NormaNorma de Cadena de Custodiade Cadena de CustodiaMarzo 2014Marzo 2014

NormaNorma de Cadena de Custodiade Cadena de CustodiaMarzo 2014Marzo 2014

Estructura de la NormaEstructura de la Norma

1. SISTEMA DE GESTION DE CADENA DECUSTODIA (7 criterios)1. SISTEMA DE GESTION DE CADENA DECUSTODIA (7 criterios)

2. TRAZABILIDAD (7 criterios)2. TRAZABILIDAD (7 criterios)OperadorIndividualOperadorIndividual

4 principios - 20 criterios

2. TRAZABILIDAD (7 criterios)2. TRAZABILIDAD (7 criterios)

3. USO DE LAS MARCAS REGISTRADAS DERAINFOREST ALLIANCE (3 criterios)3. USO DE LAS MARCAS REGISTRADAS DERAINFOREST ALLIANCE (3 criterios)

4. OPERADORES MULTISITIO (3 criterios)4. OPERADORES MULTISITIO (3 criterios)

OperadorIndividualOperadorIndividual

OperadorMulti-sitioOperadorMulti-sitio

SISTEMA DE CALIFICACIÓN: Ninguna NCM, cumplimiento de mas del 50% de criteriosaplicables

•Procedimientos documentados que aseguran la integridad delproducto RA• Diagrama de flujo del proceso con puntos críticos de control• Registros para el control del producto RA•Documentado las responsabilidades del personal involucrado enel sistema de CdC

1.1 Sistema de Control para la integridad delproducto1.1 Sistema de Control para la integridad delproducto

1.1. Sistema de Gestión de Cadena de CustodiaSistema de Gestión de Cadena de Custodia

•Procedimientos documentados que aseguran la integridad delproducto RA• Diagrama de flujo del proceso con puntos críticos de control• Registros para el control del producto RA•Documentado las responsabilidades del personal involucrado enel sistema de CdC

•Registro de capacitaciones del personal involucrado en lamanipulación y procesamiento de producto certificado• Personal del sistema de CdC con habilidades de manejo delproducto certificado

1.2 Competencia del personal Involucrado1.2 Competencia del personal Involucrado

• Implementación de reglamentaciones sociales, ambientales y de seguridadocupacional

1.3 Leyes relativas a la manipulación del producto1.3 Leyes relativas a la manipulación del producto

Equipos deProtección

Sistemas detratamiento

Medidas deseguridad laboral

Estudios deImpacto Ambiental

1.1. Sistema de Gestión de Cadena de CustodiaSistema de Gestión de Cadena de Custodia

Equipos deProtección

Sistemas detratamiento

Medidas deseguridad laboral

Estudios deImpacto Ambiental

Mitigación deGases EfectoInvernadero

Declaración decumplimiento conleyes nacionales

• Implementación de procedimiento de inspección interna unavez al año• Auditorías anuales en sitio a subcontratistas que manipulanproducto certificado• Plan de acciones correctivas para solventar no conformidades

1.4 Inspecciones internas al Sistema CdC1.4 Inspecciones internas al Sistema CdC

1.1. Sistema de Gestión de Cadena de CustodiaSistema de Gestión de Cadena de Custodia

• Implementación de procedimiento de inspección interna unavez al año• Auditorías anuales en sitio a subcontratistas que manipulanproducto certificado• Plan de acciones correctivas para solventar no conformidades

• Acuerdo con subcontratistas que manipulan productocertificado, incluyendo el derecho a ser auditado

1.5 Acuerdo vinculante con terceros participantes1.5 Acuerdo vinculante con terceros participantes

• Resguardar los documentos generados por el sistema de Cadenade Custodia de los últimos 3 años a partir de la certificación

1.1. Sistema de Gestión de Cadena de CustodiaSistema de Gestión de Cadena de Custodia

1.6 Resguardo de documentos por 3 años1.6 Resguardo de documentos por 3 años

•Procedimiento documentado de recepción y solución dequejas sobre el sistema de CdC• Registros de las quejas atendidas y su seguimiento

1.7 Resolución de quejas1.7 Resolución de quejas

•Implementación de procedimientos para segregar el productocertificado en todas las etapas de manejo

• Manejo de registros y formatos para la segregación delproducto certificado

2.1 Procedimientos operativos para preservar laintegridad del producto certificado2.1 Procedimientos operativos para preservar laintegridad del producto certificado

2. Trazabilidad2. Trazabilidad

•Implementación de procedimientos para segregar el productocertificado en todas las etapas de manejo

• Manejo de registros y formatos para la segregación delproducto certificado

•

•Implementación de un sistema de identificación física ovisual del producto certificado durante el manejo

•Uso de formatos, rótulos, letreros, colores, cintas,demarcaciones, entre otros

2.2 Identificación física o visual de los productos2.2 Identificación física o visual de los productos

• Registros de certificados de transacción de compras y/o ventasde producto RA

2. Trazabilidad2. Trazabilidad

2.3 Emisión de certificados de transacción paraproductos Rainforest Alliance2.3 Emisión de certificados de transacción paraproductos Rainforest Alliance

