Proceso de liquidación de pago de Nómina

Guía para administradores del sistemaVisual Software. Enero de 2005

Revisión 1.4 Ene. de 2009

Presentación:

• Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.A continuación se expone un ejemplo de la causación y pago de una nomina.

Proceso de nómina:

Base para la liquidación

Naturaleza de los pagos a empleados:

Salario Mínimo Legal Vigente

• El salario mínimo es el límite inferior de remuneración a que tiene derecho todo trabajador, con el cual ha de suplir sus necesidades básicas.

• En el 2007 el SMLV fue de $433.700.• El SMLV para el 2008 es de $461.500• El SMLV para el año 2009 es de $495.651

Creación de los conceptos de pago

Formato de entradaCampo Descripción

Nombre Identificación del concepto (una palabra)

Descripción Detalle descriptivo del concepto

Tarifa Valor fijo o porcentaje

Unidad Periodicidad del pago (día, semana, mes etc)

Base Base para liquidación (fijo, % parafiscal, etc)

Naturaleza Devengado o deducido

Centro Centro de costo

Cuenta Código de la cuenta del PUC a la cual se va aplicar el valor liquidado

Acumulados Acumula para: Salarios / Parafiscal / Básico

Subsidio de transporte

• Es auxilio de transporte es un auxilio creado por la ley 15 de 1959, y reglamentado

por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización

de los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2008 es de

$50.800.

• Anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio el cual en

términos generales dice que se le pagará a todo empleado que tenga un sueldo de

hasta dos salarios mínimos (2 * SMLV 2008 = $923.000)

• El auxilio de transporte no se incluye para el cálculo de las vacaciones, y como ya

se hizo mención tampoco para los aportes parafiscales ni para seguridad social,

pero si para las prestaciones sociales.

Creación del concepto de ST

Vigencia de las tarifas

• Al igual que el proceso de inventarios, al momento de aplicar el pago, el cálculo se realizará sobre las tarifas vigentes en los conceptos de nómina. El cambio de tarifas no afecta a los pagos ya efectuados, excepto a que se actualicen manual o por medio de la auto contabilización.

Devengado

Deducido

Nota. El subsidio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social

Reglamentación1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se

tiene en cuenta el valor de las horas extras.2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el

Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.

3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.

4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.

5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.

Aportes parafiscales

• Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial.

Código Aportes parafiscales a cargo de la empresa Débito Crédito

510572 Caja Comp. familiar (4%) 850.000*0.04 34.000

510575 I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 25.500

510578 Sena. (2%). 850.000*0.02 17.000

Aportes extraordinarios• Estos aportes se hacen cuando el trabajador

incluye como beneficiarios en su Plan Obligatorio de Salud-POS a personas que no son de grupo familiar básico.

• Ejemplo, si es un trabajador casado, entonces sus padres ya no son parte de grupo familiar básico y por ellos debe hacer dicho aporte adicional

• Consulte el literal f del art.156, y parágrafo 2 art.172 ambos en la ley 100/93

• Véase también el acuerdo 351 de dic.26 de 2006 expedido por el Ministerio de la protección social

Neto a pagar al empleado • El siguiente sería el comprobante de egreso al empleado:

Comprobante de causación

Planilla Integrada Pago de Aportes

• SISTEMA INTEGRADO DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL. Este nuevo sistema permitirá que los aportantes realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrónico.

Planilla integrada de pago de aportes

• La planilla incluye la información de los Aportes para cada Administradora, las AFP, EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educación Nacional, según las especificaciones de los archivos de salida de este sistema

Pago PILA

Provisiones

Contabilización de la causación

• Se puede causar la nómina en un solo documento o en varios (uno por cada empleado)

• El pago se deberá realizar en forma individual (un comprobante de egreso para cada empleado); con el fin de que quede constancia independiente del pago.

Contabilización de la causaciónCódigo Nombre de la cuenta Debito Crédito 510506 Sueldos 700,000.00 510515 Horas extras 50,000.00 510518 Comisiones 100,000.00 510520 Auxilio de transporte 50,800.00 510530 Cesantías 75,037.00 510533 Intereses sobre las cesantías 9,004.00 510536 Prima de servicios 75,037.00 510539 Vacaciones 29,190.00 510568 A.R.P 4,437.00 510569 Aportes E.P.S 72,250.00 510570 Aportes fondo pensiones 102,000.00 510572 Aportes cajas de compensación 34,000.00 510575 I.C.B.F 25,500.00 510578 Sena 17,000.00 110505 Bancos 832800237005 Aportes E.P.S 106,250.00 237006 A.R.P 4,437.00 237010 Aportes parafiscales 76,500.00 238030 Fondos de pensión 136,000.00 261005 Cesantías 75,037.00 261010 Intereses sobre las cesantías 9,004.00 261015 Vacaciones 29,190.00 261020 Prima de servicios 75,037.00

Sumas iguales 1,344,255 1,344,255

Contabilización:• En el caso que haya lugar a practicarle retención a un

empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

• Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

• No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado o por una autoridad judicial.

Contabilización• La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera como una

retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta

2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

• Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador, puesto

que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.

• Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se

considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya

determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.

• Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y

llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no

proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el

calculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.