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3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3GESTION DEL PROYECTO1. MONITOREO

& EVALUACION DE

PROYECTOS Ing. José Antonio Bazurto Roldán MBA/DFGMEP/EDCC

Manta-Ecuador2013

1/92

Monitoreo

y

Evaluación

Monitoreo y Evaluación de Proyectos

Banco Interamericano de

Desarrollo

ESCUELA POLITECNICA NACIONAL

2/92

Lo que se puede medir,

se puede hacer.

Reinventando el Gobierno

Osborne y Gaebler

INTRODUCCION

3/92

PROPOSITO DEL PROYECTO:

CLIENTE SATISFECHO

OBJETIVO ESPECIFICO 1

(COMPONENTE 1): ATENCION

TELEFÓNICA MEJORADA

INDICADOR 1: 90% DE LAS RESPUESTAS

TELEFONICAS SON ATENDIDAS ANTES DE (4)

CUATRO REPIQUES AL FINALIZAR EL PRIMER

AÑO DEL PROYECTO

EJEMPLO DE MONITOREO Y EVALUACION EN UN

PROYECTO DE MEJORA EN LA ATENCION AL CLIENTE

4/92

Indicadores de Respuesta al cliente

Introducción

Correspondencia escrita

Contestar máximo en tres días hábiles

META

Atención telefónica

Contestar antes de cuatro repiques.

Devolver llamadas atendidas antes de 24

horas

META

5/92

Monitoreo y Evaluación de

Proyectos: Objetivos del Taller

• Reconocer los beneficios de un monitoreo y evaluación

(M&E) efectivos en un proyecto.

• Identificar los elementos básicos para planear e

implementar exitosamente un sistema de M&E.

• Reconocer y aplicar los instrumentos básicos necesarios

para el M&E de un proyecto.

• Aplicar las herramientas adecuadas para mejorar

indicadores y supuestos.

8/92

9

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

• Identificar las necesidades de M&E en el

ciclo del proyecto.

• Reconocer los elementos básicos para

llevar a cabo una planificación y ejecución

exitosas de un sistema de M&E.

MODULO 1:

CONCEPTOS BASICOS9/92

10

¿QUÉ ES EL MONITOREO?

Es un procedimiento empleado en un

proyecto para hacer seguimiento de la

eficiencia en el proceso de ejecución del

proyecto; identificando así aspectos

limitantes que permitirán dar

recomendaciones de medidas

correctivas para optimizar los

resultados deseados.

10/92

11

Que es la Evaluación ?

•Una valoración y reflexión sistemática del

logro de objetivos, es decir de la eficacia

sobre:

•Diseño

•Ejecución

•Procesos

•Resultados ( o impacto ) de un proyecto en

curso o completado.

Normalmente lo realizan personas no

directamente ligadas operacionalmente al

proyecto.

11/92

12

Tipos de evaluación

• Formativa: se lo hace durante el

transcurso del proyecto(orientada a la

autoevaluación)

• Sumativa o de Impacto: (al final y

después del proyecto)

12/92

Actividades

Componentes

Propósito

Finalidad

ACTIVIDAD

RRHH…

Presupuesto

PRODUCTO

OBJETICO

ESPECÍFICO

RESULTADO

OBJETIVO

GENERAL

EFECTO

Medios

Actividades

Medios

Componentes

Medios

Propósito

Medios

Finalidad

Supuestos

Componentes

Supuestos

Propósito

Supuestos

Finalidad

Supuestos

Sostenibilidad

Resumen Narrativo

del ProyectoIndicadores

Medios de

verificaciónSupuestos

IMPACTO POST PROYECTO

MISIÓN

INSTITUCIONAL

Indicadores y El Marco Lógico

13/92

14

EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

INSUMOS RESULTADOS RESULTADOSPROCESOS,

PROYECTORECURSOS OBTENIDOS ESPERADOS

”GESTIONAR LOS RECURSOS CORRECTAMENTE" ”OBTENER LOS RESULTADOS CORRECTOS"

"HACER LO CORRECTO, CORRECTAMENTE"

EFICIENCIA EFICACIA

EFECTIVIDAD

COMPARAR

14/92

15

EFICIENCIA INDICADOR EFICACIA

DE GESTION

-RECURSOS

-TIEMPO

-ACTIVIDADES

-PRESUPUESTO

DE LOGRO

-IMPACTO

-EFECTO

-LOGRO

-PRODUCTO

Resumen de indicadores de

eficiencia y de eficacia

15/92

VERIFICACION DEL DISEÑO DE UN PROYECTO

OBJETIVOS DE:NIVEL DE ANALISIS: INDICADOR DE:

INSTITUCION IMPACTOMISION

CONSECUENCIAS EFECTOFIN

RESULTADOPROPOSITO(OBJ.GEN)PROBLEMA

CAUSA1PRODUCTO 1

OBJETIVO

ESPECIFICO O

COMPONENTE (1)

PRODUCTO 2

OBJETIVO

ESPECIFICO O

COMPONENTE (2)

PRODUCTO 3

OBJETIVO

ESPECIFICO O

COMPONENTE (3)

Utilizando esta metodología; comprobar la lógica causal y coherencia del Marco Lógico de su Proyecto.

