Microsoft Access 2013 - peremanelv.com · base de datos para la realización de las facturas de una...

2015

Pere Manel Verdugo Zamora

Monitor de informática y nuevas tecnologías

Microsoft Access 2013

Facturación con Access

Con este tutorial realizado paso a paso vamos a realizar una

base de datos para la realización de las facturas de una tienda

que suministra material informático y otras tecnologías.

Si eres novel con este programa te aconsejo que realices otros

tutoriales que encontrarás en la siguiente página web:

http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tuto

riales.html

Si tienes un iPad o un Mac podrás descargar mis libros que estás

publicados en la App Store de Apple.

http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/P

ublicaciones.html

Si me quieres dar tu punto de vista sobre este tutorial te

adjunto mi correo electrónico: [email protected]

http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales.html


http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Publicaciones.html

http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Publicaciones.html

mailto:[email protected]

Autor: Pere Manel Verdugo Zamora Web: www.peremanelv.com

Tutorial: Facturación con Access Página 1 de 48

Introducción Microsoft Access 2013 nos permite gestionar bases de datos y poderlos adaptar a las

necesidades de la empresa.

Antes de empezar a realizar un proyecto con Access es muy interesante haber realizado en

planteamiento del proyecto y los resultados que queremos obtener, ya que sin este

planteamiento realizado previamente el proyecto no obtendrá su objetivo.

Entiendo que cuando estés con este tutorial ya te es familiar este programa y algunos

comentarios los daré por explicados.

Para este proyecto vamos a realizar las siguientes tablas:

Artículos: Para dar de alta todos los artículos que vamos a vender.

Cliente: Para dar de alta a todos los clientes que les hemos de facturar.

Cabecera factura y Detalle factura: Para el diseño de la factura.

Las siguientes consultas:

Consulta Cabecera y Consulta detalle: Estas consultas nos permitirán que al introducir el código

del cliente se rellenen el resto de la información del cliente y al introducir el código del artículo

se rellenen la descripción y precio venta del artículo.

http://www.peremanelv.com/



Vamos a crear los siguientes formularios.

Artículos: Para gestionar los artículos que estamos comprando para su posterior venta.

Clientes: Para gestionar los clientes que le vamos a realizar ventas.

Factura: Para realizar las correspondientes facturas, el detalle de las ventas está en el formulario

subformulario Consultas detalle.

Menú: Es el formulario de navegación que nos permitirá acceder a todos los formularios.

Vamos a crear el siguiente informe.

Facturas: Con este informe podremos imprimir la factura que estamos viendo en el formulario

Factura.

Vamos a crear la Macro.

Autoexec: Macro que se ejecuta automáticamente cuando accedemos a dicha base de datos.

Este será el resultado final del proyecto:




Crear base de datos Lo primero que vamos a realizar es ejecutar Microsoft Access 2013.

Seleccionaremos “Base de datos del escritorio en blanco”.




Como nombre a la base de datos “Proyecto facturación” seguido del botón “Crear”.




Crear la tabla Artículos Cuando creamos una base de datos nueva aparece una tabla nueva para poder empezar a

diseñar la primera tabla.

Lo primero que vamos a realizar será seleccionar el botón de guardar la tabla con el nombre de

“Artículos”, en la parte superior izquierda encontrarás la siguiente barra de botones:

Escribiremos Artículos seguido del botón “Aceptar”.

Como podrás observar en la ventana de objetos ya tenemos la nueva tabla llamada Articulos.

A continuación seleccionaremos “Diseño”.




Vamos a diseñar la correspondiente tabla:

Cerramos la tabla y guardamos los cambios.

Ahora vamos a crear la tabla clientes, para ello seleccionaremos la pestaña “CREAR” y de este

“Diseño de tabla”.




Diseñaremos la siguiente tabla:

Si seleccionamos el botón de guardar le pondremos el nombre de “Clientes”.

Seguido del botón “Aceptar”.




Lo mismo con la tabla “Cabecera factura”.

Y por último la tabla “Detalle factura”

En esta tabla la clave principal es




Vamos a crear los correspondientes formularios Partiendo de la tabla “Artículos” crearemos el correspondiente formulario.

Partiendo de la tabla “Clientes” crearemos el correspondiente formulario.

Nota:

En tutoriales anteriores explicamos cómo insertar los botones en los correspondientes

formularios.




En el tutorial de Microsoft Access ¿Cómo gestionar tu economía doméstica? del siguiente enlace

http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales_files/Tutorial%20Acces

s%20gestionar%20tu%20economi%CC%81a.pdf

En la página 41 hasta la página 50.


http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales_files/Tutorial%20Access%20gestionar%20tu%20economi%CC%81a.pdf

http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales_files/Tutorial%20Access%20gestionar%20tu%20economi%CC%81a.pdf



Relacionar tablas Vamos a realizar las siguientes relaciones:

De la pestaña “HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS” y de este “Relaciones”

Agregamos las cuatro tablas.




Seguido del botón “Cerrar”.

Las vamos a mover de la siguiente forma:

Código Cliente de la tabla Clientes tiene que estar relacionada con el campo Código Clientes de

la tabla Cabecera factura.

Para ello nos colocaremos encima del campo Código Cliente de la tabla Clientes y seleccionando

el botón izquierdo del ratón nos situaremos en el campo Código Clientes de la tabla Cabecera

factura.




Activaremos la casilla “Exigir integridad referencial” seguido del botón “Crear”.

Esto lo repetiremos con el resto de relaciones.




Vamos a cerrar la ventana de relaciones y guardaremos los cambios.

A lo que contestaremos que Sí.




Crear consultas Vamos a crear la consulta llamada Consulta Cabecera.

Cerramos la consulta y guardamos los cambios.




Vamos a crear la consulta llamada Consulta detalle.

Cerramos la consulta y guardamos los cambios.




Agregar registros Abriremos el formulario “Artículos” para agregar los siguientes registros:

Abriremos el formulario “Clientes” y agrega a dos clientes.




Crear otro formulario Vamos a crear un formulario que a la vez hará de subformulario de otro formulario.

Este formulario ha de partir de la Consulta detalle.

En el Pie de formulario hemos agregado los siguientes campos con sus correspondientes

formulas.

Suma =Suma([Total]) IVA =Suma([Total])*21/100 Total Fra. =Suma([Total])*21/100 + (Suma([Total])) Vamos a crear el formulario Factura.




Ahora vamos a agregar el subformulario

Que dibujaremos en el formulario factura.

Observaremos el siguiente asistente.




Seleccionaremos subformulario consulta detalle seguido del botón “Siguiente”.

Vincularemos los campos de los dos formularios, seguido del botón “Siguiente”.




Escribiremos “Detalle factura” seguido del botón “Finalizar”.




Este será el resultado:

Podrás comprobar que al introducir el código del cliente este se rellena automáticamente, esto

es gracias a la consulta que hemos creado.

Para convertirlo a un cuadro combinado lo que hemos hecho ha sido eliminar un cuadro de texto

y agregar un cuadro combinado.




Cambiar a cuadros combinados

Abrimos el subformulario Consulta detalle a vista de diseño, el campo Código artículo lo vamos

a cambiar a cuadro combinado.

Lo primero que vamos a realizar será eliminar dicho campo.

Seleccionamos cuadro combinado.

Que lo dibujaremos en el lugar donde eliminamos el cuadro de texto.




Aparecerá un asistente que nos ayudará para la configuración del cuadro de diálogo, en nuestro

caso dejaremos activada la opción que aparece por defecto, seguido del botón siguiente.

Dejaremos seleccionada la tabla Articulos seguido del botón “Siguiente”.




Seleccionaremos los campos Código articulo y Descripción seguido del botón “Siguiente”.

Ordenaremos con Código articulo seguido del botón “Siguiente”.




Desactivaremos la casilla “Ocultar la columna clave (se recomienda) ajustaremos las columnas

seguido del botón “Siguiente”.

Como campo disponible seleccionaremos Código articulo seguido del botón “Siguiente”.




Seleccionaremos en campo donde queremos almacenar el valor seguido del botón “Siguiente”.

Seguido del botón “Finalizar”.




Al lado del cuadro combinado ha creado una etiqueta que tenemos que eliminar.

Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios.




Lo repetiremos con el campo Código Cliente del formulario Factura.

Eliminamos el campo.

Seleccionaremos cuadro combinado y lo dibujaremos en el formulario.

Seleccionaremos la primera opción seguido del botón “Siguiente”.




Seleccionaremos la tabla Clientes seguido del botón “Siguiente”.

Seleccionaremos los campos Código Cliente y Cliente seguido del botón “Siguiente”.




Ordenado por Código Cliente seguido del botón “Siguiente”.

Desactivaremos la opción “Ocultar la columna clave” seguido del botón “Siguiente”.




Seleccionaremos Código Cliente seguido del botón “Siguiente”.

Seleccionaremos “Almacenar el valor en el campo:” se seleccionaremos Código Cliente seguido

del botón “Siguiente”.




En la etiqueta del cuadro combinado pondremos “Código Cliente”, seguido del botón “Finalizar”.




Crear informe factura Partiendo de las dos consultas que hemos creado vamos a crear el informe de la factura.

Seleccionaremos la pestaña “CREAR” y de este “Asistente para informes”.

Seleccionamos la consulta “Consulta Cabecera” y agregamos todos los campos.

Seleccionamos la consulta “Consulta detalle” y agregamos todos los campos menos “Número

factura” que ya lo hemos agregado de la consulta anterior, a continuación seleccionaremos el

botón “Siguiente”.




Los datos los veremos por “Consulta Cabecera” seguido del botón “Siguiente”.

Agregamos un nivel de agrupamiento por “Número de factura”, seguido del botón “Siguiente”.




No ordenamos por ningún campo, seguido del botón “Siguiente”.

Seleccionamos el botón “Siguiente”.




Como nombre al informe “Facturas”, seleccionaremos “Modificar el diseño del informe”,

seguido del botón Finalizar.

A continuación con el botón derecho del ratón seleccionaremos el “Encabezado Número de

Factura”, del menú que aparece seleccionaremos “Ordenar y agrupar”.




Observaremos el siguiente resultado:




Seleccionamos “Más”

Donde pone “sin una selección de pie” lo cambiamos por “con una selección de pie”.

Observaremos un nuevo apartado.

Tenemos que seleccionar “con una sección de encabezado” y “con una sección de pie”.

Ahora vamos a modificar los campos para que queden de la siguiente forma:




Insertar botón para imprimir desde formulario Factura Accedemos al formulario de factura en vista de edición.

Desactivaremos “Utilizar Asistente para controles” recuerda que lo tendrás que activar luego.

Seleccionamos el botón y lo dibujamos en el formulario.

Cambiaremos el texto del botón por el de “Imprimir Factura”.

Seleccionamos el botón y mostramos las propiedades del botón.

De la ventana propiedades seleccionamos eventos.




En el evento “Al hacer clic” seleccionamos los tres puntos …

Seleccionaremos “Generador de código”, seguido del botón “Aceptar”.

Private Sub Comando34_Click()

stDocName = "Facturas"

DoCmd.OpenReport stDocName, acViewPreview, , "[Facturas]![Número de Factura] = " &

[Número de Factura] & ""

DoCmd.PrintOut

DoCmd.Close acReport, "Facturas"

End Sub




Con este código generará un filtro y solo imprimirá la factura que estamos viendo en el

formulario “Factura”.

Ya puedes imprimir una factura.




Crear formulario de navegación El formulario de navegación nos permite acceder a los formularios de una forma fácil e intuitiva,

de este modo lo pueden utilizar usuarios que tengan poco conocimiento de Access.

De la pestaña “CREAR” en el apartado de formularios, seleccionaremos “Navegación”, y

seleccionaremos “Pestañas verticales izquierda”.




Arrastraremos los formularios con se indica en la figura.

Cerraremos este formulario y lo guardaremos con el nombre de “Menu”.




Cuando lo ejecutemos de nuevo este será el resultado:

Podrás observar tres botones para acceder a los respectivos formularios.




Crear una macro autoejecutable Ahora como capítulo final vamos a crear una macro que se ejecute automáticamente cuando

llamemos a esta base de datos, la macro tiene que tener un determinado nombre “Autoexec”

esta macro se ejecuta automáticamente.

De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Macro”.

Seleccionaremos “AbrirFormulario”

Como nombre del formulario seleccionaremos “Menu”

Cuando cerremos la macro la guardaremos con el nombre de “Autoexec”

Seguido del botón “Aceptar”.

Ahora para comprobar si funciona cerramos esta base de datos y la abrimos de nuevo.




Espero que este tutorial te haya sido útil, si en alguna parte del tutorial te ha faltado información

no dudes en descargarte mis tutoriales anteriores que encontrarás en esta página web:


Contenido Introducción .................................................................................................................................. 1

Crear base de datos ....................................................................................................................... 3

Crear la tabla Artículos .................................................................................................................. 5

Vamos a crear los correspondientes formularios ......................................................................... 9

Relacionar tablas ......................................................................................................................... 11

Crear consultas ............................................................................................................................ 15

Agregar registros ......................................................................................................................... 17

Crear otro formulario .................................................................................................................. 18

Cambiar a cuadros combinados .................................................................................................. 23

Crear informe factura .................................................................................................................. 34

Insertar botón para imprimir desde formulario Factura............................................................. 41

Crear formulario de navegación .................................................................................................. 44

Crear una macro autoejecutable ................................................................................................ 47



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