Mo 01 Manual Operativo Almacen Rev 05 100413 Final

MANUAL OPERATIVO DE ALMACN

CDIGO: MO 01

Pgina 1 de 51

-.

Revisin: 05 Fecha de emisin: 10/04/13 Elabor: Encargado de Almacn Autorizacin: Aristeo Garca Garca Representante de la direccin Arturo Garca Garca Coordinador del proyecto de calidad

Sistema de Administracin de la Calidad ISO 9001:2008

MO-01



CDIGO: MO 01

Pgina 2 de 51

2 TABLA DE CONTENIDO

APARTADOS DESCRIPCIN PGINA 1 Portada 1 2 Tabla de contenido 2 3 Responsabilidades 2 4 Alcance 2 5 Objetivo 2 6 Propsito del rea y Organigrama 3 7 Procedimientos de Almacn 4 8 Polticas e instrucciones de trabajo 25 9 Descripcin de funciones 36 10 Herramienta y equipo de trabajo y seguridad 50 11 Registros del procedimiento 50 12 Control de cambios 51

3 RESPONSABILIDADES

3.1 Las reas involucradas dentro del alcance del SAC deben cumplir el presente procedimiento.

3.2 El encargado de Almacn debe elaborar, implantar, actualizar y mantener el presente procedimiento.

3.3 El Representante de la Direccin y el Coordinador del proyecto de calidad deben aprobar el presente procedimiento.

4 ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo lo relacionado con las actividades que permiten realizar el almacenamiento de mercanca.

5 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para realizar las actividades de almacenaje, incluyendo la administracin de recepcin, acomodo y distribucin.


CDIGO: MO 01

Pgina 3 de 51

GERENTE COMERCIAL

JEFE DECOMPRAS

JEFE DE VENTAS MAYOREO

JEFE DE VENTAS ASEGURADORAS TELEMARKETING

JEFE DE VENTAS

MOSTRADOR RADIADORES

JEFE DE ALMACN RADIADORES Y BATERAS

CAPTURISTA DE ALMACN ALMACENISTA

ENCARGADO DE ALMACN DE AIRE ACONDICIONADO

CAPTURISTA DE ALMACN SUCURSALES

6 PROPSITO DEL REA

Realiza actividades que permiten recepcionar y revisar la mercanca adquirida para su venta, adicionalmente a su acomodo dentro de los espacios de almacn determinados, respetando las estibas y embalajes, que permiten mantener la integridad de dichas mercancas, hasta su reubicacin en las Sucursales o para la venta a mayoreo, mostrador y aseguradoras. Para ello destina recursos humanos suficientes y controla su operacin a travs del Sistema e-si, registros, sealizacin y siguiendo rutinas de orden, limpieza y seguridad.

ORGANIGRAMA


CDIGO: MO 01

Pgina 4 de 51

7 DESARROLLO

7.1 MATRIZ DE DESARROLLO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO CARACTERISTICA REFERENCIA

1

ENTRADA DE MERCANCA AL ALMACEN

Jefe de Almacn Radiadores y Bateras

Inventario de almacn

Reporte de faltantes

Formato de ajuste de inventario

COM-01 Programa semanal de entregas

Semanal: mayor demanda y escasez en el mercado

Mensual: mayor demanda y menor escasez Trimestral: Menor demanda y sin restriccin

en el mercado La base de datos es alimentada por compras Los cambios al sistema se realizan previa

autorizacin del Gerente de Operacin con formato de ajuste de inventario (el producto nuevo no es ajustado)

Se recibe Programa semanal de entrega de parte de Compras para prever llegada del proveedor y acomodo de mercanca.

e-si Realizar comparativo entre la informacin de sistema y el inventario fsico

2 Revisar mercanca adquirida NACIONAL


Almacenistas

Factura

Nacional: Factura (original sellado y firmado para

proveedor y copia a Compras para alta en sistema)

Verifica factura vs. cantidad fsica (en presencia del proveedor)

PO SAC-06 Proced. de Compras

Formato R21Proveedor (Devolucin o faltante de producto)

Proveedor debe presentar orden de compra para recepcin de mercanca. Si existen faltantes o daos en productos, se levanta formato R21 (Devolucin o faltante de producto) con firmas de quien recibi, de proveedor y de Gerente de Operacin.



CDIGO: MO 01

Pgina 5 de 51


3 Revisar mercanca adquirida IMPORTACIN


Almacenistas

Factura

Formato R21Proveedor (Devolucin o faltante de producto)

Importacin: Transportista presenta Carta Porte y

pedimento (gua con nm. de tarimas o pallets). Original firmado (transportista), copia (almacn).

Se verifica que el sello fiscal coincida con el nmero declarado en el pedimento, y no presente ninguna ruptura, es decir no violado

Si al abrir la caja del camin se observa algo fuera de lo normal como cajas maltratadas o desacomodadas, se toma video de la condicin, se anota el incidente en la Carta porte, se abren las cajas para evaluar daos

Se abren pallets y se verifica cajas vs. Factura o relacin Si hay faltantes o se detecta mala condicin en caso de revisar, se llena el formato R21 (Devolucin o faltante de producto)

Se cuentan nmero de tarimas y se asigna espacio en patio para realizar la descarga


4 Revisar la Mercanca Jefe de Almacn Radiadores y Bateras

Formato R21.Proveedor (Devolucin o faltante de producto)

(No) Se llena el formato R21 (Devolucin o faltante de producto)

(S) Pasa al 5

NA


CDIGO: MO 01

Pgina 6 de 51


5 Realizar maniobras de descarga. Almacenista

Ayudantes de almacn

Se considera especificacin de estiba

Se bajan las primeras tarimas para hacer espacio al patn.

Se van jalando las tarimas de la caja del camin hacia la salida para que las tome el montacargas.

Los ayudantes aseguran siempre tener tarimas en la salida para optimizar el trabajo del montacargas.

NA

6 Entregar documentacin a las diversas reas sobre el trfico atendido.

Chofer y Responsable de trfico

Envo orden factura

Una vez realizadas las entregas por tipo de cliente, entrega la informacin a las reas para sus respectivos trmites segn sus procedimientos

Proced. de las diversas

reas

7 Realizar actividades de apoyo a las maniobras de descarga. Almacenista

El oficial de la entrada realiza el conteo de tarimas, para verificar contra entrega que el pedido est completo.

Se trata de acomodar la tarima por nmero de parte

Vigilancia

8 Acomodar mercanca en patio y elevador de carga al almacn.


Ayudante de almacn

Orden de compra / facturas

En el patio se identifica producto por nmero de parte.

Se envan por bloques de mismos nmeros de parte para facilitar acomodo en almacn.

Se carga producto para acercarlo al elevador, se acomoda dentro del mismo y se sube al nivel donde por proveedor y nmero de pieza se tiene el espacio disponible.

NA


CDIGO: MO 01

Pgina 7 de 51


9

Turnar factura o relacin a Compras.


Factura o Relacin de mercanca

Compras da de alta en el sistema la relacin. PO SAC-06 Proced. de Compras

10

Verificar que el sistema tenga la informacin adecuada.


Factura

Verificar que la factura coincida con la informacin capturada por almacn (recepcin)

Verificar que la orden de compra aparezca en el sistema.


11 Realizar actividades en caso de no coincidir


Reporte de producto no capturado Formato de ajuste de inventario

(No) Reporte a Compras de productos no

capturados (si no se ha ingresado uno o ms al sistema).

Ajuste al inventario (s compras captura ms productos de los que Almacn recibe).

(S) Pasa al punto 12?

N/A

12

Confirmar entrada de mercanca

Jefe de Almacn Radiadores y

Bateras ESI

En la ventana respectiva del Sistema (con faltantes o productos completos)

Cuando se identifica stock mnimo o agotado el sistema automticamente reporta al rea de Compras est situacin para realizar la compra con autorizacin de Gerencia.

