Módulo 2 Características Dos Documentos

8/17/2019 Módulo 2 Características Dos Documentos

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MóduloCaracterís cas dos Documentos2

Brasília - 2015

Gestão da Informação e DocumentaçãoConceitos básicos em Gestão Documental


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© Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administração Pública

Diretoria de Comunicação e PesquisaSAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DFTelefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178

Fundação Escola Nacional de Administração Pública

PresidenteGleisson Rubin

Diretor de Desenvolvimento Gerencial Paulo Marques

Coordenadora-Geral de Educação a Distância

Natália Teles da Mota Teixeira

Conteudistas :Célia Maria da Silva TorresJoana Gonzaga Ronchi ReisRenata G. Paixão GracindoAndré do Espírito Santo Pereira

Revisor técnico :Márcio Augusto Ferreira Guimarães

Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório La tude e Enap.


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SUMÁRIO

2.1 Valor ............................................................................................................................. 5

2.2 Proveniência ................................................................................................................. 8

2.3 Organicidade ................................................................................................................ 8

2.4 Unicidade ..................................................................................................................... 8

2.5 Indivisibilidade ............................................................................................................ 8

2.6 Con abilidade .............................................................................................................. 8

2.7 Auten cidade ............................................................................................................... 9

2.8 Acessibilidade ............................................................................................................... 9

2.9 Quanto ao gênero ......................................................................................................... 9

2.10 Quanto à espécie ...................................................................................................... 11

2.11 Quanto ao Tipo ........................................................................................................ 11

2.12 Quanto à natureza do assunto .................................................................................. 12


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As caracterís cas de um documento são todos os atributos que o compõe, ou seja, aquiloque torna o documento substancial. Comecemos pelo seu valor:

2.1 Valor

Basicamente os documentos possuem dois valores: o primário/imediato e o secundário/mediato.

1) Valor primário ou imediato: é inerente à criação do documento, podendoapresentar valor administra vo, scal ou jurídico. Vamos ver cada um deles:

a) Valor administra vo: quando o documento é necessário às a vidadesco dianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administra vo para oórgão, razão primeira da criação do documento.

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Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o pontofaculta vo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razão, ou seja,informar aos servidores do órgão sobre o ponto faculta vo. Esse é o seu valorprimário. Um m administra vo.

Todo documento nasce com valor primário, mas com o passar do tempo ele perde esse valor,ele prescreve administra vamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentementese ele possuir valor histórico para a ins tuição.

No caso desse memorando, uma vez informado para todas as áreas o assunto sobre o qualtrata, ele não precisará ser guardado para sempre, por não possuir um valor secundário ouhistórico para a ins tuição.

b) Valor scal: quando o documento é gerado para comprovar operações

nanceiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operação se conclui.c) Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo

prazo.

2) Valor secundário ou mediato: é iden cado quando cessa o valor primário e aguarda do documento faz-se necessária permanentemente.

Podemos classi car o valor secundário em três categorias: probatório, informa vo e histórico.Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:

a) Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as açõesde determinado indivíduo que o produziu.

b) Valor informa vo: quando os documentos registram informações sobrepessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que sepretende preservar.


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c) Valor histórico: quando temos um documento que representa umacontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e dasociedade, bem como os de grande repercussão nos meios de comunicação.

O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros ns que não aqueles para osquais os documentos foram criados. Um documento com valor histórico é considerado comofonte de pesquisa e conta a história e evolução do órgão com o passar do tempo.

Os documentos com valor secundário serão preservados na fase ou idade permanente, ouseja, nunca poderão ser eliminados. E é importante lembrar que, nessa fase, o documentopode ser acessível não somente pela administração que o produziu como também porpesquisadores e historiadores e pessoas diferentes daquelas que produziram o documento.O documento pode ou não ter valor secundário e, uma vez adquirido esse valor, ele jamaiso perderá.

