MODULO 2: Registraciones Contables y Movimientos de Fondos 1.

Curso: Asistente Contable

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MODULO 2: Registraciones Contables y Movimientos de Fondos

1. Registraciones Contables

Repasando lo visto en clases anteriores, todo registro contable debe estar acompañado con

la documentación respaldatoria que valida las operaciones registradas.

Como ya mencionamos la contabilidad utiliza la partida doble para controlar las

registraciones. En cada registro se debe dar una situación de igualdad: lo que ingresa debe

ser igual a lo que sale.

Metodología.

a. Registro diario de las operaciones a medida en que se suceden: Se confecciona para

ello el libro diario.

b. Mayorización de las cuentas: traspaso del movimiento ocurrido en cada cuenta

como consecuencia del paso anterior y determinación de los saldos. Se confecciona

para ello el libro mayor.

c. Confección de los Estados Contables Básicos en el siguiente orden:

Registración en el Libro Diario:

Es un libro contable donde se recogen, en forma cronológica, los hechos económicos de la

empresa. La registración en el libro diario se llama asiento (como ya vimos), en el mismo

Estado de Resultados

Estado de Evolución del

Patrimonio Neto

Estado de Situación

Patrimonial


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se utilizan cuentas para identificar las operaciones realizada. El asiento cuenta con un

cuerpo en el que se colocan las cuentas y dos columnas, una llamada DEBE y el otro

HABER. Ambas columnas deben dar el mismo saldo en cada asiento que se realice.

N° Fecha Cuenta Debe Haber

A/D

Registración en el Libro Mayor

Una vez hechas las Registraciones en el Libro Diario, pasamos a completar el Libro Mayor

por cada cuenta contable utilizada, con la intención de determinar el Saldo de dichas

cuentas. A los fines didácticos vamos a utilizar el formato de una letra T

Ejemplo de la cuenta Caja:

DEBE HABER SALDO DEUDOR

$ 1.000

$ 900 $ 100

Denominación: CAJA

Cobramos Dinero en efectivo

Pagamos el alquiler

CAJA

DEBE HABER

1000

900

1000 900

DÉBITO CRÉDITO

100


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DEUDOR EL SALDO DE CAJA ES LA DIFERENCIA ENTRE EL TOTAL DEL DEBE

MENOS EL TOTAL DEL HABER, Y SERA:

SALDO DEUDOR: si el DEBE es mayor que el HABER SALDO ACREEDOR: si el HABER es mayor que el DEBE

Balance de Sumas y Saldos:

Una vez que hemos terminado de asentar los movimientos en el Libro Mayor y calcular los

Saldos de cada Cuenta realizamos un Balance de Sumas y Saldos, con el siguiente formato:

CUENTA Sumas al Sumas al

Saldo

Deudor SALDO

TOTALES xxx xxx

2. Movimiento de Fondos

Manejo de Fondos de la Empresa- Aspectos Generales y Cuentas Involucradas

Necesidades del fondo de maniobra

Aunque la liquidez es un elemento fundamental en la vida de la empresa, se debe

puntualizar que no todas las actividades necesitan el mismo nivel de liquidez,

básicamente porque las necesidades de fondos de maniobra, es decir las cantidades

necesarias para financiar el proceso productivo o de comercialización hasta que

recuperemos el dinero mediante cobro a los clientes, son distintas para cada

actividad ya que existen procesos mucho más costosos que otros.


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Las necesidades de fondos de maniobra dependerán de la relación que exista entre la

actividad de la empresa y determinados elementos. En este sentido podemos

distinguir:

Elementos que incrementan el fondo de maniobra:

Necesidades de mantener stocks.

Créditos concedidos a clientes o a otros deudores.

Dinero mínimo que hay que tener en cuentas bancarias y en caja para imprevistos y

transacciones.

