Modelo Procesos

El Modelo de Procesos

Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de

salidas valiosas para un cliente (interno o externo)

ClientesEl proceso delvalor agregadoen la empresa

Proveedores

Creación de Valor

Activ. 1 Activ. 2 Activ. N....

Definición de un ProcesoConceptos/Definiciones

Definición de un ProcesoEjemplos de Procesos...

§Ventas

§Compras

§Producción

§Presupuestación

§Cierre Contable

§…

Desarrollo de

ProductosAbastecimiento Producción VentasProcesos

Sub-Procesos

Actividades

RecepciónPago a

Proveedores

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4

Gestión de Compra

Adm . de Inventarios

Tareas

Pasos

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Definición de un ProcesoDetalle de Procesos

Definición de un ProcesoEjemplo 1: Proceso Comercial (simple)

Estudiante que compra cuadernos en una librería

Identificación del Cliente?

Identificación de las entradas del Proceso?

Identificación de las actividades principales del proceso?

Identificación de las salidas/resultados del proceso?


Un estudiante va a una librería

a comprar cuadernos

Consulta sobre opciones y precios y solicita al

vendedor su compra

El vendedor hace una Nota de Pedido y le

entrega una vía al estudiante y

otra a Empaque

El estudiante paga en Caja y

retira los cuadernos

El cajero le da una boleta y

envía un copia de la misma a

Contaduría

Contaduría contabiliza la transacción

Empaque avisa a Depósito que registre la baja de inventarios.

Diagramación simple del proceso


§CLIENTE: estudiante

§ENTRADAS: consulta de precios, pedido de cuaderno

§ACTIVIDADES: hacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar

§SALIDAS o RESULTADOS: información de precios, boleta, cuadernos

Definición de un ProcesoEjemplo 2: Proceso Abastecimiento

Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos….(trabajo individual 5 minutos)


Un operario solicita a

Almacenes papel para hacer cuadernos

Si no hay en stock,

Almacenes solicita a Compras

Compras pide cotizaciones y

resuelve a quién comprar

Días después el proveedor

entrega el papel y la Factura

Fábrica recibe el papel y

Contaduría la factura

Contaduría le ordena a

Tesorería que pague la factura

Tesorería emite el cheque

correspondiente

Diagramación simple del proceso


§CLIENTE: Fábrica, proveedor

§ENTRADAS: pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura

§ACTIVIDADES: solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicación, realizar compra.

§SALIDAS o RESULTADOS: pedido de cotización, papel, cheque.

Gerencia de Compras

Abastecimiento

Emisión de la Orden de Compra

Gerencia de Contabilidad

Emisión de Cheques

Función

Proceso

Actividades

Función

Procesos

Actividades

Cruce-Funcional

Proceso

Definición de un ProcesoProcesos y estructura

Los procesos atraviesan áreas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar

actividades de un mismo proceso. Los procesos son anónimos.

Abastecimiento

Definición de un ProcesoElementos de un Proceso

En todos los casos debemos:

1. Identificar el objetivo del proceso

2. Identificar el “cliente” (interno o externo)

3. Identificar el desde y el hasta (alcance)

4. Identificar las entradas

5. Definir los sub procesos, actividades, etapas, etc. -Niveles de detalle

6. Describirlos (presentando las interrelaciones)

7. Identificar las salidas

Definición de un ProcesoElementos de un Proceso de Compras

§Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega.

Determinación Requerimientos

Selección deProveedores

Procesamientode las ordenes

Recibo de materiales Gestión de Inventarios

==Verificación

Orden Factura

Pago a Proveedores

Definición de un ProcesoElementos de un Proceso de Compras

§Entradas: Pedido de insumos de las distintas áreas de la empresa

§Actividades principales:

– Solicitar cotizaciones

– Seleccionar proveedor

– Recepcionar y controlar insumos

– Entregar insumos al Area solicitante de la empresa

– Pagar al Proveedor

Definición de un ProcesoElementos en un Proceso de Compras

§Tareas de “Solicitar una cotización”:

– Buscar datos de los proveedores

– Completar el formulario de pedido de cotización

– Enviar por fax a cada proveedor

– Archivar el pedido de cotización

§Pasos en la tarea de “Completar pedido de cotización”:

– Buscar la libreta de formularios de pedido de cotización

– Escribir la fecha

– Escribir el nombre del primer proveedor a consultar

– Especificar los datos de la mercadería

– Firmar el formulario

A diferencia de las tareas, los pasos no tienen resultados por sí mismos.

Necesidad de un insumo

EntradasAreas Intervinientes

Area corresp. Ctas. a Pagar

• Emisión de un Pedido de Insumo

• Autorizar el Pedido

Compras

• RecepcionarPedidos

• Verificar autorización (y presupuesto)

• Seleccionar posibles proveedores

• Enviar solicitudes de cotización a proveedores

• Recepcionar cotizaciones

• Adjudicar proveedor

• Enviar Orden de Compra

• Actualizar cuentas a pagar

• Emitir la Orden de Pago

Orden de

Salidas

• Recepcionar mercaderías

• Controlar mercaderías

• Entregar al usuario

Almacenes

Tabla de actividades por área interviniente

Definición de un ProcesoHerramientas para la descripción de Procesos

Representación gráfica (Flujograma)

a c liente

Ing resa inf Cobr a y ac tualiza

y em ite fac tura por número em ite

a cl iente

emite

Ctas . Ctes .

