La Negociacin Estratgica de Compras Un tema en la agenda del CEOMARKETING Y NEGOCIACIN DE CONFLICTOS

UNFV

Agenda

IntroduccinMetodologa de Abastecimiento EstratgicoEtapas de Negociacin - Caso PrcticoConclusiones

Introduccin

Objetivos de la sesinPresentar y debatir diversos escenarios de negociacin que suceden en proyectos de Abastecimiento Estratgico en los que participa A.T. Kearney

A.T. Kearney es una firma lder en consultora de alto valor agregadoFacturacin de US$ 1.500 millones/aoFundada en 192666 oficinas en 35 pases4.000 consultores2.000 proyectos por ao70% de repeticin de clientes

Nuestras referencias en Abastecimiento EstratgicoA.T. Kearneys helped us achieve results that exceeded our highest expectationsGary Forsee, Vice Chairman, Bell SouthABBAMERITECHARCOBank of AmericaBell CanadaBellSouthBristol-Myers SquibbChevronDeutsch TelekomEDSEli LillyEuro DisneyFederal ExpressFiatFordFrance TelecomGeneral MotorsHewlett PackardKelloggLucent TechnologiesNabiscoSearsSprintSwiss TelecomTelefonicaTeliaTelstraUnited AirlinesVolkswagen

As you will see from all the commentary in the press and analysts, which you and your team led, are pretty much entirely responsible So many thanks for the sensational effortsZiggy Switkowski, CEO, TelstraTelstraUS$ 650 MillonesSearsUS$ 750 Millonesin sharpest contrast A.T. Kearney consultants helped engineer one of the most stunning corporate turnarounds in recent memoryArthur Martinez, CEO, Sears (excerpt, review of Dangerous Company in Fortune, August 18, 1997)Bristol-Myers SquibbUS$ 700 MillonesWe have monumental goals for productivity improvements, purchasing is delivering nowMichael F. Mee, CFO, Bristol-Myers SquibbBell SouthUS$ 650 MillonesGeneral MotorsUS$ 3500 MillonesA.T. Kearney is really the father of our global purchasing system. They are our achievement consultantsJack Smith, CEO, GM

Metodologa de Abastecimiento Estratgico

El proceso de abastecimiento estratgico fue diseado para apalancar la calidad y la competitividad va abastecimientosReducir costos significativamenteAumentar la competitividad, siempre buscando la calidad total y la integracin con los mercados proveedores ms competitivosDefinir las estrategias de abastecimientoTransparencia de preciosFuerza de negociacinObjetivos del proceso de abastecimiento estratgico Estrategia?$T Q

Identificacin de oportunidades preliminaresDeterminacin de presupuesto y clusulas contractualesAnlisis del mercado proveedor actual y potencialEntendimiento de la dinmica del mercadoDefinicin de la estrategia de compraDesarrollo de las tcticas y escenarios de cotizacinElaboracin, envo y anlisis de los pedidos de cotizacinConduccin de las negociaciones con proveedores hasta el cierreEstablecimiento de ahorros definitivosLa ejecucin de un proyecto de abastecimiento estratgico se desarrolla en 5 etapas principales

Monitoreo y Control

Negociacin con proveedores

Estrategia de compra y de negociacin

Inteligencia de Mercado456Alcance del ProyectoFuente: Metodologa de A.T. KearneyImplementacin de los acuerdosEstablecimiento del sistema de seguimiento de erogaciones y ahorrosEvaluacin de desempeo de proveedoresAjuste de organizacin, procesos y sistemas3Relevamiento del perfil de las categoras de compraDeterminacin del gasto/inversin futura (Baseline) a trabajar

Diagnstico y Venta

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Baseline2Metodologa de abastecimiento estratgico

Resultados esperados del diagnosticoInicialmente se realiza un diagnstico de la estrategia actual de aprovisionamiento del cliente... Entendimiento de la estrategia de compras en la empresa con foco en los puntos fuertes y dbiles Visin detallada de la estructura organizacional e interfaces con otras reas de la empresaEntendimiento de relacionamiento de la empresa con sus proveedores y de los criterios de seleccin, validacin y exclusinNivel de control del proceso de comprasDisponibilidad de datos y su utilizacin para toma de decisionesLas 7 dimensiones del aprovisionamientoDiagnostico y VentaControl de gestinGestin del conocimientoEstrategia de ComprasGestin de ProveedoresProceso de Aprovisiona-mientoControl de ComprasOrganizacin de Compras1234567

Repuestos de auxilioBombasSeguros.CombustibleVlvulasViajesFletesServicios profesionalesTrabajos civilesEquipo pesadoProductos qumicos...en base al diagnostico se priorizan las categoras de compra segn su impacto potencialAltasMediasBajasBajaMediaAltaAhorros potencialesFacilidad de implementacinValor de la categora de comprasServicios MarketingSoftwareMktg directoMnt. eq. TelecomServicios de seguridadHardwareEmbalajeTubosMaterial elctricoSistemas de controlMedidoresServicios ITLimpiezaTelecomunicacionesEjemplo empresa mineraDesglose del gasto total Baseline

Mediante entrevistas con ejecutivos clave y anlisis de informacin disponible, definimos los factores clave por familia de compraFuente: Metodologa A.T. KearneyPerfil Bsico de la Familia Restricciones AutoimpuestasRequerimiento de comprar dentro del grupoProveedores preferencialesGubernamentalesLegalesProceso Actual de ComprasCentralizado vs. DescentralizadoPunto de pedidoEvaluacin de proveedoresNegociacinToma de decisiones...Especificaciones FuncionalesDiseoCalidadServicioEstandarizacinPrecios/CostosPrecio TendenciasEstructura de costos y cadena de valorCostos de tenenciaVolumenPor unidad de negocio Por ubicacinTendencias...Baseline

Inteligencia de mercadoA travs de metodologas especficas se analizan las dinmicas del mercado proveedorProveedores validadosValidacin va telefnica/faxNombre empresaDireccinTelfonoFax/ e-mailContacto comercialGama macro de productosValidacinLong listRFI*Nota: (*) se evaluar la necesidad de trabajar con RFI o con un captulo tcnico dentro del RFQ Proveedores conocidos y nuevos

TareasColeccin de informacin detallada de proveedoresGenerar lista larga de proveedores potencialesCrear, enviar y analizar RFI(*)Desarrollar criterios de calificacinScreening de proveedores potenciales vs. CriteriosEntregablesRFI y su anlisisLista proveedores segmentados por capacidadCriterios de calificacin de proveedoresLista corta de proveedores para el RFQ

Estrategia de compra y de negociacinDefinido el baseline y abordado el mercado proveedor, definimos la estrategia de compra y de negociacinDesarrollar nuevos proveedoresExpandir el mbito geogrficoAgrupacin con otros negociosEstandarizacin/ Normalizacin, simplificando la complejidad de las comprasProductos sustitutivosOptimizacin de los costos asociados al ciclo de vidaEstablecer alianzas estratgicasDesarrollar proveedores claveAliarse con otros compradoresDesarrollar la cadena integrada de aprovisionamientoLanzar amenaza crebleRenegociar preciosDesglosar el producto del servicioReduccin del nmero de proveedoresConsolidacin de las compras Redistribucin volumen entre proveedoresAgrupacin con otras familias de compraReingeniera conjunta con el proveedorIntegracin logsticaI+D conjuntoCompartir las mejoras en productividadExplotar poder de compraOrientacin comercialCrear ventaja competitivaOrientacin tcnicaDefinicin de la estrategia Envo y recepcin de Solicitudes de CotizacinAnlisis y Seleccin de mejores ofertas

Finalmente se conducen las distintas rondas de negociaciones para definir la lista definitiva de proveedoresNegociacin con proveedoresPosicionamientodel proveedorAltaAltoBajaBajoPerformanceCalidadPresenciaEntregaServicioEtc.Proveedores ms atractivosPrecio

TareasDesarrollar estrategias de negociacinObjetivos del equipo y rolesIdentificar objetivos proveedores y mensajes principalesIdentificar palancas de negociacinConducir rondas de negociacionesSeleccionar proveedoresIdentificar ahorrosEntregablesOfertas formalesRecomendacin de proveedores, cambios y acuerdos necesariosPlan de implementacin de alto nivel

Etapas de Negociacin Caso Prctico

Recientemente A.T.Kearney utiliz diferentes mtodos de negociacin en un proyecto de Abastecimiento Estratgico para un importante empresa local Principales players del proyecto Base de proveedores que actualmente operan con la empresaProveedores potenciales de gran presencia en el mercadoAlta direccin de AT Kearney

Gerente de proyecto

AnalistaAlta direccin de la empresa

Gerentes de rea

SupervisoresEmpresaAT KearneyProveedores

Diagnstico preliminar de la situacin actualDiscusin de oportunidades de ahorrosClusulas contractuales Propuesta tcnica y econmica Alcance del proyecto y cronograma GarantasDiagnstico y Venta Inteligencia de MercadoEstrategia de Compra y de NegociacinNegociacin con ProveedoresBaseline12345Monitoreo y Control6Participantes de la NegociacinTpicos de NegociacinLa negociacin inicial tiene como objetivo definir las condiciones contractuales del proyecto

Relevamiento detallado de la informacin de comprasVolmenes, montos, precios, especificaciones, cobertura geogrfica, etc.Identificacin de los perfiles de compra de cada familiaMapeo de procesos y especificacionesParticipantes de la NegociacinTpicos de NegociacinDiagnstico y Venta Inteligencia de MercadoEstrategia de Compra y de NegociacinNegociacin con ProveedoresBaseline12345Monitoreo y Control6En una segunda etapa de define el Baseline a ser utilizado en la medicin de los ahorros

Caractersticas de la base actual de proveedores Volumen/monto de compra Perfil de los proveedoresAcuerdo de los potenciales proveedores existentes en el mercadoConsenso de los proveedores a invitar, tanto actuales como nuevosDiagnstico y Venta Inteligencia de MercadoEstrategia de Compra y de NegociacinNegociacin con ProveedoresBaseline12345Monitoreo y Control6Tpicos de NegociacinParticipantes de la NegociacinNivel de anlisis de AT KearneyNivel gerencial de la empresaProveedores actuales y nuevosEmpresaAT KearneyProveedoresAsimismo se determinaron los proveedores actuales y potenciales a invitar

Definicin, anlisis y consenso sobre los resultados de la Solicitud de Cotizacin (RFQ)Eleccin de la alternativa estratgica ms adecuada a las condiciones de la empresa y del mercadoSeleccin de las mejores ofertas desde el punto de vista tcnico y comercialDiagnstico y Venta Inteligencia de MercadoEstrategia de Compra y de NegociacinNegociacin con ProveedoresBaseline12345Monitoreo y Control6Tpicos de NegociacinParticipantes de la NegociacinLa estrategia de compra y de negociacin es definida antes de negociar con los proveedores

La definicin de objetivos de los principales criterios a negociar favorecen el proceso de negociacinSi el objetivo necesitado no es conseguido (LAA), el alternativo es elegido (BATNA)DeseadoReduccin de costo actual del 20% Capacidad de cumplir el 100% de las necesidades con personal propioLocalizacin de candidatos dentro de las 24 horasPrecio fijo por 2 aosReporte mensualMDO Most Desired OutputPronosticadoReduccin de costo actual del 12% Capacidad cumplir el 80% de las necesidades con personal propio...

......NORM Expected OutcomeNecesitadoReduccin de costo actual del 7% Capacidad cumplir el 60% de las necesidades con personal propio....

................LAA Least Acceptable AgreementAlternativoContinuar con el acuerdo actual con los proveedores potenciales sin acuerdo a largo plazoMaterializar los ahorros cotizados en todos los proveedoresBATNA Best Alternative To Negotiated Agreement

Diseo y consenso de la estrategia de negociacin a seguirSeleccin final de proveedores como resultado de la negociacinDiseo y acuerdo de un plan de implementacin de alto nivelConsenso sobre los ahorros identificados con la alta direccin y el nivel gerencial de la empresaAlta direccin de AT KearneyAlta direccin y nivel gerencial de la empresaProveedores actuales y nuevosEl objetivo de la negociacin con los proveedores es definir los detalles del contratoDiagnstico y Venta Inteligencia de MercadoEstrategia de Compra y de NegociacinNegociacin con ProveedoresBaseline12345Monitoreo y Control6Tpicos de NegociacinParticipantes de la NegociacinEmpresaAT KearneyProvee-dores

Las sesiones de negociacin deben seguir una secuencia predefinidaCierre Anlisis de las propuestasPresen-tacionesComienzoPresentacin de los participantes Establecimiento de: Objetivos de la reuninAgenda y tiemposReglas de juegoBreve descripcin de la situacinDefinicin de la situacin actual del proceso de Abastecimiento Estratgico Descripcin del proveedor (si aplica)Empresa, productos, capacidades, etc.Presentacin de la propuesta de la otra parteClarificacin de dudas tcnicas y comercialesComunicacin de la posicin propia a negociarEvaluar la respuesta y flexibilidad de la otra parteEnfatizar las reas de acuerdoIntroducir la metodologa de resolucin de conflictos en los puntos de desacuerdoFocalizar en los problemas, no en las personasTrabajar solamente sobre los problemas que puedan ser resueltos durante la sesin

Documente los principales puntos de la reuninAcuerdosOpen issues Defina los pasos a seguir, con responsables y fechasUtilice la agenda y documentacin preparada!

Las sesiones de negociacin deben conducirse a nivel profesional, manteniendo el control y la documentacin adecuadaProfesionalismoSer puntual y permanecer durante toda la reuninTraer toda la documentacin necesariaTener bien preparados y clarificados los objetivos de la reuninControl de la reuninSeguir la agenda de la reunin controlando los tiemposAsegurar que todos los participantes comprenden los puntos a negociar; reformular mensajes si fuese necesarioDesignar un lder de la negociacin que monitora y maneje el comportamiento del equipoUtilizar la opcin cuarto intermediocuando sea apropiadoReorientar la estrategia de acuerdo a la nueva informacin recibidaAcordar planes de accin y mensajes de feedbackantes de compartirlos con la otra parte

Tpicos de NegociacinDefinicin del plan de implementacin (puede tener apoyo de AT Kearney)Comunicacin vertical y horizontal de los cambios necesarios a todos los departamentos involucrados en el procesoComienzo de las operaciones con los proveedores resultantesParticipantes de la NegociacinProveedores actuales y nuevosAlta direccin y nivel gerencial de la empresaDiagnstico y Venta Inteligencia de MercadoEstrategia de Compra y NegociacinNegociacin con ProveedoresBaseline12345Monitoreo y Control6La materializacin de los ahorros, en general, es llevada a cabo directamente por el empresaEmpresaAT KearneyProveedores

ConclusionesDemostrar valor agregado para el cliente es el objetivo principal de la negociacin durante el proceso de ventaDiferentes negociaciones del tipo WIN-WIN son realizadas en el transcurso de todo el proceso de Abastecimiento EstrtegicoUna negociacin final con los proveedores actuales y la incorporacin de nuevos proveedores permiten mantener una base de abastecimiento saludableCada negociacin es diferente Es necesario tener presente los objetivos, incentivos y mnimos aceptables de cada uno de los players antes comenzar la sesin