No. 000020 10 Febrero 2015 ALCALDIA DE FLORIAN...

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 84

NODO DE VELEZ, CARARE, OPON

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000020 10 Febrero 2015 )

ALCALDIA DE FLORIAN - SANTANDER

REPRESENTANTE LEGAL

NESTOR VLADIMIR FORERO NINO Alcalde

VIGENCIA AUDITADA 2013



INFORME DEFINITIVO


CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS

Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

ANA MILENA BELTRAN QUIÑONES Auditor Fiscal

EQUIPOAUDITOR

NUBIA LEON VILLALBA Contador Público



INFORME DEFINITIVO


LUZ AMPARO RIOS SILVA Economista

CLARA INES ARIZA PEÑA Auditor Fiscal

Coordinador de Auditoría

TABLA DE CONTENIDO Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4 1.1 CONTROL DE GESTION 4 1.1.1 Gestión Contractual 5 1.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta 21 1.1.3 Gestión Ambiental 21 1.1.4 Legalidad 30 1.1.5 Plan de Mejoramiento 30

1.1.6 Control Fiscal Interno 32

1.1.7 TICS 33 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 35 1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos 35

1.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 38 1.3.1 Estados contables 38 1.3.1.1 Dictamen a los Estados Financieros Vigencia 2013 47 1.3.1.2 Control Interno Contable 48 1.3.2 GESTION PRESUPUESTAL 49 2. OTRAS ACTUACIONES 66 2.1 Seguimiento a controles de Advertencia 66

2.2 Atención de Quejas y Denuncias 68 3. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS 68



INFORME DEFINITIVO


3.1 Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados 68

3.2 Cuadro numérico de observaciones o Hallazgos 70 4. CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 70 4.1 Control de Gestión 70

4.2 Control de resultados 71

4.3 Control financiero y presupuestal 71

4.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento de la Cuenta

72

1. RESULTADOS DE AUDITORIA El control fiscal es una función pública, que tiene a su cargo vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, y será ejercida en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de Santander. Además busca valorar la efectividad, eficiencia y eficacia de la gestión pública para actuar en garantía del conjunto de derechos y deberes consagrados en la Constitución Política y en toda las regulaciones públicas, las cuales se han descrito y continúan desglosándose a medida que se recurren a ellas, para la programación de planes y proyectos de forma suficiente, en el marco de la acción presupuestal pública. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan las cifras de la gestión financiera y presupuestal y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema a control interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General de Santander y hacen parte del presente informe de auditoría. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la Alcaldía de Florián-Santander y analizada por el equipo auditor de la Contraloría General de Santander.



INFORME DEFINITIVO


OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Gestión Financiera y Presupuestal, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta, Línea Ambiental, evaluación de control interno, de Planes, programas y proyectos con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía de Florián - Santander, para la vigencia 2013. COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Legalidad

Línea Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Interno

TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos (PLAN DE DESARROLLO)

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables

Gestión Presupuestal

Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION

Como resultado de la auditoría adelantada a la Alcaldía de Florián - Santander, el Control de Gestión durante la vigencia 2013 debe tener en cuenta los siguientes factores: 1.1.1 Gestión Contractual LINEA DE CONTRATACION ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE FLORIAN

CONTRATACION ALCALDIA DE FLORIAN

VIGENCIA 2013

MODALIDAD #

DIRECTA 177

MINIMA CUANTIA 166

SELECCIÓN ABREVIADA 7

LICITACION PUBLCIA 2

TOTAL 352



INFORME DEFINITIVO


De acuerdo al manual de contratación de la entidad para el año 2013, la Alcaldía del Municipio de Florián manejó los siguientes topes:

Mínima cuantía: Hasta $16.506.000 (28 SMLMV)

Menor Cuantía: Hasta $165.060.000 (280 SMLMV)

Licitación: Mayor a $165.060.000

TOTAL CONTRATOS VIGENCIA 2013= 352

TOTAL VALOR CONTRATOS VIGENCIA 2013= $3.396.007.998

PROCESOS SUBIDOS AL SECOP 231

MUESTRA DE CONTRATACION VIGENCIA 2013 ALCALDIA FLORIAN

No MODALIDAD CLASE OBJETO VALOR CONTRATISTA

50%47%

2% 1%

CONTRATACION ALCALDIA DE FLORIAN VIGENCIA 2013

DIRECTA MINIMA CUANTIA

SELECCIÓN ABREVIADA LICITACION PUBLCIA



INFORME DEFINITIVO


CD 001-2013 DIRECTA

prestación de servicios profesionales

capacitar a los funcionarios de la alcaldia municipal de florian en su gestion pública. administrativa y jurídica en todas sus areas y fortalecer su institucionalidad mediante la defensa judicial en los que el municipio de florian haga parte 47.866.667

fundación desarrollo corporativo decor

CD 002-2013 DIRECTA


prestación de servicios profesionales para la asesoría y capacitación contable. asistencia técnica en temas financieros y presupuestales de florian – santander 47.866.667

cooperativa de trabajo asociado al servicio de los empresarios de santander

96 MINIMA CUANTIA SUMINISTRO

suministro de combustible para el banco de maquinaria del municipio de florian santander 15.500.000 leonel tellez rojas


suministro de lubricantes. filtros y servicio de mantenimiento. necesario para la operación de la maquinaria y vehículos que ejecutan el programa de mantenimiento y adecuación de la malla vial del municipio de florián 12.057.320 leonel tellez rojas


compra de dotacion de uniformes destinados a los niños. niñas y adolescentes que hacen parte de la policía cívica juvenil. con destino a la estacion de policia nacional del municipio de florian- santander 1.937.664

moises camargo higuera


compra de elementos de papelería. utiles de escritorio y articulos de oficina requeridos para apoyar la gestion administrativa de la estacion de policia del municipio de florian- santander 10.738.200

martha lucia gallegos


compra e instalacion de veinte (20) persianas para las dependencias del palacio municipal de Florián santander 4.020.000

laurentino alfonso barragan



INFORME DEFINITIVO


186 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS profesionales

prestación de servicios profesionales 4.621.000

mary cecilia herazo quintero

146 DIRECTA

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Aunar esfuerzos técnicos , logísticos administrativos y financieros entre el municipio de Florián y la Fundación para el Desarrollo ganadero y agrícola nacional con el fin de impulsar el proyecto de interés público XIX ferias y fiestas en Florián 105000000 Fundegan

120 LICITACION OBRA

construcción pavimento en concreto rígido de la carrera 2da entre las calles 5 y 6ta y calle 6ta del casco urbano del municipio de florián departamento de santander 279.922.500

pablo cesar murcia bermúdez

92 LICITACION OBRA

mantenimiento y mejoramiento de la vía la vueltiada – escuela la playa del municipio de florián del departamento de santander 354.814.259 jairo antonio rivera

029 MINIMA CUANTIA OBRA

Realizar la construcción de 50 mts lineales de anden en el Barrio nuevo oriente en el Municipio de Florian 5.000.000

Octavio Bahona Trujillo


Construccion de un muro en Gavion en el Sector de la Baticola en el Municipio de Florian SAntander $13.218.750 German Restrepo


Contrato de mano de obra para la contruccion del restaurante escolar de la vereda opon del municipio de Florian Santander $10.500.000

Luis Eduardo Santa María

OBSERVACION DE AUDITORIA No 01

ASPECTOS GENERALES EN MATERIA DE CONTRATACION

No se realiza designación del supervisor de manera formal, por cuanto solo

se menciona en la minuta contractual; por este motivo se invita a la

administración municipal a que mediante acto administrativo se realice la

designación y posterior notificación del supervisor pues si bien no es un

aspecto obligatorio esto le crea al responsable el compromiso en el

cumplimiento de su deber.



INFORME DEFINITIVO


Algunos de los expedientes contractuales se encuentran sin foliar, si bien es

cierto todos los procesos cumplen con la ley de archivo y demás, este

aspecto es importante ya que crea un orden cronológico en el expediente y

permite que ningún documento se extravié.

En los contratos de suministro dentro del expediente contractual debe reposar

las facturas, especificando el valor por el cual se prestó el servicio, esta

situación le permite al supervisor realizar el control del suministro y verificar el

saldo que va quedando.

Teniendo en cuenta estos aspectos el equipo auditor considera pertinente dejar

una observación administrativa para que sea incluido en un Plan de

mejoramiento.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA

PRESUNTO RESPONSABLE: NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO

ALCALDE 2012-2015

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE

Respecto de foliar los expedientes contractuales el municipio considera importante la observación realizada para garantizar que no se extravíen documentos, razón por la cual se acogerá la observación. El municipio propenderá porque dentro de los expedientes de los contratos de suministro reposen las facturas debidamente detallada. CONCLUSION GRUPO AUDITOR

Teniendo en cuenta la respuesta dada por el presunto responsable y la intención que

éstos tienen de tomar las medidas para mitigar las falencias, el grupo auditor

considera pertinente convalidar la observación Administrativa.

CONVENIO 146-2013

QUEJA


146 DIRECTA

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Aunar esfuerzos técnicos , logísticos administrativos y financieros entre el municipio de Florián y la Fundación para el Desarrollo ganadero y agrícola nacional con el fin de impulsar el 105000000 Fundegan



INFORME DEFINITIVO


proyecto de interés público XIX ferias y fiestas en Florián

El citado convenio buscó fortalecer la cultura y las artes dentro del municipio de Florián a

través de mecanismos que garantizaran el sostenimiento y fomentaran la cultura, el arte

y las tradiciones de la población del municipio, por este motivo considero viable asociarse

con FUNDEGAN, persona jurídica debidamente constituida e inscrita, entidad sin ánimo

de lucro y de reconocida idoneidad, que permite la transparencia y sobre todo el alcance

de las metas trazadas.

El día trece de agosto de 2013, el comité evalúo la propuesta presentada por el señor

Jefferson Leandro Tovar Cuadrado, representante legal de la Fundación Para el

Desarrollo Ganadero y agrícola Nacional FUNDEGAN, nit 900.529.727, cumpliendo esta

última con los requisitos exigidos en los estudios previos por este motivo se le realizó la

respectiva invitación, firmando la minuta contractual el día 4 de octubre de 2013.

El equipo auditor constató que la entidad sin ánimo de lucro cumpliera con el requisito de

experiencia e idoneidad y se comprobó con el material que aportó al presentar su

propuesta que gozaba de estos requisitos para cumplir con el objeto contractual.

Se verificó además los certificados de disponibilidad presupuestal correspondieran a

rubros que se pudieran afectar con este objeto contractual, y se indagó por qué motivo se

tomó dinero del fondo de seguridad ciudadana; a lo cual la administración municipal

informó que por motivos del evento y por la magnitud del evento debió traer fuerza pública

adicional con el ánimo de controlar el orden público, desplazamiento y sostenimiento que

fue cubierto por la administración municipal.

Durante la ejecución, el contratista presentó informe de actividades discriminadas por

fecha junto con el material fotográfico del desarrollo de cada evento de igual forma se

presentó relación de gastos con cada una de las actividades desarrolladas.

En el expediente contractual no se encontró lo correspondiente al pago de seguridad

social del contratista, pero este fue adjuntado durante el trabajo de campo.

MATERIAL FOTOGRAFICO



INFORME DEFINITIVO




INFORME DEFINITIVO



CD 001-2013 DIRECTA


Capacitar a los funcionarios de la alcaldía municipal de florian en su gestión pública. administrativa y jurídica en todas sus áreas y fortalecer su institucionalidad mediante la defensa judicial en los que el municipio de florian haga parte 47.866.667

fundación desarrollo corporativo decor

CD 002-2013 DIRECTA


Prestación de servicios profesionales para la asesoría y capacitación contable. asistencia técnica en temas financieros y presupuestales de Florián – Santander 47.866.667

cooperativa de trabajo asociado al servicio de los empresarios de Santander

En la etapa precontractual la entidad identifica la necesidad a contratar y la

modalidad para realizarla; los contratistas seleccionados cumplen con los requisitos

exigidos; en el caso de la fundación ésta referenció la experiencia e idoneidad, la

cual fue avalada por la entidad contratante. De igual forma sucede con la

cooperativa, quien coloca a disposición de la Administración municipal el profesional

que cumplirá con el objeto contractual.

En la etapa de ejecución y teniendo en cuenta que la duración de los dos contratos

es exactamente la misma; se pudo establecer que los contratistas cumplieron con

las actividades para la cuales fueron contratadas, estos presenta informes de

actividades pormenorizadas mes a mes; la alcaldía levantó un acta de pago parcial

que firma el supervisor y contratista; las facturas para el cobro están respaldadas

con el respectivo pago de aporte a la Seguridad Social.

CONTRATOS DE OBRA



Construcción Obra de Protección para la Banca de la vía central que conduce al sector guaymaral del municipio de florian 6.606.250 Octavio Bahona



INFORME DEFINITIVO



Contrato de mano de obra para la construcción del restaurante escolar de la vereda opón del municipio de Florián Santander $10.500.000

Luis Eduardo Santa María

120 LICITACION OBRA

construcción pavimento en concreto rígido de la carrera 2da entre las calles 5 y 6ta y calle 6ta del casco urbano del municipio de florián departamento de santander 279.922.500

Pablo Cesar Murcia Bermúdez

92 LICITACION OBRA

mantenimiento y mejoramiento de la vía la vueltiada – escuela la playa del municipio de florián del departamento de santander 354.814.259

Jairo Antonio Rivera

En la etapa precontractual y teniendo en cuenta las modalidades de contratación

utilizadas por la administración el equipo auditor verificó el cumplimiento de los

requisitos legales de los contratistas y se pudo observar que estos cumplieron con

los documentos y demás aspectos solicitados para desarrollar las diferentes obras.

MATERIAL FOTOGRAFICO DE LA EJECUCION CONTRATO 14-13

ANTES

DESPUES



INFORME DEFINITIVO


Este contrato cuyo objeto era la construcción del restaurante escolar de la vereda

opón del municipio de Florián Santander a la fecha se encuentra liquidado, con el

aval del supervisor del cumplimiento del objeto contractual y el recibo a satisfacción

de la comunidad.

MATERIAL FOTOGRAFICO DE LA EJECUCION DEL CONTRATO No 06-2013

ANTES

DESPUES



INFORME DEFINITIVO


El contrato a la fecha se encuentra liquidado de fecha 22 de mayo de 2013, además

el supervisor del contrato Wilson Heberto González Parra, Secretario de planeación

certificó el recibo a satisfacción de las obras.


ANTES

DESPUES



INFORME DEFINITIVO


El secretario de Planeación Municipal Wilson Heberto González Parra, supervisor

del contrato cuyo objeto es Construcción Obra de Protección para la Banca de la vía

central que conduce al sector guaymaral del municipio de Florián, certificó el

cumplimiento de la obra y el recibo a satisfacción, además el contrato se encuentra

liquidado de fecha 28 de agosto de 2013.


ANTES



INFORME DEFINITIVO


DESPUES



INFORME DEFINITIVO


En la etapa de ejecución el grupo auditor logró establecer que el contratista cumplió

con el objeto contractual, que puede resumirse básicamente en el mejoramiento de

la vía la vueltiada- Escuela la playa del municipio de Florián, que es una vía terciaria

y que se encontraba en malas condiciones de transitabilidad, por lo cual dificultaba

el normal desplazamiento de la comunidad para acceder a los servicios de

educación, salud y comercialización de productos agropecuarios, por este motivo fue

necesaria la construcción de placa huella y alcantarillas para mejorar la vía.

El contratista entregó periódicamente el informe de las actividades descritas en la

minuta contractual y cumplió con sus obligaciones de aportes a la seguridad social,

lo anterior avalado por el supervisor del contrato quien cumplió con sus funciones de

verificación tanto del cumplimiento del objeto contractual como de los aportes a la

Seguridad social y parafiscales, además en la adición que se hizo al contrato inicial

en tiempo el contratista realizó la ampliación de las pólizas.

A la fecha el contrato se encuentra liquidado y con recibo a satisfacción por parte del

supervisor.

MATERIAL FOTOGRAFICO DEL CONTRATO DE OBRA No 120-13

ANTES



INFORME DEFINITIVO


DESPUES



INFORME DEFINITIVO


El municipio de Florián dio apertura al proceso de contratación pública mediante la

modalidad de licitación pública No LP 002-2013 cuyo objeto era: “Construcción

Pavimento en Concreto rígido de la carrera 2da entre las calles 5 y 6ta y la calle 6ta

y el casco urbano del Municipio de Florián Departamento de Santander mediante

resolución No 211 de 2013.

El comité evaluador designado mediante resolución No 211 de fecha 12 de junio de

2013, recomendó realizar la adjudicación del proceso de selección de oferentes

LICITACION PUBLICA No LP 002-2013, al ingeniero PABLO CESAR MURCIA

BERMUDEZ, nit 79.689.852, propuesta que se ajustó a lo exigido en el pliego de

condiciones y fue considerada por el mismo comité como favorable para el

cumplimiento del objeto a contratar.

El contrato fue liquidado de fecha 18 de julio de 2014, señalando que el señor PABLO

CESAR MURCIA BERMUDEZ, cumplió con el objeto contractual



INFORME DEFINITIVO


CONTRATOS DE SUMINISTROS



suministro de combustible para el banco de maquinaria del municipio de florian santander 15.500.000 leonel tellez rojas


Suministro de lubricantes. Filtros y servicio de mantenimiento. necesario para la operación de la maquinaria y vehículos que ejecutan el programa de mantenimiento y adecuación de la malla vial del municipio de Florián 12.057.320 leonel tellez rojas


Compra de dotación de uniformes destinados a los niños. niñas y adolescentes que hacen parte de la policía cívica juvenil. con destino a la estación de policía nacional del municipio de Florián- Santander 1.937.664

moises camargo higuera


Compra de elementos de papelería. útiles de escritorio y artículos de oficina requeridos para apoyar la gestión administrativa de la estación de policía del municipio de Florián- Santander 10.738.200

martha lucia gallegos


compra e instalación de veinte (20) persianas para las dependencias del palacio municipal de Florián Santander 4.020.000

laurentino alfonso barragan

En los contratos de suministro de combustible, dentro del expediente contractual no

se encuentran las facturas del control de entrega del mismo, sin embargo estos

reposan en el archivo de la Secretaria de planeación, por este motivo el equipo

auditor encuentra procedente solicitar que dichos documentos soportes del pago

deben reposar dentro del expediente contractual por cuanto este es uno solo.

