informacin actualizada al Organo de Abastecimiento, principalmente los siguientes:

a. Planificacin, especialmente sobre orientaciones de polticas; prioridades, estado de objetivos, metas y I o proyectos, etc.b. Presupuesto, especialmente respecto de la estructura organizativa, planes de accin, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc. 6. El Organo de Abastecimiento instruir peridicamente a los rganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretacin y empleo de los instrumentos que proporcionan informacin.

D. Alcance.- La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin Pblica.

E. Mecanismo de Control.

1. El Director de Administracin, o quien hace sus veces establecer pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento.

2. En coordinacin con el Organo de Racionalizacin, cuando menos una vez al ao, se evaluar la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), tcnicas(especializadas de apoyo o de servicio) y lo polticas (estratgicas, interpretativas, de proyeccin, etc.).

3. El Organo de Abastecimiento analizar los problemas que se presenten en la transmisin de informacin nueva o actualizada yen su actualizacin para adecuar los instrumentos e instrucciones hacindolos ms simples, integrados y eficaces.

SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Toda adquisicin de bienes y /0 servicios ser realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos especficos temporalmente se encargue a un rgano diferente, los har aplicando normas que emita el de Abastecimiento.

A. Concepto.- La adquisicin es un proceso tcnico de I Abastecimiento, de ah la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pblica en representacin del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivndose o no una obligacin de pago. En cada entidad pblica opera un rgano especializado a cargo de la funcin de Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad, dicha funcin se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisicin, para evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que dificultaran el control.


1. Evitar la multiplicidad de esfuerzos par un mismo propsito.2. Garantizar el desempleo tcnico y armnico de la actividad.3. Facilitar el control.


1. Por principio, las actividades necesarias para obtencin de bienes y / o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado.

2. La norma se aplica para cualquiera de las formas de obtencin siguientes: compra, alquiler (locacin, conduccin, o de locacin de servicios no personales), donacin, transferencia, intercambio, prstamo o comodato, produccin o construccin; o cualquier otra que jurdicamente exista o se establezca.

3. Las adquisiciones que demandan pago con fondos pblicos se sujetan a licitacin o concurso pblico y a las modalidades o excepciones que norme la Direccin Nacional de Abastecimiento, con sujecin a las disposiciones legales.

4. La adquisicin se origina en necesidades programadas con anticipacin. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en reas de almacenamiento.

5. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtencin que formula el rgano de Abastecimiento.

6. El rgano de Abastecimiento propondr al Director Superior a, cargo similar, las normas de adquisicin necesarias para establecer procedimientos simples, breves y giles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de informacin y control. 7. Por excepcin., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escacez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celebridad a la adquisicin, la Alta Direccin autorizar que ciertas acciones adquisiciones las realice un rgano distinto del de Abastecimiento, previa opinin' favorable de ste ltimo. La autorizacin sealar expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, as como el periodo de vigencia; en ningn caso ser permanente o renovada consecutivamente.

8. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarn a las normas genricas o especficas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizan de las actividades que realicen, informando al rgano de Abastecimiento en la forma y perodos que ste seale.

D. Alcance.- La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin Pblica.


1. El rgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informar a la Direccin General de Administracin y al Organo de control sobre cualquier trasgresin de esta norma.2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera, no dar curso a documentos de adquisicin, de bienes y I o servicios, tramitados por rganos no autorizados.3. La Direccin General de Administracin llevar un registro de autorizaciones temporales para adquisicin de bienes y lo servicios e informar de su vigencia a los rganos pertinentes.

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FISICO y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES

Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad por el Almacn del rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarn principios y procedimientos similares.

A. Concepto.- El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier rea fsica acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisicin y la recuperacin de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas. El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individuaJizables, mensurables, intercambiables y tiles. Hay acciones tcnicas propias al ingreso fsico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas u asignadas a ciertas reas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad. La unidad en el ingreso fsico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de Unidad de Almacn.


1. Establecer un slo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes adquiridos a la entidad.

2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas que realizan custodia temporal de bienes.

3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.


1. El rgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contar con reas fsicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comunmente se denomina almacn.

2. La ubicacin, capacidad, acondicionamiento, los medios de acceso, equipamiento y personal de almacn sern planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.

3. Slo por el almacn del rgano de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o recuperados.

4. Los bienes con caractersticas especiales (caso de semovientes, alimentos frescos, productos crnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radiactivos qumicos, valores, granos, etc.) ingresarn: a. Fsicamente por el rea de custodia que rena las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro rgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular del almacn de abastecimiento verificar el hecho y tramitar los documentos.b. Fsicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacn de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.

5. Aquellos bienes que no puedan ingresar fsicamente por ningn almacn de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconmicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, vveres, ropa en casos de emergencia, se asignarn directamente a los en cargados de su utilizacin quienes se responsabilizan del ingreso fsico. El almacn de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatacin.

6. Los bienes ingresan con la Gua respectiva; comprobndose los datos que contenga: cantidad, peso nmeros de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejar constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia.

7. Los bienes que, en aplicacin de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran de Activo Fijo luego sern codificados por el almacn de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El cdigo contendr bsicamente datos sobre; la entidad, cdigo que corresponde segn el Catlogo de Bienes aprobado, nmero correlativo, cdigo de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Ser colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los cdigos sern comunicados a la Direccin General de administracin, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio.

8. El rgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formular normas especficas de almacenamiento que tendrn aplicacin en toda rea destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cmaras frigorficas, silos, reas de exhibicin, zonas oficiales de establecimiento, reas de reparacin, libreras, farmacias, depsitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta perifricos o el convencional de dicho rgano, etc. Las normas incluirn procedimientos, responsabilidades; condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacn del rgano de abastecimiento.

D. Alcance.- La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin Pblica.


1. El rgano de contabilidad no registrar bienes ingresados sin intervencin del Almacn del rgano de Abastecimiento.

2. El rgano de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus caractersticas, ubicacin y responsables.

3. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente a la Direccin General d Administracin o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitacin de ingreso de bienes o en el cumplimiento de disposiciones especficas. 4. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso fsico de bienes.

5. Contrastar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del rgano de Abastecimiento

A. Austeridad.- Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combinacin para obtener ms y mejores resultados (productos materiales y servicios pblicos), en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su aplicacin correspondiente a todos los rganos de una entidad.Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la entidad los criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de austeridad referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios sern recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los rganos de lnea de la entidad.


1. Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios materiales de que disponen las entidades. 2. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados.


1. El rgano de Abastecimiento implantar el tratamiento estadstico de la informacin que genera o utiliza, a efectos de tener elementos de juicio para orientar la austeridad.2. El rgano de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de Ia R.J. N 002-79-INAP/DNA "Normas para la programacin del Abastecimiento". En casos necesarios establecer nuevos criterios. 3. Las orientaciones de Poltica que el rgano de Abastecimiento proponga a la Alta Direccin en los respectivos planes (Plan de Accin, Plan de Obtencin, etc) se orientarn a implementar las medidas de austeridad. 4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el rgano de Abastecimiento coordinar bsicamente con los de Lnea, Planificacin, Presupuesto, Racionalizacin y Estadstica, la realizacin de estudios conjuntos y/o sincronizacin de esfuerzos. La medida procura, adems, evitar que se presenten discrepancias.

5. Para orientar la austeridad el rgano de Abastecimiento producir yproporcionar instrumentos e instrucciones; entre otros:

A. Estandarizacin de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad. B. Relacin de bienes y / o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir. C. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades. D. Establecer cantidades mximas que pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la funcin, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc. E. Divulgar los impedimentos o limitaciones as como las prioridades. F. Informacin de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos.G. Planeamiento para mejor uso de duplicadoras, fotografas, etc. de vehculos, imprenta,

6. Todos los titulares de rganos son responsables de supervisar la aplicacin de pautas de austeridad del Abastecimiento en el mbito de su competencia.

7. Las medidas de austeridad no significa interferir en la funcin, eficiencia y eficacia de la entidad.

D. Alcance.- Esta norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica.


1. El Director General de Administracin o quien haga sus veces supervisar las labores del rgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad. 2. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento. 3. Los titulares de rganos, en sus acciones de control y supervisin pondrn especial nfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajusten a pautas de austeridad.4. En casos de incumplimiento reiterado el rgano de Abastecimiento aplicar directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del rgano infractor; comunicando la medida al propio rgano, al de Control Interno y a la Direccin General de Administracin. 5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento, aprobadas por la Alta Direccin o nivel que haya delegado.

SA.07 VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS

Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y / o servicios de que dispone la entidad.

A. Concepto.- La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas en representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. La verificacin constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias. Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o de servicio (visto como accin o resultado); estado para apreciar el grado de conservacin o deterioro del bien as como el resultado del servicio; y condiciones de utilizacin, para constatar en qu se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines oficiales).


1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.

2. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar un abastecimiento ms eficaz.

3. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad.


1. El rgano de Abastecimiento formular normas especficas de aplicacin institucional para efecto de verificacin de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades.

2. El inventario fsico es una forma de verificacin. Bsicamente hay dos tipos: general y de almacn.

a. El Director General de Administracin o quien haga sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios fsicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al ao.

b. El titular del rgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacn de su responsabilidad. Estos inventarios sern ms frecuentes. Los resultados sern informados al Director General de Administracin o quien hace sus veces.Adems, establece pautas para inventariar bienes en todas las reas fsicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominacin.

3. Es principio general que en el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificacin y constatar el acto por inters individual.

4. Para realizar la verificacin denominada inventario fsico general, el responsable constituir equipos especiales con personal de:

a. Contabilidad, para proporcionar informacin sobre los bienes registrados (caractersticas, valor de adquisicin, depreciacin, etc.) y compararla posteriormente.

b. Abastecimiento, para verificacin en unidades fsicas (ubicacin, conservacin, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios.

c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.

d. Representante de la Direccin General de Administracin que lleva el registro de cdigos identificatorios individuales de bienes, su ubicacin y cargos de afectacin.

5. La verificacin ser realizada permanentemente por todos los titulares de rgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad.

6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuacin, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuacin ser realizada por los rganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta.

7. El rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizar verificaciones por muestreo a los bienes y servicios crticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados ser remitido a los siguientes:

a. Titular del rgano responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas necesarias.

b. El rgano de Control Interno.

c. El Director General de Administracin o quien hace sus veces.

8. Tal verificacin se orientar, bsicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines que fueron adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.

9. La calificacin del estado de inutilidad del bien o servicio, para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificacin. El rgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias.Al efecto aplicar los criterios claros e inequvocos que haya establecido.

10. Para facilitar la verificacin toda afectacin de bienes o entrega de los mismos se har constar en un documento a manera de cargo donde figurarn los datos del bien, el Cdigo individual y nombres de quienes reciben y entregan.



1. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces, supervisar el cumplimiento de los calendarios de verificacin. 2. Las acciones de verificacin que asuma el rgano de Abastecimiento se incluirn en el Plan de Actividades de la entidad.

3. Verificacin de la existencia y cumplimiento de norma sobre verificacin.

4. El titular del rgano respectivo y el servidor al que se asign el bien son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida, dao, deterioro o mal uso de los bienes y lo servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicacin de disposiciones sobre verificacin fsica de bienes y lo servicios.

5. Todos los vehculos de propiedad del Estado llevarn pintado, en lugar visible, un crculo con el nombre de la entidad que es afectado. Slo por autorizacin expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales previamente fundamentados, se liberar de esa obligacin.

4.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE PERSONAL

I. INGRESO DE PERSONAL El Ingreso de Personal como empleado de carrera o como empleado eventual ser mediante concurso; pudiendo ser ste de conocimiento, mritos u otros, que aseguren la seleccin de personal idneo para el desempeo de los cargos.A.- CONCEPTO El proceso por el cual el postulante, despus de haber superado los requisitos del Concurso de Seleccin y segn orden de mritos alcanzado, es nombrado o contratado, por resolucin de la autoridad competente, en el nivel y lnea correspondiente. El Cuadro de Mritos contenido en el proceso de seleccin tendr vigencia de seis (6) meses, considerndose como candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual o similar a la cual concursaron cuando no hayan alcanzado plaza vacante.B.- OBJETIVO O FINALIDAD Atraer y seleccionar personal idneo para el desempeo honesto, eficaz y eficiente de la funcin pblica.C.- ACCIONES A DESARROLLAR

