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Módulo de Facturación

FUNDAMUNISACDEL

SALVANATURACARE

PROSAGUAS

no le des la espalda a la

pobreza

en tus manos está el cambio

Esta colección de módulos fue elaborada bajo la iniciativa del proyecto de cambio, del ciclo gerencial de:

Marvin Elizabeth Mejía. Coordinadora Unidad de Asistencia Técnica del Programa para la salud a través del agua y saneamiento -PROSAGUA- de CARE, El Salvador, con el apoyo de la gerencia del Sector de agua y Saneamiento, bajo la responsabilidad de Ricardo Mancía y Jonathan Claros.

Elaboración de tareas y ayudas didácticas y ayudas didácticas:

José UmañaParis AguirreRómulo CarranzaBalter ZelayaÁlvaro SánchezWiston Dos CrucesMarlene Gavidia

Validación Técnica:

José UmañaParis AguirreBalter ZelayaÁlvaro SánchezWiston Dos CrucesMarlene Gavidia

Diseño Gráfico:Rolando Ivan Córdova

Edición original:

Ana del Carmen ÁlvarezAna María Nafría Primera edición, 2002

Documentos publicados con el financiamiento

de USAID a través del Programa para la salud

a través de agua y saneamiento y del

proyecto AGUA, bajo los acuerdos cooperativos:

No. 519-A-98-00-00041-00

No. 519-A-00-99-00084-00

Módulo de Facturación

Contenido

Introducción 6

Objetios 8

Estrategia para la formación en administración de los sistemas de

agua y saneamiento 9

•

Sistematización de la experiencia en el sector agua y saneamiento de

CARE El Salvador 9

•Aquién va dirigido 10

•

Metodología utilizada para la facilitación de los módulos 10

•

Estructura del diseño de una tarea tipo CEFE 13

•Fase de seguimiento 17

Recomendaciones Generales 18

UNIDAD I El proceso de Facturación

Objetivos de la unidad 19

Facturación: Concepto 22

Facturacuón: Manual 23

Facturación Manual: levantamiento, revisión y cálculo de lecturas de medidores 27

Facturación Manual: elaboración y distribución de recibos 35

Facturación: Mecanizada 40

Facturación Mecanizada: Recolección de Datos 43

Facturación Mecanizada: Inicialisación de la base de datos 46

Facturación Mecanizada: Ciclo de Facturación 57

Bibliografía 66

INTRODUCCIÓN

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CARE Internacional en El Salvador desarrolla el “Programa para la salud a través de agua y saneamiento” (PROSAGUAS), en comunidades rurales, cuyo principal objetivo es la disminución de la incidencia y prevalencia de las enfermedades diarréicas en la población menor de cinco años. Para lograr este objetivo, se ha desarrollado una estrategia de intervención por medio de los siguientes componentes: Promoción y organización comunitaria, Infraestructura de agua y saneamiento, Medio ambiente y Educación para la salud.

CARE El Salvador considera que, para conseguir la sostenibilidad de las intervenciones que se realizan junto a la comunidad, en función de lograr la disminución de las enfermedades diarréicas, es necesario desarrollar habilidades y destrezas en los(as) líderes que faciliten la participación comunitaria de manera consciente y activa, para que generen cambios de actitudes y conductas con relación a la protección de la salud de la población. Esto solo es posible si se facilita un verdadero proceso educativo.

Por esta razón, ha sido necesario crear una colección de módulos educativos, compuesta de la siguiente manera:

1. Formación de facilitadores(as), 2. Organización, 3. Educación sanitaria, 4. Atención integral de enfermedades prevalentes en la infancia

(AIEPI), 5. Educación ambiental, 6. Gerencia para administradores(as) de sistemas de agua, 7. Administración y manejo de recursos, 8. Organización financiero-contable y 9. Facturación.

Cada uno de éstos es congruente con los procesos educativos participativos que CARE facilita. En los módulos se abordan temáticas especificas y en éstas se sugieren técnicas para su desarrollo, basadas principalmente en

INTRODUCCIÓN

1. Enfoque de género2. Participación y empoderamiento comunitario3. Enfoque de sostenibilidad y4. Trabajo en asocio.

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metodologías de educación participativa; éstas son: CEFE (Competencia económica basada en la formación de empresas) y SARAR (Seguridad en sí mismo; Asociación con otros; Reacción con ingenio; Actualización; Responsabilidad para soluciones sostenibles). Dichas metodologías están basadas en técnicas andragógicas cuyo principal objetivo es la formación de los(as) líderes de la comunidad.

En la elaboración de los módulos, se ha buscado incorporar los siguientes elementos:

1. Enfoque de género,2. Participación y empoderamiento comunitario,3. Enfoque de sostenibilidad y4. Trabajo en asocio.

El presente módulo constituye el noveno de la colección, y sus contenidos abordan los siguientes temas:

1. Facturación: concepto.2. Facturación manual:

2.1 Levantamiento, revisión y cálculo de lectura de medidores.2.2 Aplicación de tarifas.2.2 Elaboración y distribución de recibos.

3. Facturación mecanizada o computarizada.4. Recopilación de información para introducirla al sistema.5. Práctica de inicialización.6. Ciclo de facturación.

Todos los contenidos están relacionados con la facturación.

Esperamos que esta colección educativa cumpla con su finalidad y, de esta manera, contribuya al logro de los objetivos del programa.

Colección de módulos educativos #9

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OBJETIVOS DE LA COLECCIÓN

1) Unificar las Capacitación que se facilitarán en cada proyecto desarrollado por el sector de Agua y saneamiento, a nivel nacional, de CARE El Salvador, retomando los principios básicos de las metodologías participativas según su área de desempeño.

2) Incorporar el enfoque de género en el proceso educativo que promueva la participación consciente de hombres y mujeres en el desarrollo comunitario.

3) Sistematizar la experiencia de los procesos educativos facilitados por el sector agua y saneamiento de CARE El Salvador, dirigidos a lideres comunales, adaptando las merodologías participativas SARAR Y CEFE.

OBJETIVOS DEL MÓDULO

1) Facilitar a las Juntas Administradoras de sistemas de agua las herramientas básicas sobre facturación, que les permitan realizar una gestión administrativa eficiente.

2) Promover la aplicación del proceso de facturación manual o mecanizada, que permita un control eficiente y efectivo del cobro por servicio de agua y de los ingresos generados por el mismo.

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Estrategia para la Formación en Administración Sostenible de los Sistemas de Agua y Saneamiento

El propósito del Programa para la salud a través de agua y saneamiento (PROSAGUAS) de CARE Internacional en El Salvador, es la disminución de las enfermedades diarréicas en la población menor de cinco años, y por consiguiente, el mejoramiento de las condiciones de salud de la población.

Para el logro de este propósito, se ha definido una estrategia educativa que se operativiza a través de cuatro componentes: Promoción y organización, Educación para la salud, Medio ambiente e Infraestructura, estos son complementarios y dinámicos durante el proceso de ejecución de los proyectos. Esta estrategia educativa de implementación es un modelo que el sector agua y saneamiento de CARE El Salvador aplica con el único fin de lograr la sostenibilidad de todas las intervenciones que se ejecutan con la comunidad.

Dentro de este enfoque de sostenibilidad y como parte de la colección, se han formulado cuatro módulos específicos dirigidos a los(as) líderes comunales que integran las juntas administradoras de los sistemas de agua, para lograr que la administración, operación y mantenimiento de los sistemas sea sostenible. Estos módulos son: Administración y manejo de recursos, Gerencia para administradores(as) de sistemas, Organización financiero-contable y Facturación; estos tendrán una estrategia de facilitación común, la cual está sustentada en los siguientes aspectos:

I- Sistematización de la experiencia en el sector agua y saneamiento de CARE El Salvador.

II- A quiénes va dirigido.

III- Metodología utilizada.IV- Estructura del diseño de una tarea CEFE.V- Fase de seguimiento.

I. Sistematización de la experiencia en el sector agua y saneamiento, de CARE El Salvador

La principal contribución o aporte que se identifica es la de poner a disposición de personas que trabajan en el sector, la sistematización de la experiencia de CARE sobre facilitación de procesos educativos relacionadas con la administración sostenible de los sistemas de agua y saneamiento; esto se logra haciendo uso de herramientas de capacitación con un enfoque empresarial, el cual promueve la sostenibilidad de los sistemas. Además estas herramientas están basadas en una metodología eminentemente participativa y específica para poblaciones adultas.


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II. A quiénes va dirigido

Los cuatro módulos están elaborados para facilitadores(as) que forman a los(as) líderes que integran las juntas administradoras de los sistemas que el sector de agua y saneamiento promueve. Sin embargo, puede ser también desarrollado para personas que buscan adquirir algún conocimiento práctico sobre la dirección que debe dársele a cualquier organización que busque la autosostenibilidad económica.

Es importante describir brevemente que, para la conformación de las estructuras responsables de la administración de los sistemas, se ha realizado un proceso de formación durante la ejecución del proyecto dirigido a los(as) líderes que han estado participando en diferentes comités, haciendo uso de los cinco primeros módulos, los que han sido facilitados por los equipos técnicos asignados a cada proyecto.

Una vez se inicia el proceso de conformación de la estructura que administrará el sistema, los equipos técnicos, en coordinación con el equipo de la unidad de asistencia técnica de PROSAGUAS, forman a las personas que integran las juntas directivas haciendo uso de los cuatro módulos creados para tal fin de forma que la gestión de las juntas haga que los sistemas sean sostenibles, independientemente del tipo de sistema que se haya construido.

III. Metodología utilizada para la facilitación de los módulos

Como se menciona en la introducción de la colección, uno de los ejes estratégicos del sector agua y saneamiento de CARE, es la participación comunitaria. Para lograrla de manera consciente es necesario el uso de metodologías que la, promuevan; por tal razón, la metodología que se ha adaptado en estos cuatro módulos es la Metodología de la competencia económica basada en la formación de empresas (Metodología CEFE), ya que, todas sus herramientas, han sido elaboradas con un enfoque empresarial y en un ambiente lúdico, característico del método andragógico.

