Base de Datos en Access 2013

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UNIVERSIDAD FERMIN TORO FACULTAD DE INGENIEIRA VICERRECTORADO ACADEMICO ESCUELA DE COMPUTACION BASE DE DATOS ACCESS Luis David Castejón Morello V-21.129.113

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UNIVERSIDAD FERMIN TORO

FACULTAD DE INGENIEIRA

VICERRECTORADO ACADEMICO

ESCUELA DE COMPUTACION

BASE DE DATOS

ACCESS

Luis David Castejón Morello

V-21.129.113

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EJERCICIO 1

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Como inicio, abrimos Access, y en base de datos de escritorio en blanco

seleccionamos el nombre que tendrá nuestra base de datos en general, en este caso, se

llamará Adquisiciones.MDB.

Para guardarla, podemos hacerlo desde el disket ubicado en la esquina superior

izquierda, el cual la guardara por defecto en la carpeta Mis Documentos, para especificar

la ubicación de guardado de nuestra base de datos nos dirigimos a “archivo” ubicado en

la esquina superior izquierda de la pantalla, luego “guardar como” y elegimos la

ubicación en la que se guardara nuestra base de datos

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Para abrir nuestra base de datos nos dirigimos al directorio en donde fue guardada

y abrimos nuestro archivo de extensión .MDB

Para crear una tabla, nos dirigimos a la pestaña “CREAR”, ubicada en la parte

superior izquierda de la pantalla y seleccionamos “tabla”.

Para la modificación de la tabla, nos dirigimos a “Vista Diseño”, en donde

colocamos el nombre a la tabla, en este caso será Licitaciones, luego entraremos a la

modificación de la misma

Para definir los campos, en la columna “nombre del campo” definimos el campo

con el nombre que nos sea necesario.

Para los tipos de datos, en la columna “tipo de dato” seleccionamos el tipo de dato

que deseamos que nuestro campo tenga, dependiendo de la necesidad del mismo, por

ejemplo: para un campo que se ingresen nombres de estados debe ser de tipo de dato

texto, para un campo de teléfono debe ser un tipo de dato numérico, etc.

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Para el control de ingreso de datos se deben crear restricciones y reglas de

validación, tenemos por ejemplo, en el caso del campo “Año” de la tabla Licitaciones,

queremos que los años ingresados sean mayores al 2006, por lo tanto, en las

propiedades del campo, la regla de validación seria “>2006”, en caso de ser incorrecto,

se coloca un mensaje en “texto de validación” para que el usuario lo entienda, como por

ejemplo: “ingrese un año mayor al 2006”.

En las propiedades del campo, para el campo “fecha_publicación”, debemos

crearle una máscara de entrada, para esto, nos aparecerán todas las máscaras de

entradas disponibles junto al aspecto de los datos que estas tendrán, por ejemplo, para

número de teléfono, código postal, contraseña, hora, fecha, etc., En este caso usaremos

la máscara “fecha corta” para el campo anteriormente mencionado, creándose una

máscara la cual será vista de esta manera al momento de ingresar la fecha solicitada:

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En el caso de la propiedad formato, está orientado para darle color a las letras o

números, si queremos colocar dicha información en mayúscula o en minúscula, etc. Por

ejemplo, si queremos todo en mayúscula utilizamos la instrucción “>”.

Por ejemplo, nuestro campo “QuienSolicita” se le ha agregado la propiedad “>”,

para que todo se vea en mayúscula, quedando de la siguiente manera.

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EJERCICIO 2

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Profundizando en las propiedades del campo, tenemos una serie de parámetros

los cuales podemos modificar, como por ejemplo, en nuestro campo “Estado” de la tabla

Licitaciones tenemos “tamaño de campo”, que es el tamaño de caracteres que aceptara

el campo; también tenemos la propiedad “Requerido”, que obliga al usuario a introducir

datos en dicho campo; mascara de entrada, validación, etc.

Para agregar un campo desde la “vista de hoja de datos”, seleccionamos la

pestaña “Haga click para agregar” e inmediatamente nos dará opciones para elegir qué

tipo de datos queremos que sean ingresados en nuestro campo y el nombre del mismo.

Para ocultar el campo simple y llanamente presionamos click derecho en la

pestaña del campo deseado a ocultar y nos mostrara la opción “Ocultar Campos”.

Para renombrar campos es el mismo proceso para ocultar el campo, a diferencia

que la opción a seleccionar será “Cambiar nombre de campo”

El objetivo de trabajar con una Clave Principal, consiste en que ningún dato de

dicho campo pueda repetirse, para esto, suele usarse el tipo de dato denominado “Auto

numeración”, también es muy importante ya que necesitamos de una clave para poder

realizar las relaciones entre tablas, en pocas palabras, una clave principal identifica de

forma única a cada fila de una tabla. A parte de la clave principal, también existe la clave

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compuesta, la cual la componen más de un registro. En este caso, la clave principal de

la tabla Licitaciones vendría siendo “LicitacionID”, para seleccionar otros campos como

clave principal, los seleccionamos y en la esquina superior izquierda de la pantalla

seleccionamos “Clave Principal”. Ojo: para cambiar las claves principales es necesario

que no se hayan hecho ninguna relación entre dichas tablas.

Como lo habíamos mencionado, para hacer relaciones entre tablas se debe

considerar una clave principal, en el caso de nuestra base de datos denominada

Adquisiciones.MDB, se tienen tres tablas con sus respectivas claves principales

(Licitaciones, Oferentes y Proveedores). Para licitaciones tenemos el campo LicitacionID

como clave principal; para Oferentes tenemos a LicitaciónID ; y para la tabla Proveedores

tenemos a Id-Proveedor.

Para realizar las relaciones entre las tablas, nos dirigimos a la pestaña

“HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS” ubicado en la parte superior de la pantalla, luego

seleccionamos “Relaciones”.

A continuación, se nos mostrará todas las tablas creadas de nuestra base de datos,

seleccionamos aquellas que se necesitan relacionar. En este caso, seleccionamos las 3

tablas de nuestra base de datos y cerramos la ventana, quedándonos algo de esta

manera:

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Una vez seleccionado todas nuestras tablas, procedemos a crear las relaciones

entre las mismas, para esto, lo podemos hacer arrastrando dejando presionado el click

izquierdo del mouse desde el campo deseado a relacionar, hasta el otro campo deseado

(de la otra tabla), también puede hacerse desde la pestaña “DISEÑO” ubicada en la parte

superior de la pantalla y seleccionando “Modificar Relaciones”. Para ambos casos nos

aparecerá el siguiente recuadro:

En este recuadro se puede modificar las relaciones que hagamos, seleccionaremos

de que tabla a que tabla y de que campo a que campo se hará la relación, también

contiene ciertas propiedades, tales como “exigir integridad referencial”, que en este

caso, todas las relaciones de nuestra base de datos Adquisiciones.MDB tendrán esa

opción, para que de esta manera los campos tengan el mismo formato “actualizar en

cascada los campos relacionados”, “eliminar en cascada los registros relacionados”;

tipos de relación, como por ejemplo de uno a varios, de uno a mucho. También nos

permite seleccionar el tipo de combinación y crear nuevas tablas de manera rápida. Al

terminar de hacer la relación nos quedara el diagrama de la siguiente manera:

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Para borrar el diseño nos dirigimos a la pestaña “DISEÑO”, luego seleccionamos

la opción eliminar diseño.

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EJERCICIO 3

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Para la creación de campos de búsquedas, seleccionamos la tabla en donde se

ubica el campo al cual se desea crearle un campo de búsqueda. Una vez seleccionado

dicho campo, nos dirigimos a “Vista Diseño”, en las propiedades del campo

seleccionamos la pestaña “Búsqueda”. Luego, en “mostrar control” seleccionamos el

cuadro que deseamos, por defecto estos se crean automáticamente como cuadro de

texto, pero en este caso crearemos un cuadro de lista.

A continuación, en la propiedad “Tipo de origen de la fila” seleccionamos el origen

o lo que deseamos que muestre dicho campo, tales como “Tabla/consulta”, “Lista de

valores” o “Lista de campos”. En el caso de nuestra base de datos, deseamos crear una

búsqueda al campo “Estado” para que muestre los estados disponibles, para esto

usaremos como tipo de origen de fila una “Lista de Valores”.

Una vez seleccionado nuestro tipo de origen de fila, procedemos a colocar las

palabras que mostrara nuestro campo “Estado”. Como en este caso se trata de lista de

valores, nosotros ingresaremos la información que dicho campo mostrara. En otro caso,

por ejemplo si se tratara de una lista de campo, dicho campo mostrara el nombre de los

campos de la tabla que seleccionemos.

En el caso de lista de valores, nuestro campo “Estado” mostrara los estados

disponibles los cuales serán propuestos por nosotros, escribiéndose de cierta manera

para que puedan aparecer en la lista, dicho método es el siguiente:

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Aparte de las propiedades mencionadas también dispone de otras propiedades el

campo de búsqueda, como por ejemplo “numero de columnas”; “encabezado de

columna”; “ancho de columna”, etc.

Una vez culminada nuestra creación del campo de búsqueda, en nuestro caso es el

campo “Estado”, nos regresamos a la “Vista Hoja de Datos”, guardando los cambios. Al

seleccionar el campo Estado podremos observar que nos quedara algo de la siguiente

manera: