El profesional de la información, vol. 10, nº 3, marzo 200126

Muerte y renacimiento de los hosts de bases de datosESTE ARTÍCULO pretende

describir el pasado y el futuro deun tipo empresas que han contri-buido grandemente al desarrollodel sector documental y que hanexperimentado una profundaevolución en los últimos años. Deunos momentos álgidos se pasó aun progresivo declive pero en elpresente podemos decir que sedan las condiciones óptimas parasu resurgimiento basado en unnuevo paradigma.

Es importante destacar que es-te artículo tiene en consideraciónfundamentalmente el entorno aca-démico, principal consumidor derecursos electrónicos de informa-ción, y que no es tan aplicable alcorporativo donde el papel del hosttradicional ha sido y sigue siendo

destacado. También hacemos lasalvedad de que aunque los prime-ros hosts online empezaron hace25 años, aquí nos referimos sola-mente a su evolución una vez ini-ciada ya la época internet, es deciren los últimos 8 años aproximada-mente.

Decadencia del hostclásico

Durante esos años hemos vivi-do un lenta pero progresiva pérdi-da de protagonismo de los hosts,entendiendo como tales aquellasempresas que ofrecen acceso a ba-ses de datos por internet a cambiode una tarifa plana (suscripción) o,hasta ahora lo más usual, mediantecualquier forma de pago en fun-ción del uso (tiempo, cantidad deinformación, etc.). Como ejemplospodemos citar Data-Star, Dialog,Lexis-Nexis, Questel-Orbit, STN,etc.

El origen del descenso se en-cuentra en la combinación de unaserie de factores, entre los que des-tacan:

Hugo Agud, gerente de GreenData

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Muerte y renacimiento de los hosts de bases de datos

1. Pérdida de competitividadrespecto de las soluciones clien-te/servidor que ofrecen empresascomo SilverPlatter, Ovid y más re-cientemente el mismo Dialog (conDialog@Site) entre otras.

«Para algunas insti-tuciones sigue sien-do problemático fir-mar contratos de bie-nes no inventariablescomo el acceso onli-ne y sin un límite pre-establecido de factu-ración»

2. Dificultad sobre el controlde costes en los servicios de pagopor uso, que son la mayoría. Losinvestigadores podían acceder alcontenido de una gran cantidad debases de datos (bibliográficas y detexto completo) pero el sistema depago provocaba dos inconvenien-tes: El primero, las consultas debí-an hacerse únicamente por perso-nal autorizado entrenado pues si nolos costes podían disparase fácil-mente a decenas de miles de pese-tas. Y segundo, como consecuen-cia, el usuario estaba condicionadoal miedo del coste final, compro-metiendo así la calidad de las bús-quedas.

—Si las consultas se canaliza-ban a través del documentalista au-torizado, el tiempo medio desdeque aparecía una necesidad de in-formación hasta que el personaldedicado al servicio devolvía alusuario los registros deseados erasensiblemente mayor al de las so-luciones locales cliente/servidor enlas que el propio usuario final po-día resolver su problema.

—A pesar de que los hostsofrecían múltiples opciones de fil-tración de registros y una gran va-riedad de criterios de consulta, nopodía evitarse que los usuarios es-tuvieran pendientes del coste total.Este hecho ocasionaba que proba-blemente las consultas no fueran

tan exhaustivas y precisas comolas que hacían los que tenían acce-so a servicios de documentación depago único, sin perder de vista latranquilidad de estos últimos a lahora de rendir cuentas del presu-puesto.

3. Lentitud en las conexionesa los servidores de bases de da-tos. Teniendo en cuenta que el usode una base de datos está directa-mente relacionada con la velocidadde consulta y que los hosts tradi-cionales estaban físicamente en losEstados Unidos y otros países, elproblema de velocidad de accesovía internet variaba en función delcentro y de la hora de conexión.Algunos centros conservan cone-xiones a través de Iberpac y otrasredes públicas de datos, pero yason una minoría, pues los hosts sededican a promocionar el accesoweb.

