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Como hacer el Plan de Gestión de Riesgos del Proyecto

Como hacer el Plan de Gestión de Riesgos delProyecto. La Gestión de Riesgos del Proyecto es, elproceso dentro de la Dirección y Gestión deProyectos, que se encarga de planificar la gestiónde los Riesgos del Proyecto, identificar estosRiesgos del Proyecto, mediante análisis cualitativoy cuantitativo, planificar la respuesta a estosRiesgos y el seguimiento del Proceso de Gestiónde los Riesgos del Proyecto.

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Management

“ La planificación del Proyecto, junto con elseguimiento del Proyecto, es nuestro gran centro detrabajo como Project Manager y es motivo del mayorinterés para alumnos del Master en Dirección y Gerenciade Proyectos (Master en Project Management), conformehagamos una buena planificación del proyecto mejorejecutara nuestro equipo de proyecto y menor será la cargade seguimiento para el gerente del proyecto. En función del tipo de área de gestión en la que trabajes, la gestión del riesgo delproyecto es diferente, lo que pretendernos con la gestión de riesgos del Proyecto es identificar qué factores pueden favorecer operjudicar a nuestro Proyecto. ”

En esta entrada del blog del Master en Dirección, Gestión y Gerencia de Proyectos (Executive Master in ProjectManagement), vamos a tratar:

1. La identificación de los Riesgos del Proyecto.

2. Procedencia de los Riesgos del Proyecto.

3. Estrategias de Gestión de Riesgos en Dirección de Proyectos.

4. La Matriz de Riesgos del Proyecto.

5. Técnicas para identificas los Riesgos del Proyecto.

6. El seguimiento de los Riesgos del Proyecto.

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encantados!!

En elProceso 11.2 identificaremos todos losriesgos delproyecto y losdiferentestipos, riesgotécnico, riesgode gestión,riesgoCorporativo yriesgo Externo.

El

1.- LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

“ Hay ciertos Proyectos donde los riesgos son innatos, pero los Directores de Proyecto veremos otros riesgos que son lospropios del producto resultante de la ejecución del Proyecto. ”

Desde el inicio del proyecto, en la planificación del Proyecto, los riesgos hay que

identificarlos, para luego poder introducir en el Proyecto acciones de respuesta o

elementos de control ante esos riesgos que pueden afectar al proyecto

El Director de Proyecto debe pensar que los riesgos siempre van a existir dentro

del proyecto y hay que tener claro cuatro conceptos básicos en la gestión de los

riesgos del Proyecto:

Qué es lo primero que tengo que hacer ante un riesgo en mi Proyecto.

Cómo tengo que hacer un análisis cualitativo de los riesgos del Proyecto.

Cómo hacerlo cuantitativo.

Y cómo hacer un ckecklist de los riesgos del Proyecto.

Los riesgos no viven solos siempre están interrelacionados, es el elemento que más “vive” ,y en más sitios, en un proyecto.

No se puede hacer una buena gestión de riesgos del proyecto si se esta aislado de lo que sucede en el alcance del proyecto, en el

tiempo, coste, calidad, comunicación, RR,HH, adquisiciones, etc, porque todas ellas son las que alimentan el riesgo.

El Project Manager, el Gerente del Proyecto, siempre tiene que estar pendiente de las demás áreas de conocimiento cuando se

hace la gestión de riesgos del proyecto.

El Project Manager no puede hacer la gestión del riesgo del proyecto solo, como Director del Proyecto podrás liderar la gestión

de los riesgos del proyecto, pero no hacerlos solo, te tendrá que ayudar el resto del equipo de proyecto.

Cuando estemos delante de nuestro proyecto, hay que tener en cuenta que al igual que hacemos

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Elgerente delproyecto tieneque hacer unaestructura deplanificaciónde reunionespara hacer unseguimientode todos losriesgos delproyecto

“ En algunos casos, es posible que no sea necesario realizar un análisis cuantitativo para desarrollar respuestas efectivas alos riesgos. La disponibilidad de tiempo y presupuesto, así como la necesidad de enunciados cualitativos o cuantitativos acerca delos riesgos y sus impactos, determinarán qué métodos usar en cualquier Proyecto en particular.

planificaciones y reuniones de las tareas del alcance del proyecto o controlamos el cronograma del

proyecto, el gerente del proyecto tiene que hacer una estructura de planificación de reuniones para

hacer un seguimiento de todos los riesgos del proyecto.

Cuando se está en fase de planificación del proyecto, la revisaremos varias veces, cíclicamente para hacer

una planificación cerrada, ya que según planifico nuevos elementos me van impactando en los que ya

tenía, surgirán nuevos riegos para el proyecto.

Los riesgos no solo se planifican una vez en planificación, al igual que el alcance, tiempo y coste lo

delimitamos y vamos viendo si se van ajuntando o se están desviando, tenemos que ver a lo largo del

proyecto como se comportan los riesgos, abra riesgos muy bajos que luego se conviertan en muy altos y

al revés

Es muy importante que los alumnos del Master en Project Management tengan en cuenta:

Hacer planificación del riesgo dentro del seguimiento del proyecto

Los riesgos para neutros proyectos siempre se ubican en el futuro, no están en el presente.

Los riesgos pueden venir de uno o varios sitios, de hecho nuestro proyectos se ven atacados por riesgos desde cualquier

frente.

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Loshitos delproyecto sonpuntos decontrol quenos hacer verquefuncionalidadse hancumplido ycuales no, conla gestión deriesgos loshitos nospueden ayudar

”2.- PROCEDENCIA DE LOS RIESGOS EN LOS PROYECTOS

Riesgos relativos al alcance del Proyecto:

Tenemos una serie de requisitos iniciales en el proyecto que pueden variar, esa desviación pueden

repercutir en las entregas del proyecto.

Donde puedes reflejar esas desviaciones, en el cronograma del proyecto, los riesgo me pueden venir

de los eventos marcados en el calendario, en el tiempo de asignación de cada una de las tareas a

realizar para cumplimentar los entregables del proyecto.

Como Gerentes de Proyecto, lo controlamos a través del cumplimiento de los hitos del Proyecto.

Riesgos relativos al coste del proyecto:

Cualquier suceso anterior, impacto en los requisitos, impacto en la entregas, o en el calendario va a

repercutir en el presupuesto.

El Project Manage tendrá que redistribuir los recursos de otra forma, por tanto aquí tendré un riesgo

muy candente.

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pueden ayudarde igualmanera, verque riesgossiguenafectándonosy las medidasa tomar anteellos

Insistimosmucho a losalumnos delMasteren ProjectManagementque, comodirectores deproyecto, másquepreguntarnosde donde

Riesgos relativos a la calidad del proyecto:

Las derivadas al incumplimiento de las normativas (ISO, etc), de la calidad/no calidad también lleva un

coste.

Dentro de los riesgos de la calidad hay que tener en cuenta los riesgos positivos, estos vendrán dados

por las acciones de mejora que se pueden producir por potenciar un riesgo positivo, también por haber

detectado un riesgo negativo a tiempo.

Riegos relativos al personal del proyecto:

Es imprescindible tener equipos motivados para trabajar bien.

Tener en cuenta que el riesgo del personal en la fase del cierre del proyecto es muy alto, esto es debido a la conclusión del

proyecto y finalización del contrato de trabajo del equipo.

¿Qué plan de contingencia tenemos que tener en cuenta ante esta situación? Como director del proyecto tenemos que estar

generando nuevos proyectos y fidelizar a nuestro equipo.

Riesgos relativos a las competencias:

Hay que tenerlas en cuenta, puede ser que el proyecto evolucione positivamente y se tenga que hacer

un desarrollo profesional importante.

Puede ser que haya gente que necesite un impulso o actividades de formación complementaria.

Riesgos relativos a la comunicación del proyecto:

Es importante saber comunicar en el momento adecuado, dar una información fuera de tiempo o por

el canal inapropiado puede crear distorsión y un riesgo nuevo.

La comunicación tiene que ser efectiva, que nos haga ver aquello que es natural para el proyecto y que

todo el mundo lo entendida.

Riesgos relativos a las adquisiciones del proyecto:

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de dondepuedenprovenirriesgos paranuestrosproyectos, casies mejorpensar dedonde no vana venir. Lacorrectagestión de losriesgos delproyectodiferencia albuen del malProjectManager

“ Insistimos mucho a los alumnos del Master en Project Management que, como directores de proyecto, más quepreguntarnos de donde pueden provenir riesgos para nuestros proyectos, casi es mejor pensar de donde no van a venir. La correctagestión de los riesgos del proyecto diferencia al buen del mal Project Manager.

Se refiere a los contratos con proveedores, con subcontratas, etc.

En los proyectos una relación muy natural es la de la empresa con el mundo público: universidades,

centros tecnológicos, institutos de investigación, todo esto necesita un tratamiento diferente.

Tiene que haber responsables dentro de los proyectos para cosas determinadas, aquí sucederá lo

mismo, puede ocurrir que subcontrates un material o servicio y falle la entrega de ese material o que

la subcontrata no desarrolle todas las tareas previstas, siempre es bueno para evitar esos riesgos

poner responsables.

Riesgos relativos a la integración del proyecto:

Todo lo mencionado anteriormente nos tiene que llevar a la INTEGRACIÓN, generar un documento

entendible por nuestro equipo y que todos los stakeholders tengan claro lo que se va a hacer, tener en

cuenta los siguientes puntos:

Los cambios son un riesgo muy importante si no han sido aprobados por el comité de control de

cambios.

La configuración es muy importante, identificar el stakeholders, los versionados de los documentos,

etc.

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”3.- ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DE RIESGOS EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS

“ ¿Qué tipos de estrategias tengo utilizar? Según sean positivos o negativos tendremos una estrategia diferente:

Los Directores de proyecto, hacemos gestión de riesgos de nuestros proyecto porque queremos: planificar la identificación, el

análisis y la respuesta a los riesgos.

Tenemos los objetivos muy claros: aumentar la probabilidad del impacto de los elementos positivos, y disminuir la probabilidad de

los negativos.

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Lamatriz deriesgos delproyecto nospermiteelaborar unplan decontingenciapara atacar losriesgos queaparezcan enel proyecto

”4.- LA MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO

Con todo lo anteriormente explicado, tendremos que hacer un análisis cualitativo, es decir, una matriz de

riesgo, que me permita elaborar un plan de contingencia, teniendo que posicionar los riesgos con respecto

al impacto y a la probabilidad que son los dos grandes medidores del riesgo, si tiene una probabilidad

baja/alta o un impacto bajo/alto.

Al igual que existe la EDT, existe la Estructura de Desglose del Riesgo (EDR o RBS), partiremos de la EDT

que tengamos y para poder hacer un análisis de riesgo fácil e intuitivo utilizaremos el trabajo que ya

tenemos y lo acoplaremos a los riesgos.

Es decir, realizar otra vez una descripción jerárquica de los riesgos que pueda haber en el proyecto por cada

uno de los paquete de trabajo de tareas y actividades que tenemos definidas.

Es una herramienta aceptada y muy interesante ya que se basa en el EDT, es muy fácil de volver a generar

cuando estas en planificación.

Por tanto, identificamos los riesgos para documentar el tipo de características que va a tener el riesgo y poder evaluarlo.

La identificación de los riesgos es un procesos interactivo, no acaba en planificación, hay que seguir haciéndolo en el seguimiento,

quien participa es esta interacción y con qué frecuencia? los gestores de proyecto, directores de proyecto, nosotros, lideres de

paquete de trabajo, los colideres del riesgo.

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“ Según la tipología del proyecto y el momento del proyecto se realizaran los seguimientos.

”5.- TÉCNICAS PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS DE LOS PROYECTOS

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Elobjetivo delproceso 11.2Identificar losRiesgos delproyecto esconseguir unregistro deriesgos lo máscompleto yfiable posible

Parapoder hacer elproceso 11.5

Diagramas de causa y efecto: ideal para identificar las causas de los riesgos.

Diagrama de flujo o de sistemas: interrelación con los distintos pasos a la hora de ejecutar un proceso o

proyecto.

Diagrama de influencia: influencias y relaciones entre las variables y los resultados.

Los análisis DAFO son muy sencillos, te hacen analizar y reflexionar no solo lo negativo sino lo positivo, al

final haces un análisis grande en un espacio pequeño.

Como ya tenemos identificados los riesgos del proyecto con estas técnicas, solamente tendremos que

documentarlos, es necesario documentarlos porque haremos un seguimiento de ellos a lo largo de todo el

proyecto y porque si no los documentamos no nos sirven de nada.

Lo primero es tener una lista de riesgos identificados sobre nuestro proyecto:

Esta definición de riesgos del proyecto tienen que determinar:

Cuáles son las causas de ese evento.

Cuál será su probabilidad de ocurrencia en el proyecto.

Cuál es su impacto en el proyecto.

Además identificar su responsable.

La lista se puede hacer en una simple excel, ya que luego sería muy fácil ordenarlos y tener arriba aquellos cuyo valor por

probabilidad de impacto fuese mayor y así seguirlos más fácilmente.

Luego tenemos otros que son los riesgos potenciales, que pueden suceder o no, y que de vez en cuando habría que echarles

un ojo, no vaya a ser que vayan tomando cuerpo y los cambie de lista.

Ya tenemos la lista de riesgos identificados en el proyecto, ahora tendremos que evaluar su

probabilidad y su impacto, se deben categorizar: alto, medio, bajo o del 0 al 5.

Primera columna, identificadora de riesgo.

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proceso 11.5Planificar laRespuesta alos Riesgos esnecesariohaber hechoantes elproceso 11.2Identificar losRiesgos, esdecir, antes deresponder aun riesgo lotenemos quehaberidentificado

El valor determinado del riesgo es: la probabilidad X el impacto, entonces la casi nº 5 lo que hace es

multiplicar la probabilidad por el impacto y obtengo el valor numérico para saber si es

alto/medio/bajo.

Hay muchas formas de medir pero todas llevan al mismo sitio, y es que vamos a determinar un rango

de valores que me dirá que ese rango es equivalente a una casilla en verde, amarilla o roja, para que

poner a un código numérico una codificación de colores, para que a simple vista podemos determinar

los más críticos de los menos importantes.

En la siguiente columna pondremos al responsable del riesgo:

Al igual que hay un responsable de la tarea.

Y es el que tiene que alertar a su líder o director de proyecto de que hay un riesgo que esta cambiado

de probabilidad o que el impacto es mayor del que habíamos considerado, podemos poner una casilla

de observaciones para describir el riesgo que estamos considerando.

Es necesario poner el plan de contingencia:

es decir, poner qué tipo de respuesta le pondré a ese riesgo, podre indicar en el plan el tipo de estrategia que seguiré a ese

riesgo, y saber a quién le transfiero el riesgo si es que lo hago, qué consigo con esta Excel y con esta matriz que me dice que

probabilidad de ocurrencia y que impacto puede tener ese riesgo dentro de mi proyecto?

La facilidad de seguimiento y localización de los riesgos.

Para que no se nos olvide ningún riesgo podemos agruparlos por categorías (alcance del proyecto, tiempo del proyecto, coste del

proyecto, etc.),

También por especial atención a cada una de las áreas o categorías mencionadas anteriormente, que crea que puedan

ocasionarme algún riesgo.

Riesgos del proyecto que requieran respuestas a corto y largo plazo.

Riesgo de baja prioridad que pasan a otro estado, y tendencias en los resultados del análisis cualitativos de riesgos.

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“ Ya tenemos analizados los riesgos, ahora en la columna de contingencia planificaré las respuestas a los riesgos utilizando lasestrategias del cuadro de estrategias positivas y negativas, arriba explicadas, y haré una descripción mayor del resultado.

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Espreciso que elproceso deplanificaciónde la gestiónde los riesgosse proyecte enlas fases mástempranas dela planificacióndel proyecto

”6.- EL SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

El seguimiento de los riesgos se hará en función de los riesgos identificados, de sus descripciones, de suscausas, y que tipo de efectos puedan ocasionar al proyecto, para ello tendríamos que ver:

“ Impartimos el Executive Master en Project Management, conocido en Latam como Maestría en Dirección, Gerencia yGestión de Proyectos, en modalidad online, online con dos semanas de inmersión presencial en Madrid, semipresencial y presencial,para ofertar un abanico de posibilidades que cubra cualquier exigencia o necesidad, sea cual sea la situación geográfica delparticipante o su disposición de tiempo.

Los propietarios del riego y sus responsabilidades tenían.

Observar la lista de los riesgos descritos en el Excel.

Que las respuestas de las estrategias sigan siendo las correctas.

Tener planes de reserva para riesgos no conocidos.

Considerar los riesgos residuales, aquellos que han ocurrido.

Lista de riesgo secundarios, los que no tienen mucha importancia

Las reservas para contingencias se calculan tomando como base el análisis cuantitativo del riesgo del

proyecto y los umbrales de riesgo de la organización.

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”

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