NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA...

NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

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ÍNDICE

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1. Objetivo 3 2. Ámbito de aplicación 3 3. Sujetos de la norma 3 4. Responsables de la aplicación de la norma 3 5. Definiciones 3 6. Documentos de referencia 8 7. Disposiciones

7.1 Coordinación de Archivos 9 7.2 Responsable de Archivos de Trámite 10 7.3 Unidad Administrativa 11

7.3.1 Área que genere, obtenga, adquiera o transforme información 11 7.3.2 Archivo de trámite 13 7.3.3 Control de gestión documental 14

7.4 Responsable de los Archivos de Concentración 14 7.5 Responsable de los Archivos Históricos 16 7.6 Archivos Electrónicos 7.7 Lineamientos en materia de archivos

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Transitorios 18 Apéndices - Apéndice A Criterios de clasificación y desclasificación de la información. - Apéndice B Integración de expedientes, portada y leyendas de clasificación. - Apéndice C Registro de servidores públicos autorizados para tener acceso a

documentos reservados o confidenciales.

- Apéndice D Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo de concentración.

- Apéndice E Guía técnica para la estructuración y asignación de la clave de identificación documental (CID) a los documentos generados en el Instituto Mexicano del Seguro Social.

- Apéndice F Criterios para la validación de documentos con valor histórico.


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Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 29, fracción V, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002; artículos 43 y 44, del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial el 11 de junio de 2003; Capítulo II, numeral sexto, fracción I, de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004; artículo 80, fracciones I, IV y XIII del Reglamento de Organización Interna del propio Instituto, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 1998, y sus reformas publicadas el 17 de diciembre del año 2001, el 19 de junio de 2003 y el 26 de abril de 2005 se expide la siguiente: NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. 1 Objetivo Esta Norma establece las disposiciones que las unidades administrativas deberán observar para la clasificación, codificación, organización y conservación de la documentación contenida en los archivos del Instituto Mexicano del Seguro Social. 2 Ámbito de aplicación La presente norma es de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. 3 Sujetos de la norma Los servidores públicos responsables del manejo de los archivos de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4 Responsables de la aplicación de la norma Los titulares de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. 5 Definiciones Para efectos de la presente norma se entenderá por:


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5.1 administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

5.2 AGN: Archivo General de la Nación. 5.3 archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos

o recibidos por las unidades administrativas en el ejercicio de sus atribuciones. 5.4 archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos

cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social, y que permanecen en él hasta su destino final.

5.5 archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa. 5.6 archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir

y divulgar la memoria documental institucional. 5.7 baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

5.8 catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece

los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

5.9 clasificación: Acto por el cual se determina que la información que posee una unidad

administrativa es reservada o confidencial. 5.10 clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos con base en la estructura funcional del Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.11 Comité: Comité de Información del Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.12 conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a

asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.

5.13 Coordinación de Archivos: órgano designado por el Comité, responsable de

coordinar las acciones del Instituto a fin de dar cumplimiento a las disposiciones federales en materia de archivos.


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5.14 cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones del Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.15 datos personales: La información concerniente a una persona física, identificada o

identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad.

5.16 destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos

expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

5.17 documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las

unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. 5.18 documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las

acciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, por lo que debe conservarse permanentemente.

5.19 documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por

razones administrativas, legales o contables en el archivo de concentración. 5.20 documento de archivo: Aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,

fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades del Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.21 documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo

cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

5.22 documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,

correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad del Instituto Mexicano del Seguro Social y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico.

5.23 expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo

ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite del Instituto Mexicano del Seguro Social.


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5.24 expediente clínico: Conjunto de documentos escritos, gráficos e imagenológicos o de cualquier otra índole, en los cuales el personal de salud, deberá hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervención, con arreglo a las disposiciones sanitarias (NOM-168-SSA1-1998).

5.25 fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto; el fondo se

identifica con el nombre de Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.26 guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales

de los archivos del Instituto Mexicano del Seguro Social, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

5.27 IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. 5.28 información: La contenida en los documentos que las unidades administrativas

generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título. 5.29 Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.30 inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y

expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

5.31 Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. 5.32 Lineamientos: Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la

Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal 5.33 plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de

trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso y los periodos adicionales establecidos en la presente norma.

5.34 publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información

contenida en documentos para su conocimiento público. 5.35 Reglamento: El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental. 5.36 sección de archivo: Cada una de las divisiones del subfondo, que identifican a la

unidad administrativa, basada en las atribuciones del Instituto de conformidad con su


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Reglamento de Organización Interna. 5.37 serie: Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución

general y que versan sobre una materia o asunto específico. 5.38 servidor público: Al funcionario y empleado, y en general a toda persona que

desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el Instituto. 5.39 sistema de datos personales: El conjunto ordenado de datos personales que estén

en posesión del Instituto. 5.40 subfondo: División del fondo, de conformidad con la organización determinada por la

Coordinación de Archivos. 5.41 subsección de archivo: A los diferentes órganos de una unidad administrativa y que

integran un archivo de trámite 5.42 subserie: División de una serie que corresponde al subconjunto de documentos que

versan sobre una materia o asunto específico. 5.43 transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

5.44 unidad administrativa: Cada una de las que integran el Instituto, con funciones y

actividades administrativas propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia.

Para efectos de esta norma las unidades administrativas en los diferentes niveles organizacionales del Instituto Mexicano del Seguro Social son: • en el nivel central la Dirección General, la Secretaría General, las Direcciones

Normativas, las Unidades y las Coordinaciones Normativas; • en el nivel delegacional, las Delegaciones y las Subdelegaciones; • todas las unidades médicas de alta especialidad; • y en el nivel operativo todas las unidades médicas y no médicas.

5.45 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad. 5.46 valor documental: Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).


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5.47 valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

5.48 vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

6 Documentos de referencia 6.1 Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de agosto de 1998. 6.2 Código de Conducta del Servidor Público del Instituto, aprobado por el H. Consejo Técnico el 21 de enero de 2004, mediante Acuerdo 41/2004. 6.3 Ley del Seguro Social publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995, reformada por decretos publicados el 21 de noviembre de 1996, el 20 de diciembre de 2001, el 11 de agosto de 2004 y el 29 de abril y 14 de diciembre de 2005 6.4 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2002, reformada por decreto mediante el cual se deroga la fracción I del artículo 22 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de mayo de 2004. 6.5 Ley General de Salud, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7 de febrero de 1984, reformada por decretos publicados el 24 de octubre de 1994, 26 de julio de 1995, 9 de julio de 1996, 7 de mayo de 1997, 26 y 31 de mayo de 2000, 5 de enero de 2001, 4 de junio de 2002, 15 de mayo de 2003, 13, 19, 25 y 30 de junio de 2003, 19 de enero, 2 de junio y, 5 de noviembre de 2004, 18 de enero, 24 de febrero, 7 de junio, 28 de junio y 26 de diciembre de 2005, 12 de enero y 14 de febrero de 2006. 6.6 Lineamientos de protección de datos personales, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de 2005. 6.7 Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto del 2003. 6.8 Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004.


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6.9 Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 2006. 6.10 Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 9 de diciembre de 2003. 6.11 Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998, del expediente clínico, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de 1999, modificada por resolución publicada en el Diario Oficial de la Federación el 22 de agosto de 2003. 6.12 Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el Instituto Mexicano del Seguro Social 6.13 Norma que establece las disposiciones para la elaboración, autorización e implantación de normas en el Instituto Mexicano del Seguro Social. 6.14 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2003. 6.15 Reglamento de Organización Interna del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 1998, reformado por decretos publicados en el Diario Oficial de la Federación el 17 de diciembre de 2001, 19 de junio de 2003 y 26 de abril de 2005. 7 Disposiciones

7.1 Coordinación de Archivos 7.1.1 La Coordinación de Archivos, realizará las siguientes funciones: • apoyar al Comité en el establecimiento de criterios específicos en materia de

conservación de documentos y administración de archivos; • elaborar y presentar al Comité los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la

información; • elaborar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición

documental, la guía simple de archivos y el inventario general de documentos, para someterlos a la aprobación del Comité;

• establecer y coordinar el programa de capacitación y asesoría archivística del Instituto; • elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto;


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• coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el AGN;

• coordinar con la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico las actividades destinadas a la automatización de archivos y a la gestión de documentos electrónicos;

• elaborar el catálogo de identificación documental y el catálogo de series y subseries documentales, y

• instruir la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite, concentración e históricos.

7.1.2 La estructura del cuadro general de clasificación archivística deberá ser jerárquica atendiendo a los siguientes niveles: a) primero (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto; el

fondo se identifica con el nombre de Instituto Mexicano del Seguro Social; b) segundo: (subfondo) división del fondo, de conformidad con la organización determinada

por la Coordinación de Archivos; c) tercero (sección) cada una de las divisiones del subfondo, que identifican a la unidad

administrativa, basada en las atribuciones del Instituto de conformidad con su Reglamento de Organización Interna;

d) cuarto (subsección) los diferentes órganos de una unidad administrativa y que integran un archivo de trámite;

e) quinto (serie) conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico, y

f) sexto (subserie) división de una serie que corresponde al subconjunto de documentos que versan sobre una materia o asunto específico.

7.1.3 La Coordinación de Archivos actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental del Instituto. 7.1.4 En el catálogo de disposición documental del Instituto se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reservado o confidencial. 7.1.5 Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados que se establece en el apéndice A. 7.1.6 La Coordinación de Archivos, enviará al AGN, para su validación y registro una copia de su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico a más tardar el último día del mes de febrero de cada año. 7.1.7 La Coordinación de Archivos previa aprobación del Comité, deberá emitir procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros:


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• contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y

• contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. 7.2 Responsable de los Archivos de Trámite 7.2.1 La Coordinación de Archivos contará con un responsable de archivos de trámite, quien realizará las siguientes funciones: • coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a

la información; • coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del

Instituto; • coordinar las acciones de los archivos de trámite; • coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de

disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; • elaborar los procedimientos para la administración de los archivos de trámite; • coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de concentración e

históricos; • diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores de los archivos de

trámite, y • coadyuvar en el diseño e impartición de capacitación a los responsables y operadores de

los archivos de concentración e históricos. 7.3 Unidad Administrativa 7.3.1 Área que genere, obtenga, adquiera, transforme o conserve información 7.3.1.1 Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la información de conformidad con los criterios establecidos en esta norma (apéndice A). 7.3.1.2 Los titulares de las unidades administrativas llevarán a cabo la clasificación de los expedientes o documentos en el momento en que: • se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, o • se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de documentos que no se

hubieran clasificado previamente. La clasificación podrá asignarse a un expediente o a un documento. 7.3.1.3 En ausencia de los titulares de las unidades administrativas, la información será clasificada o desclasificada por el servidor público que los supla, en los términos de los artículos 163A, 164, 165 y 166 del Reglamento de Organización Interna del Instituto y en su


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caso en los términos del manual de organización autorizado. 7.3.1.4 Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de que se anoten en los documentos y expedientes clasificados como reservados o confidenciales, las leyendas de clasificación de conformidad con lo establecido en el apéndice B de esta norma. 7.3.1.5 Los titulares de las unidades administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, apéndice C. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada, de acuerdo con lo dispuesto en esta norma, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y demás disposiciones aplicables. 7.3.1.6 La desclasificación de la información puede llevarse a cabo por: • el titular de la unidad administrativa; • el Comité, y • el IFAI. 7.3.1.7 Los titulares de las unidades administrativas, deberán adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados como reservados o confidenciales. 7.3.1.8 Las unidades administrativas deberán codificar la documentación que se genere en sus áreas, conforme a lo descrito en el apéndice E de esta norma. 7.3.1.9 Las unidades administrativas deberán incluir en sus procedimientos operativos, la clasificación, y plazo de conservación de los documentos que generen, obtengan, adquieran o transformen en el desarrollo de sus funciones. 7.3.1.10 Las unidades administrativas deberán tener íntegros y disponibles los documentos y expedientes en los archivos de trámite a fin de poder atender en su caso las solicitudes de acceso a la información. 7.3.1.11 Las unidades administrativas deberán integrar los documentos en expedientes, de conformidad con las siguientes disposiciones: • Los expedientes se deben integrar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir la

leyenda de identificación del mismo, conforme a lo que se señala en el anexo 1 del apéndice B.