CAUSA2

CAUSA3

Las causas deben ser concebidas en las perspectivas técnicas y humanas

VARIABLE: SUPUESTOS

16/92

17

TALLER 1.-VERIFICACION DEL PROYECTO

OBJETIVOS DE:NIVEL DE ANALISIS: INDICADOR DE:

INSTITUCION

OBJETIVO

Verificar la existencia de una lógica causal en el diseño del proyecto de estudio.

INSTRUCCIONES

Incluir en los espacios respectivos las causas, el problema, objetivos, consecuencia, fin, misión

institucional e indicadores respectivos para cada nivel.

VARIABLE : SUPUESTOS

17/92

Objetivos del aprendizaje.

• Revisar las principales herramientas que se manejan en el

Proyecto, las cuales facilitarían una sistematización del

desempeño y la toma de decisiones.

MODULO 2:

FORMULACION DE UN

PROYECTO (RESUMEN

NARRATIVO)18/92

Enfoque Sistémico de un Proyecto

Diseño

EjecuciónEvaluación

MARCO LOGICO

PLAN DE EJECUCION

FISICA (PEF)

ESPECIAL

RESULTADOS

INFORMES DE

MONITOREO

PLAN DE

EJECUCION

FINANCIERA

(PEF)

ALERTA

EVALUACIÓN

ProyectoImpacto

Después de la ejecución

PLAN DE

MONITOREO

Y

EVALUACION

(PM&E)

IMPACTO

EFECTO

FINAL

1/2TERMINO

19/92

Construir un edificio para un Centro de Formación

Ejecución

Preparación

Hacer un memo

Obtención de permiso de construcción

Analizar las respuestas

Plan de infraestructura

OBJETIVO FINAL (OBJETIVO GENERAL-

PROPOSITO DEL PROYECTO)

ENCABEZAMIENTOS PRINCIPALES DEL ÁRBOL(OBJETIVOS

ESPECIFICOS-COMPONENTES)

ETAPAS EN DETALLE

(ACTIVIDADES)

TAREAS A SER COMPLETADAS

PRIMERO

EJEMPLO para descender hacia los

detalles del proyecto.

EFECTO CAUSAS

20/92

Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación

• Método de verificación de propósito y componentes

disponibles.

• Identificación de los principales actores involucrados

en el M&E

• Definición de la información necesaria y la

metodología de recopilación de la misma(MV).

• Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E

• Presupuestación

21/92

Aspectos Clave de la Planificación del M&E

• Establecimiento de políticas y

procedimientos

• Localización de las funciones de M&E en

el proyecto

• Formación de estructura de apoyo

• Establecimiento de incentivos

• Presupuestación del M&E

22/92

¿Qué Incluir en un Plan de M&E?

• Quién produce la información

• Quién usa la información

• Cuáles son los métodos de recopilación y

análisis de la información

• Cuál es la frecuencia de la recopilación y

análisis de la información

• Cuáles son los usos esperados

• Medios de verificación

23/92

Como presupuestar el M&E

• Hitos

• Banco Mundial

(de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es destinado al monitoreo )

• USAID

( de 3% a 10% del presupuesto componente)• BID

( no esta establecido; lo que se requiera para hacer un buen trabajo )

24/92

Plan de Ejecución Física

• Componentes e indicadores

• Actividades y tareas

• Tiempo

• Responsabilidad (de la ejecución)

25/92

Ejemplo:Plan de Ejecución Física

1. Componente(Preparación)a. Obtención de permiso de construcción

b. Desarrollo del plan de infraestructura

c. Selección de compañía constructora

2. Componente(Ejecución)

a. Obras civiles

b. Obras electromecánicas

c. Acabados

3. Componente(M&E)

1.Componente

a. Permiso

b. Plan

c. Contratista

2.Componente

a. unidades

b. unidades

c. unidades

Unidad de

Apoyo

Técnico

Unidad de

Construcción

Componentes/

Actividades/Tareas Tiempo Producto Responsabilidad

CONSTRUCCION DE UN EDIFICIO

26/92

Plan de Ejecución Financiera

• Presupuesto de item-lineal

(componente)

• Presupuesto por actividad

27/92

EJEMPLO:PLAN DE EJECUCION FINANCIERA

Presupuesto por Actividad

Obtención de permiso de construcción $xx,xxx

Desarrollo del plan de infraestructura $xxx,xxx

Selección de compañía constructora $xx,xxx

Obras civiles $x,xxx,xxx

Monitoreo&Evaluación $xxx,xxx

Total $x,xxx,xxx

Obras electromecánicas

Acabados

$x,xxx,xxx

$xxx,xxx

Preparación

Ejecución

28/92

COMPONENTE1

ACTIVIDADES AVANCE HASTA LA FECHA PESO % RESPONSABLE

ACTIVIDAD 1.1 50

ACTIVIDAD 1.2 30

ACTIVIDAD 1.3 20

TOTAL 100

COMPONENTE2


ACTIVIDAD 2.1 50

ACTIVIDAD 2.2 25

ACTIVIDAD 2.3 25

TOTAL 100

COMPONENTE3


ACTIVIDAD 3.1 50

ACTIVIDAD 3.2 50

TOTAL 100

TOTAL AVANCE DEL PROYECTO

PESO 40%

PESO 30%

PESO 30%

METODO PARA MEDIR EL AVANCE DEL PROYECTO

PLAN DE EJECUCIÓN

FÍSICA Y FINANCIERA

29/92

../AVANCE OBRA ejemplo.xls

Programación de CostosProyecto de Agua y Saneamiento

COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTAL

ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUM OS SERVICIOS COSTO

M aestroOBRERO Obrero Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS M ATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD

$/día # $/día $Total $/día $/día $/día $/día $/día (DIAS) $ $ $ $

Elaborar plan (Planif icado P) 10 20 20

Elaborar plan (Ejecutado E)

Adquirir dotación (P) 15 2.000 200 2.200

Adquirir dotación (E)

Adquirir equipo (P) 6 80 80

Adquirir equipo (E)

Adquirir materiales (P) 4 100 100

Adquirir materiales (E)

Contratar M. de Obra (P) 3 -

Contratar M. de Obra (E)

Conseguir plantas (P) 50 50 3 150 100 250

Conseguir plantas (E)

Hacer drenajes (P) 80 3 40 120 60 20 280 5 1.400 1.200 2.600

Hacer drenajes (E)

Realizar construcción (P) 80 2 40 80 60 20 240 20 4.800 4.000 8.800

Realizar construcción (E)

Hacer hoyos y eras (P) 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1.600

Hacer hoyos y eras (E)

Instalar (P) 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920

Instalar (E)

Plantar (P) 50 10 60 5 300 1.100 1.400

Plantar (E)

Realizar acabado (P) 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760

Realizar acabado (E)

Realizar promoción (P) 80 80 8 640 1.000 80 1.720

Realizar promoción (E)

Capacitar (P) 80 80 24 1.920 2.800 400 5.120

Capacitar (E)

TOTAL ACTIVIDADES DIR. 25.570

Gerente 100 48 4.800 4.800

Ingeniero Civil 80 48 3.840 3.840

Asistente materiales 60 48 2.880 2.880

Secretaria 40 48 1.920 1.920

Gastos Admin. 30 48 1.440 1.440

ACTIVIDADES INDIRECT. 310 48 14.880 14.880

TOTAL PROYECTO 48 40.450

TALLER 2.CRONOGRAMA DE AVANCE FISICO

DESCRIPCIONCANTIDAD

TOTAL

TIEMPO

TOTAL

ACTIVIDAD

TIEMPO

TRANSCUR

RIDO

%TIEMPO

TRANSCUR

RIDO

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio IAF

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

P

E

IAF: INDICE DE AVANCE FISICO

IE: INDICE EFECTIVO = IAF/%TIEMPO TRANSCURRIDO MENOR QUE 1 Retraso

IGUAL A 1 Al día

MAYOR QUE 1Adelanto

IE

TIEMPO EN MESES

31/92

CRONOGRAMA VALORADO DE TRABAJOS

RUBRO DESCRIPCIONPRECIO

TOTALTIEMPO EN MESES

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

1.1 P 1500 500 1000

E

1.2 P 3000 1000 2000

E

1.3 P 5000 5000

E

2.1 P 8000 2000 3000 3000

E

2.2 P 3000 1000 2000

E

2.3 P 5000 3000 2000

E

3.1 P 8000 1000 2000 2000 1000 2000

E

3.2 P 3000 1500 1500

E

INVERSION MENSUAL PROGRAMADA P 36.500 1.500 8.000 3.000 5.000 7.500 6.000 5.500

INVERSION MENSUAL EJECUTADA E

AVANCE PARCIAL PROGRAMADO EN % P 4,1% 21,9% 8,2% 13,7% 20,5% 16,4% 15,1%

AVANCE PARCIAL EJECUTADO EN % E

INVERSION ACUMULADA PROGRAMADA P 1.500 9.500 12.500 17.500 25.000 31.000 36.500

INVERSION ACUMULADA EJECUTADA E

AVANCE ACUMULADO PROGRAMADO % P 4,1% 26,0% 34,2% 47,9% 68,5% 84,9% 100,0%

AVANCE ACUMULADO EJECUTADO % E


Acabados

Monitoreo

Evaluación


Desarrollo del plan de infraestructura

Selección de compañía constructora

Obras Civiles

TALLER 2

32/92

COMPONENTE 1 Preparacion PESO 26,0%

ACTIVIDADES PESO % AVANCE DE COMPONENTE

P E %AVANCE ACTIVIDAD (EN

COMPONENTE)

1500 15,8%

3000 32%

5000 53%

9500 100%

COMPONENTE 2 Ejecución PESO 43,8%



COMPONENTE)

8000 50%

3000 19%

5000 31%

16000 100%

COMPONENTE 3 Monitoreo&Evaluación PESO 30,1%



COMPONENTE)

8000 73%

3000 27%

11000 100%

36500

Monitoreo

Obras Civiles


Acabados

AVANCE HASTA LA FECHA



Evaluación

TOTAL

Desarrollo del plan de infraestructura

Selección de compañía constructora

TOTAL

TOTAL AVANCE DEL PROYECTO


VALOR TOTAL DEL PROYECTO

TOTAL

METODO PARA RECONOCER EL AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO

33/92

Objetivo de Aprendizaje

• Construir los instrumentos básicos del M&E

MODULO 3:

COMO MEDIR

RESULTADOS

34/92

El Indicador LEAMO

Son aquellos indicadores que se agrupan en

uno solo, tanto el indicador como su meta.