por númer o

por c liente

actual iza

Cuentas c tes . r inde

y emite

Depósito Ven tas (vendedo res) Caja y Bancos C ontaduríaC réditos y C ob ranz a

F1

F2

F3

F1F2

PC

PC

R1R2

PR1

PR2

PR3

R2

R2


Dibujogramas

18

Ejemplo 3: Proceso de Abastecim iento en unaempresa manufacturera

Verificación

Pago a Proveedores

NecesidadDeterm inación

de requerimiento

Selección/Negociación

Proveedor

Or den deCompra

Recepción y control

Necesidadsatisfecha

Gestión deInventarios


Cadena de valor

La Cadena de Valor Definición de Cadena de Valor

La CADENA de VALOR es una forma de representar al MODELO de PROCESOS de la empresa

–“La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades estratégicas relevantes para comprender el comporta m iento de los costos y las fuentes de diferenciación existentes y potenciales. Una empresa obtiene la ventaja competitiva, desempeñando esas actividades estratégicamente importantes más barato o mejor que sus com p etidores” ...

... esta definición se adapta al enfoque de Procesos de Negocios

Administrar el negocio

recursos humanos

desarrollo tecnológico

abastecimiento

operaciones logísticaexterna

marketingy ventas

serviciosal

cliente

margen

margen

PROCESOS CENTRALES

logística interna

PROCESOS

DE APOYO

La Cadena de Valor

¿Có m o se genera el valor?

– Procesos de valor (primarios y secundarios)

§ Procesos Centrales u Operacionales

– Logística interna

– Producción

– Logíst ica externa

– Ventas

– Desarrollo de productos

§ Procesos de Infraestructura o de Apoyo

– Abastecimiento

– Desarrol lo tecnología

– Administrac ión RRHH

– Administración del negocio

– Contabi l idad

• Son los que generan valor para el cliente

• Diferente peso relativo según tipo de empresa

• Aunque siempre están presentes en alguna medida

• Sobre ellos se sustentan los procesos centrales

• Se esparcen en toda la organización

• Su contribución a crear ventajas competitivas varía según el sector industrial, pero generalmente siempre aparecen

Procesos centrales y de apoyo

ClientesProveedores

SociosProducción Logística VentasDesarrollo de

Productos &Mercados

Recursos Humanos

Contabilidad y Finanzas

Soporte Administrativo

Sistemas de Información

Planificar, Dirigir y Administrar el Negocio

Empresa ManufactureraEmpresa Manufacturera

Relaciones con

Proveedores

Relaciones con

Clientes

1 Desarrollo y puesta en marcha de la Estrategia

2

3

4 5 6 7

8

9

10

La Cadena de Valor Ejemplo de Modelo de Procesos de una Industria Manufacturera

La Cadena de Valor Ejemplo de Modelo de Procesos de un Banco

Administrar el negocio

Administrar RRHH

Administrar Tecnología

Administrar Contabilidad y Generar Información para 3ros.

Gestionar Compras y Servicios

Ges

tion

ar C

anal

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Pro

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Rec

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Realizar Operaciones & Transacciones

Rediseño de procesos

Ejercicio de creatividad

Una los Círculos con 3 Líneas


Una los Círculos con 5 Líneas

El CAMBIO

¿Cómo trabajamos actualmente?

4Procesos que implican un gran número de etapas (división del trabajo):

– departamentos con objetivos independientes,

– objetivos opuestos por departamento,

– grandes esfuerzos de coordinación.

4Aún en trabajos claves no hay un responsable o encargado

4Alto número de actividades innecesarias

4Muchas veces, “el cliente molesta”

• Administración Efectiva del Personal

• Diseño basado en la Simplicidad

• Enfocarse en el Cliente

• Optimizar la Coordinación

Principios del Proceso de Rediseño

• Medir el desempeño

Cargar el Sistema de

clientes

Firma de los funcionarios

responsables

Consulta alClearing de

Informes

Recepciónde documentación

• Solicitud de crédito

• Fotocopia de cédula

• Último recibo de sueldo o certificado de ingresos mensuales

• Recibo de UTE, ANTEL

más de US$ 1.000• Estado Patrimonial

Completar forma F-15

Comprobación de que el cliente no está en el Clearing

- Firma solidaria;

- Estado de Responsabilidad del fiador.

Sola firma

Evaluación de la solicitud de créditoCréditos

menores a US$1.000

Créditos de US$ 1.000 o más

- Certificación de Escribano Público de que los bienes inmuebles se encuentran libre de gravamen;

- Firma solidaria.

El titular no es propietario de inmueble

Aprobación dela solicitud

Controlar:

• las potestades;

• los datos F-15

Elaboracióndel valeElaborar el vale

Controlar firmas

• firma la decl. jurada sobre afiliación a DGI o BPS

• firma del vale

Liquidación del vale

• Cobrar en cajas o

• Acreditar en cuenta

Ejemplo: Otorgamiento de Préstamos Personales Situación inicial

Ejemplo: Otorgamiento de Préstamos Personales Situación Inicial

Principales observaciones al proceso actual

4El proceso de concesión está segmentado en varias etapas. En algunas Sucursales y en Casa Central participan varios funcionarios

4Existe un proceso único que se aplica a los casos simples y a los complejos, cuando la mayoría de los préstamos son de escaso monto

4Los competidores ofrecen procesos más ágiles para aquellos préstamos que están por debajo de un cierto tope

Modelo Procesos

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