MODULO II. UF I. UD. Archivo
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CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS OBJETIVO ESPECÍFICO OBJETIVOS OPERATIVOS EL ARCHIVO
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CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
OBJETIVOS OPERATIVOS
EL ARCHIVO
2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO
1. FLUJO DOCUMENTAL
2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS• Vitales• Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….)• Métodos y sistemas de archivo
3. TRATAMIENTOS DE LOS DOCUMENTOS. ESTRATEGIAS Y CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN ARCHIVO
• 4. ARCHIVO CORPORATIVO
5. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES
6. REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES PARA LA ELIMINACIÓN DE RESIDUOS
FLUJO DOCUMENTAL
Conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar todo tipo de documentos que fluyen en una organización.
Debe permitir:
Acceso de manera fácil e inmediata a la información.Rápida recuperación de documentos en los que se está
trabajando.Si el proceso es de eliminación tenerlo debidamente
establecido.Custodia y conservación indefinida de aquellos que sean
valiosos.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Se requiere un procedimiento preestablecido para la clasificación y tratamiento de la documentación.
Manual de procedimientosEl manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa
Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.
Documentos vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables
VITALES
ÚTILES
IMPORTANTES
NECESARIOS
TRANSITORIOS
DESECHABLES
Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….)
Informes
Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto.
PortadaÍndiceSinopsis - IntroducciónDesarrolloConclusiones – RecomendacionesFuentesGlosarioAnexos
Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….)
Expedientes
Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria.
Oficio administrativoRecurso administrativoImpresos
http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/normasorganizacion
Carpeta con todos los documentos sobre un caso o una persona. Lo definen como informe o expediente.
DOSSIER
Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y DossierExpediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta. Indican el nacimiento, desarrollo y efectos de la acción, la falta de cualquier documento, puede invalidar o suspender un trámite. Termina con un acto administrativoEs un conjunto de documentos resultantes de una sucesión de actuaciones, que constituyen los antecedentes a la resolución administrativa o entrada en vigencia, cuyo orden está establecido de antemano. Conjunto y orden que son además, condición de legalidad de dicha resolución. Ej. contratos, acuerdos del consejo, sumarios judiciales, créditos bancarios.Legajo: formato mediante el cual se agrupan un conjunto de documentos luego de ser elaborados por las siguientes razones:Se refieren en particular al mismo objeto, tema o actividad, aunque sean documentos de diferentes tipos pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente. Ej. Hojas de vida. Cuando por razones fiscales y legales deben coserse documentos de la misma tipología como es el caso de legajos contables. A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales.Dossier: conjunto de documentos que se reúnen en un legajo para su conservación, no corresponden a un único proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto. Puede incluir varios actos administrativos, o continuar con documentos del mismo asunto. (No se cierra). . Ej. Hojas de vida, contratos
OTROS DOCUMENTOS O COMUNICACIONES BREVES
TELEGRAMABUROFAXANUNCIOSALUDANOTA INTERNAMEMORÁNDUMFAXCORREO ELECTRÓNICOBOLETINAVISOCIRCULARES
GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES
http://www.youtube.com/watch?v=baWfoMXC92gASISTENTE DOCUMENTAL
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-YDMA
http://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o&feature=related
CONCEPTOS DE ARCHIVO
Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos.
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material (papel, CD, etc.) acumuladas en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión.
En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés, con el de asegurar su perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consultas, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa.
ORDEN MUCHO ORDEN!!!
COMO SE PLANIFICA UN ARCHIVO. ASPECTOS A CONTEMPLAR:
Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario.
Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos.
El inventario de toda la documentación guardada.
Los lugares de conservación de los documentos.
Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación.
El sistema de eliminación de los documentos.
CLASES DE ARCHIVOS
Atendiendo a la antigüedad del documento se dividen en:Activos: Documentos vivosSemiactivos: De baja actividadInactivos: Sin vigencia administrativa
VER 2.19
SISTEMAS DE ARCHIVOS
Sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con que cuenta las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda y custodia y localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida.
Convencionales: carpetas de diversas formas, carpetas archivadoras (A-Z), con anillas.
MOBILIARIO
Estanterías: Variedad de estanterías y armarios, de seguridad
Microfilme: Fotografías de los documentos a través de microfilmación, que reduce considerablemente el tamaño del documento.
Informáticos: Las llamadas e-office, oficinas sin papeles.
Ficheros: Con sus respectivas fichas.
RESPALDO DE INFORMACIÓN
http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feature=related
ALMACENAMIENTO EN LA NUBEhttp://www.youtube.com/watch?v=akgYpzZNbno
MICROFILM
http://www.youtube.com/watch?v=Aog6c9BNNBc
http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&feature=related
