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2.5

Bogotá D.C., abril de 2017

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD ESPECIAL

SECRETARÍA DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓNVIGENCIA 2016

PGA 2017

DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTROL DEPARTAMENTAL

Calle 49 13-33 PBX 3394460™H™".™ Www,co_ntr_aJMadecundinamarca.g_gy.cp^•^^nT^cA™" Página 1 de 55

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.0

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2.5


AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIALSECRETARÍA DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

PGA 2017 - VIGENCIA 2016

Contralor de Cundinamarca RICARDO LÓPEZ AREVALO

Contralor Auxiliar JOSÉ ALFONSO GRANADOS SANTOS

Director de Fiscalización NivelDepartamental

GIOVANNI ALBERTO SALDARRIAGA GAVIRIA

Subdirectora de Fiscalización NivelDepartamental

GLORIA JUDITH PRADO GORDILLO

Grupo Auditor HUMBERTO ROBLES MUNEVARProfesional Universitario II

LUIS EDUARDO GIL VERAProfesional Universitario II

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05

Mi,., KA LORIAt USDINAMARC'A

2.5


TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 41.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2013 51.2. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA 51.3. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 81.4. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO 111.5. FENECIMIENTO FORMAL DE CUENTA 121.6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 121.7. PLAN DE MEJORAMIENTO 132. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 142.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2013 142.2. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA 172.3. EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO , 222.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 252.5. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO 31ANEXO 1 51

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RALORÍACUNDINAMARCA

2.5


1. DICTAMEN INTEGRAL

DoctorÓSCAR EDUARDO RODRÍGUEZ LOZANOSecretario del DespachoSECRETARÍA DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓNBogotá D.C.

La Contraloría de Cundinamarca, con fundamento en las facultades otorgadas por elartículo 267 y siguientes de la Constitución Política y en cumplimiento de su Plan Generalde Auditoría, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial ala Secretaría de Ciencia Tecnología e Innovación, según Memorando de Encargo No. 01del 01 de febrero de 2017, por el período comprendido entre el 1° de enero al 31 dediciembre de 2016.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por laentidad y analizada por la Contraloría de Cundinamarca, quien a su vez debe producir uninforme integral que contenga pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposicioneslegales, la calidad y eficiencia del sistema de control interno, y el concepto sobre lagestión adelantada por la entidad mediante la evaluación de los principios de economía,eficiencia, eficacia y equidad con que se administró los recursos puestos a sus disposición.

El desarrollo del proceso auditor se centró en la evaluación de las áreas de trabajo objetode esta auditoría que son: Plan de Mejoramiento, Revisión de la cuenta, Evaluación alSistema de Control Interno, Contratación y Presupuesto.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos deauditoría prescritos por la Contraloría de Cundinamarca, compatibles con las de generalaceptación, por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, demanera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos yla opinión expresada en el informe final.

Dada la importancia estratégica que la Secretaría de Ciencia Tecnología e Innovacióntiene para el Departamento, la Contraloría de Cundinamarca espera que este informecontribuya a su mejoramiento continuo y con ello a una eficiente administración de losrecursos públicos, lo cual redundará en la calidad de vida de los cundinamarqueses.

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UN"! RAÍ,ORÍ A"

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1.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2013

En el siguiente cuadro se muestra en (%) el cumplimiento del plan demejoramiento vigencia 2013

Sumatoria de puntos obtenidosNúmero de actividadesP ro m edio de p u ntos-Sumatoría puntos obtenidos/Numero de a rt i vi da des

| Porcentaje de cumplimiento - Promedio de puntos * 100/2" 2qo100,00"

Se concluye que el Plan de Mejoramiento presentado por la Secretaría de Ciencia,Tecnología e Innovación de Cundinamarca, como consecuencia de la AuditoríaGubernamental con Enfoque Integral, modalidad integral, correspondiente a lavigencia fiscal 2013, presenta cumplimiento del 100,00%, para las 3 acciones demejora propuestas a los 2 hallazgos, dado que las 1, 2 y 3, fueron calificadas condos (2), en consecuencia de conformidad con lo previsto en la ResoluciónReglamentaria 0020 de 2001, la Resolución 0150 de 2006 y la Resolución 086 de2010, la entidad da aprobación al plan de mejoramiento para la vigencia 2013, seconsidera cumplimiento cuando se obtiene un porcentaje mayor del 86%, por loanterior se cierra el presente plan de mejoramiento,

1.2. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

Revisada la cuenta, se pudo establecer que para la vigencia 2016 la Secretaría CienciaTecnología e Innovación reportó los formatos al Sistema Integral de Auditoría SIA para (ascuentas mensual, anual del SIA CONTRALORÍAS y la cuenta total para el año 2016 delSIA OBSERVA dentro de los plazos establecidos por la Contraloría de Cundinamarca en laResolución 097 del 29 de enero de 2016, y en la Circular 03 del 12 de Enero de 2017.

1.2.1. Revisión de Aplicativos SIA Contraloría y SIA Observa

En lo que respecta al contenido de los formatos y anexos reportados al SIA, la SecretaríaCiencia Tecnología e Innovación los rindió, pero se detectan algunas inconsistencias enSIA Observa, se hace referencia a algunos casos puntuales que se exponen acontinuación:

a) Para la vigencia 2016, en SIA- Contralorías y lo certificado por la Secretaría el valor esde $1.719.682.000, mientras que en SIA-Observa la Secretaría reportó un valor de

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RALOKIA("U \D1NAM ARCA

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$1.727.904.002, lo que da una diferencia de $8.222.002, en algunos casos se registró unvalor mayor, en otros un valor menor, las diferencias se relacionan a continuación:

Código contrato

sctei-ps-011-2016

sctei-cec-019-2016

sctei-ps-021-2016

Reportado aSIA Observa

$32.568.000

$95.208.720$6.333.202

Certificado por laSecretaría

y SIA Contralorías

$ 32.578.000

$ 86.977.920

$ 6.332.000

Total Diferencia

Diferencia

$-10.000

$8.230.800

$1.202$8.222.002

Respuesta de la Secretaría

Error digitación

Este valor incluyó la contrapartidadel Conviniente pues se trata de unconvenio de cooperación.Error digitación

b) En siete contratos de la muestra al ser reportados al SIA-Observa el documentocorrespondiente a "Estudios Previos" que se incorporó, está sin firma, en la mayoría indicaun aviso "Firmado el original", de la misma manera el documento "Designación delSupervisor" esta sin firmas (sctei-ca-018-2016, sctehcec-19-2016, sctei-ps-023-2016,sctei-cec-026-2016), al igual que el documento "Análisis del sector" (sctei-ci-028-2016,sctei-cec-026-2016, sctei-ps-023-2016).

c) En el contrato sctei-ca-018-2016 en SIA-Observa no existe referencia, ni se incorporóacta de liquidación. En el contrato sctei-ps-006-2016 en SIA-Observa, en el Ítem"Aprobación de la garantía", se incorporó otro documento (registro presupuesta!). En elcontrato scte¡-ci-020-2016 en SIA-Observa los documentos de "Estudios Previos","Análisis del sector" y el "Contrato" no están incorporados aunque aparece referencia a unnombre de archivo.

En lo referente a las diferencias en los valores de contratación, los valores reportadosrespecto del total de la contratación no son relevantes (menor al 1%), y fueron aclaradossuficientemente por la administración.

En lo que respecta a la consistencia de la información y documentos reportados esnecesario aclarar varios aspectos, según la Resolución Orgánica No. 008 del 27 deoctubre de 2015 de la AGR "Por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuentas einformes, se adopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA y se deroga la ResoluciónOrgánica 007de 2015" la Auditoría General de la República (AGR) indica en el parágrafo 4°del Artículo 7 que partir de la entrada en vigencia de la mencionada resolución, lainformación que se rinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a laContratación de Sujetos), deberá presentarse mes a mes, a través del link que seencuentra en el SIREL, denominado SIA Observa, de acuerdo con el manual del usuario.A partir de ese entonces y durante el año 2016, se inició su utilización por parte de lossujetos de control, pero no se presentó el SIA Observa en un aplicativo terminado, pues

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< UNDINAMARCA

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por solicitud de la misma AGR se hicieron diversos ajustes a su estructura yfuncionamiento como está plasmado en la Circular Externa 001 del 29 de febrero 2016que en uno de sus apartes indica "a más tardar el 14 de marzo de 2016, cada contraloría envíepor escrito al correo electrónico: [email protected],co un documento en el que seenumeren todas las sugerencias de mejora al aplicativo 5IA OBSERVA, el cual deberá incluir todaslas que a su vez les han manifestado a ustedes sus sujetos vigilados" indicando en otro de susapartes que la entrada en vigencia del aplicativo SIA OBSERVA aún no está en firme "Porúltimo, se informa que en los próximos días será publicado el acto administrativo que postergará laentrada en vigencia del SIA OBSERVA." Lo anterior para entender los motivos por los cualesse fueron presentando diversas fallas, las cuales evidencia la Secretaría a través depantallazos, solicitudes de reproceso y correos electrónicos a la mesa de ayuda del SIAObserva.

Por lo expuesto anteriormente y ante las inconsistencias detectadas respecto de losdocumentos que no quedaron incorporados, o que mostrando un link de su incorporaciónpero no la visualización del mismo la Secretaría informa del proceso que se ha realizadoen el reporte de la información, que algunos documentos que fueron cargadosadecuadamente al sistema, no quedaron incorporados por fallas de internet, congestiónen la plataforma, o mensajes de error generados por el mismo sistema, pero que sepuede proceder a realizar nuevamente el cargue, por lo tanto las inconsistencias no sonatribuibles en su totalidad a la gestión de la Secretaría, mas sin embargo se hacenecesario hacer un seguimiento a la consistencia de la información que quedaincorporada en el SIA Observa, por lo que se establece un hallazgo administrativo.

1.2.2. Rol de Representante Legal en el aplicativo SIA Observa

Existe dentro de la Plataforma del SIA Observa, en al apartado de Preguntas Frecuentes,en la opción Rendición, un documento denominado "Instructivo de rendición de Cuentade Sujeto Vigilado", en uno de sus apartes indica textualmente:

"Cómo rinden los sujetos de control de la Contraloría Paso 1. Los funcionarios de cada sujeto decontrol luego de registrar la información de los contratos, los documentos anexos y demás camposde la ficha del contrato una vez estén seguros de que la información está completa ingresan a laopción de rendición de cuentas - Rendir

Al digitar click sobre la opción rendir contratos aparecen los periodos a rendir y el estado delmismo, para este ejercicio pedagógico seleccionamos el del mes de agosto el cual está en estadode "En rendición"En esta pantalla se relacionan los contratos que a la fecha tiene registrado en elsistema el funcionario, para que proceda a marcarlos para rendir. Esta marcación cumple elobjetivo de informar al representante legal que el contrato está completo y que puede elrepresente proceder a rendir y certificar que el mismo puede ser objeto de vigilancia por parte delente de control. Este proceso de marcación puede ser uno por uno o todos los que figuran en la


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f R A Í ORIACUND1N AMARGA

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pantalla. El sistema muestra de 50 filas y si hay más contratos en la parte de debajo de la pantallagenera tantas páginas como contratos hay registrados.

Es importante tener en cuenta que una vez marcados para el representante ya no pueden sermodificados por el funcionario. Y quedan en la pestaña de marcados para consulta y pasan a servisibles para ser rendidos por el representante legal."

Más adelante el mismo instructivo indica:

"Rol de representante legal del sujeto vigiladoEl representante legal de cada entidad es el responsable de rendir cuenta a la Contraloría. Portanto el uso de su usuario y clave es muy importante el manejo de la confidencialidad dado quepor medio de este rol se certifica que esos contratos son objeto de control por parte del ente quelos vigila."

El instructivo es claro en indicar que dentro del manejo del SIA Observa existe un tipo deusuario que corresponde al funcionario que registra la información de los contratos, losdocumentos anexos y demás campos de la ficha del contrato y existe otro usuario con rolde Representante Legal que en un paso posterior y luego de verificar la información queregistraron los funcionarios de la entidad, asume la responsabilidad de certificar laexactitud de dicha información, luego de lo cual y como último paso procede a efectuarformalmente la rendición, esta doble instancia hace las veces de control para establecer lacoherencia y exactitud en la información rendida. Al momento de la auditoría seevidencia que una sola persona maneja el usuario con rol de funcionario y el usuario conRol de Representante legal, generando un riesgo pues no se tiene en cuenta laverificación que debe existir antes de rendir la información, anulando el controlestablecido, por lo anterior se establece un hallazgo administrativo.

1.3. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

Para efectos de realizar la evaluación a la contratación administrativa se tomó como basela relación de contratos reportados al SIA Contralorías por parte la Secretaría de CienciaTecnología e Innovación para la vigencia 2016, valores que además fueron certificadospor la Secretaría durante el proceso auditor de la siguiente manera:

Tipo de ContratoCONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

CONVENIO DE ASOCIACIÓN CON PARTICULARESCONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Total general

Cantidad de Contratación2

i2

1

3

19

28

Valor Contratos$ 571.960.000

$ 100.000.000S 191-625.420

$ 150.000.000

$ 188.276.880

S 517.819.700

S 1.719.682.000

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Fuente: Secretaría de Ciencia Tecnología e Innovación vigencia 2015

1.3.1. Muestra de Contratación

De acuerdo al la relación de contratos reportada al SIA- Contratarías, en forma posterior yselectiva, se estableció una muestra de contratación conformada por nueve (9) contratospor valor de $ 1.283.309.800, lo que equivale al 74.6% del total de la contratación de laSecretaría de Ciencia Tecnología e Innovación para la vigencia 2016, así:

Tipo de Contrato

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

CONVENIO DE ASOCIACIÓN CON PARTICULARES

CONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN

CONVENIO INTERADM1NISTRATIVO

PRESTACIÓN DESERVICIOS


Total general

Cantidad deContratos

212112

9

Valor del Contrato

$ 571.960.000.00

$ 100.000.000.00$ 191.625.420.00$ 150.000.000.00S 167.176.880.00$ 102.547.500.00

$ 1.283.309.800.00


1.3.2. Gestión Documental Expedientes Contractuales

La ejecución del 100% del convenio SCTEL- CEC-026-2016 constaba de tres etapas, seextrae de la cláusula cuarta del convenio que la participación de los ciudadanos estabacompuesta por las horas académicas presenciales treinta (30) que equivalen al 60%,horas de tutoría virtual académica diez (10) que equivalen al 20% y las horas de horas detrabajo autónomo diez (10) equivalen al 20%.

De las treinta (30) horas académicas presenciales se encuentran dentro del expedientecontractual planillas de control de asistencia y las encuestas diligenciadas como soportesde la participación donde el número de ciudadanos que firma es de ochenta y seis (86)según la verificación efectuada, en el informe de supervisión de fecha 30 de diciembre de2016, la supervisora deja constancia que el número efectivo de participantes es de cientoveinte (120), existiendo una diferencia de treinta y cuatro (34) participantes. Al serconsultada la Secretaría, respondió mediante oficio de marzo 03 de 2017 firmado por elSecretario del Despacho donde se indica en alusión a lo informado por la supervisora que:

"las listas que firmaron los asistentes los días 5,6 y 7 de diciembre de 2106 (días de desarrollo delcurso) no correspondían al formato establecido por la Gobernación de Cundinamarca, así (as cosasse solicitó a la universidad corregirlas en el sentido de diligenciarlas en el formato oficial y dado el

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tiempo posterior a la realización del curso, algunas personas no pudieron ser ubicadas para firmarla lista nuevamente, sin embargo las listas que se diligenciaron en su momento, es evidencia deque participaron 120 personas"

Es decir que las planillas donde se tomó la real asistencia de los participantes al nocumplir los requisitos del sistema de calidad no fueron incluidas dentro del expedientecontractual, y las que incluyeron no demostraban la totalidad de la asistencia de losparticipantes al curso, estas listas de asistencia fueron presentadas con posteridad alsuministro de las carpetas de la muestra de contratación y no hacían parte del expedientecontractual.

De las diez (10) horas de tutoría virtual académica (20% del convenio) para laconsolidación de iniciativas de proyectos, y de las diez (10) horas de trabajo autónomo(20% del convenio), no se encontraba evidencia sobre que participantes cumplieronesta etapa, en los informes de supervisión no quedó registrado el número ni nombre delos participantes en esta etapa, ya que no se encontraron soportes documentales quedemuestren su participación, dentro del expediente contractual. Al ser consultada laSecretaría, respondió mediante oficio de marzo 03 de 2017 firmado por el Secretario delDespacho donde se indica que:

"De estas actividades la Universidad, aporta un CD, que no se encontraba incluido dentro delexpediente, de donde se registran los pantallazos de los correos electrónicos enviados y recibidospor los estudiantes, denotando el acompañamiento que hizo la universidad para la estructuraciónde los proyectos a presentar"

Como quedó expresado en la respuesta de la Secretaría el mencionado CD no se incluyódentro del expediente contractual, aunque fue presentado posteriormente.

Teniendo que no se incluyeron dentro del expediente contractual veinte (20) folios conlistas de asistencia y un CD con evidencias de la ejecución del 40% del convenio SCTEL-CEC-026-2016 en su segunda y tercera etapa, aunque fueron presentadosposteriormente, se evidencia que hay falencias en el adecuado manejo y organización delos documentos y de la gestión documental de los expedientes contractuales, enconsecuencia se establece un hallazgo administrativo.

1.3.3. Supervisión de contratos

La ejecución del 100% del convenio SCTEL- CEC-026-2016 constaba de tres etapas, seextrae de la cláusula cuarta del convenio que la participación de los ciudadanos estabacompuesta por las horas académicas presenciales treinta (30) que equivalen al 60%,

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horas de tutoría virtual académica diez (10) que equivalen al 20% y las horas de horas detrabajo autónomo diez (10) equivalen al 20%.

De las diez (10) horas de tutoría virtual académica (20% del convenio) para laconsolidación de iniciativas de proyectos, y de las diez (10) horas de trabajo autónomo(20% del convenio), como se mencionó, no se encontraba evidencia sobre queparticipantes cumplieron esta etapa. En los informes de supervisión no quedó registradoel número ni nombre de los participantes, o alguna mención de cómo se verificaron estasetapas, posteriormente fue suministrado un CD, que no hacia parte del expedientecontractual. Revisado el CD se encuentran los pantallazos y copias de correos electrónicospero sin ningún ordenamiento establecido que permitiera verificar con claridad laparticipación de los ciudadanos en la etapa de "tutoría virtual académica" y en la etapa de"trabajo autónomo", aunque el convenio concluyó con la entrega de los proyectosplanteados/ que fueron evaluados por los pares evaluadores, no se evidenció que hubieraexistido por parte de la supervisión una metodología clara para verificar la participaciónde los ciudadanos y así constatar que los ciudadanos hubiesen recibido a cabalidad losbeneficios del convenio, en lo referente a estas dos últimas etapas que abarcaban el 40%del convenio, evidenciando con ello falencias en las labores de supervisión, enconsecuencia se establece un hallazgo administrativo.

1.4. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO

El total del presupuesto general de rentas y gastos del Departamento de Cundinamarcapara la vigencia 2016, fue de dos billones setenta y siete mil doscientos seis millonesdoscientos sesenta y seis mil ochenta pesos moneda corriente ($2.077,206.266.080), laSecretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación, no contó con rentas propias.

Para la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación los gastos de inversión, (centros decostos 1125 y 6125) del presupuesto de la Gobernación de Cundinamarca, con recursosordinarios y sistema general de regalías, se apropió inicialmente $980.000.000 y$64.094.719.617, realizaron modificaciones que sumadas dan $0 y $8.014.794.142 paraobtener en definitiva $980.000.000 y $72.109.513.759 respectivamente.

Ejecución y participación de gastos

Se evidenció cumplimiento del 90,83%, con recursos ordinarios, dado que establecieroncompromisos por $890.165.396, pero al verificar los giros realizados para cubrir loscompromisos adquiridos se determina un cumplimiento del 46,59%, puesto que nogiraron recursos por $433.579.396

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Se evidenciaron bajas ejecuciones, por ejemplo 77,67% en la meta "GR: 4:3-02-02-381(promover 4 convocatorias de investigación y desarrollo (I+D) abierta a la comunidadcundinamarquesa,....y demás organizaciones con presencia en el departamento) y aúnmás baja (17,76%) calculada con respecto a los pagos.

Se evidenció cumplimiento del 91,78%, con recursos del sistema general de regalías,dado que establecieron compromisos por $31.099.584.710, pero al verificar los girosrealizados para cubrirlos se determina un cumplimiento del 46,59%

En los manejos del recurso ordinario, mientras que la eficiencia (90,83%) fuerelativamente buena, la eficacia y efectividad (51,29%) y (46,59%) respectivamente, nolo fue.

Con respecto a los recursos del sistema general de regaifas la eficiencia y efectividad(43,13%) y (43,13%) respectivamente estuvo deficiente, mientras que la eficacia (100%)fue excelente.

Dado que la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación no tiene presupuesto deingresos la situación presupuesta! (superávit o déficit) no aplica para su cálculo.

1.5. NO FENECIMIENTO FORMAL DE CUENTA

Teniendo en cuenta las observaciones que se mencionaron dentro del presente informerespecto del SIA Observa, ante las inconsistencias detectadas de los valores reportadospor contratación, y respecto de los documentos que no quedaron incorporados, o quemostrando un link de su incorporación pero no la visualización, y documentosincorporados que no presentaban firmas, la cuenta rendida por la Secretaría de Ciencia,Tecnología e Innovación para la vigencia 2016, en concordancia con la Resolución 097del 29 de enero de 2016 y la Resolución 0775 del 18 de septiembre de 2015, NO SEFENECE DE FORMA.

1.6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo 1 se establecieroncuatro (4) hallazgos administrativos.

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eUNIRALÜRÍA

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1.7. PLAN DE MEJORAMIENTO

Con el fin de lograr que la labor de Auditoría conduzca a que se emprendan actividadesde mejoramiento de la gestión pública, la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovacióndebe diseñar un Plan de Mejoramiento de acuerdo con la Resolución 049 del 20 defebrero de 2017, que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menortiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Cundinamarcadentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del Informe Definitivo.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que la Entidad se comprometeadelantar respecto de cada uno de los hallazgos identificados, objetivos que se pretendenalcanzar, cronograma en que implementarán los correctivos, indicadores de seguimiento yresponsables del seguimiento a su ejecución.

APROBADO POR:

HUMBERTO ROBLES MUNEVAR LUIS EDUARDO GIL VERAProfesional Universitario II Profesional Universitario II

*

GIOVANNI ALBERTO SALDARRIAGA GAVIRIADirector Operativo de Fiscalización Nivel Departamental

GLORIA JUDITH PRADO GORDILLOSubdirectora Operativa de Fiscalización Nivel Departamental

JOSÉ ALFONSO/GRANADOS SANTOSCoroaíoXAuxiliar

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RALÜRIACUXDrNAMARCA

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2013

La Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación de Cundinamarca mediante los oficiosrelacionados a continuación adelantó la ejecución del plan de mejoramiento.

CUADRO RENDICIÓN AVANCES PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2013

TIPO

Especial

Especial

Especial

Especial

Especial

Especial

VIGENCIA

2013

2013

2013

2013

2013

2013

RADICADO

C15105300126

C15116000006

C15105300451

C16105300698

C16 105300886

C16105301048

FECHA

15-ene-15

19-ene-15

13-abr-15

lO-jul-15

07-oct-15

22-dÍc-15

DESCRIPCIÓN

envió plan de mejoramiento

aprobación Plan Mejoramientovigencia 20131° avance Plan Mejoramientovigencia 20142° avance Plan Mejoramientovigencia 20143° avance Plan Mejoramientovigencia 20144° avance Plan Mejoramientovigencia 2014

FOLIOS

8

1

12

11

11

10

CD

1

El Plan de Mejoramiento de la vigencia 2013 es aprobado mediante radicadoC15116000006 del 19 de enero de 2015, enviandose los correspondientes avances, comose relaciona en el anterior cuadro.

En el informe, se relaciona el plan de mejoramiento de la Secretaría de Ciencia,Tecnología e Innovación de Cundinamarca, con las actividades de mejora propuestas,ejecutadas y su correspondiente calificación y evaluación.

Para los 2 hallazgos, la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación de Cundinamarcarelaciona 3 actividades de mejora (numeradas consecutivamente por esta auditoría con elamino de facilitar su identificación), las cuales se califican como se muestra:

NOTA: la numeración secuencial es de esta auditoría.Con 2


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• CERTIFICADA


Con la transparencia, pur la pa? de Cundnamarca

VERSIÓN: 4.0

eUNTlRALORF

2.5


La acción de mejora 1 "Hacer seguimiento trimestral del avance de las metas enunciadasen el informe", para el hallazgo 1, se cumplió en su totalidad, como soporte la entidadsuministra reporte por cada una de las metas impresas de la herramienta VISOR (15folios) el acumulado del cuatrenio de las metas 469, 470, 471, 472, 473, 474, 475, 477,478, 479, 480, 482, 483, 484, 485, con ejecución del 100,00% a excepción de las 474 y478 con 90,00% y 95,0%, en consecuencia se califica con 2.

A pesar que la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación de Cundinamarca nopropone acción de mejora, con respecto a la evaluación del MECÍ la auditoría pudoevidenciar que:

La gobernación de Cundinamarca mediante la resolución 0310 del 2013 adopta laherramienta reflejo del sistema de control interno del Sector Central y entidadesdescentralizadas de la administración pública Departamental, haciendo uso de estaherramienta la oficina de control interno de la gobernación de Cundinamarca evalúa losprincipios de autocontrol y autoevaluación, como se muestra en el formato "informeseguimiento y/o verificación" del 05 de mayo de 2014.

La Secretaría de ciencia, tecnología e innovación de Cundinamarca participa en losprocesos de promoción del desarrollo departamental y direccionamiento estratégico, comose muestra a continuación

Proceso Promoción del Desarrollo Departamental

En la evaluación y seguimiento del proceso de promoción del desarrollo departamentalobtuvieron calificación promedio en la autoevaluación y en la verificación de 79,80 y75,56 respectivamente, lo cual describe cumplimiento alto, específicamente la Secretaríade Ciencia, Tecnología e Innovación de Cundinamarca, en la autoevaluación y en laverificación de la promoción del desarrollo departamental, obtuvieron calificación de 85,0y 77,0 respectivamente.

Proceso Direccionamiento Estratégico

En la evaluación y seguimiento del proceso de direccionamiento estratégico obtuvieroncalificación promedio en la autoevaluación y en la verificación de 75,67 y 70,67respectivamente, lo cual describe cumplimiento alto, específicamente la Secretaría deCiencia, Tecnología e Innovación de Cundinamarca, en la autoevaluación y en laverificación del proceso de direccionamiento estratégico obtuvieron calificación de 88,0.La acción de mejora 2 "Solicitar a la Dirección de Servicio al Ciudadano y GestiónDocumental de la Secretaría General la formalización de las TRD una vez se cuente con el

Calle 49 13-33 PBX 3394460www .con trajoriadecund mama rea . gov, co

ragina Ib ae DO talnininsp-ireni.iíipüílaiwileCuniJiMafCj


ORIA

2.5


aval del archivo General de la Nación" para el hallazgo 2, se soporta su cumplimientomediante la Resolución 552 del 6 de diciembre de 2016, por medio de la cual se adoptane implementar las tablas de retención documental (TDR) del sector central de laAdministración Pública Departamental, en las paginas 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121,122 y 123 se encuentran las de la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación deCundinamarca

La acción de mejora 3 "Solicitar a la Dirección de bienes e inventarios de la SecretaríaGeneral la actualización del inventario a cargo de los funcionarios de la Secretaría deciencia, Tecnología e Innovación", para el hallazgo 2 es calificada con 2, dado que,revisados los inventarios mediante muestra (cédulas de ciudadanía de los funcionarios dela muestra 11.235.426, 20.995.952, 51.829.046 y 51.825.805;) seleccionada (4 de 8funcionarios de planta) se pudo constatar que están actualizados y personalizados,adicionalmente con respecto al vehículo campero, marca Toyota prado placa VXA, 5station wagón, la administración allega respuesta CE-2017515849 del 03 de marzo de2017, donde se constata que:

1) La placa (OIB 483) es del vehículo campero, marca Toyota prado placa VXA, 5 stationwagón, descripción del hallazgo de la comisión de auditoría de la vigencia 2013.2) Es propiedad de la Gobernación de Cundinamarca, como se evidencia en la licencia detránsito (tarjeta de propiedad) 817155.3) No ha prestado servicio a la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación deCundinamarca4) Actualmente se encuentra a cargo del Secretario de Prensa y Comunicaciones de laGobernación de Cundinamarca, dado lo anterior se califica con 2 esta acción de mejora 3.

Es de aclarar que la placa (placa VXA, 5 station wagón) relacionada en el hallazgo de laContraloría de la vigencia 2013, es la referencia, mas no la placa

En el siguiente cuadro se muestra el resultado de la evaluación

CUADRO EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014

Sumatoria de puntos obtenidos

Número de actividades

Promedio de puntos=Sumatoria puntos obtenidos/Numero de actividades

Porcentaje de cumplimiento = Promedio de puntos *100/2 100,00

Se concluye que el Plan de Mejoramiento presentado por la Secretaría de Ciencia,Tecnología e Innovación de Cundinamarca, como consecuencia de la Auditoría


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«A LORIA< UVOINAMARCA

2.5


Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad integral, correspondiente a la vigenciafiscal 2013, presenta cumplimiento del 100,00%, para las 3 acciones de mejorapropuestas a los 2 hallazgos, dado que las 1, 2 y 3, fueron calificadas con dos (2).

2.2. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

2.2.1. Rendición en Aplicativos SIA Contraloría y SIA Observa

Revisada la cuenta, se pudo establecer que para la vigencia 2016 la Secretaría CienciaTecnología e Innovación reportó los formatos al Sistema Integral de Auditoría SIA para lascuentas mensual, anual del SIA CONTRALORÍAS y la cuenta total para el año 2016 delSIA OBSERVA dentro de los plazos establecidos por la Contraloría de Cundinamarca en laResolución 097 del 29 de enero de 2016, y en la Circular 03 del 12 de Enero de 2017 así:

Secretaría Ciencia Tecnología e Innovación 2016 - Plazos de Rendición

Tipo Reporte SIA

Contra lo rías

Contralorías

Observa

PERIODO

DICIEMBRE

ANUAL

TIPO DE CUENTA

MENSUAL

ANUAL

2016 | TOTAL 2016

FECHA DE RENDICIÓN

2017.01.18

2017.02.07

Ultima fecha 2016.12.26

CUMPLIMIENTO

CUMPLIÓ

CUMPLIÓ

CUMPLIÓFuente: SIA Secretaria Ciencia Tecnología e Innovación

En lo que respecta al contenido de los formatos y anexos reportados al SIA, la SecretaríaCiencia Tecnología e Innovación los rindió pero se detectan algunas inconsistencias enSIA Observa, se hace referencia a algunos casos puntuales que se exponen acontinuación:

a) Para la vigencia 2016, en SIA- Contralorías y lo certificado por la Secretaría el valor esde $1.719.682.000, mientras que en SIA-Observa la Secretaría reportó un valor de$1.727.904.002, lo que da una diferencia de $8.222.002, en algunos casos se registró unvalor mayor, en otros un valor menor, las diferencias se relacionan a continuación:

Código contrato

scte¡-rjs-011-2016

sctei-cec-019-2016

sctei-ps-021-2016


$32.568.000

$95.208.720

Certificado por laSecretaria

y SIA Contralorías

$ 32.578.000

$86.977.920

$6.333.202 1 $6.332.000

Total Diferencia

Diferencia

$-10.000

$8.230.800

$1.202

$8.222.002

Respuesta de la Secretaría

Error digitación

Este valor incluyó la contrapartidadel Conviniente pues se trata de unconvenio de cooperación.Error digitación

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www.contraLQriadecundinamarca.qov.coPágina 17 de 55


2.5


b) En siete contratos de la muestra al ser reportados al SIA-Observa el documentocorrespondiente a "Estudios Previos" que se incorporó, está sin firma, en la mayoría indicaun aviso "Firmado el original", de la misma manera el documento "Designación delSupervisor" esta sin firmas (sctei-ca-018-2016, sctei-cec-19-2016, sctei-ps-023-2016,sctei-cec-026-2016), al igual que el documento "Análisis del sector" (sctei-ci-028-2016,sctei-cec-026-2016, sctei-ps-023-2016).

c) En el contrato sctei-ca-018-2016 en SIA-Observa no existe referencia, ni se incorporóacta de liquidación. En el contrato sctei-ps-006-2016 en SIA-Observa, en el Ítem"Aprobación de la garantía", se incorporó otro documento (registro presupuesta!). En elcontrato sctei-ci-020-2016 en SIA-Observa los documentos de "Estudios Previos","Análisis del sector" y el "Contrato" no están incorporados aunque aparece referencia a unnombre de archivo.

En lo referente a las diferencias en los valores de contratación, los valores reportadosrespecto del total de la contratación no son relevantes (menor al 1%), y fueron aclaradossuficientemente por la administración.

En lo que respecta a la consistencia de la información y documentos reportados esnecesario aclarar varios aspectos, según la Resolución Orgánica No. 008 del 27 deoctubre de 2015 "Por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes, seadopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA y se deroga la Resolución Orgánica 007 de2015" la Auditoría General de la República (AGR) indica en el parágrafo 4° del Artículo 7que partir de la entrada en vigencia de la mencionada resolución, la información que serinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la Contratación de Sujetos),deberá presentarse mes a mes, a través del link que se encuentra en el SIREL,denominado SIA Observa, de acuerdo con el manual del usuario. A partir de ese entoncesy durante el año 2016, se inició su utilización por parte de los sujetos de control, pero nose presentó el SIA Observa en un aplicativo terminado, pues por solicitud de la mismaAGR se hicieron diversos ajustes a su estructura y funcionamiento como está plasmado enla Circular Externa 001 del 29 de febrero 2016 que en uno de sus apartes indica "a mástardar el 14 de marzo de 2016, cada contralorfa envíe por escrito al correo electrónico:[email protected] un documento en el que se enumeren todas las sugerencias demejora al aplicativo SIA OBSERVA, el cual deberá incluir todas las que a su vez les hanmanifestado a ustedes sus sujetos vigilados" indicando en otro de sus apartes que la entradaen vigencia del aplicativo SIA OBSERVA aún no está en firme "Por último, se informa que enlos próximos días será publicado el acto administrativo que postergará la entrada en vigencia delSIA OBSERVA." Lo anterior para entender los motivos por los cuales se fueron presentandodiversas fallas, las cuales evidencia la Secretaría a través de pantallazos, solicitudes dereproceso y correos electrónicos a la mesa de ayuda del SIA Observa.


Con la transparencia por a paz ií Cundramarca


c LUNIJ1NAMARCA

2.5


Mensajes de error

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov. co

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R A LORIAÍUNOINAMARCA

2.5


Cambios en la estructura del aplicativo SIA Observa:

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<: público d€ acué-üü a la?; ríüJSíl esy ;)fíi.-r(t-- ¡entes --": oloc rJús rn l.i Iry {ley ííu/92. vy 1150 / JO-0/ V coonecci JOB2/Jí>:<j)rr-üímí-.-1 GC -derecho pü¿lií.í..-4*spe!.;;í,3l. en ocndc SC ..?•,;. íbte:Jcrnn .¡.ñas C2US3Í&S, l-po& cíí- £ :>n!. -dtos:V hílr't'a pfoctíd- l'r'•¡e*^îu^ (->::." trsí-dtvstc?, sn Gí dñiorsdido qt.,e pc-r ton^-' w¡l ^égíir-fn e^píxial deber-lene'' ti--¡¿s ¿inipiui c-nbeH.ura ce sîeccíón, ¿i- i-r-horcio se dejsro-" lát, rnocaiic^dcs ê selección y«-, rí-iuSí'tk's v/o pr-XtíC 'Tííéríri-n-, «-iftíshk'ddas e"1 l= '-ey. y¿ qê l$s i?nb-dsdes a^ á-^^ •--'"> o ¡>úb ¡CG-

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Ce «s:t' rru^-vo üiü^í-nilo, 5C tomó ¡3 déCtSíir) tK:-r p&rrr- ce íe AGK, Ue c:re*rtr h:>r'i?s 3-5s de ItíyeslUíSiJ ¡jr- los 1 -Qfi'rr-enciS di; ap it'.v'vn,, lerendo ce ""O pur-^.D c!í- íLirt^B p<t'0 is)

íit'kMuí: íi;- Srrs C-:>¡- i"--rn!.c*: IBS CSü&dlÉ*^ ^/n p-nr <':1irni£r-tO!S. Le 3J~«ítí"tt£3r. s¡e: rfc^C- aprin-rilp»*;;- '.;n f"it^b!i'-:íC! que ¿ AGR detríd I nríi sc-so en la r-îí'a ce !t>y^l -d.-td r,̂ ipslérníurt^lcí':. -y cstPS S £ „• v'&£. cEM^ígu'r^-i^r |,is fTíDí ¡Ct-5 d« ryrfl (índ ji su*, sueros VÍ.Q:,,!<lf,;1 ,ir, hín,-,onü >s ^LiU ,J£í ;:ori;:r:i,Dr ̂ -so'-atisrC"". c^laa-^dí.ion y Mnca por pa.-U: ü

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de

CGRTIFÍCADA


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2.5


Por lo expuesto anteriormente y ante las inconsistencias detectadas respecto de losdocumentos que no quedaron incorporados, o que mostrando un link de su incorporaciónpero no la visualización del mismo la Secretaría informa del proceso que se ha realizadoen el reporte de la información, que algunos documentos que fueron cargadosadecuadamente al sistema, no quedaron incorporados por fallas de internet, congestiónen la plataforma, o mensajes de error generados por el mismo sistema, pero que sepuede proceder a realizar nuevamente el cargue, por lo tanto las inconsistencias no sonatribuibles en su totalidad a la gestión de la Secretaría, mas sin embargo se hacenecesario la ¡mplementación de controles para hacer un seguimiento a la consistencia dela información que queda incorporada en el SIA Observa, por lo que se establece unhallazgo administrativo.

2.2.2. Rol de Representante Legal en el aplicativo SIA Observa

Existe dentro de la Plataforma del SIA Observa, en al apartado de Preguntas Frecuentes,en la opción Rendición, un documento denominado "Instructivo de rendición de Cuentade Sujeto Vigilado", en uno de sus apartes indica textualmente:

"Cómo rinden los sujetos de control de la Contra/cría Paso 1. Los funcionarios de cada sujeto decontrol luego de registrar la información de los contratos, los documentos anexos y demás camposde la ficha del contrato una vez estén seguros de que la información está completa ingresan a laopción de rendición de cuentas - Rendir

Al digitar click sobre la opción rendir contratos aparecen los periodos a rendir y el estado delmismo, para este ejercicio pedagógico seleccionamos el del mes de agosto el cual está en estadode "En rendición"En esta pantalla se relacionan los contratos que a la fecha tiene registrado en elsistema el funcionario, para que proceda a marcarlos para rendir. Esta marcación cumple elobjetivo de informar al representante legal que el contrato está completo y que puede elrepresente proceder a rendir y certificar que el mismo puede ser objeto de vigilancia por parte delente de control. Este proceso de marcación puede ser uno por uno o todos los que figuran en lapantalla. El sistema muestra de 50 filas y si hay más contratos en la parte de debajo de la pantallagenera tantas páginas como contratos hay registrados.

Es importante tener en cuenta que una vez marcados para el representante ya no pueden sermodificados por el funcionario. Y quedan en la pestaña de marcados para consulta y pasan a servisibles para ser rendidos por el representante legal."

Más adelante el mismo instructivo indica:

"Rol de representante legal del sujeto vigilado

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinarnarca.gov.co

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IRALÜRfACUNDINAMARC;*

2.5


El representante legal de cada entidad es el responsable de rendir cuenta a la Contraloría. Portanto el uso de su usuario y clave es muy importante el manejo de ¡a confidencialidad dado quepor medio de este rol se certifica que esos contratos son objeto de control por parte del ente quelos vigila."

El instructivo es claro en indicar que dentro del manejo del SIA Observa existe un tipo deusuario que corresponde al funcionario que registra la información de los contratos, losdocumentos anexos y demás campos de la ficha del contrato y existe otro usuario con rolde Representante Legal que en un paso posterior y luego de verificar la información queregistraron los funcionarios de la entidad, asume la responsabilidad de certificar laexactitud de dicha información, luego de lo cual y como último paso procede a efectuarformalmente la rendición, esta doble instancia hace las veces de control para establecer lacoherencia y exactitud en la información rendida. Al momento de la auditoría seevidencia que una sola persona maneja el usuario con rol de funcionario y el usuario conRol de Representante legal, generando un riesgo pues no se tiene en cuenta laverificación que debe existir antes de rendir la información, anulando el controlestablecido, por lo anterior se establece un hallazgo administrativo.

2.3. EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Departamento Administrativo de la Función Pública presentó en el año 2014 laactualización del MECÍ mediante el Decreto 943 de 2014, donde se plasman los tresaspectos esenciales en los que se ha venido fundamentando el modelo, que son:Autocontrol, Autogestión y Autorregulación. La actualización del modelo, hace unareorganización y se establecen dos módulos que vienen a ser la unidad básica pararealizar el control a la planeación, a la gestión institucional, y a la evaluación yseguimiento. También la información y comunicación se convierten en un eje transversal,ya que hacen parte de todas las actividades de control de las entidades.

La Secretaría Ciencia Tecnología e Innovación hace parte del proceso Promoción delDesarrollo Departamental - Sector de Desarrollo Integral e Innovación. El objetivo delproceso mencionado es "fortalecer el desarrollo departamental mediante el apoyo integrala procesos socio-económicos y a los planes de desarrollo departamental y municipales, através de la promoción de la gestión del conocimiento en un marco de eficacia, eficienciay efectividad."

La Secretaría Ciencia Tecnología e Innovación de acuerdo a lo que indica artículo 60 delDecreto Ordenanzal 008 de 2013, es una dependencia del Sector Central de laAdministración Pública Departamental, por lo tanto no tiene propiamente en su estructura

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cON1KALORÍA

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una oficina de Control Interno, estas funciones se encuentra a cargo de la Oficina deControl Interno de la Gobernación de Cundinamarca, especificadas en los artículos 23 y24 del mismo decreto.

Seguimiento a la implementación del MECÍ

El seguimiento a la implementación del MECÍ está coordinado por la Oficina de ControlInterno de la Gobernación y mediante una plataforma web denominada ISOLUCIOIM querecopila la documentación que soporta la implementación del MECÍ.

Se procedió a revisar la implementación de los productos mínimos que fueronestablecidos en la actualización del MECÍ mediante el Decreto 943 de 2014, para ello serealizó el diligenciamiento del formulario o cuestionario implementado para tal fin, dondequedaron consignados los siguientes resultados: De los 50 productos mínimos seestableció que treinta y siete (37) productos se encuentran ¡mplementados y trece (13) seencuentran implementados, Evaluados y Revisados. Aplicado el cuestionario se establecióel diagnostico de avance, implementación y madurez del MECÍ con una valoración total de81.3% cuya interpretación queda en el rango de Satisfactorio.

Informe Ejecutivo Anual DAFP

El Departamento Administrativo de la Función Pública mediante Circular Externa 100-22-2016 indica que "se encuentra en proceso de desarrollo del Modelo Integrado dePlaneación y Gestión (MIPG) versión 2, el cual será adoptado en el primer trimestre de2017 y se aplicará a todas las entidades del Estado. " También indica que la medición delSistema de Control Interno se efectuará en el aplicativo en el que se diligencia el FURAG,esta medición se realiza a través del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno cuyoplazo de presentación es el 28 de febrero de 2017 y cuyos resultados serán emitidos en lasegunda semana de marzo de 2017, por lo anterior se hace evidente que no se cuentacon este insumo para ser revisado o validar su evaluación contra el resultado del procesoauditor dentro de los términos de la presente auditoría. Es de anotar que los resultadosdel mencionado informe cubren la totalidad de los procesos a nivel general de laGobernación de Cundinamarca y no da detalles del quehacer de las Secretarías ydependencias a nivel individual.

Auditorías Internas

Se procedió a solicitar la información de las auditorías realizadas por la oficina de ControlInterno de la Gobernación y los respectivos planes de mejoramiento internos. De acuerdo

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ORIACl,'[>IN'AMAIÍt.A

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a los soportes recibidos de la Secretaría Ciencia Tecnología e Innovación, se llevó a cabodurante la vigencia 2016 una auditoría que tenía por objeto "Evaluar el desempeño delproceso de Promoción del Desarrollo Departamental" dentro del cual se encuentra elSector de Desarrollo Integral e Innovación, que es liderado por la Secretaría CienciaTecnología e Innovación, la auditoría cubre el periodo de septiembre 2015 a octubre2016.

Como resultado de la auditoría mencionada figuran cuatro hallazgos los cuales aparecenregistrados en la plataforma ISOLUCIÓN, que soporta el proceso de Control Interno,dentro de la sección Mejoramiento, respecto de dichos hallazgos se han venido realizandoavances en los plazos establecidos dentro del plan de mejoramiento así:

Estado

Abierta

Abierta

Abierta

Abierta

Descripción

En el proyecto 2013000100180 DISEÑO SMARTTWON: TALENTO E INNOVACIÓN APLICADA ALTERRITORIO tiene definidos tres indicadores para los cuales se han reportado cantidades ejecutadas queno son reales, esta situación evidencia la ausencia de controles efectivos que permitan reportaninformación veraz y confiable respecto a la avance de la ejecución física del proyecto, lo mencionado nose ajusta a lo establecido al Decreto 943 de 2014 Anexo Técnico MECÍ 2014 1.1.3 Análisis y valoración delRiesgo -^Controles.Pese a que la Meta 483 del Plan de Desarrollo Cundinamarca Calidad de Vida en la herramienta visor seencuentra con una ejecución del 100% hay convenios que están en ejecución, Como es el caso delConvenio de Cooperación 021 de 2014. El cual incluso en esta vigencia presenta una prórroga ymodificación que va hasta 20 dejulio de 2017, por lo que np_se explica el reporte del 100%.El indicador del Sector de Desarrollo Integral e Innovación "Porcentaje de avance en el cumplimiento demetas", pese a que se encuentra medido, no se evidencia un soporte claro que demuestre el avance enlos proyectos realizados, es decir, cuántos convenios se celebraron con diferentes actores, que municipios,grupos de interés, comunidades beneficiadas y cuál es el estado real de cada una, se limita a lapresentación del avance del trimestre consolidado por secretaría de planeación en general del PDD,adicionalmente la medición a 30 de septiembre, no cuenta con soporte. NUMERAL 8.2.3 SEGUIMIENTO YMEDICIÓN DE LOS PROCESOS.La Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación presta asistencia técnica mediante el convenio especialde cooperación No. SCTel 013 de 2015, según calendario los días 11 de agosto, 08 de septiembre y 06 deoctubre de 2016 se debía prestar asistencia a la asociación ASOLAPO, de la cual no se evidenciacumplimiento de la actividad, con los registros establecidos, lo que indica que la prestación del servicio nose ejecuta bajo condiciones controladas NUMERAL 7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓNDEL SERVICIO Y 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

Fuente; Plataforma ISOLUCIÓN Gobernación de Cundinamarca. Consulta del 23/02/2017 8:30 a.m.

Mapa de Riesgos

Siendo el Mapa de Riesgos una herramienta cuyo objetivo es representar un diagnósticodel proceso de evaluación de los riesgos para una fecha determinada, estableciendo laprobabilidad de la ocurrencia de los tipos de riesgos en los diferentes procesos oactividades de una entidad, esta debe contribuir a reflejar un diagnóstico del control


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RALORíACU \'[>IN AMÁRCO

2.5


interno existente en aras de mitigar los riesgos. Dentro de proceso auditor se verificó queexiste el Mapa de Riesgos y que se emplea en la evaluación de riesgos al interior de laentidad, de la misma manera se verificó que en el Mapa de Riesgos se han implementadolos controles para mitigar los riesgos identificados, y en los casos que no había controlesse inició un proceso de implementación, el cual se encuentra plasmado en la plataforma¡SOLUCIÓN. Se evidencia el establecimiento de puntos de control en procesos tales como:asistencia técnica, contratación, seguimiento a la ejecución de contratos, alianzas,acuerdos y convenios, desarrollo de programas y proyectos, adopción de la metodologíaMGA para la formulación y gestión de proyectos y la implementación de un plan demejoramiento interno con su respectivo seguimiento a las acciones de mejora.

2.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

Para efectos de realizar la evaluación a la contratación administrativa se tomó como basela relación de contratos reportados al SIA Contralorías por parte la Secretaría de CienciaTecnología e Innovación para la vigencia 2016, valores que además fueron certificadospor la Secretaría durante el proceso auditor de la siguiente manera:

Tipo de Contrato

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

CONVENIO DE ASOCIACIÓN CON PARTICULARES





Total general

Cantidad de Contratación

2

i2

i3

19

28

Valor Contratos

S 571.960.000

S 100.000.000

S 191.625.420

S 150.000.000

S 188.276.880

S 517.819.700

$ 1.719. 632.000Fuente: Secretaría de Ciencia Tecnología e Innovación vigencia 2015

2.4.1. Manual de Contratación

En materia de contratación el acto administrativo aplicable durante la vigencia 2016 parala Secretaría de Ciencia Tecnología e Innovación, está reglamentado mediante el Acuerdo038 de Febrero 02 de 2016, emanado del despacho del Gobernador de Cundinamarca,mediante el cual se establece el Estatuto de Contratación, en concordancia el cual seinvoca como base legal dentro de los contratos revisados de la muestra.

El Decreto Departamental 215 de 2013 en su artículo 1°, modificado por el DecretoDepartamental 233 de 2013 delega para celebrar contratos y convenios a

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VERSIÓN: 4.0

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2.5


Secretarios y Directores hasta 20.000 SMMLV lo que equivales a $13.789.100.001. Apartir del 31 de agosto de 2016 rige en este mismo sentido el Decreto 0246 de2016.

Mediante circular 03 del 18 de enero de 2016 el Secretario jurídico de la Gobernación deCundinamarca, invocando la Ordenanza 0283 de 2015, por la cual la AsambleaDepartamental aprobó el Presupuesto General de Rentas establece las cuantíasautorizadas para contratar:

Cuantías para contratar Vigencia 2016Modalidad

Mínima cuantía

Selección abreviada por cuantía

Licitación pública

EquivalenciaHasta 100 SMMLV

De 100 hasta 1000 SMMLV

Superior 140 SMMLV

Cuantía referencia$68.945.499

$689.455.000

$689.455.001

Presupuesto del Departamento $2.077.206.266.080 | Salario Mínimo 2016 $689.455

2.4.2. Muestra de Contratación

De acuerdo al la relación de contratos reportada al SIA- Contralorías, en forma posterior yselectiva, se estableció una muestra de contratación conformada por nueve (9) contratospor valor de $ 1.283.309.800, lo que equivale al 74.6% del total de la contratación de laSecretaría de Ciencia Tecnología e Innovación para la vigencia 2016, así:

Tipo de Contrato

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOSCONVENIO DE ASOCIACIÓN CON PARTICULARES





Total general

Cantidad deContratos

2

1

2

1

1

2

9

Valor del Contrato

$ 571.960.000.00

$ 100.000.000.00S 191.625.420,00$ 150.000.000,00$ 167.176.880.00

$ 102.547.500.00$ 1.283.309.800.00


A continuación se presenta la relación específicacontratación mencionada:

desagregada de la muestra de

; BR TI FIO ACÁ

Calle 49 13-33 PBX 3394460www_.CQntr^loriadecund.in_amarca.gg\A.co

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e A LORIA

2.5


NúmeroContrato

SCTEI-PS-001-

2016

SCTEI-PS-006-

2016

SCTEI-CA-018-

2016

SCTEI-CEC-19-

2016

SCTEI-CI-020-

2016

SCTEI-PS-023-

2016

SCTEI-CEC-026-2016

SCTEI-CI-027-

2016

SCTEI-CI-028-

2016

Objeto

Prestación de servicios profesionalespara la dinamización de los consejosregionales de CTEI y apoyo a accionesde territorialización de proyectos

Prestación de servicios profesionales deun ingeniero agrónomo para apoyar a lasecretaría de ciencia, tecnología einnovación en el desarrollo de acciones

Vincular a Departamento deCundinamarca a la estrategia de regiónque busca movilizar a las empresas,organizaciones y ciudadanos en funciónde la ciencia

Vincular a las comunidades educativasdepartamentales públicas de sabanacentro, sabana occidente y el municipiode la calera, a una convocatoria

Contratar la interventoría técnica,administrativa, financiera, contable yjurídica para el convenio especial decooperación 016-15

Prestación de servicios profesionales deapoyo a la supervisión del convenioespecial de cooperación 015-15

Aunar esfuerzos para la formación de lacomunidad cundinamarquesa enformulación de proyectos con enfoquede ciencia, tecnología e innovación social

Convenio interadministrativo suscrito conlos municipios ganadores del concursoCundinamarca unidos por la innovación

Contratar la interventoría técnica,administrativa, financiera, contable yjurídica para el convenio especial decooperación 014-015

Total

Tipo DeContrato

Prestación deserviciosprofesionales

Prestación deserviciosprofesionales

Convenio deasociación conparticulares

Conventoespecial decooperación

Contratosinteradministrativos

Prestación deservicios

Convenioespecial decooperación

Conveniointeradministrativo

Contratosinteradministrativos

Contratista

Sandra LilianaRuizRodríguez

John JairoGonzálezRodríguez

CorporaciónConnectBogotáRegión

CorporaciónMaloka DeCiencia,Tecnología E

UniversidadDistritalFrancisco JoséDe Caldas

Coasinco Sas

Uniminuto

Municipios DeGachancipá,Cajicá Y Sopo

UniversidadDistritalFrancisco JoséDe Caldas

Valor DelContrato

$ 53.392.500

$49.155.000

$100.000.000

$ 86.977.920

$ 307.360.000

$ 167.176.880

$ 104.647.500

$ 150.000.000

$ 264.600.000

$ 1.283.309.800


Calle 49 13-33 PBX 3394460wyyw.cpntralgriadecundinamarca^cjoyvro

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C«i l i i ' ( í 'K j - í i mía por ti UBI J

VERSIÓN: 4.0

\LORIA

2.5


Se verificó la aplicación del procedimiento de contratación en sus diferentes etapas(precontractual, contractual y pos contractual), incluyendo los informes de supervisión einterventorías, de la misma manera se verificó en los respectivos expedientescontractuales, el cumplimiento de la adecuada gestión documental de acuerdo a la Ley594 de 2000.

2.4.3. CLAUSULA DE RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

Se evidenció dentro del proceso auditor que Secretaría de Ciencia Tecnología eInnovación incluye dentro de los contratos y convenios una cláusula de resolución decontroversias contractuales.

2.4.4. CONVENIO DE ESPECIAL DE COOPERACIÓN N° SCTel- CEC-026-2016

Contratista o Conviniente: Corporación Universitaria Minuto De Dios NIT.800116217-2

Objeto: Aunar esfuerzos para la formación de la comunidad cundinamarquesa enformulación de proyectos con enfoque de ciencia, tecnología e innovación social en 5municipios del departamento de Cundinamarca.

Valor Convenio: Por parte SCTel de $104.647.500 por parte del Conviniente: $20.000.000

Origen de los recursos por parte SCTel: Propios. Fecha de suscripción: 01 de diciembrede 2016

Para este convenio se establecieron las siguientes observaciones:

Dentro del texto del convenio se indica en la Cláusula Cuarta " VALOR Y APORTES DELCONVENIO: El valor total del presente convenio es de CIENTO VEINTICUATRO MILLONESSEISCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($124.647.500) distribuidos dela siguiente manera: La suma de CIENTO CUATRO MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA Y SIETEMIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($104.647.500) aportados de los recursos propios de la Secretaríade Ciencia, Tecnología e Innovación y la suma de VEINTE MILLONES DE PESOS M/CTE($20.000.000) aportados en espede por la Corporación Universitaria Minuto de Dios. El aporte déla SCTEI corresponde a:

Calle 49 13-33 PBX 3394460yy w w. cpjTtrajoría decundinamarca.goy.co

Página 28 de 55™>"<OAO


cUISTIRALORIA¡ í UNO1NAMARCA

2.5


COMPONENTEEstudiantes

COBERTURA DE ALUMNOS \ VALOR UNITARIO$837.180

Total

VALOR TOTAL$104.647,500$104.647.500

El valor unitario por participante incluye: a. 30 horas académicas presenciales (una hora académicaequivalente a 45 minutos), b. 1O horas de trabajo autónomo, c. Refrigerios, almuerzos, materiales•y todo lo necesario para el desarrollo del curso, d. Certificación de UNIMINUTO de las horas deasistencia al curso, que serán entregados al finalizar las sesiones académicas. El aporte de laUNIMINUTO, por valor de $20.000.000 en contrapartida de recursos en especie, que correspondena: a. 1O horas de tutoría virtual académica para la consolidación de iniciativas de proyectos, en laplataforma virtual de UNIMINUTO. b. Un profesional para la gestión académica y coordinación delcurso, c. Espacios físicos para el desarrollo del curso."

Gestión Documental Expedientes Contractuales

La ejecución del 100% del convenio SCTEL- CEG026-2016 constaba de tres etapas, seextrae de la cláusula cuarta del convenio que la participación de los ciudadanos estabacompuesta por las horas académicas presenciales treinta (30) que equivalen al 60%,horas de tutoría virtual académica diez (10) que equivalen al 20% y las horas de horas detrabajo autónomo diez (10) equivalen al 20%.

De las treinta (30) horas académicas presenciales se encuentran dentro del expedientecontractual planillas de control de asistencia y las encuestas diligenciadas como soportesde la participación donde el número de ciudadanos que firma es de ochenta y seis (86)según la verificación efectuada, en el informe de supervisión de fecha 30 de diciembre de2016, la supervisora deja constancia que el número efectivo de participantes es de cientoveinte (120), existiendo una diferencia de treinta y cuatro (34) participantes. Al serconsultada la Secretaría, respondió mediante oficio de marzo 03 de 2017 firmado por elSecretario del Despacho donde se indica en afusión a lo informado por la supervisora que:

"las listas que firmaron los asistentes los días 5,6 y 7 de diciembre de 2106 (días de desarrollo delcurso) no correspondían al formato establecido por la Gobernación de Cundinamarca, así las cosasse solicitó a la universidad corregirlas en el sentido de diligenciarlas en el formato oficial y dado eltiempo posterior a la realización del curso, algunas personas no pudieron ser ubicadas para firmarla lista nuevamente, sin embargo las listas que se diligenciaron en su momento, es evidencia deque participaron 120 personas"

Es decir que las planillas donde se tomó la real asistencia de los participantes al nocumplir los requisitos del sistema de calidad no fueron incluidas dentro del expedientecontractual, y las que incluyeron no demostraban la totalidad de la asistencia de losparticipantes al curso, estas listas de asistencia fueron presentadas con posteridad al

Calle 49 13-33 PBX 3394460W ww;. co ntra I o r iadlee undina marca., goy-co

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2.5


suministro de las carpetas de la muestra de contratación y no hacían parte del expedientecontractual.

De las diez (10) horas de tutoría virtual académica (20% del convenio) para laconsolidación de iniciativas de proyectos, y de las diez (10) horas de trabajo autónomo(20% del convenio), no se encontraba evidencia sobre que participantes cumplieronesta etapa, en los informes de supervisión no quedó registrado el número ni nombre delos participantes en esta etapa, ya que no se encontraron soportes documentales quedemuestren su participación, dentro del expediente contractual. Al ser consultada laSecretaría, respondió mediante oficio de marzo 03 de 2017 firmado por el Secretario delDespacho donde se indica que:

"De estas actividades la Universidad, aporta un CD, que no se encontraba incluido dentro delexpediente, de donde se registran los pantallazos de los correos electrónicos enviados y recibidospor los estudiantes, denotando el acompañamiento que hizo la universidad para la estructuraciónde los proyectos a presentar"

Como quedó expresado en la respuesta de la Secretaría el mencionado CD no se incluyódentro del expediente contractual, aunque fue presentado posteriormente.

Teniendo que no se incluyeron dentro del expediente contractual veinte (20) folios conlistas de asistencia y un CD con evidencias de la ejecución del 40% del convenio SCTEL-CEC-026-2016 en su segunda y tercera etapa, aunque fueron presentadosposteriormente, se evidencia que hay falencias en el adecuado manejo y organización delos documentos y de la gestión documental de los expedientes contractuales, enconsecuencia se establece un hallazgo administrativo.

Supervisión de contratos

La ejecución del 100% del convenio SCTEL- CEC-026-2016 constaba de tres etapas, seextrae de la cláusula cuarta del convenio que la participación de los ciudadanos estabacompuesta por las horas académicas presenciales treinta (30) que equivalen al 60%,horas de tutoría virtual académica diez (10) que equivalen al 20% y las horas de horas detrabajo autónomo diez (10) equivalen al 20%.

De las diez (10) horas de tutoría virtual académica (20% del conven/o) para laconsolidación de iniciativas de proyectos, y de las diez (10) horas de trabajo autónomo(20% del convenio), como se mencionó, no se encontraba evidencia sobre queparticipantes cumplieron esta etapa. En los informes de supervisión no quedó registrado

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.qov.co

Página 30 de 55 Conlatranspareimwrlti


eUNlRALORiA1 <UNDJNA,S5AR( A

2.5


el número ni nombre de los participantes, o alguna mención de cómo se verificaron estasetapas, posteriormente fue suministrado un CD, que no hacia parte del expedientecontractual. Revisado el CD se encuentran los pantallazos y copias de correos electrónicospero sin ningún ordenamiento establecido que permitiera verificar con claridad laparticipación de los ciudadanos en la etapa de "tutoría virtual académica" y en la etapa de"trabajo autónomo", aunque el convenio concluyó con la entrega de los proyectosplanteados, que fueron evaluados por los pares evaluadores, no se evidenció que hubieraexistido por parte de la supervisión una metodología clara para verificar la participaciónde los ciudadanos y así constatar que los ciudadanos hubiesen recibido a cabalidad losbeneficios del convenio, en lo referente a estas dos últimas etapas que abarcaban el 40%del convenio, evidenciando con ello falencias en las labores de supervisión, enconsecuencia se establece un hallazgo administrativo.

2.5. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO

2.5.1. Aprobación, adopción y desagregación

Mediante la Ordenanza 0227 del 01 de agosto de 2014 establecen el Estatuto Orgánico dePresupuesto del Departamento de Cundinamarca y de sus Entidades Descentralizadas,con fundamento en el mencionado Estatuto, por medio de la Ordenanza 0283 del 26 denoviembre de 2015 adoptan el presupuesto de ingresos y gastos del Departamento deCundinamarca y de sus Entidades Descentralizadas, para la vigencia 2016, entre las quese encuentra el correspondiente a la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Luego de expedido el Acto Administrativo mencionado, se profiere el Decreto 0432 del 23de diciembre de 2015, por medio del cual se liquida apropia y clasifica el presupuestogeneral del Departamento para la vigencia fiscal de 2016 se detallan las apropiaciones yse clasifican y definen los gastos.

Finalmente, Mediante el Decreto 0190 del 23 de junio de 2016 se armoniza elpresupuesto general del Departamento para la vigencia fiscal de 2016 con el Plan deDesarrollo denominado: "UNIDOS PODEMOS MÁS".

El presupuesto de ingresos y gastos de la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación,para la vigencia 2016, es reportada al aplicativo denominado Sistema de Auditoría SIA,por medio de la Secretaría de Hacienda a la Contraloría de Cundinamarca el 14 de febrerode 2017, reportando los siguientes formatos 201613_F07_AGR.FMT,201613__F08B_AGR.FMT y 201613Jr12_CDC.FMT.

Calle 49 13-33 PBX 3394460wvyvy_.cpntraJoiiadecundÍnamarca,gQy.co

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9TRALORIACUNDÍ N AMA tí C A

2.5


2.5.2. Ingresos

Presupuesto de ingresos

El total del presupuesto general de rentas (ingresos), y gastos del Departamento deCundinamarca para la vigencia 2016, fue de dos billones setenta y siete mil doscientosseis millones doscientos sesenta y seis mil ochenta pesos moneda corriente($2.077.206.266.080), la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación, no contó conrentas propias.

2.5.3 Gastos

Según el decreto 0432 del 23 de diciembre de 2015 de liquidación del presupuesto losgastos fueron:

CENTROGESTOR

1125

CONCEPTO

Secretaría de ciencia, tecnología e innovaciónc. Gastos de inversiónObjetivo- competitividad, innovación, movilidady regiónPrograma- Cundinamarca innovadora conciencia y tecnología

APORTEDEPARTAMENTAL

$

980.000.000

980.000.000

980.000.000

TOTAL

$

980.000.000980.000.000

980.000.000

Adicionalmente los gastos de personal para la Secretaría de Ciencia, Tecnología eInnovación, según la dirección de talento humano de la Secretaría de la Función Públicafueron de $1.056.011.065.

Presupuestos de gastos

Los gastos de la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación inicialmente estabanenmarcados en el Plan de Desarrollo del Departamento 2012-2016 "Cundinamarca Calidadde Vida" dentro del objetivo 3 COMPETITIVIDAD, INNOVACIÓN, MOVILIDAD Y REGIÓN,en el programa 5. CUNDINAMARCA INNOVADORA CON CIENCIA Y TECNOLOGÍA.

i.- v i ' iCERTIFICAUA


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Con la transparencia, por la pa/ Je Cuntaima

VERSIÓN: 4.0

2.5


La Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación tiene presupuesto de gastos porrecursos ordinarios y por el sistema general de regalías, a continuación se relacionan elpresupuesto inicial, definitivo y las modificaciones para la vigencia 2016.

Presupuestos de gastos según recursos ordinarios

CUADRO 1 Presupuesto de Gastos (recursos ordinarios)

Columna clave

CIENCIA1125 SECRETARIA DETECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

GR:3:3-05-01-470 "Promover tres (3)convocatorias de investigación aplicada,abiertas a las universidades, centros deinvestigación, CDT y demás organizacionescon presencia en el departamento, en áreascomo Biodiversidad, recursos genéticos,biotecnología e innovación agroalimentaria,agroindustrial, cambio climático y saluddurante_el período de gobiernoGR:3:3-05-01-471 Consolidar dos redes deinnovación para los 5 nodos regionales dectei, en articulación con el sector privado yla academia, durante el periodo de_gobiernp^GR:3:3-05-01-473 Generar 2 alianzasestratégicas con organismos internacionalesque nos brinden cooperación técnica para lagestión de ctei, durante el período degobiernoGR:3:3-05-01-474 Promover la creación deun observatorio que permita adelantar elseguimiento y análisis de las tendencias,resultados e impactos en materia de ciencia,tecnología e innovación, que involucre a losdiferentes actores relevantes del sector,durante el período de gobiernoGR:3:3-05-01-475 Desarrollar 4 semanas dela ctei (las _cuales_ incluirán olimpiadas y

ApropiaciónInicial980.000.000

400.000.000

80.000.000

100.000.000

Modificaciones ApropiaciónTotal980.00(3.000

-147.021.500 252.978.500

-80.000.000

-100.000.000

50.000.000

90.000.000

-50.000.000

-90.000.000

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.cpntralQriadecund¡narnarc_a.gpv.c_Q

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IRALORjA

2.5

Bogotá D.C, abril de 2017

competencias), con participación de los 116municipios del departamento, durante eljDeríodo de gobiernoGR:3:3-05-01-477 Otorgar tres (3) premiosal fomento de la innovación y desarrollotecnológico de los cundinamarquesesdestacados en ctei, durante el período degobiernoGR:3:3-05-02-479 Crear y poner en marchaun programa en los 5 nodos regionales parala generación de líderes innovadores ygestores de la ctei del departamento,durante el período de gobiernoGR:3:3-05-02-480 Operativizar y poner enmarcha 4 consejos regionales de ctei,durante el período de gobiernoGR:3:3-05-03-481 Apoyar la consolidacióndel corredor tecnológico agroindustrial comoun centro de promoción de la innovaciónpara el sector agropecuario, durante elperíodo de gobiernoGR:3:3-05-04-483 Desarrollar tresprogramas para el fomento delemprendimiento de base tecnológica oinnovadora durante el período de GobiernoGR:3:3-05-04-484 Diseñar y ejecutardurante el período de gobierno, un (1)programa de promoción, apropiación y usode la propiedad intelectual en eldepartamentoGR:4:3-02-02-379 Consolidar un CentroRegional de Innovación, que promueva lagestión del conocimiento, en mejora de lacompetitividad y la productividadGR:4:3-02-02-381 Promover 4convocatorias de investigación y desarrollo(I+D) abiertas a la comunidadcundinamarquesa, así como a lasuniversidades, centros de investigación,centros de desarrollo tecnológico y demás

40.000.000

50.000.000

40.000.000

40.000.000

40.000.000

50.000.000

0

0

i. _

-40.000.000

-50.000.000

0

-6.180.000

-40.000.000

-50.000.000

150.125.500

311.587.000

0

0

40.000.000

33.820.000

0

0

150.125.500

311.587.000


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M\1 LORIAi-i tUNÍOINAMARCA

2.5


organizaciones con presencia en eldepartamento .^__^___GR:4;3-02-02-382 Implementar durante "elcuatrienio 1 proyecto de promoción,apropiación y uso de la propiedad intelectualen el departamento como mecanismo parael desarrollo económico localGR:4:3-02-02-383 Crear e ¡mplementar unconcurso para entregar un incentivo anual amunicipios innovadores que demuestrenacciones enfocadas hacia el mejor uso de losrecursos para crear beneficios económicos yventajas competitivas de productos convalor agregado

41.489.000

150.000.000

41.489.000

150.000.000

Fuente: ejecución presupuestal pasiva al 31-12-2016

La Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con solo gastos de inversión,para este centro de costos (1125) del presupuesto de la Gobernación de Cundinamarca,con recursos ordinarios (1-0100) se apropió inicialmente $980.000.000, se realizaronmodificaciones relacionadas en el cuadro anterior (que sumadas dan $0)para obtener endefinitiva $980.000.000

Diligenciaron CDP (certificados de disponibilidad presupuestal) y RPC (registrospresupuéstales de compromiso) por $890.165.396 y $890.165.396 respectivamente.

Presupuesto de gastos según sistema general de regalías

Este presupuesto de gastos pertenece al centro de costos 6125 S.G.R. (sistema generalde regalías) de la Secretaría de ciencia, tecnología e innovación

CUADRO 2 Presupuesto de Gastos (sistema general de regalías)

Columna clave

6125 S.G.R. SECRETARÍA DE CIENCIA Y

TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

GR:3:3-05-01-472 Implementar dos

ApropiaciónInicial64.094.719.617

236.264.128

Modificaciones

8.014.794.142

Ó

ApropiaciónTotal72.109.513.759

236.264.128

Calle 49 13-33 PBX 3394460wvyw^iitraloriadiecundjnamarca.goy.co

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í> 'i giraría, ptf ^ [><¡f de CundMiara

VERSIÓN: 4.0

CALORÍAClíNOINAMAttCA

2.5


proyectos integrales para el fomento de lainvestigación e innovación en el sectoreducativo y de la salud, durante el período degobiernoGR:3:3-05-01-477 Otorgar tres (3) premios alfomento de la innovación y desarrollotecnológico de los cundinamarquesesdestacados en ctei, durante el período degobiernoGR:3:3-05-02-478 Dinamizar la consolidaciónde dos centros dirigidos a la innovaciónsocial, productiva, rural y minera, gestión delconocimiento para el desarrollo empresarialy social, durante el período de gobiernoGR:3:3-05-02-479 Crear y poner en marchaun programa en los 5 nodos regionales parala generación de líderes innovadores ygestores de la ctei del departamento,durante el período de gobiernoGR:3:3-05-03-481 Apoyar la consolidacióndel corredor tecnológico agroindustrial comoun centro de promoción de la innovaciónpara el sector agropecuario, durante elperíodo de gobiernoGR:3:3-05-03-482 Promover la ejecución dedos (2) proyectos orientados alfortalecimiento de las capacidades ycompetencias requeridas para la generaciónde conocimiento y transferencia detecnología enfocadas hacia el fomento de laconvergencia tecnológicaGR:3:3-05-04-483 Desarrollar tres programaspara el fomento del emprendimiento de basetecnológica o innovadora durante el períodode GobiernoGR:3:3-Q5-04-485 Diseñar y poner en marchados bancos de conocimiento: uno deproyectos de ctei y otro de saberestradicionales y biodiversidad del

1.008.548.045

1.437.247.000

5.782.422.400

31.436.300.000

19.935.955.063

3.620,000.000

637.982.981

0

0

0

0

6.100.845.196

0

1.913.948.946

1.008.548.045

1.437.247.000

5.782.422.400

31.436.300.000

26.036.800.259

3.620.000.000

2.551.931.927

1000

1 ' ' ' ,1 A! , •'•


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Cor la transparencia, por la paz de Cundirawra

VERSIÓN: 4.0

)f?\A LORIA\v í UM)INAMAK( ,\5


departamento durante el período degobierno ¡Fuente: ejecución presupuesta! pasiva al 31-12-2016

La Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con solo gastos de inversión,para este centro de costos (6125) del presupuesto de la Gobernación de Cundinamarca,con recursos del sistema general de regalías se apropió inicialmente $64.094.719.617, serealizaron modificaciones relacionadas en el cuadro anterior (que sumadas dan$8.014.794.142) para obtener en definitiva $72.109.513.759

Modificaciones al presupuesto de gastos

Mediante los decretos 190 (armonización) y 280 del 23 de junio y 03 de octubredel 2016 respectivamente, se modificó el presupuesto de gastos de la Secretaríade Ciencia, Tecnología e Innovación,

Metas que fueron incluidas:

GR:4:3-02-02-379 - 29716002 - PRODUCTO-Proyección auto sostenible amediano y largo plazo del sistema.

GR:4:3-02-02-379Cundinamarca

29716003 PRODUCTO-Centro de innovación de

GR:4:3-02-02-381 - 29715301 - PRODUCTO-Convocatorias en Innovación,Investigación Y Desarrollo

GR:4:3-02-02-381 - 29715302 - PRODUCTO-Proyectos de I+D apoyados en eldepartamento

GR:4:3-02-02-382seguimiento

29715605 - PRODUCTO-informe de Administración y

GR:4:3-02-02-383 - 29712501 - PRODUCTO-Incentivo anual entregado amunicipio innovador

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contra|oriadecundinam.arca.gov.co

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Civ l r i '¡fhii¡ir!.! 13 y " 'jpaí JetaSiwro

VERSIÓN: 4.0

gNTRAI.ORIA-,:•-. iv < UNDINAMVRí \5


GR:4:3-02-02-383 - 29712502 - PRODUCTO-Portafolio de buenas prácticas delos municipios participantes anualmente, por $653.201.500, para las 7 metasrelacionadas.

Metas que fueron retiradas

GR3:3-05-01-471 - 29603504 - PRODUCTO - Dos redes de innovaciónestablecidas y en funcionamientoGR3:3-05-01-473 - 29603508 - PRODUCTO -Dos alianzas estratégicasestablecidas.

GR3:3-05-01-474 - 29603506 - PRODUCTO- Un observatorio implementado

GR3:3-05-01-475 - 29603502 - PRODUCTO - 4 semanas de la CTEI realizadas

GR3:3-05-01-477 - 29603501 - PRODUCTO - 3 premios entregados

GR3:3-05-02-479 - 29608703 - PRODUCTO - Un programa implementado.

GR3:3-05-04-483 - 29603701 - PRODUCTO - Tres programas para el fomentodel emprendimiento de base tecnológica o innovadora

GR3:3-05-04-484 - 29603702 - PRODUCTO- Un programa de promoción,apropiación y uso de la propiedad intelectual en el Departamento.

Ejecución y participación de gastos

Mediante decreto 280 de 03 de octubre de 2016 se modifica (traslado) el presupuesto en$102.246.000

Ejecución y participación de gastos recurso ordinario

CUADRO 3 Ejecución y participación de gastos recurso ordinario

Columna clave Definitiva Obligaciones Pagos

Pag/def

Ejecu

obl/def

[Ejecu

def/defPartiCl

Calle 49 13-33 PBX 3394460w ww. cp n tralpr i ad ec u ndi n ama rea. ge>v. cp

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Crn Id TIH spfl ene,i) (iur A pa? Je Uflflrawr

VERSIÓN: 4.0

JNjft/O;AI-ORIA

2.5


1125 SECRETARIA DECIENCIA TECNOLOGÍA EINNO

GR:3:3-05-01-470Promover tres (3)convocatorias deinvestigación aplicada,abiertas a lasuniversidades, centros deinvestigación, CDT y demásorganizaciones conpresencia en eldepartamento, en áreascomo Biodiversidad,recursos genéticos,biotecnología e innovaciónagroalimentaria,agroindustrial, cambioclimático y salud durante elperiodo de gobierno

GR:3:3-05-01-471Consolidar dos redes deinnovación para los 5nodos regionales de Ctei,en articulación con elsector privado y laacademia, durante elperíodo de gobiernoGR:3:3-05-01-473 Generar2 alianzas estratégicas conorganismos internacionalesque nos brindencooperación técnica para lagestión de Ctei, durante elperíodo de gobierno

980.000.000

252.978.500

$

890.165.396

245.603.666

GR:3:3-05-01-474

$

456.586.000

229.026.000

cion

46,59

90,53

cion

90,83

97,08

pación

100,00

25,81

0,00

0,00

0,00

Calle 49 13-33 PBX 3394460

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fon la tre-nweni.ia p- ;a p<iz di Cimdmamorca

VERSIÓN: 4.0

2.5


Promover la creación de unobservatorio que permitaadelantar el seguimiento yanálisis de las tendencias,resultados e impactos enmateria de ciencia,tecnología e innovación,que involucre a losdiferentes actoresrelevantes del sector,durante el período degobiernoGR:3:3-05-01-475Desarrollar 4 semanas de lactei (las cuales incluiránolimpiadas ycompetencias), conparticipación de los 116municipios deldepartamento, durante elperíodo de gobiernoGR:3:3-05-01-477 Otorgartres (3) premios al fomentode la innovación ydesarrollo tecnológico delos cundinamarquesesdestacados en ctei, duranteel período de gobiernoGR:3:3-05-02-479 Crear ypeñeren marcha unprograma en los 5 nodosregionales para lageneración de líderesinnovadores y gestores dela ctei del departamento,durante el período degobiernoGR-.3-.3-05-02-480

Operativizar y poner en

0

0

0

40.000.000

0

0

0

40.000.000

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40.000.000 100 100

0,00

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4,08

ENTIDAD



Página 40 de 55 Con la transparencia por la paz ite Cinteiara

VERSIÓN: 4.0

C vWTln. -R \LORIA

CL'\ni\.\M.\K< A

2.5


marcha 4 consejos !regionales de ctei, duranteel período de gobierno

GR:3:3-05-03-481 Apoyarla consolidación delcorredor tecnológicoagroindustrial como uncentro de promoción de lainnovación para el sectoragropecuario, durante elperíodo de gobiernoGR:3:3-05-04-483Desarrollar tres programaspara el fomento delemprendimiento de basetecnológica o innovadoradurante el período deGobierno

GR:3:3-05-04-484 Diseñary ejecutar durante elperíodo de gobierno, un (1)programa de promoción,apropiación y uso de lapropiedad intelectual en eldepartamentoGR:4:3-02-02-379Consolidar un CentroRegional de Innovación,que promueva la gestióndel conocimiento, enmejora de lacompetitividad y laproductividad

33.820.000 33.820.000

150.125.500 147.644.914

GR:4:3-02-02-381Promover 4 convocatoriasde investigación ydesarrollo (I + D) abiertas ala comunidadcundinamarquesa, así

311.587.000 241.997.916

33.820.000 100 100 3,45

0,00

0,00

82.498.000 54,95 98,35 15.32

55.334.000 17,76 77,67] 31,79


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' • : ' P'-:'Í ; • ' •i'.-.'/feCurtiiitKE

VERSIÓN: 4.0

RAKORIA

2.5


como a las universidades,centros de investigación,centros de desarrollotecnológico y demásorganizaciones conpresencia en eldepartamentoGR;4:3-02 02-382Implementar durante elcuatrienio 1 proyecto depromoción, apropiación yuso de la propiedadintelectual en eldepartamento comomecanismo para eldesarrollo económico localGR:4:3-02-02-383 Creare¡mplementar un concursopara entregar un incentivoanual a municipiosinnovadores quedemuestren accionesenfocadas hacia el mejoruso de los recursos paracrear beneficioseconómicos y ventajascompetitivas de productoscon valor af.regado

41.489.000

150.000.000

31.098.900

150.000.000

15.908.000

0

:í8,34

0

74,96

100,00

4,23

15,31

Fuente: ejecución presupuesta! de gastos al 31-12-2016

Como se evidencia en el cuadro anterior del total del presupuesto definitivo$980.000.000, establecen compromisos por $890.165.396, lo que implica un porcentajede cumplimiento del 90,83%, pero al verificar los giros realizados para cubrir loscompromisos adquiridos se determina un cumplimiento del 46,59%, puesto que nogiraron recursos por $433.579.396 como se evidencia a continuación:

La meta "GR: 4:3-02-02-379 Consolidar un Centro Regional de Innovación, que promuevala gestión del conocimiento, en mejora de la competitividad y la productividad" con98,35% fue la de mayor ejecución, con respecto a las obligaciones, sin embargo conrespecto a los pagos fue de 54,95%, en razón a que de acuerdo a la liquidación del

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.ov.cof fcMl IOAD

IBO 3OO1.HOOKMTC OP 1OOO.CQO9

• CERTIFICADA Página 42 de 55


Cm la transparencia, por la paz fe Cintaum

VERSIÓN: 4.0

cUNM RA.-i e- ORI

2.5


contrato SCTEI-CA-018-2016, se estableció un saldo a favor de la Secretaría el cual fuereversado, por tal motivo la ejecución presupuesta! de la meta fue del 98%, laadministración aclara que la ejecución física de la meta fue del 100%.

Se presentó baja ejecución de 77,67% en la meta "GR: 4:3-02-02-381 Promover 4convocatorias de investigación y desarrollo (I+D) abiertas a la comunidadcundinamarquesa, así como a las universidades, centros de investigación, centros dedesarrollo tecnológico y demás organizaciones con presencia en el departamento" y aúnmás baja (17,76%) con respecto a los pagos, en razón a de acuerdo a la liquidación delos contratos SCTEI-CEC-019-2016 y SCTEI-CEC-026-2016 derivados de esta meta, seestablecieron saldos a favor de la Secretaría los cuales fueron reversados. Adicionalmente,se cumplió la meta de la vigencia que correspondía a realizar 1 convocatoria, sinembargo, en la convocatoria para vincular a las instituciones educativas, no se tuvo unaparticipación activa por parte de las mismas, por tal motivo la ejecución presupuestal dela meta fue del 78%, sin embargo la ejecución física de la meta fue del 100%.

Ejecución y participación de gastos sistema general de regalías

CUADRO 4 Ejecución y participación de gastos sistema general_de regalías

Columna clave

6125

S.G.R. SECRETARÍADE CIENCIA YTECNOLOGÍAGR:3:3-05-01-472Implementar dosproyectosintegrales para elfomento de lainvestigación einnovación en elsector educativo yde la salud,

definitivo

$72.109.513.759

236.264.128

Obligaciones

$

31.099.584.710

0

Pagos

$31.099.584.710

0

obl/def

Ejecución

%

43,13

0,00

pag/def

Ejecución

%

43,13

0,00

def/def

Participación

%

100,00

0,33

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.qQv.co

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I R Al DRÍACt!XOINAMARCA

2.5


durante el períodode gobiernoGR:3:3-05-01-477Otorgar tres (3)premios alfomento de lainnovación ydesarrollotecnológico de loscundinamarquesesdestacados enctei, durante elperíodo degobiernoGR:3:3-05-02-478Dinamizar laconsolidación dedos centrosdirigidos a lainnovación social,productiva, rural yminera, gestióndel conocimientopara el desarrolloempresarial ysocial, durante elperíodo degobiernoGR:3:3-05-02-479Crear y poner enmarcha unprograma en los 5nodos regionalespara la generaciónde líderesinnovadores ygestores de la cteidel departamento,durante el período

1.008.548.045

1.437.247.000

5.782.422.400

i

0

1.060.263.000

3.702.422.400

0

1.060.263.000

3.702.422.400

0,00

73,77

64,03

0,00

73,77

64,03

1,40

1,99

8,02

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contralQriadecundinarnarca.gov.co

Página 44 de 55


RA LORIA

2.5


de gobierno

GR:3:3-05-03-481Apoyar laconsolidación delcorredortecnológicoagroindustrialcomo un centro depromoción de lainnovación para elsectoragropecuario,durante el períodode gobiernoGR:3:3-05-03-482Promover laejecución de dos(2) proyectosorientados alfortalecimiento delas capacidades ycompetenciasrequeridas para lageneración deconocimiento ytransferencia detecnologíaenfocadas hacia elfomento de laconvergenciatecnológicaGR;3:3-05-04-483Desarrollar tresprogramas para elfomento delemprendimientode basetecnológica oinnovadora

31.436.300.000

26.036.800.259

3.620.000.000

13.082.800.000

9.334.553.768

2.070.000.000

13.082.800.000

9.334.553.768

2.070.000.000

41,62

35,85

57,18

41,62

35,85

57,18

43,60

36,11

5,02

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.cp_ntralprjadecun¿inamarca.gw

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Cüi la Cansan TOS. por lapa; ileCui

VERSIÓN: 4.0

2.5


durante el períodode Gobierno

GR:3:3-05-04-485Diseñar y poner enmarcha dosbancos deconocimiento: unode proyectos dectei y otro desaberestradicionales ybiodiversidad deldepartamentodurante el períodode gobierno

2.551.931.927 1.849.545.542 1.849.545.542 72,48 72,48 3,54

FUENTE: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PASIVA AL 31-12-2016

Verificada la ejecución presupuesta! pasiva de los recursos del sistema general de regalíasal 31 de diciembre de 2016, se establece valor de presupuesto definitivo de$72.109.513.759, con ejecución de 43,13%, a pesar que la administración relaciona 92%,calculado como (total RPC/definitivo)

La meta GR: 3:3-05-02-478 "Dinamizar la consolidación de dos centros dirigidos a lainnovación social, productiva, rural y minera, gestión del conocimiento para el desarrolloempresarial y social, durante el período de gobierno" con 73,77% y 73,77%, fue la demayor ejecución, con respecto a las obligaciones y los pagos respectivamente.

La meta GR:3:3-05-01-472 Implementar dos proyectos integrales para el fomento de lainvestigación e innovación en el sector educativo y de la salud, durante el período degobierno y el proyecto "Fortalecimiento de las Regiones Colombianas en sus Capacidadesde CT&I - Cundinamarca. CEIBA", no se ejecutaron, dado que según la administración enejercicio de la facultad otorgada por el artículo 43 del Decreto 1949 de 2012, el OCAD delFondo de CTEI mediante Acuerdo 001 de 2012, en su artículo 26, imparte autorizaciónpara la asunción de compromisos en posteriores bienalidades, de acuerdo a la duracióndel proyecto, este se encuentra en ejecución"

La meta GR-.3:3-05-04-485 Diseñar y poner en marcha dos bancos de conocimiento: unode proyectos de Ctei y otro de saberes tradicionales y biodiversidad del departamentodurante el período de gobierno y el proyecto "investigación e innovación tecnológica yapropiación social de conocimiento científico de orquídeas nativas de Cundinamarca", se


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TÍFICA no.


Cuita transparencia, por la paz de Cundrawrcs

VERSIÓN: 4.0

RA LORIAi-i CUNDÍ NAM ARCA

2.5


ejecutaron en 97,15%, dado que en ejercicio de la facultad otorgada por el artículo 43 delDecreto 1949 de 2012 y 25 de la Ley 1606 de 2013, el OCAD del Fondo de CTEI medianteAcuerdo 031 de 2014, en su artículo 4, imparte autorización para la asunción decompromisos en posteriores bienalídades, de acuerdo a la duración del proyecto, este seencuentra en ejecución.

2.5.4. Saldos no ejecutados

La auditoría verifico que mediante oficio 2017304050 del 01 de febrero de 2017 laSecretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación, solicitó adición presupuesta! de saldos noejecutados (recursos ordinarios) en la vigencia 2016 por $1.800.000.000 y la Secretaríade Hacienda del Departamento mediante decreto 0034 del 14 de febrero de 2017modifica el presupuesto de la vigencia 2017, para incorporarlos.

En cuanto al presupuesto del Sistema General de Regalías, la disponibilidad inicial delbienio 2015-2016, corresponde a los saldos no comprometidos por $45.439.566.035 ycompromisos adquiridos por $18.655.153.582 correspondientes al bienio 2013-2014 talcomo se establece en el Decreto 153 de 2015.

2.5.5. Programa anual mensualizado de caja P.A.C

El programa anual mensualizado de caja P.A.C, pretendía cubrir el valor presupuestado degastos $980.000.000, asimismo se evidencio que fue modificado cada mes o cuando hubomodificación del presupuesto.

2.5.6. Plan anual de adquisiciones

El plan anual de adquisiciones fue publicado en el SECOP el 29 de enero de 2016, lasmodificaciones lo fueron el 23 de febrero, el 30 de marzo, el 15 de abril, el 11 de mayo,7de julio, el 30 de julio, y el 13 de diciembre de 2016, como se evidencia en el históricoplan anual de adquisiciones-Cundinamarca-gobernación.

2.5.7. Cuentas por pagar

Mediante la resolución 00008 de 10 de enero de 2017 constituyeron las cuentas por pagarde la entidades que conforman el presupuesto general del departamento de


Pagina 47 de bb ConlalraiüparcnDa.iionaiBíJsCrtnoiiiarca


RALOR1Atl,',NH)ÍNAMARCA

2.5


Cundinamarca a 31 de diciembre de 2016, por $433.579.396 para gastos de inversión dela Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación, se encuentran en ejecución en estavigencia.

Mediante la resolución 00000181 de 26 de enero de 2016 constituyeron las cuentas porpagar de la entidades que conforman el presupuesto general del departamento deCundinamarca a 31 de diciembre de 2015, por $235.386.900 para gastos de inversión dela Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación, se evidenció por parte de la comisiónque se ejecutaron en 100%.

2.5.8. Indicadores presupuéstales

2.5.8.1. Indicadores de presupuesto de ingresos

No aplica su cálculo, dado que la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación no tieneingresos en el presupuesto.

2.5.8.2. Indicadores presupuéstales de egresos

Indicadores presupuéstales de egresos recurso ordinario

Eficiencia del presupuesto de gastos.

Total registro de compromisos $890.165.396X 100 = X 100 =90,83%

Total presupuesto definitivo $980.000.000

Del total que se presupuestó gastar en la vigencia, se asumieron compromisos por$890.165,396, con cumplimiento de 90,83%.

Eficacia del presupuesto de gastos

Total giros $456.586.000X 100 = X 100 - 51,29%

Total registro de compromisos $890.165.396

Calle 49 13-33 PBX 3394460^̂ ,O™°OT vyww.cQDtralQriadecundjnamarc•BÍ"̂ Í̂ T™A™" Página 48 de 55


RALÜRIAí 1,'MOÍNAMAkCA

2.5


Este indicador nos muestra relativa eficacia en el pago de obligaciones a 31 de diciembrede 2016, ya que cancelaron 51,29% del total comprometido.

Efectividad del presupuesto de gastos

Total giros $456.586.000x 100 -- X 100 = 46,59%

Total presupuesto definitivo $980.000.000

Este indicador nos muestra que solo hubo una efectividad del presupuesto de gastos de lopagado respecto a lo apropiado de 46,59%.

Indicadores presupuéstales de egresos sistema general de regalías

Eficiencia del presupuesto de gastos.

Total registro de compromisos $31.099.584.710X 100 - X 100 -43,13%

Total presupuesto definitivo $72.109.513.759

Del total que se presupuestó para gastos en la vigencia, se asumieron compromisos por$31.099.584.710, con cumplimiento de 43,13%.

Eficacia del presupuesto de gastos

Total giros $31.099.584.710___ x 10Q - X 100 - 100,00%

Total registro de compromisos $31.099.584.710

Este indicador nos muestra buena eficacia en el pago de obligaciones (compromisos) a 31de diciembre de 2016 ya que cancelaron la totalidad de lo comprometido.

Efectividad del presupuesto de gastos

Total giros $31.099.584.710x 100 = x 100 -43,13%

Total presupuesto definitivo $72.109.513.759

Calle 49 13-33 PBX 3394460*"Lf̂ iSw wvw.contraJgiLade^ujidinjajDarra^VjCQ••̂ «T'̂ ST Página 49 de 55


AÍ ORIAi i! CUNDINAMAIU A

2.5

Bogotá D.C, abril de 2017

Este indicador nos muestra que solo hubo una efectividad del presupuesto de gastos delos giros respecto a lo definitivo de 43,13%.

2.5.9. Situación Presupuestal

Dado que la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación no tiene presupuestode ingresos la situación presupuestal (superávit o déficit) no aplica para sucálculo.


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eCJNYRALORÍA-i (UNDTNAMARrA

2.5


ANEXO 1AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

SECRETARÍA DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓNVIGENCIA 2016 PGA 2017

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TRASLADO VALOR

RENDICIÓN DE LA CUENTA

Revisión de Aplicativos SIA Contraloría y SIA Observa

En lo que respecta al contenido de los formatos y anexos reportadosal SIA, la Secretaría Ciencia Tecnología e Innovación los rindió, perose detectan algunas inconsistencias en SIA Observa, se hacereferencia a algunos casos puntuales que se exponen acontinuación:

a) Para la vigencia 2016, en SIA- Contralorías y lo certificado por laSecretaría el valor es de $1.719.682.000, mientras que en SIA-Observa la Secretaría reportó un valor de $1.727.904.002, lo que dauna diferencia de $8.222.002, en algunos casos se registró un valormayor, en otros un valor menor, las diferencias se relacionan acontinuación:

Códigocontrato

sctei-ps-011-2016

sctei-cec-019-2016sctei-ps-021-2016


$32.568.000

$95.208.720

$6.333,202

Certificado por laSecretaría

y SIA Contralorías

$32.578.000

$ 86.977.920

$ 6.332.000Total Diferencia

Diferencia

$-10.000

, $8.230.800

$1.202$8.222.002

Respuesta de laSecretaría

Error digitación

Este valor incluyó lacontrapartida delConviniente pues setrata de un conveniode cooperación.Error digitación

b) En siete contratos de la muestra al ser reportados al SIA-Observael documento correspondiente a "Estudios Previos" que seincorporó, está sin firma, en la mayoría indica un aviso "Firmado eloriginal", de la misma manera el documento "Designación delSupervisor" esta sin firmas (sctei-ca-018-2016, sctei-cec-19-2016,sctei-ps-023-2016, sctei-cec-026-2016), al igual que el documento"Análisis del sector" (scteí-ci-028-2Q16, sctei-cec-026-2016, sctei-ps-

Calle 49 13-33 PBX 3394460vyww .contra loriadecundin^marea. goy.cq

Página 51 de 55


2.5


No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TRASLADOA D F P S

VALOR

023-2016).

c) En el contrato sctei-ca-018-2016 en SIA-Observa no existereferencia, ni se incorporó acta de liquidación. En el contrato sctei-ps-006-2016 en SIA-Observa, en el Ítem "Aprobación de lagarantía", se incorporó otro documento (registro presupuestal). Enel contrato scte¡-ci-020-2016en SIA-Observa los documentos de"Estudios Previos", "Análisis del sector" y el "Contrato" no estánincorporados aunque aparece referencia a un nombre de archivo.

En lo referente a las diferencias en los valores de contratación, losvalores reportados respecto del total de la contratación no sonrelevantes (menor al 1%), y fueron aclarados suficientemente por laadministración.

Se hace necesario hacer un seguimiento a la consistencia de lainformación que queda incorporada en el SIA Observa, por lo que seestablece un hallazgo administrativo.

Ver página 17

»

Rol de Representante Legal en el aplicativo SIA Observa

Existe dentro de la Plataforma del SIA Observa, en al apartado dePreguntas Frecuentes, en la opción Rendición, un documentodenominado "Instructivo de rendición de Cuenta de Sujeto Vigilado.

El instructivo es claro en indicar que dentro del manejo del SIAObserva existe un tipo de usuario que corresponde al funcionarioque registra la información de los contratos, los documentos anexosy demás campos de la ficha del contrato; y existe otro usuario conrol de Representante Legal que en un paso posterior y luego deverificar la información que registraron los funcionarios de laentidad, asume la responsabilidad de certificar la exactitud de dichainformación, luego de lo cual y como último paso procede a efectuarformalmente la rendición, esta doble instancia hace las veces decontrol para establecer la coherencia y exactitud en la informaciónrendida. Al momento de la auditoria se evidencia que una sola


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Cenia transparencia pnr la ym de [untara

VERSIÓN: 4.0

( JNT1RAI ORIA

2.5


No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

persona maneja el usuario con rol de funcionario y el usuario conRol de Representante legal, generando un riesgo pues no se tieneen cuenta la verificación que debe existir antes de rendir lainformación, anulando el control determinado, por lo anterior seestablece un hallazgo administrativo.

Ver página 21

TA^

RASLA~DTT

PPP s"

VALOR

CONTRATACIÓN

Gestión Documental Expedientes Contractuales

La ejecución del 100% del convenio SCTEL- CEC-026-2016constaba de tres etapas, se extrae de la cláusula cuarta del convenioque la participación de los ciudadanos estaba compuesta por lashoras académicas presenciales treinta (30) que equivalen al 60%,horas de tutoría virtual académica diez (10) que equivalen al 20% ylas horas de trabajo autónomo diez (10) equivalen al 20%.

De las treinta (30) horas académicas presenciales se encuentrandentro del expediente contractual planillas de control de asistenciay las encuestas diligenciadas como soportes de la participacióndonde el número de ciudadanos que firma es de ochenta y seis (86)según la verificación efectuada, en el informe de supervisión defecha 30 de diciembre de 2016, la supervisora deja constancia queel número efectivo de participantes es de ciento veinte (120),existiendo una diferencia de treinta y cuatro (34) participantes.

De las diez (10) horas de tutoría virtual académica (20% delconvenio) para la consolidación de iniciativas de proyectos, y de lasdiez (10) horas de trabajo autónomo (20% del convenio), no seencontraba evidencia sobre que participantes cumplieron estaetapa, en los informes de supervisión no quedó registrado el númeroni nombre de los participantes en esta etapa, ya que no seencontraron soportes documentales que demuestren suparticipación, dentro del expediente contractual.

Teniendo que no se incluyeron dentro del expediente Contractual

Calle 49 13-33 PBX 3394460iCpntralpriadecundinamarc

Página 53 de 55


Di! Iri :i ai;» «rúa pur !(f pa¡

VERSIÓN: 4.0

FRALORIACUNDÍS* AMfAttC A

2.5



veinte (20) folios con listas de asistencia y un CD con evidencias dela ejecución del 40% del convenio SCTEL- CEC-026-2016 en susegunda y tercera etapa, aunque fueron presentadosposteriormente, se evidencia que hay falencias en el adecuadomanejo y organización de los documentos y de la gestióndocumental de los expedientes contractuales, en consecuencia seestablece un hallazgo administrativo.

Ver página 29

Supervisión de contratos

La ejecución del 100% del convenio SCTEL- CEC-026-2016constaba de tres etapas, se extrae de la cláusula cuarta del convenioque la participación de los ciudadanos estaba compuesta por lashoras académicas presenciales treinta (30) que equivalen al 60%,horas de tutoría virtual académica diez (10) que equivalen al 20% ylas horas de horas de trabajo autónomo diez (10) equivalen al 20%.

De las diez (10) horas de tutoría virtual académica (20% delconvenio) para la consolidación de iniciativas de proyectos, y de lasdiez (10) horas de trabajo autónomo (20% del convenio), como semencionó, no se encontraba evidencia sobre que participantescumplieron esta etapa. En los informes de supervisión no quedóregistrado el número ni nombre de los participantes, o algunamención de cómo se verificaron estas etapas, posteriormente fuesuministrado un CD, que no hacia parte del expediente contractual.Revisado el CD se encuentran los pantallazos y copias de correoselectrónicos pero sin ningún ordenamiento establecido quepermitiera verificar con claridad la participación de los ciudadanos enla etapa de "tutoría virtual académica" y en la etapa de "trabajoautónomo", aunque el convenio concluyó con la entrega de losproyectos planteados, que fueron evaluados por los paresevaluadores, no se evidenció que hubiera existido por parte de lasupervisión una metodología clara para verificar la participación delos ciudadanos y así constatar que hubiesen recibido a cabalidad losbeneficios del convenio, en lo referente a estas dos últimas etapas

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VALOR

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Con la transparencia, pai la pa?

VERSIÓN: 4.0

CíNlLI KA LORIA

2.5



que abarcaban el 40% del convenio, evidenciando con ello falencias

en las labores de supervisión, en consecuencia se establece unhallazgo administrativo.

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TOTAL

rTRAS

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4 0

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DO

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VALOR

RESUMEN:

DETALLEAdministrativosDisciplinariosFiscalesPenalesSanciónatenosConcepto sobre la gestiónOpinión de Estados ContablesFenecimientoFenecimiento Formal de Cuenta

CANTIDAD40000

N/AN/AN/A

NO SE FENECE DE FORMA

VALOR

J

$0

No hubo beneficios del Control Fiscal.

A Hallazgo de tipo administrativo para Plan de MejoramientoD Hallazgo con traslado a la ProcuraduríaF Hallazgo con traslado a la Dirección de Investigaciones y Responsabilidad FiscalP Hallazgo con traslado a la Fiscalía.S Hallazgo con traslado a la Dependencia correspondiente - Sancionatorio

ACTA DE APROBACIÓN DE INFORME N. 06 DEL 03 DE ABRIL DE 2017

í TfFICAD A

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloríadecundinamarca.gov.co

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