NEGOCIAR UN CONTRATO ERP

EUPG - Universidad Nacional “Federico Villarreal”

“Trabajando juntos por un mundo más saludable”

COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON

UN PROVEDOR DE SOFTWARE ERP

Eliot César PERALTA GUIZADO

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La Implantación de una solución informática como un

sistema ERP es un hito importante en cualquier

Empresa.

Las Empresas que contratan por primera vez una

implantación de Software ERP suelen estar

celebrando el crecimiento de su negocio, mientras

que las empresas más consolidadas y con mayor

tiempo en el mercado suelen centrarse en los

beneficios del proceso integrado de gestión.

COMO NEGOCIAR UN CONTRATO CON UN

PROVEEDOR DE SOFTWARE ERP

INTRODUCCION:

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La emoción de la selección de funcionalidad y las

pruebas de software suelen detenerse cuando

clientes y proveedores se sientan en la mesa de

negoción para establecer y definir el contrato

respectivo.

Por ello, resulta muy importante tener en cuenta

consejos importantes para poder llegar a un

acuerdo satisfactorio para ambas partes sobre el

costo de la implantación del software ERP y el nivel

de servicio asociado.



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Hay que evitar arduos debates sobre gastos y descuentos

menores que alarguen la negociación del contrato de

implantación del software durante meses. Tampoco hay que

asumir que este retraso en el acuerdo del contrato no afecta a

los objetivos de la empresa.

Las negociaciones deben entender cuando es el momento de

dejar las discusiones sobre demandas que solo afectan a los

aspectos financieros a corto plazo para centrarse en los

objetivos a largo plazo de la empresa

Nº 01 - ENTENDER EL VALOR REAL DE SU SOLUCIÓN



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Muchos clientes potenciales se encuentran con

ofertas mas favorables hacia el final de un trimestre

o un año fiscal.

Ofrecer cerrar un acuerdo en el trimestre en curso a

cambio de descuentos o servicios de valor añadido,

puede acelerar el proceso de negociación.

Nº 02 – CONSIDERAR EL MOMENTO DE NEGOCIAR



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Nº 03 – OBTENER ASESORAMIENTO EXTERNO

Es importante formar un equipo de garantías que conduzca el

proceso de negociación

Es altamente recomendable incluir en el Equipo un abogado

con experiencia en Tecnologías de la Información para

aportar su visión tecnológica en la interpretación del contrato.

Pedir referencias sobre el proveedor a sus propios clientes

puede ayudar a plantear preguntas y temas importantes.



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Nº 04– DESCIFRAR EL LENGUAJE TÉCNICO-JURÍDICO.

La comunicación entre el comprador y el vendedor es

generalmente cálida y amigable, hasta que llega el

momento de abordar el contrato. Muchos clientes

desconocen los términos y normas legales jurídicas

empleados en letra pequeña y que aparecen en las

clausulas del contrato.

En lugar de afrontar la lectura del contrato a la defensiva es

recomendable aprovechar la oportunidad para plantear

preguntas sobre las razones que existen detrás de dicho

lenguaje en el contrato respectivo.



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Nº 05 – PENSAR EN RELACIONES A LARGO PLAZO

Las conversaciones se suelen romper cuando las partes se

centran en objetivos a largo plazo.

Muchos proveedores ofrecen descuentos o servicios

adicionales a cambio de referencias o publicación de

casos de éxitos con sus clientes.

Abordar la negociación del contrato con la actitud positiva,

en la que ambas partes vean crecer su negocio a largo

plazo, siempre ayuda a suavizar las negociaciones.



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Nº 06 – ACORDAR MÉTRICAS A CUMPLIR EN EL CONTRATO

La mayoría de los conflictos entre clientes y proveedores

tienen que ver con disputas sobre el rendimiento, la velocidad

de respuesta, disponibilidad del sistema y otros factores

medibles. Sin objetivos medibles los usuarios finales de un

sistema sólo pueden informar de experiencias subjetivas.

En el proceso de negociación, los clientes y proveedores

pueden prevenir futuras frustraciones al llegar a acuerdos con

el proveedor sobre puntos que den solución a los problemas

que se puedan presentar, con la finalidad de obtener un buen

servicio y una respuesta inmediata



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Nº 07 – ESPECIFICAR LA FORMACIÓN

Algunos proveedores buscan impresionar a sus potenciales

clientes con casos de éxito, remarcando mejoras en la

fabricación, distribución, suministro, etc. Sin embargo, si los

objetivos específicos de formación no están incluidos en el

contrato, la empresa nunca será capaz de alcanzar ese nivel

de éxito.

Para evitar esto, los contratos deben especificar los

miembros del equipo que han de recibir información en

todos los aspectos de la solución.



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Nº 08 DEFINIR EL PROTOCOLO DE EMERGENCIA

Los expertos alertan a los clientes a visionar escenarios de

desastre que involucren pérdidas de datos críticos para la

organización. Cualquier proveedor profesional debe ayudar al

cliente a elaborar un plan de continuidad para su sistema

ERP.

Un buen contrato de implantación de una solución de software

ERP debe documentar que acciones tomará el proveedor si

el cliente activa el protocolo de emergencia.



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Nº 09 PROTEGERSE DE LOS VAIVENES DEL MERCADO

Generalmente las soluciones más populares e implantadas

ofrecen mejor estabilidad tecnológica respaldada por una

amplia gama de profesionales locales. El seguimiento de los

estándares tecnológicos actuales y futuros y la proximidad

de los implantadores son factores a tener en cuenta en la

elección del proveedor.

De esta forma si un proveedor cierra sus puertas otro

proveedor puede fácilmente intervenir para hacerse cargo de

un contrato de mantenimiento.



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Nº 10 – RESPETAR AL PROVEEDOR

Todos los que se sientan en la mesa de negociación son seres

humanos y por tanto merecen tienen derecho a ser

respetados.

Es importante visualizar al proveedor no tan sólo como un

socio tecnológico, sino como un socio de éxito del negocio. Es

un paso importante para lograr acuerdos y consolidar

relaciones a largo plazo.

Comunicar al proveedor, clara y abiertamente necesidades,

presupuesto, retos, metas, etc. Es la mejor manera de

alcanzar acuerdos donde las dos partes salgan ganando.



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CONCLUSIÓN PRINCIPAL

Dedicar algo de tiempo y energía a la revisión de

estos diez consejos antes de reunirse con el

proveedor de software ERP permitirá más allá del

hecho de sellar un contrato con una relación

duradera y satisfactoria en beneficio mutuo



MUCHAS GRACIAS

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