En el contrato de suministro y mantenimiento de materiales necesarios para el

funcionamiento de la maquinaria si estaban las facturas relacionadas por el

contratista que indicaron que efectivamente se cumplió con el objeto contractual,



INFORME DEFINITIVO


además el acta de pago parcial estaba soportada con el pago a la seguridad social

por parte del contratista, con la certificación por parte del supervisor Wilton Heberto

González Parra, Secretario de planeación.

El contrato de suministro No 191, cumplió con el objeto puesto que de acuerdo al

material probatorio y al informe de actividades fueron entregados los siguientes

elementos:

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD VALOR

UNIT

VALOR

TOTAL

1 CUBRECABEZAS 15 $13.360 $200.400

2 CAMISETA 15 $25.000 $375.000

3 PANTALON 15 $35.000 $525.000

4 CHALECO 15 $38.000 $570.000

SUBTOTAL $1.670.000

IVA

TOTAL

$ 267.000

$1.937.664

De acuerdo a lo señalado por el supervisor del contrato Sandra Milena Sierra, el

contratista cumplió con lo pactado en el objeto contractual, el informe de actividades

esta soportado por el pago a la seguridad social y la factura correspondiente.

Los contratos de suministros a la fecha se encuentran liquidados, señalando que el

contratista cumplió a cabalidad con el objeto contractual.

El contrato 192 -13, también cumplió con los parámetros exigidos puesto que existe

acta de recibo a satisfacción por parte de la policía del municipio de los elementos

descritos en la minuta contractual.

En el contrato 193-13, suministro de 20 cortinas para la Alcaldía municipal, de

acuerdo con el informe de actividades y el aval del supervisor EDILSON RENE

SANABRIA, Secretario de Gobierno (e), se cumplió con el objeto contractual ,

además se verifico la instalación y funcionamiento de las persianas descritas.

Material Fotográfico contrato 193-13



INFORME DEFINITIVO



186 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS profesionales

prestación de servicios profesionales 4.621.000

mary cecilia herazo quintero

Este contrato de prestación de servicios se celebró mediante la modalidad de

contratación directa, el contratista cumplió con las actividades de acuerdo al reporte

que se registra en el expediente contractual; además el contratista realizó los pagos

a la seguridad social sobre el 40% como lo indica la norma. El contrato _se encuentra

liquidado de fecha 31 de diciembre de 2013.

ANALISIS CONTRATO 2011, CONVENIO No 262-2011

OBSERVACION DE AUDITORIA No 02



INFORME DEFINITIVO


La alcaldía del Municipio de Florián para la vigencia 2011, celebró un convenio

interadministrativo No 00000668, con el Departamento de Santander cuyo objeto se

denominó: “Construcción e Interventoría de redes de media y baja tensión, montaje

de transformadores e instalaciones internas para la electrificación rural de las

veredas Gallineros, buena vista baja, esperanza, San Gil, Mopora, El Centro, Campo

Hermoso, Casa Lote, la Colorada del Municipio de Florián Santander

Producto de este convenio la Alcaldía del municipio de Florián firmó un contrato de

obra con el contratista CONSTRUSANTANDER, por valor de $395.206.658, y el

contrato de interventoría con la firma JL AGUDELO CONTRUCCIONES SA, por

valor de $20.492.197, contrato que a la fecha se encuentra sin liquidar y sin cancelar

al contratista el valor del mismo.

El contrato de obra firmado con la empresa CONSTRUSANTANDER, a la fecha se

encuentra liquidado y fue recibida a satisfacción la obra referida, los pagos a este

contratista fueron realizados con el visto previo del interventor del Contrato JL

AGUDELO; Sin embargo la administración municipal de Florián señala que no se le

ha realizado el pago al contratista por cuanto no existe CDP , ni RP, para este

contrato; razón por la cual el equipo auditor exhorta a la Administración municipal

para que al menor termino realice las gestiones de tipo administrativo en aras de que

sea cancelado el valor del contrato teniendo en cuenta que la plata a la fecha se

encuentra en la cuenta de ahorros.

Teniendo en cuenta lo anterior, se requirió a la Alcaldía del Munipio de Florián

quienes manifestaron que realizarían la siguiente acción inmediata:

A través de un proyecto Acuerdo que se radicara en las sesiones ordinarias del ems

de noviembre se solicitará al concejo se adicione a esta vigencia como pasivo

exigible de contingencia expirada, la obligación derivada del contrato de la referencia.

Una vez aprobada la adición por parte del concejo procederemos de forma inmediata

a realizar el pago respectivo, generando los actos administrativos requeridos y previo

cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones frente al sistema de

seguridad social generadas durante la vigencia del contrato de consultoría.

Para el equipo auditor es claro que existe una presunta falta disciplinaria para el ex alcalde del municipio de Florián LUIS ENRIQUE REYES GERENA, y para la ex tesorera del Municipio YURY JOHANNA VARGAS RAMIREZ, al legalizar un contratos sin los requisitos de ley como era el CDP y RP, y una observación de carácter administrativo para el actual alcalde en aras de que a la mayor brevedad posible realice el pago respectivo. TIPO DE OBSERVACION: DISCIPLINARIA Y ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ENRIQUE REYES GERENA, Ex

Alcalde, YURY JOHANNA VARGAS, Ex Tesorera. Disciplinario



INFORME DEFINITIVO


NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO Alcalde Actual (administrativo) PRESUNTA NORMA VULNERADA: Decreto 1138 de 2000 Articulo 15 y 16 Ley 734 de 2002, articulo 34 Numeral 1 RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Teniendo en cuenta la observación realizada con respecto al análisis realizado por el grupo auditor, con relación a las falencias identificadas en el contrato 292 de 2011, el municipio acoge la observación de tipo administrativo y adelantara las gestiones necesarias para realizar el respectivo pago. NOTA: a la fecha de la elaboración del informe le entidad ya realizó el pago al contratista CONCLUSION GRUPO AUDITOR Si bien es cierto la actual administración ya realizó el pago al contratista, el ex alcalde NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO, no dio respuesta a la observación disciplinaria endilgada, por este motivo la observación de tipo disciplinaria se mantiene.

1.1.2 Rendición y Revisión de la Rendición de Cuenta

Con relación al resultado de la rendición de la cuenta de la Alcaldía y su evaluación por parte de este Ente de Control a través del Sistema Integral de Auditoría SIA, en lo que refiere a lo relacionado con la información contable y ambiental, se observa que dio cumplimiento a la Resolución 294 de 2009 de rendición de cuentas de la Contraloría

General de Santander. Lo anterior teniendo en cuenta la Oportunidad en la rendición de la cuenta, el Cumplimiento en la Rendición (diligenciamiento total de formatos y anexos y la Exactitud en la información rendida (calidad), indicando que el resultado fue eficiente, dado a que cumplió con las variables mencionadas anteriormente

1.1.3 Línea Ambiental El análisis de la gestión ambiental se enmarcó en su planificación en los diferentes instrumentos y en determinar si la Administración municipal efectuó su accionar en materia ambiental en el 2013 de acuerdo a lo programado. ADQUISICION Y MANTENIMIENTO AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA: Para adquisición y mantenimiento de áreas de conservación del recurso hídrico, la administración municipal realizo las siguientes actividades en la vigencia 2013 así:



INFORME DEFINITIVO


A continuación se relaciona las actividades en cuanto a programas y proyectos realizados a la Planta de tratamiento de agua potable, Disposición final de residuos sólidos y la Planta de beneficio animal durante la vigencia 2013, correspondiente a la Alcaldía de Florián - Santander:

DETALLE

2013

PROGARMAS Y PROYECTOS REALIZADAS INVERSION

EJECUTADA (PESOS)

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE

Mejoramiento y mantenimiento del acueducto central limpieza de 2 km de red de aducción, compra de dos macro medidores de 3" y 4" para la salida de la tubería de distribución de la PTAP, lecho filtrante de la PTAP y cambio de colectores averiados de la PTAP. CRT 162-2013. $ 8.093.900

DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS

* Suministro de canastas y dispensadores de basuras para mantener espacios saludables e higiénicos en el casco urbano del Municipio de Florián. $ 6.058.000

DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS

* Ctr 179- 2013. La recepción por parte de ACUASAN de los residuos sólidos que el usuario lleve al relleno sanitario ubicado en la finca la vega. Vereda el cucharo del municipio de san gil. $ 6.032.702.00

Alquiler de un vehículo para el transporte de residuos sólidos del municipio de Florián hacia el relleno sanitario de propiedad de ACUASAN E.I.C.E – E.S.P.- en el municipio de san gil. $15.780.000.00

Alquiler de un vehículo para el transporte de residuos sólidos del municipio de Florián hacia el relleno sanitario de propiedad de ACUASAN E.I.C.E – E.S.P.- en el municipio de san gil. $ 7.890.000.00

Alquiler de un vehículo para el transporte de residuos sólidos del municipio de Florián hacia el relleno sanitario de propiedad de ACUASAN E.I.C.E – E.S.P.- en el municipio de san gil. $ 5.260.000.00

PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL

Adecuación y mantenimiento general de la planta de sacrificio animal del Municipio. De Florián - Santander $99.887.125

Como resultado de este análisis, el equipo auditor observó que la Administración Municipal durante el período 2013, destinó recursos para la parte ambiental por valor de $203.301.727.



INFORME DEFINITIVO


Según certificación de la administración municipal ha venido cumpliendo con lo establecido en la Ley 1151 de 2007, para lo cual dentro del Presupuesto de gastos para la vigencia 2013 presenta el numeral GI19.10.01 Fondo 1% Adquisición y mantenimiento de áreas de interés para acueducto municipal con la suma de $12.009.469. Adicionalmente de los recursos de otros sectores. Sistema General de Participaciones se destinó lo siguiente: GI.18.4.4.14.02 Reforestación, adquisición de terrenos para recuperación de cuencas hidrográficas la suma de $34.236.500., como se relaciona a continuación:

De los cuales comprometieron $46.245.969 faltando la debida ejecución, en relación a que la administración de Florián no ha logrado adquirir áreas para la protección de recursos hídricos debido a que la mayoría de los terrenos corresponden a sucesiones ilíquidas y los montos que solicitan los vendedores excede en más del 50% el valor comercial del terreno. Sin embargo la administración está adelantándola gestión correspondiente para la adquisición de algunos terrenos donde se encuentran algunas fuentes hídricas. Por lo anterior se recomienda seguir protegiendo y conservando recursos para la protección ambiental del municipio. PLANTA DE POTABILIZACION DE AGUA MUNICIPIO DE FLORIAN - SANTANDER. La entidad prestadora del servicio de acueducto, Corporación de Servicios para el acueducto de Florián con NIT: 804.002.557-6, entró en proceso de liquidación mediante Acta de reunión de la Asamblea quien autorizó que la Corporación cediera voluntariamente la prestación y la administración del servicio de Acueducto a la Administración Municipal de Florián. Por lo tanto mediante Decreto Municipal 005 del 28 de enero de 2013 “asume la prestación directa del servicio de acueducto y se expide la nueva reglamentación de la unidad administradora de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo del municipio de Florián - Santander”.

ALCALDIA DE FLORIAN - SANTANDER

VIGENCIA 2013CODIGO

PRESUPUESTA

L

DETA_PTO INICIAL ADICIONE CONTRACR DEFINITICOMPROMETI

DOPAGOS

GI.18.4.4.14.02

Reforestación,

adquisiciOn de

terrenos para

recuperación

cuencas

hidrograficas 4,000,000.00 50,000,000.00 19,763,500.00 34,236,500.00 34,236,500.00 0

GI.19.10

FONDOS

ESPECIALES-

SECTOR

AMBIENTAL 10,319,914.00 1,689,555.00 12,009,469.00 0 12,009,469.00 0

GI.19.10.01

Fondo 1%

Adquisicion y

mantenimiento de

areas de interes para

Acueducto

Municipales Art. 106

Ley 1151 de ì2007 10,319,914.00 1,689,555.00 12,009,469.00 0 12,009,469.00 0

TOTAL $14.319.914 $51.689.555 $31.772.969 $34.236.500 $46.245.969 0



INFORME DEFINITIVO


Actualmente el sistema de acueducto central para el componente o actividad de tratamiento cuenta con el funcionamiento de una planta de tratamiento de agua potable para consumo humano, fabricada en PRFV (Poliéster Reforzado con Fibra de Vidrio). La planta en mención es de funcionamiento hidráulico por gravedad, es decir, no requiere ningún tipo de equipo eléctrico para su operación. Con solo la columna disponible de agua del acueducto que alimenta la planta, el agua es sometida a todos los procesos y operaciones unitarias de potabilización de agua como son Coagulación, Floculación, Sedimentación, Filtración e incluso retro lavado. El primer componente a la llegada del agua cruda al sistema es la torre de aireación formada por 5 bandejas fabricadas en PRFV, sobre cada bandeja se instala carbón coque como material de contacto.

La planta posee un tanque floculador en PRFV vol. 7100 lts, al cual mediante goteo contralado se disuelve aproximadamente 10 kl de sulfato de aluminio tipo a, antes diluido en un tanque de 500 lit. Al igual mediante goteo controlado, se aplican 10 gramos de polímero también diluido por goteo controlado al floculador, equivalente a la cantidad de sulfato aplicado y a la turbidez del agua. Se lleva el proceso de sedimentación en un tanque en PRFV de vol. 7100 lts, con una colmena en plástico termo formado con una inclinación de 60 grados. La sedimentación es hidráulica de flujo ascendente de contacto por manto de lodos la mezcla rápida es hidráulica. Posee una entrada de agua floculada lateral donde el líquido pasa a través de los módulos la recolección de agua sedimentada se efectúa a través de un canal o tubería pvc. Cuenta con un cono de mezcla rápida fabricado en PRFV. El agua llega al tanque de los filtros a gravedad de 6 en 1 de vol. de 7100 lts, donde se aplican 3 pastillas de cloro en el clorinador que está a las afueras del filtro. Se realiza en el mismo tiempo de aplicación de los anteriores químicos mencionados.

Sistema de almacenamiento: El acueducto dispone de dos tanques de almacenamiento semi – enterrados, estos tanques están construidos en concreto reforzado y ladrillo, su capacidad de almacenamiento es de 210 y 110 m3.

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE



INFORME DEFINITIVO


Los resultados de los análisis fisicoquímicos y microbiológicos del acueducto urbano de Florián, son tomados de las siguientes fuentes hídricas así:

ACUEDUCTO MUNICIPAL

FECHA PUNTO DE TOMA

FUENTE

Acueducto Urbano 14/03/2013 Punto tanquilla dos

Quebrada Agua Blanca

Acueducto Urbano 22/04/2013 Salida PTAP Quebrada Agua Blanca

Acueducto Urbano 20/05/2013 Punto 3 Quebrada Agua Blanca

Acueducto Urbano 25/06/2013 Fuente Bocatoma Quebrada Agua Blanca


Acueducto Urbano 29/08/2013 PTAP Quebrada Agua Blanca

Acueducto Urbano 27/09/2013 Punto 1 Vía al Colegio







Acueducto Urbano 03/12/2013 Fuente Bocatoma Quebrada Agua Blanca

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES PTAR – ALCANTARILLADO – VERTIMIENTOS.

OBSERVACION DE AUDITORÍA No 03 Se tiene Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos aprobado por la Autoridad

ambiental, sin embargo, en la actualidad no existe Planta de Tratamiento de Aguas



INFORME DEFINITIVO


Residuales en el municipio de Florián, la conducción y vertimiento de las aguas

residuales y domesticas están, siendo vertidas directamente las aguas a la Quebrada

la Venta, las Ruices y la Innominada. Para la PTAR se requiere canalizar el colector

de todos los vertimientos para conducir a un solo punto las aguas residuales, realizar

la reposición total de las redes de distribución y por otra parte el costo es alto de la

inversión. La cobertura está representada en un 100% para la cabecera municipal.

En la vigencia 2012 se realizó la caracterización de los vertimientos de aguas residuales del casco urbano del Municipio, en donde se identificaron punto de vertimiento de aguas residuales domesticas en casco urbano. Se deja la observación de iniciar los correctivos necesarios.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO

ALCALDE 2012-2015 RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE: Observación No 3: Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PTAR – Alcantarillado - Vertimientos La administración municipal acoge la observación de tipo administrativo, y procederá a realizar las gestiones pertinentes de tipo técnico, financiero y administrativo que le permitan contar con los medios necesarios para la construcción de la PTAR para el Municipio.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: La administración acepta la observación por lo cual el equipo Auditor, CONFIRMA el Hallazgo Administrativo, se hará seguimiento al compromiso de gestionar la construcción de la PTAR.

SERVICIO DE ASEO PLAN INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS Y DISPOSICIÓN FINAL Recolección y Transporte: La recolección y transporte de los residuos sólidos

ordinarios se realizan 2 veces por semana. El día lunes se realiza la recolección de los

residuos sólidos ordinarios orgánicos, plaza de mercado y matadero. El día miércoles

se recogen los residuos sólidos reciclables e inertes.

De acuerdo a los días de recolección la selección se hace: material orgánico (restos de

comida. poda de césped). Inertes (papel higiénico. toallas higiénicas. telas. papel de

mecatos) y aprovechables. Reciclables (cartón. chatarra. vidrio).

Se contempló inicialmente realizar la siguiente ruta de barrido: Sector Corazón del Edén - Loma de Vélez Lunes



INFORME DEFINITIVO


Sector Santa Cruz – Nuevo Oriente – Parque Central Martes Sector Buenos Aires – Urbanización Miércoles Plaza Nueva Jueves Plaza Nueva - Vía villa olímpica. Viernes y sábado.

En el casco urbano se encuentran distribuidas las canecas para la recolección de residuos sólidos de vías y áreas públicas y llevadas a la planta de aprovechamiento así:

PLANTA DE APROVECHAMIENTO

Método de almacenaje: El Municipio de Florián cuenta con Planta de Tratamiento de Residuos Sólidos la cual posee dos bodegas. De las cuales se utiliza una para contener el material inerte no aprovechable debidamente seleccionado y embolsado para transportarlo al relleno sanitario. La otra bodega es utilizada para la separación del cartón para luego compactarlo con la máquina prensadora. Los residuos orgánicos son procesados en el área de compostaje de siete celdas. Luego este material se desplaza hacia el invernadero para el secado. Estas instalaciones se encuentran construidas en un terreno adyacente a la estructura para luego procesarlo en la trituradora de orgánicos y el resultado final es el abono. El otro material como el plástico que se recopila en lonas y el vidrio son ubicados en un cuarto fuera del área principal .

CELDAS DE COMPOSTAJE



INFORME DEFINITIVO


INVERNADERO

BODEGA

SELECCIÓN DE VIDRIO



INFORME DEFINITIVO


Disposición final:

La disposición final de los residuos sólidos inertes durante la vigencia 2013 se realizó el relleno sanitario de ACUASAN E.I.C.E. – E.S.P. según el contrato interadministrativo de disposición final de residuos sólidos N 003-2013 suscrito entre la empresa de Acueducto. Alcantarillado y Aseo de San gil. - ACUASAN E.I.C.E. – ESP y el Municipio de Florián Santander. Del 01 de marzo de 2013.

Transporte: Para la actividad de transporte de los residuos sólidos inertes al relleno sanitario se realizaron los siguientes contratos: - Alquiler de un vehículo para el transporte de residuos sólidos del municipio de Florián hacia el relleno sanitario de propiedad de ACUASAN E.I.C.E – E.S.P.- en el municipio de san gil. Celebrado con el señor Rafael Ancizar Verano. MC- 09/2013 del 08-04-2013 más otro si del 07/10/2013 - Alquiler de un vehículo para el transporte de residuos sólidos del municipio de Florián hacia el relleno sanitario de propiedad de ACUASAN E.I.C.E – E.S.P.- en el municipio de san gil. Celebrado con el señor Rafael Ancizar Verano. CTR 207- 20/12/2013.

SEGUIMIENTO A LA PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL:

En el municipio de Florián, se verificó que la planta de sacrificio se encuentra en funcionamiento y ubicada sobre la vía Kilómetro 0.5.Via vereda la Vueltiada. Florián presenta un concepto sanitario, para el sacrificio de ganado Bovinos por parte del INVIMA, de fecha diciembre 20 de 2012. Capacidad instalada: 10 Bovinos Número de Bovinos sacrificados por día: Martes 2 y Viernes 10 bovinos La cual dio una calificación Favorable, condicionada al cumplimiento de las exigencias dejadas en el Acta de visita.



INFORME DEFINITIVO


En visita de campo realizada por el equipo auditor, a las Instalaciones de la Planta de Beneficio Animal del municipio de Florián, se evidenció que las condiciones ambientales son aceptables, no obstante lo anterior esta debe seguir cumpliendo con medidas de intervención requeridas para el óptimo funcionamiento y operación de la planta de beneficio de ganado del municipio de Florián.

REGISTRO FOTOGRAFICO PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL.

FLORIAN - SANTANDER

Por lo anterior, es responsabilidad de las personas prestadoras del servicio y de la administración municipal representada legalmente por su Alcalde en relación con el control a la planta de beneficio animal del municipio y seguir cumpliendo el óptimo funcionamiento.

1.1.4 Legalidad El equipo auditor, evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores administrativo, contractual, financiero, control interno, cómo se debe desarrollar los procedimientos normativos en la Alcaldía de Florián, los cuales reconozcan concebir, transparencia administrativa, responsabilidad social, conservación, preservación y seguimiento a los procesos sociales, cumpliendo con la normatividad respectiva en lo



INFORME DEFINITIVO


relacionado con cada línea de auditoría. Dentro del control de legalidad se observa que todos los actos administrativos emitidos por la entidad se encuentran ajustados a los principios de la administración pública, por lo cual estos procedimientos de gestión fiscal y de control de gestión se cumplen por la entidad. 1.1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO Resultado de Seguimiento al Plan de Mejoramiento vigencia 2011 y 2012 Evaluación Presupuestal y de Contratación La Alcaldía Municipal de Florián, dentro de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial para la vigencia 2011 y 2012, reportó 13 hallazgos administrativos, los cuales fueron cumplidos de acuerdo a las metas establecidas a cumplir a 30 de junio de 2014, de acuerdo a los siguientes hallazgos:

ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIAN

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA 2011 Y 2012

No. DEL HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO FECHA

TERMINACION

AVANCE DE CUMPLIMIENTO

%

1

FALTA PLANEACION PRESUPUESTAL

Analizadas las variaciones del presupuesto en la vigencia 2011 se comprometió $1.356.897.663 de más, referente al recaudo de la vigencia que fue de $11.643.391.918- sin justificación presupuestal.

2014-06-30 2

2

RECAUDO IMPUESTO PREDIAL

Poca gestión de la administración en la efectividad de recaudación por impuesto predial, ya que solo se está recaudando un promedio del 46% de lo facturado,

2014-06-30 2

3

CARTERA POR IMPUESTO PREDIAL.

La entidad debe implementar acciones de recaudo de la cartera del impuesto predial para no verse abocada a la prescripción y por si a un detrimento fiscal

2014-06-30 2

4

FALTA DE SOPORTES QUE VERIFIQUEN LA EJECUCION”

Dentro de la entidad no se encontraron soportes que verificaran la ejecución de los mismos,

2014-06-30 2

5

“PAGOS REALIZADOS MEDIANTE EL CUAL SE RECONOCE APOYO ECONOMICO SIN AUTORIZACIÓN LEGAL” El alcalde municipal canceló mediante resoluciones ayudas económicas a 31 personas, situación que no es legal, toda vez que del patrimonio del estado no se puede cancelar para esta clase de subsidios, solo se puede hacer mediante programas que estén contemplados en el plan de desarrollo municipal como vivienda, salud etc.

Todo lo anterior está fundamentado en el Principio de Especialización del Gasto artículo 18 y 71 Decreto 111 de 1996

2014-06-30 2



INFORME DEFINITIVO


7

“NO SE LE DA INGRESO A LOS ELEMENTOS POR ALMACEN” Observándose que no se le dio entrada por el almacén, la entidad tiene que hacer el respectivo control de los elementos que adquiere, para así, a su vez poder establecer responsables en caso de pérdida de los bienes

2014-06-30 2

8

NO SE ESTIPULA A QUE INSTITUCIONES SE LES HIZO MANTENIMIENTO La entidad en el año 2012, celebra los contratos 26, 27, 28 y 76, en donde se relacionan varias instituciones y actividades por desarrollar, no se hace una relación detallada de las instituciones y sus respectivas reparaciones o mantenimientos a desarrollar,

2014-06-30 2

9

IMPUESTO FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA” La administración no está invirtiendo todos los recursos recaudados por la estampilla de Seguridad Ciudadana, por lo cual se recomienda que por el intermedio del Comité creado para tal se diseñen los proyectos para la distribución y correcta inversión de los mismos.

2014-06-30 1

10

ESTAMPILLA ADULTO MAYOR. Es deber de la administración municipal de Florián el de realizar los recaudos provenientes de este concepto y el de ser el responsable del desarrollo de los programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla (artículo 8 de la ley 1276 de 2009), Por lo cual la administración debe invertir estos recursos de destinación específica en el mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores del municipio.

2014-06-30 1

11

“ESTAMPILLA PRO CULTURA” La entidad debe invertir todos los recursos recaudados por estampillas PRO CULTURA dentro de la vigencia, pues estos son recursos exclusivos para mejorar el desarrollo cultural de los municipios.

2014-06-30 1

13

POLIZAS DE LA ENTIDAD la administración no tiene las pólizas que amparen sus bienes, en forma vigente, Es deber de todo administrador, el de salvaguardar los bienes del estado, mediante el aseguramiento de posibles riesgos que afecten el patrimonio

2014-06-30 2

14

EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE ARCHIVO Se debe dar aplicabilidad a la Ley 594 de 2000 en cuanto al archivo general y a su vez a las carpetas de cada contrato.

2014-06-30 1

15 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se deben actualizar los procesos y procedimientos y socializarlos con los funcionarios.

2014-06-30 2

Para tal efecto la metodología utilizada se enfoca de acuerdo a la Guía de Auditoría Territorial GAT; que utiliza los siguientes criterios: el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos, si se cumplió parcialmente con un valor máximo de un (1) punto; y de cero (0) puntos si no se cumplió. Como resultado a lo referente a las acciones de mejora plasmadas como compromisos para subsanar las falencias observadas por este Ente de Control Fiscal, para esta vigencia 2011-2012, se tiene que el Plan de Mejoramiento alcanzó un nivel de



INFORME DEFINITIVO


cumplimiento de 85% indicando que hasta la fecha de revisión el plan de mejoramiento se cumplió, sin embargo se le debe terminar de dar cumplimiento a las metas establecidas que obtuvieron una calificación de (1) punto, con el fin de evitar procesos sancionatorios que afecten la economía de la actual administración. Evaluación Contable La Alcaldía Municipal de Florián, dentro de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial para la vigencia 2011 y 2012, reportó 8 hallazgos administrativos, los cuales fueron cumplidos de acuerdo a las metas establecidas a cumplir en diferentes fechas así: 30 de julio de 2014, a 30 de diciembre de 2014 y a 30 de diciembre de 2015, de acuerdo a los siguientes hallazgos:


SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA 2011 Y 2012

No. DEL HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO FECHA

TERMINACION

AVANCE DE CUMPLIMIENTO

%

1 Se observa la existencia de cuentas bancarias inactivas desde la vigencia 2010.

2014-12-30

1

3

La información correspondiente a las Rentas por Cobrar, suministrada en el software del predial, no coincide con el saldo registrado en el Balance a diciembre 31 de 2011 y 2012

2014-12-30 2

4 La alcaldía dejó prescribir impuesto predial desde la vigencia 1997, como lo muestran los soportes anexos.

2015-12-30 2

5

La alcaldía tiene $164.229.173 por cobrar de cartera mayor a 5 años, con el riesgo de que los contribuyentes soliciten la prescripción, lo cual podría configurar un detrimento al patrimonio.

2014-07-30 2

6 La Alcaldía lleva a cabo la depreciación en forma global y no individualmente como lo exige la norma.

2014-12-30 1

7 La Alcaldía de Florián canceló a la CAS, la suma de $18.828.804 por concepto de sanciones más intereses, por incumplimiento a la normatividad ambiental.

2015-12-30 2

9 La Alcaldía no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable

2014-12-30 1

10 La Alcaldía de Florián no ha dado cumplimiento total del plan de mejoramiento suscrito como resultado de la revisión de cuenta vigencia 2010..

2013-07-30 2

Para tal efecto la metodología utilizada se enfoca de acuerdo a la Guía de Auditoría Territorial GAT; que utiliza los siguientes criterios: el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos, si se cumplió parcialmente con un valor máximo de un (1) punto; y de cero (0) puntos si no se cumplió.



INFORME DEFINITIVO


Como resultado a lo referente a las acciones de mejora plasmadas como compromisos para subsanar las falencias observadas por este Ente de Control Fiscal, para esta vigencia 2011-2012, se tiene que el Plan de Mejoramiento alcanzó un nivel de cumplimiento del (81), % indicando que hasta la fecha de revisión el plan de mejoramiento se cumplió, sin embargo se le debe terminar de dar cumplimiento a las metas establecidas que obtuvieron una calificación de (1) punto, con el fin de evitar procesos sancionatorios que afecten la economía de la actual administración.

1.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO La administración municipal, y en especial el Señor Alcalde han venido programando capacitaciones a los servidores públicos para socializar, no solamente la implementación del modelo de control interno MECI, sino la armonización con la norma técnica de calidad NTC GP 1000:2009. Enfatizándoles que el Sistema de Control Interno, busca que todas las actividades, operaciones y actuaciones del sector público, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales y de acuerdo con las metas y objetivos propuestos, y que el sistema de gestión de calidad, busca dirigir y evaluar el desempeño Institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios prestados por las entidades. El sistema de gestión de la calidad adopta en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. Y que los dos sistemas pretenden que la Administración Pública sea cada vez más cercana al ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficiencia, eficacia y calidad. Durante la vigencia 2013 se han desarrollado las siguientes actividades: Aplicación de cuestionario para diagnóstico del proceso de control y evaluación Análisis de la información del MECI y sistema de gestión de calidad. Capacitación con los funcionarios y el alcalde sobre el compromiso y la participación para lograr la sostenibilidad del sistema de gestión. Asesoría en la revisión a la estructura administrativa para el sistema de gestión y el MECI. Capacitaciones sobre la importancia del trabajo en equipo, el enfoque al usuario y la satisfacción de los mismos. Capacitación para aprender sobre la mejora continúa al sistema de gestión de calidad. Apoyar la elaboración del proyecto del manual de funciones, requisitos y competencias de la unidad administradora de servicios públicos domiciliarios a.a.a. Socialización del listado maestro de documentos, elaboración de nuevos formatos para el sistema. Reunión, de capacitación para enfatizar y socializar sobre la responsabilidad que tiene la oficina de Control Interno y la responsabilidad del seguimiento y control que debe realizar al MECI, y al sistema de gestión de calidad. Reunión, capacitar y apoyar sobre la socialización de la Propuesta de fusión del Proceso Gestión de Calidad y el Proceso de Control y Evaluación.



INFORME DEFINITIVO


Reunión para apoyar y capacitar en la Planificación de las actividades Reuniones con los diferentes encargados de los procesos para revisar y mejorar las caracterizaciones de los procesos, y se está adelantando un nuevo mapa de procesos producto de estos cambios. Se dictó una capacitación a 30 servidores públicos sobre la estructura y armonización NTC GP 1000:2009 – MECI 1000:2005, y fueron certificados por parte del ICONTEC. La Alcaldía tiene previsto continuar con estas actividades para lo cual tiene una programación que les va a permitir avanzar en la armonización de la norma y a su vez lograr que todos los funcionarios trabajen en equipo con el fin de lograr el eficiente funcionamiento de la Administración Municipal, reflejado en la satisfacción de la comunidad, evidencias que fueron observadas en el desarrollo del proceso auditor presentadas para corroborar lo anteriormente expuesto. Sin embargo se recomienda fortalecer el proceso de auditorías internas es decir que las que se realicen a las diferentes aéreas se defina en la fase de planeación los objetivos, la finalidad el alcance y los criterios que servirán de base para desarrollar el trabajo de auditoría. Así mismo se deben tener en cuenta los riesgos, los hallazgos emitidos por la contraloría, quejas y demás que conlleven al mejoramiento continuo de la administración.

1.1.7 Línea de las tecnologías de la información y las comunicaciones. TICS

OBSERVACION DE AUDITORÍA No 04 Con el fin de aprovechar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el 30 de mayo de 2012 la Gobernación de Santander creó la Secretaría de las TIC, para promover, coordinar y ejecutar planes que garanticen a la población, las empresas y las entidades públicas el acceso a las nuevas tecnologías. De esta forma, se pretende contar con un Sistema de Información en el Departamento de Santander, basado en un concepto de Gobierno integrado, interconectado en red, que ayude a la toma de decisiones y facilite el control social de la gestión pública. La implementación del modelo de Gobierno en línea el cual se crea mediante Decreto No. 021 de junio 19 de 2012, por lo tanto este tema está directamente relacionado con la Política Anti trámites, la Política Nacional del Servicio al Ciudadano, la Política de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, la Política Nacional Anticorrupción, la Política Nacional de Archivo y Gestión Documental, entre otras. El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con la página web, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, a la cual le falta actualización, y lo que se busca es contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), esto no permite una comunicación externa con la comunidad para que ella conozca los servicios que brinda, es por ello que se deja como observación administrativa para que sea incluida en el Plan de mejoramiento.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA



INFORME DEFINITIVO


PRESUNTO RESPONSABLE: NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO ALCALDE 2012-2015 RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE: Observación No 4: Línea de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICS. El Municipio de Florián Santander tendrá en cuenta la observación impartida por el grupo auditor, para lo cual propenderá por dar un adecuado manejo a la página web y correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, con el fin de hacer uso de las tecnologías de la información y así brindar información oportuna y actualizada, proporcionando la información de manera más ágil.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El equipo Auditor, CONFIRMA el Hallazgo Administrativo, para hacer seguimiento en próximas auditorias. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS

1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos Según observación por parte del equipo auditor durante el trabajo de campo y en cumplimiento de cada uno de los programas del cuatrienio y de acuerdo a la información suministrada por la administración se puede establecer que su gestión no ha realizado el cumplimiento de algunos de los objetivos programados en su programa de gobierno y plasmado en el Plan de desarrollo eficazmente, en lo que tiene que ver con la vigencia materia de Auditoría, en lo que se aprecia en el Plan de Desarrollo “POR LAS VIAS DEL CAMBIO”, los siguientes son los ejes temáticos plasmados en el Plan de Desarrollo, como se detalla a continuación:

ANALISIS DE METAS OBSERVACION DE AUDITORÍA No 05. Se analizó algunos programas en los siguientes sectores teniendo en cuenta las líneas a auditar, como se detalla a continuación. La intención en este punto del proceso auditor, es medir el cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo para el período 2012-2015, tomando como insumo datos suministrados por la administración y de las ejecuciones presupuestales vigencia 2013, información tomada del reporte suministrado por la administración, previa solicitud del Equipo Auditor, los sectores seleccionados fueron así: SECTOR CULTURA:



INFORME DEFINITIVO


Se observa por parte del equipo auditor que el porcentaje de avance de algunos de los programas y proyectos del sector cultura tiene un porcentaje de cumplimiento bajo del 25% y 0% respectivamente entre otros y eso denota al analizar el rubro presupuestal de la estampilla Pro cultura su porcentaje de ejecución fue del 50% de un total recaudado de $102.779552 solo se ejecutó $51.212.039, observándose un sistema de planificación deficiente en el diseño, ejecución y la evaluación en razón a que no se ha cumplido los objetivos propuestos por la administración.

