NORMA TÉCNICA - saludjalapa225.files.wordpress.com · 1.5.4 Sistemas de distribución en...

NORMA TÉCNICA para la gestión de medicamentos

y productos afines en Direcciones de Área de Salud

Guatemala, 2014.

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AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Luis Enrique Monterroso De LeónMINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Edgar Aníbal Hernández Navas VICEMINISTRO ADMINISTRATIVO

Doctor Pablo Werner Ramírez DíazVICEMINISTRO TÉCNICO

Doctor Israel Lemus Bojórquez VICEMINISTRO DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD

Licenciada Silvia Martinez de SanchinelliDIRECTOR DE REGULACIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SALUD

Guatemala, 2014.

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ÍNDICE1. GESTIÓN LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

1.1 Selección 1.1.1Definición .........................................................................................................11.1.2Objetivo ............................................................................................................11.1.3ElaboracióndelaListaBásicadeMedicamentosdela DireccióndeáreadeSalud .......................................................................11.1.4Elaboracióndelistabásicadeproductosafinesdela direccióndeáreadesalud ........................................................................2

1.2 Programación1.2.1 Definición .....................................................................................................31.2.2 Objetivo ........................................................................................................31.2.3 LineamientosdeProgramación ...........................................................31.2.4 LineamientosparalaProgramaciónconbaseen datoslogísticos ..........................................................................................41.2.5 LineamientosparalaProgramaciónbasadaenel análisisdemorbilidad .............................................................................41.2.6 LineamientosparalaProgramaciónbasadaendatos

demográficos ..............................................................................................51.2.7 LineamientosparalaProgramaciónbasadaendatos deestadísticasdeservicios ...................................................................51.2.8 Lineamientosparaelseguimientoalaprogramación demedicamentosyproductosafines ...............................................5

1.3 Sistema de Control de Inventarios 1.3.1 Definición .....................................................................................................61.3.2 Objetivo ........................................................................................................61.3.3 LineamientosparadelestablecimientodelSistema deControldeInventarios ......................................................................61.3.4 Cálculodelosnivelesdelsistemadecontroldeinventarios .....71.3.5 Conversióndenivelesdeexistenciaacantidades demedicamentos .....................................................................................81.3.6 Cálculodelacantidadasolicitar ........................................................9

1.4 Adquisición1.4.1 Definición .....................................................................................................91.4.2 Objetivo ........................................................................................................91.4.3 Lineamientosparaladeterminacióndelacantidada adquirirenlaplanificaciónanual ........................................................91.4.4 LineamientosparalarevisióndelaPlanificaciónAnual deAdquisición ........................................................................................11

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1.5 Distribución1.5.1 Definición ..................................................................................................111.5.2 Objetivo .....................................................................................................111.5.3 Lineamientosdedistribución ............................................................121.5.4 SistemasdedistribuciónenDireccionesdeÁrea .....................121.5.5 CriteriosparaseleccionarelsistemadedistribucióndelaDAS .15

1.6 Almacenamiento1.6.1 Definición ..................................................................................................151.6.2 Objetivo .....................................................................................................161.6.3 LineamientosdeRecepción ...............................................................161.6.4 LineamientosdeAlmacenamiento ..................................................16

1.7 Sistemadeinformaciónlogísticademedicamentosyproductosafines1.7.1 Definición ..................................................................................................171.7.2 Objetivo .....................................................................................................171.7.3 Instrumentosyregistrosdelsistemadeinformación .............171.7.4 Calendariodeinformaciónlogística ...............................................191.7.5 Flujodeinformaciónlogística ...........................................................19

1.8 Monitoreodelalogísticademedicamentos1.8.1 Definición ..................................................................................................211.8.2 Objetivo .....................................................................................................211.8.3 Lineamientosparaeldesarrollodelasalasituacionalde

medicamentos .........................................................................................22

2. GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES EN ÁREAS DE SALUD

2.1 OrganizacióndelaUnidaddeMedicamentosyProductosAfines2.1.1 UbicacióndelaUnidaddeMedicamentosyProductos AfinesdentrodelasÁreasdeSalud ...............................................232.1.2 ObjetivosdelaUnidaddeMedicamentosyProductos AfinesdelasDAS ...................................................................................242.1.3 FuncionesdelaUnidaddeMedicamentosyProductos AfinesdelasDAS ...................................................................................242.1.4 FuncionesdelCoordinadordelaUnidadde MedicamentosyProductosAfines(QuímicoFarmacéutico)... 252.1.5 PerfildelCoordinadordelaUnidaddeMedicamentosy ProductosAfines ...................................................................................262.1.6 FuncionesdelAsistentedeLogísticadelaUnidadde

MedicamentosyProductosAfines..................................................27

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2.1.7 PerfildelAsistentedeLogística ......................................................272.1.8 FuncionesdeSecretario(a)/Digitador(a) ..................................282.1.9 PerfildeSecretario(a)/Digitador(a)delaUnidadde

MedicamentosyProductosAfines..................................................282.1.10 Funciones del Encargado de Medicamentos y Productos AfinesdeDistritoMunicipaldeSalud ...........................................282.1.11 PerfildelEncargadodeMedicamentosyProductosAfines deDistritoMunicipaldeSalud ......................................................29

2.2 OrganizacióndelComitédeFarmacoterapia2.2.1 Definición ..................................................................................................302.2.2 Objetivo .....................................................................................................302.2.3 OrganizacióndelComitédeFarmacoterapia..............................302.2.4 FuncionesdelComitédeFarmacoterapiaenDirección deÁreadeSalud ....................................................................................312.2.5 FuncionesdelComitédeFarmacoterapiadelDistrito MunicipaldeSalud ................................................................................32

3. GESTIÓN DE USO RACIONAL DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

3.1 Uso Racional3.1.1 Definición ..................................................................................................333.1.2 Objetivo .....................................................................................................333.13 ActividadesdelUsoRacionaldeMedicamentos enlasDAS .................................................................................................33

Bibliografía ..............................................................................................................................37

Anexos .......................................................................................................................................39

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INTRODUCCIÓNElMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocial,atravésdeLogísticadeMedi-camentosyAfines,llevóacabolarevisióndela“NormaTécnica35-2002paralaGestióndeMedicamentosyProductosAfinesenDireccionesdeÁreasdeSalud”conelfindeactualizaryespecificarlabaseparalagestióndelosmedicamentosyproductosafinesenlasáreasdesaludysusservicios.

EsimportantemencionarqueeltrabajofuerealizadoporunaComisiónInterins-titucionalintegradaporpersonaldediferentesinstanciasdelMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocial,UniversidaddeSanCarlosdeGuatemala,UniversidaddelValleyColegiodeFarmacéuticosdeGuatemalaconelapoyodeAgenciasdeCooperaciónyproyectoscomolaOrganizaciónPanamericanadelaSalud–OPS-yelUSAID|PROYECTODELIVER.Posteriormente,serealizólavalidaciónconrepre-sentantesdeDireccionesdeÁreadeSalud.

Comoresultadodedichotrabajoseobtienela“NormaTécnicaparalaGestióndeMedicamentosyProductosAfinesenDireccionesdeÁreadeSalud”,lacualcontie-nelineamientosparalagestiónlogísticademedicamentosyproductosafines,asícomolagestiónorganizacionalyusoracionalquesoportantodoelprocesoparaDireccionesdeÁreadeSalud,distritosmunicipalesyserviciosdelprimerysegun-doniveldeatención,quepertenecenalareddeserviciosdelMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocial.

DichanormaestábasadaenlosprocesosdeGestiónLogísticadeMedicamentos,AcuerdosMinisterialesvigentes,manuales,guíasylineamientostécnicosdeLo-gísticadeMedicamentosyconstituiráeldocumentodereferenciapararealizarlosprocesosLogísticosdeMedicamentosyProductosAfinesenlasDireccionesdeÁreadeSalud.

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OBJETIVOS

Objetivo general

• Regularelsistemalogísticodemedicamentosyproductosafinesdelosservi-ciosdelprimerysegundoniveldeatencióndelMinisteriodeSaludPúblicayAsistencia Social a través de lineamientos técnicos y procedimientos paragarantizarladisponibilidadoportunadelosinsumos.

Objetivos específicos

• Difundirlineamientostécnicosalareddeserviciosdelprimerysegundoni-velparaunaadecuadaselección,programación,adquisición,almacenamiento,distribución,sistemade informaciónyusoracionaldemedicamentosypro-ductosafines.

• Estandarizar losprocedimientospara recopilar, organizar, reportar y analizarlosdatosqueseutilizaránparalatomadedecisionesenlagestiónlogísticademedicamentosyproductosafines.

• Orientarsobrelaorganizacióndelpersonalparalarealizacióndelasactivida-deslogísticasquegaranticenladisponibilidadoportunademedicamentosyproductosafinesenlospuntosdeentregadeservicios.

• Promoverelusoracionaldelosmedicamentos,atravésdelasBuenasPrácticasdePrescripciónyDispensacióndeMedicamentos,AtenciónFarmacéuticaylaFarmacovigilanciaenlosdiferentesserviciosdelÁreadeSalud.

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DICTAMEN TÉCNICO“NORMA TÉCNICA PARA LA GESTIÓN DE

MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES EN DIRECCIONES DE AREA DE SALUD”

LaNormaTécnica35-2002“ParalaGestióndeMedicamentosyProductosAfinesenDireccionesdeÁreadeSalud”fuepublicadaporelDepartamentodeRegula-ciónyControldeProductosFarmacéuticosyAfinesenelaño2002,conelobjetodedardirectricesgeneralesrelacionadasalagestióndeestosinsumosalasDi-reccionesdeÁreadeSalud(DAS)ylasunidadesquelasconformaban.Lamismaensumomentofuedegranutilidad,yaquedabaunmarcoregulatorioyunaguíadetrabajoalpersonaltécnicoyadministrativodelasDASacercadelmanejodelosmedicamentosyproductosafines,ademássedefinierondealgunaformalosdiversoscomponentesconlosquecuentaunsistemalogístico.

Sinembargo,en12añoslagestióndemedicamentosyproductosafinesaniveldelasDireccionesdeÁreadeSaluddelMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocialhacambiadodrásticamente,unnuevomodeloadministrativofinancieroconunidadesconpresupuestosespecíficosasignados,conunaestructuraadministrativafinancierabiendefinida,yrecientementelaimplementacióndelPresupuestoPorResultadosenelMinisteriodeSalud,sonapenastrescambiosestructuralesquehanocurridodesdeelaño2002hastalafecha,quehacennecesariorevisaryactualizarloscontenidosdelaNormaparaquelamismaseacongruenteconlasnuevasformasdegestión.

LapresenteNormaTécnicaparalaGestióndeMedicamentosyProductosAfinesseadaptaaestasmodificacionesenlagestiónadministrativadelMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocial,yseadaptaalasnovedadesrelacionadasaloscompo-nentesdelagestióndemedicamentosyproductosafines,entreellaslassiguientes:

• OficializacióndelaListaBásicadeMedicamentosdelMinisteriodeSaludPú-blicayAsistenciaSocial,decumplimientoobligatorioparatodassusunidadesejecutorasyservicios.

• ActualizacióndelasfuncionesyconformacióndelosComitésdeFarmacotera-pia(antesdenominadosEquiposdeAnálisisdeSuministros)tantodeDireccio-nesdeÁreadeSaludcomoaniveldeDistritos.

• Fortalecimientodelcomponentedeprogramacióndemedicamentos:defini-cióndemetodologíasadicionalesdeestimaciónquenocontemplabalaanti-guaNorma.

• Integracióndel componentedeSistemadeControlde Inventarioscomouncomponente adicional, conmayor explicación acerca del cálculo de nivelesmáximosymínimos.

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• Actualizacióndeladescripcióndelcomponentedeadquisición,delimitandolocorrespondientealcálculodelacantidadaadquirirydepurandoloslineamien-tosquecorrespondenaotrasleyesyregulacionesespecíficas.

• ActualizacióndelosrequerimientosdeBuenasPrácticasdeAlmacenamiento,adaptadosalosEstándaresdeCalidadtrabajadosenelmarcodelConveniodeGestiónPorResultados,firmadoentreelMinisteriodeFinanzasPúblicasyelMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocial.

• Actualizacióndelasdefinicionesdelprocesodedistribucióndemedicamentosyafines,restablecimientodelsistemadedistribuciónindirecta(descartadosenlanormaanterior).

• Actualizacióndeformatosylineamientosdeacuerdoaloqueactualmenteseutilizadentrodelsistemadeinformaciónlogística.

• IntroduccióndeSalaSituacionaldeGestióndeMedicamentosyProductosAfines.

• Inclusióndel componente organizacional en laGestióndeMedicamentos yProductosAfines,deaplicaciónaniveldelasDireccionesdeÁreadeSalud.

• FortalecimientodelUsoRacionaldeMedicamentoscomouncomponenteensí,consusrespectivasáreasdeatención.

ElartículoNo.37delReglamentoOrgánicoInternodelMinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocialconfierealaDirecciónGeneraldelSistemaIntegraldeAtenciónenSaludlapotestaddedirigiryconducirelprocesodeorganizaciónydesarrollodelosserviciospúblicosdesalud,articulandofuncionalmentelosdistintosestablecimien-tosqueconformanlareddelosserviciospúblicosyprivadosubicadosenlajuris-diccióndelasÁreasyDistritosdeSalud.Porloanterior,LogísticadeMedicamentosyAfinescumpliendoestemandato,emitelapresenteNormaTécnicaparalaGestióndeMedicamentosyProductosAfinesenDireccionesdeÁreadeSalud,conelobjetoderegularydirigirlasaccionesrelacionadasalacadenadesuministrosconlaideadecumplirelobjetivodeasegurarladisponibilidaddemedicamentosyproductosafinesenlosserviciosdesalud,paralaatencióndelapoblaciónengeneral.

Licda.BrendaEstrada Licda.DinaCórdova Licda.IlseMoscoso AsistenciaTécnicaFarmacéutica LogísticadeMedicamentosyAfines

Vo.Bo.Licda.RosaEdithGonzálezdeRamírez

CoordinadoraLogísticadeMedicamentosyAfines

MSPAS

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ACRÓNIMOS1. CAIMI: CentrodeAtenciónIntegralMaternoInfantil

2. CAP: CentrodeAtenciónPermanente

3. C/S: CentrodeSalud

4. DAM: DepartamentodeAdquisicionesyMantenimiento

5. DAS:DireccióndeÁreadeSalud

6. DCI: DenominaciónComúnInternacional

7. CFT:ComitédeFarmacoterapia

8. LNS: LaboratorioNacionaldeSalud

9. MSPAS: MinisteriodeSaludPúblicayAsistenciaSocial

10. P/S: PuestodeSalud

11. P. A: PrincipioActivo

12. PAAC:PlanAnualdeAdquisicionesyCompras

13. POA: PlanOperativoAnual

14. PRM: ProblemaRelacionadoconmedicamentos

15. RNM: ResultadoNegativoasociadoalaMedicación

16. RDDR: RegistroDiariodeDemandaReal

17. Mx: Medicamento

18. UMS: UnidadMínimadeSalud

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GLOSARIO • ATC (Sistema de clasificación anatómica, terapéutica y química).

Sistema de clasificación anatómica, terapéutica y química es un índice desustanciasfarmacológicasymedicamentosorganizadossegúngrupostera-péuticos.Elcódigorecogeelsistemayórganosobreelqueactúaelefectofarmacológico, lasindicacionesterapéuticasylaestructuraquímicadelfár-maco.

• Atenciónfarmacéutica.Eslaasistenciaaunpacienteogruposdepacien-tes, porpartedelQuímico Farmacéutico, enel seguimientodel tratamientofarmacoterapéutico,dirigidaacontribuirconelmédicotratanteyotrosprofe-sionalesdeláreadelasaludenlaconsecucióndelosresultadosprevistosparamejorarsucalidaddevida.

• Dato. Esundocumento,unainformaciónountestimonioquepermitellegaralconocimientodealgoodeducirlasconsecuenciaslegítimasdeunhecho.

• DenominaciónComúnInternacionalparalasSustanciasFarmacéuticas(DCI).EselnombrerecomendadoporlaOrganizaciónMundialdelaSalud,OMS, para cada medicamento. La finalidad de la Denominación ComúnInternacional,DCI,esconseguirunabuenaidentificacióndecadafármacoenelámbitointernacional.

• Dispensación. Es la entrega de uno omásmedicamentos y dispositivosmédicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado. Lainformación que debe ofrecer al paciente incluye los aspectos siguientes:condicionesdealmacenamiento;formadereconstitucióndemedicamentoscuyaadministración sea la víaoral;mediciónde ladosis; cuidadosque sedebenteneren laadministracióndelmedicamento;y, la importanciade laadherenciaalaterapia.

• Evento adverso. Escualquiersucesomédicodesafortunadoquepuedepre-sentarseduranteuntratamientoconunmedicamento,peroquenotienene-cesariamenterelacióncausalconelmismo.

• Farmacoeconomía. Eselconjuntodeprocedimientosotécnicasdeanálisisdirigidas a evaluar el impacto de las distintas operaciones e intervencioneseconómicassobreelbienestarde lasociedad,conénfasisnosolosobre loscostossinotambiénsobrelosbeneficiossociales;siendosuobjetivoprincipalcontribuiralaeleccióndelamejoropciónposibleyportanto,alaoptimizacióndelosrecursos.

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• Farmacoepidemiología.Eselestudiodelusoyefectodelosmedicamentosenunnúmeroelevadodepersonas,empleandolosconocimientos,métodosyrazonamientosdelaepidemiología,teniendocomocomponenteslosestudiosdeutilizacióndemedicamentosylafarmacovigilancia.

• Farmacovigilancia.Eslacienciayactividadesrelacionadasconladetección,evaluación,entendimientoyprevenciónde loseventosadversosocualquierotroproblemarelacionadoconmedicamentos.

• Incidencia. Eselnúmerodecasosnuevosdeunaenfermedadenunapobla-cióndeterminadayenunperiododeterminado.

• Medicamento. Toda sustancia simple o compuesta, natural o sintética omezcladeellas,destinadaalaspersonasyquetengalapropiedaddeprevenir,diagnosticar,tratar,aliviarocurarenfermedadesosíntomasasociadosaellas.

• Medicamentodecompracentralizada.Sontodoslosmedicamentosquesonadquiridosporunaunidadoprogramaanivelcentralparaabasteceralnivelnacional.

• Perfilfarmacoterapéutico.Eslarelacióndelosdatosreferentesaunpa-ciente,sutratamientofarmacológicoysuevolución,realizadaenelserviciofar-macéutico,conelobjetodehacerelseguimientofarmacológicoquegaranticeelusoseguroyeficazdelosmedicamentosydetectelosproblemasquesurjanenlafarmacoterapiaoelincumplimientodelamisma.

• Prevalencia.Eselnúmerototalpersonasquepresentansíntomasopadecenunaenfermedadduranteunperiododetiempo,divididoporlapoblaciónconposibilidaddellegarapadecerdichaenfermedad.

• Problemas Relacionados con Medicamentos, PRM.Escualquiersucesoindeseableexperimentadoporelpacientequeseasociaosesospechaasocia-doaunaterapiarealizadaconmedicamentosyqueinterfiereopotencialmentepuedeinterferirconelresultadodeseadoparaelpaciente.

• ProductosAfines.Sonconsideradosproductosafinesobjetodecontrol,loscosméticos,productosdehigienepersonal,higienedelhogar,fitoyzootera-péuticos,materialesdecuraciónymédicoquirúrgicos,reactivosdelaboratorioparausodiagnósticoymateriales,plaguicidasdeusodoméstico,plaguicidasutilizadosenprogramasdesalud,productosyequipoodontológico.

• Resultados Negativos asociados a la Medicación. Resultadosenlasa-luddelpaciente,noadecuadosalobjetivodelafarmacoterapiayasociadosalusoofallaenelusodemedicamentos.

Gestión logística de medicamentos y productos afines

1.1 SELECCIÓN

1.1.1 DefiniciónLa selección es la elección de los medicamentos y productos afines que son costo-efectivos, seguros, con calidad asegurada, que responde a criterios técnicos y científicos que satisfacen las necesidades de atención de salud en el Área de Salud.

Como resultado de este proceso se obtiene la Lista Básica de Medicamentos y la Lista Básica de Productos Afines de donde se derivan las listas básicas para cada tipo de servicio en el Área de Salud, según la complejidad establecida por el MSPAS.

La lista básica será utilizada como base en la programación de compras y ad-quisición de medicamentos y productos afines.

1.1.2 ObjetivoDefinir los medicamentos y productos afines de acuerdo a los perfiles epidemioló-gicos y diferentes niveles de atención del Área de Salud.

1.1.3 Elaboración de lista básica de medicamentos de la dirección de área de saludPara su inclusión en la Lista Básica, el medicamento debe cumplir con cualquiera de los siguientes enunciados:

a. Estar en la Lista Básica de Medicamentos del MSPAS y corresponder a su nivel de atención.

b. Estar incluido en las Normas de Atención vigentes y protocolos de tratamien-tos del MSPAS.

c. Responder al perfil epidemiológico del Área de Salud.

Para incluir un medicamento que no cumpla con los criterios anteriores se debe seguir el procedimiento descrito en los lineamientos de solicitudes de inclusión, exclusión de medicamentos y cambios de nivel de atención en la Lista Básica de Medicamentos, descritos en el documento de la Lista Básica de Medicamentos del MSPAS.

En la selección también se consideran los siguientes criterios:

a. Elegir medicamentos de comprobada efectividad, seguridad y calidad.

b. Considerar la relación Costo / beneficio y Riesgo / beneficio.

c. Evitar la duplicidad de medicamentos para una misma acción terapéutica.

d. Utilizar la Denominación Común Internacional.

Los medicamentos en la Lista Básica serán ordenados por clasificación Anatómica, Tera-péutica y Química (Clasificación ATC) y por nivel de atención de acuerdo a la Lista Básica Oficial del MSPAS.

La lista básica de medicamentos debe ser divulgada a todo el personal que labora en el Área de Salud y ser revisada anualmente por el Comité de Farmacoterapia, y en caso de realizar algún cambio, debe autorizarse y presentarse nuevamente al personal; ade-más debe existir una copia en cada servicio de salud correspondiente al tipo y nivel de atención del mismo.

1.1.4 Elaboración de lista básica de productos afines de la dirección de área de salud Se aplicaran los siguientes criterios básicos. El producto afín:

a. Debe estar en el Catálogo del MSPAS

b. Debe responder a la cartera de servicios de la DAS

El Comité de Farmacoterapia es el responsable de la elaboración, revisión, actualización y presentación de la lista básica de productos afines del Área de Salud y las correspon-dientes a cada tipo de servicio.

La revisión y actualización de la lista básica de productos afines debe realizarse anual-mente.

1.2 PROGRAMACIÓN

1.2.1 DefiniciónProceso mediante el cual se establecen las cantidades de medicamentos y productos afi-nes para el consumo de la población que atiende el Área de Salud en un período deter-minado, generalmente un año, con el propósito de atender la demanda de los servicios.

La programación la realizará anualmente el Comité de Farmacoterapia de la DAS, quien hará revisiones previo a la realización de los procesos de adquisición para hacer los ajustes necesarios. Esta programación de necesidades será la base fundamental que utilizará la Gerencia Administrativa Financiera para la gestión y ejecución oportuna del presupuesto y será la guía para solicitar la asignación presupuestaria para el plan ope-rativo anual (POA) y la programación Anual de Adquisición y Compras (PAAC). Para los medicamentos y productos afines de compra centralizada, la programación elaborada se referirá a donde corresponde para ser incluida dentro del POA del MSPAS.

1.2.2 Objetivo Disponer del abastecimiento oportuno de medicamentos y productos afines para ga-rantizar la atención en los Servicios de Salud.

1.2.3 Lineamientos de programaciónPara la programación se debe:

a. Analizar y revisar la información • Evaluar la calidad del dato• Evaluar la disponibilidad de los datos• Evaluar si los datos son completos/actualizados

b. Analizar el uso pasado y determinar el uso actual (evaluar la certeza de la pro-gramación anterior y considerar utilizar otra metodología si fuera necesario)

c. Elegir los datos a utilizar con el fin de seleccionar la metodología de programa-ción de necesidades• Datos logísticos: generados por el sistema de información logística, los más

utilizados son los datos de demanda real (entregado a usuario más lo no entre-gado a usuario) durante un período específico de tiempo.

• Datos de morbilidad: se basa en datos de estadísticas de Incidencia y preva-lencia de enfermedades atendidas, su frecuencia y casos esperados en un pe-riodo de tiempo.

• Datos demográficos: encuestas de población y estimaciones realizadas por el Instituto Nacional de estadística u obtenidas de censos locales.

• Datos de estadísticas de servicio: Número de consultas, número de usuarios atendidos durante un periodo de tiempo específico.

d. Programar los medicamentos y productos afines con base a la metodología elegida, considerando:• Las políticas que incrementen el acceso a los servicios de salud y que tienen

impacto en el uso de medicamentos.• Cambios en las normas y protocolos de atención. • Prioridades, estrategias y metas que afectan la demanda de medicamentos

o puede crear variaciones significativas en el consumo.

e. Utilizar los datos obtenidos para calcular la cantidad a adquirir lo cual se detalla en la sección de adquisición.

1.2.4 Lineamientos para la programación con base en datos logísticos • Utilizar datos de demanda real (entregado a usuario + no entregado a

usuario) de medicamentos de los últimos tres años calendario, • Generar una tendencia de consumo y utilizarla para la programación de

consumo para el siguiente año.• Si no se cuenta con información histórica se debe considerar otra me-

todología, así mismo si los datos no son confiables de acuerdo con el análisis de uso.

La información de demanda real histórica de medicamentos en la DAS y en sus servicios se obtiene del Balance de Medicamentos y Productos Afines.

Esta metodología se utiliza para todos los medicamentos a excepción de productos nuevos en las normas de atención, guías y protocolos de tratamientos, de los cuales no se tenga información histórica de demanda real.

1.2.5 Lineamientos para la programación basada en el análisis de morbilidad• Para realizar la programación con esta metodología se debe utilizar informa-

ción histórica de tres años para la morbilidad elegida, su frecuencia y casos esperados.

• Generar una tendencia con los casos de morbilidad reportados y utilizarla para la programación de casos esperados para el siguiente año.

• Establecer la cantidad de medicamentos para la atención de la morbilidad con base en protocolos de tratamiento y la Lista Básica de Medicamentos de la DAS.

• Programar la cantidad de medicamentos con base a los casos esperados de morbilidad a cantidad de medicamentos de acuerdo al protocolo.

Esta metodología se puede utilizar para la programación de medicamentos para el tratamiento de patologías específicas como por ejemplo Tuberculosis, Malaria, enfer-medad de Chagas y otras.

1.2.6 Lineamientos para la programación basada en datos demográficos• Utilizar los datos de población del Instituto Nacional de Estadística o censos

locales. • Determinar el grupo poblacional al cual está dirigida la programación.• Esta metodología se puede utilizar en la programación de medicamentos y

productos afines de adquisición central o que no cuentan con información histórica para la proyección.

1.2.7 Lineamientos para la programación basada en datos de estadísticas de servicios • Para realizar la programación con está metodología se debe utilizar informa-

ción histórica de tres años del número de consultas y/o número de usuarios/as atendidos/as anualmente.

• Generar una tendencia con las consultas o usuarios/as atendidos/as reportados y utilizarla para la programación de consultas o usuarios/as esperadas para el siguiente año.

• Establecer la cantidad de medicamentos para la atención de la consulta o de los usuarios/as esperados de acuerdo a normas, guías y protocolos de tratamiento y la Lista Básica de Medicamentos de la DAS.

Esta metodología se utiliza principalmente en la programación de medicamentos y productos afines de programas específicos de atención primaria en salud como plani-ficación familiar, suplementación con micronutrientes, vacunación y otros.

1.2.8 Lineamientos para el seguimiento a la programación de medicamentos y productos afinesEl monitoreo constante de la programación de medicamentos y productos afines es indispensable para identificar brechas por cambios en la demanda de los insumos, y poder tomar decisiones oportunas con el fin de mantener un adecuado abastecimien-to. El encargado de este monitoreo será el Coordinador de la Unidad de Medicamen-tos y Productos Afines, considerando:

a. Monitorear mensualmente con base en la cantidad programada anual y la can-tidad entregada a usuario (a) consolidada de toda la DAS el apego a la progra-mación realizada.

b. Calcular una programación de consumo anual para cada distrito y dar segui-miento mensualmente.

c. Utilizar información generada en este monitoreo al momento de realizar la adquisición de medicamentos y productos afines.

1.3 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

1.3.1 DefiniciónUn sistema de control de inventarios informa al responsable del manejo de exis-tencias, cuándo hacer un pedido o hacer una distribución, la cantidad que debe solicitar o distribuir y cómo mantener un nivel de existencias adecuado para todos los productos a fin de evitar desabastecimientos y exceso de existencias.

