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Edita:© SECRETARÍA GENERAL TÉCNICASubdirección General de Publicaciones, Información y Documentación.

N.I.P.O.: 55�-06-096-2 N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicación electrónica)I.S.B.N.: 84-8�8�-325-7Depósito Legal: M-47.363-�006Imprime: Artes Gráficas PALERMO, S.L.

MINISTERIO DE CULTURA

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exposicionestemporales

organizacióngestión

coordinación

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MINISTERIODE CULTURA

Carmen Calvo PoyatoMinistra de Cultura

Antonio Hidalgo LópezSubsecretario de Cultura

Julián Martínez GarcíaDirector General de Bellas Artes y Bienes Culturales

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Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes

Dirección:Elena Hernando GonzaloSubdirectora General de Promoción de las Bellas Artes

Coordinación:Anunciación Fariñas LamasCarmen Padilla MontoyaMaría de Prada López

Redacción:Anunciación Fariñas LamasIria Losada BaltarCarmen Padilla MontoyaMaría de Prada LópezMariflor Sanz Mallo

Diseño:ruiz.ampuero arquitectos

Maquetación:

Manuel Urea Holgado

Agradecemos la colaboración de:Ana Azor LacastaPilar Barraca de RamosElena Cortés GómezCarmen Díez RodrigoCarmen Esteban MarcosConsuelo Luca de TenaPilar Moreno SastreJorge Pascual RodríguezAlicia Pérez RodríguezPilar Sánchez Llorente.

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índice

organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ��

viabilidad del proyecto ............................................................�4valoración cultural .............................................................................�4valoración económica ........................................................................�5

normas de actuación ................................................................�6principios deontológicos ....................................................................�6legislación aplicable ...........................................................................�7

configuración del equipo profesional .......................................�9comisariado .......................................................................................�9diseño de montaje .............................................................................20coordinación técnica ..........................................................................20otros profesionales ............................................................................2�

desarrollo del proyecto ............................................................22convenios de colaboración .................................................................22gestión económica .............................................................................23coordinación técnica ..........................................................................23

convenios de colaboración . . . . . . . . . . . . . �5

consideraciones generales ........................................................28fundamento .......................................................................................29regulación ..........................................................................................3�

convenios de la subdirección general de promoción de las bellas artes ........................................................................................33

clases .................................................................................................34contenido ..........................................................................................35

procedimiento .........................................................................40inicio: trámites previos .......................................................................4�redacción del convenio ......................................................................4�tramitación ........................................................................................42firma ..................................................................................................43archivo y seguimiento del convenio ...................................................43

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gestión económica . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

programación económica ........................................................48financiación .......................................................................................49delimitación de necesidades ..............................................................49estimación de costes ..........................................................................5�

gestión financiera ....................................................................53fases de la gestión del gasto ..............................................................54procedimientos de gestión del gasto..................................................55

contratación administrativa ......................................................57regulación de los contratos ................................................................58clasificación de los contratos .............................................................58expediente de contratación ...............................................................60seguimiento de expedientes...............................................................64calendario de contratación ................................................................66memoria económica y archivo ..........................................................68

coordinación técnica . . . . . . . . . . . . . . . . 7�

preparación .............................................................................74préstamos ..........................................................................................75seguros ..............................................................................................80embalaje y transporte ........................................................................86montaje .............................................................................................9�

exhibición ................................................................................96inauguración ......................................................................................97mantenimiento y control ....................................................................98comunicación y difusión ....................................................................99

clausura .................................................................................�02desmontaje ......................................................................................�03devolución del préstamo ..................................................................�04análisis y evaluación de la exposición ..............................................�04archivado de la exposición ...............................................................�06

anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .�0�

anexos gestión económica .....................................................���

anexos coordinación técnica ..................................................�2�

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organización

viabilidad del proyecto

normas de actuación

configuración del equipo profesional

desarrollo del proyecto

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Conmemoraciones, aniversarios,

aportaciones de investigaciones recientes, nuevas adquisiciones que se incorporan a una colección,

política expositiva de fondos que integran colecciones estables,

programas de intercambio entre instituciones, políticas culturales de colaboración entre instituciones

de ámbito nacional y/o internacional, y un largo etcétera...

....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrán justificar la organización de una exposición temporal.

En función de los diferentes objetivos y fines que se propongan las Instituciones o Entidades organizadoras de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de posibilidades se multiplicará y diversificará considerable y progresivamente.

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viabilidad del proyecto

Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposición, y con carácter previo a la toma de decisión sobre la producción de una exposición temporal, el Organizador deberá realizar un estudio amplio que contemple no sólo una valoración cultural sino también una valoración económica del proyecto expositivo, con el fin de proceder a la estimación de su necesidad, oportunidad y viabilidad.

Sin pretender la exhaustividad, a continuación se relacionan algunos de los aspectos que se deberán analizar para obtener las correspondientes valoraciones del proyecto:

valoración cultural La oportunidad y necesidad de la realización del proyecto, y si el motivo que

lo origina está en consonancia con la misión, fines y objetivos encomendados a la Institución o entidad organizadora.

El rigor científico-cultural del discurso expositivo, así como la calidad del contenido de la muestra.

La relación de los objetos que podrían formar parte de la misma, y su adecuación al discurso expositivo.

Los colaboradores científicos que participarán en el proyecto.

La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibición.

La relevancia y el interés social y cultural de posibles Instituciones o entidades colaboradoras.

El valor pedagógico y el interés cultural para el público que asista a la exposición.

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valoración económica Los recursos humanos necesarios para la organización de la exposición.

El estado de conservación de los objetos que participarán en la exposición y si precisan algún tratamiento de limpieza, restauración u otro tipo de intervención, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida del préstamo.

La valoración aproximada de los bienes culturales a efectos de contratación de pólizas de seguro.

La manipulación y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia hasta el lugar de la exposición.

El diseño, realización y montaje de elementos expositivos.

Las actuaciones necesarias para la comunicación y difusión de la exposición.

La aceptación de posibles aportaciones de Instituciones o entidades colaboradoras, o necesidad de búsqueda de los mismos.

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normas de actuación

principios deontológicosSea cual sea el motivo que da origen a la producción y realización de una exposición temporal, conviene señalar que el respeto a los principios de ética

y deontología� asentados en materia de exposiciones temporales, deberá ser norma de general aceptación que guíe la actuación de todos los profesionales que participen en su organización.

En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribución al desarrollo cultural y social se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan deberán manifestarse de relevante interés para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.

Se habrá de tener en cuenta que:

La solicitud de préstamo de bienes culturales para exposiciones temporales se hará únicamente cuando su presencia resulte imprescindible para la comprensión del discurso expositivo.

El organizador deberá asegurarse de la procedencia lícita de los bienes culturales.

Se tendrá que respetar la confidencialidad y permanencia en el anonimato del prestador, cuando el mismo así lo solicite.

El estado de conservación del objeto permitirá su movilidad sin riesgos añadidos a los propios de su manipulación y traslado al lugar de exposición.

� Código de Deontología Profesional del ICOM. Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe

elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unión Europea. 2005.

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La exposición se realizará en salas idóneas y adecuadas a los objetos que se expongan.

Los objetos se exhibirán en condiciones óptimas para su preservación y conservación.

Desde el inicio del proyecto hasta la conclusión del mismo, dichos principios serán causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de la producción y realización de una exposición temporal.

legislación aplicableLa organización de una exposición temporal en territorio español, requiere la sujeción a la normativa jurídica estatal y autonómica vigente que regula múltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo, destacando:

Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Código Civil español.

Dedica su Titulo X a la regulación del Préstamo con carácter general.

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

Regula la salida de bienes de interés cultural de los Museos, Archivos y Bibliotecas de Titularidad Estatal.

Regula la salida de bienes culturales del territorio español para participación en exposiciones temporales.

Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos.

Regula lo relativo a los bienes de interés cultural que se custodian en los museos.

Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.

Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposición Temporal.

Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.

Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

Regula todo lo relativo a la exportación e importación de bienes culturales para exposiciones temporales y los correspondientes trámites aduaneros.

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Ley de Presupuestos Generales del Estado.

Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos Órganos de la Administración para realizar su cometido a lo largo del correspondiente ejercicio económico.

Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.

Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrolla la disposición adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, sobre Garantía del Estado para obras de interés cultural.

Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada por Real Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.

Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad Privada.

Regula la utilización de los servicios de escolta, así como los servicios de seguridad privada en espacios públicos.

Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplían los medios de tutela de los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen normas procesales para facilitar la aplicación de diversos reglamentos comunitarios.

Regula los derechos de autor y los derechos de reproducción.

Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.

Regula la participación solidaria de los ciudadanos en actuaciones de voluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro públicas o privadas.

Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicación Institucional.

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configuración del equipo profesional

Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realización, se procederá a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y control de las diferentes fases que culminarán en la realización de la exposición temporal.

comisariadoEl comisariado o dirección científica de la exposición asume la responsabilidad de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la selección de los bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de actualidad, deberá compaginar la aportación de un elevado contenido científico-cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para especialistas y expertos como para el público en general.

Funciones:

Elaborar el proyecto científico-cultural y definir sus características.

Seleccionar y localizar los objetos a exponer.

Coordinar el discurso expositivo y diseño de montaje.

Aportar la información complementaria a la exposición: textos, documentos, gráficos, etc.

Redactar los textos para el material de comunicación y difusión de la exposición.

Colaborar con el equipo de diseño y de coordinación en la supervisión del montaje de la exposición.

Realizar la coordinación científica del catálogo, en su caso.

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diseño de montajeSe desarrollará en estrecha colaboración con la entidad organizadora y las directrices del comisariado de la exposición ya que el montaje deberá respetar la coherencia del discurso científico-cultural, además de favorecer su lectura, comprensión e interpretación por el público.

Generalmente, el diseño de la exposición se realiza por equipos profesionales formados por arquitectos, diseñadores y otros especialistas en diferentes tareas complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe conciliar la estética con condiciones de conservación preventiva y seguridad de los bienes culturales.

El diseño del montaje conlleva:

Elaboración del proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que incluirá distribución y ubicación de las piezas, itinerario y circulación de visitantes.

Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que se requiera.

Delineación de planos para su construcción.

Definición de materiales.

Propuesta de iluminación.

Diseño de la gráfica de la exposición.

Dirección técnica del montaje en colaboración con el comisario y el coordinador.

coordinación técnicaAúna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para su realización, llevando a cabo:

Solicitud del préstamo de los objetos que participarán en la exposición.

Análisis de las condiciones del préstamo, y de las necesidades específicas de los objetos para la contratación de:

Diseño de montaje.

Intervenciones de limpieza, restauración...

Embalaje y Transporte.

Póliza de Seguro.

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Solicitud de la Garantía del Estado, en su caso.

Control de recepción y devolución de objetos.

Control y supervisión del montaje y desmontaje.

Coordinación técnica del catálogo.

otros profesionalesPara el buen desarrollo del proyecto se requiere de:

Personal Técnico y Administrativo:

Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestión y tramitación jurídica, económica y administrativa.

Personal de Difusión y Comunicación:

Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluación de la muestra.

Asimismo será necesario la colaboración complementaria de otros profesionales y técnicos en:

Restauración:

En numerosas ocasiones será necesario proceder a tareas de limpieza y/o restauración de los bienes culturales para que reúnan las condiciones idóneas de exhibición.

Fotografía:

Si el titular del bien no dispone de material fotográfico del objeto, o éste no tiene la calidad suficiente para una buena reproducción en el material que se requiera, el organizador tendrá que prever la obtención del mismo por fotógrafos profesionales.

Especialistas en nuevas tecnologías:

La creciente incorporación de materiales audiovisuales e informáticos en el propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicación y difusión requiere de personal especializado en estas áreas.

Además de la contratación de empresas con personal especializado en:

Manipulación, transporte y montaje de bienes culturales.

Vigilancia y seguridad.

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desarrollo del proyecto

Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y definido el equipo profesional que se ocupará de su puesta en marcha, se inicia el desarrollo del proyecto.

Las herramientas más importantes que van a facilitar dicho desarrollo serán los Convenios de Colaboración, la Gestión Económica y la Coordinación Técnica, a las que se dedican los próximos tres capítulos de esta publicación.

convenios de colaboraciónSiempre que se estime oportuna la colaboración de otras Instituciones o entidades interesadas en el proyecto, tanto públicas como privadas, los términos de dicha colaboración deberán manifestarse por escrito en diferentes acuerdos y convenios de colaboración que ordenen y regulen el reparto de tareas, responsabilidades y contrapartidas.

Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en profundidad y con detalle en el capítulo dedicado a ‘convenios de colaboración’- se podrían destacar, entre otros, los que hacen referencia a:

Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que por su titularidad podrán ser públicas o privadas (Administraciones Públicas -Estatal, Autonómica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias, Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)

Fórmulas de financiación que permitan distribuir la gestión del gasto público entre diferentes administraciones y/o Instituciones públicas y privadas, o lograr acuerdos de cofinanciación pública-privada mediante la gestión de la aportación económica del sector privado a través de las diferentes modalidades de Patrocinio.

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gestión económicaUna vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre Administración y entidades colaboradoras, la gestión económica de la Administración estará sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio económico, como a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Así, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones, la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas fija la tipología de los mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la forma de su adjudicación.

Además, la ejecución del presupuesto estará sometida a control interno en todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado, a través de su doble función de intervención y de control financiero, asegurará la actuación del sector público con sometimiento a los principios de legalidad, eficacia y economía.

coordinación técnicaFinalmente y para el buen desarrollo del proyecto, será necesaria una coordinación técnica que asegure la puesta en común de las múltiples tareas imprescindibles para la producción y realización de la exposición temporal.

La solicitud de bienes culturales, en calidad de préstamo temporal, para su participación en la exposición, que se realice a Instituciones, entidades y/o colecciones públicas o privadas generará una serie de compromisos que deberán ser asumidos por el organizador de la muestra.

Una vez establecidas las premisas de la conservación preventiva y seguridad que requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a través de suscripción de las correspondientes pólizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte de los bienes así como su instalación en la sala de exposición por personal especializado, permitirán la exhibición de los mismos en óptimas condiciones de contemplación por el público.

Al mismo tiempo se deberá llevar a cabo una programada publicidad y difusión de la misma, desde la organización del acto inaugural y presentación a los medios de comunicación, pasando por la edición de diferentes publicaciones, hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendrá que ser previsto en el proyecto de una exposición para intentar alcanzar su máxima difusión y comunicación social.

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Concluida su exhibición al público, la consiguiente evaluación de la exposición en base a los diferentes objetivos que la organización se haya fijado al inicio de la misma constituirá el auténtico cierre de una exposición temporal.

Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de la documentación generada en torno a la exposición temporal, es importante señalar que éste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa de menor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso ético y una obligación jurídica que atañe a la conservación del patrimonio documental tal y como establece la Ley del Patrimonio Histórico Español.

DESARROLLO DELPROYECTO EXPOSITIVO

CONOCIMIENTOS MUSEOGRÁFICOS

TRABAJO EN EQUIPO

COMISARIO

GESTOR

DISEÑADOR

PROYECTO CIENTÍFICO

JURÍDICO

ADMINISTRATIVO

COORDINADOR

PUBLICACIONES

ESPACIO EXPOSITIVO

PUBLICACIONES

EXPOSICIÓN - COMUNICACIÓN

EMISOR - ORGANIZADOR RECEPTOR - VISITANTE

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convenios de colaboración

consideraciones generales

convenios de la subdirección general de promoción de las bellas artes

procedimiento de tramitación

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El objetivo de este capítulo consiste en proponer una guía que permita orientar a aquellas entidades que estén interesadas en organizar una exposición en colaboración

con otra institución.

La ya de por sí amplia figura del CONVENIO presenta la utilidad, en este marco de colaboración, de reflejar en un solo texto el alcance y características de cada exposición,

así como las diversas expectativas, necesidades y objetivos que se plantean las Instituciones cuando deciden cooperar entre sí para poner en marcha el

proyecto expositivo.

Efectivamente, si la exposición ya inaugurada muestra el satisfactorio resultado en el que convergen todas las

etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el esfuerzo común de multitud de intervinientes, el convenio no deja de ser un documento que, permaneciendo en un

trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia los compromisos adoptados por cada parte, siempre

necesario para que se pueda conseguir dicho objetivo final.

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consideraciones generales

Cuando se utiliza el término convenio para aludir al documento en el que se plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposición, se hace necesario formular una advertencia previa pues, como señala G. Fernández Farreres, la denominación de convenio se utiliza dentro del ámbito general de actuación de la Administración Pública, en tanto que declaración que procede no sólo de la voluntad de la Administración –como sería el caso de un acto administrativo– sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de otros sujetos.

Por este motivo, se puede acoger la definición que ofrece Pablo Martín Huerta de los convenios interadministrativos como “negocios jurídicos de Derecho público y de carácter intuitu personae que celebran las Administraciones y entes públicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades derivadas de la colaboración administrativa”.

Sin embargo, también es cierto que a través de la utilización del término convenio no se pretende hacer, como observa José Mª. Rodríguez de Santiago, una remisión a una precisa naturaleza jurídica del acto en cuestión, sino sólo expresar que en la formación del mismo intervienen voluntades concurrentes de dos o más sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administración Pública.

En resumen, a lo largo de las páginas que siguen se va a entender por convenio aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de actuaciones, originando una relación jurídica de colaboración entre dos o más sujetos que tiene como fin la organización de una exposición.

fundamento

regulación

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fundamentoEn el caso de que la Administración sea una de las partes del convenio, como ocurre con las exposiciones que organiza la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, la relación jurídica adquiere un carácter público que obliga a aplicar las normas administrativas. En atención a este aspecto, puede ser útil indicar los motivos por los cuales estas características presentan algunas peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuación se exponen son adaptables a las necesidades de cada entidad en función de sus circunstancias y del régimen jurídico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.

El convenio se utiliza para conseguir un fin común. Cuando una de las partes es una Administración Pública, dicho fin ha de encontrarse amparado por una norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de Cultura atribuyen a la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales la función de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder desarrollar esta competencia en colaboración con otras entidades.

Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de colaboración es la relativa a su denominación, esto es, por qué se escoge el término de “convenio” y no, por ejemplo, el de “contrato”, entendido en su acepción formal como acuerdo de dos o más voluntades tendente a la creación de un vínculo jurídico.

El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que, en el caso de las Administraciones Públicas, el convenio se convierta en la habilitación normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo el transporte de las obras, el catálogo, etc., podrán justificar su objeto en el convenio de colaboración del que traen causa.

Es preciso, pues, distinguir el ámbito que corresponde al convenio de colaboración del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado que la utilización de uno u otro por parte de la Administración no es opcional. El convenio de colaboración permite distribuir entre las partes firmantes los compromisos necesarios para la realización de la exposición; los contratos, por su parte, hacen efectiva la ejecución de los distintos servicios comprometidos. El convenio se firma entre las dos o más entidades que libremente han decidido celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Públicas, necesitan seguir para su perfección el procedimiento establecido en la normativa sobre contratos, que será el que determine cuál será la empresa adjudicataria del mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratación administrativa.

En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,

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habría que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones Públicas.

Es cierto que tanto los convenios de colaboración como los contratos administrativos son instrumentos adecuados para la realización de funciones administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas se aplican a los convenios de colaboración para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de �6 de junio; en adelante, “Ley de Contratos”). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios no se manifiesta en una contraposición de intereses (v. gr., una prestación de servicios a cambio de una contraprestación económica), sino que se trata de una actividad y una gestión que se pretende encauzar en una determinada dirección mediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administración participe en la financiación de dicha actividad o que, incluso, esta financiación sea llevada a cabo por otra entidad a través del patrocinio.

Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del ámbito de aplicación de dicha Ley los siguientes convenios:

�º. Los convenios de colaboración que celebre la Administración General del Estado con la Seguridad Social, las Universidades Públicas, las Comunidades Autónomas, las Entidades locales, organismos autónomos y restantes entidades públicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre sí, salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras públicas, servicios o suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma Ley de Contratos.

2º. Los convenios que, con arreglo a las normas específicas que los regulan, celebre la Administración con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado, siempre que su objeto no esté comprendido en el de los contratos regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.

Asimismo, es importante destacar que la búsqueda de la colaboración con los particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administración de los límites que el principio de legalidad impone a su actuación.

Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboración que celebra una Administración Pública con otra entidad una evidente naturaleza administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdicción contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir de su interpretación y cumplimiento (artículo 8.3 de la Ley 30/�992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

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regulaciónEl principio de colaboración, conforme dispone el artículo 3.2 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, rige las relaciones entre las Administraciones Públicas. Este principio de carácter general es también aplicable a las relaciones de colaboración que, en virtud de un convenio, la Administración General del Estado pueda entablar con otras entidades de carácter privado.

De forma esquemática se puede citar la regulación actualmente vigente en materia de convenios de colaboración de la forma que sigue:

Convenios entre la Administración General del Estado y la Administración de las Comunidades Autónomas

El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común regula los convenios de colaboración que puede celebrar la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ella con los órganos correspondientes de las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias.

Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientación política sobre la actuación de cada Administración en una cuestión de interés común o a fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración en un área de interrelación competencial o en un asunto de mutuo interés se denominarán Protocolos Generales.

Convenios entre la Administración Local y las Administraciones del Estado y de las Comunidades Autónomas

Estos convenios encuentran su habilitación legal en el artículo 57 de la Ley 7/�985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, de forma que la cooperación económica, técnica y administrativa entre dichas Administraciones, tanto en servicios locales como en asuntos de interés común, se desarrollará con carácter voluntario, bajo las formas y en los términos previstos en las leyes, pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.

Convenios de colaboración que celebre la Administración General del Estado con otras entidades

Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administración General del Estado puede celebrar convenios de colaboración, además de con otras Administraciones, con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado.

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Convenios de colaboración empresarial en actividades de interés general

El apartado primero del artículo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, entiende por convenio de colaboración empresarial en actividades de interés general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artículo �6 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda económica para la realización de las actividades que efectúen en cumplimiento del objeto o finalidad específica de la entidad, se comprometen por escrito a difundir, por cualquier medio, la participación del colaborador en dichas actividades.

Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general, los convenios celebrados por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes no se incluyen entre los previstos por el artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, sino que se amparan en la habilitación más genérica prevista en la Ley de Contratos, a la que antes se aludió, lo cual se manifiesta en la simplificación de su tramitación.

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convenios de la

subdirección general de promoción de las bellas artes

A continuación se indican, sin ánimo de establecer una enumeración exhaustiva, los convenios más representativos elaborados por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades derivadas de la organización de la mayor parte de las exposiciones.

clases

contenido

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clases

Convenio marco de colaboración

Permite expresar la voluntad de colaboración en el desarrollo de proyectos y actividades comunes que posteriormente se plasmarán en convenios específicos para actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que establezca el propio convenio.

Convenio de colaboración para la organización de una exposición

Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de las partes firmantes para la organización de una exposición concreta, una vez que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal una exposición organizada por otra institución.

Protocolo general

El convenio adoptará esta forma con el objetivo de que un órgano de la Administración General del Estado y otro de una Comunidad Autónoma puedan fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración en la organización de una exposición.

Convenio de cesión temporal

Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de producción propia de la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, entre las que destacan muestras fotográficas de los más diversos autores españoles contemporáneos, la Subdirección dispone de un modelo de convenio de cesión temporal que permite articular estas itinerancias como préstamos ágiles a terceras instituciones en España y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, únicamente se solicita de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organización de la exposición en su sede, no exigiéndose ninguna contraprestación económica a cambio.

Cesión de salas por parte otra entidad

En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, es necesario solicitar la colaboración de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones adecuada a este fin.

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Patrocinio

En los convenios de colaboración se puede reflejar la posibilidad de que las partes firmantes recurran a la colaboración de determinadas entidades, a los efectos de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden en la organización de la exposición.

Asimismo, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes celebra, al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios de colaboración cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposición por parte de una entidad sujeta al derecho privado.

contenido

Estructura

El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la exposición, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del ordenamiento jurídico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo del artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, deberán especificar el contenido previsto en el apartado segundo de dicho artículo.

En el caso de los convenios que tramita la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mínimo de apartados que conforman su estructura:

Título o denominación del convenio.

Ha de reflejar el objeto del convenio, que será una de sus cláusulas.

Lugar y fecha de firma.

Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar y la fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el día en que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto definitivo.

Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresión de “reunidos”, “comparecen”, u otra similar, haciendo referencia a la justificación de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones

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Públicas) con los que actúan en representación de la Institución por la que firman.

Identificación de los motivos por los que se considera oportuno firmar el convenio, utilizando la expresión “manifiestan”, “exponen”, o cualquier otra indicación similar.

En este apartado conviene hacer una presentación de los objetivos y fines de cada institución firmante, su relación con el objeto del convenio, las razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren oportuno formular. A título de ejemplo, se pueden hacer las siguientes presentaciones:

Presentación del Ministerio expresando, por ejemplo, “que el Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...)”.

Presentación de la/s otra/s entidades firmantes.

Presentación del Museo o del titular de la colección, en su caso.

Presentación de la exposición.

Indicación de que ambas partes acuerdan formalizar el presente convenio con arreglo a las cláusulas que siguen.

Clausulado.

Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Según el tipo de exposición, seguirá un modelo preestablecido, como es el caso de los convenios de cesión temporal, o se redactará de forma específica, ordenando el clausulado en función de las obligaciones que corresponden a cada entidad, especificándolas por separado, así como los compromisos comunes, en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las cláusulas atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo de ejemplo, más adelante.

Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institución a la que representa.

Anexos, en su caso.

La relación de obras que componen la exposición suele reflejarse en uno de estos anexos, que también ha de ser firmado por ambas partes.

Principales cláusulas

Objeto.

Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, “el presente convenio tiene por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante) la exposición..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la ciudad... entre las fechas...”

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Compromisos.

Permite recoger, en una o varias cláusulas, las obligaciones a las que se compromete cada una de las partes.

Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el patrocinio de una exposición o la cesión de una sala, el clausulado se reduce a las previsiones mínimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del patrocinio, la cláusula “compromisos” reflejará que la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes organiza una exposición y que la entidad patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad económica para colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administración contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una aportación en especie, esto es, una aportación de los servicios ya contratados por el propio patrocinador.

Calendario y sedes.

Requerirá una cláusula separada, en el caso de que estos aspectos no se hayan concretado anteriormente.

Seguro.

Debe especificarse a cuál de las partes corresponde contratar el seguro para obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad “clavo a clavo”.

Seguridad.

Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto físicas (humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesión temporal se establece que las condiciones de seguridad deberán seguir las Directrices para los Acuerdos de Préstamo del ICOM de �974.

Desperfectos.

En los convenios de cesión temporal se introduce una cláusula que impide a la parte receptora o al personal de las salas de exhibición manipular o restaurar ninguna de las obras de la exposición sin el previo conocimiento y consentimiento del Ministerio mientras dure el período de cesión.

Transporte.

Por lo general, se efectuará por una empresa de transporte de toda solvencia técnica, debiéndose determinar a quién corresponde sufragar este concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y lugar de destino).

Desembalaje y reembalaje.

Se debe concretar la parte que deberá sufragar la construcción de los embalajes, así como la realización del desembalaje y del reembalaje, que se realizará por una empresa de toda solvencia técnica.

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Montaje.

Se especificará la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivados de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envío de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al desmontaje.

Comisariado

El convenio establecerá a quién corresponde asumir este compromiso. Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado que se mencionará en un contrato específico, salvo que la exposición sea fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su selección previa.

Catálogo.

Debe indicarse la tirada, el idioma en el que será redactado, en su caso, y la parte que asumirá su coste. Es importante hacer una referencia a los logotipos y créditos institucionales, sin perjuicio de su regulación en una cláusula específica.

Derechos de autor.

En su caso, ha de introducirse una cláusula relativa a la protección de los derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos, según proceda, sin perjuicio de que su concreción se plasme en un contrato aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos de propiedad intelectual.

Créditos y publicidad.

Con independencia de que se hayan mencionado en la cláusula relativa al catálogo, conviene prever en el convenio una cláusula por medio de la cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los créditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, así como los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas partes firmantes, supervisarán estos aspectos a través de un coordinador técnico.

Régimen jurídico de las obligaciones del Ministerio.

Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para la ejecución de los compromisos adquiridos en el convenio están sujetos a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, así como a la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

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Comisión mixta de seguimiento.

El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común requiere la constitución de este órgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que se rigen por dicho artículo.

Resolución de controversias.

En esta cláusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicará que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan surgir sobre la interpretación, modificación, ejecución, resolución y efectos que puedan derivarse del mismo se resolverán entre las partes, agotando todas las formas posibles de conciliación para llegar a una solución amistosa. En su defecto, serán competentes para conocer de las cuestiones litigiosas los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.

Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidad extranjera, se precisará que la competencia para conocer de las cuestiones litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de España, que son los del orden contencioso-administrativo.

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procedimiento

La duración del procedimiento de tramitación de un convenio de colaboración puede depender de múltiples factores como son, principalmente, la concreción del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar el texto, los trámites internos que han de superar de cada una de las partes firmantes, etc.

inicio: trámites previos

redacción del convenio

tramitación

firma

archivo y seguimiento del convenio

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inicio: trámites previosLos trámites previos parten de una serie conversaciones informales en las que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y oportunidad por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, y autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales, se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente la distribución de las obligaciones que posteriormente se concretarán en el convenio.

redacción del convenioLa competencia de representación

La colaboración ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones competenciales o de representación de cada entidad firmante.

Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de compromisos u obligaciones, es preciso que el órgano administrativo justifique adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se efectúa el nombramiento de la autoridad firmante, así como de la norma que le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citaría el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura básica del Ministerio de Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar el convenio en representación del Ministerio, así como cualquier otra disposición que se estime conveniente.

Por su parte, en relación con las entidades privadas, es necesario hacer constar que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse en el sentido que se pretende en el mismo (“bastanteo”), de conformidad con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros actos con la Administración Pública o que permitan reconocer la competencia y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.

Negociaciones

En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumirá cada una de las partes. La estructura del convenio, el número de cláusulas y su contenido dependerá del curso de las negociaciones.

Con el objetivo de simplificar este trámite, y de aplicación restringida a las exposiciones de producción propia que ofrece en itinerancia, la Subdirección

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General de Promoción de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio de cesión temporal que únicamente requiere ser adaptado a circunstancias muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposición, el recorrido del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institución cesionaria que cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su representación.

Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas informáticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos, lo cual permite agilizar la comunicación entre las partes.

Conformidad de ambas partes al textoNormalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo electrónico o una conversación telefónica.

tramitaciónControl jurídico

Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los efectos de que emita el correspondiente informe jurídico.

Asimismo, el Abogado del Estado comprobará los documentos justificativos de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes, expresando de modo concreto su eficacia en relación con el fin para el que hayan sido presentados, tal y como dispone el artículo 29 del Real Decreto 997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio Jurídico del Estado.

Control presupuestario y económico

La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la función interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los actos del sector público estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a la realización de gastos. En consecuencia, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes debe, con carácter previo, tramitar la correspondiente retención de crédito y, a continuación solicitar el informe de fiscalización previa.

Es de destacar que la fiscalización de los convenios de colaboración se prevé expresamente en el apartado decimotercero de la Resolución de 4 de marzo de 2002, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se hace público el Acuerdo del Consejo de Ministros de � de marzo de 2002, por

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el que se da aplicación a la previsión del artículo 95.3 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de función interventora.

Texto definitivo

Las observaciones formuladas en la fase de control jurídico y de control presupuestario y económico del Ministerio deberán ser incorporadas al borrador, siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los efectos de obtener un texto definitivo.

Otros trámites

Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la traducción del convenio a otro idioma, lo cual se realizará una vez que el texto sea definitivo.

firmaCon independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes estampen también su firma en cada una de sus páginas, así como en los anexos, si los hubiera.

Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes remitirá a la contraparte los ejemplares originales del convenio, en número de uno por cada parte interviniente, con el fin de que proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en último lugar.

archivo y seguimiento del convenioUna vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas procederá al archivo de su correspondiente ejemplar.

El convenio mantendrá su vigor hasta el momento en el que finalicen las actuaciones en él previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que así lo impongan.

En consecuencia, el Ministerio realizará un seguimiento de las obligaciones comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto, asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

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TRÁMITES A REALIZAR ENTRE LASPARTES FIRMANTES

TRÁMITES INTERNOS DE LA S.G. DEPROMOCIÓN DE LAS BELLAS ARTES

Trámites previos

Control jurídico

Texto definitivo

Archivo y seguimiento del convenio

Acreditación dela competencia ocapacidad derepresentación

Negociaciones(e-mail)

Conversacionesinformales

Autorización delproyecto

Particulares(bastanteo)

Administración(norma, acto denombramiento)

Controlpresupuestarioeconómico

Envío de los ejemplares originales a lacontraparte para su firma en todas sushojas

Firma de lacontraparte Envío de

ejemplaresoriginales alMinisterio

Envío delconvenio firmadoa la contraparte

Firma delMinisterio

Conformidad deambas partes

Retención decrédito (RC)

Fiscalizaciónprevia

Retoques alborrador

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gestión económica

programación económica

gestión financiera

contratación administrativa

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Entendiendo la gestión económica como los procedimientos establecidos para la ejecución de los presupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en el caso de las exposiciones temporales organizadas por

el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos, en este manual nos centraremos en el estudio de los

procedimientos de gestión del gasto.

Partiendo de un presupuesto de carácter limitativo que impide realizar gasto por importe superior al autorizado y que únicamente podrá utilizarse para conseguir el objeto

para el cual fue aprobado, la GESTIÓN ECONÓMICA se ajustará siempre a los principios de legalidad, eficacia y

economía a los que se somete la actividad económica de las Administraciones Públicas.

Justificada por la necesidad de contar con el trabajo de profesionales externos a la Administración para el

desarrollo del proyecto expositivo, la gestión económica del gasto se inicia con el estudio de la viabilidad

económica del proyecto expositivo, y en concreto con el estudio de su financiación, con la delimitación de

necesidades y con las estimación de su coste.

Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecución propiamente dicha del gasto a través de los distintos procedimientos previstos, entre los que veremos con

mayor detenimiento, por su importancia, la contratación administrativa.

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programación económica

A través de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año, se aprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos Órganos de la Administración General del Estado para realizar su cometido a lo largo del correspondiente ejercicio económico.

En lo que se refiere a la gestión de la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa específico de gastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carácter limitativo y únicamente a través de alguna de las modificaciones previstas en la Ley General Presupuestaria (transferencias de crédito, créditos extraordinarios...) podrá ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas presupuestarias y a través de ellas se financiarán los distintos trabajos necesarios para la realización de estas exposiciones temporales.

La programación económica consiste pues en repartir y ordenar este presupuesto de gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado año, comprobando la viabilidad económica de cada una de ellas a través de las siguientes fases: el estudio de su financiación, la delimitación de necesidades y la estimación de su coste.

financiación

delimitación de necesidades

estimación de costes

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financiaciónDesde el punto de vista económico, lo primero que hay que saber de una exposición a la hora de valorar su viabilidad económica, es si ésta va a ser producida y financiada en su totalidad por la Administración, o si existirá algún tipo de participación externa. En función de ello, podemos hablar de dos clases de exposiciones:

Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad por la Administración y como consecuencia los gastos previstos para su celebración son también asumidos en su totalidad por ella. En este caso hablamos de una exposición de producción propia, en la que la contratación de todos los trabajos depende únicamente de la Administración.

Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra institución pública o privada, en cuyo caso hablamos de exposición de producción compartida. En este caso, existirá un Convenio de Colaboración que regulará entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las de carácter económico. En el clausulado de ese Convenio se especificarán las partidas de gastos que asumirán cada una de las partes, o en el caso de tratarse de un Patrocinio, si la aportación económica será para una partida o partidas determinadas.

delimitación de necesidadesUna vez se sabe cómo se va a financiar la exposición, el paso siguiente consistirá en la elaboración de una relación de necesidades, entendiendo en este caso por necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realización de la exposición que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven un gasto. Si está prevista una producción compartida pero no están del todo definidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.

Para elaborar esta relación de necesidades, el servicio económico debe contar con la colaboración de la coordinación técnica, pues será la que mejor conozca junto al comisariado la exposición, que facilitará o conseguirá toda la información necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.

Si bien es verdad que cada exposición es distinta a las demás y tiene sus propias necesidades, siempre habrá una serie de trabajos comunes a todas ellas que constituyen su columna vertebral y que serán los primeros con los que debemos contar salvo que, por Convenio, corresponda su realización a otra Institución. Estos trabajos son:

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ComisariadoEl comisario es el ideólogo de la exposición y la persona encargada de realizar el proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de la muestra y el discurso científico-cultural que pretende.

Diseño expositivoRealizado por un profesional cualificado, es un proyecto técnico en el que se tratará de plasmar el contenido y el discurso científico-cultural que quiere transmitir el comisario de la exposición.

Diseño del catálogoAl igual que en el caso anterior, es un proyecto técnico realizado por un profesional en el que se plasmará el contenido y el discurso científico-cultural de la exposición, manteniendo, si así se desea, una línea de diseño acorde con el diseño expositivo.

Edición del catálogoConforme al diseño presentado y bajo la supervisión de la persona que lo ha realizado, se contrata a una imprenta para su edición.

Seguro Si no se solicita Garantía del Estado� para asegurar las obras, se suscribirá una póliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolución al final de la exposición (cobertura “clavo a clavo”)2.

Embalaje y transporteSe contratará con una empresa especializada la realización de un embalaje adecuado para las obras, así como su recogida y transporte hasta la sala de exposiciones y su posterior devolución en las mismas condiciones.

Montaje y desmontajeRealizado por una empresa especializada, ejecutará el proyecto técnico presentado por el diseñador de la exposición.

La regulación de las condiciones de realización de estos trabajos y los compromisos económicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con carácter general a través de los procedimientos de contratación previstos para la Administración Pública que veremos más adelante.

� Ver apartado “Garantía del Estado” 2 Ver apartado “Suscripción de póliza con compañía privada”

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Acompañando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna vertebral de la exposición, y también el grueso de la inversión, existen otros muchos que no por ser más accesorios o tener menor trascendencia económica, dejan de ser importantes para el conjunto de una exposición. A todos hay que tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A continuación se presenta una lista de los más frecuentes:

Redacción de textos y fichas para el catálogo.

Realización y/o positivado de fotografías para el catálogo.

Trabajos de documentación.

Restauración de piezas.

Enmarcado.

Producción audiovisual.

Publicidad.

Talleres y actividades de difusión.

Servicio de azafatas.

Servicio de vigilancia.

Servicio de limpieza.

Edición de material divulgativo.

Invitaciones.

Acto inaugural.

estimación de costesUna vez delimitadas las necesidades se realiza la estimación de su coste. Se tendrá en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a imputar a un único ejercicio presupuestario o a más, pues resulta habitual que el periodo de preparación de una exposición abarque más de uno. Así, por ejemplo en el caso de una exposición que se celebre a primeros de un año, ésta tendrá trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses antes de su inauguración, en el ejercicio presupuestario anterior, como serían por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseño del montaje.

Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, más cercano a la inauguración o durante su celebración, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio presupuestario; serían, por ejemplo, la producción de un audiovisual, o un servicio de azafatas. Y por último, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguración, por ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura, como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.

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Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para hacerlo son:

El propio presupuesto de que se dispone..

El estudio de la exposición.

Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposición, el tipo de piezas que la componen o la localización de las mismas, que nos aportan información para determinar en qué partidas será necesaria una mayor o menor inversión: unas piezas delicadas pueden requerir un embalaje especialmente costoso, obras con una valoración muy alta supondrán una prima de seguro también elevada, si se quiere atraer a un público infantil habrá que programar talleres y actividades didácticas, si las piezas están casi todas en España el coste de su transporte será menor que si se encuentran en el extranjero, etc.

El conocimiento de los precios de mercado.

La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.

Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cómo será la distribución del gasto y cual será el coste total previsto, decidiendo en último extremo sobre su viabilidad o no viabilidad económica.

Si la exposición es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones comienza la fase de gestión financiera propiamente dicha, a través de la cual se materializa la ejecución de todos estos gastos.

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gestión financiera

La gestión financiera tiene por objeto la ejecución propiamente dicha del presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecución se realiza a través de distintas fases, iniciándose con la autorización del gasto y terminando con su pago material.

Los procedimientos de gestión para llevarlo a cabo, son los pagos por “caja fija”, los pagos “a justificar”, la “contratación administrativa” y excepcionalmente la contratación privada. No obstante también veremos en este apartado cómo los Convenios de Colaboración cuando tienen contenido económico pueden dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratación administrativa, por su importancia se le dedica un apartado propio.

Durante su ejecución, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno en todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), a través de la función interventora, controla antes de su aprobación, todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones de contenido económico, con el fin de asegurar que su gestión se ajusta a las disposiciones aplicables en cada caso, y a través de la función de control financiero, el sometimiento de la actividad económico-financiera del sector público a los principios de legalidad, eficacia y economía.

Además, y una vez ejecutada, la actividad económico financiera se someterá al control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba la Cuenta General del Estado de cada año.

fases de la gestión del gasto

procedimientos de gestión del gasto

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fases de la gestión del gastoAprobado el presupuesto, su ejecución va a pasar por una serie de fases sucesivas entre sí. En el procedimiento general son las siguientes:

Aprobación del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el procedimiento de ejecución del gasto, por el cual la autoridad competente para gestionar el gasto autoriza su realización por una cuantía determinada, reservando para ello parte del crédito presupuestario. Contablemente se materializa con la emisión de los documentos contables RC (“Retención de Crédito”) y A (“Aprobación”).

Compromiso o disposición del gasto, es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular, la realización de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos a través del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con la emisión del documento contable D (“Disposición del Gasto”).

Reconocimiento de la obligación, es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto, la existencia de una deuda legítima ante una empresa o particular que ha realizado un trabajo para la Administración. A partir de este momento se puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente se materializa con la emisión del documento contable O (“Reconocimiento de la Obligación).

Ordenación del pago, es el acto administrativo por el que la autoridad competente que ha reconocido la existencia de una obligación, solicita se proceda a la realización de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero con cargo al crédito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido realizado. Contablemente se materializa con la emisión del documento contable K (Orden de Pago).

Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.

Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto así lo determine, se ejecuten dos de estas fases simultáneamente, dando lugar a los documentos contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un único documento contable denominado ADOK.

55

procedimientos de gestión del gastoConstituyen las diferentes formas de tramitación del gasto y son las siguientes:

Anticipos de Caja Fija

Regulados en el Real Decreto 725/�989, de �6 de junio sobre anticipos de caja fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras destinados a la atención inmediata, y posterior aplicación presupuestaria, de gastos periódicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de trabajos de pequeña cuantía que genera una exposición, pueden efectuarse por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratación, utilizando este procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como se ha indicado, de gastos de carácter periódico o repetitivo en bienes corrientes y servicios. Deberán seguir la tramitación establecida en cada caso y se podrá utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no exceda de 5.000 €. El pago se realiza contra factura y la forma habitual para contratarlos es la solicitud y aceptación de un presupuesto.

Pagos a justificar

Regulados en el Real Decreto 640/�987, de 8 de mayo, sobre pagos librados “a justificar”, son una excepción dentro de los procedimientos de gestión del gasto y consisten en la provisión de fondos que se realiza a las oficinas contables, para atender gastos sin la previa aportación de las documentación justificativa de los mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar en el extranjero. Se utiliza únicamente en los casos especialmente regulados en cada departamento ministerial, sólo podrán satisfacerse obligaciones del mismo ejercicio y deben ser justificados en un plazo máximo de tres meses.

Contratación administrativa

Regulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en el Real Decreto �098/200�, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. Es la principal herramienta con la que cuentan las Administraciones para la gestión del gasto. A través de ella se regula la relación que se establece entre la Administración y una empresa o particular al que se encomienda la realización de un determinado trabajo.

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Convenios de Colaboración

Explicados en el capítulo anterior, no es que los Convenios sean en sí mismos un instrumento de gestión del gasto público, pero sí a través de ellos puede articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos económicos adquiridos por la Administración no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institución con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificación del gasto realizado, sean abonados por la Administración a esa Institución.

También el Convenio puede regular la aportación de una cantidad por parte de una Institución para su gestión directa por la Administración, en este caso se produciría una modificación presupuestaria denominada generación de crédito por la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un ingreso no previsto. El dinero así generado se utilizará en las partidas definidas en el Convenio a través de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la contratación administrativa que veremos a continuación.

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contratación administrativa

Aunque forma parte de la gestión financiera, por la importancia que tiene en la ejecución del presupuesto de gastos, la contratación administrativa merece que se le dedique su propio apartado.

No obstante, al ser la contratación administrativa un procedimiento utilizado por las Administraciones Públicas para hacer efectiva la ejecución de gran parte de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su ámbito de aplicación es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan más relevantes para la producción de una exposición.

Además, y dado que es habitual la preparación simultánea de varias exposiciones que generan numerosos contratos, se verán dos herramientas que permitirán organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el calendario de contratación, y la ficha de seguimiento de expedientes.

Una vez finalizada la exposición, será importante realizar una memoria económica que refleje los gastos realizados a través tanto de los expedientes de contratación como de las demás formas de gasto.

También será importante el correcto archivado de todos los expedientes de gasto, no sólo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la memoria histórica de la exposición, sino también porque son documentos susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un último control interno en su auditoria anual.

regulación de los contratos

clasificación de los contratos

expedientes de contratación

seguimiento de expedientes

calendario de contratación

memoria económica y archivo

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regulación de los contratosLa contratación administrativa se regula en:

Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real Decreto �098/200�.

Su ámbito de aplicación, como indica su título, se extiende a todas las Administraciones Públicas y su contenido es aplicable a la realización de un gran número de actividades.

clasificación de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificación de los diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administración se dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley, se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:

La ejecución de obras.

Por ejemplo la construcción de una carretera.

La gestión de servicios públicos.

Por ejemplo la concesión de un servicio de cafetería en un edificio público.

La realización de suministros.

Por ejemplo la fabricación de vitrinas para una exposición.

Los trabajos de consultoría y asistencia.

Por ejemplo la contratación de los trabajos del comisariado de una exposición.

La realización de servicios.

Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposición.

Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres últimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la producción de una exposición.

Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados anteriores.

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Por el procedimiento de adjudicación. Regulado en el art. 73 de la Ley de Contratos, los contratos podrán adjudicarse por procedimiento:

Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una proposición.

Restringido, en el que solo podrán presentar proposición los empresarios seleccionados por la Administración, previa solicitud de los mismos.

Negociado, en el que el contrato se adjudicará al empresario justificadamente elegido por la Administración, previa consulta y negociación con uno o varios empresarios. En este caso sólo podrán presentar proposiciones los empresarios invitados por la Administración. No es un procedimiento habitual de contratación y su utilización esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.

Por la forma de adjudicación. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos, las formas de adjudicación de un contrato son:

El concurso, en el que la adjudicación recaerá en el licitador que en su conjunto haga la proposición más ventajosa, teniendo en cuenta no sólo su oferta económica sino todos los criterios que se hayan establecido en el pliego de cláusulas administrativas particulares3.

La subasta, en la que la adjudicación recaerá en el licitador que oferte el precio más bajo.

Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso, el procedimiento de adjudicación utilizado puede ser el abierto o el restringido, nunca el negociado.

Contratos menores. Regulados en el artículo 56 de la Ley de Contratos, constituyen una excepción porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente por su cuantía4 (actualmente no pueden exceder de �2.020,24€ en el caso de los contratos de suministros, de consultoría y asistencia y en los de servicios). La tramitación de su expediente puede realizarse únicamente con la aprobación del gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones técnicas en el que se definan las características del trabajo a realizar por el contratista, y además pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la agilización de los expedientes de contratación de pequeños trabajos.

Según la clasificación anterior, en la gestión de exposiciones, los contratos más utilizados por su objeto son los de consultoría y asistencia y los de servicios,

3 Ver apartado “Expediente de contratación”4 Cuantía vigente en la fecha de edición de esta publicación. Las cuantías podrán ser modificadas en

Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposición adicional primera de la Ley de Contratos.

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y en alguna ocasión el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene prestaciones que afectan a más de un tipo de contratos, son los llamados contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificaría en función del objeto que tenga un mayor peso en la contratación y se regularía por las normas que le fueran de aplicación. Por ejemplo, si sólo es necesaria la construcción de vitrinas para un determinado montaje, estaríamos ante un contrato de suministro de fabricación, pero si se trata de un proyecto más amplio que incluye además el montaje de paneles, la instalación de la iluminación y la colocación de la gráfica estaríamos ante un contrato de servicios.

Cuando el importe del trabajo es inferior a los �2.020,24€, se tramitarán como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de adjudicación será el concurso con procedimiento abierto cuya tramitación es mucho más larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse en los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, únicamente en los supuestos establecidos en los art. 209 y 2�0 de la Ley de Contratos, pero es muy útil y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los 30.050,6�€ (ver nota nº5) (art. 2�0h), en los que habrá concurrencia de ofertas con la invitación de un mínimo de tres empresas, y también en el supuesto que establece su utilización “cuando por razones técnicas o artísticas o relacionadas con la protección de derechos exclusivos tan sólo puede encomendarse el objeto del contrato a un único empresario”(art. 2�0b).

expediente de contrataciónLa preparación de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen a conformar lo que llamamos “expediente de contratación”. Su tramitación será más o menos compleja según el procedimiento y la forma tramitación del contrato que utilicemos. Siempre será más complicada y larga la tramitación de un concurso público que la de un procedimiento negociado, y la de éste será más que la tramitación de un contrato menor que como ya indicamos, es una excepción por la simplicidad en su tramitación. No obstante los documentos más importantes que conformarán este expediente tanto de un concurso como de un procedimiento negociado son:

Certificado de insuficiencia de medios.

Memoria explicativa.

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

Pliego de Prescripciones Técnicas.

Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas.

Ofertas presentadas.

Resolución de adjudicación.

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Contrato.

Recepción del trabajo.

Certificado de insuficiencia de medios

Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente certifica la falta de medios humanos y técnicos existentes dentro de la propia Administración para hacer el trabajo objeto del contrato así como la no conveniencia de su ampliación y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.

Memoria explicativa

Es el documento en el que el órgano de contratación justifica la necesidad de la misma. Además de hacer una breve reseña sobre el objeto de la exposición a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos técnicos:

objeto del contrato (montaje, transporte..).

precio máximo de dicho contrato sobre el que se realizarán las ofertas de las empresas.

tipo de procedimiento que se utilizará para contratar (procedimiento abierto, restringido o negociado).

forma de contratación (concurso, subasta).

aplicación presupuestaria a la que se imputará el gasto.

Su tramitación da lugar a la emisión del documento contable RC (retención de crédito).

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su Reglamento, el pliego de cláusulas administrativas particulares es el documento donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirán las partes del contrato y en él se hace constar todos los datos concretos del mismo. Será redactado por el servicio competente y aprobado por el órgano de contratación previo informe del Servicio Jurídico sobre su adecuación a la legalidad. Asimismo, en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalización previa de la Intervención, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de vista de la legalidad presupuestaria.

Deberá contener con carácter general, entre otros, los siguientes datos:

Definición del objeto del contrato.

Régimen jurídico.

Presupuesto del contrato.

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Plazo de duración.

Procedimiento y forma de adjudicación.

Documentos a presentar por los licitadores.

Criterios de valoración con los cuales se puntuará la oferta presentada por las empresas.

Derechos y obligaciones de las partes.

Referencia al régimen de pagos.

Plazo de garantía.

Su aprobación da lugar a la emisión del documento contable A (aprobación del gasto).

Pliego de prescripciones técnicas

Regulado en el art. 5� de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al trabajo objeto del contrato y contendrá, al menos, los siguientes extremos:

Características técnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones del contrato.

Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que se descompone el presupuesto y número estimado de las unidades a suministrar.

En su caso, requisitos, modalidades y características técnicas de las variantes.

Este es el documento de mayor interés práctico por su contenido específico, ya que en él se describe detalladamente el trabajo que deberá realizar la empresa adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realización, y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, será también la base para presentar su oferta tanto técnica como económica.

En primer lugar contendrá una información que será común para cualquier pliego, independientemente del objeto del contrato:

Lugar y fechas previstas para la celebración de la exposición.

Plazo máximo de entrega del trabajo.

Precio máximo del contrato.

Y en segundo lugar, la información específica5 que corresponda al trabajos objeto del contrato, esto es:

5 Se detalla en el Anexo de Gestión Económica

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Comisariado.

Diseño del montaje.

Diseño del catálogo.

Edición del catálogo.

Montaje y desmontaje.

Contratación del seguro.

Embalaje y transporte de las piezas.

