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DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE CARAMANTA

PERSONERIA MUNICIPAL “Con humanismo defendemos tus DERECHOS”

Carrera 21 Bolívar 19-55. Piso 1. Personería Municipal. Teléfono: 8 55 33 98.

RESOLUCIÓN No. 015 – 14

Caramanta, Antioquia, y uno (31) de Julio de dos mil catorce (2014)

POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA PERSONERÍA DE CARAMANTA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

LA PERSONERA MUNICIPAL DE CARAMANTA, ANTIOQUIA, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES Y EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR EL DECRETO 1510 DE 2013 LAS LEYES 136 DE 1994 Y 617 DE 2000,

RESUELVE 1 GENERALIDADES 1.1 PRESENTACIÓN El presente Manual de Contratación, servirá como herramienta de consulta para el Ordenador del Gasto en La Personería municipal de Caramanta, en cuyo contenido se encuentran los principios básicos del proceso contractual e incluyen los modelos guías del mismo, entendido éste, como los procesos precontractuales, contractuales y post-contractuales de los contratos celebrados por la Personera o quien esta delegue, dentro de la órbita de la delegación que se les confiera, para los procesos de Licitación o Contratación Directa. También en el presente manual se encontrarán las de consulta concordantes con la Ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, modificada y adicionada por la Ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011, la ley 1551 de 2012, el Decreto 1510 de 2013; el Decreto 777 de 1992, Reglamentación a la celebración de los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Nacional, en concordancia con el decreto 2459 de 1993, decreto 393 de 1992, Celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro, ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, ley 1437 de 2011, y sus decretos reglamentarios, así como doctrina y jurisprudencia de aquellos temas comunes que se consideran de gran importancia en el desarrollo del proceso contractual. El contenido del presente Manual se dividirá en cinco capítulos así: 1. generalidades, 2. etapa precontractual, 3. etapa contractual o de ejecución, 4.




etapa post-contractual o de liquidación de los contratos, 5. contratación de urgencia manifiesta y 6 anexos, como las minutas guías. 1.2 OBJETIVOS DEL MANUAL Obtener el mejoramiento y la optimización del proceso contractual desarrollado en la Administración, estableciendo una guía práctica de los pasos a seguir en cualquier proceso de contratación, regulado dentro del marco legal. Servir como documento de consulta y herramienta útil para los Ordenadores del Gasto, en el desarrollo del proceso contractual, en cumplimiento de la visión y misión de la Administración. 1.3 MARCO LEGAL El presente Manual de Contratación tiene como marco legal la Ley 80 de 1993, Decreto 111 de 1996, ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Ley 1150 de 2007, decretos 1510 de 2013, ley 1551 de 2011, Decreto 777 de 1992, Reglamentación a la celebración de los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Nacional, en concordancia con el decreto 2459 de 1993, Decreto 393 de 1992, Celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro, Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, y demás leyes y decretos concordantes vigentes. 1.4 RESOLUCIÓN DE DELEGACIÓN Para el caso de la Personería CARAMANTA, por medio de resolución municipal se delegarán funciones y competencias relacionadas con la contratación de obras, bienes y servicios con destino a la entidad cuando el Personero así lo estime conveniente y en concordancia con el Comité de Contratación. 1.5 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

Interés general: Punto de partida de los demás principios, el cual se contrapone al principio de la autonomía de la voluntad. Este principio se refiere a la protección de bienes jurídicos imputables a la colectividad, cuya protección corresponde a los entes públicos como gestores de los mismos y no a la esfera de los funcionarios. El artículo 3 de la ley 80 de 1993 lo establece en el sentido de que los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los




servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellos en la consecución de dichos fines.

Legalidad: Tiene su fundamento en el artículo 13 de la ley 80 de 1993 que establece que los contratos que celebren las entidades estatales se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias reguladas por la ley 80/93, respetando siempre el interés general.

Planeación: Es el complemento del interés general, en la medida en que los contratos no pueden ser producto de la improvisación. En el siguiente capítulo se expondrá ampliamente este principio regulador de la actividad contractual.

Selección objetiva: Este principio consiste en que se debe escoger a quien mejor pueda cumplir con la prestación, el que otorga mayor garantía, es decir, el mejor contratista. La ley 80 en su artículo 29 establece para garantizar la selección objetiva en primer lugar, la obligación de comparar ofertas entre sí teniendo en cuenta el pliego de condiciones o término de referencia; en segundo lugar, la comparación de propuestas con los estudios previos y finalmente comparar las ofertas con los precios del mercado. En el evento de presentarse una sola oferta, esta debe ser comparada con los estudios previos y los precios del mercado.

Transparencia: Es un principio que invita a que se pueda ver al interior de la administración. Tiene relación con el proceso de escogencia del contratista en donde hay pluralidad de procedimientos. Es de carácter general porque debe aplicarse a todo proceso contractual. Debe así mismo, ser aplicado cuando no existen procedimientos especiales para escoger contratistas.

Igualdad: Este principio opera de forma excepcional ya que hay cláusulas excepcionales (caducidad, modificación, terminación e interpretación unilateral), es decir, el contrato del estado en cuanto a relación entre las partes se rige por la igualdad, salvo los casos en que operan las cláusulas de excepción por mandato expreso de la ley.

Conmutatividad: Los contratos deben hacerse, con base en la conmutatividad, es decir, que lo que se da sea igual a lo que se recibe especialmente en el precio del contrato. En la Ley 80 de 1993 encuentra su fundamento en el equilibrio económico del contrato.

Autonomía de la voluntad: Consiste en la posibilidad de negociar cláusulas de forma discrecional. Tiene su fundamento en el artículo 40 de la ley 80 de 1993, en el sentido de que las entidades podrán celebrar los contratos y




acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales. Este principio encuentra su límite en el interés general.

Principios generales del derecho administrativo: Los postulados del interés general, la eficacia, la economía y celeridad se incorporan como normas rectoras de los procesos contractuales.

Consecuencias del desconocimiento de principios: Cuando se desconocen principios que son innegociables y que impidan adoptar correctivos, tales como la transparencia y la selección objetiva, generan como efecto la nulidad absoluta. Cuando se desconocen otros principios tales como el de planeación se está frente a nulidad relativa, por ser objeto de corrección.

1.6 VEEDURIAS CIUDADANAS En cumplimiento de la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, Ley 850 de 2003, la ley 1474 de 2011, y demás normas que las adicionen, sustituyan o deroguen, las veedurías ciudadanas podrán desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual haciendo recomendaciones escritas y oportunas antes las entidades que administran y ejecutan el contrato y ante órganos de control para buscar eficiencia en actuaciones de los funcionarios. Podrán adicionalmente intervenir en las audiencias que se realicen. La Personería CARAMANTA debe convocar veedurías ciudadanas para realizar el control social a cualquier proceso de contratación y suministrará información y documentación pertinente que no esté publicada en la página web de la Personería ni en el Portal Único de Contratación. 2 ETAPA PRECONTRACTUAL Para poder iniciar un proceso de contratación ya sea por la vía de licitación o contratación directa es obligatorio cumplir con una serie de requisitos que su inobservancia son constitutivos en algunos casos de nulidad y en otros generan responsabilidad personal de quien los ordena. Uno de los principios que rigen la actividad contractual es el principio de planeación, el cual está ligado a los principios de interés general y legalidad, que se traduce en que la escogencia de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser producto de la improvisación, según ha manifestado el Consejo de Estado en sentencia del 1 de junio de 1995.




2.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Con una periodicidad anual, las dependencias de la Personería Municipal elaboran el Plan Anual de Adquisiciones, en el cual registran los proyectos de inversión a ejecutar en coherencia con el Plan de Desarrollo y con el presupuesto de la vigencia, para la ejecución de dichos proyectos en algunos casos se requiere la contratación de obras, bienes y servicios, el cual debe ser publicado por la Personería encargada de consolidarlo a más tardar el 30 de enero de cada año, según lo dispone la ley 1474 de 2011, y debe ser publicado en el SECOP y en la web de la entidad. 2.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PREVIOS y análisis del sector La primera de las exigencias que el legislador establece en virtud del principio de la planeación es el cumplimiento de exigencias técnicas previas que se consagra en la ley 80 de 1993 artículo 25, numeral 12, inciso 1 que consagra que “con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones...”. De ahí que“...las entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, diseños estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, así como el análisis del Sector, en cumplimiento del Decreto 1510 de 2013, o cuando los pliegos de condiciones o hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzca a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos...”. Así las cosas debe cumplirse con las exigencias técnicas previas que se traducen en la elaboración del proyecto completo que comprende los estudios, diseños, especificaciones técnicas que permitan suministrar elementos objetivos para elaborar el pliego de condiciones o según el caso, al igual que fijar los parámetros sobre los cuales se irán a comparar o evaluar las propuestas. Esa planeación técnica define el objeto a contratar y determina que ese proyecto completo sea posteriormente susceptible de ser entregado al uso general o al servicio correspondiente. 2.3 NOMBRAMIENTO DE LOS RESPONSABLES DE LA CONTRATACIÓN Deben nombrarse los integrantes del comité de contratación, así como los responsables de cada proyecto y a los supervisores que van a participar en cada proceso de contratación para efectuar un seguimiento al proyecto y realizar una división del trabajo para determinar la forma en que se va a satisfacer la necesidad. Para dar cumplimiento a éste requisito, en cada contrato habrá un supervisor quien está obligado a elaborar los informes respectivos; para los contratos que sean iguales o inferiores a doscientos (280) salarios mínimos