Debido a que ésta es la primera experiencia que se tiene en El Salvador, de adaptación de la metodología CEFE en la elaboración de materiales educativos dentro del sector agua y saneamiento, se requiere compartir la fundamentación de la metodología para una mejor comprensión.

La metodología CEFE está dirigida a la educación de personas adultas que se encuentran desarrollando labores empresariales y necesitan un proceso de aprendizaje rápido y, sobre todo, vivencial. El principal elemento sobre el que se basa la metodología es el trabajo en equipo que se realiza durante el proceso de facilitación, puesto que cada participante comparte su experiencia adquirida en el trabajo con otros grupos.

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La metodología es un conjunto de técnicas de entrenamiento dífundida por la Agencia Alemana de Cooperación Internacional (GTZ) desde los años ochenta. Actualmente, en El Salvador es operada por ONG, universidades y empresas consultoras, que cuentan con el apoyo de GTZ y el Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ).

Más específicamente, la metodología reconoce tres condiciones necesarias para lograr el aprendizaje:

• Inteligencia: cualidad de todos los seres humanos y que puede desarrollarse con el trabajo y ejercicio constantes.

• Motivación: se traduce como el interés en aprender, volviendo atractivos los conocimientos al mostrar la utilidad e importancia de los mismos.

• Método de enseñanza-aprendizaje, determina la forma como se asimilaran los conceptos; si el método utilizado no es adecuado, los esfuerzos por el aprendizaje pueden desperdiciarse e incluso desmotivar.

Los principios sobre los cuales la metodología basa su participación son los siguientes:

Aprender haciendo: CEFE reconoce que el aprendizaje basado en la vivencia y la experiencia contribuye a la fijación más acelerada de los conocimientos, como consecuencia de un mayor contacto de quien aprende con el objeto de aprendizaje.

El principio de “aprender haciendo”, permite que se pongan en juego los tres medios básicos de aprendizaje:

• El medio motriz, que permite desarrollar habilidades y destrezas;

• El medio cognoscitivo, que permite la conceptualización, el descubrimiento y la construcción de ideas y conocimientos;

• El medio afectivo, que produce cambios de actitud y por el que los seres humanos se desarrol lan emocionalmente .

A través de su propia experiencia, cada persona paulatinamente va desarrollando, en mayor intensidad, uno de los tres medios respecto de los otros dos, lo que las hace distintos con relación a su afinidad por el aprendizaje. El aprender haciendo posibilita que la persona mantenga una mayor “conexión” de sus medios de aprendizaje y, por lo tanto, una mayor apertura hacia la percepción y construcción de conocimientos.

Repetición: Puede interpretarse como “refuerzo continuo” o incluso “retroalimentación”. Con este principio se busca la acumulación y encadenamiento de los conocimientos que se generan en el proceso de aprendizaje. La repetición permite ampliar la perspectiva cuando se presenta desde distintosángulos, por lo que este principio implica repetir la posibilidad de arribar a un conocimiento por distintas vías y lograr su comprobación desde distintos puntos de vista.

Estrategia para la Formación en Adm. Sostenible de ...

1. Para una mejor ampliación del tema, consultar el módulo referido al tema de Organizacieon, de esta misma colección.


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“El aprendizaje es una acción que sucede en la persona que está aprendiendo”. Esto implica que quien puede evaluar la magnitud del aprendizaje es ella misma. CEFE promueve la autoevaluación permanente y contribuye con la retroalimentación, a que cada persona reciba información sobre cómo la ven los(as) demás, pero la “calificación” de cuánto aprendió es una tarea personal.

Aprendizaje grupal: CEFE lo reconoce como una forma de acelerar el aprendizaje. Las tareas realizadas de forma colectiva permiten que haya “intercambio horizontal” entre las personas participantes, y la interacción entre varias personas construye el clima necesario para “activar” el medio afectivo de aprendizaje. De esta forma, se pone en juego la “inteligencia emocional” y cada persona tiene la oportunidad de observarse en un laboratorio que la enfrenta al medio y a sí misma, en un ambiente que le exige responder sobre la base de sus propias capacidades y que, a la vez, le permite identificar sus propias fortalezas y debilidades, con lo que puede entonces encontrar sus necesidades y mecanismos propios para incrementar sus capacidades. Las actividades colectivas pueden contribuir además a elevar la motivación y su autoestima (condición necesaria para el aprendizaje).

Todos(as) tienen experiencia: El aprovechamiento de la experiencia de cada persona es otro principio que CEFE utiliza para la construcción del conocimiento. Esto significa que cada persona que participa del proceso de aprendizaje es digna de ser escuchada y sus aportes son tan valiosos como los de cualquier otra que participa. Basándose en las experiencias de quienes participan también se construyen los procesos de enseñanza-aprendizaje dentro de la metodología CEFE.

Podemos aprender jugando: Las personas adultas son en parte “niños(as) crecidos(as)”, de manera que poseen las mismas características que la niñez. Ellos(as) manifiestan grandes posibilidades de aprendizaje a través del juego. Este es capaz de captar la aplicación de la observación, a la naturaleza de la persona adulta y se constituye en un principio para CEFE, aprovechando la “similitud” entre una persona adulta y un(a) niño(a). Por esta razón CEFE, utiliza numerosas simulaciones y juegos de carácter “informal”, que pretenden “capturar” la atención total de la persona, para provocarle vivencias útiles y constructivas.

Adaptación a la realidad y el contexto (flexibilidad): CEFE es útil siempre que la misma se adecue a la realidad y al contexto en que se utilice. El(la) facilitador(a) CEFE debe esforzarse por lograr que los instrumentos y las herramientas que ponga en uso correspondan al contexto, de forma tal que quienes participan, experimenten un ambiente familiar que contribuya a su motivación y facilite su concentración y participación. En este sentido, puede interpretarse también como un principio la “flexibilidad” que la metodología posee para ajustarse a cada entorno donde se aplique y para asimilar los cambios y ajustes necesarios durante el mismo proceso de enseñanza-aprendizaje. Es decir, la aplicación de la metodología provoca cambios en el medio como consecuencia del aprendizaje de las personas participantes (cambios de actitud, aprendizaje, etc.) esto exige a ella misma ajustarse a cada momento a una nueva situación, y por lo tanto, esta es una exigencia constante para quien facilita.

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A continuación, se presenta la estructura que tienen cada una de las tareas que se han utilizado para los cuatro módulos a los que se les ha adaptado esta metodología.

1. Tema

Se refiere a la temática que en ese momento se está desarrollando. Esta inicia con el ejercicio que se ha formulado para dicho tema.

2. Objetivos de aprendizaje.

Es lo que se pretende que, quienes participan en el proceso de facilitación, aprendan de toda la experiencia y vivencia que se ha llevado a cabo. Tiene como centro, al grupo meta que recibirá la capacitación; por lo mismo, cada acción será pensada con relación al grupo. Hay que planificar cada tarea, teniendo en consideración que todo lo que se haga debe girar en torno a los objetivos de aprendizaje.

Ambiente de confianza: La motivación que se requiere para el aprendizaje puede entorpecerse cuando el ambiente en que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje no es cómodo para quienes participan. Si la persona no experimenta comodidad, su capacidad de concentración se reduce.

La educación como proceso: CEFE considera la enseñanza-aprendizaje como un proceso a lo largo del tiempo. Solamente si se hace de esta manera se puede contribuir consistentemente al cambio de actitudes y al desarrollo de la competencia personal. Acciones aisladas pueden ser importantes, pero no suficientes para provocar el desarrollo personal que redunde en el desarrollo colectivo. Toda acción CEFE debe ser diseñada como un proceso.

Enfoque sistémico: CEFE propone una visión sistémica aplicada al proceso de enseñanza-aprendizaje. Esto significa asumir la dinámica existente entre los diferentes factores que intervienen en el proceso y lo constituyen en un sistema. Con este principio, CEFE se ajusta a la naturaleza inestable de los sistemas que les permite permanecer en el tiempo y ajustarse a las condiciones cambiantes del entorno.

IV. Estructura del diseño de una tarea tipo CEFE.



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El establecerlos permite:

• Identificación de contenidos críticos para el proceso de enseñanza aprendizaje.

• Una mejor selección de técnicas didácticas.• Focalización de la discusión y, además,

referencia permanente para quien facilita.

3. Requerimientos de tiempo

Es un estimado del tiempo que se necesita para la facilitación de la tarea CEFE; puede oscilar entre hora con treinta minutos a tres horas, dependiendo de los objetivos de aprendizaje que se planteen al inicio de cada sesión. Sin embargo, la administración del tiempo dependerá mucho de la habilidad con la que sea manejada cada una de las etapas del procesamiento de cada tarea.

4. Requerimientos de materiales

Se refiere a los materiales que serán utilizados durante la realización de cada ejercicio CEFE dentro del diseño de la tarea. Se lista de tal forma que no quede por fuera ninguno. Hay que mencionar que quien facilita puede agregar otros componentes que considere necesarios y a la vez dependerá de las adaptaciones que haga al ejercicio en función de los objetivos de aprendizaje.

5. Pasos en la realización de cada ejercicio

La preparación del lugar desempeña un papel muy importante porque en esto radicará parte del éxito de la vivencia. Debe mencionarse que, mientras más real sea el ambiente, mayor será el impacto que tendrá entre los(as) participantes. Por ello, previo a la realización de una actividad, debe observarse el cometido de lo que se pretende realizar: juegos, roles, simulaciones, etc.

Posterior a la preparación del lugar, se presentan los pasos que dar para cada tarea; es necesario entonces no obviar ninguno, puesto que si no se corre el riesgo de tener una experiencia incompleta o poco atractiva para quienes participan; debe considerarse también que, si se realizan adaptaciones a los ejercicios, los pasos a seguir deben llevar la misma secuencia lógica.

El procesamiento que se lleva a cabo luego que se ha facilitado un ejercicio o herramienta CEFE es lo que se denomina ciclo de aprendizaje vivencial (CAV); éste se divide en cinco etapas:

� “Vivenciar: se refiere a aquellas experiencias que son suscitadas dentro de un ambiente controlado y mediante las cuales se busca tener como resultado un determinado aprendizaje. Las características en este nivel se presentan a continuación:

• Cognoscitivo: Se plantean situaciones que las personas deben analizar, evaluar y resolver.

