Motel Aurora

El Sr. Gilbert Kennard y su esposa compraron en 2001 el Motel Aurora con los ahorros de toda su vida y un prstamo que le hizo un amigo. El negocio consista en 15 unidades de alojamiento, ubicado en un lugar conveniente cerca de una gran ciudad. Se haban metido a este negocio porque el Sr . Kennard deseaba, desde tiempo atrs, tener una empresa propia. El matrimonio crea que haba tenido xito. Cada ao se apreciaba un aumento en los ingresos por alquileres y, por tanto, el saldo en bancos haba ascendido. Haban observado que muchos de los clientes volvan ao tras ao, lo que atribuan a la ubicacin del Motel y a sus esfuerzos por mantener la limpieza y el mobiliario modernista que tenan. Por fortuna, no haba competencia de consideracin a lo largo de la ruta en la cual estaba situado el Motel Aurora. El Sr. Kennard careca de experiencia comercial, pero pensaba que la adquirida desde la compra del Motel le haba capacitado en los problemas de su administracin. El matrimonio dedicaba todo su tiempo a la atencin del negocio. Adems, contrataron servidumbre para el trabajo intenso de la temporada de vacaciones. No daban servicio de restaurante; pero vendan caf, cigarrillo y dulces en aparatos mecnicos. Las mquinas no causaban gastos de mantenimiento, en vista de que los mismos corran por cuenta de la compaa alquiladora. Era cliente habitual del Motel el Sr. Jorge Austen, contralor auxiliar de una gran negociacin. El Sr. Austen acostumbraba a visitar varias veces al ao una sucursal de la compaa en los alrededores de la ciudad y, como se hospedaba en el Motel, lleg a ser amigo de los Kennards. En agosto de 2005, el Sr. Kennard mostr al Sr. Austen la edicin de julio del Diario de Moteles para Turistas, una publicacin comercial que inclua informacin completa sobre cifras de operacin de este tipo de negocios por el ao 2004. Se daban los datos de moteles clasificados por grupos, segn la magnitud. El Anexo 1 muestra los datos para moteles de 11 a 20 unidades rentables. El Sr. Kennard coment:estas cifras muestran utilidades del 30%; nuestra ganancia del ao pasado fue de US$ 10,459 sobre ventas de US$ 20,670, o sea, ms de 50%; nosotros creemos que 2004 fue nuestro mejor ao, pero cmo le vamos a hacer para que las cifras sean iguales a las de las revista, si dudamos que estemos realmente arriba del promedio de la industria? Puede Usted ayudarnos?.

Anexo 1

MOTEL AURORA

Datos de operacin de moteles con 11 a 20cuartos (2004) Expresados como porcentaje del Ingreso Total

Ingresos

Renta de Cuartos 95.49

Otros Ingresos 4.51

Total ingresos 100.00

Gastos de Operacin

Sueldos y Salarios 10.86

Sueldos de Ejecutivos 1.59

Lavandera 5.43

Blancos y equipo de comedor 1.64

Publicidad, impresos y papelera 3.65

Impuestos sobre sueldos y seguros 1.30

Luz, agua y calefaccin 6.80

Reparacin y mantenimiento 4.55

Limpieza y accesorios 1.77

Telfono 1.13

Otros gastos

Total Gastos de Operacin 38.72

Utilidad Bruta de Operacin 61.28

Gastos de Capital Fijo

Impuestos sobre la propiedad 3.10

Seguros 1.59

Intereses 6.60

Arrendamiento 1.33

Depreciacin 18.68

Total de Gastos de Capital Fijo 31.30

Utilidad neta 29.98

El Sr. Austen se interes y prometi ayudarlos. Le dijo al Sr. Kennard que le enseara las cifras de 2004 a fin de que pudiera examinar esa misma noche. Los registros principales que el Sr. Kennard tena eran los relativos a notas de caja de la mquina registradora y un talonario de cheques. Adems, contaba con una serie de anotaciones informales acerca de otros gastos del negocio. Esa noche el Sr. Kennard ense al Sr. Austen la concentracin de entradas de dinero de 2004, tal como se detallan en el Anexo 2.

Anexo 2 MOTEL AURORA

Resumen de operaciones de caja y del talonario de cheques por 2004

Entradas Cheques Girados

Por alquileres de las habitaciones $19,680 A favor del dueo $ 3,600

Por maquinarias vendedoras 990 Sueldos y Salarios 1,540

Lavandera 1,025

Reposicin de mantelera, cristalera y vajilla

314

Anuncios 786

Impuestos y Seguros 335

Combustible para calefaccin 890

Reparacin y Mantenimiento 967

Limpieza y otros 350

Telfono 242

Consumo de luz 872

Impuesto a la propiedad 628

Seguros 894

Intereses 1,368

Total $ 20,670 Total $ 13,811

Este ltimo inmediatamente se dio cuenta de que la diferencia entre los recibos de entrada y los gastos era de US$ 6, 859; pregunt al Sr. Kennard que por qu haba dicho que la utilidad era de US$ 10,459. ste le contest: es muy fcil, nuestros retiros de dinero no son gastos porque somos los dueos. Mi esposa y yo tomamos ms o menos US$ 3,600 al ao porque queremos que el resto de las utilidades se acumulen en el negocio. Como ya dije nuestra cuenta en el banco ha aumentado constantemente, adems, tengo un contador local que hace nuestras declaraciones de impuestos y no hay nada porque preocuparse, pues los asuntos de impuestos son algo de lo ms complicado, por lo que no me meto. En los ingresos de 2004 estn incluidos US$ 225 pagados por una compaa por alquiler de varios cuartos, durante diciembre del 2003, para los que asistieron a una convencin en la ciudad cercana. No haba rentas de cuartos por cobrar al 31 de diciembre de 2004. Aquella noche el Sr. Austen estudi el movimiento de caja (Anexo 2) y las cifras de Diario de Moteles para Turistas (Anexo 1) y en seguida se dio cuenta de que necesitaba ms informacin. Le dijo al Sr. Kennard que tena que regresar a la oficina matriz al da siguiente, pero que volvera dentro de dos semanas para pasar otra visita a la sucursal y, mientras tanto, recomend al interesado que consiguiera mayor informacin. El Sr. Austen sugiri al Sr.

Kennard que la depreciacin era un gastos importante no cubierto en efectivo. El Sr. Austen tambin quiso conocer los gastos de 2003 que se hubieren pagado hasta 2004. Le recomend tambin que verificar los sueldos y salarios, primas de seguros, gastos de propaganda y otras partidas cubiertas en 2004, pero correspondientes a 2003. Adems de todo esto, le dijo que tratara de localizar reglones de gastos correspondientes a 2004, que no se hubieran pagado todava al 31 de diciembre de dicho ao. El Sr. Kennard ratific que se trataba de los mismos gastos que el Sr. Austen le haba mencionado: sueldos, seguros, publicidad, impuestos, etc., y le fueron solicitados adems, datos por cobros de alquileres en 2004 relacionados con rentas de 2003, y los datos de si haba rentas de 2004, que an no haban sido cobradas. Durante las dos semanas, el Sr. Austen estuvo ausente, y el Sr. Kennard compil y verific sus cuentas y consigui la informacin adicional solicitada por el primero. La tarde en que regres el Sr. Austen, el Sr. Kennard le dio el sumario de datos que haba preparado. (Anexo 3). Con estos informes, el Sr. Austen elabor un informe de operacin en forma semejante al que apareci en el Diario de Moteles para Turistas. Calcul tanto los montos en dlares como los porcentajes de cada gastos para efectos de una comparacin ms efectiva con los datos del Diario.

Anexo 3 MOTEL AURORA

Informacin Adicional acerca del negocio Correspondientes a 2003, pero pagados en enero de 2004

Sueldos y salarios $ 123

Anuncios 103

Combustible para calefaccin 55

Telfono 22

Consumo de luz 65

Impuesto a la propiedad raz 181

Seguros 447

Intereses 110

Impuestos sobre sueldos y seguros 8

Correspondientes a 2004, pero no pagados an el 31 de diciembre de 2004

Sueldos y salarios $ 429

Anuncios 213

Combustible para calefaccin 140

Limpieza y accesorios 18

Telfono 24

Consumo de luz 160

Impuesto a la propiedad raz 210

Intereses 100

Impuestos sobre sueldos y seguros 26

Tambin se incluyen cargos por depreciacin US$ 3,878. Preguntas

1. Preprese un estado de operacin como el que el Sr. Austen hubo de formular. 2. Cmo lo hizo el Sr. Austen, qu comentarios hubiera usted hecho en relacin con los

procesos del negocio del Sr. Kennard.