4. Dificultad para justificarcontratos abiertos. El fenómenoonline era relativamente joven ylos centros de documentación esta-ban habituados a suscribir publica-ciones en papel y bases de datos enCD-ROM, es decir “material in-ventariable”. A la hora de suscribiraccesos a bases de datos remotas seencontraron con el problema defalta de partidas presupuestariaspara la adquisición de este tipo derecursos intangibles. Además losdepartamentos que tenían que au-torizar el gasto desconfiaban desuscribir un servicio en el que notenían ningún control sobre cuálsería la facturación.

Entonces los hosts se enfrenta-ron con pequeños y eficientes ser-vidores instalados en los mismoscentros de documentación, quecontaban con una pequeña selec-ción de bases de datos adquiridas aun precio fijo, ofreciendo un acce-so local rápido, con la posibilidadde abrir la consulta a todo el perso-nal. De esta forma tenían tanto elcontrol físico como el de coste delos recursos.

Posibilidad deresurgimiento

Hoy las condiciones han cam-biando. Por ejemplo, las conexio-nes a internet experimentan unaimportante mejora, los editores debases de datos están instalando mi-rrors (instalaciones paralelas) fue-ra de los EUA e Inglaterra, con loque las velocidades de conexiónempiezan a rivalizar con las redeslocales.

Un factor importante a tener encuenta es que los hosts siguen dis-poniendo de ordenadores más po-tentes que los que puede tener cadacentro instalado localmente, pueslos primeros amortizan su coste en-tre muchos clientes. Por último, loscentros de documentación se handotado de partidas presupuestariaspara la adquisición de recursos deinformación de acceso remoto,aunque por su parte los hosts acep-tan suscripciones o tarifas planas.

«Hay que tender a so-luciones en las quesea el propio usuariofinal el que, sin costeadicional, pueda reali-zar sus propias bús-quedas de informa-ción»

Todas estas mejoras eran nece-sarias pero no suficientes para quehablemos del resurgimiento de lafigura del host. La razón la debe-mos buscar en los problemas ac-tuales de los centros de documen-tación. Destacamos:

a. Rápido avance de las tec-nologías de la información

—Las tecnologías evolucionanmucho más deprisa que la capaci-dad de asimilación de los centrosde documentación, provocando enmuchos casos un divorcio entre lasposibilidades que permiten y lasaplicaciones que se incorporan.

P. ej., aproximadamente cadaseis meses los grandes editores de

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sistemas de información desarro-llan nuevas versiones de los soft-wares de consulta con prestacionesmás potentes. Antes de que un cen-tro termine de migrar de un sistemade información a la versión másactual puede que ya esté disponibleen el mercado otra más avanzada.

—Los sistemas de informaciónse vuelven tecnológicamente in-tensivos, requieren mejores servi-dores y más personal técnico. Cadanueva versión de software ofreceutilidades innovadoras, pero acambio requiere más capacidad deproceso, por lo que el hardware sevuelve también obsoleto.

b. Aumento de recursos deinformación

La dimensión global e integra-dora de internet —como platafor-ma universal común— ha dado lu-gar a que muchos editores pri-marios decidan establecer su pro-pio sistema de distribución, ofre-ciendo al usuario final incluso me-jores formas de acceso a fuentes deinformación que ya estaban dispo-nibles a través de empresas agrega-doras.

«Las mejoras genera-les en las conexionesinternet llevan ya aabandonar los siste-mas locales en favorde los remotos, perotodavía persiste laidea de que las líneasse colapsan»

Dichos editores pueden distri-buir sus productos de una manerarápida y económica, lo cual ha oca-sionado un entorno muy dinámicoy cambiante con una amplia varie-dad de recursos y sistemas de con-sulta.

c. Servicios de calidad perso-nalizados

Ante una necesidad de infor-mación, cada usuario pide ideal-

mente “su” solución particular. Nose conforma con la posibilidad deacceder a cientos de recursos y ob-tener la información deseada des-pués de una larga y paciente con-sulta. No basta efectividad, se re-quiere además eficiencia.

Al usuario no le importa dóndese encuentra la información, sim-plemente quiere acceder a ella ycon el menor número de clics posi-bles. Por tanto, se necesita con ur-gencia la integración de sistemasde recuperación.

La externalización, clavede salvación de los hosts

Frente a los problemas descri-tos surge un nuevo modelo de host:un servicio externo al centro de do-cumentación que no sólo ofrece ac-ceso a las bases de datos sino solu-ciones globales, una integraciónentre el host y el centro de docu-mentación.

Pero ¿qué es la externalización(u outsourcing)? Es la subcontrata-ción fuera de la organización deunos servicios que antes se hacíandentro.

Características:

—Está empezando a tomar for-ma en los centros de documenta-ción como vía para incrementar laeficiencia.

—Demuestra ser en muchasocasiones la mejor solución a pro-blemas concretos, aunque no hayque pensar en una externalizaciónmasiva de servicios sino sólo aque-llos que no afectan profundamenteal funcionamiento de los centros.

—Gracias a externalizar la par-te técnica, los centros de documen-tación pueden centrar sus esfuer-zos en donde son más necesarios,como p. ej. en la formación deusuarios, búsqueda y evaluación denuevas fuentes de información...

La externalización no debe en-tenderse como la contratación deun servicio ajeno, sino más bien

como la incorporación al centro dedocumentación de un nuevo depar-tamento que se podría denominarde I+D, el cual sería el responsablede ofrecer soluciones y diseñar unservicio de calidad total para losusuarios.

El host se integra en elcentro de

documentación

Esta operación puede dividirseen diferentes fases, desde el mástradicional acceso a bases de datoshasta la externalización total de lossistemas de organización y recupe-ración de información.

La instauración de una relaciónentre centro de documentación yhost debe ser bidireccional y de co-laboración, en la cual el docu-mentalista comienza planteando lasnecesidades usuales y describiendola cultura informativa del centro(usos y costumbres, hábitos de losinvestigadores) y seguidamente elhost diseña soluciones a medida. Alo largo de algunas iteraciones elajuste puede ser perfecto.

Hemos clasificado esta colabo-ración en tres niveles, por supuestosujetos a modificaciones para cadacaso concreto, que dan una idea delas posibilidades que ofrece estemodelo:

Nivel básico:externalización de losservidores de bases de

datos

Esta opción recuerda los pri-meros hosts de bases de datos. Su-pone la centralización de la adqui-sición de los recursos de informa-ción (bases de datos bibliográficas,de texto completo, publicacioneselectrónicas, etc.) a través de unpunto único. Las premisas deberí-an ser la compatibilidad entre lossistemas usados —interoperativi-dad entre ellos— y la adquisiciónde fuentes de calidad.

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Hugo Agud

Antes ya hemos comentadoque no es suficiente ofrecer accesoa una gran variedad de sistemas deinformación. Es necesario tambiénque sean compatibles y que permi-tan no sólo una consulta simultá-nea sino que además todo esté inte-grado (cosa que describiremos enla siguiente opción).

Paradójicamente el nivel bási-co es el punto de partida que ofre-ce menos beneficios al centro dedocumentación. Es por ello quemuchos centros se resisten al cam-bio ya que los beneficios no sontantos y las desventajas psicológi-cas y reales mayores. Sin embargo,siempre es posible renegociar elcontrato y añadir más servicios,por lo que algunas universidadesespañolas ya han tomado la deci-sión de iniciar el proceso de exter-nalización, al igual que otras enEuropa y EUA.

Las principales ventajas de loscentros de información en este pri-mer nivel son:

a. Aprovechar todas las op-ciones que la tecnología ofrece yque por motivos de seguridad (des-conexión de e-mail externo), des-conocimiento (p. ej. posible inte-gración de recursos opac-web delcentro) o debido a otras razones nose tiene acceso a ellas.

b. Ahorro en hardware y enpersonal técnico que frecuente-mente no está dedicado ni inclusodisponible. El host adquiere, man-tiene y renueva los equipos, y con-trata y forma personal para el man-tenimiento de los sistemas infor-máticos.

c. No se produce incrementode coste, ya que por norma generalel paso de una suscripción en locala un acceso remoto no comportacambios de precio, a no ser que elservicio en internet ofrezca máscontenido o nuevas utilidades im-portantes.

Por otro lado, las dificultadescon las que se encuentra el centrode información son:

a. Miedo a la falta de calidaden las conexiones. Tradicional-mente el acceso a internet se ha ca-racterizado por las intermitencias yla general baja calidad, y ello con-diciona psicológicamente a la horadel cambio. La gente piensa que elacceso rápido de que puede disfru-tar en un momento dado no duraráy se irá deteriorando a medida quehaya más usuarios y más tráfico.En nuestra empresa, GreenData,hemos comprobado como algunoscentros son realmente conscientesde la actual tendencia a la mejora yentienden que tarde o temprano ladisponibilidad de una gran veloci-dad será permanente. En su mayo-ría son centros que evalúan cons-tantemente recursos remotos, peroincluso aceptando y comprobandoque las conexiones ya van siendomuy buenas, todavía son reticentespues pesa en ellos la incertidumbrede la evolución de la calidad de suconexión a internet.

«Los hosts tienen laoportunidad de recu-perar su protagonis-mo de antaño aprove-chando las economí-as de escala de cen-tralizar no sólo infor-mación sino tambiénaplicaciones informá-ticas para sus clien-tes»

b. Pérdida de control sobre elproducto físico. Hoy por hoyprácticamente no hay solución, yaque los propietarios de las fuentesde información no suelen aceptarla opción de facilitar un back-up encd-rom.

Nivel medio: integraciónde sistemas

El objetivo de todo centro dedocumentación es disponer de un

sistema de información y es preci-samente en eso donde el host pue-de aportar todo su conocimiento yexperiencia. No hay que perder devista que un host es en muchasocasiones un distribuidor de dife-rentes editores y en consecuenciaestá en contacto permanente conlos últimos avances tecnológicos yestá informado de proyectos futu-ros. El host conoce detalladamentelos sistemas de recuperación, susposibilidades de consulta, de inte-gración, puntos fuertes, puntos dé-biles, etc.

Además el host siempre ha te-nido un contacto directo con elcliente, conociendo sus necesida-des, las soluciones que ha desarro-llado y las posibilidades de inte-gración de los sistemas locales (ysu correspondiente “cultura de in-formación”) con los recursos re-motos.

¿Por qué la necesidad de unservicio integrado de informa-ción? Durante los últimos años loscentros de documentación han te-nido como propósito principal au-mentar y mejorar la dotación de lasfuentes de información para elusuario final. Esto ha provocadoque a veces se haya perdido de vis-ta la funcionalidad, la sencillez y lasimplicidad que debería regir elproceso de consulta y recuperaciónde información.

Los centros disponen de cien-tos de fuentes de información, perocon una capacidad de integraciónlimitada. Desde hace aproximada-mente dos o tres años han salido almercado soluciones parciales paracubrir la necesidad de integración.Estamos hablando de los enlacesdesde las citas bibliográficas a lostextos completos.

SilverPlatter es uno de los dis-tribuidores de bases de datos másimportantes y pionero en la inte-gración de los registros bibliográfi-cos con las correspondientes publi-caciones. Posteriormente se le han

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unido otros editores ofreciendoproductos similares (Ovid, EbscoOnline, Oclc/FirstSearch, Dia-log/eDocs, CAS/SciFinder, ISInet,SwetsNet Navigator...). El proble-ma de los actuales enlaces es queson unidireccionales, o sea, tienenun punto de inicio y un punto finalmarcados, y no es posible su modi-ficación ni su ampliación. Sin em-bargo se está desarrollando unanueva generación, como SFX (vermás abajo), mucho más potente.

Servicios ofertados por loshosts:

a) Acceso unificado a los re-cursos de información

Para ayudar a que los usuariospuedan enfrentarse con éxito a lasdecenas de fuentes de informaciónexistentes (que además continua-mente se amplían provocando laconsiguiente confusión) algunoscentros de documentación utilizanel protocolo Z39.50, que uniformi-za el procedimiento de consulta.Pero de esta forma únicamente re-suelven parte del problema.

Actualmente no existe una so-lución definitiva, aunque hay siste-mas que a pesar de no ser perfectosofrecen valores añadidos a los soft-wares cliente Z39.50.

Un ejemplo de acceso homo-geneizado es WebExpress, de Oclc,que permite la consulta simultáneade recursos remotos y locales me-diante el protocolo Z39.50. Tam-bién ofrece otras opciones comocatalogación de recursos, creaciónde accesos personalizados porusuarios, etc.

Otro caso similar es MetaLib,de ExLibris, EUA, con toda una se-rie de servicios adicionales. Ade-más de ser compatible Z39.50 tam-bién permite consultas con otrosprotocolos como Open URL.

http://www.oclc.org/webexpress/

http://www.exlibris-usa.com/metalib/index.html

Características generales delas soluciones de integración derecursos

1. Catalogación. El sistemapermite la catalogación marc de lasfuentes electrónicas, indepen-dientemente de si son locales, re-motas o si son accesibles medianteel software. Dicha catalogación sevuelve imprescindible: en 1993 elmercado ofrecía 4.400 revistas atexto completo pero en julio de2000 se ofrecían ya 13.094, un in-cremento considerable que es ade-más constante e imparable. Y hayque tener presente que las revistasson sólo una parte de las publica-ciones electrónicas disponibles.

«Con el fin de optimi-zar sus recursos loscentros de documen-tación estudian diver-sas formas de exter-nalizar todos o algu-nos de sus servicios,confiándolos a loshosts»

2. Personalización. Se puedeconfigurar el “unificador” de talmanera que reconozca a los usua-rios autorizados como registradosy les presente las fuentes de infor-mación previamente seleccionadasdel “catálogo de recursos”.

3. Control de licencias y uso.

4. Acceso universal. Se puedeconsultar simultáneamente unagran variedad de recursos electró-nicos con estructura heterogéneacomo marc (machine readable ca-taloging), mab —sistema de cata-logación usado en las bibliotecasalemanas—, xml (extensible mar-kup language), ead (encoded ar-chival description tag library), Du-blin core, tei (text encoding ini-tiative), etc., a través de diferentesprotocolos de comunicación comoZ39.50, http y oai (open archivesinitiative).

Hay que tener en cuenta que unacceso universal nunca será tan efi-ciente como los motores originalesde consulta.

b) Integración multilateral yuniversal: sfx

A lo largo del artículo se hadescrito el problema provocadopor el exceso de recursos de infor-mación. La unificación es un avan-ce, pero la solución casi definitivaes el establecimiento de vínculosmultilaterales y universales, cosaque empieza a conseguirse me-diante sfx.

Las siglas no se correspondencon un desglose conocido perosiempre se traducen por context-sensitive reference linking. Se tratade una técnica desarrollada porHerbert Von de Sompel, de laUniv. de Gante, Bélgica, que fuecomprada por ExLibris (la ya cita-da filial del software de automati-zación de bibliotecas Aleph en losEUA) para su comercialización.Permite al centro de documenta-ción el enlace multilateral de talmanera que un usuario sea capazde saltar entre recursos documen-tales, internos y externos de unamanera transparente.

«Ante la extraordina-ria diversidad defuentes y sistemasexistentes los centrosde documentaciónbuscan en los hostsunificación, homoge-neidad e incluso inte-gración con sus pro-pios sistemas de in-formación locales»

Es importante profundizar enla idea de enlaces unilaterales ymultilaterales. Imaginemos esta si-tuación: un usuario encuentra unregistro bibliográfico del que deseael texto completo. Un enlace unila-teral puede llevarle al mismo (bajociertas condiciones, por supuesto)

pero una vez allí se acabó la nave-gación. Si el artículo contiene re-ferencias importantes y el usuarioquiere los correspondientes artícu-los deberá volver a realizar la con-sulta en los recursos bibliográficosiniciales. En cambio, con la exis-tencia del enlace multilateral eseusuario podría enlazar el textocompleto con el registro bibliográ-fico allí donde se encuentre y des-de este nuevo registro puede enla-zar de nuevo con su texto comple-to, o con su opac, comprobar sufactor de impacto en el Journal Ci-tation Reports, analizar las citasdel artículo en el Web of Science...

Sfx es un software que creavínculos dinámicos (al instante) apartir de los metadatos que contie-nen los registros. Recibe la infor-mación del artículo y automática-mente analiza los metadatos y creaenlaces a los diferentes recursosdisponibles previamente configu-rados. Estos enlaces son entrefuentes, pero el sistema va másallá: es capaz de dividir un registroen partes y elaborar vínculos espe-cializados en función de la partedel artículo. Es decir se puedencrear enlaces distintos de los delregistro genérico especiales paralos campos de autor, materia, etc.

Nivel alto:externalización completa

Finalmente existe la opción deintegrar totalmente al host en la es-

tructura del centro de manera quede toda la automatización se encar-gue el host. Esta decisión es másdelicada que las que se han descri-to hasta el momento, ya que el sis-tema de automatización de un cen-tro de documentación es su verda-dero punto neurálgico. La externa-lización debe ser analizada con de-talle y llevarla a cabo sólo despuésde una garantía total de mejora delservicio.

Debe plantearse la posibilidadde externalizar el sistema de cata-logación, p. ej., en función de dife-rentes variables:

—El tamaño del centro de do-cumentación no permite la implan-tación de un sistema avanzado deautomatización, sólo posible paragrandes centros.

—El mantenimiento informáti-co del catálogo comporta unos cos-tes elevados que el centro no pue-de soportar o que prefiere invertiren más personal.

Además de suministrador deinformación el host se convierte enun servidor de aplicaciones y, co-mo en el primer caso, el usuario sebeneficia de las economías de es-cala.

Las ventajas de la externaliza-ción completa son múltiples:

1. Automatización del centrode documentación rápida y econó-mica (por supuesto deben tenerse

en cuenta todos los costes, inclui-dos los del personal propio).

2. Posibilidad de usar sistemasavanzados normalmente accesiblessólo a instituciones con elevadosrecursos.

3. Flexibilidad para cambiar deun sistema a otro, ya que el centrode documentación no dispone deinmovilizado fijo, ni debe amorti-zar licencias. Cuántas institucionesescogieron en su día un sistema deautomatización que, finalmente, noresultó eficiente y por las inversio-nes ya realizadas se vieron obliga-dos a seguir con él.

Para terminar, un valor añadidoque puede ofrecer el host es unpunto de negociación común fren-te a los editores con un ámbito ge-ográfico más amplio que los con-sorcios locales. Imagínese la capa-cidad de negociación que podríatener un host en el caso de ofrecerservicios de recursos de informa-ción a varios consorcios locales. Esdecir un host puede ser el represen-tante ante el proveedor de una grancantidad de clientes.

Hugo Agud. GreenData. Ausiàs Marc117-119, local 1. 08013 Barcelona.

Tel.: +34-932 653 424;fax: 932 457 072

hagud@greendata.es

http://www.greendata.es