ALCALDIA MUNICIPAL DE MATANZA - SANTANDER...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINTIIVO

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 80

ALCALDIA MUNICIPAL DE MATANZA - SANTANDER

INFORME DEFINTIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

( No. 000120 21 Julio 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL

ORLANDO LIZCANO GARCIA ALCALDE 2012 – 2015

VIGENCIA 2013

BUCARAMANGA, JULIO DE 2014




INFORME DEFINTIIVO


ALCALDIA DE MATANZA

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

MARISOL PINZON SIERRA Profesional Especializado

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor Fiscal

MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES Profesional Especializado

Coordinadora




INFORME DEFINTIIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5 1.1 CONTROL DE GESTION 5 1.1.1 Factores Evaluados 5 1.1.1.1 Ejecución Contractual 5 1.1.1.1.1 Obra Publica 9

1.1.1.1.2 Prestación de Servicios 23 1.1.1.1.3 Suministros 32 1.1.1.1.4 Consultoría u Otros Contratos 33 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 35 1.1.3 Legalidad 35 1.1.4 Gestión Ambiental 36 1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 39 1.1.6 Control Fiscal Interno 43 1.1.7 Línea de las tecnologías de la información 44 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 45 1.2.1 Cumplimiento de Planes Programas y proyectos 45 1.2.2 Seguimiento Controles de Advertencia 50 1.2.3 Atención de Quejas y Denuncias 51 1.3 Control Financiero y Presupuestal 52 1.3.1. Gestión Financiera 52 1.3.2 Gestión Presupuestal 61 2. CUADRO DE OBSERVACIONES 74 2.1. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS 74 2.2. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES 77 3. CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 77




INFORME DEFINTIIVO


INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, en cumplimiento de las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política y en cumplimiento de las Resoluciones 0617 de 27 de Septiembre de 2010 y 463 de mayo 28 de 2013, practicó auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la Alcaldía de Matanza sobre la vigencia 2013, la cual se efectuó aplicando los controles establecidos en la Ley 42 de 1993 y las políticas, normas y metodologías establecidas por este ente de control para los procesos de control fiscal, concordantes con normas de auditoría generalmente aceptadas, los criterios y conocimientos profesionales del equipo auditor; para ello se utilizaron pruebas selectivas y documentos e información que sustentan la gestión de la entidad. El desarrollo del proceso auditor se centró en evaluar la gestión fiscal y administrativa mediante un examen a los procesos ejecutados por la alcaldía del Municipio de Matanza en la vigencia 2013, con el propósito de establecer los criterios con que se han utilizado los recursos que tiene la entidad para el cumplimiento de sus objetivos. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la entidad y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos. La valoración, los estudios y análisis de las áreas evaluadas en la presente auditoría se encuentran debidamente soportados mediante papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General de Santander.

1. RESULTADOS DE AUDITORIA




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La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Especial, a la Alcaldía de Matanza vigencia 2013.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Presupuestal, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía de Matanza, para la vigencia 2013.

COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Gestión Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Intern0

TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos (PLAN DE DESARROLLO)

CONTROL FINANCIERO

Gestión Presupuestal

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la auditoria adelantada al Municipio de Matanza - Santander, el Control de Gestión durante la vigencia 2013 debe tener en cuenta los siguientes factores: 1.1.1 Factores Evaluados 1.1.1.1 Ejecución Contractual En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Alcaldía de Matanza, vigencia 2013, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación: En total celebro 138 contratos por valor de $ 3.227.223.837 distribuidos así:

TIPOLOGÍA CANTIDAD VALOR

OBRA PÚBLICA 28

1.738.871.920

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 61 750.743.551




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SUMINISTROS 32 412.398.926

CONSULTORIA 17 325.209.440

TOTAL 138 3.227.223.837

Para el proceso auditor se seleccionó una muestra de 17 contratos, tomando los contratos más representativos en cuanto a su valor y su aporte a la sociedad de Matanza, determinados por la clase de contrato como lo son: el contrato de prestación de servicios, consultoría, obras y otro tipo de contratos, los cuales suman $1.089.566.935, que equivalen al 36% aproximado, del valor total de la contratación.

MUESTRA CONTRACTUAL Número Del Contrato

Modalidad Objeto Valor Contratista Fecha De Suscripción

Plazo

001-2013 Selección abreviada de menor cuantía

Contratar las obras de ampliación de alcantarillado para el casco urbano.

$14.998.509. MACSOL Y CIA LTA Y/O Marco Tulio Solano Glen

19 de febrero del 2013

5 días

Sin número mínima cuantía

Mejoramiento y adecuación del matadero del municipio de matanza

$11.599.120 Carlos Fernando Gélves

29 de mayo del 2013

15 días

009 mínima cuantía

Suministro de combustible para el funcionamiento del vehículo placas OSA 767, mediante el cual se presta el servicio de transporte escolar.

$15.899.922 Estación de servicios Caribe y/o Javier Elías García Acevedo

15 de marzo del 2013

5 meses o hasta agotar suministro

Sin numero mínima cuantía

Realizar las obras civiles requeridas para adecuar la infraestructura del inmueble donde funcionan las oficinas de la alcaldía municipio

$14.530.160 Señales eléctricas LTDA y/o William Peña Castro

9 de abril del 2013

9 dias

017 mínima cuantía

Adquisición de implementos deportivos para los encuentros interveredales que realice el municipio de matanza

$9.960.000 Deportivos Estrella Roja y/o Peregrino Cárdenas Ramírez

5 de junio del 2013

8 días

004 Licitación Publica

Mantenimiento y mejoramiento de la vía palmar venadillo,

$177.507.646 Corporación de proyectos consultoría y construcción

11 de junio del 2013

4 meses




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quebraditas el filo- corregimiento santa cruz de la colina del municipio de matanza.

“PROCON” y/o Daniel Rojas Rojas

018 Mínima cuantía

Contratar las actividades que permitan la revisión de la estructura administrativa y su gestión para su mejoramiento y/o reorganización en el municipio de matanza departamento de Santander

$20.000.000 Fundación para el desarrollo integral y la prestación de servicios sociales y/o Pabón Villamizar Alex Martin.

1 de marzo del 2013

6 meses

018 Mínima cuantía

Mantenimiento y modernización del sistema de alumbrado público en sector urbano y rural del municipio

$13.000.000 Procuima y /o Marlon Capacho Fuentes

25 de junio del 2013

8 días

002 convenio Apoyo y fomento del desarrollo y práctica del deporte, la recreación y del aprovechamiento del tiempo libre a través del fortalecimiento de las escuelas deportiva

$66.000.000 Fundación Deportivientos y/o Fernanda Lucia Fuentes Suarez

29 de agosto del 2013

4 meses

053 convenio Apoyo logística para la realización de dos eventos deportivos dirigidos a los deportistas del municipio en sus diferentes categorías

$3.870.142 Fundación Deportieventos y/o Fernanda Lucia Fuentes Suarez

29 de agosto del 2013

1 mes

010 Selección Abreviada de menor cuantía

Construcción de pavimento rígido en la calle 4 entre carrera 5 y 6 de matanza.

$42.001.240 VM Ingenieros Ltda. y/o Nelson Enrique Villamizar

14 de noviembre del 2013

1 mes

011 Licitación publica

Construcción de pavimento rígido en las calles del casco urbano del municipio de matanza

$509.525.082 Consorcio Colombia y/o Claudia Silvina Villamizar Mujica.

25 de noviembre del 2013

35 días




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081 Selección abreviada

Interventoría técnica, ambiental, financiera, contable, legal para el seguimiento de las obras construcción de pavimento rígido en las calles del casco urbano

$26.419.819 IMPROMA y/o Juan Carlos García

5 de diciembre del 2013

45 días

70 Concurso de Meritos

Elaboración de estudios, diseños y formación del proyecto remodelación de cuarteles e instalaciones de la policía para el casco urbano del municipio de matanza

$37.999.000 Oscar Mauricio Gómez Martínez

30 de octubre del 2013

45 días

003 Convenio Apoyo al fortalecimientos institucional a través de un convenio interadministrativo par la atención, protección y servicios asistenciales del adulto mayor del centro de bienestar del adulto mayor San José

$48.000.000 Hogar del Anciano San José y/o Jesús Alberto Silva Rondón

16 de septiembre del 2013

3 meses

004 Convenio Aunar esfuerzos a través del desarrollo de expresiones artísticas y culturales y apoyar el evento de comercialización y exposición agropecuaria en el marca de la celebración de las ferias y fiestas patronales en honor a la virgen de la mercedes del municipio

$36.300.000 Fundación la vida es bella y/o Aura Otilia Sandoval Almeida


8 días




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005 Convenio Aunar esfuerzos a través del desarrollo de expresiones artísticas y culturales y apoyar el evento de comercialización y exposición agropecuaria en el marca de la celebración de las ferias y fiestas patronales en honor a la virgen de la mercedes del municipio

$51.916.295 Fundación la vida es bella y/o Aura Otilia Sandoval Almeida


8 días

1.1.1.1.1 Obra Pública De un universo de 28 contratos se auditaron 7 por valor de $783.161.757, equivalente al 45% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

Contrato de Obra número 001-2013

Modalidad Mínima cuantía

Contratista MACSOL Y CIA LTA Y/O Marco Tulio Solano Glen

Objeto Contratar las obras de ampliación de alcantarillado para el casco urbano.

Valor $14.998.509.

Plazo 5 días

Fecha de suscripción 19 de febrero del 2013

Fecha de inicio 19 de febrero del 2013

Acta de liquidación 22 de febrero del 2013

ANALISIS CONTRACTUAL El proyecto se encuentra inscrito en el banco de programas y proyectos del municipio con el número 2013-068-4444-019, en el sector de agua potable. Según el estudio de conveniencia y oportunidad el Municipio de Matanza cuenta con un sistema de alcantarillado combinado, donde las redes evacuan tanto las aguas negras como las aguas lluvias, por lo que no es conveniente recargar la red existente. En consecuencia ejecutaron este contrato para mejorar el diario vivir de la comunidad urbana. A la invitación pública de proceso de selección de mínima cuantía se presentó un solo oferente, donde el comité evaluador consideró que cumple con los requisitos habilitantes para ser adjudicada.




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Por lo anterior, el municipio adjudicó el proceso de selección de mínima cuantía el día 19 de febrero del 2013 a la empresa MACSOL Y CIA LTA Y/O Marco Tulio Solano Glen. El contrato fue firmado el día 19 de febrero, en el expediente se encontró con soporte de planilla de pago de seguridad social del contratista y de los trabajadores que hicieron parte del cumplimiento del objeto contractual, en el comprobante de egreso se verificó que la alcaldía realizó el descuesto del fondo de seguridad ciudadana y descuento de las estampillas municipales anexando tambien pago de las estampillas departamentales. En cuanto a la ejecución del objeto contratado existe informe de interventor y contratista, los cuales están soportados con el registro fotográfico del antes y el después de la obra, lo cual nos da fe del cumplimiento del contrato. Es importante que la entidad tenga en cuenta que por la naturaleza del contrato (contrato de obra), es fundamental para el municipio exigir pólizas de cumplimiento y garantía (pese a ser un contrato de mínima cuantía), lo anterior para garantizar en favor de la alcaldía el cumplimiento de obligaciones que se adquieren por parte del contratista aún después de terminado el contrato.

Carta de Aceptación número Sin número

Contrato número Invitación de mínima cuantía

Contratista Carlos Fernando Gélves

Objeto Mejoramiento y adecuación del matadero del municipio de matanza

Valor $11.599.120

Plazo 15 días

Fecha de suscripción 29 de mayo del 2013

Acta de Inicio 4 de junio del 2013

Acta de liquidación 1 de agosto del 2013

Análisis contractual El estudio de conveniencia y oportunidad hace referencia al mal estado de la infraestructura del matadero, ya que no cuenta con unas condiciones básicas necesarias para continuar con su funcionamiento, presentando deterioro en la instalación física. Para lo anterior el municipio realizó el proyecto denominado “mejoramiento y adecuación del matadero municipal de matanza, proyecto que se encuentra inscrito en el banco de proyectos. Se presentaron cuatro propuestas, de las cuales el comité recomendó al señor alcalde adjudicar este contrato al Sr. Carlos Fernando Gélves. Al revisar el expediente nos encontramos que efectivamente se cumplió con el objeto contractual, cumpliéndose con los ítems contratados tal y como se pudo constatar al momento de realizar la visita al matadero. OBSERVACIÓN N° 1




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Sin embargo, en esta visita también se pudo corroborar que a pesar que se ejecutó el contrato de obra en las instalaciones del matadero, hoy después de 9 meses estas instalaciones siguen cerradas y por ende sin funcionar. Así las cosas, se realiza una observación de tipo administrativo y fiscal para que la administración central tenga presente en sus nuevas adjudicaciones de contratos que la finalidad de la contratación estatal está dada sin duda en el logro del interés general de la comunidad, mediante una adecuada y eficaz inversión del gasto público. Por lo anterior se presume una observación de tipo administrativo y fiscal, ya que a pesar que los recursos se ejecutaron, esta inversión no cumplió con la finalidad de la contratación, la cual era poner en funcionamiento el matadero del Municipio.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO Y FISCAL

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA. ALCALDE.

NORMA VIOLADA Ley 610 Del 2000

VALOR DEL DAÑO FISCAL $11.599.120 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a la observación No. 1 efectivamente se cumplió con el objeto del contrato como lo manifiesta el equipo auditor, sin embargo respecto del cierre de las instalaciones se sujeta a la decisión del INVIMA en visita practicada al Municipio, sin embargo es necesario aclarar que si bien es cierto se realizaron observaciones en el momento del cierre por parte del INVIMA el Municipio solo contaba con los recursos por valor de $11.599.120 y por lo cual solo se pudo realizar parte de los trabajos. Por lo anterior es de resaltar que el Municipio realizo dicha inversión con el fin de adelantar parte de los trabajos que requirió el INVIMA y a efectos de que se beneficiara todo el Municipio, dado que con los escasos recursos que contaba el Municipio en ese momento no se podía cubrir la totalidad de los requerimientos que había realizado el INVIMA en su momento. Motivo por el cual lejos de pensar en afectar el interés general, se pensó fue en adelantar algunas acciones que mitigaran las observaciones hechas y con la totalidad de los recursos que el municipio contaba en ese momento, y teniendo en cuenta que en ese momento ya se habían distribuido los recursos para los diferentes sectores y rubros, y es de resaltar que se cumplieron con la mayor parte de los requerimientos hechos por el INVIMA. Y el municipio en reuniones que ha realizado con el gremio de peseros del Municipio se comprometió para apropiar los recursos necesarios para culminar con la ejecución de los requerimientos del INVIMA y de esta forma abrir nuevamente el Matadero Municipal. Por lo anterior solicitamos respetuosamente a ustedes se considere la posibilidad de suprimir dicha observación de tipo administrativo y fiscal dado que la justificación o motivo por el cual no se pudo incluir todas las actividades exigidas por el INVIMA es que no se contaba con la totalidad de recursos que demandaban dichas actividades como se manifestó anteriormente. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR

Es importante resaltar que la observación fiscal y administrativa nace por la falta de funcionamiento del matadero y pese a que se realizó una inversión para ponerla en funcionamiento, aún sigue cerrada




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Es claro para este ente de control que el detrimento patrimonial no se da solamente por la inversión realizada a una obra y/o servicio que nunca existió o por apropiación indebida de recursos, se da también por invertir recursos públicos en una obra y/o servicios dentro de los cuales su inversión fue ineficaz, tal y como lo evidenció el equipo auditor al momento de realizar la visita ocular al matadero del municipio. Así las cosas y teniendo en cuenta que la inversión realizada al matadero se hizo por unas observaciones realizadas por el INVIMA y que según lo expuesto en la respuesta a esta observación, la administración se compromete a apropiar los recursos necesarios para culminar la ejecución del matadero, motivo por el cual se desvirtúa el hallazgo de tipo fiscal, pero se deja en firme el hallazgo de tipo administrativo y de esta forma este ente de control realizará el seguimiento a la acción correctiva que realizará la alcaldía a partir de este momento.

Contrato de obra Sin número

Clase Selección de mínima cuantía

Contratista Señales eléctricas LTDA y/o William Peña Castro

Objeto Realizar las obras civiles requeridas para adecuar la infraestructura del inmueble donde funcionan las oficinas de la alcaldía municipio

Valor $14.530.160

Plazo 20 días

Fecha de suscripción 9 de abril del 2013

Acta de Inicio 10 de abril del 2013

Acta de liquidación 17 de junio del 2013

Análisis Contractual La contratación se justifica en que el palacio municipal juega un papel fundamental para la prestación del servicio del ente territorial, considerando que la infraestructura no es la adecuada y es necesario realizar trabajos en algunas oficinas. A pesar que el contrato de obra se ejecutó este ente de control tipifica unas observaciones de tipo administrativo y disciplinario bajo los siguientes argumentos: OBSERVACIÓN N° 2 El contrato inicio el día 10 de abril del 2013 y el día 18 de abril fue suspendido por falta de diseños, argumentando que existe necesidad de ajustarlos; al revisar las cantidades ejecutadas no existe mérito para el aplazamiento de este contrato, toda vez que lo contratado fueron adecuaciones de puertas, módulos, pintura, etc, características que no amerita diseños especializados y si así lo fuera estos debieron existir antes de realizar la contratación.

Se realizó el suministro e instalación de oficina modular para recepción los cuales se encuentran abandonados, ya que no están cumpliendo ninguna funcionalidad toda vez que no existe en la entidad recepcionista.

No existe ni reposa pago de seguridad social del contratista.




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Existe una deficiente supervisión ya que en el expediente existe registro fotográfico que nada tiene que ver con lo contratado (baranda y pasamanos que no hacen parte de este contrato).

Pintura comisaria de familia Recepción donde no labora ningún funcionario

Área Secretaria de Gobierno

Así las cosas por los argumentos antes expuestos se tipifican una observación de tipo administrativo y disciplinario al alcalde del municipio de Matanza y a la supervisora del contrato, no solo por la suspensión injustificada del contrato sino por la falta de documentos como lo es la seguridad social del contratista entre otros.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO y DISCIPLINARIO

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA. ALCALDE. ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO. ADRIANA GUERRERO BUITRAGO.




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SUPERVISORA. DISCIPLINARIO.

NORMA VIOLADA Ley 734 del 2002

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Es cierto que por la característica del contrato no amerita diseños especializados, lo que se permite aclarar es que el contrato fue suspendido por el reajuste en la ubicación de los módulos, en el sentido de que efectivamente son adecuaciones de puertas, módulos, pintura, etc. Pero también existieron actividades tales como el desmonte y la adecuación de los módulos existentes de las oficinas de salud y de gobierno, donde antes de hacer cualquier intervención se le solicito nuevamente la opinión a cada uno de los funcionarios que allí laboran, lo que generó una incertidumbre con relación a la distribución y ubicación inicial de los módulos y muebles; ya que algunos funcionarios, no estuvieron de acuerdo con la nueva disposición de los espacios y por lo cual se requirió crear nuevos espacios dentro de los ya existentes, puesto que no se habían tenido en cuenta inicialmente. Todo ello, sin olvidarnos de las limitantes generadas por la estreches de los espacios. Así mismo es importante aclarar que el nivel de detalle fue mínimo para el primer diseño, lo que implica un normal cambio en algunos elementos donde la estética prima sobre la funcionalidad, tales como el diseño de la puerta principal, el color de la pintura y los paneles modulares etc. Así mismo manifestó que la oficina modular de la recepción fue asignada a la Auxiliar administrativa adscrita a la oficina de la secretaria general y de gobierno, quien se trasladó hacia el primer piso y se encarga actualmente de atender la recepción, así mismo se hicieron recomendaciones a efectos de que realice especial cuidado de los bienes muebles a través de la limpieza diaria. Lo que permite dar el uso adecuado para lo cual fue diseñado e instalado y de igual manera complementar la optimización de los espacios y las funciones de las demás dependencias que en síntesis es uno de los objetivos del contrato. Igualmente el domo instalado en el patio central no permite controlar del todo las aguas lluvias lo cual fue necesario esperar a que dicho problema se solucionara en aras de proteger la oficina modular de la humedad y por consiguiente de su deterioro. Sin embargo a la fecha. Se aporta pago de la seguridad social del contratista la cual se encontró anexa al pago de la cuenta relacionada con este contrato en la tesorería Municipal. Lo anterior dado que por error involuntario no había sido archivada en la carpeta principal del proceso. Además de lo anterior es cierto que en el inicio del registro fotográfico se muestran elementos que no corresponden con el objeto del contrato, lo que me permite manifestar que el objetivo era presentar a través de unas imágenes, el estado inicial de las dependencias a intervenir, por error involuntario se anexaron fotografías del acceso a las oficinas mas no de las áreas comprometidas con el objeto del contrato lo que conllevo a remplazar dicho registro fotográfico y complementar dicho expediente con imágenes del proceso del suministro e instalación y su resultado final y los documentos propios de la supervisión documentos que reposan en los archivos digitales de la oficina Asesora de Planeación. Con fundamento en lo anterior solicitamos respetuosamente se suprima esta observación de tipo administrativo y disciplinario. Anexo documentos que soportan lo expresado anteriormente.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Es necesario que la entidad tenga en cuenta que estas observaciones y requerimientos, se deben tener en cuenta antes de realizar la contratacion pública, ya que de no hacerlo demuestra una falta de planeacion desde la realizacion de los estudios previos lo cual sucedió en en este contrato. No son de recibo del equipo auditor las razones expuestas por el sujeto de control toda vez que lo que manifiestan en la controversia “el contrato fue suspendido por el

reajuste en la ubicación de los módulos, en el sentido de que efectivamente son




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adecuaciones de puertas, módulos, pintura, etc. Pero también existieron actividades tales como el desmonte y la adecuación de los módulos existentes de las oficinas de salud y de gobierno, donde antes de hacer cualquier intervención se le solicito nuevamente la opinión a cada uno de los funcionarios que allí laboran, lo que generó una incertidumbre con relación a la distribución y ubicación inicial de los módulos y muebles; ya que algunos funcionarios, no estuvieron de acuerdo con la nueva disposición de los espacios y por lo cual se requirió crear nuevos espacios dentro de los ya existentes, puesto que no se habían tenido en

cuenta inicialmente.”, consideraciones que se debieron tener en cuenta al momento de ralizar la planeacion del contrato. Asi las cosas el equipo auditor confirma las observaciones de tipo administrativo y disciplinario.

Contrato de obra 004

Modalidad Licitación Pública

Contratista Corporación de proyectos consultoría y construcción “PROCON” y/o Daniel Rojas Rojas

Objeto Mantenimiento y mejoramiento de la vía Palmar Venadillo, Quebraditas el filo- corregimiento Santa Cruz de la Colina del municipio de Matanza.

Valor $177.507.646

Plazo 4 meses

Fecha de suscripción 11 de junio del 2013

Acta de inicio 26 de agosto del 2013

Acta de liquidación Sin liquidar.

Análisis contractual El proyecto nace de la necesidad de mejorar las condiciones de transitabilidad y movilidad a los matanceros para garantizar conectividad local y regional, debido al mal estado de las vías los campesinos pierden la cosecha ya que los productos encarecen por las alzas en el transporte debido al mal estado de la vía. El proyecto nace del convenio interadministrativo número 1796 de 2012, entre el Instituto Nacional de Vías, INVIAS y la alcaldía de Matanza, por un valor de $178.600.000. OBSERVACIÓN N° 3

El día 11 de junio se suscribe el contrato y se inicia el día 26 de agosto del 2013, dos meses y medio después de firmado el contrato, demora que no son justificadas por ninguna de las partes (contratista, alcaldía, interventoría externa contratada), es de imperiosa necesidad que la administración central tenga en cuenta que estas demoras en la iniciación del contrato puede generar entre otros menoscabos algunas variaciones en los precios unitarios, causando perjuicios para el erario público.

El contrato a la fecha no se encuentra liquidado y aún en la cuenta de Bancolombia existe un saldo por $26.590.285 discriminados así:




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VALOR A GIRAR A INVIAS (rendimientos financieros y saldo sin contratar.

VALOR GIRAR AL MUNCIPIO POR DESCUENTO DE ESTAMPILLAS

$2.455,199 $24.130.512

Por tanto es necesario que la alcaldía tome las acciones correctivas frente a la necesidad que se gire el saldo a favor de Invías y que la Alcaldía del Municipio gire el valor por concepto de estampillas al rubro correspondiente, para que se pueda liquidar el convenio.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Manifestamos que la demora en el inicio del contrato de obra está sujeta a la contratación de la interventoría por parte de INVIAS quienes pese a girar los recursos que dieron lugar al contrato de obra pública No. 004 al Municipio, fueron los encargados de realizar la contratación de la interventoría, motivo por el cual no era viable jurídicamente que iniciara el contrato de obra antes que el contrato de interventoría, por los naturaleza misma de este último. Frente al valor que en la fecha de la auditoría aún se encontraba en la cuenta de Bancolombia, es necesario aclarar que en vista de la observación realizada por el equipo auditor se procedió a realizar todas las acciones por parte de la Tesorería Municipal, como es el giro de los recursos a INVIAS Y el giro del valor correspondiente a las estampillas al Municipio, motivo por el cual una vez se expida la certificación de la cuenta de INVIAS se procederá a realizar la respectiva liquidación. Se anexa los soportes.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR No es de recibo por parte del equipo auditor la respuesta a la primera observacion dada por el suejeto de control, toda vez que si bien es cierto, el contrato de obra no puede iniciar sin la interventoria, tambien es cierto que los recursos del contrato de obra e interventoria fueron girados al mismo tiempo, lo que nos indica que la demora estuvo en el proceso de contratacion por parte de la administracion municipal de Matanza; por tanto, es necesario que la entidad dentro de su planeacion realice las dos contrataciones simultaneamente, ya que por la naturaleza de estos contratos la demora en la iniciacion de un proceso entorpece la ejecucion del otro. Haciendo referencia a la segunda observacion, en cuanto al giro de los recursos que aún se encontraban en la cuenta de Bancolombia por un valor de $24.130.512, el equipo auditor desvirtúa la observacion de tipo administrativo, por cuanto la alcaldia manifiesta y anexa soporte donde se evidencia que por la observacion realizada en el informe preliminar, la tesoreria procedió a realizar el respectivo giro y por consiguiente la liquidacion del contrato quedando esto como un BENEFICIO de la auditoria.

Carta de Aceptación 018

Modalidad Mínima Cuantía

Contratista Procuima y /o Marlon Capacho Fuentes

Objeto Mantenimiento y modernización del sistema de alumbrado público en sector urbano y rural del municipio

Valor $13.000.000




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Plazo 8 días


Acta de inicio 25 de junio del 2013

Acta de liquidación Sin liquidar

Análisis contractual El proceso de mínima cuantía inicio el día 19 de junio de 2013 y el día 21 de junio se realiza el proceso de evaluación de las propuestas. La necesidad de esta contratación se basa teniendo en cuenta que el municipio de Matanza contaba con una deficiencia en el alumbrado público del casco urbano y rural, este contrato fue cancelado por el rubro A.6.2.2. Recursos públicos de destinación específica, servicios de alumbrado público. Al revisar cada una de las etapas del contrato (Precontractual, contractual y pos contractual) se puede concluir que este contrato se desarrolló conforme a los parámetros legales, establecidos para la contratación estatal. De igual forma, se pudo verificar que el contratista cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, donde se pudo apreciar que tanto los estudios de conveniencia y oportunidad, como el contrato de obra pública, realizándose el descuento del 5% correspondiente al fondo de seguridad social, así las cosas se concluye que el objeto contractual se cumplió a cabalidad


Modalidad Selección abreviada de menor cuantía

Contratista VM Ingenieros Ltda. y/o Nelson Enrique Villamizar

Objeto Construcción de pavimento rígido en la calle 4 entre carrera 5 y 6 de matanza.

Valor $42.001.240

Plazo 1 mes

Fecha de suscripción 14 de noviembre del 2013

Acta de inicio 2 de Diciembre del 2013

Acta de liquidación 31 de diciembre del 2013

Análisis contractual La alcaldía de Matanza describe su necesidad por a la falta de pavimento en varias calles del casco urbano del municipio, por tanto se viabilizó el proyecto “construcción de pavimento rígido en el calle 4 entre carrera 5 y 6 del casco urbano. OBSERVACIÓN N° 4 El contrato cuenta con las siguientes observaciones:

Se aprueba póliza de cumplimiento el día 4 de diciembre del 2013 y el contrato inicia el día 2 de diciembre, lo que indica que inicio sin aprobar la póliza.




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El contrato cuenta con un anticipo del 40% y la entidad no realizó acta de entrega del anticipo, el cual según el comprobante de egreso se hizo por valor de $16.800.496.

Relacionar no solo el aporte de seguridad social del contratista, sino además la seguridad social de los trabajadores (obreros) que hacen parte activa del contrato.

En cuanto a la etapa de ejecución se pudo verificar que se cumplió con el objeto contractual, ya que además de los informes del supervisor y del contratista cuenta con recibo a satisfacción por parte de la comunidad, en el comprobante de egreso se pudo verificar el descuento del 5% del fondo de seguridad ciudadana así como descuento de estampillas. Registro fotográfico



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

La observación No. 4 manifestamos que efectivamente frente a esta situación existió un error humano de digitación por parte de la Dependencia de la Secretaría General sin embargo en comité de gobierno del mes de junio de 2014, se le hace un llamado de atención a todos los funcionarios a efectos de que presten cuidado en el procedimientos que se llevan a cabo relacionados con la contratación, dado que podrían generar inconvenientes y desatar en procesos de carácter administrativo, fiscal, penal y disciplinario. Es de aclarar que la resolución de aprobación de póliza es de fecha 29 de noviembre de 2013 como se encuentra relacionada en el formato de asignación de resoluciones de la entidad sin embargo hubo error en la digitación de la fecha, situación que se procedió a corregir por la mencionada secretaría. Quien aporta documentos soportando dicho error y corrección del mismo. Frente al punto relacionado con el acta de entrega de anticipo, manifestamos que en el contrato Clausula Cuarta Forma de Pago: Quedo pactado que se entregaría el anticipo una vez firmado el contrato, firmada el acta de inicio del contrato y una vez se hiciera




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entrega al supervisor por lo cual no se consideró necesario dicho documento dado que dentro de la cuenta queda el soporte de pago de dicho anticipo y el soporte sería el contrato mismo a través de la cláusula antes mencionada, el acta de inicio suscrita partes y el programa de inversión del anticipo que reposa en la tesorería municipal. Sin embargo se acoge la observación realizada por el equipo auditor y se aplicará en adelante para los demás procesos que así lo requieran, el formato de entrega de anticipo. Frente al pago de la seguridad social se verifico y se aporta al presente documento la seguridad social de los obreros que apoyaron el proceso los cuales se encontraban anexos a la cuenta de pago del contrato archivado en la tesorería municipal. Anexo documentos.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR En cuanto a lo que manifiesta el ente auditado con relación a la aprobación de la póliza la cual se hizo después de iniciado el contrato, este ente de control le reitera al representante legal del municipio, que estas acciones deben ser de especial cuidado por parte del funcionario encargado y que un “error de digitación” como su administración lo manifiesta, puede ser motivo en otros escenarios de una conducta disciplinaria, así las cosas el hallazgo se deja en firme para que se tomen las acciones correctivas. En cuanto al punto de la observación realizada sobre la necesidad de solicitar el pago de la seguridad social no solo del contratista de la obra sino también el del personal que haga parte activa del contrato, se desvirtúa la indagación teniendo en cuenta el anexo del pago de seguridad social enviado por su entidad donde efectivamente se relacionan los trabajadores que formaron parte activa del contrato Sobre la observación en cuanto al pago del anticipo en el contrato de obra, el equipo auditor reitera el grado de importancia de realizarlo mediante un acta de anticipo, más que por legalidad se realizaría por organización de la hoja de vida del contrato, toda vez que la fecha en la que se firma el contrato, generalmente no es la misma en la que se entrega el anticipo, siendo así este documento una medida más administrativa que legal, así las cosas se tiene en cuenta la respuesta dada por el sujeto de control y se deja a discrecionalidad del ordenador del gasto la observación. Desvirtuándose la observación de tipo administrativo


Modalidad Licitación publica

Contratista Consorcio Colombia y/o Claudia Silvina Villamizar Mujica.

Objeto Construcción de pavimento rígido en las calles del casco urbano del municipio de matanza

Valor $509.525.082

Plazo 35 días

Fecha de suscripción 25 de noviembre del 2013

Acta de inicio 11 de diciembre del 2013

Acta de liquidación Sin liquidar

Contrato de interventoría 081




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Modalidad Selección abreviada

Contratista IMPROMA y/o Juan Carlos García

Objeto Interventoría técnica, ambiental, financiera, contable, legal para el seguimiento de las obras construcción de pavimento rígido en las calles del casco urbano

Valor $26.419.819

Plazo 45 días

Fecha de suscripción 5 de diciembre del 2013

Acta de inicio 10 de diciembre del 2012

Acta de liquidación 15 de marzo del 2014

Análisis Contractual El contrato de obra fue ejecutado con recursos de regalías, donde el municipio realizó la contratación de la obra y de la interventoría técnica, el proceso de la contratación de la obra se realizó por licitación pública, se presentaron dos propuestas de las cuales se adjudicó el proceso licitatorio al Consorcio Colombia representado legalmente por Claudia Silvina Villamizar Mujica. OBSERVACIÓN N° 5

En el contrato de obra pública número 011 del 2013 existe debilidad desde los estudios previos, toda vez que en ninguno de sus puntos habla de las calles y lugares a los cuales se les hará la intervención, se limita a describir el objeto del contrato “Construcción de pavimento rígido en las calles del casco urbano del municipio de matanza”.

El contrato inicialmente contaba con un plazo de entrega de 35 días y han pasado 4 meses sin que se haya hecho entrega de la obra, de la cual ya se ha pagado más del 80%, sin que la interventoría externa contratada se pronuncie del porqué de la demora y la falta de entrega y liquidación del contrato.

Según comunicación enviada por la alcaldía manifiesta algunas inconformidades por la cuales no se ha realizado el recibo de esta obra.

En cuanto al contrato de interventoría técnica, ambiental, financiera, contable y legal, la cual se contrató para el seguimiento de la obra del casco urbano de la pavimentación de las calles, dentro de las cuales también se desprenden varias irregularidades.

La modalidad utilizada (selección abreviada) no fue la adecuada para la selección del contratista, sin embargo teniendo en cuenta que la administración central realizó la contratación a través de convocatoria pública, el equipo auditor concluye que no hubo vulneración al deber de selección objetiva del contratista, sin embargo atendiendo que el procedimiento adecuado de selección de interventores es el descrito en el decreto 734 artículo 3.3.1, que corresponde al concurso de méritos, se establece observación con alcance administrativo a fin que la entidad establezca adecuadamente los procesos de selección del contratista.




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Teniendo en cuenta que el contrato de obra se encuentra suspendido por la falta de entrega de la misma, es de entender que el contrato de interventoría también se tendría que suspender; sin embargo en el expediente no reposa acta alguna sobre este tema, tampoco existe justificación que argumente la falta de entrega de la obra pública para la cual se realizó la interventoría.

Existe una certificación por parte de la alcaldía de Matanza donde manifiesta que el contrato de obra no ha sido recibido a satisfacción, toda vez que falta “la instalación de reductores, adecuar un policía sobre la vía principal que está mal

diseñado, realizar el arreglo de andenes y hacer aseo general de muros”.

Pese a que no se ha entrega la obra, la alcaldía del municipio realizó el pago total de la interventoría contratada, realizando un acta final que argumenta que el contrato de interventoría se encuentra a la fecha terminado y culminado en un 100%.

Así las cosas, se presume una observación de tipo administrativa con incidencia disciplinaria por culminar y pagar la totalidad del contrato de interventoría, sin que se haya culminado el proceso contractual del contrato de obra, teniendo en cuenta que estas presentan deficiencias tal y como lo señala la alcaldía, demostrándose de esta manera la falta de responsabilidad y eficiencia en cuanto al manejo de los recursos públicos. Registro fotográfico de la vía deteriorada, motivo por el cual no se ha recibido a satisfacción la obra.




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PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA, ALCALDE. ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO. SILVANA VILLAMIZAR MUJICA. CONTRATISTA. DISCIPLINARIO. JUAN CARLOS GARCIA INTERVENTOR. DISCIPLINARIO. OSCAR JAVIER ROA SANTOYO. ASESOR EXTERNO DE PLANEACION. DISCIPLINARIO.


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a la observación relacionada con el contrato de interventoría externa contratada es necesario aclarar que el procedimiento que se adelantó por parte del Municipio de Matanza, fue por concurso de méritos, el cual se encuentra publicado en la página de contratación www.contratos .gov.co, situación que podría verificarse de ser necesario. Respecto a la figura de la suspensión del contrato de obra y por ende de interventoría es necesario aclarar que no se realizó suspensión en ninguno de los dos contratos, motivo por el cual no reposan actas de suspensión, caso contrario se realizaron prorrogas al plazo inicial por lo cual se justifica la terminación de los dos contratos a las fechas que reposan en las actas de finalización y con fundamento en las consideraciones expuestas en dichos documentos. Respecto a la certificación por parte del municipio que se entregó al equipo auditor en su visita, donde se señalaba textualmente: “Reciba un cordial saludo, me permito informarles que la obra correspondiente contrato No. 011 del 2013 empresa COSORCIO COLOMBIA, no se ha ordenado el pago correspondiente al 10% final , debido a que se encuentran algunas actividades paralelas a la ejecución de las actividades contratadas que se han venido solucionando para recibir a entera satisfacción de la comunidad como son: …… Anexo certificación. Sin embargo se analizó dicha situación y se determinó por parte de la entidad que no era exigible la




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construcción de dichos reductores de velocidad, dadas las condiciones pactadas en el contrato, sin embargo es de aclarar que los dos contratos a la fecha se encuentran finalizados y liquidados, además de que como se manifestó anteriormente el contratista construyó dichos reductores a efectos de que no quedaran quedara inconformidad en la comunidad. Y a la fecha está en proceso de liquidación dicho contrato. Dadas las anteriores consideraciones solicitamos respetuosamente sea retirada dicha observación de carácter disciplinaria. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR

Dada la respuesta allegada por la alcaldia, se hace necesario recordarle al sujeto de control que la interventoria contratada termina simultaneamente con el contrato de obra y a la fecha de la visita de la Contraloria General de Santander, el contrato de obra no se encontraba entregado ni liquidado, pese a que habian pasado 4 meses despues de la fecha fijada de entrega. El equio auditor concluye:

1. No se cumplió con el plazo estipulado fijado en la minuta del contrato, el cual tiene una fecha de ejecucion de 45 dias y a la visita de la auditoria habian pasado 4 meses, sin existir ninguna exigencia al contratista por parte de la alcaldia (supervisor) y especialmente por parte del interventor externo contratado; asi mismo en el expediente no se evidenció actas que indicaran los motivos del incumplimiento en los plazos tal y como lo manifiesta en la respuesta a el informe preliminar: “Respecto a la figura de la suspensión del

contrato de obra y por ende de interventoría es necesario aclarar que no se realizó suspensión en ninguno de los dos contratos, motivo por el cual no reposan actas de suspensión, caso contrario se realizaron prorrogas al plazo inicial por lo cual se justifica la terminación de los dos contratos a las fechas que reposan en las actas de finalización y con fundamento en las consideraciones expuestas en dichos

documentos”. Respecto a las prórrogas sobre las cuales habla el sujeto de control, no se evidenció en el expediente.

2. Cuatro (4) meses despues de vencido el plazo de entrega, se pagó el 100% de contrato de la interventoria externa, sin haber culminado el contrato de obra.

3. Existe irregularidades frente a las funciones del supervisor al no realizar control y vigilacia al que estaba obligado sobre el interventor y el cumplimiento de sus obligaciones, por el contrario autorizó el desembolso para el pago total pese, a que existian motivos sustentados que impedian que la alcaldia recibiera la obra.

Asi las cosas se confirman las observaciones de tipo administrativo y disciplinario. 1.1.1.1.2 Prestación de Servicios Del universo de 61 contratos se auditaron 7 contratos por valor de $236.046.437, equivalente al 31% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión, con el siguiente resultado:




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Carta de Aceptación 017

Clase Mínima cuantía

Contratista Deportivos Estrella Roja y/o Peregrino Cárdenas Ramírez

Objeto Adquisición de implementos deportivos para los encuentros interveredales que realice el municipio de matanza

Valor $9.960.000

Plazo 8 días


Acta de Inicio 6 de junio del 2013

Acta de liquidación 12 de junio del 2013

Análisis contractual La alcaldía justifica la contratación argumentando que Matanza actualmente no cuenta con la dotación necesaria y suficiente de implementos deportivos. Itm´s contratados




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Fuente: secop

OBSERVACIÓN N° 6 Existe acta de entrega por parte del contratista, pero dentro del expediente contractual no existe evidencia alguna de la entrega de estos implementos deportivos a los presidentes de la Junta de Acción Comunal de las veredas o a los organizadores de las actividades deportivas. No fue posible durante el trabajo de campo verificar con certeza que se hizo con estos implementos, lo que conllevó al equipo auditor a determinar una observación de tipo administrativo con incidencia fiscal.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO Y FISCAL

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA. ALCALDE. ADMINISTRATIVO. OSCAR DURAN. SUPERVISOR. FISCAL.

VALOR DEL DAÑO FISCAL $9.960.000


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a esta observación sobre el destino que hubiesen tenido los implementos deportivos que se suministraron, se le requirió al señor supervisor para que explicara si existían soportes documentales del destino de dichos implementos en consejo de gobierno realizado el día xx, frente a lo cual se aportaron actas de entrega suscritas por los Presidentes de Juntas de acción comunal a los cuales les fueron entregados dichos implementos para la práctica del deporte y el aprovechamiento del tiempo libre. Anexo actas de entrega.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor tiene en cuenta los soportes anexados en la respuesta allegada, donde los representantes de la comunidad de las diferentes veredas como son San Carlos, Vega Grande, entre otras, los cuales dan fe de recibir los implementos deportivos, evidencias que nos permiten determinar el cumplimiento del objeto contractual. Así las cosas, se desvirtúa el hallazgo de tipo fiscal y se confirma el hallazgo de tipo administrativo, para que la alcaldía tome las acciones correctivas e incluya en el plan de mejoramiento, que en el expediente repose la evidencia no solo de la entrega del contratista a la alcaldía, sino de la salida de los mismos a las diferentes veredas ó destinos y así darle mayor transparencia al proceso contractual, que para este tipo




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de contratos culmina no solo con el recibo a la alcaldía, sino con el destino que se les da a los implementos adquiridos.

Contrato de prestación de servicios

018

Modalidad Prestación de servicios

Contratista Fundación para el desarrollo integral y la prestación de servicios sociales y/o Pabón Villamizar Alex Martin.

Objeto Contratar las actividades que permitan la revisión de la estructura administrativa y su gestión para su mejoramiento y/o reorganización en el municipio de Matanza departamento de Santander

Valor $20.000.000

Plazo 6 meses

Fecha de suscripción 1 de marzo del 2013

Acta de inicio 1 de marzo del 2013


Análisis contractual Según la Administración de Matanza, esta contratación se realizó porque para la época de los hechos no se contaba con personal suficiente y con el perfil requerido para asumir las actividades que demanda dicho proceso; el fin era realizar evaluación y seguimiento de los proyectos, recursos y e inversión pública a la puesta en marcha de estas iniciativas . Al revisar el expediente contractual se pudo verificar que cuenta con seguridad social, descuento de estampillas y que se desarrolló conforme a los parámetros legales establecidos para la contratación estatal. De igual forma, se pudo verificar que el contratista cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, donde se pudo apreciar que tanto los estudios de conveniencia y oportunidad. Así las cosas, dando credibilidad a los informes de contratista y supervisor, evidencia fotográfica, actas de terminación y acta de liquidación, se concluye que el objeto contractual se cumplió a cabalidad; sin embargo se deja una observación de tipo administrativo bajo los siguientes argumentos. OBSERVACIÓN N° 7 Es necesario que la entidad tenga claridad sobre quien ejecutará las actividades contratadas, si bien es cierto los informes los firma el representante legal de la fundación, es indispensable aclarar si el mismo representante legal realiza dichas actividades o de lo contrario solicitar hoja de vida de la persona que lo hará y de esta forma verificar la idoneidad del profesional.


PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA.




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ALCALDE

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Se tomará en cuenta los resultados emitidos por el equipo auditor a efectos de implementarlo en posteriores procesos, sin embargo es importante mencionar que dentro del proceso se encuentra la hoja de vida y sus respectivos soportes de la idoneidad del representante legal de la empresa para la ejecución del contrato.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la entidad tomara las acciones correctivas el equipo auditor confirma el hallazgo de tipo administrativo y sea incluido dentro de un plan de mejora donde la contraloría general de Santander realizara el respectivo seguimiento.

Convenio de asociación 002

Modalidad Convenio

Contratista Fundación Deportiveentos y/o Fernanda Lucia Fuentes Suarez

Objeto Apoyo y fomento del desarrollo y práctica del deporte, la recreación y del aprovechamiento del tiempo libre a través del fortalecimiento de las escuelas deportiva

Valor $55.000.000

Valor adicional $11.499.221

Plazo 4 meses

Fecha de suscripción 29 de agosto del 2013


Acta de liquidación 30 de Diciembre del 2013

Contrato de prestación de servicios

053

Modalidad Prestación de servicios

Contratista Fundación Deportieventos y/o Fernanda Lucia Fuentes Suarez

Objeto Apoyo logística para la realización de dos eventos deportivos dirigidos a los deportistas del municipio en sus diferentes categorías

Valor $3.870.142

Plazo 1 mes

Fecha de suscripción 29 de agosto del 2013


Acta de liquidación 30 de Diciembre del 2013

Análisis contractual OBSERVACIÓN N° 8

Estos convenios se realizaron con recursos del Departamento girados por medio de un convenio suscrito con Indersantander; en la minuta del convenio no existe aporte alguno por parte de esta fundación, toda vez que todo el




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aporte lo realiza la alcaldía del municipio, por tanto se hace una observación de tipo administrativo a la alcaldía para que tome las acciones correctivas toda vez que la finalidad de un convenio interadministrativo es precisamente coadyuvarse entre sí donde las dos parte realizan un aporte.

Existe otra irregularidad en la suscripción de estos dos convenios, teniendo en cuenta que la entidad los firmó el mismo día con el mismo contratista y por un objeto similar, pudiendo realizar un solo contrato por el mismo objeto.

Los convenios dan la posibilidad de realizarse de manera directa la cual está justificada en los estudios previos, al no presentase aporte por parte de la fundación se ve vulnerado el principio de transparencia y selección objetiva pues al sumar los dos contratos suscrito el mismo dia y con objeto similar la modalidad de contratación debió ser sometida a selección abreviada. Así las cosas, en este orden de ideas se tipifica una observación de tipo administrativo con alcance disciplinario ya que se puede estar violando el principio de transparencia y planeación al no proveer que por el objeto del contrato se podía realizar uno solo. En cuanto a la etapa de ejecución se pudo verificar que se cumplió con el objeto contractual, tal y como lo demuestran los informes de supervisión y de contratista, apoyándose en registros fotográficos y firma de algunos asistentes.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO y DISCIPLINARIA


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a esta observación es de aclarar que no fueron dos convenios suscritos el mismo día, sin embargo si se realizó un convenio y un contrato de prestación de servicios a través de la modalidad de contratación directa con la fundación deporteventos. Frente al convenio existían actividades relacionadas con actividades señaladas por el INDERSANTANDER frente a los cuales se debía llevar informes de su ejecución y por lo cual dicho proyecto se había realizado y gestionado los recursos ante el IDERSANTANDER con anterioridad, una vez se firmó el convenio y se adicionaron los recursos al municipio se procedió a realizar inmediatamente el proceso de contratación que fue el CONVENIO No. 002 de 2013 a efectos de cumplir de manera inmediata con los compromisos y actividades propias del mismo, respecto al aporte de la fundación para el convenio anexamos copia de la carta de compromiso presentada por la fundación anexa a la propuesta, en donde la empresa puso a disposición del municipio el transporte de los instructores a los diferentes corregimientos en donde se llevaría a cabo el proyecto como son: Santa cruz de la colina, Corregimiento La capilla – El Paujil, y Casco urbano, y donde se comprometía aportar el transporte de dichos instructores durante los cuatro meses de ejecución del proyecto, así mismo se comprometió a realizar el aporte del servicio de arbitraje durante 4 meses de ser suscrito el convenio, además de lo anterior se anexa copia del documento adicional al convenio 002 en donde se evidencia el aporte de la fundación en un valor de 5.000.000 de pesos para la ejecución del mismo. Se anexa copia del compromiso suscrito por parte de la Fundación del aporte correspondiente y anexo 01 de informe de las actividades relacionadas con el aporte de la fundación. Frente al contrato de prestación de servicios tenemos que decir que la necesidad de suscribir dicho contrato surgió de la oficina de deportes del Municipio que se requirió en ese




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momento y las cuales fueron contratadas con la Fundación Deporteventos dada la necesidad presentadas, dadas las consideraciones expuestas por la oficina de deportes se procedió a realizar dicho estudio haciendo uso del proceso de contratación directa y realizándose contrato de prestación de servicios 053 de 2013 en donde se evidencia cumplimiento de las actividades, además consideramos en el momento que para llevar un orden en la rendición de informes se celebraran de esa forma. Sin embargo tendremos en cuenta las observaciones realizadas por el equipo auditor en posteriores procesos y a efectos de llevar una mejor planeación en la contratación. Sin embargo solicito al equipo auditor se consideren las apreciaciones anteriores y realizando la entidad compromiso de realizar un proceso de planeación adecuado en posteriores procesos que adelante la entidad, se retiren dicha observación de alance disciplinario.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Las explicaciones dadas por el sujeto de control no son de recibo por este ente de control bajo las siguientes consideraciones:

La observación administrativa y disciplinaria tipificada en el informe preliminar de la auditoria de matanza nada tiene que ver con la fuente de financiación por medio de la cual se ejecutó el convenio número 002 y la Prestación de servicios número 053, los cuales fueron suscritos el dia 29 de agosto del 2013, toda vez que el Departamento (fuente de financiación del convenio) nada tuvo que ver con la ejecución del contrato ni con el procedimiento de selección.

La falta de planeación, principio de transparencia y selección objetiva se da en el momento en que el municipio suscribió el contrato de Prestación de servicios y el convenio (las dos de forma directa) con la fundación Deportieventos, ya que dada la naturaleza de su objeto, la características de los dos procesos y el fin perseguido por la entidad podían haberse realizado en un solo contrato y requerían ser tramitados bajo un proceso de selección abreviada el cual iba a garantizar la transparencia en la selección del contratista y la pluralidad de ofertas en beneficio de las condiciones contractuales requeridas por la entidad

El principio de selección objetiva de la contratación pública predispuesto dentro de la norma de contratación estatal busca que en el desarrollo y escogencia de los contratistas se obtenga no solamente la oferta más favorable de la entidad sino la oferta que mayores beneficios técnicos y de servicio le pueda ofrecer El municipio de matanza al fraccionar la contratación y al realizar un proceso de contratación directa omitió la publicidad y la objetividad en la contratación violando de esta manera principio de transparencia, planeación y selección del contratista en razón a que estos dos procesos de contratación podían ser llevados a cabo bajo una sola modalidad contractual. Es importante además de lo expuesto anteriormente que la administración de Matanza tenga en cuenta que es un requisito especial al momento de celebrar contratos o convenios con este tipo de fundaciones las cuales son sin ánimo de lucro revisar su experiencia e idoneidad, no es solo verificar en la cámara de comercio que la fundación cumpla con las actividades requeridas, es confirmar que




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sean empresas idóneas las cuales cuentan con la experiencia necesaria para cumplir estos objetos contractuales En este orden de ideas el equipo auditor confirma los hallazgos de tipo administrativo y disciplinario y hace la claridad que el único anexo soporte allegado a la respuesta es la copia al adicional número 1 al convenio de asociación número 002 de 2013.

Convenio inter administrativo 003

Modalidad Convenio

Contratista Hogar del Anciano San José y/o Jesús Alberto Silva Rondón

Objeto Apoyo al fortalecimientos institucional a través de un convenio interadministrativo par la atención, protección y servicios asistenciales del adulto mayor del centro de bienestar del adulto mayor San Jose

Valor $48.000.000

Plazo 3 meses

Fecha de suscripción 16 de septiembre del 2013

Acta de inicio NO TIENE

Acta de liquidación NO TIENE

Análisis Contractual Al revisar el expediente contractual se pudo verificar que se cumplió con el objeto contractual, toda vez que se anexan actas de cumplimiento para el funcionamiento del ancianato (recibos de luz, suministro de alimentación). OBSERVACIÓN N° 9 En el expediente no se encontraron actas de inicio ni acta de liquidación, por tanto es necesario que la entidad tome las acciones correctivas y sea incluido dentro de un plan de mejoramiento. Registro fotográfico


PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA.




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ALCALDE.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad acoge la observación realizada por la entidad y la tendrá en cuenta dentro del plan de mejoramiento. Para lo cual se realizó por parte de la supervisora la búsqueda de los documentos como son acta de inicio y acta de liquidación los cuales se encontraron en la cuenta de pago de la tesorería municipal, a efectos de que reposen en el archivo del proceso.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la entidad realizara las acciones correctivas este ente de control realizara el seguimiento al mismo por lo tanto se confirma la observación de tipo administrativa.


Modalidad Convenio

Contratista Fundación la vida es bella y/o Aura Otilia Sandoval Almeida

Objeto Aunar esfuerzos a través del desarrollo de expresiones artísticas y culturales y apoyar el evento de comercialización y exposición agropecuaria en el marca de la celebración de las ferias y fiestas patronales en honor a la virgen de la mercedes del municipio

Valor $36.300.000

Plazo 8 días


Acta de inicio 20 de septiembre del 2013

Acta de liquidación 01 de octubre del 2013


Modalidad Convenio

Contratista Fundación la vida es bella y/o Aura Otilia Sandoval Almeida

Objeto Aunar esfuerzos a través del desarrollo de expresiones artísticas y culturales y apoyar el evento de comercialización y exposición agropecuaria en el marca de la celebración de las ferias y fiestas patronales en honor a la virgen de la mercedes del municipio

Valor $51.916.295

Plazo 8 dias


Acta de inicio 26 de septiembre del

Acta de liquidación

Análisis Contractual




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Según el análisis de conveniencia y oportunidad argumenta que las actividades culturales estarán encaminadas a fomentar eventos culturales. OBSERVACIÓN N° 10 El convenio número 004 fue ejecutado con recursos de cultura girado por el Departamento, sin embargo las actividades demostradas en la ejecución de este contrato se evidencia actividades realizadas referente a la comercialización y exposición agropecuaria llevadas a cabo en las ferias y fiestas realizadas en el municipio, actividades que nada tienen que ver con lo cultural, por tanto se tipifica una observación de tipo administrativo con incidencia disciplinaria. Del convenio número 005 contrataron el mismo objeto con el mismo contratista a los 6 días de firmado el convenio número 004, cuando aún se encontraban este en ejecución. Para la ejecución de este contrato utilizaron todos los rubros, deportes, agropecuario, cultura y SGP (programa de atención integral a la primea infancia), para la realización de la feria y fiestas patronales en el Municipio.

En cuanto a la etapa de ejecución se pudo encontrar evidencia del registro fotográfico de la entrega de unos trofeos y unos grupos musicales que participaron en el marco de las ferias.



NORMA VIOLADA LEY 734 DEL 2002

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Respecto de este convenio se informa al equipo auditor que según la fuente de financiación así mismo deben relacionarse las actividades que se pacten, aclarando que la actividades relacionadas con el convenio 004 de 2013 cuyo objeto es: Aunar esfuerzos a través del desarrollo de expresiones artísticas y culturales y apoyar el evento de comercialización y exposición agropecuario en el marco de la celebración de las ferias y fiestas patronales en honor a la Virgen de las Mercedes del Municipio., efectivamente los recursos girados por el departamento los cuáles correspondían a cultura y sector agropecuario se aplicaron al desarrollo de actividades relacionadas con el objeto y los cuales se evidencian en el anexo fotográfico. Consideramos que fueron dirigidos correctamente dentro de la destinación específica de estos recursos. Se aporta copia del informe de actividades que reposan separados por actividades y por lo cual posiblemente pudo existir alguna confusión sobre la inversión de los recursos. Del convenio No. 005 contrataron el mismo objeto con el mismo contratista a los 6 días de firmado el convenio número 004, cuando aún se encontraban este en ejecución. Para la ejecución de este contrato utilizaron todos los rubros, deportes, agropecuario, cultura, y SGP (programa de atención integral a la primera infancia), para realización de la feria y fiestas patronales en el municipio. En cuanto a la etapa de ejecución se puede encontrar evidencia del registro fotográfico de la entrega de unos trofeos y unos grupos musicales que participaron en el marco de la feria.




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Frente a esta observación igualmente manifestamos que en desarrollo de las actividades culturales, deportivas, agropecuarias y de la niñez que tradicionalmente se realizan en el municipio en el mes de septiembre, se aplicaron recursos de cada uno de los sectores a los que correspondían las actividades a financiar, con los tipos de recursos adecuados y permitidos por la ley en especial lo relacionado con el SGP Libre inversión otros sectores, motivo por el cual se anexa informe de actividades presentado para este convenio. Solicitamos respetuosamente se descarten dichas observaciones de alcance disciplinario y acogemos la recomendaciones para una mejor planeación de la contratación desde la oficina asesora de planeación. Anexamos soportes de informes de cumplimiento de actividades del convenio 004 y 005 de 2013.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor tiene en cuenta la respuesta dada a la presente observación frente a la connotación de tipo administrativa y disciplinaria, por lo tanto se desvirtúa el hallazgo en mención, ya que anexa las actividades que corresponden a actividades culturales, evidencias que no reposaban en el expediente contractual al momento de la visita. Sin embargo reitera la necesidad de verificar la idoneidad y experiencia con que cuenta estas fundaciones para realizar este tipo de actividades, es deber de la alcaldía verificar no solo la actividad que certifica la cámara de comercio sino la experiencia con que cuentan estas fundaciones. 1.1.1.1.3 Suministros De un universo de 32 contratos se auditó 1 por valor de $15.899.922, equivalente al 2.5% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión, con el siguiente resultado:

Contrato de suministro 009

Clase Selección de mínima cuantía

Contratista Estación de servicios Caribe y/o Javier Elías García Acevedo

Objeto Suministro de combustible para el funcionamiento del vehículo placas OSA 767, mediante el cual se presta el servicio de transporte escolar.

Valor $15.899.922

Plazo 5 meses o hasta agotar suministro

Fecha de suscripción 15 de marzo del 2013

Acta de Inicio 15 de marzo del 2013


Análisis contractual El estudio de conveniencia y oportunidad plantea la necesidad para contratar el servicio de combustible para el vehículo clase buseta marca Chevrolet modelo 2006 de placas OSA 767, el cual es de propiedad del ente territorial, este automotor es utilizado para el transporte escolar.




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Teniendo en cuenta que en el municipio de Matanza no existe una estación de servicios de combustible legalmente constituida, este es suministrado por una estación ubicada en la carrera 15 con calle 3 del municipio de Bucaramanga. OBSERVACIÓN N° 11

El contrato no cuenta con orden de suministro.

La supervisión no lleva el debido control del combustible.

La entidad no lleva bitácora sobre el combustible.

En los estudio previos numeral 6 valor y forma de pago y en la minuta del contrato se estipulo que se pagaría según actas parciales, numeral que no se cumplió toda vez que existe un recibo de pago como anticipo por valor de $7.000.000.

No reposa dentro del expediente copia del pago de seguridad social del contratista.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a esta observación manifestamos que revisada la carpeta que reposa en tesorería se encontró copia de la bitácora, recibos de despacho del combustible, seguridad social del contratista documentos que eran necesarios para efectuar los pagos al contratista y además es de aclarar que el pago que se realizó por valor de 7.000.000 correspondió a un avance de actividades y la cual fue debidamente soportada por el contratista. Anexo soportes. Además de lo anterior acogemos la observación y es de aclarar que desde junio del año 2103 se realizan los documentos de contratos relacionados con procesos de mínima cuantía a efectos de llevar un mejor orden y control en la contratación.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se deja en firme la observación de tipo administrativo, para que la entidad suscriba un plan de mejoramiento. 1.1.1.1.4 Consultoría u otros Contratos De un universo de 17 contratos se auditó 1 por valor de $37.999.000, equivalente al 8.5% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión, con el siguiente resultado:

Contrato de consultoría 70

Modalidad Concurso de méritos

Contratista Oscar Mauricio Gómez Martínez

Objeto Elaboración de estudios, diseños y formación del proyecto remodelación de cuarteles e instalaciones de la policía para el casco urbano del municipio de matanza

Valor $37.999.000




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Plazo 45 días

Fecha de suscripción 30 de octubre del 2013

Acta de inicio 14 de noviembre del 2013

Acta de liquidación 28 de diciembre del 2013

Análisis contractual Según el estudio previo presentado por la Alcaldía, se tiene como meta apoyar institucionalmente con planes de inversión las instalaciones de la policía del Municipio. Este contrato fue ejecutado con el rubro de Fondo de Seguridad Ciudadana, se presentó un solo proponente, el cual según el comité de evaluación cumple con las especificaciones, adjudicándose al señor Oscar Mauricio Gómez Martínez el día 30 de octubre del 2013. OBSERVACIÓN N° 12 En cuanto a la etapa contractual se fijó un anticipo por el 40% del valor del contrato, anticipo que no es propio de este tipo de contratos, toda vez que no requiere inversión alguna, máxime cuando en el expediente no se encontró evidencia alguna que soporte en que se invirtió este anticipo. En cuanto a la etapa de ejecución se presume que el objeto contractual se cumplió a cabalidad, toda vez que el informe del contratista y del supervisor así lo demuestran.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a esta observación tenemos que manifestar que el contratista allego para el pago del anticipo el plan de inversión del mismo el cual se anexa y lo cual justifica la inversión. Así mismo se acoge la observación del equipo auditor lo cual se tendrá en cuenta para posteriores procesos contractuales. Anexo copia de soporte.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Es necesario que la entidad tenga claro para que tipo de contratos es procedente el pago del anticipo, ya que para un contrato dentro del cual no se tengan que sufragar gastos, siempre sera cuestionable el anticipo. Teniendo en cuenta que la entidad acoge la observacion administrativa, se deja en firme para que se proceda a suscribir un plan de mejoramiento. 1.1.2. Rendición y revisión de la Cuenta La Rendición de la Cuenta es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas, sobre su gestión financiera, operativa,




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ambiental y de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal. La Contraloría General de Santander, a partir de la presentación de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, revisará la información rendida por los responsables fiscales sobre su gestión con el propósito de emitir un pronunciamiento. El equipo auditor comprobó a través de la información reportada al SIA, el no cumplimiento de la presentación de la Cuenta en el aspecto contractual, verificando la oportunidad, la veracidad y la calidad de la información, confrontándose esta con el proceso auditor. OBSERVACION N° 13 En la rendición de la cuenta por parte de la entidad se evidencia que la información correspondiente al formato F20-1ª vigencia 2013 Contratación no fue subido al SIA. En su totalidad. Por lo anterior se configura una observación de tipo Administrativa.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ORLANDO LIZCANO GARCIA Alcalde.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a esta observación se reportó como un archivo no aplica por error involuntario, sin embargo se anexa informe que se realizó en la fecha correspondiente. Y acogemos la observación para implementar en plan de mejoramiento. Anexo soportes donde se evidencia el correo enviado a la alcaldía de matanza en donde se puede evidenciar que la secretaria general realizo dicho informe y por lo cual se enviaba copia a dicho correo, y donde se evidencia que se adjuntaban dichos documentos, y anexamos cd donde reposa la información diligenciada de dicho formato F-20 1ª 2013.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la entidad acepta la falencia descrita, se confirma el hallazgo con el fin de hacerle el respectivo seguimiento. 1.1.3 Legalidad

El equipo auditor evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores: administrativo, contractual, financiero y ambiental, cómo se debe desarrollar los procedimientos normativos en la Alcaldía de Matanza, los cuales reconozcan concebir una cultura de participación ciudadana, convivencia pacífica, transparencia administrativa, responsabilidad social, conservación, preservación y seguimiento a los procesos sociales, ambientales y culturales. En lo correspondiente a la normatividad financiera la entidad cumple con la normatividad y acatamiento a Constitución Política, presentando fortaleza referente a la legalidad financiera posee un Manual de Contratación por otro lado, en lo que atañe en lo referente a la legalidad ambiental y administrativa, no cuenta con Manual de Procedimientos Ambientales.

1.1.4 Gestión Ambiental




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MANTENIMIENTO Y ADQUISICION DE AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA PARA LA CONSERVACION DEL RECURSO HIDRICO: OBSERVACION No. 14 Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111 Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007 y artículo 210 de la Ley 1450 de 2011, los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales. La Alcaldía de Matanza para la vigencia 2013, no realizó compra alguna de predios, ni ejecutó mantenimiento de áreas y conservación del recurso hídrico que vierte de agua al municipio; sin embargo, depositó lo recaudado por este concepto en una cuenta del Banco Agrario, debido a la existencia de dos predios importantes para garantizar la protección de dos yacimientos como son: El Corazón en la vereda Venadillo que surte a más de 30 familias y el otro ubicado en la vereda el Salado, que es uno de los afluentes que surte el agua del acueducto municipal, ya que lo recaudado no alcanza para dicha compra, para lo cual se tiene proyectada la adquisición de uno de ellos en la presente vigencia. Por lo anterior se configura una observación administrativa, con el fin de realizar seguimiento a dicha adquisición por parte de este ente de control.

TTIPO DE OBSERVACION AADMINISTRATIVA

PPRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) OORLANDO LIZCANO GARCIA Alcalde.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL El municipio va a adelantar un proceso contractual para realizar el mantenimiento de fuentes hídricas que surten el acueducto municipal y a su vez cuenta con rubro presupuestal para realizar compra de predios, una vez se tenga un recurso significativo esto en virtud de que los avalúos de los predios actualmente superan el valor que actualmente tiene el municipio destinados para tal fin, ya que los ingresos por este concepto son muy pequeños. Sin embargo el Municipio está realizando un proceso de planeación y de apropiación de recursos que permita realizar la compraventa de un predio que cumpla con los fines de la presente observación. Para la actual vigencia existe una disponibilidad de $15.000.000 que sumados a los recursos anteriores se destinaran para tal fin.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Toda vez que la administración planea la adquisición del predio para la actual vigencia, el equipo auditor confirma el hallazgo al que se le hará el respectivo seguimiento dentro del plan de mejora que suscriba la entidad, con ocasión al presente informe. PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO. El acueducto del municipio de Matanza es operado por la Administración Municipal. La planta se localiza en la vereda el Salado, donde se llevan a cabo los procesos de floculación, sedimentación, filtración y cloración.




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La Alcaldía en la vigencia 2013 realizó campañas de sensibilización sobre la conservación, protección, restauración de cuencas y micro cuencas hidrográficas. Con relación al mantenimiento del acueducto urbano y rural durante la vigencia 2013 se realizaron los siguientes contratos: Estudios y diseños del acueducto vereda El Tanque por valor de ($7.201.600), mantenimiento de la boca toma acueducto municipal por valor de ($2.000.000), recuperación red acueducto urbano procedente de la quebrada las Tarazonas por valor de ($16.000.000) y suministro de materiales para mantenimiento de la red urbana por valor de ($10.995.510), con lo cual se amplió el servicio a 45 familias incluyendo el barrio del Sagrado Corazón.

OBSERVACION N° 15 CONTROL DE CALIDAD DE AGUA: En los estudios fisicoquímicos realizados al agua durante la vigencia 2013 para verificar si era apta para el consumo humano, en los únicos meses que arrojó un resultado con riesgo medio fue durante los meses de mayo y junio, el resto de año el resultado fue sin riesgo, según certificación expedida por el Secretario de Salud Departamental de Santander. De otra parte su calificación de las buenas prácticas sanitarias para la vigencia 2013, el municipio de Matanza obtuvo un concepto sanitario desfavorable. Por lo tanto se requiere la toma de correctivos inmediatos.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente al proceso de estudios fisicoquímicos es de resaltar que cumplió con este ítem en el año 2013 y para el año 2014 igualmente se cumplió con la contratación de dicho objeto para salvaguardar y verificar la potabilización del agua en nuestro municipio. En la actualidad se encuentra en elaboración los estudios previos para el proceso contractual y cumplir con los requisitos exigidos por la Secretaria de salud departamental, en el tema de buenas prácticas sanitarias y por lo cual se tomarán los correctivos inmediatos. Además es de resaltar que ya se encuentra en ejecución las actividades relacionadas con la instalación de la energía eléctrica en la PTAR.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR




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Se convalida el mencionado hallazgo según la respuesta dada por la entidad, el cual deberá ser incluido dentro del plan de mejora que suscriba. TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES: En convenio con la CDMB y la Gobernación de Santander, se invirtieron $504.000.000 en la construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales (PTAR) la cual finalizó en febrero de 2014, a la fecha del trabajo de campo de la presente auditoria está pendiente la instalación del punto de agua y la energía eléctrica para darla al servicio. Es de mencionar que en el casco urbano se realizó la reposición de toda la red del alcantarillado por parte de la Gobernación de Santander y la Alcaldía. De otra parte la alcaldía presentó el proyecto ante el Ministerio del Medio Ambiente para la construcción de la PTAR en el corregimiento de Santa Cruz de la Colina, al que se le están realizando correcciones a las observaciones formuladas por el Ministerio. Según Resolución número 1433 del 13 de diciembre de 2004, mediante la cual se reglamentó el artículo 12 del Decreto 3100 de 2003, la Alcaldía de Matanza presenta un Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos actualizado. RESIDUOS SOLIDOS: El Presidente de la República, en el ejercicio de las facultades otorgadas por el numeral 11 del Artículo 189 de la Constitución Nacional expidió el Decreto 1713 de Agosto 6 de 2002, por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 132 de 2000 y la Ley 689 de 2001 en relación con la prestación del Servicio Público de Aseo y la Ley 99 de 1993 y el Decreto 2811 de 1974 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos. En la Ley 142 en su Artículo 4 reza:”… Responsabilidad de la Prestación del Servicio Público de Aseo: De conformidad con la Ley es responsabilidad de los municipios y distritos asegurar que se preste a todos sus habitantes el servicio público de aseo de manera eficiente, sin poner en peligro la salud humana, ni utilizar procedimientos y métodos que puedan afectar el medio ambiente y en particular sin ocasionar riesgos para los recursos aire, agua y suelo ni para la fauna o la flora, o provocar incomodidades por el ruido y los olores y sin atentar contra los paisajes y lugares de especial interés.

Este manejo del servicio público de aseo en el municipio de Matanza, se realiza a través de la administración municipal, contemplando las siguientes etapas definidas así: VIGENCIA 2013

RECOLECCION

ALMACENAMIENTO

TRANSPORTE

DISPOSICION FINAL

Se realiza en volqueta. Se recolecta y se lleva al lote del municipio el Vivero y se clasifica.

El día de la recolección (lunes) se realiza el transporte de inmediato al lugar de disposición final

El lugar de disposición final es el carrasco.

El municipio cuenta con un lote de dos hectáreas en la Vereda Siaga a cinco km del casco urbano para la construcción del micro-relleno sanitario. En el 2013 la CDMB hizo visita de inspección y dio los lineamientos para la viabilidad a este terreno. Actualmente se están realizando la contratación para los estudios que exige la CDMB para su habilitación. Así mismo, en dicho sitio se construirá las instalaciones




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para el proceso de reciclaje y transformación de los residuos orgánicos en abono. En el corregimiento de Santa Cruz de la Colina se construyó una caseta, donde se clasifican los residuos sólidos y en convenio con el Colegio Nuestra Señora de la Paz de Matanza y la CDMB se está realizando el proceso de sensibilización y reciclaje. El municipio paga un operario para la recolección y clasificación de los residuos en este corregimiento. PLANTA DE SACRIFICIO: Actualmente se encuentra cerrada por parte del INVIMA según visita practicada el 23 de marzo de 2013, por carecer de lo siguiente:

Cajón de insensibilización

Tanque de almacenamiento de agua potable

Las áreas se encuentran en deterioro

Lavamanos

No se cuenta con separación de áreas Con base al concepto de INVIMA se realizó en la vigencia 2013 remodelación a la planta de sacrificio por valor de $11.599.120 cumpliendo con 4 de los 5 requerimientos a saber: tanque de almacenamiento de agua que no tenía, instalación de lavamanos, separación de áreas de las actividades, arreglo de las instalaciones en cuanto a pisos e instalación de poli sombras. En la actualidad se encuentra en elaboración los estudios previos para el proceso contractual y cumplir con el último requerimiento que es el cajón de insensibilización. REFORESTACION: En la vigencia no se realizaron contratos de reforestación, solo seguimiento a la misma en la Vereda el Salado y Bulcaré. 1.1.5. PLAN DE MEJORAMIENTO El plan de mejoramiento corresponde al informe de revisión de cuenta de la vigencia 2011, cuya fecha de terminación fue a diciembre 31 de 2.013. Se verificó el cumplimiento de los hallazgos incluidos en el plan de mejoramiento, de la siguiente manera:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO FECHA

TERMINACIOCALIFICACION DE

CUMPLIMIENTO DE

CRITERIOS DE EVALUACION

Cumplimiento parcial




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N META POR PARTE DE LA ALCALDIA

=1 No Cumplimiento= 0 Cumplimiento=2

Revisando la información contractual solicitada a la Entidad de la vigencia 2011 y 2012, se evidencia que dicha información carece de orden y organización, en los contratos no se encuentran organizados los documentos soportes, no tiene un orden cronológico de los actos administrativos expedidos con ocasión de la contratación, como por ejemplo estudios previos, seguidos de Certificados de disponibilidad Presupuestal, convocatorias, avisos, publicaciones etc.

31/12/2013 80% 2

Con respecto a las funciones de supervisión e interventoría, el Municipio mediante Resolución No. 001 de 2008, del 11 de enero de 2008, adopta el manual de contratación en donde en su artículo No. 13.1 habla sobre las funciones del supervisor, destacando que es muy completo y acertado lo plasmado en dicho manual, con relación a las funciones de supervisión , sin embargo con respecto a las funciones que debe realizar un interventor es demasiado simple.

30/11/2013 80% 2

Con respecto a la función que está desempeñando los supervisores de los contratos, podemos decir que es muy superficial se están dedicando al corte y pegue de lo informado por el contratista, no existe una evidencia que efectivamente se haya realizado un efectivo control por parte del supervisor de la ejecución del contrato.

31/12/2013 100% 2

Contratos sin acta de liquidación: Mantenimiento del Colegio Integrado las Mercedes Municipio de Matanza Departamento de Santander 2- Construcción cubierta y mantenimiento polideportivo la capilla . 3.- Interventoría Técnica Administrativa y financiera para la construcción cubierta y mantenimiento del Polideportivo la capilla corregimiento el paujil de Matanza Departamento de Santander. 4.- Interventoría técnica para el Mantenimiento del colegio Integrado las Mercedes del Municipio de Matanza.

16/11/2013 90% 2

En la vigencia 2011 se evidencio que se destinó en varias ocasiones al Inspector de Policía como supervisor de algunos contratos de obra, como la construcción de placas huellas, aunque las obras se realizaron, es evidente que este Funcionario no es una persona idónea para realizar la verificación técnica de este tipo de obra.

31/12/2013 100% 2

La información que se rinde al sistema SIA de la Contraloría General de Santander, no es muy confiable, lo cual se debe a que no existe una persona idónea en la Entidad del manejo de esta Información, además se evidencia falta de integración administrativa entre la dependencia de la Alcaldía, ya que cada dependencia hace entrega de los datos a quien en momento está encargado

31/12/2013 90% 1




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de subir la información al SIA, sin explicar que significa estos datos, es por eso que la desorganización se ve reflejada a la hora de verificar la información,.

Estampilla Adulto Mayor: Es deber de la administración de Matanza el de realizar los recaudos provenientes de este concepto y el de ser responsable del desarrollo de los programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la Estampilla, por lo tanto debió transferir los dineros el /70%) al centro vida que funcione en el Municipio y al centro de Bienestar del anciano 30% para que estos ejecuten las acciones necesarias de conformidad con la ley.

31/12/2013 80% 2

FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA: El total de lo recaudado para el fondo de seguridad ciudadana según ejecución presupuestal 2011, fue de $57.911.495 de los cuales se invirtieron $24.990.551, quedando un remanente de $32.920.944 que sumados a los recaudos del año 2012 por valor de $107.354.318 arroja un acumulado de $140.275.262 y no se realizaron inversiones, por lo cual la Administración debe soportar y justificar la no inversión de este rubro con sus respectivos soportes.

31/12/2013 90% 1

ESTAMPILLA PRODEPORTE Y PROCULTURA: La Alcaldía de Matanza debe explicar la no inversión de $12.664.355 por concepto de estampillas pro deporte y $10.860.355 por recaudo de la Estampilla Pro cultura.

31/12/2013 90% 1

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: La inoperancia de la oficina de control interno, está elevando el tiempo de comisión de irregularidades, demostrando esto que no se ha aplicado un verdadero control interno en la Entidad toda vez que no cumple con los objetivos determinados en la ley 87 de Noviembre 29 de 1993.

30/03/2014 80% 1

La Administración del Municipio de Matanza en las cuatro acciones de mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencia 2010 se encuentran como No cumplido.

01/04/2014 70% 1

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo. Para efectos de la evaluación del plan de mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento. La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes




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criterios: La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento, de uno (1) si cumplió parcialmente y de cero (0) puntos si no la cumplió. Porcentaje de cumplimiento: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad, se calculará tomando como referencia las categorías anteriores en los papeles de trabajo de la auditoria y se obtiene de la siguiente manera:

Porcentaje de cumplimiento = Puntuación total de las acciones de mejoramiento / Número total de acciones de mejoramiento

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Si el resultado oscila entre 1.41 y 2 “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.4 “No Cumplido”. Explicada la forma de evaluación del plan de mejoramiento y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la auditoría, se comprobó que la Alcaldía Municipal de Matanza de las once (11) acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia 2013, obtuvo una calificación de diecisiete (17) puntos, que al aplicar la fórmula del porcentaje de cumplimiento arroja un resultado de 1.54, lo cual indica que el plan de mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencia 2.012 se encuentra CUMPLIDO. OBSERVACION No. 16 Es de mencionar que los hallazgos que aún no se han cumplido en un 100% deben ser incluidos en el nuevo plan de mejoramiento que suscribirá la entidad producto de la presente auditoría.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad dentro de su Plan de Mejoramiento incluirá los hallazgos que queden

pendientes producto de la presente y anteriores auditorias.

Frente a eta observación se realizó una revisión sobre las metas mencionadas en la

observación, algunas fueron corregidas en su momento porque en el momento de

elaboración del informe faltaba dicha información y otras que no serán incluidas en el

nuevo PLAN DE MEJORAMIENTO que suscribirá la entidad producto de esta

observación, a la fecha ya están identificadas y se procederán a ejecutar en esta

vigencia

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor confirma el hallazgo de tipo administrativo, el cual se le hará seguimiento.




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1.1.6 Control Fiscal Interno Con el fin de dar continuidad a la Oficina de Control Interno y de acuerdo a lo establecido en la normatividad, Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 1 del Decreto Nacional 984 de 2012, donde expone: “… Que las oficinas de Control Interno

verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control

Interno de dicha Entidad...” Se evidencia por parte del equipo auditor las siguientes observaciones:

En la Alcaldía de Matanza - Santander el proceso del Modelo Estándar de Control Interno MECI para la vigencia 2013 se evidenció un puntaje de calificación de 68.45%, arrojando un nivel satisfactorio, llevando a cabo el cumplimiento del Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000-2005.

Durante la vigencia 2013 no estaba conformado el Comité de Control Interno; así mismo, no se implementó un Plan de auditorías internas a las áreas más críticas de la administración municipal (Contratación y Secretaria de Hacienda).

Los manuales: Funciones y Competencias del 28 de abril de 2009, de Procedimientos del año 2006, Estatuto de Presupuesto Municipal del 08 de junio de 1.997 y Código de Rentas del 15 de febrero de 2008, se encuentran desactualizados. De otra parte el municipio no cuenta con el reglamento interno de cartera.

En la actualidad la Alcaldía no cuenta con un sitio asignado para el archivo que contenga lo mínimo requerido por la Ley.

La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad pública, debe llevar a cabo una evaluación permanente a los procesos, al desarrollo e implementación del MECI, garantizando su efectividad. Se observó por parte del equipo auditor, que la Oficina de Control Interno durante la vigencia 2.013 presentó falencias a lo largo de dicho periodo, evidenciándose una oficina inoperante. En este orden de ideas, se pudo constatar que el Sistema de Control Interno de la entidad y lo reportado por el funcionario encargado de dicha oficina, no se encuentran archivos de su funcionamiento, demostrando que no se aplicó un verdadero control interno en la entidad.

El resultado del análisis del Control Fiscal Interno, se evidencia que en el Municipio de Matanza ha sido deficiente, teniendo en cuenta lo descrito anteriormente. Sin embargo es de mencionar que para la vigencia 2014 la administración municipal conformó el Comité de Control Interno; de igual forma realizó cronograma de Auditorías Internas a las diferentes dependencias de la entidad en la cual se establecieron acciones correctivas y de mejora, careciendo del seguimiento a los mismos. OBSERVACION No. 17




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Teniendo en cuenta que el control interno en el Municipio de Matanza durante la vigencia 2013 no se puso en marcha, el equipo auditor tipifica una observación administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se establezcan metas de cumplimiento inmediato en un 100% de su implementación. De igual manera es conveniente la actualización de los diferentes manuales y la implementación del archivo con el fin de que sean acordes a la administración.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad dentro de su Plan de Mejoramiento procederá a establecer las metas de

cumplimiento en un porcentaje del 100% y para ello durante el primer trimestre del 2014

se efectuó la contratación de un profesional encargado del manejo del control interno y

del cumplimiento de las metas. En procura de continuar con el proceso se nombrara un

profesional dedicado a las labores consagradas en la normatividad legal vigencia para

efectos del control interno disciplinario y el control interno contable.

Con respecto al área de archivo, es de anotar que se encuentra adoptado mediante

Decreto la estructura del mismo y se adelantará la contratación del personal competente

para establecer inicialmente el manejo de las tablas de retención documental.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La entidad tomará correctivos frente al presente hallazgo según lo manifestado en su respuesta; por lo tanto este ente de control confirma el mismo, el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento que suscribirá. 1.1.7 LÍNEA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. TIC OBSERVACION No. 18 La entidad cuenta con un sitio Web municipal desactualizado, esto no permite una comunicación externa con la comunidad para que ella conozca los servicios que brinda, los link de consulta, impidiendo la transparencia de la administración y la participación ciudadana. En cuanto al link de presentación de los funcionarios que forman parte de la administración no aparecen actualizados; igualmente los trámites y servicios, se hace necesario una retroalimentación de su página web. El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con el modelo básico de comunicación sistematizada como son: el sitio web municipal y correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad,. Por otra parte adolece de estructuras tecnológicas superiores que garanticen la aplicación de modelos tecnológicos; igualmente se encuentra desactualizada la página web, es por ello que se deja como observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento.




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Teniendo en cuenta las sugerencias de la Auditoria se han realizado las siguientes

acciones de mejora:

- Se actualizó al personal administrativo en su totalidad en la página web de la entidad.

- Al momento de la auditoria los contratos no se encontraban publicados, pero

atendiendo la sugerencia del equipo auditor, se procedió a efectuar la publicación de

los mismos según lo reportado por el Secop. Mensualmente se ha estado

actualizando la página como se evidencia en los anexos adjuntos.

- Con respecto a los trámites y servicios, es importante resaltar que se adelantara ante

la División de Gobierno en línea, la habilitación por parte de ellos para subsanar esta

debilidad.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Una vez revisados los soportes allegados por la administración en la contraversia, se verifica los correctivos tomados al respecto; sin embargo el equipo auditor confirma el hallazgo, con el fin de hacer el respectivo seguimiento en próxima auditoría. 1.2. CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos Según la información suministrada por la administración municipal durante el trabajo de campo y en cumplimiento de cada uno de los programas del cuatrienio, se observa que la gestión no ha sido del todo eficiente, con relación al cumplimiento del Plan de Desarrollo “BIENESTAR CON DERECHOS 2012-2015”, como se detalla en los siguientes sectores:

SECTOR

% CUMPLIMIENTO A DICIEMBRE DE 2013

SECTOR GRUPOS VULNERABLES

Fortalecer a 5 grupos asociativos de niños, niñas, adolescentes y jóvenes en el Municipio durante el periodo de gobierno.

20%

Reactivar y fortalecer el consejo Municipal de Juventudes, conforme a la ley 375/97 durante el periodo de gobierno.

0

Apoyar la organización de dos (2) proyectos de emprendimiento para los jóvenes durante el periodo de gobierno.

0

Adopción de una política pública de rehabilitación y resocialización de las y los adolescentes en conflicto con la ley penal a través de programas a cargo de elementos para la recuperación y resocialización de esta población en especial, la afectada por el consumo de sustancias psicoactivas. LEY 1453 DE 2011.

0

Beneficiar a 20 adultos mayores con el programa de protección exequial durante el periodo de gobierno.

20%




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Constituir y apoyar financieramente un fondo de inversión en emprendimientos productivos para beneficial a 50 mujeres, y particularmente, para mujeres cabeza de familia y mujeres rurales durante el periodo de gobierno

0

SECTOR EDUCACIÓN

Realizar mantenimiento a 10 plantas físicas de las Instituciones y sedes educativas del municipio durante el periodo de gobierno.

30%

Mejoran los resultados de las pruebas SABER 3º y 5º en un 15% en la aplicación 2012 – 2014 de los estudiantes evaluados durante el periodo de gobierno.

25%

Capacitar en un 100% a los jóvenes anualmente de grado 10 y 11en técnicas y refuerzos tendientes a mejorar la calidad educativa en las pruebas del Icfes. LEY 1098/06 PROCURADURIA.

25%

SECTOR SALUD

Reducir en 1 punto el porcentaje de desnutrición global en niños menores de 5 años durante el periodo de gobierno.

3%

Formular el Plan Decenal de Salud Pública territorial con enfoque diferencial que articule todas las políticas públicas durante el periodo de gobierno

25%

Construcción de 1 sistemas de riego en el sector rural del municipio durante el periodo de gobierno.

0

Mediante convenios de cofinanciación entre comunidad - Municipio, Beneficiar a 15 familias, con el programa construcción, adecuación, mejoramiento de unidades sanitarias, según la necesidad.

0

SECTOR CULTURA

Aumentar la tasa de niños que asisten a la biblioteca pública en un 10% a través del desarrollo der un plan de lectura y la escritura para aumentar la participación durante el periodo de gobierno.

0

Beneficiar a 100 niños vinculándolos a programas de formación cultural (escuelas de danza, pintura, teatro, música) durante el periodo de gobierno.

0

Realizar un diagnóstico integral de la infraestructura y colección de obras de arte de la Iglesia Nuestra Señora de las mercedes durante el periodo de gobierno.

0

Formular, gestionar y ejecutar 2 proyectos para la construcción, reparación y mantenimiento de escenarios culturales (Casa Museo, Casa de la Cultura e Iglesia Nuestra Señora de las Mercedes) etapas: 1. Estudios y diseños (20%); 2. Elaboración proyecto (10%); 3.Asignación recursos 30%; Ejecución obra y puesta en funcionamiento (40%).

25%

SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS DIFERENTES A AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO

Celebra 1 convenio interadministrativo para suministrar energía eléctrica de puntas y colar para las veredas del municipio durante el periodo de gobierno.

0

SECTOR AGROPECUARIO




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Dotar y mantener 1 granja experimental durante el periodo de gobierno enfocado en sistemas de producción limpia sostenible durante el periodo de gobierno.

0

Gestionar e implementar el Censo Agropecuario durante el periodo de gobierno. 25%

Apoyar con asistencia técnica proyectos productivos para incrementar en 150 hectáreas los cultivos permanentes y de tardío rendimiento en el municipio (Café, frutales y plátano) durante el periodo de gobierno.

0

SECTOR DESARROLLO COMUNITARIO

Crear 1 escuela de formación de líderes y participación con enfoque diferencial durante el periodo de gobierno.

0

SECTOR VIVIENDA

Construir 46 unidades de vivienda nueva para población víctima del conflicto armado con enfoque diferencial durante el periodo de gobierno.

0

Reubicar a 10 familias que actualmente viven en zonas de alto riesgo, Mediante el otorgamiento de subsidios para la construcción de vivienda digna en lugares seguros durante el periodo de gobierno.

20%

Realizar 100 mejoramientos de vivienda tanto rural como urbana durante el periodo de gobierno.

14%

Implementar el proceso de legalización y titulación de 10 predios en el municipio durante el periodo de gobierno.

20%

SECTOR AMBIENTAL

Implementar acciones para la recuperación y protección del 10% de áreas degradadas durante el periodo de gobierno.

0

Reforestar con especies nativas 10 hectáreas para proteger los nacimientos de agua que surten a la entidad territorial durante el periodo de gobierno.

10%

Cofinanciar 1 proyectos relacionados con producción sostenible (Sistemas agroforestales, invernaderos y silvopastoriles) y producción limpia durante el periodo de gobierno 0

SECTOR FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Apoyar la realización de 1 actualización del EOT del Municipio durante el periodo de gobierno

0

Legalizar la propiedad de 10 inmuebles del municipio pendientes durante el periodo de gobierno.

20%

Implementar la Ley de archivos durante el periodo de gobierno. 10%

Avanzar en la actualización del PASIVOCOL durante el periodo de gobierno 20%

Reorganizar y escanear el 100% de expedientes de contratación durante el periodo de gobierno.

0

Realizar un estudio de viabilidad en la prestación de los servicios públicos durante el periodo de gobierno.

0

Disminuir la cartera morosa de los impuestos municipales en 20% durante el periodo de gobierno.

20%

Mejorar el índice de desempeño fiscal para pasar del puesto 768 al 730 durante el periodo de gobierno.

0




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SECTOR JUSTICIA, SEGURIDAD Y CONVIVENCIA.

Fortalecer el comité municipal de DDHH y DIH durante el periodo de gobierno. 25%

Formular e implementar el Plan de Acción municipal por la promoción, prevención y protección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario durante el periodo de gobierno.

0

Realizar 8 conversatorios en temas relacionados con los derechos y deberes de la población matancera durante el periodo de gobierno.

25%

OBSERVACION N° 19 En este orden de ideas, en cuanto al porcentaje acumulado de cumplimiento, se concluye que no se ha llegado a un avance total en las metas plasmadas por parte de la Administración, básicamente en algunos sectores, presentándose en algunas metas con un porcentaje de ejecución bajo o de 0% de no cumplimiento. Por lo anterior, se deben tomar los correctivos pertinentes, para asegurar el cumplimiento de las metas de dicho plan e ir evaluando cada año el avance del mismo, que le permita al final del cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el Plan de Desarrollo Municipal. Por lo expuesto y con el fin de dar cumplimiento al avance de los Planes de Desarrollo, el equipo auditor tipifica observación administrativa que le permita incluirse en el plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento y control en próximas auditorias.




0% 5%

10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Diagrama Sectorial Ejecucion Plan De Desarrollo




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Frente a eta observación se realizó una revisión sobre las metas mencionadas en la observación, a la fecha ya están identificadas y se procederán a ejecutar en esta vigencia para dar cumplimiento a los programas y proyectos plasmados en el Plan de desarrollo Municipal. Actividades que estarán a cargo de la oficina Asesora de planeación.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Según la respuesta dada por la administración en la que acepta el poco avance del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo, el ente de control confirma el hallazgo, para que se tomen los correctivos mediante un plan de mejora. Análisis de la Inversión Pública

AÑO 2012 AÑO 2013 DESTINACION

CONCEPTO DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO

EDUCACION $ 997,268,000 $ 957,021,000 $ 476,599,824 $ 459,406,159 CALIDAD

SALUD $ 2,049,034,000 $ 1,558,054,000 $ 2,782,463,353 $ 2,693,947,493 REGIMEN SUBSIDIADO

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO $ 356,931,000 $ 223,021,000 $ 453,700,940 $ 263,172,976

INVERSION SECTOR

DEPORTE $ 381,011,000 $ 364,284,000 $ 599,799,241 $ 534,854,800 INVERSION SECTOR

CULTURA $ 94,901,000 $ 84,278,000 $ 105,953,689 $ 99,611,237 INVERSION SECTOR

VIVIENDA $ 604,194,000 $ 109,188,000 $ 104,284,774 $ 44,599,977 INVERSION SECTOR

INFRAESTRUCTURA VIAL $ 633,374,000 $ 448,343,000 $ 195,979,269 $ 160,804,269

INVERSION SECTOR

OTROS SECTORES $ 1,400,055,000 $ 651,821,000 $ 1,131,044,848 $ 846,639,832

AMBIENTAL, ATENCION DESASTREZ, DESARROLLO, ATENCION GRUPOS VULNERABLES, EQUIPAMENTO, DESARROLLO, FORTALECIMIENTO

TOTAL INVERSION $ 6,516,768,000 $ 4,396,010,000 $ 5,849,825,938 $ 5,103,036,743

Distribución de la Inversión Pública por Sector Para programas y proyectos de Inversión Pública se destinaron $5.849.825.938 en el 2013, el sector más representativo Salud con el 97%, le siguen otros sectores con 75%seguido de deporte, educación y agua potable.

1.2.2 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA 1. FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA EN VIRTUD DE SITUACION EXCEPCIONAL generada en la ejecución de la obra “ OPTIMIZACION Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE MATANZA –SANTANDER” Frente a este control de advertencia el municipio realizó las siguientes actividades, con respecto a las falencias de tipo constructivo presentadas en la carrera 6 entre calles 8 y 9 del casco urbano de este Municipio:




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1. Mediante oficio No. 011-2014 donde se solicita al contratista del pavimento realizar los estudios necesarios sobre los trabajos realizados por el ingeniero del alcantarillado YAN DAVID DUARTE, para solicitar las garantías de dichos trabajos.

2. Mediante Oficio No. 052-2014 se ofició al supervisor del contrato de la

Gobernación de Santander.

3. Se realizó acta de visita de obra con el señor Alcalde, el señor Personero, representante de interventoría, supervisora del contrato y los ingenieros por parte de la Contraloría General de Santander.

4. Se realizó comité de obra con los contratistas de la pavimentación y veeduría ciudadana del Municipio.

5. Finalmente el contratista Ingeniero YAN DAVID DUARTE MESA, asume tomar

acciones en común acuerdo con el contratista CONSORCIO COLOMBIA, en dicho sector y se logra subsanar dicha situación.

En cuanto a los Controles de carácter general se tiene: CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 007 DEL 23 DE ABRIL DE 2013. FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA SOBRE EL GIRO DE RECURSOS POR CONCEPTO DE LA ESTAMPILLA PROCULTURA Y ADULTO MAYOR. Al hacer el respectivo seguimiento se observó que una vez recibidos los recursos provenientes de la Gobernación los mismos fueron trasladados a las respectivas entidades CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 004 DE MARZO 13 DE 2.013. INCENTIVAR O TENER ACTIVOS LOS PLANES DE CONTINGENCIA Y PLANES DE EMERGENCIA CON EL FIN DE PREVENIR Y ATENDER LOS DESASTRES NATURALES PROVOCADOS POR LA OLA INVERNAL COMO DESLIZAMIENTOS, INUNDACIONES ENTRE OTROS E IGUALMENTE PREVENIR Y CONTROLAR LOS INCENDIOS FORESTALES. Con respecto a esta función de advertencia el Municipio ya había implementado acciones al respecto tales como:

Once (11) reuniones con el comité para la Gestión del Riesgo de Desastres del Municipio.

Dentro del Presupuesto General de Rentas y Gastos del Municipio de Matanza, aprobado mediante Acuerdo No.023 de Noviembre 27 de 2012,para la vigencia 2013, se asignaron inicialmente $50.000.000 distribuidos en los siguientes rubros:

1. Elaboración, desarrollo y actualización de planes de emergencia y

contingencia. 2. Inversión en infraestructura física para prevención y reforzamiento

estructural. 3. Dotación de máquinas y equipos para los cuerpos de Bomberos

oficiales.




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4. Adquisición de Bienes e insumos para la atención de la población afectada por desastres.

5. Infraestructura de defensa contra inundaciones 6. Plan para la gestión del Riesgo de Desastres. 7. Sistemas integrados de información para la gestión del Riesgo de

desastres. 8. Capacidad comunitaria para la gestión del Riesgo de desastres. 9. Aseguramiento de Bienes públicos contra desastres. 10. Adecuación de Áreas Urbanas y Rurales en zonas de alto riesgo 11. Asentamientos establecidos en Zonas de alto riesgo. 12. Recuperación de áreas desalojadas en procesos de reubicación de

asentamientos humanos. 13. Reubicaciones 14. Monitoreo evaluación y zonificación del riesgo para fines de

planificación. 15. Ayuda humanitaria en situaciones declaradas de desastres- 16. Fortalecimiento de los comités de desastres. 17. Educación para la prevención y atención de desastres con fines de

capacitación reparación. CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 015 de Septiembre 17 de 2.013. ASEGURAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE BIENES. La administración en cumplimiento del citado control aseguró solo el parque automotor, dado los escasos recursos asignados para el mejoramiento de los bienes y los escasos recursos de los ingresos propios del Municipio. De igual forma no ha cumplido en su totalidad con el control de advertencia, dado que no tiene titularizado todos los bienes de propiedad del Municipio, de igual manera el inventario de activo fijo no se encuentra completamente actualizado. CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 020 de Noviembre 18 de 2.013. DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO El Municipio de Matanza mediante Resolución No. 06 de enero 17 de 2.012 reasignó funciones de Control Interno de la Entidad a cargo de la Secretaria General y de Gobierno. 1.2.3. Seguimiento a quejas y denuncias Es de mencionar que en la oficina de Políticas Institucionales de este Ente de control no cursa queja alguna en contra del municipio. 1.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría realizada, el concepto sobre el control Financiero y Presupuestal, es consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 1.3.1. Gestión Financiera Impuesto predial, de industria y comercio




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(Cifras en pesos)

RECURSOS PROPIOS RECAUDADOS

CUENTAS 2010 2011 2012 2013

INDUSTRIA Y COMERCIO 15,000,000 17,000,000 20,227,000 18,000,000

PREDIAL 93,600,000 113,600,000 60,000,000 75,000,000

TOTAL 108,600,000 130,600,000 80,227,000 93,000,000 Fuente: Sria Hacienda Municipal

OBSERVACION N° 20 En el anterior cuadro se evidencia que los recursos por concepto de impuesto de industria y comercio no han sido constantes, sin embargo se presenta una disminución en el 2013. Se evidenció la siguiente cartera por edades correspondiente al impuesto de predial vigencia 2013:

DETALLE PREDIAL

ACTUAL 2013 $154.393.194

DE 1 A 3 AÑOS $521.485.588

DE 3 A 5 AÑOS $659.315.052

TOTAL $1.335.193.834 Fuente: Sria Hacienda Municipal

Según certificación expedida por el tesorero de la alcaldía de Matanza, a diciembre 31 de 2013 el sistema para la liquidación del impuesto de Industria y Comercio se encontró desactualizado; así mismo el municipio no cuenta con un censo de contribuyentes, imposibilitando al equipo auditor el análisis a la cartera por edades correspondiente a este tributo. Es indispensable incrementar la gestión para el recaudo de dicha cartera, como la labor de generar ingresos por este concepto, que redundarán en beneficio de la comunidad matancera.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Se está realizando el proceso de cobro coactivo teniendo en cuenta el manual de

recuperación de cartera así como actualización del censo de contribuyentes.

Con relación al impuesto de industria y comercio, para la vigencia 2014 se cuenta con el

software actualizado y se procederá a elaborar un actualización del universo de

contribuyentes del municipio, con el fin de mejorar la eficiencia en el recaudo.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se confirma el hallazgo teniendo en cuenta lo manifestado por la alcaldía y se realizará el respectivo seguimiento a los correctivos implementados.




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Informe de Deuda Pública La Alcaldía presentó deuda pública a diciembre 31 de 2013 por valor de $235,486,975, a continuación presentamos el consolidado el cual hizo entrega la Administración Municipal: (cifras en pesos)

Fuente: Sria Hacienda Municipal

El municipio de Matanza mediante Acuerdo No. 039 de 2010, solicitó crédito ante IDESAN para ejecutar proyectos de Inversión por valor de Cuatrocientos Setenta y un millón Trescientos Sesenta y un Pesos ($471.361.000), de los cuales amortizó el 50% y pagó intereses por la suma de $100.222.308. Es de mencionar que a diciembre de 2013 dicho crédito presentó un saldo por valor de $235.486.975. Inventarios OBSERVACION N° 21 El inventario de Propiedad Planta y Equipo de la Alcaldía de Matanza se encuentra desactualizado y sin titularización de predios. El municipio cuenta con cuatro (4) vehículos en deterioro para los cuales debe realizar el respectivo proceso de baja, como se aprecia en los siguientes registros fotográficos, se recomienda un saneamiento al mismo.

(C) No De Ordenanza o

Acuerdo de aprobacion

NUMERO DEL

CREDITO

(C) Entidad

Bancaria

(C) Destinacion de los

Recursos

(D) Valor del

Credito

(J) Tasa de

Interes

Fecha del

Crédito

(F) Fecha De

Vecimiento

(D) Saldo De La

Deuda

Amortización

Deuda Pago Intereses

ACUERDO NO. 039

NOVIEMBRE 30 DE 2010 111-CR-08-10-052-01 IDESAN

ADUISICION DE

RETROEXCABADORA Y

VOLQUETA 100,000,000 9.46 2010/12/21 2015/12/21 48,914,493 51,085,507 20,440,189

ACUERDO NO. 039


ADUISICION DE

RETROEXCABADORA Y

VOLQUETA 252,000,000 9.46 2010/04/09 2015/12/21 123,264,603 128,735,397 59,958,274

ACUERDO NO. 039


COFINANCIACION

PROYECTO VIVIENDA 58,000,000 10.72 2011/11/19 2016/10/20 38,265,885 19,734,115 10,641,807

ACUERDO NO. 039


COFINANCIACION

CONSTRUC SEDE

RECREACIONAL 61,361,000 11.24 2011/12/21 2014/11/21 25,041,994 36,319,006 9,182,038

TOTAL 471,361,000 235,486,975 235,874,025 100,222,308




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad atendiendo la observación del equipo auditor; emprendió un acción de

actualización de inventarios y posterior contratación para el proceso de titulación de

predios. En cuanto a los vehículos con el comité de inventarios se procederá a dar de

baja estos bienes.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Analizada la respuesta dada por la administración el ente de control confirma el presente hallazgo, el cual deberá ser incluido en el plan de mejora. VIABILIDAD FINANCIERA. LEY 617 DE 2000: La Ley 617 de 2.000 estableció algunos parámetros para la realización de los gastos y la generación de ingresos, cuyo objetivo principal es hacer viable financieramente a las Entidades Territoriales; de tal forma que al realizar estudios y análisis financieros se deben tener en cuenta las normas establecidas en la presente Ley. Tanto para el Ente Central como para los Concejos y Personerías, se debe determinar el cumplimiento de los artículos 6 y 10 de la citada ley, comparándose con los límites previstos establecidos para cada una de las categorías municipales. Con base en lo establecido en el artículo 6 de la Ley 617 de 2000, los Gastos de Funcionamiento (GF) no podrán superar como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la ley, en el caso del Municipio de Matanza el cual por encontrarse clasificado en la 6a categoría, sus gastos de funcionamiento no pueden superar el límite del 80% ICLD.

Durante las vigencia 2012 la administración de Matanza, registró un 63.14%, mostrando un indicador por debajo del límite establecido por la Ley 617 de 2000, información tomada de la Tesorería de la alcaldía municipal, como se observa:

INDICADOR LEY 617 DE 2000 VIGENCIA 2013

Ingresos Corrientes de Libre Destinación base para la Ley 617-2000

$790.309.000




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Gastos de Funcionamiento libre destinación base para la Ley 617-2000

$499.031.000

RELACION GF / ICLD

70.87%

Límite establecido por la Ley 617-200

80%

Fuente: Ejecuciones Presupuestales de Ingresos-Gastos 2013. Tesorería

Esto nos permite definir que el Municipio de Matanza clasificado en 6ª. Categoría, CUMPLE los límites máximos del gasto autorizado para el funcionamiento de la Administración Central en la vigencia 2013. CONCEJO VIGENCIA 2013

Dependencia Gasto Máximo legal (1)

Gasto Ejecutado (2)

Razón (2/1)

Concejo $111.645 $88.641 79%

PERSONERIA VIGENCIA 2013

Dependencia Gasto ejecutado (1)

Valor máximo SMLM (2)

Valor ejecutado en SMLM(3)

Diferencia (2-3)

Personería 88.499.904 150 150 0

Se observa por parte del Concejo y la Personería no superaron el límite de gastos permitidos por la Ley 617 de 2000. URGENCIA MANIFIESTA Según certificación expedida del 22 de abril de 2014 por la Secretaria General y de Gobierno del municipio de Matanza, para la vigencia 2013 no se presentó Urgencia Manifiesta alguna. RECURSOS COLOMBIA HUMANITARIA Según certificación expedida por la Secretaria General y de Gobierno del municipio para la vigencia 2013, la alcaldía no recibió recursos provenientes de Colombia Humanitaria. VIGENCIAS FUTURAS Con Acuerdo N°016 de noviembre 01 de 2009, se constituyeron vigencias futuras excepcionales, para la ejecución del Plan Departamental de Aguas comprometiéndose lo siguiente:

AÑO VALOR

2009 125.314.589

2010 183.623.061




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2011 175.240.856

2012 185.755.307

2013 196.900.626

2014 208.714.663

2015 221.237.543

2016 234.511,796

2017 250.927.621

2018 268.492.555

2019 287.287.034

2020 307.397.126

2021 328.914.925

2022 351.938.970

2023 376.574.698

TOTAL 3.702.831.370

Mediante Acuerdo N°020 de diciembre 31 de 2013 el Concejo de Matanza autorizó comprometer vigencias futuras ordinarias de tipo contractual. PASIVO PENSIONAL Son todas aquellas obligaciones compuestas por los bonos pensionales, el valor correspondiente a las reservas matemáticas de pensiones y las cuotas partes de bonos y de pensiones. Para la vigencia 2013 el Ministerio de Hacienda – Dirección, regulación y Seguridad Social a través de Pasivocol, fue autorizado para el municipio de Matanza en la vigencia 2013 el cálculo actuarial. Su cubrimiento a 31 de diciembre de 2013 fue del 106.26%, con unos aportes de $5.754.720.235 y un pasivo calculado por valor de $5.415.661.310. Es de manifestar que el municipio cuenta con un pensionado que se cubre con recursos que reintegra el FONPET. SENTENCIAS JUDICIALES (Cifras en pesos)

CONCEPTO VALOR

SENTENCIA PAGOS 2013 DEUDA A DIC.

2013

XIOMARA VERA PEÑALOZA

SERVICIOS COMO SECRETARIA AUXILIAR Y LICENCIA MATERNIDAD

42,000,000

-

42,000,000

LENER GUSTAVO NAVAS ROJAS Y ANA MIREYA SALCEDO DURAN

DAÑOS CAUSADOS EN VIVIENDA DE SU PROPIEDAD

52,000,000

-

52,000,000

DONALDO HERNANDEZ VILLAMIZAR

NULIDAD Y RESTABLECIMIENTOS DE DERECHOS/INSPECTOR DE POLICIA

20,000,000

-

20,000,000

EDGAR ALFONSO NAVAS

LIQUIDACION PRESTACIONES SOCIALES ADMINISTRADOR SERV. PUBLICOS

36,794,738

25,000,000

11,794,738




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BLANCA JAIMES HERNANDEZ

PRESTACIONES SOCIALES DESDE 1995 HASTA 2000

25,000,000

-

25,000,000

JAIRO DANNY CHAPARRO ABELLO

INCENTIVO ECONOMICO A ACCIONANTE

616,000

-

616,000

JOSE LUIS REYES VILLARREAL PAGO CONTRATO 14,900,000

-

14,900,000

MIGUEL GARCIA VITA PAGO CONTRATO 6,000,000

-

6,000,000

197,310,738

25,000,000

172,310,738


OBSERVACION N° 22 Para la vigencia 2013 la entidad presentó una deuda de Sentencias Judiciales por valor de $197.310.738, de los cuales realizó pagos por valor de $25.000.000, quedando pendiente por pagar $172.310.738. Se exhorta al municipio para que una vez realizados los respectivos pagos se inicien las respectivas acciones de repetición.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL El municipio dará cumplimiento a la normatividad legal vigente para efectos de repetir

contra los servidores públicos causantes del detrimento del erario. Y se procederá a

convocar al comité de conciliación del municipio a efectos de establecer un orden en el

pago de las sentencias y compromisos de pago suscritos por el municipio.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor confirma el hallazgo en razón de la respuesta dada por el ente auditado; por lo tanto se le hará el respectivo seguimiento en próxima auditoría. UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS La Unidad de Servicios Públicos es una dependencia de la Alcaldía, creada mediante Acuerdo municipal No.016 de 1.993 y el Decreto 158 de noviembre de 1993, en la cual laboran ocho funcionarios y cuenta con 440 Usuarios urbanos. Gestión Presupuestal El presupuesto de Rentas y Gastos vigencia 2013 fue por valor de $80.000.000, el cual fue adicionado por $28.402.735 para obtener un presupuesto definitivo que ascendió a la suma de $108.402.735, distribuido en cada uno de los servicios de la siguiente manera: (Cifras en pesos)

SERVICIO PTO INICIAL ADICIONES PTO DEFINITIVO




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Fuente:Unidad de Servicios Públicos Ejecución Presupuestal de Ingresos (Cifras en pesos)

DESCRIPCION PRESUESTADO

INGRESOS CORRIENTES

FACTURADO

AÑO 2013

CARTERA SALDO ANTERIOR

TOTAL FACTURADO AÑO-2013

RECAUDO AÑO-2013

PORCENTAJE RECAUDO ANUAL

ACUEDUCTO 63’402.735 46’846.938 3’114.163 49’961.103 34’234.104 69%

ALCANTARILLADO 10’000.000 11’117.307 2’897.000 14’014.307 10’601.057 76%

ASEO 35’000.000 24’567.176 9’023.356 33’590.532 26’883.782 80%

TOTAL 108.402.735 82’531.421 15.034.519 97.565.942 71.718.943 74%

Fuente: Unidad de Servicios Públicos

Del total facturado en el año 2013 más la cartera por cobrar del año anterior, se recaudó un 74%, por lo que se hace necesario seguir con la gestión de cobro a los deudores morosos de vigencias anteriores. Ejecución Presupuestal de Gastos (Cifras en pesos)

DESCRIPCION PPTO DEFINITIVO COMPROMISOS SALDO POR EJECUTAR

POCENTAJE EJECUCION

ACUEDUCTO

Servicios Personales 32’561.493 30’536.938 916.671 94%

Gastos Generales 35’608.821 28’941.086 6’667.735 81%

Gastos Inversión 0 0 0 0

TOTAL GASTOS 68.170.314 59.478.024 67.584.406 87%

ALCANTARILLADO

Servicios Personales 6’110.805 5’036.686 1’074.119 82%

Gastos Generales 3’759.475 57.335 3’702.140 2%

Gastos Inversión 0 0 0 0

TOTAL GASTOS 9.870.280 5.094.021 4.776.259 51%

ASEO

Servicios Personales 18’858.942 15’520.193 3’348.749 82%

Gastos Generales 12’611.053 12’107.287 503.766 96%

Gastos Operación 0 0 0 0

TOTAL GASTOS 31.469.925 27.627.480 3.852.512 88% Fuente: Unidad de Servicios Públicos

La Unidad comprometió por los tres servicios prestados $92.199.525 equivalente al 84% del total presupuestado distribuido así: Acueducto $59.478.024, equivalente a un 87 % de lo presupuestado. Alcantarillado $5.094.021, equivalente a un 51 % de lo presupuestado.

ACUEDUCTO 35’000.000.= 28’402.735.= 63’402.735.=

ALCANTARILLADO 10’000.000.= 0.= 10’000.000.=

ASEO 35’000.000.= 0.= 35’000.000.=

TOTAL 80’000.000.= 0.= 108’402.735.=




INFORME DEFINTIIVO


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Aseo $27.627.480, equivalente a un 88% de lo presupuestado. Facturación (cifras en pesos)

SERVICIO DESCRIPCION VALOR

ACUEDUCTO

CARGO FIJO -

CONSUMO -

SUBDISIOS 9’562.117

CONEXIONES -

TOTAL ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO

CARGO FIJO -

CONSUMO -


- TOTAL ALCANTARILLADO

ASEO

BARRIDO Y LIMPIEZA -

RECOLECCION Y TRANSPORTE -

DISPOSICION FINAL -


- TOTAL ASEO

TOTAL FACTURACION 17.835.093


OBSERVACION N° 23 El Municipio a la fecha tiene un software de facturación que no le permite reportar la información individual por servicio y cargos fijos y de consumo, se hace necesario la implementación de un sistema que cumpla con lo requerido para el buen funcionamiento y sostenimiento de dicha unidad.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL En cuanto a la Unidad de Servicios Públicos se realizará la respectiva actualización del

software. Se contrató con la empresa Transfors, la adquisición del Software para el

recaudo del servicio de acueducto, alcantarillado y aseo en enero de 2014 y se inició su

proceso de implementación.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta la aceptación de la falencia por parte de la alcaldía se convalida el presente hallazgo, al que se le hará el seguimiento respectivo. Deudores

(Cifras en pesos)




INFORME DEFINTIIVO


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SERVICIO AÑO 2013 AÑO 2012

ACUEDUCTO 15’727.000 3’114.165

ALCANTARILLAD 3’413.250 2’897.000

ASEO 6’706.750 9’023.356

TOTAL CARTERA 25’847.000 15’034.522


Los deudores están distribuidos por servicios y por años, observándose que del 2012 al 2013 aumentó considerablemente, ya que los usuarios abonan los saldos de años anteriores quedando nuevamente la mora por la vigencia. Pasivos Los pasivos están distribuidos en:

CUENTA VALOR

Bienes y Servicios 0 -

Acreedores 857.020.=

Retención en la fuente 1’132.054

Obligaciones Laborales 3’832.118

Pasivos Estimados 0

Otros Pasivos 0

TOTAL CUENTAS POR PAGAR 5’821.192

Las obligaciones adquiridas con el personal Administrativo y Operativo se cancelan oportunamente, al igual que las obligaciones adquiridas con los proveedores; el saldo de las cuentas por pagar corresponde a la provisión para cancelar las prestaciones laborales del personal administrativo cuando llegue su momento.

1.3.2 Gestión Presupuestal Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la administración central del municipio del Matanza- Santander se procedió a realizar el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto y disposiciones locales del mismo. El presupuesto como requisito primordial para cumplir los fines de la entidad fiscalizada para lograr el bienestar comunitario, la eficiencia y eficacia de la administración en concordancia con los planes y programas establecidos por las Leyes 152 de 1994 y 951 de 2005, es el parámetro de orientación para el logro de sus objetivos y sus compromisos acordados con sus comunidades. OBSERVACION N° 24




INFORME DEFINTIIVO


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Durante el trabajo de campo el equipo auditor verificó que la ejecución presupuestal de Ingresos no es arrojada en forma ordenada por el sistema SIA ejecutado por la alcaldía durante la vigencia 2013, dificultándose el respectivo análisis. Se exhorta al municipio para que tome los correctivos.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La ejecución de ingresos del Municipio se encuentra ajustada a los lineamientos del

Formulario Único Territorial FUT y es esta estructura la que la normatividad vigente

permite aplicar. Con respecto a la presentación de los informes, se tomaron los

correctivos con el Sistema de información y se implementaron los informes de

conformidad a la estructura FUT del DNP.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor practicará el seguimiento respectivo a los correctivos implementados por la entidad frente a la falencia descrita, por lo tanto se confirma el hallazgo. La gestión presupuestal en el 2013 se basó en el siguiente resultado:

LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO VIGENCIA 2013 En Concejo Municipal del Matanza mediante Acuerdo N°023 de noviembre 27 del 2012, fijó el Presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 por valor de TRES MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y TRES MILLONES SETENTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS DIECISIETE PESOS MCTE ($3,753,076,417). En el siguiente cuadro se presentan la totalidad de las modificaciones que se realizaron al Presupuesto General de Rentas y Gastos durante la vigencia 2013, así:

ALCALDIA MUNICIPAL DE MATANZA. SANTANDER VIGENCIA 2013

(Cifras en pesos)

CONCEPTO

VIGENCIA 2013

PRESUPUESTO INICIAL

3.753.076.417

ADICIONES

3.098.019.453

REDUCCIONES

1.866.442

PRESUPUESTO DEFINITIVO

6.242.667.268




INFORME DEFINTIIVO


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CREDITOS

590.893.151

CONTRACREDITOS

590.893.151


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS (Cifras en pesos)

CONCEPTO PTO INICIAL PTO DEFINITIVO PTO RECAUDADO

%

(Recaudado/Definit

TOTAL INGRESOS 3,753,076,417 6,849,229,428 6,242,667,267 91%

INGRESOS CORRIENTES 3,745,176,417 5,368,056,333 4,769,218,581 89%

Tributarios 371,700,000 476,713,804 586,435,188 123%

Impuestos Directos 214,500,000 319,513,804 467,755,457 146%

Impuestos indirectos 157,200,000 157,200,000 118,679,731 75%

NO Tributarios 11,000,000 11,000,000 12,177,924 110%

Ingresos Ocasionales 10,000,000 10,000,000 12,079,424 121%

Tasas 1,000,000 1,000,000 98,500 10%

Fondos Especiales - - -

SGP 2,537,039,617 3,140,323,283 3,128,246,514 99%

OTRAS TRANSFERENCIAS 825,436,800 1,740,019,246 1,042,358,955 60%

RECURSOS DE CAPITAL 7,900,000 1,481,173,095 1,473,448,686 99%


Los ingresos más representativos durante la vigencia 2013 correspondieron a los Tributarios con el 123% del total recaudado, le siguen en su orden No Tributarios con el 110%,, SGP y Recursos de Capital con el 99%.

HISTORICO DE EJECUCIONES DE INGRESOS Y GASTOS 2010-2013:

VIGENCIA 2010 2011 2012 2013

DETALLE VALOR($) VALOR ($) VALOR ($) Valor ($)

Presupuesto Definitivo

5,976,649,216.00

6,415,970,000.00

7,337,264,000.00 6,849,228,000.00

Presupuesto Recaudado

4,238,106,811.00

5,131,276,000.00

5,503,392,000.00 6,242,667,267.00

Presupuesto por Recaudar

1,738,542,405.00

1,284,694,000.00

1,833,872,000.00

606,560,733.00

Presupuesto Comprometido

4,973,792,896.00

5,891,331,000.00

5,225,925,000.00 6,017,428,768.00

Pagos

3,839,578,000.00

4,259,261,000.00

4,365,071,000.00 4,922,137,000.00




INFORME DEFINTIIVO


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Saldo por Pagar

1,134,214,896.00

1,632,070,000.00

860,854,000.00 1,095,291,768.00

PORCENTAJE

2010 2011 2012 2.013 %

Presupuesto Recaudado 71% 80% 75% 91%

Presupuesto Comprometido 83% 92% 71% 88%

Pagos 64% 66% 59% 72%

Se observó por parte del equipo auditor que sus ingresos a lo largo del cuatrienio presentan aumento en sus recaudos, con una acentuación significativa en la vigencia 2013 del 91% del presupuesto definitivo, reflejando eficiencia en el recaudo. Referente al presupuesto comprometido, este presentó un aumento en la vigencia 2011 y 2013 del 92% y 88% respectivamente. Sus pagos durante las vigencias 2010 y 2011 fueron constantes, presentando una disminución en el 2012 y en el 2013 con un aumento significativo del 72%.

HISTORICO INGRESOS TRIBUTARIOS

2010 – 2013 Cifras en pesos)

NOMBRE DEL RUBRO 2010 2011 2012 2013

IMPUESTOS INDIRECTOS

AVISOS Y TABLEROS

37,150,000

1,051,000

1,315,000

1,787,000

ESTAMPILLA PROBIENESTAR ADULTO MAYOR

52,969,673

106,004,000

58,228,000

162,744,000

ESTAMPILLA PROCULTURA

12,800,000

23,747,000

11,313,000

29,644,000

CONTRIBUCION SOBRE CONTRATOS DE OBRA

28,144,238

65,016,000

111,234,000

82,106,000

2010 2011 2012 2013

Presupuesto Recaudado 71% 80% 75% 91%

Presupuesto Comprometido

83% 92% 71% 88%

Pagos 64% 66% 59% 72%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

HITORICO EJECUCIONES INGRESOS Y GASTOS VIGENCIAS 2010-2013




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ALUMBRADO PUBLICO

3,557,289

31,774,000

26,002,000

1,646,000

OTROS INGRESOS

84,404,865

83,457,000

89,581,000

72,739,000

MULTAS Y SANCIONES

20,400

109,000

57,000 -

INTERESES MORATORIOS

10,418,396

11,503,000

16,267,000

37,376,000

RENTAS CONSTRACTUALES

8,260,046

20,573,000

50,786,000

8,566,000

PREDIAL UNIFICADO

39,636,514

60,002,000

73,566,000

111,924,000

INDUSTRIA Y COMERCIO

9,383,845

19,550,000

20,021,000

23,812,000 Fuente: Tesorería Municipal

En la vigencia auditada los rubros con mayor incidencia se presentaron en la Estampilla del adulto mayor seguida del Predial.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS Las cuentas de presupuesto de gastos se revelaron atendiendo las etapas del proceso presupuestal y los criterios de la vigencia por la cual se relacionan las apropiaciones; igualmente identificando los diferentes conceptos del gasto: Gastos de Funcionamiento, Servicio de la Deuda y Gastos de Inversión. La Ejecución Presupuestal de Gastos presenta el siguiente comportamiento:

Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2013 (cifras en pesos)

PTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO

COMPROMETIDO

PAGOS

VALOR %

(Com/Def)

3.753.076.417 3.098.019.453 1.866.442 6.849.229.428 6.017.428.768 88 4.922.137.000

Fuente: Tesorería Municipal

Se observa que durante la vigencia 2013 presentó un saldo por pagar por valor de $1.095.291.768, correspondiente a Cuentas por pagar de la vigencia 2013 por valor de $379.935.295 y saldo de gastos comprometidos en el 2013 por valor de $715.360.274, correspondiente a la cuarta fase de la construcción de la ESE por valor de $603.389.900 y construcción mantenimiento y/o adecuación de los escenarios deportivos y recreativos por la cifra de $111.970.374.

OBSERVACION N° 25 La alcaldía de Matanza durante la vigencia en revisión presentó un saldo por comprometer de $831.800.660, observándose falta de gestión por parte del representante legal en invertir dichos recursos en favor de la comunidad matancera. Por lo anterior se configura en observación Administrativa con el fin de que la Administración Municipal tome los correctivos frente a dicha falencia.

TTIPO DE OBSERVACION AADMINISTRATIVA

PPRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) OORLANDO LIZCANO GARCIA Alcalde.





INFORME DEFINTIIVO


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La administración adelantaran los correctivos necesarios de acuerdo a la observación

dada, que en su gran mayoría obedece a actuaciones del escenario de la gestión, como

es el caso de los convenios interadministrativos.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la alcaldía tomará correctivos, como lo manifestó en su respuesta, la auditoria convalida el hallazgo administrativo, el cual deberá ser incluido en el plan de mejoramiento que suscriba la entidad.

El comportamiento de los gastos es el siguiente: (Cifras en pesos)

CONCEPTO PTO INICIAL PRES. DEFINTIVO COMPROMETIDO PORC %

TOTAL GASTOS

GASTOS MUNICIPIO 3,753,076,417 6,849,229,428 6,017,428,768 88%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 670,014,014 846,776,963 784,032,536 92%

Alcaldía Mpal 418,501,973 561,232,334 518,317,794 92%

Concejo Mpal 81,512,041 88,641,990 86,795,044 98%

Personería Mpal 90,000,000 88,499,904 86,720,143 98%

USP 80,000,000 108,402,735 92,199,555 85%

INVERSION 3,018,519,989 5,849,825,938 5,103,036,743 87%

Cultura 43,711,366 105,953,689 99,611,237 94%

Deporte 42,281,821 599,799,241 534,854,800 89%

Agua Potable y Saneamiento Básico 288,041,674 453,700,940 263,172,976 58%

Educación 298,745,005 476,599,824 459,406,159 96%

Otros Sectores 835,499,221 1,431,308,891 1,052,044,078 74%

Salud 1,510,240,902 2,782,463,353 2,693,947,493 97%

Fondos Especiales - - -

Convenios Dptales y Nac. - - -

SERVICIO A LA DEUDA 64,542,414 152,626,527 130,359,489 85%


Del total presupuestado de gastos el rubro de mayor incidencia fue inversión con el 87% en salud, educación y cultura. (Cifras en pesos)

HISTORICO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

VIGENCIAS PRESUPUESTO DEFINITIVO COMPROMETIDO PAGOS

2010 645,999,905 552,037,097 527,555,000

2011 681,288,000 598,997,000 544,072,000

2012 820,493,000 714,348,000 657,194,000




INFORME DEFINTIIVO


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2013 846,777,000 784,032,000 724,363,000 Fuente: Sria Hacienda Municipal

Del cuatrienio analizado se observa que los gastos de funcionamiento se han incrementado en cada una de las vigencias, sin sobrepasar el presupuesto definitivo asignado. (Cifras en pesos)

SERVICIO DE LA DEUDA

VIGENCIAS PRESUPUESTO DEFINITIVO COMPROMETIDO PAGOS

2010 69,931,000 57,754,000 52,461,000

2011 2,590,000 1,289,000 1,289,000

2012 148,518,000 145,567,000 145,567,000

2013 152,626,000 130,359,000 117,365,000 Fuente: Sria Hacienda Municipal

Se observa en la tabla anterior que durante la vigencia 2013 del total presupuestado la Administración comprometió el 85% de los cuales pagó el 90% de lo comprometido.

(Cifras en pesos)

INVERSION

VEGENCIAS PRESUPUESTO DEFINITIVO COMPROMETIDO PAGOS

2010 5,260,718,253 4,364,001,799 3,259,562,000

2011 5,732,095,000 5,291,045,000 3,713,900,000

2012 6,516,768,000 4,396,010,000 3,562,310,000

2013 5,849,828,000 5,103,041,000 4,080,409,000 Fuente: Sria Hacienda Municipal

0 100.000.000 200.000.000 300.000.000 400.000.000 500.000.000 600.000.000 700.000.000 800.000.000 900.000.000

2010 2011 2012 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO

645.999.905 681.288.000 820.493.000 846.777.000

COMPROMETIDO 552.037.097 598.997.000 714.348.000 784.032.000

PAGOS 527.555.000 544.072.000 657.194.000 724.363.000

Pe

sos

HISTORICO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO




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A lo largo del cuatrienio el presupuesto definitivo del rubro inversión presentó un aumento en la vigencia 2012, sin embargo lo comprometido fue bajo comparado con el 2013 ya que el presupuesto definitivo fue menor pero su compromiso mayor comparado con la vigencia anterior. SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2010-2013: Tiene como objetivo establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado en la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia.

(Cifras en pesos)

ALCALDIA MUNICIPAL DE MATANZA

SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2010- 2011 - 2012 Y 2013

VIGENCIAS:

2011 2012 2013 2010

INGRESOS RECAUDADOS 4,238,106,811

5,131,276,000 5,503,392,000 6,242,667,267

MENOS: GASTOS COMPROMETIDOS

4,973,792,896 5,891,331,000 5,225,925,000 6,017,428,768

SUPERAVIT/ DEFICIT PRESUPUESTAL

- 735,686,085 - 760,055,000 277,467,000 225,238,499

Fuente: Ejecución Presupuestal De Ingresos – Gastos

Si bien es cierto durante las vigencias 2010 y 2011 se presentó déficit presupuestal, este fue superado en las vigencias 2012 y 2013, reflejándose que los compromisos presupuestales presentan el respaldo del recaudo efectivo de sus fuentes de financiación, observándose que sus compromisos estuvieron por debajo de lo efectivamente recaudado. RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIAS:

Según Acuerdo N°. 05 de abril 17 de 2013, por medio del cual se constituyeron reservas presupuestales correspondiente a la vigencia 2012 por la suma de MIL OCHENTA Y NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS MCTE ($1.089.487.583).

Mediante Decreto N°070 del 31 de diciembre de 2013 se constituyen reservas presupuestales por valor de SETECIENTOS QUINCE MILLONES TRESCIENTOS SESENTA MIL DOCIENTOS SETENTA Y CUATRO PESOS MCTE ($715.360.274). OBSERVACION No. 26 RESERVAS PRESUPUESTALES En cuanto a las reservas presupuestales el equipo auditor recomienda a la administración municipal de Matanza, que dichas apropiaciones presupuestales deben ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente, solo en aquellos casos excepcionales en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de mérito o cualquier otro proceso con todos los requerimientos legales se podrá efectuar en la vigencia fiscal siguiente, sin embargo se hace necesario ir desarticulando las reservas presupuestales y ejecutarse dentro de la anualidad.




INFORME DEFINTIIVO


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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La reserva presupuestal del Municipio de Matanza, se adelantó de conformidad con la

circular 43 del 22 de diciembre de 2008, emanada del Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, en donde se contempla que este escenario puede ser utilizado siempre y

cuando se motive por parte del ordenador del gasto, por qué no se pudo llevar a cabo la

ejecución en su respectiva vigencia; sin embargo se tomara en cuenta las sugerencia del

equipo auditor y en lo sucesivo se velará porque no se tenga que recurrir a la reserva

presupuestal.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La administración municipal en su respuesta acepta lo plasmado en el hallazgo, motivo por el cual se confirma el mismo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento que suscriba la entidad. ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES: Dentro del presupuesto se han tenido en cuenta los siguientes rubros presupuestales así: ESTAMPILLA PRO CULTURA La estampilla Pro Cultura se creó en el Municipio de Matanza - Santander, mediante Acuerdo Municipal No.004 de marzo de 2000, modificado por los Acuerdos N°012 de junio 24 de 2000 y N°09 de mayo 31 de 2013, mediante el cual se creó la estampilla Pro cultura del municipio de Matanza. A continuación relacionamos los recaudos, lo comprometido y la relación de pagos, durante la vigencia 2013 en el Municipio de Matanza en lo relativo a la Estampilla Pro Cultura, con el fin de dar apoyo logístico y realizar actividades culturales, para mejorar el nivel de vida y el enriquecimiento cultural, divulgación de los costumbrismos y el apego a las raíces culturales de esta región.

EJECUCION DE INGRESOS –ESTAMPILLA PRO CULTURA

(Cifras en pesos)

CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDO COMPROMETIDO

Pro cultura 15,000,000.00

5,701,901.00

20,701,901.00

34,078,726.00 14,500,000.00


EJECUCIÓN DE GASTOS – ESTAMPILLA PRO- CULTURA

De acuerdo al Auxiliar de Presupuesto, lo que corresponde al rubro de Cultura, sus compromisos fueron de la siguiente manera:




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(Cifras en pesos)

CORPORACION PARA EL DESARROLLO SOCIAL Y CULTURAL

FOMENTO, APOYO Y DIFUSIO DE EVEN

10,500,000

JENIFER JULITZA HERNANDEZ CAPACHO SERVICIOS APOYO A LA GESTION

1,400,000

JENIFER JULITZA HERNANDEZ CAPACHO SERVICIOS APOYO A LA GESTION

100,000

FUNDEPRES SERVICIOS INSTRUC MUSICA

2,500,000 Fuente: Sria Hacienda Municipal

La evaluación de la Contraloría General de Santander, sobre los recursos de la Estampilla Pro cultura, está encaminada a ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento real de los fines estatales, en cuanto al fortalecimiento y difusión de los valores culturales, como medio para alcanzar un compromiso de identidad de los ciudadanos tanto en lo nacional como en lo local. Sin embargo, sí es posible identificar elementos que nos permiten concluir que en esta materia la gestión tiene que ser más eficaz y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural.

Es pertinente por parte de la Contraloría General de Santander, recordarle a los ordenadores del gasto, el cumplimiento que deben tener en la ejecución de los recursos destinados al área de Cultura, de acuerdo a lo consagrado en la normatividad vigente: Ley 666 de 2001, Arts. 1 y 2 (especifica la destinación que se debe dar a los mismos); Ley 715 de 2001, Art. 76 (establece las competencias municipales en materia cultural) Ley 863 de 2003, Art. 47 (establece retención con destino al fondo de pensiones); Ley 111 de 2006, Art. 37 (establece el destino de las transferencias relativas al IVA a la telefonía móvil.). OBSERVACION N° 27 Se recuerda que los proyectos deben aportar al desarrollo cultural del Municipio. Sin duda existen posibilidades de concebir programas y proyectos que con la misma inversión sean representativos de espacios culturales mucho más acordes a la realidad e interés y, por supuesto, mucho más durables en el tiempo y de un alcance cultural. En relación a los Proyectos para tener acceso al 4% de la Telefonía Móvil, previsto en el artículo 37 de la Ley 111 de 2006, se evidencia que el municipio no presentó proyectos provenientes del incremento del 4% al IVA de la telefonía móvil, lo cual demuestra que se debe hacer gestión por la Administración para la consecución de recursos para la atención de los diferentes proyectos culturales, es deber del municipio presentar oportunamente proyectos para acceder a estos recursos.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Se tendrá en cuenta la observación emanada por el equipo auditor y se procederá a la presentación de proyectos de programas de fomento y desarrollo deportivo e infraestructura, de conformidad como lo plantea el Articulo 37 de la Ley 1111 de 2006 CONCLUSION EQUIPO AUDITOR




INFORME DEFINTIIVO


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Analizada la respuesta dada por el sujeto de control en la que aceptan las falencias citadas, la auditoría confirma el hallazgo. PATRIMONIO CULTURAL El Municipio de Matanza a la fecha mediante Resolución N°1873 del 28 de diciembre de 2000 del Ministerio de Cultura declaró como bien de interés cultural de carácter Nacional la iglesia de Matanza Nuestra Señora de las Mercedes y su colección de bienes muebles.

FONDO SEGURIDAD CIUDADANA:

Con Acuerdo N°022 de octubre 27 de 2008 se crea el Fondo de Seguridad Ciudadana y Acuerdo N°004 de marzo 5 de 2009 el Fondo de Vigilancia. A continuación relacionamos los Recaudos y lo Ejecutado durante la vigencia 2013 en lo relativo al Fondo de Seguridad Ciudadana así:

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

(Cifras en pesos)


Fondo de Seguridad Ciudadana 0,5%

5,000,000 7,063,123 12,063,123 13,332,430 5,089,664

Fondo Cuenta 5%

25,000,000 148,274,325 173,274,325 182,876,077 59,717,999

Total 30,000,000 155,337,448 185,3337,448 196,208,507 64,807,663


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS (Cifras en pesos)

CONTRATISTA CONCEPTO CONTRATO VALOR

EDGAR MANUEL LEON NIÑO MANTENIMIENTO MOTOCICLETAS

653,000


5,000,000

HUGO APARICIO DELGADO SUMINISTRO ALIMENTACION

5,000,000

CORPORACION DE MUJERES PARA LA PAZ LA DEMOC Y LA CUL

PLAN DE SEGURIDAD Y CONVIVEN CIUDA

5,200,000


2,520,000


5,000,000

OSCAR MAURICIO GOMEZ MARTINEZ ESTUDIOS PREINVERSION

14,999,999

OSCAR MAURICIO GOMEZ MARTINEZ ESTUDIOS PREINVERSION

22,000,000


4,287,931


148,733


Igualmente por este rubro Fondo de Seguridad Ciudadana, se ejecutaron pagos por valor de $64.807.663 equivalente al (33%).




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De lo anterior se deja la observación por parte del equipo auditor, que del total de recaudos en la vigencia 2013, sus compromisos (pagos) no se ejecutaron en su totalidad estuvieron por debajo del recaudo por parte de la administración municipal. OBSERVACION N° 28 Con Acuerdo N°004 de marzo 05 del 2009 por medio del cual se crea el Fondo de vigilancia con el fin de apoyar la función policial, el mantenimiento de las condiciones de orden público convivencia y seguridad ciudadana en su artículo tercero: fuentes de financiamiento: El fondo de vigilancia tendrá como fuentes de financiamiento el 0.5% del valor total de todo contrato celebrado con el municipio y personas naturales y jurídicas excepto los contratos de obra pública los cuales se encuentran gravados en el fondo cuenta. Es de manifestar que el mismo no tiene soporte jurídico para su creación, por lo tanto se conmina a esta Administración para que tome los respectivos correctivos.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La administración presento al concejo un proyecto de acuerdo, el cual fue debidamente

aprobado donde se deroga esta disposición. Se adjunta copia del mismo.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Revisado el soporte enviado por la alcaldía en la controversia, el equipo auditor desvirtúa la citada observación, toda vez que fue derogado según acuerdo 007 de mayo 15 de 2014, el acuerdo 013 de mayo 27 de 1995. ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR La Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor, fue creada mediante Acuerdo Municipal No 05 de noviembre 29 de 2009 y modificado por el Acuerdo N°002 de febrero 18 de 2010 del Concejo municipal de Matanza. Es de anotar que el municipio de Matanza cuenta con el Hogar del anciano San José y dos Centros Vidas Fundación Manantial y Consorcio Centro Vida Santa Cruz, según información reportada por la Secretaria de Salud municipal, para la vigencia a auditar.

EJECUTADO DE INGRESOS – ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

(Cifras en pesos)


Pro Adulto Mayor Mpio 38,000,000 137,569,719 175,569,719 255,781,961 155,009,819

Pro Adulto Mayor Dpto - 54,113,020 54,113,020.54 54,113,020 54,113,020

Total 38,000,000 191,682,739 229,682,739 309,894,981 209,122,839





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EJECUCIÓN DE GASTOS – ESTAMPILLA PRO- ADULTO MAYOR

(Cifras en pesos)

CONTRATISTA CONCEPTO CONTRATO

VALOR

HOGAR DEL ANCIANO SAN JOSE MATANZA 30% 2012 MPIO

6,247,461

HOGAR ANCIANO SAN JOSE MATANZA 70% 2013 DPTO

35,000,000

CONSORCIO CENTRO VIDA STA CRUZ 70% 2013 MPIO

38,000,000

CONSORCIO CENTRO VIDA STA CRUZ 70% 2012 MPIO

47,000,000

CONSORCIO CENTRO VIDA STA CRUZ COMPLEM 70% 2012 MPIO

15,000,000

HOGAR DEL ANCIANO SAN JOSE MATANZA COMPLEM 30% 2012 MPIO

10,000,000

HOGAR DEL ANCIANO SAN JOSE MATANZA 70% 2013 DPTO

17,146,229

HOGAR DEL ANCIANO SAN JOSE MATANZA COMPLE 30% 2012

10,159,431

HOGAR DEL ANCIANO SAN JOSE MATANZA COMPLE 70% DPTO

1,966,791

FUND MANANTIAL DE EXPERIENCIAS 70% 2012 MPIO

20,000,000

FUND MANANTIAL DE EXPERIENCIAS COMPLE 70% MPIO

8,602,927

TOTAL

209,122,839.54


Analizada la información del Municipio de Matanza en cuanto a la Estampilla para el bienestar del Adulto Mayor, se observa que de los recaudos obtenidos se ejecutó el 67% dejándose de comprometer un total de $100.772.142, es decir los recursos no se comprometieron en su totalidad. La planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades públicas, por lo cual se hace necesario invertir el 100% de los recursos recaudados por concepto de la estampilla Pro adulto mayor.

REGISTRO FOTOGRAFICO




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OBSERVACION N° 29

Del análisis realizado a los rubros de las Estampillas Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Seguridad Ciudadana, se observa que del total recaudado Vs los compromisos (pagos) por parte del Municipio en la vigencia 2013, no se ejecutaron en su totalidad. Se exhorta al municipio para que tome los correctivos frente a la mencionada observación, la cual deberá incluirse en el Plan de Mejoramiento.



RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La Administración Municipal realizo el cierre fiscal del 2013, en donde se evidencia la

falta de ejecución de los recursos en mención, se procedió a su incorporación mediante

acuerdo municipal al presupuesto general de ingresos y gastos de la vigencia 2014 y se

inició el proceso de contratación con los mismos en los ítems que permite la Ley.

Por parte del municipio se adelantaran los correctivos para que la ejecución se realice al

100% teniendo en cuenta los correctivos dados por la Contraloría.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor convalida el hallazgo administrativo, con el fin de hacer seguimiento a los correctivos implementados por el sujeto auditado. 2. CUADRO DE OBSERVACIONES 2.1. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL INFORME

A D P F S

1 X

A pesar de que los recursos se ejecutaron, esta inversión no cumplió con la finalidad de la contratación, la cual era poner en

Orlando Lizcano Garcia, Alcalde.

12




INFORME DEFINTIIVO


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funcionamiento el matadero del Municipio. Se desvirtuó el hallazgo fiscal y se dejó en firme el hallazgo de tipo administrativo

2 X X

El contrato sin número inicio el día 10 de abril del 2013 y el día 18 de abril fue suspendido por falta de diseños, al revisar las cantidades ejecutadas no existe mérito para el aplazamiento de este contrato toda vez que lo contratado fueron adecuaciones de puertas, módulos, pintura, etc, características que no amerita diseños especializados y si así lo fuera estos debieron existir antes de realizar la contratación.

Orlando Lizcano Garcia, Alcalde. Administrativo y Disciplinario Adriana Guerrero Buitrago Supervisora, disciplinario

15

3 X

El día 11 de junio se suscribe el contrato y se inicia el día 26 de agosto del 2013, dos meses y medio después de firmado el contrato, demora que no son justificadas por ninguna de las partes (contratista, alcaldía, interventoría externa contratada), es de imperiosa necesidad que la administración central tenga en cuenta que estas demoras en la iniciación del contrato puede generar entre otros menoscabos algunas variaciones en los precios unitarios, causando perjuicios para el erario público

Orlando Lizcano Garcia, Alcalde

15

4 X

Se aprueba póliza de cumplimiento el día 4 de diciembre del 2013 y el contrato inicia el día 2 de diciembre, lo que indica que inicio sin aprobar la póliza. El contrato cuenta con un anticipo del 40% y la entidad no realiza acta de entrega del anticipo, el cual según el comprobante de egreso se hizo por valor de $16.800.496.


18

5 X X

El contrato inicialmente contaba con un plazo de entrega de 35 días y han pasado 4 meses sin que se haya hecho entrega de la obra, de la cual ya se ha pagado más del 80%, sin que la interventoría externa contratada se pronunciara del porqué de las demora y la falta de entrega y liquidación del contrato. Existe una certificación por parte de la Alcaldía de Matanza donde manifiesta que el contrato de obra no ha sido recibido a satisfacción toda vez que falta “la instalación de reductores, adecuar un policía sobre la vía principal que está mal diseñado, realizar el arreglo de andenes y hacer aseo general de muros” Pese a que no se ha entregado la obra, la alcaldía del municipio realizo el pago total de la interventoría contratada, realizando un acta final que argumenta que el contrato de interventoría se encuentra a la fecha terminado y culminado en un 100%.

Orlando Lizcano Garcia, Alcalde. Disciplinario y administrativo Silvana Villamizar Mujica, contratista, Disciplinario. Juan Carlos Garcia interventor. Disciplinario. Oscar Javier Roa Santoyo, asesor externo de planeación. Disciplinario y administrativo

20

6 X

Dentro del expediente contractual no existe evidencia alguna de la entrega de estos implementos deportivos a los presidentes de la junta de acción comunal de las veredas o a los organizadores de las actividades deportivas. Confirmado el hallazgo de tipo administrativo y desvirtuado el fiscal

Orlando Lizcano Garcia, Alcalde. Administrativo.

25




INFORME DEFINTIIVO


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7 X

Es necesario que la entidad tenga claridad sobre quien ejecutará las actividades contratadas, si bien es cierto los informes los firma el representante legal de la fundación es indispensable aclarar si el mismo representante legal realizara dichas actividades o de lo contrario solicitar hoja de vida de la persona que lo hará y de esta forma verificar la idoneidad del profesional.


26

8 X x

La observación administrativa y disciplinaria tipificada en el informe preliminar de la auditoria de matanza nada tiene que ver con la fuente de financiación por medio de la cual se ejecutó el convenio número 002 y la Prestación de servicios número 053, los cuales fueron suscritos el dia 29 de agosto del 2013, toda vez que el Departamento (fuente de financiación del convenio) nada tuvo que ver con la ejecución del contrato ni con el procedimiento de selección.

La falta de planeación, principio de transparencia y selección objetiva se da en el momento en que el municipio suscribió el contrato de Prestación de servicios y el convenio (las dos de forma directa) con la fundación Deportieventos, ya que dada la naturaleza de su objeto, la características de los dos procesos y el fin perseguido por la entidad podían haberse realizado en un solo contrato y requerían ser tramitados bajo un proceso de selección abreviada el cual iba a garantizar la transparencia en la selección del contratista y la pluralidad de ofertas en beneficio de las condiciones contractuales requeridas por la entidad

El principio de selección objetiva de la contratación pública predispuesto dentro de la norma de contratación estatal busca que en el desarrollo y escogencia de los contratistas se obtenga no solamente la oferta más favorable de la entidad sino la oferta que mayores beneficios técnicos y de servicio le pueda ofrecer El municipio de matanza al fraccionar la contratación y al realizar un proceso de contratación directa omitió la publicidad y la objetividad en la contratación violando de esta manera principio de transparencia, planeación y selección del contratista en razón a que estos dos procesos de contratación podían ser llevados a cabo bajo una sola modalidad contractual. Es importante además de lo expuesto anteriormente que la administración de Matanza tenga en cuenta que es un requisito especial al momento de celebrar contratos o convenios con este tipo de fundaciones las cuales son sin ánimo de lucro revisar su experiencia e idoneidad, no es solo verificar en la cámara de comercio que la fundación cumpla con las actividades requeridas, es confirmar que sean empresas idóneas las cuales cuentan con la experiencia necesaria para cumplir estos objetos contractuales


28




INFORME DEFINTIIVO


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9 X

En el expediente no se encontró actas de inicio ni acta de liquidación.


30

10

El convenio número 004 fue ejecutado con recursos de cultura girado por el Departamento, sin embargo las actividades demostradas en la ejecución de este contrato se evidencia actividades realizadas referente a la comercialización y exposición agropecuaria llevadas a cabo en las ferias y fiestas realizadas en el municipio. Desvirtuado


32

11 X

El contrato no cuenta con orden de suministro. La supervisión no lleva el debido control del combustible. La entidad no lleva bitácora sobre el combustible. En los estudio previos numeral 6 valor y forma de pago y en la minuta del contrato se estipulo que se pagaría según actas parciales, numeral que no se cumplió toda vez que existe un recibo de pago como anticipo por valor de $7.000.000.


34

12 X

En cuanto a la etapa contractual se fijó un anticipo por el 40% del valor del contrato, anticipo que no es propio de este tipo de contratos toda vez que no requiere inversión alguna, máxime cuando en el expediente no se encontró evidencia alguna que soporte en que se invirtió este anticipo.

Orlando Lizcano Garcia, Alcalde. ,

35

13 X

RENDICIÓN DE LA CUENTA. La información correspondiente al formato F20-1ª vigencia 2013 Contratación no fue subido al SIA.

ORLANDO LIZCANO GARCIA

Alcalde 35

14 X

MANTENIMIENTO Y ADQUISICION DE AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA PARA LA CONSERVACION DEL RECURSO HIDRICO: La Alcaldía de Matanza para la vigencia 2013, no realizó compra alguna de predios, ni ejecutó mantenimiento de áreas y conservación del recurso hídrico que vierte de agua al municipio;


Alcalde 36

15 X

CONTROL DE CALIDAD DE AGUA: En los meses que arrojó un resultado con riesgo medio fue durante los meses de mayo y junio. Según calificación de las buenas practicas sanitarias para la vigencia 2013, el municipio obtuvo un concepto sanitario desfavorable.


Alcalde 37

16 X

EL PLAN DE MEJORAMIENTO no se cumplió en un 100%, por tal razón los hallazgos que aún no se han cumplido en un 100% deben ser incluidos en el nuevo Plan de Mejoramiento que suscribirá la entidad producto de la presente auditoría.


Alcalde 42

17 X

CONTROL INTERNO. No se puso en marcha dicho control. De igual manera es conveniente la actualización de los diferentes manuales y la implementación del archivo.


Alcalde 44

18 X La entidad cuenta con un sitio Web desactualizado.


Alcalde 44

19 X PLAN DE DESARROLLO. no se ha llegado a un avance total en las metas plasmadas por parte de la Administración.


Alcalde 48




INFORME DEFINTIIVO


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20 X

La liquidación del impuesto de Industria y Comercio se encuentra desactualizada; así mismo el municipio no cuenta con un censo de contribuyentes, imposibilitan do el análisis a la cartera por edades correspondiente a este tributo.


Alcalde 52

21 X

EL INVENTARIO se encuentra desactualizado. El municipio cuenta con cuatro (4) vehículos en deterioro para los cuales debe realizar el respectivo proceso de baja.


Alcalde 53

22 X

Para la vigencia 2013 la entidad presentó una deuda de Sentencias Judiciales por valor de $197.310.738, de los cuales realizó pagos por valor de $25.000.000, quedando pendiente por pagar $172.310.738. Se exhorta al municipio para que una vez realizados los respectivos pagos se inicien las acciones de repetición.


Alcalde 57

23 X

El Municipio a la fecha tiene un software de facturación que no le permite reportar la información individual por servicio y cargos fijos y de consumo, se hace necesario la implementación de un sistema que cumpla con lo requerido para el buen funcionamiento y sostenimiento de dicha unidad.


Alcalde 59

24

X

Durante el trabajo de campo el equipo auditor verificó que la ejecución presupuestal de Ingresos no es arrojada en forma ordenada por el sistema SIA ejecutado por la alcaldía durante la vigencia 2013, dificultándose el respectivo análisis.


Alcalde 61

25 X

La alcaldía de Matanza durante la vigencia en revisión presentó un saldo por comprometer de $831.800.660, observándose falta de gestión por parte del representante legal en invertir dichos recursos en favor de la comunidad matancera.


Alcalde 65

26 X

En cuanto a las reservas presupuestales el equipo auditor recomienda a la administración municipal de Matanza que dichas apropiaciones presupuestales deben ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.


Alcalde 68

27 X

El municipio no presento proyectos provenientes del incremento del 4% al IVA de la telefonía móvil, lo cual demuestra que se debe hacer gestión por la administración para la consecución de recursos para la atención de los diferentes proyectos culturales, es deber del municipio presentar oportunamente proyectos para acceder a estos recursos.


Alcalde 69

28 X

Fondo de vigilancia no tiene soporte jurídico para la creación. DESVIRTUADO


Alcalde 71

29 X

Del análisis realizado a los rubros de las Estampillas Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Seguridad Ciudadana, se observa que del total recaudado Vs los compromisos (pagos) por parte del Municipio en la vigencia 2013, estos no se ejecutaron en su totalidad-


Alcalde 73

2.2 CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 27

DISCIPLINARIOS 3




INFORME DEFINTIIVO


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PENALES 0

FISCALES 0

SANCIONATORIOS 0

TOTAL HALLAZGOS 28

3. CALIFICACION DE LA EVALUACION DE GESTION Como resultado de la auditoria adelantada a la vigencia 2013, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, toda vez que se dio aplicabilidad a la normatividad contractual vigente; sin embargo la inversión de los recursos en algunos contratos no cumplió su finalidad, además se hace indispensable la liquidación de contratos y convenios. La rendición de la cuenta se dio bajo los parámetros establecidos por este Ente de Control; el Plan de Mejoramiento se cumplió quedando pendiente la ejecución en un 100% de algunos hallazgos; en cuanto al Control Fiscal Interno, se evidencia que ha sido deficiente. Sin embargo es de mencionar que para la vigencia 2014 la administración municipal conformó el Comité de Control Interno; de igual forma realizó cronograma de Auditorías Internas a las diferentes dependencias de la entidad en la cual se establecieron acciones correctivas y de mejora, careciendo del seguimiento a los mismos; en cuanto a las TICS, el municipio cuenta con un sitio Web desactualizado, careciendo de estructuras tecnológicas superiores que garanticen la aplicación de modelos tecnológicos. El control de resultados se basa en los planes programas y proyectos que debe desarrollar la Administración Municipal, en donde se mide la Eficiencia, Eficacia, efectividad y la coherencia, cuyo cumplimiento en avance no ha sido del 100% en lo transcurrido del cuatrienio; diferente al seguimiento de los Controle de Advertencia emanados por este Ente de Control, a los que el municipio ha cumplido a cabalidad.

En cuanto a la gestión presupuestal se observó de lo analizado que se debe hacer una mayor planeación del presupuesto para una adecuada y correcta identificación, clasificación y registro de la información presupuestal correspondiente a la vigencia a auditar; igualmente se observa eficiencia en el recaudo de sus ingresos, esto nos muestra que el municipio hizo un mayor esfuerzo en el recaudo de sus impuestos, por lo que es necesario buscar incentivos para mayor eficiencia por parte de la administración, en el efectivo recaudo de su cartera morosa en cuanto a sus impuestos.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MARISOL PINZON SIERRA MABEL CONSUELO GONZALEZ J Profesional Especializada Profesional Especializada Coordinadora de Auditoria




INFORME DEFINTIIVO


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(ORIGINAL FIRMADO)

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

ALCALDIA MUNICIPAL DE MATANZA - SANTANDER...

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