De esta manera se puede afirmar o medir el

logro del indicador al final del Proyecto o del

período para el cual se ha diseñado el mismo.

35/92

Características de un buen Indicador-meta: LE AMO

L imitado por tiempo y recursos

E SPECÍFICO

A LCANZABLE

M EDIBLE

O BSERVABLE

36/92

Ejemplo de

Indicador LEAMO

Al final de la ejecución del proyecto, obtener una disminución de un 20% de casos de diarrea en el grupo de menores de 5 años.

Número de pacientes con enfermedades dermatológicas disminuyen el 30% en el año base; el 40% a fines del tercer año ; y el 60% a fines del quinto año de finalizado el proyecto

37/92

Información de línea básica(ejemplo)

Identificar:

• Preparar un diagrama con datos

históricos(si se dispone)

• Incluir datos de una norma técnica (si

existiera)

• Incluir datos de otras prácticas mejores o

peores(compararse)

• Escoger la Meta: Situación en relación

a la cual el indicador deberá ser

medido.

38/92

OBJETIVOS:• Distinguir entre indicadores que sean LEAMO y aquellos que no lo son.

• Reescribir los indicadores de forma que se conviertan en indicadores LEAMO.

INSTRUCCIONES:• Indique por equipo cuáles de los indicadores son LEAMO y cuáles no.

• Si el indicador no es LEAMO, escriba que requisitos no cumple para serlo.

• Reescribir estos últimos indicadores de manera en que sean LEAMO.

• Asuma que todos los indicadores son relevantes para un proyecto.

¿Porqué no?

Si No 1

Si No 2

Si No 3

Si No 4

Si No 5

Si No 6

El indice de precios para el consumidor no aumenta más

de un 15% durante la vida del proyecto.

Reecrito # 5

Cada niño menor de 12 años en el país es actualizado

en sus vacunas para el final del año tres del proyecto.

Reecrito # 6

Solución adoptada para el control de la contaminación.

Reecrito # 4

Recaudación del 85% de cuentas por cobrar para marzo

del 2000.

Reecrito # 2

Reducción del costo de unidad por estudiante para junio

del 2000.

¿El indicador es LEAMO?

Reecrito # 3

Reecrito # 1

Número especifico de operadores capacitados y equipo

de operación y mantenimiento obtenido para marzo del

2000.

TALLER 3: INDICADORES

39/92

Objetivos de Aprendizaje

• Reconocer las características de los

buenos supuestos

• Aplicar las herramientas básicas para

mejorar supuestos

MODULO 4:

COMO ADMINISTRAR

LOS SUPUESTOS

40/92

Supuestos

• Condiciones o acciones fuera del

control del proyecto que son

necesarias para que el proyecto

logre sus objetivos.

41/92

Fin del Proyecto

Propósito del

Proyecto

Componentes

Actividades

Insumos

Factores

externos

(supuesto del

impacto)

Factores

externos

(supuesto del fin)

Factores

externos

(supuesto del

propósito)

Factores

externos

(supuesto del

componente)

Condiciones

previas

Condiciones Necesarias y Suficientes

42/92

3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra?

No es

probableProbable

=(Supuesto)Muy probable (no incluir)

4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto?

No

(supuesto fatal - ¡Pare!

Abandone el proyecto)

Sí

(rediseñe el

proyecto)

1. ¿Es externo al proyecto?

Sí No (no incluir )

2. ¿Es importante?

Sí No (no incluir)

Lista de verificación para los Supuestos

43/92

Importancia de Monitorear los Supuestos

• Siempre existe el riesgo de que las

actividades y componentes se lleven a

cabo eficientemente y dentro del

calendario de ejecución, pero sin que se

cumpla con el propósito o el fin.

• El monitoreo de los supuestos reduce

este riesgo.

44/92

Ejemplos de Supuestos Difíciles de Monitorear

• El Ministerio de Medio Ambiente

incrementa su deseo de participar en el

proyecto.

• Ejecución de cambios del personal del

Ministerio de Educación.

45/92

Supuestos “Mejorados”

• El Ministerio del Medio Ambiente

establece un comité de coordinación con

las comunidades locales antes del

principio de la etapa de ejecución del

proyecto.

46/92

“Buenos” Supuestos

• 90% de los operadores capacitados

permanecen en sus comunidades de

residencia.

• Las cantidades de precipitación pluvial

se mantienen en un rango de + 15% del

promedio anual de precipitación pluvial.

Supuestos Positivos y Medibles

47/92

OBJETIVO:• Distinguir entre supuestos que pueden ser monitoreados y los que no pueden serlo.

INSTRUCCIONES:• Identifique en los siguientes supuestos si cada uno de ellos puede ser monitoreado o no. Si es dificil el monitorear, modifÍquelo de

forma que pueda ser monitoreado.

Si No 1

Si No 2

Si No 3

Si No 4

Si No 5

Si No 6

Los usuarios del sistema hidráulico aceptan pagar tasas más altas por el agua.

Reescrito # 2

Reescrito # 3

Reescrito # 1

El ministerio de Salud ejecuta cambios de personal.

El gobierno central apoya el programa de monitoreo ambiental iniciado por el proyecto.

Reescrito # 4

Existe voluntad política.

Los estándares de higiene dentro de las familias serán altos.

Reescrito # 5

El pueblo obedecerá las nuevas leyes de medio ambiente.

Reescrito # 6

TALLER 4: SUPUESTOS

48/92


• Determinar las necesidades de

recopilación de información para el

proyecto.

• Reconocer los procesos involucrados

en la recopilación de la información.

MODULO 5:

RECOPILACION Y

ANALISIS DE LA

INFORMACION49/92

Información mensual

Información semestral

Resumen semestral

Resumen mensual

Resumen anual

Información cuando sea requerida

Boletín informativo mensual

Boletín informativo semestral

Boletín informativo anual

CONCEPCION DE UN SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACION

Unidad Ejecutora del Proyecto

Inec, Min. Trabajo y otras

Agente responsable delprocesamiento de la información

Otros involucrados

Centros de Ejecución

50/92

Criterios Básicos de

la Recopilación de Información

• Selectivo

• Guiado hacia resultados

• Efectivo en costo

• Imparcial

• Replicable

• Específico

• Oportuno ( a tiempo )

51/92

Recopilación de Información

Efectiva en costo

• Solamente se recopila la información necesaria

• ¿Puede obtenerse la información requerida a través de fuentes secundarias ?

• ¿ Está siendo analizada, recopilada y usada la información cerca de la fuente de información?

• ¿ Exceden los beneficios de la recopilación, análisis y uso de la información los costos de la recopilación?

• ¿Excede el valor de la precisión el costo de alcanzarla?

52/92

* IDENTIFICAR VARIABLES.

* MEDIR COMPORTAMIENTO

PUNTUAL DE VARIABLES.

* DESCUBRIR COMPORTAMIENTOS

DE VARIABLES ANTE EVENTOS.

* IDENTIFICAR CAUSAS.

* IDENTIFICAR NUEVAS

NECESIDADES DE DATOS.

EVOLUCIÓN DEL CONOCIMIENTO

DATOS

INFORMACIÓN

CONOCIMIENTO

53/92

SISTEMA DE

MONITOREO Y

EVALUACION

SUBSISTEMA

DE

PLANEACION

(CONTEXTO)

SUBSISTEMA

DE

EVALUACION

(EFICACIA)

SUBSISTEMA

DE

MONITOREO

(EFICIENCIA)

SISTEMA DE INFORMACION PARA LA

GESTION DEL CONOCIMIENTO

54/92

DATOS CONSOLIDADOS

PERIODO DE

MEDICION:Jul-03 FUENTE DATO

RESULTAD

OINDICE

No. TOTAL

RECLAMOS:0 TABLA CALIDAD 50,00%

No. TOTAL

PACIENTES

ATENDIDOS:

2 TABLA

FECHA No. DE HISTORIA CLINICA RECLAMO

CODIGO

CLIENTE

SOLICITUD

ATENCION

ENTREGA

DEL

SERVICIO

N° ARCHIVO UBICACIÓNPROXIMA

CITA

¿FUE

ATENDIDO?Fecha Calidad

1

1 1

VALORES TOTALES 2 1


TABLA DE DATOS

55/92

INDICADOR IDEAL, PROGRAMADO Y EJECUTADO ACCIONES PLANEADAS EJECUTADA? RESULTADOS PUNTOS PROPUESTAS

CALIDAD DE ATENCION EN SALUD SI NO OBTENIDOS PROBLEMATICOS MEJORAMIENTO

MES INDICAD. IDEAL PROGRAMADO EJECUTADO

Ene-03 100% 97% 98,9%

Feb-03 100% 97% 100,0%

Mar-03 100% 97% 98,3%

Abr-03 100% 97% 98,3%

May-03 100% 97% 98,8%

Jun-03 100% 97% 99,7%

Jul-03 100% 97%

Ago-03 100% 97%

Sep-03 100% 97%

Oct-03 100% 97%

Nov-03 100% 97%

Dic-03 100% 97%

PROPOSITO: ATENCION DE SALUD MEJORADA

INDICADOR : CALIDAD DE ATENCION EN SALUD

96%

96%

97%

97%

98%

98%

99%

99%

100%

100%

101%

Ene-03 Feb-03 Mar-03 Abr-03 May-03 Jun-03 Jul-03 Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dic-03

97,0%

97,5%

98,0%

98,5%

99,0%

99,5%

100,0%

100,5%

INDICAD. IDEAL

PROGRAMADO

EJECUTADO


TABLA DE DATOS

56/92

PROCESOS DE RECOLECCION Y

ANALISIS DE LA INFORMACION

57/92

N° Nombre del indicador Finalidad

Numerador .

. Denominador

Fuentes de

información

Método de

recopilación de

la información

Método de

análisis de la

información

FrecuenciaAplicación usos

esperados

Formato de

diseminación de

la información

Circulación

usuarios de la

información

NIVEL DE IMPACTO (OBJETIVOS INSTITUCIONALES)

B datos Anual

Invest. Enc. Inicial

teléfono Anual

visita Inicial

B datos Anual

Históricos Inicial

NIVEL DE EFECTO (OBJETIVO GENERAL)

Anual

Inicial

Anual

Inicial

Anual

Inicial

Anual

Investigación Inicial

Boletín Anual

Boletín Anual

Boletín Anual

Boletín Anual

Boletín Anual

Boletín Anual

Boletín Anual

6

5

3

4

7

1

2

Organizaciones involucradas

Segmento de mercado

Segmento de mercado por

sector

Correo normal

E-mail

Correo normal

E-mail

Correo normal

E-mail

Correo normal

E-mail

Correo normal

E-mail

Correo normal

E-mail

Correo normal

E-mail

Barras

Barras

Barras

Barras

Barras

Línea de

tendencia

Estabilidad de trabajadores

Formación empresa

Incremento de nivel de

ingresos

Gremios beneficiados

Barras

EJEMPLO DE TABLA DE VERIFICACION

PARA UN SISTEMA DE INFORMACION

58/92

Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación

• Método de verificación de componentes disponibles.

• Identificación de los principales actores involucrados en el M&E

• Definición de la información necesaria y la metodología de recopilación de la misma

• Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E

• Presupuestación

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Aspectos Clave de la Planificación del M&E

1. Establecimiento de políticas y

procedimientos

2. Localización de las funciones de M&E en el

proyecto

3. Formación de estructura de apoyo

4. Establecimiento de incentivos

5. Presupuestación

6. Desarrollo del plan

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1. Políticas y Reglas de Procedimiento

• Políticas generales ( ejemplos: dar carácter

prioritario al M&E, desagregación y

sistematización de la información, participación

de los usuarios, entrenamiento, etc.)

• Reglas especificas ( ejemplos: el

procedimiento de diseminación de información,

procedimiento de análisis, etc.)

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2 y 3. Localización de funciones de

M&E y Formación de una

estructura de apoyo.

¿Qué Incluir en un Plan de M&E?

• Quién produce la información

• Quién usa la información

• Cuáles son los métodos de recopilación y análisis de la información

• Cuál es la frecuencia de la recopilación y análisis de la información

• Cuáles son los usos esperados

• Medios de verificación

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4. Motivación (incentivos)

de llevar a cabo el M&E

• Generar las mejores prácticas

• Derivar oportunidades de aprendizaje

• Promover la sensación de propiedad común del proyecto

• Establecer transparencia a lo largo del proyecto

• Fomentar la corresponsabilidad

• Generar el reconocimiento

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5. Como presupuestar el M&E

• Hitos

• Banco Mundial

(de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es destinado al monitoreo )

• USAID

( de 3% a 10% del presupuesto componente)• BID

( no esta establecido; lo que se requiera para hacer un buen trabajo )

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6. Desarrollo del plan

Limitantes para llevar a cabo

un M&E Efectivos

• Diseño inadecuado del proyecto

• Recursos limitados ( en términos fiscales, materiales o humanos )

• Status quo de la cultura de la organización Prejuicios ( cualitativo, dominio técnico )

• Distintos grados de calidad de la información.

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PROCESOS DE RECOLECCION Y

ANALISIS DE LA INFORMACION

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N° Nombre del indicador Expresión

Numerador .

. Denominador

Fuentes de

información

Método de

recopilación de

la información

Método de

análisis de la

información

FrecuenciaAplicación usos

esperados

Formato de

diseminación de

la información

Circulación

usuarios de la

información

NIVEL DE IMPACTO (MISION U OBJETIVOS INSTITUCIONALES)

NIVEL DE EFECTO (FIN DEL PROYECTO)

1

2

6

5

3

4

7

TALLER: TABLA DE VERIFICACION PARA UN

SISTEMA DE INFORMACION

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• Reconocer el uso del ISDP durante la ejecución del

proyecto

MODULO 6:INFORME DE

SEGUIMIENTO DE

DESEMPEÑO DE

PROYECTO(ISDP)

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Objetivo

• Determinar el estado del proyecto

durante la ejecución del proyecto

INFORME DE SEGUIMIENTO Y

DESEMPEÑO DEL PROYECTO

(ISDP)

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¿Cómo se define el éxito de un proyecto?

70/92

Qué es el ISDP?

• Un sistema de monitoreo del desempeño

guiado por la acción

• Un sistema de clasificación del proyecto

Clasifica proyectos, no personas o agencias

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Consultoría & 72/22

Elementos Básicos del ISDP

• Presenta el propósito y los componentes

• Monitorea los supuestos

• Establece una lógica secuencial en la

clasificación general basada en el

cumplimiento de los objetivos

• Promueve una administración del proyecto

guiada por la acción

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El ISDP y Marco Lógico de un Proyecto

ISDP Pág. 2

MARCO

LÓGICO

Pág. 1

II. Objetivos de Des. Indicadores

1. 1.

2. 2.

3. 3.

etc. etc.

III. Componentes Indicadores

1. 1.

2. 2.

3. 3.

etc. etc.

IV. Supuestos clavesComponentes Objetivos de Des.1.2.3.4.5.6.Actividades Componentes1.2.3.4.5.6.

Fin

Propósito

Componentes

Activitidades Presupuesto

Objetivos Indicadores MDV Supuestos

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País: Titulo del Proyecto:

Prestatario:

Agencia Ejecutora: Numero del Proyecto:

Sector: Numero del Prestamo(s):

[ ]

[ ]

[ ]

Cancelación(es): Fecha Monto [ ]

[ ]

[ ]

Prestamos Sectoriales - Montos

Primer Tramo:

Segundo Tramo:

Tercer Tramo:

[ ] si [ ] no

[ ] si [ ] no

[ ] si [ ] no

[ ] si [ ] no

[ ] si [ ] no¿Está el prestatario manteniendo información sobre los indicadores de desempeño?

¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto después de su aprobación por el Directorio?

¿Se han acordado con el prestatario/agencia ejecutora los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores?

¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores desde el último informe?

¿Ha sido el proyecto oficialmente reestructurado? Fecha: / /

Fuente(s)

Costo Actual:

Confinanciamiento

Monto(s) Original del Prestamo:

Monto Actual:

Desembolsos:

% Desembolsos:

Costo Original:

Especialista Sectorial:

Fecha de Acualizacion del Informe:

Fecha de Ultima Revisión por Representante:

Extensión Acumulada de Fecha de Ultimo

Desembolso (en meses):

Años de Ejecución:

Personal Encargado en la Sede:

Fecha de Elegibilidad:

Inversion

Por estapas

Sectorial

CT

Fecha de Ultimo Desembolso:

Actual

Modalidad de

Prestamo

Hibrido

Fechas de Desembolso-Programada

I. DATOS BASICOS (Montos en millones de US$)

INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 1/4

Fecha Aprobación por Directorios:

Fecha de Contrato:

Los objetivo(s) de desarrollo/proposito(s) del proyecto deben describir los resultados o impacto especificos que se esperan alcanzar a través de los

componentes del proyecto. El número de indicadores de desempeño debería ser reducido y su medición fácilmente realizable. Debe existir acuerdo con el

prestatario/agencia ejecutora respecto a los objetivo(s) e indicadores de desempeño.

II. OBJETIVO(S) PROPOSITOS (S) DE DESARROLLO DEL PROYECTO E INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO

Actual

Objetivo(s) de Desarrollo del Proyecto Indicadores Claves de Desempeño

Otros

Monto

Original

Contraparte

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MS S IN MI

[ ] Muy Satisfactorio(MS) [ ] [ ] Insatisfactorio(IN) [ ] Muy Insatisfactorio(MI)

Marque las razones principales para las clasificaciones muy insatisfactorio o insatisfactorio

[ ] [ ] Oposición política / comunidad [ ] Cumplimiento condiciones contractuales

[ ] [ ] Personal agencia ejecutora [ ] Eficiencia Banco

[ ] [ ] Desempeño Consultores [ ] Dificultades en adquisiciones

[ ] [ ] Coordinador inter-agencias [ ] Problemas Medio Ambiente

[ ] Desempeño Proveedor/contratista [ ] Sobre costos

[ ] Diseño proyecto / componentes


III. PROGRESO EN LA EJECUCION DEL PROYECTO

Clasificación Resumen del Progreso en la Ejecución (PE)

(MS) (S) (IN) (MI)

Indicadores Claves de Desempeño de Progreso

La implementación de los componentes del proyecto se relaciona directamente al logro de los objetivo(s)/propósito(s) de desarrollo del proyecto. Al clasificar el

progreso en la ejecución, por favor considere el progreso fisico y la calidad de los componentes, así como los indicadores de desempeño identificados para la

realización.

Clasificación General de Componentes

Clasificación

Satisfactorio(S)

Componentes/Productos

100-81 81-60 59-30 30-0

Idenifique la causas, otras razones o comentarios adicionales

Capacidad institucional agencia ejecutora

Escasez de fondos de contrapartida

Aprobacion legislativa

Compromiso prestatorio

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Alta Baja

Alta Baja

Clasificacion Resumen de Supuestos [ ] Alta [ ] Baja

[ ] Muy probable [ ] Dudoso

[ ] Probable [ ] Improbable

Supuestos Relativos a la implementación de los Componentes

Enumere los factores principales sobre los que se basa la clasificación

Evaluación de Logro de Objetivos de Desarrolllo (OD):

V. LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO

Evaluación de Probabilidades

Ocurrencia


IV. SUPUESTOS CLAVES

El logro de los objetivos de desarrollo del proyecto y la entrega de los componentes depende, frecuentemente, de supuestos que se encuentran fuera del control del

administrador del proyecto. Escoja aquellos relevantes a la ejecución del proyecto.

Supuestos Relacionados a los Objetivos de Desarrollo

Supuestos

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Estado del proyecto:

Acción Unidad Fecha

12

3

45

Problema

VI. RESUMEN


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Clasificaciones de los proyectos en el ISDP

1 Al Progreso en la Ejecución del

Proyecto (componentes)

2 A los Supuestos Claves

3 Al Logro del Objetivo de Desarrollo

(Propósito)

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1.- Componentes o Productos

• Muy Satisfactorio (MS)

• Satisfactorio (S)

• Insatisfactorio (IN)

• Muy Insatisfactorio (MI)

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Escalas de Calificación de componentes

• Calificación en relación al

Progreso en la Ejecución del Proyecto

• Muy Satisfactorio ( MS ): La ejecución de todos

los componentes del proyecto se ajustan

esencialmente al calendario previsto en el plan

de ejecución y de secuencia original o revisado

del proyecto, y de la calidad de los componentes

es buena.

