MONITOREO DE AVANZADA PARA UNA MINERÍA RESPONSABLE

MONITOREO DE AVANZADA PARA

UNA MINERÍA RESPONSABLE

GOBERNANZA PROGRAMA TRANQUE

Fecha: 23 JULIO 2019

Agenda• Contexto

• Implementación de la

Gobernanza

• Herramientas de Seguimiento

• Prinicipales Conclusiones

Contexto

Programa Tranque: Visión Común

SOLUCIÓN A NIVEL PAÍS

742Depósitos

Mejorando

coordinación y

relaciones de

confianza

Contribuir a la

operación segura

Sistema de

monitoreo de

avanzada

perdurable en el

tiempo

Que entregue

información de

calidad, confiable

y oportuna

Participantes del Programa Tranque

+200Profesionales

22 Instituciones

¿Porque necesitamos Gobernanza?

✓ Programa de Alta Complejidad de Coordinación y Seguimiento de acuerdos.

✓ Lograr consensos entre distintas posiciones

✓ Seguimiento activo de acuerdos

✓ Trazabilidad de las decisiones

✓ Coordinación

Implementación de la Gobernanza

Gobernanza Colaborativa Público-Privada

1. Todos los participantes tienen una agenda común que incluye un entendimiento compartido del problema y un enfoque conjunto para resolver, a través de acciones acordadas.

2. La recopilación de datos y el monitoreo de los resultados de forma coherente y compartido por todos los participantes garantiza la alineación y accountability del proyecto.

3. Un plan de acción común y consensuado que describe y coordina las actividades para cada participante y especifica las vinculaciones entre cada una de ellas.

4. Una comunicación abierta y continua entre los actores para construir confianza, asegurar los objetivos de inversión y crear una motivación común.

5. Un Gestor Tecnológico (backbone organization) con el personal y conjunto específico de habilidades para atender a toda la iniciativa y la coordinación de las organizaciones y organismos participantes.

5 Pilares básicos

Modelo de Gobernanza PT

FCH

Co-ejecutoresMineras

Autoridades

CORFO

Otros

CONSEJO TÉCNICO

CONSEJO

ESTRATÉGICOCO-EJECUTORESGRUPOS

TEMÁTICOSVisión y estrategia

Propuestas de

desarrollos

Input técnico

Validación de desarrollos

PEER REVIEW ANUAL

Implementación Gobernanza PT

CONSEJO

ESTRATÉGICO

Este consejo ejerce tareas de coordinación

estratégica y hace evaluación permanente

de las directrices del Programa.

Aspecto Detalles y Herramientas

ConsejerosRepresentantes de Entidades públicas y privadas 8 miembros, 3 públicos, 3 privados, 2 instituciones.

FormalizaciónFirma de “Acta de Constitución de CE” en primera sesión (incluye sus responsabilidades)

Duración y frecuenciaCita de 2 horas, con frecuencia bimensual+ Sesiones extraordinarias según contingencia

AgendaTemas de acuerdo a seguimiento de “Matriz de Riesgo PT” y contingencia.

Preparación Reunión interna previa, preparación de temas y material de apoyo.

Reportabilidad de avances

Dashboard de avance técnico y Dashboardfinanciero

Material de apoyo Dashboard, Matriz de Riesgo, PPT.

Seguimiento de acuerdos

Elaboración de Acta de Consejo EstratégicoRegistro en Bitácora de Actividades

Tips

Elaborar en etapa temprana un Mapa de actores que permita mapear stakeholders relevantes

Citar por calendario con bastante anticipación y establecer un día fijo de la semana para estas citas (Ej: último viernes de cada mes).

Preparación previa requiere, en algunos casos, conversaciones con consejeros, por temas sensibles.

Asignar tiempos realistas a los temas de agenda, (Considerar que es muy difícil partir a la hora pactada) (“menos es más”)

Partir con seguimiento de acuerdos de CE anterior.

Ser explícitos al momento de llegar a un acuerdo, fundamental el rol del moderador (“Entonces, el consejo acuerda…”).

Compartir Acta de la sesión con todos los asistentes y dar un plazo fijo para la recepción de observaciones.

Reservar una sala cómoda.

Presentar y dar la bienvenidas a nuevos miembros.


