INDECI

ti

Ndeg 339 - 2009-INDECI 03 de Diciembre del 2009

VISTOS El Memoraacutendum Ndeg 4878-2009-INDECI120 del 24NOV2009 emitido por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica sus antecedentes y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo dispuesto por el Decreto Ley Ndeg 19338 Y sus normas ampliatorias y modlfc-atorias el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI es el organismo central rector y conductor del Sistema Nacional de Defensa Civil - SINADECI encarg2do de la organizacioacuten de la poblacioacuten coordinacioacuten planeamiento y control de las actividades de Defensa Civil

Que la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica es el Oacutergano encargado de planificar organizar coordinar dirigil y supervisar la Poliacutetica Nacional de Defensa Civil relacionada con el proceso del sistema de abastecimiento y control patrimonial asiacute como supervisa y evaluacutea su ejecucioacuten en cuanto eacutel la adquisicioacuten almacenamiento conservacioacuten mantenimiento y transporte de los recursos logiacutesticos ~ en su caso proponer la normatividad correspondiente

Que mediante el documento de Vistos la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica solicita aprobar el proyecto de Directiva Normas para la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias en los Pdmacenes del I~DECI al 31 de Diciembre del 2009 que tiene como finalidad verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 31 de Diciembre del 2009 consultar a existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de conservacioacuten y las condiciones de seguridad comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de Almacenes a la fecha establecida asiacute como determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables correspond ientes

Que por los fund2mentos expuestos precedentemente resulta necesaria la aprobacioacuten de la Directiva en mencioacuten

Que rnediante Resolucioacuten JefatLral Ndeg 05-2009-INDECI de fecha 19 de enero del 2009 yen meacuterito iquest) lo estableGido en e ~(tculo 13deg literal b) del Reglamento de Organizacioacuten y Funciones se dispone que es funcioacuten del subjefe entre otras asumir la Jefatura del I NDECI en los casos de ausencia del Jefe del

De conformidad con el Decreto Ley Ndeg 19338 sus normas modificatorias y ampliatorias y en uso de las atribuciones conferidas en el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI aprobado por Decreto Supremo Ndeg 059shy2001-PCM modificado por los Decretos Supremos Ndegs 005-2003-PCM el Decreto Supremo Ndeg 095-2005-PCM y Resolucioacuten Jefatural Ndeg 015-2009-INDECI

Con la visacioacuten de la Sub Jefatura la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

SE RESUELVE

Artiacuteculo 1deg_ Aprobar la Directiva Ndeg 012 -2009 - INDECI -

Articulo 2deg_ Encargar a la Oficina de Estadiacutestica y Telemaacutetica disponer la publicacioacuten de la Directiva aprobada en el Portal Institucional del INDECI en Internet

Artiacuteculo 2deg_ Disponer que la Secretariacutea General ingrese la presente Resolucioacuten en el Archivo General Institucional y remita copia autenticada por fedatario a la Sub Jefatura 3 la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y a la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica asi como viacutea electroacutenica a todas las demaacutes Unidades Orgaacutenicas del INDECI para conocimiento y fines pertinentes

Registrese comuniacutequese y archiacutevese

os elra Lovoacuten Crl Ing EP R

(e) del Instituto NClcional de Defensa Civil

r

DIRECTIVA w 01amp - 2009INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIA EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1 OBJETO

11 FINALIDAD

111 BASE LEGAL

IV ALCANCE

V RESPONSABILIDAD

VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO

61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 611 Fecha de inicio y teacutermino 61 2 Ordenamiento de existencias 613 Colocacioacuten de las tarjetas de control del inventario - TCI 614 Presencia fiacutesica de responsables 615 Precauciones con productos defectuosos 616 Precauciones con los proveedores 617 Precauciones con los usuarios 618 Almaceacuten Adelantado pendiente de Transferencia