SECTOR EDUCACION

SECTOR CULTURA

FLORIAN- SANTANDER 2012-2015

2012 - 2015 2012 2013

META TIPO DE META

METAS

CUATRIENIO

TOTAL RECURSOS

CUATRIENIO

TOTAL RECURSOS

PROGRAMADOS 2012

TOTAL RECURSOS

EJECUTADOS 2012

TOTAL RECURSOS

PROGRAMADOS 2013

TOTAL RECURSOS

EJECUTADOS 2013

AVANCE

ACUMULADO

META

%

CUMPLIMIENTO

VINCULAR A 100

PERSONAS EN

PROGRAMAS DE

FORMACIÓN ARTISTICA

Y CULTURAL (ESCUELAS

DE DANZA, PINTURA,

TEATRO, MÚSICA),

Incremento 100 2,876,244

- - - - 25 25%VINCULAR A 60

PERSONAS EN LA

INTERPRETACION DE

INSTRUMENTOS

MUSICALES

Incremento 60 2,876,244

- - - - 15 25%MANTENER EN

FUNCIONAMIENTO LAS

ESCUELA DE FORMACIÓN

ARTISTICA Y CULTURAL

Mantenimiento 1 50,203,524

0 0 0 0 0 0%REALIZAR 4

ENCUENTROS

CULTURALES PARA

FORTALECER LA

IDENTIDAD CULTURAL

DEL MUNICIPIO

Incremento

4

184,079,588 38,951,408.00 64,344,259 130,000,000 130,000,000

2 50%CREAR 1 CONSEJO

MUNICIPAL DE CULTURA

QUE DINAMICE LOS

PROCESOS

Incremento

1

6,756,405

0 0 0 0 1 100%REALIZAR UNA

RECOPILACIÓN

HISTÓRICA DEL

PATRIMONIO, CULTURA

E HISTORIA DEL

MUNICIPIO.

Incremento

1

6,756,405

0 0 0 0 0 0%APOYAR 4 SESIONES

DEL CONSEJO

MUNICIPAL DE

CULTURA, PARA PONER

EN MARCHA PROGRAMAS

CULTURALES

Incremento

4

6,756,405 600,000.00 600,000

0 0 2 50%APOYAR 8 ACTIVIDADES

CONTEMPLADAS EN EL

PLAN MUNICIPAL DE

CULTURA

Incremento 8 6,756,405 5,000,000.00 5,000,000 19,000,000 19,000,000

4 50%ADECUAR UNA (1) CASA

DE LA CULTURAMantenimiento 1 40,000,000 0 0 0 0 0 0%



INFORME DEFINITIVO


Puede determinarse que el porcentaje alcanzado del ponderador sectorial fue aceptable en el sector educación, el cual se ubica en el Componente Eficacia dentro del rango de un nivel de cumplimiento admisible. SECTOR MEDIO AMBIENTE

PLAN DE DESARROLLO "POR LAS VIAS DEL CAMBIO" 2012-2015

FLORIAN -SANTANDER

SECTOR EDUCACION

Meta TipoMeta

metas

cuatreni

o

TotalRecursosCuat

rienio

TotalRecursosProgr

amados2012

TotalRecursosE

jecutados2012

TotalRecursosPr

ogramados2013

TotalRecursosEj

ecutados2013

AVANCE

ACUMU

LADO

% DE

CUMPLI

MIENTO

DOTAR 16 SEDES EDUCATIVAS DE

MATERIAL DICATICO Y/O EQUIPOS

DE COMPUTO

Incremento 16 320,997,233 40,233,773.00 8,000,000 35,000,000 27,797,000 8 50%

GARANTIZAR 31 SEDES

EDUCATIVAS EL PAGO DE LOS

SERVICIOS PÙBLICOS.

Mantenimiento 31 83,672,540 10,000,000.00 7,165,892 15,000,000 15,017,975 31 100%

CONSTRUIR (1) AULA EDUCATIVA. Incremento 1 59,600,000 - - - - 0 0%

MEJORAR 20 SEDES EDUCATIVAS Incremento 20 167,345,080 134,058,858.00 59,794,199 11,998,800 11,998,800 8 40%

MANTENER DOS (2)

RESTAURANTES ESCOLARES EN LAS

SEDES EDUCATIVAS

Mantenimiento 2 185,999,279 29,707,993.00 13,915,015 10,500,000 10,500,000 2 100%

INCREMENTAR EN 1 SEDE

EDUCATIVA LA CONECTIVIDAD DE

LAS TIC

Incremento 1 50,000,000 - - 549,452,000 549,452,000 1 100%

MANTENER EN 304 NIÑOS Y NIÑAS

CON SERVICIO DE TRANSPORTE

ESCOLAR

Mantenimiento304 983,152,345 115,100,000.00 263,035,666 364,143,418 364,143,418 304 100%

MANTENER 1185 DE NIÑOS Y

NIÑAS CON SERVICIO DE

ALIMENTACION ESCOLAR

Mantenimiento1185 186,929,521 50,100,000.00 55,729,400 109,646,400 109,646,400 1185 100%

DOTAR A 2 RESTAURANTES

ESCOLARES DE UTENSILIOS PARA

SU FUNCIONAMIENTO

Incremento 2 167,345,080 - 20,000,000 9,227,000 9,227,000 2 100%

ATENDER 10 NIÑ@S CON

PROBLEMAS DE APRENDIZAJE CON

PROGRAMA DE REFUERZO

EDUCATIVO

Incremento 10 30,909,000 - - - -

3 30%

APOYO PARA LA REALIZACION DE

LAS PRUEBAS SABER 5Mantenimiento122 68,218,040 - 1,000,000 500,000 500,000

122 100%


LAS PRUEBAS SABER 9Mantenimiento110 68,218,040 - 1,000,000 500,000 500,000

110 100%


LAS PRUEBAS SABER 11Mantenimiento 56 83,672,540 - 2,030,000 1,500,000 1,500,000

56 100%

ATENDER A 66 PERSONAS POR

AÑO PARA DISMINUR LOS NIVELES

DE ANALFABETISMO,

Reducción 601 173,218,892 - - - 500,000 32 48%

APOYAR A 56 ESTUDIANTES DE

GRADO 11 LA CATEDRA DE

LENGUA EXTRANJERA EN EL NIVEL 1

PREINTERMEDIO

Mantenimiento 56 20,918,135 - - - 500,000

56 100%

SUSCRIBIR 4 CONVENIOS PARA EL

APOYO DE PROGRAMAS TÉCNICOS

Y SUPERIORES.

Incremento 4 20,918,135 6,033,600.00 1,450,500 8,000,000 17,756,050 2 50%

2012-2015 2012 2013 BALANCE ACUMULADO

SECTOR AMBIENTAL


2012 - 2015 2012 2013

META TIPO DE META

METAS

CUATRIENIO

TOTAL RECURSOS

CUATRIENIO

TOTAL RECURSOS

PROGRAMADOS 2012

TOTAL RECURSOS

EJECUTADOS 2012

TOTAL

RECURSOS

PROGRAMADOS

2013

TOTAL RECURSOS

EJECUTADOS 2013

AVANCE

ACUMULADO

META

%

CUMPLIMIENTO

FORMAR A 40 LIDERES

EN POLITICAS DEL

MEDIO AMBIENTE Incremento 40 2,789,085

0

2,000,000

0

10,000,000

20 50%CAPACITAR A 2000

PERSONAS EN EL

CUIDADO Y MANEJO DEL

MEDIO AMBIENTE. Incremento 20002,789,085

01,000,000

0500,000

1000 50%REALIZAR 4

OPERATIVOS DE

CONTROL DE MINERÍA

ILEGAL EN CONJUNTO

CON LAS AUTORIDADES

MINERAS

COMPETENTES,

AMBIENTALES, Incremento 4

2,424,842

0

500,000

0 0 2 50%COMPRAR DE 10 HAS

PARA PROTEGER LOS

NACIMIENTOS,

CUENCAS HIDRICAS Y

ZONAS ESTRATEGICAS. Incremento 20

19,570,000

0

-

0 0 0 0%MANTENER 10 HAS DE

ECOSISTEMA PARA LA

REGULACION DE LA

OFERTA HIDRICA

Incremento 40 19,000,000 0

- 0 0 35 88%

AISLAR 10 HAS DE

RESERVA HIDRICA Incremento 20 20,634,505 0 - 0 0 15 75%REFORESTAR 10 HAS

HECTÁREAS EN SITIOS

CRÍTICOS DE EROSIÓN,

PARA CONSTITUIRLOS

EN RESERVAS

NATURALES Incremento 20

20,284,408 16,500,000.00 15,000,000

0 0 15 75%



INFORME DEFINITIVO


Presenta deficiencias en la ejecución; en razón a que el avance de las metas, programas y objetivos en lo que tiene que ver con el sector ambiental ha sido bajo no se ha garantizado la inversión eficiente de los recursos y el cumplimiento de los objetivos propuestos por la administración, como se denota en el análisis de la línea ambiental, que se presupuestaron recursos a través de los rubros GI.19.10.01 Fondo 1% adquisición y mantenimiento de áreas de interés para acueductos municipales por la suma de $ 12.0009.469 de otros sectores SGP se destino a través del rubro GI.18.4.4.14.02 Reforestación, adquisición de terrenos para recuperación de cuencas hídricas por valor de $34.236.500 de los cuales se presupuestaron , pero no se ejecuto nada SECTOR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES. TICS

Por lo anterior las TICS, presenta un porcentaje de cumplimiento aceptable a lo largo del cuatrienio. En este orden de ideas, en cuanto al porcentaje acumulado de cumplimiento, fue del 69.86%, concluimos que no se ha llegado a un avance total en las metas plasmadas por parte de la Administración, básicamente en algunos sectores, presentándose en algunas metas con un porcentaje menor del 50%. Lo cual determina que las autoridades de Planeación de la Entidad Territorial y el representante legal, son los responsables del proceso de planeación del Ente Territorial, son los que deben tomar las decisiones del caso, que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos e ir evaluando cada año el avance que le permita al final del cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el plan de desarrollo municipal, máxime cuando se está terminando el cuatrienio. Por los anteriores argumentos, y con el fin de que se dé cumplimiento al avance de los Planes de desarrollo, el Equipo Auditor, tipifica observación administrativa que le permita incluirse en el plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento y control en próximas auditorias.

SECTOR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES .TICS


2012 - 2015 2012 2013

META TIPO DE META

METAS

CUATRIENI

O

TOTAL RECURSOS

CUATRIENIO

TOTAL RECURSOS PROGRAMADOS

2012

TOTAL RECURSOS

EJECUTADOS 2012

TOTAL RECURSOS

PROGRAMADOS 2013

TOTAL RECURSOS

EJECUTADOS 2013

AVANCE

ACUMULADO

META

%

CUMPLIMIENTO

MANTENER UNA (1)

BIBLIOTECA PUBLICA CON

CONECTIVIDAD PARA

INCREMENTAR EL ACCESO A

INTERNET.

Mantenimiento

1

1,545,450 - 3,000,000

1 100%DOTAR CON 10

COMPUTADORES, LA

BIBLIOTECA PÚBLICA, PARA

GARANTIZAR EL ACCESO A

LAS TICS.

Incremento

10

39,744,457 - 5,500,000 - 4,000,000

5 50%CAPACITAR A 76 DOCENTES

EN PROCESOS DE

APLICACIÓN DE LAS TIC´S

DURANTE LOS CUATRO AÑO

DE GOBIERNO

Incremento

76

2,091,814 - - 5,000,000 5,000,000

76 100%IMPLEMENTAR UN MANUAL

DE GOBIERNO EN LINEA

PARA EL USO DE LA

COMUNIDAD

Incremento

14,183,627 - - 10,000,000 10,000,000

1 100%PUBLICAR EL 100% DE LOS

PROCESOS DE

CONTRATACION EN EL

PORTAL ÚNICO DE

CONTRATACIÓN (SISTEMA

ELECTRÓNICO PARA LA

CONTRATACIÓN PÚBLICA -

SECOP)

Incremento

1

4,183,627 - - - -

1 100%MANTENER 20 SERVIDORES

PUBLICOS CAPACITADOS EN

EL DESARROLLO DE LA

ESTRATEGIA DE GOBIERNO

EN LÍNEA

Mantenimiento

20

4,183,627 130,150,000.00 156,979,000 4,025,000 4,025,000

20 100%FORMULAR UN PROYECTO

PARA MEJORAR LA

INTERCONEXIÓN MEDIANTE

FIBRA ÓPTIMA PARA EL

CASCO URBANO

Incremento

1

6,181,800 - -

1 100%



INFORME DEFINITIVO


ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE : NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO Alcalde RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE: Observación No 5: Análisis de Metas La Administración Municipal acogerá la observación y realizara un análisis de las metas propuesta en el Plan de Desarrollo “Por las vías del cambio 2012-2015”, a fin de determinar las metas cumplidas y las que están pendientes por darles cumplimiento, para garantizar el cumplimiento del plan de desarrollo propuesto por el municipio para el cuatrienio.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento. 1.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

1.3.1 Estados Contables Los componentes considerados en la evaluación del proceso correspondieron a valorar si se cuenta con una estructura del área contable que responda a la complejidad del ente público; Igualmente establecer la debida implementación de manuales de proceso y procedimientos para el área contable y financiera, así como verificar la existencia de adecuados sistemas de información. De otra parte se determinó la debida aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y las normas técnicas contables para el registro de las operaciones. En relación con los libros se verificó que se ajustan a los libros oficiales de contabilidad a los exigidos por el Plan General de Contabilidad Pública; en cuanto a los archivos se confirmó que se encuentran debidamente organizados y relacionados con la documentación contable; Se verificó que exista integración de las dependencias que conforman el área contable y financiera, así como el cumplimiento de normas técnicas en la elaboración de las notas a los estados financieros. Los resultados de la evaluación muestran que la ese cuenta con un área responsable del proceso contable, apoyado por las diferentes dependencias proveedoras del sistema de información denominado GD DELFIN, para el manejo del modulo de contabilidado. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra de la información que soporta la gestión de la administración, utilizando las técnicas y normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y acogidas por la Contraloría General de Santander, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto sobre la viabilidad financiera de la Alcaldía.



INFORME DEFINITIVO


Simultáneamente, en el trabajo de campo se utilizó como herramienta, los formatos utilizados de rendición de cuenta a través del Sistema Integral de Auditoría SIA para la vigencia 2013 y la documentación aportada por la administración. La información contable de la administración para la vigencia 2013, comparada con la vigencia 2012 se reflejó así:

ALCALDÍA MUNICIPA DE FLORIAN

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

BALANCE GENERAL. 2012 2013

% VARIACION

ACTIVO 28.333.711 30.074.502 6

PASIVO 2.830.711 2.717.754 (4)

PATRIMONIO 25.503.000 27.356.748 7 Fuente: Información suministrada por la Entidad

Fuente: Información suministrada por la Entidad

Activo Del análisis realizado al balance de la vigencia 2013 con relación al 2012, se observa un incremento del seis por ciento (6%) reflejado específicamente en el efectivo (depósitos en instituciones financieras), producto de que no se realizó la ejecución total de los recursos, así mismo la cuenta de otros activos se incrementa debido al ajuste realizado a la reserva financiera actuarial Fonpet. Igualmente el incremento de la propiedad planta y equipo fue de un siete por ciento (7%), con respecto al año anterior debido a reclasificación por sostenibilidad contable. Pasivo Los Pasivos para la vigencia 2013 presentaron una disminución del cuatro por ciento (4%) con respecto al año anterior, debido a la disminución de las cuentas por pagar, y



INFORME DEFINITIVO


los pasivos estimados provisión de las pensiones (reserva financiera actuarial), disminuyó las operaciones de crédito público. Patrimonio El Patrimonio para el 2013, registró una variación positiva del siete por ciento (7%) con respecto al año anterior, debido a la contabilización de las utilidades del ejercicio. Balance general comparativo años 2010 a 2013

Fuente: Información suministrada por la Alcaldía

Activo 2010-2011 El activo en el 2011 se incrementa significativamente en un 105%, con respecto al 2010 específicamente en la cuenta Deudores reflejada en la cuenta de anticipos y transferencias por cobrar. Pasivo 2010 a 2011 El pasivo en el 2011 se incrementó con respecto al 2010 en un 30% debido a que en 2010 no existían obligaciones de crédito público. Patrimonio 2010-2011 En el 2011 el patrimonio se incrementó en un 17% debido al registro de las utilidades del ejercicio. Activo 2012-2013 Análisis referenciado, en los párrafos precedentes, en el comparativo realizado a estas vigencias. Pasivo 2012-2013



INFORME DEFINITIVO


Análisis referenciado, en los párrafos precedentes, en el comparativo realizado a estas vigencias. Patrimonio 2012-2013 Análisis referenciado, en los párrafos precedentes, en el comparativo realizado a estas vigencias. Estado de la Actividad Financiera Económica y Social


Como resultado del ejercicio de la Actividad Financiera Económica y Social para la vigencia 2013, arrojó un reducción equivalente al veintinueve por ciento (29%), con respecto a la vigencia 2012 debido al incremento de los gastos operacionales referente al gasto publico social y a los gastos de administración.


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA COMPARATIVO


ESTADO DE RESULTADOS 2012 2013 % VARIACION

INGRESOS OPERACIONALES 9,111,791 10,248,529 12

COSTO DE VENTAS - 98,339 -

GASTOS OPERACIONALES 6,126,754 8,528,251 39

OTROS INGRESOS 375,666 832,398 121

OTROS GASTOS (43,201) 45,531 (205)

RESULTADO DEL EJERCICIO 3,403,904 2,408,806 (29)


Los ingresos operacionales aumentaron en un doce por ciento (12%), con respecto al año anterior, porque se incrementó el ingreso del impuesto de transporte de crudo, así



INFORME DEFINITIVO


mismo el municipio recibió ingresos por venta de servicios públicos de la unidad de servicios públicos que fue creada a partir del 2013.

Otros Ingresos Se incrementó en el 2013 por que se realizó ajuste a los recursos del Fonpet. Costo de Ventas En el 2012 no estaba creada la unidad de servicios públicos Gastos Operacionales Se incrementó en un treinta y nueve por ciento (39%), en razón a que hubo un incremento en el gasto público social por que se realizaron inversiones para beneficio de la comunidad. Otros gastos Se redujeron en un 205% debido a ajuste de ejercicios anteriores producto de la sostenibilidad adelantada en el 2012. Revisión y análisis de algunas cuentas: Bancos Se verificaron los valores reportados en cuentas bancarias, observando que la Alcaldía maneja sus cuentas bancarias en Banco agrario, banco de Bogotá e IDESAN con un saldo a diciembre 31 de 2013 que asciende a $4.112.873.000, así mismo se observa que continúan cuentas inactivas que quedaron pendientes de cancelar de acuerdo al plan de mejoramiento de la vigencia 2011 y 2012, para lo cual en el desarrollo del proceso auditor se evidenció que la administración está realizando las gestiones pertinentes para su cancelación y para la fecha de terminación del cumplimiento de las metas del plan de mejoramiento (2014-12-30), quedaran en uso las cuentas bancarias que realmente utiliza la administración.

