Negociaciones Avanzadas basadas en - Adquira España · Si los participantes han de pujar por la...

Manual Proveedor

Junio 2013

Negociaciones Avanzadas basadas en

Manual del Proveedor de Negociaciones Avanzadas

Propiedad Intelectual

La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A.

correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma.

En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de

explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de

reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización

expresa y escrita de ADQUIRA S.A.


Índice

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................... 1

1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA? .......................................................................... 1

1.2. VENTAJAS DE ADQUIRA PODIUM PARA UNA EMPRESA PROVEEDORA ........................... 2

2. CONCEPTOS TEÓRICOS BÁSICOS .............................................................. 3

2.1. ROL DE PROVEEDOR ......................................................................... 3

2.2. MODELOS DE EVENTOS SOPORTADOS ........................................................ 3

2.2.1. RFI – PETICIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................ 3

2.2.2. RFP - PETICIÓN DE PRESUPUESTO ............................................................ 3

2.2.3. SUBASTA .................................................................................... 4

2.2.4. NEGOCIACIÓN LACRADA (RFP) ............................................................... 4

2.2.5. SUBASTA A LA BAJA INVERSA (HOLANDESA) .................................................. 4

2.3. ESTADOS DE UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN / EVENTOS ....................................... 5

2.4. MÚLTIPLES ETAPAS .......................................................................... 6

2.5. DATOS ADJUNTOS EN UN EVENTO ............................................................. 7

3. CONCEPTOS TEÓRICOS BÁSICOS .............................................................. 8

2.6. MENÚS DE NAVEGACIÓN ................................................................... 10

3. CÓMO ACCEDER A UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN ........................................... 14

3.1. ACCESO A UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN ................................................... 14

3.2. INFORMACIÓN GENÉRICA ................................................................... 15

3.3. FASES PARA ENVIAR OFERTA / PUJA ........................................................ 16

3.4. INCLUIR OFERTAS .......................................................................... 24

3.5. PAUSA Y REANUDACIÓN DE UN EVENTO ...................................................... 25

3.6. CAMBIOS EN UN EVENTO ................................................................... 26

3.7. ACCESO AL HISTÓRICO DE RESPUESTA ...................................................... 26

4. PARTICIPACIÓN EN UN EVENTO ............................................................. 28

4.1. PARTICIPAR EN UN RFP .................................................................... 28

4.1.1. RFP O PETICIÓN DE PRESUPUESTO ......................................................... 28

4.1.2. NEGOCIACIÓN LACRADA (RFP) ............................................................. 30

4.2. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE INFORMACIÓN (RFI) ...................................... 31

4.3. PARTICIPAR EN UN EVENTO DE TIPO SUBASTA ............................................... 31

4.3.1. SUBASTA .................................................................................. 31

4.3.2. SUBASTA HOLANDESA. ..................................................................... 33

5. REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ACCESO A LA HERRAMIENTA ................................. 36

5.1. NAVEGADORES COMPATIBLES .............................................................. 36

5.2. COMPLEMENTOS COMPATIBLES ............................................................. 36

6. MICROSITE DE FORMACIÓN ................................................................. 37


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1. Introducción

1.1. ¿Qué es Adquira?

Adquira es la compañía de comercio electrónico líder en España, que facilita las

relaciones comerciales entre empresas ofreciendo su experiencia en nuevas formas de hacer

negocio.

Adquira basa su modelo de negocio en la creación de una plataforma On-line que

traduce los sistemas tradicionales de compras en procesos con una mayor eficiencia y que se

materializa en importantes Beneficios tanto para compradores como proveedores.

Adquira es una Compañía participada por cuatro de las principales Corporaciones

Españolas que han unido sus esfuerzos a la hora de realizar su transformación interna hacia

los nuevos modelos de e-business.


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Adquira se dirige a todos los segmentos del mercado de bienes y servicios comunes,

facilitando tanto las compras planificadas como las ocasionales, con propuestas de valor

diferenciadas y servicios adicionales de valor añadido. Disponemos de soluciones adecuadas

a las necesidades de cada empresa:

Adquira Marketplace, herramienta de aprovisionamiento electrónico, en donde

se realizan compras por catálogo Público o Privado, así como negociaciones a

través del módulo ACP.

Adquira Podium, es una potente plataforma de negociación online donde grandes

y medianas empresas compradoras y proveedoras pueden negociar sus condiciones

de compra-venta.

1.2. Ventajas de Adquira Podium para una Empresa Proveedora

Tecnología punta para las negociaciones on-line.

Mayor visibilidad ante las Empresas Compradoras.

Participación en oportunidades de venta de gran volumen.

Menores costes de venta.

Mayor transparencia de todo el proceso en igualdad de oportunidades frente a la

competencia.

Aceleración del proceso de venta.

Nuevas oportunidades de venta.

Facilidad de uso.


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2. Conceptos Teóricos Básicos

2.1. Rol de Proveedor

La herramienta de Adquira Podium posee diferentes roles de acceso, según el objetivo de

cada usuario.

Mediante el Rol de Proveedor, tendrá la capacidad de introducir sus propias ofertas en

un proceso de negociación.

2.2. Modelos de Eventos soportados

A continuación describiremos los modelos de eventos en los que podremos participar

en Podium.

2.2.1. RFI – Petición de Información

Una petición de información o RFI es una primera etapa antes de comenzar a negociar

con la empresa compradora, donde esta última obtiene información de una serie de

proveedores invitados con el fin de filtrar aquellas empresas que mejor se ajusten a sus

necesidades.

En general, consta de una serie de preguntas que el comprador envía a los proveedores

invitados con el fin de obtener información sobre estas empresas. A menudo, puede suceder

que el comprador introduzca una serie de artículos con el fin de que los proveedores

seleccionen aquellos por cuales tienen interés en negociar. Pero en ningún caso se le solicitará

que introduzca un precio ya que en este modelo aún no se está negociando, sino que el

comprador solo obtendrá información sobre las empresas proveedoras.

2.2.2. RFP - Petición de Presupuesto

Una Petición de Presupuesto o RFP, tiene un gran parecido a las Peticiones de

Información, con la diferencia de que los proveedores aportar más valor en sus respuestas, ya

que permite introducir precios en las ofertas.

El uso fundamental de este modelo de negociación es realizar una búsqueda de

empresas proveedoras en el mercado mediante una preselección, la cual se basará en las

ofertas que envíen estas empresas. De esta forma, el comprador decidirá si los proveedores

invitados pasan o no a formar parte de una negociación final, según se ajusten a sus

necesidades.

El papel del comprador, será pasivo, es decir no realizará ninguna contraoferta a los

proveedores sino que solo obtendrán información de los mismos. Estos últimos solo enviaran

ofertas a los artículos que indique el comprador y responder a las preguntas que les envíen.


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2.2.3. Subasta

Una subasta es un modelo de negociación en el que solo interactúan los proveedores

invitados.

La empresa compradora envía a los proveedores una descripción detallada de sus

necesidades, artículos o servicios, y los proveedores enviarán sucesivas ofertas en base a

unas reglas que el comprador ha definido previamente, compitiendo entre sí.

El funcionamiento principal de una Subasta consiste en que los proveedores compiten

por mejorar su oferta, por lo cual, al finalizar el evento, el comprador visualizará quiénes han

sido las empresas proveedoras que han dado las mejores ofertas y quien/es se encuentran en

primera posición. En esta solicitud el comprador puede ver la evolución de la subasta en todo momento, y

los participantes pueden ver cierta información de otros participantes, como puede ser el

precio, la posición que ocupan, etc., dependiendo de cómo el comprador haya configurado la

solicitud de oferta abierta.

2.2.4. Negociación Lacrada (RFP)

La Negociación Lacrada es un tipo de RFP, parametrizada de tal forma que ningún

proveedor podrá ver información de otros participantes, salvo la mejor oferta. Además, la

empresa compradora no podrá ver la evolución de la negociación hasta que ésta pase al

estado de selección pendiente, en ese momento podrá visualizar todas las ofertas recibidas y

seleccionar a los ganadores.

2.2.5. Subasta a la Baja Inversa (Holandesa)

La Subasta a la baja inversa es un modelo de negociación muy (dinámico) en el cual los

artículos aumentan de precio continuamente, hasta que un proveedor accede a vender cierta

cantidad del artículo al precio fijado en ese momento.

Cuando el comprador configura una subasta a la baja inversa especifica:

En Este modelo de RFP el comprador podrá parametrizar el proceso para que los

proveedores puedan ver el ranking o posición que ocupan durante el proceso.

Funcionamiento General de una Solicitud de Oferta Abierta

Información

• Precio • Posición • Puntuación • Etc.

Comprador

Ofe

rtas

Pro

veed

or 1

Proveedor 1 Proveedor n

Ofertas Proveedor n

RFQ


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El precio inicial con el que empieza el proceso de puja.

El precio tope en el que se detiene la puja (opcional).

El intervalo de tiempo entre los aumentos de precio del artículo.

La cantidad total que se desea.

Si los participantes han de pujar por la cantidad total para cada artículo o pueden

pujar por una cantidad parcial para un artículo.

Por lo cual, en este tipo de subasta solamente va a poder pujar un proveedor para ganar

la subasta, será aquel que acepte el precio que en ese momento tiene la subasta.

2.3. Estados de un Proceso de Negociación / Eventos

Un proceso de negociación puede pasar por distintos estado: “Vista Preliminar”,

“Abierto”, “Selección Pendiente” y “Finalizado”.

Lo que marca la vida de un estado es el tiempo, es decir, los estados de un proceso de

negociación son cuatro espacios temporales, en los cuales, tanto el comprador como el

proveedor tendrán distintas formas de actuar.