Elementos que disminuyen el fondo de maniobra:

o Deudas con proveedores

o Deudas contraídas con otras empresas, Administraciones Públicas, etc. Por ejemplo

si se contrae una deuda con una empresa se incrementa nuestro pasivo no corriente

y disminuye el fondo de maniobra.

Diferenciar ingresos y cobros de gastos y pagos

La selección y captación de clientes tiene un complemento fundamental en la

fidelización de clientes, especialmente en las empresas en funcionamiento, ya que un

aumento de la retención de los clientes La gestión de la tesorería y los conocimientos

sobre este aspecto requiere que el empresario conozca claramente las diferencias

entre ingresos y cobros y pagos y gastos, ya que el análisis de la tesorería se basa,

fundamentalmente, en los pagos, en los cobros y en las estimaciones de cuando éstos

se van a producir.

Ingresos y cobros

Ingresos y cobros son dos conceptos distintos, el primero hace referencia a

operaciones que incrementan el valor patrimonial de la empresa, mientras

que el concepto de cobro hace referencia al hecho de recibir una remesa

monetaria.

Existen distintas posibilidades temporales en la relación entre ingreso y cobro:


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Ingreso coincidente con un cobro: venta al contado de

mercancías. Al vender al contado recibimos el dinero al mismo

tiempo que realizamos la venta.

Ingreso antes que cobro: venta a crédito. Primero

realizamos la venta ya que le concedemos al cliente un crédito

que permite que nos pague después de recibir el producto o

servicio.

Cobro antes que ingreso: anticipo de venta por parte

de clientes. En este caso recibimos el dinero antes de realizar la

venta.

Cobro que no supone un ingreso: un préstamo. No es

un ingreso ya que lo tenemos que devolver

Gastos y pagos

La diferencia es similar a la que se da entre ingresos y cobros. El gasto hace

referencia a una disminución del patrimonio de la empresa, mientras que el pago se

refiere al hecho de una transacción monetaria fuera de la empresa.

Al igual que en los ingresos y cobros existen distintas posibilidades temporales en la

relación entre gastos y pagos:

o Gasto coincidente con el pago: compra de mercancías al contado. Se

desembolsa el dinero en el mismo momento de la compra.

o Gasto antes que pago: compra de mercancías a crédito. Primero se realiza

la compra y en un momento posterior el pago.

o Pago antes de gasto: anticipo a los proveedores. Primero se realiza un

pago a un proveedor en concepto de adelanto por un gasto que aún no se

realizó.

o Pago que no supone un gasto: compra de una máquina al contado. La

compra de inmovilizado es una inversión.


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o Gasto que no supone un pago: amortizaciones del inmovilizado. Las

amortizaciones para compensar la depreciación son un gasto pero no

suponen ningún desembolso de dinero.

Clasificación de los procesos de pago (y cobro)

A la hora de clasificar el proceso de cobro podemos hacerlo de dos modos:

Según el componente temporal

o Pago al contado. Se produce cuando no existe un lapso

temporal entre la compra/ venta y el pago.

o Pago aplazado o a crédito. Se produce cuando existe una

diferencia temporal entre la compra y el pago. Por ejemplo esto

sucede con los pagos a 30 o 60 días.

Según la forma

o Pago no documentado. Es todo aquel en el que no se crea un documento

distinto de la factura para ejecutar la acción de pago. Se debe puntualizar que

la factura no es un documento acreditativo de pago, puesto que su existencia

acredita que existió una transacción comercial, pero no implica la existencia

de un pago.

o Pago documentado. Es el que se realiza con documentos justificativos

distintos de las facturas, tales como cheques, letras de cambio..., etc.

3. La Gestión de la tesorería

Definición

Podemos definir la tesorería a como el dinero líquido que la empresa posee, bien sea

en caja o en bancos.

Relacionando este concepto con el de fondo de maniobra podemos definir la

tesorería como la diferencia entre la parte del capital que tiene la empresa que no

está dedicada a financiación del inmovilizado y que, en consecuencia, está

disponible para financiar el ciclo productivo (fondo de maniobra existente) y las


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necesidades reales del ciclo productivo de la empresa (fondo de maniobra que se

necesita).