• En la portada de los expedientes se deberá describir la ubicación física de los mismos,


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dentro del archivo de trámite de la unidad administrativa conforme a lo que se establece en el apéndice B.

• Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o

confidenciales, deberán contener además, la leyenda de clasificación descrita en los anexos 2 y 3 del apéndice B.

• En los plazos de conservación de los archivos, las unidades administrativas deberán

tomar en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente.

• A partir de la desclasificación de los expedientes reservados las unidades administrativas,

adicionarán al plazo de conservación, un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero.

• Aquellos documentos, que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información, se

deberán conservar en los archivos de trámite por dos años más a la conclusión de su vigencia documental.

• La vigencia documental a la que se refiere el quinto párrafo de este numeral, se

establecerá con base en las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables, así como a las disposiciones para la administración de archivos que emita la Coordinación de Archivos.

7.3.1.12 Las unidades administrativas deberán transferir al archivo de concentración de su circunscripción, los expedientes de archivo semiactivos, que no se encuentren clasificados como reservados o confidenciales y que de acuerdo con el catálogo de disposición documental deban resguardarse en el archivo de concentración. La transferencia de los documentos y expedientes deberá hacerse de conformidad con lo establecido en el apéndice D. 7.3.1.13 Las unidades administrativas podrán enviar al archivo histórico: libros, periódicos, revistas, folletos, trípticos, carteles, fotografías, cintas de audio o video, disquetes y discos compactos de conformidad con lo establecido en el apéndice F. 7.3.2 Archivo de Trámite 7.3.2.1 En cada unidad administrativa del Instituto deberá existir un archivo de trámite, mismo que estará ubicado físicamente en el lugar que determine el titular de la unidad administrativa. 7.3.2.2 El titular de la unidad administrativa designará al responsable del archivo de trámite quién tendrá las siguientes funciones: • coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de


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disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; • coordinar la valoración y selección de los documentos y expedientes de las subsecciones

de archivo; • gestionar la transferencia primaria de los documentos de las subsecciones de archivo; • coordinar las actividades de los operadores de las subsecciones de archivo; • supervisar el registro de la información relativa a los expedientes de las subsecciones de

archivo, dependientes de la unidad administrativa, y • asignar número de identificación a los archiveros de las subsecciones de archivo. 7.3.2.3 En cada archivo de trámite, se establecerán las subsecciones de archivo de acuerdo con el numeral E.6.2 del Apéndice E de esta norma. 7.3.2.4 El titular de la unidad administrativa designará a los operadores de las subsecciones de archivo. 7.3.2.5 Los operadores de las subsecciones de archivo, tendrán las siguientes funciones: • integrar los expedientes de archivo; • conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada

como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; • valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el

objeto de realizar transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental del Instituto;

• elaborar los inventarios de transferencia primaria; • registrar en el sistema que para el efecto se establezca, la información relativa a los

expedientes de la subsección de archivo de su responsabilidad, de conformidad con las disposiciones que emita la Coordinación de Archivos.

7.3.3 Control de gestión documental 7.3.3.1 Las unidades administrativas, deberán contar con una área responsable de: • recibir y distribuir la correspondencia de entrada; • registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y • recibir y despachar la correspondencia de salida de las áreas que la integran. NOTA: Las representaciones del Instituto en el extranjero deberán contar con un área equivalente que deberá realizar las funciones mencionadas. 7.3.3.2 Las unidades administrativas, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar el documento ingresado a la misma; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción: • el número de folio (consecutivo de ingreso renovable anualmente);


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• el asunto (breve descripción del contenido del documento); • fecha y hora de recepción, y • generador y receptor del documento (nombre y cargo). 7.4 Responsable de los Archivos de Concentración

7.4.1 La Coordinación de Archivos contará con un responsable de los archivos de concentración, quien deberá realizar las siguientes funciones: • coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a

la información; • coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de

disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; • coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del

Instituto; • coordinar las acciones de los archivos de concentración; • recibir de los archivos de trámite de nivel central, la documentación pública semiactiva; • conservar precautoriamente la documentación pública semiactiva hasta cumplir su

vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental; • solicitar a la Coordinación de Archivos, en su caso, con el visto bueno de la unidad

administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final;

• elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; • valorar en coordinación con el responsable de archivos históricos, los documentos y

expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; • realizar las transferencias secundarias al responsable de los archivos históricos; • elaborar los procedimientos para la administración de los archivos de concentración y

para el envío de documentos a los archivos de concentración; • coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite e

históricos; • diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores de los archivos de

concentración, y • coadyuvar en el diseño e impartición de capacitación a los responsables y operadores de

los archivos de trámite e históricos.

7.4.2 Las delegaciones a través de las Jefaturas de Servicios Administrativos y las UMAE, a través de las Direcciones Administrativas, deberán contar con un responsable del archivo de concentración, designado por el Delegado o el Director, según sea el caso, mismo que tendrá las siguientes funciones: • coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de



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Instituto. • recibir de los archivos de trámite de la Delegación, la documentación pública semiactiva; • conservar precautoriamente la documentación pública semiactiva hasta cumplir su

vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental; • solicitar al responsable de los archivos de concentración, en su caso con el visto bueno de

la unidad administrativa generadora, gestione ante la Coordinación de Archivos, la liberación de los expedientes para determinar su destino final;

• elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; • valorar en coordinación con el responsable del archivo histórico de su delegación, los

documentos y expedientes de las series documentales resguardadas conforme al catálogo de disposición documental, y

• realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de su Delegación. 7.4.3 Al concluir los plazos de conservación, el Instituto deberá solicitar al AGN y en su caso a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a través del responsable de archivos de concentración, la autorización del dictamen de valoración documental y acta de baja documental para determinar el destino final de los documentos. 7.4.4 El responsable de los archivos de concentración, deberá digitalizar y publicar en el sitio de internet del Instituto, las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del AGN y las actas de baja documental o de transferencia secundaria, como parte de las obligaciones de transparencia. 7.4.5 El responsable de los archivos de concentración, deberá conservar los inventarios de baja documental autorizados por el AGN, por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. 7.5 Responsable de los Archivos Históricos 7.5.1 El Jefe del Centro Único de Información “Ignacio García Téllez”, será el responsable de los Archivos Históricos y deberá realizar las siguientes funciones: • coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a

la información; • coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de


Instituto; • coordinar las acciones de los archivos históricos; • validar la documentación de Nivel Central que deba conservarse permanentemente por

tener valor histórico, para el dictamen del AGN; • recibir los documentos con valor histórico, generados por las unidades administrativas de


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nivel central; • organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; • establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de

sistemas ópticos y electrónicos; • estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y

sus instrumentos de consulta; • elaborar los procedimientos para la administración del archivo histórico y para el envío de

documentos al archivo histórico; • coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite y de

concentración; • diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores del archivo histórico, y • coadyuvar en el diseño e impartición de cursos a los responsables de los archivos de

trámite y de concentración.

7.5.2 Las Delegaciones y las UMAE deberán contar con un responsable de archivo histórico designado por el Delegado o el Director, según sea el caso, mismo que tendrá las siguientes funciones: • coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de


Instituto; • validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor

histórico, para el dictamen del AGN; • recibir los documentos con valor histórico generados por las unidades administrativas de

la Delegación; • organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; • establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de

sistemas ópticos y electrónicos, y • estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y

sus instrumentos de consulta. 7.6 Archivos electrónicos El Comité definirá en coordinación con la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, los requerimientos de tecnologías de información que sean necesarios para atender lo establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y demás disposiciones, en lo referente a los documentos electrónicos, conforme a lo siguiente: 7.6.1 Tomar las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos

electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de


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su información. 7.6.2 Aplicar las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la

validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales.

7.6.3 Realizar programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de

acuerdo con los recursos institucionales. 7.7 Lineamientos en materia de archivos 7.7.1 Las unidades administrativas además de lo previsto en la presente norma deberán

observar lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Transitorios Primero La presente norma entrará en vigor a partir de la fecha de su registro en el

Catálogo Normativo Institucional. Segundo La presente norma deja sin efecto todas las disposiciones Institucionales que se

opongan a la misma. Tercero A más tardar el día 31 de diciembre de 2006, las unidades administrativas

deberán concluir la clasificación de los documentos y expedientes, reportando a la Coordinación de Archivos en el mes de junio y noviembre su avance.

Cuarto En los términos y plazos que establezca la Coordinación de Archivos, se

aplicará a las UMAE lo dispuesto en los numerales 7.4.2 y 7.5.2 de la presente Norma.


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APÉNDICE A

Criterios de clasificación y desclasificación de la información


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APENDICE A A.1 Criterios de clasificación y desclasificación de la información A.1.1 Las presentes disposiciones tienen por objeto dar a conocer los principales criterios para la clasificación y desclasificación de la información que posean los titulares de las unidades administrativas, como reservada o confidencial, y generación, en su caso, de versiones públicas de expedientes o documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales, con base en lo dispuesto en la Ley, su Reglamento y los Lineamentos. Lo anterior, sin perjuicio de que en ejercicio de sus atribuciones el Comité y el IFAI, emitan criterios adicionales a los presentes y revisen que la clasificación se apegue, de manera estricta, a los supuestos establecidos por la Ley, su Reglamento, los Lineamientos y, en su caso, otros ordenamientos jurídicos aplicables. A.1.2 Los titulares de las unidades administrativas, deberán fundar la clasificación de la información, señalando el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de clasificada. En el caso de información reservada, deberán asimismo, establecer el periodo de reserva. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo indefinido, salvo lo dispuesto en la disposición A.3.8 y la legislación aplicable. A.1.3 Los titulares de las unidades administrativas motivarán (las razones, motivos o circunstancias especiales que llevaron a la autoridad a concluir que el caso particular encuadra en el supuesto previsto por la norma legal invocada como fundamento) la clasificación de la información, de conformidad con la normatividad vigente. A.1.4 Las unidades administrativas que entreguen información a dependencias y entidades para el ejercicio de sus atribuciones, ya sea documentos o expedientes, deberán incluir en los mismos, la leyenda de clasificación señalando la clasificación, de conformidad con lo establecido en el Apéndice B.