• Motriz: Durante las vivencias se pueden realizar actividades físicas como la fabricación de un producto, tránsito por el lugar donde se desarrolla la capacitación, armado de puestos de venta, etc.

• Afectivo: El compromiso con la tarea y la relación con las demás personas durante la misma provocan emociones que mantienen involucradas a las personas que participan durante todo el proceso de aprendizaje.

• Diversos tipos de experiencias: Simulaciones, juegos de roles, juegos,

dramatizaciones, etc.”


3. Ídem pág. 384. Ídem pág. 38-39

Al momento de facilitar la vivencia, quien está a cargo de la acción dirá las actividades que realizar y, por lo mismo, tendrá que conocer a profundidad la experiencia. Algunas veces necesitará la colaboración de alguien más para la ejecución de todo el proceso. Ejemplos de instrucciones serían las siguientes:

• Descripción de la vivencia.• Entrega de instrucciones de forma verbal

o escrita, incluso esta situación puede darse en diferentes momentos de la vivencia y no necesariamente al inicio.

• Formación de subgrupos de trabajo. • Distribución de recursos y del espacio. • Información relacionada con el tiempo

transcurrido y por lo mismo generar presión sobre el grupo y con ello constituirlo como elemento clave dentro de la vivencia.

• Motivación a la part icipación. • Participación eventual y no permanente

en la vivencia por parte de quien facilita.

� “Compartir: Esta etapa del ejercicio pretende que quienes participan den a conocer cuál fue su experiencia durante la vivencia; se busca obtener la información correspondiente que forma parte de todo el procesamiento que se realiza de cada una de las tareas.

En este sentido, habrá que formular algunas preguntas generadoras y descriptivas que tendrán como meta abarcar diferentes planos:

1) El emotivo: ¿Cómo se sintieron? ¿Cómo se sienten este momento?

2) El descriptivo: ¿Qué sucedió? ¿Qué elementos ayudaron o no permitieron la consecución del objetivo? ¿Cómo resolvieron la situación? Etc.

3) Del proceso y búsqueda de resultados y efectos: ¿Qué sucedió? ¿Cuáles fueron los resultados? ¿Pueden presentarlos? ¿Cuál es el producto terminado?

Será muy importante en toda ésta etapa, que se rescaten aquellos aportes más significativos auxiliándose, por ejemplo, del rotafolio o bien de tarjetas puestas en pizarras Zopp”3

� “Procesar: Lo que interesa en este punto es encontrar las explicaciones que puedan darse en torno a los resultados. Es decir, por qué o qué razón permitió obtener o no los resultados que se esperaban. Todo lo que se discuta debe ser inducido en función del objetivo de aprendizaje y, por ello mismo, quien facilita deberá tener un mínimo de conocimiento tanto sobre el tema como también sobre la vivencia en sí. Algunas de las preguntas que pueden ayudar a canalizar toda la información son las siguientes:

¿A qué atribuyen los resultados obtenidos?¿Qué permitió o no alcanzar los resultados que se buscaban?¿Cuál es la esencia del problema?¿Cuál solución utilizaron? ¿Ventajas y desventajas de la misma?”#4

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� Generalizar: Implica trasladar hacia el plano real todos los conocimientos que se generan o confirman durante la vivencia. El elemento principal de este paso corresponde a una estimulación para que quienes participaron las relacionen con conclusiones o situaciones anteriormente vividas o también que sirvan para anticiparse a nuevas actividades que estén por realizarse. También sirven para la aplicación de nuevas conductas.

Algunas preguntas que se pueden formular al dar este paso son las siguientes:

¿En qué condiciones no aplica o no es funcional el razonamiento empleado? ¿Se puede utilizar en sentido contrario? ¿Cómo se alteraría si modificamos alguna variable?

Existen algunas consecuencias que deben tenerse en cuenta:

ã Presentación y comparación de fórmulas y procedimientos.

ã Demostraciones, uso de instrumentos y herramientas.

ã Demostraciones de método.ã Síntesis del análisis colectivo realizado.ã Recomendaciones técnicas, etc.”#5

� “Aplicar: Se llevan a la práctica todas las conclusiones a las que se ha llegado durante los pasos anteriores. No necesariamente deben darse durante el ejercicio; se trata de que por medio del aprendizaje, se cambien las conductas; en este sentido, se establece el seguimiento como herramienta para una revisión constante de la aplicación.

6. Indicador de evaluación

El último elemento que considerar dentro de todo el procesamiento y que es tarea de quien facilita, es el indicador de evaluación; este permitirá saber si los objetivos de aprendizaje planteados al inicio se han cumplido o no y si los resultados esperados se dieron o no.

Nota: Para un mejor desarrollo de las tareas, se han dividido a manera de simplificación, en dos etapas:

• Vivencia.• Procesamiento: compartir, procesar,

generalizar y aplicar.

7. Material de apoyo

Luego de cada tarea diseñada, se ha incorporado material de apoyo relacionado con el tema. Con éste se busca reforzar conocimientos técnicos básicos con respecto al contenido que se está desarrollando. Esto permitirá que quien no tenga mayor conocimiento sobre el mismo pueda ampliarlo y, por lo mismo, facilitarlo. El material es resultado de la consulta y lectura de diversos textos y documentos relacionados con el contenido de cada cual. No deja de ser de gran ayuda el que, adicional al material, se busque más bibliografía y ésta refuercelos conocimientos ya adquiridos.

5. Ídem pág. 40

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V. Fase de seguimiento

En la experiencia de CARE, esta fase es determinante para asegurarse de que las personas que administran los sistemas de agua, estén formadas. La formación es un proceso que requiere, una vez facilitado el módulo o capacitación, darle seguimiento para ver, en el campo de trabajo, cómo las personas hacen uso del conocimiento. Para ello CARE sugiere que haya una fase de seguimiento de seis meses, después de inaugurado el proyecto.

Durante este período se hacen visitas concretas considerando los siguientes aspectos:

1. Si la Junta Directiva está actuando de acuerdo a su plan de trabajo elaborado; si está tomando en cuenta los estatutos y reglamento para la toma de decisiones; si la organización está funcionando bien.

2. Si el sistema contable montado está operando adecuadamente de acuerdo a lo establecido. Se debe realizar auditoría mensual para asegurarse que están realizando las aplicaciones en forma adecuada.

3. Si el personal ha sido contratado y si están aplicando los controles administrativos que la organización ha definido.

4. Si el sistema de facturación está siendo aplicado correctamente.

5. Si el sistema de agua está operando correctamente.

6. Si las tarifas están siendo cobradas de acuerdo a las l ec turas de los micromedidores.

Si luego de cada visita se identifican vacíos serios, habrá que reforzar los conocimientos.

En CARE, este seguimiento es realizado por un equipo de especialistas que forman parte de una unidad de asistencia técnica creada para tal fin, quienes coordinan con los equipos técnicos que participaron en la ejecución del proyecto, para facilitar una mejor asistencia en equipo.


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RECOMENDACIONES GENERALES1. Previo a la facilitación del módulo, deberá hacerse

un análisis con hombres y mujeres, para planificar días, horarios y lugar de capacitación.

2. Se sugiere que el enfoque de género sea incorporado en el desarrollo de cada una de las temáticas.

3. Se recomienda una dinámica de animación al final de cada temática o cuando, quien facilita, lo considere.

4. En el desarrollo de las tareas, se sugiere realizar previamente una revisión de los mensajes, de las actividades del día anterior y explicar el propósito de la tarea por realizar ese día.

5. Se sugiere no formar grupos de trabajo con un número no mayor de cinco personas.

6. Se recomienda que se utilicen diversas formas para la organización de los grupos de trabajo.

7. Quien facilita deberá reforzar las conclusiones del grupo en cada una de las tareas.

8. Si el número de integrantes sobrepasa de 30, se debe hacer más de un grupo para la facilitación del taller.

9. No obligar la participación. Quien facilita debe tener paciencia para cuando hace una pregunta, y

que las personas se tomen su tiempo para responder. No deben hacerse preguntas dirigidas a una persona en particular, sino a todo el grupo.

10. Quien facilita, debe evitar responder las preguntas hechas por el pleno, primero tiene que lanzarlas al pleno y, sólo cuando sea necesario, debe responder para ampliar o en caso de que nadie las responda.

11. Es recomendable realizar un estudio previo de los(as) participantes, es decir, de las características del grupo meta en cada evento.

12. Es aconsejable que, para cada actividad, se cuente con la ayuda de un(a) co-facilitador(a).

13. La ubicación de los(as) participantes debe hacerse en forma de “U”, sin mesas entre facilitador(a) y asistentes, ya que con ello se evita crear barreras que interfieran en el buen desarrollo del ejercicio.

14. Se deben establecer normas de conducta, que el mismo grupo debe formular. Esto debe hacerse al principio de la actividad.

1ª. UNIDAD:

El Proceso de Facturación

Al finalizar el módulo correspondiente a la facturación, los participantes:

1. Habrán conocido y asimilado el concepto y los elementos que intervienen en el proceso de facturación del servicio de agua.

2. Habrán conocido, asimilado y puesto en práctica los instrumentos correspondientes a la facturación manual o mecanizada:

• Facturación manual: levantamiento, revisión y cálculo de lectura de medidores; aplicación de tarifas; elaboración y distribución de recibos.

• Facturación mecanizada o computarizada: recopilación de información para introducirla al sistema; práctica de inicialización; ciclo de facturación.

OBJETIVOS DE LA UNIDADOBJETIVOS DE LA UNIDAD

Colección de módulos educativos

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Objetivos

Que al finalizar la jornada, quienes participaron:

a) Hayan conocido el concepto de facturación.b) Hayan identificado la importancia.c) Hayan conocido los tipos de facturación.

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “La doble fila”.

Requerimiento de tiempo

El tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente una hora con treinta minutos.

Requerimiento de materiales

Para realizar este ejercicio, es necesario contar con sillas dispuestas en doble fila una frente a la otra, tarjetas con preguntas ya formuladas respecto al concepto e importancia de la facturación, papelógrafos, rotafolios y marcadores para la etapa de procesamiento.

PasosVivencia

1. Se forman parejas y se pide, a quienes las conforman, se coloquen frente a frente en las sillas ya dispuestas para el ejercicio.