• Cantidad de producto RAC comprado como insumo• Cantidad de producto RAC en existencia• Cantidad de producto RAC vendido

2.4 Registros de producto certificado2.4 Registros de producto certificado

• Procedimiento para determinar los factores de conversión encada etapa de proceso de transformación• Procedimientos de conversión para mezcla de productocertificado con no certificado (OP que mezclan producto)• Registro de volúmenes de producto certificadomezclado o porcentaje de mezcla del producto

2. Trazabilidad2. Trazabilidad

2.5 Calculo de factores de conversión y nivel demezcla en el producto2.5 Calculo de factores de conversión y nivel demezcla en el producto

• Procedimiento para determinar los factores de conversión encada etapa de proceso de transformación• Procedimientos de conversión para mezcla de productocertificado con no certificado (OP que mezclan producto)• Registro de volúmenes de producto certificadomezclado o porcentaje de mezcla del producto

• Copia de los certificados de transacción ó número de loscertificados de transacción• Contratos con proveedores, facturas de compra, etc.

2.6 Documentos de respaldo del producto certificadoentrante o comprado2.6 Documentos de respaldo del producto certificadoentrante o comprado

• Copia de los certificados de transacción o número de los certificados detransacción• Contratos con los clientes, facturas de venta, documentos de envío, etc.• Declaración sobre el porcentaje de contenido de producto certificado (ventade producto certificado sin etiqueta menor al 100%)

2. Trazabilidad2. Trazabilidad

2.7 Documentos de respaldo de producto salienteo vendido2.7 Documentos de respaldo de producto salienteo vendido

• Copia de los certificados de transacción o número de los certificados detransacción• Contratos con los clientes, facturas de venta, documentos de envío, etc.• Declaración sobre el porcentaje de contenido de producto certificado (ventade producto certificado sin etiqueta menor al 100%)

• Acuerdo firmado con Rainforest Alliance para uso de sello enproducto certificado y materiales promocionales

3. Uso de la marca registrada Rainforest Alliance3. Uso de la marca registrada Rainforest Alliance

3.1 Acuerdo de licencia con Rainforest Alliance3.1 Acuerdo de licencia con Rainforest Alliance

3.2 Aprobaciones por Rainforest Alliance3.2 Aprobaciones por Rainforest Alliance

• Registro de aprobaciones otorgadas por Rainforest Alliance parauso de marca o sello en materiales de comunicación y mercadeo

3.2 Aprobaciones por Rainforest Alliance3.2 Aprobaciones por Rainforest Alliance

• El producto certificado final cumple con el porcentaje mínimo decontenido declarado

3.3 Uso del sello en el producto certificado3.3 Uso del sello en el producto certificado

• Organigrama de relación de los sitios con el administrador• Procedimiento de inspecciones internas para los sitios o sucursales• Registros de inspección anual de todos los sitios• Plan de Mejora Continua de los sitios• Registros de inspecciones internas a sitios nuevos• Sitios no incluidos en la estructura de posesión común, presentar convenio oconsentimiento de participación en el sistema

4. Sistema de Gestión para operadores4. Sistema de Gestión para operadores MultiMulti--sitiositio

4.1 Sistema control interno para sitios asociados4.1 Sistema control interno para sitios asociados

• Organigrama de relación de los sitios con el administrador• Procedimiento de inspecciones internas para los sitios o sucursales• Registros de inspección anual de todos los sitios• Plan de Mejora Continua de los sitios• Registros de inspecciones internas a sitios nuevos• Sitios no incluidos en la estructura de posesión común, presentar convenio oconsentimiento de participación en el sistema

• Registro de sitios incluidos en el alcance (nombre, dirección,ubicación, tipo de proceso, personal responsable, etc.)• Registros del nivel de cumplimiento de los sitios con el sistema deCdC(inspección interna y auditoría externa)• Registro de sitios sancionados

4.2 Registros que el administrador debe tenersobre los sitios4.2 Registros que el administrador debe tenersobre los sitios

4. Sistema de Gestión para operadores4. Sistema de Gestión para operadores MultiMulti--sitiositio

• Registro de sitios incluidos en el alcance (nombre, dirección,ubicación, tipo de proceso, personal responsable, etc.)• Registros del nivel de cumplimiento de los sitios con el sistema deCdC(inspección interna y auditoría externa)• Registro de sitios sancionados

• Procedimiento para sancionar sitios que no cumplen con elsistema de CdC• Evidencias de notificaciones a sitios sobre sistema desanciones• Sistema progresivo de sanciones que incluyan la exclusióndel alcance del certificado de CdC

4.3 Sanciones a sitios que incumplan con elsistema CdC4.3 Sanciones a sitios que incumplan con elsistema CdC