62 DEL TIPO Y METODO DEL INVENTARIO 621 Tipo de Inventario MASIVO 622 Meacutetodo de Inventario AL BARRER

63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL IIJVENTARIO FISICO 631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

6311 Integrantes de la Comisioacuten 6312 Funciones especificas 6313 Precauciones con los agentes de seguridad

632 Equipos de Conteo y Reconteo 6321 Equipos de Conteo 6322 Equipos de Reconteo 6323 Equipos de Tercer Conteo (De ser el caso)

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS DE CONTEO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento

66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo

67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha

posterior a la toma de Inventario

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO

VII ANEXOS

ANEXO 1 RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE

NEXO 2 MODELO DE TARJETAS A UTILIZAR Conteo Reconteo y Tercer Conteo

ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 31122009

ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMINO DEL INVENTARIO FiacuteSICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 5 2 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)

ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario

ANEXO 7 MODELO DE ETIQUETA INVENTARIO

ANEXO 8 MODELO DE MEMORAIJDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS

2

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1- OBJETO

Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional

11- FINALIDAD

A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 31 de Diciembre del 2009

B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de conservacioacuten y las condiciones de seguridad

C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de Almacenes a la fecha establecida

D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables correspondientes

111- BASE LEGAL

A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley W 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442 735 905 Y la Ley Ndeg 25414

B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo 1J 0 005shy88 SGMD

C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el middot Reglamento de Organizacioacuten y Funciones dellrIDECI y sus modificatorias

D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

E Resolucioacuten Jefatural 1J 0 335-90-INAPONA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional

F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno

G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF del 16FEB2008 que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 NUEVOS SOLES (SI 6713000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria

H Decreto Supremo Ndeg 031 -2008-PCM del 20ABR2008 que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil

Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF del 03JUL2008 que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas

3

De conformidad con el Decreto Ley Ndeg 19338 sus normas modificatorias y ampliatorias y en uso de las atribuciones conferidas en el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI aprobado por Decreto Supremo Ndeg 059shy2001-PCM modificado por los Decretos Supremos Ndegs 005-2003-PCM el Decreto Supremo Ndeg 095-2005-PCM y Resolucioacuten Jefatural Ndeg 015-2009-INDECI

Con la visacioacuten de la Sub Jefatura la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

SE RESUELVE

Artiacuteculo 1deg_ Aprobar la Directiva Ndeg 012 -2009 - INDECI -

Articulo 2deg_ Encargar a la Oficina de Estadiacutestica y Telemaacutetica disponer la publicacioacuten de la Directiva aprobada en el Portal Institucional del INDECI en Internet

Artiacuteculo 2deg_ Disponer que la Secretariacutea General ingrese la presente Resolucioacuten en el Archivo General Institucional y remita copia autenticada por fedatario a la Sub Jefatura 3 la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y a la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica asi como viacutea electroacutenica a todas las demaacutes Unidades Orgaacutenicas del INDECI para conocimiento y fines pertinentes

Registrese comuniacutequese y archiacutevese

os elra Lovoacuten Crl Ing EP R

(e) del Instituto NClcional de Defensa Civil

r

DIRECTIVA w 01amp - 2009INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIA EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1 OBJETO

11 FINALIDAD

111 BASE LEGAL

IV ALCANCE

V RESPONSABILIDAD

VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO

61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 611 Fecha de inicio y teacutermino 61 2 Ordenamiento de existencias 613 Colocacioacuten de las tarjetas de control del inventario - TCI 614 Presencia fiacutesica de responsables 615 Precauciones con productos defectuosos 616 Precauciones con los proveedores 617 Precauciones con los usuarios 618 Almaceacuten Adelantado pendiente de Transferencia

62 DEL TIPO Y METODO DEL INVENTARIO 621 Tipo de Inventario MASIVO 622 Meacutetodo de Inventario AL BARRER

63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL IIJVENTARIO FISICO 631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

6311 Integrantes de la Comisioacuten 6312 Funciones especificas 6313 Precauciones con los agentes de seguridad

632 Equipos de Conteo y Reconteo 6321 Equipos de Conteo 6322 Equipos de Reconteo 6323 Equipos de Tercer Conteo (De ser el caso)

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS DE CONTEO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento

66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo

67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha

posterior a la toma de Inventario

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO

VII ANEXOS

ANEXO 1 RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE

NEXO 2 MODELO DE TARJETAS A UTILIZAR Conteo Reconteo y Tercer Conteo

ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 31122009

ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMINO DEL INVENTARIO FiacuteSICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 5 2 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)

ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario

ANEXO 7 MODELO DE ETIQUETA INVENTARIO

ANEXO 8 MODELO DE MEMORAIJDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS

2

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1- OBJETO

Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional

11- FINALIDAD

A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 31 de Diciembre del 2009

B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de conservacioacuten y las condiciones de seguridad

C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de Almacenes a la fecha establecida

D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables correspondientes

111- BASE LEGAL

A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley W 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442 735 905 Y la Ley Ndeg 25414

B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo 1J 0 005shy88 SGMD

C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el middot Reglamento de Organizacioacuten y Funciones dellrIDECI y sus modificatorias

D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

E Resolucioacuten Jefatural 1J 0 335-90-INAPONA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional

F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno

G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF del 16FEB2008 que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 NUEVOS SOLES (SI 6713000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria

H Decreto Supremo Ndeg 031 -2008-PCM del 20ABR2008 que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil

Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF del 03JUL2008 que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas

3

r

DIRECTIVA w 01amp - 2009INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIA EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1 OBJETO

11 FINALIDAD

111 BASE LEGAL

IV ALCANCE

V RESPONSABILIDAD

VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO

61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 611 Fecha de inicio y teacutermino 61 2 Ordenamiento de existencias 613 Colocacioacuten de las tarjetas de control del inventario - TCI 614 Presencia fiacutesica de responsables 615 Precauciones con productos defectuosos 616 Precauciones con los proveedores 617 Precauciones con los usuarios 618 Almaceacuten Adelantado pendiente de Transferencia

62 DEL TIPO Y METODO DEL INVENTARIO 621 Tipo de Inventario MASIVO 622 Meacutetodo de Inventario AL BARRER

63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL IIJVENTARIO FISICO 631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

6311 Integrantes de la Comisioacuten 6312 Funciones especificas 6313 Precauciones con los agentes de seguridad

632 Equipos de Conteo y Reconteo 6321 Equipos de Conteo 6322 Equipos de Reconteo 6323 Equipos de Tercer Conteo (De ser el caso)

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS DE CONTEO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento

66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo

67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha

posterior a la toma de Inventario

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO

VII ANEXOS

ANEXO 1 RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE

NEXO 2 MODELO DE TARJETAS A UTILIZAR Conteo Reconteo y Tercer Conteo

ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 31122009

ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMINO DEL INVENTARIO FiacuteSICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 5 2 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)

ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario

ANEXO 7 MODELO DE ETIQUETA INVENTARIO

ANEXO 8 MODELO DE MEMORAIJDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS

2

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1- OBJETO

Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional

11- FINALIDAD

A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 31 de Diciembre del 2009

B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de conservacioacuten y las condiciones de seguridad

C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de Almacenes a la fecha establecida

D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables correspondientes

111- BASE LEGAL

A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley W 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442 735 905 Y la Ley Ndeg 25414

B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo 1J 0 005shy88 SGMD

C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el middot Reglamento de Organizacioacuten y Funciones dellrIDECI y sus modificatorias

D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

E Resolucioacuten Jefatural 1J 0 335-90-INAPONA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional

F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno

G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF del 16FEB2008 que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 NUEVOS SOLES (SI 6713000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria

H Decreto Supremo Ndeg 031 -2008-PCM del 20ABR2008 que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil

Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF del 03JUL2008 que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas

3

67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha

posterior a la toma de Inventario

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO

VII ANEXOS

ANEXO 1 RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE

NEXO 2 MODELO DE TARJETAS A UTILIZAR Conteo Reconteo y Tercer Conteo

ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 31122009

ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMINO DEL INVENTARIO FiacuteSICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 5 2 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)

ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario

ANEXO 7 MODELO DE ETIQUETA INVENTARIO

ANEXO 8 MODELO DE MEMORAIJDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS

2

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1- OBJETO

Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional

11- FINALIDAD

A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 31 de Diciembre del 2009

B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de conservacioacuten y las condiciones de seguridad

C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de Almacenes a la fecha establecida

D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables correspondientes

111- BASE LEGAL

A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley W 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442 735 905 Y la Ley Ndeg 25414

B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo 1J 0 005shy88 SGMD

C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el middot Reglamento de Organizacioacuten y Funciones dellrIDECI y sus modificatorias

D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

E Resolucioacuten Jefatural 1J 0 335-90-INAPONA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional

F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno

G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF del 16FEB2008 que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 NUEVOS SOLES (SI 6713000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria

H Decreto Supremo Ndeg 031 -2008-PCM del 20ABR2008 que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil

Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF del 03JUL2008 que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas

3

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

1- OBJETO

Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional

11- FINALIDAD

A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 31 de Diciembre del 2009

B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de conservacioacuten y las condiciones de seguridad

C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de Almacenes a la fecha establecida

D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables correspondientes

111- BASE LEGAL

A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley W 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442 735 905 Y la Ley Ndeg 25414

B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo 1J 0 005shy88 SGMD

C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el middot Reglamento de Organizacioacuten y Funciones dellrIDECI y sus modificatorias

D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

E Resolucioacuten Jefatural 1J 0 335-90-INAPONA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional

F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno

G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF del 16FEB2008 que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 NUEVOS SOLES (SI 6713000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria

H Decreto Supremo Ndeg 031 -2008-PCM del 20ABR2008 que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil

Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF del 03JUL2008 que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas

3

IV- ALCANCE

Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que~se detallan en el Anexo Ndeg 1

V RESPONSABILIDAD

En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes

A El Jefe de la Oficina de Administracioacuten quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso

B El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva

C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631

D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias

VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO

61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Oficina de Administracioacuten en coordinacioacuten con la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que el Jefe del Almaceacuten General del INDECI y los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario

613 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo Ndeg 2)

4

614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten asiacute como el Administrador (donde eacuteste exista) esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesic_o debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional

El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad

615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario

61 6 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 67

Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario

617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes

61 8 En el caso del Almaceacuten Adelantado de Chosica el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos

DEL TIPO Y IVIEacuteTODO DEL IIJVENTARIO

621 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las

5

operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico

622 El meacutetodo a aplicarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten

Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto

63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Jefe de la Unidad de Economiacutea del INDECI Preside la Comisioacuten

responsable del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan

bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario

6311 Integrantes de la Comisioacuten

Sede Central

bull Preside la Comisioacuten la persona designada por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

En las Direcciones Regionales del INDECI

bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido)

Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de

6

inventario

La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

6312 Funciones Especiacuteficas

La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores

631 3 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso

6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin

6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes

6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan

7

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando

A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores

unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)

bull Etiquetas adhesivas bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario

para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventariar siendo proporcionadas por la Comisioacuten

65 CORTE DOCUMENTARlO

651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas

La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetems sea NEA o PECOSA

utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentario deberaacute adjuntar fotocopia de los

documentos registrados respectivamente

DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO

661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el

encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento

Al finalizar el conteo de un bien cada una de las tarjetas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo en ese momento el Inventariador adheriraacute una

8

etiqueta adhesiva en el anaquel o lugar visible como evidencia de la toma de inventario de ese item

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente

La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) y de etiquetas adhesivas suficientes para su utilizacioacuten y reconocimiento