2. Quien facilita realiza la primera pregunta sobre el tema por discutir: ¿Qué es facturación? Las parejas discuten sobre la interrogante. Es muy importante garantizar la participación de todos(as); por ello, se recomienda que, al iniciar el ejercicio, se haga en el siguiente orden: primero hablan las personas de la fila izquierda y las de la fila derecha escuchan; luego, se intercambian los papeles: hablan las personas de la fila derecha y escuchan quienes están a la izquierda.

3. Quien facilita debe asegurarse de que la rotación se haga en sentido contrario, es decir, que mientras la fila de la derecha se desplaza a la izquierda, la de la izquierda se desplaza a la derecha; para ello, pide que se ponga de pie la última persona que está en ambas filas; la fila se corre una silla. Este proceso debe repetirse por lo menos tres veces, antes de lanzar la siguiente pregunta. La persona que se paró ocupa la silla que quedó al principio de la fila. De este modo, hemos logrado cambiar de pareja.

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4. Se lanza al pleno la segunda pregunta: ¿Qué importancia tiene la facturación? Se repite el procedimiento anterior.

5. La tercera pregunta que se utiliza para generar la discusión dentro de los grupos es la siguiente: ¿Qué tipos de facturación conocen? Quien facilita repite el procedimiento de las preguntas anteriores.

Procesamiento

6. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a la discusión que se tuvo a lo largo de la vivencia. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sienten con lo que se discutió? ¿Qué sucedió durante el diálogo? ¿Llegaron a un entendimiento? ¿Cómo funcionó el proceso?

7. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Qué factores incidieron en las respuestas de las preguntas? ¿Por qué funcionó de esa manera? ¿Por qué llegaron a esas respuestas?

8. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Qué es la facturación? ¿Qué importancia tiene la facturación? ¿Qué tipos de facturación existen? Quien facilita retoma las ideas y elabora de manera participativa el concepto.

9. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: ¿Qué permite la facturación en el sistema de agua?

Indicador de evaluación: Los(as) participantes conocieron e identificaron el concepto, importancia y tipos de facturación.


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Importancia de una buena facturación

Es importante porque es el reflejo del buen servicio que una empresa presta; a través de la facturación, se justifican de forma adecuada las entradas de dinero.

Tipos de facturación

Existen dos tipos de facturación:

• La facturación manual, en la que todo el trabajo de cálculo de consumo, pago y emisión de recibos se realiza manualmente.

• La facturación mecanizada, en la que el cálculo de consumo, pago y emisión de recibos, se realiza por medio de una computadora.

Situaciones negativas en una facturación

Algunas de las situaciones presentadas al momento de la facturación son: Información incompleta: muchas veces no se le puede facturar a los (as) clientes porque su dirección no es exacta: sus nombres y apellidos están incompletos. En aquellos casos donde la tarifa se determina con base en bloques de consumo, la facturación no se puede hacer mientras no se tengan datos exactos; por ejemplo: lecturas equivocadas provocan errores en el cálculo de la tarifa, medidores en mal estado arrojan datos incorrectos, lecturas de medidores mal escritas, etc.

QUÉ ES FACTURACIÓN?

Concepto

La facturación es la elaboración de las facturas o recibos para los(as) usuarios(as) que pagan su servicio de agua potable, durante un mes determinado, tomando como base la tarifa establecida y el consumo.

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Facturación manual


Objetivos


a) Hayan conocido el concepto de facturación manual.b) Hayan identificado el ciclo mensual de facturación.

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Falso o verdadero”.


El tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente dos horas.


Para realizar este ejercicio es necesario contar con sillas dispuestas en grupos de entre tres y cinco integrantes, un rótulo grande con la palabra “verdadero” y otro con la palabra “falso” (ver anexo 1), afirmaciones escritas en tarjetas (ver anexo 2), papelógrafos, rotafolios y marcadores para la etapa de procesamiento.

PasosVivencia

1. Se requieren sillas para grupos de entre tres y cinco participantes quienes se colocaran en círculo, distribuidos en todo el espacio del lugar donde se desarrolla la capacitación. A cada grupo, se le entrega un rótulo conteniendo la palabra “verdadero” y otro con la palabra “falso”.

2. Quien facilita comienza a leer una de las frases que previamente han sido elaboradas. Se da un minuto de tiempo, para que al interior de los grupos se discuta si esa afirmación es verdadera o falsa. Al finalizar el tiempo, se procede a conocer la decisión que ha tomado cada equipo; para ello levantarán cualquiera de los dos carteles.

3. Quien facilita debe cuestionar el porqué de esa decisión, propiciando el diálogo entre los grupos participantes. Quien facilita debe dar la respuesta, con base en el debate.

4. Después, lee nuevamente otra frase y la somete al mismo proceso de discusión que la anterior. Procede de igual manera con el resto de afirmaciones que tiene escritas. Es importante que, de todos los enunciados que se hayan preparado, algunos sean verdaderos y otros falsos.


24

Procesamiento

5. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a las respuestas dadas. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sienten con las respuestas obtenidas? ¿Cómo fue el proceso para llegar a cada respuesta? ¿Qué factores influyeron para determinar las respuestas? facturación manual

6. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Por qué llegaron a esas respuestas? ¿Por qué influyeron esos factores en la conclusión de sus respuestas? Quien facilita retoma las ideas, elabora el concepto junto con el grupo y rescata los elementos expuestos hasta ese momento; también con la participación de los(as) asistentes elabora el ciclo mensual de facturación manual.

7. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: Si se repitiera el ejercicio, ¿llegarían a las mismas respuestas? Sí, no, por qué.

8. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: ¿Qué ventajas le ven a la facturación manual? ¿Qué desventajas le observan? ¿Cómo lo aplicarían?

Indicador de evaluación: Los(as) participantes conocieron el concepto de facturación manual e identificaron el ciclo mensual de facturación.

25

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#9


26

1. La toma de lecturas en los medidores es la acción de revisar periódicamente si el número de medidor es correcto.

2. La revisión de las lecturas tomadas de los medidores es algo que puede o no hacerse cada mes y no afecta a los(as) usuarios(as).

3. El consumo de cada usuario(a) se realiza tomando en cuenta siempre la lectura inicial desde que comenzó a funcionar el sistema.

4. La aplicación de las tarifas para el consumo de cada beneficiario(a) se hace con base en la tabla de bloques de consumo que se deja para tal fin.

5. La revisión en la aplicación de las tarifas es verificar que a cada quien no se le cobre lo indebido.

6. Al elaborar los recibos, se puede hacer en cualquier tipo de recibos, siempre y cuando sea un formato de recibo adecuado.

7. Como todas las personas viven en la comunidad, los recibos deben distribuirse con dos días de anticipación a su vencimiento.

Aseveraciones sugeridas para la realización del ejercicio

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Facturación manual: levantamiento, revisión y cálculo de lectura de medidores

Objetivos

Que al finalizar la jornada, quienes participaron hayan conocido y practicado:

a) El levantamiento de lecturas.b) La revisión de lecturas.c) El cálculo del consumo por cada usuario (a).

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “El medidor”.




Para realizar este ejercicio, es necesario contar, para la toma de lecturas, con formulario, listado de usuarios (as), tabla de madera para apoyarse en la toma de las lecturas, bolígrafos color negro, calculadora, al menos ochenta medidores hechos de tarjetas redondas pequeñas (Zopp) de cuatro colores diferentes, plumones, papelógrafos, tirro.

PasosVivencia

1. Se forman parejas, a las que se hace entrega del formulario con el listado de usuarios(as),a los que deberán tomarles las lecturas. Es importante que quien facilita pregunte si hay consultas con respecto al material que se ha entregado; así mismo debe dejar que los(as) participantes lo revisen.

2. Quien facilita explica la información que contiene ya el formulario (nombre del(la) usuario(a), número de medidor, lectura inicial) y a la vez da indicaciones con respecto a lo que harán (levantamiento de lecturas).

3. Se realizarán dos rondas de levantamiento de lecturas, correspondientes a un mes cada una. Con anticipación, sin que el grupo se percate, quien facilita debe haber distribuido los medidores en las diferentes zonas donde se realiza la actividad. Los medidores deben llevar un número correlativo que los identifique. Los grupos reconocerán los medidores que les corresponden de acuerdo al color que tengan estampado en su formulario. Queda a opción de quien facilita, el poner en juego dos a tres lecturas incorrectas, esperando con ello la reacción de las parejas.

4. Cada ronda tendrá una duración de diez minutos, con cinco de intermedio entre sí. La persona que desarrolla labores de cofacilitación debe ir a cambiar los medidores, antes del inicio de la segunda ronda.

5. Al finalizar las rondas, cada pareja tendrá un tiempo de diez minutos, para efectuar los cálculos de consumo por cada usuario(a). Quien facilita asiste a cada grupo en el procesamiento de la información.


28

Procesamiento

6. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a los resultados que lograron alcanzar. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridas son: ¿Qué sensaciones le provocó el ejercicio? ¿Cómo procedieron en la toma de lecturas? ¿Qué resultados obtuvieron?

7. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello puede preguntar: ¿Por qué se sienten de esa manera? ¿Por qué procedieron así? ¿Bajo qué condiciones pueden mejorarse los resultados?

8. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Para qué realizamos todas estas actividades? ¿Qué fin persiguen estos pasos de la facturación?

9. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: ¿Qué utilidad tiene la obtención de esta información?.

Indicador de evaluación: Los(as) participantes conocieron y aplicaron el levantamiento y revisión de lecturas y el cálculo del consumo.

Asociación de Superación Comunal La Puebla Administración de Agua Potable

Periodo Comprendido del _____ al_____ del 200_

* El consumo se calcula de la siguiente manera: a la lectura actual, se le resta la lectura anterior; el resultado es el consumo del mes.

1 RICARDO LOBOS 4326

2 IGNACIA DEL CARMEN AQUINO 4373

3 ELIO QUIJANO (IGLESIA DE DIOS) 1899

4 2207

5 MAIRA SALOMÉ AQUINO 2617

6 ANTONIO BARILLAS 1208

7 RIGOBERTO OSORIO 892

8 INOCENTE DEL CARMEN CÁNDIDO 2174

9 FRANCISCO IRENE RIVAS 3624

10 VICENTA ANTONIA CANIZALES 2145

11 ANTONIA ASCENCIÓN QUIJANO 4762

12 CARLOS MENJÍVAR 3489

13 VÍCTOR MANUL VEGA 1801

14 DORA ALICIA LÓPEZ 1196

Lectura anterior

Lectura actual

Lectura actual

Lectura actual Lectura actual

Núm. Nombre Medidor Fecha: Fecha: Consumo en M3* Fecha Consumo en M3* Fecha Consumo en M3* Fecha Consumen M3

Anexo 1Anexo 1

JULIO ALBERTO CHILISEO CANIZALEZ


30

Anexo 2Anexo 2

Ejemplo de micro medidor

31

Aplicación de tarifas

Objetivos

a) Que al finalizar la jornada, quienes participaron:b) Hayan conocido el concepto de tarifa.c) Hayan realizado la aplicación de la tarifa, de acuerdo a los bloques de consumo.

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “La tabla de bloques”.




Para realizar este ejercicio es necesario contar con mesas y sillas dispuestas para los mismos grupos de la tarea “El Medidor”, un ejemplo de tabla de bloques de consumo, ejemplo de cálculo para un(a) usuario(a), papelógrafos, rotafolio, calculadora, lápices, listado de tarea “El Medidor” con cálculos de consumo efectuado para cada usuario(a) y plumones.

Pasos.Vivencia

1. Se mantienen los mismos grupos de trabajo que desarrollaron la tarea “El medidor”.

2. Dado que los grupos han conservado los resultados del ejercicio anterior, estos se utilizarán como insumos para el cálculo de las tarifas. Quien facilita entregará una copia de la tabla de bloques de consumo y los materiales que se usarán en esta actividad.

3. Quien facilita da las indicaciones sobre lo que realizarán, es decir, cada grupo tendrá que realizar el cálculo de las tarifas considerando las que se han establecido para cada bloque de consumo; debe tenerse en cuenta el ejemplo que ha sido diseñado para tal efecto (anexo 1) y que fue entregado a cada grupo. Se dará un tiempo de veinte minutos para que hagan el ejercicio. El equipo al frente tiene la responsabilidad de asistir a cada grupo en caso de que sea necesario o solicitado.

4. En plenaria, cada equipo presentará los resultados y expondrá la forma como realizó los cálculos. Para ello, contarán con cinco minutos. Quien facilita no debe intervenir, sino que debe limitar su participación a tomar nota en papelógrafos, para luego retomarlas en el procesamiento.


32

Procesamiento

5. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a los resultados que lograron alcanzar. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. La pregunta sugerida es: ¿Cómo se sienten con los resultados?

6. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Por qué obtuvieron éstos resultados? ¿Por qué se dieron éstos hechos? ¿Qué es tarifa? ¿Qué es tabla de bloques de consumo?

7. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Qué utilidad tiene la tarifa? ¿Qué utilidad tiene la aplicación de la tabla de bloques?

8. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: En el sistema de agua ¿para qué nos sirve la tabla de bloques de consumo?

Indicador de evaluación: Los(as) participantes conocieron el concepto de tarifa y realizaron la aplicación del tarifa de bloques de consumo.

33


Concepto de tarifa:

Es el valor de un bien o servicio que un(a) comprador(a) y/o usuario(a) paga para obtener algún beneficio.

Existen varios tipos de tarifas y diferentes formas de establecerlas; por ejemplo, las tarifas domiciliares, tarifas industriales y tarifas agroindustriales, las cuales se establecen de forma diferenciada.

Para crearlas, es necesario conocer el costo real de un proyecto por dos razones: para determinar el porcentaje de recuperación a largo plazo y para cubrir los costos operativos.

Si una asociación administradora de un sistema de agua potable esconde sus gastos operativos, los beneficios económicos reflejados cada mes serán incorrectos. Por ejemplo obtener cloro regalado y no reflejar el costo en sus gastos de operación será un costo más cuando este cloro se tenga que comprar.

TARIFA

¿Qué es una facturación con tarifa mínima?

Las tarifas mínimas son establecidas tomando en cuenta los costos de operación, mantenimiento y administración de un sistema, repartidos entre el total de clientes o usuarios(as). En este punto, el sistema de agua, no enfrenta pérdidas, pero tampoco obtiene beneficios económicos.

¿Qué es una facturación con tarifa diferenciada?

Las tarifas diferenciadas son establecidas tomando en cuenta el costo de operación de un sistema de agua más los gastos de mantenimiento mayor, previendo la recuperación, en el futuro, de los costos del equipo de bombeo, limpieza de tanque y pozo, y aforo de fuente o pozo. La tarifa diferenciada se propone como un mecanismo que permita, de forma justa, que cada cual

pague lo que ha consumido sin perjuicio de nadie más. Se pretende también que cada usuario(a) haga un uso racional del agua y, por lo tanto, a la vez es un proceso de educación en el que se involucra a toda la comunidad.

Utilizando un proceso de facturación diferenciada, se logra que cada usuario(a) pague lo que le corresponde, de acuerdo al consumo de agua que ha realizado, durante el periodo de servicio (generalmente un mes).

Criterios para su establecimiento

Para determinar la tarifa mínima, se deben considerar los gastos administrativos, los costos por mantenimiento y los costos operativos; luego, se dividen entre el total de usuarios(as) que tendrá el sistema.

Una formula sencilla para determinar la tarifa mínima es la siguiente:

Costos de operación + mantenimiento + gastos de administración = ¢ 2,300.00 = ¢ 41.81

Total de usuarios(as) 55

FACTURACIÓN DE LA TARIFA DIFERENCIADA


34

Núm. M3 Tarifa en colones Tarifa en dólares

1. 1 0 - 20 ¢ 45.00 $ 5.14

2. 2 21- 25 ¢ 62.50 $ 7.14

3. 3 26 - 30 ¢ 82.50 $ 9.43

4. 4 31 - 35 ¢ 105.00 $ 12.00

Agregar¢5.00 por cada metro cúbico adicional

6 En el caso de las personas que pagan solamente la mecha de agua, se ha establecido uncosto de ¢ 20.00 por cada mecha ( $ 2.28)

Agregar $ 0.57 por cada metro cúbico adicional

Ejemplo de tabla de bloques de consumoCon tarifas para cálculo de pago de acuerdo a consumo.

En algunas ocasiones, al realizar la lectura del medidor, el metro cúbico no se ha cumplido a cabalidad, quedando unas veces cercana al próximo menor y en otras al próximo mayor. En estas situaciones, se redondea de acuerdo al número que tenga el decimal del metro cúbico; así, si es mayor que cinco (seis hacia arriba) se lleva al siguiente metro cúbico, si es menor que cinco (cinco para abajo), se deja en el metro en que se encuentra marcado.

5 36 en adelante

35

ObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron:

a) Habrán practicado la forma como deben llenar el recibo.b) Habrán identificado el proceso de distribución de recibos

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “El recibo”.




Para realizar este ejercicio es necesario contar con formatos de recibos, listado de beneficiarios(as) con cálculo de cobros de ejercicio anterior “La tabla de bloques”, bolígrafos para cada grupo, papelógrafos, rotafolio y plumones.

PasosVivencia

1. Se organizan tres grupos de trabajo distribuidos de la siguiente manera: un grupo (de tres personas) hará el papel de una compañía que subcontratará a los demás grupos, los cuales harán el papel de empresas facturadoras. La empresa contratante entrega a las otras los listados con los nombres de los (as) clientes a los que se les deberá elaborar y llevar el recibo. Sin embargo, para tener derecho a elaborar y distribuir los recibos, deben firmar un contrato (anexo 1 y anexo2) en el que se comprometen a cumplir determinadas normas de calidad y responsabilidad en cuanto al manejo de la información. Además, cada empresa facturadora elaborará un plan de distribución de recibos, en el que detallarán el tiempo que tardarán.

2. Las empresas facturadoras proceden a la elaboración de los recibos; para ello, tendrán un tiempo de treinta minutos. Deberán tomar en cuenta las normas de calidad descritas en la hoja de control de calidad y que debió habérseles entregado (anexo 2).

3. La empresa contratante nombrará un comité de calidad que, al haber finalizado el tiempo de elaboración de los recibos, examinará la calidad con la que han sido hechos. En caso de ser necesario, rechazará todos aquellos que no cumplan con las normas previamente establecidas en el contrato.

4. Al final, después de haber entregado el trabajo, cada empresa dará a conocer el plan de distribución de los recibos; para esto contarán con cinco minutos.

NOTA: Este ejercicio aplicará solamente para sistemas con facturación de tipo manual.

Facturación manual: elaboración y distribución de recibos

Procesamiento

5. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a los resultados que lograron alcanzar. Realice preguntas que provoquen que la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sienten con los resultados? ¿Qué sucedió en el proceso de elaboración de recibos? ¿Cumplieron con las normas de calidad establecidas?

6. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello puede preguntar: ¿Por qué algunas empresas cumplieron con el contrato, mientras otras no? ¿Por qué (no) cumplieron con las normas de calidad?

7. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Qué utilidad tiene el control de calidad en la elaboración de los recibos? ¿Qué pasos deben darse en la distribución de los recibos?

Quien facilita retoma las ideas y plantea un procedimiento estándar en la elaboración y distribución de los recibos.

8. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: ¿Cómo lo aplicaríamos en el cobro del servicio que brinda el sistema de agua?

Indicador de evaluación: Los(as) participantes practicaron la elaboración de recibos e identificaron el proceso para realizar la distribución en su comunidad.

36


Facturación manual: elaboración y distribución de recibos

Anexo 1Anexo 1Modelo de Contrato

(Nombre de la empresa)




La empresa maquiladora de recibos _________________________________ y FACTURISA convienen

el siguiente contrato de trabajo.

1. FACTURISA dará a la empresa __________________, _______ recibos de usuarios(as)

del sistema de agua de Acualandia y que deberán cumplir con las normas del punto 2.

2. La empresa ___________________________________ se compromete a elaborar y distribuir en

nombre de FACTURISA la cantidad de ______ recibos, en un plazo de 30 minutos, a partir de la firma

de este contrato.

