MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR...CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE LA MUJER, NIÑEZ Y...

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AUDITORIA INTERNA

“EXAMEN ESPECIAL SOBRE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE LA

MUJER, NIÑEZ Y FAMILIA, AL MES DE JULIO 2013”

SAN SALVADOR, 22 DE ABRIL DE 2014.

MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR

A u d i t o r í a I n t e r n a

INFORME 14-2013

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INDICE

I. RESUMEN EJECUTIVO 3

II. PÁRRAFO INTRODUCTORIO 4

III. OBJETIVO DEL EXAMEN ESPECIAL 4

IV. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL 4-5

V. RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL 6-50

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Auditoría Interna / AMSS Informe 14-2013

San Salvador, 22 de Abril de 2014. Partes Auditadas. Presente

I. RESUMEN EJECUTIVO

Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numeral 4 y artículo 31 de la Ley de la

Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de

trabajo Nº 08-2013, ha efectuado Examen Especial sobre evaluación del Sistema de

Control Interno al Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia, al mes de julio de

2013.

En el examen se realizó la evaluación dentro del proceso administrativo que desarrolla

el Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia, de cada uno de los cinco

componentes del sistema de control interno los cuales son: Ambiente de control,

Valoración del riesgo, Actividades de control, información y comunicación y Monitoreo,

cuyos resultados están desarrollados en el romano V de este documento.

DIOS UNIÓN LIBERTAD

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Auditoria Interna / AMSS. Informe 14-2013

San Salvador, 22 de Abril de 2014. Honorable Concejo Municipal.

Presente.

II. PÁRRAFO INTRODUCTORIO

Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numeral 4 y artículo 31 de la Ley de la

Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de

trabajo Nº 08-2013, ha efectuado Examen Especial sobre evaluación del Sistema de

Control Interno al Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia, al mes de julio de

2013.

III. OBJETIVO DEL EXAMEN ESPECIAL

Examinar y establecer el nivel de confianza que proporcionan los procesos y

operaciones de control, así como determinar la efectividad del sistema de control

interno (SCI); utilizado por el Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia,

además que sirva de apoyo para garantizar en forma razonable el cumplimiento de sus

objetivos, sobre la base de la efectividad y eficiencia de sus operaciones; la generación

de información confiable y oportuna; en cumplimiento de las Leyes, Reglamentos,

Regulaciones y en general la normativa que le sea aplicable.

IV. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL

Desarrollamos el Examen Especial de conformidad a las Normas de Auditoría

Gubernamental emitidas por la Corte de Cuentas de la República de El Salvador;

dichas Normas requieren que planifiquemos la ejecución del Examen. El período objeto

de estudio corresponde a las operaciones realizadas al mes de julio 2013.

de 50

El Examen Especial consistió en revisar y analizar la documentación e información que

soporta el sistema de control interno, con el objetivo de verificar el cumplimiento de la

normativa técnica y legal aplicable a los componentes que conforman el sistema de

control interno. La ejecución incluye el examen con base en pruebas selectivas de la

muestra establecida.

Para el desarrollo del Examen Especial se tomó en cuenta la siguiente información y

metodología: estructura organizativa, Informe mensual de avance de metas del Plan

Operativo Anual relativo a todas las actividades de su dependencia; y la evaluación del

control interno se realizó mediante un cuestionario con preguntas cerradas (si y no) y

clasificadas por cada uno de los cinco componentes del control interno: Ambiente de

control, Valoración del riesgo, Actividades de control, información y comunicación, y

Monitoreo; con la característica de que las respuestas positivas (comprobadas

razonablemente su certeza), implican por sí mismo una fortaleza de control interno y por

el contrario una negativa, la ausencia o la debilidad de un control o incumplimiento; El

examen se ejecutó sobre la información y documentación a la cual se obtuvo acceso.

El Examen Especial se desarrolló de conformidad a la Ley de la Corte de Cuentas de

la República de El Salvador, Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la

Municipalidad de San Salvador, Manual de Organización y Funciones Institucional,

(MOF), y demás normativa técnica legal aplicable.

Con el propósito de establecer una valoración cuantificada del riesgo que representa la

condición en que se encuentra el control según el criterio aplicable, la herramienta

utilizada establece un puntaje de acuerdo con el siguiente esquema: Riesgo bajo (1),

riesgo moderado (2), riesgo moderadamente alto (3), riesgo alto (4).