A de nição desses valores é fundamental para determinar o tempo de guarda dosdocumentos, a nal, não se pode guardar todo e qualquer documento por toda vida!

Fazendo um paradoxo ao que foi dito anteriormente, sobre o tempo de guarda de umdocumento, leia abaixo o poema “Memórias” do escritor Carlos Drummond de Andrade:

Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sí o:h p://www.releituras.com/drummond_bio.asp

http://www.releituras.com/drummond_bio.asphttp://www.releituras.com/drummond_bio.asp


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Ainda explorando as caracterís cas dos documentos, encontramostambém os seguintes atributos: proveniência, unicidade, organicidade,indivisibilidade, con abilidade, auten cidade, acessibilidade glo.

Conheça abaixo um pouco mais sobre cada um deles:

2.2 Proveniência

P – A proveniência é o registro da iden dade de quem produziu o documento, ou seja, de suaorigem. Essa caracterís ca mostra que os arquivos devem ser organizados em obediência àcompetência da ins tuição ou pessoa legi mamente responsável pela produção, acumulaçãoou guarda do documento.

2.3 Organicidade

O - A organicidade é a caracterís ca que recebe um documento por ser estruturado e terfunções e a vidades de nidas pela en dade produtora/acumuladora, em suas relaçõesinternas e externas. Os documentos são organizados a par r do Plano de Classi cação (veremosmais adiante) e da Tabela de Temporalidade , uma vez que contextualizam o conjunto a quepertencem e de nem o tempo de guarda dos documentos.

2.4 Unicidade

U - Cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem exis r cópiasem um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o conjuntode suas relações com os demais documentos do grupo é singular.

2.5 Indivisibilidade

I - Arquivos originários de uma ins tuição ou de uma pessoa devem manter a respec vaindividualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mescladosa outros de origem dis nta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardamrelações orgânicas entre si.

2.6 Con abilidade

C - A con abilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e àveracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser completo, ou seja, dispor de todos oselementos intrínsecos glo e extrínsecos glo exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico - administra vo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter

seus procedimentos de criação bem controlados.


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2.7 Auten cidade

AU - Um documento autên co é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratarde minuta, original ou cópia, e é livre de adulterações. Um documento autên co é aquele quese mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau decon abilidade que nha no momento de sua produção.

2.8 Acessibilidade

AC - Um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado einterpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade glo, a gestão deve garan r a transmissãode documentos para outros sistemas, sem perda de informação e de funcionalidade. O sistemadeve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com amesma forma que nha no momento de sua produção.

Para nalizarmos as caracterís cas dos documentos, veremos as de nições quanto aoGÊNERO, ESPÉCIE, TIPO E NATUREZA DO ASSUNTO:

2.9 Quanto ao gênero

Quando ouvimos falar de gênero, logo nossa mente remete aos gêneros masculino e feminino,que se diferenciam pela forma, certo?

Pois bem, quando falamos sobre gênero na gestão documental também estamos representando

o documento de acordo com a sua forma, que também pode ser chamada de suporte.Podemos citar alguns pos de gêneros documentais bastante diferentes entre si, como odocumento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. Jáo segundo é cons tuído de imagens e registros sonoros.

Além desses, também são exemplos de gêneros para gestão documental: documentoscartográ cos, iconográ cos, lmográ cos, sonoros, informá cos e micrográ cos.


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Conheça alguns pos de gêneros documentais:

Documentos textuais: são os documentos manuscritos, da lografados ou impressos. Ex.:atas, cartas, decretos, livros, etc.

Documentos cartográ cos: documentos que contêm representações grá cas da super cieterrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos. Ex.: mapas, plantas, per s, etc.

Documentos audiovisuais: documentos que contêm imagens xas, ou em movimento, eregistros sonoros. Integram os iconográ cos, lmográ cos e sonoros.

Documentos iconográ cos: que contêm imagens xas, impressas, desenhadas ou fotogradas.Ex.: fotogra as, desenhos, gravuras, etc.

