MNPP - Dpto. Contabilidad

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]

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MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DE LA DIRECCIN DE FINANZAS

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO

Vigencia de la ltima

modificacin:

Manual de Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA

Pgina: 1/1

Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Lster Rodrguez Herrera RECTOR

Humberto Ruiz

VICERRECTOR ACADMICO

Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Nancy Rivas de Prado

SECRETARIA

Jess Caldern Director de la Direccin de Servicios de

Informacin Administrativa (DSIA)

MERIDA, DICIEMBRE 2006

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: ELABORACIN

EQUIPO DE TRABAJO

DISEO Y ELABORACIN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO

Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO

PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) del Departamento de Contabilidad

PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

COORDINACIN Y ASESORIA

Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA

MRIDA, DICIEMBRE 2006

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DSIA DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL

1. INTRODUCCIN

2. ANTECEDENTES HISTORICOS

3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Organigrama de la Direccin de Finanzas.

Organigrama del Departamento de Contabilidad.

Organigrama Funcional del Departamento de Contabilidad.

4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS

5. DIRECTORIO

6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.

Cadena de Valor del Sistema de Negocio.

rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).

rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).

Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Contabilidad.

9. PROCESO 1: REGISTRO

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Registro.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro.

Informacin General del Proceso de Registro.

sub-Proceso: Ingreso.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos

de Ingresos.

Procedimiento 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de

Ingresos.

Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.

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Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.

Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.

Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.

Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o

Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.

Procedimiento 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o


Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.

Procedimiento 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.

Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.

Procedimiento 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.

Sub-Proceso: Egreso.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los

Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados.

Procedimiento 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los


Diagrama de Actividades 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio

Universitario.

Procedimiento 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio

Universitario.

Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de

Crdito Bancarios.

Procedimiento 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de

Crdito Bancarios.

Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepcin de Formato (CP-OP) de Control

Presupuestario Orden de Pago.

Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden

de Pago.

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Procedimiento B: Recepcin de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario

Orden de Pago.

Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en

Anticipos e Ingresos Propios.

Procedimiento 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en


Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.

Procedimiento 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.

Diagrama de Actividades 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso,

Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores.

Procedimiento 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso,


Sub-Proceso: Actualizacin de las Tablas.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos

de Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.

Procedimiento 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos de

Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.

Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de

Deducciones de las Nminas.

Procedimiento 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las

Nminas.

Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a

Tesorera.

Procedimiento 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a

Tesorera.

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10. PROCESO 2: ANALISIS Y CONCILIACIN

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Anlisis y Conciliacin.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Anlisis y Conciliacin.

Informacin General del Proceso de Anlisis y Conciliacin.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 2.1: Anlisis de Cuentas del Pasivo.

Procedimiento 2.1: Anlisis de Cuentas del Pasivo.

Diagrama de Actividades 2.2: Elaboracin de Asientos de Ajuste.

Procedimiento 2.2: Elaboracin de Asientos de Ajuste.

Diagrama de Actividades 2.3: Comparacin entre el Reporte del Auxiliar Analtico y el

Reporte de Movimiento Bancario.

Procedimiento 2.3: Comparacin entre el Reporte del Auxiliar Analtico y el Reporte

de Movimiento Bancario.

Diagrama de Actividades 2.4: Elaboracin de Estados de Conciliacin Bancaria.

Procedimiento 2.4: Elaboracin de Estados de Conciliacin Bancaria.

11. PROCESO 3: ARCHIVO

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Archivo.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Archivo.

Informacin General del Proceso de Archivo.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes.

Procedimiento 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes.

Diagrama de Actividades 3.2: Recepcin y Archivo de la Informacin Contable y de

Nmina a travs de Medios Magnticos

Procedimiento 3.2: Recepcin y Archivo de la Informacin Contable y de Nmina a

travs de Medios Magnticos

Diagrama de Actividades 3.3: Recepcin y Archivo de Comprobantes de Cheques.

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Procedimiento 3.3: Recepcin y Archivo de Comprobantes de Cheques.

Diagrama de Actividades 3.4: Recepcin y Archivo de Tickets de Unidades de

Produccin.

Procedimiento 3.4: Recepcin y Archivo de Tickets de Unidades de Produccin.

Diagrama de Actividades 3.5: Bsqueda de Documentos para Fines de Jubilacin

solicitada por la Direccin de Personal, OAP y a Ttulo Personal.

Procedimiento 3.5: Bsqueda de Documentos para Fines de Jubilacin solicitada

por la Direccin de Personal, OAP y a Ttulo Personal.

Diagrama de Actividades 3.6: Bsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de

Auditoria Interna.

Procedimiento 3.6: Bsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de

Auditoria Interna.

Diagrama de Actividades 3.7: Depuracin de Archivos Contables.

Procedimiento 3.7: Depuracin de Archivos Contables.