CONSEJO

TÉCNICO

Este consejo ejerce tareas de apoyo y

supervisión técnica durante la ejecución del

Programa, además de aquellas que determine

CORFO durante la ejecución del Programa


ConsejerosRepresentantes con perfil técnico de Entidades públicas y privadas + asesores (12 Instituciones + 2 asesores)

FormalizaciónFirma de “Acta de Constitución de CT” en primera sesión

Duración y frecuenciaCita de 3 horas, frecuencia mensual los 2 primeros años, tercer año bimensual.

Agenda Temas según Carta Gantt del Programa

Preparación Realización de Taller de Coejecutores, 1 semana antes del CT.


Dashboard de avances técnicos

Material de apoyo Dashboard de avances técnicos, ppt.


Elaboración de Acta de Consejo TécnicoRegistro en Bitácora de Actividades

Tips

Citar por calendario con bastante anticipación y establecer un día fijo de la semana para estas citas (Ej: último viernes de cada mes).

Asignar tiempos realistas a los temas de agenda, (Considerar que es muy difícil partir a la hora pactada). Dado el alcance del Programa se generó la necesidad de pre-validación técnica, por lo que se sumaron al modelo de gobernanza los Grupos Temáticos.

Al ser muchos más participantes, requiere una estructura más estricta al momento de plantear la agenda.

Ser explícitos al momento de validar propuestas técnicas y avances, fundamental el rol del moderador (“Entonces, el consejo valida…”).

Compartir Acta de la sesión con todos los asistentes y dar un plazo fijo para la recepción de observaciones.

Presentar y dar la bienvenidas a nuevos miembros.

Reservar una sala cómoda, coffee rico y abundante, son sesiones largas de mucha discusión.


GRUPOS

TEMÁTICOS

En esta instancia se discuten a fondo los

avances y propuestas técnicas por parte de los co-ejecutores y se

busca obtener una pre-validación de los

productos esperables para su validación

definitiva en el Consejo Técnico y Consejo

Estratégico (en este último cuando corresponde).


ParticipantesCoejecutores y Representantes con perfil técnico de entidades públicas y privadas (asignados por consejeros)

Formalización No aplica

Duración y frecuenciaSegún requerimiento de cada proyecto, normalmente 2-3 horas, 2 veces al mes.

Temas abarcados por los GTs

Estabilidad Física, Estabilidad Química, Comunidades, Plataforma, Sensores, Transparencia y Sustentabilidad, entre otros.

Preparación De responsabilidad de cada Project Manager ycoejecutor de cada proyecto del Programa

Material de apoyoInformes técnicos y pptLista de asistencia de los participantes


Elaboración de Minuta Ejecutiva Registro en Bitácora de Actividades

Tips

Elección de participantes con perfil acorde a tema a tratar y deben ser explícitamente validados por consejeros.

Mantener discusión en el ámbito técnico.

Flexibilidad en cuanto a su diseño, pues se le da forma según el requerimiento de cada proyecto.

Como es organizado por coejecutor, la ubicación del taller es en sus dependencias o en las de los stakeholders que así lo ofrezcan.

Implementación Gobernanza PT TALLER DE

COEJECUTORES

Instancia creada para la preparación de consejos técnicos y alineamiento del equipo ejecutor en

cuanto a coordinación y visión única del

Programa.


Participantes Coejecutores del Programa


Duración y frecuenciaCita de 3 Horas, reunión mensual, generalmente 1 semana antes de CT.

AgendaSegún Gantt del Programa y peticiones específicas de coejecutores.

Preparación Rotación entre coejecutores en su coordinación y logística.


En conjunto con coejecutores, se definen los % de avance de las actividades a reportar en dashboard a CT y CE.

Material de apoyo Ppt, pizarra, post it, plumones, etc.


Elaboración de Minuta Ejecutiva Registro en Bitácora de Actividades

Tips

Acordar un lenguaje común entre todo el equipo ampliado (conceptos, formatos, etc.).

Refuerzo de visión compartida, teambuildings, tensiones propias de equipos grandes.

No desestimar el valor de esta instancia, dado que el trabajo con equipos diferentes requiere alineación constante.

Estar atentos a momentos de discusión y desencuentro entre los coejecutores (“la ropa sucia se lava en casa” temas que no pueden surgir en un CT o CE)


PEER

REVIEW

Revisión internacional


ParticipantesAsesor internacional, coejecutores y participantes de la gobernanza, según tema a tratar.


Duración y frecuencia1 vez al año, 1 jornada con distintas reuniones según tema

AgendaSegún requerimientos y avances en carta Gantt del Programa

Preparación Gestor Tecnológico (FCH) coordina, Coejecutores preparan temas a someter a revisión

Material de apoyo Informes técnicos y ppt


Asesor elabora Informe de recomendacionesElaboración de Minuta Ejecutiva Registro en Bitácora de Actividades

Tips

Asesor validado por todos los stakeholders.

Recomendaciones del asesor deben traducirse en acciones concretas.

También tiene valor la exposición y la difusión de los desarrollos, dado el carácter internacional del asesor (Se extiende la invitación a otros stakeholders).

Definición temprana de fechas posibles, dado que se coordinan varias actividades consecutivas, aprovechando su visita.

Herramientas de Seguimiento

Matriz de Riesgo: Planilla Tipo

Frecuencia

XX MESES

N° Fuente Potencial Problema Probabilidad Potencial Consecuencia Impacto Riesgo Estado Actual

Cro

no

gra

ma

Fin

an

cia

mie

nto

Alc

an

ce

Ca

lida

d Responsable Plazo Estrategia Preliminar

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Tipo de Riesgo:

MATRIZ DE RIESGOS PROGRAMA

Fecha: XX.XX.20XX

XX-XX-20XX

Último Seguimiento

NOMBRE APELLIDO XX-XX-20XX

Código Interno Versión: XX

Inicio SeguimientoResponsable

Matriz de Riesgo: Ejemplos

Acta Constitución Consejos

Acta Consejos Estratégicos

Objetivo:Registrar temas tratados y principales acuerdos y compromisos acordados en las reuniones del consejo estratégico del proyecto. No reemplaza las respectivas Actas de Validación que se elaboren respecto a determinadas temáticas.

Responsable de su emisión: Angela Oblasser (FCH) elabora, comparte y consolida la respectiva minuta, además de registrarla en la “Bitácora de Actividades”.

Alojado en:Minutas en trabajo, en carpeta P0.Minutas consolidadas finales, en carpeta Drive FCH, en formato pdf.

Accesibilidad: Template FCH

Acta Consejos Técnicos

Objetivo:Registrar temas tratados y principales acuerdos y compromisos acordados en las reuniones del consejo técnico del proyecto.

Responsable de su emisión: Cecilia Vidal (FCH) elabora, comparte y consolida la respectiva minuta, además de registrarla en la “Bitácora de Actividades”.

Alojado en:Minutas en trabajo, en carpeta P0.Minutas consolidadas finales, en carpeta Drive FCH, en formato pdf.

Accesibilidad: Template FCH

Minuta Ejecutiva

Objetivo:Registrar principales acuerdos y compromisos en reuniones y talleres realizados con motivo del proyecto.

Responsable de su emisión: Miembro FCH cuando esté presente en la respectiva actividad. De ser actividad de coejecutor, es este último quien envía la minuta a responsable FCH del respectivo Proyecto para ser consolidada y subida a la carpeta de archivo, además de registrarla en la “Bitácora de Actividades”.

Alojado en: Minutas en trabajo, en carpeta Drive FCH. Minutas consolidadas finales, en carpeta Drive FCH, en formato pdf.

Accesibilidad: Template compartido a todo el equipo.

Minuta Seminarios

Objetivo:Registrar participación a seminarios y eventos similares con motivo del proyecto, ya sea como asistente o como expositor.

Responsable de su emisión: Colaborador que participa en dicha actividad (asistente o expositor) debe llenar la respectiva minuta, consolidarla e ingresarla a “Bitácora de Actividades”. De ser un coejecutorquien asiste a la actividad, la minuta debe ser enviada a responsable de FCH del respectivo proyecto, para su consolidación, archivo y registro en “Bitácora de Actividades”.

Alojado en:Minutas en trabajo, en carpeta Drive FCH. Minutas consolidadas finales, en carpeta Drive FCH, en formato pdf.

Accesibilidad: Template compartido a todo el equipo.

Bitácora De ActividadesObjetivoMantener un registro actualizado de todas los actividades realizadas con motivo del proyecto (Reuniones – Talleres – Reuniones con proveedores –Seminarios - Etc.)

Responsable: Miembro Fundación Chile que consolide una Minuta (Ejecutiva – Seminarios – Proveedores – Consejos) debe también actualizar la Bitácora de Actividades.

Alojado en:En carpeta Drive FCH

Accesibilidad: Gestionada por FCH

Registro AparicionesObjetivo:Compilar un registro actualizado de todas las apariciones en medios vinculados al proyecto (Categorías: Web – Televisión – Radio – Redes Sociales – etc))

Responsable de su emisión: Débora Gomberoff, el resto del equipo envía a Débora Gomberoff apariciones que encuentren.

Alojado en: Carpeta Difusión en P0, Sub carpeta de nombre “Comunicación”.

Accesibilidad: Gestionado por Débora Gomberoff

Dashboard de Seguimiento

▪ Compilar y centralizar información de avance, tanto en la ejecución de cada proyecto, como del desarrollo general del Programa Tranque Inclusivo.

▪ Visualizar, de forma clara y comprensible, el avance general del programa y el individual por proyecto.

▪ Destacar principales hitos, logros y/o cifras de impacto alcanzadas en la ejecución de cada proyecto.

▪ Permitir un seguimiento comparativo en el tiempo del progreso en la ejecución de los proyectos y actividades consideradas en el programa.

▪ Alertar y controlar desviaciones en cuanto a programación inicial de actividades.

▪ Permitir una actualización periódica de forma sencilla y rápida.▪ Reportar a todos los interesados, en un formato uniforme y de fácil

acceso (Planilla Excel).


PROGRAMA TRANQUE INCLUSIVO

Leyenda Estado:

Estado de Avance al: Avance de acuerdo a lo esperado (admite hasta un 5% de retraso)

28-03-2017 Avance inferior a lo esperado (retraso de hasta un 25%)

Preparado por: Avance muy inferior a lo esperado (retraso mayor al 25%)

Nombre Apellido Leyenda Tendencia

Revisado por: % de cumplimientos baja en comparación a periodo anterior

Nombre Apellido % de cumplimiento se mantiene en comparación a periodo anterior (+/- 3% de desviación)

% cumplimiento sube en comparación a periodo anterior

RESUMEN:Cód. Color PROYECTO Esperado Real Estado Gráfica

P1 Vigilancia Tecnológica 39% 34%

P2 Desarrollo Sistema de 28% 25%

P3 Desarrollo Índice EF 19% 19%

P4 Desarrollo Índice EQ y Riesgo 24% 22%

P5 Plataforma de Gestión 0% 0% -

P6 Sensores o Métodos de Medición 22% 5%

P7 Co-Diseño de Requerimientos de Comunicación y Visualización 19% 14%

P8 Piloto Fase I y Fase II 0% 0% -

P9 Transferencia de Resultados 0% 0% -

Comentarios/Observaciones

No Iniciado

CONSEJO ESTRATÉGICO

No Iniciado

No Iniciado

Fecha de Reporte e identificación de responsables de elaboración y revisión del reporte.

Leyenda de interpretación de simbología:▪ Semáforo de Avance▪ Tendencia de Cumplimiento

respecto a periodo anterior

Avances por Proyecto, a la fecha de emisión del reporteIndicando:▪ Avance Esperado▪ Avance Real▪ Semáforo de Avance▪ Barra de Avance

Sección para destacar hitos, logros, y/o principales cifras de impacto alcanzadas en la ejecución del Programa, a la fecha de la emisión del reporte.


Inicia en: 12-12-2016 Cronograma (referencial)

AVANCE GENERAL Finaliza en: 11-12-2019

Tiempo Ejecutado a la fecha 9,7%

A DESTACAR A LA FECHA:

Esperado:

RESULTADOS/ENTREGABLES Esperado Real Estado Tendencia Gráfica

P4-A00 Plan de Trabajo P4 100% 90% -

P4-A01 Estado del Arte P4 100% 90% -

P4-A02 Diseño Conceptual Índice EQ y R 100% 90% -

P4-A03 Parámetros Críticos EQ 84% 70% -

P4-A04 Rangos de Aceptabilidad 0% 0% No Iniciado -

P4-A05 Alternativas de Integración y Ponderación de Parámetros Críticos 0% 5% -

P4-A06 índice EQ Versión 1 0% 0% No Iniciado -

P4-A07 Protocolos Preventivos 0% 0% No Iniciado -

P4-A08 Calibración Índice EQ y R 0% 0% No Iniciado -

P4-A09 Validación Índice EQ y R 0% 0% No Iniciado -

P4-A10 Revisión y Ajustes del Índice EQ y R 0% 0% No Iniciado -

P4-A11 Registros Requeridos Sistema Calidad 10% 10% -

Comentarios:

122% 1

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

1

1

Parámetros EQ Identificados

Proyectos Revisados

P4: Desarrollo Índice EQ y Riesgo

24%

3 Reuniones Grupo Temático

EQ

Normativas Internacionales

Revisadas

Expertos Internacionales

Contactados





Esperado:


P3-A01 Plan de Trabajo P3 100% 90% -

P3-A02 Estado del Arte P3 100% 95% -

P3-A03 Selección de los parámetros críticos 84% 95% -

P3-A04 Definición de rangos de aceptabilidad 0% 0% No Iniciado -

P3-A05 alternativas de modelos para la integración 0% 0% No Iniciado -

P3-A06 índice de estabilidad fisica (Versión 1) 0% 0% No Iniciado -

P3-A07 Calibración índice de estabilidad física 0% 0% No Iniciado -

P3-A08 Validación, revisión y ajuste del índice EF 0% 0% No Iniciado -

- Revisión y ajustes del Índice de Estabilidad Fisica y Riesgo 0% 0% No Iniciado -

P3-A09 protocolos preventivos operacionales 0% 0% No Iniciado -

P3-A10 Registros requeridos Sistema Calidad 10% 9% -

Comentarios:

0

0


P3: Desarrollo Índice EF

0

Hito 1

Hito 2

19%

19%0

Hito 3

Hito 4

Hito 5

0





Esperado:


P2-A00 Plan de trabajo P2 100% 90% -

P2-A01 Estado del arte P2 100% 95% -

P2-A02 Especificación funcional sistema de monitoreo 84% 85% -

P2-A03 Brechas con los sistemas actuales 27% 0% -

P2-A04 Diseño conceptual global y modular 0% 0% No Iniciado -

P2-A05 Diseño módulo de adquisición y transmisión 0% 0% No Iniciado -

P2-A06 Diseño módulo de procesamiento 0% 0% No Iniciado -

P2-A07 Diseño sistema de almacenamiento de datos 0% 0% No Iniciado -

P2-A08 Diseño módulo de visualización y sistema alerta 0% 0% No Iniciado -

P2-A09 Estrategia de operación en línea y tiempo real 0% 0% No Iniciado -

P2-A10 Especificación de requerimientos para la plataforma 0% 0% No Iniciado -

P2-A11 Registros requeridos por el sistema de calidad 29% 18%

Comentarios:

325% 500

Hito 2

Hito 1

Hito 3


28%

Hito 4

Hito 5

P2: Desarrollo Sistema de Monitoreo

1

20

10





Esperado:


P1-A00 Plan de Trabajo P1 100% 90%

P1-A01 Catástro de Instrumentación 100% 95%

P1-A02 Estado del Arte P1 100% 80%

P1-A03 Estado del Arte del Programa 26% 20%

P1-A04 Determinación Brechas Tecnológicas 25% 20%

P1-A05 Hoja de Ruta 0% 0% No Iniciado -

P1-A06 Visitas Tecnológicas 0% 0% No Iniciado -

Comentarios:

P1: Vigilancia Tecnológica

50+

64 600+


Depósitos incluidos en

Catastro

Depósitos Gran Minería

Depósitos Mediana y

Pequeña Minería

Formularios E700

Recopilados

Tipos de Instrumentos

Instalados identificados

39%31

34%

33

Dashboard individual para cada proyecto del programa

Fechas de inicio y término del proyecto. Gráfica y % de tiempo transcurridoUbicación temporal del proyecto (referencial)

Avances por actividad, a la fecha de emisión del reporteIndicando:▪ Avance Esperado▪ Avance Real▪ Semáforo de Avance▪ Tendencia respecto a periodo

anterior▪ Barra de Avance

Gráfica de Avance General del Proyecto, incluyendo Avance Esperado y Semáforo de Avance.

Sección para comentarios, observaciones y notas que complementen la información presentada en el Dashboard del proyecto.

Dashboard Financiero

Conclusiones

Principales Conclusiones

✓ Seguimiento de Acuerdos con respaldo en actas y minutas ha resultado clave en este Programa.

✓ Identificación y seguimiento activo de los riesgos del Programa han permitido buscar soluciones en conjunto.

✓ Se subestima el esfuerzo que implica la mantención de un modelo de gobernanza de este tipo “Gobernanza es la base de proyectos tipo plataforma”

✓ Consenso con todos los actores en el modelo de gobernanza que se adoptará.

✓ Mantenerlos informados de forma transparente construye confianza (compartimos riesgos y éxitos)

Solos llegamos más rápido,juntos llegamos más lejos

más información en https://fch.cl/proyecto/sustentabilidad/tranque/

Codiseñado e implementado por:

Socios estratégicos:

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