New Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna · 2015. 4. 21. · Reporte Estado de...

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Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna

Reporte Estado de Recomendaciones AI-SFE-SS-R-001-2015

PCCI

DATOS AUDITORÍA INTERNA

Oficio: AI SFE 008-2013 del 25/01/2013 (AI SFE 210-2012 del 19/12/2012)

Informe N° AI-SFE-SA-INF-009-2012: “Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (UPGCCI)”.

Corte: 19/02/2015 (Referencia: oficios PCCI-137-2014 del 21/11/2014 y PCCI-012-2015 del 19/02/2015)

Número Recomendación Estado

Anterior

Gestión

Administración Activa

Comentario

Auditoría Interna Estado

Actual 2.2.6.4 PCCI

Depurar el documento PCCI-CI-MO-01 “Modelo de Control Interno del SFE” considerando los resultados de las recomendaciones 2.2.6.1, 2.2.6.2 y 2.2.6.3; situación que debe permitir visualizar (entre otros aspectos) el Marco Orientador y la metodología relativa al SEVRI

RSS Se informó que la Comisión de Control Interno estaría conociendo la redacción final del documento ajustado denominado “Modelo de Sistema de Control Interno” en la sesión programada para el mes de diciembre de 2014.

Se estaría a la espera de que se nos informe sobre los resultados obtenidos que propiciaron una atención efectiva de la recomendación bajo estudio.

RPC

2.2.6.6 PCCI Oficializar el documento PCCI-CI-MO-01 debidamente ajustado; situación que lleva implícita su divulgación y capacitación a lo interno de la organización (considerar resultados de la recomendación 2.2.6.4)

RSS Se informó que una vez aprobado el documento ajustado denominado “Modelo de Sistema de Control Interno”, la PCCI preparará e implementará la estrategia de trabajo cuya implementación permita socializar, divulgar y capacitar al personal del SFE con relación a dicho modelo.

Se estaría a la espera de que se nos informe sobre los resultados obtenidos que propiciaron una atención efectiva de la recomendación bajo estudio

RPC

Recomendación con Instrucción Superior para su Atención (RIS); Recomendación Cumplida (RC); Recomendación Proceso Cumplimiento (RPC);

Recomendación No Cumplida (RNC); Recomendación que se deja sin efecto (RSE); Recomendación en proceso de verificación (RPV); Recomendación Sin Seguimiento (RSS)

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PCCI Número Recomendación Estado

Anterior Gestión

Administración Activa Comentario


Actual 2.6.6.3 PCCI

Analizar y aprobar la estrategia que permitiría desarrollar y regular en forma integral el tema de la ética a lo interno del SFE

RSS Se informó que se elaboró el documento PCCI-CI-M-01 “Manual del Programa Ético del SFE

Se estaría a la espera de que se nos informe sobre los resultados obtenidos que propiciaron una atención efectiva de la recomendación bajo estudio

RPC

2.7.6.5 PCCI Aprobar conforme lo planificado los manuales de la calidad que le permitan al SFE operativizar las políticas de calidad existentes; cuya aplicación obligatoria contribuya y facilite el proceso de implementación del modelo de control interno institucional

RSS Se informó que el Manual de Calidad Institucional estará redactado en un 100% el 19/12/2014

Se estaría a la espera de que se nos informe sobre los resultados obtenidos que propiciaron una atención efectiva de la recomendación bajo estudio. En ese sentido, la administración deberá considerar en lo que corresponda en forma previa a aprobar e implementar el citado Manual de Calidad, lo siguiente:

Que se aplicarán ajustes a la estructura organizativa, situación que podría tener un efecto directo en la documentación de los procesos y procedimientos

Que se estima que a partir del mes de setiembre del 2015, entrará a regir la ISO 9001:2015, situación que fue informada por esta Auditoría Interna mediante oficio AI SFE 016-2015 del 06/02/2015

Que mediante oficio AI SFE-330-2014 del 18/12/2014, se remitió el informe AI-SFE-SA-INF-007-2014 que contiene los resultados del estudio relativo al MSCI y el SGC del SFE

RPC



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PCCI

DATOS AUDITORÍA INTERNA Oficio Nº: AI SFE 006-2014 Fecha del oficio: 15/01/2014

Informe Nº: AI-SFE-SA-INF-005-2013

Título del informe: Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Exportación de Vegetales”

Corte: 19/02/2015 (Referencia: oficios PCCI-137-2014 del 21/11/2014, PCCI-33-2014 del 21/02/2014 y PCCI-012-2015 del 19/02/2015)