Inversiones La entidad no presenta registro en sus estados financieros de inversiones para la vigencia auditada 2013. Rentas por cobrar Las rentas por cobrar están constituidas por los derechos tributarios pendientes de recaudo, exigidos sin contraprestación directa, que recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la producción, la actividad o el consumo.



INFORME DEFINITIVO


Las rentas por cobrar se revelan según su antigüedad en vigencia actual y vigencias anteriores. Adicionalmente se revelan con base en los tipos de obligaciones tributarias y en los demás casos, atendiendo la naturaleza del impuesto. Las rentas de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes reconocidos durante el período contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidación. También incluye las retenciones y anticipos liquidados en el mismo período. Las rentas de vigencias anteriores son los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del período contable siguiente. A 31 de diciembre de 2013 se refleja un saldo de $ 407.461.000. Con el propósito de alcanzar los logros establecidos para la vigencia fiscal 2013, el Municipio de Florián ha realizado acciones en cuanto a la recuperación de cartera con el propósito de fortalecer la eficiencia fiscal del Municipio. Por lo que se hace necesario analizar el comportamiento que han tenido las Rentas por Cobrar que corresponde al Impuesto Predial Vigencia Actual y los Recaudos del impuesto predial unificado en los cuatro últimos años así:


CUADRO COMPARATIVO DE RENTAS POR COBRAR VS RECAUDO


2010 2011 2012 2013

renta x cobrar 166.450 169.581 171.544 174.548

recaudo 108.517 114.542 121.833 177.699

% de recaudo 65 68 71 102 Fuente: Información suministrada por la Alcaldía

Al verificar los valores recaudados en cada una de las vigencias analizadas se logra observar que los ingresos en especial el recaudo del impuesto predial unificado en los últimos cuatro años reflejó un aumento progresivo de acuerdo al valor de la cartera registrada en cada año, evidenciándose que el año que menos se recaudo fue en el 2010 en un porcentaje equivalente al sesenta y cinco por ciento (65%) y que el año 2013 obtuvo un porcentaje de recaudo equivalente al ciento dos por ciento (102%), que indica que se realizó una buena gestión por parte de la administración actual ya que los contribuyentes se acogieron a la ley 1607 de 2012, en la que se dio la opción de una rebaja de intereses, en las cuales los contribuyentes estuvieran morosos antes de la vigencia 2010. Así mismo según acuerdo No. 053 de diciembre 19 de 2012, la Alcaldía viene acatando los incentivos pactados, si los contribuyentes cancelaban en los meses establecidos así: hasta el 28 de febrero de 2013 el 13%, hasta el 31 de marzo de 2013 el 6%, hasta el 30 de abril de 2013 el 3%, razón por la cual tanto los contribuyentes se han visto beneficiados como la administración al percibir mayores recursos.

Cartera



INFORME DEFINITIVO


De acuerdo al análisis realizado a las vigencias 2010 a 2013, se logró observar el siguiente comportamiento de la cartera


COMPARATIVO DE CARTERA

CIFRAS EN MILES DE PESOS

AÑO VALOR CAUSADO CARTERA POR COBRAR

2010 166.450 327.141

2011 169.581 379.094

2012 171.544 421.935

2013 174.548 392.692 Fuente: Información suministrada por la Alcaldía

Durante el trabajo de campo se evidencio que para la vigencia 2013, la cartera se disminuyó en un siete por ciento (7%) con respecto al año anterior, debido a que dentro del procedimiento de cobro coactivo se han adelantado año a año la clasificación de los deudores morosos. para iniciar el procedimiento, elaborando las liquidaciones oficiales, siendo el primer paso para determinar el valor adeudado y que en ultimas dicho acto administrativo fungirá como titulo ejecutivo dentro del proceso; debido a la dificultad del trámite de notificación personal de las liquidaciones oficiales, el municipio ha contratado personal para llevar a cabo dicho trámite de notificación, teniendo como base las liquidaciones notificadas, la administración ha suscrito los mandamientos de pago a aquellos contribuyentes que hacen caso omiso a la notificación, obteniendo aunque no un total de los pagos, si por lo menos un mayor recaudo.

Prescripciones Respecto a las obligaciones prescritas para la vigencia 2013 el Municipio de conformidad con el artículo 817 del Estatuto Tributario, procedió a declararlas respecto de años anteriores a 2007, obteniendo un valor prescrito por valor de $66.154.000, valores que corresponden a aquellos contribuyentes que presentaron solicitudes de prescripción de acuerdo con las vigencias adeudadas por ellos y que el Municipio debió que decretarlas conforme la ley lo establece respecto de años anteriores a 2007; dicho fenómeno de prescripción en ultimas se debió a las dificultades para notificar los actos administrativos expedidos dentro del procedimiento de cobro coactivo.

Deudores Recursos entregados en administración El Municipio debido a la descertificación relacionada con la administración de los recursos del sistema general de participaciones del sector agua potable según resolución No. SSPD 2012 4010035985 de noviembre de 2012 y la Resolución 20134010004555 de marzo 1 de 2013 emitida por la superintendencia de servicios públicos se entregaron en administración al Departamento a diciembre 31 de 2013 la suma de $571.467.000, debido a que no se reportaba facturación e información al Sui,



INFORME DEFINITIVO


para lo cual se espera la entrega del estado de cuenta, de la forma como se han manejado estos recursos por parte del Departamento. Propiedad planta y equipo OBSERVACION DE AUDITORÍA No 6 La Alcaldía no cuenta con un inventario actualizado y detallado de la propiedad, planta y equipo y bienes de beneficio y uso público e histórico y cultural. No se han realizado avalúos técnicos Durante la visita de auditoría, no se evidenció avalúo técnico alguno a 31 de diciembre de 2013 de los bienes, ascienden a la suma de $11.168.546.000, por consiguiente no se está dando aplicación a las normas técnicas relativas a los activos, como lo indica el Régimen de Contabilidad Pública en el numeral 2.9.1.1.5 Propiedades planta y equipo y la Circular Externa No. 060 de 2005 emitida por la Contaduría General de la nación que cita “el valor de realización, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del periodo en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, se debe efectuar a todos los bienes inmuebles y muebles cuyo costo histórico individual sea superior a diez salarios mínimos mensuales legales vigentes mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sería inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del periodo utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de éstos, por el índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, registrado entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del respectivo año”. Observándose que los valores que reportan esta cuenta no han sido actualizados ni detallados, para lo cual se establece una observación administrativa para que se tomen las medidas respectivas.


ALCALDE 2012-2015 RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE El Municipio atiende la observación establecida por el ente auditor y en tal sentido adelantara la actualización del inventario de propiedad, planta y equipo y bienes de beneficio y uso público e histórico y cultural. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta la respuesta dada por la Administración Municipal, se confirma el hallazgo Administrativo y se realizará seguimiento mediante un plan de mejoramiento a las acciones que la entidad inicie.



INFORME DEFINITIVO


Cuentas Por Pagar A diciembre 31 de 2013 el municipio posee unas cuentas por pagar por valor de $242.474.000 y que corresponde a obligaciones pendientes por cancelar a esta fecha. Fiducias El Municipio de Florián se vinculó al Plan Departamental de Aguas de Santander de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Municipal No.014 de Septiembre 30 de 2008 el cual fue modificado por el Acuerdo No.005 de Junio 29 de 2009. El Plan Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento — PDA fue considerado de importancia estratégica para el Municipio por parte del Consejo de Gobierno. se trata de un proyecto de gasto social del sector agua potable y saneamiento básico que hace parte de los programas de inversión contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2006 — 2010 que requiere para su ejecución de la cofinanciación por parte del Municipio. La Ley 1151 de 2007. por medio de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo en su artículo 91 estableció que los recursos de apoyo de la Nación al Sector de Agua y Saneamiento se ejecutaran en el marco de los Planes Departamentales para el manejo de los Servicios de Agua y Saneamiento. El Conpes 3463 del 12 de Marzo de 2007 recomendó los lineamientos para la estructuración. la financiación y la ejecución de los Planes Departamentales de Agua y Saneamiento para el manejo empresarial de los servicios de acueducto, ,alcantarillado y aseo. los cuales se constituyeron en la estrategia principal para implementar la política sectorial del Gobierno Nacional. Con el objeto de atender de manera adecuada y eficiente la coordinación. supervisión y seguimiento del Plan Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento — PDA en el Departamento. de conformidad con las líneas estratégicas y los objetivos del PDA. se hizo necesario implementar un esquema de organización. gestión y administración a través de un órgano del orden departamental o regional. Dentro de los valores autorizados en el acuerdo. al proyecto del Plan Departamental para el manejo Empresarial de los servicios de Agua y Saneamiento en el Departamento de Santander. se incluye el valor de Subsidios del esquema tarifario para el Municipio. El Municipio realiza directamente el giro al Consorcio FIA una vez se haya cancelado a la unidad de servicios públicos lo correspondientes a los subsidios.



INFORME DEFINITIVO


A 31 de Diciembre de 2013 el total de recursos que el Municipio de Florián posee en el Plan Departamental de Aguas de Santander asciende a la suma de $695.227.000, valor que se refleja correctamente en el balance de comprobación.

Vigencias Futuras El municipio de Florián se vinculó al plan departamental de aguas mediante la aprobación del Acuerdo No.005 de junio 29 de 2009. por parte del concejo municipal. el cual autorizó al alcalde vigencias futuras excepcionales por $2.716.613.000, con un plazo hasta el 2023, recursos que son manejados directamente por la Fiducia. Así mismo el concejo aprobó al acuerdo No. 025 de agosto 27 de 2013 al alcalde municipal para comprometer vigencias futuras ordinarias para el otorgamiento de incentivos de asistencia técnica directa rural con el Incoder por valor de $188.160.000 de los cuales el municipio aporta 37.632.000 y el inconder $150.528.000 el cual inicio en el 2013 y termina su ejecución en la vigencia 2014. Deuda Pública De acuerdo a certificación expedida por Idesan. la Alcaldía había adquirido una Motoniveladora y un crédito construcción de vivienda de interés social por valor de $336.831.077 con vencimiento a junio 20 de 2016, valores que fueron verificados y corresponden efectivamente a lo contabilizado en el balance de comprobación.


INFORME DE DE DEUDA PUBLICA

CIFRAS EN PESOS

SECTOR VALOR

DESEMBOLSO FECHA DE

DESEMBOLSO SALDO A DIC 31 DE 2013 VENCIMIENTO

VIVIENDA 200.000.000 23-07-2010 57.157.878 15-12-2016

MOTONIVELADORA Y RETROCARGADOR 520.000.000 23-07-2010 279.673.199 20-06-2016

720.000.000 336.831.077


Recursos de Colombia Humanitaria Los recursos que fueron recibidos por este concepto fueron legalizados en el 2012, para la vigencia auditada no se recibieron recursos por este concepto. Fondo Nacional Del Ahorro Durante el desarrollo del proceso auditor se verificó que la Alcaldía cuenta con un trabajador vinculado al Fondo Nacional del Ahorro, evidenciándose que durante la vigencia 2013 los pagos realizados por concepto de cesantías fueron cancelados en forma oportuna, de acuerdo a verificación de los comprobantes de egreso emitidos para tal fin.



INFORME DEFINITIVO


Retención En La Fuente Durante el desarrollo del proceso auditor se requirieron y se revisaron las Declaraciones de Retención en la Fuente de la vigencia 2013, observándose que fueron presentadas y canceladas en forma oportuna. Estampillas Departamentales Dentro del balance a diciembre 31 de 2013 reportan un valor pendiente por cancelar de $3.624.000 por este concepto los cuales serán verificados dentro del desarrollo de proceso auditor.

Pasivos Pensionales y Reserva Financiera Actuarial La Ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales FONPET con el objetivo de provisionar los recursos necesarios para cubrir el pasivo pensional que para el caso del Municipio asciende a $7.474.281.000. de acuerdo al soporte emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los recursos de este fondo provienen de las Entidades Territoriales y de la Nación y son administrados por el Ministerio de Hacienda por medio de patrimonios autónomos manejados por fiduciarias y fondos de pensiones. Durante el desarrollo del proceso auditor se verificó que el Municipio cuenta con 1 pensionado que se encuentran a cargo del municipio El municipio tiene un cubrimiento del 302.85% del pasivo pensional, indicando que el municipio ya está realizando los trámites necesarios para la devolución de los recursos excedentes del pasivo pensional. 1.3.1.1 Dictamen a los Estados Financieros Vigencia 2013 La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267º- 272º de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000463 de mayo 28 de 2013, y el Plan General de Auditorías, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la vigencia 2013, a través del examen del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social con corte a diciembre 31 de 2013. La información verificada corresponde a la suministrada por la entidad en medio física, magnética y la información rendida al SIA. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con el Balance de Comprobación, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la administración reflejando su gestión.

Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos Estados; la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la Administración del Municipio en el desarrollo del trabajo de campo en la ejecución de



INFORME DEFINITIVO


la auditoría, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de Auditorías Aplicables al sector público en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2013, según concepto rendido por la Contadora Pública NUBIA ESTHER LEON VILLALBA, con tarjeta profesional N° 50083-T, expresa: OPINIÓN CON SALVEDADES Excepto las SALVEDADES expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIAN, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por la vigencia 2013 y los resultados del ejercicio económico realizado en dicha anualidad, conforme con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. En el trabajo de auditoría, se presentó limitación en cuanto a que los Estados Financieros a diciembre 31 de 2013, presentaron incertidumbre en algunas cuentas que afectan su razonabilidad, lo que conlleva a expresar una opinión con las siguientes salvedades: SALVEDADES La entidad no cuenta con un inventario actualizado de la propiedad planta y equipo, se debe realizar un avaluó técnico detallando cada uno de los bienes. Atendiendo lo expresado, los Estados Financieros de la Alcaldía presentan razonablemente con salvedades la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2013 y el resultado del Ejercicio Económico, con corte a la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

1.3.1.2 Control Interno Contable La evaluación del sistema de control interno contable y presentación del informe, aplica las valoraciones cuantitativa y cualitativas del proceso contable, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 357 de julio de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte anual de evaluación y recomendaciones realizadas. Enuncia los resultados cuantitativos de la evaluación, debilidades, fortalezas y recomendaciones sobre cada actividad del proceso contable: Reconocimiento, identificación revelación, análisis, interpretación, comunicación de la información, y otros elementos de control, que para el municipio de Florián se reporta así:

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2013 CGN2007

1 EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN



INFORME DEFINITIVO


1.1 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.39 ADECUADO

1.2 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.30 ADECUADO

1.39 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.66 ADECUADO

1.55 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.81 SATISFACTORIO


Para la vigencia 2013, el resultado de la evaluación del control interno contable reportó calificación de 4.28, indicando un resultado adecuado de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, mostrando una mejora en relación al periodo anterior. De acuerdo a información suministrada por la contadora, durante la vigencia 2013, al área contable le realizaron Auditorías, para lo cual se recomienda fortalecer el proceso de auditorías internas es decir que las que se realicen definan evaluaciones objetivas y periódicas que permitan establecer oportunidades de mejora en los procesos; se defina la planeación, los objetivos, la finalidad el alcance y los criterios que servirán de base para desarrollar el trabajo de auditoría. Así mismo se deben tener en cuenta los riesgos, los hallazgos emitidos por la contraloría, que conlleven al mejoramiento continuo de la administración.

1.3.2 GESTIÓN PRESUPUESTAL

LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO VIGENCIA 2013: Acuerdo No. 045 de 29 de Noviembre de 2012, por medio del cual se fija el presupuesto general de ingresos y gastos del municipio de Florián, para la vigencia 2013 los cuales ascienden a de: SIETE MIL SEISCIENTOS SESENTA Y NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS SESENTA Y UN MIL CUATROCIENTOS OCHENTA PESOS MCTE ($7.669.461.480). En el siguiente cuadro se presentan la totalidad de las modificaciones que se realizaron al Presupuesto General de Rentas y Gastos durante la vigencia 2013, así:


VIGENCIA 2013

CIFRAS EN PESOS

CONCEPTO VALOR

PRESUPUESTO INICIAL 7,699,461,480

ADICIONES 8,232,245,082

REDUCCIONES 534,207,978



INFORME DEFINITIVO


PRESUPUESTO DEFINITIVO 15,367,598,584

CREDITOS 1,011,256,715

CONTRACREDITOS 1,011,256,715 Fuente: Información suministrada por la Alcaldía

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO Al analizar las modificaciones presupuestales, vemos que durante el periodo fiscal 2013 se presenta un alto volumen de modificaciones presupuestales (adición, crédito y contra créditos), en el caso de las adiciones las cuales incrementaron el presupuesto inicial en un 107% en la vigencia 2013, adiciones que corresponden a saldos de vigencias anteriores, que llevan a un presupuesto definitivo en el 2013 de $15.367.598.584; igualmente los créditos y créditos por valor de $1.011.256.715. Resultado frente al cual es claro que la administración municipal debe procurar un mejor comportamiento, esto en razón a que el presupuesto es un instrumento de planeación, lo que significa que la entidad no ha adoptado políticas que garanticen el cumplimiento de los proyectos plasmados en el plan de desarrollo –Alcaldía de Florián.

HISTORICO DE EJECUCIONES DE INGRESOS Y GASTOS 2010-2013: ALCALDÍA FLORIAN – SANTANDER


CUADRO COMPARATIVO DE INGRESOS Y GASTOS

VIGENCIAS 2010 A 2013

VIGENCIA 2010 2011 2012 2013

DETALLE VALOR ($) VALOR ($) VALOR ($) VALOR ($)

PRESUPUESTO DEFINITIVO 10,437,058,949 14,128,121,222 12,327,600,555

15,367,598,584

PRESUPUESTO RECAUDADO 8,966,921,503 11,643,391,919 10,346,642,308

14,078,827,088

PRESUPUESTO COMPROMETIDO 7,971,857,345 13,000,289,583

9,196,349,528

10,495,516,634

PAGOS 5,834,605,584 9,094,070,794

8,039,569,439

9,931,356,620

FUENTE: EJECUCIONES DE INGRESOS Y GASTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

OBSERVACION DE AUDITORÍA No 07

De lo anterior se deduce, que del comportamiento histórico de su ejecución de Ingresos y gastos tenemos: En sus recaudo a lo largo del cuatrienio presento aumento del recaudo a lo largo del cuatrienio, siendo en la vigencia 2013 del 92% de lo presupuestado, con respecto al año inmediatamente anterior, lo que demuestra que ha habido eficiencia en el recaudo.