Etc...

Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas

Todos los procedimientos para la adjudicación de los contratos se anunciarán en el BOE, con excepción de los procedimientos negociados, aunque éstos también serán objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley de Contratos, se entienden también excluidos los contratos menores. En el caso de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad será necesaria solicitar la oferta, como mínimo, a tres empresas capacitadas para la realización del objeto del contrato.

Ofertas presentadas

Constituyen los documentos donde las empresas presentan:

La documentación que acredita, conforme se establece en los artículos �5 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la solvencia técnica y económica de una empresa para contratar con la Administración (no es necesaria en los contratos menores).

Su oferta técnica.

Su oferta económica.

Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar, ésta se admite a licitación. Su oferta técnica se puntuará conforme a los criterios de valoración establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares del contrato (en el caso de un concurso público o un procedimiento negociado), y por último se puntuará su oferta económica, proponiéndose como adjudicataria a aquella que obtenga la puntuación más alta una vez sumadas todas la puntuaciones parciales.

Resolución de adjudicación

Es el documento emitido por el Órgano de contratación competente a través del cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicación utilizados.

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Contablemente da lugar a la emisión del documento D (compromiso o disposición del gasto ante un tercero).

El contrato

Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicación, a él se adjuntan los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones técnicas que han formado parte de la contratación, siendo todos ellos firmados tanto por el órgano de contratación como por el representante de la empresa adjudicataria.

Recepción del trabajo

Con carácter general, el contratista tendrá derecho al abono de su trabajo una vez realizado éste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta) y previa certificación por parte de la Administración de su conformidad con el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se entenderá cumplido y el contratista podrá emitir factura para proceder al pago del mismo.

Contablemente, la acreditación de que el trabajo ha sido realizado da lugar al documento O (reconocimiento de la obligación) y al documento contable K (ordenación del pago) que posibilita el pago material y la extinción de la obligación de la Administración ante un tercero.

seguimiento de expedientesA lo largo de todo el proceso que supone la producción de exposiciones, es normal encontrarse con que en un momento determinado y simultáneamente, se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma exposición, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trámites de por sí numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno de los contratos que es necesario realizar, siendo difícil saber en que momento de tramitación se encuentra cada uno de ellos.

Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede resultar útil crear una ficha de seguimiento de expedientes para cada exposición, que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estén cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.

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calendario de contrataciónDado que el periodo de preparación de una exposición suele ser bastante largo, si a ello se le añade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes procedimientos de contratación utilizados, y por tanto los diferentes tiempos de tramitación, puede resultar muy práctico, con un objetivo complementario a la ficha de seguimiento de expedientes, la creación de un calendario de contratación.

Si se están preparando varias exposiciones a la vez, puede realizarse un calendario independiente para cada una de ellas. El calendario de contratación vendrá a ser una guía teórica para la tramitación de los diferentes contratos, que aunque no siempre será fácil cumplir, resultará de gran utilidad para organizar y tener una referencia temporal de cada trabajo individualmente y de todos en su conjunto.

Para su elaboración se tendrán en cuenta dos factores:

Interrelación entre los diferentes trabajos

Esta interrelación condiciona el orden de contratación, no se puede por ejemplo editar un catálogo sin tener adjudicado su diseño. Teniendo en cuenta esto, se realizará con tiempo suficiente la tramitación de un contrato para que no interfiera en la posterior tramitación de los demás. Veamos gráficamente esta interrelación:

CONTRATOS INTERRELACIONADOS

PROYECTO DEL COMISARIO

PRESTADORES

(Listado de Piezas)

*

DISEÑO DE LA EXPOSICIÓN

MONTAJE Y DESMONTAJE

[ El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una información esencial para

ejecutar las contrataciones]

*

DISEÑO CATÁLOGO

EDICIÓN SEGUROEMBALAJE YTRANSPORTE

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Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso

La estimación de costes así como el objeto del contrato, proporcionan la información fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de adjudicación que habrá que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto, y según los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo que puede tardar su tramitación.

A partir de ahí, se puede elaborar el calendario de contratación donde se establecerá desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que se estima que éstos estarán adjudicados y ejecutados. Así mismo, se pueden establecer las fechas tope en que el coordinador técnico de la exposición facilitará la información necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la entrega del listado definitivo de obras de la exposición.

Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el orden cronológico de las más importantes sería el siguiente:

Contrato de comisariado.

Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto definitivo de la exposición. Sabiendo cuándo debe entregarse el trabajo y cuánto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular hacia atrás cuándo debe empezarse la tramitación del contrato.

Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los prestadores deben contestar a la solicitud de préstamo, con el fin de que se confeccione y entregue el listado definitivo de los objetos a exponer. Se inician los trámites para contratar los trabajos de:

Diseño del montaje de la exposición

Diseño del catálogo

Los diseñadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos solicitado por el comisariado.

Una vez entregados los proyectos de diseño de la exposición y de catálogo, y el listado definitivo de objetos, se inician los contratos de:

Montaje y desmontaje de la exposición.

Impresión del catálogo.

Con ese mismo listado definitivo de objetos, es posible iniciar también los trámites para la contratación del:

Seguro.

En este caso es necesario contar además con la valoración de los objetos dadas por los prestadores. Se tramitará con tiempo suficiente para que la

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póliza se encuentre vigente en el momento en que debe iniciarse el embalaje y transporte de los objetos.

Embalaje y transporte.

memoria económica y archivo Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la producción de una exposición, es importante la realización de una memoria económica en la que se reflejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de contratación como del resto de formas de gasto. En este informe se establecerá su coste total y su distribución por partidas. Cuando se trate de una exposición de producción compartida con otra institución se incluirán también en el informe todos los datos correspondientes a su gestión.

A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podrá realizar un análisis de resultados, comparando el coste final con las estimaciones realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones significativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando así ocurra, el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servirá a su vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.

En lo que se refiere al archivo de la exposición, resulta muy importante el correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la memoria histórica de la exposición, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por la Intervención, para ser sometidos, dentro del control financiero permanente que esta ejerce, a un último control interno en la auditoria anual que debe realizarse en cada Organismo de la Administración del Estado, en la que se verifica mediante la aplicación de procedimientos de revisión selectivos y con posterioridad a su realización, la actividad económica-financiera del sector público estatal.

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coordinación técnica

preparación

exhibición

clausura

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7�

El elevado número de profesionales que generalmente se vinculan a la producción y realización de una exposición temporal, unido a la multiplicidad de tareas que de ellos

se requiere, necesita una puesta en común de todos estos factores.

Si se le añaden las posibles alteraciones o modificaciones que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto

expositivo, y a las que habrá que dar cumplida respuesta, veremos como se perfila un bloque de trabajos

específicos que se suelen agrupar bajo la denominación de COORDINACIÓN TÉCNICA y de la cual dependerá, en buena medida, la adecuada evolución de todas las fases

necesarias para la realización de una exposición temporal.

La coordinación técnica de toda exposición requiere, por lo tanto, de una fase de preparación, previa al período de su exhibición al público, así como una fase de clausura en la que se realizarán una serie de trabajos para proceder al

cierre de la misma y a su posterior evaluación.

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preparación

Esta primera fase de la coordinación técnica se inicia con la solicitud del préstamo de todos los bienes culturales que van a participar en la exposición, considerando prestador al titular del mismo y prestatario a la Institución o entidad organizadora de la exposición temporal.

Una vez confirmados y aceptados los préstamos por ambas partes se procederá a gestionar la contratación de los seguros correspondientes, siempre en la modalidad de “clavo a clavo”, y de acuerdo con la cuantía de valoración del bien declarada por el prestador.

El traslado de los bienes desde sus lugares de procedencia hasta la sala de exposición se realizará siempre por personal especializado en trabajos de embalaje y transporte de bienes culturales.

Su instalación en la sala se realizará también por personal especializado en la manipulación de este tipo de objetos, de acuerdo con el proyecto de montaje elaborado por el diseñador, quien asumirá la dirección técnica y realizará la supervisión en colaboración con el comisario y el coordinador técnico.

Una vez efectuado el montaje, y comprobado el correcto funcionamiento de todos los mecanismos y sistemas habilitados para la adecuada conservación preventiva y seguridad de los objetos durante su exhibición pública, se dará por concluida la fase de preparación de la exposición.

préstamos

seguros

embalaje y transporte

montaje

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préstamos

Concepto

En España, el contrato de préstamo se regula por el artículo �740 del Código Civil, que establece:

“Por el contrato de préstamo, una de las partes entrega a la otra, o alguna cosa no fungible para que se use de ella por cierto tiempo y se la devuelva, en cuyo caso se llama comodato, o dinero u otra cosa fungible, con condición de devolver otro tanto de la misma especie y calidad, en cuyo caso conserva simplemente el nombre de préstamo. El comodato es esencialmente gratuito”

En los artículos siguientes se determinan las obligaciones de ambas partes:

Obligaciones del prestatario:

Conservar la cosa prestada.

Satisfacer los gastos necesarios para su uso.

Devolver la cosa prestada a la terminación del contrato.

Responder del objeto cuando se pierda, en cuyo caso entregará el valor de la tasación pactada de la cosa.

El prestatario no responde de los deterioros que sobrevengan a la cosa prestada por el solo efecto del uso y sin culpa suya.

Obligaciones del prestador:

El prestador no puede reclamar la cosa prestada sino después de concluido el uso para que la prestó.

Respetar las condiciones del préstamo.

Titularidad de los bienes culturales

Tanto los prestadores como los prestatarios podrán ser personas físicas o jurídicas, y a su vez, estas últimas, de carácter público o privado. Para que la tramitación de los préstamos se realice de la manera más ágil y adecuada posible será necesario tener en cuenta las regulaciones específicas sobre esta materia.

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Titularidad Pública

En el ámbito de la Titularidad Pública los bienes del Patrimonio Histórico Español se custodian con carácter general en Archivos, Bibliotecas y Museos dependientes de las diferentes administraciones (Local, Autonómica o Estatal), cada una de ellas con sus propias normativas desarrolladas en el ámbito de sus competencias.

Para los bienes del Patrimonio Histórico Español, pertenecientes a la Administración del Estado y sus Organismos Autónomos, asignados a Museos, Bibliotecas y Archivos de Titularidad Estatal la normativa básica aplicable es:

Ley �6/�985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico Español y normas de desarrollo.

Real Decreto 620/�987, de �0 de abril por el que se aprueba el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos.

Real Decreto 582/�989, de �9 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas.

Decreto de 22 de noviembre de �90�, por el que se aprueba el Reglamento de Archivo del Estado.

En lo referente al préstamo de bienes del Patrimonio Histórico Español para exposiciones temporales el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos establece, en su articulo 6, que: “ toda salida de estos bienes fuera de las instalaciones del Museo al que están asignados, incluso para participar en exposiciones temporales, deberá ser previamente autorizada mediante Orden del Ministerio correspondiente”

Para los bienes del Patrimonio Histórico de Titularidad de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales, se aplicarán sus normas al respecto, y con carácter subsidiario la Ley �6/�985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico Español.

Titularidad Privada

En el ámbito de la titularidad privada, y entre las instituciones habitualmente relacionadas con el préstamo para exposiciones temporales, destacan las fundaciones sin ánimo de lucro, las instituciones eclesiásticas, colecciones corporativas, coleccionistas particulares, etc. En general, todas ellas deberán actuar de acuerdo a su propia regulación interna para que los órganos directivos, consejos de dirección o patronatos procedan a autorizar el préstamo de los bienes culturales.

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Solicitud de préstamos

Una vez definida la relación total de los bienes culturales que se desea que participen en la exposición, localizados en los diferentes museos, Instituciones o colecciones, se envía la solicitud formal a cada uno de los prestadores, a través de:

Carta de Solicitud de Préstamo

Es el escrito mediante el cual el organizador de la exposición solicita, a los diferentes propietarios o titulares, el préstamo temporal de los bienes culturales.

Entre los aspectos que debe reflejar, conviene destacar:

Institución o Entidad organizadora.

Título de la exposición.

Lugar y fechas de su celebración.

Presentación del comisariado de la exposición.

Objeto y finalidad de la exposición.

Enumeración de los objetos solicitados y justificación de su inclusión en la exposición.

Compromisos a que se obliga el organizador en materia de conservación preventiva y seguro de los objetos solicitados.

Datos de contacto de la Coordinación.

A esta carta de solicitud se adjuntarán los siguientes documentos:

Formulario de préstamo

Condiciones técnicas de la sala de exposición temporal

Formulario de préstamo�

A través de este formulario se recaban una serie de datos que resultan imprescindibles para iniciar la preparación de la exposición:

Sobre el prestador (forma en la que desea ser mencionado en el catálogo y la gráfica de la exposición, lugar de recogida y devolución de los bienes solicitados, etc)

Sobre cada uno de los bienes solicitados (objeto, autor, fecha, medidas del objeto, medidas para su embalaje, etc)

El prestador deberá cumplimentar y firmar este formulario y retornarlo al organizador de la exposición.

� Ver modelos en el Anexo de Coordinación Técnica

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A la recepción de los formularios se plantearán diferentes posibilidades:

Aceptación del préstamo.

Aceptación condicionada a la restauración de los objetos solicitados.

Denegación del préstamo, con propuesta alternativa de otros objetos.

Denegación del préstamo.

A partir de la información recibida se elaborará la lista definitiva de los objetos que integrarán la exposición, y que se constituye en el documento básico de trabajo.

Documento de condiciones técnicas de la sala de exposición temporal�

Las condiciones técnicas que reúna la sala donde se celebrará la exposición, serán una garantía para el prestador de que los bienes culturales cedidos se exhibirán en las condiciones idóneas para su mantenimiento y conservación.

En este documento se detallarán los siguientes datos:

Descripción del edificio y su situación en el entorno.

Descripción de la sala de exposiciones temporales

Condiciones ambientales de la sala, detallando parámetros de temperatura, humedad relativa, iluminación.

Control de agentes contaminantes.

Condiciones de seguridad de la sala.

Protección contra incendios.

Protección contra intrusión, daños y robos.

Vigilancia humana y mecánica.

Accesibilidad y servicios para el público.

Préstamos internacionales

La colaboración de carácter internacional entre Instituciones y entidades de diferentes países para la realización de exposiciones temporales, ha hecho que la movilidad de bienes culturales entre países se haya convertido en una práctica habitual y consolidada en el ámbito de las exposiciones temporales. Dicha práctica se ha visto respaldada por diferentes Tratados y Convenios de carácter internacional. No obstante y con independencia de su firma y ratificación por los Estados, estos podrán a su vez establecer los mecanismos de protección que consideren oportunos para el control de su propio patrimonio histórico.

2 Ver modelos en el Anexo de Coordinación Técnica

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En este sentido la Ley �6/�985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español establece que todas las obras del Patrimonio Histórico Español que hayan sido declaradas Bienes de Interés Cultural, o hayan sido incluidas en el Inventario General de Bienes Muebles, o tengan una antigüedad igual o superior a cien años, con independencia de su titularidad pública o privada, requieren de un Permiso de Exportación Temporal.

La Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales autorizará o denegará dicho permiso previo informe de la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español, órgano consultivo de la Administración del Estado, que tiene entre sus competencias la de informar todas las solicitudes de exportación temporal de bienes del Patrimonio Histórico Español.

En las Comunidades Autónomas donde se haya legislado sobre la materia, será necesario tramitar el permiso de exportación temporal a través de sus propios órganos competentes con carácter previo a la autorización por parte de la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales.

A parte de los permisos señalados es necesario tramitar la documentación aduanera para que los bienes puedan salir y regresar del territorio español. Esta documentación es diferente según que el país de destino sea miembro de la Unión Europea o no. Con carácter general es obligatorio la cumplimentación del Documento Único Aduanero (D.U.A.)3. Dicho documento, junto al Permiso de Exportación Temporal es de obligada presentación en la aduana y sin ellos, los bienes no podrán salir del país.

El control de las mercancías en el momento de pasar la aduana es riguroso, por lo que se recomienda gestionar que la inspección de los bienes se realice en la sede de la Institución prestataria, para evitar la apertura de los embalajes en las aduanas donde las condiciones no suelen ser las idóneas para la conservación

de los objetos.

Plazos de solicitud

La solicitud del préstamo temporal deberá hacerse con el tiempo de antelación suficiente para que los prestadores puedan realizar los trámites necesarios dentro de sus organismos u organizaciones para la autorización de dicho préstamo (consultas a diferentes Órganos directivos, Patronatos, Consejos de dirección, etc...) y proceder a la solicitud de diferentes Órdenes Ministeriales (en el caso de instituciones de titularidad estatal), solicitud de permisos de exportación, etc.

3 Para todos los trámites consultar la página web del Ministerio de Economía y Hacienda www.minhac.es

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Es requisito habitual, entre las Instituciones museísticas, que la solicitud de los préstamos temporales se realice con una antelación mínima de 6 meses para Instituciones que radican en España y de �2 meses para Instituciones que radican en el extranjero.

segurosLa participación de los bienes culturales en exposiciones temporales implica diferentes situaciones de riesgo para la conservación e integridad física de los mismos por ello, una vez aceptado el préstamo, será el organizador de la exposición temporal quien deberá asumir la responsabilidad sobre dicha conservación física.

El tiempo durante el que el organizador debe ejercitar dicha responsabilidad no se limita al de la exhibición pública de los objetos, sino que se amplia a un período mayor durante el que se realizarán los trabajos de embalaje y traslado a la sala de exposición hasta que, una vez finalizada la muestra se proceda a su devolución al lugar de procedencia.

La modalidad de seguro empleada para las exposiciones temporales es la denominada “clavo a clavo” nomenclatura que indica de manera muy gráfica, que la póliza cubre los riesgos desde el momento en que se inicia la desinstalación de la obra hasta que se vuelve a instalar en el mismo emplazamiento4. El período de cobertura, por tanto, no es sólo el de las fechas exactas de la exposición, si no entre �0 y �5 días antes de la inauguración y después de la clausura para asegurar el bien desde que sale de su lugar de procedencia hasta su devolución al mismo lugar.

Es también práctica generalizada que el organizador sufrague los gastos que conlleva la contratación de un seguro comercial para los bienes culturales de acuerdo con la valoración declarada por el prestador.

Suscripción de póliza con compañía privada

La obligación de asegurar; deriva de la obligación legal de restituir el valor de la cosa prestada en caso de pérdida, o del valor que repare el daño causado.

Según la Ley 50/�980 de 8 octubre de Contrato de Seguro se entiende por contrato de seguro : “aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de los límites pactados, el daño

4 Aunque en sentido estricto, el concepto “clavo a clavo” se podría entender referido a objetos que se cuelgan en una pared, su uso generalizado se hace extensible para todo tipo de instalación, indicando principio y fin de la manipulación necesaria para el traslado del objeto.

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producido al asegurador o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones convenidas.”

Para la suscripción de una póliza de seguro se deberá especificar a la compañía el número de prestadores o beneficiarios, la relación de todos los bienes que se pretende asegurar y el valor de cada uno de ellos siempre otorgado por el prestador, así como los lugares de procedencia de los bienes y el lugar donde se va a celebrar la exposición con detalle sobre el medio de transporte que se pretende utilizar.

Principales figuras del contrato de seguro:

ASEGURADOR: Persona jurídica que asume el riesgo contractualmente pactado.

TOMADOR DEL SEGURO: Persona física o jurídica que, juntamente con el Asegurador, suscribe esta póliza, y al que corresponden las obligaciones que del mismo se deriven, salvo las que por su naturaleza deban ser cumplidas por el Asegurado.

ASEGURADO: La persona, física o jurídica, titular del interés objeto del seguro y que en defecto del Tomador asume las obligaciones derivadas del contrato.

BENEFICIARIO: La persona, física o jurídica, que, previa cesión por el Asegurado, resulta titular del derecho a la indemnización.

Cláusulas de la Póliza:

Las pólizas que se suscriben con las Compañías de Seguros se rigen de acuerdo a las Normas Internacionales de Seguros de carga o mercancías. Con carácter general se contempla la cláusula :

Institute Cargo Clauses (tipo A)5 Seguro de carga o mercancías contra todo riesgo, que cubre daño o pérdida del objeto asegurado, excepto pérdida inevitable por vicio inherente o natural del objeto o por embalaje insuficiente o inadecuado.

Hay un tipo de riesgos que no están cubiertos por la cláusula Institute Cargo Clauses (A) por lo que, se incluirán las siguientes cláusulas en la póliza:

Cobertura en caso de huelga (Institute Strikes Clauses).

Cobertura en caso de situación de guerra (Institute War Clauses).

Cláusula de exclusión por contaminación radiactiva.

5 Las normas internacionales de seguros Institute Cargo Clauses [ICC] contemplan las modalidades “A”, “B” y “C”. Para el seguro de los bienes culturales se contratará siempre la modalidad “A” por ser la que da cobertura contra todo riesgo.

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Cláusula que proporcione cobertura de terrorismo.

Además y en relación con el movimiento de bienes culturales para exposiciones temporales se tendrán en cuenta otras más específicas:

Cláusula de daños ocasionados por terceras personas ajenas a la exposición

Cláusula de exoneración a transportistas, por daños o desperfectos ocasionados a los objetos asegurados durante su manipulación y transporte, salvo apreciación de dolo.

Cláusula de liquidación de siniestros sin franquicia. Los siniestros se liquidarán sin deducción de franquicia alguna.

Cláusula de descabalamiento. Cubre la depreciación o demérito que pueda sufrir un conjunto o colección, en caso de avería o daño parcial o total de un objeto u objetos que formen parte de la misma.

Cláusula de opción de recompra, sin límite de duración. Si los aseguradores recobrasen una propiedad por la cual ellos hubieran indemnizado al asegurado, este tendrá el derecho de recompra sobre dicha propiedad a los aseguradores.

Cláusula de depreciación y/o demérito artístico. Cuando se produce como consecuencia de un accidente incluido en la póliza. El importe de la restauración o reparación sumado al de la pérdida de valor, no excederá el importe correspondiente al valor asegurado del objeto.

Cláusula de museo. Independientemente de la naturaleza y el importe total de los daños, las obras de arte aseguradas seguirán en propiedad de la persona o personas que detenten dicha propiedad en el momento inmediatamente anterior al siniestro, no pudiendo, en ningún caso, superar la indemnización el valor asegurado pactado entre las partes.

Cláusula de marcos. Incluye la cobertura de daños producidos a los marcos de las obras de arte aseguradas.

Cláusula de cristal. Incluye la cobertura de daños producidos a cristales protectores de pinturas, grabados, dibujos, etc.

Con carácter general, y salvo especificaciones de cada póliza en particular, se comunicará el siniestro en un plazo máximo de 7 días, tras su conocimiento.

A efectos de solicitar la indemnización se deben conservar restos y vestigios del siniestro que permitan la actuación pericial, aportando documentación probatoria de los daños como fotografías, actas notariales, etc...

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Garantía del Estado�

Cuando la exposición temporal se organice en Museos, Bibliotecas o Archivos de Titularidad Estatal y gestión exclusiva del Ministerio de Cultura y sus Organismos Autónomos o entidades asimiladas, se podrá solicitar la Garantía del Estado para asegurar las obras que participan en la exposición.

La Garantía del Estado es un sistema de aseguramiento público por el cual el Estado podrá comprometerse a indemnizar las obras de relevante interés artístico, histórico, paleontológico, arqueológico, etnográfico, científico o técnico que se cedan temporalmente para su exhibición frente a la posible destrucción, pérdida, sustracción o daño que puedan sufrir en el período comprendido entre el préstamo de la obra y el momento de devolución de la misma a su titular.

La concesión de la Garantía del Estado puede significar una minoración importante en la partida presupuestaria destinada a la contratación de la póliza del seguro de la exposición temporal. Se utilizará sobre todo en aquellos casos en que el valor de las piezas exhibidas sea de gran relevancia.

La Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año fija el límite máximo del compromiso de la Garantía del Estado tanto global como por exposición. La garantía otorgada por el Estado para obras integrantes de una misma exposición no cubrirá las indemnizaciones por la destrucción, pérdida, sustracción o daño de estas obras, hasta los límites fijados en el Real Decreto. Por esta razón, será necesario la contratación de una póliza de seguro privada y complementaria por las cantidades correspondientes según la valoración total de los objetos por los que se solicita la Garantía del Estado.

Solicitud

Se tramitará ante la Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico, y en la solicitud deberán constar los siguientes datos:

a) Duración de la exposición y lugar de la misma.

b) Descripción de las obras, justificando su relevante interés artístico, cultural, científico o técnico.

c) Valor de cada una de las obras declarado por el cedente y aceptado por el Director de la Institución que formula la solicitud. En el caso de que intervengan tasadores o peritos, se adjuntará copia de la valoración efectuada por éstos.

6 La Garantía del Estado se regula por Real Decreto �680/�99�, de �5 de noviembre, de desarrollo de la Disposición Adicional Novena de la Ley �6/�985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

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d) Procedimientos previstos para realizar los informes sobre el estado de conservación de las obras antes de su entrega a la institución cesionaria y en el momento de su devolución al cedente.

e) Medidas de conservación y seguridad en el embalaje, transporte y durante la exhibición de las obras, con mención expresa del valor máximo de las obras que se trasladarán en un solo transporte.

f) Seguros contratados, o que se proyecte contratar, para atender las cantidades no cubiertas por la garantía.

Se aportará escrito en el que conste la conformidad del cedente o prestador de la obra sobre los extremos contenidos en la solicitud, así como el sometimiento expreso de éste al Real Decreto y demás normas reguladoras de la Garantía del Estado para obras de interés cultural.

Debe solicitarse con una antelación mínima de tres meses antes de iniciarse el embalaje y traslado de objetos a la sala de exposición.

La concesión de la Garantía del Estado se realiza a través de una Orden Ministerial que se publica en el Boletín Oficial del Estado, con mención expresa de todas las obras acogidas a esta garantía y sus valoraciones. Antes de la recogida de las obras, el prestador recibirá una comunicación escrita de la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes por la que le informará de dicha publicación.

Indemnización:

La cobertura de los riesgos se articula a través de un sistema de indemnizaciones similar al realizado por una compañía de seguros privada.

La cuantía de la indemnización no podrá exceder del valor declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la Garantía del Estado y se determinará conforme a las siguientes reglas:

�. Por pérdida, sustracción o destrucción de la obra, el Ministerio de Cultura abonará al cedente de ésta una cantidad igual al valor de la obra declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la garantía del Estado.

2. Por daño de la obra, la indemnización comprenderá:

a) el costo razonable de la restauración de la obra establecido de mutuo acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, de no llegar a tal acuerdo, el determinado por un perito mutuamente aceptado por ambas partes,

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b) una cantidad igual a la depreciación en el valor de mercado de la obra, después de la restauración, estableciéndose dicha cantidad de mutuo acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, en caso de no existir tal acuerdo, el determinado por un perito aceptado por ambas partes.

La Administración del Estado, una vez abonada la indemnización podrá:

a) Repetir contra la Institución cesionaria por la cantidad pagada, cuando la destrucción, pérdida, sustracción o daño de la obra se haya producido por incumplimiento de lo establecido en la Orden de otorgamiento de la garantía, negligencia grave o dolo de esa institución, o

b) Ejercitar los derechos y las acciones que por razón del siniestro correspondieran a la institución cesionaria y al cedente de la obra frente a cualquier persona distinta de éstos que sea responsable del mismo y hasta el límite de la indemnización.

La Administración no tendrá derecho a la subrogación contra empaquetadores, transportistas o cualquier otra persona o entidad relacionada con la manipulación, transporte e instalación de las obras, excepto cuando la destrucción, pérdida, sustracción o daño de éstas haya sido causado por negligencia o dolo.

En caso de recuperación de la obra perdida o sustraída, el cedente podrá conservar su derecho sobre ésta, previa devolución a la Administración del Estado de la indemnización percibida y actualizada conforme al Índice de Precios al Consumo.

La Garantía del Estado no cubre la destrucción, pérdida, sustracción o daño de las obras debidos a:

a) Vicio propio o cualidad intrínseca del bien objeto de la garantía.

b) El simple transcurso del tiempo.

c) La acción u omisión deliberada del cedente de la obra, sus empleados o agentes.

d) Incautación, retención, embargo de la obra o medida similar instada por un tercero y acordada por el órgano competente.

e) Explosión nuclear.

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embalaje y transporteLos momentos de manipulación y traslado de los bienes culturales son situaciones de máximo riesgo para su integridad física, por tanto, extremar las medidas de protección y seguridad al respecto no es sólo un compromiso que el organizador adquiere con el prestador, sino un aspecto a tener en cuenta por todos los profesionales que intervienen en la preparación de la exposición.

Para llevar a cabo estos trabajos se contratará una empresa especializada, a la que se le especificarán las necesidades concretas de los embalajes y del transporte, que dependerán de las características de los objetos. Esta información habrá sido recabada del prestador a través del formulario de préstamo7.

El seguimiento de todo este proceso, por parte del organizador de la exposición, es clave para evitar posibles contratiempos en la recogida de los bienes en sus lugares de origen y su traslado a la sala de exposiciones.

Características de los embalajes

Las características de cada embalaje dependerán del tipo de objeto, su material, fragilidad, medidas, peso y estado de conservación, así como del tipo de transporte que se utilice: terrestre, aéreo o marítimo, la distancia del recorrido y el tipo de exposición, en el supuesto de que se contemple itinerancia de la misma. Esta información será proporcionada por el organizador a la empresa que construya los embalajes.

Con carácter general para la construcción de los embalajes, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

Han de ser cajas metálicas o de madera resistente (no de tablero aglomerado) tratadas con ignifugantes y antiparasitarios.

Se construirán con material que amortigüe golpes y vibraciones.

Estas cajas llevarán preferentemente tacos o listones externos para aislarlas del suelo y evitar su arrastre, así como asas metálicas para su manipulación.

El sistema de cierre será con tornillos a presión, o mediante anclajes.

Todos los embalajes dispondrán de aislantes térmico y de humedad para mantener los parámetros habituales de temperatura y humedad relativa del objeto.

Los materiales empleados en los embalajes serán químicamente estables y neutros y los que se utilicen en contacto directo con la obra no podrán ser abrasivos. Además serán resistentes a la rotura.

7 Ver apartado de Solicitud de préstamo

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Podrán ser embalajes individuales o compartidos dependiendo de la fragilidad y tamaño de los objetos. Si se trata de un embalaje compartido, deberá estar compartimentado para individualizar e inmovilizar cada uno de los objetos.

Se señalizarán con flechas de posición vertical, en lugar visible, para su almacenamiento y transporte.

Si fuera necesario y para mayor seguridad, según cada caso, se podrán construir embalajes con materiales ignífugos, impermeabilizar las cajas con cierres herméticos empleando neopreno en las juntas, etc.

Del mismo modo durante el transporte podrán incrementarse las medidas de seguridad mediante candados o precintos de seguridad para evitar su apertura durante el traslado, teniendo en cuenta que nunca se señalizará el contenido en el exterior y sólo se identificarán las cajas a través de números que serán referenciados en los listados de transporte.

Tipos de transporte

En España, los tipos de transporte utilizados para el traslado de bienes culturales son sobre todo el terrestre -por carretera- y el aéreo y, en menor medida, el marítimo. Cada uno de ellos plantea además de los riesgos generales que conlleva cualquier traslado, el sometimiento a determinados riesgos específicos como son: las vibraciones, cuando se realiza por carretera; los cambios de presión, cuando se trata de vuelos; y la elevadísima humedad en el caso del transporte marítimo.

Puesto que cada uno de ellos presenta sus propias peculiaridades, éstas condicionarán las características de los embalajes que se utilicen.

Terrestre:

Siempre que el estado de las carreteras lo permita, el camión es el medio de transporte terrestre que ofrece más seguridad y menor riesgo para el traslado de los bienes culturales, ya que reduce las situaciones de carga y descarga a los lugares de origen y destino, admitiendo objetos de gran tamaño, flexibilidad horaria, control de la conservación preventiva y seguridad.

Las empresas especializadas en el transporte de este tipo de bienes cuentan con camiones bien equipados con aislamiento térmico, suspensión neumática y trampillas elevadoras para realizar el traslado en buenas condiciones, y en casos especiales, carrocería blindada.

Además, dispondrán de sistemas de detección y extinción de incendios, así como sistemas de medición y regulación de la temperatura y la humedad desde la cabina, y sistemas de alarma contra intrusión.

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El respeto de la normativa vigente sobre transporte y seguridad y la obligatoriedad, dependiendo del itinerario, de dos conductores por vehículo serán requisitos ineludibles para la contratación de este tipo de transporte.

Aéreo:

Cuando las distancias o los recorridos entre el lugar de origen y el de destino no permitan la utilización del transporte por carretera, se utilizará el avión para el traslado de los bienes culturales ya que se reducen los tiempos de desplazamiento. Para ello se deberán elegir los vuelos con menos escalas y trayectos más cortos, y tener en cuenta el tipo de carga con la que compartirán el vuelo (alimentos perecederos, animales vivos, etc).

Cuando viajen en el interior de la bodega del avión:

Lo harán dentro de contenedores.

Si no es posible, porque las medidas de los embalajes no permiten su introducción en contenedores, viajarán debidamente paletizadas.

Siempre irán en la posición indicada en el exterior del embalaje y en la dirección del vuelo si es necesario.

Siempre en cámaras presurizadas.

Si el tamaño lo permite, y así lo indica el prestador, las obras viajarán en la cabina de pasajeros junto al correo que supervisa el traslado del objeto.

La vigilancia y control de seguridad en la terminal de carga del aeropuerto, tanto en origen como en destino, comprenderá la manipulación, paletización y carga, y demás traslados que se realicen en las terminales de carga y recintos aduaneros.

Marítimo:

En general este tipo de transporte es, con mucho, el menos utilizado ya que alarga excesivamente el tiempo de tránsito de los bienes culturales.

No obstante, si por la envergadura de los bienes, debido a un tamaño y peso excesivos, hubiera de utilizarse este tipo de transporte será necesario construir los embalajes adecuados para soportar las condiciones de humedad extremas asegurando su total impermeabilización y aislamiento.

Al igual que en el transporte aéreo se deberán tener en cuenta las cargas con las que compartirán la bodega, así como el mantenimiento de la vigilancia y la seguridad extremas en las zonas de carga y descarga de los muelles.

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Itinerarios

Al organizar los itinerarios para el traslado de los bienes al lugar de la exposición, deben considerarse el tipo de transporte y las necesidades de conservación preventiva de cada uno de los objetos, intentando siempre realizar los trayectos más cortos posible.

Los itinerarios propuestos serán comunicados a los diferentes prestadores para su aceptación. Si la longitud del trayecto entre los lugares de origen y destino obliga a realizar alguna pernocta, los bienes culturales deberán custodiarse en un recinto protegido. Los espacios más utilizados suelen ser los almacenes de la empresa encargada del transporte o Cuarteles de la Guardia Civil, en este último caso se solicitará el correspondiente permiso con la debida antelación.

Correos

Entre las condiciones del préstamo, los prestadores podrán solicitar la asistencia de una persona, denominada correo, para supervisar que los trabajos de manipulación, embalaje y transporte de los objetos que ceden para la exposición, se realicen en condiciones óptimas para su conservación preventiva.

Entre las funciones del correo destacan:

Supervisar las diferentes fases de embalaje, transporte y montaje para que se realicen de acuerdo a las cláusulas establecidas en el préstamo.

Acompañar a las piezas durante su traslado cuando el prestador así lo decida.

Generalmente, la empresa de transportes se ocupará de gestionar el alojamiento en hotel de 3 estrellas y dietas del correo, durante el tiempo que dure su desplazamiento.

Es norma consensuada entre instituciones museísticas que la duración del des-plazamiento será de 2 días y � noche para viajes en España; 4 días y 3 noches para viajes en Europa; y 6 días y 5 noches, en viajes intercontinentales.

Escolta

En ocasiones, y cuando los objetos transportados superan determinadas valoraciones, algunos prestadores podrán exigir la presencia de escolta durante su transporte como medida de seguridad complementaria. La escolta puede ser oficial o privada, dependiendo si el organizador de la muestra es un organismo público o privado, y podrá ser en territorio nacional o internacional. La gestión de la misma y la asunción del gasto se realizará por el organizador de la exposición.

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La solicitud de escolta policial8 se realizará mediante la cumplimentación de un cuestionario en el que se especificarán los datos relativos a:

Organismo oficial que cursa la petición.

Título de la exposición.

Tiempo de duración de la exposición.

Nombre y datos del propietario o titular de los bienes.

Valoración económica de los objetos.

Fecha, lugar y hora del inicio del traslado (lugar de origen).

Fecha, lugar y hora de su finalización (lugar de destino).

Nombre y datos de la persona que actúa como correo o enlace.

Denominación de la empresa de transportes.

Domicilio social de la empresa de transportes.

Nombre y datos de contacto de la persona responsable en la empresa.

Nombre y datos de los conductores.

Datos del vehículo (marca, modelo, color, nº matrícula...).

Itinerario a realizar.

Dicha petición debe ser presentada con un período de antelación de un mínimo de 4 días dentro de la misma ciudad o provincia, 6 días si es un traslado interprovincial y �0 días para países extranjeros.

Recogida de los bienes

Con el fin de que la empresa de transporte a la que se encargue el embalaje y recogida de los bienes pueda realizar su cometido, con carácter general se le proporcionará la siguiente información:

Relación numerada de objetos, indicando:

Título, material y técnica.

Medidas.

Peso o cualquier otra característica en aquellos casos en los que ese dato pueda ser un factor importante tanto para la manipulación como para el propio transporte de la obra.

Tipos de embalajes requeridos según las particularidades de los objetos a transportar.

Condiciones requeridas para el transporte terrestre.

8 Para todos los trámites dirigirse a la Comisaría General de Seguridad Ciudadana, Unidad Central de Protección, Brigada de Protecciones Especiales.

��

Enumeración de los lugares de procedencia de los objetos: país-ciudad, y número de prestadores en cada uno de ellos.

El número de personas, españolas o extranjeras, que acompañarán a los bienes en calidad de correos.

Además y para proceder a una rápida y efectiva carga de los bienes, se le proporcionarán datos precisos sobre:

La dirección de la institución en la que se encuentren físicamente los bienes, que puede ser diferente de la dirección del prestador.

El horario para realizar el embalaje y recogida.

La accesibilidad del edificio.

El nombre y los datos de contacto del personal responsable de la institución.

La localización de los objetos dentro del edificio: si están en la zona de exposición permanente, almacenes, etc y el tipo de accesos a dicha zona a través de escaleras, ascensores, etc.

Si precisan desmontaje y las condiciones del mismo.

Una vez embalados todos los objetos, el prestador o la persona responsable por él designada firmará el recibo o albarán de entrega a la empresa de transporte, quien entregará una copia al prestador, otra al prestatario, y una tercera para la propia empresa. Este recibo es el documento que atestigua el período de traslado del objeto de su lugar de origen a la sala de exposiciones temporales.

montajeDurante la fase de montaje de la exposición se materializará el proyecto de diseño, adecuando los espacios de la sala y distribuyendo los objetos de acuerdo con el discurso expositivo elaborado previamente por el comisario.

El control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los objetos, que puede incluir algún posible cambio en el discurso expositivo o en el diseño si fuese necesario, se efectuará por el diseñador del montaje, como se ha señalado, en estrecha colaboración con el comisario y el coordinador técnico.

La confluencia de una gran multiplicidad de tareas, previas a la inauguración, convierte a este período de trabajo en uno de los más delicados para los bienes culturales. Para minimizar los riesgos, es imprescindible el escrupuloso cumplimiento de todas las pautas relativas a la manipulación e instalación de los objetos y mantener un estricto control de seguridad.

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Se deberá realizar un reportaje fotográfico que documente toda la fase de montaje, desde el acondicionamiento de la sala hasta el desembalaje e instalación de los objetos.

Calendario de montaje

El tiempo que se invierte en el montaje de una exposición depende de una serie de factores como el lugar de la exposición, número de objetos expuestos, la dificultad que presenten para su montaje, etc...

Entre los condicionantes más importantes a la hora de organizar el calendario de trabajo cabe reseñar:

La adecuación de la sala previa a la llegada de los objetos, de modo que todos los elementos como vitrinas, paneles, etc estén preparados.

Los lugares de procedencia de los objetos suelen ser muy diversos, por lo tanto se debe planear una buena organización del transporte de los mismos a la sala, coordinando itinerarios, para así poder plantear un plan de montaje adecuado.

Como ya se ha señalado en el apartado de transporte, el correo es la persona designada por el prestador que supervisa el transporte y montaje de sus objetos. Su asistencia influirá en la elaboración del calendario de trabajo.

Por último habrá que tener en cuenta la dificultad que plantea cada objeto a la hora de ser instalado en su lugar correspondiente, dependiendo de su tamaño, peso, etc y de la maquinaria necesaria para su manipulación.

Acondicionamiento de la sala

Los trabajos de acondicionamiento de la sala, distribución del espacio, construcción de vitrinas, etc, se iniciarán con la antelación suficiente que permita la conclusión de los mismos previamente a la instalación de los bienes culturales que van a presentarse en la exposición.

Seguirán las especificaciones de materiales y calidades determinadas en el proyecto de montaje y planos correspondientes, y con carácter general consistirán en:

Trabajos de pintura, carpintería y electricidad.

Construcción de vitrinas.

Soportes para los objetos.

Iluminación.

Instalación de equipos audiovisuales, en su caso.

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Será necesario tener presente la adecuada y fluida circulación del público, de modo que si se ve entorpecida por la instalación de alguno de los elementos previstos en el diseño del montaje este inconveniente se pueda resolver con flexibilidad.

Al mismo tiempo, y mientras duren los trabajos de acondicionamiento se deben controlar los parámetros de temperatura y humedad relativa a fin de preparar las condiciones ambientales que deben encontrar los objetos a su llegada a la sala y que, lógicamente, serán las mismas que se requieran para su exhibición.

También se comprobará el correcto funcionamiento de los sistemas de seguridad para protección contra fuego, robo y vandalismo. Las cámaras de vigilancia deberán orientarse de modo que proporcionen el mayor ángulo de visibilidad. Además, durante la fase de montaje, se contará con el apoyo de vigilancia humana de seguridad.

Recepción de los bienes

Tras la llegada de los objetos al lugar de la exposición son necesarios una serie de pasos previos a su instalación, como respetar un período de aclimatación de los embalajes antes de su apertura, la realización de un informe del estado conservación de cada objeto y la emisión del acta de recepción.

De este modo será necesario respetar un tiempo mínimo de 24 horas antes de proceder a la apertura de los embalajes para permitir una aclimatación paulatina de los mismos y evitar cambios bruscos de temperatura y humedad que puedan perjudicar el estado de conservación de los objetos.

La apertura de los embalajes se llevara a cabo por el personal responsable de la empresa de transportes y siempre en presencia del personal técnico de coordinación, del personal técnico de conservación-restauración y del correo en su caso.

Los embalajes se abrirán en función con:

la distribución espacial de las unidades expositivas, evitando manipular los objetos en exceso y extremando la precaución con los mas delicados.

el calendario, marcado por la presencia o no de correos supervisando las labores de montaje.

La empresa de montaje facilitará la instalación de las mesas de trabajo necesarias para la correspondiente observación y manipulación de los objetos en buenas condiciones de seguridad e iluminación. Una vez desembalados los objetos y antes de instalarlos en el lugar correspondiente será necesario llevar a cabo un análisis minucioso de los mismos para realizar un informe sobre su estado de

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conservación que será firmado por el restaurador o profesional que lo realice, el correo en su caso y el coordinador de la exposición.

Este informe de conservación� es fundamental para:

detallar el estado del objeto a su llegada a la sala de exposición.

contrastar si durante el transporte ha sufrido algún daño, comparando con el informe de conservación emitido en su caso por el prestador.

analizar si algún objeto presenta elementos contaminantes (hongos, carcoma, etc.) que puedan poner en riesgo el resto de los objetos y tomar las decisiones oportunas al respecto (no exponerlo, ponerlo en cuarentena, etc...).

poder comprobar al final de la exposición si se han producido o no deterioro en los bienes expuestos.

Es aconsejable que sea realizado por restauradores, preferentemente especializados en los materiales del objeto, y detallar lo máximo posible todos los deterioros ocasionados por agentes físicos, químicos o medioambientales que se observen en la pieza.

Finalmente, deberá emitirse un acta de recepción, documento por el cual el prestatario acredita que ha recibido la obra en calidad de préstamo temporal.

El documento debe estar firmado, fechado y sellado por el prestatario, y adjuntar la relación de todas las obras prestadas.

Del mismo modo se redactará un escrito que será firmado por el responsable de la Institución donde se realiza la exposición que acredite que los objetos presentes en la muestra quedan bajo su custodia, identificando cada uno de los objetos y señalando cualquier tipo de incidencia.

Instalación de los bienes

La mayoría de los contratiempos que surgen durante la fase de montaje están relacionados con la instalación de los objetos, sus anclajes, plintos de tamaño mayor o menor al de la obra, etc. La presencia del diseñador y la versatilidad de la empresa de montaje deben hacer que estos problemas se minimicen.

Previamente a la instalación de los bienes:

La sala ha de estar perfectamente limpia y libre de maquinaria o elementos que dificulten el paso y la manipulación de los mismos.

9 Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnica

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Toda la pintura de paredes, vitrinas, etc totalmente seca para evitar que manche o contamine cualquier objeto.

La manipulación de los objetos se realizará:

Con carácter general con guantes de algodón o latex.

Por el personal de la empresa encargada del montaje de la exposición, quien proporcionará el material necesario para esta fase.

Bajo la supervisión del coordinador de la muestra.

Siguiendo las indicaciones si fuera necesario del correo.

Siempre en función de su materia, peso, forma y estado de conservación.

Como se ha señalado, este es uno de los momentos de mayor riesgo, por lo tanto todas estas operaciones se realizarán por personal especializado y conocedor de la especificidad que presenta cada material.

Una vez ubicados todos los objetos en su lugar correspondiente, se revisará que:

Cada uno esté identificado con su cartela correspondiente.

Todas las vitrinas estén perfectamente cerradas, y con sus sistemas de conservación preventiva activos.

La iluminación sea la adecuada a los requisitos de conservación preventiva.

El recorrido esté correctamente señalizado.

La protección y seguridad de los bienes expuestos sea la óptima.

La instalación de los elementos complementarios (paneles, audiovisuales, etc) sea la idónea.

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exhibición

Esta fase supondrá la culminación de todo el trabajo anterior, es el momento en el que se presentará al público el proyecto ejecutado, y en el que se constatará la recepción que de éste hace la sociedad. De su buena acogida dependerá en parte el éxito de la exposición.

La inauguración será el momento de presentación oficial a los medios de comunicación y al público en general. Su período de apertura deberá ser el suficiente para alcanzar su máxima difusión y rentabilidad social.

Durante este período se hará un seguimiento de la condiciones ambientales y de seguridad de la sala de exposiciones, para controlar que los bienes expuestos no sufran alteraciones.

Paralelamente se organizarán actividades complementarias que contribuyan a una participación activa de los visitantes, junto a una planificada publicidad y difusión que deberá mantenerse durante todo el período de apertura de la muestra.

inauguración

mantenimiento y control

comunicación y difusión

�7

inauguraciónSe realizarán las gestiones protocolarias pertinentes para que las autoridades que se desea inauguren la exposición. Al mismo tiempo se coordinará la edición de las invitaciones, la presentación a los medios de comunicación y los correspondientes actos inaugurales.

Invitaciones

Es aconsejable disponer de un diseño específico de invitación, ya que supone una imagen de difusión de la propia entidad organizadora. Entre los aspectos vinculados a las invitaciones hay que reseñar:

Criterios y fórmulas protocolarias.

Quién invita.

Fórmula protocolaria.

Título de la exposición.

Lugar, fecha y hora.

Imagen identificativa de la exposición.

Logotipos, dependiendo de lo acordado en los convenios o lo establecido como norma oficial.

Distribución de las invitaciones, que se hará con la suficiente antelación para su recepción anticipada, y el alcance de dicha distribución dependerá del tipo de exposición, estableciéndose diferentes grupos de destinatarios.

Protocolo y patrocinadores.

Prestadores, colaboradores de la muestra y del catálogo.

Profesionales de ámbitos relacionados con la temática de la exposición.

Presentación a los medios de comunicación

Con anterioridad al acto inaugural se convocará a los medios de comunicación para la presentación de la exposición que, con carácter general, consistirá en:

Presentación a cargo del organizador.

Presencia y participación del comisario, de patrocinadores o colaboradores, según las estipulaciones previstas en convenio.

Visita a la exposición guiada por el comisario.

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Se entregará a cada uno de los asistentes el ‘dossier de prensa’ de la exposición que constara de:

Texto breve explicativo de la exposición, que suele ser un extracto del catálogo de la muestra.

Notas informativas sobre la organización, el comisariado, el espacio expositivo, las actividades de difusión, en su caso, etc.

Material fotográfico para su publicación.

Acto inaugural

En el lugar, fecha y hora indicados en la invitación se procederá a la inauguración de la exposición, mediante:

Presentación inaugural a cargo del organizador.

Presencia y participación de patrocinadores o colabores, en su caso, según estipulaciones previstas en convenio..

Visita a la exposición guiada por el comisario.

Optativamente se podrá ofrecer un cóctel de cortesía.

mantenimiento y controlUna vez inaugurada la exposición será necesario realizar controles periódicos que aseguren:

Que la gráfica y los elementos expositivos se mantengan en perfecto estado.

La seguridad y conservación de los objetos expuestos, comprobando el correcto funcionamiento de los mecanismos de medición y control e informando de cualquier incidencia al coordinador de la exposición.

La reposición constante del material divulgativo que se facilite en la exposición.

El correcto funcionamiento de audioguías, elementos audiovisuales, etc.

Que el número de visitantes en la sala de exposición no supere el límite establecido, tanto para la buena conservación de los bienes expuestos como para su adecuada contemplación.

La atención correcta al visitante por el personal de vigilancia.

��

comunicación y difusiónSin duda, el fin último de toda exposición es incrementar el acervo cultural de amplios sectores de la sociedad. Para ello se facilitarán los elementos necesarios que permitan una mayor aproximación y disfrute de la exposición. Este objetivo se alcanza a través de diferentes mecanismos de comunicación y difusión.

Publicidad

La programación y gestión deberán realizarse con antelación a la fecha de la inauguración. Los medios son variados y su utilización dependerá del alcance que se quiera dar a la difusión de la exposición�0, así como del presupuesto económico que se disponga.

Además de la rueda de prensa que se habrá realizado con motivo de la inauguración, se podrán tener en cuenta diferentes recursos como:

Inserciones publicitarias en medios de comunicación, prensa, radio y/o televisión.

Difusión a través de internet.

En la propia sede de la exposición mediante la colocación de banderolas, paneles y carteles informativos en el exterior.

Instalación de carteles en puntos informativos urbanos, medios de transporte, etc.

Edición de postal-free y su difusión en lugares de ocio.

Publicidad en los programas de tour-operadores.

Comercialización de objetos relacionados con la exposición.

Durante el periodo de exhibición se recopilará toda la publicidad y reseñas aparecidas en diferentes medios de comunicación para la elaboración del “dossier de prensa”.

Elementos comunicativos

La información deberá estar estructurada en diferentes niveles que den respuesta a las necesidades de los diferentes públicos que acudan a la exposición. Se tendrá en cuenta el contenido, con especial atención a los conceptos y a la terminología, a la extensión que deberá ser esquemática y breve y así como al diseño en cuanto a colores, tipografías, escenografías e imágenes.

Los diferentes medios informativos a utilizar se podrán agrupar en :

Orales: guías, audioguías...

�0 Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicación Institucional.

�00

Escritos: paneles informativos, folletos, boletines, guías breves, catálogos, etc.

Medios audiovisuales e interactivos.

La programación de actividades será otro elemento comunicativo indispensable. Las posibilidades son múltiples y dependerán del tipo de exposición y del tipo de público al que van dirigidas. Entre las actividades más frecuentes destacan:

Visitas guiadas, interactivas o virtuales.

Conferencias, cursos, coloquios, debates...

Proyecciones de audiovisuales.

Talleres.

Escenificaciones o performances.

Conciertos y/o otras actividades complementarias.

Maletas didácticas.

CatálogoEntre las diferentes publicaciones (folletos, boletines, guías breves...) que con motivo de una exposición temporal se suelen llevar a cabo, el catálogo cobra un especial protagonismo al difundir las investigaciones más recientes sobre la materia. Dado su carácter testimonial una vez finalizada la exposición, se deberá cuidar al máximo en su elaboración la calidad científica y técnica.

La edición del catálogo requiere su inclusión previa en el plan anual de publicaciones de la Institución o entidad organizadora, que dotará la partida presupuestaria correspondiente para la realización del mismo.

La gestión del catálogo supone en si misma una labor de coordinación equiparable a la de la propia exposición.

Con carácter general el esquema básico del catálogo contemplará:

Cuadro directivo de la organización.

Créditos: de la exposición, del catalogo, copyright ��de los autores y de los fotógrafos, agradecimientos, NIPO, ISBN...

Textos institucionales de presentación de la exposición, organizador, patrocinadores y/o Instituciones o entidades colaboradoras según estipuladas en el convenio.

Textos de investigación, que analizan en profundidad los temas según los bloques expositivos.

�� Para todo lo relacionado con los derechos de autoría y reproducción habrá que atenerse a la Ley de Propiedad Intelectual.

�0�

Fichas de las piezas expuestas, individualizadas o por conjuntos de obras, acompañadas de una imagen identificativa.

Logos, atendiendo a la categoría de organización, patrocinio y colaboración.

Código de barras, si se desea su comercialización.

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clausura

El cierre de la exposición lleva implícito el desmontaje de la muestra, la devolución de los objetos a cada uno de los prestadores, el análisis y la evaluación de todo el proceso expositivo, así como el archivado de la documentación generada. Este proceso deberá planificarse y llevarse a cabo con el mismo rigor con el que se han desempeñado las anteriores etapas.

Tomando como ejemplo el montaje se debe de fijar un calendario de desmontaje, marcado por la presencia o no de correos y los itinerarios del transporte. Con las actas de devolución se formalizará la finalización del correspondiente préstamo.

El análisis y evaluación de la exposición dejará constancia de su repercusión en la sociedad y servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuación de cara al público visitante de las exposiciones temporales.

Por último con el archivado de toda la documentación generada a lo largo de todo el proceso, se da por concluida la exposición, asegurando con esto la conservación y protección de la información para el futuro.

desmontaje

devolución de préstamos

análisis y evaluación de la exposición

archivado de la exposición

�0�

desmontajeFinalizada la apertura al público de la exposición comienza el desmontaje, que conlleva un proceso de coordinación y trabajo similar al del montaje de la muestra. De nuevo una buena coordinación es fundamental para establecer un calendario de desmontaje que tendrá en cuenta la asistencia o no de correos para supervisar la manipulación, embalaje y carga de los objetos, así como los itinerarios del transporte con destino a sus diferentes lugares de origen.

Lógicamente el tiempo de desmontaje siempre es menor que el de montaje puesto que las particularidades y dificultades que plantean los objetos ya son conocidos y se pueden establecer mejor los tiempos invertidos en su desinstalación y reembalaje.

La manipulación de los objetos se llevará a cabo por el personal de la empresa de montaje que proporcionará todos los elementos necesarios, y en presencia del coordinador, correos en su caso y el personal de conservación-restauración.

Se realizará también un Informe de conservación de cada uno de los bienes. Este informe requiere el mismo análisis del bien que a la llegada de éste a la sala de exposición. Se puede emitir uno en el montaje y otro en el desmontaje o realizar un solo informe en el que se contemple la posibilidad de anotar las incidencias en su caso, firmándose y fechándose tanto al inicio como a la finalización de la exposición por el personal técnico de conservación-restauración, el coordinador de la muestra y el correo para cada pieza en su caso.

Este informe es clave para:

Analizar si el objeto ha sufrido daños durante el período de la exposición.

Constatar el estado en el que se embala para poder contrastar si sufre daños durante el transporte de regreso.

Tras el reembalaje y carga de todos los objetos de la exposición, se iniciará el desmontaje de todos los elementos expositivos (vitrinas, paneles, etc). Previamente se habrá decidido la reutilización o no de dichos elementos por la propia organización o su cesión a otras Instituciones.

Por último, el responsable de la Institución o entidad que ha acogido la expo-sición acredita la salida de los objetos expuestos.

�04

devolución del préstamoSe comunicará a cada uno de los prestadores, con antelación, el día de la devolución de los objetos, para su correspondiente recepción y firma del albarán o recibo de entrega de la empresa de transporte. Una copia de este recibo, será remitida por la empresa al organizador de la muestra, para justificar la llegada de cada una de los objetos a su destino.

El acta de devolución es el documento por el cual el prestatario acredita que devuelve las obras recibidas en calidad de préstamo temporal al prestador de las mismas. Este documento, irá firmado y sellado por el organizador, quien una vez cumplimentado y registrado deberá enviarlo al prestador quedándose con una copia.

Junto al acta de devolución se adjuntará:

La carta de agradecimiento en la que se recomienda señalar el número de visitantes que ha tenido la exposición y algún comentario reseñable en prensa sobre ella.

El dossier que recoja todas las referencias aparecidas en los medios de comunicación sobre la exposición.

análisis y evaluación de la exposición Una vez finalizado todo el proceso expositivo se procederá la evaluación de la exposición. Esta evaluación se suele llevar a cabo desde dos vertientes: evaluación y análisis de público y análisis y evaluación económica.

Análisis y evaluación de público

Entre los métodos de análisis de público destacan los cuantitativos (número de entradas, venta de publicaciones, etc.) y cualitativos (actitudes, opiniones personales de la exposición, etc) Para la obtención de éstos datos se recurrirá a la utilización de cuestionarios, observación directa en sala, entrevistas, etc.

Se establecerán los tipos principales de visitantes, por ejemplo:

Individual o aislado.

Grupos Escolares / Culturales/ Asociaciones/ Turísticos, etc.

Grupos Especiales: Discapacitados físicos o psíquicos, Grupos de integración, etc.

Dentro de los tipos de público se deberán diferenciar perfiles:

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Sociodemográfico, dependiendo de la edad, sexo, nacionalidad, lugar de residencia, etc.

Instrucionales, fijándose en el nivel de estudios, profesión, conocimientos previos a la visita a la exposición, medios de comunicación empleados para informarse sobre la muestra, etc.

Actitucionales, incidiendo en la forma de la visita (individual, grupo, amigos, etc) distribución de la visita, objetivo de la visita (interés, casualidad, viaje, etc)

Finalmente para la obtención de datos se recurrirá al análisis cuantitativo a través de:

Número total de visitantes.

Venta de publicaciones (catálogos, carteles, etc)

Distribución de los días de la semana.

Incremento en días determinados (domingos, festivos, pago, gratuito, inició, fin del período expositivo).

Máxima hora de visita. (Horas de máxima y mínima afluencia).

La relación y utilización del espacio expositivo por parte del público es otro de los principales elementos de análisis a través de dos objetivos metodológicos:

Comprobar cual es el recorrido que los visitantes realizan.

Constatar la atención dedicada por los visitantes a los distintos elementos que componen la exposición.

Con todos los datos obtenidos a lo largo del período de apertura al público, a través de los métodos ya señalados, se desarrollará una evaluación que dejará constancia de la repercusión que ha tenido la muestra en la sociedad y que servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuación de cara al público visitante de las exposiciones temporales.

Análisis y evaluación económica

Se deberá analizar cual ha sido el grado de desviación entre la inversión presupuestada y la inversión final, para evaluar si la estimación del coste fue adecuada o no. Del mismo modo se analizará la distribución de los costes entre las diferentes partidas, así como el porcentaje de financiación por mecenazgo y/o patrocinio, en su caso.

Las exposiciones temporales requieren de grandes inversiones económicas. Por lo que se deberá analizar, evaluar y justificar dicha inversión. Esto permitirá poder valorar mejor los costes en el futuro y permitir una utilización de los recursos económicos más racionalizada.

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archivado de la exposiciónLa conservación de la documentación tanto escrita como en imagen, que se genera a lo largo del proceso expositivo supone la salvaguardia de dicha información para el futuro. Archivar de forma racional, siguiendo las normas marcadas por los procesos de archivo generales es fundamental para la buena preservación de la documentación y su facilidad de consulta.

En la actualidad la posibilidad de acceso a dicha información�2 a través de diferentes medios informáticos es cada vez más frecuente, por lo que se deberá atender a la normativa al respecto a la hora de presentar toda esta información a consulta libre.

En el anexo�3 se propone una organización de archivo, que siguiendo los grandes bloques de la gestión, plantea la posibilidad de organizar toda la documentación de forma racionalizada y de fácil consulta para personas ajenas al proceso en el futuro.

�2 La Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes ha creado una base de datos de exposiciones temporales. Ver www.mcu.es (Promoción del Arte)

�3 Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnico.

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anexos

gestión económica

coordinación técnica

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anexos gestión económica

pliego de prescripciones técnicas para la contratación del comisariado

pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño del montaje

pliego de prescripciones técnicas para la contratación del montaje y desmontaje

pliego de prescripciones técnicas para la contratación del seguro

pliego de prescripciones técnicas para la contratación del embalaje y transporte de los bienes culturales

pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño gráfico del catálogo

pliego de prescripciones técnicas para la contratación de la impresión del catálogo

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación del comisariado

El comisariado es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible y existiesen motivos suficientes que lo justifiquen, podría tramitarse por procedimiento negociado sin publicidad y sin concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0b de la Ley de Contratos, y si no fuera así, por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h de la Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones que debe realizar un comisario y que básicamente serán:

Elaboración del proyecto científico-cultural y definición de sus características.

Selección y localización de los objetos a exponer.

Facilitar datos de contacto de los prestadores.

Identificación de objetos con ficha completa que permitan la solicitud de las mismas.

Coordinación del discurso expositivo con el diseñador de montaje.

Aportación de información complementaria a la exposición: textos, documentos, mapas, etc.

Colaboración con el diseñador y el coordinador en la supervisión del montaje de la exposición.

Redacción de textos para material de comunicación (protocolo, prensa...) y difusión (material divulgativo complementario) de la exposición.

Si se hace catálogo de la exposición:

Coordinación científica del catálogo.

Designación de colaboradores científicos para elaboración de textos y fichas de catalogación razonada.

Redacción de textos para el catálogo.

Preparación del borrador del texto institucional.

Supervisión de las pruebas de imprenta del catálogo.

Además, incluirá, si es necesario, aquéllas otras que específicamente pueda necesitar una exposición en concreto.

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño del montaje

El proyecto de diseño de la exposición es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h de la Ley de Contratos.

En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones que debe realizar el diseñador que, con carácter general serán:

Elaboración de un proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que incluirá distribución y ubicación de los objetos, itinerario y circulación de visitantes.

Planos de superficie y alzado de la sala.

Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que se requiera.

Delineación de planos para su construcción.

Definición de materiales.

Propuesta de iluminación.

Diseño de la gráfica de la exposición.

Aplicación de la gráfica a cartelas, rótulos, carteles, banderolas...

Dirección técnica del montaje.

Recepción del material para el levantamiento de paneles, replanteamiento en sala, seguimiento de la construcción de paramentos y de sus acabados.

Control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los objetos, en colaboración con el comisario y el coordinador.

Como anexo a este Pliego, se facilitará:

un listado de objetos en el que se indique materia, técnica y medidas,

el proyecto expositivo del comisario a fin de que el diseñador conozca no sólo el contenido sino también el objetivo de la exposición, de manera que con su diseño contribuya a su realización.

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación del montaje y desmontaje de una exposición

El montaje y desmontaje de una exposición es habitualmente un contrato de servicio, si bien en ciertas ocasiones, cuando el volumen de elementos a fabricar es muy grande, puede considerarse un contrato de suministro de fabricación. Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h o �82i de la Ley de Contratos, será necesario convocar un concurso público.

Está condicionado por el proyecto que ha elaborado el diseñador, y a él se tendrá que ajustar la empresa adjudicataria del contrato, además de comprometerse a trabajar bajo la dirección técnica del diseñador.

El trabajo variará mucho en función del proyecto de diseño y las condiciones de la sala, pero en general se suelen tratar las siguientes partidas:

Trabajos de pintura, carpintería, electricidad y acondicionamiento de sala con descripción de materiales y calidades (levantamiento de muros, enmoquetado de suelo, cegado de ventanas...)

Construcción de vitrinas (número, medidas, tipo de cristal, tipo de iluminación,...)

Soportes para piezas (número y tipo de soportes, calidades...)

Iluminación. Incluye la instalación necesaria y, según el caso, material.

Instalación de equipos audiovisuales.

Gráfica. Se solicitará una revisión final de la gráfica a partir de pautas de diseño: banderolas, vinilos, cartelas..., y se pedirá realización de elementos indicando tipo de impresión, cantidad, material y dimensiones de cada uno.

Puede haber un apartado de varios, para pequeñas partidas, en el que se incluirán:

las condiciones de entrega de la sala antes de la inauguración y después de la clausura de la exposición, así como

las condiciones de mantenimiento de la sala durante la celebración de la exposición.

Se indicará si es necesaria la instalación de alarmas en determinadas obras.

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Se indicará número de objetos a instalar.

Montaje y desmontaje de todos los elementos indicados.

Instalación de los objetos siguiendo el proyecto de diseño.

Plazo de realización. Se indican los plazos que se darán para la realización del montaje y desmontaje en sala, los cuales tendrán que ser tenidos en cuenta para la elaboración de un calendario de trabajo por parte de las empresas licitantes.

Realización de un reportaje fotográfico de las diferentes fases del montaje e instalación definitiva.

Como anexo al pliego se entregarán:

Los planos necesarios para llevar a cabo la construcción de los elementos expositivos y el montaje de los mismos.

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación del seguro

El seguro de una exposición es un contrato de servicio. Dado que la valoración de las obras puede estar incluida dentro de un intervalo muy amplio, su tramitación puede realizarse si por su importe fuera posible, como un contrato menor, pero puede ser necesaria su tramitación por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h de la Ley de Contratos e incluso ser necesaria la convocatoria de un concurso público. En el pliego prescripciones técnicas se enumerarán las condiciones y los datos de la póliza a suscribir que, con carácter general serán:

Indicación de quien será el suscriptor de la póliza, que en nuestro caso será normalmente el órgano de contratación, y quiénes sus beneficiarios, que serán siempre los prestadores.

Condiciones de la póliza.�

Período de cobertura, que suele estar entre �0 y �5 días antes de la inauguración y después de la clausura para que no haya ningún problema en que la obra esté asegurada durante su transporte, desde el momento en que sale de su origen hasta su devolución al mismo lugar.

Valor total de los objetos.

Lugar de origen y forma de transporte.

Condiciones de la sala donde se expondrán.

Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen los siguientes datos:

Número de prestadores.

Título, materia, técnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x profundidad).

Valoración económica de cada uno de los objetos.

Si el objeto pertenece a un organismo público o privado (nunca los datos concretos de propietario que solo se facilitan a la empresa adjudicataria para la emisión de los correspondientes certificados),

Lugar de recogida del objeto (país y ciudad).

� Ver apartado “Suscripción de póliza con compañía privada”

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación del embalaje y transporte de los bienes culturales

El embalaje y transporte de una exposición es un contrato de servicio. Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h de la Ley de Contratos, será necesario convocar un concurso público. En el pliego prescripciones técnicas se enumerarán todos los trabajos necesarios para su realización que, con carácter general serán:

Enumeración de los lugares de procedencia de los objetos, país y ciudad, y número de prestadores en cada uno de ellos.

Tipos de embalajes requeridos en función de los objetos a transportar.

Condiciones requeridas para el transporte, por ejemplo terrestre (además de las condiciones que deben cumplir los camiones, puede indicarse si se requiere o no transporte exclusivo).

El número de correos previstos, tanto nacionales como extranjeros, que acompañarán a los objetos y que deben ser atendidos por la empresa adjudicataria.

Plazo de realización. Se indican los plazos que se darán tanto para la concentración, incluyendo los días de desembalaje en sala, como para la dispersión de objetos, incluyendo los días de embalaje en sala.

De ser necesario se solicitará el almacenamiento de todos los embalajes por la empresa adjudicataria durante el periodo expositivo.

Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen los siguientes datos:

Número de prestadores.

Título, materia, técnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x profundidad).

Se especificará el peso o cualquier otra característica en aquellos casos en los que ese dato pueda ser un factor importante, tanto para la realización del embalaje como para el propio transporte de la obra.

Si el objeto pertenece a un organismo público o privado.

Lugar de recogida del objeto (país y ciudad, ya que la dirección solo se facilita a la empresa adjudicataria).

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño gráfico del catálogo

El proyecto de diseño del catálogo es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h de la Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones que debe realizar el diseñador gráfico que, con carácter general serán:

Elaboración de un proyecto de diseño gráfico y composición del catálogo, indicando si se quiere, las medidas del mismo.

Maquetación de los textos y reproducciones fotográficas.

Entrega del trabajo en soporte digital para su envío a la imprenta.

Supervisión de las pruebas de fotomecánica.

Si se tiene prevista la realización de otro tipo de material impreso, como puede ser tríptico, es habitual incluir su diseño dentro de este contrato.

Como anexo a este pliego, se facilitará:

el proyecto expositivo del comisario.

el índice de contenido del catálogo (artículos y fichas encargados).

la relación de objetos e imágenes, a fin de que el diseñador conozca no sólo el contenido sino también el objetivo de la exposición, de manera que con su diseño contribuya a su realización.

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pliego de prescripciones técnicas para la contratación de la impresión del catálogo

La edición del catálogo es un contrato de servicio. Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 2�0h de la Ley de Contratos, sería necesario convocar un concurso público. Está condicionado por el proyecto del diseñador y a el deberá ajustarse la empresa adjudicataria. Los datos que debe contener son los siguientes:

Características técnicas:

Formato que se desea.

Número de páginas.

Tipo de papel a emplear.

Tipo de impresión.

Número y tamaño de reproducciones que se incluirán: dibujos, planos etc.

Tipo de encuadernación.

Número de ejemplares.

Distribución de la publicación.

Como anexo al pliego se entrega la maqueta del diseño.

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anexos coordinación técnica

formulario de préstamo

cuestionario sobre condiciones técnicas de salas para exposición temporal

informe de conservación

modelo de archivado de una exposición

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���

formulario de préstamo

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SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO

DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES

MINISTERIODE CULTURA

FORMULARIO DE PRÉSTAMO

EXPOSICIÓN:

SEDE:

FECHAS:

PRESTADOR:

DATOS PARA EL CATÁLOGO / GRÁFICA DE LA EXPOSICIÓN Forma en que el prestador desea ser mencionado (colección particular, museo, fundación ...):

DATOS PARA EL TRANSPORTE:

Lugar donde se recoge la pieza: Lugar donde se devuelve: Horario :

Persona de contacto: Teléfono: E-mail:

CORREO(persona designada por el prestador) SÍ NO

Persona de contacto: Teléfono: E-mail:

MATERIAL FOTOGRÁFICO DISPONIBLE:

Transparencia Digital (alta resolución)

CESIÓN TEMPORAL DE DERECHOS DE REPRODUCCIÓN (si procede)

Autorizo a la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes a reproducir la/s obra/s objeto del presente préstamo en el material de difusión de la exposición temporal (publicaciones, memoria anual, página web del Ministerio de Cultura, publicidad en medios de comunicación...)

FECHA: PRESTADOR:

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.SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO

EXPOSICIÓN:

SEDE:

FECHAS:

PRESTADOR:

Nº Inv./ Identif.:

OBJETO:

TÍTULO:

AUTOR:

FECHA:

FIRMAS / MARCAS:

MATERIA / TÉCNICA:

MEDIDAS: (indicar mts./cms./mms.) Alto Ancho Profundo

MEDIDAS PARA EMBALAJE Alto Ancho Profundo (incluyendo otros elementos inseparables de la pieza –marcos, pedestales…- En el caso de conjuntos indicar el número de piezas y medidas)

PESO (si procede por la materia y medidas):

DATOS PARA EL SEGURO: Valoración en cifras: en letras:

ESTADO DE CONSERVACIÓN:

Necesita tratamiento: * Objeto: SI NO * Otros elementos: SI NO

OBSERVACIONES(conservación, embalaje, transporte, accesos al edificio...)

Firma del prestador

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cuestionario sobre condiciones técnicas de salas para exposición temporal

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.

PLAZA DEL REY 128004 MADRIDTEL: 91 70 17 000 (32530)FAX: 91 7017382

DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES

MINISTERIODE CULTURA

CUESTIONARIO SOBRE SALAS PARA EXPOSICIÓN TEMPORAL

ORGANIZADOR:

TITULO EXPOSICIÓN:

FECHAS DE LA EXPOSICIÓN:

1. INFORMACIÓN GENERAL Institución a la que pertenece:

- Dirección:

C.P.-localidad: Provincia:

- Teléfono: Fax:

- Página web:

- Director/a:

- Persona de contacto:

- Cargo:

- Titularidad:

Pública: Estatal Autonómica Local Otras

Privada: Eclesiástica Fundación Particular Otras :

Lugar de la exposición ( rellenar en caso de ser diferente del de la institución )

- Dirección:

C.P.-localidad: Provincia:

- Teléfono: Fax:

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2MINISTERIODE CULTURA

2. DESCRIPCIÓN DEL EDIFICIO Y DE SU SITUACIÓN EN EL ENTORNO

- Fecha de edificación: - Material de construcción:

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Paredes exteriores

Paredes interiores

Suelos

Techos

Estructura

- Nº de plantas: - ¿Es un edificio exento? SI NO- Dispone de: Jardín Patio - ¿Dispone de Zona de Aparcamiento? Público Privado Número de plazas: - El edificio se encuentra en una zona:

CÉNTRICA PERIFÉRICA AISLADA INDUSTRIAL AJARDINADA MARÍTIMA FLUVIAL

- ¿Cuándo se hizo la última reforma de envergadura? ¿Afectó a la sala de exposición temporal? SI NO ¿ Están previstas reformas futuras? SI NO ¿Coinciden con las fechas de la exposición? SI NO

- ¿Fecha de la última Inspección Técnica de Edificios?

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3MINISTERIODE CULTURA

3. DESCRIPCIÓN DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES

- ¿Dispone el edificio de una sala para exposiciones temporales? SI NO En caso negativo:

¿Existe otro espacio habilitado al respecto? ¿Se utilizan las salas de la exposición permanente? SI NO

- ¿Dispone de una sala de almacenaje ( almacén de tránsito) que pueda ser utilizada por necesidades de la exposición temporal? SI NO

En caso positivo: Metros cuadrados: Metros lineales: Altura : Capacidad máxima de carga: (por m2 )¿Dispone de sala de preparación y examen de las piezas adjunta? SI NO

- ¿Qué tipo de accesos tiene la sala de exposiciones temporales? Muelle de carga y descarga Montacargas

Altura: Anchura: Capacidad máxima de carga:

Escalera Altura: Anchura: Giro máximo:

- ¿Dispone de personal cualificado para el movimiento de piezas? SI NO

- ¿Dispone de restauradores de Bienes Culturales? SI NO

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4MINISTERIODE CULTURA

- Medidas de la sala de exposiciones temporales: Metros cuadrados: Metros lineales: Altura de techo: Capacidad de carga máxima: (por m2)

- Condicionamientos arquitectónicos: Columnas Paramentos Otros:

- ¿Existe panelación en la sala? SI NO

- Nº de puertas: Altura máxima: Anchura máxima: - Nº de ventanas: Altura máxima: Anchura máxima: - Salidas de emergencia: - ¿Dispone de acceso directo desde la calle? SI NO

ACABADOS

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Paredes interiores

Suelos

Techos

4. CONDICIONES AMBIENTALES DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES

- ¿Cada cuánto tiempo se revisan las condiciones ambientales de la sala? - ¿Existe un sistema informatizado para efectuar tal medición? SI NO- ¿Funcionan los sistemas de medición y regulación ambiental las 24 horas? SI NO

En caso negativo, funcionan: Día Noche Fines de semana

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5MINISTERIODE CULTURA

TEMPERATURA:- Condiciones habituales de temperatura: Max Min

- Regulación a través de: Climatización centralizada Aparatos autónomos de aire acondicionado Radiadores Otros:

- Medición a través de: Termómetros Termógrafos Termohidrógrafos Sondas Emisión de Ondas (Tipo Hanwell) Otros:

HUMEDAD RELATIVA: - Condiciones habituales de humedad relativa: Max Min

- Regulación a través de: Humidificadores Deshumidificadores Climatización centralizada

- Medición a través de: Higrógrafos Higrómetros Termohigrógrafos Psicrómetros Sondas Emisión de ondas (Tipo Hanwell) Otros:

CONDICIONES DE INTENSIDAD LUMÍNICA: - ¿Hay iluminación natural en la sala? SI NO - Regulación de la intensidad lumínica natural través de:

Persianas Cortinas Estores Otros:

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6MINISTERIODE CULTURA

- ¿Qué material se utiliza para filtrar la luz UV? - ¿Qué fuentes de iluminación artificial se utilizan?

Incandescentes regulables no regulables Fluorescentes regulables no regulables Halógenos regulables no regulables Fibra óptica regulables no regulables Otros:

- ¿Dispone la sala de rieles para focos? SI NO - ¿Existe algún tipo de regulación centralizada de la intensidad lumínica? SI NO - Medición a través de:

Luxómetro Control informatizado Ultravímetro Emisión de ondas (Tipo Hanwell) Otros

CONTROL DE AGENTES CONTAMINANTES - ¿Existe medición permanente de agentes contaminantes?:

Gaseosos Líquidos Sólidos Biológicos Fumigaciones periódicas SI NO Otros:

5. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES

- ¿Dispone el edificio de Plan de Emergencia implantado? SI NO

- ¿Se realizan simulacros anuales de evacuación total del edificio? SI NO

- ¿Cada cuanto tiempo se revisan todos los sistemas de seguridad?

- ¿Dispone de sistemas detección punto a punto? SI NO

- ¿Está centralizado el control de la seguridad mediante ordenador/consola? SI NO

- ¿Dispone el edificio de megafonía audible en todas sus dependencias? SI NO

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7MINISTERIODE CULTURA

- ¿Tiene el edificio instalación de circuito cerrado de televisión (CCTV)? SI NO

Interno Externo Perimetral

- ¿Existe cámara acorazada? SI NO

PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS Y DAÑOS POR AGUA

- ¿Dispone el edificio de extinción automática de incendios? SI NO

En caso positivo indique el tipo de extinción automática:

- ¿Dispone de luminarias de emergencia? SI NO

- ¿Dispone de señales indicadoras de vías de evacuación y de extinción? SI NO

- ¿Dentro de la sala de exposiciones temporales : ¿Se ha utilizado material ignífugo en el acabado de?:

Suelos

Techos

Paramentos

Puertas

Ventanas

- Para la detección de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:

Detectores

Pulsadores

Otros

- Para la extinción de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:

Extintores portátiles

Boca de incendio equipada

Columna seca

Extinción automática

PROTECCIÓN CONTRA INTRUSIÓN / DAÑOS / ROBOS

- ¿Qué elementos componen el sistema de seguridad electrónico?

Detectores de presión SI NO Detectores de desplazamiento SI NO Detectores de rotura SI NO Detectores de movimiento SI NO Detectores de vibración SI NO Detectores autosoportados SI NO

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8MINISTERIODE CULTURA

VIGILANCIA HUMANA

VIGILANTES DE SALA PERSONAL DE SEGURIDAD Nº TOTAL EN EL EDIFICIO DURANTE EL HORARIO DE VISITA A LA EXPOSICIÓN DURANTE LAS HORAS DE CIERRE DURANTE LA NOCHE

- Horario protegido mediante vigilancia humana: - ¿Se realizan controles diarios de los bienes expuestos? SI NO - ¿Existe control de escáner de rayos X en las puertas de acceso al edificio? SI NO

- ¿Existe arco de seguridad? SI NO

6. PÚBLICO

- Accesibilidad y movilidad para visitantes:: Ascensores Rampas Otros:

- Horarios de visita a la exposición temporal: - ¿Dispone la sala de exposiciones temporales de aseos para el público? SI NO - Aforo máximo de visitantes: - ¿Existe control del nº de visitantes? SI NO - ¿Dispone de Departamento de Difusión? SI NO

- ¿Se podrían realizan otras actividades en la sala durante el periodo expositivo (conciertos, recepciones...)? SI NO

- Servicios adicionales a disposición del público y restricciones:SERVICIOS:GUÍAS AUDIOGUÍAS NUEVAS

TECNOLOGÍAS CAFETERÍA RESTAURANTE LIBRERÍA TIENDA SALÓN DE

ACTOS

RESTRICCIONES: COMER BEBER FUMAR HACER FOTOS FILMAR

Fecha: Nombre y Cargo: Firma:

���

9MINISTERIODE CULTURA

ROGAMOS SE ADJUNTEN A ESTE CUESTIONARIO: - PLANO DE LA SALA DE EXPOSICIONES - PLANO GENERAL DEL EDIFICIO EN EL QUE SE ENCUENTRA - PLANO DE LA SITUACIÓN DEL EDIFICIO EN EL ENTORNO URBANÍSTICO - FOTOGRAFIAS DE LA SALA

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informe de conservación

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.

DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES

MINISTERIODE CULTURA

FICHA DE CONSERVACIÓN

EXPOSICIÓN:

Nº INTERNO:

1. PRESTADOR:

2. DATOS DEL OBJETO SOLICITADO: Nº Inv. / Identif.:

Objeto:

Autor:Título:

Datación:Firmas / Marcas:

Materia / Técnica:Medidas en cms.: Alto Ancho Profundo

Medidas para embalaje en cm.: Alto Ancho Profundo(incluyendo marcos u otros elementos –pedestales…- inseparables de la pieza) Peso (si procede):

3. CONSERVACIÓN

Datos previos del estado de conservación (aspectos puntuales, restauraciones…):

4. TRANSPORTE

Nº Caja/ Identif.: Cerradura de seguridad: NO / SI (nº.: ) Materiales de embalaje: Madera Metal Papel Plástico Bastidor

Medio de transporte: Terrestre Aéreo

5. CONTEXTO EXPOSITIVO

TÍTULO / Nº. DE ÁREA:

Nº VITRINA / PEDESTAL/ SOPORTE:

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MINISTERIODE CULTURA

6. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA:

(Se indicará con fechas y / o dos colores –montaje y desmontaje- las observaciones de conservación)

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MINISTERIODE CULTURA

EXPOSICIÓN:

SEDE:FECHAS:

7. MONTAJE Nº INTERNO:

FECHA DE APERTURA:

EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:

INFORME DE CONSERVACIÓN:Deterioro físico, químico, medioambiental en el objeto y otros elementos (arañazos, fisuras, roturas, pérdidas..., manchas, oxidación..., deformaciones, ataques biológicos...)

SOPORTE:

ESTRATO SUPERFICIAL:

MARCO / PASPARTÚ:

CRISTAL / PLÁSTICO / METACRILATO:

REVERSO / BASE:

OBSERVACIONES:

OBSERVACIONES GENERALES:(transporte, embalaje, manipulación con/sin guantes…, condiciones de vitrina / sala, etc…)

COMPROBACIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES: SÍ / NO

VALORES REGISTRADOS:

EXAMINADO POR:

Restaurador: Firma:

Correo: Firma:

Coordinador: Firma:

En …………………. a ………….. de …………………… de 200

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MINISTERIODE CULTURA

8. DESMONTAJE

FECHA DE CIERRE:

EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:

INFORME DE CONSERVACIÓN: Deterioro físico, químico, medioambiental en el objeto y otros elementos (arañazos, fisuras, roturas, pérdidas..., manchas, oxidación..., deformaciones, ataques biológicos...)

SOPORTE:

ESTRATO SUPERFICIAL:

MARCO / PASPARTÚ:

CRISTAL / PLÁSTICO / METACRILATO:

REVERSO / BASE:

OBSERVACIONES

OBSERVACIONES GENERALES: (transporte, embalaje, manipulación con / sin guantes…, condiciones de vitrina / sala, etc…)

COMPROBACIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES: SÍ / NO

VALORES REGISTRADOS:

EXAMINADO POR:

Restaurador: Firma:

Correo: Firma:

Coordinador: Firma:

En …………………. a ………….. de …………………… de 200

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modelo de archivado de una exposición temporal

El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentación generada por el proceso de organización y realización de una exposición.

Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces simultáneas) de la realización de la exposición, y dentro de ellos, apartados a los que se adscriben los distintos tipos de documentos.

Además se dan directrices para la organización de la documentación de cada apartado y se indica que tipos documentales son de conservación permanente y cuales pueden eliminarse una vez finalizada la exposición.

TÍTULO:

A. SEDE �:

�. Proyecto

1.1. Anteproyecto

1.2. Proyecto definitivo- Proyecto del comisario - Proyecto del diseñador (incluye planos)

1.3. Condiciones técnicas sala- Planos de la sala- Cuestionario condiciones técnicas de la Sala (Facility Report)

1.4. Correspondencia general.

�. Correspondencia con comisarios, diseñador y coordinadores�

3. Convenios y Acuerdos de Colaboración

- Se incluye aquí la correspondencia con entidades (patrocinadores, organizadores, colaboradores...)

2 Se ordena primero alfabéticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronológico

�44

4. Prestadores3

4.1 Se incluye un listado general tanto de prestadores como de peticiones denegadas

4.2 Prestadores- Solicitud de préstamo (incluidas las peticiones denegadas)- Formulario de préstamo- Condiciones de préstamo- Traslados de órdenes ministeriales de salida de objetos4

- Actas de recepción / devolución- Correspondencia general

5. Listado de Objetos

- Elaborados como instrumento de trabajo durante la organización de la exposición 5

�. Conservación / Restauración

6.1. Informes previos y fichas de conservación

6.2. Documentación de restauración- Informes- Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores)

6.3. Datos de condiciones de conservación preventiva de la sala

7. Catálogo

7.1. Proyecto

7.2. Autores textos6

- Listados de autores y artículos - Artículos7 - Correspondencia

7.3. Fotógrafos- Diapositivas, fotografías...�

- Correspondencia

7.4. Presentación�

- Créditos- Textos de protocolo- Correspondencia

7.5. Envío de catálogos

3 Se establecerá una carpeta por cada prestador4 Eliminar la copia a los 5 años. Todo lo eliminable se conserva durante 5 años5 No eliminable6 Eliminable salvo la correspondencia. 7 Eliminable8 Se procederá a devolver a los prestadores9 Eliminable salvo la correspondencia

8. Seguros

�.1. Póliza de seguros / Certificados por prestadores

�.2. Incidencias

�.3. Garantía del Estado

�.4. Correspondencia

�. Transporte

�.1. Autorización de exportación10

�.2. Recibos de recogida / entrega

�.3. Aduana (certificados y permisos)

�.4. Escolta Policial

�.5. Incidencias

�.6. Correspondencia con las empresas

�0. Montaje – Desmontaje

10.1. Listado de correos

10.2. Calendario de trabajo

10.3. Planos del espacio expositivo11

10.4. Incidencias

10.5. Correspondencia con las empresas

��. Personal de vigilancia y atención al público

��. Difusión y comunicación

- Material gráfico de la exposición

- Comunicación a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...)

- Invitación

- Catering

- Publicidad

- Material informativo (folletos / trípticos...)

- Análisis de la exposición (estadísticas, encuestas, evaluación de la exposición...)

- Actividades de difusión (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas, mesas redondas...)

- Dossier de prensa

B. SEDE �:��

�0 Solo se conserva el traslado de la autorización de exportación�� Son los planos del diseñador con las modificaciones posteriores previas al montaje�2 Ordenación alfabética por cada sede o itinerancia a donde va la exposición