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V. RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL

El sistema de control interno (SCI) implementado por el Departamento Municipal de

Mujer, Niñez y Familia como se observa en el grafico es No Confiable

DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE MUJER, NIÑEZ Y FAMILIA

CALIFICACIÓN DEL RIESGO

Promedio Ponderación PuntajeResultados del Sistema

de Control Interno

1.66 25 41.5 EFECTIVO

2.50 20 50.0 CONFIABLE

3.20 25 80.0 NO CONFIABLE

2.38 15 35.6 CONFIABLE

4.00 15 60.0 NO CONFIABLE

100%

267.1 SCI NO CONFIABLE

Puntos

301-400 No confiable

251-300 No confiable

176-250 Confiable

100-175 Efectivo

Moderado

Bajo

MONITOREO

CALIFICACIÓN TOTAL DE LA EVALUACION

Calificación del riesgo

COMPONENTE

Interpretación del SCI

Riesgo Alto

Moderadamente alto

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACION DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

00.5

11.5

22.5

33.5

4

Ambiente deControl

Valoración deRiesgos

Actividades deControl

Informacion yComunicación

Monitoreo

Niv

el

de

Rie

sg

o

Componentes

Componente

de 50

A continuación se presentan los resultados por componente:

1. AMBIENTE DE CONTROL

ARTÍCULOS APLICABLES AL COMPONENTE

SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

No.

De

Art.

Riesgo

13 1

14 2.33

15 3.25

16 1

17 1

18 1

19 1

21 1

22 4 Promedio Ponderación Puntaje

29 1

1.66BAJO 1.00 - 1.75 SCI EFECTIVO

Según evaluación del control interno

MODERADO 1.76 - 2.50 SCI CONFIABLE

MODERADAMENTE ALTO 2.51 - 3.00 SCI NO CONFIABLE

RIEGO ALTO 3.01 - 4.00 SCI NO CONFIABLE

TOTAL PONDERACIÓN DE AMBIENTE DE CONTROL

RIESGO BAJO

Resultado

Coordinación de esfuerzos

Estructura organizacional

Definición de areas de autoridad,

responsabilidad y relaciones de

jerarquia

SCI EFECTIVO

1.66 25.00 41.45

Unidad de mando

Funciones incompatibles

Asistencia, permanencia y

puntualidad.

Procedimientos para

autorización y registro

Promedio

COMPONENTE

Detalle

Integridad y valores éticos

Compromiso con la competencia

Estilo de gestión

1

2.3

3 3.2

5

1 1 1 1 1

4

1

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

13 14 15 16 17 18 19 21 22 29

Niv

el d

e R

ies

go

Normas Técnicas de Control Interno Especificas

AMBIENTE DE CONTROLCALIFICACIÓN DEL RIESGO

de 50

Calificación del Riesgo

Nivel de Riesgo Criterio de Recomendación Riesgo

Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2

Moderadamente Alto Corregir 3

Alto Corregir inmediatamente 4

Al evaluar el Ambiente de Control del Departamento Municipal de Mujer, Niñez y

Familia, obtuvimos como resultado un Riesgo Bajo en el cual identificamos ciertas

situaciones reportables, las que se especifican en la Matriz de cumplimientos e

incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la

Municipalidad de San Salvador, que se detalla a continuación:

de 50

Matriz de cumplimientos e Incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la

Municipalidad de San Salvador, Componente: Ambiente de Control

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)

Corregir Inmediatamente

(1)

Los empleados del Departamento

Municipal de Mujer, Niñez y Familia,

demuestran valores éticos en el

cumplimiento de sus deberes y

obligaciones; de acuerdo a las

indagaciones realizadas por auditoría,

tampoco encontramos evidencia de lo

contrario.

INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

Art. 13 El Concejo Municipal, juntas

directivas de entidades descentralizadas,

jefaturas y demás servidores municipales,

deberán mantener y demostrar integridad

y valores éticos en el cumplimiento de sus

deberes y obligaciones, de acuerdo a lo

establecido en la ley de ética

gubernamental.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1) La profesión del personal técnico del

Dpto. de Mujer, niñez y familia no

coincide con el requisito establecido en

el Manual de Descripción de Puesto de

ese Departamento, lo que podría incidir

en el nivel de aptitud e idoneidad para

el desarrollo de las funciones

requeridas. Al respecto se observan los

siguientes casos: Una es estudiante de

la carrera de Ciencias Jurídica y otra es

bachiller en secretariado comercial, sin

embargo el descriptor de puesto exige

estudiante universitario en

Administración de Empresas o carrera a

fin.

Asimismo comprobamos que existe un

asesor de metodología en educación y

una digitadora, (nombrada en la

Subgerencia de gestión tributaria)

ambos realizando funciones de técnico

en el Departamento Municipal de la

Mujer, Niñez y Familia (a la fecha de

circularización de este informe dicha

digitadora nombrada como asesor

jurídico, en la misma Subgerencia).

COMPROMISO CON LA

COMPETENCIA


directivas de entidades descentralizadas y

las jefaturas, realizarán las acciones que

conduzcan a que todo el personal posea y

mantenga el nivel de aptitud e idoneidad

que le permita llevar a cabo los deberes

asignados y entender la importancia de

establecer y llevar a la práctica

adecuados controles internos.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)

El Departamento de Mujer, Niñez y

Familia cuenta con algunos controles,

Sin embargo no posee procedimientos

de las diferentes actividades que

desarrolla, por lo que dificulta evaluar el

desempeño y la gestión realizada.

ESTILO DE GESTIÓN



jefaturas de unidades organizativas,

deberán administrar los recursos de la

Municipalidad considerando el nivel de

riesgo de cada una de las decisiones,

tomando en cuenta el costo beneficio,

permitiendo la evaluación del desempeño

y de la gestión realizada por el fomento de

la transparencia.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)

En el departamento de Mujer, Niñez y

Familia no se evidenciaron problemas

de trabajo en equipo ni falta de

colaboración con otros.

COORDINACIÓN DE ESFUERZOS



jefaturas, mantendrán una relación

interactiva y proactiva con las unidades

organizativas bajo su jurisdicción, a efecto

de propiciar un ambiente de trabajo en

equipo y cooperación, orientando los

esfuerzos al efectivo cumplimiento de los

objetivos y metas.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)

El Departamento Mujer, Niñez y

Familia, cuenta con una estructura

organizativa que se representa

gráficamente en un organigrama

general de la municipalidad acorde a

las funciones según el MOF.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Art. 17 El Concejo Municipal, por medio

de las juntas directivas de entidades

descentralizadas y jefaturas, definirán y

evaluarán la estructura organizativa bajo

su responsabilidad, para lograr el

cumplimiento de los objetivos

institucionales; se representará

gráficamente en un organigrama acorde a

su naturaleza

El Concejo Municipal, mantendrá

actualizada la estructura organizativa y

divulgará entre sus servidores y demás

usuarios externos.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)

En el Manual de Organización y

Funciones (MOF) se encuentran las

principales responsabilidades y

relaciones de jerarquía del

Departamento de Mujer, Niñez y

Familia.

DEFINICIÓN DE AREAS DE

AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y

RELACIONES DE JERARQUÍA



jefaturas, deberán asignar la autoridad y

la responsabilidad; así como, establecer

claramente las relaciones de jerarquía,

proporcionando los canales apropiados de

comunicación, lo que estará contenido en

los manuales y demás herramientas

administrativas.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)


Familia ha definido claramente y por

escrito sus líneas de autoridad;

funciones y responsabilidades a cada

miembro del Departamento, por medio

de sus manuales y demás herramientas

administrativas.

UNIDAD DE MANDO

Art. 19 Las juntas directivas y jefaturas,

serán administrativamente responsable de

sus funciones ante una sola autoridad;

además definirán claramente y por escrito

sus líneas de autoridad por medio de sus

manuales y demás herramientas

administrativas. Las Jefaturas deberán

orientar al personal bajo su ámbito de

dirección y supervisión, conforme la visión

y misión institucional para alcanzar los

objetivos

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)

Analizamos las actividades del

Departamento de Mujer, Niñez y Familia

y constatamos a través de los

descriptores de puesto que existe una

separación de funciones entre la

autorización, ejecución y control de las

operaciones.

FUNCIONES INCOMPATIBLES

Art. 21 Se deberá separar las funciones

de las unidades y servidores, de manera

que exista independencia entre la

autorización, ejecución, registro, custodia

y control de las operaciones. La

separación de funciones, deberá

precisarse en forma clara en la

reglamentación orgánica funcional, en el

Manual de Organización y Funciones, y

Descriptor de Puestos de la

Municipalidad.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(7)

Mejorar

(0)

Corregir

(2)


(1)


Familia carece de procedimientos para

el desarrollo de las diferentes

actividades que realiza.

PROCEDIMIENTOS PARA

AUTORIZACIÓN Y REGISTRO

Art. 22 El Concejo Municipal,

establecerá a través de los instrumentos

administrativos pertinentes, lo

correspondiente a la autorización, registro

y control oportuno de todas las

operaciones, concibiéndolos como la

secuencia lógica de los pasos que sigue

una tarea o actividad.

X

La Jefatura del Departamento de Mujer,

Niñez y Familia en coordinación con el

área de Recursos Humanos controla la

asistencia, permanencia y puntualidad

de los empleados del mismo.

ASISTENCIA, PERMANENCIA Y

PUNTUALIDAD



jefaturas, velarán por la asistencia,

permanencia, y puntualidad por parte de

los servidores municipales, apegándose a

lo que indica el Reglamento Interno.

X

de 50

Conclusiones

Al evaluar el componente de Ambiente de Control del Departamento Municipal de

Mujer, Niñez y Familia, el cual representa el 25% del total del Sistema de Control

Interno, se obtuvo una calificación de riesgo de 1.66 (niveles de riesgo 1 al 4), dando

como resultado un riesgo bajo por lo que el Sistema de Control Interno en este

componente es efectivo; identificamos 10 normas que son aplicables al

Departamento según el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimento a 7 normas (Integridad y

valores éticos, Coordinación de esfuerzos, Estructura organizacional, Definición de

áreas de autoridad, responsabilidad y relaciones de jerarquía, Unidad de mando,

Funciones incompatibles, Asistencia, permanencia y puntualidad) por lo que se

recomienda mantener los procesos y controles implementados que se

encuentran relacionadas a estas normas puesto que se logran los objetivos

propuestos;

b) Existen 2 Normas (Compromiso con la competencia, Estilo de gestión) que se

necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el

Departamento por lo que la recomendación es de Corregir el incumplimiento a la

misma;

c) Existen 1 Norma (Procedimiento para autorización y registro), que se necesita

darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el Departamento por lo

que la recomendación es de Corregir Inmediatamente.

de 50

2. VALORACIÓN DE RIESGOS


No. De Art.

Detalle Riesgo

33 Definición de Objetivos Institucionales

1

34 Planificación Participativa 1

35 Medición de Objetivos y Metas 1

36 Identificación de Riesgos 4

37 Análisis de Riesgos Identificados

4

38 Gestión de Riesgos 4

Promedio 2.50


SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Promedio Ponderación Puntaje

BAJO 1.00 - 1.75 SCI EFECTIVO




SCI CONFIABLE

2.50 20.00

COMPONENTE

TOTAL PONDERACIÓN DE VALORACIÓN DEL RIESGO

RIESGO MODERADO

Resultado

50.00

de 50



Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2



Al Evaluar la Valoración del Riesgo del Departamento Municipal de Mujer, Niñez y

Familia, obtuvimos como resultado un Riesgo Moderado, en el cual identificamos

ciertas situaciones reportables, las que se especifican en la Matriz de cumplimientos

e incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la


de 50


Municipalidad de San Salvador Componente: Valoración de Riesgos

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)


Familia cuenta con un POA, de acuerdo

a los lineamientos de formulación

emitidos por el departamento de

planificación que incluye sus objetivos y

metas.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

INSTITUCIONALES

Art. 33 El Concejo Municipal,

aprobará para cada período municipal,

los objetivos y metas estratégicas

mediante un Plan Estratégico

Institucional, que responda en forma

directa a las acciones y políticas

establecidas en el Plan de Gobierno

Municipal, u otros documentos de

estudio y análisis que surjan al

momento de revisar la visión y misión

correspondientes

Los Planes Operativos Anuales de la

Municipalidad, Entidades

Descentralizadas y demás unidades

operativas, contendrán sus propios

objetivos y metas que también

contribuirán en el logro de los objetivos

macro institucionales, así como, los

indicadores de resultado o gestión que

permita la evaluación de los mismos.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

Los lineamientos para la elaboración y

seguimiento del POA, se dieron a

conocer en su oportunidad en el

Departamento y se encuentran en

intranet (mecanismo de comunicación

interna) juntamente con el POA 2012.

PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA

Art. 34 El área de Planificación,

emitirá oportunamente los lineamientos

para la elaboración de los Planes

Anuales Operativos y brindará

asistencia técnica para que éstos sean

coherentes y congruentes con los

objetivos y metas estratégicas

establecidas en el Plan Estratégico

Institucional.

El Plan Estratégico y los Operativos se

elaborarán con la participación del

personal correspondiente y serán

divulgados a todos los servidores,

según su área de competencia.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

Presentan los avances mensuales del

Plan Operativo Anual (POA) al

Departamento de Planificación.

MEDICIÓN DE OBJETIVOS Y METAS

Art. 35 El área de Planificación

realizará semestralmente medición del

cumplimiento de los objetivos y metas

establecidos en los planes estratégico

y operativos en base a las auto

evaluaciones presentadas por las

diferentes unidades organizativas. La

información obtenida se utilizará para

ajustar el curso de acción y orientar los

esfuerzos hacia el mejoramiento del

rendimiento institucional.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3) La Jefatura del Departamento de

Mujer, Niñez y Familia, no ha realizado

diagnósticos sobre la operatividad del

mismo, que permita identificar los

riesgos relevantes asociados al

cumplimiento de sus objetivos.

Para el cumplimiento de esta Norma, la

Unidad de Desarrollo Institucional (UDI)

ha emitido lineamientos para la

formulación de la Matriz de Valoración

de Riesgos Institucionales, a partir de

Octubre de 2012. Es obligación de cada

unidad organizativa elaborarla y

remitirla para su consolidación.

El departamento no elaboro la Matriz de

Riesgos para el período objeto de

estudio, sin embargo fue elaborada y

presentada para el período 2014.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Art. 36 Cada dependencia o unidad

organizativa de la Municipalidad

deberá realizar diagnósticos

periódicamente, con el fin de identificar

los factores de riesgos relevantes,

internos y externos, asociados al logro

de los objetivos institucionales.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3) La Jefatura del Departamento de Mujer,

Niñez y Familia, no ha realizado un

análisis de riesgos, por lo que no

determina el impacto e incidencia en la

misión, visión, objetivos y metas.









ANÁLISIS DE RIESGOS

IDENTIFICADOS

Art. 37 Cada dependencia o unidad

organizativa de la Municipalidad,

analizarán los riesgos identificados, en

cuanto a su impacto o significado y a la

probabilidad de ocurrencia, para

determinar su importancia e incidencia

en la misión, visión, objetivos y metas.

La unidad de desarrollo institucional, se

encargará de consolidar los riesgos

institucionales.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3) La Jefatura del Departamento no ha

identificado, analizado y definido

opciones de respuestas ante los

riesgos, e indicadores de gestión para

medir resultados.









GESTION DE RIESGOS

Art. 38 El Concejo Municipal a través de

las juntas directivas y jefaturas, definirá

las opciones de respuesta ante los

riesgos tendientes a evitar, reducir o

transferir; o asumir el riesgo residual,

registrando la aplicación concreta de

dichas opciones que entrarán a prevenir

o reducir el riesgo y formarán parte del

plan de manejo de riesgos. En él se

identificarán las dependencias o áreas

encargadas de ejecutar las acciones

propuestas.

La evaluación de la gestión de riesgo se

realizará con base en los indicadores de

gestión diseñados para tal fin y a los

resultados del monitoreo aplicado en

diferentes periodos.

Asimismo, se evaluará como ha sido el

comportamiento del riesgo y si se han

presentado nuevos riesgos que deban

ser gestionados.

X

de 50

Conclusiones

Al evaluar el componente de Valoración del Riesgo del Departamento Municipal de

Mujer, Niñez y Familia, el cual representa el 20% del total del Sistema de Control

Interno, se obtuvo una calificación de riesgo de 2.50 (niveles de riesgo 1 al 4), dando

como resultado en riesgo Moderado por lo que el Sistema de Control Interno es

confiable en dicho componente; identificamos 6 normas que son aplicables al

departamento según el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimento a 3 normas (Definición de

objetivos institucionales, Planificación Participativa, Medición de Objetivos y

Metas) por lo que se recomienda mantener los procesos, controles

implementados que se encuentran relacionadas a estas normas puesto que se

logran los objetivos propuestos;

b) Existen 3 Normas (Identificación de Riesgos, Análisis de Riesgos Identificados,

Gestión de Riesgos), que se necesita darle cumplimiento y aplicar en las

operaciones que realiza el departamento por lo que la recomendación es de

Corregir Inmediatamente.

de 50

3. ACTIVIDADES DE CONTROL


No. De Art.

Detalle Riesgo

39 Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos

4

40 Actividades de Control 4

65 Documentación Soporte 3

67 Archivo de Documentación Soporte

1

84 Políticas y Procedimientos de los Controles de Aplicación

4

Promedio 3.20



Promedio Ponderación Puntaje Resultado





COMPONENTE

EN RIESGO 25 80.003.20

SCI NO CONFIABLE


de 50



Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2



Al Evaluar las Actividades De Control del Departamento Municipal de Mujer, Niñez y

Familia, obtuvimos como resultado en Riesgo, en el que identificamos ciertas

situaciones reportables, las cuales se especifican en la Matriz de cumplimientos e


Municipalidad de San Salvador, lo que se detalla a continuación:

de 50


Municipalidad de San Salvador Componente: Actividades de Control

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(3)

El Departamento Municipal de Mujer,

Niñez y Familia, no posee

procedimientos de control que

garanticen razonablemente el

cumplimiento del sistema de control

interno.

DOCUMENTACIÓN,

ACTUALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN

DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS


directivas y jefaturas, deberán

documentar, mantener actualizados y

divulgar internamente, las políticas y

procedimientos de control que

garanticen razonablemente el

cumplimiento del sistema de control

interno.

Previo a divulgar los instrumentos

administrativos: Reglamentos,

manuales, instructivos, políticas,

normas y demás disposiciones

necesarias para la aplicación del

Sistema, el Concejo Municipal deberá

aprobar los instrumentos de control

existentes, de conformidad a lo

establecido en el Código Municipal

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(3)

En los instrumentos administrativos y

operativos se definirán las políticas

institucionales, los procedimientos de

control relativos a las actividades

administrativas, financieras y

operativas de la municipalidad, los

cuales se revisarán y actualizarán

según necesidad.

Al analizar las actividades de control

implementadas por el Departamento

comprobamos que no cuenta con

controles internos necesarios,

únicamente posee: libro de Asistencia,

Entrega de programación semanal, los

cuales no son suficientes, ya que no

proporcionan información de todas las

actividades realizadas.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Art. 40 Las actividades de control

interno deberán establecerse de

manera integrada a cada proceso

administrativo, financiero u operativo.

Las medidas y prácticas de control se

orientarán al ejercicio del control

previo, concurrente y posterior:

Aprobación, autorización, verificación,

conciliación, inspección y revisión.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(3)

En el Departamento cuentan con alguna

documentación de las actividades que

realizan, como son: reportes de

actividades elaborados por los técnicos,

informes llamados ejecutivos los cuales

no poseen las características de un

informe, avances de proyectos, plan de

capacitaciones y Programación de

actividades realizadas, sin embargo

carecen de información suficiente y

necesaria, como es: a quienes son

dirigidos, objetivo de informe, quienes

participaron, entre otros, lo que dificulta

su análisis.

DOCUMENTACIÓN SOPORTE


directivas, gerencias, directores y

jefaturas, contarán con la

documentación necesaria que soporte

y demuestre las operaciones que

realicen, ya que con ésta se justifique e

identifique la naturaleza, finalidad y

resultado de las mismas; asimismo,

éstas deberán contener datos y

elementos suficientes que faciliten su

análisis.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(3)

La Jefatura del Departamento

resguarda la documentación soporte

existente, con la seguridad necesaria

que la proteja de riesgos.

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE

Art. 67 Las gerencias, directores y

jefaturas, deberán velar por conservar

el archivo de documentación de

soporte que demuestra las operaciones

de la Municipalidad y entidades

descentralizadas, deberán ser

archivadas siguiendo un orden lógico,

de fácil acceso y utilización; debiendo

velar por la seguridad necesaria que la

proteja de riesgos, tales como:

Deterioro, robo o cualquier siniestro.

La documentación de soporte deberá

mantenerse disponible el tiempo legal

establecido para el cumplimiento de

rendición de cuentas y funciones

fiscalizadoras.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(3)

La jefatura del Departamento no realiza

verificación del cumplimiento del control

interno de esa área ya que carece de

procedimientos, políticas y otros

documentos administrativos.

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LOS

CONTROLES DE APLICACIÓN.


directivas y jefaturas, realizarán la

verificación del cumplimiento del

control interno ejercido en cada área

de acuerdo con su Manual de

Procedimientos, Manual de Políticas

institucional y otros documentos

administrativos.

X

de 50

Conclusiones

Al evaluar el componente de Actividades de Control del Departamento Municipal de

Mujer, Niñez y Familia el cual representa el 25% del total del Sistema de Control

Interno, se obtuvo una calificación en riesgo de 3.20 (niveles de riesgo 1 al 4), dando

como resultado en riesgo por lo que el Sistema de Control Interno es no confiable

en dicho componente; identificamos 5 normas que son aplicables a la Sección según

el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimento de 1 norma (Archivo de

Documentación de Soporte) por lo que se recomienda mantener los procesos,

controles implementados que se encuentran relacionadas a esta norma puesto

que se logran los objetivos propuestos;

b) Existe 1 Norma (Documentación Soporte), que se necesita darles cumplimiento y

aplicar en las operaciones que realiza el Departamento por lo que la

recomendación es de Corregir el incumplimiento a la misma;

c) Existen 3 Normas (Documentación, actualización y divulgación de políticas y

procedimientos, Actividades de control, Definición de Políticas y Procedimientos de

los Controles de Aplicación), que se necesita darle cumplimiento y aplicar en las

operaciones que realiza el Departamento por lo que la recomendación es de

Corregir Inmediatamente.

de 50

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


No. De Art.

Detalle Riesgo

88 Características de la información

3

89 Efectiva comunicación de la información

3

90 Informe financiero y de gestión 2.5

91 Archivo Institucional 1

Promedio 2.38


SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Promedio Ponderación Puntaje Resultado

2.38 15.00 35.63






COMPONENTE

RIESGO MODERADO

SCI CONFIABLE

de 50



Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2



Al evaluar los Sistemas de Información y Comunicación del Departamento

Municipal de Mujer, Niñez y Familia, obtuvimos como resultado un Riesgo Moderado,

en el cual identificamos ciertas situaciones reportables, las que se especifican en la

Matriz de cumplimientos e incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno

Especificas de la Municipalidad, que se detalla a continuación:

de 50


Municipalidad de San Salvador Componente: Información y Comunicación

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(3)


(0)

La Jefatura del Departamento Municipal

de Mujer, Niñez y Familia, no genera

información confiable y suficiente

para la toma de decisiones, como es el

caso de: informes periódicos de trabajo

de los técnicos, ejecutivos, avances de

proyectos, plan de capacitaciones y

programación de actividades, porque

carecen de elementos necesarios para

su posterior análisis como son: número

de actividades realizadas, meta

operacional a la que se relacionan,

recursos utilizados para desarrollar la

meta o impartir la capacitación

(personal involucrado e insumos

utilizados), programación de las

CARACTERÍSTICAS DE LA

INFORMACIÓN


directivas, gerencias, directores y

jefaturas, deberán asegurarse que la

información que se procese sea

confiable, oportuna, suficiente y

pertinente para la toma de decisiones,

basándose en normativas técnicas y

legales.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(3)


(0) Capacitaciones (detallando lugar, hora y

fecha a impartirse), fecha de

elaboración nombre y firma de la

persona que realizo y reviso dicha

información.

Verificamos los reportes e informes

periódicos de trabajo y comprobamos

que carecen de elementos suficientes

para su análisis, y no cuentan con un

formato establecido donde se recopile

los resultados obtenidos de las metas

planteadas.

EFECTIVA COMUNICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

Art. 89 La información interna y

externa deberá ser comunicada en la

forma y el tiempo requerido para su

uso y de acuerdo con sus

competencias.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(3)


(0)

El Departamento Municipal de la Mujer,

Niñez y Familia no elabora informe con

los resultados de las actividades

realizadas, únicamente presentan

reportes los cuales carecen de datos y

elementos suficientes que demuestren y

expliquen las actividades desarrolladas

durante el ejercicio terminado.

INFORME FINANCIERO Y DE

GESTIÓN

Art. 90 El Concejo Municipal y juntas

directivas de entidades

descentralizadas, por medio de las


formularán la información financiera

requerida en las disposiciones, legales,

reglamentarias y normativas sobre su

contenido, oportunidad, periodicidad y

formalidad, tanto para uso interno y

conocimiento externo.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(3)


(0) El Concejo Municipal y las juntas

directivas de entidades

descentralizadas, por medio de las


presentarán un informe que contenga

los resultados de la gestión realizada

durante el ejercicio terminado,

conforme los criterios establecidos en

las disposiciones legales y

reglamentarias, metas y objetivos

principales de la Municipalidad para

organizar su contenido y desarrollo,

reflejándolo en la Memoria de Labores.

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(3)


(0)


Niñez y Familia ha implementado

controles para salvaguardar la

documentación e información que

generan, así como parámetros para

enviar la documentación existente al

archivo institucional.

ARCHIVO INSTITUCIONAL

Art. 91 El Concejo Municipal y juntas

directivas y jefaturas, contarán con un

archivo institucional, éste podrá ser

magnético, manual o sistematizado,

para preservar la información, en virtud

de su utilidad de requerimientos

jurídicos y técnicos.

X

de 50

Conclusiones

Al evaluar el componente de Información y Comunicación del Departamento

Municipal de Mujer, Niñez y Familia, el cual representa el 15% del total del Sistema de

Control Interno, se obtuvo una calificación de riesgo de 2.38 (niveles de riesgo 1 al 4),

dando como resultado un riesgo moderado por lo que el Sistema de Control

Interno es Confiable en dicho componente; identificamos 4 normas que son

aplicables al Departamento según el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimiento a 1 norma (Archivo

Institucional), por lo que se recomienda mantener los procesos y controles

implementados que se encuentran relacionadas a esta norma puesto que se

logran los objetivos propuestos;

b) Existen 3 Normas (Características de la información, efectiva comunicación de la

información, Informe Financiero y de Gestión), que se necesita darle cumplimiento

y aplicar en las operaciones que realiza el Departamento por lo que la

recomendación es de Corregir el incumplimiento a la misma;

de 50

No.

De

Art.

Riesgo

92 4

93 4

95 4

4.00


Detalle

Monitoreo sobre la Marcha

Monitoreo Mediante

Autoevaluación del Sistema de

Control Interno

Promedio

Comunicación de los monitoreos

de resultados

MONITOREO

CALIFICACIÓN DEL RIESGO

4 4 4

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

92 93 95

Normas técnicas de Control Interno

Especificas

Niv

el

de R

iesg

o

5. MONITOREO



Promedio Ponderación Puntaje





SCI NO CONFIABLE

4.00 15.00

EN RIESGO

60.00

COMPONENTE


Resultado

de 50



Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2



Al evaluar las actividades de Monitoreo del Departamento Municipal de Mujer, Niñez

y Familia, obtuvimos como resultado en Riesgo, en el cual identificamos ciertas

situaciones reportables, las que se especifican en la Matriz de cumplimientos e



de 50


Municipalidad de San Salvador Componente: Monitoreo

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(0)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

La Jefatura del Depto. no vigila el

cumplimiento de las actividades de

control, situación que se constató en las

funciones que desarrollan, además no

han elaborado los procedimientos para

las diferentes actividades que realizan,

por lo que no se evidencia el monitoreo

sobre la marcha.

MONITOREO SOBRE LA MARCHA


directivas y las jefaturas vigilarán que

los funcionarios realicen las actividades

de control durante la ejecución de las

operaciones de manera integrada, en

cumplimiento de las actividades de

control previamente establecidas en los

diferentes documentos administrativos,

durante la ejecución de las

operaciones de su competencia

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(0)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

La Jefatura del Departamento no

realiza evaluaciones al Sistema de

Control Interno específicamente en la

elaboración de los procedimientos.

MONITOREO MEDIANTE

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

Art. 93 Las Jefaturas de la

Municipalidad deberá evaluar el

sistema de control interno propio,

respecto de las actividades

significativas. Será actualizado con el

resultado de dichas evaluaciones o

como producto de cambios

organizacionales.

X

de 50



CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(0)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)


Niñez y Familia no presento evidencia

(en informe) de comunicación del

monitoreo del Sistema de control

interno.

COMUNICACIÓN DE LOS

RESULTADOS DEL MONITOREO


directivas, directores, gerentes y

demás jefaturas recibirán los informes

sobre las debilidades y oportunidades

de mejoramiento del Sistema de

Control Interno, el cual será dirigido

hacia quienes serán los propietarios y

responsables de operarlo, con el fin de

que se implementen las acciones

necesarias, en cumplimiento a la

normativa administrativa y legal.

Los resultados de las actividades de

monitoreo del Sistema de Control

Interno, deberán ser comunicados al

Concejo Municipal, juntas directivas,

gerencias, directores y jefaturas, según

su competencia, por medio de un

informe de lo observado.

X

de 50

Conclusiones

Al evaluar el componente de Monitoreo del Departamento Municipal de Mujer, Niñez

y Familia, el cual representa el 15% del total del Sistema de Control Interno, se obtuvo

una calificación de riesgo de 4.00 (niveles de riesgo 1 al 4), dando como resultado en

riesgo por lo que el Sistema de Control Interno es no confiable en dicho

componente; identificamos 3 normas que son aplicables al Departamento según el

siguiente detalle:

Existen 3 Normas (Monitoreo sobre la Marcha, Monitoreo Mediante Autoevaluación

del Sistema de Control Interno, Comunicación de los monitoreos del Resultado), que

se necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el

Departamento por lo que la recomendación es de Corregir Inmediatamente.

Conclusión General

Los resultados contenidos en el presente Informe obedecen a la auditoría realizada

hasta julio 2013, las situaciones ocurridas posteriormente se evaluaran en una

intervención posterior, señalándose las deficiencias encontradas y presentadas en un

nuevo informe.

de 50

DIOS UNIÓN LIBERTAD

C.c.

Dependencia Nombre

Sr. Alcalde : Dr. Norman Noel Quijano.

Síndico Municipal : Lic. José Ernesto Criollo.

Director General de Desarrollo Municipal : Ing. René Oswaldo Ayala Molina.

Sub. Gerencia de Participación Ciudadana : Lic. Roberto Rafael Aquino

Jefa Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia : Licda. Flor de María Macias de Rivas

Archivo.

P’T’S’.

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