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Progreso en la Ejecución del Proyecto

(componentes)

• Satisfactorio ( S ): La ejecución de los componentes

mas significativos se ajustan al calendario previsto

en el plan de ejecución y de secuencia original o

revisado del proyecto, y la calidad de los

componentes es adecuada. La ejecución de algunos

componentes puede requerir acciones correctivas,

pero ellas no afectaran o demoraran seriamente la

ejecución global del proyecto.

81/92



Progreso en la Ejecución del Proyecto.

• Insatisfactorio ( I ): La mayoría de los componentes

significativos no cumplen con el plan de ejecución y

de secuencia original o revisado del proyecto, o

existe un problema con la calidad de los

componentes. Un serio retraso en la ejecución del

proyecto podría estar ocurriendo. Se están

aplicando acciones correctivas que pueden producir

resultados

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• Calificación en relación al Progreso en la

Ejecución del Proyecto

• Muy Insatisfactorio.( MI ): La mayoría de los

componentes no cumplen con el plan de

ejecución y de secuencia original o revisado y/o

existe un problema con la calidad de los

componentes. Ninguna acción correctiva factible

ha sido identificado o no existe acuerdo con la

unidad ejecutora sobre acciones correctivas

apropiadas.

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2.- A LOS SUPUESTOS CLAVES

• Calificaciones en relación a los Supuestos

Claves que están ocurriendo como se había

previsto:

– Alta (A): Es probable que se materialicen las

condiciones externas que han sido identificadas

como necesarias para el éxito del proyecto.

– BAJA(B): Es dudoso que se materialicen las

condiciones externas que han sido identificadas

como necesarias para el éxito del proyecto.

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3.- AL LOGRO DEL OBJETIVO

DE DESARROLLO (PROPOSITO)

•Calificaciones en términos de la probabilidad de que el

Objetivo de Desarrollo (Propósito) se cumpla:

•Muy Probable (MP): Se prevé que el proyecto logrará o

superará su objetivo de desarrollo.

•Probable (P): Se prevé que el proyecto logrará una mayor

parte del objetivo de desarrollo.

•Dudoso (DU): Se prevé que el proyecto no logrará una

parte significativa de su objetivo de desarrollo.

•Improbable (I): Se prevé que el proyecto no logrará su

objetivo de desarrollo.

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Posibilidades e Imposibilidades de Clasificación

Componentes Supuestos Objetivo de Desarrollo

MS A MP P DU I

S A MP P DU I

IN A MP P DU I

MI A MP P DU I

MS B MP P DU I

S B MP P DU I

IN B MP P DU I

MI B MP P DU I

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TALLER: Uso del Informe de Seguimiento del

Desempeño del Proyecto (ISDP).

•Revise el Marco Lógico para el estudio de caso de los

Departamentos Centrales de la República de Casola; los

resultados del resumen de mitad de término y el ISDP

parcialmente completado.

•En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe

clasificar el Proyecto AARPP en términos de Progresos de

Ejecución, usando las escalas para graduar mostradas en

el ISDP.

•En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe

clasificar el proyecto AARPP en términos de Objetivos de

Desarrollo, usando las escalas provistas en el ISDP.

87/92

Sele

cció

n y

form

ació

n de

empl

eado

s

Mar

ketin

g y

vent

as

Abas

tecim

ient

os

Desa

rrollo

de

un

nuev

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oduc

to

Prod

ucció

n

Toat

al d

e fila

s

ante

riore

s

% d

e to

tal

Rank

ing

de p

riorid

ad

Selección y

formación de

empleados

5,0 0,1 0,1 0,2 5,4 7,5 4

Marketing y ventas 0,2 0,2 0,1 0,2 0,7 1,0 5

Abastecimientos 10,0 5,0 0,1 0,2 15,3 21,4 3

Desarrollo de un

nuevo producto10,0 10,0 10,0 0,2 30,2 42,2 1

Producción 5,0 5,0 5,0 5,0 20,0 27,9 2

TOTAL

Suma total de filas 25,2 25,0 15,3 5,3 0,8 71,6

1 Igual de importante 0,2 Menos importante

5 Más importante 0,1 Significativamente menos importante

10 Significativamente importante

CLAVE

MATRIZ DE PRIORIZACION DE HOLMES(ejemplo)

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La eficiencia o la gestión.- Los indicadores que miden la eficiencia valoran el

rendimiento (productividad física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados

a obtener ciertos objetivos, en períodos de tiempo, con una calidad y un costo

predeterminado. Estos indicadores permiten la valoración de los siguientes

elementos:

a) Los recursos humanos, físicos y financieros.

b) El tiempo.

c) Actividades, tareas o metas intermedias.

d) El presupuesto.

La eficacia o el logro.- Los indicadores que miden la eficacia son aquellos que

incluyen hechos concretos verificables, medibles, evaluables que se establecen a

partir de cada objetivo; midiendo la eficacia de los planes. Se los conoce como

indicadores de éxito, externos o de objetivos

LA EFICIENCIA (monitoreo)

Y LA EFICACIA (evaluación)

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MONITOREO DE LA EFICIENCIA

91/92

- GRACIAS -

Contacto ponente

Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/EDCC

[email protected]

Manta – Ecuador

2013

92/92

My eva

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