MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO:

COBRANZAVERSION 1.0ABRIL 2013

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: COBRANZA

CONTENIDOPGINA

1OBJETIVO2

2ALCANCE2

3POLITICAS2

4DIAGRAMA DE FLUJO4

5PROCEDIMIENTO6

6DOCUMENTOS SOPORTE8

DISTRIBUCIN DE COPIAS:rea de Ventasrea de Crdito y Cobranzarea JurdicaELABORADO POR:

Crdito y Cobranza CorporativaREVISADO POR:

Director GeneralAUTORIZADO POR:

Director de Finanzas

1OBJETIVO

Brindar informacin en forma clara y precisa sobre las polticas y procesos internos para llevar a cabo la recuperacin y control de los crditos otorgados, as como la evaluacin y seguimiento del riesgo crediticio.

2ALCANCE

Todo el personal del rea de ventas y administracin relacionado con la recuperacin de los crditos proporcionados.

3POLITICAS

3.1El Comit de Crdito, La Direccion de Finanzas y Consejo de Administracin Mxico, aprobarn las polticas y procedimientos para el otorgamiento, control y recuperacin del crdito, as como las relativas a la evaluacin y seguimiento del riesgo crediticio.

3.2El Comit de Crdito ser el nico rgano facultado para las revisiones y tratamientos de cartera.

3.3La recepcin de cheques posfechados en pago de operaciones de compra-venta ser considerada como crdito, por lo que solo se podrn recibir cheques a clientes con lnea de crdito autorizada.

3.4Solamente se recibir efectivo o cheques a favor de la empresa de Grupo Gowan que corresponda, para amparar el pago de adeudo por productos y/ servicios proporcionados.

3.5Todo efectivo o cheque recibido del Cliente, deber ser depositado a ms tardar el da hbil siguiente, prohibiendo su uso para realizar algn pago por cuenta de la empresa.

3.6Los descuentos especiales (adicionales a pronto pago y pago puntual) y otros descuentos sern establecidos y autorizados por el Comit de Crdito y/o el Director de Finanzas

3.7Las lneas de crdito sern suspendidas, en los siguientes casos:

3.7.1Cuando el saldo de cartera del Cliente cuente con adeudo vencido. (Si el saldo vencido fue superior a 120 das, antes de cualquier venta de crdito deber ser presentado a comit).

3.7.2Cuando el monto de las disposiciones del crdito alcance el lmite autorizado de la lnea.

3.8El departamento de Crdito y Cobranza es el responsable de la guarda y custodia de la documentacin original que amparan las cuentas por cobrar, as como de su control y registro.

3.9Las comisiones por ventas, sern calculadas sobre ventas realizadas segn polticas y efectivamente cobradas. Solo en caso de procesos legales no aplica la comisin.

3.10Lneas de crdito con atraso mayor a 120 das, el Comit de Crdito deber analizar el tratamiento a seguir de la cartera.

3.11El Comit de Crdito y/o el Director de Finanzas ser quien autorice gestiones de cobranza legal por conducto de abogados.

3.12Las cuentas incobrables nicamente podrn ser registradas como tal, previa autorizacin de comit de Crdito y/o Director de Finanzas.

3.13Todo crdito vencido mayor a 120 das, deber ser reportado en el Bur de Crdito Nacional.

3.14El rea de ventas en coordinacin con el rea de crdito y cobranza es la responsable de la primera fase de cobranza a sus clientes.

3.15El saldo vencido de los clientes devengar intereses moratorios a razn de una tasa equivalente al 1.5% mensual. En ningn caso ser menor al equivalente a la tasa TIIE + 10 puntos.

3.16Los Intereses generados no sern facturados ni registrados sino hasta el momento de cobrarlos

3.17De forma peridica se enviar a los clientes estados de cuenta incluyendo intereses cuando as corresponda para mantenerlos informados.

3.18El comit de Crdito es el nico rgano facultado para autorizar quitas de intereses.

3.19El Comit de Crdito con el Visto Bueno de Auditoria Interna ser quien autorice la cancelacin final de una cuenta Incobrable.

4DIAGRAMA DE FLUJO

5PROCEDIMIENTO

ResponsableActividadDescripcin de la Actividad

1Al vencimiento del plazo de una venta a crdito, inicia el proceso de cobranza bajo la responsabilidad del rea de Cobranza en cada empresa.

Cobranza (Empresa)2Diariamente genera reporte cuentas por cobrar con antigedad de saldos.

3En base a fecha de vencimiento, realiza la labor de cobranza administrativa va telefnica personal con apoyo del rea de Ventas.

4Si el Cliente realiz depsito y este es confirmado por la empresa, elabora formato de pagos (cliente, factura, importe, entre otros) y enva.

AR-Post5Recibe formato en Excel de pagos.

6Efecta el registro contable de los pagos realizados e informa.

Cobranza (Empresa)7Confirma aplicacin contable del pago.

8Si el Cliente realiz el pago total, procede a cancelar el pagar original y enva al Cliente.

9Archiva copia del pagar cancelado, en expediente del Cliente.

10Si el Cliente NO realiz el depsito, contina el proceso de cobranza (punto 3).

11Si el Cliente realiz depsito y el cheque fue devuelto por insufondos, generar nota de cargo por las comisiones originadas.

12Informa a Tesorera la devolucin del cheque, para su recuperacin.

Tesorera13Solicita al banco correspondiente, cheque original devuelto.

14Recibe cheque devuelto y enva.

Cobranza (Empresa)15Recibe cheque original y actualiza reporte de cobranza anotando observaciones tales como: incumplimiento, promesas de pagos y/ comentarios generales.

16Gestiona cobranza con apoyo del rea de Ventas.

Ventas17Visita al Cliente para gestionar la cobranza de la cartera vencida.

18Si el Cliente PAGA, se realizan los pasos mencionados en los puntos 4 al 9.

19Si el Cliente NO paga en un plazo de 90 das, la cartera vencida se enva para cobranza extrajudicial.

Crdito y Cobranza Corporativo20Recibe documentacin del Cliente (factura, pagar y reporte de seguimiento) y analiza.

21Promueve invitacin de pago con el Cliente.

22Si el Cliente PAGA, se repiten los pasos 4 al 9.

23Si el Cliente NO paga y/o propone algn tipo de convenio de pago, programar sesin de Comit de Crdito para su anlisis.

Comit de Crdito24Analiza estado de la cartera vencida y emite resolucin.

Crdito y Cobranza Corporativo25Informa resolucin y turna documentacin del Cliente.

Jurdico26Si el Comit de Crdito autoriz convenio de pago, formaliza el convenio y turna a firma.

Cobranza (Empresa) 27Recibe convenio de pago y recaba firma con el Cliente.

28Archiva convenio firmado.

29Supervisa el cumplimiento del convenio hasta su liquidacin.

30En caso de que el Cliente realice PAGO, se realizan los puntos 4 al 9.

Jurdico31Si NO se autoriz convenio no se cumpli el convenio de pago, procede a elaborar la demanda judicial.

32Presenta demanda realizada ante la institucin correspondiente, dejando un tanto de la demanda sellada en poder de la empresa.

33Elabora reporte mensual del seguimiento a la demanda presentada, entregando a Crdito y Cobranza Corporativo.

34Si durante el proceso de la demanda, el Cliente realiza el pago del adeudo, se realiza lo sealado en los puntos 4 al 9.

35Si el Cliente no liquida el adeudo, lleva a cabo la adjudicacin de bienes e informa.

Crdito y Cobranza Corporativo36Recibe informe de adjudicacin de bienes distribuyendo copias a la Direccin General de la empresa, Direccin de Finanzas y Comit de Crdito; conservando copia en expediente del Cliente.

6DOCUMENTOS SOPORTE

6.1Estados de cuenta del Cliente

6.2Resumen de cuentas por cobrar con antigedad de saldos

6.3Reporte de cobranza con observaciones

6.4Formato de pagos a enviar a AR Post

6.5Reporte de proyeccin de recuperacin de cartera

6.6Acta de comit de crdito

6.7Informe de seguimiento de la cobranza judicial

6.8Informe de adjudicacin de bienes

Esta informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

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Derechos Reservados GOWAN GROUPConfidencial

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GOWAN-MPCOBR-V1.0 COBRANZA

Crdito y Cobranza Corporativo

Comit de Crdito

Jurdico

Cobranza (Empresa)

2

Recibe documentacin de la cartera vencida

Promueve invitacin de pago

Realiza pago?

1

Propone convenio de pago?

Programa sesin de Comit

Analiza estado de la cartera vencida y decide

Recibe propuesta de pago

Se autoriz convenio?

Informa resolucin y turna documentacin

Elabora convenio y turna a firma

Recibe convenio y recaba firma del Cliente

Supervisa el cumplimiento del convenio hasta su liquidacin

Archiva convenio firmado

Elabora demanda judicial

Realiza pago?

1

Presenta demanda

Elabora reporte de seguimiento mensual y enva

Recibe reporte de seguimiento mensual

Realiza pago?

Adjudicacin de bienes e informa

Recibe informe de adjudicacin de bienes y distribuye

Fin

No

No

No

No

No

Si

Si

Si

Si

Si