Base de Datos en Access 2013
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UNIVERSIDAD FERMIN TORO
FACULTAD DE INGENIEIRA
VICERRECTORADO ACADEMICO
ESCUELA DE COMPUTACION
BASE DE DATOS
ACCESS
Luis David Castejón Morello
V-21.129.113
EJERCICIO 1
Como inicio, abrimos Access, y en base de datos de escritorio en blanco
seleccionamos el nombre que tendrá nuestra base de datos en general, en este caso, se
llamará Adquisiciones.MDB.
Para guardarla, podemos hacerlo desde el disket ubicado en la esquina superior
izquierda, el cual la guardara por defecto en la carpeta Mis Documentos, para especificar
la ubicación de guardado de nuestra base de datos nos dirigimos a “archivo” ubicado en
la esquina superior izquierda de la pantalla, luego “guardar como” y elegimos la
ubicación en la que se guardara nuestra base de datos
Para abrir nuestra base de datos nos dirigimos al directorio en donde fue guardada
y abrimos nuestro archivo de extensión .MDB
Para crear una tabla, nos dirigimos a la pestaña “CREAR”, ubicada en la parte
superior izquierda de la pantalla y seleccionamos “tabla”.
Para la modificación de la tabla, nos dirigimos a “Vista Diseño”, en donde
colocamos el nombre a la tabla, en este caso será Licitaciones, luego entraremos a la
modificación de la misma
Para definir los campos, en la columna “nombre del campo” definimos el campo
con el nombre que nos sea necesario.
Para los tipos de datos, en la columna “tipo de dato” seleccionamos el tipo de dato
que deseamos que nuestro campo tenga, dependiendo de la necesidad del mismo, por
ejemplo: para un campo que se ingresen nombres de estados debe ser de tipo de dato
texto, para un campo de teléfono debe ser un tipo de dato numérico, etc.
Para el control de ingreso de datos se deben crear restricciones y reglas de
validación, tenemos por ejemplo, en el caso del campo “Año” de la tabla Licitaciones,
queremos que los años ingresados sean mayores al 2006, por lo tanto, en las
propiedades del campo, la regla de validación seria “>2006”, en caso de ser incorrecto,
se coloca un mensaje en “texto de validación” para que el usuario lo entienda, como por
ejemplo: “ingrese un año mayor al 2006”.
En las propiedades del campo, para el campo “fecha_publicación”, debemos
crearle una máscara de entrada, para esto, nos aparecerán todas las máscaras de
entradas disponibles junto al aspecto de los datos que estas tendrán, por ejemplo, para
número de teléfono, código postal, contraseña, hora, fecha, etc., En este caso usaremos
la máscara “fecha corta” para el campo anteriormente mencionado, creándose una
máscara la cual será vista de esta manera al momento de ingresar la fecha solicitada:
En el caso de la propiedad formato, está orientado para darle color a las letras o
números, si queremos colocar dicha información en mayúscula o en minúscula, etc. Por
ejemplo, si queremos todo en mayúscula utilizamos la instrucción “>”.
Por ejemplo, nuestro campo “QuienSolicita” se le ha agregado la propiedad “>”,
para que todo se vea en mayúscula, quedando de la siguiente manera.
EJERCICIO 2
Profundizando en las propiedades del campo, tenemos una serie de parámetros
los cuales podemos modificar, como por ejemplo, en nuestro campo “Estado” de la tabla
Licitaciones tenemos “tamaño de campo”, que es el tamaño de caracteres que aceptara
el campo; también tenemos la propiedad “Requerido”, que obliga al usuario a introducir
datos en dicho campo; mascara de entrada, validación, etc.
Para agregar un campo desde la “vista de hoja de datos”, seleccionamos la
pestaña “Haga click para agregar” e inmediatamente nos dará opciones para elegir qué
tipo de datos queremos que sean ingresados en nuestro campo y el nombre del mismo.
Para ocultar el campo simple y llanamente presionamos click derecho en la
pestaña del campo deseado a ocultar y nos mostrara la opción “Ocultar Campos”.
Para renombrar campos es el mismo proceso para ocultar el campo, a diferencia
que la opción a seleccionar será “Cambiar nombre de campo”
El objetivo de trabajar con una Clave Principal, consiste en que ningún dato de
dicho campo pueda repetirse, para esto, suele usarse el tipo de dato denominado “Auto
numeración”, también es muy importante ya que necesitamos de una clave para poder
realizar las relaciones entre tablas, en pocas palabras, una clave principal identifica de
forma única a cada fila de una tabla. A parte de la clave principal, también existe la clave
compuesta, la cual la componen más de un registro. En este caso, la clave principal de
la tabla Licitaciones vendría siendo “LicitacionID”, para seleccionar otros campos como
clave principal, los seleccionamos y en la esquina superior izquierda de la pantalla
seleccionamos “Clave Principal”. Ojo: para cambiar las claves principales es necesario
que no se hayan hecho ninguna relación entre dichas tablas.