Operacin ESI


CDIGO: MO 01

Pgina 8 de 51


1

SALIDA DE MERCANCA DEL ALMACEN

Vendedor de Mostrador

Catlogos

Factura, remisin orden de trabajo, de patio, o de taller

Cualquier duda sobre una pieza se consulta en los catlogos existentes.

Las salidas de mercanca son por: Ventas mostrador Ventas talleres Ventas aseguradoras Garantas Promocin Consumibles

POSAC 07 Ventas

mostrador Dar salida a mercanca.

2 Nota importante: Almacn recibe documentos originales y copias para entregar cualquier producto.


Factura, Remisin Orden de trabajo, de patio, o de taller

Aplica para todos los productos y todas las posibles salidas descritas en la caracterstica nmero 1 de SALIDA DE MERCANCA DEL ALMACN.

Todas las reas

3

Verificar sistema

Almacenista e-si Asegura que el sistema contiene la

informacin correcta (ordenes de patio y de trabajo)

e-si

4

Entregar mercanca

Almacenista

Factura

Remisin

Orden de trabajo Orden de de patio

Orden de taller

Cascos

Control Vehicular

Sella de entregado original y copia firmada de conformidad (remisiones y facturas)

Sella y relaciona productos entregados en la parte de atrs del original (ordenes de trabajo)

Confirma orden en sistema e imprime dos ejemplares para surtir mercanca obteniendo firma de conformidad (ordenes de patio o taller)

Confirmacin en sistema de salida de producto (aplicable a todo)

e-si


CDIGO: MO 01

Pgina 9 de 51


1

DEVOLUCIONES O CANCELACIONES

Almacenista Orden de devolucin

Es necesario revisar autoparte con marca de RUNSA

Asegurarse que el soporte trae el motivo de devolucin

Firmar relacin de devoluciones de conformidad con lo que se est devolviendo

N/A Recibir mercanca de devolucin con el soporte respectivo

2

Confirmar en sistema los productos devueltos

Almacenista Orden de devolucin Se realiza en las ventanas respectivas No es posible realizar modificacin Ingresar producto en estantera de almacn

e-si

2

Verificar la carga de informacin en el sistema

Almacenista Sistema e-si

Ingresa a mdulo de alta en el sistema y verifica que aparezcan los productos devueltos.

e-si

1

PEDIDOS DE MATRIZ A SUCURSALES

Almacenista Sucursales

Formato Pedido de Matriz a Sucursales y Traspaso a Sucursales

Oficina Matriz establece los productos que requiere verificando existencias en sucursal.

Sucursal verifica existencias y ratifica a Matriz.

Matriz revisa status de existencias y solicita envo de producto en siguiente camin disponible.

e-si Verificar que la mercanca corresponda con el pedido de matriz a sucursales


CDIGO: MO 01

Pgina 10 de 51


1

CONDICIN ESPECIAL

Direccin Gerencias y Almacenista

Orden de trabajo, de patio, o de taller, Autorizacin de ajustes a los inventarios

Se entrega mercanca siempre y cuando se ajuste a la condicin especial. (Lo anterior lo valora el Jefe de Almacn) Debe tener autorizacin de la Direccin o las Gerencias. El mismo da que sale del almacn, debe capturarse en el sistema. Es necesario llenar el formato de Autorizacin de ajuste a los inventarios

N/A

La entrega de material se realiza cuando el mismo esta capturado en el sistema, sin embargo se dan condiciones especiales por parte de los proveedores que entregan de ltima hora y las existencias estn agotadas, en estos casos la atencin al cliente prevalece por lo que es posible entregar mercanca que no se encuentra capturada en el Sistema.

Para atender lo anterior, se establece est condicin que es de excepcin.

2 Prstamo de autopartes al rea de Patio Personal de patio

y personal de almacn

Libreta de control de

prstamo de refacciones

Cuando se requieren autopartes en almacn para realizar un trabajo en Patio, pero este trabajo implica una modificacin, adaptacin o verificacin de la pieza en algn vehculo que se encuentra en reparacin, el almacn presta las piezas solicitadas llevando un control en la Libreta de control de prstamo DE REFACCIONES, si la pieza es utilizada se descarga del sistema asignndola a la Orden de trabajo respectiva, en caso de no utilizarse se regresa al almacn colocando sello de devolucin al almacn en la Libreta.

Patios de servicio


CDIGO: MO 01

Pgina 11 de 51


1

TRASPASO DE ALMACN BATERAS Vendedor

Vendedor Tele marketing

PO SAC-18 Pedidos Ventas

Mayoreo

Proceder segn lo indica el PO SAC-18 Procedimiento Ventas Mayoreo.

PO SAC-18 Procedimiento

Ventas Mayoreo Levantar pedido

2 Verificar existencia en e-si al momento de capturar pedido.


Sistema E-SI

El Vendedor de Tele marketing al capturar el pedido de Bateras debe verificar la existencia, de lo contrario se procede hacer un Traspaso de Almacn.

El vendedor de Tele marketing al capturar el pedido debe verificar la existencia de los almacenes.

SI NO HAY tanto almacn (3) como en almacn (1), NO se procede a traspaso y se le avisa a Compras. (Fin del procedimiento).

SI no hay en existencia en almacn (3), pero si tenemos en el almacn (1), se procede hacer el Traspaso.

e-si

3 Llenar formato Traspaso de Almacn Vendedor

Tele marketing O-31

Traspaso de Almacn

El formato O-31 Traspaso de Almacn debe de llevar la siguiente informacin:

1. FECHA: El da que se levanta el pedido. 2. Del ALMACN No: Donde esta el

producto. (1) 3. Al ALMACN No: Donde lo vas a

transferir (3).

O-31 Traspaso

de Almacn


CDIGO: MO 01

Pgina 12 de 51


3 Llenar formato Traspaso de Almacn Vendedor

Tele marketing O-31

Traspaso de Almacn

4. CANTIDAD: Total de productos por traspasar.

5. CLAVE: Nmero del Producto. 6. UNIDAD: Se anota Pieza (Acumulador) 7. DESCRIPCIN: Que producto es. 8. AUTORIZO: No aplica 9. ELABORO: Nombre y Firma del

Vendedor Tele marketing. 10. REGISTRO: Captura de Almacn.

O-31 Traspaso

de Almacn

4 Entregar Traspaso de Almacn al Capturista de Almacn


Capturista de Almacn

O-31 Traspaso de

Almacn

El capturista de Almacn realiza el Traspaso de Almacn revisando venga con la informacin mencionada en el punto 3, Capturando la informacin por el sistema E-SI.

O-31 Traspaso

de Almacn

5 Capturista de Almacn realiza Traspaso de Almacn. Capturista de

Almacn

Sistema E-SI

O-31 Traspaso de

Almacn

Por el sistema E-SI se efecta el traspaso de la siguiente manera: 1. Se ingresa al rea de INVENTARIO 2. Busca donde diga TRASPASOS y se le

da un Click 3. Aparece la ventana de Traspasos al

Inventario 4. Le das en la pestaa de NUEVO 5. Aparecindote la ventana de REGISTRO

DE TRASPASOS. 6. Se realiza la captura del almacn (Donde

esta el producto 1) a (Donde lo vas a transferir 3).

Sistema E-SI


CDIGO: MO 01

Pgina 13 de 51


5 Capturista de Almacn realiza Traspaso de Almacn. Capturista de Almacn

Sistema E-SI

O-31 Traspaso de Almacn

7. Se anota el nmero de Clave del producto y automticamente te aparece la descripcin del producto como la existencia del mismo.

8. En el rea de ENVIAR se debe anotar la cantidad del traspaso (acumulador) que viene capturado en el formato O-31.

Al trmino de la captura, se da GUARDAR imprimiendo dos hojas de TRASPASOS AL INVENTARIO, el capturista de Almacn firma de Vo.Bo. y se le entrega al personal de Ventas Mayoreo las 2 hojas de Traspasos al Inventario con su formato O-31.

