Ministerio de Minas y Energía República de Colombia SOCIALIZACIÓN PROCESOS DE PARTICIPACIÓN...

Ministerio de Minas y EnergíaRepública de Colombia

SOCIALIZACIÓN PROCESOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Gilma Sampayo FrancoCoordinadora Grupo Participación

Ciudadana y Comunicaciones

Bogotá D.C., Diciembre 9 de 2005


CONTROL DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN QUEJAS Y RECLAMOS



1. OBJETIVOFacilitar al ciudadano el acceso a los mecanismos de participación ciudadana mediante la implementación de las herramientas de forma ágil, eficaz y oportuna

2. ALCANCEAplica a todos los procesos del Ministerio de Minas y Energía.


3. DEFINICIONES[1]Derecho de Petición: Es un derecho fundamental que tiene toda persona de formular en

forma verbal o escrita, ya sea de interés general o particular peticiones respetuosas a las entidades públicas sobre las materias de su competencia. Así como también podrá elevar consultas, solicitar información y obtener copias de los documentos públicos, siempre y cuando éstos no tengan el carácter reservado conforme a la constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional.

Quejas y Reclamos: Es un mecanismo que permite al ciudadano presentar quejas o reclamos ante las entidades públicas o particulares que presten servicios públicos.

4. NORMATIVIDAD

Constitución Política de 1991, Artículo 23

Ley 190 de 1995, Artículo 55

[1]Las definiciones fueron establecidas de acuerdo a los parámetros de la resolución 181169 de 19 de septiembre de 2001



Ciudadano

Funcionarios Grupo de Gestión Documental

Funcionario Grupo de Participación Ciudadana

PROTAGONISTAS


Inicio


5. DESARROLLO

Recibir, direccionar e incluir en Base de Datos SICOR

Cuando se recibe un derecho de petición escrito,

Ciudadano



el auxiliar administrativo de gestión documental, revisa que el documento contenga los siguiente datos:

Funcionario Grupo de Gestión Documental


Nombre, asunto, dirección, anexos, y firma del peticionario



los cuales se ingresan a la base de datos SICOR




Si la petición es verbal, ésta se recibe por la Secretaria del Grupo de Participación Ciudadana, quien transcribe la petición con las especificaciones mencionadas, para su radicación y trámite.

Funcionario Grupo de Participación Ciudadano


Traslado del Derecho de Petición o Reclamo al Grupo de Participación Ciudadana

Una vez radicado el documento, se direcciona al Grupo de Participación Ciudadana para su trámite



Recibir el Derecho de Petición, Queja y Reclamo debidamente radicado e incluido en Base SICOR

El Grupo de Participación Ciudadana recibe el documento por parte del CADA y se firma la planilla de entrega de documentos


Se revisa la información del documento si es derecho de petición, queja, reclamo o copia de respuesta, se prepara para su direccionamiento a la oficina de competencia.

¿Corresponde a un derecho de petición, queja y/o reclamo?


Direccionamiento al competente

Se analiza y decide que área es la competente para dar respuesta a la solicitud del interesado.



Se ingresa en el sistema de correspondencia SICOR la fecha de vencimiento y datos de clasificación.


Luego se imprime el Formato de Derecho de Petición, para ser entregado con el documento a la dependencia correspondiente para su respectiva respuesta.



Paralelamente se ingresa en la base de datos de excel del Grupo de Participación Ciudadana, la fecha de ingreso y de respuesta, asunto, remitente, oficina de destino y observaciones.



Se lleva el documento al área correspondiente y el Grupo de Participación Ciudadana archiva una copia del Formato de Derecho de Petición, firmada por quien recibe para su posterior seguimiento.

Entrega Derecho de Petición de Queja y Reclamo


Seguimiento

Diariamente se revisa la base de datos para verificar la fecha límite de respuesta. Un día antes, si no han contestado en la fecha de vencimiento se da mensaje de alerta para prevenir incumplimiento a los términos de Ley.


Elaboración respuesta y envió copia al grupo de Participación Ciudadana

El responsable da respuesta al derecho de petición, queja y/o reclamo, dentro de los términos de Ley, procede a contestar al peticionario, y/o en dar traslado si es el caso, a la entidad pertinente.

En cualquiera de los dos casos debe enviar copia de la respuesta al Grupo de Participación Ciudadana, para su control.


Actualización Base de Datos

Se actualiza la base de datos con la respuesta recibida, se procede a archivar la copia del formato de derecho de petición junto con la copia de la respuesta.


Solicitudes de información

Se recibe y atiende las inquietudes y consultas de los ciudadanos, ya sean personales, telefónicas o correo electrónico.



Así mismo se envía copia de la respuesta al Grupo de Participación Ciudadana para ser archivada para el informe mensual y trimestral que se remite a Secretaría General y Ministro respectivamente.

Correo electrónico: cuando es por éste medio y el Grupo de Participación Ciudadana no puede dar respuesta directamente, lo envía al CADA para que se radique y se envié a la dependencia que debe dar respuesta al solicitante.

CADA



Llamadas Telefónicas: Cuando las solicitudes se realizan por este medio a través de la línea directa 2222002 o la línea gratuita 018000910180.


se registra en el Formato de Solicitudes de Información Telefónica CC-MP-P-01-F01, donde se indica, el nombre, fecha, asunto y trámite dado. Este se archiva para que el grupo de Participación Ciudadana elabore el informe mensual y trimestral que se remite a Secretaría General y Ministro respectivamente


FIN


PRESTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS


1. OBJETIVO

Facilitar a usuarios internos y externos el acceso a la información bibliográfica que poseen diversas entidades de la ciudad.

2. ALCANCEAplica a todos los funcionarios del

Ministerio de Minas y Energía, interesados en solicitar en préstamo el

material bibliográfico que poseen diversas entidades de la ciudad.



3. DEFINICIONES

Convenio Interbibliotecario: Es el acuerdo al que llega el Ministerio de Minas y Energía y una entidad externa manifestando mediante oficio escrito, el interés de facilitar el acceso bibliográfico en sus instalaciones o de suministrar en calidad de préstamo su material, para beneficio mutuo de los usuarios de cada una de las entidades.

Préstamo interbibliotecario: Es el servicio directo que se presta a los usuarios de cada entidad interesada en acceder al material bibliográfico, luego de establecer el convenio entre entidades, y en el que se suministra al usuario beneficiario la consulta o préstamo del material de su interés bajo responsabilidad de la institución solicitante.


4. NORMATIVIDADParámetros internos de biblioteca y publicados en

Intraminas y página Web, donde se determina tiempo de préstamo, formatos a utilizar, bases de datos para

control de préstamo y sanciones.



PROTAGONISTAS

Usuario


Inicio


5. DESARROLLO

Elaborar, oficio de interés para establecer convenio

El Ministerio de Minas y Energía o una entidad externa manifiesta mediante un oficio, su interés de establecer convenio interbibliotecario anexando formatos de la entidad interesada e indicando firmas autorizadas.


Elaborar oficio de respuesta al interés de establecer convenio

El Ministerio de Minas y Energía o la entidad receptora contesta el oficio, manifestando el interés de establecer convenio interbibliotecario, anexando formatos de la entidad e indicando firmas autorizadas.


Divulgar

Se divulga por Intraminas, las entidades con las cuales se tiene convenio interbibliotecario y el reglamento o las recomendaciones de cada una de ellas.


El usuario solicita en la biblioteca de su entidad el préstamo de material bibliográfico de otra entidad.

Efectuar solicitud de préstamo

Usuario


Se verifica si hay convenio con la entidad de donde se requiere el material.

Verificar el convenio interbibliotecario



¿Hay convenio??

Se revisa y verifica que se haya establecido el convenio con la entidad interesada, si lo hay, se continua con el procedimiento; de lo contrario se inicia el procedimiento elaborando el oficio manifestando el interés de establecer el convenio.


Se diligencia Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario CC-MP-P-02-F02, indicando fechas de vencimiento y autorizando al usuario recoger el material requerido en la entidad correspondiente.

Diligenciamiento de formatos autorizados


Ingresar a la base de datos de control de préstamos, la información del servicio

Se ingresa en la Base de Datos Control de Prestamos la información especificando: los datos bibliográficos, los responsables de devolver el material y la fecha de vencimiento.


Devolver el material bibliográfico

El usuario devuelve el material a la entidad prestamista


¿Se devolvió a tiempo?

Se recibe material y se ubica en la estantería, se descarga de la base de datos y se devuelve copia de formato de préstamo al usuario para ser llevado a la entidad solicitante como copia de devolución.


Se recibe material y se ubica en la estantería, se descarga de la base de datos y se devuelve copia de formato de préstamo al usuario para ser llevado a la entidad solicitante como copia de devolución, indicando la sanción correspondiente por incumplimiento a fecha de vencimiento

Se recibe material vencido y se ejecuta sanción

¿Se devolvió a tiempo?


Fin


¡Muchas Gracias!

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