legales mensuales vigentes, independientemente de su naturaleza, corresponde al Personero; cuando no disponga otra cosa; cuando el proceso a contratar sea mayor a ese valor la Interventoría será contratada externamente. 2.4 ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Debe elaborarse un estudio de conveniencia y oportunidad que debe contener obligatoriamente la determinación de la necesidad que se pretende satisfacer, la definición técnica de la forma en que se satisface la necesidad a través del proyecto, estudio, diseño, pre diseño; las condiciones del contrato a realizar tales como el objeto, el plazo, el lugar de ejecución, el valor y las obligaciones para las partes; el soporte técnico y económico del valor y finalmente el análisis de riesgos, su nivel, extensión del riesgo que debe ser amparado por el contratista. Siendo este análisis del riesgo muy importante porque evita incurrir en errores de contratos pasados y el cual se deberá ceñir al manual que ha implementado Colombia Compra Eficiente. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato según el caso, tal y como consta en el artículo 25, numeral 7 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 de 2013. Estos juicios por mandato de la ley debe hacerlos el funcionario que está al frente del respectivo proceso, de la entidad estatal, basado en criterios de conveniencia y no arbitrariedad. Es así como el numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de 1993 establece que constituye parte de la legalidad del acto de apertura de la licitación expresar la conveniencia u oportunidad del contrato que se aspira a celebrar, basado en razones sustentadas en juicios de carácter técnico y con sujeción a planes y programas desarrollados por las entidades correspondientes. 2.5 ANÁLISIS DEL SECTOR Y PRECIOS DEL MERCADO Debe efectuarse el análisis del sector, y estudio de precios del mercado que debe hacerse con base en el mercado real, para determinar la cuantía del proceso y del contrato y como consecuencia evitar que la administración no pague más ni menos de lo que verdaderamente cuestan dichos bienes y servicios. Se trata pues de un procedimiento obligatorio, unilateral donde se deben aplicar principios y reglas propias del mercadeo para tener certeza sobre los precios reales del objeto a contratar, los cuales servirán de base para fijar el precio del contrato, cuando el proceso sea de mínima cuantía, el estudio de precios de mercado bastará una cotización, que puede ser verbal o escrito; cuando el proceso de contratación sea de menor cuantía y licitaciones públicas, será el Estudio de Variables, el que determina la ocurrencia de los precios del mercado.




2.6 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Debe sujetarse al cumplimiento de mandatos legales del Estatuto Orgánico de Presupuesto que exige la existencia de la respectiva partida o disponibilidad presupuestal que ampare ese proceso de contratación, es decir, que las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. Se trata de una disposición que establece que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiaciones suficientes para atender estos gastos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso de saldo disponible. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de éstos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones, según consta en el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto. Es así como la apertura de procesos de selección e incluso la misma celebración del contrato, está precedida de una regla de ejecución presupuestal, que hace parte integrante de los principios de planeación y legalidad, según la cual no puede iniciarse proceso de selección o celebrarse contrato si previamente no se ha verificado la existencia del rubro para sustentar el gasto que el contrato implica, y no se ha expedido así mismo disponibilidad presupuestal. 2.7 PERMISOS Y LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN Y AMBIENTALES En casos específicos se requiere la satisfacción plena de las exigencias jurídicas para el contrato, tales como obtención previa de permisos, licencias y demás exigencias normativas para el normal desarrollo del correspondiente contrato. A través de ésta exigencia se pretende preservar el principio de legalidad, de tal suerte que las autorizaciones o aprobaciones para desarrollar el objeto contractual deberán impartirse con antelación al inicio de los procesos de selección o a la firma del contrato. En el evento de que se inicie el desarrollo de un objeto contractual sin la obtención de los correspondientes permisos y licencias puede acarrearle a la entidad contratante sanciones de carácter pecuniarios y graves detrimentos patrimoniales cuando con ocasión de la ausencia de éstas licencias, la ejecución de los objetos contractuales deba paralizarse. Así mismo la diligencia oportuna de este requisito preserva el principio de economía. 2.8 INTEGRACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR Mediante Resolución, la Personera Municipal nombrará los integrantes del Comité Único de Contratación de los procesos que se aprueben, que podrá coincidir con las personas que ejercerán los ROLES en el SECOP, cuando inicie a funcionar. En todo caso, el ordenador del gasto mediante acto administrativo (oficio,




directiva, señal o circular) o mediante el acta, podrá conformar el Comité encargado de las verificaciones de la capacidad jurídica, operacional, administrativa y financiera y condiciones de experiencia y las evaluaciones técnica y económica, con funcionarios orgánicos de la misma Personería, que deberán ser idóneos en las áreas correspondientes. Cualquiera que sea la modalidad de conformación de los mencionados comités, en el respectivo acto deberá expresarse las funciones de los comités, el término en que deben ser rendidos los informes y ante quien deben ser presentados los mismos. 2.9 PLIEGOS DE CONDICIONES Para el caso de la licitación pública de Obra Pública, deberá utilizarse el modelo de pliego de condiciones elaborado por Colombia Compra Eficiente. Debe cumplirse con el requisito de la elaboración previa de las condiciones normativas o disposiciones a las cuales deba someterse la administración y los proponentes para la escogencia, celebración, ejecución y liquidación del contrato y que no se encuentran en la normatividad legal y reglamentaria. Es la principal y más importante consecuencia del principio de planeación, puesto que es la consolidación de las disposiciones técnicas, financiera, administrativas, jurídicas, ambientales, etc. Es así como los pliegos, o solicitudes de oferta constituyen verdaderos actos administrativos de carácter general, de obligatorio cumplimiento para la administración y los proponentes, dentro de los procedimientos de escogencia correspondientes. Una vez escogido el contratista, su contenido normativo será el marco de condiciones básico para la interpretación y aplicación del contrato y son las disposiciones que determinan la escogencia, celebración, ejecución y liquidación del contrato. De acuerdo artículo 23 de la ley 80 de 1993 y los principios de prevalencia del interés general, legalidad, planeación, igualdad, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, celeridad, moralidad, eficiencia, imparcialidad, publicidad, contradicción, eficiencia y equilibrio contractual, y de acuerdo con el artículo 24, numeral 5 de la Ley 80 de 1993, y el Decreto 1510 de 2013, se deben tener en cuenta los aspectos relacionados a continuación para la elaboración de los pliegos de condiciones:

a) Los requisitos objetivos necesarios de los oferentes para participar en la correspondiente licitación o contratación directa.

b) Reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación de la contratación directa.




c) Precisión del objeto, especificaciones, presupuesto, calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto a contratar.

d) Determinación de reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.

e) Determinación del plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello haya lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía.

f) La determinación de los factores de evaluación de los ofrecimientos. 2.10 LICITACIÓN PÚBLICA La licitación pública constituye la regla general de los procedimientos de selección de los contratistas de conformidad con la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013. Es a través de éste proceso que se pretende que todos los sujetos que ofrezcan en el mercado bienes, servicios y demás objetos puedan ofrecerlos en condiciones de igualdad y bajo criterios de objetividad, con el fin de que se seleccione al que mejores condiciones ofrezca, con sujeción a los precios del mercado. De ahí que la licitación debe ser abierta y debe brindar las garantías necesarias para que todo aquel que tenga la posibilidad de ofrecer a la administración pueda hacerlos sin discriminación, sujetándose a reglas objetivas, claras, imparciales, justas y completas fijados en los pliegos de condiciones; mediante esta modalidad se llevarán a cabo todos los procesos de contratación que adelante la Administración cuando el valor del contrato a celebrar sea superior a 280 salarios mínimos legales mensuales vigentes. 2.11 Procedimiento para adelantar una LICITACIÓN PÚBLICA ETAPA PRECONTACTUAL, RESPONSABLES Para poder iniciar un proceso licitatorio se requiere del cumplimiento de unos requisitos obligatorios, los cuales se relacionan a continuación:

Estudios previos. (dependencia que tiene la necesidad)

Análisis del Sector, Personero municipal

Aviso de Convocatoria Pública (Oficina de Contratación) se publica en el Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co y en la Web de la entidad.

Disponibilidad presupuestal. (dependencia que tiene la necesidad)

Elaboración del prepliego de condiciones. (Oficina de Contratación)

Publicación proyecto de pliegos de condiciones (10 días hábiles) en el Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co (Oficina de Contratación), incluye cronograma del proceso.

http://www.contratos.gov.co/





Respuestas a las Observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las mismas en el Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co (Oficina de Contratación)

Resolución de apertura de Licitación. (acto administrativo debidamente motivado, incluye cronograma del proceso contractual)

Audiencia Aclaración de Pliegos, Estimación, Tipificación y Asignación de riesgos, (Dependencia encargada) y Visita a las obras cuando a ello haya lugar, dentro de los tres días hábiles a la publicación de la Resolución de Apertura

Publicación pliegos definitivos en el portal único de contratación. (oficina de Contratación), incluye cronograma del proceso

Cierre licitación y apertura de propuestas.