Durante el estado de “Vista Preliminar”, los proveedores invitados solamente

podremos acceder al proceso o evento para ver los artículos y la información del evento, con

el fin de que podamos informarnos de las condiciones que establece el comprador para

participar. De esta forma, se considera a este estado como una etapa previa informativa, pero

hasta que no comience el período siguiente (Abierto) no podremos negociar con la empresa

compradora.

En el caso de que el comprador lo permitiese se podrán enviar ofertas durante la Vista

Preliminar, pero el comprador no podrá contraofertar sobre ellas ni nosotros podremos

visualizar la mejor oferta de mercado, su fin seria solamente que el comprador obtenga una

oferta de referencia de los proveedores y, de esta manera, el precio introducido por cada

proveedor se considerará para establecer luego el precio de salida de la negociación o la

subasta.


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Además, en este estado el proveedor puede comunicarse con el comprador mediante el

botón “Escribir Mensaje”1.

El período “Abierto”, será el momento en el que empieza el proceso de negociación

propiamente dicho, ya que, comenzamos a recibir y enviar ofertas y contraofertas. En un

primer lugar, el comprador estudiará todas las ofertas recibidas de las empresas proveedoras,

para enviar posteriormente su contraoferta, si así lo considera. Se darán tantas rondas como

el proceso requiera.

Una vez finalizado este estado comienza el estado de “Selección Pendiente”, momento

en el cual el comprador estudiará todas las ofertas recibidas de las empresas proveedoras y

decide a quien adjudicará la misma, seleccionado uno o varios ganadores. Pero también

puede suceder que el comprador, una vez que evaluó las respuestas decida, por diferentes

motivos, cerrar la negociación sin adjudicársela a ningún proveedor.

Una vez que la empresa compradora ha evaluado las respuestas de los proveedores la

negociación pasa al estado de “Finalizado”, ya sea que el comprador haya o no adjudicado.

De esta forma ha decidido finalizar la revisión, por lo tanto el proceso de negociación ha

finalizado.

No siempre vamos a encontrar todos estos estados, ya que dependerá del modelo de

negociación que decida utilizar la empresa compradora. En todos los modelos siempre

encontraremos los estados “Abierto”, “Selección Pendiente” y “Finalizado”. En tanto que

el estado de “Vista Preliminar” es opcional y es el comprador quien decidirá si quiere o no

establecerlo.

También veremos más adelante que todos estos estados no son rígidos, si bien el

comprador establece un tiempo de duración para cada uno, dependiendo del modelo de

negociación y las condiciones que se den podrá ampliar o reducir la duración de algunos

estados.

2.4. Múltiples Etapas

Los procesos de negociación multi-etapas, son procesos de negociación personalizados

etapa por etapa, permitiendo concentrar los esfuerzos del comprador en obtener las mejores

ofertas de una reducida lista de proveedores que se adaptan mejor a sus necesidades.

Al iniciar un proceso de negociación de dos etapas, el objetivo principal en la primera

etapa es descubrir el interés, capacidad y disponibilidad de los proveedores, para luego poder

ejecutar una segunda etapa con una lista de empresas más competitiva. A continuación

vemos un ejemplo de un proceso de negociación de múltiples etapas:

1 El botón Escribir mensaje nos permite enviar mensajes al comprador. Podemos ver más información en el punto 7.4.2.


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Al finalizar la etapa inicial, la lista de participantes ganadores de esta etapa siempre se

transfiere hacia la etapa siguiente, mientras que los parámetros a nivel de proceso de

negociación no se pueden transferir. El comprador puede copiar la lista de participante y si lo

desea también la información de las últimas ofertas introducidas para establecerlas como

ofertas iniciales o pecios de salida.

2.5. Datos Adjuntos en un Evento

Cuando tengamos que introducir una oferta en un evento, es posible que además del

precio, necesitemos incluir información en ficheros como Datos Adjuntos. Los datos adjuntos

son archivos de carácter informativo que puede enviar el comprador para ampliar detallas,

especificar o solicitar más información al proceso. Son documentos con un tamaño máximo

de 21 Mb.

Tiempo de la Negociación

RFI: petición de información

RFQ: petición de oferta abierta

Subasta

Proveedores

convocados

Recepción de ofertas

Recepción de

ofertas

Proveedor ganador

Etapa 1

t Etapa 2 Etapa

3

…

Indica que la puja ha

igualado el precio

objetivo establecido

por el comprador


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3. Conceptos Teóricos Básicos

Puede acceder a la aplicación, a través de la Web corporativa de Adquira:

www.adquira.es

Dentro del “Área de acceso a clientes”, encontrará dos enlaces disponibles, dependiendo

de la empresa compradora con la que tenga que negociar.

El enlace “Negociaciones y contratos del grupo telefónica” nos permitirá acceder a

los procesos de negociación con empresas del Grupo Telefónica.

El enlace “Acceso Podium Proveedores”, nos permitirá acceder al resto de procesos de

negociación con otras empresas compradoras.

Tras pulsar cualquiera de estos dos enlaces, deberemos introducir los datos de usuario

y contraseña que le facilitaron en el momento del alta en Adquira.

http://www.adquira.es/


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En el caso de no recordar la contraseña, en esa misma pantalla tendrá la posibilidad de

solicitar una contraseña, pulsando sobre el enlace “¿Ha olvidado su nombre de usuario o

contraseña?”. El sistema solicitará entonces que introduzca su nombre de usuario (Login),

para continuar el proceso.

NOTA: Sólo en el caso de que haya configurado previamente esta funcionalidad

(definiendo una pregunta secreta) desde el apartado de “Preferencias” de la aplicación, podrá

solicitar una nueva contraseña, en caso contrario tendrá que ponerse en contacto con el

Centro de Atención al Cliente para solicitar una nueva contraseña. Véase apartado

Preferencias.


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2.6. Menús de Navegación

Ambas herramientas tiene la misma funcionalidad, En la parte superior derecha tenemos

la primera barra de herramientas con diferentes enlaces.

Inicio: Esta opción está habilitada en ambas herramientas. Al pulsar sobre éste botón

regresará siempre a la pantalla inicial, donde podrá visualizar la lista de procesos de

negociación a los que ha sido invitado. En el caso de Podium, si sólo ha sido invitado a

un proceso de negociación que está abierto, la herramienta le llevará directamente a él,

sin pasar previamente por la pantalla de inicio.

Ayuda: Le permite acceder a una amplia ayuda on-line que le explicará el

funcionamiento de la aplicación dependiendo de la pantalla en la que se encuentre.

Cerrar sesión: Esta opción deberá utilizarla para salir con seguridad de la aplicación. Si

hace clic en el botón ¨Cerrar sesión¨ cuando se encuentra en mitad de algunas tareas

(como responder a una negociación) se le da una oportunidad para guardar su trabajo

antes de que el sistema cierre la aplicación.

Por otra parte, la aplicación cerrará su sesión de forma automática después de un cierto

periodo de tiempo sin que usted interactúe con el sistema.

Preferencias: Este apartado le permite configurar distintos parámetros para el uso de

la aplicación. Al pulsar el acceso “Preferencias”, encontramos diferentes opciones.

- Actualizar su perfil: Esta opción contiene los datos del usuario. Es importante que

accedamos a esta pestaña para comprobar que todos nuestros datos personales y los

de nuestra organización son correctos. Es importante que verifiquemos la dirección


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de correo electrónico correcta para recibir todas las notificaciones sobre los procesos

de negociación. Recuerde que solo puede establecer una dirección de correo

electrónico.

- Cambiar contraseña: Esta opción le permitirá modificar de forma permanente la

contraseña de la aplicación. La contraseña distingue entre mayúsculas y minúsculas y

deben tener entre 8 y 16 caracteres. Pueden incluir cualquier carácter del alfabeto

latino y signos de puntuación y deben incluir al menos un numeral entre el primer y

el último carácter. También deben incluir al menos una letra. Por ejemplo,

go2adquira.

- Preferencias de notificación: Aquí podremos configurar la visualización de todos

los tipos de mensajes que la herramienta nos puede enviar, ya sea en línea (a través

de las Notificaciones) o por correo electrónico. En el caso de Podium esta pantalla

muestra información sólo a nivel informativo, ya que el usuario no puede modificar


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dicha configuración. En el caso de las negociaciones con Telefónica usted podrá

seleccionar que correos desea o no recibir de dicha herramienta a su dirección de

correo electrónico.

- Contraseña olvidada: Esta opción le permitirá establecer una pregunta y una

respuesta secreta para poder acceder a nuestra cuenta en el caso de que olvidemos

la contraseña. Por razones de seguridad, para poder cambiar la información de

contraseña olvidada es necesario que introduzca primero su contraseña. Una vez que

haya guardado esta información, puede utilizar el enlace ¿Ha olvidado su contraseña?

que se encuentra en la página de inicio de sesión, si necesitase la pregunta para

acceder a su contraseña. De esta forma se le enviará una nueva contraseña de forma

automática a su correo electrónico, la misma será temporal, por lo cual una vez que

acceda deberá ir al menú de preferencias y cambiar su contraseña de forma

definitiva.

La aplicación nos permitirá seleccionar una de las preguntas predeterminadas por el

sistema y luego establecer la respuesta.


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Notificaciones: Este enlace muestra los mensajes recibidos a través de la

aplicación relativa al inicio o cierre de un proceso de negociación, invitaciones,

actividades y confirmaciones sobre sus propias ofertas.

Aquí veremos las notificaciones recibidas desde el último inicio de sesión y que aún

no hemos leído.

Además también tendremos accesos al histórico de todos los mensajes dentro

de cada evento, en el enlace Mensajes de Evento.

De igual forma, Podium nos avisará de la llegada de nuevos mensajes, con una

pantalla emergente, tal y como muestra la imagen.


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3. Cómo acceder a un Proceso de Negociación

3.1. Acceso a un Proceso de Negociación

¿Cómo me entero que he sido invitado a participar en un Proceso de

Negociación?

Cuando somos invitados a un evento, el sistema envía automáticamente un correo

electrónico a la dirección especificada en el perfil del usuario1, además de generar un mensaje

en línea dentro del apartado “Notificaciones”.

El acceso al proceso de Negociación podrá realizarse bien directamente desde el link del

correo electrónico, o a través del portal de Adquira.

Una vez dentro de la aplicación, podremos acceder al evento de dos formas distintas:

mediante la pantalla de inicio “Eventos”, o bien mediante “Notificaciones”, en ambos casos

debemos pulsar sobre el nombre del proceso de negociación para acceder a los detalles del

mismo.

En Eventos podrá ver todas las negociaciones a las cuales ha sido invitado separados

por secciones según el estado en que se encuentren. Por lo tanto, visualizará todos los

procesos que se encuentren en los estados ¨Vista preliminar¨, ¨Abierto¨, ¨selección

pendiente¨, ¨pausa¨ o ¨período de revisión¨.

1 Recuerde que esta opción puede modificarse dentro del apartado ¨Preferencias¨.

Horario de inicio Pinchando en el nombre de la

negociación accedemos a los detalles de la misma


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Aviso por inactividad: Si durante un período de tiempo la herramienta detecta inactividad

por parte del usuario cerrará la sesión de forma automática con el fin de proteger la seguridad

del mismo. De todas formas, antes de cerrarse se le avisará una primera vez si realmente

quiere seguir trabajando en la aplicación, seleccionando la opción de “Cancelar cierre de

sesión”, o bien si prefiere que se cierre dicha actividad. Si no responde a ninguna de las dos

preguntas en el tiempo determinado entonces la sesión se cerrará.

3.2. Información genérica

Una vez que hemos accedido a un proceso de negociación, visualizará en la parte

superior la información genérica a toda la negociación1, como es el “Título” y el “Tiempo

restante”. Es importante tener en cuenta que el tiempo que vemos aquí es el tiempo que

dura el estado “Abierto” o “vista preliminar”. Cualquier información relativa al evento en el

que participamos la tendremos en “Revisar detalles del evento”.

1 Debe tener en cuenta que no siempre le aparecerán todas estas opciones sino que dependerá de cómo el comprador configure la negociación.

Pinchando en el nombre de la negociación accedemos a los detalles de la misma


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Es importante que no esperemos al último momento para introducir nuestras ofertas,

ya que es posible que podamos tener algún problema de conexión a Internet que pueda

impedir el envío de nuestra oferta.

3.3. Fases para enviar oferta / puja

A continuación analizaremos las 4 fases que serán comunes en cualquier tipo de evento

en el que participemos y para cualquiera de los compradores (incluido Grupo Telefónica).

Para todos los eventos sean RFI, RFP o Subastas básicamente se sigue los mismos

pasos: 1 Revisar detalles de evento; 2 Revisar y aceptar acuerdo, 3 Seleccionar Lotes y 4

Enviar respuesta. Dichos pasos los veremos en la parte izquierda de la pantalla en la consola

del evento.

En la Lista de Comprobación encontramos los 4 puntos por los que debemos pasar para

cada evento. Básicamente en los 3 primeros puntos se actúa de una forma muy similar, y

sólo en el punto 4 es donde se realiza la oferta por parte del proveedor en el evento.

Información Genérica


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1- Revisar detalles del evento: Esta sección le permitirá visualizar la información

referente a todo el proceso de negociación. Accederá a las condiciones y requisitos

especificados por el comprador, es decir a todas aquellas características de naturaleza

que sean o no negociable y que afecten al proceso de negociación en su conjunto. El

contenido de esta sección es configurada por la empresa compradora, por lo cual su

contenido dependerá de la información que introduzca el comprador. Generalmente nos

encontraremos los siguientes apartados:

- Directrices e instrucciones

- Programas o escalas de tiempo

- Información de contacto para preguntas sobre el evento

- Información general sobre el comprador

- Términos y condiciones

- Información de expedición

- Requisitos generales a nivel de RFX

- Archivos de datos adjuntos

- Preguntas que el comprador desee hacerle sobre la negociación, como la forma de

fecha o fecha de entrega.

La Información del RFX aparecerá incluida en una única pantalla mostrando todo el

contenido y dando la posibilidad de descargarnos o imprimir toda la información, declinar

la respuesta y/o revisar el acuerdo del evento.

Descargar contenido. Podremos descargar todo el contenido del evento en un archivo Excel

o descargaros los Todos los archivos adjuntos del evento, tanto los informativos (pdf) o los

que tenemos que llenar y subir a la plataforma (xls). Pulsando con el ratón sobre el nombre

del archivo. A continuación aparece un cuadro de descarga de archivos que le dará la opción

de abrirlo o guardarlo en su PC.


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Declinar Respuesta. Cuando revisamos los detalles del evento, tenemos la posibilidad de

declinar la respuesta si fuese necesario; se nos abrirá un cuadro para que introduzcamos una

breve explicación del motivo por el que declinamos la misma.

Si posteriormente deseamos aceptar y participar, seleccionaremos sobre intención de

respuesta


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Imprimir Información del evento. Crearemos un archivo en formato Word donde nos

indica algunos detalles del evento.

Revisar Acuerdo. Nos lleva al punto 2 Revisar y Aceptar Acuerdo.

2-Revisa y aceptar el acuerdo: En esta sección se mostrarán unos términos legales,

similar al que poseen muchas páginas web, indicando que damos la autorización a esos

términos y que deseamos participar en el evento; deberemos aceptarlo.

NOTA: Es imprescindible aceptar las condiciones, ya que si no las aceptamos, no

podremos continuar con las siguientes secciones ni participar en el evento indicado.

Además si no Aceptamos el acuerdo, no recibiremos las notificaciones de correo del

evento.


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Si decidimos NO aceptar la herramienta le regresa al punto 1.

3- Seleccionar lotes: Esta sección nos va a permitir seleccionar los artículos o servicios

por los que vamos a ofertar o pujar, deberemos seleccionarlos y seleccionar sobre el

botón enviar lotes seleccionados.

En la pestaña Seleccionar el Uso de Excel podemos cargar los ficheros con nuestras

propuestas e información solicitada por el comprador.

Primero debemos descargar el fichero donde podemos realizar nuestras ofertas, el fichero lo

descargaremos presionando el botón de “Descargar contenido” en la última pestaña (otro

contenido) podemos ingresar el valor a enviar en el campo “Precio”. Si el comprador ha

solicitado más información lo haremos de la misma forma, solo que en este caso los ficheros

deberán ser descargados desde el botón “Descargar Adjuntos”.

Guardamos el fichero en nuestro ordenador y lo enviamos con el botón “Cargar”.


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NOTA: Los ficheros a cargar no pueden sobrepasar los 21 Mb.

4.- Enviar pujas : Una vez estemos en esta sección podremos preparar la oferta/puja

que vayamos a enviar; descargar aquellos archivos que el comprador haya solicitado

para cumplimentarlos y anexarlos de nuevo, incluir nuestra oferta etc.(Todos los campos

que contengan un asterisco(*) delante serán campos que el comprador nos obliga a

cumplimentar.

Podremos ver la información de los requisitos parametrizados por el comprador para la

oferta /puja simplemente seleccionando sobre la i de información que aparece junto al

artículo/ servicio que el comprador haya incluido


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Enviar: Nos va a permitir enviar la oferta / puja que hayamos incluido

NOTA: Las fases vistas anteriormente serán comunes en todos los eventos en los que

participemos.

Las tres primeras fases (Revisar detalles del evento, revisar y aceptar el acuerdo y seleccionar

lotes y enviarlos) podremos efectuarlo en el periodo de vista preliminar la opción de enviar

puja, sólo estará disponible cuando el evento esté abierto para ofertas.

Escribir mensaje: Esta botón le permite intercambiar preguntas y respuestas

solamente con la empresa compradora que ha creado la negociación, no con el resto de

proveedores invitados. En el caso de que el comprador lo permitiese, puede hacer

públicas las respuestas para todos los proveedores con el fin de estén en conocimiento

de una respuesta que considere importante.


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Para visualizar las respuestas que los compradores nos envíen accederemos a Mensajes del

evento, seleccionaremos el mensaje que nos remitan y seleccionaremos el botón Ver.

Automáticamente accederemos a la respuesta que nos dé el comprador pudiendo responder si

lo deseamos o seleccionar en completado y Volver a consola y seguir trabajando en nuestro

evento.


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Notificaciones: Esta pestaña le permite realizar un seguimiento de los cambios que el

comprador vaya realizando sobre el proceso de negociación.

3.4. Incluir Ofertas

A continuación veremos como ofertaremos en un Eevnto.

En el caso de un RFP:


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En el caso de una subasta

Como podemos apreciar, ahora el envío de pujas es similar en ambos casos; toda la

información se visualiza en una única ventana

3.5. Pausa y reanudación de un evento

La empresa compradora puede realizar una ¨pausa¨ en el evento con el fin de analizar

o modificar la información del mismo. Durante este período se detiene el reloj con el tiempo

restante y las empresas proveedoras solamente tendrán acceso de lectura al evento, pero no

podrán realizar ninguna acción.

Al pausarse un evento le llegará un mensaje a su dirección de correo electrónico y al

centro de mensajes notificándole que el mismo se ha pausado. Además, accediendo al proceso

usted podrá visualizar que su estado ha cambiado a ¨pausado¨.


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La duración de la pausa dependerá del tiempo que necesite el comprador para analizar la

información, por lo cual el evento reiniciará su actividad cuando el iniciador lo ¨reanude¨,

retomándose así con el mismo tiempo restante en el cual se lo dejó al pausarlo.

3.6. Cambios en un Evento

La herramienta Podium le permite además a la empresa compradora poder modificar

determinados parámetros de un proceso en el que estemos participando con el fin de realizar

un cambio que permite ajustar de forma más adecuada el evento. Una vez que el comprador

finaliza la edición, Podium le notificará de dicho cambio por correo electrónico.

Es importante conocer que cuando el comprador realice modificaciones de las

condiciones iniciales del evento: Precios, parámetros de artículo, cuestionario, parámetros de

puntuación, ampliación y /o reducción de horario; Podium nos enviará una notificación de

dicha actuación, si y solo si, hemos participado en el evento (aceptación del acuerdo) en caso

contrario dichas notificaciones no nos llegaran al correo electrónico.

Una vez hemos recibido dicha notificación, para poder visualizar los detalles de la

modificación usted deberá acceder al evento y Seleccionar en “Notificaciones”, donde la

herramienta le indicará con precisión qué cambios ha realizado la empresa compradora.

3.7. Acceso al Histórico de respuesta

Para visualizar el histórico de todas las ofertas que hemos enviado en el evento

seleccionaremos sobre “Histórico de respuesta”


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De esta forma accederá a las ofertas/pujas que envió al comprador, referente a toda la

información del proceso de negociación.

Para cada puja enviada, la herramienta asignará un id y nuestra última puja enviada

quedará en estado aceptada; así las anteriores quedarán sustituidas.

Si queremos acceder al contenido de la oferta que enviamos al comprador,

seleccionaremos sobre el id de la oferta y accederemos al contenido de nuestra oferta

enviada


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4. Participación en un Evento

4.1. Participar en un RFP

4.1.1. RFP o petición de Presupuesto

Una Petición de presupuesto, es aquella negociación dónde el comprador crea y envía

una descripción detallada de sus necesidades a una serie de empresas proveedoras invitadas,

las cuales competirán mejorando sus ofertas paulatinamente, respetando unas normas de

mejora de oferta que podrá consultar en la pestaña de “Reglas”.

Según lo configure previamente el comprador, para enviar una oferta pueden darse

varias situaciones:

No es necesario realizar ninguna mejora en nuestra oferta.

Es necesario mejorar nuestra última oferta enviada.

Es necesario mejorar la mejor oferta del mercado.

Es necesario mejorar tanto nuestra oferta como la mejor oferta del mercado.

En el caso que tengamos que realizar una mejora en la oferta, bien sea respecto a

nuestra oferta o respecto a la mejor oferta del mercado, el comprador podrá determinar el

Decremento Mínimo, es decir, en cuanto tendremos, como mínimo, que mejorar nuestra

oferta. En el caso de existir un decremento mínimo lo podremos consultar en la i de

información que aparece junto al artículo o servicio por el que vamos a ofertar.


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La manera de acceder a una Petición de Oferta funciona igual que una negociación, por

tanto, la navegación interna por las diferentes pestañas informativas se hará de la misma

forma que el caso anteriormente visto.

Importante: Debe tener en cuenta que si el comprador establece que alguna condición debe

ser obligatoria de responder a nivel de la información del RFX, la herramienta podium no le

permitirá ofertar por los artículos hasta que usted no responda a esta información.

Si decidimos introducir la oferta mediante la propia herramienta, accederá al evento y en

una única pantalla; siempre que ya hayamos pasados por los tres puntos anteriores y nos

encontremos en la sección 4 Enviar pujas, procederá a incluir el valor que desea ofertar y

responder o cumplimentar aquellos capos que el comprador haya indicado como obligatorios

(asterisco delante); una vez introducido, seleccionará en enviar


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Una vez enviada la respuesta el sistema nos indicará que la oferta ha sido introducida.

En la sección “Histórico de respuesta”, podemos ver todas las ofertas que vamos

enviando. El Estado de cada oferta es un dato muy importante.

Nos podemos encontrar con dos tipos diferentes de estados: “Aceptado” y

“Sustituido”. El estado “Aceptado” le corresponderá a la última de las ofertas que hayamos

enviado. Todas las ofertas anteriores quedarán con el estado de “Sustituido”.

4.1.2. Negociación Lacrada (RFP)

Cuando participemos en una Negociación Lacrada es similar a participar en un RFP, con

la particularidad de que no podremos ver información de otros participantes, salvo la mejor

oferta. Así como tampoco la empresa compradora podrá ver la evolución de la subasta hasta

que ésta pase al estado de selección pendiente, recién entonces podrá visualizar todas las

ofertas recibidas y seleccionar a los ganadores.

Por lo tanto, la única información que podrá visualizarse en esta Solicitud, si el

comprador así lo habilita, es el mejor precio.


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4.2. Participar en una Petición de Información (RFI)

En las Peticiones de Información el precio y la cantidad no son tan importantes, ya que el

comprador lo que quiere es recoger la información básica y necesaria para posteriormente

iniciar un proceso de negociación.

Para acceder a una RFI al que hemos sido invitados, el proceso a seguir es el mismo que

con el resto de modelos de negociación.

4.3. Participar en un evento de tipo Subasta

4.3.1. Subasta

En una subasta el comprador será una parte pasiva del evento, la disputa por ofrecer el

mejor precio se realizará por parte de los proveedores, siempre mejorando la puja líder. Es

posible que el comprador nos solicite incluir algunas respuestas antes de informar el valor de

nuestra oferta para ese caso en la pantalla se no sindicará con un aviso y además con la/las

preguntas identificadas con un *, pulsaremos enviar para remitir las respuestas al comprador.


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Una vez enviada la respuesta podremos ingresar a nuestras pujas. Debemos ingresar a

la información del artículo (i Situada al lado del nombre del artículo) por el que pujaremos

para visualizar el comportamiento de la subasta.

En este caso nos indican que siempre debemos mejorar el precio líder, no se permiten

pujas igualadas, la mejora de puja será mínimo de €12 el Valor Tope (valor de inicio) es de

€760.

Debemos ingresar al Artículo por el que vamos a participar, en este caso “Material de

Oficina” y podremos seguir la evolución de la subasta para este artículo. Siempre en una

subasta Inglesa debemos pujar para obtener la puja líder, esto podemos realizarlo de las

siguientes maneras:

Ingresando nosotros una oferta basándonos en las reglas de mejora o guiándonos por el

botón de “Liderar”, en este caso la plataforma nos calculará una sugerencia de oferta para

liderar la subasta, en el caso que estemos de acuerdo en esta sugerencia de oferta

pulsaremos el botón de “Enviar”.

Podremos saber que somos los actuales líderes si junto al precio en la parte izquierda en

Posición tenemos el numero 1 o en el cuadro de Histórico de pujas en nuestra última puja

nos aparece un sol dibujado.


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“No espere a los últimos segundos para enviar su oferta. Los

retrasos en Internet son impredecibles y una oferta enviada en

los últimos segundos puede no ser recibida en el sistema antes

del cierre del periodo para recibir ofertas. Una oferta realizada

en los últimos segundos no garantiza que vaya a ser la mejor

oferta. Las reglas de cierre, si así se establecen, habilitan un

periodo de extensión del tiempo nominal suficiente para que

otras ofertas sean introducidas. Recomendamos, que para poder

consultar la información a tiempo real provoque usted mismo la

actualización de la ventana, pulsando sobre cualquiera de las secciones de la

negociación.”

4.3.2. Subasta holandesa.

En una Subasta Holandesa el comprador fijará un precio base y en un intervalo de

tiempo fijo establecido por el comprador, el precio irá aumentando progresivamente en la

misma cantidad. El primer proveedor que puje, aceptará el precio que en ese momento

marca la subasta, Y la misma, pasará al estado de selección pendiente no pudiendo pujar

ningún otro participante. Pero veamos como participar.

¡!


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En esta subasta el comprador establece el precio inicial para cada artículo y especifica un valor

para que el precio aumente a intervalos regulares de tiempo como vemos en la siguiente

imagen:

Ejemplo:

En este caso podemos observar que el precio se ajusta cada 2 minutos (esta información

la observamos en el paso 1 en vista general de eventos y reglas de horario) con el

ajuste de puja en 30,00 €.

Solamente podrá ofertar un proveedor en esta subasta, será aquel que acepte el precio

que hay en ese momento como Precio actual pinchando en el botón de “enviar

aceptación”.

En ese momento le aparecerá un mensaje en línea que le mostrará el precio que

aceptará y le pedirá que lo confirme pinchando en ¨Enviar¨. Si no desea aceptarlo basta con

que pulse en ¨Cancelar¨ y seguirá participando de la subasta sin haber aceptado ningún

precio.


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Una vez aceptado el precio la Subasta se cerrará automáticamente pasando al estado de

¨Selección pendiente¨, no permitiendo a ningún otro proveedor ofertar por este artículo.

Por lo tanto la subasta puede cerrarse por varios motivos:

1. Un proveedor acepte el Precio actual. En este caso se cierra automáticamente y pasa

al estado de Selección Pendiente.

2. Se termina el tiempo de duración de la subasta y ningún proveedor ha ofertado, por

lo cual a la subasta pasará automáticamente al estado cerrado.

3. Se ha llegado al precio tope establecido por el comprador y ningún participante ha

aceptado el precio.


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5. Requisitos técnicos para el acceso a la herramienta

5.1. Navegadores Compatibles

Microsoft Internet Explorer 9 (32 bits)

Microsoft Internet Explorer 8



Mozilla Firefox ESR 17

Mozilla Firefox 8

Safari 5

Safari 4

5.2. Complementos Compatibles

Adobe Flash Player 11






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6. Microsite de Formación

Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Podium y las

Negociaciones del Grupo Telefónica. Para facilitarle el uso de la herramienta puede visitar

nuestro Microsite de formación, que encontrará en la Web de Adquira: http://www.adquira.es

No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo

momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite.

SERVICIO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA

Lunes a Viernes de 9 a 19 horas

902 424 024

[email protected]
http://www.adquira.es/

Negociaciones Avanzadas basadas en - Adquira España · Si los participantes han de pujar por la...

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