Como lo habíamos mencionado, para hacer relaciones entre tablas se debe
considerar una clave principal, en el caso de nuestra base de datos denominada
Adquisiciones.MDB, se tienen tres tablas con sus respectivas claves principales
(Licitaciones, Oferentes y Proveedores). Para licitaciones tenemos el campo LicitacionID
como clave principal; para Oferentes tenemos a LicitaciónID ; y para la tabla Proveedores
tenemos a Id-Proveedor.
Para realizar las relaciones entre las tablas, nos dirigimos a la pestaña
“HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS” ubicado en la parte superior de la pantalla, luego
seleccionamos “Relaciones”.
A continuación, se nos mostrará todas las tablas creadas de nuestra base de datos,
seleccionamos aquellas que se necesitan relacionar. En este caso, seleccionamos las 3
tablas de nuestra base de datos y cerramos la ventana, quedándonos algo de esta
manera:
Una vez seleccionado todas nuestras tablas, procedemos a crear las relaciones
entre las mismas, para esto, lo podemos hacer arrastrando dejando presionado el click
izquierdo del mouse desde el campo deseado a relacionar, hasta el otro campo deseado
(de la otra tabla), también puede hacerse desde la pestaña “DISEÑO” ubicada en la parte
superior de la pantalla y seleccionando “Modificar Relaciones”. Para ambos casos nos
aparecerá el siguiente recuadro:
En este recuadro se puede modificar las relaciones que hagamos, seleccionaremos
de que tabla a que tabla y de que campo a que campo se hará la relación, también
contiene ciertas propiedades, tales como “exigir integridad referencial”, que en este
caso, todas las relaciones de nuestra base de datos Adquisiciones.MDB tendrán esa
opción, para que de esta manera los campos tengan el mismo formato “actualizar en
cascada los campos relacionados”, “eliminar en cascada los registros relacionados”;
tipos de relación, como por ejemplo de uno a varios, de uno a mucho. También nos
permite seleccionar el tipo de combinación y crear nuevas tablas de manera rápida. Al
terminar de hacer la relación nos quedara el diagrama de la siguiente manera:
Para borrar el diseño nos dirigimos a la pestaña “DISEÑO”, luego seleccionamos
la opción eliminar diseño.
EJERCICIO 3
Para la creación de campos de búsquedas, seleccionamos la tabla en donde se
ubica el campo al cual se desea crearle un campo de búsqueda. Una vez seleccionado
dicho campo, nos dirigimos a “Vista Diseño”, en las propiedades del campo
seleccionamos la pestaña “Búsqueda”. Luego, en “mostrar control” seleccionamos el
cuadro que deseamos, por defecto estos se crean automáticamente como cuadro de
texto, pero en este caso crearemos un cuadro de lista.
A continuación, en la propiedad “Tipo de origen de la fila” seleccionamos el origen
o lo que deseamos que muestre dicho campo, tales como “Tabla/consulta”, “Lista de
valores” o “Lista de campos”. En el caso de nuestra base de datos, deseamos crear una
búsqueda al campo “Estado” para que muestre los estados disponibles, para esto
usaremos como tipo de origen de fila una “Lista de Valores”.
Una vez seleccionado nuestro tipo de origen de fila, procedemos a colocar las
palabras que mostrara nuestro campo “Estado”. Como en este caso se trata de lista de
valores, nosotros ingresaremos la información que dicho campo mostrara. En otro caso,
por ejemplo si se tratara de una lista de campo, dicho campo mostrara el nombre de los
campos de la tabla que seleccionemos.
En el caso de lista de valores, nuestro campo “Estado” mostrara los estados
disponibles los cuales serán propuestos por nosotros, escribiéndose de cierta manera
para que puedan aparecer en la lista, dicho método es el siguiente:
Aparte de las propiedades mencionadas también dispone de otras propiedades el
campo de búsqueda, como por ejemplo “numero de columnas”; “encabezado de
columna”; “ancho de columna”, etc.
Una vez culminada nuestra creación del campo de búsqueda, en nuestro caso es el
campo “Estado”, nos regresamos a la “Vista Hoja de Datos”, guardando los cambios. Al
seleccionar el campo Estado podremos observar que nos quedara algo de la siguiente
manera: