Índice

Consignas del trabajo práctico………………………………………………………. Pág. 1

Congreso a organizar ………………………………………………………………... Pág. 2

Idea general, 6 ejes del evento……………………………………………………… Pág. 2

Programa preliminar………………………………………………………………….. Pág. 5

Sesiones plenarias……………………………………………………………………. Pág. 7

Sesiones simultaneas………………………………………………………………… Pág. 8

Organización de los coffee break…………………………………………………… Pág. 9

Programa social………………………………………………………………………. Pág. 12

Programa de acompañantes………………………………………………………… Pág. 12

Conclusión…………………………………………………………………………….. Pág. 14

Bibliografía…………………………………………………………………………….. Pág. 15

1) Definir un congreso a realizar:

I CONGRESO INTERNACIONAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

AOFREP

2) Idea general del congreso: Los 6 ejes

-La necesidad de hacer el evento nace debido a que la profesión de

organización de eventos viene creciendo y evolucionando de manera rápida

y constante. Por esto se quiere realizar un congreso sobre este tema para

fomentar las relaciones y contribuir en el desarrollo profesional de los

OPE´s.

-Mensaje: Con realización de este congreso queremos reconocer el valor

que tiene la carrera profesional de los organizadores de eventos, además

de crear un espacio para que estos profesionales puedan crear vínculos,

actualizarse y capacitarse sobre las nuevas tendencias.

-Recursos:

Humanos: Integrantes de las comisiones, proveedores,

operadores, promotoras, azafatas y asistentes, etc.

Técnicos: Centro de convenciones en donde se va a realizar,

catering, iluminación, soportes, sonido, grupo electrógeno, etc.

Económicos: La organización AOFREP financiara el congreso,

además de los patrocinadores.

-Perfil del publico: Organizadores profesionales y no profesionales de

eventos, estudiantes y demás interesados.

-Resultados: Lograr que esta sea una experiencia enriquecedora tanto para

los asistentes como los disertantes. Lograr vínculos e interacciones con los

rubros presentes.

-Objetivo del negocio (AOFREP): Aumentar los contactos para la base de

datos. Adquirir nuevos socios. Generar nuevas alianzas estratégicas. Lograr

que AOFREP alcance un posicionamiento a nivel internacional.

Detalles:

-El alcance del congreso será internacional ya que contaremos con

disertantes y asistentes de distintos países.

-Sede: Centro de convenciones del Hotel Sheraton. Buenos Aires,

Argentina.

-Fecha: 19, 20 y 21 de enero de 2017

Sede del Congreso

El Sheraton Buenos Aires Hotel & Convention Center ofrece las

instalaciones para eventos más grandes de la ciudad. Nuestras 15 salas

para reuniones con un total de 6.500 metros cuadrados pueden albergar un

máximo de 9.000 invitados. Los espacios son ideales para conferencias,

exposiciones y eventos pequeños. Las instalaciones incluyen equipos

audiovisuales, servicios de videoconferencia y traducción simultánea.

Además, su personal especialmente capacitado proporciona un excelente

servicio de comidas y bebidas.

Con tamaños que varían entre 74 y 1.310 metros cuadrados con capacidad

para 1.800 personas sentadas, ofrecen espacios adicionales para reuniones

y convenciones, disponibles en el Park Tower, el hotel asociado adyacente.

El impresionante salón Libertador de 1.300 metros cuadrados cuenta con

instalaciones espaciosas y elegantes para banquetes y fiestas temáticas.

El profesional concierge de reuniones ofrece el más alto nivel de servicio

personalizado y ejecuta cada uno de sus pedidos con eficiencia.

Dirección: San Martín 1225, CABA, Cdad. Autónoma de Buenos Aires

Indicaciones para llegar al Hotel

Desde el Sur

Conduzca dos kilómetros por la ruta 1 o la ruta 2 (Autopista La Plata - Buenos

Aires) hasta el final en la Avenida Huergo.

Continúe dos kilómetros por la Avenida Madero hasta la Plaza Fuerza Aérea en

Retiro.

Desde el Norte

Tome la ruta 9 o la ruta 8 (Panamericana) hasta la Avenida General Paz.

Continúe por la General Paz hasta la salida en Avenida Libertador (Capital) a la

derecha.

Continúe nueve kilómetros por Libertador hasta la Plaza Fuerza Aérea en

Retiro.

Desde el Aeropuerto Internacional de Ezeiza

Tome la autopista AU1 y conduzca durante 20 minutos hasta la salida de la

Avenida Huergo.

Continúe dos kilómetros por la Avenida Madero hasta la Plaza Fuerza Aérea en

Retiro.

3.a) Definir el programa científico preliminar

DIA UNO (19 de enero)

Hora Actividad

08:00 a 09:00 Acreditación

09:00 a 10:00 Desayuno

10:00 a 10:40 Acto de bienvenida por Silvia Amarante Directora

de la AOFREP

10:40 a 13:00

10:40 a 12:00

10:40 a 12:00

12:00 a 13:00

12:00 a 13:00

Simultaneas

Salón A: Charlas de instituciones educativas

Salón B: Ceremonial privado

Salón B: Ceremonial publico

Salón C: Comunicación de eventos: medios y prensa

13:00 a 15:00 Almuerzo

15:00 a 16:30

15:00 a 16:30

15:00 a 16:30

15:00 a 16:30

Simultaneas

Salón A: Elaboración y planificación de presupuestos

Salón B: Eventos culturales (Judíos, musulmanes,

católicos, gitanos)

Salón C: Eventos pre-boda (showers, despedida de

soltera, pedida de mano y más)

16:30 a 17:00 Coffee Break

17:00 a 18:30 Plenaria: Conferencia de “El Efecto WOW” por Mary

Carmen Obregon

DIA DOS (20 de enero)

Hora Actividad

09:00 a 10:30 Plenaria: Charla de “Think Big. WeddEdu” por Ana

Laura Morales

10:30 a 11:00 Coffe break

11:00 a 13:00

11:00 a 12:00

11:00 a 12:00

11:30 a 13:00

11:30 a 13:00

11:30 a 13:00

Simultaneas

Salón A: Plan B: Fundamental e indispensable

Salón B: Cultura coctelera

Salón C: Sheraton: La mejor sede para tu evento

Salón D: Social Media. Potencia tu marca

Salón E: Capturando Emociones. Fotografía

13:00 a 15:00 Almuerzo

15:00 a 16:30

15:00 a 16:30

15:00 a 16:30

15:00 a 16:30

Simultaneas

Salón A: ¿Qué tipo de evento me conviene organizar?

Salón B: Nuevas tendencias del catering para el 2017

Salón C: Drones: otro punto de vista para tus videos

16:30 a 17:00 Coffee break

17:00 a 18:30 Plenaria: Taller floral por Preston Bailey

DIA 3 (21 de enero)

Hora Actividad

09:00 a 10:30 Plenaria: Técnicas y estrategias para montaje, diseño y

decoración de fiestas” por Martin Roig

10:30 a 11:00 Coffee break

11:00 a 12:00

11:00 a 12:00

11:00 a 12:00

11:00 a 12:00

11:00 a 12:00

Simultaneas

Salón A: Sorprende con tus centros de mesa

Salón B: Nuevas Tecnologías: sonido e iluminación

Salón C: Correr para ganar: Eventos deportivos

Salón D: Pasteles para eventos especiales

11:00 a 13:00 Plenaria: Charla de “Wedding and Event Planner” por

Bárbara Diez

13:00 a 15:00 Cierre del congreso durante el almuerzo

3.b) Definir las sesiones plenarias y simultaneas

a)Sesiones Plenarias:

- Inicio del congreso: Los asistentes tendrán que acreditarse en la

recepción. Luego de esto pasaran a una sala para el desayuno. Al

finalizar esto los asistentes se dirigirán a la sala principal en donde se

realizará el acto de bienvenida.

- Taller floral por Preston Bailey (Estados Unidos): Este taller será

dirigido por el panameño, radicado en Estados Unidos, Preston Bailey,

quien es un reconocido diseñador de eventos y prestigioso florista. Su

trayectoria lo hace destacarse porque ha trabajado con famosas

celebridades, atletas y con familias de la realeza.

- Conferencia de “El Efecto WOW” por Mary Carmen Obregon (México):

Mary Carmen es una autora mexicana, conferencista internacional y

fundadora del efecto WOW, tema del cual se va a tratar dicha

conferencia. El efecto WOW es una técnica para crear momentos

sorpresivos e inesperados dentro de nuestro proceso de servicio que

genere una experiencia inolvidable y diferenciada para quienes lo viven.

Es el arte de crear, sorprender y mantener el suspenso.

-Charla de “Think BIG WeddEdu” por Ana Laura Morales (Uruguay):

Ana Laura es una comunicadora social y periodista uruguaya. El

enfoque de la charla estará puesto en las estrategias de cómo empezar

a tener nuestra propia marca, de crear sueños y pensar en grande”

-Charla de “wedding and event planner” por Bárbara Diez (Argentina):

Bárbara es una reconocida organizadora de eventos sociales en

argentina. Su charla estará enfocada en los aspectos técnicos y

organizacionales al momento de hacer cualquier evento social, además

de hablar de las tendencias que se esperan para el 2017 en cuestión de

eventos.

-Charla sobre “Técnicas y estrategias para montaje, diseño y

decoración de fiestas” por Martin Roig (Argentina): Martín es el

ambientador más solicitado de Buenos Aires, organiza alrededor de 20

eventos por mes y recibe el llamado de empresarios reconocidos y

famosos.

b)Sesiones simultaneas:

-Charlas de las instituciones educativas sobre las carreras afines que

ofrecen (Universidad de Palermo, UADE, Gato Dumas…)

-Charla de ceremonial privado para eventos sociales.

-Charla de ceremonial publico para eventos gubernamentales.

-¿Qué tipo de eventos me conviene organizar?

-Nuevas tendencias que marcaran el catering del 2017

-Social Media. Potenciar la marca

-Sorprende con tus centros de mesa

-Drones, otro punto de vista para tus videos

-Recursos indispensables: sonido e iluminación

-Cultura coctelera

-Comunicación de eventos: medios y prensa

-Hoteles Sheraton: La mejor sede para tu evento

-Pasteles para eventos especiales

-Elaboración y planificación presupuestaria

-Capturando Emociones. Fotografía Social y Corporativa

-Eventos pre-boda (showers, despedida de soltera, pedida de mano y

más)

-Plan B: Fundamental e indispensable

-Eventos judíos, musulmanes, católicos y gitanos

-Correr para ganar: eventos deportivos

3.d) Organizar los Coffee Break

Para el I Congreso Internacional de Organización de Eventos AOFREP

Hotel Sheraton & Convention Center

Estará organizado de la siguiente Manera:

Los participantes serán cordialmente recibidos luego de pasar por

acreditación se les ofrecerá el desayuno de Bienvenida que será provisto

en el Foyer del Salón Libertador del hotel a las 9:00 am.

Selección de panes y tostados.

Dulce de Leche, compotas de frutas, manteca y miel.

Croissants.

Triffle de Frutas de Estación

Bebidas Frías

Selección de infusiones, café y submarino.

Posteriormente en el mimo día a las 16:30 se servirá un Coffee Break para

que los participantes puedan tener un momento de relajamiento. El segundo

día.

Presentaremos opciones tradicionales argentinas

Café, infusiones

Agua natural y mineral

Jugos naturales, naranja y pomelo

Medialunas de Grasa, Manteca, y Rellenas de Dulce de leche

Selección de Alfajores

Finger de Jamón y queso

Chipa y Merenguitos

El día dos tendremos en la mañana un break a las 10:30 donde

presentaremos una opción saludable.

Café, infusiones

Agua natural y mineral

Jugos naturales, naranja y pomelo

Frutas de Estación

Sándwiches integrales

Barras energéticas

Queso Cremas y mermeladas.

Por la tarde tendremos nuestro segundo break a las 16:30 el cual será tipo

Cocktail con presentación de Finger Food y presencia de una barra de

Cocktails de Ramiro Ferreri RF. CIA. Amenizando la tarde tendremos una

banda de jazz.

Spons de Salmon, Ricota y Nuez

Tuil de queso con tomates confitado

Cordero patagónico con vegetales asados

Carpaccio de lomo al oliva con finas hierbas

Espárragos con salsa blanca y astillas de provolone gratinados

Shot de salmón y guacamole

Sushi

Shot desserts: Maracuyá y Chocolate

Tres Leches Cake

Mini Creme Brulee

Finalmente para el día tres tenemos nuestro Coffee break a las 10:30

Café, infusiones

Agua natural y mineral

Jugos naturales, naranja y pomelo

Selección de Panadería y Pastelería

Surtido de Empanaditas Clásicas

Como cierre de evento presentaremos el Almuerzo y clausura del mismo

se dará a cabo en el Salón Libertador, presentaremos una opción

gastronómica acompañada de una presentación de Danza y Multimedia 3D.

Aperitivos:

Camarones rebosados en naranja y salsa barbacoa

Lomitos de Cerdo con cobertura de arroz y puré de palta.

Lomitos de Res con gratín de queso y crema agria.

Entrante:

Milhojas de ave con escabeche y manzana caramelizada.

Ensalada:

Canasta de parmesano: Mix de hojas verdes, palmito, tomates cherry y

morrones

Fuerte:

Escalopas de Lomo Fino en reducción de vino tinto acompañado de torre de

papa al horno aromatizada con albahaca y chutney de verduras.

Postre:

Trilogía de Postres, Nuss Kuss, Bubó y Cremoso de vainilla.

Bebidas:

Vino Tinto Animals -Malbec

Vino Blanco Taymente – Sauvignon Blanc

Champagne – Bodegas Chandon

3.e) Programa social

DÍA UNO (19 de enero)

Horario Actividad

21:00 Cena en Madero Tango (Puerto Madero)

23:00 Degustación de Vinos

DÍA DOS (20 de enero)

Horario Actividad

Noche Libre

DÍA TRES (21de enero)

Horario Actividad

16:30 a 18:30 Excursión en lancha. Tigre

22:00 a 04:00 Noche de Milonga, Boedo Tango

3.f) Programa de acompañantes

DIA UNO (19 de enero)

Horario Actividad

10:00 a 12:30 Visita guiada Zoológico de Buenos Aires

10:30 a 11:00 Snack dentro del zoológico

15:00 a 18:00 City Tour en Bus Turistico

DIA DOS (20 de enero)

Horario Actividad

9:00 a 10:00 Desayuno en Hotel Sheraton

10:40 a 12:30 Mañana Libre

15:00 a 16:30 Visita Teatro Colon

17:00 a 18:30 Merienda Café Tortoni

DIA TRES (21 de enero)

Horario Actividad

11:00 a 13:00 Recorrido por Puerto Madero

13:00 a 14:30 Almuerzo en Jardín de Million

Restaurant (Recoleta)

Conclusión

Como determinamos en este proyecto, Presentamos el I Congreso de

Organización de Eventos AOFREP, dirigido a todos los interesados, estudiantes y

profesionales en el área y la industria de eventos, ya que falta apoyo y

reconocimiento al profesionalismo de nuestra rama.

Se desarrolló un programa integral para que todos los participantes tengan esta

experiencia y puedan vivir desde adentro la técnica teoría, planificación y diseño

de lo es verdaderamente Organización de Eventos. Queriendo cumplir todos los

objetivos que se plantean para beneficio de todos como equipo ya que asi se

trabaja en la industria. Como una Familia.

Bibliografía

-Módulo Rocio Cabrera, Organización de eventos 4

-Pagina Web oficial de la AOFREP www.AOFREP.org.ar

-Pagina oficial de Mary Carmen Obregón www.maricarmenobregon.com

-Pagina oficial de Preston Bailey www.prestonbailey.com

-Pagina oficial de Martín Roig www.martingroig.com

-Referencias de Ana Laura Morales sacada de pagina oficial del Instituto

Iberoamericano Event Planner www.inibep.com