Sistema E-SI

6 Preparar copias para Crdito y Cobranza y Vendedor de Tele marketing

Ventas Mayoreo

Traspasos al Inventario

Formato Control de Pedidos Ventas Mayoreo

Para entregar documentacin al rea de Crdito y Cobranza se debe anotar en el formato Control de pedidos Ventas Mayoreo lo siguiente:

1) Nmero de Pedido. 2) Fecha. 3) Hora de entrega. 4) Firma de la persona que entrega.

Se entrega documentacin formato O-21 anexando una copia de hoja de traspasos al inventario para su autorizacin.

O-21 PEDIDO


CDIGO: MO 01

Pgina 14 de 51


6 Preparar copias para Crdito y Cobranza y Vendedor de Tele marketing

Ventas Mayoreo


Formato Control de Pedidos Ventas Mayoreo

Crdito y Cobranza: Coteja por sistema e-si la informacin del cliente para su autorizacin.

NO Procede: Explica al Vendedor de Tele marketing el motivo e inmediatamente se le avisa al vendedor o al cliente.

Si Procede: El rea de Cuentas por Cobrar firma pedido y entrega al Vendedor de Tele marketing. Ver punto 10.

O-21 PEDIDO

7 Entregar copia del traspaso al inventario con el formato O-31 al rea de Mostrador.

Capturista de Mostrador



O-31 Traspaso al inventario

El capturista de Mostrador recibe una hoja de traspaso al inventario como el formato O-31 para su salida de almacn.

El capturista de Mostrador manda al responsable de Bateras (1) al almacn (3) a dejar el formato O-31, copia del Traspaso al Inventario y acumuladores, en caso que no se encuentre el responsable de bateras, lo puede hacer un vendedor de mostrador para el envi de material al almacn (3).

O-31 Traspaso

al inventario

8 Hacer traspaso al almacn (3)

Capturista de Almacn (1)

Responsable de Bateras Almacn (1)




Salida al Inventario

El responsable de bateras (1) entrega el traspaso de almacn (Amarilla) junto con la copia de Traspasos al inventario, al Capturista de Almacn (3) para su confirmacin de salida al inventario.

El capturista de Almacn (3), revisa los acumuladores trados del almacn (1) y confirma por sistema e-si.

O-31 Traspaso

al inventario

Sistema E-SI


CDIGO: MO 01

Pgina 15 de 51








Salida al Inventario

Por el sistema E-SI se efecta la salida del inventario haciendo los siguientes pasos :

1. Se ingresa al rea de INVENTARIOS

2. Busca CONFIRMACIN DE MOVIMIENTOS y se le da un Click.

3. Aparece la ventana de Traspasos pendientes Inventario

4. Le das en la pestaa de BUSCAR

5. Aparecindote los Folios pendientes por Confirmar.

6. Coteja Nmero de folio de la hoja Traspaso al inventario.

7. Da un click para abrir ventana con la informacin detallada de lo que se esta entregando.

8. Al momento de cotejar que todo viene en orden se autoriza capturando nombre de usuario y password del usuario.

9. Por ltimo se acepta la confirmacin y se imprime Traspaso al inventario.

Entrega Capturista de almacn copia al Responsable de Bateras (1), el traspaso al inventario como su formato O-31 traspaso de almacn.

O-31 Traspaso

al inventario

Sistema E-SI


CDIGO: MO 01

Pgina 16 de 51



Capturista de Almacn (1




Traspaso al inventario

Se dirige con el Responsable de bateras (3) entregando las copias que le entrego el capturista de almacn, se revisan los acumuladores y entran al almacn (3).

NOTA: Para realizar un TRASPASO DE ALMACN el personal involucrado NO debe de tardarse ms de 10 min.

Sistema E-SI

9 Confirmar el traspaso del almacn (3)

Capturista del Almacn (3)

Crdito y Cobranza

Sistema E-SI

Con la firma de autorizacin del Responsable de Crdito y Cobranza se genera factura.

El capturista de almacn (3) ya confirmado el traspaso, tiene que avisar al rea de Crdito y Cobranza que ya fue liberado el traspaso para realizar la factura.

10 Facturar para su entrega Facturacin

Trfico Factura

Con la firma de autorizacin del Responsable de Crdito y Cobranza se genera factura.

Se origina factura avisando al rea de Trfico para su entrega.

El personal de Trfico registra datos en el formato Control de pedidos Ventas Mayoreo donde se confirma pedido completo y facturado anexando lo siguiente:

1) Fecha 2) Hora 3) Firma de quien recoge factura 4) Nmero de factura.

Sistema E-SI


CDIGO: MO 01

Pgina 17 de 51


11 Preparar ruta rea Trfico Trfico Factura

Se programa rea para su entrega con el cliente o proveedor.

Al momento de la programacin, se entrega factura con copia amarilla al rea de Entrega de Material. Para ms informacin ver en el PO SAC-09, Entrega de material al cliente, Choferes y Sucursales. PO SAC-09/01 Entrega de material al cliente en mostrador y PO SAC-09/02 Entrega de Material al cliente por ruta.

PO SAC 09

PO SAC 09/01

PO SAC 09/02

1

TRASPASOS A SUCURSALES

Atencin a Sucursales

Intranet

ANEXO A

Se realiza diariamente. Se revisan las cantidades solicitadas. Se ingresa a intranet / consultas internas /

contrasea / pedido base ventas / sucursal a surtir / (*) rango de fechas / buscar.

(*) Se toma en cuenta una semana anterior a la fecha.

Consultar los pedidos generados en el Intranet de acuerdo a la programacin de surtido de pedidos de las Sucursales.

2 Revisar la cantidad de producto disponible a ser enviado contra la solicitud de las sucursales.


Hoja auxiliar de Excel

Intranet

Anexo B

Se exporta a la hoja de Excel. Se seleccionan las partes de Radiadores,

Aire Acondicionado y Elctrico por separado para apoyar la labor de Almacn.

Se dividen por grupos. Ejemplo: ENFRIAMIENTO AIRE ACONDICIONADO ELCTRICO Radiadores Compresores Faros, Cuartos Posenfriadores Condensadores Marchas Anticongelante Mangueras Alternadores

Se trabajan los pedidos con base a la cantidad solicitada.


CDIGO: MO 01

Pgina 18 de 51


3 Determinar la cantidad de producto disponible para ser enviado a Sucursales.


Intranet

Anexo B

Hoja auxiliar de Excel

Se analiza criterio de confirmacin al revisar existencia de las partes solicitadas en los almacenes de las sucursales para evitar inventarios indeseables.

Ejemplo: Sucursal 1 pide 10 radiadores, al revisar existencia en Matriz, se verifica que la Sucursal 1 cuenta con 5 radiadores, su mnimo es de 3 y su mximo de 7. Si la pieza solicitada por la WEB, no tiene

existencia en matriz, se revisan cdigos alternos en Sucursal, en caso de existir cdigo alterno se confirma en la sucursal.

4 Determinar la cantidad de producto disponible para ser enviado a Sucursales.


Intranet

Anexo B

En caso que la Sucursal NO tenga alterno se anexa a su pedido confirmando a Sucursal su envo.

Se entrega el folio generado a la persona encargada del empaque para sucursales.

Determinar la cantidad de producto disponible para ser enviado a Sucursales.

5 Buscar cdigos alternos para las piezas solicitadas con existencia cero.

Atn Sucursales Traspasos a Sucursales

e-si

Se ingresa al Sistema e-si. Se genera e imprimen los Traspasos a

Sucursales a travs de la pestaa de inventarios del Sistema e-si.

Se cotejan productos alternos directo en la pantalla de registro de traspaso a sucursales / selecciona sucursal / referencia (PEDIDO ESPECIAL) / observaciones (PEDIDO SUCURSAL X).

Ingresar el Nmero de parte con existencia cero para buscar opciones de alternos.

Si no hay existencia de alterno en la sucursal, se aade al pedido.

Se genera el Traspaso a Sucursales definitivo.


CDIGO: MO 01

Pgina 19 de 51


6 Confirmar con Sucursales el Traspaso a Sucursales generado para su visto bueno.

Atn Sucursales

Coordinador Operativo

Jefe de mostrador Sucursal

Traspasos a Sucursales

Intranet

Se enva Traspasos a sucursal al Jefe de Ventas Mostrador y Coordinador Operativo de cada sucursal va Intranet.

El Jefe de Ventas Mostrador y el Coordinador Operativo verifican el Traspaso a sucursal y regresan confirmacin.

7

Elaborar e imprimir Relacin de traspasos a sucursal y entregar junto con los Traspasos a sucursal al Jefe de Almacn.

Jefe de Almacn

Atn Sucursales


e-si

El Jefe de Almacn entrega Traspasos a sucursal a Almacenistas.

Almacenistas surten la cantidad de productos registrados en el Traspaso a sucursal.

El Jefe de Almacn confirma e imprime los Traspasos a sucursal.

8 Entregar Relacin de Traspasos y Traspasos a Sucursales a Almacenes.

Runsa (Atn Sucursales)

Caosa (Almacn Elctrico)


Intranet

Recibe de Almacn los Traspasos. Enva Traspasos a Sucursales a encargados

de entrega de material. Se carga el camin siguiendo el criterio de al

fondo producto Sucursal y enfrente producto Aseguradoras.

Se entrega documentacin al Chofer.


CDIGO: MO 01

Pgina 20 de 51


1

PEDIDO ESPECIAL (Sucursales a Matriz)

Atn Sucursales Traspasos a Sucursales

Intranet

El rea de Ventas (Mostrador y Mayoreo sucursal) detecta necesidad de realizar un Pedido especial elaborando solicitud con firma de autorizacin del Coordinador Administrativo.

El rea de Ventas (sucursal) enva Pedido especial a matriz va correo electrnico y solicita confirmacin de recibido.

El Capturista de Almacn Sucursales recibe Pedido especial y determina la cantidad de productos y piezas a enviar.

Repetir actividades establecidas en los puntos 3 al punto 7 de este procedimiento).

Surtir Pedidos Especiales.

2 Envos por Flete (Paqueteras) Coordinador Sucursales

Atn Sucursales

PT SAC-14/06 Polticas Fletes

Gua

En caso de ser envo por paquetera es indispensable referirse a las polticas especficas.

En caso de cumplir con Polticas, Atn Sucursales enva nmero de Gua a Sucursal.


CDIGO: MO 01

Pgina 21 de 51


1

DEVOLUCIN O FALTANTE DE PRODUCTO A PROVEEDORES

Almacn Almacenistas

Factura

Formato R21 y O-

25.Proveedor (Devolucin o

faltante de producto)

Nacional: Factura (original sellado y firmado para

proveedor y copia a Compras para alta en sistema)

Verifica factura vs. Cantidad fsica (en presencia del proveedor)

Condicin de arribo Si existen faltantes o daos en productos, se levanta formato R21 u O-25 (Devolucin o faltante de producto) con firmas de quien recibi, de proveedor y de Gerente de Operacin. Ver punto 3.

Revisar mercanca adquirida NACIONAL

2 Revisar mercanca adquirida IMPORTACIN


Bateras

Formato R21 y

O-5 Proveedor (Devolucin o


Carta Porte

Pedimento

Importacin: Transportista presenta Carta Porte y

Pedimento. (gua con nm. de tarimas o pallets). Original firmado (transportista), copia (almacn).

Se verifica que el sello Fiscal coincida con el nmero declarado en el pedimento, y no presente ninguna ruptura. (es decir no violado).


Bateras

Almacenistas

Factura

Formato R21 y O-



Si al abrir la caja del camin se observa algo fuera de lo normal como cajas maltratadas o desacomodadas, se toma video de la condicin, se anota el incidente en la Carta porte, se abren las cajas para evaluar daos

Se abren pallets y se verifica cajas vs. Factura o relacin Si hay faltantes o se detecta mala condicin en caso de revisar, se llena el formato R21 u O-25 (Devolucin o faltante de producto). Ver Punto 3. Se cuentan nmero de tarimas y se asigna espacio en patio para realizar la descarga.

PO SAC-06 Procedimie

nto Compras


CDIGO: MO 01

Pgina 22 de 51


3 Producto que presenta diferencias. Almacenistas

Formato R21 y O-



Almacn elabora formato R21 u O-25 (Devolucin o faltante de producto).

El personal de almacn debe respetar secuencia de FOLIOS y entregar tanto Original y copias a diferentes reas a continuacin se mencionan:

Original (Amarilla) COMPRAS Copia (Rosa) se entrega a CONTABILIDAD.

Copia (Azul) para el PROVEEDOR. Copia (Verde) se queda en ALMACN.

4 Llenado correcto del formato R21 Almacn

Formato R21 y O-5 Proveedor (Devolucin o


1. Respetar secuencia de FOLIOS (permanente). Cuando se cancele algn folio el responsable de almacn debe entregar el juego completo de copias a Cuentas por Pagar, anotando la explicacin del porque se cancelo.

2. Anotar fecha del da de llenado. 3. Nombre de la Compaa y/o proveedor. 4. Anotar # de Factura del proveedor hacia

nosotros 5. Se anota cantidad de producto devuelto o

daado. 6. Posteriormente nmero de clave o cdigo del

producto. 7. Descripcin del producto. 8. Anotar con letra legible porque motivo es el

llenado del formato (Devolucin / Faltante) 9. Especificar las observaciones vistas. 10. Nombre completo y firma de quien elabor

formato R21 u O-25. 11. Nombre completo y firma de quien lo

autoriza. 12. Nombre completo y firma de quien da Vo.Bo.

(Interno RUNSA) 13. Nombre y firma del proveedor.


CDIGO: MO 01

Pgina 23 de 51


5 Administrar los reportes de devolucin. Jefe de Almacn Radiadores y Bateras

Formato R21 y O-5 Proveedor (Devolucin o faltante de producto)

El resguardo y control de los Blocks foliados, debe asegurarse ubicndolos en una zona adecuada y de fcil acceso.

Los formatos estn foliados y debe respetarse el consecutivo, siendo en orden ascendente, el rea Cuentas por Pagar llevara la administracin de los folios cotejando a diario con el departamento de Compras.

Tiene que respetarse por fechas, es decir, no puede haber un folio menor con una fecha posterior. (Indispensable)

La frecuencia de presentacin tanto de los formatos como de los reportes es diario tanto para almacn como para compras con relacin a cuentas por pagar.

Por cada factura que se encuentre con devolucin, deber haber un formato R21 u O-25.

Es necesario que los formatos se encuentren llenos en todos los espacios requeridos y el formato NO debe traer tachaduras.

Cuando se realiza un formato foliado y este sufre cambios, es necesario cancelarlo (ver paso 1 del punto 4 de este procedimiento) y elaborar uno con las nuevas condiciones.


CDIGO: MO 01

Pgina 24 de 51


6 Administracin de los reportes por parte de COMPRAS Compras

Formato R21 y O-



En caso de que el proveedor se comprometa a traer el producto pendiente o devuelto ese mismo da o posteriormente, el encargado de COMPRAS debe dar aviso con el Formato R21 u O-25, al personal de cuentas por pagar para su seguimiento.

7 Informar al proveedor fallas encontradas y establecer acuerdos para mejorar.

Compras

Comunicado Formato RSAC28/01 Informe de devolucin a proveedores Minuta

Debe contener informacin detallada de lo que le solicitamos al proveedor.

Concertar cita para resolver puntos y establecer acuerdos para mejorar.

Realizar una minuta de la junta (Opcional).

8 Revisar peridicamente que las incidencias de los proveedores disminuyan.

Compras Hoja de excel. Realizar comparativos mensuales para verificar mejora de los proveedores.

9

Solicitar la Nota de Crdito respectiva que ampara los importes de los productos devueltos, faltantes, no solicitados, Daados o golpeados, etc.

Cuentas por pagar

Nota de Crdito de cada proveedor. Formato RSAC 28/02 Control de Devoluciones y descuentos.

Las facturas con devolucin o faltante de producto deben contemplar la nota de crdito respectiva

El pago procede siempre y cuando se contemple el descuento de la nota de crdito y procurando tener el documento.

Se coteja la informacin de recepcin con los importes de la factura.

Se lleva el formato Control de devoluciones y descuentos para verificar que proveedor debe N/C.


CDIGO: MO 01

Pgina 25 de 51

7.2 MEDICIN DEL DESEMPEO X X X X X X X

8 POLTICAS DEL REA

8.1 Polticas para la Seguridad en los Almacenes:

Objetivo:

Evitar accidentes dentro del rea de almacenes utilizando el equipo de proteccin personal.

PUNTOS DE POLTICA:

1. Es obligatorio el uso de playera (en mujeres), overol (en hombres), botas, faja, guantes antiderrapantes y en algunos casos guantes de carnaza.

2. Es obligatorio el uso de guantes antiderrapantes cuando se requiera mover cajas de cartn.

3. El peso mximo para cargar es el 20% del peso corporal.

4. Si necesitas cargar ms del 20% del peso corporal solicita ayuda.

5. Es obligatorio el uso de faja para cargar material.

6. Es obligatorio el uso de guantes y peto contra cidos para cargar, mover o trasladar bateras nuevas o daadas.

7. Est prohibido jugar y correr en horario laboral.

8. Para evitar accidentes solo realiza una actividad a la vez.


CDIGO: MO 01

Pgina 26 de 51

9. Es obligatorio mantener escaleras, pasillos, rutas de evacuacin, extintores, puertas de emergencia y equipo de seguridad industrial libre de obstculos y en condiciones ptimas para cualquier contingencia.

10. El rea o departamento ser el responsable de la conservacin y buen uso del Equipo de Proteccin Personal que sea distribuido por rea y no en forma personal.

11. Medidas Preventivas en el levantamiento de cargas:

1. Examinar la carga antes de manipularla, localizando zonas que puedan resultar peligrosas en el momento de su agarre y manipulacin. (Aristas, Bordes, Clavos, etc).

2. Planificar el levantamiento: decidir el punto o puntos de agarre ms adecuados, donde hay que depositar la carga y apartar del trayecto cualquier elemento que pueda interferir en el transporte.

3. Seguir CINCO REGLAS BSICAS en el momento de levantar la carga. a) Separar los pies hasta conseguir una postura estable. b) Doblar las rodillas. c) Acercar al mximo el objeto al cuerpo. d) Levantar el peso gradualmente y sin sacudidas. e) NO girar el tronco mientras se est levantando la carga (preferible desplazar pies)

4. Manejar la carga entre dos personas siempre que: el objeto tenga un peso que no estamos habituados a manejar y/o las dimensiones del objeto no permitan un traslado estable por una sola persona.

5. Utilizar ayuda mecnica siempre que sea posible. (escaleras, tarimas, rampas, etc).

6. Transportar la carga a la altura de la cadera y lo ms cerca posible del cuerpo.

Una mala postura puede ocasionar

lesiones en la columna


CDIGO: MO 01

Pgina 27 de 51

7. Si el transporte se realiza con un solo brazo, evitar inclinaciones laterales de la columna.

8. Evitar los trabajos continuados en una misma postura. (alternar tareas o realizar pausas)

Dobla la cadera y las rodillas para recoger la carga Mantn la espalda recta

No hay cosa que lesione ms rpidamente la espalda que una

carga excesiva

Nunca gires el cuerpo mientras sostienes una carga pesada

Apoya los pies firmemente No levantes una carga pesada por

encima de la cintura en un solo movimiento

Aprovecha el peso del cuerpo de manera efectiva para empujar los

objetos y tirar de ellos

Separa los pies una distancia aproximada de 50cm.

Mantn la carga todo lo cerca del cuerpo que sea posible

Mantn los brazos pegados al cuerpo y lo ms tensos posible No dudes en pedir ayuda cuando la carga lo requiera


CDIGO: MO 01

Pgina 28 de 51

9. Cuando la carga sea muy pesada, o haya un desnivel, es conveniente que se transporte entre dos, que en lo posible tengan una altura similar.

10. No es conveniente transportar una carga pesada solo con una mano, debe distribuirse en las dos manos.

Registros asociados Documentos asociados

PTSAC 08/01 Equipo de proteccin de personal Reporte de personal sin equipo de proteccin

PTSAC 08/02 Mal uso de equipo de proteccin de personal


CDIGO: MO 01

Pgina 29 de 51

8.2 Polticas para el Manejo de acumuladores en el almacn:

OBJETIVO

Evitar accidentes dentro del rea de almacenes de bateras as como su buen control en el almacenaje.

PUNTOS DE POLTICA:

ALMACN BATERAS:

1. Los acumuladores deben manejarse siempre con las tapas hacia arriba para evitar derrames de cido.

2. El chofer o almacenista deben usar siempre equipo de proteccin personal cuando manejan los acumuladores. (Faja, Botas con casquillo, overol, Guantes de hule, gafas o careta, cubre bocas (cuando se presenta emanacin de vapores).

3. Los acumuladores se deben tomar por el asa o por la parte inferior, nunca se deben tomar por los postes o terminales y siempre debe asegurarse que al tomarlos se sujeten bien o no estn daadas las asas para evitar accidentes.

4. No maltratar los acumuladores al acomodarlos, no se deben golpear, aventar o deslizar en el piso porque se rompe la caja o se daan internamente, adems pone en riesgo de accidente a otras personas.


CDIGO: MO 01

Pgina 30 de 51

Protecciones

5. Para estibar o poner un acumulador sobre otro, NO estibar ms de 5 (cinco) acumuladores o 5 (cinco) camas de acumuladores y usar siempre las protecciones indicadas para la estiba. Se debe usar siempre una hoja intermedia de proteccin, para lo cual se puede usar cartn, de preferencia de tipo panal de abeja o los otros materiales con que suelen venir protegidos de fbrica. (unicel, poliuretano, etc.)

6. Cuando estiban o se transportan en tarimas, diablos, carritos, etc. se debe tener cuidado de NO maltratarlos, usar las protecciones que se mencionan en el punto 5 y adems colocarlos de tal manera que los postes de los acumuladores en la base ayuden a los que quedan encima a no caerse. (Ver ilustraciones de apoyo)

Mximo (5) Camas

Tarima


CDIGO: MO 01

Pgina 31 de 51

7. No se deben dejar acumuladores en el piso, debe usarse cartn o madera como base para protegerlos.

8. Utilizar sistema de rotacin de inventarios PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) dejando a vista la etiqueta de codificacin de colores para vender primero lo ms antiguo. (PEPS) Es responsabilidad del personal de ALMACN BATERAS hacer una rotacin adecuada del producto, donde el ms antiguo sea el primero en salir para su venta o instalacin, esto permitir la adecuada atencin y el buen manejo del sistema de entradas y salidas para brindar un mejor servicio al cliente, el tiempo que se tiene para hacer una rotacin adecuada del producto es de 6 (seis) meses, considerar el espacio de tiempo a partir de la fecha de vigencia para vender o instalar una batera, despus de ese tiempo se debe supervisar el estatus.

9. Es importante que el personal de almacn debe ser constante en la supervisin de la vigencia con la finalidad de mantener el producto en ptima calidad para su venta y no verse afectado en su margen de utilidad.


CDIGO: MO 01

Pgina 32 de 51

Mes: (Ej. Abril) Ao: (Ej. 2001)

10. Los acumuladores, son un producto que CADUCA, significa que despus de 6 (seis) meses van perdiendo sus propiedades y pierde calidad con el cliente, al momento de su DETECCIN se debe separar la (s) batera (s) y reportarlo al rea de COMPRAS para que se mande un reporte con el proveedor y se cambien por otras bateras con vigencia actual, cada batera trae una etiqueta de vigencia y se representa en forma numrica y est localizada en uno de los costados del acumulador. Vase Ejemplo:

11. Los acumuladores deben ser almacenados en lugares frescos, ventilados, cubiertos de la intemperie, NO dejarlos bajo el rayo del sol, NO estar cerca de reas o equipos que les generan calor, NO exponerlos a chispas de esmeriladoras o soldadoras.

12. Los cascos usados deben ser colocados en un lugar apropiado, con guardas por si derraman cido, con sus celdas bien tapadas y en caso de entarimarlos o transportarlos, aplicar las mismas medidas de cuidado que se aplican a los acumuladores nuevos ms sus documentos de control. (ver punto 5)


CDIGO: MO 01

Pgina 33 de 51


PT SAC 08/01 Equipo de proteccin de personal Reporte de personal sin equipo de proteccin

PT SAC 08/02 Mal uso de equipo de proteccin de personal

PO SAC 20/01 Traspaso de material (bateras)

PT SAC 27/01 Poltica de garantas.

8.2 Polticas para el Manejo, acomodo y proteccin de producto en almacn:

OBJETIVO

Manejar, acomodar y proteger los productos en almacn desde su llegada y hasta la entrega con el cliente.

PUNTOS DE POLTICA:

ALMACN BATERAS:

1. Deben cumplirse las medidas establecidas de Proteccin Personal en procedimientos de trabajo y uso de Equipo de Proteccin Personal (EPP) (Vase: PT SAC 08/01 y PT SAC 08/02).

2. Es necesario colocar sealizacin de seguridad, al arribo del transporte (proveedor).

3. El montacargas tiene prioridad de paso, por lo que debe respetarse la sealizacin por parte del personal cercano a las maniobras.

4. Al ingresar el producto, si viene en tarimas, que estas vengan en buen estado, los empaques completos (sin golpes) y el emplayado sujetando el producto. Para el caso de producto a granel, revisar que los empaques no vengan golpeados. En caso de anomala, reportarlo con el Jefe del rea.

5. Es necesario estibar y acomodar los productos en el patio, de acuerdo a las instrucciones de cuidado, orientacin y estiba de los empaques que contienen los productos, en caso de no tener dichas instrucciones, se debe realizar el manejo segn la experiencia de los almacenistas.


CDIGO: MO 01

Pgina 34 de 51

6. Todo producto en patio debe estar colocado sobre tarima.

7. Todo material mal empacado o que no coincida con la Orden de Compra, se debe avisar al Jefe de rea y Compras. .

8. En caso de lluvia, proteger el producto que se encuentre en el patio con lonas. 9. El traslado del producto a su zona de almacenaje debe hacerse con cuidado tomando en cuenta los sealamientos de seguridad y manejo

del producto que el proveedor especifica.

10. Es necesario acomodar el producto respetando criterios de horizontalidad y verticalidad, y respetando las zonas de circulacin (zona marcada con lnea amarilla).

11. Cuando por condiciones de espacio sea necesario retirar el embalaje original, se debe proporcionar proteccin al producto con cualquier material protector y fleje. El producto que NO est PROTEGIDO, no debe subir al Almacn.

12. Cualquier producto que al sacarlo de su embalaje, este daado, se debe reportar de inmediato al Jefe del rea.

13. El criterio de almacenaje se rige por Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).


PT SAC-08/01 Equipo de proteccin de personal Reporte de personal sin equipo de proteccin

PT SAC-08/02 Mal uso de equipo de proteccin de personal PT SAC-01/02 Manejo de acumulador en almacn RSAC 01 Lista de verificacin para almacn radiadores orden, limpieza, integridad de productos

RSAC 01/01 Programa de supervisin de orden, acomodo, limpieza e integridad de productos en el almacn


CDIGO: MO 01

Pgina 35 de 51

8.1 INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA LA REVISIN DE DIFERENCIAS CON SUCURSALES

1. El Capturista de Almacn Sucursales informa la diferencia de producto al Almacenista.

2. El Almacenista verifica la diferencia en papel y fsicamente en el Almacn.

3. El Almacenista acepta la diferencia.

No. El Almacenista informa al Capturista de Almacn Sucursales.

4. El Capturista de Almacn Sucursales verifica diferencia con la sucursal.

5. El Auxiliar de Contabilidad (sucursal) confirma entrada de producto

S. Fin de la instruccin de trabajo. No. El Auxiliar de Contabilidad informa a Capturista de Almacn Sucursales.

6. El Capturista de Almacn Sucursales informa la diferencia de producto al Almacenista.

7. El Almacenista realiza inventario fsico del producto en diferencia.

8. El Almacenista revisa el Kardex del producto en diferencia.

S. El Almacenista identifica diferencia. Faltante. El Almacenista confirma la entrada de producto (cancelacin sucursal) en E-SI. Fin de procedimiento. Sobrante. El Almacenista solicita Traspaso a sucursal al Capturista de Almacn Sucursales.

9. El Capturista de Almacn revisa la pantalla de entradas pendientes por cancelacin sucursal.

10. El Capturista de Almacn solicita al Almacenista la confirmacin de entrada de producto (cancelacin sucursal).

El formato utilizado es el de Traspaso a sucursales


CDIGO: MO 01

Pgina 36 de 51

9.0 DESCRIPCIONES DE PUESTO INVOLUCRADOS EN EL PROCEDIMIENTO

Datos generales del puesto: ENCARGADO DE ALMACN DSAC 5.5.1/02/18 # de personas en el puesto: 1 Lugar de trabajo: Instalaciones RUNSA Reporta a: Gerente Comercial

Supervisa a: 1 Capturista 7 Auxiliar de Almacn Objetivo del puesto: Controlar la recepcin, almacenamiento y entrega de productos

Funciones del puesto: Propsito

1 Supervisar la recepcin de productos. Asegurar su integridad, cantidad y especificaciones

2 Supervisar el etiquetado de productos. Asegurar que se cumple trazabilidad

3 Supervisar el almacenamiento de productos. Promover el orden e integridad de productos dentro del almacn

4 Supervisar la entrega de productos. Asegurar cumplir requerimientos del cliente

5 Supervisar el empaquetado de productos. Cuidar la integridad del producto y entrega

6 Supervisar la realizacin de inventarios Contar con informacin para fill rate adecuado, evitando producto negado

7 Supervisar las devoluciones de productos Administrar producto para devolucin a proveedores

8 Supervisar el almacenamiento de garantas Resguardar productos y regresar a proveedores

9 Supervisar la captura de entradas y salidas del almacn en el sistema e-si Controlar las entradas y salidas de producto que posibiliten el control de producto y compras

10 Supervisar los traspasos de almacn Surtir a las unidades de negocio y sus almacenes


CDIGO: MO 01

Pgina 37 de 51


11 Solicitar material de reposicin automtica

12 Evaluar el desempeo del Capturista y auxiliares de almacn Asegurar la competencia del personal a su cargo

13 Administrar los recursos asignados Ejecutar el presupuesto de la organizacin en las reas de almacn

14 Capacitar al personal Asegurar la competencia del personal a su cargo

Responsabilidades y autoridades del puesto:

1 Supervisar al personal a su cargo reportando desviaciones a las polticas establecidas al rea de recursos humanos

2 Cuidar y hacer cuidar las herramientas y equipo de seguridad de la organizacin

3 Manejar de manera confidencial la informacin que le sea confiada

4 Cuidar el dinero, valores, documentos o regalos a clientes, controlando su resguardo y entrega de cuentas cuando se le requiera

5 Realizar el manejo de automvil y montacargas de manera responsable y segura


Datos adicionales para el desempeo del puesto

Relacin externa:

Con: Para:

Proveedores Revisar los productos que se reciben, que obedezcan a las especificaciones de la orden de compra y la factura. Que la mercanca se encuentre en condiciones ptimas de embalaje.


CDIGO: MO 01

Pgina 38 de 51

Transportistas Verificar que la mercanca haya sido transportada de manera adecuada y no llegue golpeada Revisar que las condiciones de embalaje sea respetado. Verificar que las condiciones de estiba sean respetadas

Relacin interna:

Compras Controlar las requisiciones de compra, catlogos de proveedores, garantas Ventas Entregar de pedidos, devoluciones, garantas Trfico Realizar la carga de las unidades para surtir Sucursales

Evidencia documental:

Relacin de Garantas Salidas

Control de Garantas Traspasos

Entradas Devoluciones

Reportes que debe entregar:

Nombre del reporte: Frecuencia:

Producto no existente a punto de terminarse Diario al rea de Compras

Estado de las garantas Semanalmente

Recepcin de mercanca con las firmas respectivas Contra recepcin

Aspectos ambientales asociados al puesto

Control de almacenamiento de residuos peligrosos, limpieza de reas para que la empresa transportista certificada entregue los manifiestos de disposicin siguiendo la normatividad en la materia.

Uso discreto de la energa elctrica, agua y papelera, disposicin adecuada de Residuos Slidos.

Aspectos legales o normativos asociados al puesto

Uso de extintor, conocimiento sobre evacuaciones, legislacin manejo, control y disposicin de residuos peligrosos, Polticas de la organizacin

Indicador del desempeo: Inventarios reales e inventarios tericos coincidentes (mas menos .05%)

Meta: 99.5% Monitoreo: dos veces al ao


CDIGO: MO 01

Pgina 39 de 51

Datos generales del puesto: ENCARGADO DE ALMACN AIRE ACONDICIONADO DSAC 5.5.1/02/19 # de personas en el puesto: 1 Lugar de trabajo: Instalaciones RUNSA Reporta a: Gerente Comercial

Supervisa a: 1 Capturista 7 Auxiliar de Almacn Objetivo del puesto: Controlar la recepcin, almacenamiento y entrega de productos


1 Supervisar la recepcin de productos. Asegurar su integridad, cantidad y especificaciones

2 Supervisar el etiquetado de productos. Asegurar que se cumple trazabilidad

3 Supervisar el almacenamiento de productos. Promover el orden e integridad de productos dentro del almacn

4 Supervisar la entrega de productos. Asegurar cumplir requerimientos del cliente

5 Supervisar el empaquetado de productos. Cuidar la integridad del producto y entrega

6 Supervisar la realizacin de inventarios Contar con informacin para fill rate adecuado, evitando producto negado

7 Supervisar las devoluciones de productos Administrar producto para devolucin a proveedores

8 Supervisar el almacenamiento de garantas Resguardar productos y regresar a proveedores

9 Supervisar la captura de entradas y salidas del almacn en el sistema e-si Controlar las entradas y salidas de producto que posibiliten el control de producto y compras

10 Supervisar los traspasos de almacn Surtir a las unidades de negocio y sus almacenes


CDIGO: MO 01

Pgina 40 de 51


11 Solicitar material de reposicin automtica

12 Evaluar el desempeo del Capturista y auxiliares de almacn Asegurar la competencia del personal a su cargo

13 Administrar los recursos asignados Ejecutar el presupuesto de la organizacin en las reas de almacn

14 Capacitar al personal Asegurar la competencia del personal a su cargo





4 Cuidar el dinero, valores, documentos o regalos a clientes, controlando su resguardo y entrega de cuentas cuando se le requiera

5 Realizar el manejo de automvil y montacargas de manera responsable y segura



Relacin externa:

Con: Para:



CDIGO: MO 01

Pgina 41 de 51


Relacin interna:

Compras Controlar las requisiciones de compra, catlogos de proveedores, garantas Ventas Entregar de pedidos, devoluciones, garantas Trfico Realizar la carga de las unidades para surtir Sucursales





Reportes que debe entregar:

Nombre del reporte: Frecuencia:

Producto no existente a punto de terminarse Diario al rea de Compras

Estado de las garantas Semanalmente

Recepcin de mercanca con las firmas respectivas Contra recepcin

Aspectos ambientales asociados al puesto

Control de almacenamiento de residuos peligrosos, limpieza de reas para que la empresa transportista certificada entregue los manifiestos de disposicin siguiendo la normatividad en la materia.

Uso discreto de la energa elctrica, agua y papelera, disposicin adecuada de Residuos Slidos.

Aspectos legales o normativos asociados al puesto

Uso de extintor, conocimiento sobre evacuaciones, legislacin manejo, control y disposicin de residuos peligrosos, Polticas de la organizacin

Indicador del desempeo: Inventarios reales e inventarios tericos coincidentes (mas menos .05%)

Meta: 99.5% Monitoreo: dos veces al ao


CDIGO: MO 01

Pgina 42 de 51

Datos generales del puesto: CAPTURISTA ALMACN RADIADORES Y BATERAS DSAC 5.5.1/01/20 # de personas en el puesto: 2 Lugar de trabajo: Instalaciones RUNSA Reporta a: Jefe de almacn radiadores y bateras Supervisa a: N/A

Objetivo del puesto: Llevar el control de recepciones, entradas y salidas, garantas, devoluciones en el sistema de informacin E-SI

Funciones del puesto: Propsito 1 Confirmar la recepcin de productos. Documentar los arribos de mercanca para dar entrada al almacn

2 Elaborar las etiquetas de productos. Identificar los productos para su acomodo y surtimiento

3 Confirmar las devoluciones de productos Asegurar que en el almacn se cuenta con productos listos para su venta

4 Confirmar el almacenamiento de garantas Identificar los productos a ser regresados a los proveedores 5 Elaborar el control de garantas Verificar que las garantas son aplicadas y documentadas

6 Capturar las entradas y salidas del almacn. Mantener actualizada la base de datos e inventarios en el almacn

7 Administrar los recursos asignados. Ejecutar el presupuesto de la organizacin en el rea de ventas con aseguradoras 8 Asistir a la capacitacin programada Asegurar la competencia del personal

Responsabilidades y autoridades del puesto: 1 Acatar las polticas de la organizacin y realizar las actividades que solicite el Jefe de rea la Direccin General y las Gerencias


3 Manejar de manera confidencial la informacin que le sea confiada 4 Documentar adecuadamente las salidas de material de almacn


CDIGO: MO 01

Pgina 43 de 51


Relacin externa:

Con: Para:

NA

Relacin interna:

Compras (garantas) Controlar los productos mientras se determina lo que se deber hacer con ellos

Ventas (entradas, salidas, traspasos, devoluciones, garantas)

Documentar la informacin para mantener actualizadas las bases de datos

Mtodos y Procedimientos Apoyar las actividades de mejora continua, calidad, auditoras internas, capacitacin





Reportes que debe entregar: Nombre del reporte: Frecuencia:

Relacin y control de garantas Diario

Aspectos ambientales asociados al puesto Uso discreto de la energa elctrica, agua y papelera, disposicin adecuada de Residuos Slidos.

Aspectos legales o normativos asociados al puesto Uso de extintor, conocimiento sobre evacuaciones, estibas permitidas, polticas de la organizacin

Indicador del desempeo: Tiempo de entrega, Garantas

Meta: 100% Monitoreo: Diario


CDIGO: MO 01

Pgina 44 de 51

Datos generales del puesto: CAPTURISTA DE ALMACN (RADIADORES SUCURSALES) DSAC 5.5.1/01/22 # de personas en el puesto: 3 Lugar de trabajo: Instalaciones RUNSA Reporta a: Encargado de Trfico Aseguradoras Radiadores Supervisa a: N/A

Objetivo del puesto: Cumplir con tiempos de entrega de productos y servicios.


1 Determinar cantidad de productos a enviar a las sucursales en pedidos automticos y especiales.

Recibir necesidades de las Sucursales, cotejar con existencias y determinar conjuntamente los envos

2 Elaborar traspasos de almacn matriz a sucursales. Documentar y hacer llegar los requerimientos de producto para su venta en Sucursales

3 Controlar las devoluciones de productos de sucursales. Documentar ingreso de devoluciones para evaluar y proceder en consecuencia

4 Controlar las garantas de productos de sucursales. Identificar los productos a ser regresados a los proveedores

5 Administrar los recursos asignados. Ejecutar el presupuesto de la organizacin en el rea de ventas con aseguradoras 6 Asistir a la capacitacin programada Asegurar la competencia del personal

Responsabilidades del puesto: 1 Acatar las polticas de la organizacin y realizar las actividades que solicite el Jefe de rea la Direccin General y las Gerencias

2 Cuidar y hacer cuidar las herramientas y equipo de seguridad de la organizacin 3 Manejar de manera confidencial la informacin que le sea confiada 4 Documentar adecuadamente las salidas de material de almacn


CDIGO: MO 01

Pgina 45 de 51


Relacin externa:

Con: Para:

N/A N/A

Relacin interna:

Compras (garantas) Controlar pedidos especiales y garantas Taller Radiadores Control de garantas


Orden de chofer Garantas

Salida de almacn Devoluciones

Reportes que debe entregar: Nombre del reporte: Frecuencia: Relacin de envo a sucursales Relacin de garantas y devoluciones Semanal



Indicador del desempeo: Fill rate Sucursales

Meta: 95% Monitoreo: Mensual

Datos generales del puesto: ALMACENISTA RADIADORES Y BATERAS DSAC 5.5.1/01/21 # de personas en el puesto: 1 Lugar de trabajo: Instalaciones RUNSA Reporta a: Jefe de Almacn Supervisa a: NA

Objetivo del puesto: Recibir producto, acomodarlo y entregarlo cuando le sea requerido.


CDIGO: MO 01

Pgina 46 de 51

Funciones del puesto: Propsito 1 Recepcionar productos. Asegurar su integridad, cantidad y especificaciones

2 Etiquetar productos. Asegurar que se cumple trazabilidad

3 Almacenar productos Mantener el orden e integridad de productos dentro del almacn

4 Entregar productos Asegurar cumplir requerimientos del cliente

5 Empaquetar productos Cuidar la integridad del producto y entrega

6 Realizar inventarios Contar con informacin para fill rate adecuado, evitando producto negado

7 Recepcionar y almacenar las devoluciones de productos Administrar producto para devolucin a proveedores

8 Recepcionar y almacenar garantas Resguardar productos y regresar a proveedores 9 Realizar los traspasos de almacn Surtir a las unidades de negocio y sus almacenes 10 Cuidar los recursos asignados Mantener uniformes, calzado y herramientas asignadas 11 Recibir capacitacin Asegurar la competencia del personal a su cargo


1 Cumplir las polticas establecidas por la organizacin

2 Cuidar las herramientas y equipo de seguridad de la organizacin

3 Manejar de manera confidencial la informacin que le sea confiada 4 Solicitar la informacin o los insumos necesarios para desarrollar su trabajo de manera adecuada 5 Reportar cualquier anomala


CDIGO: MO 01

Pgina 47 de 51


Relacin externa:

Con: Para:



Relacin interna:

Compras Mantener en buen resguardo las garantas

Ventas Entregar de pedidos, devoluciones, garantas Trfico Realizar la carga de las unidades para surtir Sucursales






Apoyar a la Jefatura de Almacn a complementar sus reportes Semanal



Indicador del desempeo: Reporte de orden y limpieza de almacn aprobado



CDIGO: MO 01

Pgina 48 de 51

Datos generales del puesto: CHIFER DE RUTA DSAC 5.5.1/01/13 # de personas en el puesto: 4 Lugar de trabajo: Instalaciones RUNSA Reporta a: Jefe de Almacn Supervisa a: NA

Objetivo del puesto: Recibir producto, acomodarlo y entregarlo cuando le sea requerido.


1 Recepcionar productos. Asegurar su integridad, cantidad y especificaciones

2 Etiquetar productos. Asegurar que se cumple trazabilidad

3 Almacenar productos Mantener el orden e integridad de productos dentro del almacn

4 Entregar productos Asegurar cumplir requerimientos del cliente

5 Empaquetar productos Cuidar la integridad del producto y entrega

6 Realizar inventarios Contar con informacin para fill rate adecuado, evitando producto negado

7 Recepcionar y almacenar las devoluciones de productos Administrar producto para devolucin a proveedores

8 Recepcionar y almacenar garantas Resguardar productos y regresar a proveedores

9 Realizar los traspasos de almacn Surtir a las unidades de negocio y sus almacenes

10 Cuidar los recursos asignados Mantener uniformes, calzado y herramientas asignadas


CDIGO: MO 01

Pgina 49 de 51


1 Cumplir las polticas establecidas por la organizacin

2 Cuidar las herramientas y equipo de seguridad de la organizacin


4 Solicitar la informacin o los insumos necesarios para desarrollar su trabajo de manera adecuada

5 Reportar cualquier anomala


Relacin externa:

Con: Para:



Relacin interna:

Compras Mantener en buen resguardo las garantas

Ventas Entregar de pedidos, devoluciones, garantas Trfico Realizar la carga de las unidades para surtir Sucursales






CDIGO: MO 01

Pgina 50 de 51


Apoyar a la Jefatura de Almacn a complementar sus reportes Semanal



Indicador del desempeo: Reporte de orden y limpieza de almacn aprobado


10.0 HERRAMIENTA Y EQUIPO DE TRABAJO Y DE SEGURIDAD

Cutter Computadoras Cinta adhesiva Montacargas Marcadores Patines de piso Engrapadora Ganzuas Escaleras Patines

11.0 REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO

N/A SALIDA DE ALMACN COM-01 PROGRAMA SEMANAL DE ENTREGAS

R21 DEVOLUCION O FALTANTE DE PRODUCTO N/A AUTORIZACIN DE AJUSTES A LOS INVENTARIOS N/A LIBRETA DE CONTROL DE PRSTAMO DE REFACCIONES

PO SAC-18 PROCEDIMIENTO PEDIDOS VENTAS MAYOREO 0-31 FORMATO TRASPASO DE ALMACEN 0-21 FORMATO PEDIDO

PO SAC-09 ENTREGA DE MATERIAL AL CLIENTE, CHOFERES Y SUCURSALES


CDIGO: MO 01

Pgina 51 de 51

PO SAC-09/01 ENTREGA DE MATERIAL AL CLIENTE EN MOSTRADOR PO SAC-09/02 ENTREGA DE MATERIAL AL CLIENTE POR RUTA

N/A FACTURA PT SAC-14/06 POLTICA FLETES

INTRANET SISTEMA E-SI HOJAS AUXILIARES DE EXCEL TRASPASOS A SUCURSALES GUIA

R21 u O-25 PROVEEDORES (DEVOLUCIN O FALTANTE DE PRODUCTO) RSAC 28/01 FORMATO INFORME DE DEVOLUCIN O FALTANTE DE PRODUCTO. RSAC 28/02 FORMATO CONTROL DE DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS.

12.0 CONTROL DE CAMBIOS

Revisin Fecha de Emisin Descripcin del cambio 00 15/01/06 Primera revisin del SAC

01 05/07/07 Se modificaron los puntos 2, 4, 7 y 8 02 13/06/08 Se agrega instruccin de trabajo para mejorar el manejo documental del rea. 03 16/03/11 Se revisa el procedimiento no realizando modificaciones

04 29/06/11 Se elimina la columna I/E debido a que no aporta informacin para la toma de decisiones o mejora del procedimiento.

05 10/04/13

Se realiza la modificacin del procedimiento por Manual de operacin, incluyendo polticas, instrucciones de trabajo y descripciones de puesto, la numeracin tambin se modifica para hacerla consistente con el Manual. Se revisa la redaccin del procedimiento realizando cambios para adecuarlo a la operacin actual.

Mo 01 Manual Operativo Almacen Rev 05 100413 Final

Documents

Transcript of Mo 01 Manual Operativo Almacen Rev 05 100413 Final