A.2 Información reservada A.2.1 Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán clasificar la información como reservada, con fundamento en el artículo 13, fracción V de la Ley y numeral vigésimo cuarto, fracciones I, II y IV de los Lineamientos, cuando se cause un serio perjuicio a: a) Las actividades de verificación, del cumplimiento de las leyes en caso de que la difusión

de la información pueda impedir u obstruir las acciones de inspección, supervisión, vigilancia o fiscalización que realizan las autoridades competentes para vigilar el adecuado cumplimiento de las diversas obligaciones establecidas en las disposiciones


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legales. b) Las actividades de prevención o persecución de delitos, en caso de que la difusión de la

información pueda impedir u obstruir las acciones o medidas implementadas para evitar la comisión de éstos, o bien las atribuciones que ejerce el Ministerio Público durante la averiguación previa y ante los Tribunales del Poder Judicial de la Federación;

c) La recaudación de las contribuciones, en caso de que la difusión de información pueda

obstruir las actividades de captación, comprobación y fiscalización de ingresos tributarios realizados por las autoridades facultadas para ello, o de cualquier otra forma pueda afectar la recaudación de dichos ingresos.

d) La información que posea el Instituto, relacionada con las estrategias procesales, las

acciones y decisiones implementadas por los sujetos que intervienen en las diversas etapas de los procesos judiciales, administrativos o arbítrales, así como aquellos que se sustancian ante tribunales internacionales, se considerará reservada hasta en tanto la resolución respectiva no haya causado estado o ejecutoria.

A.2.1.1 Al clasificar la información reservada con fundamento en el artículo 13 de la Ley, de conformidad con lo que establece el numeral octavo de los Lineamientos, no será suficiente que el contenido de la misma esté directamente relacionado con las materias que se protegen en dichas disposiciones, sino que deberá también considerarse la existencia de elementos objetivos que permitan determinar si la difusión de la información causaría un daño presente, probable y específico a los intereses jurídicos tutelados por dichos preceptos.

A.2.2 También se considerará como información reservada, con fundamento en el artículo 14 de la Ley y numerales vigésimo quinto a vigésimo noveno de los Lineamientos: a) la que por disposición expresa de una ley sea considerada confidencial, reservada,

comercial reservada o gubernamental confidencial; b) los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal

por una disposición legal; c) las averiguaciones previas; d) los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de

juicio en tanto no hayan causado estado o ejecutoria; e) los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya

dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o f) la que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del

proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada.

Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de la información a que se refieren las fracciones c) y d) de esta disposición, dicha información podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga.


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A.2.2.1 Se considerará reservada la información contenida en los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio, relativa a aquellas actuaciones y diligencias propias del juicio o procedimiento respectivo de acuerdo con la legislación aplicable, en tanto este no haya causado estado o ejecutoria. A.2.2.2 Se considerará que se ha adoptado una decisión definitiva cuando él o los servidores públicos responsables de tomar la última determinación resuelvan el proceso deliberativo de manera concluyente, sea o no susceptible de ejecución. En caso de los procesos deliberativos cuya decisión sea impugnable, ésta se considerará adoptada de manera definitiva una vez que haya transcurrido el plazo respectivo sin que se haya presentado dicha impugnación. También se considerara que se ha tomado la decisión definitiva en un proceso deliberativo, cuando a juicio del responsable de tomar dicha decisión, se considere que aquél ha quedado sin materia o cuando por cualquier otra causa no se continué con su desarrollo. A.2.3 Las unidades administrativas elaborarán semestralmente, en los meses de enero y julio y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados, de conformidad con los Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al IFAI los índices de expedientes reservados, así como demás disposiciones que emita ese Instituto. A efecto de mantener dicho índice actualizado, la unidad administrativa lo enviará al Comité por conducto de la Unidad de Enlace, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero y julio de cada año, según corresponda. En dicha actualización, también deberá incluir la desclasificación de expedientes y documentos. El Comité tendrá un plazo de diez días hábiles para su aprobación; transcurrido dicho plazo sin que exista determinación alguna por parte del Comité, se entenderá por aprobado y la unidad administrativa deberá remitirlo al IFAI. A.2.4 Los índices de expedientes clasificados como reservados serán información pública, sujeta a las obligaciones de disponibilidad y acceso establecidas por la Ley, su Reglamento y esta Norma. A.2.5 Los expedientes y documentos clasificados como reservados deberán llevar una leyenda que indique su carácter de reservado, de conformidad con lo establecido en los Lineamientos y el apéndice B de esta norma. A.2.6 La información clasificada como reservada podrá ser desclasificada, conforme a lo establecido en el artículo 34 del Reglamento, de acuerdo a lo siguiente:


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a partir del vencimiento del periodo de reserva; cuando desaparezcan las causas que dieron origen a la clasificación; cuando así lo determine el Comité; cuando así lo determine el IFAI.

A.2.7 Cuando sea necesario ampliar el plazo de reserva de un expediente o documento, la unidad administrativa responsable del resguardo de información enviará al Comité la solicitud correspondiente debidamente fundada y motivada con cuatro meses de anticipación a su vencimiento. El Comité la enviará por lo menos con tres meses de anticipación al vencimiento del periodo de reserva al IFAI, quien en su caso, autorizará la ampliación del plazo. La falta de respuesta del IFAI dentro de los dos meses posteriores a la recepción de la solicitud de ampliación del plazo de reserva, será considerada como una afirmativa ficta, y el documento conservará el carácter de reservado por el periodo solicitado. A.2.8 El periodo máximo de reserva será de doce años y los titulares de las unidades administrativas, procurarán determinar que sea el estrictamente necesario durante el cual subsistan las causas que dieron origen a la clasificación. Para establecer dicho periodo, los titulares de cada unidad administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar relacionadas con la información al momento de su clasificación. El periodo de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o documento. La disponibilidad de la información clasificada como reservada, será sin perjuicio de lo que, al respecto, establezcan las leyes. A.2.9 Tratándose de información clasificada como reservada, los titulares de las unidades administrativas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una solicitud para verificar si subsisten las causas que le dieron origen. A.3 Información confidencial. A.3.1 Como información confidencial se considerará: a) la entregada con tal carácter por los particulares al Instituto, de conformidad con lo

establecido en el artículo 18, fracción I y 19 de la Ley, numerales trigésimo a trigésimo sexto de los Lineamientos y a las disposiciones A.3.2 a la A.3.10, y

b) los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión,

distribución o comercialización en los términos de lo previsto en el artículo 18, fracción II de la Ley y las disposiciones A.6.1, A.6.2 y A.6.3.


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Dentro de la información a que se refiere los incisos anteriores, se consideran los documentos, datos e informes que los trabajadores, patrones y demás personas proporcionan al Instituto, en cumplimiento de las obligaciones que les impone la Ley del Seguro Social, conforme a lo que establece el primer párrafo del artículo 22 de dicho ordenamiento legal. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público. A.3.2 Cuando los particulares entreguen al Instituto la información a que se refiere el inciso a) de la disposición anterior, deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, reservada o comercial reservada, así como el fundamento por el cual consideran que tenga ese carácter, siempre que tengan el derecho de reservarse la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya información confidencial, el Instituto la comunicara siempre y cuando medie el consentimiento expreso del particular titular de la información confidencial. A.3.3. La información confidencial no estará sujeta a plazos de vencimiento y tendrá ese carácter de manera indefinida, salvo que medie el consentimiento expreso del titular de la información o mandamiento escrito emitido por autoridad competente. A.3.4 Para que las unidades administrativas puedan permitir el acceso a información confidencial requieren obtener el consentimiento expreso de los particulares titulares de la información, por escrito o medio de autentificación equivalente. A.3.5 Cuando el Instituto reciba una solicitud de acceso a un expediente o documento que contenga información confidencial y el Comité lo considere pertinente, la unidad administrativa, podrá requerir al particular titular de la información su autorización para entregarla, quien tendrá diez días hábiles para responder a partir de la notificación correspondiente. El silencio del particular será considerado como una negativa. A.3.6 La información confidencial que además se ubique en alguno de los supuestos establecidos en los artículos 13 y 14 de la Ley y en el numeral A.2, será clasificada como reservada. A.3.7 Los titulares de las unidades administrativas, deberán clasificar como información confidencial, la información que contenga datos personales de una persona física identificada o identificable relativos a: a) origen étnico o racial; b) características físicas; c) características morales; d) características emocionales;


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e) vida afectiva; f) vida familiar; g) domicilio particular; h) número telefónico particular; i) patrimonio; j) ideología; k) opinión política; l) creencia o convicción religiosa; m) creencia o convicción filosófica; n) estado de salud física; o) estado de salud mental; p) preferencia sexual; y q) otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética. A.3.8 Los titulares de las unidades administrativas, deberán clasificar como confidenciales los datos personales referidos a una persona que ha fallecido, a los cuales únicamente podrán tener acceso y derecho a pedir su corrección, el cónyuge sobreviviente y/o los parientes en línea recta ascendente y descendente sin limitación de grado, y en línea transversal hasta el segundo grado. En caso de que no existan las personas a que se refiere el párrafo anterior, tendrán acceso y derecho a pedir la corrección de datos personales del fallecido, sus parientes en línea transversal hasta el cuarto grado. Cuando el titular de los datos personales haya fallecido, y el Instituto reciba una solicitud de acceso o corrección de los mismos presentada por una persona distinta de las mencionadas en los párrafos anteriores, el Comité podrá solicitar el consentimiento de cualquiera de éstas. A.3.9 Los titulares de las unidades administrativas deberán clasificar la información confidencial que los particulares proporcionen al Instituto para fines estadísticos, que éstas obtengan de registros administrativos o aquellos que contengan información relativa al estado civil de las personas, no podrán difundirse en forma nominativa o individualizada, o de cualquier otra forma que permita la identificación inmediata de los interesados, o conduzcan, por su estructura, contenido o grado de desagregación a la identificación individual de los mismos. A.3.10 Los particulares podrán entregar a las dependencias y entidades con carácter de confidencial, aquella información a que se refiere la fracción I del artículo 18 de Ley y de la cual sean titulares, entre otras: a) La relativa al patrimonio de una persona moral; b) La que comprenda hechos y datos de carácter económico, contable, jurídico o

administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de


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toma de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, políticas de dividendos o actas de asamblea, y

c) Aquélla cuya difusión esté prohibida por una cláusula o convenio de confidencialidad. A.4 Generación de versiones públicas de expedientes A.4.1 Las unidades administrativas, deberán reproducir la versión pública de los expedientes o documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales, en caso de recibir una solicitud de acceso a la información, respecto de los mismos y deberán señalar aquellas que para su publicidad deban omitirse a efecto de identificarlas. A.4.2 Las unidades administrativas, podrán en caso de considerarlo conveniente, reproducir versiones públicas de los expedientes que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales, aún cuando no se reciba una solicitud respecto de los mismos, sin perjuicio que el Comité determine elaborar versiones públicas en cualquier momento, o bien, la unidad administrativa al organizar sus archivos. A.4.3 Las versiones públicas deberán contener las partes o secciones eliminadas y señalar claramente el fundamento legal de la clasificación de las partes eliminadas, así como la rúbrica de los responsables del resguardo de la información. A.4.4 Para efectos del presente apartado, las unidades administrativas considerarán los elementos mínimos que deberán contener las versiones públicas de documentos o expedientes con partes o secciones clasificadas, con apego a lo dispuesto a los “Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal”, emitidas por el IFAI y que se adjuntan como anexo 2 de este apéndice. A.5 Inexistencia de la información A.5.1 Cuando los documentos no se encuentren en los archivos de la unidad administrativa, ésta deberá remitir al Comité, la solicitud de acceso y oficio donde manifieste la inexistencia, señalando en la fundamentación los artículos 24 ó 46 de la Ley y 70, fracción V o 78, fracción III de su Reglamento, ya sea que se trate de datos personales o información pública y motivar la inexistencia, así como la documentación que lo demuestre (baja documental o acta de extravío, entre otros), dentro del plazo de cinco días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud de información. A.5.2 El Comité analizará el caso y tomará las medidas pertinentes para localizar el documento, expediente o la información del sistema de datos personales y resolverá en consecuencia. En caso de no encontrarlo, expedirá una resolución que confirme la inexistencia del documento solicitado. Mismo que será notificado al particular de acuerdo


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con lo previsto en la Ley y su Reglamento. A.6 Protección de datos personales. A.6.1 Los titulares de las unidades administrativas, que manejen datos personales, deberán adoptar las medidas que garanticen la seguridad de dichos datos, evitando su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado, considerando lo dispuesto en los Lineamientos de Protección de Datos Personales y la Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el Instituto.. A.6.2 Los titulares de las unidades administrativas, deberán vigilar que los datos personales que se encuentren en sus archivos no se difundan, distribuyan o comercialicen salvo que exista consentimiento expreso de los individuos a que haga referencia la información, y así lo prevea de manera expresa la disposición legal. Toda transmisión de datos personales deberá contar con el consentimiento expreso del titular de los datos, mismo que deberá otorgarse en forma libre, expresa e informada salvo lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley y la disposición A.6.3. A.6.2.1 El consentimiento del titular de los datos, deberá otorgarse por escrito incluyendo la firma autógrafa y la copia de la identificación oficial, o bien a través de un medio de autenticación. Al recabarse el consentimiento, la unidad administrativa deberá informar sobre la implicación de otorgar éste. A.6.2.2 Cuando las unidades administrativas recaben datos a través de servicios de orientación telefónica, u otros medios o sistemas, se deberá informar a los particulares que sus datos personales serán recabados, la finalidad de dicho acto, así como el tratamiento al cual serán sometidos. A fin de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral decimoséptimo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales, las unidades administrativas deberán establecer formatos para el registro de la información recabada de particulares, mismos que deberán incluir la leyenda establecida en el anexo 1 de este apéndice. A.6.3 Los titulares de las unidades administrativas, podrán proporcionar y/o transmitir los datos personales sin consentimiento de los individuos en los supuestos previstos en el artículo 22 de la Ley del Seguro Social y en los siguientes casos: cuando esté en serio peligro la vida o salud de la persona de que se trate; cuando sean necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general

previstas en la Ley, previo procedimiento por el cual no puedan asociarse los datos personales con el individuo a quien se refieran;


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cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias y entidades, siempre y cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de los mismos;

cuando exista orden judicial; a terceros cuando se trate de la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de

datos personales. Dichos terceros no podrán utilizar los datos personales para propósitos distintos a aquellos para los cuales se les hubieren transmitido;

en los casos que establezcan las leyes; A.6.4 Los sistemas de datos personales podrán distinguirse entre físicos y automatizados, entendiendo por éstos como: a) físico: el conjunto ordenados de datos que para su tratamiento están contenidos en

registros manuales, impresos, sonoros, magnéticos, visuales u holográficos. b) automatizados: el conjunto ordenado de datos que para su tratamiento han sido o están

sujetos a un tratamiento informático y que por ende requieren de una herramienta tecnológica específica para su acceso, recuperación o tratamiento.

A.6.5 Las unidades administrativas enviarán semestralmente, en los meses de enero y julio cualquier modificación o cancelación de sus sistemas de datos personales registrados en el Sistema “Persona”, así como cualquier transmisión de sistemas de datos personales de conformidad con los numerales vigésimo quinto y vigésimo sexto del los Lineamientos de Protección de Datos Personales. A efecto de mantener dicho sistema actualizado, la unidad administrativa por conducto de la Unidad de Enlace lo enviará al Comité, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero y julio de cada año, según corresponda, de acuerdo con el formato que para tal efecto establezca el Comité. Cada sistema contendrá un folio de identificación. A.6.6 Para efectos del presente apartado, las unidades administrativas además de lo previsto en la presente norma, considerarán las condiciones y requisitos mínimos para el debido manejo y custodia de los sistemas de datos, con apego a lo dispuesto a los “Lineamientos de protección de datos personales”, emitidas por el IFAI.


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ANEXO 1 Leyenda de protección de datos personales


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Los datos personales recabados serán protegidos y serán incorporados y tratados en el Sistema de datos personales ____________(1)_____________, con fundamento en ____________(2)____________ y cuya finalidad es ___________(3)____________, el cual fue registrado en el Listado de sistemas de datos personales ante el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (www.ifai.org.mx), y podrán ser transmitidos a _____________(4)___________, con la finalidad de _____________(5)_____________, además de otras transmisiones previstas en la Ley. La Unidad Administrativa responsable del Sistema de datos personales es _____________(6)______________, y la dirección donde el interesado podrá ejercer los derechos de acceso y corrección ante la misma es _____________(7)____________. Lo anterior se informa en cumplimiento del Decimoséptimo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales, publicados en el Diario Oficial de la Federación ___________(8)_____________.


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INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Sistema de datos personales Indicar el nombre del sistema de datos personales. 2 Fundamento legal Indicar el fundamento legal que faculta al Instituto

para recabar los datos personales en el sistema de datos personales.

3 Finalidad Describir la finalidad del sistema de datos personales.

4 Podrán ser transmitidos a Indicar las personas u organismos a los que podrán transmitirse los datos personales contenidos en el sistema de datos personales.

5 Finalidad Describir la finalidad de la transmisión.

6 Unidad administrativa Indicar el nombre de la unidad administrativa responsable el sistema de datos personales.

7 Dirección Indicar la dirección de la unidad de enlace del Instituto.

8 Fecha Anotar la fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación de los Lineamientos de protección de datos personales.


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ANEXO 2 Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte

de las dependencias y entidades de la administración pública federal emitidos por el IFAI y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 2006


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INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA

2 LINEAMIENTOS para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

1.4 Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE VERSIONES PUBLICAS, POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL.

El Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 37 fracción III de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y 2 fracción III de su Reglamento y

CONSIDERANDO: Que el artículo 43 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental establece que las unidades administrativas podrán entregar documentos que contengan información clasificada como reservada o confidencial, siempre y cuando los documentos en que conste la información permitan eliminar las partes o secciones clasificadas, señalando las mismas;

Que el Séptimo de los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, señala que las versiones públicas de expedientes o documentos podrán elaborarse ante una solicitud de acceso a la información contenida en los mismos, en cualquier momento, o bien, al organizar sus archivos;

Que el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública al resolver recursos de revisión, instruye a las dependencias y entidades a la elaboración de versiones públicas cuando éstas han negado la totalidad de la información y el Instituto cuenta con elementos objetivos para determinar que existe información pública que puede ser entregada al ciudadano;

Que los procesos deliberativos de los servidores públicos deberán estar documentados e incluirán las recomendaciones, opiniones y puntos de vista, los cuales una vez concluidos, en caso de contener partes clasificadas, podrán darse a conocer a través de versiones públicas, y

Que en virtud de que la elaboración de versiones públicas es un proceso técnico y una nueva disciplina en el manejo de la información contenida en documentos y expedientes, ha tenido a bien expedir los siguientes:

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE VERSIONES PUBLICAS, POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

Capítulo I Disposiciones generales


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Artículo 1. Los presentes lineamientos tienen por objeto que las dependencias y entidades, consideren los elementos mínimos que deberán contener las versiones públicas de documentos o expedientes con partes o secciones clasificadas.

Artículo 2. Para los efectos de los presentes lineamientos, se emplearán las definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento.

Artículo 3. En los casos en que un documento o expediente contenga partes o secciones reservadas o confidenciales, la dependencia o entidad deberá elaborar una versión pública, omitiendo las partes o secciones clasificadas y señalando aquéllas que fueron omitidas, en términos del artículo 43 de la Ley, 30 y 41 de su Reglamento y el Séptimo de los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Artículo 4. La información pública de conformidad con el artículo 7 de la Ley, no podrá omitirse de las versiones públicas. Tampoco podrá omitirse el nombre de los servidores públicos en los documentos, ni sus firmas autógrafas.

Artículo 5. Las versiones públicas no podrán omitir la información que documente decisiones y los actos de autoridad concluidos de las dependencias y entidades, así como el ejercicio de las facultades o actividades de los servidores públicos, de manera que se pueda valorar el desempeño de los mismos.

Artículo 6. Las versiones públicas no contendrán información que, de conformidad con los supuestos establecidos por los artículos 13, 14 y 18 de la Ley, sea reservada o confidencial.

Capítulo II De las versiones públicas

Sección I Documentos impresos

Artículo 7. En caso de que el documento únicamente se posea en versión impresa, deberá fotocopiarse y sobre éste deberán testarse las palabras, párrafos o renglones que sean clasificados, de conformidad con el modelo que se adjunta como anexo I.

Artículo 8. En la parte del documento donde se hubiese ubicado originalmente el texto eliminado, deberá insertarse la palabra “Eliminado”, y señalarse si la omisión es una palabra(s), renglón(es) o párrafo(s).

Artículo 9. En el sitio en donde se haya hecho la eliminación, deberá señalarse el fundamento legal para ello, incluyendo las siglas del o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción y párrafo que fundan la clasificación.

Artículo 10. La motivación de la clasificación deberá incluirse en el lugar del documento donde se haga la eliminación. De no ser técnicamente factible, se deberá anotar una referencia (numérica o alfanumérica) junto al fundamento legal indicado, a un lado de cada eliminación, para posteriormente adjuntar la motivación respectiva en un documento distinto, referenciado a las partes eliminadas.


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Sección II Documentos electrónicos

Artículo 11. En caso de que el documento se posea en formato electrónico, deberá crearse un nuevo archivo electrónico para que sobre éste se elabore la versión pública, eliminando las partes o secciones clasificadas. Lo anterior de conformidad con el modelo que se adjunta como anexo II.

Artículo 12. En la parte del documento donde se hubiese ubicado originalmente el texto eliminado, deberá insertarse un cuadro de texto en color distinto al utilizado en el resto del documento con la palabra “Eliminado”, y señalarse si la omisión es una palabra(s), renglón(es) o párrafo(s). Posteriormente, se hará la impresión del documento respectivo.

Artículo 13. En el cuadro de texto mencionado en el artículo anterior, deberá señalarse el fundamento legal de la clasificación, incluyendo las siglas del o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción y párrafo que fundan la eliminación respectiva.

Artículo 14. La motivación de la clasificación y, por tanto, de la eliminación respectiva, deberá ser incluida en detalle en el cuadro de texto a que se refiere el artículo 12.

Sección III De las actas, minutas, acuerdos, versiones estenográficas

Artículo 15. Además de los requisitos establecidos con anterioridad, las versiones públicas de las actas, minutas, acuerdos o versiones estenográficas de reuniones de trabajo de servidores públicos, cumplirán con lo señalado a continuación:

I. Salvo excepciones debidamente fundadas y motivadas por la dependencia o entidad, el orden del día es público;

II. Deberán incluirse los nombres, firmas autógrafas o rúbricas de todos los participantes en el proceso deliberativo y de toma de decisiones de las reuniones de trabajo, se trate de servidores públicos u otros participantes;

III. Los procesos deliberativos de servidores públicos concluidos, hayan sido o no susceptibles de ejecutarse, serán públicos en caso de no existir alguna causal fundada y motivada para clasificarlos y no requerirán el consentimiento de los servidores públicos involucrados para darlos a conocer, y

IV. La discusión, particularidades y disidencias, se consideran información pública, así como el sentido del voto de los participantes.

Sección IV De las auditorías

Artículo 16.- Ante una solicitud de acceso, los resultados, números y tipos de auditorías al ejercicio presupuestal de cada sujeto obligado, así como el número total de observaciones y el total de las aclaraciones efectuadas por la dependencia o entidad de que se trate, deberán considerarse información pública. Sólo podrá omitirse aquella información que pudiera causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, o


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bien se relacione con presuntas responsabilidades, lo cual deberá estar debidamente fundado y motivado.

Sección V De las concesiones, permisos o autorizaciones

Artículo 17.- Las concesiones, permisos o autorizaciones deberán considerarse públicas, independientemente de su vigencia.

Artículo 18.- Ante una solicitud de acceso podrá elaborarse una versión pública de las concesiones, permisos o autorizaciones, en la que no podrá omitirse aquélla información que acredite el cumplimiento de obligaciones previstas para la obtención, renovación o conservación de la concesión, permiso o autorización de que se trate, salvo aquella información que se encuentre clasificada como confidencial, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley.

Las dependencias y entidades no podrán clasificar documentos que obren en fuentes de acceso público o registros públicos, ni podrán omitir datos que esos documentos publiciten, cuando los mismos hagan constar el cumplimiento por parte de los particulares, de requisitos necesarios para obtener o conservar una concesión, permiso o autorización.

Transitorios Primero.- Los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día siguiente de su publicación

en el Diario Oficial de la Federación. Segundo.- En los casos no previstos en los presentes lineamientos, el Instituto

determinará la manera en que deberán elaborarse las versiones públicas. Así lo acordó el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en sesión

celebrada el día quince de marzo de dos mil seis, ante el Secretario de Acuerdos.- La Comisionada Presidenta, María Marván Laborde.- Rúbrica.- Los Comisionados: Horacio Aguilar Alvarez de Alba, Alonso Gómez Robledo Verduzco, Juan Pablo Guerrero Amparán, Alonso Lujambio Irazábal.- Rúbricas.- El Secretario de Acuerdos, Francisco Ciscomani Freaner.- Rúbrica.


19 de 22 Clave: 1000-001-010

Ejemplo 1 Versión pública de un documento impreso


20 de 22 Clave: 1000-001-010


21 de 22 Clave: 1000-001-010

Ejemplo 2 Versión pública de un documento electrónico


22 de 22 Clave: 1000-001-010

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE VERSIONES PUBLICAS, POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

ANEXO II

Fecha de Clasificación: 25 de junio de 2005. Unidad Administrativa: Dirección General de Clasificación de Información y Datos Personales. Reservada: Página única. Periodo de reserva: Dos años. Fundamento Legal: Artículo 14 fracción VI LFTAIPG. Ampliación del periodo de reserva: Confidencial: X X X Fundamento Legal: Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa: Fecha de desclasificación: Rúbrica y cargo del servidor público:

INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE CLASIFICACIÓN Y DATOS PERSONALES

REPORTE – REUNIÓN

DEPENDENCIA/ ENTIDAD: INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA - IFAI ASISTENTES: Francisco Ciscomani Freaner.- Secretario de Acuerdos.- IFAI

Lina Ornelas – Directora General de Clasificación y Datos Personales.- IFAI LUGAR: Sala de Juntas del Pleno del IFAI FECHA: 24 de junio de 2005. ASUNTO: Abordar lo relativo al Recurso de Revisión 3954/05, en relación con la información de los gasoductos de

PEMEX Gas y Petroquímica Básica.

DESARROLLO: El Secretario de Acuerdos del IFAI manifestó la problemática existente en la determinación de la publicidad o no de información relativa a la ubicación de los gasoductos de PEMEX Gas y Petroquímica Básica y los materiales con que son fabricados, entre los que destacan los siguientes:

• Dentro de la cadena del petróleo, Pemex Gas ocupa una posición estratégica, al tener la responsabilidad del procesamiento del gas natural y sus líquidos, así como del transporte, comercialización y almacenamiento de sus productos.

• Pemex Gas es una de las principales empresas procesadoras de gas natural, con un volumen procesado durante 1999 de 3,527 millones de pies cúbicos diarios (mmpcd) y la segunda empresa productora de líquidos, con una producción de 446 miles de barriles diarios (mbd). Cuenta con una extensa red de gasoductos a través de la cual se transportan cerca de 4,000 mmpcd de gas natural, lo que la ubica en el 100 lugar entre las principales empresas transportistas de este energético en Norteamérica.

• En este sentido tanto el Secretario de Acuerdos como la Directora General de Clasificación y Datos Personales señalan lo siguiente:

• El sector energético, y en particular el de los hidrocarburos, ha sido una plataforma fundamental para el crecimiento económico de nuestro país. México no sólo cuenta con abundantes reservas de petróleo crudo y gas, sino que ha desarrollado una industria petrolera de gran complejidad y valor.

ACUERDOS: Se acordó que se elaborarán diversos estudios para determinar la procedencia de la publicidad de la información señalada, toda vez que aún no se cuentan con elementos suficientes para emitir una opinión definitiva.

(R.- 228912)

Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Eliminado. Un párrafo con tres renglones. Fundamento legal: Artículo 14 fracción VI de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Motivación: ver ( I ) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x


Página 1 de 18 Clave: 1000-001-010

APÉNDICE B

Integración de expedientes, portada y leyendas de clasificación


2 de 18 Clave: 1000-001-010

APENDICE B

B.1 Integración de expedientes B.1.1 Las unidades administrativas integrarán los expedientes por: • asunto (ejemplo: reunión extraordinaria, visita de supervisión); • materia (ejemplo: cardiología, pediatría, adquisiciones, personal); • tipo de documentos (ejemplo: manuales, guías, procedimientos, protocolos); • carácter técnico sustantivo o conforme a sus funciones (médico, contable, administrativo). B.1.2 Las unidades administrativas, deberán considerar para la integración de un expediente que los documentos: • refieren una acción, trámite o gestión delegada a la unidad administrativa; • documenten cualquier obligación o responsabilidad; o • integren información relacionada con la transparencia y la rendición de cuentas del

Instituto. B.1.3 Las unidades administrativas deberán integrar los expedientes considerando que: • Los documentos que se incluyan tengan relación entre sí, ya sea por asunto, materia, tipo

documental o el carácter de la información que contienen sea técnico sustantivo o administrativo;

• Los documentos se integren en secuencia ascendente, conforme se generen o reciban; • Las copias de los oficios contengan, en su caso, el número de oficio, fecha y firma del

funcionario responsable de su emisión; • Los correos electrónicos impresos, contengan la información completa del remitente,

destinatario, fecha de elaboración y de envío, asunto, así como el nombre y la firma autógrafa de quien indica que se archive en formato de papel. En su caso, también se imprimirá en el correo el sello de entrada;

• Los documentos que se integren tengan fecha de elaboración; • Las copias y borradores, sólo se incluyan de considerarse indispensable; • Los expedientes tengan un grosor adecuado para su manejo; • Los documentos estén completos con los anexos o documentos de apoyo que se

mencionen; • Los anexos o documentos de apoyo contengan la identificación del área generadora y la

fecha de creación; • Los documentos se integren a los expedientes sin clips, y • Al cierre del expediente, deberán numerarse todas las hojas, preferentemente en el

extremo superior o inferior derecho del anverso del documento, de no ser posible, numerarlas al reverso.


3 de 18 Clave: 1000-001-010

B.1.4 Las unidades administrativas crearán nuevos expedientes cuando: • no existan antecedentes del asunto en el archivo de la unidad; • se trate de un nuevo asunto o materia. B.2 Leyenda de identificación B.2.1. Identificación del expediente B.2.1.1 Todos los expedientes deberán contar con una leyenda en la portada o guarda exterior, (anexo 1), que incluya como mínimo los siguientes datos de identificación: a) fondo; (en todos los casos anotar IMSS) b) subfondo: (el nombre del subfondo, de acuerdo al Catálogo de claves de identificación

documental, mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica http://11.35.41.200)

c) unidad administrativa (sección); (el nombre de la sección de archivo de conformidad con lo establecido en el numeral E.6.2 del Apéndice E de esta norma y de acuerdo al Catálogo de claves de identificación documental, mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica http://11.35.41.200).

d) subsección; (el nombre de la subsección de archivo de conformidad con lo establecido en el numeral E.6.2, del apéndice E de esta norma y de acuerdo al Catálogo de claves de identificación documentación, mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica http://11.35.41.200)

e) serie; (el nombre de la serie de conformidad con el Catálogo de series y subseries documentales, mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica http://11.35.41.200).

f) subserie; (el nombre de la subserie de conformidad con el Catálogo de series y subseries documentales mismo que puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica http://11.35.41.200).

g) número de expediente; h) fecha de apertura; i) fecha de cierre; j) asunto; k) valores documentales; l) vigencia documental en el archivo de trámite; m) vigencia documental en el archivo de concentración; n) periodo adicional por acceso; o) periodo adicional por desclasificación; p) número de hojas q) tipo de documento.


4 de 18 Clave: 1000-001-010

B.2.1.2 En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente, deberán anotarse las claves correspondientes a los incisos c, d, y e, así como el número de expediente y el año de apertura, ver anexo 1. B.2.2 Ubicación física B.2.2.1 Los muebles y divisiones de los mismos, donde se resguarden los expedientes de archivo, deberán contar con un número de identificación, asignado por el responsable del archivo de trámite. B.2.2.2 Todos los expedientes deberán contar con una leyenda de ubicación física del expediente, conforme a lo que se señala en el anexo 1 de este apéndice. B.3 Leyendas de clasificación. B.3.1 Los documentos y expedientes clasificados como reservados o confidenciales que las unidades administrativas generen, adquieran, transformen o conserven a partir del 19 de agosto de 2003 y aquellos que sean clasificados a partir de una solicitud de acceso a la información, se identificarán por medio de una leyenda, que indicará: • la fecha de la clasificación; • el nombre de la unidad administrativa; • el carácter de reservado o confidencial; • las partes o secciones reservadas o confidenciales, en su caso; • el fundamento legal; • el periodo de reserva, y • la rúbrica del titular de la unidad administrativa. B.3.2 Para señalar la clasificación de documentos que se consideran reservados o confidenciales en todo o en parte, deberá utilizar el formato para clasificar documentos reservados o confidenciales, conforme a lo que se consigna en el anexo 2 de este apéndice. B.3.3 El expediente del cual formen parte los documentos a que se refiere el numeral anterior, únicamente llevará en su carátula la especificación de que contiene partes o secciones reservadas o confidenciales. B.3.4 Para señalar la clasificación de expedientes que por su naturaleza sean en su totalidad reservados o confidenciales, se deberá utilizar el formato para la clasificación de expedientes reservados o confidenciales, conforme a lo que se indica en el anexo 3 de este apéndice. B.3.5 Los formatos de los anexos 2 y 3 podrán elaborarse en medios impresos,


5 de 18 Clave: 1000-001-010

electrónicos, mecánicos, entre otros, debiendo ubicarse dichos formatos en la esquina superior derecha del documento ó expediente. B.3.6 Los documentos que integren un expediente reservado o confidencial en su totalidad no deberán marcarse en lo individual, tal es el caso, entre otros, de los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o los que contengan las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada. • Si existieran en dichos expedientes documentos marcados como clasificados (v.g.

enviados por otra dependencia o entidad), prevalecerán sobre éstos, la fecha de clasificación y el periodo de reserva que obre en la carátula del expediente.

• Una vez desclasificados los expedientes a que se refiere el primer párrafo de este

numeral si existieren documentos que tuvieran el carácter de reservados o confidenciales, deberán ser marcados de conformidad con el numeral B.3.2


6 de 18 Clave: 1000-001-010

ANEXO 1 Leyenda de identificación de los expedientes en el IMSS


7 de 18 Clave: 1000-001-010

Todos los expedientes deberán contener como mínimo la siguienteleyenda:

a) leyenda de identificación,b) datos en la pestaña.c) ubicación física del expediente

a)

b)

Expediente: (19) Sección: (20)Subsección: (21) Serie: (22) Subserie: (23) N

o. Exp.(24)

IDENTIFICACION DEL EXPEDIENTE

fondo: (1)subfondo: (2)unidad administrativa (sección): (3)subsección: (4)serie: (5)subserie: (6)expediente: (7)número de expediente: (8)fecha de apertura: (9)fecha de cierre: (10)asunto: (11)valores documentales: (12)vigencia documental en el archivo de trámite: (13)vigencia documental en el archivo de concentración: (14)periodo adicional por acceso: (15)periodo adicional por desclasificación: (16)número de hojas: (17)tipo de documento: (18)

Ubicación Física del Expediente (25):

Mueble: (26)

División del Mueble: (27)

c)

Todos los expedientes deberán contener como mínimo la siguienteleyenda:

a) leyenda de identificación,b) datos en la pestaña.c) ubicación física del expediente

a)

b)


o. Exp.(24)


o. Exp.(24)




Mueble: (26)


c)


8 de 18 Clave: 1000-001-010

INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 Fondo IMSS, en todos los casos 2 Subfondo El nombre del subfondo de conformidad con el

Catálogo de claves de identificación documental. 3 Unidad

administrativa(sección) El nombre de la unidad administrativa (sección) que integra el expediente.

4 Subsección El nombre de la subsección de acuerdo al Catálogo de claves de identificación documental.

5 Serie El nombre de la serie de acuerdo al Catálogo de series y subseries documentales.

6 Subserie El nombre de la subserie de acuerdo al Catálogo de series y subseries documentales.

7 Expediente Título del expediente derivado de la subserie y que se refiere al mismo tema, actividad o asunto

8 Número de expediente El número consecutivo que dentro de la subserie documental identifica a cada uno de sus expedientes. Este inicia con cada año calendario.

9 Fecha de apertura La fecha que contiene el primer documento que integra el expediente.

10 Fecha de cierre La fecha que contiene el último documento que se integró al expediente.

11 Asunto Resumen o descripción del expediente. 12 Valores documentales Administrativo, legal, fiscal o contable. Es la

condición de los documentos que les confiere esas características.

13 Vigencia documental en el archivo de trámite

El número de años que el expediente deberá conservarse en el archivo de trámite.

14 Vigencia documental en el archivo de concentración

El número de años que el expediente deberá conservarse en el archivo de concentración.

15 Periodo adicional por acceso En su caso, el número de años que el expediente deberá conservarse, adicional a la vigencia documental, por haber sido objeto de consulta.

16 Periodo adicional por desclasificación

En su caso, el número de años que el expediente deberá conservarse, adicional a la vigencia documental, a partir de su desclasificación.


9 de 18 Clave: 1000-001-010

17 Número de hojas El número total de hojas que integran el expediente.

18 Expediente Título del expediente derivado de la subserie y que se refiere al mismo tema, actividad o asunto

19 Tipo de documento Original, copia y/o acuse. Es el tipo de documentos que integran el expediente.

17 Sección La clave de la sección documental de acuerdo al Catálogo de claves de identificación documental

18 Subsección La clave de la subsección documental de acuerdo al Catálogo de claves de identificación documental.

19 Serie La clave de la serie documental de acuerdo al Catálogo de series y subseries documentales.

20 Subserie La clave de la subserie documental de acuerdo al Catálogo de series y subseries documentales.

21 Número de expediente La clave del expediente, que se conforma de siete dígitos, cinco posiciones numéricas que corresponden al consecutivo y dos posiciones numéricas que corresponden al año.

22 Ubicación física del expediente

Domicilio del inmueble donde se ubica el expediente

23 Mueble Tipo y número que corresponda al mueble (archivero, anaquel, librero, etc.) en que se encuentra el expediente

24 División del mueble Tipo y número de la división del mueble (cajón, entrepaño, etc.) en que se almacena el expediente


10 de 18 Clave: 1000-001-010

-EJEMPLO-

a)

b)

Certificación de la C

oordinación de Guarderías Sección: 012

subsección: 04 Serie:03C Subserie: 14

No. Exp.00001/05


fondo: IMSSsubfondo: Administración y Calidadunidad administrativa (sección): Coordinación de Investigación y Desarrollo en Calidadsubsección: División de Implantación de Modelos de Calidadserie: Programación, Organización y Presupuestaciónsubserie: Certificación de Calidad de Procesos y Servicios Administrativos Expediente: Certificación de la Coordinación de Guarderíasnúmero de expediente: 00001/05fecha de apertura:1 de enero de 2005fecha de cierre: 3 de marzo de 2005asunto: Asesoría para la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad con base en la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 “Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos”, en el nivel central de la Coordinación de Guarderías.valores documentales: Administrativovigencia documental en el archivo de trámite: 3 añosvigencia documental en el archivo de concentración: 3 añosperiodo adicional por acceso:periodo adicional por desclasificación:número de hojas: 35tipo de documento: original y copia

Ubicación Física del Expediente: Sevilla 33, Piso 7, Col. Juárez C.P. 06600

Mueble: Archivero No. 008 División del Mueble: Cajón No. 003

c)

a)

b)

Certificación de la C

oordinación de Guarderías Sección: 012

subsección: 04 Serie:03C Subserie: 14

No. Exp.00001/05


fondo: IMSSsubfondo: Administración y Calidadunidad administrativa (sección): Coordinación de Investigación y Desarrollo en Calidadsubsección: División de Implantación de Modelos de Calidadserie: Programación, Organización y Presupuestaciónsubserie: Certificación de Calidad de Procesos y Servicios Administrativos Expediente: Certificación de la Coordinación de Guarderíasnúmero de expediente: 00001/05fecha de apertura:1 de enero de 2005fecha de cierre: 3 de marzo de 2005asunto: Asesoría para la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad con base en la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 “Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos”, en el nivel central de la Coordinación de Guarderías.valores documentales: Administrativovigencia documental en el archivo de trámite: 3 añosvigencia documental en el archivo de concentración: 3 añosperiodo adicional por acceso:periodo adicional por desclasificación:número de hojas: 35tipo de documento: original y copia

Ubicación Física del Expediente: Sevilla 33, Piso 7, Col. Juárez C.P. 06600

Mueble: Archivero No. 008 División del Mueble: Cajón No. 003

c)


11 de 18 Clave: 1000-001-010

ANEXO 2 Formato para clasificar expedientes que contengan partes o secciones reservadas o

confidenciales


12 de 18 Clave: 1000-001-010

c)

Fecha de clasificación:____________________Unidad administrativa:____________________ReservadoPeriodo de reserva:______________________Fundamento legal:_______________________Ampliación del periodo de reserva:_________ConfidencialFundamento legal: ______________________Rúbrica del titular de la unidad administrativa:_______________________________________Fecha de desclasificación: ________________Partes o secciones reservadas o confidenciales:_______________________________________Rúbrica y cargo del servidor público: _______________________________________

e) CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ESTE EXPEDIENTE CONTIENE PARTES O SECCIONES RESERVADAS O

CONFIDENCIALES

Los expedientes que contengan partes o seccionesreservadas o confidenciales deberán contener las siguientes leyendas:

Portadaa) leyenda de contenido,b) leyenda de identificación,c) datos en la pestaña.d) Ubicación física del expediente

Documentos o partes reservados o confidencialese) leyenda de clasificación.

a)

b)

c)

d)




Mueble: (26)



o. Exp.(24)

c)

Fecha de clasificación:____________________Unidad administrativa:____________________ReservadoPeriodo de reserva:______________________Fundamento legal:_______________________Ampliación del periodo de reserva:_________ConfidencialFundamento legal: ______________________Rúbrica del titular de la unidad administrativa:_______________________________________Fecha de desclasificación: ________________Partes o secciones reservadas o confidenciales:_______________________________________Rúbrica y cargo del servidor público: _______________________________________

e) CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ESTE EXPEDIENTE CONTIENE PARTES O SECCIONES RESERVADAS O

CONFIDENCIALES

Los expedientes que contengan partes o seccionesreservadas o confidenciales deberán contener las siguientes leyendas:

Portadaa) leyenda de contenido,b) leyenda de identificación,c) datos en la pestaña.d) Ubicación física del expediente

Documentos o partes reservados o confidencialese) leyenda de clasificación.

a)

b)

c)

d)




Mueble: (26)



o. Exp.(24)


o. Exp.(24)


13 de 18 Clave: 1000-001-010

1 Fecha de clasificación:________2____________ Unidad administrativa:_________3___________ Reservada:___________________4__________ Periodo de reserva:____________5__________ Fundamento legal:_____________6__________ Ampliación del periodo de reserva:_____7____ Confidencial:________________________8____ Fundamento legal: _____________9_________ Rúbrica del titular de la unidad administrativa: ________________________________________ Fecha de desclasificación: ______11________ Partes o secciones reservadas o confidenciales: ___________________12________________________ Rúbrica y cargo del servidor público: _____________________________13_________


14 de 18 Clave: 1000-001-010


No. DATO ANOTAR

1 Logosímbolo Imprimir el logosímbolo Institucional. 2 Fecha de clasificación La fecha en que se clasifica el documento.

3 Unidad administrativa El nombre de la unidad administrativa de la cual es titular quien clasifica.

4 Reservada En su caso, las partes o páginas del documento que se clasifican como reservadas. Si el documento fuera reservado en su totalidad, se anotará todas las páginas que lo conforman. Si el documento no contiene información reservada, se tachará este apartado.

5 Periodo de reserva El número de años por los que se mantendrá el documento o las partes del mismo con el carácter de reservado.

6 Fundamento legal El nombre del o de los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la reserva.

7 Ampliación del periodo de reserva

El número de años por los que se amplía la reserva, en caso de haber solicitado la ampliación del periodo de reserva originalmente establecido.

8 Confidencial: En su caso, las partes o páginas del documento que se clasifican como confidenciales. Si el documento fuera confidencial en su totalidad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si el documento no contiene información confidencial, se tachará este apartado.

9 Fundamento legal: El nombre del o de los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la confidencialidad.

10 Rúbrica del titular de la unidad administrativa

La firma autógrafa de quien clasifica.

11 Fecha de desclasificación La fecha en que la información se desclasifica.

12 Partes o secciones reservadas

En su caso, las partes o secciones del documento que se clasifica como reservado o confidencial.

13 Rúbrica y cargo del servidor público

La firma autógrafa de quien desclasifica.


15 de 18 Clave: 1000-001-010

ANEXO 3 Formato para clasificar expedientes reservados o confidenciales


16 de 18 Clave: 1000-001-010

Los documentos no llevan leyendade clasificación.

Los expedientes que en su totalidad contengan documentosreservados o confidenciales, deberán contener las siguientesleyendas:

Portadaa) leyenda de clasificación,b) leyenda de identificación,c) datos en la pestaña,d) ubicación física del expediente

Documentos reservados o confidenciales(no llevan leyenda)

c)

Fecha de clasificación:__________________ Unidad administrativa:__________________Reservada:____________________________Periodo de reserva:_____________________Fundamento legal:______________________Ampliación del periodo de reserva:________Confidencial: __________________________Fundamento legal: ______________________Rúbrica del titular de la unidad administrativa:______________________________________Fecha de desclasificación: ______________Partes o secciones reservadas o confidenciales:______________________________________________________Rúbrica y cargo del servidor público: ______________________________________

CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

a)

b)

d)

IDENTIFICACION DEL EXPEDIENTEfondo: (1)subfondo: (2)unidad administrativa (sección): (3)subsección: (4)serie: (5)subserie: (6)expediente: (7)número de expediente: (8)fecha de apertura: (9)fecha de cierre: (10)asunto: (11)valores documentales: (12)vigencia documental en el archivo de trámite: (13)vigencia documental en el archivo de concentración: (14)periodo adicional por acceso: (15)periodo adicional por desclasificación: (16)número de hojas: (17)tipo de documento: (18)

Ubicación Física del Expediente (25)

Mueble: (26)



o. Exp.(24)

Los documentos no llevan leyendade clasificación.

Los expedientes que en su totalidad contengan documentosreservados o confidenciales, deberán contener las siguientesleyendas:

Portadaa) leyenda de clasificación,b) leyenda de identificación,c) datos en la pestaña,d) ubicación física del expediente

Documentos reservados o confidenciales(no llevan leyenda)

c)

Fecha de clasificación:__________________ Unidad administrativa:__________________Reservada:____________________________Periodo de reserva:_____________________Fundamento legal:______________________Ampliación del periodo de reserva:________Confidencial: __________________________Fundamento legal: ______________________Rúbrica del titular de la unidad administrativa:______________________________________Fecha de desclasificación: ______________Partes o secciones reservadas o confidenciales:______________________________________________________Rúbrica y cargo del servidor público: ______________________________________

CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

a)

b)

d)

IDENTIFICACION DEL EXPEDIENTEfondo: (1)subfondo: (2)unidad administrativa (sección): (3)subsección: (4)serie: (5)subserie: (6)expediente: (7)número de expediente: (8)fecha de apertura: (9)fecha de cierre: (10)asunto: (11)valores documentales: (12)vigencia documental en el archivo de trámite: (13)vigencia documental en el archivo de concentración: (14)periodo adicional por acceso: (15)periodo adicional por desclasificación: (16)número de hojas: (17)tipo de documento: (18)

Ubicación Física del Expediente (25)

Mueble: (26)



o. Exp.(24)


o. Exp.(24)


17 de 18 Clave: 1000-001-010

1

1 Fecha de clasificación:________2__________ Unidad administrativa:_________3_________

Reservado Periodo de Reserva:__________4_________ Fundamento legal :___________5__________ Ampliación del periodo de reserva:___6_____

Confidencial Fundamento legal: ___________7__________ Rúbrica del titular de la unidad administrativa: ___________________8___________________ Fecha de desclasificación: _____9__________ Partes o secciones reservadas o confidenciales: __________________10_________________ Rúbrica y cargo del servidor público: ___________________11_________________


18 de 18 Clave: 1000-001-010


No. DATO ANOTAR 1 Logosímbolo Institucional Imprimir el logosímbolo Institucional. 2 Fecha de clasificación La fecha en que se clasifica el documento. 3 Unidad administrativa El nombre de la unidad administrativa de la cual es

titular quien clasifica. Reservado: 4 Periodo de reserva El número de años por los que se mantendrá el

expediente con el carácter de reservado. Si el expediente no es reservado, sino confidencial, deberá tacharse este apartado.

5 Fundamento legal El nombre del o de los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la reserva.

6 Ampliación del periodo de reserva

El número de años por los que se amplía la reserva, en caso de haber solicitado la ampliación del periodo de reserva originalmente establecido.

Confidencial: 7 Fundamento legal El nombre del o de los ordenamientos jurídicos, el

o los artículos, fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la confidencialidad.

8 Rúbrica del titular de la unidad administrativa

La firma autógrafa de quien clasifica.

9 Fecha de desclasificación La fecha en que la información se desclasifica 10 Partes o secciones reservadas

o confidenciales En caso de que una vez desclasificando el expediente, subsistan partes o secciones del mismo reservadas o confidenciales, se señalará este hecho.

11 Rúbrica y cargo del servidor público

La firma autógrafa de quien desclasifica.


Página 1 de 3 Clave: 1000-001-010

APÉNDICE C

Registro de servidores públicos autorizados para tener acceso a documentos reservados o confidenciales


Página 2 de 3 Clave: 1000-001-010

REGISTRO DE SERVIDORES PUBLICOS AUTORIZADOS PARA TENER ACCESO A DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIALES

Nombre de la Unidad Administrativa (sección de archivo) Nombre de la subsección de archivo

En los términos de la disposición décima de los Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental, se autoriza el acceso a la información de esta unidad administrativa, de acuerdo con lo siguiente:

Autorizado para tener acceso a: Nombre Reconocimiento de

Firma Cargo Número Telefónico

Correo Electrónico Información

Reservada Información Confidencial

Autoriza el Titular de la Unidad Administrativa:

Nombre:

Cargo:

Firma: Fecha:

1 2

4 5 6 7 98

10 11 12 13

1000-001-010-01

3


3 de 3 Clave: 1000-001-010


No. DATO ANOTAR

1 Nombre de la unidad administrativa (sección de archivo)

El nombre de la unidad administrativa que autoriza el acceso a la información.

2 Nombre de la subsección de archivo

El nombre del órgano dependiente de la unidad administrativa responsable del archivo de trámite..

3 Nombre El nombre del funcionario de la unidad administrativa al que se le otorga la autorización para tener acceso a la información.

4 Reconocimiento de firma La firma autógrafa del funcionario autorizado para tener acceso a la información.

5 Cargo El puesto del funcionario autorizado para tener acceso a la información.

6 Número telefónico El número telefónico del área laboral donde se ubica el funcionario autorizado para tener acceso a la información.

7 Correo electrónico El correo electrónico del funcionario autorizado para tener acceso a la información.

8 Autorizado para tener acceso a: Información reservada

La palabra SI o NO, de acuerdo a la amplitud de la autorización que se quiera dar.

9 Autorizado para tener acceso a: Información confidencial

La palabra SI o NO, de acuerdo a la amplitud de la autorización que se quiera dar.

Autoriza el titular de la unidad administrativa 10 Nombre: Nombre, apellidos paterno y materno del titular de la

unidad administrativa que autoriza el acceso a la información.

11 Cargo: Nombre del cargo del titular de la unidad administrativa que autoriza el acceso a la información.

12 Firma: La firma autógrafa del funcionario que autoriza el acceso a la información.

13 Fecha: Día, mes y año en que se otorga la autorización de acceso a la información.


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APÉNDICE D

Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo de concentración


2 de 2 Clave: 1000-001-010

APÉNDICE D

Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo de concentración

D.1 Los operadores de las subsecciones de archivo, deberán: D.1.1 Identificar los expedientes semiactivos de archivo, que no se encuentren clasificados como reservados y confidenciales y que de acuerdo con el catálogo de disposición documental deban resguardarse en el archivo de concentración. D.1.2 Depurar los expedientes semiactivos a fin de eliminar copias innecesarias, papelería, formatos en blanco, folletos, libros, diarios oficiales, periódicos, revistas, fotografías, vidrio, ropa, trapo, plástico, cintas de audio o video, disquetes y discos compactos. D.1.3 Integrar los documentos y expedientes semiactivos en cajas archivadoras debidamente rotuladas de conformidad con las disposiciones que emita la Coordinación de Archivos. D.1.4 Separar los documentos y expedientes semiactivos de acuerdo con su valor documental (administrativo, legal o contable). D.1.5 Integrar cajas completas con documentos y expedientes semiactivos de un mismo valor documental (administrativo, legal o contable) y con una misma vigencia documental en el archivo de concentración. D.1.6 Elaborar el inventario de transferencia primaria de conformidad con las disposiciones que emita la Coordinación de Archivos. D.1.7 Conservar el inventario de transferencia primaria, por el tiempo que los documentos y expedientes semiactivos se encuentren resguardados en el archivo de concentración. D.2 Los responsables de los archivos de trámite, deberán: D.2.1 Gestionar ante el responsable del archivo de concentración, la transferencia de los documentos y expedientes semiactivos. D.2.2. Gestionar ante el responsable del archivo de concentración, la consulta o préstamo de los documentos y expedientes semiactivos, que se encuentren resguardados en el archivo de concentración.


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APÉNDICE E

“Guía técnica para la estructuración y asignación de la clave de identificación documental (CID) a los documentos generados en el

Instituto Mexicano del Seguro Social”


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Índice Pág

. E.1 Presentación 3

E.2 Objetivo 3

E.3 Alcance 3

E.4 Responsabilidades 3

E.5 Definiciones 3

E.6 Criterios para la estructuración y asignación de la clave de identificación documental (CID) a los documentos generados en el IMSS.

4

E.6.1 Generales 4

E.6.2 Asignación de la clave de identificación documental en las unidades administrativas del IMSS

7

E.6.3 Catálogo de claves de tipos de documentos 11


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E.1 Presentación La presente Guía forma parte de los instrumentos para la administración de archivos, que tienen la intención de homologar el trabajo en las unidades administrativas del Instituto, a fin de que documentos, expedientes y archivos se administren bajo una misma metodología. E.2 Objetivo Establecer los elementos que se deberán considerar para asignar la clave de identificación documental a los diferentes tipos de documentos generados en el Instituto Mexicano del Seguro Social. E.3 Alcance La presente Guía, aplicará a diferentes tipos de documentos generados por las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. E.4 Responsabilidades La aplicación de la presente Guía será responsabilidad de los titulares de las unidades administrativas, así como de los responsables de sus órganos dependientes que emitan documentos referidos en el catálogo de claves de tipos de documentos, descrito en el numeral E.6.3 de este apéndice. E.5 Definiciones E.5.1 archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa. E.5.2 clave: Conjunto ordenado de letras, números o signos a los que se les señala un valor de identificación convencional para establecer controles. E.5.3 clave de identificación documental (CID): Es la clave asignada a los documentos generados en el Instituto Mexicano del Seguro Social, la cual se compone de cinco grupos de caracteres: 1. Fondo (dato fijo IMSS) 2. Subfondo (datos variables) Dirección Normativa o Delegación


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3. Unidad de información (datos fijos para cada unidad administrativa (sección) y subsección de archivo).

4. Clasificación archivística (datos variables), aquí se identifican la serie y la subserie documental.

5. Documento (datos variables de acuerdo al tipo y volumen de documentos que se vayan generando, así como al año de emisión).

E.5.4 clave de tipo de documento: Es la clave asignada para cada uno de los tipos de documentos que se generan el Instituto, la cual consta de dos dígitos y forma parte de la clave de identificación documental. E.5.5 subsección de archivo: A los diferentes órganos de una unidad administrativa y que integran un archivo de trámite.. E.6 Criterios para la estructuración y asignación de la clave de identificación documental (CID) a los documentos generados en el IMSS E.6.1 Generales E.6.1.1 La conformación de la clave de identificación documental (CID) descrita en esta Guía, debe ser congruente con el Cuadro general de clasificación archivística del Instituto. E.6.1.2 La clave de identificación documental (CID) que las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social asignen a los distintos tipos de documentos deberá estructurarse con una clave alfanumérica de 24 posiciones de acuerdo con lo siguiente: • Fondo documental, cuatro literales, en todos los casos será IMSS. • Subfondo documental, tres literales (Dirección Normativa, o Delegación) • Sección de archivo, tres posiciones (Unidades Administrativas) • Subsección de archivo, dos posiciones (Órganos que integran la Unidad Administrativa) • Clasificación archivística, cinco posiciones alfanuméricas que identifican:

- serie documental, tres posiciones alfanuméricas, y - subserie documental, dos posiciones numéricas.

• Documento: - Dos posiciones numéricas (variables) para identificar el tipo de documento, y - Cinco posiciones (variables) que identifican el número consecutivo de documento.