3. FACTURISA se reserva el control de calidad, impresión, limpieza y orden, además del tiempo de

distribución y la empresa _______________________________________________ se compromete a

observar y cumplir con las especificaciones dadas a conocer por la persona que representa a FACTURISA.

Lugar y fecha_____________________________

Por FACTURISA ______________________ Empresa ____________________________

37

38


La empresa ________________________________________, se compromete a cumplirle, a

FACTURISA, las siguientes normas de calidad:

1. Los recibos no deben presentar tachaduras ni alteraciones.

2. Deben estar sumamente presentables y, por lo mismo, limpios de cualquier manchón.

3. Deben estar ordenados de tal forma que su entrega se vuelva fácil y rápida.

4. Deben contar con un plan de distribución que cumpla con el tiempo indicado, y que considere costos y forma de hacer llegar oportunamente los recibos a cada usuario(a).

__________________________________ _____________________________ Por FACTURISA Empresa contratada.

Hoja de control de calidad

Anexo 2Anexo 2


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Formatos de recibo

Nombre:

Dirección:

NÚMERO DE MEDIDOR

NÚMERO DE CUENTA

LEC. ACTUAL LEC. ANTERIOR CONSUMO TARIFA SERVICIO HASTA

CÓDIGO CONCEPTOS VALOR

COBROS POR SERVICIO ¢

DESPUÉS DE VENCIDO TOTAL ¢PAGARÁ................... ¢ MES ANTERIOR ¢

$ TOTAL A PAGAR ¢

Nombre

Dirección

NÚMERO DE MEDIDOR

NÚMERO DE CUENTA

LEC. ACTUAL LEC. ANTERIOR CONSUMO TARIFA SERVICIO HASTA

CÓDIGO CONCEPTOS VALOR

COBROS POR SERVICIO ¢

DESPUÉS DE VENCIDO TOTAL ¢PAGARÁ................... ¢ MES ANTERIOR ¢

$ TOTAL A PAGAR ¢$

$

Facturación: mecanizada

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ObjetivosQue al finalizar la jornada, quienes participaron:

a) Hayan conocido el concepto de facturación mecanizada o computarizada.b) Hayan identificado el ciclo de facturación mecanizada o computarizada.

Ejercicio sugeridoEl ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “Enlazados”.

Requerimiento de tiempoEl tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente dos horas.

Requerimiento de materialesPara realizar este ejercicio, es necesario contar con tarjetas rectangulares largas en las que se deberán escribir las definiciones de los pasos del sistema de facturación mecanizada, y con tarjetas rectangulares pequeñas en las que se deberán escribir solamente los pasos del sistema de facturación; se necesitan además plumones, papelógrafos y rotafolio.

PasosVivencia

1. Quien facilita organiza parejas de trabajo, explicándoles que comenzarán a conocer el sistema de facturación mecanizada a través de tarjetas; se entrega a cada una un juego de tarjetas pequeñas con los once pasos y otro juego de tarjetas grandes con las once definiciones.

2. Después de haber entregado los juegos de tarjetas, quien facilita da un tiempo de diez minutos para que estudien los conceptos y los pasos. Después de ese tiempo, dará otros veinte minutos para que comiencen a enlazarlos entre sí, de la forma como ellos consideren correcta.

3. Finalizado el tiempo, cada pareja en plenaria presentará en un papelógrafo la forma como enlazó las definiciones y los pasos. Aunque no es competencia, quien facilita sí debe prestar atención a los pasos y definiciones que cada pareja tenga bien enlazadas, señalando la cantidad de aciertos, sin especificar cuáles. Es importante que, al finalizar el tiempo de exposición, se le dé a cada pareja cinco minutos para que puedan mejorar sus resultados

Procesamiento4. Quien facilita mueve al grupo a compartir la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a

los resultados que alcanzaron. Para ello, formule sobre la situación vivenciada. Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sienten con los resultados? ¿Cómo se dieron las respuestas? ¿Qué procedimiento se siguió para llegara esos resultados?.

5. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Qué factores influyeron para enlazar pasos y definiciones? ¿Por qué se siguió ese procedimiento? Quien facilita retoma las ideas del grupo y da a conocer los aciertos que por pareja se han tenido. Posteriormente, en plenaria se elabora el concepto de facturación mecanizada y se ordenan los pasos que deben realizarse en el sistema.

6. Quien facilita pregunta: ¿Para qué sirve un sistema mecanizado de facturación? ¿Cuál es la aplicación en el sistema de agua? Las respuestas las obtiene mediante una lluvia de ideas.

Indicador de evaluación:Los(as) participantes conocieron el concepto e identificaron el ciclo de operación de la facturación mecanizada.

Colección de módulos educativos Formato para la toma de


Pasos y definiciones

Anexo 1Anexo 1

1. Fecha de corte: Es el último día del mes donde se determina la finalización del corte.

2. Reporte de toma de lecturas: Sirve para recabar la información que los medidores presentan cada mes.

3. Procesamiento de lecturas: Es la acción de ingresar la información que presentan los medidores cada mes, al sistema que tiene la computadora.

4. Aplicación de otros cargos: Sirve para agregar el costo de otros servicios, que no sea el cobro del servicio de agua.

5. Ingreso de pagos: Es la acción que se hace cada mes al ingresar recibos cobrados o que los(as) usuarios(as) han cancelado, ya sea en el banco, o bien, en las oficinas del sistema.

6. Corte: Es la conclusión de una serie de acciones que se hacen antes de la emisión de recibos y que a la vez determina los saldos en los recibos que serán entregados a los(as) usuarios(as).

7. Traslado a prefacturación: Sirve para asignar un número correlativo a cada recibo y trasladar la información a las casillas de información que tiene cada recibo.

8. Reporte de prefacturación: Es la acción de imprimir el detalle de todos los cobros que se le hacen a cada usuario (a) durante el mes que se está facturando.

9. Revisión de reporte de prefacturación: Sirve para encontrar errores en el cálculo de saldos que aparecen en los recibos que se imprimen para cada usuario(a).

10. Copia de respaldo (creación de back-up): Sirve para grabar información que ha resultado del cálculo del pago que efectuará cada usuario(a) y así tener un respaldo por cualquier error que pudiera cometerse.

11. Impresión de recibos: Acción final que, de estar correctas todas las operaciones en el sistema, es el resultado de la aplicación de todo el ciclo.


41

Facturación mecanizada

¿Qué es la facturación mecanizada?

Es el proceso con el cual la facturación se realiza mediante el uso de un programa de computadora especialmente diseñado para este trabajo. Las diferentes etapas del proceso de facturación abarcan la lectura de medidores, introducción de los datos de lectura en el programa, cálculo del pago del consumo efectuado, incorporación de otros pagos al recibo de cada usuario(a) en caso de existir, e impresión de los recibos.

El objetivo de contar con un programa mecanizado es controlar los cobros por servicios de suministro de agua potable a cada abonado(a) de la asociación.

¿Qué es el ciclo de facturación mecanizada?

El ciclo de facturación mecanizada es el conjunto de pasos lógicos, o secuencia ordenada, que permiten un uso eficiente del programa. Con ello se logran resultados óptimos en cuanto a tiempo, cálculo de consumo y calidad en la impresión de recibos. Es importante dejar en claro que los resultados de la información que arroje el sistema dependerán totalmente de los datos que le sean introducidos al mismo. Por ello, es elemental que, al introducirlos al sistema, deban ir bien depurados.


Facturación mecanizada

ObjetivoQue al finalizar la jornada, quienes participan:

a) Hayan identificado cómo recolectar la información básica de cada usuario(a), parab) alimentar la base de datos del sistema de facturación.

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es “El formulario”.


El tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente dos horas con treinta minutos.


Para realizar este ejercicio es necesario contar con mesas y sillas dispuestas para trabajar de forma grupal, fotocopias de los formularios y bolígrafos.

PasosVivencia

1. Se forman grupos de trabajo de entre tres y cuatro integrantes. Cada grupo nombrará a dos representantes, quienes recolectarán la información de cada uno de los grupos utilizando la ficha para la inscripción en el sistema (anexo 1). El resto de integrantes dará la información correspondiente a quienes lleguen de los otros grupos a solicitarla; al finalizar el tiempo tendrán que hacer trabajo de control de calidad, con respecto a los datos que los(as) representantes hayan recolectado.

2. Cada grupo representa a una zona de un solo sector (el grupo en general es el sector).

3. Cada grupo tendrá un tiempo de veinte minutos para recolectar y revisar la información correspondiente. Quien facilita entregará a cada grupo el material con el que trabajarán. Si dentro de ese tiempo el “control de calidad” detecta posibles errores, cada grupo tendrá un lapso de cinco minutos adicionales para corregirlos.

4. Cada equipo presenta al pleno los resultados obtenidos, teniendo un tiempo de dos minutos por grupo.

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Recolección de datos

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Procesamiento

4. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a la discusión que se tuvo a lo largo de la vivencia. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sienten con los resultados? ¿Qué sucedió con los(as) recolectores de información? ¿Qué sucedió con los(as) que llevaron el control de calidad? ¿Qué orden se siguió para recoger la información?

5. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Por qué se siguió ese orden? ¿Por qué funcionó de esa manera? ¿Fue funcional el orden seguido?, Sí, no, por qué.

6. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Qué utilidad tiene la recolección de datos? ¿Para qué nos sirven los datos de la empresa?

7. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: ¿Qué permite la recolección de datos tanto de los(as) usuarios(as) como de la empresa?

Indicador de evaluación:Los(as) participantes conocieron e identificaron la información correspondiente sobre el sistema de agua.


DATOS PERSONALES;

Nombre: CIP:

N.I.T. Teléfono: Fecha de Nacimiento;

Tipo de cliente: Beneficiario(a) Usuario(a) Propietario(a)

Dirección:

DATOS GEOGRAFICOS:

Código de sector: Nombre:

Código de Zona: Nombre:

Código de Ruta; Nombre:

Casa # : Departamento:

Cuenta núm.: No Cliente:

INFORMACIÓN DE MEDIDOR:Núm. Medidor:Ubicación:

Inicio el servicio:Fecha de Instalación:Lectura Inicial:

INFORMACIÓN PORSESADA: Fue procesada:

Si No

FECHA :_________________________

Ficha para la inscripción en el sistema“Care Water”.