12. PROCESO 4: REGISTRO EN FORMATO

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Registro en Formato.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro en Formato.

Informacin General del Proceso de Registro en Formato.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del

Instructivo Nmero 07 la Informacin de la Ejecucin financiera y Presupuestaria.

Procedimiento 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo

Nmero 07 la Informacin de la Ejecucin financiera y Presupuestaria.

Diagrama de Actividades 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del

Instructivo Nmero 19 la Informacin del Proyecto del Presupuesto Anual.

Procedimiento 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo

Nmero 19 la Informacin del Proyecto del Presupuesto Anual.

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13. PROCESO 5: CIERRE CONTABLE

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Cierre Contable.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Cierre Contable.

Informacin General del Proceso de Cierre Contable.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 5.1: Cierre Contable Mensual.

Procedimiento 5.1: Cierre Contable Mensual.

Diagrama de Actividades 5.2: Cierre Contable Anual.

Procedimiento 5.2: Cierre Contable Anual.

14. PROCESO APOYO 1: APOYO DE SERVICIO

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Apoyo de Servicio.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Servicio.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades PA-1.1: Servicio de Limpieza en las Instalaciones Internas

del Departamento de Contabilidad.

Procedimiento PA-1.1: Servicio de Limpieza en las Instalaciones Internas del

Departamento de Contabilidad.

15. PROCESO APOYO 2: APOYO SECRETARIAL

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia.

Procedimiento PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia.

Diagrama de Actividades PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.

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Procedimiento PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.

Diagrama de Actividades PA-2.3: Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales

y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes.

Procedimiento A: Solicitud y Recepcin de los Materiales y Suministros del


Procedimiento B: Distribucin de los Materiales y Suministros del Departamento de

Contabilidad.

Diagrama de Actividades PA-2.4: Control de Asistencia.

Procedimiento PA-2.2: PA-2.4: Control de Asistencia.

16. PROCESO APOYO 3: ASISTENCIA EN CONTABILIDAD

ndice del Proceso.

Diagrama de Proceso de Asistencia en Contabilidad.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Asistencia en Contabilidad.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades PA-3.1: Emisin de Solvencias Administrativas a los

Estudiantes para Grados, Retiro o Cambio de Opcin.

Procedimiento PA-3.1: Emisin de Solvencias Administrativas a los Estudiantes

para Grados, Retiro o Cambio de Opcin.

Diagrama de Actividades PA-3.2: Emisin de Solvencias Administrativas para

Solicitud de Notas Certificadas.

Procedimiento PA-3.2: Emisin de Solvencias Administrativas para Solicitud de

Notas Certificadas.

17. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Modelo Actor Rol.

Modelo Rol Actividad.

Matriz Actores Procesos.

18. GLOSARIO DE TRMINOS

19. ANEXOS

Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Contabilidad.

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 1. INTRODUCCIN

El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribucin que le permitir al

Departamento de Contabilidad de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con

un apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la

realizacin de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando

responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el

funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecucin de los procedimientos.

Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la

colaboracin de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Contabilidad,

quienes aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramrez.

El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional

que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con

la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de

Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la

Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,

Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e

Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .

El Manual consta de las siguientes secciones:

Introduccin, breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa

aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus

secciones.

Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin del Departamento de Contabilidad.

Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Direccin de

Finanzas y del Departamento de Contabilidad.

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Modelos, de Jerarqua de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a

travs de diagramas el Sistema de Contabilidad, la Misin y Objetivos (Generales y Especficos) del

departamento, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el

departamento adems de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Servicio de Contabilidad y los

rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente.

Proceso, descripcin grfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en el

Departamento de Contabilidad, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes

actividades desempeadas en el departamento.

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles

desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad

de los Andes (ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios del departamento y

los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual.

Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de

criterios en su aplicacin.

Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en

la ejecucin de sus actividades.

La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,

ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar

de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la

forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima

para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes,

reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.

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Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el

Departamento de Contabilidad dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso

adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin

de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTRICOS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

El Consejo Universitario, en reunin celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consider impostergable la

reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal

cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acord eliminar la Direccin de

Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de

1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de

la Institucin, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorera, Contabilidad y Bienes y

Rentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de

sus finalidades. Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que

son: Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y

Departamento de Nmina.

El Departamento de Contabilidad tiene como misin Canalizar la totalidad de los registros

financieros y patrimoniales de la Universidad, as como proporcionar la informacin a travs de los

Estados Financieros. (Memoria y Cuenta de la ULA ao 2005).

El Departamento de Contabilidad cuenta a su vez con tres secciones:

Seccin de Registro (9 personas laborando).

Seccin de Anlisis (5 personas laborando).

Seccin de Archivo (2 personas laborando).

Adems con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:

Apoyo Secretarial (1 persona laborando).