Anterior

Gestión


Comentario


Actual 2.5.6.1 PCCI

Diagnosticar el estado en que se encuentra la implementación del Modelo de Control Interno del SFE. Dicho resultado debería permitir, entre otros aspectos, depurar o adicionar la estrategia de implementación, cuya gestión posibilite elaborar, aprobar e implementar el cronograma de actividades ajustado que visualice las actividades que estaría realizando el SFE para cada uno de los componentes funcionales; situación que deberá fortalecer el modelo desde el punto de vista estructural y funcional, al concretar la aplicación de acciones necesarias para su implementación en cada una de las dependencias que conforman la estructura organizativa del SFE. La UPCCI en dicha gestión deberá coordinar lo que corresponda con la Dirección y la Comisión de Control Interno del SFE.

RSS Por medio del oficio PCCI-33-2014 del 21/02/2014, la PCCI remitió a la Dirección el informe que contiene los resultados del “Estado de cumplimiento del Modelo del Sistema de Control Interno del SFE”.

Considerando las circunstancias actuales, sería conveniente valorar si el diagnóstico efectuado debería ser actualizado; tomando en cuenta lo siguiente:

Que se aplicarán ajustes a la estructura organizativa, situación que podría tener un efecto directo en la documentación de los procesos y procedimientos, y eventualmente en la gestión de riesgos institucional

Que se estima que a partir del mes de setiembre del 2015, entrará a regir la ISO 9001:2015, situación que fue informada por esta Auditoría Interna mediante oficio AI SFE 016-2015 del 06/02/2015

Que mediante oficio AI SFE-330-2014 del 18/12/2014, se remitió el informe AI-SFE-SA-INF-007-2014 que contiene los resultados del estudio relativo al MSCI y el SGC del SFE

RC



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PCCI


Anterior

Gestión


Comentario


Actual 2.5.6.2 PCCI y Unidad de Recursos Humanos

Elaborar, aprobar e implementar el programa de capacitación cuya implementación permita formar al personal del SFE en materia de control interno y su vínculo con la gestión de calidad. Dicha gestión debe permitir integrar dichas necesidades de capacitación al Programa de Capacitación Institucional. La gestión emprendida debe estar orientada a capitalizar los esfuerzos que se realicen; a efecto de llevar a cabo acciones que permitan, entre otros aspectos, evaluar el conocimiento adquirido, identificación de funcionarios que se pueden convertir en referentes y su aplicación en el quehacer institucional. Dicho aspecto, deberá formar parte del diagnóstico y cronograma de actividades citado en la recomendación 2.5.6.1 anterior.

RSS Se informó que la PCCI elaboró el documento denominado “Estrategia para el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno en el SFE”; el cual dispone de una sección titulada “Plan de Capacitación y Sensibilización en Control Interno”. Dicho documento se someterá a conocimiento de la Comisión de Control Interno para su aprobación.

Se estaría a la espera de que se nos informe sobre los resultados obtenidos que propiciaron una atención efectiva de la recomendación bajo estudio. Es necesario señalar que por la naturaleza de la Comisión de Control Interno, a dicho órgano lo que le corresponde es asesorar y recomendar a la Dirección. En ese sentido, de ser aceptada la asesoría y recomendación, será el Director del SFE en su condición de Jerarca, quien tendría la capacidad de aprobar aquellos documentos que les sean sometidos para su valoración.

RPC



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PCCI

DATOS AUDITORÍA INTERNA

Oficio: AI SFE 256-2013 Fecha: 18/12/2013

Informe N°: AI-SFE-SA-INF-009-2013 Título: “RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO RELATIVO AL PROCESO LLEVADO A CABO POR EL SFE PARA ADOPTAR E IMPLEMENTAR LAS

NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PUBLICO (NICSP)”

Corte: 19/02/2015 (Referencia: oficios PCCI-137-2014 del 21/11/2014 y PCCI-012-2015 del 19/02/2015)


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Gestión


Comentario


Actual 2.1.1.6.1 PCCI

Adoptar las medidas necesarias que permitan que la planificación estratégica del SFE visualice como uno de sus aspectos prioritarios a atender, lo relativo al proceso de adopción e implementación de las NICSP. La decisión que adopte la administración sobre este aspecto, deberá quedar debidamente fundamentada y documentada.

RSS Se informa sobre las acciones emprendidas por el SFE respecto a la adopción e implementación de las NICSP. En ese sentido, se suministró información relacionada con los avances alcanzados en dicha implementación conforme la planificación operativa establecida.

De acuerdo con el artículo 10 de la LGCI N° 8292, el SCI es de exclusiva responsabilidad de la administración activa. El tema de las NICPS forma parte integral de ese SCI que debe implementar el SFE. En ese sentido, la administración deberá garantizar que su planificación y acciones emprendidas estarían permitiendo que en forma razonable el SFE contará con el SCI para cumplir con las NICSP. Consecuente con lo anterior, el SFE debe adoptar las medidas que le permita a partir del 1 de enero del 2016, cumplir a cabalidad con las NICSP. Lo anterior incluye contar con el sistema automatizado que facilite dicha gestión. Una gestión diferente a la anterior, podría ocasionar efectos negativos para el SFE y eventualmente, la determinación de responsabilidades en contra de los funcionarios respectivos.

RC



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PCCI



Título del informe: Estudio de auditoría relacionado con el cumplimiento del Decreto Ejecutivo N° 35549-JP (“Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”) Corte: 19/02/2015 (Referencia: oficio PCCI-137-2014 del 21/11/2014)

Número Recomendación Estado Anterior

Gestión Administración Activa

Comentario Auditoría Interna

Estado

Actual 2.3.6 Unidad Planificación, Gestión de

la Calidad y Control Interno Adoptar las medidas que se consideren necesarias a efectos (entre ellas, una revisión integral de la lista maestra de procedimientos del SGC y de la lista de procedimientos que aparece en el sitio web del SFE) de garantizar que a la fecha no se estén presentando situaciones como la evidenciada y que vayan a generar incongruencias con respecto a la vigencia y actualización de los documentos; sin embargo, de determinarse que existen, se adopten acciones en forma oportuna

RSS Se informa sobre las medidas adoptadas por la administración (especialmente por la PCCI); mismas que están relacionadas directamente con el tema contenido en la recomendación.

A pesar de que se da por atendida la recomendación; es nuestro criterio que sobre la pertinencia de la documentación que soporta el SGC, debe la administración considerar lo descrito en el informe AI-SFE-SA-INF-007-2014 que contiene los resultados del estudio relativo al MSCI y el SGC del SFE (oficio AI SFE-330-2014 del 18/12/2014).

RC



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PCCI



Título del informe: Estudio de auditoría, cuyo propósito fue determinar si el Modelo Sistema de Control Interno (MSCI) establecido por el SFE está orientado a promover, divulgar y ejecutar su Sistema de Gestión de Calidad (SGC) basado en un proceso de mejora continua

Corte: 20/02/2015 (Referencia: oficio DSFE-63.2015 del 02/02/2015)

Número Recomendación Estado Anterior

Gestión Administración Activa

Comentario Auditoría Interna

Estado

Actual 2.1.6 A la PCCI

Realizar un diagnóstico con respecto al cumplimiento de las funciones contenidas en los incisos l), m), n), o) y p) contenidos en el artículo 9 del Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG); lo anterior, con el fin de identificar y puntualizar sobre las causas que podrían estar incidiendo en forma negativa en el cumplimiento de estas funciones. Lo anterior con el propósito de adoptar las medidas que sean necesarias, a efecto de lograr un cumplimiento a cabalidad de esas funciones; situación que obligaría gestionar el apoyo respectivo ante la Dirección del SFE. La gestión que se emprenda con respecto a la atención de la presente recomendación, deberá quedar debidamente fundamentada y documentada

RSS Fecha estimada implementación: Mes de marzo 2015

RSS



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PCCI


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Gestión


Comentario


Actual 2.5.6.1 A la Unidad de PCCI (con el apoyo de

la Dirección y la CCI) Diagnosticar el estado en que se encuentra la implementación del SEVRI, considerando como marco normativo las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y las regulaciones internas establecidas por el SFE. Los resultados de dicho diagnóstico deben ser sometidos a conocimiento y valoración de la CCI con el correspondiente plan de acción; lo anterior con el objeto de que se asesore a la Dirección y se adopten las medidas respectivas (entre ellas, aprobación del plan de acción, informes periódicos de la ejecución del citado plan, acuerdos de la CCI respecto al avance y/o ajuste del mencionado plan).

RSS Fecha estimada implementación: Meses mayo y junio 2015

RSS



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Anterior Gestión



Actual 2.5.6.2 A la Unidad de PCCI (con el apoyo de

la Dirección y la CCI) Adoptar las medidas necesarias que permitan realizar talleres impartidos por personal debidamente capacitado y/o preferiblemente por expertos en riesgo, a efectos de: Que los participantes adquieran y/o

refuercen conocimientos sobre la materia de gestión de riesgos.

Que se evalúen cada uno de los riesgos que fueron definidos por los responsables de las actividades que conforman los procesos establecidos por la organización; con el fin de evaluar si realmente todos los riesgos fueron cubiertos, situación que deberá permitir validar o ajustar lo que corresponda (entre ello, la valoración de la probabilidad y del impacto de cada uno de los riesgos).

RSS Fecha estimada implementación: Meses febrero, marzo y abril 2015

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PCCI


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Gestión


Comentario


Actual 2.7.6.1 A la PCCI

Realizar una valoración del funcionamiento de los sistemas SEVRIMAG y SYNERGY, situación que debe permitir, entre otros aspectos, lo siguiente: Que se identifiquen las acciones de

mejora cuya implementación estarían fortaleciendo dichos sistemas, bajo las condiciones actuales.

Que se determine la necesidad de integrar ambos sistemas, facilitando el alineamiento de los planes de acción y su atención.

Que se realice una verificación integral (o según corresponda, aplicando la técnica del muestreo) de los resultados de la Autoevaluación del SCI y de la valoración del riesgo institucional (información procesada en los citados sistemas), lo cual debería permitir validar o ajustar lo que corresponda, en coordinación con la Dirección y la CCI.

Que se analice lo señalado por la Auditoría Interna en los oficios AI SFE 094-2014 del 02/06/201 y AI-SFE 132-2014 del 09/07/2014; y según corresponda, se adopten las medidas que sean necesarias.

RSS Fecha estimada implementación: Mes marzo 2015

RSS



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Anterior Gestión



Actual 2.7.6.2 A la PCCI

Diagnosticar si los sistemas SEVRIMAG y SYNERGY, cumplen en lo aplicable, con lo establecido en las “Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de información” (N-2-2007-CO-DFOE); situación que permita validar o ajustar lo que corresponda. Dicha gestión deberá quedar documentada, remitiendo el informe respectivo a conocimiento de la Dirección, PCCI y la CCI, a efecto de que se adopten las medidas respectivas.

RSS Fecha estimada implementación: Mes febrero 2015

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2.9.6.1 A la PCCI (con el apoyo de la Dirección y de la CCI) Diseñar el mecanismo de control estándar, cuya aplicación permita a nivel institucional monitorear en forma periódica la eficacia y calidad de las actividades de control; lo anterior a efecto de garantizar que las mismas cumplen como mínimo con los requisitos establecidos en la Norma 4.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República.

RSS Fecha estimada implementación: Mes setiembre 2015

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Gestión


Comentario


Actual 2.10.6.2 A la PCCI (con el apoyo de la Dirección

y de la CCI) Establecer y/o depurar las regulaciones existentes, orientadas a medir la satisfacción de los usuarios (internos y externos) con respecto a los servicios brindados; así como la obligación de analizar y documentar los resultados que se obtengan de dicha gestión, a efectos de que se adopten medidas que correspondan.

RSS Fecha estimada implementación: Mes abril 2015

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2.11.6 A la PCCI Determinar las causas que están originando que se autorice y oficialice la divulgación de la documentación que soporta el SGC, misma que está presentando algunas debilidades como las comentadas en el presente hallazgo; gestión que deberá quedar documentada. Dicha situación debe permitir adoptar las medidas necesarias para: Fortalecer la supervisión propiciando la

detección oportuna de errores, con el fin de garantizar que la documentación que soporta el SGC esté soportada en la técnica que regula esta materia.

Analizar lo descrito con respecto a las debilidades descritas en el presente hallazgo, con el fin de analizarlas y ajustarlas, según corresponda.

Realizar una verificación de la documentación existente y determinar si existe otra que forma parte del SGC, que deba ser ajustada

RSS Fecha estimada implementación: Mes marzo, noviembre y diciembre 2015

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Gestión


Comentario


Actual 2.12.6 A la PCCI

Ajustar el SCI con respecto al tema de las auditorías de calidad, a lo establecido en la Norma ISO 9001:2008; situación que debe permitir establecer y/o depurar las regulaciones internas, a efecto de que ese tema se desarrolle de la mejora manera, generándose de esas auditorías los informes respectivos y el diseño e implementación de las medidas de mejora correspondientes.

RSS Fecha estimada implementación: Mes noviembre y diciembre 2015

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