MIPP Modelo Informacional de Procesos de Negocio Profesor Alejandro Covacevich Vieira Complemento...
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MIPP
Modelo Informacional de Procesos de
NegocioProfesor
Alejandro Covacevich Vieira
Complemento del Libro
Información, Procesos de Negocio y Decisiones
I
Introducción a los Procesos
Visión del Jefe de Producción
Materia Prima Producto terminadoFabricar
Visión del Inversionista
$ $
Visión del Medioambientalista
Calor
Ruido
Desechos
Un proceso puede tener muchas entradas y salidas, pero en general se representan sólo los flujos que interesan a quien lo está estudiando.
Llamaremos proceso a las acciones destinadas a alcanzar un objetivo. Por ejemplo: Fabricar un producto.
Arbol de Objetivos
Tocar la 5ta sinfonía de Beethoven
Tocar violín
Tocar trombón
Tocar flauta
Procesos ejecutores
su producto se incorpora en
forma directa al objetivo principal Responsable: violinista
Recurso: violín
Procedimiento: partitura
Organizar
Planificar
Dirigir
Procesos administrativos su producto incide en forma indirecta sobre el objetivo principal
Objetivo principal
Subobjetivos
Ciclo de Administración
Planificar Plan
Recursos Genéricos
por ej.: un tractor
Organizar DirigirPrograma
Recursos Específicos el tractor pat. XX-128
Ejecutar
Controlar
Diagnósticos
Instrucción
Producto
Un Diagnóstico establece la brecha entre lo real y lo proyectado y es recogido por el proceso responsable
Transformar
Simular
Inferir
Decidir
Materia prima
Producto
Datos
Información
Ente externo
Producto
Datos
Información
Acción 1
Acción 2
Materia Prima se transforma en producto
Del producto se obtienen
datos
De los datos se obtiene
información
De la información se
desprenden acciones 1 y 2
Ciclo de Gestión
MÉTODOS ARTESANAL Y FUNCIONAL
CASO DE UNA FÁBRICA DE BORRADORES
Método artesanal
1Cortar madera
2 Lijar trozos
4Armar Borrador
3CortarFieltro
Borradores
Madera
Trozos
Trozos Lijados
Fieltro cortado
Fieltro
Pegamento
G1
G1
G1
G1
E1
Método funcional
E2
E3
E4
Procedimiento
Un mismo generalista (G1) hace todo el proceso
Varios especialistas (E) hacen cada uno una
parte
Fabricar Borradores
A 1
Madera Fieltro Pegamento Borradores
Si un Empresario quiere producir Borradores en cantidad, puede contratar a varios Artesanos (digamos 4), y cada uno
se encarga del proceso completo
Fabricar Borradores
A 2
Madera Fieltro Pegamento Borradores
Fabricar Borradores
A 3
Madera Fieltro Pegamento Borradores
Fabricar Borradores
A4
Madera Fieltro Pegamento Borradores
O bien, puede contratar a 4 especialistas de modo que cada uno se haga cargo de una función
Fabricar Borradores
E1, E2,E3, E4
Materia Prima Producto Terminado
Comparación entre el método Funcional y el Artesanal, desde el punto de vista del Empresario
Ventajas Desventajas
1 Mayor Producción
2 Menor costo
3 Abundancia de Mano de obra
4 Calidad homogénea
1 La línea opera al ritmo del proceso más lento
2 Necesidad de una infraestructura
3 Necesidad de una estructura jerárquica
4 Baja versatilidad de la línea de producción
Aún con sus problemas, el método funcional se convirtió en el paradigma de la industria durante 3 siglos
CÓMO MEJORAR LA EFICIENCIA DEL SISTEMA
1 AGREGAR BODEGAS INTERMEDIAS
3 TECNIFICAR
4 REDISEÑAR EL SISTEMA
5 AUTOMATIZAR
2 AGREGAR PROCESO DIRIGIR
6 TÉCNICA DE MEJORAMIENTO CONTINUO
1 AGREGAR BODEGAS INTERMEDIAS
1Cortar Madera
E1
2 Lijar Madera
E3
4 Armar Borrador
E4
3CortarFieltro
E2
Borradores
Madera
Trozos
Trozos lijados
Fieltro cortado
Fieltro
Pegamento
Dirigir
Capataz
Fieltro cortado
Almacenes intermedios
2 AGREGAR PROCESO DIRIGIR
Trozos
Trozos lijados
Instrucciones
3 TECNIFICAR EL SISTEMA
1Cortar Madera
2 Lijar Madera
4Armar Borrador
3CortarFieltro
Borradores
Madera
Trozos
Trozos Lijados
Fieltro cortado
Fieltro
Pegamento
Dirigir
I Sierra eléctrica
I
II
II Lijadora automática
III
III Guillotina
IV
IV Máquina armadora
En lugar del ejecutor representamos la
herramienta
El Procedimiento 1 era:
1Cortar madera
2 Lijar trozos
4Armar Borrador
3CortarFieltro
Borradores
Madera
Trozos
Trozos Lijados
Fieltro cortado
Fieltro
Pegamento
4 REDISEÑAR EL SISTEMA
OperaciónOperación MinutosMinutos CantidadCantidad TotalTotal
Cortar Cortar MaderaMadera
1010 11 1010
Lijar Lijar MaderaMadera
22 1010 2020
Cortar Cortar fieltrofieltro
88 11 88
PegarPegar 33 1010 3030
Total 68 minutos
=> 6,8 min. por unidad
Tiempos del Procedimiento 1
1Pegar Planchas
MaderaFieltro
Pegamento
Plancha Mixta
2 Cortar
3 Lijar Trozos
Borradores
Procedimiento 2 (alternativo)
Trozos
OperaciónOperación MinutosMinutos CantidadCantidad TotalTotal
Pegar Pegar planchasplanchas
55 11 55
Cortar Cortar plancha plancha mixtamixta
1212 11 1212
LijarLijar 22 1010 2020
Total 37 minutos
=> 3,7 min. por unidad
Tiempos del Procedimiento 2
5 AUTOMATIZAR
Fabricar Borrador
I
Madera Fieltro Pegamento Borrador
I : Máquina automática para fabricar borradores
Estructura Tradicional de Producción
Proveedor Externo
MP
1 Recibir MP
2 Proceso A
PTE
3 Proceso B
PSE
Control de Calidad
Cliente Externo
CambiosMEJORAMIENTO CONTINUO
Producto apto
Producto defectuoso
MP: Materia primaPSE: Producto semielaboradoPTE: Producto Terminado
MP
Producto apto
Diagnósticos de Calidad
Burocracia Administrativa
1 Verificar Rut
Solicitud
2 Verificar Domicilio
n Resolver Resolución
I
I: Programa verificador de RUT
II
II: Programa verificador de Domicilio
III
III: Programa Emisor de Resolución
Solicitud
Solicitud
Problemas del método funcional en caso de productos diferenciados
1. Cada producto pasa más tiempo en los almacenes intermedios que en los procesos
2. Dilución de la responsabilidad
3. Falta de información al público
Resolver solicitudes
I
I : Programa verificador de Rut
II
II : Programa verificador de Domicilio
Pregunta: ¿Cuál sería el problema?
Otra opción
Solicitud Resolución
Respuesta
- Exceso de poder - Posible corrupción - No se detectarían los errores
II Modelamiento de
Procesos Productivos
Normas Básicas
1. Los Procesos son impersonales
2. En el diagrama no se representan las excepciones ni las decisiones3. Los elementos del Diagrama son:
Proceso
Almacén Magnético
Almacén de Papel
Flujo de Documento
Flujo Físico
Entidad Externa
Almacén Físico
4. Los procesos se identifican mediante un número (que no indica necesariamente secuencia) y se rotulan mediante un verbo en modo infinitivo.
Por ejemplo: 1 Fabricar
5. En la parte inferior del círculo se indican en números romanos las herramientas que apoyan el proceso (si es que las hay)
1 Fabricar
I, III, V
Las herramientas de software deben describirse separadamente
6. Los flujos de información se rotulan con el nombre del documento que fluye. Por Ejemplo.
FacturaLlamado telefónico
Los flujos físicos, se rotulan con el nombre de lo que fluye. Por ejemplo:
Madera
7. Los almacenes, se rotulan con el nombre del archivo respectivo.
Clientes
8. Las entidades externas, se rotulan mediante el nombre de la entidad.
Cliente Departamento contable
9. Si un flujo de información está destinado a crear un nuevo registro en un almacén, entonces no se rotula
Clientes
10. En cambio, si el flujo sólo va a modificar o eliminar un registro ya existente, entonces debe llevar rótulo:
Clientes
Fecha de última compra
Clientes
Eliminación
11. Los flujos sincrónicos (que conectan directamente a 2 procesos) Siempre se rotulan
4 Obtener Nombre
7 Digitar Nombre
Nombre
13. Un flujo no puede conectar directamente a 2 almacenes.
Movimientos Clientes
Por ejemplo, para actualizar los saldos se requiere un proceso
Movimientos Clientes5 Actuali-zar Saldos
III
III: Programa actualizador de saldos
Valor del Movimiento
12. Un flujo que va desde un almacén a un proceso indica que el proceso está sólo consultando el almacén y no modifica los datos.
Movimientos3 emitir
cartola
15. Si una burbuja es muy compleja ésta se expande a otro diagrama.
Por ejemplo:
4 Vender
Sol_cot
Cotización
Aceptación
Producto
Factura
4.1 Cotizar
Lista de precios
Sol_cot
Aceptación
4.2 Cerrar Negocio
Cotización
Producto
FacturaAceptación
15. Los flujos que entran y salen del nuevo diagrama deben ser los mismos que los que entran y salen de la burbuja original.
En el caso anterior:
4 Vender
Sol_cot
Cotización
Aceptación
Producto
Factura
4.1 Cotizar
Lista de precios
Sol_cot
Aceptación
4.2 Cerrar Negocio
Cotización
Producto
Factura
Aceptación
17. Para empezar, todo el sistema se muestra como una sola burbuja mostrando sólo los flujos que lo conectan a las entidades externas.
Entidad externa 2
Entidad externa 1 Sistema
Diagrama de Contexto:
18. No se representan flujos entre entidades externas
Entidad externa 2
Entidad externa 1 Sistema
Cómo se construye el modelo
Flujo 1Flujo 2
Flujo 3Flujo 4
19. Luego, el diagrama de contexto (o a nivel 0) se abre a un diagrama (a nivel 1) que muestra los sub-procesos que lo conforman. Cada diagrama corresponde a una lámina.
20. Cada burbuja de nivel 1 se puede abrir a un diagrama a nivel 2 y así sucesivamente hasta llegar a un nivel de simplicidad tal que el proceso se pueda describir en palabras. En esta miniespecificación se indicarán las excepciones y decisiones que se excluyeron del gráfico.
21. En cada lámina o diagrama no debe haber más de 9 o 10 burbujas.
III
Casos Resueltos
Caso de la Biblioteca
En una biblioteca, los lectores deben inscribirse antes de solicitar un libro en préstamo.
Cuando solicitan un préstamo se debe verificar que:
a) El lector esté inscrito
b) El libro esté disponible en los estantes
c). El lector no tenga préstamos morosos
Cuando se presta un libro, se registra el préstamo indicando en él fecha pactada de devolución (FPD).
Cuando el libro es devuelto, el préstamo se cancela, indicando la fecha real de devolución (FRD).
Una vez al mes se debe llamar por teléfono a los lectores morosos,
Diagrama de Contexto
Sistema de
Préstamo de libros
Lectores
Datos_lector
Solicitud
Libro_p
Libro_d
Llamado
Datos_lector: Datos del lector
Solicitud: Solicitud de préstamo
Libro_p: Libro prestado
Libro_d: Libro devuelto
Llamado: Llamado telefónico a morosos
Estantes
Libro_p Libro_d
Bibliotecaria
Informe morososSistema
de Préstamo de libros
Lectores
Datos_lector
Solicitud
Libro_p
Libro_d
Llamado
Centrémoslo un poco…
Probaremos otra forma Esta nueva forma no aporta nada. La bibliotecaria y los estantes son parte deñ Sistema
Diagrama de Flujo de Documentos a nivel 1
Datos_lector
1 Inscribir lectores
Lectores
2 Prestar
Libros Préstamos
Solicitud
3 Recibir devolución
Libro_p
Libro_d
FRD
4 Llamar morosos
Llamado
Descomposición (eventual) de la burbuja “Prestar”
Lectores
2.1 Verificar inscripción
SolicitudLibros
2.2 Verificar libro
2.3 Verificar no morosidad
Préstamos
2.4 Entregar libro
Solicitud
Solicitud
Solicitud
Libro_p
Datos_lector
1 Inscribir lectoresI
Lectores
2 Prestar
Libros Préstamos
Solicitud
3 Recibir devolución
Libro_p
Libro_d
FRD
4 Llamar morosos
Llamado
Asignación de Herramientas
I: Mantenedor de LectoresII: Mantenedor de LibrosIII: Mantenedor de Préstamos
II, II, III
IIII, II, III
XX
XX XX XX
XX
XX XX XX
I II III
1
2
3
4
Procesos
Herramientas
Tabla de Procesos versus Herramientas
Datos_lector
1 Inscribir lectoresI
Lectores
2 Prestar
Libros Préstamos
Solicitud
3 Recibir devolución
Libro_p
Libro_d
FRD
4 Llamar morosos
Llamado
Restricciones a las Herramientas
I: Mantenedor de LectoresII: Mantenedor de LibrosIII: Mantenedor de Préstamos
I
I , II, III
IIII, II, III
I(1), II, III
Restricciones:
(1): Solo consulta
I(1), II(1), III
III(2)
(2): Solo permite ingresar FRD
I(1), II(1), III(1)
XX
(1)(1) (1)(1) XX
(2)(2)
(1)(1) (1)(1) (1)(1)
I II III
1
2
3
4
Procesos
Herramientas
Nueva tabla de Procesos versus Herramientas
Tabla de Permisos
Los procesos 1 y 4 quedan a cargo de una Secretaria, y los procesos 2 y 3, a cargo de una bibliotecaria.
Asignación de personas a los procesos
XX (1)(1) (1)(1)
(1)(1) (1)(1) XX
I II III
Secretaria (1,4)
Bibliotecaria (2,3)
Datos_lector
1 Inscribir lectores
Lectores
2 Prestar
Libros Préstamos
Solicitud
3 Recibir devolución
Libro_p
Libro_d
FRD
4 Llamar morosos
Llamado
Mejorar las Herramientas
I: Mantenedor de Lectores
II: Mantenedor de Libros
III: Mantenedor de Préstamos
I
Restricciones:
(1): Solo consulta
I(1), II(1), III
III(2)
(2): Solo permite ingresar FRD
I(1), II(1), III(1)
II, III
II: Programa verificador
IVIV: Listador de morosos
Nueva tabla de Permisos
I II III
Secretaria (1,4)
Bibliotecaria (2,3)
XX XX
XX XX
IV
Equipos de Radiotrasmisión
Mensualmente el dueño del negocio requiere saber cuántos equipos se vendieron de cada modelo.
Se desea crear una empresa que venda y repare equipos de Radiotrasmisión (RT).
Hay equipos de diferentes modelos en stock.
Los equipos nuevos que se vendan y/o reparen tendrán garantía de un año contra toda falla a contar de la fecha de entrega.
Cuando un equipo llegue a reparación se debe verificar si está o no en garantía
Por cada reparación se confecciona un informe de reparación. Si el equipo no tenía garantía, este informe se toma como base para emitir la factura de reparación correspondiente.
Diagrama de Contexto
Sistema de venta y
Reparación RT
Clientes Dueño
OC
Eq. nuevo
Factura vta.
Eq. dañado
Si/NoEq, reparado
Factura rep.
Informe vtas.
DFD 1 para principios del siglo XX
1 Vender
Lista precios
Eq. nuevo
Factura vta,
EquiposFecha vta.
OC2 Recibir equipo
Eq. dañado
Si/No
Eq. a reparar
3 Reparar equipo
4 Entregar equipo
Eq, reparado
Informe rep.Eq. reparado
Factura rep.
5 Emitir Inf. vtas.
Inf. Vtas.
Fecha. Rep.
DFD 1 para principios del siglo XX
1 Vender
Lista precios
Eq. nuevo
Factura vta,
EquiposFecha vta.
OC2 Recibir equipo
Eq. dañado
Si/No
Eq. a reparar
3 Reparar equipo
4 Entregar equipo
Eq, reparado
Informe rep.
Eq. reparado
Factura rep.
5 Emitir Inf. vtas.
Inf. Vtas.
I
I : Facturador ventas
III: Mantenedor tabla de equipos
II
II: Verificador de Garantía
IV: Facturador reparaciones
III (1), IV
V
V: Emisor informe ventas
DFD 1 para mediados del siglo XX
Fecha rep.
Fallas
(1): Sólo informa fecha reparación
I II III IV V
XX
XX
(1)(1) XX
XX
1
2
3
4
5
Tabla de Procesos vs Herramientas
I II III IV V
XX
XX (1)(1) XX
XX
Mesón de ventas (1)
Mesón de Reparaciones (2,4)
Dueño (5)
Tabla de permisos
III
Modelos de Datos
Biblioteca
Lectores
[RUT] Nombre Teléfono
Libros
[Id. Libro] Título Autor Stock
Préstamos
(RUT) (Id. Libro) Fecha FPD FRD
Equipos de Radiotrasmisión
Equipos
[(Modelo) Serie] Fecha venta Fecha últ. Rep.
Modelos
[Modelo] Descripción Precio
Fallas
[Id. Falla] Descripción Precio
Reparaciones
(Modelo Serie) (Id. Falla) Fecha
IV
Definición de Herramientas
Caso de la biblioteca
I Mantenedor de
Lectores
Lectores
Préstamos
Permite:
- Visualizar lectores - Incorporar nuevos lectores
- Modificar y eliminar lectores cautelando Integridad Referencial vs Préstamos
O bien:
I Mantenedor de
Lectores y Préstamos
.
Lectores Préstamos
Permite:
- Visualizar lectores (form. Principal) y préstamos (sub form) verificando Integridad referencial vs Libros
- Incorporar nuevos lectores y préstamos
- Modificar y eliminar lectores y préstamos
Libros
II
Programa Verificador
RUT lector
Id. Libro
Lectores Préstamos Libros
Sí o No
A partir de RUT lector e Id. Libro, verifica:
a) Que el lector está inscrito
b) Que no tenga préstamos morosos
c) Que el libro está disponible
Muestra en pantalla si es o no posible prestar el libro y porqué
Caso Biblioteca
Caso Biblioteca
IV
Listador de Morosos
Préstamos Lectores Libros
Morosos
Listado de Morosos
Teléfono NombreFec_ pres Título FPD
Fecha; XX/XX/XX
V
Casos a Resolver
1 Taller de Autos
En un Garage, cada tipo de intervención tiene un valor fijo.
Al llegar un auto a reparación, primero se hace un diagnóstico que se entrega al dueño junto con el presupuesto correspondiente,.
Si el dueño acepta, se asignan los mecánicos.
Luego se repara el auto. Las intervenciones y los repuestos pueden diferir de los presupuestados.
El auto reparado se entrega al cliente junto con la factura correspondiente,
A los mecánicos se les paga semanalmente de acuerdo a las intervenciones efectuadas.
Se requiere un sistema que apoye esta gestión.
2 Cuentas Corrientes Bancarias
En un Banco, los clientes pueden:
a) Abrir una cuenta corriente
b) Retirar talonarios de cheques
c) Depositar
d) Girar
e) Dar aviso de pérdida de un talonario para que los cheques no sean pagados
Además deben recibir una vez al mes la cartola correspondiente
Se requiere un Sistema que apoye la Gestión del Banco..