Modelo de Informe Practicas Modulares
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7
INTRODUCCIÒN
Hoy en la actualidad nos consideramos seres racionales que nos
encontramos en un mundo moderno la cual esta pleno de competitividades y
oportunidades; donde estamos obligados a estar sometido en ello para
lograr algún desafío. Es decir que necesitan profesionales creativos,
innovadores, investigadores, etc. con caracteres emprendedores como:
capacidad de trabajo, iniciativa, diplomacia, fiabilidad, responsabilidad,
puntualidad, eficiencia, eficacia, etc. de acuerdo a las exigencias de la
demanda laboral.
Desde este óptica el Instituto de Educación Superior Tecnológico
Público de Uchiza “Francisco Vigo Caballero”, programa la realización de
las prácticas Modular I, en la especialidad de Secretariado Ejecutivo, el cual
al estudiante le permite conectarse con el campo real de trabajo, siguiendo
los lineamientos aprendidos. Por lo tanto la secretaria ejecutiva cumple un
papel importante y determinante en las labores de carácter administrativa, en
donde aporta todo el potencial humano - cognitivo y profesional.
El objetivo básico de este informe es hacer conocer las experiencias y
acontecimientos logradas en el lapso de mi Practica Módulo I; espacio que
me ha permitido profundizar las nociones y aspectos teóricos - prácticos
dentro de mi formación profesional, en lo que he comprendido que toda
secretaria ejecutiva ejerce una labor extensa, complicada y sobretodo utiliza
todas las cualidades esenciales como: cortesía, respeto, capacidad de
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trabajo, responsabilidad, discreción, etc., debido a que ella es la persona
facultada de ejecutar arduas actividades dentro de una empresa o
institución, ya sea pública o privada.
En el contenido de este informe se redactan y revelan en forma
concreta, veraz y objetiva el trabajo realizado en la OFICINA DE LA
AGENCIA AGRARIA – TOCACHE, destacando las diferentes
características y perfiles profesionales tales como la identificación y manejo
del programa o sistema que utilizan, sus reglamentos y normas, su
organización, funciones de sus funcionarios; personas que día a día se
especializan para ofrecer una mejor calidad de vida a los agricultores.
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PRESENTACIÓN
El presente informe de práctica modular I fue realizado con mucho
esfuerzo y dedicación para la jurada y para todos los lectores que en su
contenido plasma “TODO LO RELACIONADO A LA OFICINA AGENCIA
AGRARIA TOCACHE Y TODAS LAS EXPERIENCIAS QUE PUDE
OBTENERLO” en la cual mencionamos los resultados significativos que la
práctica es una herramienta fundamental para el desarrollo personal y
profesional.
El rol de una secretaria, actualmente es muy preponderante en una
empresa o institución, es ella quien va a tener la información en tiempo
real, asimismo influye en la toma de decisiones que debe realizar el
ejecutivo; del mismo modo debe tener constante actualización en la
recepción y manejo de la información.
En un mundo globalizado se necesita profesionales técnicos creativos,
innovadores, competitivos de acuerdo a las exigencias de la demanda
laboral.
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INFORMACIÓN GENERAL
1.1DATOS DE LA ALUMNA (O)
1.1.1 Apellidos y nombres
FERNÁNDEZ TENORIO, Nelvita
1.1.2 Carrera Profesional
SECRETARIADO EJECUTIVO
1.1.3 Semestre de Estudios
2010-II
1.1.4 Modulo
Recepción y manejo de información.
1.1.5 Duración de la practica
285 Horas
1.1.6 Periodo de ejecución
Del 10 de enero al 02 de marzo del 2011
1.1.7 Docente Tutor
Tec. Comp. Mucha Colca Edgar Dennis.
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1.2 DEL CENTRO DE PRÁCTICAS
1.2.1 Razón Social
AGENCIA AGRARIA TOCACHE
1.2.2 Ubicación geográfica
Las instalaciones de las Oficinas donde funciona la Agencia
Agraria - Tocache, ubicado en el Jr. Chorro San Juan N. 715,
del Distrito de Tocache, provincia de Tocache y Región de
San Martin.