Documentos lmográ cos: são documentos em películas cinematográ cas e tas magné casde imagem (tapes ), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas.

Documentos sonoros: registros sonoros. Ex.: discos, tas audiomagné cas.

Documentos micrográ cos: são documentos em suporte lmico resultantes damicrorreprodução de imagens, mediante u lização de técnicas especí cas. Exemplo: Rolo,Micro cha, Jaqueta e Cartão Janela.

Documentos informá cos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados emcomputador. Exemplo: disco exível (disquete), disco rígido (winshester ) e disco óp co.


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2.10 Quanto à espécie

É a divisão documental de gênero que reúne pos documentais pelo teor dos fatos. Asespécies documentais, portanto, podem ser de nidas em razão da natureza dos atos quelhes deram origem.

Veja alguns exemplos de Espécies de Atos:

Atos norma vos: expedidos por autoridades administra vas, com a nalidade de dispor edeliberar sobre matérias especí cas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto,Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Norma va, Ordem de Serviço,Decisão, Acórdão.

Atos enuncia vos: são os opina vos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar

uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto.

Atos de assentamento: são aqueles que se des nam ao registro. São documentos quecontêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apos la, ata, termo, auto deinfração.

Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo:Traslado, Cer dão, Atestado, Cópia Autên ca ou Idên ca.

Atos de ajuste: acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federalou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste).

Atos de correspondência: obje vam a execução dos atos norma vos, em sen do amplo.Exemplo: Aviso, O cio, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, In mação, Exposiçãode Mo vos, No cação, Telegrama, Telex, Telefax.

2.11 Quanto ao Tipo

Tipo documental é a espécie de documento com o assunto ao qual se refere. A espécie

documental considera a a vidade que a gerou. O Tipo corresponde à divisão de espécie, quereúne documentos por suas caracterís cas comuns no que diz respeito à formula, natureza deconteúdo ou técnica de registro.

Veja o exemplo abaixo:

Na espécie documental memorando , são exemplos de pos documentais: memorandocircular, memorando conjunto .

Na espécie documental decreto , são exemplos de pos documentais: decretos-lei, decretoslegisla vos.


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2.12 Quanto à natureza do assunto

• Documento ostensivo glo: a classi cação de ostensivo glo é dada aos documentos cujadivulgação não prejudica a ins tuição, podendo ser de domínio público. Não possuirestrição de acesso glo.

• Documento sigilosoglo: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza deseu conteúdo, são de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiaisde salvaguarda para sua custódia e divulgação.


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Quando classi cados como sigilosos, os documentos não carregam, para sempre, essaclassi cação. A par r da data de produção do dado ou informação, a classi cação perdura por:

- 25 anos, no máximo, se ultrassecreto;

Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.- 15 anos, no máximo, se secreto;- 5 anos, no máximo, se reservado.

Legislação

A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, previsto

no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 daCons tuição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Leinº 11.111, de 5 de maio de 2005, e disposi vos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de1991; e dá outras providências, prevê que:

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e en dades públicas, observado o seu teore em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderáser classi cada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classi cação prevista no caput, vigoram a par r da data de sua produção e são os seguintes:

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;II - secreta: 15 (quinze) anos; eIII - reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respec vos cônjuges e lhos(as) serão classi cadas comoreservadas e carão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do úl momandato, em caso de reeleição.

§ 3º Alterna vamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida comotermo nal de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que esteocorra antes do transcurso do prazo máximo de classi cação.

§ 4º Transcorrido o prazo de classi cação ou consumado o evento que de na o seutermo nal, a informação tornar-se-á, automa camente, de acesso público.

§ 5º Para a classi cação da informação em determinado grau de sigilo, deverá serobservado o interesse público da informação e u lizado o critério menos restri vo

possível, considerados:

I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; eII - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que de na seu termo nal.


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