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Ejemplo: IMSS 000 000 00 00A 00 00 00000

fondo documental

subfondo documental

sección de archivo

subsección de archivo

serie documental

subserie documental

tipo de documento consecutivo

E.6.1.3 Las claves para cada uno los elementos descritos en el numeral anterior se obtendrán de acuerdo con lo siguiente: • Los cuatro literales correspondientes al fondo documental, en todos los casos serán

IMSS (mayúsculas). • Las tres literales correspondientes al subfondo documental, deberán obtenerse del

Catálogo de claves de identificación documental, mismo que puede consultarse en la dirección electrónica http://11.35.41.200

• Los cinco dígitos correspondientes a la sección y subsección deberán obtenerse del

Catálogo de claves de identificación documental, mismo que puede consultarse en la dirección electrónica http://11.35.41.200

• Los cinco dígitos correspondientes a la serie y subserie documental deberán obtenerse

del Catálogo de series y subseries documentales, que puede consultarse en la dirección electrónica http://11.35.41.200

• Los dos dígitos correspondientes al tipo de documento deberán obtenerse del Catálogo

de claves tipo de documento de esta Guía, numeral E.6.3.

Unidad de información

Clasificación de archivos

Documento


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• Los cinco dígitos correspondientes al número consecutivo deberá asignarlo la unidad administrativa conforme se emitan los documentos. Estos inician con cada año calendario.

Ejemplos: Clave de identificación documental (CID) para un oficio emitido por la División de Medicina Familiar, dependiente de la Coordinación de Áreas Médicas en oficinas centrales:

1.Fondo 2 Subfondo Sección

de Archivo Subsección de

Archivo Serie Subserie Tipo de documento Número

IMSS PME 005 02 04C 19 10 01328

IMSS Prestaciones Médicas

Coordinación de Areas Médicas

División de Medicina Familiar

Recursos Humanos

Becas Oficio Consecutivo

Clave de identificación documental (CID) para un catálogo emitido por la Coordinación Delegacional de Atención Médica en la Delegación Jalisco:

1.Fondo 2 Subfondo Sección de Archivo

Subsección de Archivo Serie Subserie Tipo de

documento Número

IMSS JAL 001 1006 01S 09 06 1693

IMSS Jalisco Delegación Coordinación de Atención Médica

Prestaciones Médicas

Normas en Medicina Familiar

Guía Técnica Consecutivo

Clave de identificación documental (CID) para una circular emitida por el Área de mercaderías de la Tienda para Empleados Tepatitlán en la Delegación Jalisco:

1.Fondo 2 Subfondo Sección de Archivo

Subsección de Archivo Serie Subserie Tipo de

documento Número

IMSS JAL 142 06 06C 06 15 1693

IMSS Jalisco Tienda Tepatitlán Area de Mercaderías

Recursos Materiales y Obra Pública

Contratos Circular Consecutivo

E.6.2 Asignación de la clave de identificación documental (CID) en las unidades administrativas del IMSS La asignación de la clave de identificación documental en las unidades administrativas se efectuará de conformidad con la clave del subfondo, sección y subsección en congruencia con lo estipulado en este numeral: E.6.2.1 En el nivel central deberán asignar la clave de identificación documental (CID), todos los órganos hasta el nivel de división y los departamentos administrativos.


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Ejemplo:

Dirección de Administración y Calidad

Unidad Adminis- trativa (sección de archivo)

Dirección Normativa ú órgano equivalente.

Subsección de archivo

División y Departamento administrativo

Ejemplo:

Coordinación de Conservación y Servicios Generales


Coordinación

Subsección de Archivo

División Departamento Administrativo

E.6.2.3 En el nivel delegacional y subdelegacional, deberán asignar la clave de identificación documental (CID) todos los órganos hasta el nivel de departamento. Ejemplo:

Nivel delegacional


Delegación


Jefatura de servicios delegacional / coordinaciones con dependencia directa del delegado


Coordinación delegacional o departamento.

1º

2º 2º 2º

1º

2º 2º 2º

3º 3º 3º

1º

2º 2º 2º


8 de 12 Clave: 1000-001-010

E.6.2.4 En las unidades médicas de alta especialidad UMAE, deberá asignarse la clave de identificación documental conforme a lo siguiente: E.6.2.4.1 En las unidades administrativas que son las direcciones de las UMAE, hasta el 3er. Nivel de su estructura orgánica en área médica y hasta el 4º nivel de su estructura orgánica en área administrativa. Ejemplo:

Dirección de UMAE


Dirección de UMAE

Subsección de archivo Dirección (específica)

Subsección de archivo División


Departamento administrativo

E.6.2.4.2 En las unidades complementarias de la UMAE, hasta el 2º nivel de su estructura orgánica. E.6.2.4.3 En las administraciones de las áreas comunes de las UMAE, hasta el 1er. nivel de su estructura orgánica. E.6.2.4.4 En las unidades que no se han integrado a una UMAE, hasta el 1er. nivel de su estructura orgánica. E.6.2.5 En las unidades médicas de segundo nivel, en todas sus modalidades, hasta el 3er. nivel de su estructura orgánica. Ejemplo:

Unidad médica de 2º. Nivel


Dirección de la Unidad


Subdirección

Subsección de archivo Coordinación o departamento

1º

2º 2º 2º

3º 3º 3º

1º

2º Médico

2º Médico

2º Administrativo

3º Médico

3º Médico

3º Administrativo

4º Administrativo


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E.6.2.6 Las unidades médicas de primer nivel de atención, deberán asignar la clave de identificación documental conforme a lo siguiente: E.6.2.6.1 Las unidades médicas de primer nivel de atención, de 1 a 5 consultorios, hasta el 2º nivel de su estructura orgánica. Ejemplo:

Unidad médica de 1er. nivel de 1 a 5 consultorios


Dirección de la Unidad


Puestos de apoyo

E.6.2.6.2 Las unidades médicas de primer nivel de atención, de 6 a 9 consultorios, hasta el 3er. nivel de su estructura orgánica, y del 4º nivel únicamente considerarán los servicios de: • salud comunitaria, • salud reproductiva y materno infantil, • informática médica y archivo clínico. Ejemplo:

Unidad de 1er. nivel de 6 a 9 consultorios


Dirección

Subsección de archivo Jefatura de servicio o Administración

Subsección de archivo Control de prestaciones


Salud Comunitaria, Salud Reproductiva y Materno Infantil, Informática Médica y Archivo Clínico.

1º

2º 2º 2º

1º

2º

3º

2º

4º


10 de 12 Clave: 1000-001-010

E.6.2.6.3 Las unidades médicas de primer nivel de atención, de 10 o más consultorios, hasta el 3er. nivel de su estructura orgánica, y del 4º nivel únicamente considerarán los servicios de: • salud comunitaria, • salud en el trabajo, • salud reproductiva y materno infantil, • informática médica y archivo clínico. Ejemplo:

Unidad de 1er. nivel de 10 o más consultorios


Dirección


Subdirección Médica o Administración


Jefaturas


Salud Comunitaria, Salud en el Trabajo, Salud Reproductiva y Materno Infantil, Informática Médica y Archivo Clínico.

E.6.2.7 Las unidades operativas no médicas hasta el 2º. nivel de su estructura orgánica, en su caso. Ejemplo:

Tienda tipo A y B


Administración


Áreas

1º

2º 2º 2º

1º

2º

3º

2º

4º


11 de 12 Clave: 1000-001-010

Ejemplo:

Guardería


Dirección

Sección de archivo (subsección de archivo)

Servicios y Administración

Ejemplo:

Unidad deportiva


Dirección


Servicios

Ejemplo:

Centro vacacional


Gerencia General o Administración General


Gerencias

1º

2º 2º 2º

1º

2º 2º 2º

1º

2º 2º 2º


12 de 12 Clave: 1000-001-010

E.6.3 Catálogo de claves de tipos de documentos E.6.3.1 Las unidades administrativas del Instituto que generen documentos, deberán codificarlos de acuerdo con el siguiente catálogo, para incorporarlos a la clave de identificación documental (CID) que le corresponda:

Catálogo de claves de tipos de documentos

Clave Tipo de documento

01 norma IMSS

02 manual de organización

03 procedimiento

04 manual de la calidad

05 instructivo de operación

06 guía técnica

07 guía de servicios

08 Catálogo

09 formato e instructivo

10 Oficio

11 hoja de verificación

12 Memorando

13 Lineamiento

14 Reporte

15 Circular

16 procedimiento de calidad

17 Directorio

18 Criterio

19 plan, programa y proyecto

20 método específico de trabajo

21 plano

22 mapa

23 fotografía

24 otros


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APÉNDICE F

Criterios para la validación de documentos con valor histórico


2 de 3 Clave: 1000-001-010

APÉNDICE F

Criterios para la selección de documentos con valor histórico

F.1 Los documentos que deben integrar el acervo histórico, son aquellos manuscritos y mecano escritos, impresos, gráficos, sonoros y audiovisuales, documentos electrónicos, disquetes, discos compactos, etc.; producidos o recibidos por los diversos órganos del Instituto, que den testimonio sobre el origen o evolución del mismo, con información sobre motivos, objetivos, políticas, organización, procedimientos, desarrollo, legislación y normas institucionales. Se deben seleccionar documentos originales y éstos no deben ser separados de sus expedientes, ya que de otra manera se atenta contra el valor evidencial de los mismos. F.2 Algunos de los documentos que deberán considerarse para su envío al archivo histórico son los relativos a: F.2.1 motivos y objetivos del IMSS: los que contengan información sobre los antecedentes, funciones, ámbito y objetivos del IMSS; tales como: Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus reformas, acuerdos presidenciales y decretos en relación con la política y organización del IMSS; así como aquella documentación relacionada con el establecimiento del Instituto y la Ley del Seguro Social. F.2.2 políticas, organización y procedimientos de las tareas fundamentales del Instituto: manuales de organización y procedimientos que anteceden y fundamentan la organización y funcionamiento del Instituto, así como aquellos de apoyo para definir políticas; convenios con dependencias y entidades, agendas y actas o minutas (con toda la documentación anexa) de las reuniones en las que se haya participado con otros organismos de seguridad social; actas de las sesiones del H. Consejo Técnico, relativas al funcionamiento y actividades del Instituto; delegaciones de autoridad. F.2.3 desarrollo y evolución del Instituto: directorios internos, informes estadísticos anuales, materiales ofrecidos a la información pública y boletines de prensa; planificación de programas; estados financieros, balances actuariales, generales y matemáticos; creación y evolución de las delegaciones estatales y regionales, sociedades médicas, civiles, etc. F.2.4 legislación y normas del Instituto: reglamentos; acuerdos del H. Consejo Técnico, circulares y oficios; estudios y dictámenes sobre consultas de carácter jurídico; legislación y jurisprudencia que afecte o regule las actividades del Instituto; Ley del Seguro Social y sus reformas; normas para la operación, etc.


3 de 3 Clave: 1000-001-010

F.2.5 recursos humanos: profesiogramas, perfiles de puestos; plantillas de personal; programas de capacitación y adiestramiento; contratos colectivos de trabajo; tabulador de sueldos; prestaciones a trabajadores; comisión paritaria; becas, expedientes de personalidades relevantes y documentación relacionada con las actividades propias de los trabajadores del Instituto. F.2.6 otros: libros editados por el Instituto sobre cualquier tema y las publicaciones periódicas. F.3 Los documentos y expedientes de archivo, se enviarán al Archivo Histórico, en su caso, una vez que hayan cumplido su plazo de conservación en los archivos de trámite y de concentración, de conformidad con lo establecido en el catálogo de disposición documental. F.3.1 Los libros, publicaciones periódicas, discos compactos, carteles, folletos, mapas, planos, cintas de audio y de video, y fotografías, podrán enviarse al archivo histórico de forma inmediata.

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