La etiqueta llevaraacute el teacutermino 1 NVENT ARIO a su vez llevaraacute un recuadro en blanco con la letra Ndeg (nuacutemero ) para ser llenado con el Numero de la Tarjeta de Inventario (seguacuten modelo adjunto Anexo 7)

662 Reconteo

Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo

Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 a excepcioacuten de la colocacioacuten de las etiquetas En su reemplazo seraacute colocado un check in con tinta de color diferente al costado derecho del recuadro que contiene el nuacutemero de tarjeta de control de inventario (TCI) en sentildeal de haber hecho el reconteo

Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Unidad de Abastecimiento para el caso de Lima y una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente

CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO

671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario

Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Enero 2010) se procederaacute de la siguiente manera

a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)

9

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten asiacute como el Administrador (donde eacuteste exista) esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesic_o debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional

El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad

615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario

61 6 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 67

Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario

617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes

61 8 En el caso del Almaceacuten Adelantado de Chosica el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos

DEL TIPO Y IVIEacuteTODO DEL IIJVENTARIO

621 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las

5

operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico

622 El meacutetodo a aplicarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten

Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto

63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Jefe de la Unidad de Economiacutea del INDECI Preside la Comisioacuten

responsable del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan

bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario

6311 Integrantes de la Comisioacuten

Sede Central

bull Preside la Comisioacuten la persona designada por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

En las Direcciones Regionales del INDECI

bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido)

Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de

6

inventario

La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

6312 Funciones Especiacuteficas

La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores

631 3 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso

6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin

6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes

6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan

7

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando

A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores

unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)

bull Etiquetas adhesivas bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario

para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventariar siendo proporcionadas por la Comisioacuten

65 CORTE DOCUMENTARlO

651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas

La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetems sea NEA o PECOSA

utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentario deberaacute adjuntar fotocopia de los

documentos registrados respectivamente

DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO

661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el

encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento

Al finalizar el conteo de un bien cada una de las tarjetas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo en ese momento el Inventariador adheriraacute una

8

etiqueta adhesiva en el anaquel o lugar visible como evidencia de la toma de inventario de ese item

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente

La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) y de etiquetas adhesivas suficientes para su utilizacioacuten y reconocimiento

La etiqueta llevaraacute el teacutermino 1 NVENT ARIO a su vez llevaraacute un recuadro en blanco con la letra Ndeg (nuacutemero ) para ser llenado con el Numero de la Tarjeta de Inventario (seguacuten modelo adjunto Anexo 7)

662 Reconteo

Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo

Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 a excepcioacuten de la colocacioacuten de las etiquetas En su reemplazo seraacute colocado un check in con tinta de color diferente al costado derecho del recuadro que contiene el nuacutemero de tarjeta de control de inventario (TCI) en sentildeal de haber hecho el reconteo

Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Unidad de Abastecimiento para el caso de Lima y una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente

CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO

671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario

Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Enero 2010) se procederaacute de la siguiente manera

a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)

9

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico

622 El meacutetodo a aplicarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten

Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto

63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Jefe de la Unidad de Economiacutea del INDECI Preside la Comisioacuten

responsable del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan

bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario

6311 Integrantes de la Comisioacuten

Sede Central

bull Preside la Comisioacuten la persona designada por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

En las Direcciones Regionales del INDECI

bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido)

Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de

6

inventario

La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

6312 Funciones Especiacuteficas

La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores

631 3 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso

6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin

6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes

6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan

7

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando

A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores

unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)

bull Etiquetas adhesivas bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario

para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventariar siendo proporcionadas por la Comisioacuten

65 CORTE DOCUMENTARlO

651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas

La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetems sea NEA o PECOSA

utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentario deberaacute adjuntar fotocopia de los

documentos registrados respectivamente

DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO

661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el

encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento

Al finalizar el conteo de un bien cada una de las tarjetas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo en ese momento el Inventariador adheriraacute una

8

etiqueta adhesiva en el anaquel o lugar visible como evidencia de la toma de inventario de ese item

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente

La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) y de etiquetas adhesivas suficientes para su utilizacioacuten y reconocimiento

La etiqueta llevaraacute el teacutermino 1 NVENT ARIO a su vez llevaraacute un recuadro en blanco con la letra Ndeg (nuacutemero ) para ser llenado con el Numero de la Tarjeta de Inventario (seguacuten modelo adjunto Anexo 7)

662 Reconteo

Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo

Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 a excepcioacuten de la colocacioacuten de las etiquetas En su reemplazo seraacute colocado un check in con tinta de color diferente al costado derecho del recuadro que contiene el nuacutemero de tarjeta de control de inventario (TCI) en sentildeal de haber hecho el reconteo

Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Unidad de Abastecimiento para el caso de Lima y una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente

CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO

671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario

Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Enero 2010) se procederaacute de la siguiente manera

a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)

9

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario

6312 Funciones Especiacuteficas

La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores

631 3 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso

6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin

6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes

6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan

7

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando

A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores

unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)

bull Etiquetas adhesivas bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario

para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventariar siendo proporcionadas por la Comisioacuten

65 CORTE DOCUMENTARlO

651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas

La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetems sea NEA o PECOSA

utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentario deberaacute adjuntar fotocopia de los

documentos registrados respectivamente

DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO

661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el

encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento

Al finalizar el conteo de un bien cada una de las tarjetas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo en ese momento el Inventariador adheriraacute una

8

etiqueta adhesiva en el anaquel o lugar visible como evidencia de la toma de inventario de ese item

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente

La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) y de etiquetas adhesivas suficientes para su utilizacioacuten y reconocimiento

La etiqueta llevaraacute el teacutermino 1 NVENT ARIO a su vez llevaraacute un recuadro en blanco con la letra Ndeg (nuacutemero ) para ser llenado con el Numero de la Tarjeta de Inventario (seguacuten modelo adjunto Anexo 7)

662 Reconteo

Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo

Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 a excepcioacuten de la colocacioacuten de las etiquetas En su reemplazo seraacute colocado un check in con tinta de color diferente al costado derecho del recuadro que contiene el nuacutemero de tarjeta de control de inventario (TCI) en sentildeal de haber hecho el reconteo

Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Unidad de Abastecimiento para el caso de Lima y una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente

CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO

671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario

Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Enero 2010) se procederaacute de la siguiente manera

a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)

9

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO

Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando

A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores

unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)

bull Etiquetas adhesivas bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario

para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventariar siendo proporcionadas por la Comisioacuten

65 CORTE DOCUMENTARlO

651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas

La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetems sea NEA o PECOSA

utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentario deberaacute adjuntar fotocopia de los

documentos registrados respectivamente

DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO

661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el

encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento

Al finalizar el conteo de un bien cada una de las tarjetas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo en ese momento el Inventariador adheriraacute una

8

etiqueta adhesiva en el anaquel o lugar visible como evidencia de la toma de inventario de ese item

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente

La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) y de etiquetas adhesivas suficientes para su utilizacioacuten y reconocimiento

La etiqueta llevaraacute el teacutermino 1 NVENT ARIO a su vez llevaraacute un recuadro en blanco con la letra Ndeg (nuacutemero ) para ser llenado con el Numero de la Tarjeta de Inventario (seguacuten modelo adjunto Anexo 7)

662 Reconteo

Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo

Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 a excepcioacuten de la colocacioacuten de las etiquetas En su reemplazo seraacute colocado un check in con tinta de color diferente al costado derecho del recuadro que contiene el nuacutemero de tarjeta de control de inventario (TCI) en sentildeal de haber hecho el reconteo

Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Unidad de Abastecimiento para el caso de Lima y una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente

CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO

671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario

Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Enero 2010) se procederaacute de la siguiente manera

a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)

9

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

etiqueta adhesiva en el anaquel o lugar visible como evidencia de la toma de inventario de ese item

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente

La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) y de etiquetas adhesivas suficientes para su utilizacioacuten y reconocimiento

La etiqueta llevaraacute el teacutermino 1 NVENT ARIO a su vez llevaraacute un recuadro en blanco con la letra Ndeg (nuacutemero ) para ser llenado con el Numero de la Tarjeta de Inventario (seguacuten modelo adjunto Anexo 7)

662 Reconteo

Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo

Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 a excepcioacuten de la colocacioacuten de las etiquetas En su reemplazo seraacute colocado un check in con tinta de color diferente al costado derecho del recuadro que contiene el nuacutemero de tarjeta de control de inventario (TCI) en sentildeal de haber hecho el reconteo

Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Unidad de Abastecimiento para el caso de Lima y una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente

CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO

671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario

Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Enero 2010) se procederaacute de la siguiente manera

a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)

9

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminado el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten

672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados

673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten

68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS

681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario

Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)

Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual

Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente

682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem

10

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario

683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute a la Unidad de Abastecimiento (en el caso de Lima) y al Director Regional (en el caso de provincia) a fin de que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan

69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENC lAS

Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes

1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Kardex Sistematizado 6 Listado de productos defectuosos

Los Documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Oficina de Administracioacuten de la Sede Central)

En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda

La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente

Original para la oficina de Contabilidad de la Sede Central Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado

La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional

11

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES

Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica con copia a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central

El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 08

Los informes de las comisiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica

Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por el Jefe de Almaceacuten y los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa

Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente

El informe final en original seraacute remitido a la Oficina de Administracioacuten de la Sede Central y una copia a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten

12

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 31

DE DICIEMBRE 2009

13

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

INDECI DEFENSA CIVIL

ANEXO Ndeg 2

RECONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

WTARJETA ALMACEN

CODIGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FEC HA VENC LOTE

~ I

1

CANTTOTAL

INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

ANEXO Ndeg 1

ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

INdeg I DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA~CEN ADELANI PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD J

1- PIURA PIURA PIURA PIURA 2- INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 3 AMAZONAS AMAZONAS BAGUA BAGUA

1 t-shy

2 INDECI COSTA CENTRO ICA ICA ICA ICA

LIMA LIMA LURIGANCHO CHOSICA

1- AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA 2 -3

INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO TACNA TACNA TACNA TACNA

1 INDECI SUR ORIENTE CUSCO CUSCO CUSCO CUSCO

1 INDECI NOR ORIENTE SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

r- shy2 LORETO MAYNAS IQUITOS IQUITOS

-

I 1 I INDECI SIERRA CENTRO JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO shy

LIMA 1 ALMACEN GENERAL LI MA

CALLAO CALLAO CALLAO SANTA ANITA

~ l

~r- c~o--- ~

I

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

INDECI ANEXONoacute 2

CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

Ndeg TARJETA ALMACEN

CODlGO

DESCRlPCION

UNIDAD DE MEDIDA

CANT PROD DEFEC FECHA YENC LOTE

CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ

11

CJ CJ CJ CJ CANTTOTAL CJ

INVENTARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma

Fecha Hora

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

PAG Ndeg 01Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3

INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 311212009

CORTE DOCUMENTARlO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL e 31122009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

-ifl)~)

INFlE e

(m~~middot- ~middot r) o~( -l

k

CODIGO

DEL

ARTICULO

DESCRIPCION

DEL

PRODUCTO

ULTIMO DOCUMENTO

npo NUMERO FECHA

ULTIMO MOVIMIENTO

ENTRADA

Cantidad

SALIDA

Cantidad

TOTAL

SALDO EN KARDEX

TOTAL

Cantidad

(

Director Regional Administrador Jefe de Almacen Inventariador

~ ~~ _~

~~

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL COMISION DE INVENTARIOS

ANEXO W 4

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 31122009

En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Enero del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas

Director Regional Sr

Administrador Sr

Jefe de Almacen Sr

I nventariador Sr

Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 31 de Diciembre de 2009

con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo

1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios

Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tarjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almacen respectivamente

5 Documentos Fuente Neas folios

bull Pecosas folios

6 Tarjetas de Control bull Tarjetas KARDEX folios bull Tarjetas BIND CARD folios bull Stock de Existencias folios

Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras

Director Regional Adm inistrador

Inventariador

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventariacuteos

ANEXO Na 51

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO (SOBRANTE) al 31122009

J IAlmacen

]

lirt~ ~_l~ _ ))

~- f( dN~esponsable

~ ordf I) CODlGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

r--shy

TOTAL

UNIDAD DE TOTAL STOCK TOTAL STOCK SOBRANTE

MEDIDA FISICO DEL SISTEMA SUSTENTO

DOCUMENTO ANEXO

I

I

OfiJ ~ ~ND1H~~~

-

Jiacuteoacute

1raquo

i~ lyci9

-L

Siexcllsshyr ~ l

n o ~

~

Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten ~ = -=t~

~

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

Instituto Nacional de Defensa Civil

Comiteacute de Inventarios gt

ANEXO Na 61

LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO STOCK FISICO EN ALMACEN

AL 31122009

ALMACEN

amiddot~ ~

~ Oacute~

J~ IJf~ )1 tNfIFi7

~ LI1ll9

-~ -

iquest EC )

7 -=

r oE Eco

~f Vshy 0 ~Uacute( iXiexcliexcl iexcl ~

UNIDAD Total CODIGO Descripcion del Articulo DE Inventario

Valor Unitario 5

MEDIDA Fisico

VALOR TOTAL -

Valor Total 5

JEF E 7-shy

~DEC

~Director Regiona l Administrador Jefe de Almaceacuten

t~

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

Paacutegina WInstituto Nacional de Defe nsa Civil

Comiteacute de Inventarios ANEXO N 62

INVENTARIO FISI CO GENERAL al 311212009

CONCILlACION DE INVENTARIO

DIRECCION REGIONAL ALMACEN

FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO Al 31 1212009

F E C H A NUMERO DE INVENTARIO

CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO COSTO EXISTENCIA SALDO FISICO SALDO REGISTRADO DI F E R E N C I A ESTADO DEL BIEN

PROMEDIO FISICA AL 31122009 KARDEX SISTEMATIZADO DE MAS DE MENOS VALOR BUENO DEFECTUOSO VENCIDO AL 31122009 INVENTARIADA AL 31 122009

SIJUn Unidades Unidades SI Unidades SI Unidades Unidades SI Unidades Unidades Unidades FECHA

VALOR TOTAL

I OBSERVACIONES _

t iexclU-1I ~7AiquestO0J~ L N( - o ~iexcloo~ _ 5 I A~ 0

lt c gt II~ l Cgt q Slti~ o~ = J o Vh 1 0 0 0 bull

CJ V o u l 11 1 2 ~E lt ~ -iexcliexcliexcliexcliexclECf~ - ~ ~ ~

~ ~

~~ - ~

l~

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

~

INDECI

ANEXO Ndeg 7

ETIQUETA AUTOADESIV A

INVENTARIO

DIC2009

Ndeg de Tarjeta

I

C R TC

DDD

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva

Of

0 ~ ntilde

11IIiacute lillflIIIUONlllfrlIt (f fa nmiddotmiddot eX(lcJ

f)Lf IIUumllllc la plnllliexclJ (JI duuml( IfNIidlu

ANEXO NdegS

Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario

MEMORANDUM Ndeg - 2009- INDECIComisioacuten Inventario

A Director Regional

ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias

REFERENCIA Directiva Ndeg

FECHA Lima de del 2010

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 31 de Diciembre del 2009 efectuado en las instalaciones e la Direccioacuten Regional a su cargose ha determinado Diferencias iacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato CJJunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe

teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva