MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO:

INVENTARIOSVERSION 1.0MARZO 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS

CONTENIDOPGINA

1OBJETIVO2

2ALCANCE2

3POLITICAS2

4DIAGRAMA DE FLUJO4

5PROCEDIMIENTO7

6DOCUMENTOS SOPORTE10

DISTRIBUCIN DE COPIAS:rea de Ventasrea de Crdito y Cobranza

rea Jurdica

rea Administrativa

rea de Operaciones

ELABORADO POR:

Administracion CorporativoREVISADO POR:

ContraloriaAUTORIZADO POR:

Director General

1OBJETIVO

Contar con informacin confiable de la existencia fsica real de los productos, en cada una de las empresas de Grupo Gowan.

2ALCANCE

A todo el personal encargado del control de Inventarios.

3POLITICAS

3.1Todo producto para su ingreso a las instalaciones de la empresa, deber estar soportado documentalmente donde defina su procedencia y la forma de ingreso (consignacin, compras nacionales e internacionales, traspaso almacenaje), en los formatos establecidos y con las autorizaciones correspondientes.

3.2Para salvaguardar y mantener en buenas condiciones los productos del almacn, se deber contar con una construccin cerrada, ventilada y con buena iluminacin para minimizar los efectos de la activacin anticipada de la bacteria, polvos y humedad, as como el espacio suficiente para el debido acomodo de los productos, clasificndolos por tipo de producto y presentacin.

3.3Los productos de alto consumo debern contar con fcil acceso y rpida localizacin dentro del almacn.

3.4Todos los productos debern estar sealados con letreros que indiquen el grupo y presentacin; as tambin, se deber mantenerse el rea ordenada, despejada y limpia, evitando derrames y manteniendo libres las reas de evacuacin, las destinadas a los extintores y dems sealamientos de seguridad.

3.5El encargado de almacn ser el responsable de vigilar que las entregas por ventas a clientes y rdenes de traspasos, se surtan en la forma en que se indica en las salidas.

3.6Las salidas de productos debern estar soportadas documentalmente definiendo su destino (consignacin, venta, traspaso muestras), en los formatos establecidos y autorizaciones correspondientes.

3.7nicamente el Gerente General de la empresa autorizar las entregas de muestras de producto a Clientes, firmando las salidas de producto correspondientes.

3.8El encargado de Compras o Inventarios de la empresa que solicita el producto, ser el responsable de su traslado entre bodegas, eligiendo el medio de transporte ms adecuado y vigilando las coberturas ptimas contra riesgos posibles.

3.9El encargado de inventarios y costos de cada empresa, llevar un registro actualizado de las existencias de almacn y mercancas en trnsito.

3.10Los Gerentes regionales de ventas o de Sucursal que tengan mercanca en consignacin, tienen la obligacin de cuando menos una vez al mes, hacer inventarios fsicos al consignatario.

3.11No se surtir producto a los consignatarios, cuando stos no cumplan con las polticas de crdito, establecidas por la compaa.

3.12El Encargado de Inventarios ser el responsable de gestionar los mximos y mnimos de stock por producto y presentacin, de acuerdo a las necesidades de operacin para que en ningn momento escasee el producto y esto repercuta en la operacin de venta.

3.13El inventario fsico en almacenes propios y/ en consignacin, deber realizarse por los siguientes niveles y tiempos:

1. Inventario fsico semanal aleatorio del Encargado de Almacn.

2. Inventario fsico mensual Encargado de almacn y Jefe Inmediato.

3. Inventario fsico al 100%, mnimo 3 veces por ao a cada bodega por Encargado de Almacn, Jefe Inmediato y Auditor de la empresa.

Aclarando lo ms pronto posible las diferencias que en ellos resulten y resguardando el documento soporte con las firmas de los involucrados.

3.14Es responsabilidad del Encargado de Inventarios y Contabilidad, el conciliar mensualmente la informacin del sistema correspondiente a: salidas de almacn vs. Facturacin.

4DIAGRAMA DE FLUJO

5PROCEDIMIENTO

ResponsableActividadDescripcin de la Actividad

REQUISICION

Encargado de AlmacnElabora y enva reporte de inventario.

InventariosRecibe reporte, coteja en sistema el inventario existente y analiza necesidades segn presupuesto de ventas.

Si no hay necesidad de compra, contina su anlisis semanalmente.

Si identifica una necesidad de compra, elabora requisicin de productos, especificando tipo de producto, presentacin y cantidad.

Turna requisicin y soportes, para autorizacin segn cuadro de delegacin de autoridad y lmites de autorizacin.

Autoridad FacultadaRecibe requisicin, soportes y analiza necesidad de compra.

Si procede, firma requisicin y enva.

Si no procede, termina el proceso.

InventariosRecibe requisicin autorizada, generando la orden de compra correspondiente.

Captura en el sistema del proveedor, la orden de compra detallando producto, cantidad y lugar de entrega. Genera nmero de pedido.

Distribuye copias de la orden de compra y pedido al Encargado de Almacn y Operaciones.

ProveedorIdentifica pedido capturado y orden de compra del Cliente y programa su envo segn instrucciones recibidas.

RECEPCIN DE PRODUCTOS

Encargado de almacn y OperacionesReciben copia de la orden de compra y pedido, donde se especifique el producto a recibir, cantidad, lugar de recepcin, proveedor, condiciones, as como el medio de transporte.

OperacionesSi el producto viene va Ferrocarril martimo, se encargar de la contratacin de personal para realizar las maniobras de carga y descarga, verificando la documentacin soporte y producto recibido.

Encargado de almacnSi el producto viene en camin, recibe el camin verificando la carta porte o remisin.

Al arribo de la mercanca al almacn, verificar y cotejar con la orden de compra que la mercanca que se reciba sea la solicitada, as como que cumplan con las normas y condiciones establecidas.

En caso de diferencias, las notificar a Inventarios.

InventariosSolicita aclaracin de diferencias de producto recibido, con el Proveedor y/ medio de transporte. Una vez aclarado informa acuerdo.

Encargado de almacnElabora nota de entrada manual, para su envo adjuntando documentacin del fletero y en su caso relacin de personal eventual y maniobras realizadas.

InventariosRecibe y registra en sistema la recepcin de inventarios, generando automticamente el registro contable.

CONTROL DE INVENTARIOS

Encargado de almacnSupervisar peridicamente que el producto propiedad de la empresa, se encuentre en las condiciones adecuadas para mantener la calidad del producto.

Llevar a cabo los inventarios fsicos en los tiempos y formas segn polticas de la empresa.

En caso de encontrar diferencia, proceder a aclarar inmediatamente entre las partes involucradas y/o se informar a Contabilidad para su revisin y/o registro.

Supervisar que los productos estn acomodados en el almacn, cuidando siempre de mantener un orden y no mezclar productos de diferente variedad.

Las variaciones al costo de adquisicin por almacenamiento del grano para ser procesado (cribado y/o envasado), sern detalladas en el pedido/contrato de venta del grano as como el flete, en caso de ser parte del costo de venta.

Toda mercanca que no est en condiciones de venta, deber reprtalo a su Jefe Inmediato para que informe al Contador General, para toma de decisin.

InventariosConciliar mensualmente las salidas de almacn vs. facturacin.

SALIDA DE PRODUCTOS

VentasEnva copia de la factura y/ orden de formulacin al Encargado de almacn a fin de que libere el producto solicitado.

InventariosEnva salida de almacn y/ orden de traspaso, al Encargado de almacn a fin de que libere el producto solicitado.

Encargado de almacnRecibe documentacin de salida, revisando cuente con las firmas de autorizacin correspondientes.

Verificar la existencia en almacn de los productos solicitados.

Si el producto solicitado NO es producto terminado, lo elabora de acuerdo a la materia prima y cantidades sealadas en la orden de formulacin, siendo empacado en la presentacin que corresponda para mantener la calidad del producto.

Si el producto es producto terminado, programar su carga en tiempo y forma en el medio de transporte designado para su traslado.

En conjunto con el Cliente, representante, Vendedor y/o fletero, corroborarn que el producto sea el que se solicit, tanto en descripcin, como en cantidad, firmando salida de almacn de conformidad.

En caso de ser necesario, solicitar permiso de aduana para la salida de producto del lugar de origen a destino.

Entregar a Inventarios, original y copia de la salida de almacn de producto firmada; orden de formulacin, salida de almacn de material de empaque, as como, en su caso, el ticket de bscula (calidad del producto, peso bruto, tara y neto).

InventariosRevisa y valida documentacin de salida de producto y enva al departamento de contabilidad.

En caso de producto enviado para traspaso entre bodegas y/ consignacin, dar seguimiento a la logstica hasta confirmar de recibido el producto.

6DOCUMENTOS SOPORTE

6.1Reporte de inventario

6.2Requisicin de producto

6.3Orden de compra

6.4Pedido

6.5Nota de entrada

6.6Entrada en almacn (en sistema)

6.7Carta porte

6.8Pliza contable

6.9Acta de cierre de inventario fsico

6.10Salida de almacn

6.11Orden de formulacin

6.12Factura

6.13Orden de traspaso

6.14Ticket de bscula

6.15Permiso de aduana

Este informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

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