1.3.2 ObjetivoMantener un nivel de existencias adecuado para todos los productos a fin de evitar desabastecimientos y sobreabastecimientos.

1.3.3 Lineamientos para el establecimiento del sistema de control de inventarios

El Comité de Farmacoterapia:• Define y establece con base a un análisis, los niveles de Control de Inventarios

a utilizar en la bodega del Área de Salud así como en los servicios. • Revisa y evalúa anualmente los niveles del sistema de control de inventarios,

considerando su nivel de cumplimiento y funcionalidad.• Para los medicamentos de compra centralizada el análisis realizado se envía

a los programas de atención a las personas para la revisión de los niveles de control de inventarios de estos productos en la DAS y sus servicios.

Para que un sistema de control de inventarios se pueda implementar es necesario definir niveles de existencia.

Los niveles de existencia se expresan en meses y se definen de la siguiente manera:

• NIVEL MÁXIMO. Es el nivel de existencias máximo que debe mantener un almacén o bodega en un período de tiempo determinado, bajo situaciones normales de prestación de servicios (las condiciones normales excluyen cam-pañas, ferias, días de atención especial y otros).

• NIVEL MÍNIMO. Es el nivel de existencias mínimo por debajo del cual no de-berían caer los inventarios en condiciones normales durante un período de-terminado. Al llegar a este nivel se deberían tomar medidas para reponer el inventario.

• NIVEL DE RESERVA (SEGURIDAD). Se trata del colchón de seguridad o de la reserva de existencias disponible como protección contra desabastecimientos causados por distribuciones demoradas, demanda significativamente mayor a la esperada u otros acontecimientos imprevistos.

1.3.4 CÁLCULO DE LOS NIVELES DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Para calcular los niveles máximos, mínimos y de reserva para medicamentos y pro-ductos afines, se define lo siguiente:

a. Lapso de reabastecimiento (Tiempo de solicitud y recepción): Corresponde al tiempo entre el momento en que se solicitaron las nuevas existencias y el momento en que se recibieron y están disponibles para su utilización.

b. Frecuencia de pedido (Período de Reabastecimiento): Es la periodicidad con que se solicitan medicamentos.

FÓRMULAS

NIVEL DE RESERVA (SEGURIDAD) = ½ Frecuencia de pedido

NIVEL MÍNIMO = Nivel de reserva + lapso de reabastecimiento

NIVEL MÁXIMO = Nivel mínimo + Frecuencia de pedido

Ejemplo:

Si la frecuencia de pedido es de 3 meses y el lapso de reabastecimiento es de 7 días, entonces:

NIVEL DE RESERVA = 3 ÷ 2 NIVEL DE RESERVA = 1.5 meses

NIVEL MÍNIMO = 1.5 + (7/20) NIVEL MÍNIMO = 1.85 ≈2 meses *

NIVEL MÁXIMO = 2 + 3 NIVEL MÁXIMO = 5 meses

* Como criterio de aproximación del resultado final de cada nivel utilizar:a. Si el decimal es debajo o igual de 0.5 aproximar a 0.5 y si el decimal es

mayor a 0.5 aproximar al entero superior.

1.3.5 CONVERSIÓN DE NIVELES DE EXISTENCIA A CANTIDADES DE MEDICAMENTOSComo el nivel de reserva, mínimo y máximo están expresados en meses, éstos se deben convertir en unidades para saber qué cantidad de medicamento o insumo habrá que solicitar; para ello es indispensable contar con el dato de promedio mensual de demanda real.

PROMEDIO MENSUAL DE DEMANDA REAL: Para calcular el promedio mensual de demanda real:

a. A nivel de servicios de salud: se suma la demanda real del mes del reporte más los dos meses anteriores más recientes y el resultado se divide entre tres.

b. A nivel de Distrito Municipal de salud: se suman los promedios de los servi-cios de salud correspondientes al mes del reporte.

c. A nivel de Dirección de Área de Salud: se suman los promedios de distritos municipales de salud correspondientes al mes del reporte.

• CANTIDAD DE RESERVA: es el resultado de multiplicar el nivel de reserva por el promedio mensual de demanda real. Refleja la cantidad de reserva para cubrir cualquier imprevisto y es el punto donde se tiene que realizar un pedido de emergencia.

• CANTIDAD MÍNIMA: es el resultado de multiplicar el nivel mínimo por el promedio mensual de demanda real. Al llegar a la cantidad mínima, es el indicativo para realizar un nuevo pedido.

• CANTIDAD MÁXIMA: es el resultado de multiplicar el nivel máximo por el promedio mensual de demanda real. Son las unidades máximas a tener en almacén o bodega durante un periodo de tiempo específico.

FÓRMULAS

CANTIDAD DE RESERVA = Nivel de Reserva x Promedio Mensual de Demanda Real

CANTIDAD MÍNIMA = Nivel Mínimo x Promedio Mensual de Demanda Real

CANTIDAD MÁXIMA = Nivel Máximo X Promedio Mensual de Demanda Real

Ejemplo:

Si el promedio mensual de demanda real de Acetaminofén fuera 10,000 tabletas, el nivel de reserva es de 1.5 meses, el nivel mínimo de 2 meses y el nivel máximo de 5 meses, las cantidades de reserva, mínima y máxima serían las siguientes:

Cantidad de reserva = 1.5 x 10,000Cantidad de reserva = 15,000 tabletas

Cantidad mínima = 2 x 10,000Cantidad mínima = 20,000 tabletas

Cantidad máxima = 5 x 10,000Cantidad máxima = 50,000 tabletas

1.3.6 CÁLCULO DE LA CANTIDAD A SOLICITARLa cantidad a solicitar, es la cantidad que el servicio necesita para abastecerse hasta su nivel máximo, para su cálculo:

a. A nivel de servicios de salud, Distrito Municipal de salud y Dirección de Área de Salud: a la cantidad máxima se resta la existencia física en bodega.

Ejemplo:Si la cantidad máxima de Acetaminofén fuera 50,000 tabletas y la existencia física en bodega se reportara de 22,000 unidades, la cantidad a solicitar sería la siguiente:

Cantidad a solicitar = 50,000 - 22,000 Cantidad a solicitar = 28,000 tabletas

1.4 ADQUISICIÓN

1.4.1 DefiniciónEs el proceso mediante el cual se adquieren los medicamentos y productos afines en cantidades y especificaciones definidas por el CF para la prestación de los ser-vicios cubiertos por el Área de Salud.

1.4.2 Objetivo• Disponer de medicamentos y productos afines en los servicios de acuerdo a la

programación aprobada por el CF. • Establecer la cantidad de compras locales y la modalidad de compra según

normativa DAM y la Ley de Contrataciones del Estado.

1.4.3 Lineamientos para la determinación de la cantidad a adquirir en la planificación anual Para determinar la cantidad a adquirir es necesario contar con la siguiente información:

+ CANTIDAD PARAFINALIZAR EL

AÑO=

Promedio mensual de Consumo estimado

x =

-+ =

• Programación anual de demanda por medicamento: esta es la cantidad que se obtuvo en la programación.

• Existencias disponibles: cantidades de medicamentos o productos afines que se determinan a través de un inventario físico, no incluye insumos dañados o vencidos.

• Cantidad estimada para finalizar el año:- Cantidad estimada de consumo del año actual- Saldo de existencia física disponible del mes de diciembre- Ingresos programados asegurados para el año en curso

• Cantidad estimada para empezar el siguiente año: se refiere a la cantidad de medicamentos o productos afines que se necesitan para iniciar el año siguiente de tal manera que se garantice el abastecimiento oportuno de medicamentos.

• Nivel Máximo

• Nivel Mínimo

• Nivel de reserva

El Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines:

a. Estima la cantidad para finalizar el año, la cual se calcula de la siguiente manera:

Existencias al mes de diciembre del

año anterior

Productos pendientes de

ingreso

Consumo Proyectado del año

en curso

b. Estima la cantidad para iniciar el siguiente año, la cual se calcula de la siguiente manera:

Cantidad de meses de existencia que se necesitan para iniciar el siguiente año

CANTIDAD PARA INICIAR

EL SIGUIENTE AÑO

c. Para determinar la cantidad a adquirir se ejecuta la siguiente fórmula:

Programación anual

de demanda pormedicamento

Cantidad paraIniciar el

Siguiente año

Cantidad para

finalizar el añoCANTIDAD

AADQUIRIR

d. Realizar la determinación de la cantidad a adquirir para la planificación anual en los dos primeros meses del año para el año siguiente.

e. Revisar la cantidad a adquirir por lo menos cada 6 meses.

1.4.4 Lineamientos para la revisión de la planificación anual de adquisición

El Comité de Farmacoterapia de la DAS:• Analiza los tiempos de adquisición de acuerdo a la modalidad de compra y los

niveles del Sistema de Control de Inventarios.

• Establece cuando deben ingresar los medicamentos y productos afines a ma-nera de mantener los niveles óptimos de abastecimiento.

• Compara los datos obtenidos con la información plasmada en el Plan Anual de Adquisiciones y Compras -PAAC- para establecer la brecha y realiza la gestión necesaria para cubrirla.

• Elabora y aprueba Dictamen Técnico para la compra de medicamentos y produc-tos afines de acuerdo a la modalidad de adquisición establecida en el Plan Anual de Adquisición. El modelo del dictamen técnico se encuentra en el Anexo 1.

El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS:

• Define la cantidad a adquirir para un periodo determinado para cubrir el nivel óptimo del sistema de control de inventarios.

• Coordina con la Gerencia Administrativa Financiera de la DAS y el Encargado de compras la fecha en la que se deben iniciar los procesos de adquisición para que los medicamentos y productos afines ingresen en el tiempo oportuno.

Los procedimientos para la adquisición de medicamentos son establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento y normas internas del MSPAS.

1.5 DISTRIBUCIÓN

1.5.1 DefiniciónEs el proceso mediante el cual se entrega medicamentos y productos afines a los diferentes servicios del Área de Salud teniendo como base la programación, rutas de distribución definida y cronograma; aprobados y establecidos previamente por el Comité de Farmacoterapia.

1.5.2 ObjetivoGarantizar la disponibilidad oportuna de medicamentos y productos afines en los servicios del Área de Salud.

1.5.3 Lineamientos de distribuciónEL Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS:

a. Con el apoyo del Comité de Farmacoterapia establece anualmente el calenda-rio y rutas de distribución, con base en los siguientes criterios:• La red actualizada de servicios.• Distancias entre el área y los servicios de salud. • Vehículos disponibles para la distribución• Cantidades a distribuir según frecuencia de pedido• Personal disponible para cumplir el calendario de distribución durante los

meses planificados.

b. Traslada a la Gerencia Administrativa Financiera el calendario y rutas de distri-bución aprobados por el Comité de Farmacoterapia para que se asignen los recursos necesarios para su implementación. Al momento de la distribución de medicamentos y productos afines se deberán respetar pautas mínimas de distribución.

c. Los casos de excepción aplican cuando por emergencias es necesario efectuar la distribución fuera del calendario de distribución establecido.

1.5.4 Sistemas de distribución en direcciones de áreaEl sistema de distribución es la cadena completa de instalaciones, recursos y trans-porte por los cuales tienen que pasar los medicamentos y productos afines hasta ser entregados al usuario(a) final.

De acuerdo a las particularidades y capacidades de cada dirección de área se pue-de tener dos tipos de Sistemas de distribución: • Directa • Indirecta.

a. DISTRIBUCION DIRECTA Consiste en distribuir los medicamentos y productos afines directamente des-

de la Bodega de la DAS a cada uno de los servicios de su jurisdicción; para lo cual debe contar con los medios para coordinar, calendarizar o subcontratar servicios externos que garanticen su entrega oportuna.

Proveedor / Bodega Central

Usuario / Consumo

Aplica para medicamentos y productos afines de compra centralizada, según normas, guías y lineamientos de los Programas de atención a las Personas.

Dirección de Área de Salud Hospital

PSS/PEC Distrito/ Centro de Salud Puesto de Salud

DISTRIBUCIÓN DIRECTA

FLUJO DE DISTRIBUCIÓN DIRECTA

b. DISTRIBUCIÓN INDIRECTAConsiste en distribuir los medicamentos y productos afines de la Bodega de la DAS a los distritos municipales de salud (DMS) y estos los distribuyen a los servicios bajo su cargo.

PSS/PEC

Aplica para medicamentos y productos afines de compra centralizada, según normas, guías y lineamientos de los Programas de atención a las Personas.

Dependiendo de la organización de la DAS el Hospital podrá recibir medica-mentos y productos afines de compra centralizada a través del DMS.

DISTRIBUCIÓN INDIRECTA

FLUJO DE DISTRIBUCIÓN INDIRECTA

Proveedor / Programas

Usuario / Consumo

Dirección de Área de Salud Hospital

PSS/PEC

Centro de Salud Puesto de Salud

Distrito de Salud

1.5.5 Criterios para seleccionar el sistema de distribución de la DAS

La distribución directa se implementa al cumplir con los siguientes requerimientos:• Vehículos con la capacidad para realizar la distribución de medicamentos y

productos afines a todos los servicios de salud en un período no mayor de 15 días hábiles.- Número de viajes- Extensión territorial

• Los servicios deberán tener capacidad de almacenamiento para llegar a su ni-vel máximo en cada periodo de reabastecimiento.

• Contar con el personal en bodega para realizar la preparación y distribución de medicamentos y productos afines en el tiempo planificado.

La distribución indirecta se implementa al cumplir con los siguientes requerimientos:• Bodegas en los distritos con la capacidad para el almacenamiento de medica-

mentos y productos afines hasta niveles máximos (según existencias de bode-ga) en cada periodo de reabastecimiento.

• Personal en las bodegas de distrito que pueda realizar las funciones de alma-cenamiento, preparación y distribución de medicamentos y productos afines a los servicios de salud en el tiempo planificado.

• Vehículos en el distrito de salud para poder realizar la distribución de medica-mentos y productos afines en un período no mayor a 10 días hábiles a todos los servicios de salud.

• Vehículos en la DAS para poder realizar la distribución de medicamentos y produc-tos afines en un período no mayor de 8 días hábiles a todos los distritos de salud.

• Contar con el personal en bodega de la DAS para realizar la preparación y dis-tribución de medicamentos y productos afines en el tiempo planificado a los distritos de salud.

• Las variaciones a los tiempos estipulados deberán ser aprobados por Logística del MSPAS del Nivel Central.

1.6 ALMACENAMIENTO

1.6.1 DefiniciónEl almacenamiento es el proceso que permite el ordenamiento y la ubicación adecuada de los medicamentos y productos afines para asegurar las condiciones que garanticen su conservación. Incluye las actividades de recepción y despa-cho, ubicación técnica en un espacio físico apropiado para la manipulación, re-empaque y reenvasado garantizando el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento -BPA-.

1.6.2 ObjetivoAsegurar la conservación de las propiedades físicas y químicas de los medica-mentos y productos afines en los servicios de salud que garanticen su seguridad y eficacia.

1.6.3 Lineamientos de recepciónCuando se reciben los medicamentos o productos afines se debe:

a. Preparar y limpiar las áreas utilizadas para recibir y almacenar los productos.

b. Inspeccionar los paquetes para determinar si hay productos dañados o ven-cidos.

1.6.4 Lineamientos de almacenamiento

a. Los medicamentos y productos afines se almacenan según las características propias de los mismos, las que pueden ser:• De frágil manejo• Presentación (Frasco, tableta, etc.)• Temperaturas controladas• Contaminantes• De alto costo• De uso controlado

b. Se aplicará cualquiera de las siguientes formas para mantener el ordenamiento de los medicamentos y productos afines: • Acción farmacológica: (analgésicos, antibióticos, etc.)• Orden alfabético de acuerdo a la denominación común internacional (nom-

bre genérico) • Forma farmacéutica (Sólidos, Líquidos Orales y Estériles)• Nivel de servicio (Puestos de salud, CAIMI, etc.)

c. Todos los medicamentos y productos afines se colocan en el lugar corres-pondiente según el orden elegido, por lo que para facilitar su despacho, los de fecha de vencimiento más cercana se colocan al frente y así facilitar la aplicación del método PEPE (Primero en Expirar, primero en Entregar) y llevar el control de semáforo. Luego de la ubicación de los productos, éstos se registran en las tarjetas de control de suministros (kardex) autorizadas por Contraloría General de Cuentas. Verificar el instructivo de llenado y el formato de la tarjeta de control de suministros en Anexo 2.

En todo momento se debe cumplir con Buenas Prácticas de Almacenamiento BPA, las cuales se describen en la Guía de Bolsillo de BPA, y se evalúan a través de la Guía de Evaluación de BPA para Almacenes y Servicios.

1.7 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

1.7.1 DefiniciónEl sistema de información logística establecido para áreas de salud, lo constituye el conjunto de datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de existencias, movimientos, consumos y de controles establecidos los cuales se utilizan en la gestión de medicamentos.

1.7.2 ObjetivoRecopilar, organizar y reportar los datos que se utilizarán para la toma de decisio-nes en la gestión logística de medicamentos y productos afines.

1.7.3 Instrumentos y registros del sistema de información

1. El Balance de Medicamentos y Productos Afines: constituye el instrumento oficial para la gestión de medicamentos y productos afines. Se utiliza para el análisis de existencias y consumos con el fin primordial de toma de decisiones.

El Balance se obtiene de los siguientes instrumentos:

DAS DMS Servicios de Salud

Balance consolidado de los distritos de salud.

Balance de los servicios de salud.

Registro Diario de Demanda Real.

Balance de Bodega de la Dirección de Área de Salud.

Balance de Bodega del distrito

Tarjeta de control de suministros (Kardex)

2. Balance de Bodega de Medicamentos y productos afines: Constituye el instrumento para reporte del resumen de movimientos de medicamentos y productos afines durante un periodo de tiempo. Se utiliza para el análisis de existencias y distribución de la bodega. Para su elaboración se utiliza la tarjeta de control de suministros (kardex). Anexo 3.

3. Requisición: Es el instrumento que registra el traslado o movimiento de medi-camentos y productos afines de un nivel a otro. Anexo 4.

4. Tarjeta de Control de Suministros (Kardex): Registra las entradas y salidas de los medicamentos y productos afines comprados o donados (los medica-mentos y productos afines donados no se deben registrar en la misma tarjeta

de control de suministros que los comprados por la DAS, según Norma 20-2010), de manera individual por medicamento, concentración y presentación; incluyendo los datos de fecha de vencimiento, número de lote y precio; debe consignar toda la información requerida en la misma por ser la fuente primaria del sistema de información. Anexo 2.

• Si en el último registro en las tarjetas kárdex, deja como saldo “cero”, el próximo movimiento se llevará a cabo hasta que ingrese el producto a la bodega o servicio de salud.

• Cada cierre de mes debe trazarse una línea color rojo posterior a realizar el inventario físico.

• Debe estar autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y disponer de ellas en cada servicio de salud y bodegas.

• Constituye el instrumento de fiscalización por parte de Auditoría Interna y la Contraloría General de Cuentas.

“El descargo de los productos debe realizarse diariamente”

5. Registro Diario de Demanda Real (RDDR): Instrumento que permite la re-colección de datos de consumo diariamente, registrando lo entregado y no entregado a usuario.

Esta información se obtiene de los formularios SIGSA de registro de consulta a pacientes y entrega de medicamentos y productos afines. Anexo 5.

6. Registro de control para inventarios: Instrumento que contiene la lista de medicamentos y productos afines, se utilizan para el control de existencias y para facilitar el conteo. Ver anexo 6.

El inventario general de los almacenes de medicamentos y productos afines, utilizando este registro, se realiza trimestralmente y al momento de cambiar encargado de bodega de medicamentos

NOTA: Los instrumentos anteriormente descritos deben mantenerse actualizados para fines de monitoreo y gestión de medicamentos y productos afines.

INSTRUMENTOS A UTILIZAR DE ACUERDO AL NIVEL DE SERVICIO

DAS DMS Servicios de Salud

Tarjeta de control de suministros (kardex). Anexo 2.


Registro Diario de Demanda Real. Anexo 5.

Balance de Bodega. Anexo 3.

Balance de Bodega. Anexo 3.


Balance de Medicamentos y Productos Afines consolidado. Anexo 7.

Balance de Medicamentos y Productos Afines consolidado Anexo. 8

Balance de Medicamentos y Productos Afines simple. Anexo 9.

Registro para el control de inventarios. Anexo 6.

Registro para el con-trol de inventarios. Anexo 6.

Registro para el control de inventarios. Anexo 6.

1.7.4 Calendario de información logísticaEs el calendario oficial que estandariza en la red de servicios el flujo de la informa-ción y tiene como finalidad el reporte a su nivel superior; se tiene establecido que se cierra el mes de información cada día 25 (en caso que el día 25 sea un día inhábil realizar el cierre mensual el día hábil anterior) y se inicia con el siguiente mes cada día 26. Anexo 10.

1.7.5 Flujo de información logística

INDIRECTA:

• Encargado de medicamentos de servicios de salud: Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), debe realizar el inventario mensual de medicamentos y productos afines y el Balance de Medicamentos y Productos Afines de su servicio, para entregarlo al distrito de salud según las fechas esta-blecidas por la DAS.

DIRECTA:

• Encargado de medicamentos de servicios de salud: Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), debe realizar el inventario men-sual de medicamentos y productos afines y el Balance de Medicamentos y Productos Afines de su servicio, para entregarlo a la DAS según las fechas establecidas por la DAS.

• A continuación se ilustra el flujo de la información:

1.8 Monitoreo de la logística de medicamentos

1.8.1 DefiniciónEl monitoreo de la logística de medicamentos y productos afines se refiere a la recolección y el análisis de rutina de indicadores para determinar el progreso en curso hacia el alcance de los objetivos.

1.8.2 ObjetivoMejorar la gestión del medicamento, evaluando los indicadores actualizados para el análisis, toma de decisiones y el cumplimiento de las metas establecidas.

• A continuación se ilustra el flujo de la información:

1.8.3 Lineamientos para el desarrollo de la sala situacional de medicamentos• El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines y en el DMS

el Encargado de Bodega y Logística de Medicamentos y Productos Afines del Distrito elabora la Sala Situacional de Medicamentos.

• Los resultados de los indicadores deben mostrarse visualmente en el mismo lugar en donde se colocan los indicadores de la sala situacional del Área de Salud o del Distrito Municipal de Salud.

• Trimestralmente el encargado de elaborar la sala situacional debe informar de forma escrita hallazgos relevantes a los Directores de los DMS y de la DAS.

2.1 ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

2.1.1 Ubicación de la unidad de medicamentos y productos afines dentro de las áreas de salud

Gestión organizacional de la gestión de medicamentos

y productos afines en áreas de salud

Director de Área

Secretaría

Asistente Logística

Director de Distrito

Puestos y Centros de

Salud

CAP y CAIMI

Encargado de Bodega y Logística de Medicamentos

de Distrito

Unidad de Medicamentos y Productos AfinesCoordinador (QF)

Gerencia Administrativa Financiera

Guardalmacén

Auxiliar de Bodega

2.1.2 Objetivos de la unidad de medicamentos y productos afines de las DAS

• Mejorar la disponibilidad de los medicamentos y productos afines en la red de servicios del área de salud.

• Implementar y proveer asistencia técnica para el cumplimiento de lineamientos técnicos de selección, programación, adquisición, almacenamiento, distribu-ción, sistema de información logística y uso racional de medicamentos

• Vigilar que todos los componentes del sistema logístico de medicamentos y productos afines funcionen bajo estándares de calidad a través del monitoreo y evaluación en los servicios del área de salud.

• Desarrollar programas de capacitación sobre gestión de medicamentos y pro-ductos afines con base en las directrices del nivel central.

• Analizar la información de forma integral para la socialización de informes ge-renciales que faciliten la toma de decisiones del comité de farmacoterapia y de las autoridades de la Dirección de Área.

2.1.3 Funciones de la unidad de medicamentos y productos afines de las DAS

• Implementar programas de inducción para el personal de reciente ingreso per-manente o temporal en procesos de gestión logística.

• Programar y solicitar la compra de medicamentos y productos afines en coor-dinación con el comité de farmacoterapia y el encargado/guarda almacén.

• Proveer asistencia técnica en la implementación de normas y metodologías para la gestión de medicamentos y productos afines en los servicios del área de salud.

• Monitoreo y evaluación de los indicadores de gestión de medicamentos.

• Coordinar la distribución de medicamentos y productos afines.

• Socializar las normas y procedimientos técnicos para la recepción, almacena-miento y despacho de los medicamentos y productos afines que aseguren la conservación y calidad.

• Implementar el sistema de control de inventarios para asegurar el abasteci-miento completo y oportuno de los medicamentos y productos afines.

• Verificar la calidad del dato reportado en el sistema de información logística.

• Generar indicadores logísticos en forma regular de acuerdo a los requerimien-tos de autoridades de la DAS y del Nivel Central.

• Diseñar el plan de intervenciones de los servicios para la mejora de la gestión de medicamentos basado en resultados del monitoreo de indicadores.

• Identificar necesidades y facilitar programas de capacitación sobre el ciclo lo-gístico a nivel de los servicios del área de salud.

• Monitorear y evalúa las buenas prácticas de almacenamiento.

2.1.4 Funciones del coordinador de la unidad de medicamentos y productos afines (Químico Farmacéutico)

• Ser parte del equipo técnico de la Dirección de Área de Salud y desarrollar las acciones que le correspondan, incluyendo la promoción y educación sanitaria.

• Coordina y evalúa técnicamente la logística de medicamentos y productos afi-nes en el área de salud: selección, programación, adquisición (elaboración del dictamen técnico), recepción y distribución de medicamentos, incluido el alma-cenamiento y la dispensación, además de realizar intervenciones a todo nivel para optimizar dichos procesos.

• Monitorea y evalúa el funcionamiento adecuado del sistema de información logística de la DAS y Distritos para generar datos confiables.

• Propicia investigaciones referentes a farmacoterapia, farmacoepidemiología, práctica farmacéutica, farmacoeconomía, evaluando y documentando los re-sultados obtenidos para mejorar la atención.

• Revisa anualmente la lista básica de medicamentos para su actualización con el Comité de Farmacoterapia.

• Analiza periódicamente las estadísticas de morbilidad con el epidemiólogo de la DAS para determinar cambios que ajusten modificaciones de los productos incluidos en la lista básica y presentar resultados al Comité de Farmacoterapia.

• Promueve el uso racional de medicamentos en todos los servicios del Área de Salud.

• Monitorea las actividades de Farmacovigilancia dentro de las DAS.

• Analiza con comité de farmacoterapia las notificaciones recibidas de los servicios de los problemas relacionados con medicamentos (fallo terapéutico, reacciones adversas, interacciones, eventos supuestamente atribuidos a vacunación o inmu-nización -ESAVI-) para enviarlas al Programa Nacional de Farmacovigilancia.

• Evalúa con el comité de Farmacoterapia las notificaciones de sospecha de reac-ciones adversas, fallo en la calidad de material médico quirúrgico previo a enviar-las al Programa Nacional de Farmacovigilancia y Monitoreo del Departamento de control y Regulación de Medicamentos y Productos Afines según corresponda.

• Elabora y analiza la Sala Situacional de medicamentos y productos afines (ela-borada de acuerdo al manual específico) y socializa informes a las autoridades del área de salud y del nivel central.

• Realiza las funciones de Secretaría en el Comité de Farmacoterapia.

• Analiza y elabora la propuesta de Plan Anual de Adquisiciones para medica-mentos y la presenta al comité de farmacoterapia para incluirlo en el POA del área de salud.

• Determina las cantidades a distribuir a los distritos o servicios de salud de acuerdo a la existencia física en bodega reportada en el balance y al calendario establecido.

• Otras actividades relacionadas con medicamentos y/o productos afines que le designe el Director de la DAS.

2.1.5 Perfil del coordinador de la unidad de medicamentos y productos afines de la DAS:

Educación:

Formación/Habilidades:

Experiencia:

Ser profesional Químico Farmacéutico y ser colegiado activo.

• Planificación y organización• Habilidad para ejecutar, comunicar y dirigir• Habilidad en el manejo de personal • Habilidad de expresión • Observador, dinámico, proactivo y con liderazgo • Manejo de equipo de cómputo y paquetes informáticos

De preferencia, con experiencia comprobada en puestos relacionados con las áreas técnico-normativas del MSPAS y administración pública.

2.1.6 Funciones del asistente de logística de la unidad de medicamentos y productos afines de la DAS:• Cumplir con las funciones que el Coordinador(a) de la Unidad de Medicamentos

y Productos Afines le asigne en relación con la logística de medicamentos y pro-ductos afines.

• Ser el responsable de recibir y consolidar la información de medicamentos y productos afines del Área de Salud incluyendo los correspondientes a los me-dicamentos específicos que se compran de forma centralizada a través de los Programas de atención a las personas.

• Elaborar informes de consumos y existencias de medicamentos y productos afines en el Área de Salud.

• Recolectar, ordenar y analizar la información para la elaboración de la proyec-ción anual de medicamentos y productos afines.

• Consolidar la información de consumos y existencias de los medicamentos y productos afines, que se utilizan en los diversos programas de salud del área y trasladar al Coordinador de la Unidad.

• Evaluar y monitorear la calidad del dato logístico y reportar al Coordinador de la Unidad las necesidades de capacitación en el sistema de información logístico.

• Gestionar existencias de instrumentos necesarios para el registro de información.

• Ser el responsable del manejo del sistema de información logística y manteni-miento de los archivos correspondientes.

• Monitorear las fechas de vencimiento de los medicamentos y productos afines, y reporta la información al Coordinador de la Unidad.

• Otras actividades relacionadas con la logística de medicamentos y/o productos afines que le designe el Coordinador de la Unidad.

2.1.7 Perfil del asistente de logística de la DAS:Educación:


Experiencia:

Graduado de diversificado.

• Planificación y organización• Habilidad de expresión • Observador y dinámico • Comunicación escrita y oral • Manejo de equipo de cómputo y paquetes informáticos • Disponibilidad para viajar• Proactivo

De preferencia conocer de sistemas de información, conocer el trabajo del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y tener conocimiento de medicamentos.

2.1.8 Funciones de secretario (a)/digitador (a):

• Cumplir con las funciones que el Coordinador (a) de la Unidad le asigne.

• Recibe correspondencia de la Unidad de medicamentos y productos afines y la archiva.

• Lleva el control de los informes de los niveles inferiores presentados a la Unidad.

• Redacta y comunica correspondencia emitida por la coordinación de la Unidad.

• Si es necesario realiza funciones de digitación en el módulo automatizado de logística.

• Otras actividades relacionadas con la logística de medicamentos y/o productos afines que le designe el Coordinador de la Unidad.

2.1.9 Perfil de secretario (a) digitador (a) de la unidad de medicamentos y productos afines

2.1.10 Funciones del encargado de bodega y logística de medicamentos y productos afines de distrito municipal de salud

• Ser el responsable de recibir y consolidar la información de medicamentos y productos afines del Distrito de Salud incluyendo los correspondientes a los medicamentos específicos que se compran de forma centralizada a través de los Programas de atención a las personas.

• Elaborar informes de consumos y existencias de medicamentos y productos afines en el Distrito Municipal de Salud.

Educación:


Experiencia:

Graduada (o) de Secretaria (o) o carrera afín.

• Planificación y organización• Habilidad de expresión • Observador y dinámico • Comunicación escrita y oral • Manejo de equipo de cómputo y paquetes informáticos • Proactivo

De preferencia conocer de sistemas de información, conocer el trabajo del Ministerio de Salud Pública y Asist-encia Social y tener conocimiento de medicamentos.

• Recolectar, ordenar y analizar la información para la elaboración de la proyec-ción anual de medicamentos y productos afines.

• Consolidar la información de consumos y existencias de los medicamentos y productos afines, que se utilizan en los diversos programas de salud del área y trasladar al Coordinador del Distrito y la Unidad.

• Evaluar y monitorear la calidad del dato logístico y reportar al Coordinador de la Unidad las necesidades de capacitación en el sistema de información logístico.

• Gestionar existencias de instrumentos necesarios para el registro de información.

• Ser el responsable del manejo del sistema de información logística y manteni-miento de los archivos correspondientes.

• Monitorear las fechas de vencimiento de los medicamentos y productos afines de la bodega a su cargo y de los servicios de salud de jurisdicción del DMS, y reportar la información al Coordinador del Distrito y la Unidad.

• Otras actividades relacionadas con la logística de medicamentos y/o productos afines que le designen.

• Cumplir con las funciones de Encargado de bodega estipuladas en el manual SIAFI vigente.

2.1.11 Perfil del encargado de bodega y logística de medicamentos y productos afines de distrito municipal de salud

Educación:


Experiencia:

Graduado de diversificado.

• Planificación y organización• Habilidad de expresión • Observador y dinámico • Comunicación escrita y oral • Manejo de equipo de cómputo y paquetes informá-

ticos • Disponibilidad para viajar• Proactivo

De preferencia conocer de sistemas de información, conocer el trabajo del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y tener conocimiento de medicamen-tos.

2.2 ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ DE FARMACOTERAPIA

2.2.1 DEFINICIÓNEl Comité de Farmacoterapia es un ente multidisciplinario, encargado de velar por el cumplimiento de la Normativa Técnica para la gestión de Medicamentos y pro-ductos afines en direcciones de áreas de salud.

2.2.2 OBJETIVOAsesorar a las decisiones relacionadas con los componentes de la gestión de me-dicamentos y productos afines.

2.2.3 ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ DE FARMACOTERAPIA

• Dirección de Área de Salud: El Comité de Farmacoterapia en la Dirección de Área de Salud está conformado

por los siguientes profesionales: - Médico Epidemiólogo de área, - Enfermera Profesional, - Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines, - Asistente de Logística, - Gerente Administrativo Financiero, - Encargado de compras, - Nutricionista, - Químico Biólogo- Encargado/Guarda Almacén, - Gerente de Provisión de Servicios, - Representante de las Enfermeras Profesionales de los distritos, - Representante de Médicos de distritos, CAP, CAIMI y si corresponde repre-

sentante de médicos ambulatorios.

Nota: En ocasiones cuando se requiere opinión técnica específica sobre algún tema se podrán invitar a otros profesionales para que participen en la reunión.

• Distrito Municipal de Salud: El Comité de Farmacoterapia en el distrito municipal de salud está conformado

por los siguientes profesionales:- Coordinador Municipal de Salud- Enfermera Profesional, - Representante de Auxiliares de Enfermería de los puestos de salud,

Encargado de almacén de medicamentos e insumos y - Secretario/a del distrito.

Nota: En ocasiones cuando se requiere opinión técnica específica sobre algún tema se podrán invitar a otros profesionales para que participen en la reunión, in-cluyendo a los que están en el área de salud.

2.2.4 Funciones del comité de farmacoterapia en dirección de área de salud:

a. Seleccionar los medicamentos y productos afines a utilizar en el área de salud para definir la Lista Básica de Medicamentos, de acuerdo a la Lista Básica del Ministerio de Salud.

b. Revisar anualmente la Lista Básica de Medicamentos utilizados en el área para su actualización.

c. Solicitar la inclusión, exclusión de nuevos medicamentos en forma oficial, cuan-do proceda.

d. Revisar el informe de la Gerencia Administrativo Financiero de la DAS sobre la disponi-bilidad financiera de los renglones presupuestarios correspondientes y su ejecución.

e. Elaborar y aprobar el Dictamen Técnico para la compra de medicamentos y productos afines de acuerdo a la modalidad de adquisición y cada vez que se inicie un proceso. (Anexo 1).

f. Verificar la adquisición de medicamentos y productos afines de acuerdo a la programación establecida, la cual debe ser congruente entre dictamen técnico y orden de compra.

g. Asesorar anualmente la programación para la distribución de medicamentos y suministros afines (rutas y cronograma de entrega).

h. Revisar el informe de existencias de medicamentos y suministros afines en bo-dega de medicamentos de DAS para monitorear su disponibilidad.

i. Proveer soluciones a problemáticas relacionadas con medicamentos y produc-

tos afines en los procesos de Selección, Adquisición, Disponibilidad, Almace-namiento, Distribución, Uso Racional, Control de Calidad y Farmacovigilancia en el Área de Salud y sus servicios.

j. Aprobar la programación anual de adquisición de medicamentos.

k. Apoyar en los procesos de formación e información tendientes a impulsar el uso racional de medicamentos.

l. Cumplir con el Disposiciones Internas del Comité de Farmacoterapia, a través del cual serán reguladas sus actividades y funciones. Anexo 11.

m. Analizar la brecha de medicamentos y productos afines para garantizar la dis-ponibilidad oportuna de medicamentos y productos afines.

n. Analizar el uso de medicamentos comparado con el perfil epidemiológico re-portado.

2.2.5 Funciones del comité de farmacoterapia del distrito municipal de salud

a. Analizar y socializar anualmente la Lista Básica de Medicamentos utilizados en el distrito para su actualización.

b. Solicitar la inclusión, exclusión de nuevos medicamentos en forma oficial, al Comité de Farmacoterapia de la DAS.

c. Analizar la brecha de medicamentos y productos afines de acuerdo a la solici-tud realizada a la DAS.

d. Revisar el informe de existencias de medicamentos y suministros afines en al-macén de distritos (si corresponde) para monitorear la disponibilidad de los mismos para complementar la brecha de medicamentos.

e. Elaborar anualmente la programación para la distribución de medicamentos y suministros afines (rutas y cronograma de entrega) cuando la distribución de medicamentos es indirecta.

f. Proveer soluciones a problemáticas relacionadas con medicamentos y pro-ductos afines en los procesos de Disponibilidad, Almacenamiento, Distribu-ción, Uso Racional, Control de Calidad y Farmacovigilancia en el DMS y sus servicios.

g. Analizar y respaldar la devolución oportuna de medicamentos en las cantida-des adecuadas para evitar el vencimiento de los mismos.

h. Apoyar en los procesos de formación e información tendientes a impulsar el uso racional de medicamentos.

i. Cumplir con las Disposiciones Internas del Comité de Farmacoterapia, a través del cual serán reguladas sus actividades y funciones. Anexo 11.

j. Socializar la guía farmacoterapéutica para uso de medicamentos con especial énfasis en los que no se encuentran en las normas de atención.

Gestión de uso racional de medicamentos y

productos afines

3.1 USO RACIONAL

3.1.1 DefiniciónLa OMS define el uso racional como: “el uso correcto y apropiado de medicamen-tos. Para que haya uso racional, el paciente tiene que recibir el medicamento ade-cuado y la dosis debida, durante un periodo de tiempo suficiente, al menor costo para él y la comunidad”.

3.1.2 ObjetivoPromover el uso racional de los medicamentos, a través de Buenas Prácticas de Prescripción, de la implementación de la Dispensación de Medicamentos, Atención Farmacéutica y la Farmacovigilancia en los diferentes servicios del Área de Salud.

3.1.3 Actividades del uso racional de medicamentos en las DAS

1. Promoción del uso adecuado de medicamentos.

2. Capacitación acerca del uso racional de medicamentos a personal encargado de la prescripción y dispensación.

3. Monitoreo de las buenas prácticas de prescripción basada en las Normas de Atención en Salud vigentes y otros lineamientos terapéuticos oficiales del MSPAS.

4. Implementación de la Dispensación Activa en los servicios de salud.

5. Aplicación de la Atención Farmacéutica en los servicios donde se pueda llevar a cabo esta actividad.

6. Farmacovigilancia en los servicios de Salud.

7. Inclusión y exclusión de medicamentos de la Lista Básica de Medicamentos.

8. Aplicación y evaluación de estrategias para mejorar el uso de medicamentos.

9. Evaluación del uso de medicamentos comparados con el perfil epidemiológico reportado.

3.1.3.1 Promoción del uso adecuado de medicamentos• El Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines será el res-

ponsable de capacitar sobre el uso adecuado de medicamentos con base en las Normas de Atención vigentes para el primero y segundo nivel de atención.

• El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines en acompa-ñamiento del Comité de Farmacoterapia será el encargado de brindar informa-ción para promover el uso adecuado de medicamentos.

3.1.3.2 Buenas prácticas de indicación de medicamentos • La indicación adecuada de medicamentos es responsabilidad del personal sa-

nitario a cargo de la consulta médica en los servicios de salud.

• El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines será el res-ponsable de monitorear la indicación correcta de medicamentos a través de la revisión de los instrumentos utilizados para el control de consulta del pacien-te y la verificación de la cantidad entregada de medicamentos al paciente de acuerdo a la pauta terapéutica, revisando los instrumentos diseñados para este fin, este indicador será detallado en el manual específico para desarrollo de la Sala Situacional de la DAS.

3.1.3.3 Dispensación de medicamentosLa dispensación de medicamentos es el acto asociado a la entrega de medicamen-tos al paciente o usuario (a). En el caso de pacientes que no están ingresados en un centro asistencial además de la medicación es necesario brindar información de cómo, cuándo y por cuanto tiempo tomar los medicamentos :

• El Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines será el responsable de capacitar al personal encargado de la dispensación de me-dicamentos sobre el uso correcto de administración y la información que se debe dar al paciente para lograr la adhesión al tratamiento y la efectividad del mismo.

En el servicio de salud:• El encargado de la post consulta o del puesto de salud es el responsable de dispen-

sar los medicamentos para lo cual deberá observar el siguiente procedimiento:- Verificar que la prescripción este elaborada con letra clara y que corresponda al pa-

ciente correcto que no contenga signos, símbolos o abreviaturas que no se entiendan.- Verificar que las dosis estén expresadas en un lenguaje entendible (unidades,

mililitros, cucharaditas u otras).- Prepara la cantidad de medicamento indicada en la prescripción que cubra

con la totalidad de la pauta de tratamiento indicada.- Informar sobre el uso adecuado de los medicamentos entregados, las condicio-

nes de almacenamiento, manera de reconstituirlos si es necesarios, como medir las dosis, cuidados al momento de la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos y la importancia de la adherencia a la terapia, advertencias sobre eventos adversos y problemas relacionados con medicamentos.

- Registrar en los instrumentos diseñados para este fin la cantidad, fecha y los otros datos solicitados, de los medicamentos entregados.

Es importante que la persona encargada de la post consulta o del puesto de salud tenga cono-cimientos de medicamentos y que de preferencia tenga baja rotación para que el seguimiento farmacoterapéutico del usuario o paciente sea apegado al uso racional de medicamentos.

3.1.3.4 Atención farmacéutica La OMS define la atención farmacéutica como: “El compendio de actitudes, los com-portamientos, los compromisos, las inquietudes, los valores éticos, las funciones, los conocimientos, las responsabilidades y las destrezas del farmacéutico en la prestación de la Farmacoterapia, con el objetivo de lograr resultados terapéuticos definidos en la salud y calidad de vida del paciente”.

Las actividades de Atención Farmacéutica contribuyen al uso racional de los medicamen-tos, con la participación del farmacéutico, las que deben estar orientadas al paciente.

El Químico Farmacéutico será el responsable de realizar y coordinar las actividades de atención farmacéutica en las áreas de salud. Las actividades de la atención farmacéutica se describen en el Anexo No. 13 y en las DAS se podrá operativizar a través de Clubes o de la prestación de la atención en servicios de salud, para su ejecución se podrá solicitar la asesoría a Escuelas Formadoras como las universidades que cuentan con personal experto en este tema.

Debe existir comunicación activa entre el Químico Farmacéutico y el personal sanitario (médicos y personal de enfermería) para realizar las actividades de Atención Farmacéutica.

3.1.3.5 Farmacovigilancia La OMS define “Farmacovigilancia” como la ciencia y las actividades relativas a la detección, evaluación, comprensión y prevención de los efectos adversos de los me-dicamentos o cualquier otro problema relacionado con ellos.

El Objetivo de la farmacovigilancia es vigilar la acción de los medicamentos y vacunas sobre la población y aportar información validada que permita regular las políticas de uso racional de los medicamentos, detección temprana e identificación de reacciones

adversas, interacciones desconocidas, fallo terapéutico y problemas relacionados con medicamentos y vacunas.

• El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines recibe las notificaciones de sospecha de reacciones adversas y problemas relacionados con medicamentos y vacunas y los lleva al Comité de Farmacoterapia para el análisis respectivo. Luego del análisis realizado por el Comité de Farmacotera-pia, el Coordinador de la Unidad de Medicamentos deberá enviar al Programa Nacional de Farmacovigilancia, las Notificaciones recibidas adjuntando oficio del Director o Coordinador de la Unidad y fotocopia del acta del Comité.

• El Comité de Farmacoterapia a través de su secretario deberá informar al per-sonal de salud acerca de las acciones tomadas con las notificaciones recibidas.

• El Comité de Farmacoterapia dará seguimiento a las notificaciones presentadas ante el Programa Nacional de Farmacovigilancia.

• El Coordinador de la Unidad de medicamentos con acompañamiento del co-mité de farmacoterapia divulgarán la información del Programa Nacional de Farmacovigilancia.

Personal médico y paramédico del Área de Salud

• Notificar mediante la boleta correspondiente toda sospecha de reacción ad-versa, problemas relacionados con medicamentos y vacunas. Enviarla de inmediato al monitor de Farmacovigilancia de su establecimiento de salud. Anexo 16.

• Archivar y resguardar la documentación clínica de las sospechas de reacciones adversas a medicamentos y vacunas, con el fin de completar o realizar el segui-miento, en caso necesario.

• Apoyar y facilitar la información necesaria para ampliar o complementar la información sobre la notificación.

3.1.3.6 Evaluación del uso de medicamentos comparados con el perfil epidemiológico reportadoDesde que han existido los medicamentos, se han utilizado de modo irracional, lo que reduce la calidad de la asistencia, despilfarra recursos y perjudica a los pacientes. El primer paso para mejorar el uso de medicamentos es investigar qué tipos de problemas existen y cuál es su magnitud. Una de las formas de analizar el uso de medicamentos es comparando el uso de medicamentos con el perfil epidemiológico de la DAS. Para esto:

• El comité de farmacoterapia será el responsable de analizar el uso de medicamen-tos. Para esto se proponen los métodos basado en datos globales que describe la OPS en la Guía Práctica para Comités de Farmacoterapia, la cual se puede encon-trar en internet en el link http://apps.who.int/medicinedocs/es/d/Js8121s/.

BIBLIOGRAFÍA1. Atención farmacéutica: Evolución, Necesidades, Modalidades y Es-

trategias: La atención farmacéutica en farmacia comunitaria. Faus Dader María José y Martínez Romero. España 1999. p 52-61

2. Concepts of Logistics System Design. Owens, Richard C., Jr., and Timothy Warner. John Snow Inc. / DELIVER 2003

3. Criterios de selección de medicamentos para su inclusión en una guía farmacoterapéutica. Elección y ponderación. Martínez – Bengoechea Ma. José. Servicio de Farmacia. Hospital de Galdakao. Vizcaya. 1995 España

4. Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esencia-les y otros insumos básicos sanitarios. John Snow, Inc. /DELIVER en colaboración con la Organización Mundial de la Salud y para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. 2003

5. Guía para el desarrollo de servicios Farmacéuticos Hospitalarios: Selección y Formulario de Medicamentos. Serie Medicamentos esenciales Tecnología. Organización Panamericana de la salud / Or-ganización Mundial de la Salud. 1997

6. La Gestión del suministro de medicamentos: Selección, compra, distribución y utilización de productos farmacéuticos. Management Sciences for health, Inc 2002. 165 Allandale Rd Boston, MA 02130-3400. USA. Organización Panamericana de la Salud.

7. Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud. Organización Panamericana de la Salud/ Organización Mundial de la Salud. Washington 2001.

8. Managing Pharmaceuticals and Commodities for Tuberculosis. A Guide for National Tuberculosis Programs. Agosto 2008. USAID. MSH.

9. Manual de Normas y Procedimientos de Logística de Productos Farmacéuticos y Afines del MSPAS Guatemala. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. MSPAS. Agosto 2002.

10. Manual de Logística. Guía para gerentes de sistemas logísticos de programas de salud y planificación familiar. John Snow Inc./DELI-VER, 2005.

11. Norma técnica No. 20-2010 “Para el manejo de donativos de pro-ductos farmacéuticos y afines “Ministerio de Salud Pública y Asis-tencia Social. Guatemala Septiembre 2010.

12. Norma técnica No. 22-2001 “Para control de estupefacientes y si-cotrópicos en Droguería, Farmacias y Laboratorios”. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Guatemala Agosto 2002.

13. Norma técnica No. 35-2002 “Para la gestión de medicamentos y suministros afines en Direcciones de áreas de Salud “Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Guatemala Agosto 2001.

14. Norma técnica No. 36-2010 “Vigilancia del mercado de productos farmacéuticos y afines del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Guatemala 2010.

15. Norma técnica 61-2009. ”Centro Coordinador Nacional de Farma-covigilancia”. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Gua-temala 2010.

16. Problemas relacionados con medicamentos. Espejo José, Fernán-dez LLimos Fernando y Faus María José. España 2002. p 122-127

17. Buenas Prácticas de Farmacovigilancia para las Américas. Red

PARF 2010 http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s18625es/s18625es.pdf

Anexos

LISTA DE ANEXOS

1. Dictamen Técnico (Comité de Farmacoterapia) 2. Tarjeta de Control de Suministros (Kardex) 3. Balance de Bodega 4. Requisición de Materiales y Suministros 5. Registro Diario de Demanda Real 6. Registro de Inventario Físico General (Trimestral) 7. Balance de Medicamentos y Productos Afines Consolidado de DAS 8. Balance de Medicamentos y Productos Afines Consolidado de Distrito9. Balance de Medicamentos y Productos Afines de Servicios de Salud 10. Calendario de Información Logística 11. Disposiciones Internas del Comité de Farmacoterapia 12. Formato Oficial de Firmas del Comité de Farmacoterapia 13. Atención Farmacéutica 14. Instrumentos para el seguimiento de Pacientes Ambulatorios 15. Procedimientos de notificación de Reacción Adversa o Problema relacionado con medicamentos o vacunas 16. Notificación de sospecha de Reacción Adversa a un Medicamento 17. Buenas Prácticas al Momento de la Distribución y Transporte de Medicamentos 18. Procedimiento Especial para la Determinación de Responsabilidades 19. Norma Técnica 20-2010 para el manejo de Donativos de Productos Farma-

céuticos y Afines 20. Acuerdo Ministerial 534-2011. Procedimiento para la baja de Medicamentos

y Productos Afines vencidos y en desuso. 21. Receta para medicamentos controlados en los servicios de salud.22. Reporte mensual del movimiento de estupefacientes y sicotrópicos.

ANEXO No. 1

DICTAMEN TÉCNICO COMITÉ DE FARMACOTERAPIADICTAMEN TÉCNICO No.:

No. Nombre del Suministro, Concentración y Presentación Cantidad a Solicitar

La programación de compra de medicamentos, dispositivos médicos, alimentos específicos y fórmulas sucedáneas, se realizó de acuerdo al (los) siguiente (s) criterio (s):

Lista Básica de Medicamentos: Principales causas de consulta:

Consumo histórico real: Niveles de seguridad:

Análisis de producción/consumo: Existencias:

Protocolos de tratamiento: Disponibilidad financiera:

Otros:

Lugar y Fecha de emisión:

VERIFICACIÒN REGISTRO DE FIRMAS1

Nombre:

Cargo:

Firma:

Sello: Fecha:

FOR-CC-02 Versión 01

Nombre y Firma del Subcoordinador Titular del Comité de Farmacoterapia

Nombre y Firma del Subcoordinador Titular del Comité de Farmacoterapia

Nombre y firma del Coordinador Titular del

Comité de Farmacoterapia

1. La verificación del registro de firmas la realizar el encargado de compras con base al registro del Comité de Farmacoterapia.

ANEXO NO. 2

TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS (KARDEX)

ANEXO No. 3BALANCE DE BODEGA

ANEXO No. 4REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

ANEXO No. 5

REGISTRO DIARIO DE DEMANDA REAL

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ANEXO No. 6

REGISTRO DE INVENTARIO FÍSICO GENERAL(TRIMESTRAL)

ANEXO No. 7

BALANCE DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES CONSOLIDADO DAS

ANEXO No. 8

BALANCE DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINESCONSOLIDADO DE DISTRITO

ANEXO No. 9

BALANCE DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINESSERVICIOS DE SALUD

MES Los datos a incluir para el mes deben ser los correspondientes a las siguientes fechas:

ENERO: 26 de diciembre al 25 de enero

FEBRERO: 26 de enero al 25 de febrero

MARZO: 26 de febrero al 25 de marzo

ABRIL: 26 de marzo al 25 de abril

MAYO: 26 de abril al 25 de mayo

JUNIO: 26 de mayo al 25 de junio

JULIO: 26 de junio al 25 de julio

AGOSTO: 26 de julio al 25 de agosto

SEPTIEMBRE: 26 de agosto al 25 de septiembre

OCTUBRE: 26 de septiembre al 25 de Octubre

NOVIEMBRE: 26 de octubre al 25 de noviembre

DICIEMBRE: 26 de noviembre al 25 de diciembre

*Nota: En caso de que el día 25 sea un día inhábil realizar el cierre mensual el día hábil anterior.

ANEXO. No 10

CALENDARIO DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA

ANEXO No. 11

DISPOSICIONES INTERNAS DEL COMITÉ DE FARMACOTERAPIA

El presente documento tiene como propósito normar las actividades relacionadas con el funcionamiento del Comité de Farmacoterapia, proporcionando una herra-mienta de guía para sus integrantes.

Disposiciones internas del comité de farmacoterapia

Artículo 1. Organización Estará organizado por: Coordinador, subcoordinador, secretario (titulares y su-

plentes cuando proceda) y vocales. Los cargos del coordinador, subcoordinador y vocales serán por votación de todos los miembros del Comité de Farmacotera-pia. Los cargos durarán un período de dos años, con opción a ser reelectos.

El Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines desempeña-rá la función de la Secretaría. En su ausencia, el subcoordinador desempeñará esta función.2

Artículo 2. De la presencia de otras personas Cuando sea necesario, el Comité podrá solicitar la asesoría de un especialista o un

miembro de Logística de Medicamentos y Productos Afines de Áreas de Salud.

Dependiendo del tema a tratar, el Comité podrá convocar a cualquier otro miembro del área técnica u operativa.

El Director del Área de Salud podrá asistir cuando así lo considere. Todos los invitados o asistentes extraordinarios no tendrán voto en las decisiones.

Artículo 3. Funciones Principales del Comité de Farmacoterapiaa. Seleccionar los medicamentos y productos afines a utilizar en el área de salud

para definir la Lista Básica de Medicamentos, de acuerdo a la Lista Básica del Ministerio de Salud.

b. Revisar anualmente la Lista Básica de Medicamentos utilizados en el área para su actualización.

c. Solicitar la inclusión, exclusión de nuevos medicamentos en forma oficial, cuan-do proceda.

d. Revisar el informe de la Gerencia Administrativo Financiero de la DAS sobre la

disponibilidad financiera de los renglones presupuestarios correspondientes y su ejecución.

2 Organización Panamericana de la salud / organización Mundial de la Salud. Serie Medicamentos esenciales Tecnología. Guía para el desarrollo de servicios Farmacéuticos Hospitalarios: Selección y Formulario de Medicamentos. 1997.

e. Elaborar el Dictamen Técnico para la compra de medicamentos y productos afines de acuerdo a la modalidad de adquisición y cada vez que se inicie un proceso. (Ver anexo 1).

f. Verificar la adquisición de medicamentos y productos afines de acuerdo a la programación establecida, la cual debe ser congruente entre dictamen técnico y orden de compra.

g. Asesorar anualmente la programación para la distribución de medicamentos y suministros afines (rutas y cronograma de entrega).

h. Revisar el informe de existencias de medicamentos y suministros afines en bo-dega de medicamentos de DAS para monitorear su disponibilidad.

i. Proveer soluciones a problemáticas relacionadas con medicamentos y produc-

tos afines en los procesos de Selección, Adquisición, Disponibilidad, Almace-namiento, Distribución, Uso Racional, Control de Calidad y Farmacovigilancia en el Área de Salud y sus servicios.

j. Aprobar la programación anual de adquisición de medicamentos.

k. Apoyar en los procesos de formación e información tendientes a impulsar el uso racional de medicamentos.

l. Cumplir con las Normas Internas del Comité de Farmacoterapia, a través del cual serán reguladas sus actividades y funciones.

m. Analizar la brecha de medicamentos y productos afines para garantizar la dis-ponibilidad oportuna de medicamentos y productos afines.

Artículo 4. Atribuciones de los integrantes del Comité de Farmacoterapia

COORDINADOR• Programa las reuniones ordinarias y extraordinarias y elabora agenda.• Preside y coordina las sesiones del Comité de Farmacoterapia.• Seguimiento a las resoluciones tomadas por el Comité de Farmacoterapia.• Entrega el Dictamen Técnico al Director del Área de Salud para su conocimiento

y al Gerente Financiero para el trámite respectivo.• Notificar a la Dirección del Área de Salud las ausencias injustificadas de los

miembros del comité.

SUBCOORDINADOR• Sustituye al Coordinador en su ausencia, asumiendo todas sus atribuciones y

participa activamente en el CF.

SECRETARÍA (Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines)• Obtiene información farmacológica actualizada como fuente de consulta.• Recopila el material para análisis y discusión.• Realiza la convocatoria para las reuniones del Comité de Farmacoterapia pro-

gramadas por el coordinador.

• Lleva el control del libro de actas del Comité de Farmacoterapia, autorizado por la Dirección.

• Responsable de velar por la elaboración de los Dictámenes Técnicos generados por el Comité de Farmacoterapia.

• Maneja la correspondencia del CF.

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO• Participar en las reuniones del Comité de Farmacoterapia en las cuales se ana-

liza y aprueba el pedido para la compra de medicamentos y suministros afines.• Gestionar todo lo necesario para el abastecimiento oportuno de los suminis-

tros en los servicios. • Informar sobre la disponibilidad financiera en los renglones correspondientes,

para que el CF analice y apruebe el pedido mediante el dictamen técnico respectivo.

• Verificar, en los aspectos financieros el cumplimiento de la Normativa para la gestión de Medicamentos y productos afines.

• Recopilar y enviar el formato oficial con el registro de firmas de los integrantes del Comité de Farmacoterapia de suministros, anualmente a la DAM y a Logís-tica de Medicamentos y Productos afines de Áreas de Salud del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

• Nombra una secretaria para la elaboración y trascripción de actas y otras fun-ciones secretariales que correspondan al Comité de Farmacoterapia.

Artículo 5. De las Reuniones Las reuniones tendrán carácter ordinario y extraordinario

Reuniones Ordinarias• Se realizarán bimestral o trimestral de acuerdo a la complejidad del servicio, en

el salón designado para el efecto.• La convocatoria se realizará con una anticipación mínima de 48 horas a través

de notificación escrita.• La asistencia a las reuniones ordinarias es obligatoria.

Reuniones ExtraordinariasPodrán ser solicitadas por la Dirección de área o por cualquier integrante.

Artículo 7. Del Quórum necesario y los votos Para las reuniones ordinarias y extraordinarias se fija como quórum la mitad

más uno de los integrantes del Comité de Farmacoterapia. En caso de que el quórum no se integre el coordinador debe definir una nueva fecha de reunión, la cual deberá ser notificada a todos los miembros.

Para la validez de las resoluciones serán suficientes los votos de la mitad más uno de los presentes en la reunión. En caso de empate, el coordinador resolve-rá haciendo uso del derecho a doble voto.

Artículo 8. De la constancia de las decisiones Las decisiones tomadas por el Comité de Farmacoterapia quedarán asentadas

en el libro de actas. No se asentarán las deliberaciones, a menos que sean ex-presamente solicitadas.

El Comité de Farmacoterapia deberá contar con un correlativo de toda la co-rrespondencia enviada y recibida.

Artículo 9. Del cumplimiento de las Recomendaciones Las recomendaciones emitidas por el Comité de Farmacoterapia serán consig-

nadas en acta correspondiente la que será transcrita y deberá ser enviada por escrito a la Dirección del área, para su conocimiento y cumplimiento.

Artículo 10. De la ausencia de los Integrantes del Comité de Farmacoterapia Cuando un integrante titular del Comité de Farmacoterapia no pueda asistir

a la reunión por causa justificada, avalada por el coordinador del Comité de Farmacoterapia, deberá nombrar a un representante de su dependencia dele-gándole la responsabilidad inherente al cargo.

En caso de dos ausencias consecutivas sin justificación, se solicitará a la Dirección de área remoción como miembro del Comité, procediendo a su sustitución.

Artículo 11. De las disposiciones finales Cualquier situación con relación a las presentes normas internas que no esté

contemplada dentro de éstas, deberá ser discutida en reunión del Comité de Farmacoterapia, quien tendrá la decisión final.

El Coordinador titular, Sub-coordinador titular y Secretario Titular del Comité de Farmacoterapia de las Direcciones de Área de Salud, así como sus sustitutos deben registrar su firma en las casillas correspondientes en la parte delantera del formato. Se deberá registrar ante la Dirección de adquisiciones y mantenimiento (DAM) y a Logística de Medicamentos y Productos Afines de Áreas de Salud del Ministerio de Salud pública y Asistencia Social.

En la parte de posterior del formato, se registra EL RESTO DE LOS INTEGRANTES DEL equipo o comité, anotando el respectivo cargo que ocupan dentro del mismo, y el sello del servicio al que pertenecen.

El Registro de firmas de todos los integrantes del Comité debe realizarse ANUAL-MENTE en el mes de enero, y entregarse a la DAM y Logística de Medicamentos y Productos Afines de Áreas de Salud del Ministerio de Salud pública y Asistencia Social, a través del Gerente Financiero de la unidad ejecutora.

El Director del Área no registrará su firma en este formato; el Gerente Financiero debe registrarla en la parte posterior del mismo como integrante del CF.

ANEXO No. 12

FORMATO OFICIAL DE FIRMAS DEL COMITÊ DE FARMACOTERAPIA

Instructivo para el llenado del formato oficial de registro de firmas de los integrantes del comité de farmacoterapia para validación del dictamen técnico para compra de medicamentos y productos afines

NombreCargo o representación

dentro de C.F. Firma Sello

LADO 2

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FARMACOTERAPIA

Ministerio de Salud Pública y Asistencia SocialDepartamento Financiero

Registro de Firmas para validar el Dictamen TécnicoPara Compra de Medicamentos y Productos afines

Unidad Ejecutora:

Teléfonos: Fax Celular

Fecha de Registro:

LADO 1

Nombre y firmaCoordinador Titular

Nombre y firmaSub Coordinador Titular

Nombre y firmaSecretario Titular

Nombre y firmaCoordinador Sustituto

Nombre y firmaSub Coordinador Sustituto

Nombre y firmaSecretario Sustituto

ANEXO No. 13

ATENCIÓN FARMACÉUTICA

ACTIVIDADES DE ATENCIÓN FARMACÉUTICA

Seguimiento Farmacoterapéutico El seguimiento Farmacoterapéutico constituye la evaluación de la necesidad, efectividad y seguridad del tratamiento farmacológico, previniendo, detectando y resolviendo resultados negativos de la medicación para lograr el uso racional de los medicamentos para mejorar la calidad de vida del paciente.

El seguimiento farmacoterapéutico comprende:• La prevención, detección y resolución de los efectos adversos y de interaccio-

nes con medicamentos, alimentos, productos naturales, suplementos alimenti-cios y alcohol.

• La elaboración de perfiles farmacoterapéuticos de los pacientes, para que se haga posible la vigilancia y el control del uso individualizado de los medica-mentos en los servicios que por su complejidad aplique.

El Perfil Farmacoterapéutico del paciente es un registro de información relativa a la terapia medicamentosa del paciente.

Tiene los siguientes fines:• Identifica de una manera anónima y privada al paciente.• Proporciona la historia medicamentosa del paciente• Proporciona información sobre la utilización del medicamento por parte del paciente.• Proporciona datos relativos al paciente y facilitar la comunicación con otros

profesionales de la salud.• Incluye el análisis farmacoterapéutico que establezca el uso necesario efectivo

y seguro.

Dispensación de Medicamentos La dispensación de medicamentos es la actividad que tiene como objetivo infor-mar al paciente respecto a la utilización correcta del medicamento y protegerlo de los riesgos potenciales desde el momento de la entrega del mismo.

Las actividades básicas de dispensación incluyen la verificación de:• Medicamento e indicación correcta: La elección del medicamento para un tra-

tamiento acorde a la patología establecida.• Paciente correcto: La receta corresponde al paciente y cumple con todos los

requisitos incluidos en la misma.

• Dosis y periodo de tratamiento correcto: Corresponde al medicamento en do-sis y tiempo prescrito de acuerdo a la patología del paciente.

• Detección de potenciales efectos adversos e interacciones. Educación Sanitaria Es la información específica en medicamentos a pacientes individual o grupal, de forma continua y coordinada en base a un programa educacional establecido. La educación sanitaria puede ser hacia pacientes, enfermeros, médicos y cualquier otro profesional de salud.

Consulta Terapéutica La consulta terapéutica es la provisión de información basada en la evidencia cien-tífica al paciente, enfermera o médico para resolver cualquier problema relaciona-do a la medicación.

La consulta terapéutica contribuye a resolver las dudas acerca del uso correcto de los medicamentos.

Las actividades de Atención Farmacéutica deben ser documentadas y registradas. Ver anexo 14.

Registros Los registros incluyen todos los instrumentos (formatos y registros) que recopilan la información de la atención farmacéutica brindada a los pacientes.

Estos registran el servicio farmacéutico en todo el seguimiento al paciente, in-cluyen los datos de identificación del paciente, antecedentes clínicos y familiares, diagnóstico, exámenes clínicos y físicos, alergias a medicamentos y medicamentos que utiliza el paciente, evolución clínica y análisis clínico farmacéutico; para crear un banco de datos de cada caso clínico atendido.

Incluyen: Hoja de consentimiento del paciente y datos generales, bolsa de medica-mentos, estado de situación y fase de estudio.

Estos instrumentos serán implementados de acuerdo al alcance de la atención far-macéutica que se brinde en cada servicio. Ver anexo 14.

Evaluación de Resultados La evaluación de los resultados es el análisis de los mismos, obtenido de las accio-nes de atención farmacéutica; mediante las intervenciones del seguimiento farma-coterapéutico, metodologías, instrumentos utilizados, costos y calidad de vida del paciente. La presentación de los resultados se realizará al construir la sala situacio-nal de medicamento. Consultar guía para elaboración de sala situacional.

ANEXO No. 14

INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PACIENTES AMBULATORIOS

ESTADO DE SITUACIÓN

Nombre: Fecha:Sexo: F M Edad: IMC: Alergias:

Problema de salud Medicamentos Evaluación

Inicio Problema deSalud

Con

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N E S Sospecha

N: NecesarioE: EfectivoS: Seguro

FASE DE ESTUDIO

Paciente: Diagnóstico:

Medicamento IndicacionesContraindica-

ciones/Precauciones

Efectos adver-

sos

Interac-ciones Me-dicamentos

Dosis Observa-ciones

BOLSA DE MEDICAMENTOSCon el propósito de dar seguimiento al apego medicamentoso por parte de los pacientes, es necesario incluir la siguiente evaluación por medicamento prescrito.

Nombre del medicamento: Cumple: B: Bien R: Regular M: MalLo conoce: : B: Bien R: Regular M: Mal

1. ¿Lo toma?

2. ¿Quién lo receto?

3. ¿Para qué?

4. ¿Cómo le va?

5. ¿Desde cuándo?

6. Dosis:

7. ¿Cómo?

8. ¿Hasta cuándo?

9. ¿Alguna dificultad?

10. ¿Algo raro?

ANEXO No. 15

PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN DE REACCIÓN ADVERSA O PROBLEMA RELACIONADO CON MEDICAMENTOS O VACUNAS

La coordinación de las actividades de Farmacovigilancia a nivel nacional están a cargo del Programa Nacional de Farmacovigilancia del Ministerio de Salud, el cual tiene su fundamento en:

• Acuerdo Gubernativo 712-99, título V Capitulo único. Farmacovigilancia. Artí-culos 89, 90.

• Normativa 61-2009. Programa Nacional de Farmacovigilancia. Articulo 8,10, 13, 15 y 16.

La Notificación espontánea es la comunicación de una sospecha de reacción ad-versa o problema relacionado con medicamentos o vacunas. Se entiende por sospecha de reacción adversa a medicamentos (RAM) el efecto indeseado que sucede tras la administración de un fármaco a dosis terapéuticas, diagnósticas o profilácticas.

Los Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM) son aquellas situaciones que en el proceso de uso de medicamentos causan o pueden causar resultados en la salud del paciente no adecuados al objetivo de la farmacoterapia y asociados al uso o fallo en el uso de medicamentos. Se clasifican en:

• NECESIDAD- Problema de Salud no tratado. El paciente sufre un problema de salud aso-

ciado a no recibir una medicación que necesita.- Efecto de medicamento innecesario. El paciente sufre un problema de sa-

lud asociado a recibir un medicamento que no necesita.

• EFECTIVIDAD- Inefectividad no cuantitativa. El paciente sufre un problema de salud aso-

ciado a una inefectividad no cuantitativa de la medicación.- Inefectividad cuantitativa. El paciente sufre un problema de salud asociado

a una inefectividad cuantitativa de la medicación.

• SEGURIDAD- Inseguridad no cuantitativa. El paciente sufre un problema de salud asocia-

do a una inseguridad no cuantitativa de un medicamento.- Inseguridad cuantitativa. El paciente sufre un problema de salud asociado a

una inseguridad cuantitativa de un medicamento.

PROCEDIMIENTO DE LA NOTIFICACIÓN ESPONTÁNEA:

1. Utilizar las boletas de notificación espontánea, emitida por el Programa Na-cional de Farmacovigilancia que se muestra al final de este anexo.

2. Notificar toda sospecha de reacción adversa a medicamentos o problemas re-lacionados con medicamentos. No espere a notificar si le falta algún dato o información.

3. Hacer llegar las notificaciones al monitor de Farmacovigilancia de su unidad (Coordinador de la Unidad de Medicamentos).

FLUJOGRAMA DE NOTIFICACIÓN

Nota: Recuerde que las notificaciones de reacciones adversas comunes o aparen-temente insignificantes pueden ayudar a identificar problemas de seguridad de los medicamentos en el momento de aumentar su frecuencia de aparición en una población dada.

NotificadorNotificación

Monitor de farmacovigilancia

Monitor de farmacovigilancia

Programa de Farmacovigilancia

ANEXO No. 16

NOTIFICACIÓN DE SOSPECHA DE REACCIÓN ADVERSA A UN MEDICAMENTO

DIRECCION GENERAL DE REGULACION, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SALUD

DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN Y CONTROL DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

UNIDAD DE FARMACOVIGILANCIA Y ENSAYOS CLÍNICOS

F-FV -c-02Ver. 2 2010

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NOTIFICACIÓN DE SOSPECHA DE REACCIÓN ADVERSA A UN MEDICAMENTO1. Por favor, notifique todas las reacciones a fármacos recientemente introducidos en el mercado y las reacciones graves o

raras a otros fármacos (vacunas, productos odontológicos y quirúrgicos, antisépticos, DIU, suturas, lentes de contacto y líquidos también deben ser considerados medicamentos)

2. Notifique en la primera línea el fármaco que considere más sospechoso de haber producido la reacción, o bien ponga un asterisco junto al nombre de los medicamentos si cree que hay más de uno.

3. Notifique todos los demás fármacos, incluidos los de automedicación, tomados en los tres meses anteriores. Para las malformaciones congénitas, notifique todos los fármacos tomados durante la gestación.

4. No deje de notificar por desconocer una parte de la información que pedimos

DATOS DEL PACIENTEApellidos: Nombres:

Sexo:

qMasculino

qFemenino

Edad: Historia Clínica:

Peso (Lbs.):Con la finalidad de saber si se ha repetido alguna reacción, indique también el número de historia clínica para los pacientes hospitalizados.

INFORMACIÓN SOBRE LOS MEDICAMENTOSMEDICAMENTO (S) (véase nota 2)

(Indique el nombre comercial) Dosis diaria y vía de ad-

ministraciónFecha

Motivo de la PrescripciónInicio Final

Número de Lote: Laboratorio:Tipo de Evento:

qReacción Adversa al medicamento

qFalta de Eficacia

REACCIONESFecha Desenlace

(Recuperado, secuelas, muerte, etc.)Inicio Final

OBSERVACIONES ADICIONALES

DATOS DEL NOTIFICADORNombre: Apellidos:

Centro de Trabajo: Profesión/Especialidad:

Email: Teléfono: Fecha:

ANEXO No. 17

BUENAS PRÁCTICAS AL MOMENTO DE LA DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS

1. Contar con capacidad suficiente para permitir la estiba ordenada de los pro-ductos.

2. El embalaje de los medicamentos deberá ser adecuado a manera de mantener dentro de los límites indicados de conservación de las especialidades medici-nales la temperatura dentro de los vehículos, evitando desviaciones groseras y/o por períodos prolongados de las especificadas para los productos.

3. En el caso de transportar medicamentos que requieran cadena de frío deberá realizarse de manera de garantizar las temperaturas adecuadas.

4. Los medicamentos deben transportarse de manera segura, protegidos del frío, del calor, la incidencia de luz, humedad, como así también del ataque de mi-croorganismos y plagas.

5. Es recomendable el uso de vehículos exclusivos para el transporte de medica-mentos. Si esto no fuera posible, la calidad del producto no debe comprome-terse nunca.

6. Siempre es condición fundamental que el envase esté integro, y verificar que no haya sido transportado junto a insecticidas u órganos fosforados.

7. Cuando se trate del traslado de productos que requieran cadena de frío, siem-pre deberán verificarse las condiciones de temperatura en que son entregados (en algunos casos los medicamentos cuentan con sensor de temperatura). Esta recomendación es especialmente importante cuando se trata de vacunas.

8. En todos los casos, sin excepción, los vehículos que transporten productos far-macéuticos deberán encontrarse en buenas condiciones técnicas.- Si un ve-hículo se encuentra detenido por un tiempo indefinido es muy probable que pueda verse perjudicada no sólo la provisión de medicamentos, sino también la calidad, seguridad y eficacia requeridas, con el consecuente daño a la salud de la comunidad.

ANEXO No. 18

PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA LA DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES

La presente sección tiene por objeto crear normas y procedimientos para trans-parentar el ejercicio de las funciones públicas en el manejo, almacenamiento, cus-todia y control de medicamentos y productos afines (material médico quirúrgico, biológico/vacunas, métodos de planificación familiar, insumos de laboratorio, ma-terial odontológico, plaguicidas de uso doméstico, etc.) creando mecanismos de control, para evitar el desvió de los recursos, bienes, fondos y valores públicos en perjuicio de los intereses del Estado.

En el entendido que el Departamento de Asesoría Jurídica, Recursos Humanos y Auditoría Interna del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social -MSPAS- es el responsable de fundamentar y asesorar legalmente cada una de las acciones según corresponda el caso, así como dar el seguimiento respectivo hasta la reso-lución final del expediente.

1. Sujetos de responsabilidad. Son responsables todas aquellas personas inves-tidas de funciones públicas permanentes o temporales, que tengan a su cargo el manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines.

2. Bienes tutelados. Son los siguientes: medicamentos y productos afines y otros que determinen las leyes y reglamentos.

3. Responsabilidad administrativa. La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario o empleado público.

Cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones legales emitidas por el Minis-terio de Salud Pública y Asistencia Social.

Cuando no se cumplan, con la debida diligencia las obligaciones contraídas o fun-ciones inherentes al cargo, así como cuando por acción u omisión se cause perjui-cio a los intereses públicos que tuviere encomendados.

4. Responsabilidad civil. La responsabilidad civil es la acción u omisión que con intención o por negligencia, imprudencia, impericia o abuso de poder se co-meta en perjuicio y daño del patrimonio público.

5. Responsabilidad penal. La responsabilidad penal es la decisión, resolución, acción u omisión realizada de conformidad con la ley penal vigente, que cons-tituyan delitos o faltas.

6. Pérdida: Una pérdida es aquella que se produce por deterioro de los produc-tos o por situaciones excepcionales que se originan o se detectan al efectuarse inventarios. Incluye entre otras: pérdida por ruptura o quiebre, pérdida por productos vencidos, pérdida por consecuencia de malas condiciones de alma-cenamiento. En productos biológicos: pérdida en viales no abiertos (congela-miento y ruptura de la cadena de frío).

7. Faltante: Se considera faltante todo bien que no pueda ser localizado o evi-denciado al momento de una revisión de inventario.

8. Extravío: Un bien se considera como extraviado cuando no está en el lugar que le corresponde y se desconoce su paradero.

A. Procedimiento en los casos de pérdida, faltante o extravíoDetectada la pérdida, faltante o extravío, inmediatamente la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora, suscribirá acta, bajo responsabilidad de no hacerlo, con intervención del Gerente Administrativo Financiero, en su caso, y la o las personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines, haciendo constar:

1. Los hechos circunstanciados, que causaron o motivaron la pérdida, faltante o extravío, de medicamentos y productos afines, el nombre completo del medi-camento o productos afines; concentración, presentación; fecha de vencimien-to; número de lote; cantidad en unidades o dosis; número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total; nombres com-pletos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control, de los mismos. Con excepción de productos biológicos donde se pro-cederá a realizar la cuantificación de dosis.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora determinarán responsabilidad administrativa y civil, en contra de los responsables, conforme la Ley especial aplicable vigente.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora, dentro del acta hará el requeri-

miento de pago o reposición de los medicamentos y productos afines, según corresponda. En esta última situación el producto restituido deberá ser de idénticas características y calidad del original, la reposición del producto o pago en efectivo deberá hacerse dentro del plazo de cinco días hábiles, des-pués de notificado el requerimiento al o los responsables. El pago en efectivo deberá hacerse a la cuenta a nombre de Gobierno de la República de fondo común.

2. En el caso de reposición de medicamentos o productos afines, el responsable deberá entregar los productos y presentar factura a su nombre ante la Autori-dad Superior; dicha factura deberá detallar lo adquirido para su reposición.

La Autoridad Superior suscribirá acta de recepción detallando nombre completo del medicamento o productos afines; concentración, presentación; fecha de ven-cimiento; número de lote; cantidad en unidades; precio unitario; costo total; y hará entrega del producto al encargado del almacén. En caso de haber cumplido la obli-gación en efectivo, la Autoridad Superior suscribirá acta haciendo constar el núme-ro de boleta, fecha de pago, monto y número de cuenta donde se efectuó el pago.

En caso de producto biológico, el pago de reintegro del mismo deberá hacerse únicamente en efectivo con depósito a la cuenta a nombre de Gobierno de la República, fondo común.

3. De no cumplir dentro del plazo estipulado, con el pago o reposición de los medicamentos y productos afines, según corresponda, la Autoridad Superior enviará mediante un oficio a la Asesoría Jurídica del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social en un plazo que no exceda de cinco días hábiles, el expe-diente respectivo, informando de los hechos y solicitando se proceda en contra de los responsables, conforme lo que en derecho corresponda.

4. Concluido el proceso, se deberá dar de baja del producto perdido, faltante o extraviado en tarjetas de control de suministros kardex e ingreso del nuevo pro-ducto. En los casos que proceda, se deberá iniciar el proceso de baja de los me-dicamentos y productos afines, conforme la normativa específica, para esos casos.

B. Procedimiento en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta.Detectado el hecho constitutivo de delito o falta la Autoridad Superior de la Uni-dad Ejecutora o quien ejerza esa función al momento del ilícito, suscribirá acta, con intervención del Gerente Administrativo Financiero, en su caso, y la o las personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines, haciendo constar inmediatamente:

1. La información circunstanciada de los hechos constitutivos de delito o falta, indicando el modo en que se cometió, hora, fecha y lugar, nombre comple-to del medicamento o producto afín; concentración y presentación; fecha de vencimiento, número de lote; cantidad en unidades o dosis; número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total, nombres completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control de los mismos. Con excepción de productos biológicos donde se procederá a realizar la cuantificación de dosis.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora establecerá si es procedente o no, determinar responsabilidad administrativa, civil y penal, en contra de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control, de los medica-mentos y productos afines, evaluando las circunstancias de los hechos confor-me la Ley Especial aplicable vigente.

2. Con la certificación del acta, la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora proce-derá ese mismo día a hacer la denuncia que en derecho corresponda ante el Mi-nisterio Público. Posteriormente deberá proceder a ratificar la denuncia realizada.

3. En caso de flagrancia habiendo detenido o no a los responsables, en hechos constitutivos de delito o falta, la denuncia deberá hacerse ante la Comisaría de la Policía Nacional Civil (PNC), de forma inmediata, cumpliendo además lo indicado en el numeral 1 de la presente sección.

4. La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora dentro de los tres días siguientes a la denuncia, en cualquiera de los casos anteriores, remitirá informe circuns-tanciado a la Procuraduría General de la Nación, para que se adhiera al proceso ante el Ministerio Público.

5. Si procede el determinar responsabilidad en contra de las personas encar-gadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos, y productos afines, la Autoridad Superior hará el requerimiento de pago o re-posición según corresponda. En esta última situación el producto restituido deberá ser de idénticas características y calidad del original, la reposición del producto o pago en efectivo deberá hacerse dentro del plazo de cinco días hábiles, después de notificado el requerimiento al o los responsables. La pre-sente acción no exime de responsabilidad penal y administrativa.

6. En el caso de reposición de medicamentos o productos afines, el respon-sable deberá entregar los productos y presentar factura a su nombre ante la Autoridad Superior; dicha factura deberá detallar lo adquirido para su reposición.

La Autoridad Superior suscribirá acta de recepción detallando nombre comple-to del medicamento o producto afín; concentración y presentación; fecha de vencimiento; número de lote; cantidad en unidades; número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; y hará entrega del producto al encargado del almacén. En caso de haber cumplido la obligación en efectivo, la Autoridad Superior suscribirá acta haciendo constar el número de boleta, fecha de pago, monto y número de cuenta donde se efectuó el pago.

7. De no cumplir dentro del plazo estipulado, con el pago o reposición de los medicamentos y productos afines, según corresponda, la Autoridad Superior enviará mediante un oficio a la Asesoría Jurídica del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social en un plazo que no exceda de cinco días hábiles, el expediente respectivo, informando de los hechos y solicitando se proceda en contra de los responsables, conforme lo que en derecho corresponda.

8. Concluido el proceso, se deberá dar de baja del producto perdido, faltante o extraviado en tarjetas de control de suministros kardex y dar ingreso del nuevo producto. En los casos que proceda, se deberá iniciar el proceso de baja de los medicamentos y productos afines, conforme la normativa específica, para esos casos.

C. Procedimiento en circunstancias de incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otra acción natural o humana.

Detectada la circunstancia natural o humana la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora o quien ejerza esa función, suscribirá acta, con intervención del Gerente Administrativo Financiero, con el apoyo del departamento jurídico en su caso, y la o las personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines, haciendo constar:

1. La información circunstanciada de los hechos, indicando la hora, fecha y lugar; el nombre completo del medicamento o productos afines; concen-tración y presentación; fecha de vencimiento; número de lote; cantidad en unidades, número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total; nombres completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control, de los mismos. Con excep-ción de productos bilógicos donde se procederá a realizar la cuantificación de dosis.

2. Con certificación de dicha acta, presentará la denuncia ante el Ministerio Pú-blico y dará inicio al trámite de baja de los medicamentos y productos afines, conforme la aplicación supletoria del Acuerdo 534-2011 para la baja de medi-camentos.

ANEXO No. 19

NORMA TÉCNICA 20-2010 PARA EL MANEJO DE DONATIVOS DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

ANEXO No. 20

ACUERDO MINISTERIAL 534-2011PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE MEDICAMENTOS Y

PRODUCTOS AFINES VENCIDOS Y EN DESUSO

ANEXO No. 21

RECETA PARA MEDICAMENTOS CONTROLADOSEN SERVICIO DE SALUD

ANEXO No. 22

RECETA MENSUAL DEL MOVIMIENTO DE ESTUPEFACIENTES Y SICOTRÓPICOS

LISTADO DE PARTICIPANTES EN LA ACTUALIZACIÓN:

Comisión Interinstitucional para la Revisión de la Norma Técnica: Dr. Elfego Rolando López –UVG. Dra. Brooke Ramay – UVG. Licda. Lourdes Castro – DAS Santa Rosa. Licda. Leticia Vargas de Ponce – Departamento de Regulación MSPAS. Licda. Ruth Sosa López – USAC. Licda. Lorena Cerna – CEGIMED- USAC. Lic. Estuardo Arévalo – MSPAS.

Logística de Medicamentos Licda. Brenda Estrada – Química Farmacéutica. Licda. Ilse Moscoso – Química Farmacéutica. Licda. Dina Córdova – Química Farmacéutica. Licda. Mirna Rocha – Química Farmacéutica / Iniciativa Salud Mesoamerica 2015. Licda. Anakarina Rodríguez - Iniciativa Salud Mesoamerica 2015. Licda. Rosa González de Ramírez – Coordinadora Con la Asesoría Técnica de: Licda. Claudia Lucía Roca Berreondo USAID|PROYECTO DELIVER Licda. Ana Lucía Medina USAID|PROYECTO DELIVER Lic. Rubén del Águila USAID|PROYECTO DELIVER Licda. Juana Mejía de Rodríguez OPS

LISTADO DE PARTICIPANTES EN LA VALIDACIÓN:

Lic. Víctor Gustavo Ríos DAS HuehuetenangoLilian Aracely Dardón Pérez DAS SacatepéquezAura Liliana Alvarado Paredes DAS SacatepéquezJosé Lionel Castillo DAS Sacatepéquez Claudia Reynosa Carranza DAS Guatemala SurSergio García de la Cruz DAS Guatemala SurGriselda Godoy DAS Guatemala Sur Licda. Johanna Vásquez DAS JutiapaIris Griselda Florián DAS JutiapaÁngela María Castillo DAS JutiapaLicda. Claudia Teleguario DAS SololáLicda. Melina Ramos Leiva DAS Alta VerapazLic. Erick Castellanos Auditoría Interna MSPASLicda. Indira Nufio Proyecto Nutri-SaludLicda. Ana María Rodas MSHJane Briggs MSH

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