Máxima prórroga del plazo de la licitación. (máximo la mitad del inicialmente fijado)

Elaboración del Informe de evaluación Comité Único de Contratación (plazo razonable, responsable dependencia)

Traslado informe de evaluación (5 días),

Audiencia pública de adjudicación. (máximo en dos etapas diferentes, en caso de existir observaciones a la adjudicación).

Acto de adjudicación.

Firma contrato.

Trámite de las garantías

Aprobación de las garantías

Inicio ejecución del contrato. ETAPA CONTRACTUAL

Actas parciales de obra

Acta de terminación del Contrato ETAPA POSCONTRACTUAL

Acta de liquidación (puede ser bilateral, dentro de los 4 meses siguientes, o unilateral dentro de los 2 meses siguientes), si no hay acuerdo, dos años para liquidar a solicitud de cualquiera de las partes, artículo 11 de la ley 1150 de 2007.

2.12 PUBLICACIONES El objetivo de estas publicaciones (pre-pliegos de condiciones y publicación pliegos definitivos página en el portal único de contratación), de conformidad con el Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 es suministrar al público información





que permita formular observaciones al contenido de los pliegos o términos. La oportunidad depende del proceso de selección así: en la LICITACIÓN, CONCURSO PÚBLICO Y SELECCIÓN ABREVIADA y CONTRATACIÓN DIRECTA se publicarán de acuerdo con lo preceptuado por la ley y sus decretos reglamentarios, para efectos de publicidad en el SECOP. Podrán presentarse observaciones a los proyectos de pliego de condiciones dentro del término establecido por la ley. La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la entidad contratante de dar apertura al proceso de selección, deberá publicar un aviso en el que se indique el lugar donde puede ser consultado gratuitamente el proyecto. Aviso que se publicará en el SECOP y en la Web de la entidad. Dicho aviso no se requerirá en la modalidad de contratación directa y mínima cuantía, según lo indica el Decreto 1510 de 2013. Posterior a la publicación de los pre-pliegos, las entidades estatales publicarán los pliegos o términos definitivos, los cuales se publicarán en el Portal Único de Contratación al momento de la apertura. 2.13 RESOLUCIÓN DE APERTURA DE LA LICITACIÓN El Personero o el Secretario respectivo, ordenarán la apertura de la licitación por medio de acto administrativo motivado. La resolución de apertura debe estar precedida de un estudio realizado por La Personería en el cual se analice la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, adquisición o compras, al presupuesto y ley de apropiaciones. 2.14 ACTO DE APERTURA DE LICITACIÓN El acto de apertura constituye otro requisito legal esencial dentro del proceso de licitación pública por cuanto concreta los términos bajo los cuales se inicia el proceso licitatorio. Es un acto motivado que parte de la realidad resultante del proceso de planeación del contrato, acompañada de juicios de conveniencia y oportunidad, estudios, diseños, planos etc. Su motivación no puede estar dada por argumentaciones genéricas o invocadas de simple cumplimiento de la ley, sino todo un acervo cierto, verificable y real de los hechos antecedentes y actuaciones previas de la administración que hicieron posible abrir un proceso de licitación.




2.15 AUDICENCIA ACLARATORIA DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS

El artículo 30 en su numeral 4 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 de 2013 establecen una instancia de garantía del debido proceso dentro del trámite de la licitación pública, con el fin de que se aclaren o precisen los pliegos de condiciones y se produzcan las adendas necesarias para ajustar técnica, jurídica y económica los mencionados pliegos. Una vez efectuada la solicitud de aclaración ésta debe atenderse so pena de incurrir en falta disciplinaria o incluso en interés indebido en la celebración de contratos. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, y a solicitud de cualquier persona que haya retirado los pliegos se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los mismos, de lo cual se debe levantar un acta. Si fuere necesario se deberá prorrogar la licitación hasta por seis (6) días hábiles. La audiencia de aclaración de pliegos deberá ser precedida por el ordenador del gasto y deberá asistir a esta, los miembros que integran los diferentes comités evaluadores, de lo cual se deberá levantar un acta que contenga, el número de asistentes, todas las intervenciones de los oferentes y las aclaraciones que realicen los diferentes miembros asistentes a la audiencia, sin embargo es recomendable que aquellas intervenciones que necesiten determinado estudio por parte de la Unidad para la respectiva aclaración o modificación de los pliegos de condiciones, deberá solicitarse por escrito y así mismo deberá responderse por escrito y comunicarse a todos los intervinientes en la audiencia. En virtud del principio de transparencia, quedará a criterio del Ordenador del gasto si admite las intervenciones de solo de aquellos que retiraron los pliegos de condiciones o de todos los asistentes a la audiencia de aclaración de pliegos. En los casos de contratación de obra pública, se podrá realizar la visita de obra y la audiencia de aclaración de pliegos en el mismo momento, y la Audiencia de Asignación de Riesgos, éstos últimos deben corresponder al Manual de Riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente; pero igualmente se levantará acta de acuerdo a lo comentado en los párrafos anteriores. Igualmente, se procederá para la Audiencia de Asignación de riesgos, los cuales deben ser los mismos que se encuentran en el Manual de Riesgos de Colombia Compra Eficiente, si los posibles oferentes no asisten a esta Audiencia, deberán asumir los riesgos, tal y como los estableció la entidad en los estudios previos y en el Pliego de Condiciones.




2.16 PLAZO DE LA LICITACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS El numeral 5 del artículo 30 de la mencionada ley, establece que el plazo de la licitación, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre, se señalará en los pliegos de condiciones o, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato. Una vez se establezcan, los mismos obligan y son vinculantes. No obstante lo anterior, la ley permite que cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado los pliegos, dicho plazo se pueda prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. Llegado el día y la hora de cierre de la licitación establecida en los pliegos de condiciones para efectuar la apertura de propuestas, el funcionario responsable del proceso levantará un Acta de recepción de ofertas la cual deberá contener la siguiente información: el nombre de los oferentes, el valor de la propuesta, el número de folios de la propuesta, los retiros de propuestas si los hubiere y las observaciones correspondientes. En relación con la garantía de seriedad de la propuesta, se debe señalar el número de la póliza, la vigencia, el valor asegurado y el nombre de la compañía aseguradora. 2.17 SISTEMA DE CONFORMACIÓN DINÁMICA DE LA OFERTA De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013, se regula lo relativo al sistema de conformación dinámica de la oferta. En la oportunidad de presentación de ofertas en la audiencia pública se utilizará el sistema de conformación dinámica la cual se realizará de forma presencial. Su tiempo y condiciones deberán señalarse en los pliegos de condiciones. Consiste en que los proponentes presentarán el proyecto de oferta inicial, el cual podrá ser mejorado por medio de la realización de posturas sucesivas de forma pública y concurrencial hasta la conformación de la oferta definitiva que es la última presentada por cada variable. Concluido el tiempo se tomará como definitiva la inicial del oferente que no utilizó su derecho de presentar posturas. Las ofertas que resulten de la conformación dinámica se tomarán en cuenta una vez se haya verificado la capacidad jurídica, experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera exigida en los pliegos y las ofertas se ajustarán a la consulta de precios del mercado y dicha información se haya publicado en el SECOP.




2.18 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS En esta etapa, el artículo 05 de la Ley 1150 de 2007 establece unos requisitos tendientes a la escogencia de la oferta más favorable para la Personería, la cual permita escoger a quien mejor cumpla con la prestación. El pliego de condiciones constituye el marco jurídico en que se debe circunscribir el oferente al momento de presentar su propuesta. Es así como a la entidad estatal le corresponde evaluar cada uno de los aspectos puestos en consideración por el oferente conforme a los parámetros establecidos en el pliego de condiciones, rechazando aquellos que desborden sus requerimientos o que no se adecuen al mismo. La Personería, a través del Comité de Contratación, evaluará las propuestas con arreglo a los principios de prevalencia del interés general, legalidad, planeación, igualdad, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, celeridad, moralidad, eficiencia, imparcialidad, publicidad, contradicción, eficiencia, equilibrio y conmutatividad. El Comité de Contratación, procederá a verificar la capacidad jurídica que consiste en la verificación y análisis de los documentos presentados por el proponente, verificar la capacidad administrativa que consiste en al análisis de la infraestructura y organización del oferente y la verificación de la capacidad operacional y financiera la cual consiste en verificar el índice de liquidez y endeudamiento dicha información únicamente valdrá la que el proponente en cualquier caso, acredite en el RUP. Una vez verificados éstos, se determinarán que propuestas serán evaluadas desde el punto de vista económico y técnico. Se podrá solicitar por escrito dentro del término de evaluación, las aclaraciones y explicaciones sobre puntos dudosos en las propuestas. Al momento de evaluar propuestas presentadas por Cooperativas o Pre cooperativas de Trabajo asociado se debe tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1150 de 2007. 2.18.1 Criterios de escogencia y calificación.

Capacidad jurídica.

Condiciones de experiencia (objeto de verificación y no de calificación)

Capacidad administrativa, operacional y financiera. Se tomará del RUP.