Anexo 1Anexo 1

FIRMANTES:

Representante legal y sello de asociación Firma del(la) solicitante

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46

Objetivo


a) Hayan conocido la forma como deben ingresarse los datos básicos.

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es una “Practica de ingreso de la información”.


El tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente tres horas.


Para realizar este ejercicio, es necesario contar con el siguiente material de apoyo: pantallas operativas del sistema de facturación, información de los formularios utilizados en el ejercicio “El formulario”, información básica sobre la empresa de agua, montos de multas, periodo de días hábiles de pago, tabla de bloques de consumo, lápices, rotafolio, papelógrafo, fólder tamaño carta, computadora(s) con el sistema de facturación ya instalado, acetatos y retroproyector.

PasosVivencia

1. Quien facilita, organiza grupos de trabajo de tres personas, explicándoles que comenzarán a realizar aplicaciones en el sistema de facturación CARE WATER. Se entrega, a cada equipo, copia de los materiales para desarrollar el trabajo; además, quien facilita debe tener una presentación de las pantallas que aparecen en el material de apoyo.

2. Quien facilita da un ejemplo de la forma como deben introducir los datos en el sistema. Luego, cada grupo deberá realizar una práctica en su material que posteriormente será ingresada en el sistema de facturación de la computadora. La persona al frente debe estar pendiente de cualquier consulta o duda que el grupo tenga con respecto a la información que deben ingresar al sistema; para realizar esta actividad, tendrán un tiempo de treinta minutos.

3. De igual forma, se procede a presentar el resto de pantallas. Es muy importante que, mientras no se haya comprendido la forma como trabajar en el sistema por parte de los(as) participantes, no se avance, ya que, al momento de procesar los datos en la máquina, puede haber confusiones. Quien facilita debe permitir los espacios para preguntas y respuestas que mejoren la comprensión.

Colección de módulos educativos Facturación mecanizada

Ínicialización de la base de datos

Procesamiento

4. Promueva que el grupo comparta la experiencia, tanto en términos emocionales, como en lo relativo a los resultados que lograron alcanzar. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. La pregunta sugerida es: ¿Qué experimentaron al momento de introducir los datos en el sistema?

5. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Lograron ingresar toda la información? Sí ó no por qué. ¿Por qué es importante ingresar la información de manera correcta o adecuada?

6. Al llegar a un plano más general, vale la pena preguntar: ¿Para qué sirve la introducción de datos generales por cada usuario en un sistema mecanizado de facturación? ¿Con qué periodicidad debe efectuarse?

7. Por último, la aplicación de la experiencia se verá como resultado de la asimilación de los conocimientos que se hayan adquirido; sin embargo, cabe preguntar también: En el sistema de agua, ¿qué provecho podemos sacar del ingreso de la información en un sistema mecanizado? ¿Qué utilidad podemos obtener del sistema de facturación CARE WATER?

Indicador de evaluación:Los(as) participantes conocieron la forma como debe ingresarse la información correspondiente a cada usuario(a).

Facturación mecanizada: inicialización de la base de datos

47

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Estimado(a) participante: Nos satisface que usted esté dispuesto(a) a conocer nuestro sistema de facturación care water, éste le permite minimizar sus tareas de facturación y, al mismo tiempo, llevar un registro de las operaciones de cobros y e ingreso de dinero.

¿Desea usted conocer rápidamente este sistema? Imaginamos que sí; por eso se ha diseñado este manual, con el objeto de que usted lo conozca rápidamente y pueda ponerlo en práctica en su organización. Es importante señalar que el sistema care water está siendo utilizado por organizaciones que administran sistemas de agua potable en la zona oriental, occidental y paracentral del país.

El sistema se divide en dos fases: la fase de parametrización y fase de operación. En esta oportunidad veremos en que consisten ambas y la forma como deben ejecutarse en el sistema.

Sea bienvenido(a) a conocer estas dos fases, y gracias por su participación.


INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN


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INICIO DEL SISTEMA

Damos un doble clic al chorrito para que nos proyecte la siguiente pantalla:

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Como puede verse, el sistema nos presenta nueve menús:

• Tablas• Parametrización• Procesos• Reportes• Utilería• Ventanas• Seguridad• Acerca de• Finalización

Cada uno juega un papel muy importante en la ejecución del sistema; hay algunos más usados, por ejemplo: el menú de tablas, parametrización, procesos, reportes y seguridad. Puede observar que el menú esta preparado de acuerdo al orden de utilidad.

Para un mayor aprendizaje, el sistema CARE WATER se ha dividido en dos fases.

• Fase de parametrización. • Fase de operación.

La parametrización consiste en el procesamiento de la base de datos, es decir, en la introducción de toda la información necesaria, por ejemplo:

• Nombre del usuario.• Dirección.• Datos generales.• Número de medidor.

La fase de operación consiste en la ejecución del sistema a partir de una base llena. Para facilitar el trabajo, se han creado pasos; si se cumple uno por uno, se tendrá una facturación exitosa.


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Se puede ver que el primer paso de la parametrización se ejecuta desde el menú tablas. Este tiene seis opciones, de las cuales solo se usarán cinco.

Se empieza por la opción:

Datos geográficos: en ella se dará mantenimiento a los sectores, zonas y rutas, la forma más sencilla de introducir esta información es teniendo los datos ordenados y dándole nombre a cada sector, zona y rutas.

FASE DE PARAMETRIZACIÓN


Mantenimiento de tarifas:Carpeta # 1

Ingreso de Registros de Tarifas (CARE)

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Carpeta # 2

Carpeta # 3


Mantenimiento de medidores:

Mantenimiento de información general:

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Mantenimiento general de institución:Carpeta # 1

Carpeta # 2


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Mantenimiento de nivel de calificación:

Mantenimiento de servicios:


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Ingreso de Registro de Clientes (CARE)

Mantenimiento de clientes:

Mantenimiento de cuentas:


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Ciclo de facturación

Objetivos


a) Hayan realizado las operaciones básicas para generar la facturación mensual.b) Hayan conocido los once pasos del ciclo de facturación en el sistema CARE WATER.

Ejercicio sugerido

El ejercicio que se sugiere para desarrollar este tema es la práctica de “El ciclo de facturación”.


El tiempo requerido para la realización de este ejercicio es de aproximadamente tres horas.


Para realizar este ejercicio, es necesario contar con una computadora con el sistema instalado, impresor matricial, manual operativo de prácticas, disquetes, lecturas de medidores en períodos mensuales, cuarenta recibos en forma de papel continuo, papel continuo, acetatos, retroproyector, lápices y material de apoyo para realizar práctica.

PasosVivencia

1. Quien facilita organiza los mismos grupos de trabajo que desarrollaron el ejercicio anterior de la práctica de inicio, explicándoles que continuarán conociendo el sistema de facturación mecanizada por medio de prácticas, en la que desarrollarán un ciclo de facturación (de ser posible realizar un segundo ciclo, para verificar que se han aprendido los pasos, a la vez que descubre nuevos elementos del proceso de facturación).

2. A cada participante se le hace entrega del material de apoyo para su práctica. Tendrán un tiempo de diez minutos para revisar que esté completo. Observarán el ejemplo que realiza quien está facilitando; para ello, se auxiliará de fotocopias en acetato de las pantallas que requiere el sistema (veinte minutos). Todos(as) los(as) participantes proceden luego a realizar su práctica en el material que les ha sido entregado (treinta minutos).

3. Finalizado el tiempo, harán el procesamiento de la información en la computadora, tomando como base la información creada en la práctica anterior; debe procurarse que, en la medida de lo posible, todas las personas realicen el ejercicio en la máquina. Quien facilita debe estar atento(a) a las consultas que tengan los(as) asistentes, para garantizar la aprehensión de los pasos (sesenta minutos).


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Procesamiento

4. Promueva que el grupo comparta la experiencia tanto en términos emocionales, como en lo relativo a los resultados que alcanzaron. Realice preguntas que provoquen la descripción de la situación vivenciada y se descargue la emoción acumulada. Las preguntas sugeridas son: ¿Cómo se sienten trabajando con el facturador? ¿Qué diferencia experimentaron al realizar los pasos de forma manual y luego de forma mecanizada?

5. Es necesario que quien facilita rescate los elementos que han surgido durante la etapa anterior; por ello, puede preguntar: ¿Pueden evitar algún paso dentro del ciclo? Sí ó no, por qué. Quien facilita retoma las ideas del grupo y estudia nuevamente los 11 pasos del ciclo de facturación.

6. Quien facilita pregunta: ¿Qué utilidad tiene cada uno de los once pasos dentro del ciclo de facturación? Y en el sistema de agua, ¿qué provecho podemos sacar del ciclo de facturación? ¿Qué cuidados deben tenerse al realizar el ciclo?

Indicador de evaluación:Los(as) participantes realizaron las operaciones básicas para generar la facturación mensual y conocieron los once pasos del ciclo de facturación en el sistema CARE WATER.


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II ETAPAII ETAPA

CICLO DE OPERACIÓN

El ciclo de facturación es el proceso donde se encontrará una serie de pasos para realizar los cierres de forma exitosa.

¿CUÁLES SON ESOS PASOS?

Los pasos aquí referidos son:

1. Definición de corte.2. Impresión de reporte para la toma de lecturas.3. Introducción de lecturas al sistema.4. Ingresos de otros cargos.5. Introducción de pagos recibidos (mes anterior).6. Creación de respaldo de información.7. Corte del ciclo.8. Renumeración y traslado a prefacturación.9. Impresión de reporte de prefacturación.10. Creación de segundo respaldo.11. Impresión de recibos.

Veamos las siguientes explicaciones:


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1. Definición de corte:

Para definir un corte es necesario, en primer lugar, entrar a la función Proceso y la opción Datos de corte. Se le mostrará una primera pantalla donde usted crea el corte y una segunda donde define el código de corte, nombre del corte, descripción de corte y, por último, la fecha de corte.

El código de corte es, simplemente, un número que cada usuario(a) asignará al nombre del corte; es importante identificarlo con el nombre del mes y año. La descripción del corte es una identificación más detallada del nombre del corte. Y la fecha que deberá ser la última del período de cierre establecido. Por ejemplo

Explicación:

Este reporte se puede imprimir de dos formas; la primera es definiendo por sector, zona y ruta; la segunda forma, por todos los(as) clientes; solo basta aceptar la pantalla sin darle especificaciones.

¿Para que servirá este reporte? Para tomar nota de las mediciones en el micromedidor instalado en cada casa

que tenga el servicio de agua potable. Este reporte también sirve para ingresar dichas mediciones al sistema CARE-WATER y es el que se encargará de establecer el consumo de cada cliente.

Febrero/1/2000

Febrero/28/2000

Si la toma de lectura inicial es el 1 de febrero y la lectura actual es el último día del mes, el(la) usuario(a) del sistema entrará datos de corte al 28 de febrero del 2000, como se muestra en el gráfico anterior. Es importante la definición de datos de corte, pues no todos los meses tienen el mismo número de días, el corte se da justamente en la última toma de lectura que se le haga al(la) beneficiario(a) para cobrarle el consumo real.

2. Impresión de reporte para la toma de lecturas:

Operación:

Reporte

Medición de lecturas.


Se ingresa a una primera pantalla y luego a una segunda. En esta se muestran dos opciones para cargarle otros cargos a los clientes; la primera opción, si se desea hacerlo masivamente; y la segunda opción, si se desea ingresar individualmente; esto significa que puede ingresarle otros cargos a una sola persona o a todas. Algo que no se debe olvidar es elegir el corte y el tipo de movimiento; para hacerlo, bastará que se llame a las pantallas haciendo doble clic y

aparecerán los cortes anteriores, pero se seleccionará el que corresponda.

Algo más que se debe tener presente, es que la fecha debe estar comprendida en el período de corte definido en los datos. Está opción de otros cargos es importante, pues algunas veces se necesitará hacerle cobros a los(as) clientes por acciones distintos al servicio de agua.

Al entrar en está opción, se verá una primera pantalla que le permitirá ingresar a la opción de mantenimiento de lecturas; usted tiene la opción para el ingreso de lecturas y lo puede hacer de dos formas: la primera forma es por sector, zona; y en la segunda forma, usted decide que se ingresarán todas seleccionando esa opción (todos).

Una vez que usted haya elegido la forma de ingresar lectura, deberá elegir si quiere que las cuentas aparezcan automáticamente o si prefiere digitar una por una. Usted decide cuál resulta más fácil. Ahora debe presionar el botón “ejecutar”.

Usted se pregunta, qué pasaría si una lectura es menor a la anterior; sepa que el sistema ya consideró su preocupación y se tienen dos alternativas: la primera es ignorar la cuenta y solicitar la reparación del medidor; la segunda es digitarla tal cual es (negativa) y el sistema se encargará de compensar el saldo negativo con la nueva lectura en el segundo período.

Al final, ingresará el nombre del(la) encargado(a) de tomar las lecturas. Ahora deben repetirse estos pasos por cada lectura a ingresar.

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3. Introducción de lecturas al sistema:

Operación:

Proceso

Ingreso de lecturas

4. Ingresos de otros cargos

Operación:

Proceso

Otros cargos


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Aquí se muestran dos pantallas; la primera tiene dos opciones que son:

Pagos facturados; se deberá seleccionar está opción cuando las facturas que tiene en sus manos pertenecen al corte correspondiente.

Pagos revertidos; se deberá usar está opción cada vez que se desee revertir o retroceder el proceso en concepto de pago; por ejemplo, si se ha hecho un ingreso de un pago equivocado y se desea corregirlo, se debe revertir el proceso y se realiza la corrección.

La segunda pantalla está compuesta por tres carpetas MOVIMIENTOS, FACTURAS Y DATOS DE AUDITORÍAS; la primera carpeta sirve para ingresar pagos; estos pagos se pueden hacer de dos maneras: total y parcial.

¿Qué significa ingresar en forma total? Significa que el sistema presenta el monto total de la deuda del(la) cliente y quedará la deuda cancelada una vez se selecciona esta opción y se le dé entrada, aunque este tenga varias facturas pendientes.

¿Qué significa ingresar en forma parcial? Esta segunda forma de pago permite ingresar el pago

por factura con su saldo completo; esto significa que no se puede ingresar la cancelación de una factura y abonar una segunda factura, SOLO PERMITARÁ CANCELAR FACTURAS PERO NO ABONAR.

Es importante que la fecha de ingreso de pago sea la que tiene la factura en su sello de cancelado, ya que puede suceder que se haya entregado el paquete de recibos el día anterior y se esté ingresando hasta dos días después; en estos casos, es necesario cambiar la fecha en el calendario de la computadora y digitar la fecha de cancelación de las facturas.

La carpeta FACTURAS sirve para ver y seleccionar las facturas que un(a) cliente debe; por omisión, aparecerá el cobro del servicio de agua, los cobros por otros cargos solo aparecerán si a ese(a) cliente le han sido asignados.

La carpeta DATOS DE AUDITORÍA, solo controla la fecha que se ingresa al sistema, la fecha de algún cambio que se realizó este día, el anterior o cualquier otro se haya accesado al sistema con la contraseña.

5. Ingresar pagos recibidos (mes anterior)

Operación:

Proceso

Pago


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6. Hacer respaldo de información

La pantalla muestra tres opciones:

• Backup.• Restaurar.• Salir.

La función del botón backup es guardar todo lo que se ha venido haciendo hasta el momento en un archivo conocido del tipo MDB; la función del botón restaurar es recuperar la información almacenada en el archivo mdb. Una vez que se haya presionado el botón backup, presentará una pantalla

que advierte sobre la conclusión del proceso de guardar información; luego, se presiona el botón OK. Si se ha realizado el respaldo, se verá que en la pantalla aparece la fecha de corte ya almacenada en el sistema de respaldo.

Operación:

Utilería

Copia de respaldo

7. Corte del ciclo

Operación:

Proceso

Copia de respaldo

La siguiente pantalla muestra la fecha, nombre y bitácora de proceso. En la fecha por omisión, aparece el día en que se está trabajando, el nombre se refiere al que se definió en DATOS DE CORTE al inicio; una forma más fácil de reconocer es que el mismo sistema presenta el nombre del corte en pantalla.

Esta pantalla además presenta tres botones al final: REVERTIR, EJECUTAR Y SALIR; cada uno tiene una función importante; el primero se deberá usar solo cuando se haya encontrado un error, por ejemplo una entrada de lectura incorrecta; se revierte el proceso, se corrige y nuevamente se hace el corte.


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Sirve para numerar los recibos o facturas y así llevar un correlativo; como se puede ver en la pantalla, casi siempre este sistema presenta dos formas de operar; esta vez se tienen rangos que ofrecen la opción de imprimir de 000001 a 000001, o si se prefiere de 000001 a 000350 y si se quisiera, todos los recibos; no debe introducirse ningún número en los campos de rangos.

En la misma pantalla, aparece una opción de renumerar y un espacio para que digitar el NÚMERO

DE RECIBO. Se debe presionar el botón ejecutar, una vez se haya seleccionado la opción renumerar y digitado el número de recibo. Ahora se elige la opción traslado y nuevamente ejecutar.

Es importante mencionar que, si pierde un recibo a la hora de imprimirlos, usted tiene que hacer la renumeración nuevamente y asignar el número del siguiente recibo.

8. Renumeración y traslado a prefacturación

Operación:

Reportes

Remuneración y traslado a prefacturación

000000001 # 00425

000000002 # 00426

000000003 # 00427

000000004 # 00429

000000005 # 00430

000000006 # 00431

CIERRE

Por ejemplo: Número de documentos Número de recibo

Como se puede ver, el número 00428 se anuló, pero eso no significa que el correlativo se pierda en la renumeración de documentos.


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Es importante que no exista ningún error para hacer la copia de respaldo.

10. Hacer segundo respaldo

Operación:

Utilería

Copia de respaldo.

Esta es la última etapa y en ella se tienen los resultados de todo el proceso de facturación. Así, los recibos están listados para ser distribuidos entre los(as) usuarios(as).

11. Impresión de recibos

Operación:

Reportes

Impresión de recibos.

9. Impresión reporte de prefacturación

Operación:

Reportes

Reporte de prefacturación.

Presentará los cobros a clientes con sus respectivas cuentas; se puede verificar si el cálculo ha sido correcto; este informe sirve para capturar errores; en este punto todavía se tiene la oportunidad de corregirlos.


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Bibliografía

1. De Bono, Edward; “El Pensamiento Lateral”. Manual de creatividad, primera edición, Editorial Paidós, colección “Paidós Plural”, Barcelona, España, 1998.

2. De Bono, Edward; “Ideas para profesionales que piensan”, Nuevas consideraciones del pensamiento lateral aplicadas a la empresa, cuarta edición, Editorial Paidós, colección “Paidós Plural”, Barcelona, España, 1990.

3. Equipo Maíz; “Vamos a jugar”, juegos y dinámicas para la educación número 1, primera edición, San Salvador, El Salvador, 1999 (reimpresión).

4. Equipo Maíz; “Vamos a jugar otra vez”, juegos y dinámicas para la educación número 2, primera edición, San Salvador, El Salvador, 1998.

5. Equipo Maíz; “Vamos a jugar de nuevo”, juegos y dinámicas para la educación número 3, primera edición, San Salvador, El Salvador, 2002.

6. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ), “Manual de facilitación básica”, para procesos de enseñanza aprendizaje, basado en la metodología CEFE, San Salvador, El Salvador, 2000.

7. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ); TOT CEFE-Juegos de Empresa: Módulo 1 “Fundamentos y principios de la metodología CEFE. Competencias emprendedoras personales (CEP’s)”, San Salvador, El Salvador, 2001.

8. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ); TOT CEFE-Juegos de Empresa: Módulo 2 “Facilitación CEFE. Mercado/Mercadeo”, San Salvador, El Salvador, 2001.

9. Proyecto EMPRENDE (CONAMYPE-GTZ); TOT CEFE-Juegos de Empresa: Módulo 3 “Diseño CEFE. Producción/Costos”, San Salvador, El Salvador,2001.


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