De esta identidad se desprende que la tesorería mejorará bien por una disminución

de los fondos de maniobra que necesitamos o bien por un incremento en el fondo

de maniobra que efectivamente posee la empresa. Debido a todo esto es

conveniente intentar llevar un control de la tesorería que permita una gestión

eficiente de la financiación y de la liquidez. De este modo, conseguiremos que los

fondos necesarios estén disponibles en el momento adecuado para hacer frente a

las contingencias de la actividad sin incurrir, por otra parte, en gastos financieros

innecesarios.

Cuando se implanta un sistema de gestión de tesorería hay que tener muy presente que:

Debe reflejar la situación real y actualizada de la actividad.

Debe partir del conocimiento de la empresa y adaptarse a las necesidades de esta.

Debe recoger tanto los cobros como los pagos de un modo ordenado indicando para

cada uno de ellos la información más relevante.

Debe detallar las posibles fuentes de financiación a las que podemos optar.

Debe servir para anticiparse a los pagos que tenemos pendientes.

Debe estar actualizada con asiduidad, por ejemplo semanalmente, para permitir una

correcta toma de decisiones.

Para desarrollar estos puntos es necesario elaborar primero un sistema de procedimientos

basados en la reflexión sobre la actividad y en la información que queremos obtener de la

tesorería.

Gestión y planificación de tesorería

La gestión de la tesorería es un concepto más amplio que el de tesorería e implica un

control de los flujos monetarios y su conexión con los flujos comerciales, es decir, como

un control del dinero que entra y sale, a donde va, en qué momento y que costes, o

beneficios, producen esos movimientos.


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En este sentido, sus principales funciones son el control y gestión de:

Dinero disponible.

Fondos retenidos en corriente. Cuentas que se espera que se transformen en

liquidez pero aún no lo son, por ejemplo la cuenta de clientes.

Las cuentas de clientes y proveedores y el circuito de cobros y pagos

Las necesidades de liquidez a corto plazo.

Los excesos o recursos ociosos de liquidez.

Control y gestión de las operaciones con entidades financieras. El objetivo de

este control es:

Minimizar las necesidades de financiación ajenas y los costes financieros.

Reducir al máximo los fondos retenidos en corriente (buscar su liquidez)

Minimizar el coste de las transacciones, los riesgos monetarios y aquellos

inherentes al crédito en las ventas.

Cuentas involucradas en Fondos.

Caja Central: donde se almacenan los Fondos producto de las cobranzas a de

depositar en los Bancos u para otros fines de pago

Caja Chica: es una cuenta que registra os fastos menores, como viáticos, librería,

refrigerio, y demás gastos menores.

Fondo Fijo: Es una cuenta donde se asigna un monto fijo para gastos de menor

jerarquía, como la Caja Chica de mayor Importe y Fijo. En el cuál, generalmente

cuando se agota el 50 o 60 % se pide la reposición de dichos 50 o 60 % hasta

completar el monto original. Para ello hay planillas de Solicitud de Reposición de

Fondo Fijo, a la cual se adjuntan todos os comprobante s repaldatorios. Luego de ser


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aprobado, se repone el monto faltante en efectivo. Siempre se establece un % de

reposición para no llegar a quedarnos sin dinero en el FONDO FIJO.

PLANILLA DE REPOSICION DE FONDO FIJO AL: / /

FECHA DETALLE EROGACIONES MONTO TOTAL A REPONER

Arqueos de Tesorería

Es el recuento físico de los ítems que componen las existencias de Tesorería a saber:

Dinero en efectivo componente de la Caja Central

Dinero y comprobantes, referido al Fondo Fijo y/o Caja Chica

Cheques de terceros (Clientes) a depositar y/o utilizar para el pago a Proveedores

Pagares a Cobrar, de Clientes u Otros Deudores.

Moneda extranjera, si la hubiera

Chequeras de cheques propios, de todas las cuentas bancarias de la empresa. En

este último caso se realiza un “Corte de Documentación” antes del arqueo, que es tomar


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nota del primer cheque propio disponible, Numero del mismo, Banco, etc. Tanto de

Cheques de Pago al Día como de Pago Diferido.

Armar Listado Cheques propios Anulados.

Los arqueos los realiza habitualmente, como medida de Control, la misma área de

Tesorería. A su vez, lo realizan otras Áreas autorizadas de la Empresa, Área de Control

Interno, como También los Auditores pertenecientes a Estudio Contable y puede ser

sorpresa, en cualquier momento del año y/o al cierre del Ejercicio Económico.

Se redacta un Acta de Arqueo, con todos ítem auditados, detalle de cada uno y detalle de

inconsistencias, sobrantes y/o faltantes. La firman todas las personas que participaron. Una

copia es para Tesorería.

Cuentas Bancarias

Por definición, podemos afirmar que es el lugar donde tenemos nuestros recursos

dinerarios, podemos tener varias cuentas y en diferentes Entidades Bancarias, autorizadas

por el Banco Central de República Argentina. Existen Entidades Bancarias de Capital

Privado Ej.: Banco Galicia, Santander Rio, etc. Y de Capital del Estado, por ej.: Bancos

Provinciales, Banco Nación Argentina, Banco Hipotecario.

Si somos una Empresa es muy común que posean cuentas corrientes, donde se hacen

Depósitos directamente o acreditaciones, Ej.: cuando nos abona un cliente lo puede hacer

por transferencia electrónica-home-banking- para lo cual debe tener nuestra CBU. ¿Qué es

la CBU? Es el Código Único Bancario, es decir una especie de “DNI” de esa cuenta

bancaria. Esta forma de pago, es muy habitual en la actualidad, particularmente cuando las

distancias son muy grandes y por ende el Clearing en Horas es extenso.


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Concepto de Clearing: es el tiempo que demora en acreditarse o hacerse efectivo, el

depósito de un cheque para determinada cuenta corriente y/o Caja de Ahorro. Ese tiempo

será más o menos extenso en horas, de acuerdo a la distancia de la localidad donde está

radicada la cuenta corriente a la que se le hizo el depósito, y la localidad de origen del

cheque que se deposita. Ej.: un cheque de un Banco XX, cuenta corriente de CABA, se

deposita para una cuenta corriente radicada en Banco ZZ en Lujan, podría demorar entre

48 a 72 hs.

La Cuenta corriente Vs. Caja de Ahorro

Ya hablamos de algunas características de la cuenta corriente, ahora pasemos a la Caja de

Ahorro. Este último tipo de cuenta bancaria, la utiliza generalmente las personas físicas,

genera un bajísimo interés, pero es mucho más económica en cuanto a gastos de

mantenimiento. La forma de Extraer dinero es por Caja, previa autorización, hasta obtener

la Tarjeta de Débito, la cual es la que se utiliza para operar con los Cajeros Automáticos y

como forma de pago en las compras. La Caja de Ahorro no tiene la alternativa que posee la

Cuenta Corriente, de solicitar al Banco, previo análisis económico-financiero que realiza

de nuestra situación, de “Girar en Descubierto”, es decir emitir cheques de nuestra cuenta

con “Fondos Prestados”. El interés que el banco nos cobra por dicho servicio es el más

alto, de todos los intereses.

El cheque. Concepto. Tipos

Es el medio “natural”, por el cual se extrae dinero de una Cuenta Corriente, a efectos de

retirar Fondos de la misma.

En caso que no lo posea, debería llevarse un Excel con todos los daros del cheque y

agregar:


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Firmante

Que cliente me lo dio

Fecha en que me lo dio

A que proveedor (en caso que corresponda), se lo he entregado como parte de

pago.

ESTE TIPO DE RECAUDOS, SE TOMAN POR SI EL CHEQUE VIENE

RECHAZADO. DEBO SABER QUIEN ME LO ENTREGO PARA PEDIR SU

CAMBIO.

CABE DESTACAR QUE AL TERCER (3 ER.) RECHAZO POR “FALTA DE

FONDOS DISPONIBLES” MOTIVO PARA EL CIERRE DE LA CUENTA

CORRIENTE, DADO QUE CONSTITUYE UN DELITO, EMITIR CHEQUE

SIN FONDOS.

4. LA CONCILIACION BANCARIA

La conciliación de cuenta bancaria o conciliación bancaria es un proceso que permite

confrontar y conciliar los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre

una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos bancarios, así como

clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con el extracto. La

conciliación bancaria no busca en ningún momento legalizar los errores, ya que es una

mecánica que permite identificar las diferencias y sus causas para luego proceder a

realizar los respectivos ajustes y conexiones, por lo que para realizarla se emiten

documentos claros y muy precisos para uso del ente económico y así llevar en claro un

equilibrio del estado de cuenta de dicha empresa.

https://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

https://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_corriente_(banca)

https://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_de_ahorro


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El proceso de conciliación bancaria no es obligatorio, pero si se realiza correctamente y

periódicamente, puede conllevar beneficios para la empresa, como tener la contabilidad al

día, mejorar el control de los recursos económicos, tener mayor seguridad frente a una

inspección o disponer de información de calidad para la toma de decisiones. Suele hacerse

de mes en mes, pero se puede hacer cada menos tiempo si es necesario.

Cómo hacer una conciliación bancaria, métodos y procedimientos

1. Introducción

En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada

en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda

empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento

del este activo.

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener

bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se

maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los

casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece

en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una

conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas

corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo

correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de

control interno del efectivo.

https://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n


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Cheque común: los puntos más importantes son fecha de emisión, la que debería

ser a del día de emisión y no post-datado. Se admiten hasta tres (3) endosos (transferir a

otras personas/empresas) como pago, pero el 3er. Endoso ya es para su cobro.

Cheque emitido al portador: No se identifica el beneficiario (En blanco), y

completara dicho dato el que lo presente al cobro.

Cheque a la orden: esta emitido a la orden de un beneficiario, pudiendo endosarlo

a otra persona /empresa.

Cheque con cláusula “NO A LA ORDEN”: esta emitido a nombre del beneficiario

con la cláusula mencionada, a continuación. Es una forma de asegurarse que NO lo cobre

OTRA persona y/ empresa.

Cheque con // en el margen superior izquierdo: es aquel cheque, independiente de

cómo esta emitido, las dobles rayas, implican que es un cheque para depósito, no

pudiéndose cobrar por ventanilla.

Cheques de Terceros

Son aquellos, que recibimos cuando nos pagan, en general los clientes. Pueden ser cheques

de nuestros clientes o de clientes de ellos, este material sugiere, de hecho, el software de

gestión, tienen archivos de Inventario Permanente de Cheques de Terceros.

En caso que no lo posea, debería llevarse un Excel con todos los daros del cheque y

agregar:

Firmante

Que cliente me lo dio


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Fecha en que me lo dio

A que proveedor (en caso que corresponda), se lo he entregado como parte de

pago.

ESTE TIPO DE RECAUDOS, SE TOMAN POR SI EL CHEQUE VIENE

RECHAZADO. DEBO SABER QUIEN ME LO ENTREGO PARA PEDIR SU

CAMBIO.

CABE DESTACAR QUE AL TERCER (3 ER.) RECHAZO POR “FALTA DE

FONDOS DISPONIBLES” MOTIVO PARA EL CIERRE DE LA CUENTA

CORRIENTE, DADO QUE CONSTITUYE UN DELITO, EMITIR CHEQUE

SIN FONDOS.