Oferta más favorable: Es la más ventajosa para la entidad, la cual está sujeta a factores de calificación de los pliegos y coherente con los precios del mercado. Contratos de adquisición o suministro de bienes con características uniformes: los únicos factores de evaluación son el menor precio ofertado y la mayor garantía de calidad de los bienes ofrecidos.

Contratos de prestación de servicios profesionales: Los factores de calificación valorarán aspectos técnicos de la oferta y experiencia en el campo que se trate y con la idoneidad del contratista.

Contratos de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión; los factores de calificación, se valoraran con experiencia en el área de que se trate y con la idoneidad del contratista

2.18.2 Disposición en secretaría de las evaluaciones De conformidad con el numeral 8º del artículo 30 de la ley 80 de 1993, se deberá dejar a disposición de los oferentes los resultados de las evaluaciones por un término de cinco (5) días hábiles, en el caso de la Licitación Pública, y de tres (3) días hábiles en el caso de las selecciones abreviadas y concurso de Méritos; se publicarán en el SECOP; para que los oferentes realicen las observaciones que estimen convenientes, sin embargo los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Si de las observaciones presentadas por los oferentes, se hace necesario por parte de la Personería, efectuar una nueva reevaluación a las calificaciones hechas inicialmente por los comités evaluadores, estos la podrán efectuar, teniendo en cuenta aquellas que no impliquen modificación o adición de las ofertas y para ello, incluso, podrán solicitar ampliación de los términos de adjudicación estipulados en los pliegos de condiciones hasta por un término no mayor a la mitad del inicialmente fijado, de acuerdo numeral 9º del artículo 30 de la ley 80 de 1993. 2.18.3 Audiencia de adjudicación y resolución de adjudicación No obstante el Artículo 273 Constitución Política, las entidades deben hacer las adjudicaciones en audiencia pública, la cual tendrá en cuenta el pliego y las siguientes reglas:

La audiencia se podrá celebrar en dos etapas con días diferentes.

Tendrá como propósito presentar el proyecto de respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes en la oportunidad (5 días) del art 30 numeral 8 Ley 80 de 1993, de las respuestas incompletas o cuando falte respuesta de las observaciones.




Se resolverán todas las observaciones efectuadas durante los 5 días del art. 30 numeral 8 ley 80 de 1993. Cuando la adjudicación no se realice en audiencia pública, se deberá comunicar a través de un mensaje de datos a los oferentes cuando la infraestructura tecnológica sea segura. De dicha audiencia se debe levantar un Acta en la cual se deberá dejar constancia de todos los asistentes y de todas las deliberaciones y decisiones que se hayan tomado en el desarrollo de la misma de acuerdo a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.

2.18.4 Resolución de declaratoria de desierta de licitación o concurso. En los casos de declaratoria de desierta de una licitación o concurso público consagrados en el literal g, numeral 1 del artículo 24 de la ley 80 de 1993, y el Decreto 1510 de 2013, si persiste la necesidad de contratar, la entidad estatal debe adelantar un proceso de selección abreviada de menor cuantía, prescindiendo del borrador del pliego, de las manifestaciones de interés y se publicará el proceso desde la Resolución de Apertura.

La convocatoria será pública y el pliego de condiciones o definitivos se publicarán en el Portal Único de Contratación.

No se modificarán los elementos esenciales de los pliegos de condiciones o utilizados en el proceso de licitación o concurso.

La adjudicación se hará mediante audiencia pública. 2.19 CONTRATACIÓN DIRECTA 2.19.1 Contratación directa de conformidad con el Decreto 1510 de 2013, cualquier contrato que se celebre bajo la modalidad de contratación directa, requiere el respectivo estudio previo, la presentación de la propuesta por parte del futuro contratista y la Justificación de la modalidad de contratación, con excepción de los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la Gestión, así como los de Créditos, requieren de dicha Resolución, las personas que se contraten directamente, deberán contar con experiencia mínima en el área de que se trate y deberán contar con idoneidad para realizar las actividades que se encomiendan en el contrato., en todo caso se deberán cumplir las reglas establecidas en el Decreto 1510 de 2013, en cada modalidad de contratación directa. 2.19.2 Publicaciones El objetivo de la publicación del estudio de conveniencia y oportunidad, de conformidad con la Ley 1150 de 2007, es suministrar al público información que




permita conocer los procesos de contratación de la Administración. En la CONTRATACIÓN DIRECTA se publica con el contrato, una vez suscrito en la web www.contratos.gov.co 2.19.3 Selección objetiva en la contratación directa La Personería, a través del Comité de Contratación, evaluará las propuestas con arreglo a los principios de prevalencia del interés general, legalidad, planeación, igualdad, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, celeridad, moralidad, eficiencia, imparcialidad, eficiencia, equilibrio y conmutatividad. 2.19.4 Contenido mínimo de los estudios de conveniencia y oportunidad

Descripción de la necesidad.

Descripción del objeto a contratar.

Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

Características técnicas de bienes, obras o servicios.

Presupuesto oficial.

Criterios de escogencia.

Plazo

Valor estimado del contrato.

Análisis que sustenta la exigencia de garantías. 2.19.5 Menor cuantía. Criterios para celebrar contratos de menor cuantía. Literal A numeral 1 artículo 24 Ley 80 1993:

Los proyectos de pliegos o se publicarán en el Portal Único de Contratación.

Se hará mediante convocatoria pública.

Los oferentes interesados manifestarán su interés de participar haciendo uso del medio que indique la entidad para que se conforme la lista de posibles oferentes.

Cuando el proceso de contratación sea igual o inferior a 125.000 Dólares de Estados Unidos de Norte América, en la etapa de prepleigos se hará la convocatoria limitada a mipymes, si no se presentan por lo menos tres (3) de ellas que cumplan con todos los requisitos, de ser mipymes, se hará la convocatoria con el pliego definitivo abierto para que cualquier persona natural o jurídica, que pueda participar en dicho proceso, presente propuesta para participar.

Si son superiores a 10 mediante audiencia, a discreción de la Administración se decide en el mismo pliego si se va a limitar a 10, o por el contrario se hará el proceso con todos los que se presenten a participar.





Si es inferior a 10, se adelantará con todos. Si no se acude a éste sistema, la adjudicación se hará de forma motivada al oferente que haya presentado la oferta que satisfaga la necesidad. Comunicará ésta decisión a los oferentes que participen en el proceso. 2.19.6 Sistema de conformación dinámica de la oferta y su adjudicación

En la fecha señalada en los pliegos los oferentes seleccionados presentarán la documentación que acredite la capacidad jurídica y el cumplimiento de condiciones exigidas relacionadas con experiencia, la capacidad administrativa, operacional y financiera.

Dentro del plazo previsto en los pliegos se verificará el cumplimiento de requisitos y condiciones con el fin de determinar que oferentes continúan con procesos de selección.

Los oferentes presentarán oferta respecto de los aspectos no susceptibles de conformación dinámica. La Personería evaluará dichos aspectos dentro del plazo estipulado para tal fin.

Una vez evaluados, se realizará audiencia para la conformación dinámica de la oferta.

La Personería consolidará la información resultante para determinar la oferta más favorable y se adjudicará de forma pública.

Todo lo anterior se publicará en el Portal Único de Contratación. 2.19.7 Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes Se puede contratar de forma directa sin necesidad de procedimiento alguno en los casos en que no haya pluralidad de oferentes: a) Cuando no existiere más de una persona inscrita en el REGISTRO UNICO DE

PRECIOS, en aquellos contratos respecto de los cuales se requiera dicha inscripción conforme al Decreto 1510 de 2013.

b) Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, su proveedor exclusivo.

Estas circunstancias deberán constar en el estudio de conveniencia y oportunidad. 2.20 INFORMACIÓN CONTRACTUAL QUE DEBE PUBLICARSE EN EL

PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN




Se debe publicar en el Portal Único de Contratación la información que se relaciona a continuación en relación con los procesos de contratación y de acuerdo con los plazos que se dispone:

Pliegos de condiciones o en procesos de licitación, concurso público, durante 10 y 5 días respectivamente.

Observaciones y sugerencias a los proyectos de estos documentos durante 10 y 5 días según el procedimiento.

Acto de apertura al proceso de selección, a partir de la fecha de su expedición durante 10 y 5 días dependiendo del proceso.

Pliegos de condiciones o definitivos, los cuales se mantendrán publicados hasta por 2 años más de acuerdo con lo establecido en la ley 1150 de 2007.

El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones o y los documentos relacionados con las preguntas formuladas por los oferentes dentro del plazo de contratación sobre el contenido y alcance de los pliegos de condiciones o; la comunicación escrita de respuesta o; y las adendas o aclaraciones a los pliegos de condiciones o, a partir del momento en que se produzcan y hasta la suscripción del contrato, además, se publicarán en el SECOP; los riesgos asignados, si hubieren cambiado respecto de los que se colocaron inicialmente en el Estudio Previo y en el Pliego de Condiciones. .

El informe de evaluación durante 5 días, para la licitación y tres para la selección abreviada y el Concurso de Méritos.

El acta de la audiencia de adjudicación, por 5 días contados a partir del mismo día en que se suscriba.

El acta de la audiencia pública realizada para la conformación dinámica de la oferta, se publicará por un término de 5 días contados a partir del mismo día en que se suscriba.

La información sobre los contratos firmados, sus adiciones, modificaciones, liquidación y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta, por un término de dos (2) años.

Todos los demás actos mencionados en el artículo 3 del Decreto 2434 de 2006 y no incluidos en esta lista.

Se exceptúan los procesos de contratación directa de empréstitos; bienes y servicios que se requieran para la defensa de la seguridad nacional y los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta, de que tratan los artículos 92 y siguientes de la ley 1474 de 2011, con excepción de los contratos del artículo 32 Ley 80 de 1993.




Se debe crear una dirección de correo electrónico y un formulario electrónico en la página web de la Personería para el envío de consultas y aclaraciones, esto a fin de facilitar la comunicación entre la entidad y el oferente. Las entidades no impondrán restricciones para el acceso a la información de los procesos de contratación. En consecuencia no se requerirá el uso de claves que dificulten el acceso. La formulación de observaciones a los proyectos de pliegos y las efectuadas durante el proceso de selección se llevarán a cabo empleando el mensaje de datos, el cual está reglamentado por la ley 527 de 1999: “Mensaje de datos: Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos ópticos o similares tales como intercambio electrónico de datos, Internet, correo electrónico, telegrama, télex o telefax entre otros”. Vencidos los plazos de permanencia en el Portal Único de Contratación, la entidad estatal debe hacer parte del archivo electrónico de la entidad y constituirá parte del expediente del proceso de contratación. 2.21 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA Cuando se trate de contratos de mínima cuantía se utilizará el procedimiento descrito en el Decreto 1520 de 2013, y en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, se elaborará el respectivo estudio previo, el análisis del Sector, así mismo se hará la publicidad en el SECOP, como lo ordena el Decreto 1510 de 2013. Se publicará la invitación por un día hábil y el informe de evaluación también será por un día hábil. 2.22 CONTRATOS DE BIENES EN GRANDES SUPERFICIES Cuando se trate de adquirir bienes para la entidad estatal, que su valor no supere el 10% de la menor cuantía, es decir, 28 smlmv, dichas adquisiciones podrán comprarse en Grandes Superficies, y en este caso el procedimiento es el siguiente:

Se deben invitar por lo menos a 2 grandes superficies a cotizar, se les concede un día hábil para que presenten la cotización.

La Invitación a cotizar debe contener lo siguiente.

Detalle de los bienes que se requieren, con indicación del ítem, cantidad y calidades del bien, es decir, se debe detallar el bien que se va a adquirir, el presupuesto estimado, el nombre y rubro de la disponibilidad presupuestal y




la forma de pago, así como la forma en que recibirá los bienes, si es de ejecución instantánea o si es de tracto sucesivo.

El lugar de entrega de los bienes que se adquieren en la Grande Superficie. Toda esa información y todos los documentos que se produzcan serán responsabilidad del funcionario de la Dependencia encargado de suplir la necesidad. 3 ETAPA CONTRACTUAL 3.1 FORMA Y CONTENIDO DEL CONTRATO ESTATAL El contrato estatal debe cumplir con unas solemnidades y formalidades preestablecidas, las cuales deben cumplirse so pena de inexistencia del contrato. Cuando se cumplen requisitos de existencia se da el perfeccionamiento. La regla general es que el contrato estatal debe ser escrito y se celebra con el mero consentimiento que debe manifestarse con las firmas de las partes. 3.1.1 Requisitos de perfeccionamiento y ejecución Los contratos se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleva a escrito, de conformidad con el artículo 41 de la ley 80 de 1993. Adicionalmente la Ley Orgánica de Presupuesto establece que se perfeccionará con la expedición del registro presupuestal. Para la ejecución, se requiere de la aprobación de la Garantía Única de Cumplimiento, cuando aplique y de la existencia de las disponibilidades presupuestales, así la publicación del contrato en el Portal Único de Contratación, en la web www.contratos.gov.co

3.1.1.1 Disponibilidad presupuestal

La disponibilidad presupuestal es la manifestación escrita que hace el Jefe de Presupuesto o el competente en el sentido de que con cargo a una vigencia, hay un rubro para soportar un gasto. Indica que un gasto está presupuestado, en todo proceso de contratación o contratación directa, siempre deberá existir la Disponibilidad Presupuestal para poder iniciar el proceso o celebrar el respectivo contrato.





3.1.1.2 Registro presupuestal

La entidad estatal a través del registro presupuestal deja constancia que ese presupuesto va a ser destinado a un contrato específico. Una vez suscrito el contrato se registra. Para el Consejo de Estado el registro presupuestal es un requisito de existencia de los Contratos, por lo tanto una vez se tenga certeza de con quien se va a suscribir el contrato, se debe realizar el registro presupuestal a nombre de ese contratista para garantizar que esos dineros serán para ese contrato y no para otro.

3.1.1.3 Garantía única de cumplimiento

La Garantía Única debe prestarse en todos los contratos, salvo los interadministrativos, y los que son inferiores a 28 smlmv, que será discrecional del Personero si las exige o no; los de empréstito y los de seguro. Contempla los siguientes amparos:

3.1.1.3.1 Anticipo o pago anticipado

En el anticipo la entidad le entrega al contratista los dineros en calidad de préstamo para que cumpla con las obligaciones del contrato. El contratista va amortizando paulatinamente el monto recibido y en la proporción en que vaya ejecutando el contrato. En el pago anticipado, el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada, es un verdadero pago en su favor, al cual se le hacen las retenciones que ordene la ley por concepto de los impuestos que graven dicho ingreso. El contratista no tiene que reintegrarlo a medida que ejecute el contrato. En ambos casos no puede excederse la entrega del 50% del valor del contrato. Este amparo se establece por el 100% del valor dado como anticipo o pago anticipado con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro meses más entendido este como el plazo de liquidación, pero si se trata de obra pública, la garantía del Anticipo o pago Anticipado, debe cubrir 30 meses, que es el tiempo para liquidar realmente el contrato, en todo caso deberá consultarse en cada contrato, que se cumpla con la suficiencia de las garantías, contenidas en el Decreto 1510 de 2013, o las normas que lo adicionen, complementen, sustituyan o deroguen. Este amparo de anticipo protege a las entidades estatales contratantes contra el uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que se




le hayan anticipado para la ejecución del contrato, y en el evento del pago anticipado protege la devolución de los bienes, obras o servicios que no haya ejecutado.

3.1.1.3.2 Cumplimiento del contrato

El amparo de incumplimiento del contrato cubre a las entidades estatales contratantes contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones emanadas del contrato garantizado. Comprende el pago de multas y el valor de la penal pecuniaria que se haga efectiva. El pago de la cláusula penal pecuniaria será considerado como parcial pero definitivo de los perjuicios causados a la entidad contratante. El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato. Su vigencia será igual al plazo del contrato y 30 meses más. Que es hasta la liquidación del contrato. Ese siniestro se hace efectivo cuando el contratista reconoce el incumplimiento y liquida el contrato o cuando la entidad estatal declara la caducidad, y deberá cubrir todo lo establecido en el Decreto 1510 de 2013.

3.1.1.3.3 Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones

El decreto 1510 de 2013 establece que cuando de conformidad con la propuesta o el contrato, el contratista deba utilizar a terceros para el cumplimiento de la prestación, es obligatorio constituir el amparo de pago de salarios y prestaciones sociales para esos trabajadores y su vigencia se establecerá en el pliego de condiciones o en el contrato, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1510 de 2013. El amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del cumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista, derivadas de la contratación de personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá atenderse por el plazo del contrato y tres años más.




3.1.1.3.4 Estabilidad de la obra

El amparo de estabilidad de la obra cubre a las entidades estatales contratantes durante el tiempo estipulado y en condiciones normales de uso, contra los deterioros de la obra imputables al contratista, que impidan el servicio para el cual se ejecutó. Cuando se trate de edificaciones, la estabilidad se determinará de acuerdo con el estudio de suelos, planos, proyectos, seguridad y firmeza de la estructura. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013.

3.1.1.3.5 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados

El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por el suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. El valor se determinará de acuerdo con el objeto, valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.

3.1.1.3.6 Correcto funcionamiento de los equipos

El amparo de correcto funcionamiento de los equipos cubre a las entidades contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las especificaciones técnicas contractuales de los equipos que deba suministrar o instalar el mismo. Su vigencia comienza a partir de la expedición del acta de entrega de los elementos recibidos a satisfacción.




3.1.1.3.7 Calidad del servicio

El amparo de calidad del servicio cubre a las entidades estatales contratantes contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista sobre las especificaciones y requisitos mínimos del servicio contratado.

3.1.1.3.8 Provisión de repuestos y accesorios

Este amparo cubre a las entidades contratantes contra el incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones de suministro de repuestos y accesorios previstos durante el tiempo estipulado en el contrato.

3.1.1.3.9 Seriedad de los ofrecimientos o de seriedad de la propuesta

El amparo de seriedad de los ofrecimientos cubre a las entidades estatales contratantes contra el riesgo de incumplimiento por parte del proponente, de las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente la de celebrar el contrato objeto de la licitación, en los términos y condiciones que dieron base a la adjudicación. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al momento de la evaluación de las propuestas. La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última.

3.1.1.3.10 Publicación del contrato

El Decreto 1510 de 2013 establece que la entidad debe garantizar la publicidad de todos los actos de la contratación y establece la publicación de los contratos en el Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co, por lo tanto será responsabilidad de la Oficina de Contratación la publicación dentro de los términos legales de todos los documentos que se produzcan con ocasión de un proceso de contratación o de un contrato bajo la modalidad de contratación directa.





3.1.2 Multas Es una sanción por retardo en el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Tienen como finalidad forzar al contratista para que cumpla el contrato. Debe aplicarse por incumplimiento parcial de las obligaciones del contratista. Su imposición se hace a través de resolución debidamente motivada, las multas se establecerán en cada pliego de condiciones y las que se establezcan allí serán las que en el caso que se ocurra le serán aplicadas al contratista. 3.1.3 Administración contractual Son el conjunto de actividades o procedimientos que deben llevar a cabo las partes en un contrato estatal para lograr la satisfacción del objeto contractual, para dar cumplimiento a la totalidad de las obligaciones y responsabilidades dentro del contrato. La ejecución organizada de esas actividades y procedimientos es lo que comprende la administración contractual. En los contratos de ejecución instantánea, la administración contractual y la ejecución misma del contrato son cortos en el tiempo, por cuanto se cumple o se ejecuta en forma inmediata o instantánea. Mientras que en los contratos de tracto sucesivo o en aquellos contratos de ejecución instantánea por instalamentos, cada vez que se satisface una parte del objeto contratado se cumple y sus efectos se van prolongando en el tiempo. El cumplimiento del objeto contractual debe ser plenamente satisfactorio, es decir, que cumpla la finalidad del contrato estatal, que cumpla las condiciones pactadas y cuyas especificaciones y calidades sean las requeridas. Adicionalmente debe cumplirse con el pago del valor del contrato en las condiciones y oportunidad pactadas, así como el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes. En la entidad estatal, el ordenador del gasto y el interventor designado deberán realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones adquiridas por parte del contratista y por parte de la misma unidad estatal.

3.1.3.1 Vicisitudes que se presentan durante la ejecución del contrato




Del objeto se derivan varios aspectos que se regulan en el contrato, como las características, cantidades, especificaciones que se traducen en el alcance del objeto contractual, que es la determinación de las características de los bienes, obras o servicios contratados.

3.1.3.1.1 Modificación, cambios y variaciones del alcance del objeto contratado

La primera vicisitud que se presenta es saber si el objeto es modificado o cambiado. Vale decir que el objeto del contrato es inmodificable e invariable. Existen aspectos que no son propiamente el objeto en sí como son las características, especificaciones y cantidades contratadas que hacen parte del alcance pero no son el objeto en sí. El objeto comprende el servicio, la obra o el bien que se quiere contratar. Las características no deben ser separables para incluirlas en el objeto del contrato. Si se pueden separar hacen parte del alcance y no del objeto. Si la modificación es solicitada por el contratista, la entidad debe verificar que la modificación atienda mejor la satisfacción del objeto contratado y si implica un mayor costo puede rechazarse, a menos que el contratista demuestre que no se va a satisfacer el objeto del contrato sin la respectiva modificación. Si la modificación es sugerida por la entidad contratante y genera una mayor onerosidad para el contratista, se tendrá que mirar si hay o no un rompimiento del equilibrio contractual.

3.1.3.1.2 Plazo de ejecución

La segunda vicisitud que se presenta es la relacionada con el plazo de ejecución, toda vez que si el contratista solicita una ampliación del plazo y la entidad considera que efectivamente ocurrieron hechos que ameritan esa ampliación, el contratista de obra o de prestación de servicios podría presentar una reclamación denominada mayor permanencia en la obra o en la prestación del servicio, que en el caso de obra será por mayores costos de administración y no costos directos. En el evento de que la entidad considere que los plazos no se van a cumplir por responsabilidad del contratista, debe ordenar la aceleración de los trabajos por cuenta del contratista, esta aceleración es entendida como el incremento de recursos directos para la ejecución de los trabajos o servicios.




3.1.3.1.3 Reducción del plazo

En este caso, la administración presiona y ordena la aceleración. Es la denominada aceleración forzada. La Personería debe reconocer los costos, que serán de mano de obra, jornada de trabajo y equipos, nunca por materiales. No se reconocen gastos de administración indirectos sino sólo directos.

3.1.3.1.4 Precio del contrato

Se presenta cuando hay variaciones en las cantidades y valores contratados, así como en las especificaciones. Puede presentarse con ocasión de la forma de pago y la oportunidad para la realización de los pago.

3.1.3.2 Contrato adicional

El artículo 40 de la ley 80 de 1993 infiere la posibilidad de adicionar o reformar, de común acuerdo, los contratos principales en cuanto a trabajos (agregación o extra, supresión o disminución), al plazo (tiempo) y al precio (valor). Las reformas pueden hacerse mediante contrato adicional, o mediante otrosí (correcciones), que será parte integrante del contrato principal, porque aquel no es contrato autónomo sino accesorio. La agregación, supresión o disminución de obra, trabajo, bienes o servicios, delimitan la procedencia de la adición en términos generales. Se sobreentiende que las cantidades en el objeto contratado son aproximadas; por consiguiente, pueden aumentar o disminuir durante la ejecución del contrato original o inicial. Todo lo cual puede generar prórroga del término o plazo del contrato, o variaciones en el valor de éste, que deben reconocerse y pagarse para no alterar la ecuación financiera. Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado en salarios mínimos mensuales. Para verificar si se quebrantó dicho porcentaje, se tomarán en su sumatoria, todos los contratos adicionales suscritos como complemento del principal. Suspensión del contrato La suspensión estatal la puede originar la ocurrencia de circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, u otros supuestos de alteración, debidamente comprobados, que por imprevistos o hechos inevitables (v.gr. la incapacidad médica del contratante, dificultades de importación, etc.), de manera temporal imposibilitan la normal ejecución del contrato por parte del contratista; casos en los cuales se




suscribirá un acta, donde consten los hechos que la originaron y los acuerdos y constancias a que hubiere lugar, fecha de reiniciación del contrato, etc. El contratista tendrá derecho a que se liquiden y paguen, hasta el momento de la suspensión, conforme al contrato, los trabajos ejecutados. En casos de contratos de obra, deberá tenerse en cuenta el informe de justificación de la suspensión del contrato suscrito por la interventoría. Superados los imprevistos que motivaron la suspensión del contrato, para efectos de la reiniciación de las obras, trabajos, suministro de bienes o prestación del servicio, deberá levantarse la correspondiente acta de reinicio, contentiva de los aspectos y observaciones que las partes suscribientes estimen conveniente y con la ampliación respectiva de la póliza.

3.1.3.3 Cesión del contrato

Dentro de los compromisos que adquiere el contratista se encuentra la obligación de ejecución personal del objeto contratado (intuitu personae). Por consiguiente, una vez celebrados los contratos, la sustitución de la persona del contratista sólo podrá hacerse conforme a las disposiciones legales y reglamentarias que regulan, esto es, previa autorización expresa y por escrito de la entidad estatal contratante, como condición necesaria para que pueda producir efectos jurídicos (a título contractual) la cesión del contrato. La cesión debe hacerse en las mismas condiciones en que fue pactado inicialmente (no se puede modificar en su objeto ni en su naturaleza, ni variarse en sus términos, salvo lo inherente al ajuste de precios y plazo contractual, si a ello hubiere lugar) La cesión del contrato puede darse por la ocurrencia de una cualquiera de las siguientes hipótesis:

Por transferencia del contratista a otra persona que reúna las calidades, condiciones y requisitos exigidos.

Por inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente (en la persona natural o jurídica), caso en el cual el contratista debe ceder el contrato o renunciar a su ejecución; si sobreviniere en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, dicha cesión producirá en un tercero ajeno a aquellos, el que entrará a ser parte como nuevo miembro de dichas formas de asociación; por ello, se prohíbe la cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

En caso de incompatibilidades o inhabilidades sobrevinientes la cesión del contrato se realizará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 de la ley 80 de 1993.




Finalmente, suscrito el acto jurídico negocial de la cesión, se efectiviza la sustitución de la persona del contratista (principal), y adquiere el cesionario la obligación de responderle a la unidad estatal por la ejecución (continuación y terminación) del objeto contratado. 4 ETAPA POS-CONTRACTUAL 4.1 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 4.1.1 Concepto

La liquidación del contrato es el balance del estado en que quedan los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes una vez se ha finalizado la ejecución del contrato. Es el balance de la forma como se ejecutó el objeto contractual y de cómo quedan las obligaciones de las partes al término de esa ejecución. Esa liquidación se surte mediante un acta de liquidación, la cual es importante porque hay una relación jurídica en el tiempo que se ha terminado y que debe finiquitarse a través de la liquidación.

La liquidación debe abarcar el balance no sólo del deber y haber, sino que comprende el balance de la totalidad de las obligaciones a cargo de las partes, como fueron ejecutadas y el estado en que las mismas quedan. La liquidación debe indicar claramente cuál es el contrato que se está liquidando, el monto del mismo, cuál era su objeto y que fue lo que se recibió, en cuanto tiempo se ejecutó el contrato, por qué valor se ejecutó, que obligaciones entre las partes quedan pendientes, cuales quedan a cargo del contratista y de la entidad contratante, que responsabilidades subsisten después, por cuanto tiempo y el balance económico y financiero del contrato. En el acta de liquidación se contemplan responsabilidades en cuanto a la ampliación de las pólizas tales como responsabilidad civil extracontractual o pago de salarios, indemnizaciones y prestaciones sociales. El acta de liquidación es importante porque es el instrumento jurídico a través del cual puede hacer valer lo que las partes deben, el pago de multas, sanciones por incumplimiento, es decir, que lo que no quede en el acta de liquidación no puede reclamarse sino por vías judiciales. Igualmente es importante para determinar los plazos de caducidad de las acciones contractuales, además, presta mérito ejecutivo. 4.1.2 Cuales contratos deben liquidarse La obligación de liquidar los contratos estatales está definida en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, el cual consagra que deben




liquidarse todos los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución tenga un plazo en el tiempo y los de ejecución instantánea que hayan sido ejecutados por instalamentos. En sentido contrario, los contratos de simple ejecución instantánea no hay que liquidarlos. La liquidación del contrato es una obligación legal por lo tanto en los casos en los cuales la ley establece tal obligación, debe procederse a liquidar el contrato. 4.1.3 Oportunidad para liquidar un contrato El contrato debe liquidarse en el plazo establecido para la liquidación, el cual se cuenta a partir de la terminación, es decir, que el contrato debe liquidarse cuando se vence el plazo establecido para su ejecución. Si el contrato no establece plazo para la liquidación se aplicarán los 4 meses que otorga la ley para liquidar de común acuerdo el contrato. Existe la obligación legal de que la administración elabore el borrador correspondiente y lo envíe al contratista para negociar el texto del acta de liquidación. La entidad debe demostrar que oportunamente se buscó el acuerdo sobre el acta de liquidación y que el contratista se negó al acuerdo. 4.1.4 Formas de terminación de los contratos Los contratos tienen 3 formas de terminación:

Por la ejecución satisfactoria del objeto.

Por vencimiento del plazo.

Por terminación anormal del contrato.

4.1.4.1 Por la ejecución satisfactoria del objeto

En primer lugar, el contrato se termina cuando se ha ejecutado o satisfecho la totalidad del objeto contratado. Si el contrato cumple el objeto antes del vencimiento del plazo, en el momento de la ejecución total debe liquidarse.

4.1.4.2 Por vencimiento del plazo

Una vez vencido el plazo del contrato no hay más ejecución o posibilidad de que las partes puedan ejecutar el mismo. Si el plazo no es ampliado antes del




vencimiento del contrato, cualquier prorroga posterior no tendrá validez por haberse extinguido, es decir, que cualquier acuerdo debe hacerse dentro de la vigencia del contrato estatal.

4.1.4.3 Terminación anormal del contrato

La tercera forma de terminación de un contrato es la terminación anormal del mismo. Existen tres eventos en los que se termina anticipadamente el contrato. En primer lugar está la declaratoria de caducidad, en segundo lugar la terminación unilateral y en tercer lugar la terminación anticipada. La declaratoria de caducidad sólo procede por incumplimiento grave del contratista. Cuando se produce la declaratoria de caducidad del contrato, la administración para evitar que se paralice el servicio o haya afectación grave del servicio, puede tomar medidas como intervenir en la obra o en los bienes. Necesariamente después de declarar la caducidad por terminarse el contrato debe proceder a su liquidación. La terminación unilateral está referida a la ocurrencia de las causales previstas en la ley 80 de 1993, las cuales deben estar debidamente demostradas. En la resolución de terminación unilateral una vez esté en firme se ordenará la compensación del contratista y la liquidación del contrato. La terminación anticipada se presenta cuando ha habido declaratoria de nulidad del contrato por parte del juez contencioso administrativo. Se presenta también cuando ocurra una causal de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente. En este caso la administración constata la presencia de la inhabilidad o incompatibilidad y procede a dar por terminado el contrato en forma anticipada. La terminación anticipada también ocurre por el mutuo acuerdo de las partes. 4.1.5 Contenido del acta de liquidación bilateral En el acta de liquidación debe aparecer claramente el contrato que se liquida, el objeto, las partes que celebraron el contrato, las que lo ejecutaron y las que liquidan el contrato. Debe aparecer cual es el valor del contrato y cuál es el plazo establecido o pactado; las garantías con su vigencia, el registro presupuestal del contrato y la cuantía del mismo, cual fue la publicación y el impuesto de timbre. Debe hacerse una relación al cumplimiento y desarrollo del objeto dependiendo del tipo de contrato. El acta de recibo final, cual fue el valor del anticipo y como se amortizó. Si hubo manejo conjunto en cuenta corriente. Luego vendrá el balance




financiero del contrato que indica que valor, que se pagó y que saldo hay, que debe el contratista y que debe la entidad contratante. Así mismo, debe expresarse como quedan las garantías, si hay que ampliarlas y durante que tiempo. Que contratos adicionales existieron en plazo y en cuantía, como se ejecutaron los mismos y si se liquidan conjuntamente. Que transacciones, conciliaciones o arbitramentos existieron durante la ejecución del contrato, que multas se impusieron y como se cobraron, que incumplimientos registro el contratista, que reclamos realizó y cómo se le resolvieron. Si hubo desequilibrio económico, cómo se cuantificó y como se compensó, que obligaciones quedan a cargo de las partes y la declaratoria de paz y salvo, excepto las obligaciones que quedaron pendientes. En el acta finalmente debe aparecer constancia sobre lo que las partes se reservan reclamar. (VER ANEXO O) 4.1.6 Liquidación unilateral La ley establece como mecanismo normal la liquidación bilateral. Sin embargo, puede ocurrir que el contratista no esté de acuerdo con los términos de la liquidación puesta en su conocimiento en la etapa de liquidación por mutuo acuerdo. Esas diferencias deben ser de fondo y no pueden ser superadas. Una vez transcurrido el término de 4 meses y habiéndose negado a suscribir el acta habiendo cumplido la administración en tiempo su negociación, la administración procederá a realizar la liquidación unilateral para lo cual se dispone de 2 meses. Un requisito fundamental para que proceda la liquidación unilateral es que haya fracasado la bilateral, esto es, cuando el contratista tuvo la oportunidad de conocer el borrador del acta y no llegó a un acuerdo sobre ella. La liquidación unilateral se hace mediante resolución motivada en la que se expresará los motivos o razones por las cuales se llega a una liquidación unilateral. Esta acta tiene el mismo contenido del acta bilateral, excepto que aquí las partes no se declaran a paz y salvo sino que en firme ese acto, el contrato se encontrará liquidado. La resolución de liquidación una vez establecida deberá establecer los recursos que proceden contra el acta de liquidación, el cual es el recurso de reposición. El funcionario público que no liquide oportunamente un contrato será responsable disciplinaria y fiscalmente por ese hecho. (VER ANEXO P).




5 CONTRATACION DE URGENCIA MANIFIESTA 5.1 DEFINICIÓN DE URGENCIA MANIFIESTA Existe urgencia manifiesta: cuando la continuidad de la gestión administrativa exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; o cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; o se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos, según el artículo 42 de la Ley 80 de 1993. 5.2 CONSTITUCIONALIDAD DE LA URGENCIA MANIFIESTA En la sentencia C-949/01 la Corte Constitucional desestimó los cargos contra los artículos 42 y 43 de la Ley 80 de 1993, los cuales habían sido demandados arguyendo que la utilización de dicha figura se hacía esencialmente para obviar las reglas contractuales propias del Estatuto Negocial Público, en especial la licitación pública que es la regla general, violando con ello el principio constitucional de la moralidad administrativa, de la prevalencia del interés general y de la dignidad humana. Para la Corte, por el contrario, aunque tal institución efectivamente excepcional las reglas procesales generales de la contratación pública, su consagración legal se justifica porque es herramienta apta para afrontar circunstancias de calamidad pública o desastre que afecten de manera inminente la prestación de un servicio, es decir, hechos que por su propia entidad hacen imposible aplicar la regla general de la selección reglada del contratista. De otra parte, el potencial abuso que pueda hacerse de la figura, hipótesis esta que por sí misma no puede ser objeto de control de constitucionalidad, puede perfectamente evitarse y controlarse, entre otras vías, mediante exigencias tales como su declaratoria mediante acto administrativo motivado, su remisión al órgano de control de la respectiva entidad, lo mismo que los contratos suscritos como consecuencia de esa declaratoria, al igual que el respaldo de los antecedentes, las pruebas y los hechos que ameritaron su adopción, inmediatamente después de celebrados dichos contratos, sin perjuicio de otros mecanismos de control que señale el reglamento. En lo que dice relación con la autorización concedida por el parágrafo único del artículo 42 para la realización de traslados presupuestales internos (Sobre la contratación de urgencia manifiesta, consúltese la sentencia C-772/98 de la Corte Constitucional), para afrontar el pago de los contratos celebrados como consecuencia de la urgencia, la misma fue declarada exequible mediante sentencia C-772 de 1998, entendiendo “que los traslados presupuestales internos a que se refiere dicha norma, se efectúen afectando exclusivamente el anexo del decreto de liquidación del Presupuesto”. Para tal fin,




la Corte señala que esa disposición es una norma de carácter presupuestal incorporada en una norma ordinaria cuyo objeto específico es el régimen contractual estatal, que por esa misma razón, debe respetar y subordinarse a las disposiciones del Estatuto Orgánico de Presupuesto y a sus normas reglamentarias, conforme lo manda el artículo 352 de la C.P. Así entonces, en el régimen de la urgencia manifiesta, debe entenderse que la facultad que la ley 80 de 1993 otorga a las autoridades administrativas negociales para efectuar los correspondientes traslados presupuestales, es idéntica a la concedida a dichas autoridades por el artículo 34 del decreto 568 de 1996, sólo que en materia negocial pública está referida a la “urgencia manifiesta”. 5.3 LA URGENCIA COMO RÉGIMEN CONTRACTUAL EXCEPCIONAL Se trata de un régimen de excepción a la regla general de los procedimientos contractuales previstos en los artículos 24 y 39 del Estatuto Contractual, los cuales pueden obviarse cuando se está en presencia de circunstancias imprevistas, urgentes, imprevisibles, de hechos calamitosos o constitutivos de fuerza mayor, que por su misma entidad y naturaleza, deben atenderse con carácter prioritario e inmediato, so pena de parálisis de la continuidad del servicio público.

Facultad para hacer traslados presupuestales. Por idéntica razón, se permite igualmente, bajo ese régimen, hacer los traslados presupuestales internos que se requieran con el fin de atender las necesidades y gastos propios de ella, y no requiere de registro, calificación y clasificación de proponentes, de conformidad con el parágrafo del artículo 22 de la ley 80 de 1993 y subrogado por el artículo 06 de la ley 1150 de 2007.

No se exige contrato escrito. En atención a las circunstancias que ameritan la adopción de dicha figura jurídica, y por estar de por medio la continuidad de la prestación de un servicio público, el artículo 41 de la ley 80 de 1993 habilita para obviar el contrato escrito, (no obstante lo cual deberá dejarse constancia escrita de la autorización otorgada al contratista por la entidad contratante), y también el acuerdo sobre la remuneración del contratista, la cual podrá fijarse con posterioridad al inicio de la ejecución de lo contratado. En el evento de no lograrse acuerdo sobre la contraprestación, ésta podrá ser determinada por el justiprecio objetivo de la entidad u organismo respectivo que tenga el carácter de cuerpo consultivo del Gobierno y, a falta de éste, por un perito designado por las partes, sin perjuicio de la utilización de los mecanismos de solución directa de conflictos.

5.4 CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE URGENCIA




Como la utilización indebida de la figura de la Urgencia manifiesta es constitutiva de causal de mala conducta, el artículo 43 del Estatuto Contractual establece que inmediatamente después de celebrados los contratos originados en ella, estos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos que la sustentaron, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad. El órgano de control deberá pronunciarse sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración, dentro de los dos (2) meses siguientes. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. Es apenas razonable que se imponga como exigencia legal, que la declaratoria de urgencia manifiesta deba producirse por acto administrativo debidamente motivado, en el cual se detallarán las razones por las cuales no es posible acudir al mecanismo de la invitación o la licitación pública. Precisamente aquéllas que se invocaron en el acto, son la materia de la indagación del órgano de control, y respecto de ellas ha de establecerse la legalidad o no de la actuación, sin que puedan variarse posteriormente. El “tema decidendum” para el órgano de control está indicado en el acto administrativo, y es a éste, exclusivamente, al que debe contraer su estudio. Es un régimen de congruencia entre lo aducido por la Administración y lo examinado por el órgano de control. Ver anexo. Minuta para contratación de Urgencia. 6 PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTATAL VS. NTCGP 1000 Con el fin de garantizar el entendimiento de los servidores públicos y demás partes interesadas acerca de la forma como la Personería Municipal de Caramanta, Antioquia da respuesta al requisito 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios, se ha documentado el Anexo Contratación Estatal vs. NTCGP 1000, en el cual se asocian los diferentes documentos del SIG que evidencian el cumplimiento de los mismos, así: Los requisitos para la adquisición de los bienes y servicios se especifican en los pliegos de condiciones o en la licitación pública según la modalidad de contratación aplicable. Las relaciones contractuales con los diferentes contratistas de la Personería Municipal de Caramanta, Antioquia que hayan sido seleccionados se formalizan mediante contratos (Ver capítulo 3.1.1 Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecución), en los cuales se establecen explícitamente las obligaciones tanto del contratista como de la Administración.




Con el fin de garantizar el cumplimiento de los contratos surtidos por la Administración se designan interventores competentes para que velen por el cumpliendo de los mismos, en caso de que el interventor identifique cualquier desviación al objeto del contrato y sus cláusulas hará uso de los recursos que consideré necesarios para acordar con el contratista el cumplimiento de los mismos, estas decisiones y acciones se deben dejar plasmadas en el acta o informe de interventoría. En los casos en que el interventor considere que se cumplió con el contrato, lo reporta así en el informe final de interventoría y procede a realizar la liquidación del mismo (re-evaluación). Ver capítulo 3.1.5.1 Vicisitudes que se presentan durante la ejecución del contrato. En caso de que se presente un incumplimiento del contrato por parte del contratista, el interventor debe proceder a realizar la terminación del contrato de acuerdo con las disposiciones legales vigentes (declaratoria de caducidad, terminación unilateral o terminación anticipada) 6.1 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN Los servidores públicos de la Personería municipal de CARAMANTA deberán tener en cuenta tanto en la definición de los diferentes contratos como en el seguimiento (Interventoría) a la ejecución de los mismos, los atributos esenciales del servicio tales como: La atención, la oportunidad, la calidad, la infraestructura empleada, entre otros. Estos atributos deberán quedar registrados en los diferentes estudios de conveniencia y oportunidad, pliegos de condiciones y contratos. Durante su ejecución los interventores deben expresar explícitamente en los informes de Interventoría, el cumplimiento de los mismos, a continuación presentamos una matriz con los posibles mecanismos a emplear por el interventor para la evaluación objetiva de éstos: Atributo Mecanismo de Evaluación

Atención

Implementación de encuestas donde los usuarios evalúen el desempeño del proveedor, para ello pueden emplear las encuestas disponibles en el SIG:

Evaluación de la Formación.

Evaluación de los trámites y servicios Evaluación de la Vigilancia




Atributo Mecanismo de Evaluación

y Control Evaluación de la asesoría y asistencia

Criterio de aceptabilidad 4 puntos de 5 posibles.

Oportunidad

Implementación por parte del contratista de la Planilla para el Control de Solicitudes de Trámites y Servicios o de un sistema de información que permita obtener estadísticas de atención de solicitudes, oportunidad y confiabilidad. Criterio de aceptabilidad: Mínimo el 90% de oportunidad.

La implementación por parte del interventor de la Planilla para el Control de Solicitudes de Trámites y Servicios para controlar el cumplimiento de los tiempos de entrega de informes por parte del contratista. Criterio de aceptabilidad: Mínimo el 90% de oportunidad.

Calidad

La evaluación frente al cumplimiento de normas técnicas o procedimientos aplicables al objeto del contrato. El seguimiento a las PQRS presentadas respecto a los servicios asociados al objeto del contrato. Criterio de aceptabilidad mínimo el 95% de oportunidad en la respuesta a las PQRS.

Infraestructura empleada

La presentación por parte del contratista de un plan de mantenimiento de la infraestructura empleada para el desarrollo del contrato. Criterio de aceptabilidad cumplimiento del 90% del plan de mantenimiento.




7 ANEXOS

Anexo A. Cuantías del Proceso de Contratación

Anexo B. Estudio de conveniencia y oportunidad Modelo pliego de condiciones

Anexo C. Modelo contratación directa publicados en el PUC.

Anexo D. Minuta resolución de apertura de la licitación.

Anexo E. Acta de apertura de la licitación o contratación directa

Anexo F. Minuta Acta Audiencia Aclaratoria

Anexo G.Minuta resolución de adjudicación.

Anexo H.Minuta resolución de declaratoria de desierta de la licitación pública

Anexo I. Minuta cuantías artículo 24 Y 39 De La Ley 80 De 1993

Anexo J. Minuta Contratos Con Formalidades Plenas Minuta contrato de compraventa o suministro Minuta contrato de obra precios unitarios.

Anexo K. Minuta contrato sin formalidades plenas de prestación de servicios.

Anexo L. Minuta contrato adicional, modificatorio, otrosí.

Anexo M. Minuta suspensión del contrato.

Anexo N. Minuta cesión del contrato.

Anexo O. Minuta liquidación bilateral o de mutuo acuerdo del contrato.

Anexo P: Minuta liquidación unilateral del contrato.

SILVIA PATRICIA MEDINA GUTIÉRREZ

Personera Municipal.

Caramanta

Mnual de contratación personeria caramanta ok

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