INFORME DEFINITIVO


En cuanto al Presupuesto comprometido el aumento no ha sido significativo con respecto a las vigencias anteriores, teniendo un compromiso del 74% con respecto al año anterior, el cual se refleja en los Gastos de Inversión los cuales son gastos destinados a incrementar, mantener o mejorar la calidad de vida de la población, mediante la ejecución de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo, de acuerdo con las funciones y competencias que le han sido asignadas al municipio. Lo que conlleva a instar a la administración para que cumpla con mayor eficiencia la cobertura en Inversión social. A continuación se detalla el porcentaje del recaudo vs compromisos, a lo largo de los últimos cuatro años así:


CUADRO COMPARATIVO DE PORCENTAJES DE RECAUDO VS COMPROMISOS

VIGENCIAS 2010 A 2013

VIGENCIAS 2010 2011 2012 2013

DETALLE % % % %

PRESUPUESTO RECAUDADO 86 82 84 92

PRESUPUESTO COMPROMETIDO 89 111 89 74

PAGOS 73 70 87 71 Fuente: Información Suministrada por la Alcaldía

Fuente: Información Suministrada por la Alcaldía



INFORME DEFINITIVO


Por lo anterior, se deja la observación administrativa que le permita mejorar las metas de inversión y el cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el plan de desarrollo.


ALCALDE 2012-2015 RESPUESTA PRESUNTO ESPONSABLE: Observación No 7: La Administración Municipal acoge la observación del equipo auditor y propenderá por mejorar las metas de inversión y tomara las medidas necesarias que permitan dar cumplimiento a los programas y proyectos propuestos en el plan de desarrollo.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El equipo Auditor, CONFIRMA el Hallazgo Administrativo, para que sea revisada en próximas auditorias.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2013:



INFORME DEFINITIVO


De los Ingresos que recibe el Municipio de Florián por Recursos Propios (Impuestos tributarios y No tributarios), del total presupuestado por valor de $2, 890, 906,128.60, se recauda $3,051,938,139.92, es decir el porcentaje de ejecución del recaudo fue del 105% de sus recursos propios, observándose eficiencia en el recaudo A continuación se observa la distribución de sus ingresos así:

Rubro

presupue

stal

DescripciónPresupuesto

InicialAdiciones Reducciones

Presupuesto

DefinitivoTotal Recaudos

%

Ejecu

ciòn

%Parti

cipació

n

1 TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS 7,669,461,480.00 8,232,345,082.29 534,207,978.20 15,367,598,584.09 14,078,827,088.73 92% 100%

1 TOTAL INGRESOS 7,565,237,939.00 8,181,920,098.29 534,207,978.20 15,212,950,059.09 13,958,930,848.73 92% 99%

1.1 INGRESOS CORRIENTES TRIBUTARIOS 2,598,000,000.00 292,906,128.60 0 2,890,906,128.60 3,051,938,139.92 105% 22%

1.1.1 IMPUESTOS DIRECTOS 117,000,000.00 57,687,582.00 0 174,687,582.00 177,699,412.00 102% 6%

1.1.1.01 Impuesto Predial Unificado Vigencia Actual 80,000,000.00 15,387,527.00 0 95,387,527.00 96,552,596.00 101% 54%

1.1.1.02 Impuesto Predial Vigencias Anteriores 25,000,000.00 39,845,169.00 0 64,845,169.00 66,192,112.00 102% 37%

1.1.1.03 Intereses impuesto predial 12,000,000.00 2,454,886.00 0 14,454,886.00 14,954,704.00 103% 8%

1.1.2 IMPUESTOS INDIRECTOS 2,481,000,000.00 235,218,546.60 0 2,716,218,546.60 2,874,238,727.92 106% 94%

1.1.2.01 industria y Comercio 40,000,000.00 110,071,505.00 0 150,071,505.00 161,316,118.40 107% 6%

1.1.2.02 Avisos tableros y vallas publicitarias 1,500,000.00 1,196,424.00 0 2,696,424.00 2,699,224.00 100% 0.09%

1.1.2.03 Juegos permitidos 200,000.00 0 0 200,000.00 847,900.00 423% 0.03%

1.1.2.04 Clubes, Rifas y Apuestas 100,000.00 0 0 100,000.00 0 0 0

1.1.2.05 Espéctaculos Públicos 50,000.00 0 0 50,000.00 626,850.00 1253% 0.02%

1.1.2.06 Ocupación vias y espacio Publico 50,000.00 0 0 50,000.00 60,000.00 120% 0.00%

1.1.2.07 Permisos Ventas Temporales 100,000.00 0 0 100,000.00 19,650.00 20% 33%

1.1.2.08 Registro de marcas y herretes 200,000.00 0 0 200,000.00 0 0 0

1.1.2.09 Embarque de ganado 5,000,000.00 0 0 5,000,000.00 2,141,942.00 43% 0.07%

1.1.2.10 Deguello de ganado mayor 7,000,000.00 0 0 7,000,000.00 10,178,700.00 145% 0.35%

1.1.2.11 Deguello de ganado menor 100,000.00 0 0 100,000.00 0 0 0

1.1.2.12 Impuesto de pesas y medidas 100,000.00 0 0 100,000.00 0 0 0

1.1.2.13 Impuesto Extracción de Materiales 100,000.00 0 0 100,000.00 0 0 0

1.1.2.14 Impuesto al transporte de crudo 2,130,000,000.00 95,057,923.00 0 2,225,057,923.00 2,316,386,896.00 104% 80%

1.1.2.15 Impuesto al transporte de Gas 52,000,000.00 16,377,422.48 0 68,377,422.48 70,416,278.48 103% 2.44%

1.1.2.16 Sobretasa a la gasolina extra y corriente 38,000,000.00 8,870,000.00 0 46,870,000.00 57,297,000.00 122% 2%

1.1.2.17

Fondo de Seguridad ( 5% Contratos ) obras sobre

vías 80,000,000.00 0 0 80,000,000.00 54,703,887.53 68% 2.00%

1.1.2.18 Estampilla Pro-Bienestar del Anciano - Fondo Mpal 75,000,000.00 0 0 75,000,000.00 123,204,178.76 164% 4%

1.1.2.19 Fondo Estampilla Pro-Cultura 40,000,000.00 0 0 40,000,000.00 59,936,530.63 150% 2.08%

1.1.2.20 Sobretasa Bomberil 9,000,000.00 3,645,272.12 0 12,645,272.12 13,026,572.12 103% 0.45%

1.1.2.21 Programa Convenio I.C.A. 2,500,000.00 0 0 2,500,000.00 1,377,000.00 55% 0.05%

1.2 INGRESOS CORRIENTES NO TRIBUTARIOS 4,944,137,939.00 2,880,371,382.69 458,142,077.82 7,366,367,243.87 6,332,618,464.44 86% 45%

1.2.1 TASAS 900,000.00 0 0 900,000.00 814,720.00 90% 0.01%

1.2.2 TARIFAS 61,000,000.00 0 0 61,000,000.00 52,403,642.19 86% 0.83%

1.2.3 MULTAS 100,000.00 0 0 100,000.00 2,862,000.00 2862% 0.05%

1.2.4 RENTAS Y CONTRACTUALES 192,000,000.00 160,000,000.00 0 352,000,000.00 356,383,536.00 101% 6%

1.2.5 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - SGP 3,532,046,621.00 1,113,115,512.00 354,012,356.20 4,291,149,776.80 4,489,488,659.00 105% 71%

1.2.5.1 SECTOR EDUCACION 298,759,878.00 68,136,084.00 0 366,895,962.00 385,995,659.00 105% 6%

1.2.5.2 SECTOR SALUD 893,009,947.00 243,844,613.00 358,821.00 1,136,495,739.00 1,136,495,739.00 100% 18%

1.2.5.3 Agua Potable y Saneamiento Basico 381,690,443.00 38,759,136.00 353,191,843.20 67,257,735.80 246,496,921.00 366% 4%

1.2.5.4 SGP-PROPOSITO GENERAL 1,926,641,075.00 651,165,708.00 0 2,577,806,783.00 2,577,806,783.00 10% 41%

1.2.5.5 ALIMENTACION ESCOLAR 31,945,278.00 3,143,193.00 461,692.00 34,626,779.00 34,626,779.00 100% 0.55%

1.2.5.6 ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA 0 108,066,778.00 0 108,066,778.00 108,066,778.00 100% 1.71%

1.2.6 APORTES DEPARTAMENTALES 389,620,899.00 238,887,875.29 24,193,521.80 604,315,252.49 409,068,462.29 68% 6%

1.2.7 APORTES NACIONALES - DEL NIVEL CENTRAL 768,470,419.00 1,328,740,995.40 79,936,199.82 2,017,275,214.58 981,970,444.96 48% 15%

1.2.8 OTROS INGRESOS DEL SECTOR PRIVADO 0 39,627,000.00 0 39,627,000.00 39,627,000.00 100% 0.63%

1.3 RECURSOS DEL CAPITAL 23,100,000.00 4,267,832,874.15 76,065,900.38 4,214,866,973.77 4,038,582,343.61 96% 28.35%

1.3.1 SALDOS DE VIGENCIAS ANTERIORES 0 2,647,114,987.33 75,265,900.38 2,571,849,086.95 2,571,849,086.95 100% 64%

1.3.1.1 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 0 770,818,227.08 75,265,900.38 695,552,326.70 695,552,326.70 100% 17%

1.3.1.2 RECURSOS FONDOS ESPECIALES 0 1,876,296,760.25 0 1,876,296,760.25 1,876,296,760.25 100% 46%

1.3.2 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 23,100,000.00 0 800,000.00 22,300,000.00 90,269,747.81 405% 2%

1.3.3 RESERVAS DE PRESUPUESTO 0 1,027,719,363.82 0 1,027,719,363.82 820,564,985.85 80% 20%

1.3.3.1 GASTOS DE INVERSION 0 1,027,719,363.82 0 1,027,719,363.82 820,564,985.85 80% 20%

1.3.3.1.2 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 0 8,671,143.50 0 8,671,143.50 8,671,143.50 100% 0.21%

1.3.3.1.3 Aportes Departamentales 0 183,452,022.00 0 183,452,022.00 130,680,493.00 71% 3.20%

1.3.3.1.4 Aportes Nacionales 0 686,941,240.32 0 686,941,240.32 532,558,391.35 77% 13%

1.3.4 RECURSOS POR CONVENIO 0 447,496,880.00 0 447,496,880.00 410,396,880.00 92% 10%

1.3.5 DESAHORRO FONPET SSF 0 145,501,643.00 0 145,501,643.00 145,501,643.00 100% 4%

1.5 SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 0 740,809,712.85 0 740,809,712.85 535,791,900.76 72% 3.80%

1.5.1

RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

GENERAL DE REGALIAS 0 49,000,000.00 0 49,000,000.00 73,500,000.00 150% 14%

1.5.2 RECURSOS DE CAPITAL 0 45,750,000.00 0 45,750,000.00 45,750,000.00 100% 8.53%

1.5.3 FONDO DE COMPENSACION REGIONAL 0 646,059,712.85 0 646,059,712.85 416,541,900.76 64% 78%

1.4 UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS 104,223,541.00 50,424,984.00 0 154,648,525.00 119,896,240.00 77% 0.85%

MUNICIPIO DE FLORIAN- SANTANDER

EJECUCION DE INGRESOS- VIGENCIA 2013



INFORME DEFINITIVO


Fuente: EJCUCION DE INGRESOS.SECRETARIA DE HACIENDA FLORIAN-SANTANDER

En cuanto a los ingresos por concepto de recursos propios (Impuesto Predial y Industria y Comercio) se observa un recaudo del $177.699.412 y de industria y Comercio el $161.316.118 en la vigencia 2013, así:

FUENTE: EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS DE LA ENTIDAD

Los Ingresos Tributarios se clasifican en: impuestos directos e indirectos; por tanto, no son trasladables a otros actores económicos; para la vigencia 2013,donde el principal impuesto en el Municipio es el Impuesto Predial que tiene una participación del 102% y 107% el Impuesto de industria y comercio.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS En cuanto a la Ejecución Presupuestal de Gastos para la vigencia 2013, refleja el siguiente comportamiento

VIGENCIA 2013

ALCALDIA DE FLORIAN- SANTANDER

RECURSOS PROPIOS

VIGENCIA 2013

Rubro

presupue

stal


InicialAdiciones

Presupuesto

Definitivo

Total

Recaudos

%

Ejecuci

òn

%Part

icipac

ión

1.1.1 IMPUESTOS DIRECTOS 117,000,000.00 57,687,582.00 174,687,582.00 177,699,412.00 102% 6%

1.1.1.01 Impuesto Predial Unificado

Vigencia Actual 80,000,000.00 15,387,527.00 95,387,527.00 96,552,596.00 101% 54%

1.1.1.02 Impuesto Predial Vigencias

Anteriores 25,000,000.00 39,845,169.00 64,845,169.00 66,192,112.00 102% 37%

1.1.1.03 Intereses impuesto predial 12,000,000.00 2,454,886.00 14,454,886.00 14,954,704.00 103% 8%

1.1.2.01 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y

COMERCIO 40,000,000.00 110,071,505.00 150,071,505.00 161,316,118.40 107% 6%



INFORME DEFINITIVO


FUENTE: EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS. FLORIAN-SANTANDER

De la ejecución presupuestal de gastos se observa que la Alcaldía Municipal de Florián, ha comprometido un 68% por valor de $10.495.516.634 del total presupuestado en la vigencia 2013, del valor Comprometido pago $9.931.356.620 que representa el 94% de los recursos comprometidos, distribuidos así: PORCENTAJE DE PARTICIPACION:

FUENTE: EJECUCION DE GASTOS.SECRETARIA DE HACIENDA FLORIAN-SANTANDER

El mayor porcentaje de participación fueron los Gasto de Inversión con el 86% y los gastos de Funcionamiento representaron el 9%.

SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2010 - 2013

La Situación Presupuestal tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado de la diferencia entre los ingresos

EJECUCION DE GASTOS

CODE_PT

ODETA_PTO INICIAL CREDITO CONTRACR DEFINITI R_ACUMU PAGOS

%

Partic

ipaci

ón

GTOTAL PRESUPUESTO DE

GASTOS 7,669,461,480.00 1,011,256,715.38 1,011,256,715.38 15,367,598,584.09 10,495,516,634.81 9,931,356,620.29 100%

G TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS 7,565,237,939.00 1,004,797,036.38 1,004,797,036.38 15,212,950,059.09 10,370,958,860.81 9,827,288,172.29 99%G. FUNCIONAMIENTO 708,073,946.00 99,466,032.93 104,608,032.93 992,190,339.00 940,221,292.87 940,221,292.87 9%GI GASTOS DE INVERSION 6,408,344,079.00 900,189,003.45 900,189,003.45 13,591,310,734.97 9,017,647,199.44 8,473,976,510.92 86%GI.19 FONDOS ESPECIALES 448,819,914.00 5,142,000.00 0 629,448,985.12 413,090,368.50 413,090,368.50 4%

GI

GASTOS DE INVERSION .UNIDAD

DE SERVICIOS PÚBLICOS 104,223,541.00 6,459,679.00 6,459,679.00 154,648,525.00 124,557,774.00 104,068,448.00 1.18%

MUNICIPIO DE FLORIAN

VIGENCIA 2013



INFORME DEFINITIVO


efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia.

SITUACION PRESUPUESTAL

ALCALDÍA DE FLORIAN - SANTANDER

VIGENCIA 2010 –2013

2010 2011 2012 2013

INGRESOS RECAUDADOS

$8.966.921.503 $11.643.391.919 $10.346.642.308 $14.078.827.088

GASTOS O PRESUPUESTO COMPROMETIDO

$7.971.857.345 $13.000.289.583 $9.196.349.528 $10.495.516.634

SUPERAVIT PRESUPUESTAL

$995.064.158 $-1.356.897.664 $1.150.292.780 $3.583.310.454

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

FUENTE: EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS.SECRETARIA DE HACIENDA FLORIAN-SANTANDER

Se observó, déficit en la vigencia 2011 y durante las dos últimas vigencias sus compromisos adquiridos por la administración municipal fueron inferiores al valor recaudado, generando Superávit Presupuestal, donde se concibe ineficiencia en la ejecución del gasto que conlleva a una baja efectividad y cumplimiento de las metas diseñadas en el plan de inversiones y cumplimiento del Plan de Desarrollo, generando



INFORME DEFINITIVO


que el superávit no es necesariamente bueno, porque muestra que existieron recursos que se dejaron de ejecutar trazado en el cuatrienio por la administración en todos sus ejes programáticos.

RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2013: OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No 08 Según Decreto No. 063 de diciembre 31 de 2012, por medio del cual se establece Reservas Presupuestales por valor de MIL VEINTISIETE MILLONES SETECIENTOS DIEZ Y NUEVE MIL TRESCIENTOS SESENTA Y TRES PESOS ($1.027.719.363), igualmente en la vigencia 2013 presento reservas por valor de $381.152.958 para ser incorporadas en el presupuesto de 2014.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION

En cuanto a las reservas presupuestales el equipo auditor recomienda a la Alcaldía de Florián - Santander que dichas apropiaciones presupuestales deben ejecutarse durante la vigencia fiscal correspondiente, solo en aquellos casos excepcionales en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de mérito o cualquier otro proceso con todos los requerimientos legales se podrá efectuar en la vigencia fiscal siguiente, sin embargo lo ideal es ejecutarse dentro de la anualidad.

ste ente de control considera importante mencionar: * Art 8. Ley 819 de 2003 “Reglamentación a la programación presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la nación y el de las entidades territoriales, deberán sujetarse a los correspondientes marcos fiscales de mediano plazo de

manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el congreso de la república, las asambleas y los consejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. En los eventos en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección del contratista con todos los requerimientos legales, incluida la disponibilidad presupuestal y su perfeccionamiento se efectué en la vigencia fiscal siguiente, se atenderá con el presupuesto de esta última vigencia, previo el cumplimiento de los ajustes presupuestales correspondientes.”

Circular 031 de 2011 del Procurador General de la Nación, en donde las reservas

presupuestales no podrán utilizarse para resolver deficiencias generadas en falta de planeación.

* Pronunciamiento del Ministerio de hacienda y Crédito público que califica las reservas presupuestales como “ Un instrumento de uso excepcional, o sea esporádico y justificado

únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que este se perfecciono, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la reserva presupuestal “.



INFORME DEFINITIVO


Por lo anterior, se hace necesario que la planeación en la ejecución de los recursos sea coherente con el principio de anualidad para evitar la constitución de reservas presupuestales cuyo uso es excepcional, se recomienda establecer un mayor control en la ejecución presupuestal para evitar la constitución de reservas presupuestales, es importante efectuar los procesos precontractuales con anticipación y evitar comprometer recursos a la expiración de la vigencia fiscal para ser ejecutados en la siguiente vigencia, en el cual no hubo una acertada programación y ejecución del presupuesto.

Por lo anterior se genera una observación administrativa a fin de que se revise y ajuste este procedimiento y se ejerza un mayor control por parte de la Secretaría de Hacienda a las diferentes dependencias municipales que solicitan la constitución de las reservas presupuestales.


ALCALDE 2012-2015

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Observación No 8: Reservas Presupuestales Vigencias 2013 El ente territorial admite la observación establecida por el grupo auditor para lo cual se deberá garantizar una mejor planeación de los recursos de conformidad con el principio de anualidad, a fin de que las reservas presupuestales solo sean implementadas en circunstancias excepcionales.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se observa que la administración acepta la observación, por lo cual se confirma el hallazgo administrativo para ser seguimiento en próximas auditorias. UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS – FLORIAN .SANTANDER El número de usuarios de cada uno de los servicios públicos domiciliarios de casco urbano, para la vigencia 2013 refleja un aumento en el número de usuarios así:

Estrato Uso Acueducto Alcantarillado Aseo

1 Residencial 97 105 109

1 Residencial (Rural)

82 3 5



Comercial No Residencial 1 1 1



INFORME DEFINITIVO


Oficial No Residencial 28 22 23

Total 487 406 417

INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS PUBLICOS La información sobre los ingresos de esta unidad de negocios que se evidencio es la siguiente:

INFORMACION UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS

SERVICIOS RECAUDADO EJECUTADO %

ACUEDUCTO 38,800,825.00 43,018,758.00 111%

ALCANTARILLADO 19,704,977.00 22,481,251.00 114%

ASEO 61,390,438.00 59,057,765.00 96%

FUENTE: SECRETARIA DE HACIENDA FLORIAN-SANTANDER

Es lo que tiene que ver con los ingresos de la unidad de servicios públicos presenta un recaudo del 104% por valor de $124.557.774 con respectó a lo presupuestado. La venta de servicios por concepto de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Municipio de Florián - Santander, se distribuye así, de acuerdo al porcentaje de participación del recaudo: La venta de servicios por concepto de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Municipio de Florián -Santander, se distribuye así, de acuerdo al porcentaje de participación del recaudo: Servicio de Acueducto 111% Servicio de alcantarillado 114% Servicio de Aseo 96% Teniendo en cuenta que los usuarios aumentaron en los diferentes servicios públicos de una vigencia a otra, igualmente hubo una buena ejecución en cada uno de los servicios públicos.



INFORME DEFINITIVO


ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES: Dentro del presupuesto se han tenido en cuenta los siguientes rubros presupuestales así: ESTAMPILLA PRO CULTURA OBSERVACION DE AUDITORÍA No 09. A continuación relacionamos los Recaudos, los compromisos y la relación de pagos, durante la vigencia 2013 en el Municipio de Florián – Santander, en lo relativo a la Estampilla Pro Cultura, con el fin de dar apoyo logístico y realizar actividades culturales, para mejorar el nivel de vida y el enriquecimiento cultural, divulgación de los costumbrismos y el apego a las raíces culturales en lo típico y productivo de esta región.

INGRESOS:

ESTAMPILLA PRO CULTURA

NOMBRE RUBRO PRESUPUESTAL RECAUDADO COMPROMETIDO

ESTAMPILLA PRO-CULTURA 59,936,530.63

12,000,000.00

RECURSOS DEL BALANCE 42,843,021.56

39,212,039.58

TOTAL 102,779,552.19

51,212,039.58

PAGOS DE PROCULTURA

MUNICIPIO DE FLORIAN VIGENCIA 2013

ESTAMPILLA PRO CULTURA DE LA VIGENCIA

CONTRATISTA

OBJETO VALOR Nº DOCUMENTO

NOMBRE

890209640 MUNICIPIO DE FLORIAN

EJECUCION 20 % ESTAMPILLAS PARA EL FONDO DE PENSIONES LEY 683/2003 Y 10% SEGURIDAD SOCIAL DEL GESTOR CULTURAL LEY 666/2001 VIGENCIA 2013Y SUPERAVIT VIGENCIA 2012.

4,000,000



INFORME DEFINITIVO



EJECUCION 20 % ESTAMPILLAS PARA EL FONDO DE PENSIONES LEY 683/2003 Y 10% SEGURIDAD SOCIAL DEL GESTOR CULTURAL LEY 666/2001 RECURSOS VIGENCIAS 2013 Y SUPERAVIT DE RECURSOS VIGENCIA 2012.

8,000,000

TOTAL 12,000,000

ESTAMPILLA PRO CULTURA - REC. DE BALANCE

CONTRATISTA


NOMBRE


EJECUCION 20 % ESTAMPILLAS PARA EL FONDO DE PENSIONES LEY 683/2003 Y 10% SEGURIDAD SOCIAL DEL GESTOR CULTURAL LEY 666/2001 VIGENCIA 2013Y SUPERAVIT VIGENCIA 2012.

1,778,942



3,557,884

900529727 FUNDACION PARA EL

DESARROLLO GANADERO Y AGRICOLA NACIONAL

AUNAR ESFUERZOS TECNICOS, LOGISTICOS, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ENTRE EL MUNICIPIO DE FLORIAN Y LA FUNDACION PARA EL DESARROLLO GANADERO Y AGRICOLA NACIONAL, (FUNDEGAN), CON EL FIN DE IMPULSAR EL PROYECTO DE INTERES PUBLICO XIX

33,875,214

TOTAL 39,212,040

La evaluación de la Contraloría General de Santander, sobre los recursos de la Estampilla Pro cultura, está encaminada a ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento real de los fines del estado, en cuanto al fortalecimiento y difusión de los valores culturales. Sin embargo, sí es posible identificar elementos que nos permiten concluir que en esta materia la gestión tiene que ser más eficiente en el municipio y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural, de los cuales su ejecución fue de un 50%, por lo que se conmina a la administración al fortalecimiento cultural en el municipio.

Se recuerda que los proyectos deben aportar al desarrollo cultural del Municipio. Sin duda existen posibilidades de concebir programas y proyectos que con la misma inversión sean representativos de espacios culturales mucho más acordes a la realidad e interés y, por supuesto, mucho más durables en el tiempo y de un alcance cultural, como es crear espacios productivos, fortalecimiento de la casa de la cultura, biblioteca



INFORME DEFINITIVO


municipal entre otras.

Así las cosas, se observa que del total recaudado y de los compromisos (pagos) por parte del Municipio en la vigencia, no se ejecutó en su totalidad los recursos correspondiente a la estampilla Pro cultura. Fundamentalmente cuando se observa por parte del equipo auditor que algunas de las metas del Plan de desarrollo en el sector cultura el porcentaje de avance tiene un porcentaje de cumplimiento bajo del 25% y 0% respectivamente, cuando se hizo el respectivo análisis en la línea de plan de desarrollo.

Es pertinente por parte de la Contraloría General de Santander, recordarle a los ordenadores del gasto, seguir cumpliendo la ejecución de los recursos destinados al área de Cultura, de acuerdo a lo consagrado en la normatividad vigente: Ley 666 de 2001, Arts. 1 (especifica la destinación que se debe dar a los mismos); Ley 715 de 2001, Art. 76 (establece las competencias municipales en materia cultural) Ley 863 de 2003, Art. 47 (establece retención con destino al fondo de pensiones).

Se recomienda seguir fortaleciendo las expresiones culturales, que le permita el cumplimiento de las metas programadas.


ALCALDE 2012-2015 RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE:

Observación No 09: Estampilla Pro Cultura El Municipio de Florián Santander acepta la observación realizada por el auditor, y por lo tanto se adelantaran las gestiones de tipo administrativo y contractual que permitan ejecutar en su totalidad los recursos correspondientes a la estampilla pro cultura.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se confirma el hallazgo Administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR

OBSERVACION DE AUDITORÍA No 10.

La Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor, fue creada y reglamentada mediante Acuerdo Municipal No. 014 de Julio 07 de 2000 del Concejo municipal de Florián - Santander.

(C) Nombre Rubro Presupuestal RECAUDADO COMPROMETIDO

ESTAMPILLA ADULTO MAYOR $149.417.228



INFORME DEFINITIVO


RECURSOS DEL BALANCE $73.430.925

TOTAL $222.848.153. $69.781.659


VIGENCIA 2013

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR DE LA VIGENCIA

CONTRATISTA


NOMBRE

28194240 NYDIA ZORAYDA PEÑA

GOMEZ

BRINDAR ATENCION Y CUIDADO A LOS ADULTOS MAYORES RESIDENTES EN LA GRANJA GERIATRICA DEL MUNICIPIO DE FLORIAN SANTANDER.

9,900,000

37697854 FLOR MARINA ARANDA

MARIN

SUMINISTRO DE MERCADO PARA BRINDAR ALIMENTACION Y CUIDADO A LOS ADULTOS MAYORES RESIDENTES EN LA GRANJA GERIATRICA DEL MUNICIPIO DE FLORIAN-SANTANDER.

8,100,000



15,000,000

TOTAL 33,000,000.00

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR - REC. DE BALANCE

CONTRATISTA


NOMBRE

37697854 FLOR MARINA ARANDA

MARIN

SUMINISTRO DE MERCADO PARA BRINDAR ALIMENTACION Y CUIDADO A LOS ADULTOS MAYORES RESIDENTES EN LA GRANJA GERIATRICA DEL MUNICIPIO DE FLORIAN-SANTANDER.

5,319,600


GOMEZ

BRINDAR ATENCION Y CUIDADO A LOS ADULTOS MAYORES RESIDENTES EN LA GRANJA GERIATRICA DEL MUNICIPIO DE FLORIAN-SANTANDER.

4,950,000

900193057

EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO DE SERVICIOS

EMPRESARIALES DE SANTANDER

SERVICIO DE APOYO LOGISTICO Y COORDINACION INTEGRAL PARA LA REALIZAR ACTIVIDADES RECREATIVAS Y DE SANO ESPARCIMIENTO DEL ADULTO MAYOR EN LA CABECERA MUNICIPAL DE FLORIAN-SANTANDER.

8,000,000



INFORME DEFINITIVO



GOMEZ

BRINDAR ATENCION Y CUIDADO A LOS ADULTOS MAYORES RESIDENTES EN LA GRANJA GERIATRICA DEL MUNICIPIO DE FLORIAN SANTANDER.

4,950,000

900194421 ASOCIACION CENTRO VIDA PARA EL ADULTO MAYOR -

HACENVIDA

AUNAR ESFUERZOS PARA GARANTIZAR EL APOYO Y ASISTENCIA INTEGRAL A LOS ADULTOS MAYORES DE LOS NIVELES I Y II DEL SISBEN EN CONDICION DE VULNERABILIDAD, AISLAMIENTO O CARENCIA DE SOPORTE SOCIAL DEL MUNICIPIO DE FLORIAN-SANTANDER, ATENDIDOS EN EL CENTRO VIDA.

30,706,080



14,071,907

TOTAL 67,997,587.33

La planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades públicas, esta administración ejecutó un 50% del total recaudado por la estampilla del adulto mayor municipal.

Sin embargo, se deja la aclaración que el municipio de Florián en la mayor parte de la vigencia 2013 no presentaba centro Vida, pero se realizó convenio con el Centro Vida “HACENVIDA” a partir de Octubre 22 de 2013 realizando el Convenio de asociación No. CD 178 – 2013 celebrado entre el municipio de Florián y asociación centro vida para el adulto mayor “HACENVIDA” para la atención de adultos mayores, cuyo representante Legal es la Sra. FANNY LUCIA PELAYO.

Igualmente al momento de la auditoría (Trabajo de campo) se hizo visita al Centro Vida “HACENVIDA”, único centro Vida del municipio.

REGISTRO FOTOGRAFICO CENTRO VIDA “HACENVIDA”

MUNICIPIO DE FLORIAN – SANTANDER



INFORME DEFINITIVO


El equipo auditor practicó visita al centro vida y verificó el cumplimiento de la actividad diaria plasmada en el calendario establecido previamente, esta Institución, están contribuyendo y garantizando la protección, defensa y restablecimiento de los derechos de las personas adultos mayores del municipio.

También se deja la Observación, que es deber y responsabilidad de la Alcaldía el seguimiento a los programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y delegar en la Secretaria de salud, la ejecución de los proyectos que componen el Centro Vida “HACENVIDA” y crear todos los mecanismos que permitan un seguimiento completo a la gestión por estos realizada, orientados a garantizarle la satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social, deporte, cultura, recreación; Capacitación en actividades productivas, igualmente se deja la observación de algunas falencias encontradas en el centro vida como es el aviso, tener a diario el registro de los adultos mayores que ingresan a diario que al momento de la visita no presentaba, en cuanto a la parte financiera los estados financieros deben tener una relación detallada en que ejecutan dichos recursos de la estampilla, igualmente debe reposar los estados financieros en la entidad .


ALCALDE 2012-2015 YENI ANDREA CARREÑO SANCHEZ Secretaria de Salud Municipal.

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE: Observación No 10 y 11: El Municipio continuara realizando la correcta inversión y ejecución de los recursos provenientes de la Estampilla para el bienestar del adulto mayor, a fin de garantizar el bienestar de esta población vulnerable.



INFORME DEFINITIVO


Estampilla Para el Bienestar del Adulto Mayor El Municipio continuara realizando la correcta inversión y ejecución de los recursos provenientes de la Estampilla para el bienestar del adulto mayor, a fin de garantizar el bienestar de esta población vulnerable.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se acepta la réplica presentada por la administración municipal, pero se hace énfasis en que la administración debe realizar una mejor planeación de los recursos y ser enviados a los diferentes centros vida y centro de bienestar del anciano existente en el municipio. Por lo anterior se confirma el Hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

ALIMENTACION ESCOLAR

De lo anterior, el equipo auditor, observó que se cumplió el total recaudado de un total de $138.954.600 se ejecutó un 97.3% es decir se hicieron pagos por valor $142.693.557 en la vigencia 2013, promoviendo la disponibilidad de acceso a alimentos para la población infantil, en términos de calidad, cantidad, variedad, suministro de raciones alimentarias, contribuyendo a mejorar el índice de seguridad alimentaria y nutricional de los niños. Siendo una de las metas planteadas por la administración y otra de las necesidades sentidas por el estudiantado especialmente de los niños de básica primaria y media, como también la construcción y remodelación de los

restaurantes escolares. TRANSPORTE ESCOLAR

Presenta cumplimiento de ejecución del total recaudado, se realizaron pagos por valor de $306.508.838 y transporte escolar de recursos de balance por valor de $43.344.913 igualmente en materia de educación, los estudiantes más alejados de los establecimientos educativos tienen la oportunidad de trasporte escolar. El total de

FLORIAN - SANTANDER

ALIMENTACION ESCOLARRubro

presupuest

al


InicialAdiciones

Reduccione

s

Presupuesto

DefinitivoTotal Recaudos

1.2.5.5

ALIMENTACION

ESCOLAR 31,945,278.00 3,143,193.00 461,692.00 34,626,779.00 34,626,779.00

1.2.5.6

ATENCION

INTEGRAL A LA

PRIMERA INFANCIA 0 108,066,778.00 0 108,066,778.00 108,066,778.00

1.3.1.1.04

Alimentación

Escolar 0 21,722,945.80 0 21,722,945.80 21,722,945.80

TOTAL 164,416,502.80

FUENTE: EJECUCION DE INGRESOS .SECRETARIA DE HACIENDA



INFORME DEFINITIVO


niños, niñas, Adolescentes y Jóvenes beneficiados con transporte escolar es de 1185 teniendo en el sector urbano 310 y el sector rural 875 FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

A continuación relacionamos los Recaudos y lo Ejecutado, durante la vigencia 2013 en el Municipio de Florián, en lo relativo al Fondo de Seguridad Ciudadana así:

En relación a los pagos tenemos:

FONDO DE SEGURIDAD

NOMBRE RUBRO PRESUPUESTAL RECAUDADO COMPROMETIDO

FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANO 54,703,887.53 8,812,720.00

RECURSOS DEL BALANCE 282,678,284.53 179,975,864.00

TOTAL 337,382,172.06 188,788,584.00



INFORME DEFINITIVO


De lo anterior se deja la observación por parte del equipo auditor, que del total de recaudos por valor de $188.788.584 en la vigencia 2013, se ejecutó en su totalidad y seguir fortaleciendo las condiciones de seguridad y vigilancia que le brinde seguridad al municipio.

CUMPLIMIENTO LIMITE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO - VIABILIDAD FINANCIERA – LEY 617 DE 2000 Con base en lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 617 de 2000, los Gastos de Funcionamiento (GF) no podrán superar como proporción de sus Ingresos Corrientes de Libre Destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la Ley, en el caso del Municipio de Florián, el cual por encontrarse clasificado en la categoría 6ª, sus Gastos de Funcionamiento no puede superar el límite del 80% de los ICLD.

Nº

DOCUMENTONOMBRE

63493291CLAUDIA XIMENA DEL PILAR

GOMEZ SERRANO

PRESTAR LOS SERVICIOS DE ALIMENTACION

PARA 23 UNIDADES DE LA POLICIA Y 30 DEL

EJERCITO NACIONAL PARA LA VIGILANCIA

DEL EVENTO; PRIMER FESTIVAL DE

ESCALADA EN ROCA FLORIAN.

7,227,000

91105817 HEBERT AMADO LAMUS

MANTENIMIENTO Y REPARACION DE LA

MOTOCICLETA SUZUKI DR-200 SIGLAS 32-

0222 ASIGNADA A LA UNIDAD POLICIAL DEL

MUNICIPIO DE FLORIAN.

1,585,720

8,812,720

Nº

DOCUMENTONOMBRE

899999316

FONDO FINANCIERO DE

PROYECTOS DE

DESARROLLO

AUNAR ESFUERZOS TECNICOS,

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS, PARA EL

DESARROLLO DE PROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA PARA EL MUNICIPIO DE

FLORIAN SANTANDER DE ACUERDO CON

LOS TERMINOS Y ALCANCE ESTABLECIDOS

EN EL PRESENTE CONVENIO, EN LA FECHA DE

VIABILIDAD TECNICA Y LA PROPUESTA

PRESENTADA Y ACEPTADA POR EL

MINISTERIO - FONSECON

70,000,000

900529727

FUNDACION PARA EL

DESARROLLO GANADERO Y

AGRICOLA NACIONAL

(ADICIONAL EN VALOR # 01) AL CONVENIO

DE ASOCIACION # CD-146-2013 CELEBRADO

ENTRE EL MUNICIPIO DE FLORIAN Y LA

FUNDACION PARA EL DESARROLLO

GANADERO AGRICOLA NACIONAL-FUNDEGA.

QUE TIENE POR OBJETO AUNAR ESFUERZOS

TECNICOS, LOGISTICOS, ADMINISTRATIVOS

Y FINANCIEROS ENTRE EL MUNICIPIO DE

FLORIAN Y LA FUNDACION PARA EL

DESARROLLO GANADERO Y AGRICOLA

NACIONAL "FUNDEGAN" CON EL FIN DE

IMPULSAR EL PROYECTO DE INTERES

PUBLICO XIX FIESTAS EN FLORIAN

SANTANDER EN HOMENAJE AL CACIQUE

TISQUIZOQUE.

19,000,000

37697554 MARTHA LUCIA GALLLEGOS

COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERIA,

UTILES DE ESCRITORIO Y ARTICULOS DE

OFICINA REQUERIDOS PARA APOYAR LA

GESTION ADMINISTRATIVA DE LA ESTACION

DE POLICIA DLE MUNICIPIO DE FLORIAN-

SANTANDER.

10,738,200

19303200MOISES CAMARGO

HIGUERA

COMPRA DE DOTACION DE UNIFORMES

DESTINADOS A LOS NIÑOS, NIÑAS Y

ADOLESCENTES QUE HACEN PARTE DE LA

POLILIA CIVICA JUVENIL, CON DESTINO A LA

ESTACION DE POLICIA NACIONAL DEL

MUNICIPIO DE FLORIAN-SANTANDER.

1,937,664

820001772 CARRAZOS LTDA

ADQUISICION A TITULO DE COMPRAVENTA

DE UN (01) VEHICULO AUTOMOTOR CERO

KILOMETROS CON DESTINO AL CUERPO

TECNICO INVETIGACION CTI DE PUENTE

NACIONAL QUIEN EJERCE JURISDICCION EN

EL MUNICIPIO DE FLORIAN.

78,300,000

179,975,864


VIGENCIA 2013

CONTRATISTA

OBJETO VALOR

TOTAL

FONDO DE SEGURIDAD - REC. DE BALANCE

CONTRATISTA

OBJETO VALOR

TOTAL



INFORME DEFINITIVO


Durante la vigencia 2013 la administración de Florián, registró un porcentaje del 47.2%, mostrando un indicador por debajo del límite establecido por la Ley 617 de 2000. Es recomendable seguir controlando el porcentaje, mas cuando es pertinente recordar que el cumplimiento de esta restricción es criterio para la asignación del 10% por Eficiencia Administrativa dentro de la asignación de Propósito General del Sistema General de Participaciones.

LIMITE DE GASTOS CONCEJO:

MUNICIPIO CTEGORIA LIMITE POR LEY

GASTOS DEL CONCEJO

% Gastos Del Concejo

FLORIAN 6 109.2 97.6 89.42

Los gastos del concejo municipal representaron el 89.42%, del valor autorizado como honorarios mas el porcentaje de ICLD.

LIMITE DE GASTOS PERSONERIA

PUESTO MUNICIPIO CTEGORIA LIMITE

POR LEY

TRANSFERENCIA DE L PERSONERIA

% Gastos Ejecutados por la Personería

10 FLORIAN 6 88.5 77.7 87.76

Los Gastos de la Personería Municipal representaron 87.76%, mostrando un indicador dentro de los límites establecidos en la ley 617 de 2000.

2. OTRAS ACTUACIONES 2.1 Seguimiento a controles de Advertencia

Función de control de advertencia No. 01 de enero 28 de 2011: Situación Excepcional generada por la falta de planeación financiera de los recursos provenientes de créditos.

Con respecto a este control de advertencia la Alcaldía Municipal, ha cumplido lo relacionado a este control ya que los recursos provenientes de los créditos otorgados por las entidades bancarias han sido ejecutados de acuerdo a la suscripción de los respectivos contratos para llevar a cabo la inversión relacionada con los proyectos que se notificaron en el acuerdo del empréstito, de igual forma los pagos establecidos se pagaron en forma oportuna y no se generaron intereses de mora en su cancelación.

Función de control de advertencia No. 04 de marzo 13 de 2013: Incentivar planes de contingencia y planes de emergencia con el fin de prevenir y atender desastres naturales.



INFORME DEFINITIVO


El Municipio de Florián, durante la vigencia del 2013, en el presupuesto reporta en el sector Atención y prevención de desastre inversión por valor $17.000.000, de los cuales no se comprometió nada. Función de Control de Advertencia No. 007 de abril 23 de 2013

Relacionado con el giro de recursos por concepto de Estampilla Pro Cultura y Pro Adulto Mayor

Nos permiten concluir que en esta materia la gestión tiene que ser más eficiente en el Municipio y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural, de los cuales su ejecución fue de un 50% por lo que se conmina a la administración al fortalecimiento cultural en el Municipio.

En cuanto a la Estampilla Pro Anciano, ejecutó un 50% del total recaudado por la Estampilla del adulto mayor municipal. Se deja la aclaración que el Municipio de Florián en la mayor parte de la vigencia 2013 no presentaba Centro Vida, pero se realizó convenio con el Centro Vida “HECENVIDA” a partir de octubre 22 de 2013, realizando el Convenio de asociación No. CD 178-2013 celebrado entre el Municipio de Florián y asociación centro vida para el adulto mayor “HACENVIDA” para la atención de adultos mayores, cuyo representante Legal es la Sra. FANNY LUCIA PELAYO.

Función de Control de Advertencia No. 15 de septiembre 17 de 2013, sobre aseguramiento y legalización de bienes.

De acuerdo a verificación del control de advertencia No. 15 referente a la póliza de aseguramiento de los bienes se observa que la Alcaldía de Florián, para la vigencia 2013, contaba con varias pólizas que tienen cobertura del 2013 al 2014, evidenciándose que cumple efectivamente el citado control.

Las pólizas en mención son las siguientes:

Aseguradora Póliza Vigencia

Inicial Vigencia

Final Riesgo Asegurado Valor Asegurado

ASEGURADORA SOLIDARIA DECOLOMBIA

840-40-99400000710 2013-12-18 2014-12-18

TOYOTA FORTUNER 2.7L MT 2700CC 4*4 PLACA OSD206 361.600.000


840-41-994000000049 2013-12-18 2014-12-18

CHEVROLET C70 149 MT TD 4*2 PLACA OSJ 747 471.100.000


840-41-994000000050 2013-12-18 2014-12-18

CHEVROLET C70 149 MT TD 4*2 PLACA OSD151 481.800.000


840-73-994000000150 2013-12-18 2014-12-18

ESTRUCTURA SOLIDA. MUROS SOLIDOS. TECHOS EN TEJA SOBRE ESTRUCTURA METALICA 530.000.000



INFORME DEFINITIVO



840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

VER CERTIFICADOS POR ITEM 948.000.000


840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

MAQUINARIA AGRICOLA LINEA 416E MODELO 2011 MOTOR DIESEL 259.000.000


840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

MAQUINARIA AGRICOLA LINEA 120K MODELO 2010 MOTOR KHX26984 489.000.000


840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

MAQUINARIA AGRICOLA LINEA CS423E MODELO 2011 200.000.000


840-40-994000000710 2013-12-18 2014-12-18

TOYOTA FORTUNER 2.7L MT 2700CC 4*4 PLACA OSD206 361.600.000


840-41-994000000049 2013-12-18 2014-12-18

CHEVROLET C70 149 MT TD 4*2 PLACA OSJ 747 471.100.000


840-41-99400000050 2013-12-18 2014-12-18

CHEVROLET C70 149 MT TD 4*2 PLACA OSD151 481.800.000


840-73-994000000150 2013-12-18 2014-12-18

ESTRUCTURA SOLIDA. MUROS SOLIDOS. TECHOS EN TEJA SOBRE ESTRUCTURA METALICA 530.000.000


840-85-99400000029 2013-12-18 2014-04-18

VER CERTIFICADOS POR ITEM 948.000.000


840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

MAQUINARIA AGRICOLA LINEA 416E MODELO 2011 MOTOR DIESEL 259.000.000


840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

MAQUINARIA AGRICOLA LINEA 120K MODELO 2010 MOTOR KHX26984 489.000.000


840-85-994000000029 2013-12-18 2014-04-18

MAQUINARIA AGRICOLA LINEA CS423E MODELO 2011 200.000.000


840-64-94000000266 2013-06-29 2014-06-29

EDILSON RENE SANABRIA FINO 5.000.000


600-64-994000002166 2012-06-26 2013-06-29

EDILSON RENE SANABRIA FINO 5.000.000

7.491.000.000

Función de control de advertencia No. 020 de Noviembre 18 de 2.013

Designación del Responsable de Control Interno

Mediante Resolución 0189 de mayo 22 de 2013, se designa la función de control interno, a la Secretaria de Gobierno Sandra Milena Sierra Verano, quien adelantó Auditoría a todos los procesos en el mes de Noviembre de 2013.

2.2 Atención de Quejas y Denuncias



INFORME DEFINITIVO


HUBO UNA QUEJA POR UN CONVENIO QUE FUE ATENDIDA DENTRO DE LA LINEA DE CONTRATACION

3. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS

3.1 Cuadro de hallazgos detectados y comunicados

No

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

1 X Falencias contractuales generales

7

2 x X En el contrato 292 de 2011, no se evidencio ni RP Ni CDP

LUIS ENRIQUE REYES , Ex alcalde Disciplinario YURY JOHANNA VARGAS, EX tesorera, Disciplinario NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO, Alcalde , Administrativo.

20

3 x

Se tiene Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos aprobado por la Autoridad ambiental, sin embargo, en la actualidad no existe Planta de Tratamiento de Aguas Residuales en el municipio de Florián, la conducción y vertimiento de las aguas residuales y domesticas están, siendo vertidas directamente las aguas a la Quebrada la Venta, las Ruices y la Innominada

Administrativo NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO

Alcalde

25

4 x

TIC Desactualizada algunas opciones

de la página web, buscando contribuir a la construcción de un

Estado más eficiente, más transparente y participativo, que

preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC


Alcalde

34

5 x

PLAN DE DESARROLLO: Las autoridades de Planeación de la Entidad Territorial, responsables del proceso de planeación del Ente Territorial, son los que deben tomar las decisiones del caso, que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos e ir evaluando cada año el avance que le permita al final del cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el plan de desarrollo municipal, que en algunos sectores su porcentaje de cumplimiento es bajo


Alcalde

35



INFORME DEFINITIVO


6 X

El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con la página web, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, a la cual le falta actualización, y lo que se busca es contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), esto no permite una comunicación externa con la comunidad para que ella conozca los servicios que brinda, es por ello que se deja como observación administrativa para que sea incluida en el Plan de mejoramiento.


Alcalde

44

7 x

La Alcaldía no cuenta con inventario actualizado y detallado de la propiedad planta y equipo de bienes y beneficios y uso público e histórico y cultural. No se han realizado avalúos técnicos.

Administrativo NESTOR VLADIMIR

FORERO NIÑO Alcalde

50

8 X

Baja ejecución presupuestal del 75% con respecto al año anterior, el cual se refleja en los Gastos de Inversión los cuales son gastos destinados a incrementar, mantener o mejorar la calidad de vida de la población, mediante la ejecución de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo, lo que conlleva a instar a la administración para que cumpla con mayor eficiencia la cobertura en Inversión social.


Alcalde

SINDY TATIANA HERRERA FANDIÑO Secretaria de hacienda

55

9 X

RESERVAS PRESUPUESTALES: se evidencia que la planeación en la ejecución de los recursos no es coherente con el principio de anualidad para evitar la constitución de reservas presupuestales cuyo uso es excepcional, se hace necesario establecer un mayor control en la ejecución presupuestal para evitar la constitución de reservas presupuestales es importante efectuar los procesos precontractuales con anticipación y evitar comprometer recursos a la expiración de la vigencia fiscal para ser ejecutados en la siguiente vigencia.


Alcalde


58

10 X

Estampilla Pro cultura: Nos permiten concluir que en esta

materia la gestión tiene que ser más eficiente en el municipio y

desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable

impacto social y cultural.

La responsabilidad de la Alcaldía es el seguimiento a los

programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la


Alcalde


61



INFORME DEFINITIVO


estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y delegar y hacer seguimiento en, la ejecución de los proyectos que componen el Centro Vida “HACENVIDA” y

crear todos los mecanismos que permitan un seguimiento completo

a la gestión por estos realizada, orientados a garantizarle la

satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción

social, deporte, cultura y recreación.

3.2 Cuadro numérico de observaciones o Hallazgos

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 10

DISCIPLINARIOS 1

PENALES

FISCALES

SANCIONATORIOS

TOTAL HALLAZGOS 11

4. CALIFICACION DE LA EVALUACION A LA GESTION

4.1 Control de Gestión

Evaluación a la Contratación:

Una vez analizada la contratación del municipio de Florian, el equipo auditor encontró que esta entidad cumplió con los principios de la función administrativa, y aunque presentan algunas falencias estas pueden ser corregidas y en nada afectan la prestación normal del servicio.

Rendición y revisión de la Cuenta

La entidad realizó rendición de la cuenta a través de la plataforma establecida por la Contraloría General de Santander, Sistema Integral de Auditoría. SIA, información que al tomarse como insumo para el proceso auditor y ser confrontado con lo informado y suministrado al grupo auditor en el trabajo de campo se evidencio que en su parte financiera se rindió de manera eficiente, igualmente en la parte contractual se realizó según lo señalado en el SIA y el equipo auditor evidenció que esta cuenta se rindió de manera eficiente

Plan de Mejoramiento

De acuerdo al seguimiento de los planes de mejoramiento correspondientes a la vigencia 2011 y 2012, se concluye que la Alcaldía Municipal de Florián para el plan de mejoramiento de la evaluación presupuestal y de contratación alcanzó un



INFORME DEFINITIVO


porcentaje de cumplimiento del noventa por ciento (90%) y para el plan de mejoramiento de la evaluación contable alcanzó un nivel de cumplimiento del ochenta y uno por ciento (81%), indicando que los planes de mejoramiento a la fecha se están cumpliendo gradualmente.

Control Fiscal Interno

El control interno de la administración se ha venido socializando a cada uno de los funcionarios, especialmente en la armonización con la norma técnica de calidad NTC GP 1000:2009 MECI 1000:2005, la cual fue certificada por parte del ICONTEC, sin embargo se espera fortalecer el proceso de auditorías internas a cada una de las dependencias que conforman la Alcaldía.

Tics

Desactualizada algunas opciones de la página web, se hace necesario contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

4.2 Control de Resultados

Las autoridades de Planeación de la administración municipal, son los responsables del proceso de planeación del Ente Territorial, son los que deben tomar las decisiones del caso, que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos e ir evaluando cada año el avance que le permita al final del cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el plan de desarrollo municipal, cuyo porcentaje de avance es del 69.86%. 4.3 Control a la gestión financiera y Presupuestal GESTION FINANCIERA:

En la Alcaldía Municipal de Florián, la gestión financiera se fundamenta en administrar los recursos que tiene la administración para asegurar el cubrimiento de los gastos y el funcionamiento de las operaciones financieras que son registradas en los estados financieros del Municipio, cuyo objetivo es la de proporcionar una fuente que sirva de instrumento en la toma de decisiones para planificar sus operaciones y acciones futuras.

En el desarrollo de la auditoría correspondiente a la vigencia 2013, se observó que se realizó una buena gestión por parte de su mandatario en lo que tiene que ver con el recaudo que para la vigencia 2013 ascendió a $14.078.827.000, sin embargo la ejecución de los recursos fue ineficiente ya que de un presupuesto definitivo de $15.367.599.000 se ejecutaron $10.495.517.000 reflejando un porcentaje de ejecución del sesenta y ocho por ciento (68%), conllevando a una baja efectividad y cumplimiento de la inversión social y económica en pro del mejoramiento de la



INFORME DEFINITIVO


calidad de vida de la comunidad, es de aclarar que en las entidades financieras quedó un remanente de efectivo el cual ya se ha venido utilizando en las obras que se están ejecutando en el 2014.

GESTION PRESUPUESTAL:

Los resultados obtenidos en la evaluación del área de presupuesto, permite determinar una mayor planeación del presupuesto, tener en cuenta el principio de anualidad. También se evidencio a lo largo del cuatrienio presento disminución en sus compromisos con respecto a las vigencias anteriores, teniendo un compromiso del 74% con respecto al año anterior, el cual se refleja en los Gastos de Inversión los cuales son gastos destinados a incrementar, mantener o mejorar los programas de Inversión contemplados en la ejecución de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo.

.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento

Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIAN consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2013 cuyo responsable es, NESTOR VLADIMIR FORERO NIÑO Alcalde, SE FENECE

La Contraloría General de Santander. invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe Preliminar y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER



INFORME DEFINITIVO


(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

NUBIA ESTHER LEON VILLALBA LUZ AMPARO RIOS SILVA Profesional Especializada Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO)

CLARA INES ARIZA PEÑA Auditor Fiscal

Coordinadora de Auditoria

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

No. 000020 10 Febrero 2015 ALCALDIA DE FLORIAN...

Documents

Transcript of No. 000020 10 Febrero 2015 ALCALDIA DE FLORIAN...