3.1Requerimiento de personal por los Organos que necesitan cubrir plazas; 3.2Designacin de la Comisin de Concursos de Ingreso;3.3Elaboracin y aprobacin de las Bases para el Concurso; 3.4Convocatoria pblica de postulantes al Concurso;3.5Inscripcin de postulantes y recepcin de documentos;3.6Estudio y verificacin de las solicitudes e informacin sustentatoria, para determinar quienes renen los requisitos mnimos exigidos;3.7Calificacin del Currculum Vital; pruebas de conocimientos, psicolgicas; experiencia y entrevista personal;3.8Elaboracin del Cuadro de Mritos;3.9Publicacin de los resultados parciales y finales del Concurso;3.10Nombramiento o contrato del postulante y/o postulantes, segn orden de mritos;3.11Posesin del Cargo e Integracin al ambiente laboral.

D.- ALCANCE La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin Pblica, excepto empresas a cargo del estado, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.E.- MECANISMOS DE CONTROL Hojas de Verificacin sobre:a. Concurso de Ingreso.b. Nombramiento de Personal.c. Contrato de Personal.d. Evaluacin de Personal.

II. DECLARACIN JURADA DE BIENES Y RENTAS Los trabajadores declararn los bienes y rentas que poseen independientemente de su haber, permitiendo evaluar y compara su posicin financiera.1. CONCEPTO Es la accin administrativa de personal mediante la cual, el trabajador de la Administracin Pblica, que corresponda declarar notarialmente los bienes que posee, y rentas que percibe.2. OBJETIVO Y FINALIDAD Determinar la situacin econmica del Servidor Pblico, antes, durante y despus del desempeo de sus cargos.3. ACCIONES A DESARROLLAR 3.1La Oficina de Personal distribuir a los trabajadores, que corresponda el formato respectivo para que declaren sus bienes y rentas en los plazos determinados por la normatividad especfica.3.2Las Oficinas de Personal, en los casos que se seala, analizarn los datos contenidos en dichas declaraciones.3.3Las Oficinas de Personal organizarn el archivo correspondiente a esta informacin.3.4El incumplimiento o la presentacin dolosa de las Declaraciones Juradas dar lugar a la aplicacin de las sanciones que pudieran corresponder. 4. ALCANCE La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas o de los que hagan sus veces.5. MECANISMOS DE CONTROL Hojas de Verificacin sobre Declaracin Jurada de Bienes y Rentas.

III. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL Las entidades regularan y controlaran la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo.1. CONCEPTO Es la accin administrativa de personal mediante la cual se regula la asistencia y permanencia de los trabajadores en cu centro de trabajo, de acuerdo con la jornada y horario establecidos, y el control de cumplimiento correspondiente.2. OBJETIVO Y FINALIDAD Garantizar el cumplimiento de las horas efectivas de labor de cada servidor, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes.3. ACCIONES A DESARROLLAR3.1Las Oficinas de Personal elaborarn la Reglamentacin interna sobre Asistencia y Permanencia de los Trabajadores.3.2Las Oficinas de Personal mantendrn actualizados los Registros de Control de Asistencia y Permanencia.3.3Los Jefes de las unidades orgnicas o funcionales de las entidades participarn en el proceso de control de Asistencia y Permanencia de los Servidores bajo su dependencia.4. ALCANCE La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.5. MECANISMOS DE CONTROL 6.1Hoja de Verificacin sobre Control de Asistencia y Permanencia.IV. REGISTRO DE PERSONAL Las entidades organizarn y mantendrn permanentemente actualizado el Registro de Trabajadores.1. CONCEPTO Es la accin administrativa de personal mediante la cual y a travs de un conjunto de procedimientos se registran datos de los trabajadores que ingresan al Sector Pblico archivando la documentacin sustentatoria correspondiente.2. OBJETIVO O FINALIDAD Contar con la informacin administrativa de cada servidor, y posibilitar su desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en forma oportuna.3. ACCIONES A DESARROLLAR 3.1Las Oficinas de Personal registrarn los datos de los servidores de su entidad y los conservarn en forma ordenada y de fcil identificacin a fin de utilizarlos adecuadamente en las diferentes acciones de personal y de proporcionar la informacin que se requiera.3.2Las Oficinas de Personal elaborarn las estadsticas correspondientes y mantendrn actualizadas las fichas y los legajos personales.3.3La Oficina Central de Sistema de Personal llevar el Registro General Central de los Trabajadores de la Administracin Pblica.4. ALCANCE La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.5. MECANISMOS DE CONTROL 6.1Hoja de Verificacin sobre Registro de Personal.

V. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL En las Entidades de la Administracin Pblica, el desplazamiento de personal se efectuar con la finalidad de elevar los conocimiento y experiencia del trabajador, la que debe ser brindada en el desempeo de los cargos. Es responsabilidad de los Jefes de la Oficina de Personal o quin haga sus veces, y de los jefes y trabajadores en general segn corresponda, el cumplir y hacer cumplir la presente disposicin con la proyeccin sealada, considerando los intereses personales e institucionales.1. CONCEPTO Es la accin administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un trabajador permanente de la Administracin Pblica a desempear otras funciones compatibles con el cargo que tena o del cual es titular, segn sea el caso.2. OBJETIVO O FINALIDAD Elevar y ampliar los conocimiento y experiencia del servidor pblico para una administracin eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo personal.3. ACCIONES A DESARROLLAR3.1En cada entidad, se analizarn las evaluaciones del cumplimiento de metas cuya realizacin es de responsabilidad de los trabajadores, asimismo, se analizar su calificacin y la evaluacin del comportamiento laboral de los mismos, as como, las recomendaciones de sus jefes inmediatos, para cuando corresponda, determinar su desplazamiento, por Resolucin del nivel pertinente.3.2El desplazamiento de personal debe realizarse peridicamente y en funcin de los requerimientos de cargos compatibles con la especialidad y con el nivel de carrera del trabajador.3.3Los trabajadores que se desplacen, recibirn oportunamente las especificaciones de su nuevo cargo, si fuera el caso, a fin de que se vayan familiarizando con las funciones que van a desempear.3.4El trabajador que deba desplazarse har la respectiva entrega de cargo, segn las disposiciones vigentes sobre el particular.4. ALCANCE La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.5. MECANISMOS DE CONTROL 6.1Hoja de Verificacin sobre Desplazamiento de Personal.VI. EVALUACIN DEL COMPORTAMIENTO LABORAL El comportamiento laboral de los trabajadores de la Administracin Pblica ser evaluado permanentemente y formalizado peridicamente, a fin de efectuar o proponer las acciones de personal que pudieran corresponder, en cada caso.1. CONCEPTO Es el proceso tcnico de personal a travs del cual en forma integral, sistemtica y continua, por parte de los jefes inmediatos, se valora el conjunto de actitudes, aptitudes, rendimiento y comportamiento social del trabajador de la Administracin Pblica en el cumplimiento de sus funciones, en trminos de oportunidad, calidad y cantidad de los bienes, servicios producidos, y de armona laboral.2. OBJETIVO O FINALIDAD Valorar con la mayor objetividad posible en el comportamiento laboral del trabajador, para lograr un mejor desarrollo personal e institucional en la Administracin Pblica.3. ACCIONES A DESARROLLAR 3.1Elaboracin de normas y mtodos para efectuar la evaluacin del comportamiento laboral de los trabajadores de la Administracin Pblica.3.2Formalizacin peridica de la evaluacin de comportamiento laboral de los trabajadores de la Administracin Pblica.3.3Desarrollo de planes de capacitacin, incentivos, desplazamiento y otras acciones de personal que coadyuven la mejor desarrollo personal en la funcin pblica.4. ALCANCE La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.5. MECANISMOS DE CONTROL 6.1Hoja de Verificacin sobre Evaluacin del Comportamiento Laboral.

VII. CAPACITACIN DE PERSONAL Se promover el perfeccionamiento de los trabajadores de la Administracin Pblica, a fin de contribuir a su desarrollo personal, para un mejor desempeo de la funcin pblica.1. CONCEPTO Es el proceso sistemtico de perfeccionamiento y/o adquisicin de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificacin y un mejor ejercicio de la funcin pblica.2. OBJETIVO O FINALIDAD Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la Administracin Pblica para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor ejercicio de la funcin pblica.3. AC

Normas Generales Del Sistema de Contabilidad

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