1.2.3 Reseña Histórica
La Agencia Agraria Tocache se encuentra ubicada en la
capital de la provincia; la misma que está ubicada al sur de la
Región San Martín, es la dependencia de la Dirección
Regional Agraria San Martín encargada de efectuar en su
respectiva circunscripción territorial de la Agencia está
delimitado en base a cuencas hidrográficas, comprendido
parte, una o más de una provincia según sea el caso.
La Visión:
Al 2011 la agencia agraria de Tocache es una institución líder
en el fortalecimiento y desarrollo del sector agrario,
conjuntamente con los productores organizados, instituciones
públicas y privadas.
La Misión:
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Promover y orientar el desarrollo de la producción a través de
las capacitaciones y extensión agraria dentro del marco de las
cadenas productivas con una información oportuna y confiable
1.2.4 Descripción de la Infraestructura
La agencia agraria Tocache cuenta un ambiente alquilado de
material noble, el edificio no es propio es alquilado; y de
atención al cliente es de primera; y cuenta con cuatro áreas
específicas para diferentes cargos como se mencionan a
continuación área de secretaria, área de dirección, área de
administración y área de mesa de partes.
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1.2.5 Organigrama Estructural
Direccion
Programa Maquinaria
Oficina Agraria Uchiza
Oficina de Promocion de Competitividad
Agraria
Secretaria
Administracion
Tramite Documentario
Guardiania
Oficina de Estadistica Agraria
Tenencia de Tierras
Cadenas Productivas
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1.2.6 Organigrama Funcional
DirectorFormular, aprobar, ejecutar, evaluar, dirigir, controlar y administrar los planes y políticas de la región
Oficina de Estadística Agraria
Órgano encargado de brindar apoyo en materia de estadística y estudios económicos
AdministraciónEncargada de administrar los recursos materiales y humanos, y conducir la ejecución presupuestaria
Oficina de Promoción de Competitividad
AgrariaEncargada de proponer y ejecutar políticas públicas, estrategias y planes regionales orientados a propiciar la competitividad del sector
Tenencia de TierrasEncargada del saneamiento físico legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el ámbito departamental
SecretariaRedacción de documentación, para realizar coordinaciones con otras instituciones solicitados por el Director
Agencia Agraria Uchiza
Encargada de efectuar en su respectiva circunscripción territorial, las acciones en materia agraria
Tramite documentarioOrganizar, dirigir, ejecutar, coordinar y supervisar la administración documentaria de la Dirección Regional de Agricultura
GuardianíaEncargada de vigilar y cuidad los recursos materiales de la agencia agraria
Programa Maquinaria
Facilitar a los productores Agrarios organizados el acceso a los servicios de alquiler de maquinarias agrícolas
Cadenas Productivas
Encargada del saneamiento
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1.2.7 Actividades Principales
Promover las actividades que faciliten la organización
de los productores agrarios para el desarrollo de la
cadena productiva de los productos más significativos en
la Provincia.
Velar por el cumplimiento de la normatividad
concerniente al sector agrario en el ámbito de su
competencia.
Canalizar los flujos de información de interés sectorial
local, desde y hacia los agentes económicos locales y
regionales.
Promover la convocatoria y concertación con los
organismos públicos, organizaciones no
gubernamentales y empresas de servicios para contribuir
a la resolución de problemas de los productores
organizados.
Cumplir el rol de agente promotor de los acuerdos y/o
contratos de los productores organizados de las cadenas
productivas más significativas ubicadas en la jurisdicción
de la Provincia de Tocache.
Promover la creación de organizaciones agrarias
privadas de tipo empresarial locales, vinculadas a las
cadenas productivas de los productos más significativos.
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La jurisdicción de la Dirección de Titulación, Reversión de
Tierras y Catastro Rural comprende el ámbito territorial
del Departamento de San Martín
La Dirección de Titulación, Reversión de Tierras y
Catastro Rural es la encargada del saneamiento físico
legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el
ámbito departamental, enmarcado en el proceso de
descentralización y regionalización.
1.2.8 Horario de Atención
Lunes a viernes
Mañanas: 7:30 am – 1:00 pm
Tardes: 2:30 pm – 5:00 pm
1.2.9 Recursos Humanos
a) Nombrados
TEC. JACOB PINTO RIOS
APOLONIO BACA PINO
b) Contratados
ANDERSON SABOYA FASABI
OSCAR RODAS MENDOZA
TOMAS DUEÑAS GONZALES
CARLOS MARIN PEZO
GABRIEL FERNANDEZ VIERA
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SRA. NOEMI VELA RODRIGUEZ
ING. ARTIDORO VELA TORRES
ING. LUIS VELEZ LEYVA
ING. CARLOS MONT.VILLAVIC.
1.3 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL CENTRO DE PRACTICAS
1.3.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
Redacción y digitación algunos documentos
administrativos, tales como cartas, memorandos,
informes, oficios, comunicados y otros.
Elaborar las actas de las sesiones en cada reunión
de diversa índole.
Apoyo al director de la oficina agencia agraria
Tocache en diferentes actividades que eran
necesarios.
Apoyo en las distintas capacitaciones, charlas, etc.
realizadas por la Municipalidad Provincial de
Tocache, dirigidos a los agricultores de diferentes
sectores.
Innovación de los archivos de la Oficina agencia
agraria tocache.
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Archivar los diferentes documentos que ingresan a
la Oficina agencia agraria tocache, en los
archivadores de acuerdo a la fecha y el mes.
Actividades rutinarias tales como:
oLimpieza y orden de la Oficina agencia agraria
tocache y de los equipos de trabajo.
oRecepción de llamadas telefónicas y de
documentos administrativos (cartas, oficios,
informes, comunicados, etc.).
oEnvío de documentos a la DIRECCION
REGIONAL AGRARIA SAN
MARTIN/DRASAM mediante fax, etc.
oBrindar una excelente atención al cliente.
oVelar diariamente por la adecuada presentación
de la oficina, el buen uso y cuidado de los
elementos de trabajo a mi cargo.
oLlegar puntualmente y atender las necesidades
de los agricultores, dándole una solución rápida
y oportuna.
oOtros.
1.3.2 DESCRIPCIÓN DE MATERIALES UTILIZADOS
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MATERIALES:
De Oficina
Papel bond.
Lapiceros (azul, negro y rojo).
Lapiceros tinta líquida.
Lápiz.
Vinifan.
Cinta scosh.
Papel lustre.
Reglas.
Cuaderno grande.
Cuaderno de actas.
Plumones.
Corrector.
Resaltadores.
Engrapador.
Perforador.
Clip
Bandeja de papel.
Sellos.
Porta sellos.
Tijeras.
CD.
Cartulina, etc.
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De limpieza
Cera.
Trapeador.
Escoba.
Ambientador.
Detergente.
Jabón de tocador.
Toallas.
Papel higiénico.
Tachos de basura.
Otros.
EQUIPOS:
Computadoras.
Impresora.
Teléfono.
fax
Celulares RPM
USB.
VEHÍCULOS:
Moto
Tractores
Camionetas
2.1 DESCRIPCION TÉCNICA DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS Y
MOBILIARIO DE CADA SERVICIO:
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DESCRIPCION TECNICA DE EQUIPOS:
Durante el desarrollo de mis practicas pre profesionales modular y me
dado cuenta que cada institución y sus diversas áreas que se dividen
poseen unos equipos como tecnología que los facilitan en gran
porcentaje de sus trabajos de los profesionales de esta institución y de
esta forma brindan un buen servicio al público en general. Todas las
instituciones coinciden con los siguientes equipos:
Computadoras.
Impresora.
Teléfono.
Fax.
Celulares RPM.
USB, etc.
DESCRIPCION TECNICA DE LOS INSTRUMENTOS:
En la institución que realice mis prácticas pre profesionales del módulo I
he podido darme cuenta que trabajan con programas sofisticadas que
permiten desarrollar el trabajo de manera eficiente y eficazmente:
Los paquetes o programas más comunes que utiliza la agencia agraria
Tocache son el empleo del paquete office que comprende los programas
MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access y otros
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DESCRIPCION TECNICA DE LOS MOBILIARIOS:
Los diferentes mobiliarios que cuenta la institución presentan
características adecuadas para sentirse cómodos, de esta manera nos
facilitan realizar un trabajo eficiente y eficaz. Los mobiliarios son
preparados o adquiridos de acuerdo a las especificaciones de cada área
y teniendo en cuenta la cantidad de personal que laboran. Los
mobiliarios que cuenta la institución son los siguientes:
Sillas de madera.
Sillas ergonómicas.
Sillas de plástico.
Sofás.
Mesas de madera.
Escritorios.
Gavetas.
Archivadores.
Estantes.
Caja fuerte de metal, etc.
3.1 CONCLUSIONES
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Durante la realización de mi Práctica MODULAR I he llegado
a las siguientes conclusiones:
La Secretaria Ejecutiva es un ente esencial en toda oficina;
porque cumple un rol fundamental en toda entidad o institución, ya
sea de carácter público o privada.
La Secretaria Ejecutiva debe practicar mucho la FIDELIDAD y
DISCRECIÓN (secreto profesional) en el ámbito de su trabajo;
porque le permitirá desarrollarse personalmente y
profesionalmente. Y así generará éxitos para su empresa o
institución para la cual trabaja.
Las Relaciones Humanas y Públicas aplicada por la ejecutiva
dentro de una institución son muy significativos, puesto que
genera una mejor y excelente interacción con las personas de su
alrededor.
Para integrarse en el llamado mundo globalizado (mundo de la
competitividad), una Secretaria Ejecutiva debe estar bien
preparada y al mismo tiempo seguir preparándose o
especializándose para dar solución a las exigencias prioritarias
de trabajo empresarial y/o institucional; por ende tener
conocimientos de cultura general, etiqueta, habilidades, perfil
profesional, sus funciones y destrezas sociales, de trato humano,
e idiomas ya que es importante para lograr entrar al mercado
laboral competitivo.
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Seguir brindando la oportunidad a las alumnas de la
especialidad de Secretariado Ejecutivo para ejecutar prácticas
pre – profesionales ya sea tradicionales o modulares.
Implementar con mobiliario y útiles de oficina.
Al Instituto de Educación Superior Tecnológico Público de
Uchiza “Francisco Vigo Caballero”
Debe edificar un Laboratorio de Cómputo propio e
implementarla, para la carrera de Secretariado Ejecutivo.
Realizar convenios con instituciones del ámbito local, regional,
y nacional para poder facilitar y ampliar el campo de desarrollo
de las prácticas pre – profesionales ya sean tradicionales o
modulares.
Edificar aulas propias e implementarlas para la carrera de
secretariado ejecutivo.
3.3 GLOSARIO
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COGNITIVO: Perteneciente o relativo al conocimiento.
DEMANDA: Cuantía global de las compras de bienes
y servicios realizados o previstos por una
colectividad.
ENDE: por tanto.
EFICIENCIA: Capacidad de disponer de alguien o de
algo para conseguir un efecto determinado.
EFICACIA: Capacidad de lograr el efecto que se
desea o se espera.
INMERSO: sumergido sumido o recogido.
INELUDIBLE: Evitar con astucia una dificultad o una
obligación.
LAPSO: Paso o transcurso.
RETO: Objetivo o empeño difícil de llevar a cabo, y
que constituye por ello un estímulo y un desafío
para quien lo afronta.
27
BIBLIOGRAFIA
Documentos de gestión (ROF). Agencia agraria – Tocache
GRUPO OCÉANO/CENTRUM. 2001. “Manual de la secretaria
Ejecutiva en el mundo globalizado”. Estados Unidos.
PECINA, J. “La labor de la Secretaria en Escuelas Superiores”.
Editorial “INTERAMERICANA”. México. 1996.
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Fig. 01. Razón social donde ejecuté mi Práctica del módulo I – jefe que lo
conduce Ing. Raúl Díaz Díaz.
31
Fig. 02. Desarrollando las actividades en el Área de recepción.
Fig. 03. Brindando una excelente atención al cliente, demostrando el perfil
profesional.
33
Fig. 05. Recepcionando las llamadas telefónicas oportunamente,
adecuadamente y Cortez.
Fig. 06. enviando un documento por medio del Fax.
34
Fig. 07. Digitando diversos documentos administrativos con la mayor posible
rapidez, eficacia y eficiencia.
Fig. 08. Ejecutando la limpieza adecuado de los equipos de oficina.
35
Fig. 09. Haciendo conocer a la secretaria los documentos recibidos.
Fig. 10. Aprendiendo el uso adecuado del fax.