La conciliación de cuenta bancaria o conciliación bancaria es un proceso que permite

confrontar y conciliar los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre

una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos bancarios, así como

clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con el extracto. La

conciliación bancaria no busca en ningún momento legalizar los errores, ya que es una

mecánica que permite identificar las diferencias y sus causas para luego proceder a

realizar los respectivos ajustes y conexiones, por lo que para realizarla se emiten

documentos claros y muy precisos para uso del ente económico y así llevar en claro un

equilibrio del estado de cuenta de dicha empresa.

El proceso de conciliación bancaria no es obligatorio, pero si se realiza correctamente y

periódicamente, puede conllevar beneficios para la empresa, como tener la contabilidad al

día, mejorar el control de los recursos económicos, tener mayor seguridad frente a una

inspección o disponer de información de calidad para la toma de decisiones. Suele hacerse

de mes en mes, pero se puede hacer cada menos tiempo si es necesario.

https://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

https://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_corriente_(banca)

https://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_de_ahorro

https://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n


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Cómo hacer una conciliación bancaria, métodos y procedimientos

1. Introducción

En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada

en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda

empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento

del este activo.

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener

bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se

maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los

casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece

en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una

conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas

corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo

correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de

control interno del efectivo.

Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que

a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se

presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder

con la conciliación del mes correspondiente.

PARTIDA O PROCEDIMIENTO CAUSA

EMPRESA

BANCO


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PARTIDAS NO Verificar que los cheques en REGISTRADAS EN Tránsito (del mes pasado) EL BANCO aparezcan en el Estado de

cuenta enviado por Banco. Verificar que los Depósitos

en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.

PARTIDAS NO Revisar que las Notas de Débito o REGISTRADAS EN Cheques omitidos (del mes pasado) LA EMPRESA estén reflejadas en el libro mayor de

Banco.

Revisar que las Notas de Crédito o

Depósitos omitidos (del mes pasado)

estén reflejadas en el libro mayor de

Banco.

ERRORES Comprobar que se hayan asentado Comprobar que se hayan todos los errores (del mes pasado) en asentado todos los errores los libros de la empresa (libro mayor (del mes pasado) en el de Banco) ya sean por diferencias, estado de cuenta bancario,

mal ubicación, omisión o ya sean por diferencias, mal

prescripción de cheques. ubicación, omisión o partidas

que no corresponden a la

empresa.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de

cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si

estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en

cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en


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que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario

(actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo

de ajuste.

Normas para la elaboración del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa

conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuáles son las

discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas.

Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos

registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto

respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:

Nombre de la empresa o razón social.

Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.

Fecha a la cual se está elaborando el documento.

Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.

Nombre de la persona que elabora el documento.

Tipo de método a utilizar (opcional).

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar

para realizar la conciliación.

Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)

Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los

dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral

posterior. Lo único que varía en la presentación de los métodos es en el número de


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columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan

discrepancia entre los saldos.

Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben

aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las

necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

Saldos correctos

A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método

más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una

conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para

los dos métodos.

Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros

asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las

diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho

documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de

presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1. Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se

incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este

renglón los:

1.a Cheques Pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque

pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el

beneficiario en el banco, por lo que aparecerá registrado en el los libros de la empresa y

no estará Debitado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.


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1.b. Depósitos Pendientes son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final

de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán registrados en los

libros de la empresa pero no en Extracto del Banco del mes.

2. Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las

partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:

2.a. Notas de Crédito: son todos los créditos efectuados por parte del banco por concepto

de: descuentos de giros, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han

registrado en nuestros libros.

2.b. Notas de Débitos: Son débitos efectuados por el banco a la empresa por concepto

de: cobro de intereses, comisiones, entre otros, que por no haberse recibido la

información respectiva del mismo, no se ha registrado en los libros de la empresa.

2.c. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente

pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

2.d. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se

hizo su correspondiente registro.

3. Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por

concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos comparados:

3.a. Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y

equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:


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Cheques con diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos con diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un


Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de acreditarlos, en el Libro

Bancos, se debitaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser debitados fueron

acreditados en el Libro Banco de la empresa.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se debitan

en vez de acreditarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se debitan o

acreditan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden

tener diversas cuentas en diversos bancos.

Cheques Vencidos: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de

vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que hacer una

contra registración, haciéndoles un debito por el monto del mismo, en el Libro Banco.

Cabe destacar que los cheques se pueden, enmendar una vez vencidos, firmados por el

titular de la cuenta bancaria.

3.b. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de

todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales

tenemos:


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Cheques con diferentes cantidades: son los cheques que se debitan con un


Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se acreditan con un


Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron

realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron

realmente pero no fueron asentados en el banco.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de debitarlos se acreditaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de acreditarlos fueron debitarlos

en el estado de cuenta bancario.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se debitan

en vez de acreditarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o

abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee

diversos clientes.


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Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a

sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se

plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:

El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco

Bolívar Fuerte perteneciente a La Búsqueda S.A.:

LIBRO MAYOR DE BANCO LA BÚSQUEDA S.A.

CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02

CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96MOVIMIENTOS JULIO DE 2016

FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO

01/07/16 Saldo 230.000,00

01/07/16 Corrección del Depósito Nº 1956 166.500,00 396.500,00

01/07/16 Corrección del Cheque Nº 4505 122.600,00 273.900,00

02/07/16 Cheque Nº 4508 47.700,00 226.200,00

04/07/16 Depósito Nº 3984 180.000,00 406.200,00

06/07/16 N.C. Efectos descontados 100.000,00 506.200,00

14/07/16 Cheque Nº 4509 55.000,00 451.200,00

20/07/16 Cheque Nº 4510 52.000,00 399.200,00

25/07/16 Depósito Nº 4866 130.000,00 529.200,00

28/07/16 Cheque Nº 4511 65.500,00 463.700,00

30/07/16 Depósito Nº 5698 78.000,00 541.700,00

28/07/16 Cheque Nº 4512 15.800,00 525.900,00

31/07/16 Depósito Nº 6892 40.000,00 565.900,00


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ESTE ES EL ESTADO DE CUENTA ENVIADO POR EL BANCO AL 31 DE JULIO DE 2016:

BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A. CONTROL Nº 3377233

Capital Bs. 280.000.000,00 EL TRÉBOL C.A.

ESTADO DE CUENTA Código de cuenta Nº 5698-22356-96 PÁG. 1/1

DESDE 01/07/2016 HASTA 31/07/2016

FECHA CONCEPTOS DEBITOS CREDITOS SALDOS

JULIO Saldo 185.900,00

01 Depósito Nº 2365 153.800,00 339.700,00

02 Cheque Nº 4508 47.700,00 292.000,00

05 Depósito Nº 3984 180.000,00 472.000,00

06 N.C. Efectos descontados 100.000,00 572.000,00

06 N.D. Gastos de cobranza 5.000,00 567.000,00

15 Cheque Nº 4506 25.000,00 542.000,00

20 Cheque Nº 4510 25.000,00 517.000,00

25 Depósito Nº 4866 130.000,00 647.000,00

30 Depósito Nº 5698 78.000,00 725.000,00

Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.

LA BUSQUEDA S.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/16


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MÉTODO: SALDOS CORRECTOS

DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO

Saldos al 30/06/16 230.000,00 -185.900,00

CHEQUES PENDIENTES DE DEBITO EN EXTRACTO

17/06/16 Cheque Nº 4506 25.000,00

20/06/16 Cheque Nº 4507 40.800,00 65.800,00

DEPÓSITOS PENDIENTES DE ACREDITACION EN EXTRACTO

30/06/16 Deposito Nº 2365 153.800,00 -153.800,00

ERRORES DE EMPRESA

Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00

Deposito Nº 1956 correcto 185.000,00 166.500,00

Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00

SALDOS CORRECTOS AL 30/06/16 61.300,00 273.900,00 -273.900,00 Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los

libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la

conciliación.

Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para

demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos

correctos” que deberían tener ambos. Como ya se explicó en la primera parte

primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación

pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo

contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.


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De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario

el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de

cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste

se considera que todavía está en tránsito.

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se

registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en tránsito, se

procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o

diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del

mes de julio. Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco,

por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar. Ahora, se revisan cuáles son las

diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de

julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes:

como cheques en tránsito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de

este mes, como depósitos en tránsito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito

por gastos de cobranza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente

encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs.

52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes

encontrados se dedujo que error fue de la empresa. Al encontrar las partidas que se van a

ajustar se procede a realizar el documento de control interno:

QUEDA SA

IACIÓN BANCARIA


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SANTANDER RIO AL 31/07/06

O: SALDOS CORRECTOS

PCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO

al 31/07/16 565.900,00 -725.000,00

ES PENDIENTES DE DEBITO EN EL BANCO

16 Cheque Nº 4507 40.800,00

16 Cheque Nº 4509 55.000,00

16 Cheque Nº 4511 65.500,00

16 Cheque Nº 4512 15.800,00 177.100,00

TOS PENDIENTE DE ACREDITACION EN EL BANCO

16 Deposito Nº 6892 40.000,00 -40.000,00

DE DEBITO NO CONTABILIZADAS

16 Gastos de Cobranza 5.000,00 -5.000,00

ES DE EMPRESA- ASIENTOS DE AJUSTE

Nº 4510 registrado 52.000,00

Nº 4510 correcto 25.000,00 27.000,00

S CORRECTOS AL 31/07/16 587.900,00 -587.900,00

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:

LA BUSQUEDA S.A.



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BANCO SANTANDER RIO AL 31/07/16

MÉTODO: SALDOS CORRECTOS

DESCRIPCIÓN LIBROS BANCO

DEBE HABER DEBE HABER

Saldos al 31/07/16 565.900,00 725.000,00

CHEQUES PENDIENTES DE DEBITO EN EXTRACTO

20/06/16 Cheque Nº 4507 40.800,00

14/07/16 Cheque Nº 4509 55.000,00

28/07/16 Cheque Nº 4511 65.500,00

28/07/16 Cheque Nº 4512 15.800,00

DEPÓSITOS PENDIENTES DE ACREDITACION EN EXTRACTO

31/07/16 Deposito Nº 6892 40.000,00

NOTAS DE DEBITO NO CONTABILIZDAS

06/07/16 Gastos de Cobranza 5.000,00

ERRORES DE EMPRESA

Corrección del Cheque Nº 4510- 27.000,00 SE HACE AJUSTE EN LA

CONTABILIDAD

SUBTOTALES 592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00

SALDOS CORRECTOS AL 31/07/16 587.900,00 587.900,00

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún

signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-


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totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo

definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.

Saldos encontrados

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos

saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las

diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al

final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método. Para

ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del

documento:

LA BUSQUEDA S.A.


BANCO SANTANDER RIO AL 31/07/06

MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS

DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL

SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/16 725.000,00

CHEQUES NO DEBITADOS EN EXTRACTO

20/06/16 Cheque Nº 4507 40.800,00

14/07/16 Cheque Nº 4509 55.000,00

28/07/16 Cheque Nº 4511 65.500,00

28/07/16 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00

DEPÓSITOS NO ACREDITADOS EN EXTRACTO

31/07/16 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00

NOTAS DE DEBITO NO CONTABILIZADAS

06/07/16 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00


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ERRORES DE EMPRESA - AJUSTES

Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00

Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00

SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/16 565.900,00

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00

Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola

columna, hasta que al final se “encontró” el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00

Dr.).

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

Contabilidad básica. Hugo C. Priotto

Resoluciones técnicas (FACPCE)

MODULO 2: Registraciones Contables y Movimientos de Fondos 1.

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