Apoyo de Servicio (1 persona laborando).

Apoyo de Asistencia en Contabilidad (1 persona laborando).

Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:

Jefe del Departamento de Contabilidad: Lic. Napolen Sosa.

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DSIA DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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DSIA DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS

Fuente: www.ula.ve

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD

Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Fuente: Creacin de las Analistas.

DIRECCION DE FINANZAS


APOYO

SECRETARIAL Y

DE SERVICIOS

SECCION DE

REGISTRO

SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION

SECCIN DE

ARCHIVO

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Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Fuente: Creacin de las Analistas.

APOYO

SECRETARIAL

Y DE SERVICIOS 1 Oficinista

1 Obrero

SECCIN DE REGISTRO

JEFE DE LA SECCIN

Lic. Libia Rojas

SECCIN DE ANLISIS Y

CONCILIACIN

JEFE DE LA SECCIN

Lic. Yride Parra

2 Contador.

3 Contabilista.

1 Secretaria Ejecutiva.

1 Archivista.

2 Contador.

1 Contabilista.

1 Asistente de Tesorera.

SECCIN DE ARCHIVO

JEFE DE LA SECCIN

Ramrez Al

ASISTENCIA EN

CONTABILIDAD

1 Asistente de

Contabilidad

DIRECCION DE FINANZAS

DIRECTOR DE FINANZAS

Prof. ngel Rodrguez


JEFE DE CONTABILIDAD Lic. Napolen Sosa

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DSIA DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

SISTEMA DE NMINA

SISTEMA DE CONTROL DE

BIENES

SISTEMA DE TESORERA

SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO

FINANCIERO

SISTEMA DECONTABILIDAD

ApoyoGerencial

Anlisis y Conciliacin

Archivo

Registro

SISTEMA DE NMINA

SISTEMA DE CONTROL DE

BIENES

SISTEMA DE TESORERA

SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO

FINANCIERO

SISTEMA DECONTABILIDAD

ApoyoGerencial

Anlisis y Conciliacin

Archivo

Registro

SUPRASISTEMA SISTEMAS

SUBSISTEMAS

INTRA

INTER

AMBIENTE EXTERNO

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 5. DIRECTORIO

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: DIRECTORIO

N NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSINEXPERTO DEL

DOMINIOCEDULA DE IDENTIDAD

CONDICIN

1 Sosa Napolen Jefe de Contabilidad 2555 X 8.028.379 Fijo2 Uzctegui Freddy Analista de Nmina 2555 8.045.802 Fijo

3 Rojas Moreno Yhoset Onofre Contabilista 2559 12.487.674 Fijo4 Volcanes Caldern Jess G. Contabilista 3810 8.043.229 Fijo5 Quintero De Rios Marisol Contabilista 2559 11.952.862 Fijo

6 Prez de Paredes Yajaira Contabilista 2560 X 6.438.475 Fijo7 Daz Zambrano Haide Contabilista 5.200.448 Jubilado

8 Prez Osorio Mara Auxiliadora Archivista 2561 9.059.001 Jubilado9 Pineda Rojas Duglas Jos Archivista 12.349.050 Fijo10 Ramrez Fernndez Al Reinaldo Asistente de Tesorera 2561 X 8.041.848 Fijo

11 Rojas Mndez Libia Isabel Contador Jefe 2558 X 5.126.694 Fijo12 Vera Ramrez Yelitze Carolina Contador 2258 11.957.089 Fijo13 Pernia Pernia Zuleima Contador 2558 X 5.205.509 Fijo

14 Gonzlez Rojas Elda Domiti Contador 7.641.228Obtuvo Cambio

15 Parra Rivera Yride Coromoto Contador Jefe 2560 X 8.021.806 Fijo16 Quintero Dvila Neira Contador 2557 6.096.378 Fijo17 Sulbarn Rancel Dorys Coromoto Contador 2470 10.719.330 Fijo

18 Aguaje Cepeda Mara Alejandra Oficinista 2556 12.352.838 Fijo19 Villasmil Elio de Jess Asistente de Contabilidad 2555 8.006.755 Fijo

20 Morales Eddy Josefina Obrero 8.016.596 Fijo

21 Gonzlez Yaritza Secretaria Ejecutiva 2558 8.028.662 Fijo22 Pea Pacheco Mariela Archivista 2554 9.312.029 Fijo23 Pizzani Avila Gladys Mara Asistente de Tesorera 2470 4.257.510 Fijo

PERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIAS

SECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTRO

SECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN

PERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYO

PERSONAL OBRERO FIJOPERSONAL OBRERO FIJOPERSONAL OBRERO FIJOPERSONAL OBRERO FIJO

SECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTRO

SECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN

SECCIN ARCHIVOSECCIN ARCHIVOSECCIN ARCHIVOSECCIN ARCHIVO

PERSONAL PROFESIONAL FIJOPERSONAL PROFESIONAL FIJOPERSONAL PROFESIONAL FIJOPERSONAL PROFESIONAL FIJO

DIRECTORIOUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

PERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVO

PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO

Fuente: Relacin de Cargos de la Direccin de Finanzas.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



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Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la ms

actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje

UML Business.

MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005

PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:

MANUAL DE ORGANIZACIN - AO:

1993

PGINA WEB DE LA ULA - AO:

OTRA FUENTE (especificar)

MISINMISINMISINMISIN

Canalizar la totalidad de losregistros financieros ypatrimoniales de la Universidad,as como proporcionar lainformacin a travs de losEstados Financieros.

VISINVISINVISINVISIN

OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO

GENERALGENERALGENERALGENERAL

"Mantener y proporcionarinformacin sobre lasituacin econmicofinanciera de laUniversidad para la tomade decisiones, medianteel registro sistemtico yoportuno de lastrasacciones que realizala Universidad".

Registrar y analizar las transacciones de carcterfinanciero de ingreso y egreso que se originaron en laUniversidad de los Andes. (Material impresodesarrollado por pasantes del Departamento deContabilidad)

CUALITATIVO

1. "Registrar y analizar las transacciones de carcterfinanciero que se originan en la Universidad de losAndes.2.Registro de las transacciones financieras que originanlos ingresos y egresos de la Universidad.3.Recopilar, clasificar y archivar la documentacinprocesada en el departamento, base de losasientos contables.4.Suministrar la informacin contable necesaria a lasautoridades universitarias y a los entes que la requieransobre la situacin financiera de la Universidad y de lasoperaciones que sta realiza".(Material impreso desarrollado por pasantes delDepartamento de Contabilidad)

CUANTITATIVO

OBJETIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA:DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CONCEPTOS DEL MODELADO DE

OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIN

OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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1993






"Registrar lastransacciones yoperaciones generales dela Universidad, productode la ejecucinpresupuestaria".

OBJETIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SECCION DE REGISTRO


OBJETIVOS






1993






"Efectuar el anlisisintegral y comparativo delas cuentas de activos ypasivos y verificacin delos saldos bancarios a finde conocer elcomportamiento de losmismos y constatar elcumplimiento de lanormativa establecidapara orientar la toma dedecisiones".

OBJETIVOS


SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION


OBJETIVOS



Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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1993






"Recibir, despachar yarchivar los documentosque genera elDepartamento deContabilidad".

OBJETIVOS


SECCION DE ARCHIVO


OBJETIVOS



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Pgina: 5/5


Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 7. MODELO DE REGLAS

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: MODELO DE REGLAS

Elaborado por:

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Pgina: 1/6

Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

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Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Pgina: 3/6

Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)

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Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYOS)

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DSIA DICIEMBRE 2006

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Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Proceso: 9. PROCESO 1: REGISTRO

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD

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Proceso: REGISTRO Asunto: INDICE DEL PROCESO

9. PROCESO 1: REGISTRO

Diagrama de Procesos

Diagrama de Jerarqua de Procesos

Informacin General

Objetivo.

Clientes:

Iniciales.

Finales.

Entradas.

Salidas.

Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.

Base Legal Relacionada.

Formularios.

Recursos:

Humanos.

Tecnolgicos: Computacionales.

Materiales y Equipos.

Sub-Proceso: Ingreso.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de

Ingresos.

Procedimiento 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de Ingresos.

Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.

Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.

Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.

Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.

Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o


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Procedimiento 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o Constancias

de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.

Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.

Procedimiento 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.

Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.

Procedimiento 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.

Sub-Proceso: Egreso.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los


Procedimiento 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los Movimientos

Bancarios Diarios de Pagos Centralizados.

Diagrama de Actividades 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio

Universitario.

Procedimiento 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario.

Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de

Crdito Bancarios.

Procedimiento 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de Crdito

Bancarios.

Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepcin de Formato (CP-OP) de Control


Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de

Pago.

Procedimiento B: Recepcin de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de

Pago.

Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en


Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

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Pgina: 4/13


Procedimiento 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e

Ingresos Propios.

Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.

Procedimiento 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.

Diagrama de Actividades 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso,


Procedimiento 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso, Anticipos a

Contratistas y Anticipos a Proveedores.

Sub-Proceso: Actualizacin de las Tablas.

Procedimientos:

Diagrama de Actividades 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos de

Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.

Procedimiento 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos de Gastos

Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.

Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de

las Nminas.

Procedimiento 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las

Nminas.

Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a

Tesorera.

Procedimiento 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorera.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

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Pgina: 5/13

Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE REGISTRO

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

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Pgina: 6/13


Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE REGISTRO

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



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Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



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Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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Proceso: REGISTRO Asunto: INFORMACIN GENERAL

INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO

OBJETIVO

Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de

registrar sistemtica y oportunamente los movimientos de ingresos

y egresos producto de la ejecucin presupuestaria, revisar las

nminas canceladas, analizar las cuentas contables as como a los

efectos de realizar la actualizacin de las tablas de conceptos y de

conversin.

CLIENTES

INICIALES

Facultad/Ncleo y/o Dependencia de la Universidad de

los Andes (ULA).

FINALES

Facultad/Ncleo y/o Dependencia de la Universidad de

los Andes.

Archivo del Departamento de Contabilidad.

ENTRADAS

Solicitud del registro sistemtico y oportuno de los movimientos

de ingresos y egresos producto de la ejecucin presupuestaria.

Solicitud de revisin de las nminas canceladas.

Solicitud de anlisis de las cuentas contables.

Solicitud de actualizacin de las tablas de conceptos y de

conversin.

SALIDAS

Reportes de Comprobantes de Diario de Ingresos a Caja e

Ingresos Propios.


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modificacin:



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Reporte de Movimientos de Pagos Centralizados.

Solvencias Administrativas para Pago de Prestaciones

Sociales.

Reporte de Comparado de Ingreso y Reporte de Balance de

Comprobacin.

Carpetas de Rendiciones de Fondos en Anticipos e Ingresos

Propios.

Reportes de Comprobantes de Diario de Nminas Canceladas.

Reporte de Comprobante de Diario y soportes de Asientos de

Ajustes.

Actualizacin de la Tabla de Conversin y Tabla de Conceptos.

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS

Consejo Universitario.

Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la

Facultad/Ncleo y/o Dependencia.

Direccin de Presupuesto.

Direccin de Servicios de Informacin Administrativa

(DSIA).

Direccin de Finanzas.

Funcionarios que laboran en el Departamento de

Contabilidad.

BASE LEGAL RELACIONADA

Reglamento de Compras de Bienes y Contratacin de Obras y

Servicios.

Reglamento de Viticos.

Normas para la Administracin y Ejecucin de Crditos

Presupuestarios.


Aprobado por: FECHA



modificacin:



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Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de

contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin

de la Administracin Financiera del Estado.

Clasificador de cuentas presupuestarias de Ingresos y Egresos

presupuestarios.

Sistema de cuentas de Contabilidad Pblica (Catalogo de

Cuentas).

Instructivo del cierre presupuestario.

Polticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento

de Contabilidad.

FORMULARIOS

Formato de Control de Revisin de Movimiento de Ingresos.

Formato de Control de Revisin de Movimiento de Egresos.

Formato de Reporte de Anlisis de Cuenta Obras en Proceso.

Formato de Reporte de Anlisis de Cuenta Anticipo a

Contratistas Anticipo a Proveedores.

Formato de Cuadro Resumen Cuentas por Cobrar.

Formato de Cuadro Resumen de rdenes de Pago Anuladas.

Formato de Relacin de Deudas del Personal Docente y

A.T.O.

Formato de Cuadro de Asiento de Ajuste.

Formato de Control de Entrega de Rendiciones de Fondos y

Anticipos.

Planilla para Incorporacin al Patrimonio Universitario.

Formato de Relacin para Prestaciones Sociales.


Aprobado por: FECHA



modificacin:



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RECURSOS

HUMANOS

Jefe de Contabilidad.

Contador Jefe (1).

Contador (4).

Contabilista (3).

Archivista (1).

Oficinista (1).

TECNOLGICOS: Computacionales

Sistema de Contabilidad.

MATERIALES Y EQUIPOS

Materiales y equipos de oficina.

Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,

Redes, ...etc.


Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO

Vigencia de la ltima modificacin:


SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1

Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO

Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS





SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/7

Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO

Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS

1.1.1

RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS






Pgina: 2/7

Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS


RESPONSABLE ACCION

CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO)

1. Recibe de la Seccin de Caja y Valores del Departamento

de Tesorera, las remesas de los reportes de movimientos

de ingresos a caja e ingresos propios con sus respectivos

soportes y el libro de control de entrega del Departamento

de Tesorera.

2. Compara la fecha y el monto de los reportes de movimientos

de ingresos a caja e ingresos propios reflejados en el

reporte de comprobante de diario con el libro de control de

entrega del Departamento de Tesorera.

3. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega

del Departamento de Tesorera

4. Anota en la carpeta de control de revisin de movimientos

de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos a caja

e ingresos propios, recibidos.

5. Entrega al Contador (a) de Ingresos la carpeta de control de

revisin de movimientos de ingresos.

6. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a caja e

ingresos propios con sus respectivos soportes en un archivo

temporal, con el fin de que el Contador (a) de Ingresos

busque posteriormente los reportes.

CONTADOR (INGRESOS)

7. Busca los reportes de movimientos de ingresos a caja

diarios y los reportes de movimientos de ingresos propios,

con sus respectivos soportes.






Pgina: 3/7



8. Registra en la carpeta de control de revisin de movimiento

de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos.

9. Genera los asientos contables en el Sistema de

Contabilidad.

10. Imprime el reporte de comprobante de diario de

ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de

ingresos propios.

11. Verifica la existencia fsica de los siguientes soportes:

a) Ingresos a Caja (reintegros de ao en curso y aos

anteriores, ajustes ejercicios anteriores, venta bruta de

bienes, venta de servicios, aranceles y derechos

universitarios, ingresos a la propiedad y otros):

Copia de la Planilla de Depsito.

Reporte de aranceles enterados.

Recibo de ingreso (original).

De acuerdo al caso: relacin de ingresos con los

recibos emitidos por caja, copia del estado de cuenta

corte de cuenta, comprobante de retencin de

impuestos, entre otros.

Revisa que la planilla de depsito contenga firma,

sello y validacin del banco.

Revisa que el reporte de aranceles enterados

contenga sellos y firmas de: responsable de caja

principal y del Departamento de Tesorera (Ir al

paso 12).






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b) Ingresos Propios:

Formato (CP-P01) de Control Presupuestario

Reposicin de Ingresos Propios emitido por cada

Dependencia Universitaria.

Recibo de ingreso (original).

Cuando viene acompaado el recibo de ingreso por

tickets de unidades de produccin: anota en el

recibo de ingreso, la cantidad exacta que suman

dichas unidades.

Separa los tickets de unidades de produccin.

Registra los tickets de unidades de produccin en

un libro control.

Introduce los tickets de unidades de produccin en

un sobre.

Coloca en el sobre el nmero de asiento, fecha y

nmero del recibo de ingreso o de relacin al cual

pertenecen.

Enva el sobre, al archivo del Departamento de

Contabilidad. Ver Procedimiento 3.4

RECEPCIN Y ARCHIVO DE TICKETS DE

UNIDADES DE PRODUCCIN.

Reporte de ingresos enterados.

Recibo de caja.

Relacin de las personas que cancelaron ingresos.






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Copia del estado de cuenta corte de cuenta, en

algunos casos.

12. Revisa que los soportes contengan firmas y sellos

del: Administrador (a) de la Facultad, Cajero (a) de la

Facultad, Departamento de Tesorera.

13. Coteja en el reporte de comprobante de diario de

ingresos a caja y/o en el reporte de comprobante de diario

de ingresos propios los siguientes datos: cdigo contable,

descripcin o concepto, cdigo de dependencia, referencia,

tipo de documento, debe, haber y saldo.

a) Si estn correctos los datos en el reporte de comprobante

de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de

comprobante de diario de ingresos propios (Ir al paso

14).

b) En caso contrario, si estn incorrectos los datos en el

reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o

en el reporte de comprobante de diario de ingresos

propios:

Verifica en el reporte de movimiento de ingresos a caja

e ingresos propios del da, en la relacin y soportes

correspondientes: los errores en cdigos contables,

omisiones o cuentas invlidas.

Si encuentra omisiones o cuentas invlidas:

Realiza la modificacin en el Sistema de

Contabilidad.






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Imprime el reporte de comprobante de diario de

ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de

diario de ingresos propios.

Revisa las correcciones realizadas (Ir al paso

14).

Si encuentra errores en cdigo (s) contable (s):

Realiza oficio en un formato de Excel

preelaborado.

Enva el oficio al Departamento de Tesorera.

Recibe del Departamento de Tesorera,

posteriormente, oficio de notificacin de las

correcciones realizadas con el reporte de

comprobante de diario de ingresos a caja y/o en

el reporte de comprobante de diario de ingresos

propios.

Coloca el oficio en la carpeta asignada para ello.

Traslada al archivador de la oficina.

Fin del procedimiento.

14. Anexa el reporte de comprobante de diario de

ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de

ingresos propios, a los reportes de movimientos de ingresos

a caja e ingresos propios con sus respectivos soportes.

15. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a

caja diarios e ingresos propios y sus respectivos soportes,

en un archivo temporal, donde permanecen hasta el final del






Pgina: 7/7



mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual.

Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 1/1

Proceso: REGISTRO

Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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Proceso: REGISTRO

Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR

1.1.2

APERTURA O MODIFICACIN DE CUENTAS POR COBRAR

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 2/6

Proceso: REGISTRO


RESPONSABLE ACCION

CONTADOR (INGRESOS)

1. Recibe del Departamento de Nmina, los oficios, soportes

que respaldan los oficios (cuadro resumen de ingresos) y el

libro de control de entrega.

2. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega.

3. Entrega el libro de control de entrega, al funcionario (a) del


4. Coloca firma, fecha y hora del da en que recibe, a cada uno

de los oficios.

5. Clasifica los oficios, por mes.

6. Archiva los oficios por mes en carpetas separadas.

7. Coloca las carpetas en el archivador.

8. Al momento de realizar el registro contable, busca la (s)

carpeta (s) de los oficios en el archivador.

9. Ordena los oficios alfabticamente.

10. Revisa la existencia fsica de los siguientes soportes:

a) Oficio.

b) Cuadro resumen de ingresos (donde especifican los

ingresos, los descuentos y deducciones)

11. Revisa en el contenido de los oficios, que exprese

deducciones de nmina, pagos indebidos o bloqueo de

cuentas.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 3/6

Proceso: REGISTRO


a) Revisa en el Censo de Personal del mes o meses

anteriores, el cargo que ejerce el trabajador (a), la

dependencia a la cual pertenece y la condicin del

trabajador (a) y anota los datos en el oficio.

b) Verifica si el trabajador (a) tiene una cuenta por cobrar

aperturada en la Institucin, en el catlogo de cuenta o en

el Sistema de Contabilidad:

Si tiene una cuenta por cobrar aperturada en la

Institucin: anota en el oficio el cdigo contable.

En caso contrario, si no tiene una cuenta por cobrar

aperturada en la Institucin: asigna un cdigo contable

al trabajador (a), en el oficio.

c) Verifica sumas de los conceptos expresados en el oficio.

Si estn correctos los clculos expresados en el oficio:

Elabora un cuadro resumen de cuentas por cobrar,

para cada uno de los oficios.

Imprime el cuadro resumen de cuentas por cobrar.

Anexa el cuadro resumen de cuentas por cobrar, al

oficio y cuadro resumen de ingresos.

Archiva los documentos en la carpeta del mes

correspondiente.

Coloca la carpeta en el archivador, donde

permanece hasta el final del mes (Ir al paso 12)

En caso contrario, si estn incorrectos los clculos

expresados en el oficio:

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 4/6

Proceso: REGISTRO


Notifica de forma verbal al Departamento de

Nmina, el error encontrado.

Espera cinco (5) das hbiles, el envo del nuevo

oficio del Departamento de Nmina.

Si recibe el nuevo oficio enviado por el

Departamento de Nmina: Ejecuta el paso

anterior 11- c.

En caso contrario, si no recibe el nuevo oficio

enviado por el Departamento de Nmina durante

este lapso:

o Realiza oficio solicitando la correccin de los

errores de clculos encontrados.

o Imprime el oficio.

o Coloca firma y sello en el oficio.

o Enva el oficio al Departamento de Nmina.

o Cuando recibe el nuevo oficio enviado por el

Departamento de Nmina: Ejecuta el paso

anterior 11- c.

12. Al final del mes, realiza un oficio dirigido al Contador

(a) Jefe de la Seccin de Registro, donde se especifica las

cuentas por cobrar que se van a aperturar, modificar o

eliminar en el mes.

13. Imprime el oficio.

14. Coloca firma y sello en el oficio.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 5/6

Proceso: REGISTRO


15. Entrega el oficio al Contador (a) Jefe de la Seccin

de Registro.

CONTADOR JEFE

(SECCION DE REGISTRO)

16. Recibe el oficio donde se especifican las cuentas por

cobrar que se van a aperturar en el mes.

17. Actualiza (apertura, modifica o elimina) las cuentas

por cobrar, en el Sistema de Contabilidad.

18. Notifica al Contador (a) de Ingresos, la apertura,

modificacin eliminacin de las cuentas por cobrar

realizadas en el Sistema de Contabilidad.

CONTADOR (INGRESOS)

19. Recibe notificacin de la apertura, modificacin o

eliminacin de las cuentas por cobrar.

20. Busca la carpeta de los oficios del mes

correspondiente, en el archivador.

21. Realiza el asiento contable en el Sistema de

Contabilidad.

22. Imprime el reporte de comprobante de diario.

23. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el

cuadro resumen de cuentas por cobrar los siguientes datos:

cdigo contable, concepto, cdigo de dependencia, tipo de

documento, cdula de identidad o referencia, montos (debe,

haber y saldo).

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 6/6

Proceso: REGISTRO


a) Si estn correctos los datos en el reporte de

comprobante de diario: (Ir al paso 24)


reporte de comprobante de diario:

Revisa el movimiento en el cuadro resumen de

cuentas por cobrar y soportes correspondientes.

Realiza la modificacin en el Sistema de Contabilidad.

Anota las correcciones en el reporte de comprobante

de diario.

Coloca firma y fecha en el reporte de comprobante de

diario, para confirmar la correccin realizada y ejecuta

el paso anterior 22.

24. Anexa el reporte de comprobante de diario al oficio

con sus respectivos soportes.

25. Coloca el reporte de comprobante de diario y el oficio

con sus respectivos soportes, en la carpeta correspondiente.

26. Coloca la carpeta en el archivador, donde

permanecen hasta el final del mes, momento en que se

realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1

CIERRE CONTABLE MENSUAL.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 1/1

Proceso: REGISTRO

Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 1/4

Proceso: REGISTRO

Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA

1.1.3

REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 2/4

Proceso: REGISTRO


RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA

1. Recibe del Departamento de Nmina oficios para el registro

de orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan

la operacin y, soporte de entrega.

2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al


3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los oficios,

en el soporte de entrega.

4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario del


5. Registra la entrada de los oficios en el libro control.

6. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, los oficios con los

soportes que respaldan la operacin, recibidos.

JEFE DE CONTABILIDAD

7. Recibe los oficios con los soportes que respaldan la

operacin.

8. Revisa de manera general los oficios para el registro de

orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan la

operacin.

9. Entrega al Contador de Ingresos los oficios para el registro

de orden de pagos anuladas.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 3/4

Proceso: REGISTRO


CONTADOR (INGRESOS)

10. Recibe los oficios para el registro de orden de pago

anulada, con sus respectivos soportes

11. Revisa el contenido de los oficios y sus respectivos

soportes.

12. Revisa que las rdenes de pagos originales

contengan firma / sello del Departamento de Tesorera y

sello de anulado.

13. Verifica en el Sistema de Contabilidad y en los

resmenes de anlisis de cuentas que exista el pasivo:

Si existe el pasivo en el Sistema de Contabilidad o en los

resmenes de anlisis de cuentas:

a) Realiza cuadro resumen de rdenes de pago

anuladas.

b) Elabora asiento contable en el Sistema de

Contabilidad.

c) Imprime el reporte de comprobante de diario (Ir al

paso 14)

En caso contrario, si no existe el pasivo en el Sistema de

Contabilidad:

a) Busca en el asiento contable la cancelacin del pasivo,

en el archivo del Departamento de Contabilidad o en el

archivo de la Seccin de Anlisis y Conciliacin.

b) Fotocopia el documento donde se cancel el pasivo.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 4/4

Proceso: REGISTRO


c) Anexa la fotocopia del documento donde se cancel el

pasivo a la orden de pago anulada y ejecuta el paso

anterior 13-a.

14. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el

cuadro resumen de rdenes de pago anuladas los

siguientes datos: cdigo contable, descripcin o concepto,

referencia, cdigo de dependencia, tipo de documento,

montos (debe, haber y saldo).

a) Si estn correctos los datos en el reporte de comprobante

de diario: (Ir al paso 15).


reporte de comprobante de diario:

Revisa el cuadro resumen de rdenes de pago

anuladas, con la orden de pago anulada y soportes

correspondientes.

Realiza la modificacin en el Sistema de Contabilidad.

Imprime el reporte de comprobante de diario.

Revisa las correcciones realizadas.

15. Anexa el reporte de comprobante de diario a la orden

de pago anulada y sus respectivos soportes.

16. Coloca el reporte de comprobante de diario con sus

respectivos soportes, en un archivo temporal, donde

permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el

cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE

CONTABLE MENSUAL.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



Pgina: 1/1

Proceso: REGISTRO

Sub Proceso: INGRESOS

Asunto: 1.1.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

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Asunto: 1.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

1.1.4

REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIAS DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES

SOCIALES

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DSIA DICIEMBRE 2006

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RESPONSABLE ACCION

CONTADOR (INGRESOS)

1. Recibe del Departamento de Nmina, el Listado de pago de

Prestaciones Sociales del Personal Docente y de

Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y

Obrero (ATO) y/o copia del Formato (CP OP) de Control


2. Coloca firma, fecha y hora al Listado de pago de

Prestaciones Sociales del Personal Docente y de

Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y

Obrero (ATO) y/o copia del Formato (CP OP) de Control

Presupuestario Orden de Pago, como seal de recibido.

3. Verifica si el trabajador (a) tiene deuda con la institucin en

el Sistema de Contabilidad y en los oficios enviados por el

Departamento de Nmina, pendientes de registro contable.

a) Si el trabajador (a) no tiene deuda con la institucin: (Ir al

paso 4).

b) En caso contrario, si el trabajador (es) tiene (n) deuda (s)

con la institucin:

Verificar en los registros correspondientes a las

cuentas por cobrar: concepto (s) y monto (s) que

adeuda.

Si recibi un Listado de pago de Prestaciones

Sociales del Personal Docente y de Investigacin

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(PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y Obrero

(ATO)

Elabora una relacin de deudas del personal

docente y Administrativo,

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